Mamut Kunnskapsserie Regnskap Kom i gang med regnskapet i Mamut Business Software 1
Kom i gang med regnskapet i Mamut Business Software Innhold Velkommen... 3 Viktige verktøy i skjermbildene... 4 Kom i gang... 5 Regnskapsår og mva-terminer... 6 Nummerering av bilag... 8 Tilpass din kontoplan... 10 Opprette en ny konto i kontoplanen... 12 Egenskaper for kontoplan... 13 Kom i gang med bilagsregistrering... 16 Inngående saldo... 18 Tips & tricks... 21 Legge til kontakter... 21 Legge til produkter... 22 Opprette et nytt produkt... 22 Angi pris for dine produkter eller tjenester... 23 Om priser på produkter... 23 Endre prisen på ett produkt... 24 Mer informasjon... 26 Mamut Academy... 26 Service og brukerstøtte... 27 Mamut Serviceavtale sikrer en enklere hverdag... 28 Versjon 12.3 MBS.BKL.AGS.NO.2009.01 1
Copyright Produsent og distributør: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 Oslo Tlf.: 23 20 35 00, Faks: 23 20 35 01 Internett: www.mamut.no E-post: mail@mamut.no Mamut Supportsenter: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 Oslo Åpent: fra kl. 9.00-16.00 alle hverdager Tlf.: 815 55 470, Faks: 23 20 35 71 Tlf. Mamut Lønn: 815 22 045 Internett: www.mamut.no/support E-post: support@mamut.no Salg: Mamut ASA Boks 2505, Majorstuen 0302 Oslo Tlf.: 23 20 35 50, Faks: 23 20 35 51 Internett: www.mamut.no E-post: sales@mamut.no 2009 Mamut ASA. Alle rettigheter. Med forbehold om endringer/feil. Mamut og Mamut-logoen er registrerte varemerker av Mamut ASA. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer. 2
Velkommen VELKOMMEN Dette kunnskapsheftet er utformet for at din bedrift skal kunne få fullt utbytte av Mamut Business Software, og for å hjelpe deg med å komme i gang så fort som mulig. Vær oppmerksom på at denne guiden er et tillegg til, ikke en erstatning for introduksjonsbøkene. Gjennom Mamut Serviceavtale har du også full tilgang til ofte stilte spørsmål (FAQ) i kunnskapsbasen vår som du finner på www.mamut.no/support. Her kan du søke etter svar på spørsmål du har angående oppsett og bruk av Mamut Business Software. Du kan også ringe til Mamut Supportsenter på 815 55 470. Vi tilbyr i tillegg seminarer, sjekk hjemmesiden til Mamut Academy på www.mamut.no/academy for en liste over kurs vi tilbyr i området ditt. Dersom du har tilbakemeldinger på denne guiden eller andre hjelpeverktøy fra Mamut, ta kontakt med oss ved å sende en e-post til: support@mamut.no Få fullt utbytte av funksjonaliteten For å få fullt utbytte av funksjonaliteten i Mamut Business Software anbefaler vi at du gjør deg kjent med de forskjellige innstillingene i programmet. Du kan installere Eksempeldatabasen som er inkludert i programmet ved å gå til Fil - Databaseverktøy - Installer eksempeldatabase. Du kan også opprette en testdatabase ved å lage en kopi av din egen firmadatabase. Dette gjør du ved å gå til Fil - Ny Firmadatabase, og velge et passende Aliasnavn for den nye databasen, for eksempel "Testdatabase". Du kan da enkelt endre innstilingene under Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul, og teste hvilke innstillinger som passer for de eksisterende prosessene i din bedrift. Du kan lese mer om dette i introduksjonsbøkene eller i kunnskapsbasen, eller få hjelp ved å kontakte Mamut Supportsenter. 3
Kom i gang med regnskapet i Mamut Business Software VIKTIGE VERKTØY I SKJERMBILDENE I de fleste modulene i Mamut Business Software finner du de samme verktøyene for redigering og navigering i verktøylinjen øverst. Her ser du en oversikt over de viktigste. Ikon Funksjon Forklaring Ny Liste Lagre Angre Slett Søk Utvalg av/på Utvalgsinnstillinger Første Forrige Neste Siste Skriv ut Innstillinger Sortering Hjelp Avslutt Skrivebordet har sin egen, faste verktøylinje. Oppretter et tomt registreringskort for opprettelse av ny enhet i registeret. Viser en sorterbar/søkbar liste over alle opprettede enheter i registeret. Pilen til høyre gir tilgang til de ti sist redigerte enhetene. Lagrer endringer i registeret. Jobber du med flere vinduer samtidig, er det viktig å lagre ved overgang mellom vinduene. Reverserer alle endringene du har gjort på kortet siden forrige lagring. Sletter den enheten du har åpen i registeret. Legg merke til at du ikke kan slette enheter som har referanse i andre moduler. Lar deg søke etter enheter i registeret med et utvalg søkekriterier. Aktiverer/deaktiverer utvalget som er satt i utvalgsinnstillingene. Sett opp et utvalg etter egenskaper til enhetene. Når utvalget aktiveres vil bare enhetene med disse egenskapene være tilgjengelige i registeret. Flytter til første enhet i registeret. Flytter til forrige enhet i registeret. Flytter til neste enhet i registeret. Flytter til siste enhet i registeret. Utskrift av forskjellige enkle rapporter av informasjon i registeret. I de fleste modulene kan du sette opp utseende og funksjonalitet etter dine egne preferanser. Sorterer registeret etter nummer eller navn, som du velger med pilen til høyre. Åpner hjelpefilen. Husk også at du kan trykke [F1] for hjelp i det enkelte vindu. Avslutter modulen og lagrer registreringene. 4
Kom i gang KOM I GANG Nedenfor finner du en oversikt over forberedelser som må gjøres før du kan begynne å bruke Regnskapsmodulen i Mamut Business Software på en effektiv måte. Det finnes selvfølgelig andre alternativer, derfor foreslår vi at du sjekker med din regnskapsfører om denne prosessen passer for din bedrift og dine krav. Du kan også delta på seminarer ved Mamut Academy for en dypere innføring og for å lære mer om funksjonene i ditt nye Mamut-system. Vær oppmerksom på at alle referanser til navigering innen Mamut Business Software i denne guiden går ut fra menylinjen øverst på skjermen som du vil kjenne igjen fra Microsoft Windows. Du kan også navigere via skrivebordet i Mamut Business Software. Dette kan du gjøre ved å klikke de forskjellige ikonene for fokusområdene i menyen på venstre siden av Mamutskjermen, dette lar deg navigere gjennom forskjellige moduler innen Mamut Business Software. Merk! Det er viktig at du leser hele dokumentet før du begynner å lage oppsettet. 5
Kom i gang med regnskapet i Mamut Business Software Regnskapsår og mva-terminer Regnskapsåret opprettes når du starter opp for første gang i veiviseren for Ny firmadatabase, eller når du oppretter en ny firmadatabase senere. Du velger da også antall mva-terminer. Normalt bør du benytte det som foreslås ved oppstarten. Merk! Det er viktig at du kontrollerer regnskapsår og mva-terminer i Mamut Business Software før du begynner å føre regnskapsdata. Du kan kontrollere dette ved å velge Vis - Innstillinger - Regnskap, og velge fanekortet Perioder. Les mer nedenfor om hva du kan gjøre dersom opplysningene må endres. Nytt regnskapsår Ofte vil det være praktisk å opprette det nye regnskapsåret i god tid, og senest før du skal begynne å føre på det nye året. Når det er 2 måneder igjen til regnskapsårets slutt, vil du f en påminnelse om dette der du blir forespurt om du ønsker å opprette et nytt regnskapsår. Svarer du ja på denne forespørselen vil systemet opprette regnskapsåret for deg. Slik oppretter du et nytt regnskapsår 1. Velg Vis - Innstillinger - Regnskap. 2..Klikk Ny i fanekortet Perioder. 3. Systemet foreslår første påfølgende regnskapsår, samt mva-terminer. 4. Klikk OK. Regnskapsåret er opprettet. Normalt skal du ikke endre de foreslåtte opplysningene. Du kan klikke Vis år, periode og oppsett for merverdiavgift dersom du ønsker å kontrollere regnskaps- og mva-periodene. 6 Avvikende regnskapsår Med avvikende regnskapsår menes et regnskapsår som går over 12 måneder som avviker fra kalenderåret, for eksempel fra 1. april til 31. mars. Begrepet benyttes også om forkortet eller forlenget regnskapsår i forbindelse med overgang til avvikende regnskapsår (se nedenfor). Startmåneden for det første regnskapsåret settes i veiviseren for å opprette ny firmadatabase, og kan justeres ved hjelp av prosedyren ovenfor inntil du har tatt regnskapsåret i bruk, eller opprettet neste regnskapsår. Etter dette vil startmåneden være styrt av sluttmåneden i det foregående året.
Kom i gang Du bør kontakte din revisor før du eventuelt oppretter et avvikende regnskapsår, da avvikende regnskapsår kun er aktuelt for foretak med årsregnskapsplikt på visse vilkår. Du kan lese mer om vilkårene i Regnskapslovens paragraf 1-7. Skal du gå over til avvikende regnskapsår etter å ha benyttet kalenderåret tidligere, er det tillatt å benytte et forkortet eller forlenget regnskapsår i overgangen, etter nærmere bestemte regler. Når du oppretter et nytt regnskapsår som beskrevet ovenfor, kan du justere lengden på året ved å endre feltet T.o.m. (Til og med). Etter at regnskapsåret er tatt i bruk, eller neste regnskapsår er opprettet, kan du ikke lenger endre lengden på regnskapsåret på denne måten. Endre regnskapsår og mva-terminer Du kan også redigere regnskapsår og mva-terminer senere, men kun før du legger inn regnskapsdata. Du må vite første og siste måned av ditt regnskapsår samt antall mva-terminer. Denne informasjonen er nødvendig for dine innstillinger. Dersom du er usikker, kontakt regnskapsføreren din. Merk! Du kan ikke endre regnskapsår eller mva-terminer etter at du har overført bilag til hovedboken. Slik endrer du regnskapsår og mva-terminer: 1. Gå til Vis - Innstillinger - Regnskap. 2. Klikk Rediger i fanekortet Perioder. 3. Her kan du endre første og siste måneden av regnskapsåret og antall mva-terminer. Regnskapsåret vil i de fleste tilfeller følge kalenderåret. Les mer om avvikende regnskapsår over. Du har nå endret regnskapsår og antall mva-terminer. 7
Kom i gang med regnskapet i Mamut Business Software Nummerering av bilag Nummerering av bilag settes opp i Regnskapsinnstillingene. Velg Vis - Innstillinger - Regnskap - Regnskapsinnstillinger - Bilagsartinnstillinger og nummerserier, og fanekortet Nummerserier. Nummerering av bilagene kan settes opp på tre forskjellige måter: En nummerserie pr. bilagsart En nummerserie pr. bilagsart, med brukerdefinerte intervaller Felles nummerserie for alle bilagsarter Hvilken nummereringsmåte du bør velge avhenger i stor grad av mengden bilag du skal registrere i løpet av et år. Viktig! Disse innstillingene blir låst i det du begynner å føre bilag. Det er derfor viktig at du setter opp korrekt nummerering før du åpner modulen for Bilagsregistrering. En nummerserie pr. bilagsart Dette er standard innstilling. Det betyr at hver bilagsart følger sin egen nummerserie som begynner på 1 (eller en brukerdefinert start). Fordelen med denne innstillingen er at du lettere kan skille de ulike bilagsartene. Den unike nøkkelen for et bilag blir her initialene og nummeret til bilaget, f.eks. B2 for bankbilag nummer to. Hvis det er mange bilag i løpet av året, kan det lønne seg å ha en nummerserie per bilagsart. Bilagsart Nr. Bilagsart Nr. Bilagsart Nr. B 1 UF 1 IF 1 B 2 UF 2 IF 2 B 3 UF 3 IF 3 B 4 IF 4 B står for Bank, UF for utgående faktura og IF for inngående faktura 8
Kom i gang En nummerserie pr. bilagsart, med brukerdefinerte intervaller Hvis du kun skal benytte deg av fire bilagsarter i løpet av året, UF, B, IF og D (diverse), og ikke ha kryssende nummerserier, kan du bestemme at UF skal begynne på nummer 2000, B på 4000 og IF på 6000. Dermed vil hver bilagsart egentlig ha sin egen nummerserie, men i praksis ser det ut som om du har en felles nummerserie med ulike intervaller. Du får et slikt oppsett ved at du selv går inn på de ulike bilagsartene som skal benyttes og setter første nummer til det ønskede. Bilagsart Nr. Bilagsart Nr. Bilagsart Nr. B 4000 UF 2000 IF 6000 B 4001 UF 2001 IF 6001 B 4002 UF 2002 IF 6002 B 4003 IF 6003 B står for Bank, UF for utgående faktura og IF for inngående faktura Felles nummerserie for alle bilagsarter Hvis du ønsker å ha en felles nummerserie uavhengig av hvilken bilagsart det er ført på, må du merke av for Felles nummerserier for alle bilagsarter før du åpner bilagsregistrering eller begynner å fakturere i programmet. Bilagene gis løpende nummer uavhengig av bilagsart. Bilagsart Nr. B 1 UF 2 B 3 D 4 IF 5 B står for Bank, UF for utgående faktura, D for Diverse og IF for inngående faktura. 9
Kom i gang med regnskapet i Mamut Business Software Tilpass din kontoplan Når du oppretter en ny firmadatabase i Mamut Business Software, vil systemet foreslå at du oppretter med en standard norsk kontoplan, men det er også mulig å velge en av de spesialtilpassede, forhåndsdefinerte kontoplanene. Uansett hvilken kontoplan du har valgt, anbefaler vi at du går gjennom kontoplanen og rediger den om nødvendig, slik at den vil passe bedre til ditt firmas behov. Slik går du gjennom kontoplanen: 1. Gå til Vis - Regnskap - Rapporter. 2. Skriv ut rapportene Kontoplan, liste og Kontoplan med oppstillingsplan ved å merke rapporten som du vil skrive ut, velge Skriver i nedtrekkslisten Send til og klikke Skriv ut. Alternativt kan du også velge Fil i feltet Send til og klikke Skriv ut. Dette vil eksportere rapporten til Microsoft Excel. 10
Kom i gang 3. Nedenfor ser du eksempler på rapportene som du kan hente ut: Kontoplan med oppstillingsplan Kontoplan, liste Du har nå skrevet ut rapporten eller alternativt sendt den til en fil for videre analyse. Tips! Hvis du ønsker å analysere kostnader eller inntekt etter avdeling eller kostnadsbærer, kan du gjøre dette ved å gå til Vis - Innstillinger - Firma - Firmainnstillinger - Standardregister. Velg Avdelinger og klikk Redigere for å redigere de eksisterende avdelingene/kostnadsbærerne eller legge til nye etter behov. Disse avdelingene/kostnadsbærerne blir da tilgjengelige slik at det kan allokeres inntekter eller utgifter til dem i moduler som for eksempel Ordre/Faktura, Innkjøp og Bilagregistrering. Husk å merke av for Avdeling under Brukerinnstillinger i de forskjellige modulene. Se nedenfor for feltbeskrivelser og mer informasjon om hvordan du redigerer kontoplanen. 11
Kom i gang med regnskapet i Mamut Business Software Opprette en ny konto i kontoplanen Slik oppretter du en ny konto 1. Velg Vis - Regnskap - Kontoplan. 2..Klikk Ny. 3. Gi kontoen nummer i henhold til den plassering den skal ha i oppstillingsplanen, og klikk OK. Kontoen plasseres automatisk i oppstillingsplanen på bakgrunn av det nummeret du angir. Se mer om oppstillingsplanen nedenfor..du kan klikke Rediger i fanekortet Oppstilingsplan for å se hvor kontoen plasseres, og eventuelt endre dette. 4. Skriv inn Navn. Navnet forklarer hva kontoen skal brukes til. Denne forklaringen kan du også endre på eksisterende kontoer om det er ønskelig. 5. Benytt fanekortet Notat om du trenger en mer utførlig forklaring enn det navnet gir deg. 6..Klikk Lagre. Du har nå opprettet en ny konto. 12
Kom i gang Egenskaper for kontoplan Verktøylinjen i vinduet Kontoplan.Ny: Oppretter en ny konto..liste: Listevisning av kontoene..slett: Du kan slette kontoer du ikke benytter deg av. Legg merke til at enkelte kontoer ikke kan slettes, da disse er systemkontoer. Disse kontoene benyttes ved automatiske posteringer i ulike moduler i programmet. Merk! Vi anbefaler at du normalt ikke sletter kontoer, men i stedet velger å merke av for Sperret for føring og Ikke vis i bilagsregistrering på fanekortet Avansert. Kontoen vil da ikke være synlig ved bilagsregistrering..forhåndsvisning: Viser en oversikt over kontoplanen. Kontoplanen kan skrives ut fra forhåndsvisningen om ønskelig. Tips! Du kan også skrive ut rapporten via rapportmodulen. Velg da Fil - Skriv ut og deretter rapporten Kontoplan, liste. Felter i vinduet Kontoplan Standard fokus hjelper deg å effektivisere bilagsregistreringen. Når du registrerer et bilag i bilagsregistreringen, vil denne innstillingen lede deg til riktig felt. Debet er mest vanlig for kostnader og Kredit for inntekter. Avgiftskode: Ved å knytte kontoen til en Avgiftskode, vil det alltid beregnes avgift når du registrerer en transaksjon på kontoen i bilagsregistreringen. Som standard vil denne avgiften trekkes av fra beløpet og settes av på den avgiftskontoen som er spesifisert for avgiftskoden du velger her. Det kan være et tips å registrere mva-grunnlag netto. Innstillingene for dette setter du i brukerinnstillingene for bilagsregistrering. Dermed vil avgiften legges til i stedet. 13
Kom i gang med regnskapet i Mamut Business Software Merk! I firmainnstillingene kan du sette om bedriften er mva-pliktig eller ikke. Når du velger alternativet Ingen avgift/avgiftsfri, vil du få opp et spørsmål om du vil sette avgiftskoden til "Ingen" på alle kontoer. Dersom bedriften ikke er avgiftspliktig anbefaler vi at du svarer Ja her. Svarer du Nei, vil det ved direkte bilagsføring i modulen Bilagsregistrering fortsatt bli beregnet avgifter. Dette fordi valget i firmainnstillingene kun styrer om det skal beregnes avgifter gjennom indirekte bokføring av transaksjoner gjennom modulene for Faktura og Innkjøp. Dersom du valgte "Ingen avgift/avgiftsfri" da du opprettet firmadatabasen, kan du i etterkant gå inn i firmainnstillingene for å sette avgiftskoden til "Ingen" på alle kontoer. Velg først Avgiftspliktig, og deretter Ingen avgift/avgiftsfri for å få opp spørsmålet. Dersom du ønsker at føringer på kontoen skal knyttes direkte til et Prosjekt og/eller en Avdeling kan du sette standard for dette på kontoen. Posteringer på kontoen vil da automatisk føres mot Prosjektet/Avdelingen som du har spesifisert. Tips! Dersom du har flere firmadatabaser kan du vedlikeholde kontoplanene under ett ved hjelp av funksjonen Firmadatabasehåndtering. Du finner denne funksjonen under Fil - Databaseverktøy. Les mer om Firmadatabasehåndtering i eget avsnitt. Fanekortene i vinduet Kontoplan Oppstillingsplan Klikk Endre oppstillingsplanen for å endre på oppstillingsplanen. Ved å høyreklikke på den kategorien du ønsker å foreta endringer på kan du opprette nye, slette eller angi nytt navn..du kan klikke Foreslå oppstillingsplan for å gå tilbake til den oppstillingsplanen programmet automatisk foreslo. Avansert Reskontrofunksjon: Her kan du i nedtrekkslisten velge mellom Kunde og Leverandør. Føringer på en konto med reskontrofunksjon vil generere en post i reskontroen. Std. motkonto: Om du alltid vil ha en automatisk motkonto mot denne kontoen, velger du motkonto fra denne listen. Ved for eksempel å legge inn 1910 Kasse som Standard motkonto på konto 6560 Rekvisita vil du slippe å taste inn 1910 som motkonto når du bokfører manuelt i bilagsregistreringen. Mamut Validis: Feltet Mamut Validis under Avansert brukes til å knytte konto mot kontogrupper som benyttes av Mamut Validis til behandling av verdiene på kontoene. Mamut Validis undersøker verdiene på kontoene på bakgrunn av et sett regler, og disse reglene styres av hvilke kontogrupper som kontoene er knyttet til. 14 Merk! For å få tilgang til Mamut Validis må du ha en gyldig avtale på Mamut One.
Kom i gang Valuta: Her kan du velge hvilken valuta du vil knytte kontoen mot (kun balansekontoer). Sperret for føring: Setter kontoen til Inaktiv. Den kan da ikke lenger brukes i bilagsregistrering. Avgiftskode sperret: Når du velger dette, kan du ikke overstyre avgiftskoden ved bilagsregistrering. Ikke vis i bilagsregistrering: Vises ikke i kontolisten som benyttes ved oppslag i bilagsregistrering. Det er fremdeles mulig å føre bilag på kontoen om du skriver kontonummeret direkte i bilaget. Utenfor avgiftsområdet: Posteringer på kontoen rapporteres som omsetning utenfor avgiftsområdet. Skal være med i grunnlag for utgående omsetning: For bokføring av inntekter som skal med på avgiftsoppgaven. Marker her dersom kontoen skal rapporteres som inntekt på omsetningsoppgaven. Bank/post/kasse: Dersom du merker av her, og i tillegg setter begrensninger på bilagstyper, kan du ikke bokføre bilagstyper med begrensninger på denne kontoen. Bankavstemming: Markeres dersom du vil benytte bankavstemmingsfunksjonaliteten for å avstemme denne kontoen. Les mer om bankavstemmingsfunksjonen i eget avsnitt. Prosjekt påkrevet: Marker her dersom du ønsker at det skal være påkrevet å bruke prosjekt på kontoen. Avdeling påkrevet: Marker her dersom du ønsker at det skal være påkrevet å bruke avdeling på kontoen. Notat Konsekvent bruk av de forskjellige kontoene er viktig ved føring av et korrekt regnskap. Kontonavnet er kanskje ikke tilstrekkelig for å forklare hva kontoen skal brukes til. Derfor kan du gi en mer utførlig beskrivelse under fanekortet Notat. Denne forklaringen kan du også redigere på eksisterende kontoer om det er ønskelig. 15
Kom i gang med regnskapet i Mamut Business Software Kom i gang med bilagsregistrering Begrepet bilag benyttes i regnskapssammenheng for alle forretningstransaksjoner i en virksomhet. Et bilag er altså en dokumentasjon på alle salgs-, innkjøps-, banktransaksjoner m.m. Når bilaget har blitt registrert, bokføres det ved å overføre til hovedbok. Bilagsregistreringsmodulen, som du finner ved å velge Vis - Regnskap - Bilagsregistrering, er den viktigste modulen å bli kjent med når du skal bruke Mamut Business Software som regnskapssystem. Kom raskt i gang med bilagsregistrering Med Mamut Business Software kan du begynne å registrere bilag rett etter å ha installert programmet og gått gjennom opprettelse av firmadatabase for ditt firma. Programmets modul for bilagsregistrering kommer med et sett standardinnstillinger som lar deg jobbe med ditt firmas bilag på en enkel og effektiv måte. I forbindelse med installasjonen og opprettelse av firmadatabase opprettes det en kontoplan som inneholder alle nødvendige regnskapskontoer. Dersom du ikke har valgt en av de spesialtilpassede kontoplanene, vil en standard norsk kontoplan ha blitt installert. Inngående saldo Dersom ditt firma ikke er nystartet, må du registrere en del data før du kan begynne å jobbe i programmet. Eksempler på data er kunder, leverandører, produkter, reskontroposter samt inngående saldo. Hvis du tidligere har benyttet et annet regnskapssystem, og vil overføre inngående saldo til ditt Mamut-system, må du registrere et bilag av typen Inngående saldo. Ettersom den inngående saldoen vanligvis registreres i begynnelsen av et nytt regnskapsår, kan det være praktisk å planlegge overføring til slutten på et regnskapsår. Inngående saldo kan også registreres mellom to regnskapsperioder eller mva-perioder. Hvor mange regnskaps- og/eller mva-perioder ditt firma skal forholde seg til kommer an på firmaets omsetning. Mer informasjon om mva og perioder finner du på Skatteetatens nettsider. Nedenfor følger en kort beskrivelse av de mest sentrale delene av bilagsregistrering som du bør gjøre deg kjent med innen du begynner å registrere dine bilag. 16 Viktige funksjoner i bilagsregistrering Kontokolonnen: I kontokolonnen kan du enten taste inn et kontonummer eller skrive inn et kontonavn. Hvis du skriver inn et kontonavn, åpnes kontoplanen automatisk i et eget vindu. Kontoplanen vil være sortert alfabetisk etter bokstavene/ordet du har skrevet inn. Taster du inn kontonummer 1510, vil din kundeliste vises og du kan registrere en kundefordring. Ved å taste inn 2410 åpnes din leverandørliste og du kan registrere leverandørgjeld. Les mer om hvordan du registrerer et bilag i eget avsnitt. Hurtigtaster: For å forenkle og effektivisere arbeidet i bilagsregistrering kan det være en god idé å bruke hurtigtastene som styrer de viktigste funksjonene i bilagsregistreringsmodulen. Du kan f.eks. åpne kontoplanen ved å trykke på - (minustegnet) når kontokolonnen er markert. Ved å trykke på + åpnes et nytt bilag dersom det forrige balanserer. Legg merke til at hurtigtastene endrer funksjon avhengig av hvor markøren står i registreringsvinduet. En full oversikt over alle tilgjengelige hurtigtaster i bilagsregistrering finner du i eget avsnitt.
Kom i gang.brukerinnstillinger: Ved å klikke på knappen Brukerinnstillinger (alternativt hurtigtastene [Ctrl]+[I] eller via menyen Vis - Innstillinger - Bruker - Innstillinger per modul - Bilagsregistrering) kan du selv velge hvilke kolonner som skal vises i bilagsregistreringsvinduet samt hvilke funksjoner du ønsker skal være tilgjengelige der. Avmerkingsboksene under Fokus i fanen Kolonner gir deg mulighet til å bestemme hvor markøren skal flytte seg når du trykker [ENTER]. Les mer om brukerinnstillinger i bilagsregistrering i eget avsnitt. Mva I Mamut Business Software skjer avgiftshåndteringen automatisk. Det betyr at du velger en konto som er innstilt til å fordele bruttobeløpet på hovedkontoen (f.eks. 3010) og avgiften på avgiftskonto (2710). Du garanteres dermed en korrekt avgiftsoppgave samt at koplingen mellom de innrapporterte kodene beregnes riktig. I brukerinnstillingene (se over) kan du merke av for alternativet Registrere mva-grunnlag netto (eks. mva.) for å registrere nettobeløpet på kontoen som registreres med en avgiftskode. Avgiften beregnes og legges til på en egen bilagslinje i bilagsregistrering. Nedenfor følger to eksempler på bilagsregistrering med automatisk avgiftshåndtering: Utgående faktura: Velg konto 3010 med avgiftshåndtering 1. 25 % Utgående mva. Avgiftssatsen er standard for kontoen. I feltet Kredit skriver du inn bruttobeløpet inklusiv mva, f.eks. kr 1.250,- Den automatiske avgiftshåndteringen sørger for at kr 1.000 bokføres på konto 3010 samt at kr 250,- bokføres på konto 2710. Inngående faktura: Velg konto 4010 med avgiftshåndtering 5. 25 % Inngående mva. Avgiftssatsen er standard for kontoen. I Debet-feltet skriver du inn bruttobeløpet inklusiv mva, f.eks. kr 2.500,- Den automatiske avgiftshåndteringen sørger for at kr 2.000 bokføres på konto 4010 samt at kr 500,- bokføres på konto 2720. Skulle du ha skrevet inn feil beløp, kan du enkelt korrigere dette - systemet sørger for at en ny og korrekt fordeling av beløpet føres på konto 2720. 17
Kom i gang med regnskapet i Mamut Business Software Når alle bilag har blitt registrert, bokføres de ved å klikke på knappen Overfør til hovedbok eller ved hjelp av hurtigtasten [Ctrl]+[H]. Bilagsmaler I firmaer av en viss størrelse vil det som regel føres flere like bilag med små variasjoner. En bilagsmal lar deg registrere variabel informasjon og opprette ett eller flere bilag etter den angitte malen. Typiske eksempler er bokføring av faktura, periodisering av husleie eller avskrivning på investeringer. Du finner bilagsmalene ved å gå til Vis - Regnskap - Bilagsmaler. Her kan du også opprette nye, eller redigere eller slette eksisterende maler. Les mer om bilagsmaler nedenfor. Integrert system I Mamut Business Software er det enkelt å komme fra en modul til en annen for å se detaljert informasjon om en transaksjon. Eksempler på dette er knappen Gå til faktura som tar deg til originalfakturaen når du har markert en kundefordring i reskontro, eller knappen Gå til reskontro når du har markert et bilag mot en reskontrokonto i hovedbok. Inngående saldo Registrering av inngående saldo gjøres vanligvis ved starten av et nytt regnskapsår, men kan også registreres midt i året hvis programmet tas i bruk midt i et regnskapsår. I den grad det er praktisk anbefales det å starte et nytt regnskap ved begynnelsen av et nytt regnskapsår. Skal du bytte fra et annet system, kan det være praktisk å planlegge å legge overføringen til utgangen av et regnskapsår. Tips! Før du begynner å registrere inngående saldo, bør du først registrere kunder og leverandører i Kontaktmodulen. Dette gjør det enklere å registrere kundefordringer og leverandørgjeld. Hvis du bruker Lager-modulen, med andre ord selger varer fra lager, bør du også legge inn alle gjeldende produkter før du går videre med å registrere saldo. Før du begynner å legge inn kontakter eller produkter, kan du se over innstillingene ved å gå til Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul og deretter henholdsvis Kontaktoppfølging, Produkt eller Innkjøp. Se mer nedenfor. Inngående saldo ved opprettelse av ny firmadatabase Ved registrering av inngående saldo manuelt benytter du bilagsart Inngående saldo (IS) i Bilagsregistrering. Merk! Denne fremgangsmåten gjelder kun ved opprettelse av ny firmadatabase og ikke ved årsavslutning. Ved årsavslutning vil inngående saldo for det nye regnskapsåret bli lagt inn automatisk. Les mer om Årsavslutning/Periodeavslutning nedenfor. 18
Kom i gang Slik registrerer du Inngående saldo ved regnskapsårets start 1. Velg Vis - Regnskap - Bilagsregistrering. 2. Klikk Ny for å opprette et nytt bilag i Bilagsregistrering. 3. Velg bilagsart Inngående saldo. 4. Velg ønsket periode, regnskapsår og dato. Har du for eksempel opprettet en ny firmadatabase, og skal legge inn inngående saldo pr. 1/1-08, velger du periode 1, regnskapsår 2008 og dato 1/1-08. 5. Begynn med å registrere saldoen på eiendelssiden (debet). Dette gjelder kontoene 1000 til 1999. 6. Når du kommer til konto 1510 (kundefordringer), må alle fordringer legges inn som egne bilagslinjer. Når du taster inn konto 1510 og velger ønsket kunde, vil det komme opp en dialogboks som ber om fakturanummer. Dette må fylles ut. Alternativt kan du opprette en ny konto - for eksempel 1511 - og registrere totalsummen av alle fakturaer på denne. Da må du føre innbetalingene som kommer på disse postene, mot denne kontoen. Dette kan gjøre det enklere å avstemme kontoen. Se mer om hvordan du oppretter en ny konto over. 7. Etter å ha registrert saldoen på eiendelssiden legges gjeld og egenkapital inn (kredit). Dette gjelder kontoene 2000 til 2999. Leverandørgjeld (konto 2410) må legges inn med egne bilagslinjer på samme måte som kundefordringene. Også for leverandørgjelden kan du velge å benytte en egen konto til dette formålet, for eksempel 2411, og registrere postene som en samlet sum. 8..Overfør til Hovedbok ved å klikke på knappen for dette. Inngående saldo er nå registrert i hovedboken. Slik registrerer du Inngående saldo midt i regnskapsåret 1. Velg Vis - Regnskap - Bilagsregistrering. 2. Klikk Ny for å opprette et nytt bilag i Bilagsregistrering. 3. Velg bilagsart Inngående saldo. 4. Dersom du skal begynne midt i et regnskapsår, for eksempel 1/7-08, må du ta med deg tallene fra egen saldo per 30/6-08. Legg saldoen inn på perioden før den du begynner å bruke programmet i, ved hjelp av fremgangsmåten ovenfor. Det anbefales at du fører på en termin der avgiftsoppgaven allerede er levert. 5. På enkelte kontoer vil det nå komme frem avgiftskode. Dette gjelder eksempelvis konto 3010 og 4010. Dette er poster som allerede har vært mva-belagte. For å komme rundt 19