Saksbehandler: Oddrun Rønning SAKSFRAMLEGG Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Dok. offentlig: Ja x Nei. Hjemmel: Møte offentlig Ja x Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: Ja Nei Etter Særlov: Ja Nei x Ikke klageadgang Arkivsaksnr.: 09/514 Arkivnr.: 461 SAK: FERIE - PROSEDYREBESKRIVELSE - REVISJON 2009 I II Saksdokumenter (vedlagt): - Aktuelle henvisninger til Ferieloven og Hovedtariffavtalen med saksbehandlers kommentarer. - Forslag til retningslinjer - Overføringsskjema Saksdokumenter (ikke vedlagt): Ferieloven og Hovedtariffavtalen. III Saksutredning: (Bakgrunn / Fakta / LA21/ Beredskapsforhold/ Økonomi/ Vurdering / Konklusjon) På bakgrunn av endringer i Ferieloven pr. 01.01.2009 må en se på retningslinjer og gjeldene praksis i Alstahaug kommune. Det har også vært stilt spørsmål om Hovedtariffavtalens 6.3 Kompensasjon for møtevirksomhet/annen særlig belastning. UTBETALING AV INNTRUKKET, IKKE AVVIKLET FERIE: Når det gjelder utbetaling av ferie kan dette iflg. ferieloven, bare skje i de tilfelle langtidssykefravær og foreldrepermisjon (fødselspermisjon) er til hinder for avvikling i ferieåret. En bør da, som hovedregel forutsette at fraværet er påbegynt før hovedferie tar til og varer resten av året. Vi ser eksempler på at arbeidstaker er syk i perioder i løpet av ferieåret, og at ikke avviklet ferie blir anvist på januar lønn påfølgende år. Dette faller nå bort, da loven åpner for utbetaling bare ved langtidssykefravær og foreldrepermisjoner (fødselspermisjon). Vi har også sett eksempler på at arbeidstaker er sykemeldt, reist til Syden i sykemeldingsperioden, og senere kommet med krav om utbetalt ikke avviklet ferie. I denne forbindelse minner vi om Alstahaug kommunes retningslinjer for sykefraværsoppfølging, aktivisering og tilrettelegging. Ansatte vil ha anledning til å reise på behandlingsreise i Syden, men dette er et eget opplegg med lege og NAVtrygd. OVERFØRING:
Ferie både, den lovfestede og avtalefestede er begrunnet i at arbeidstaker skal få anledning til rekreasjon og ta seg igjen. At arbeidstaker får avvikle ferie, vil kunne ha innvirkning på sykefraværet og gi bedre trivsel og arbeidsmiljø. Slik praksis har vært til nå, har lønningskontoret mottatt et stort antall innvilgede søknader om ikke avviklet ferie hver år. Som hovedregel fremgår det ikke av søknaden hvilken begrunnelse som foreligger. I de tilfelle søknaden er begrunnet er årsak stor arbeidsbelastning oppgitt. Dersom en jevnt har en stor arbeidsbelastning, hvor stor er da sjansen for at en påfølgende år får avviklet årets ferie i tillegg til overført ferie? Dersom arbeidsbelastningen er så stor at det ikke er mulig å avvikle lovpålagt og avtalefestet ferie innen ferieåret, er arbeidsgiver forpliktet til å se på arbeidsforholdene og tilrettelegge for ferieavvikling. I motsatt fall vil arbeidsgiver kunne bli erstatningspliktig, jfr. FL 14. Hovedtariffavtalens 6.3 kompensasjon for møtevirksomhet/annen særlig belastning, behandles i egen sak. Praktisering tas inn i Alstahaug kommunes retningslinjer for forvaltning av ferie. Når det gjelder Undervisningspersonell, setter Hovedtariffavtalen en del føringer. Disse er tatt med i retningslinjene. IV Saksbehandlers innstilling: Administrasjonsutvalget vedtar at i Alstahaug kommune som arbeidsgiver gjelder følgende: Som hovedregel skal lovbestemt og avtalefestet i hht HTA 7.4 l avvikles i ferieåret. Det er et lederansvar å tilrettelegge for dette. Skriftlig, begrunnet søknad om overføring av, inntrukket ikke avviklet, lovfestet og avtalefestet ferie skal fremmes så tidlig på høsten, at leder kan ha anledning til å pålegge ferieavvikling innen utgangen av ferieåret. Dersom overføring innvilgelse skal dette skje skriftlig og begrunnes. Overføring kan bare skje innenfor Ferieloven og HTA s bestemmelser om overføring. Stort arbeidspress vil ikke være en godkjent begrunning, jfr. FL 14. Ikke avviklet ferie utbetales bare i de tilfelle langtidssykefravær og fødselspermisjoner begynnes tidlig i året og løper ut året, slik at normal ferieavvikling ikke vil være mulig. Dette gjelder både ferie etter ferielovens bestemmelser og HTA 7.4. Fritid etter HTA 6.3 behandles etter vedtatte retningslinjer. Administrasjonsutvalget vedtar Retningslinjer for forvaltning av ferie. Gjelder fra 01.01.2009. Sandnessjøen, den 18.03.09 Oddrun Rønning Konsulent V Sektorleders innstilling: Tiltrer saksbehandlers innstilling Sandnessjøen den 18.03.09 Finn Børgesen personalsjef VI Administrasjonssjefens innstilling: Tiltrer saksbehandlers innstilling Sandnessjøen den 18.03.09 Edith Holand administrasjonssjef
OVERSIKT OVER AKTUELLE HENVISNINGER I FERIELOVEN OG HOVEDTARIFFAVTALEN med noen innskutte bemerkninger fra saksbehandler. FERIELOVENS BESTEMMELSER: I følge ferieloven 5.1 Arbeidsgiver plikter å sørge for at arbeidstaker gis feriefritid på 25 virkedager hvert ferieår. Arbeidstaker plikter å avvikle feriefritiden hvert år, jf. likevel denne paragraf nr. 5, 7 nr. 3 første ledd og 9 nr. 1 og 2. - I flg. 5.5 kan arbeidstaker motsette seg ferieavvikling dersom feriepenger ikke dekker lønnsbortfallet, bortsett fra hvis driften stenges (fellesferie) - 7. 3 omhandler overføring av ferie noe jeg kommer tilbake til - 9. 1 og 2 omhandler sykdom og foreldrepermisjon (fødselspermisjon) Tiden for hovedferie/restferie fremgår av 7: Tiden for ferie (1) (Hovedferien) Arbeidstaker kan kreve at hovedferie som omfatter 18 virkedager gis i hovedferieperioden 1. juni - 30. september. Dette gjelder likevel ikke for arbeidstaker som tiltrer etter 15. august i ferieåret. Ferie som er fastsatt til tiden 1. juni - 30. september, og som utsettes i medhold av 9, kan ikke kreves avviklet på et senere tidspunkt i denne perioden. Arbeidstaker som har avviklet permisjonstid med foreldrepenger etter folketrygdloven 14-1 til 14-15, i hele hovedferieperioden, kan motsette seg å avvikle hovedferien innen ferieårets utløp. (2) (Restferien) Arbeidstaker kan kreve at restferien (7 virkedager) gis samlet innenfor ferieåret. Saksbehandlers kommentar: Det som spesielt bør ses på er hvordan Alstahaug kommune skal praktisere 7.3 overføring av ferie, som lyder som følger: (3) (Forskuddsferie og overføring av feriedager) Det kan inngås skriftlig avtale om avvikling av forskuddsferie på inntil 12 virkedager og overføring av inntil 12 virkedager ferie til det påfølgende ferieår. Forskuddsferie og overføring av ferie ut over dette kan ikke avtales. Ferie som i strid med lovens bestemmelser ikke er avviklet ved ferieårets utløp skal overføres til det påfølgende ferieår. Dersom manglende ferieavvikling skyldes forhold som nevnt i 9 nr. 1 og 2 gjelder likevel bestemmelsen i 11 nr. 2 annet ledd. Hvis manglende ferieavvikling skyldes arbeidsgiver kan arbeidstaker i tillegg til overføring kreve erstatning etter 14. (4) (Fravikelighet) Reglene i denne paragraf om tiden for ferie innen ferieåret kan fravikes ved tariffavtale eller annen avtale. Saksbehandlers kommentar: I Alstahaug kommune har vi hatt som rutine at personalkontoret i oktober/november har sendt ut et Interninfo og minnet på avvikling av restferie/søknad om overføring i henhold til ferielovens og HTAs bestemmelser. Dette bl.a. med tanke på at ledere kunne pålegge medarbeidere å avvikle ferie før innen ferieåret, før årsskiftet. I våre skjema for søknad om overføring, har det vært presisert at ferie skal avvikles og at det skal foreligge spesielle grunner for overføring. Det vi har sett i praksis er at det hvert år har kommet inn mange søknader om overføring av ferie uten begrunnelse, eller utbetaling på januar lønn. Ledere har innvilget overføring/anvist utbetaling.
I følge ferieloven, før endring, skulle ferie som ikke var avviklet eller søkt overført, utbetales sammen med januar lønn påfølgende år. Dette er nå endret iflg. 11.2: (2) Feriepenger for ikke avviklet ferie avsnitt 2. Feriepenger for ferie som på grunn av forhold som er nevnt i 9 nr. 1 og 2 verken er avviklet i løpet av ferieåret eller overført til det påfølgende ferieår, utbetales første vanlige lønningsdag etter ferieårets utløp. Saksbehandlers kommentar: Lovens 9 1 og 2 omhandler sykdom og fødselspermisjon, og jeg siterer her pkt. 9.1 tredje avsnitt som kommer til anvendelse her og pkt. 2 som omhandler foreldrepermisjon (fødselspermisjon) 9.1 3. avsnitt: Ferieavvikling under sykdom, permisjon, arbeidskamp mv Medfører arbeidsuførhet at feriefritid ikke blir avviklet innen ferieårets utløp, kan arbeidstaker kreve å få overført inntil 12 virkedager ferie til det påfølgende ferieår. Krav om overføring må fremsettes innen ferieårets utløp. 9.1.2: (2) (Ferieavvikling under foreldrepermisjon mv.) Arbeidsgiver kan ikke uten arbeidstakers samtykke legge ferie til permisjonstid hvor det ytes foreldrepenger etter folketrygdloven 14-1 til 14-15. Det samme gjelder under permisjon som fedre og andre omsorgspersoner har i tilknytning til fødsel i medhold av arbeidsmiljøloven 12-3 første ledd. Arbeidstaker kan kreve å avvikle lovbestemt ferie i løpet av permisjonstid hvor det ytes foreldrepenger etter folketrygdloven 14-9 og 14-16. Faller permisjonstid som nevnt i første ledd sammen med allerede fastsatt ferie, kan arbeidstaker kreve utsettelse av de virkedager ferie som er blitt omfattet av permisjonstiden. På de vilkår som følger av 6 og 7 kan arbeidsgiver legge ferie til den tid da arbeidstaker har utvidet foreldrepermisjon etter arbeidsmiljøloven 12-5. Saksbehandlers kommentar: Dette medfører at i følge endringer av ferieloven vil det heretter bare bli utbetalt for ikke avviklet ferie som skyldes langtidssykemelding og fødselspermisjon. En forutsetter da at en blir sykemeldt/fødselspermisjonen begynner og er sammenhengende fra før tiden hovedferie 1. juni og ut året. I følge 14 kan arbeidsgiver bli erstatningspliktig dersom arbeidstaker ikke får fritid iflg. loven. 14. Erstatning Dersom arbeidsgiver eller noen som handler på dennes vegne forsettlig eller uaktsomt unnlater å sørge for at arbeidstaker gis feriefritid og feriepenger i samsvar med reglene i loven her, plikter arbeidsgiver å betale erstatning. Erstatningen skal omfatte det økonomiske tap og en rimelig erstatning for velferdstap. Ansvaret kan lempes dersom det på grunn av skadens omfang eller andre omstendigheter er rimelig at arbeidstaker helt eller delvis bærer skaden selv. Saksbehandlers kommentar: På denne bakgrunn bør arbeidsgiver være varsom med å tillate overføring av ferie med begrunnelse i stort arbeidspress. Arbeidsgiver er forpliktet til å tilrettelegge arbeidet slik at kan avvikles i ferieåret. HOVEDTARIFFAVTALENs bestemmelser om ferie/avtalefestet ferie: Jeg kommer her inn på de deler av den avtale festede ferien som er tema her: 7.4.1 -
Arbeidstaker har rett til fem virkedager, jf. ferieloven 5 nr. 4, fri hvert kalenderår. Deles den avtalefestede ferien, kan arbeidstaker bare kreve å få fri så mange dager som vedkommende normalt skal arbeide i løpet av en uke. Saksbehandles kommentar: I denne forbindelse gjør jeg oppmerksom på at en uke er 6 virkedager iflg. ferieloven. 7.4.3 - Arbeidsgiver fastsetter tidspunktet for den avtalefestede ferien etter drøftinger med de tillitsvalgte eller den enkelte arbeidstaker samtidig med fastsettelsen av den ordinære ferie. Arbeidstaker kan kreve å få underretning om fastsettelse av den avtalefestede del av ferien tidligst mulig og senest to måneder før avvikling, med mindre særlige grunner er til hinder for det. 7.4.4 - Arbeidstaker kan kreve å få feriefritid etter denne bestemmelse uavhengig av opptjening av feriepenger. Dersom driften helt eller delvis innstilles i forbindelse med ferieavvikling, kan alle arbeidstakere som berøres av stansen, pålegges å avvikle ferie av samme lengde uavhengig av opptjeningen av feriepenger. 7.4.5 - Arbeidstaker kan kreve at den avtalefestede delen av ferien gis samlet innenfor ferieåret, jf. ferieloven 7 nr. 2, slik at 1 ukes sammenhengende ferie oppnås. De sentrale parter oppfordrer partene lokalt til å plassere den avtalefestede ferie slik at kravet til produktivitet i størst mulig grad blir ivaretatt, for eksempel i forbindelse med Kristi Himmelfartsdag, påsken, jule- og nyttårshelgen. 7.4.6 - Ved skriftlig avtale med den enkelte, kan den avtalefestede ferien overføres helt eller delvis til neste ferieår.