GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE

ROGALAND KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IS Møte nr. 2-2012 Kontrollutvalget i Lund INNKALLES TIL MØTE 11. april 2012 kl. 09.00 på Rådhuset SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste 7/12 Godkjenning av protokoll fra forrige møte 8/12 Årsmelding og årsregnskap 2011; Lund kommune 9/12 Orientering fra administrasjonen 10/12 Kontrollutvalgets budsjett, årsregnskap for 2011 11/12 Utkast til prosjektmandat - selskapskontroll i Interkommunalt Arkiv IKS (IKA) 12/12 Oppfølging av politiske vedtak 2011 13/12 Statusoversikt kontrollutvalgets saker, april 2012 EVENTUELT Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon 51976590, som sms til mobiltlf. 98806776 eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Moi, 10/4-2011 Arne Skobba Leder av kontrollutvalget Wencke S: Olsen Sekretariatet

ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 201000098 : E: 049 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Lund 11.04.2012 7 /2012 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE Det vises til vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte den 30.01.2012. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Lund godkjenner møteprotokollen fra kontrollutvalgets møte den 30. januar 2012. SANDNES, 17.03.2012 Wencke S. Olsen daglig leder Vedlegg: Møteprotokoll Tilbake 2

ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800172 : E: 210 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Lund 11.04.2012 8 /2012 ÅRSMELDING OG ÅRSREGNSKAP 2011; LUND KOMMUNE Bakgrunn: Kontrollutvalgsforskriftens 7 slår fast at kontrollutvalget skal uttale seg om kommunens årsregnskap før kommunestyret vedtar regnskapet. Uttalelsen skal ifølge samme forskrift være formannskapet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før formannskapet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret. Kontrollutvalget skal også påse at revisors merknader i forhold til regnskapet (revisjonsberet-ning og årsoppgjørsnotat) blir fulgt opp, jfr. forskriftens 8. Saksutredning: Det framlagte regnskapet for 2011 viser i utgangspunktet et negativt netto driftsresultat på i underkant av 1 mill kr. mot et budsjettert positivt resultat på 2,261 mill.kr. Ekstraordinær avskrivning av sykelønnsrefusjoner på 2,8 mill. kr og merforbruk hos HO-etaten er hovedårsaken til det negative resultatet. Driftsresultatet vise null etter at overføringer til investeringsregnskapet har blitt delvis strøket. Det vises ellers til orientering fra økonomisjef og revisor i møtet. Revisjonsberetning og andre merknader fra revisjonen. Rogaland Revisjon IKS har gitt revisjonsberetning for 2011 med følgende forbehold: Kommunen har ikke anordnet 13. lønnskjøring på 0,5 mill. kr. i regnskapet for 2011. forholdet har resultateffekt og brude vært tatt med i regnskapet som kjente forhold, jfr. KRD 7 og kommunelovens 48 nr. 2, samt anordningsprinsippet. Videre er det etter vår oppfatning ikke tilfredsstillende avklart hva som kreves av særskilt tilrettelegging av sosialboliger, jfr. forskriftens 7 og sosialtjenestelovens 3-4. Revisor utarbeider i tillegg et årsoppgjørsnotat, der årsoppgjøret og revisjonen gjennom året oppsummeres. Dette er med på å danne grunnlaget for en evt. oppfølging fra kontrollutvalget i hht 8, som nevnt i innledningen. Her poengterer revisor bl.a.: Kommunen har i dag et driftsnivå hvor utgiftene overstiger inntektene, slik at utfordringen blir å snu denne trenden. Når det gjelder kommunens internkontroll, kommenteres bl.a. følgende: Lønnsrutinene er i hovedsak bra, men det er flere tilfeller av manglende anvisning av variabel lønn. Etatene utfører heller ikke selv rimelighetskontroll for hver lønnskjøring. Rutiner vedrørende regnskapsføring av sosiallån er ikke tilfredsstillende Det er ikke vesentlige kommentarer til den øvrige internkontrollen. Når det gjelder driftsregnskapet poengterer revisor at kommunen ikke har opprettet selvkostfond, men foretar selvkostberegning som viser vesentlig underskudd på alle områder. Her har kommunen et stort potensial for inntekter. Det vises ellers også her til vedlagte dokumenter og orientering i møtet. 3

Kontrollutvalget har ansvar for å følge opp revisor merknader til årsregnskapet, og bør derfor først og fremst følge opp de momentene som er kommentert i revisors forbehold i revisjons-beretningen og de mest vesentlige kommentarene i årsoppgjørsnotatet. Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget følger opp revisors merknader i årsoppgjørsnotatet og revisjonsberetningen for 2011 med en orientering fra kommuneledelsen på møtet i september. Kontrollutvalget kan om ønskelig også knytte egne kommentarer til kommunens regnskap og årsberetning ut over de forhold som er nevnt av revisor. Det er ikke kommet fram opplysinger som tilsier at kommunestyret ikke kan godkjenne årsregnskapet og årsmeldingen for 2011 for Lund kommune. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Lund har ingen kommentarer til det framlagte årsregnskapet for 2011 ut over det som framgår av revisors årsoppgjørsnotat og revisjonsberetning med forbehold. Kontrollutvalget ønsker tilbakemelding fra Lund kommune på hvordan man har fulgt opp revisors merknader i årsoppgjørsnotatet/forbehold i revisjonsberetningen til sitt møte den 13. september 2012. SANDNES, 23.03.2012 Wencke S. Olsen sekretariatsleder Vedlegg: Årsmelding Årsregnskap }Sendes medl. direkte fra Lund kommune Revisors årsoppgjørsnotat Revisjonsberetning Tilbake 4

ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800263 : E: 047 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Lund 11.04.2012 9 / 2012 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN Bakgrunn: Vedr. Plan for forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget hadde til forrige møte fått tilbakemelding fra rådmannen om hans tilbakemelding til ny plan var at han var opptatt av god økonomistyring i alle ledd og evne til i tide å justere kursen dersom forutsetningene ikke holder. Videre var han opptatt av at politiske vedtak blir gjennomført raskest mulig og at innbyggene får gode tjenester, samt at de får svar på alle henvendelser med kort saksbehandlingstid. Dersom en forvaltningsrevisjon kan medvirke til noe av dette, imøteser rådmannen det. Med bakgrunn i denne tilbakemeldingen vedtok kontrollutvalget på forrige møte følgende: Kontrollutvalget tar administrasjonens innspill til Plan for forvaltningsrevisjon til orientering. Kontrollutvalget er pålagt å utarbeide ny Plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget ønsker derfor at rådmannen deltar på møte i kontrollutvalget for å diskutere innspill til denne planen på neste møte. Rådmannen inviteres i tillegg til å gi en Rådmannen inviteres i tillegg til å gi en orientering om sitt arbeids- og ansvarsområde samt om kommunens utfordringer på dette møtet. Rådmannen er derfor invitert til å diskutere innspill til planen med bakgrunn i kommunens utfordringer på dette møtet. Vedr. andre saker: Kontrollutvalget har mottatt flere saker fra en innbygger som er av den oppfatning at administrasjonen i Lund kommune har handlet klanderverdig/feil. Den ene saken gjelder rådmannens behandling av en reguleringsplan knyttet til FV 14, både som PNM-sjef og rådmann, der innbyggeren bl.a. mener at det er feilinformert overfor grunneiere og fylkesmannen om hvor mye dyrka mark som har medgått. Det har også blitt stilt spørsmål med kommunens oppfølging av en sak som er avgjort av Fylkesmannen. Innbyggeren har fått medhold i sin klage, men mener at vedtaket likevel ikke er iverksatt og at kommunen ikke har rettet seg etter Fylkesmannens vedtak. Saksutredning: Sekretariatet har ingen kommentarer til første del av saken, som gjelder orientering fra rådmannen om kommunens utfordringer også knyttet opp mot ny Plan for forvaltningsrevisjon. En av kontrollutvalgets hovedoppgaver er å se til forvaltningen det omfatter både politisk og administrativt nivå - retter seg etter aktuelle lover og bestemmelser og oppfyller kommunestyrets vedtak. 5

Kontrollutvalget kan derfor ta opp til behandling de saker de selv ønsker så lenge dette kan defineres som kontroll og tilsyn. Utvalget er imidlertid kun pålagt å ta opp saker som fremmes fra revisor eller fra kommunestyret. Når det gjelder henvendelser fra andre, må kontrollutvalget fra sak til sak vurdere om saken hører inn under kontrollutvalgtes oppgaver og kompetanseområde 1. Kontrollutvalget har ingen myndighet til å fatte vedtak som binder forvaltningen, og kan heller ikke overprøve politiske vedtak. Kontrollutvalget kan imidlertid gi beskjed til kommunestyret dersom man mener at det er funnet feil eller mangler i den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget vil vanligvis først be administrasjonssjefen om å orientere om en sak, og må så i neste omgang ta stilling til om dette er en sak som kommer inn under kontrollutvalgets kompetanseområde og om man ønsker å prioritere saken. Rådmannen er invitert til møtet i kontrollutvalget for å orientere om de aktuelle sakene. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Lund tar rådmannens framlegg til orientering. SANDNES, 23/3-2012 Wencke S. Olsen Daglig leder Tilbake 1 Jfr Kontrollutvalgsboka kap. 4 6

ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800202 : E: 212 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Lund 11.04.2012 10 /2012 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT, ÅRSREGNSKAP FOR 2011 Bakgrunn: Kontrollutvalget har iflg. Forskrift for kontrollutvalg 18 ansvar for å fremme forslag til budsjett for området kontroll og tilsyn. Dette medfører også at utvalget har ansvar for oppfølging av dette budsjettområdet. Saksutredning: Sekretariatet har fått tilsendt budsjettkontroll pr. 31.12.11 fra Rogaland Revisjon IKS, se vedlegg. Dette regnskapet viser det som faktisk er fakturert i 2011. Det går fram av samlet regnskapsoversikt at det er et mindreforbruk på både utgifter til revisjon og til sekretariat, da kun ca 75% av budsjettet er forbrukt. Mindreforbruket til revisjonsutgifter fordeler seg med et lite mindreforbruk både på regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og attestasjoner. Mindreforbruket vedr. sekretariatet skyldes tilbakebetaling av deler av regnskapsmessig overskudd for 2010. Sekretariatet har i tillegg bedt om en samlet regnskapsoversikt fra Lund kommune. Dette regnskapet viser omtrent samme regnskapstall for selskapene. I tillegg er det også et mindreforbruk på kontrollutvalgets samlede utgifter, der ca. 92% av budsjettet er brukt. Internt er det likevel her et merforbruk på kontrollutvalgets utgifter knytter til posteringer som er foretatt fra kommunens side utenfor vedtatt budsjett. Kontrollutvalget forholder seg til regnskapstallene fra kommunen, da det er disse som er med i endelig årsregnskap for Lund kommune for 2011. Dette regnskapet behandles som egen sak i møtet. Samlet forbruk er her på 69%. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Lund tar årsregnskap 2011 for budsjettområdet Kontroll og tilsyn til etterretning. SANDNES, 20.03.2012 Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Regnskapsoversikter Tilbake 7

Regnskapsrapport 31.12.2011 - kontroll og tilsyn Lund kommune, kontrollutvalget Tjeneste 111 Vedtatt Kommunest. Regnsk 31.12.11 % Regnskap Art 2011 Lund kommune 31.12.11 selskapene 1081 Godtgj. folkevalgte 48 000 38 544 1099 Arbeidsgiveravgift 7 000 5 435 Lønn 55 000 43 979 80% 1100 Kontormateriell 2 850 1115 Matvarer 2 240 1140 Annonser, reklame, informasjon 1150 Opplæring, kurs 15 000 12 550 1160 Utgifter og godtj. for reiser, diett bil o l 2 820 1170 Transportutgifter, drift egne transportmidler 3 000 2 625 1195 Avg. Gebyrer lisenser o.l. (Kontingenter) Kjøp av varer/tjen. 18 000 23 085 128,3% Sum ktr.utv. utg 73 000 67 064 91,9% Kjøp av revisjonstjenester 318 500 240 478 75,5% 240.825 75,4% Kjøp av sekretariatstjenester 92 000 82 000 89,2% 82.000 89,2%% Kjøp av andre tjenester 89 500 6 000 1375 Kjøp fra IKS og 27-selskaper 500 000 328 478 65,7% 322.825 64,5% 1429 Påløpt Mva 100 000 82 119 Sum driftsutgifter 673 000 477 661 1729 Komp. Moms, påløpt i driftsregnskapet -100 000-82 119 Nettobudsjett/forbruk 573 000 395 542 69% Side 1 av 2

ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 201200023 : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Lund 11.04.2012 11 /2012 UTKAST TIL PROSJEKTMANDAT - SELSKAPSKONTROLL I INTERKOMMUNALT ARKIV IKS (IKA) Bakgrunn: Kontrollutvalget i Sandnes 2 har vedtatt å bestille selskapskontroll i Interkommunalt arkiv (IKA) IKS, og utkast til prosjektmandat legges derfor fram for kontrollutvalgene i de andre eierkommunene. Dette er i tråd med vedtatt Plan for selskapskontroll, der det bl.a. står at En avgjørelse om forvaltningsrevisjon vil bli tatt i samarbeid med andre eierkommuner.... Prosjektet er også prioritert i vedtatt plan. Interkommunalt arkiv IKS er et offentlig heleid selskap med i alt 24 kommuner i Rogaland og 4 selskaper som eiere. Selskapskontrollen omfatter i utgangspunktet alle 24 kommunene. Selskapet er prioritert i Lund kommunes vedtatte Plan for selskapskontroll for inneværende kommunestyreperiode. Saksutredning: Revisor foreslår i sitt utkast til prosjektmandat for gjennomføring av selskapskontrollen at formålet skal være å gjennomføre kontroll med forvaltningen av eierinteressene i IKA (eierskapskontroll), og en analyse av utvalgte forhold knyttet til selskapets drift og utvikling (forvaltningsrevisjon). Ut fra dette formålet foreslår revisor at det ses nærmere på følgende forhold: Hvordan er selskapet styrt og hvordan er eiernes oppfølging av selskapet lagt opp? Hvordan følger selskapet opp formålet i selskapsavtalen og lovregler om offentlige arkiv? Blir selskapets aktiviteter rapportert i tråd med lover og regler? Hvordan følger selskapet opp lovregler om offentlige anskaffelser og offentlighet? Hvordan håndterer selskapet etikk, arbeidsmiljø og miljøvern? Slik mandatforeslaget presenteres har det et samlet arbeidsforbruk på 150 timer. Samlet arbeidsforbruk er tenkt fordelt på samtlige eiere, der man betaler for minimum 2 t + etter eierdel. Lund kommune eier 1,16% av selskapet, så kostnaden for prosjektet vil bli lav. (Under 10.000 kroner). Dette er det rom for innenfor kontrollutvalgets budsjett. 3 2 Sandnes kommune er den største enkelteieren i Interkommunalt arkiv, og det er derfor dem som har tatt initiativ til denne selskapskontrollen 3 Kontrollutvalgets regnskap vil for 2012 bl.a. bli tilført 10.500 kroner fra sekretariatet, som er del av regnskapsmessig overskudd for 2011. 8

Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Lund bestiller selskapskontroll i Interkommunalt Arkiv IKS (IKA) i tråd med det utkastet til prosjektmandat som foreligger. SANDNES, 22/3-2012 Wencke S. Olsen Daglig leder Vedlegg: Utkast til prosjektmandat Tilbake 9

Klientnr.: Arkiv: Oppdrag: Eierne i Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Enhet: Selskapskontroll Sak: Kontrollmandat - Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Utarbeidet dato/sign.: 02.02.2012/RES Gjennomgått dato/sign.: År: Side: 2012 1 av 2 Bakgrunn Fra 1. juli 2004 er kommunene blitt pålagt å utføre selskapskontroll av egne selskaper jf. kommunelovens 77.5. Bestillerfunksjonen er i loven lagt til kontrollutvalget i kommunene. Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS (heretter kalt IKA) er med i flere av eierkommunenes plan for selskapskontroll, men uten klar prioritering. Selskapet er kommunalt heleid av 24 Rogalandskommuner og 4 kommunale selskaper. 1 Selskapet er omtalt i eierkommunenes eierskapsmeldinger. IKA ble stiftet 03.05.02. Formålet med selskapet er å utføre arkivtjenester for eierne i samsvar med selskapsavtalen og arkivloven. Selskapets fullstendige formål (uttømmende) er tatt med i vedlegg. Spørsmålet om selskapskontroll tas opp med kontrollutvalgene i alle eierkommunene med sikte på å foreta en samordnet gjennomgang. Selskapskontrollen inkluderer også de fire kommunale selskapene. Alle eierne (deltagerne) har en eierrepresentant i eierorganet. 2 Formål Det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i IKA (eierskapskontroll), og en analyse av utvalgte forhold knyttet til selskapets drift og utvikling (forvaltningsrevisjon). Problemstillinger Med bakgrunn i formålet med kontrollen, er det formulert følgende problemstillinger: Hvordan er selskapet styrt og hvordan er eiernes oppfølging av selskapet lagt opp? Hvordan følger selskapet opp formålet i selskapsavtalen og lovregler om offentlige arkiv? Blir selskapets aktiviteter rapportert i tråd med lover og regler? Hvordan følger selskapet opp lovregler om offentlige anskaffelser og offentlighet? Hvordan håndterer selskapet etikk, arbeidsmiljø og miljøvern? Kontrollkriterier Kontrollkriterier er elementer som inneholder krav eller forventninger, og som vi bruker for å vurdere funnene i våre undersøkelser. Kriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området, f.eks. lovverk og politiske vedtak. Ved denne selskapskontrollen tas det utgangspunkt i følgende kilder: Lov om interkommunale selskaper Selskapsavtalen for IKA Lovregler om offentlige arkiv Lovregler om offentlige anskaffelser og offentlighet Vedtak og føringer o.l. gitt av eierne om eierstrategi for selskapet (ev. utarbeidet eierstrategi) KS Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunale selskaper 1 Dette er kommunene Bjerkreim, Bokn, Eigersund, Finnøy, Forsand, Gjesdal, Hjelmeland, Hå, Karmøy, Klepp, Kvitsøy, Lund, Randaberg, Rennesøy, Sandnes, Sauda, Sokndal, Sola, Strand, Suldal, Time, Tysvær, Utsira og Vindafjord samt selskapene Dalane Miljøverk IKS, IVAR IKS, Ryfylke Miljøverk IKS og Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS. 2 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS er deltager i IKA, slik at habilitetsforhold knyttet til dette må vurderes. Men eierandelen er under 1 % og nærmere vurdering av habilitet anses derfor ikke nødvendig.

Klientnr.: Arkiv: Oppdrag: Eierne i Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Enhet: Selskapskontroll Sak: Kontrollmandat - Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Utarbeidet dato/sign.: 02.02.2012/RES Gjennomgått dato/sign.: År: Side: 2012 2 av 2 Metodevalg Metodisk vil vi benytte intervjuer, dokumentgranskning og analyser samt gjennomgang av vedtak. Eierne vil bli kontaktet mht. eierstrategi/eierstyring av selskapet. Vi vil se på alle representantskapsprotokoller for de tre siste år. Selskapets styre og daglig leder vil bli kontaktet mht. selskapets administrasjon og drift. Vi vil se på alle styreprotokoller for de tre siste år. Ved spørsmålet om selskapet følger lovregler om offentlige arkiv, vil vi i utgangspunktet bygge på selskapets egen redegjørelse om dette. Ved spørsmålet om selskapets aktiviteter blir rapportert i tråd med lover og regler, vil vi i utgangspunktet bygge på tilbakemelding fra selskapets ekstern revisor og dennes revisjonsberetninger. Vi tar for oss de tre siste regnskapsår (2009-2011). Omfang Selskapskontrollen vil bli gjennomført av forvaltningsrevisor Rune Eskeland, under ledelse av fagansvarlig for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Bernt Mæland og revisjonsdirektør Cicel T. Aarrestad. Samlet tidsanslag til planlegging, kartlegging, analyser og rapportering er 150 timer. Eierkommunene som deltar i kontrollen blir belastet med minst 2 timer. De resterende timer blir fordelt etter eierandeler. Vedlegg (selskapets formål) Selskapsavtalens 4 Formål og ansvarsområde Selskapet skal arbeide for at arkivmaterialet fra deltakerne eller materiale som disse har ansvar for, blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for offentlig bruk, forskning og andre administrative, juridiske og kulturelle formål, i samsvar med arkivloven. Selskapet skal tilby depotplass for deltakernes arkivmateriale, samt veilede deltakerne slik at de har tilfredsstillende oppbevaringsforhold for arkivmateriale. Selskapet skal i samråd med deltakerne arbeide for å utvikle effektive og rasjonelle arkivtjenester hos deltakerne. Det kan bl.a. bestå i å utarbeide arkivplan og bygge opp deltakernes arkiv, stå for opplæring og rettledning i arkivsystemer og arkivrutiner, gi råd og ha tilsyn med arkivlokaler, og bistå med annet arkivarbeid, i samsvar med arkivlov og forskrift. Selskapet kan etter nærmere vedtak av styret prise visse tjenester og således ha egne inntekter. Tjenestene som kan prises skal i hovedsak være slike som ikke vil bli gitt til alle deltakerne, eller som deltakerne vil ha ulik etterspørsel etter, eller tjenester som faller utenfor selskapets hovedformål. Til gjennomføring av spesielle prosjekt utenom selskapets ordinære arbeidsoppgaver, blir det søkt finansiering mellom deltakerne eller andre som spesielt ønsker prosjektet gjennomført. Selskapet har anledning til å ta på seg konsulentoppdrag for andre, når oppdragsgiver betaler for tjenesten og det ikke går ut over selskapets hovedoppgaver. Definisjonen av formål og ansvarsområde er uttømmende. Styret og representantskapet har ikke myndighet til å fatte vedtak på områder som ikke er nevnt ovenfor.

ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800273 : E: 033 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Lund 11.04.2012 12 /2012 OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK 2011 Bakgrunn: Kontrollutvalget har tidligere vedtatt (sak 08/08) at det er ønskelig å motta halvårlige oversikter over oppfølging av politiske vedtak i Lund kommune. Kontrollutvalget har mottatt en oversikt som gjelder for hele 2011. Oversikten omhandler kun saker behandlet i kommunestyret og i formannskapet. Saksutredning: Når det gjelder kommunestyret, går det fram av den vedlagte oversikten at alle vedtak i utgangspunktet er iverksatt. Saker vedr. valg av bassengløsning har vært på anbud, og kommer derfor ikke til behandling før i 2012. Ellers er det bemerket at oppfølging av rapporter fra Organisasjon2010 og energi- og klimaplanen for Dalane vil være en kontinuerlig prosess. Tilstandsrapport for grunnskolen skal også være en prosess over 2 år. Sak vedr. omlegging av FV 14 er ikke avgjort i 2011. For formannskapets del er de aller fleste vedtak i 2011 også rapportert gjennomført. En sak er ikke bestemt ved årets utgang (kontorlokaler kirkelig fellesråd). I tillegg var planstrategi i kommuneplanens samfunnsdel ikke ferdigbehandlet i kommunestyret. Det er ikke laget oversikt over saker som fremdeles var under arbeid ved forrige rapportering, disse ser imidlertid ut til å være med i denne oversikten. Ut fra mottatte oversiktene for oppfølging av vedtak i formannskap og kommunestyre i 2011 går det ikke fram at det er saker som ikke er gjennomført eller der arbeid ikke er igangsatt. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Lund tar oversikt over oppfølging av politiske vedtak i Lund for 2010 til orientering. Oversikten videresendes til orientering for kommunestyret. SANDNES, 27.03.2012 Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Oversikter fra Lund kommune Tilbake 10

ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800152 : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Lund 11.04.2012 13 /2012 STATUSOVERSIKT KONTROLLUTVALGETS SAKER, APRIL 2012 Bakgrunn: For at kontrollutvalget skal ha oversikt over status på saker som er bestilt, behandlet og videresendt eller venter på oppfølging/er ferdigbehandlet, legger sekretariatet fram en oppdatert oversikt over status knyttet til pågående og avsluttede saker i kontrollutvalget til hvert møte, se vedlegg. Vedlegget inneholder en oversikt over saker som ikke er ferdigbehandlet i inneværende periode. Saksutredning: Prosjekter som bestilles av kontrollutvalget skal være med bakgrunn i kontrollutvalgets budsjett og i vedtatte planer. Plan for selskapskontroll ble vedtatt av kommunestyret i september 2008. Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av kommunestyret i desember 2008. Nye planer skal utarbeides etter hvert kommunevalg, og skal derfor være vedtatt senest 31.12.2012. Denne gangen foreligger utkast til prosjektmandat for gjennomføring av selskapskontroll i Interkommunalt Arkiv IKS til behandling. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget tar oversikten pr. april 2012 til orientering. SANDNES, 28.03.12 Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Statusoversikt Tilbake 11

Lund kommune Oversikt over status prosjekter og kontroller pr. april 2012. Vedtatte prosjekter under arbeid: Forvaltningsrevisjonsprosjekter Vedtatt igangsatt Estimert timeforbruk Status Forventet ferdigstilt Vedlikehold 15.11.2010 200 t Utsatt 2. halvår Økonomistyring og internkontroll HO Under arbeid Våren 2012 Selskapskontroller Andre saker: Sak/prosjekt Behandlet Status Merknader Overordnet analyse 15.06.2011 Legges fram i juni Beregnet 30-40 t Prosjekter behandlet i kontrollutvalget som skal følges opp/er ferdigbehandlet: Bestilt Behandlet Estimert timeforbruk Evt. oversendt for behandl. Status 16.11.09 14.09.10 150 t 20.09.2010 Oppflg. via komm.st. Forvaltningsrevisjonsprosjekter Attraktiv arbeidsgiver (arbeidsg.politikk) Oppfølging Ny oppfølging Selskapskontroller Rogaland Revisjon IKS 30.03.11 31.08.11 Kr. 6.000,- 06.09.11 2012 Dalane Energi IKS 15.06.09 15.06.11 25 t 20.06.11 2012 Side 1 av 1