Utvalget for kultur og personrettede tjenester Møteinnkalling Utvalg: Utvalget for kultur og personrettede tjenester Møtested: Vikerhavn, Rådhuset Dato: 03.09.2009 Tidspunkt: 18:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 69 37 50 00. Anser noen at de er ugilde i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til ugildhetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Vararepresentanter møter etter nærmere melding. Sakskartliste: Utvalgs Saksnr: PS 33/09 PS 34/09 PS 35/09 PS 36/09 PS 37/09 Sakstittel Godkjenning av protokoll for forrige møte Interpellasjoner og spørsmål Ny kapasitet i sykehjem - "straksløsninger" Sykehjem og hjemmetjenesten - sammenslåing av virksomheter Meldinger og informasjon Sverre Johnsen utvalgsleder Rådmann Møteinnkalling side 1 av 9
PS 33/09 Godkjenning av protokoll for forrige møte Møteinnkalling side 2 av 9
PS 34/09 Interpellasjoner og spørsmål Møteinnkalling side 3 av 9
Saksnr Arkivkode Saksbehandler 2006/767 - Nye sykehjemsplasser på sykehjemmet Dypedalåsen. H12 Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Eldrerådet 01.09.2009 17/09 Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 01.09.2009 17/09 Arbeidsmiljøutvalget 02.09.2009 15/09 Administrasjonsutvalget 02.09.2009 19/09 Utvalget for kultur og personrettede tjenester 03.09.2009 35/09 Formannskapet 02.09.2009 45/09 Kommunestyret 16.09.2009 Ny kapasitet i sykehjem - "straksløsninger" Saksopplysninger Kommunestyret gjorde i møte 24.06.09, sak 38/09, følgende vedtak i et punkt 3, Kommunestyret er svært tilfreds med tilbudet fra stiftelsen om økonomisk bidrag til etablering av straksløsninger. Det forutsettes at det foreligger skissetegninger og garantier for stiftelsens økonomiske bidrag til løsningene, og at disse ikke fører til øket kapitalutgifter for kommunen. Kommunestyret fatter endelig vedtak når endelig detaljer foreligger, helst i første møte etter sommerferien 2009. Rådmannen orienterte kommunestyret i samme møte om at det fra Stiftelsen Dypedalåsen allerede forelå tegninger på straksløsninger, bestående av 8 sykehjemsplasser og utbedring av skyllerom ved Dypedalåsen sykehjem. Seksjonssjefen og de ansatte mener at det som er foreslått gir en god løsning innenfor nåværende bygningsmasse. Stiftelsen Dypedalåsen vil betale ombyggingen i henhold til tegninger, slik at dette ikke påfører kommunen økte kapitalutgifter. Stiftelsen forutsetter at Hvaler kommune drifter sykehjemsplassene, og at kommunen betaler de offentlige gebyrene som byggesaken utløser etter plan og bygningsloven. Seksjonssjefen har beregnet at netto årlige merutgifter til drift av 8 nye sykehjemsplasser vil bli kr. 1.500.000. I tillegg kommer kostnader ved at hjemmesykepleien må flyttes over i de arealene hvor barnevernet i dag er, samtidig som barnevernet må flyttes ut av Dypedalåsen. Disse kostnadene er anslått til kr 225.000, og deretter kr 150.000 årlig. Tapte leieinntekter for 4 omsorgsboliger tilsvarer årlig kr 262.000. Eventuelle kostnader til utstyr som senger, gardiner og lignende er ikke beregnet, men stiftelsens leder har antydet at de også vil ta en del av disse utgiftene. Barnevernet har i dag et tilbud om leie av lokaler i 2.etg over blomsterbutikken i Ødegårdskilen. Eier av bygget ønsker å inngå en langsiktig leieavtale med kommunen. Barnevernleder vurderer lokaler og beliggenhet som meget gunstig for deres drift. I brev av 11.06.09 skriver stiftelsens advokat at de er kjent med at ombyggingen ikke utløser tilskudd fra Husbanken. De bekrefter også at anbudsreglene for offentlig anskaffelser vil bli fulgt. Stiftelsen forutsetter at de selv er byggherre og tiltakshaver. Tiltakshaver har ansvar for å gjennomføre hele byggeprosessen, med byggesøknader, byggeledelse, samt innhenting av de godkjenninger som kreves for at arealene kan benyttes som sykehjem og arbeidsplass. Vedlegg Møteinnkalling side 4 av 9
Ingen vedlegg som kopieres og sendes med saken. Vurdering Rådmannen konstaterer at alt nå er klart fra Stiftelsen sin side for å kunne bygge ny kapasitet ved Dypedalåsen sykehjem, bestående av 8 nye plasser i sykehjem, og nytt skyllerom. Dette innebærer at: Stiftelsen har funnet frem til løsninger som kommunens ansvarlige finner tilfredsstillende i forhold til den driften som de har ansvaret for. Stiftelsen dekker alle investeringsutgiftene, slik de følger av tegningene, unntatt offentlige gebyrer som utløses etter plan og bygningsloven. Stiftelsen vil vurdere å yte økonomisk tilskudd, også til innkjøp av nødvendig nytt inventar og utstyr. Stiftelsen forplikter seg til å følge regelverket for offentlige anskaffelser, slik regelverket bestemmer. Under tvil kan rådmannen også tilrå at det inngås avtale med Stiftelsen som innebærer at stiftelsen er byggherre og tiltakshaver. Tidligere erfaringer i samarbeid med Stiftelsen taler sterkt for at kommunen bør ha disse rollene. Disse tidligere erfaringene er det redegjort for i kommunestyrets sak 45/08 i møte 18.06.08, og kommunestyrets sak 38/09 i møte 24.06.09. Når rådmannen konkluderer annerledes i denne saken om straksløsninger har dette sin hovedbegrunnelse i at Stiftelsen selv dekker det alt vesentlige av kostnadene. For å kunne få bygget de 8 nye sykehjemsplassene, med tilhørende skyllerom, gjenstår det fra kommunens side å finne økonomisk dekning for: Årlige økte driftsutgifter tilsvarende om lag kr 1.762.000 (2009-kroner) Kostnader til flytting av avdeling barnevern og hjemmesykepleien, om lag kr 225.000. Eventuelle andre investeringer som Stiftelsen ikke dekker, slik som utstyr, inventar og offentlige gebyrer. Rådmannen legger her til grunn at avdeling barnevern kan flyttes tilbake til Hvaler rådhus, selv om dette medfører noen praktiske ulemper som krever bygningsmessige tilpasninger. Barnevernet ønsker, som det fremgår av saksfremstillingen foran, å flytte sin virksomhet til leide lokaler i Ødegårdskilen. Rådmannen kan ikke anbefale at vi inngår langsiktige leieavtaler med private, når kommunes selv har ledig plass som kan brukes. I tillegg er det flere andre fordeler med en samlokalisering i rådhuset. Rådmannen ser innenfor eksisterende rammer og regnskaputvikling ingen muligheter for å styrke seksjonens ramme med de beløp som er nødvendig for å få bygget den straksløsingen som Stiftelsen har foreslått. Tvert imot viser regnskapsutviklingen at vi har store utfordringer med å opprettholde eksisterende aktivitetsnivå (målt i antall plasser), innenfor de økonomiske rammer som finnes. Denne saken dreier som i det alt vesentlige om kommunens økonomiske evne til øket aktivitet. Med bakgrunn i dette, samt bestemmelsene i 8 nr 3 i kommuneloven, legger rådmannen til grunn at det er formannskapet som avlegger innstilling til kommunestyret. Alle andre utvalg som behandler saken kan avgi uttalelse til den. Rådmannens forslag til vedtak Formannskapet anbefales å avgi til kommunestyret slik innstilling: Kommunestyret tar til etterretning at alt nå ligger til rette fra Stiftelsens side for å kunne bygge 8 nye sykehjemsplasser med tilhørende skyllerom ved Dypedalåsen sykehjem. På nåværende tidspunkt er det likevel dessverre ikke mulig i kommunens økonomi å finne dekning for de økte driftsutgiftene som kapasitetsøkningen vil kreve. Hvaler kommune, 24.08.2009 rådmann Møteinnkalling side 5 av 9
Saksnr Arkivkode Saksbehandler 2009/1336 - Sykehjem og hjemmetjenesten - sammenslåing av virksomheter H12 Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Eldrerådet 01.09.2009 18/09 Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 01.09.2009 18/09 Arbeidsmiljøutvalget 02.09.2009 14/09 Administrasjonsutvalget 02.09.2009 18/09 Utvalget for kultur og personrettede tjenester 03.09.2009 36/09 Sykehjem og hjemmetjenesten - sammenslåing av virksomheter Sammendrag I denne saken foreslår rådmannen å slå sammen Dypedalåsen sykehjem og Hjemmetjenesten til en virksomhet, samtidig som ressursinnsatsen til ledelse og administrasjon styrkes. Dette er ment som et av flere tiltak for å bøte på de utfordringene vi har erfart i forhold til rekruttering av ansatte, høyt sykefravær, og utilstrekkelig kapasitet til ledelse og administrasjon. Saksopplysninger Nåværende organisering - fordeler og utfordringer. Dypedalåsen sykehjem og Hjemmesykepleien har i mange år vært organisert som to sidestilte virksomheter, med hver sin virksomhetsleder. Virksomhetsleder har delegerte oppgaver, myndighet og ansvar for fag, personell og økonomi. Alle virksomhetsledere i Hvaler kommune har svært omfattende og sammensatte oppgaver som følge av organisasjonsstrukturen og delegerings-reglementet. Noen kaller derfor virksomhetene for selvstyrte enheter. I nåværende organisering har sykehjemmet og hjemmetjenesten henholdsvis 27.5 og 21.5 hele stillingshjemler, fordelt på henholdsvis 40 og 35 ansatte. Virksomhetene er samlokalisert og samarbeider godt. Størrelsen gir god oversikt. Behovet for tjenester fra disse virksomhetene har over tid vært sterkt økende, samtidig som de økonomiske rammene ikke er blitt tilsvarende høyere. På samme tid har omfanget av administrative oppgaver som følge av statlige pålegg også blitt vesentlig større, uten at dette er kompensert i form av mer ressurser. Sykefraværet er urovekkende høyt, særlig i sykehjemmet. Med bakgrunn i dette har kommunens pensjonsleverandør, VITAL, vært engasjert til å gjennomføre arbeidsmiljøkartlegginger i begge virksomhetene. Funnene fra denne kartleggingen peker tydelig i retning av behovet for å styrke ledelse og administrative funksjoner. Begge virksomhetene har i en lengre periode vært uten fast virksomhetsleder. Fravær av ledere har blitt løst med konstituering av ansatte innenfor seksjonen. Dette er en ordning som har sikret daglig drift, men som ikke vært en god løsning i forhold til ledelse, oppfølging og utvikling. Ved utlysing av stillingene som virksomhetsledere for sykehjemmet og hjemmetjenesten, fikk vi før sommerferien til sammen 20 søkere. Seksjonssjefen valgte ikke å ansette noen av disse, men heller lete videre etter ledere som passet best mulig til de utfordringene vi har definert for disse virksomhetene. Dette er et eksempel på de vanskelighetene vi over tid har hatt med å rekruttere ledere med ønsket erfaring og kompetanse til lederstillinger i pleie- og omsorgstjenestene. Møteinnkalling side 6 av 9
En av ulempene ved oppdelingen i to virksomheter er at helhetstenkningen kan komme i bakgrunnen, herunder at det er utfordringer knyttet til å flytte personell og ressurser mellom virksomhetene når behovene endrer seg. Forslag til ny organisering Hjemmetjenesten og sykehjemmet foreslås slått sammen til en virksomhet, ledet av en virksomhetsleder. Denne virksomheten foreslås delt i fire avdelinger, hvorav to knyttet til sykehjemmet og to til hjemmetjenesten. Hver avdeling ledes av en avdelingsleder. Hver avdeling har i tillegg en teamleder som rapporterer til avdelingsleder. Virksomhetsleder (VL) vil få ansvar som beskrevet i delegeringsreglementet, det vil si overordnet ansvar for fag, økonomi, personal og planarbeid. VL vil ha ansvar for oppfølging av sykefravær og IA arbeid. Dagsenter, fysioterapi, kjøkken og vaskeri vil bli direkte underlagt VL. VL rapporterer til seksjonssjefen. Avdelingsleder (AVL) vil få ansvar for saksbehandling, personalansvar og medansvar for økonomisyring. Det vil være AVL som gjennomfører medarbeidersamtaler. AVL vil arbeide 60% administrativt og 40% direkte klientarbeid. En av de fire avdelingslederne vil være stedfortreder for virksomhetsleder ved fravær og ferie. Teamleder vil blant annet ha daglig oppfølgingsansvar for brukere, kontakt med pårørende, oppfølging av primærkontakter og oppfølging av medisiner. Teamleder vil være stedfortreder for AVL ved fravær og ferie. Forslaget til ny organisering innebærer at ledelsesarbeidet styrkes med 100 % stilling. Ansvaret som personal- og økonomioppfølging blir fordelt på flere ledere. Virksomhetsleder vil med denne sammenslåingen få bedre oversikt over ressursbehovet i hver enkelt avdeling, og nye muligheter til å flytte ressurser mellom avdelingene med varierende behov. Eksempelvis ved forlenget opphold hjemme, som er rimeligere enn opphold i sykehjem, kan ressurser overføres fra sykehjem til hjemmesykepleie. Forslaget om ny organisering kan tegnes slik: Virksomhetsleder 100% stilling Kjøkken Dagsenter Vaskeri Fysioterapi Avdelingsleder Hjemmebaserte tjenester 60% administrativt arbeid 40% pasientarbeid Avdelingsleder Hjemmebaserte tjenester 60% administrativt arbeid 40% pasientarbeid Avdelingsleder Sykehjem 60% administrativt arbeid 40% pasientarbeid Avdelingsleder Sykehjem 60% administrativt arbeid 40% pasientarbeid Teamleder Stedfortreder for avdelingsleder Teamleder Stedfortreder for avdelingsleder Teamleder Stedfortreder for avdelingsleder Teamleder Stedfortreder for avdelingsleder Møteinnkalling side 7 av 9
Økonomiske konsekvenser direkte og midlertidig ansettelse av virksomhetsleder Kostnadene til ledelsesarbeidet vil øke med kr 601.000, fra kr 1.400.000 til kr 2.001.000 som følge av den foreslåtte nye organiseringen. For 2009 kan dette dekkes innenfor eksisterende rammer som følge av merinntekter i form av statlige tilskudd. Kommunestyret har i møte 24.06.09, sak 38/09, bedt rådmannen iverksette en prosess for konkurranseutsetting av driften av sykehjemmet, med sikte på gjennomføring fra 01.07.10. Med bakgrunn i dette vil rådmannen ansette virksomhetsleder for den nye organiseringen i en midlertidig stilling. Rådmannen mener at vi har funnet en meget god kandidat til denne stillingen, og de tillitsvalgte er enig i at vi bør ansette denne kandidaten direkte. Vurdering Rådmannen anser at den foreslåtte nye organiseringen er et godt svar på de langvarige utfordringene vi har hatt med driften av særlig sykehjemmet. Ledelsesarbeidet vil bli vesentlig styrket. Forslaget vurderes samtidig å være i samsvar med intensjonene bak kommunestyrets vedtak om prosjekt endringsledelse. Den nå foreslåtte organiseringen har samtidig vært en avgjørende forutsetning for å få rekruttert en virksomhetsleder som passer til de utfordringene vi mener foreligger. Stillingen som virksomhetsleder for de to sammenslåtte virksomhetene er langt mer attraktiv for kvalifiserte søkere, enn hva de to tilsvarende stillingene var tidligere. Styrkningen av ledelsesarbeidet og rekruttering av ny leder innebærer bedre muligheter for oppfølging av økonomi, personell og arbeidsmiljø. Mulighetene for omstilling og tilpassing vil bli bedre. I sum er det grunn til å forvente at dette vil gi en vesenlig bedre ressursutnyttelse i driften av disse to tidligere virksomhetene. Det er utvalget for kultur og personrettede tjenester som gjør endelig vedtak i denne saken, etter innstilling fra administrasjonsutvalget. Alle andre organer som behandler saken har rett til å uttale seg. Rådmannens forslag til vedtak Administrasjonsutvalget anbefales å avgi til utvalget for kultur og personrettede tjenester slik innstilling: Utvalget for kultur og personrettede tjenester gir sin tilslutning til at virksomhetene Dypedalåsen sykehjem og hjemmetjenesten slås sammen til en virksomhet snarest mulig, og at denne virksomheten organiseres slik det fremgår av saksfremstillingen i denne saken. Merutgiftene som følger av denne organisasjonsendringen, dekkes i 2009 innenfor virksomhetenes netto ramme. Finansieringen for 2010 vil bli vurdert som del av budsjettarbeidet. Hvaler kommune, 24.08.2009 rådmann Møteinnkalling side 8 av 9
PS 37/09 Meldinger og informasjon Møteinnkalling side 9 av 9