NGLMS Nord Gudbrandsdal Lokalmedisinske senter Referat fra møte i legevaktsgruppa 23.03.12 Sak 2012/333/1 Formål: Drift av legevakta ved NGLMS 1/2012 Innkalles: Gråtrud, Ludvig; Nazaretian, Gurgen; Johansen, Inge; Holen, Svein; 'Gro Nørstebø Moshagen'; Solheim, Odd Ragnar ; Vigdis Rotlid Vestad Forfall: Flaten Stine, Eystein Brandt og (Arnfinn Nærby blir tilkalt bare på sak) Tid og sted: 23. mars 2012 kl 0900 til 1200 NGLMS- dagligstue øst sengeavdeling Leder: Vigdis Rotlid Vestad Sekretær: Vigdis Rotlid Vestad Lagret.: Sel kommune v/adm.sjefen har fått delegert myndighet fra kommunene i Nord Gudbrandsdal til å yte legevaktstjenester. NGLMS har delegert myndighet fra adm. sjefen til å drive legevakta. Ledelse er: Medisinsk faglig ansvarlig Inge Johansen, mobil 941 62 312 Legevaktssjef Stine Flaten tlf. 61 70 08 95 Daglig leder NGLMS Vigdis Rotlid Vestad mobil 991 58 549 Saksliste: Innledet møtet med 1 times diskusjon om aktuelle tema utenfor saksliste - listet opp nedenfor. Daglig leder innledet kort om status ved NGLMS, jf. referat fra drifts- og utviklingsrådet datert 16.03.12. Legevaktsgruppa brukte en halv time ekstra(frem til 12.30) til møtet. Saker som ikke ble behandlet i dette møtet tas opp i neste legevaktsmøte. Sentrale tema til drøfting: Samarbeidet med SI og divisjon Lillehammer Legevaktsgruppa ønsker at kommunene/nglms utvikler et tettere samarbeid med SI. Dette er særdeles viktig nå som samhandlingsreformen er en realitet. Det er et ønske fra medlemmene i gruppa at det tas opp på et høyere nivå(drifts- og utviklingsrådet NGLMS/Styret i SI) spørsmålet om NGLMS sin plass i SI, og at divisjon Lillehammer ikke kan ha det økonomiske ansvaret for NGLMS. Sak til driftsog utviklingsrådet 18.04.12. 1
Rekruttering av leger Er vi god nok som samlet region til å rekruttere og beholde leger? Vi sitter i hver vår kommune og annonserer, intervjuer og tilsetter(eller mangel på tilsettinger!!) Mange ideer ble fremmet, her nevnes noen: o Felles satsing på å ha lik profil/policy når vi annonserer etter leger; Hva kan vi tilby? Hytte på fjellet? Hus? Jaktrettigheter? Barnehage? Omdømmebygging? o Slå sammen alle kommunene til et legedistrikt, felles journalsystem, færre legesenter slik at legesentrene blir mer robuste på personell, fag og ferie/fravær o Arbeidsforhold, småbarnsforeldre. Skal kommunene bli mer aktive å legge til rette for at leger skal bli? Vikarleger både i egen kommune og ved legevakta Står i forhold til punktet over jo mer stabilitet i fast legekorps dess mindre behov for vikarleger. Felles enighet om at vikarleger må kvalitetssikres bedre enn det har vært i enkelte tilfelle frem til dd. Noen vikarleger er veldig flinke noen er dessverre ubrukelig for våre behov. Inge og Vigdis ser på forslag til evt. tiltak til noen av punktene over og kommer tilbake til saken i neste møte. 1. Forbedringsarbeid - gjennomgang av avvik Få skriftlige avvik kommet inn til legevakta i denne perioden. Pasient ved legevakta 03.03.12 - Åge Haugen, Dovre - har skrevet klage til rådmannen i Dovre, som har sendt klagen til NGLMS. Klagen tatt opp i drifts- og utviklingsrådet v/nglms 18.03.12 og i denne gruppa i dag. Ledelse ved legevakta har gått igjennom hendelsen. Inge Johansen har gitt skriftlig tilbakemelding til rådmannen i Dovre. Aktuell lege ved legevakta ved denne hendelsen var fra Skjåk. Rådmann Jan Rune Fagermoen og kommuneoverlege Odd Solheim i denne kommunen har gått igjennom sine rutiner for opplæring av vikarleger, og hatt gjennomgang av hendelsen med legen. Legen har valgt å si opp sin stilling i Skjåk. Vedlegg Generelt vises til innledningen vedrørende vikarleger. Legevakta blir aldri bedre enn det svakeste ledd og i dette tilfelle mener vi vikarleger som er dårlig i språk, pasientjournalsystem og geografi og at de kjenner dårlig til hvordan det norske helsevesenet fungerer. Avvik i perioden: Pasientjournalsystemet mangel på opplæring av leger i egen kommune. Plunder og heft med systemet fortsatt i prosjektfase i forhold til implementering og opplæring av systemet. o Forbedringer: Kommunene har fått beskjed om bedre opplæring legevakta ser forbedringer på dette allerede. o Otta legekontor og legevakta har superbrukere på pasientjournalsystemet, den ene av superbrukerne er valgt som leder av systemgruppa for regionen. Systemgruppa, IKT-konsulentene og Regiondata arbeider fortløpende med å forbedre systemet. Bemanningssituasjonen vakter har vært vanskelig å bemanne pga høyt 2
sykefravær en periode jan/feb. o Forbedringer: Dette var vanskelig i en periode, men alle vakter har vært bemannet. Det har vært nødvendig å beordre helsepersonell som har utløst bruk av overtid. Leger kommet for sent på legevakt. o Forbedringer: Kommune og lege varslet. Dette skal ikke forekomme i det hele tatt uten at det er gyldig grunn og at vedkommende lege har ordnet med vikar i fraværsperioden, og at helsepersonell ved legevakta er varslet. Vakter som har vært travel i forhold til bemanning. o Forbedringer: Dette er et vanskelig område. Her må vi både se på den fortløpende evalueringen av legevakta, og utvikle statistiske verktøy som kan si oss noe om topper på legevakta. Man må leve med at det kan være mer travelt i perioder med noe lenger ventetid for enkelte pasientgrupper (ikke tidskritiske sykdomstilfeller) Så langt har ledelsen ved legevakta bestemt at det kan leies inn en mellomvakt særlig på lørdag og helligdager. Dette har likevel vært vanskelig å få til pga mangel på nok helsepersonell til å ta helgevakter. Viser til gjennomgang av avvik i kommuneoverlegeforum 15.03.12: Avviksmeldinger på legevakta ble drøftet bl.a. grenseoppgangen mellom klage på pasientbehandling og avviksmelding på systemnivå, lukking av avvik og håndtering av avviksmeldinger. Håndtering av rykter uten muntlig eller skriftlig melding ble også drøftet i tillegg til undersøkelser av hendelser som verken kan defineres som klager eller avvik. Inge orienterte om et par nye avviksmeldinger og lukking av et par tidligere meldinger. Innspill som ble gitt: For å ha muligheter for oppfølging av enkeltsaker, må det være en formell henvendelse til NGLMS. Det er viktig å bruke meldinger om avvik i arbeidet for å forbedre tjenesten ikke henge ut enkeltpersoner. Rutiner for håndtering av avvik inkludert ev. opprettelse av et kvalitetsutvalg - bør vurderes i legevaktsgruppa. (Inge følger opp) For å redusere risikoen for avvik på legevakt, er det viktig å ha gode instrukser som er kjent blant personalet bl.a. når det gjelder opplæring av vikarleger/turnuskandidater/nye leger. Oppdatering/revisjon av KS-systemet er viktig og det må være praktiske rutiner som oppleves som nyttige i hverdagen. (Inge følger opp) Kommunene bør fra nå av ha som målsetting kun å sende sine faste leger til å bemanne legevakter. Ved bruk av vikarleger må disse være godt opplært og kvalitetssikret fra egen kommuneoverlege Ledelsen ved legevakta ser på forbedringer med at de faste legene i regionen kan bytte vakter seg i mellom ved å ha oppdaterte lister med telefonnummer og epostadresser. Vikarpoolsystem er også nevnt. Bytte av vakter skal godkjennes av kommuneoverlege og medisinsk faglig ansvarlig ved legevakta. Legevaktsgruppa slutter seg til å se på innspillene fra 3
kommuneoverlegemøtet 15.03.12, ansvar: Inge og Vigdis 2. Bakvakt gjennomgang av praksis og rutiner etter at Dovre og Lesja har begynt med ny praksis fra 1.mars. Saksbehandle brev fra Anton Hole, se vedlegg. Varslingsrutiner AMK/legevakt I kommuneoverlegeforum15.03.12 kom det forslag om å oppnevne en bakvaktsgruppe (arbeidsgruppe som har delegasjon fra legevaktsgruppa) Anton Hole ønsker at bakvaktslege blir utkalt oftere enn praksis ved legevakta i dag, vedlegg. Prosedyre ved legevakta pr. i dag som legevaktsgruppa har godkjent er: Legevaktslege og AMK tilkaller bakvaktslege etter vurdering. Det er uenighet blant legene i legevaktsgruppa hvordan ny praksis evt. skal være vedrørende tilkalling av bakvaktslege. Vi avventer forslag fra oppnevnt bakvaktsgruppe. Bakvaktsgruppe oppnevnt i dag: Anton Hole, Lesja, Gurgen Nazaretian, Dovre, Bjørn Steinar Storvik, Skjåk og en lege fra Lom. Inge Johansen og Liv Randen rep. NGLMS og en rep. velges fra AMK. Mandat for bakvaktsgruppe utarbeidet, vedlegg Legevakta innfører fra dags dato følgende praksis: o Bakvaktslege blir tilkalt/oppringt ved all rød respons som kommer til legevakta o Denne praksisen fungerer inntil nytt forslag fra bakvaktsgruppa er gjennomgått og godkjent av legevaktsgruppa og implementert som ny prosedyre 3. Enkeltlegers ønsker om å omgjøre bakvakt til lokal aktiv vakt Konsensus i legevaktsgruppa på følgende: Bakvaktslege skal være bakvakt, legevaktslege skal være legevakt. Ingen forståelse i gruppa på at leger omgjør bakvakt til aktive legevakt det vil bli håpløst å følge opp og kommunisere riktige budskap ut til befolkningen. Prosedyre i legevaktshåndbok følges. 4. Legehjemler i kommunen Fritak fra legevakt saksbehandles i egen kommune Saksbehandling i egen kommunen vedrørende søknader om fritak for legevakt. (eks. gravide, alder) Reduserte stillinger kan gi reduserte legevakter? Legehjemmel i kommunen må gjelde for antall legevakter kommunen står ansvarlig for. Svingninger i antall leger som kan delta fra den enkelte kommune i forhold til vaktliste Vaktliste planlegges for et halvt år i gangen. Denne kan selvsagt bli endret på denne tiden. Likevel syns legene det er bra med så lang tids planlegging og ønsker å beholde dette systemet. 4
5. Legevakt faste leger, vikarleger, opplæring (noe repetisjon av det som er nevnt i foregående kapitler) Vikarleger ofte ikke skikket til å gå inn i legevakt Presisering: Kommunen bør fortrinnsvis sende sine faste leger til legevakta. Minst mulig bruk av vikarleger. Fastlegeordningen tilplikter leger å gå i legevakt Det diskuteres om ikke kommunen må gå i nærmere dialog med de faste legene for å se på utfordringene ved arbeidsforholdene. Leger melder om ekstrem stor pågang av pasienter til noen av legekontorene Se på vikarpool og vaktlistesystem, telefon og epostadresser slik at det er mulig å bytte vakter mellom de faste legene Utfordring med vaktordninger for alenemødre og småbarnsforeldre generelt. Se konklusjonene som er gjort vedrørende saken i tidligere kapitler 6. WinMed 3 drift og opplæring Avansert system, lagt vel høyt, vanskelig å lære særlig for de som kommer utenfra. Flere hendelser med at lege ikke er lagt inn i datasystemet fra hjemkommune. Følge godt med i utviklingen av implementeringen og opplæringen av WinMed. Leder av systemgruppen rapporterer til daglig leder ved NGLMS vedrørende fortløpende status ved legevakta om bruk av pasientjournalsystemet. 7. Sjekkliste vedrørende rutiner i legevaktshåndboka ved begynnelse av vakt. Godkjenning av vikarleger. Dette blir ikke fulgt opp. Leger/vikarleger skal godkjennes av både kommuneoverlege og medisinsk faglig ansvarlig ved legevakt. Denne rutinen følges ikke opp av den enkelte kommune Heller ikke sjekkliste ved begynnelse av legevakta Inge og Stine ser på praksis og rutiner. Legevaktsgruppa får rapport om praksis ved neste møte 8. Beredsskapsplaner versus vikarleger. Planen skal være kjent blant flere, ikke personavhengig. Legevaktshåndboka bør ha tydelige prosedyrer på dette. Bekymringen her er at vikarleger ikke kjenner beredskapsplanene. Legevakta og kommunene skal ha rutiner uavhengig av hvilken lege som er på vakt. 9. Innleggelse fra sykehjem ambulanse kjører direkte til sykehus uten å gå gjennom legevakt Er det en selvfølge at kommunen skal betale for dette når 5
det ikke er rekvirert/satt i verk av kommunehelsetjenesten? Kommunen ansvarlig for alle sine pasienter uavhengig hvem som legger de inn på sykehus 10. Legehåndbok abonnement Inge undersøker brukervennlighet i forhold til eksisterende abonnement. 11. Digitalt mobilt røntgenapparat ved legevakta Legene i gruppa er delt i synet på behovet for digitalt røntgenutstyr ved legevakta. Det må vurderes vanskelighetsgrad å betjene et slikt apparat, hvilke utfordringer med installasjon og drift osv.. Inge og Vigdis har fått i oppdrag fra drifts- og utviklingsrådet NGLMS å utrede muligheter for digitalt røntgenutstyr ved legevakta. Legevaktsgruppa blir holdt orientert og tatt med på råd i fortsettelsen. 12. Økonomirutiner Legger frem nytt forslag til økonomirutiner for vaktlege natt. Vedlegg Full tilslutning til forslaget. Vi setter i gang nye rutiner fra 1. april i samråd med regnskapsenheten i Sel kommune. 13. Sør- og Nord-Fron tilkoblet legevaktvarsling fra 01.03.12 Dette samarbeidet går fint. Ingen store utfordringer så langt, eller avvik som er meldt. NESTE MØTE Dato: 15. juni 2012 Tid: kl 09.00 til 12.00 Sted: NGLMS, dagligstue øst, 2.etg. 6