Vilje til nytenkning Brukerfokus Jobb på tvers Fakta og data styring Hva og hvordan med et digitalt blikk november 2015 Martin Standley 80-årene butikkjeder Hva er kategoristyring? Utgangspunkt i virksomhetens innkjøpsbehov styring Organisering som sikrer brukerinvolvering på tvers i virksomheten Segmenterer produkter og tjenester i grupper for å avspeile markedets organisering = fokus på virksomhetens største innkjøpsområder av varer og tjenester (prioritering) Innkjøpsstrategi Forvalte markedet Gjennomføre endringene O Brien s 33 Eksempler på kategorier Lokaler: husleie, rengjøring, energi, vakt, forsikring, : PCer, drift, nettverk, telefoni, brukerstøtte, programvare, utvikling, Profesjonelle tjenester: konsulenter, PR rådgivere, designere, kompetanseheving : fokus på nytte/verdiskaping Leverandørgruppe: fokus på markedet Produkt Prosess Leverandørmarkedet Leverandører Behovsstyring Endre kravspek en Endre design (tilbudssiden) Samle kjøpet/samarbeid Øk produktivitet Analyser og fjern kostnader Øk handlingsevne Øk konkurransen Finn nye markeder Omorganisere innkjøpsgrunnlag Forbedre relasjoner Øk prestasjoner/kvalitet Prøv å innovere Kjøp mindre eller fjern Endre på policy Øk utnyttelse s. 86 1
1 3 måneder 6 måneder Prosjekt oppstart Omfang Mulighetsanalyse Sponsor Bemanne Prosjekt plan Nå, mål, forslag Interessenter Planer Quick wins Først innsikt Forretningsbehov Omfang: Spendanalyse Sum av totalbeløp % andel totalbeløp Sum av antall unike fakturaer Sum av gj.snitt pris per faktura 72 009 528 38 % 1 139 63 203 140 Profesjonelle tjenester 68 611 028 36 % 905 75 773 198 Eiendom 25 261 182 13 % 171 148 159 43 Kontor og administrasjon 10 557 370 6 % 866 12 195 184 Transport og reiser 9 090 490 5 % 2 187 4 157 385 Kunnskap 3 376 915 2 % 407 8 289 136 Personell 2 413 436 1 % 432 5 591 55 Finansielle poster 7 147 0 % 18 397 18 Total: 191 327 095 100 % 6 125 31 237 Antall leverandør er Datakilde: Hovedbok/leverandørreskontro Beløp, dato, leverandør, art, formål, koststed, (kontraktsnr.), etc. Omfatter alle utbetalinger Revidert (regler, myndighet, rutiner) Digitalisert Sentralisert (mer eller mindre) og masse feilføringer, men vi driver med analyse, ikke regnskap http://www.anskaffelser.no/verktoy/innkjopsanalyseverktoy Mulighetsanalyseverktøy prioritering av kategorier Potensiell nyte. F.eks.: Volum Besparingspotensial Markedetsegenskap Tilgang på handlingsalternativer Bør gjøres, men senere Unngå nå Prioriteres Gjøres med en gang (quick win) Mulighetsanalyseverktøy prioritering - eksempel Potensiell nyte. Lokaler Konsulent Flyreiser O Brien 201 s. 59 Gjennomføringsenkelthet. F.eks.: ens modenhet Mengde og kompleksitet av endring Organisasjonens åpenhet for endring Markedsegenskap O Brien 201 s. 60 Gjennomføringsenkelthet. Kontor rekv. 2
Prosjekt oppstart Omfang Mulighetsanalyse Sponsor Bemanne Prosjekt plan Nå, mål, forslag Interessenter Planer Quick wins Først innsikt Forretningsbehov Samle data Leverandørvarsel Intern data Leverandør data Markedsdata Kostnadsanalyse Pris strategier Nedbryting av priser og kostnader Ytre vilkår Leverandørens verdikjede Teknologi nå + Markedet «One of the most crucial parts of category management» Både datainnsamling og - analyse Analyser for å få innsikt Eksternt Markedsanalyse Verdikjede analyse Interessent analyse Leverandøranalyse Internt Spendanalyse Strategianalyse (Porteføljeanalyse - Kraljic) Behovsanalyse Organisasjonsanalyse Aktivitetsanalyse (prosess) Kostnadsanalyse Noen relevante datakilder Kilde Analyse Leverandørreskontro Fakturalinjer Innkjøpssystem KAS/KAV Spend Aktiviteter (antall utbetalinger) Leverandør (antall, distribusjon) Organisasjon (antall koststeder, lekkasje) Spend (antall produkter, distribusjon, priser) Organisasjon (bestillingsmønstre, lekkasje) Behov Aktivitet Aktivitet (konkurranser) Spend Initiere Implementere Forbedre Samle data Leverandørvarsel Intern data Leverandør data Markedsdata Kostnadsanalyse Pris strategier Nedbryting av priser og kostnader Lag strategi Oppsummer innsikt Generer alternativer Evaluer alternativer Velg og lag Ytre vilkår Leverandørens verdikjede Teknologi nå + Markedet Risikostyring Overordnet plan Tiltak 2015-11-04 styring e-handel brukersamling 3
Plassering av kategori Maktanalyse - utgangspunkt (Flaskehals) (Flaskehals) (Risiko) Sikre leveranser Volum Innovasjon Sikre leveranser Volum Innovasjon O Brien 201 s. 140 Kvalitet og service Kostnader viktighet for virksomheten O Brien 201 s. 143 Kvalitet og service Kostnader Viktighet for virksomheten Maktbalansen er bevegelig F.eks. hvis kjøperen blir betraktet som «best i klassen» (Flaskehals) Sikre leveranser Volum Innovasjon 3. Velg strategi Portefølje kvadrant Lav markedsstyrke Middels markedsstyrke Volum Øk konkurransen Utnytt Utnytt Høy markedsstyrke Balanse Balanse Balanse Diversifiser Diversifiser Reduser transaksjonskostnader Utnytt om mulig Utnytt Utnytt O Brien 201 s. 146 Kvalitet og service Kostnader Viktighet for virksomheten ATKearneys Purchasing Chessboard : http://www.purchasingchessboard.com/content/en_en/esb/index.php?size=8 O Brien 201 s. 148-9 F.eks. Inndeling av oppgaver Samle innkjøp Endre Volumspek en Taktisk O Brien 201 s. 150 Viktighet for virksomheten 4
e oppgaver Taktiske oppgaver Strategi Definere policy Definere mål og styringsparametere Organisering Definere roller og ansvar Definere anskaffelsesprosessen med faser og aktiviteter Systemer, verktøy, maler Samle data, analysere og rapportere Iverksette tiltak for bedre måloppnåelse Årlige innkjøpsplan og følge opp Allokere ressurser Etterspørre strategi med mål for hver konkurranse Etablere mal for hva en konkurransestrategi skal inneholde Operative oppgaver Organisering eks. 1 Gjennomføre konkurranser Dialog med markedet Følge opp leverandører og kontrakter Etterleve fullmakter Etterleve lover og regler Etterleve etiske retningslinjer Seksjon for innkjøp Taktisk Toppleder Desentralisert ansvar med koordinerende innkjøpsenhet Eiendom Forvaltningsavdeling Organisering eks. 2 Organisering eks. 3 Toppleder Desentralisert ansvar med Innkjøpsenhet med ansvar for felles avtaler Toppleder Sentralisert innkjøp Seksjon for innkjøp Seksjon for innkjøp Taktisk og operativt Eiendom Forvaltningsavdeling Eiendom Forvaltningsavdeling Behovshavere Behovshavere Behovshavere 5
Fullmaktsmatrisen Digitalisering -> Hvem har ansvar og myndighet? Krevende å utvikle Enda mer krevende å iverksette Kan oppfattes som en tvangstrøye mange ledd (Automatisering/effektivisering av prosessen) Tilgang til styringsinformasjon Rettighetskontroll avspeiler fullmaktsmatrisen Rett og slett ikke mulig å komme forbi Valg av organisering påvirker lisenser Digitalisering flytter makt til systemeieren: både tilgangskontroll og oversikt og -blikk Initiere Implementere Forbedre Lag strategi Oppsummer innsikt Generer alternativer Evaluer alternativer Velg og lag Planlegging Detaljer Prosjektstyring Endringsledelse Gjennomføring Markedsdialog Utlysning Valg av leverandør Forhandling Risikostyring Overordnet plan Tiltak Avtaler Planlegg kontraktsforvaltning Kontraktsoppfølging Hva har vi lært? Leverandørforvaltning Styring Relasjoner Kontinuerlig forbedring Motivere innovasjon Behovstilpasning Markedsanalyser Sjekk behov for å starte på nytt Digitaliseringens rolle Måling Gevinstrealisering Priskontroll Sortimentskontroll Lekkasje Leveransetider Retur, garantier 6
Hva har vi lært? Leverandørforvaltning Styring Relasjoner Kontinuerlig forbedring Motivere innovasjon Behovstilpasning Markedsanalyser Sjekk behov for å starte på nytt Prosjekt oppstart Omfang Mulighetsanalyse Sponsor Bemanne Prosjekt plan Nå, mål, forslag Interessenter Planer Quick wins Først innsikt Forretningsbehov Samle data Leverandørvarsel Intern data Leverandør data Markedsdata Kostnadsanalyse Pris strategier Risikostyring Nedbryting av Overordnet plan priser og Anskaffelsesstrategi kostnader Ytre vilkår Leverandørens verdikjede Teknologi nå + Markedet retning Valg av S.R. Leverandørenes syn på forholdet til oss Skap strategi Planlegging Oppsummer innsikt Detaljer Generer alternativer Prosjektstyring Evaluer alternativer Endringsledelse Velg og lag Gjennomføring Markedsdialog Utlysning Valg av leverandør Forhandling Avtaler Planlegg kontraktsforvaltning Kontraktsoppfølging Hva har vi lært? Leverandørforvaltning Styring Relasjoner Kontinuerlig forbedring Motivere innovasjon Behovstilpasning Markedsanalyser Sjekk behov for å starte på nytt styring Digitalisering 7