Oslo universitetssykehus HF Styresak Dato møte: 30. april 2015 Saksbehandler: Prosjektleder Lars Erik Kjekshus Vedlegg: SAK 34/2015 PROSJEKT GJENNOMGANG OG UTVIKLING AV ORGANISERINGEN AV OSLO UNIVERSITETSSYKEHUS Forslag til vedtak Styret tar saken til orientering. Oslo, den 23. april 2015 Bjørn Erikstein
Oslo universitetssykehus HF styresak 34/2015 Side 2 av 5 1. Sammendrag I januar 2015 startet et prosjekt for gjennomgang og utvikling av organiseringen av Oslo universitetssykehus. Prosjektet skal legge et grunnlag for organiseringen av Oslo universitetssykehus fra 2016 og framover. Sluttleveransen blir tidlig i 2016, men allerede før sommeren 2015 leveres en delrapport, slik at utvalgte endringer vil kunne iverksettes fra nyttår 2016. Prosjektets mål er å danne et godt beslutningsgrunnlag for videre utvikling av organiseringen og vurdere og eventuelt foreslå endringer i organiseringen som fremmer og støtter opp under Oslo universitetssykehus strategi, formål og effektiv drift. Det inneholder fire delprosjekter; overordnet organisasjonsstruktur i Oslo universitetssykehus, organisering av IKT- og teknologifunksjoner, organisering av stabs- og støttefunksjoner og organiseringens følger for samhandling med ulike eksterne samarbeidspartnere. Styret orienteres i denne saken om prosjektet status. 2. Tidligere vedtak Styret ble orientert om organisasjonsprosjektet i sak 75/2014 Administrerende direktørs orienteringer, den 18. desember 2014. 3. Administrerende direktørs vurdering og anbefaling Oslo universitetssykehus står overfor en rekke utfordringer når det gjelder å følge opp de mål som er fastsatt i strategien innenfor de økonomiske rammene som er gitt sykehuset. Det er viktig at sykehuset har en struktur som oppleves som hensiktsmessig og i samsvar med den vedtatte strategien for sykehuset. Dette er den første helhetlige gjennomgangen av organiseringen etter at helseforetaket fikk en samlet organisasjon. Prosjektet skal legge et grunnlag for organiseringen av Oslo universitetssykehus fra 2016 og framover. Sluttleveransen blir tidlig i 2016, men allerede før sommeren 2015 leveres en delrapport, slik at visse, utvalgte endringer vil kunne iverksettes allerede fra nyttår 2016. Prosjektets mål er å danne et godt beslutningsgrunnlag for videre utvikling av organiseringen av Oslo universitetssykehus, slik at sykehuset kan løse sine oppgaver på best mulig måte. Prosjektet skal vurdere og eventuelt foreslå endringer i organiseringen som fremmer og støtter opp under Oslo universitetssykehus strategi, formål og effektiv drift. Prosjektet skal oppleves som meningsfylt for sykehusets ansatte og være preget av bred kartlegging, bred involvering og medvirkning og hensiktsmessig brukerinvolvering, Det er gjennomført en systematisk gjennomgang av relevant dokumentasjon og tidligere utredninger samt at det er foretatt SWOT- analyser (styrker, svakheter, muligheter og hindringer) av alle avdelinger i sykehuset. I etterkant av SWOTanalysene er det blinket ut enkelte områder for fokusgruppeintervjuer samt dybdeintervjuer. Denne informasjonen brukes nå av prosjektgruppen til å utarbeide forslag til organisatoriske endringer på klinikk- og avdelingsnivå. Framdriften i prosjektet er i henhold til plan. Styret vil bli holdt orientert.
Oslo universitetssykehus HF styresak 34/2015 Side 3 av 5 4. Faktabeskrivelse Prosjektets hovedområder og avgrensninger Prosjektet skal ikke hindre allerede pågående lokale forbedringsarbeid, men skal bidra til å fremheve de områdene som er godt integrert. Prosjektet skal se på hva som eventuelt hindrer lokalt forbedringsarbeid og om dette skyldes den overordnede strukturen. Prosjektet vil ikke kunne løse de umiddelbare økonomiske utfordringene foretaket står overfor, men vil på sikt bidra til at foretaket utvikler seg i samsvar med strategi 2013-2018. Prosjektet har særskilt oppmerksomhet rettet mot organisasjonens instrumentelle forutsetninger, der struktur og ledelsesbetingelser blir kartlagt og analysert. Momenter som belyses er: kontaktpunkter og avhengigheter (kartlagt i forbindelse med idéfasen), tilrettelegging for hensiktsmessig gjennomføring av helhetlige pasientforløp, fullmaktstruktur og mulighetsrom i den enkelte enhet. Hovedområdene for prosjektets arbeid er: Duplisering av funksjoner Stedlig ledelse (geografi) Kontrollspenn (størrelse) Faglig kontra tverrfaglig organisering Grensesnitt og samarbeid mellom klinikker og avdelinger I tillegg er det skilt ut tre delprosjekter innen områdene organisering av IKT- og teknologifunksjoner, organisering av stabs- og støttefunksjoner og organiseringens følger for samhandling med ulike eksterne samarbeidspartnere, som vil starte opp i juni 2015. Prosjektstatus og aktivitetsplan Prosjektets fremdriftsplan for første fase frem mot sommeren er illustrert under: Kommunikasjons- og informasjonstiltak Prosjektet skal bidra til å skape bevissthet om problemstillinger relatert til organisering, og til å forankre utviklingsprosessen i organisasjonen. Det legges
Oslo universitetssykehus HF styresak 34/2015 Side 4 av 5 derfor vekt på kommunikasjon og informasjon. Det er detaljert og oppdatert informasjon om prosjektet på intranettet. Møtereferater og presentasjoner er her tilgjengelig for alle ansatte. Sykehusets ledere og ansatte informeres i linjen, i ledermøter og ledersamlinger, dialogmøter og ulike fagforum og andre arenaer. I forkant av SWOT-analysene i perioden desember 2014 til februar 2015 ble det gjennomført 33 presentasjoner ute i klinikker, staber og andre fora. Informasjonsinnhenting stor involvering av organisasjonen Prosjektet er i all hovedsak ferdig med systematisk informasjonsinnhenting for fase 1. I tillegg til analyser av eksisterende kartlegginger, utredninger og evalueringer har prosjektet basert informasjonsinnhentingen på involvering av organisasjonen gjennom SWOT-analyser i alle avdelinger og fokusgruppeintervjuer. SWOT-analyser:I tidsrommet medio januar til medio februar gjennomførte alle 83 avdelingene ved sykehuset SWOT-analyser, dvs. vurderinger av enhetenes styrker og svakheter, muligheter og hindre. Prosjektet anbefalte at analysen ble gjennomført i grupper bestående av avdelingsleder, seksjonsledere, tillitsvalgte, verneombud og at seksjonsledere søkte innspill fra sine ansatte i forkant. SWOT analysene hadde tre formål: 1) å identifisere avdelingens styrker, svakheter, muligheter og hindre relatert til organisering, 2) identifisere hva som er lokale utfordringer og hva som skyldes overordnede forhold og rammevilkår, og 3) å identifisere enheter som har lyktes godt med integreringsarbeidet og vise bevaringsområder der strukturen fungerer godt. Tabellen under viser antall innspill i hver kategori Alle innspillene fra SWOT-analysene er gjennomgått og kategorisert i henhold til hovedproblemstillingene listet over. I overensstemmelse med prosjektets vekt på åpenhet ligger alle innspillene fra SWOT-analysene ute på sykehusets intranett. I forbindelse med prosjektets delprosjekt 1 overordnet organisasjonsstruktur i Oslo universitetssykehus er det gjennomført involverende prosesser for å samle informasjon fra alle avdelinger i sykehuset. Det er gjennomført en systematisk gjennomgang av relevant dokumentasjon og tidligere utredninger samt at det er foretatt SWOT- analyser (styrker, svakheter, muligheter og hindringer) av alle avdelinger i sykehuset. I etterkant av SWOT-analysene er det blinket ut enkelte områder for fokusgruppeintervjuer samt dybdeintervjuer. Disse
Oslo universitetssykehus HF styresak 34/2015 Side 5 av 5 kartleggingene og analysene brukes nå av prosjektgruppen til å utvikle forslag til organisatoriske endringer på klinikk- og avdelingsnivå. Fokusgruppeintervjuer: På bakgrunn av prosjektets hovedproblemstillinger og innspillene fra SWOT-analysene har delprosjektet identifisert 11 områder hvor det har blitt gjennomført fokusgruppeintervjuer med ledere og ansatte fra ulike deler av organisasjonen. Hensikten med fokusgruppeintervju er å avklare og belyse et bestemt emneområde gjennom en felles samtale. Ved at deltakerne samtaler om sine erfaringer kan man få frem mer informasjon enn ved å intervjue ett og ett gruppemedlem. I tillegg har prosjektet gjennomført ytterligere dybdeintervjuer med utvalgte nøkkelpersoner. Tiltaksmatrise: Det pågår nå et arbeid med å utvikle en tiltaksmatrise. Tiltaksmatrisen vil oppsummere de organisatoriske endringsforslag og vurdere disse opp mot kriterier for i hvilken grad de støtter opp om ulike deler av strategien, hvordan de vil bidra til å bedre driftsøkonomiske forhold som styrbarhet og null fristbrudd, samt at det vil gjøres en vurdering av gjennomførbarhet som hvor godt endringsforslaget er utredet, hvilken risiko som er forbundet med endringsforslaget, samt vurdere mulighet for å gjennomføre disse endringene enten på kort eller lang sikt.