Microsoft Access 2010

Transkript

1 Microsoft Access 2010 Bjørn Kristoffersen Høgskolen i Telemark [email protected] Microsoft Access (heretter skriver vi kun Access) er et databasehåndteringsverktøy til bruk for personlige databaser og mindre flerbrukerdatabaser. Det har et intuitivt brukergrensesnitt som egner seg for sluttbrukere og til opplæring. Access er også et integrert utviklingsverktøy for programmering av databaseapplikasjoner med menyer, skjermbilder og rapporter, og har støtte for databasespråket SQL. Det er mulig å utvikle enkle databaseapplikasjoner uten programmeringserfaring. Grunnleggende funksjonalitet i Access blir forklart, med vekt på definisjon av tabeller, spørringer, skjemaer og rapporter, samt enkel makroprogrammering. Framstillingen er basert på norsk utgave av Access Mesteparten av stoffet er imidlertid gyldig også for eldre versjoner. Eksempeldatabasen Hobbyhuset.accdb kan lastes ned fra Dette notatet er en oppdatert og forenklet versjon av et tilsvarende notat for Access Grunnleggende bruk Access er en del av Office-pakken. Vi antar at Access er installert. Åpne, lage og lukke databaser Access ligger på Start-menyen. Hvis det er opprettet en snarvei vil det også ligge et ikon på skrivebordet. Vi bruker menyvalget Fil/Ny for å opprette en ny database, se Figur 1. Det er mulig å basere databasen på en ferdig mal. I figuren er det valgt å lage en tom database. I begge tilfeller må man oppgi katalog og filnavn nede til høyre, og deretter klikke Opprett. Figur 1. Lage en ny database

2 2 Access 2010 lagrer databaser i accdb-filer, for eksempel Hobbyhuset.accdb. Tidligere ble databaser lagret i mdb-filer. Access 2010 kan jobbe med slike filer også, men ikke all ny funksjonalitet er da tilgjengelig. Noe funksjonalitet er for øvrig også fjernet, blant annet støtter ikke accdb-formatet tildeling av rettigheter på brukernivå. Ved å dobbeltklikke en accdb-fil i filbehandleren vil Access starte og databasen bli åpnet. For databaser som er lastet ned fra nettet blir det vist en sikkerhetsadvarsel. Grunnen til det er at Access-databaser kan inneholde programmer i tillegg til data, og slik programkode kan potensielt gjøre skade på maskinen (for eksempel slette filer). Hvis man er sikker på at databasen ikke inneholder farlig kode, så kan man velge Aktiver innhold. Menyvalget Fil/Avslutt lukker den aktive databasen og avslutter Access. Access vil automatisk sørge for at registrerte data blir lagret underveis i arbeidet. Databasevinduet Som andre Office-programmer har brukergrensesnittet til Access et menybånd øverst, en statuslinje nederst og et arbeidsområde i midten, se Figur 2. Når vi jobber med en database blir navigasjonsruten vist til venstre i arbeidsområdet. I figuren er tabellene i Hobbyhuset listet. En Access-database kan inneholde flere slags databaseobjekter: Tabeller blir brukt for å lagre data. Ved å åpne en tabell kan vi legge til nye data, og redigere eller slette eksisterende data. Spørringer henter ut data fra en eller flere tabeller. Det er også mulig å lage spørringer som definerer nye tabeller, eller som setter inn, oppdaterer eller sletter data fra en eksisterende tabell. Skjemaer er «skjermbilder» tilpasset en bestemt arbeidsoperasjon. Vi kan lage skjemaer som forenkler registrering av data i en tabell, skjemaer for å søke etter data, og skjemaer som lar brukeren styre utskrift av rapporter. Rapporter presenterer data hentet fra tabeller/spørringer på papir. Makroer og moduler blir brukt for å lage spesialtilpassede applikasjoner. Fra menyen Opprett (aktiv i figuren) kan vi opprette alle disse objektene. Figur 2. Brukergrensesnittet i Access 2

3 3 Få hjelp Hjelp-systemet blir aktivert ved å klikke spørsmålstegnet øverst til høyre. Funksjonstasten F1 gir kontekstsensitiv hjelp, det vil si hjelp tilpasset en konkret situasjon. Det kan være lurt å trykke F1 hvis man har påbegynt en operasjon og står fast. Tabeller Data blir lagret i tabeller. En database vil som regel bestå av flere tabeller. Figur 3 viser en tabell som inneholder data om varelageret til en bedrift, slik den blir vist i Access. Hver enkelt rad i tabellen inneholder data om et vareslag. Egenskaper ved varene, som for eksempel betegnelse og pris, er lagret i hver sine kolonner. Enhver kolonne har et navn, vist som overskrift til kolonnen. Alle verdiene i en bestemt kolonne er av samme datatype: Kolonnen VNr inneholder heltall, kolonnen Betegnelse tekst og kolonnen Pris kronebeløp. Figur 3. Tabellen Vare Ajourhold av data For å jobbe med en tabell må man først åpne den. Sørg for at kategorien Tabeller er vist i navigasjonsruten. Dobbeltklikk tabellen. Access viser tabellen på skjermen. Vi kan forflytte oss i tabellen, endre, slette og legge til data. Navigere: Piltaster og rullesjakter (scrollbar) kan brukes for å forflytte seg på vanlig måte. Det er også mulig å gå direkte til et felt ved pek-og-klikk. For tabeller med mange rader kan ikke alle bli vist samtidig. Nederst i tabellvinduet står det hvor mange rader det er i tabellen og hvilken rad som er aktiv. Her er det også knapper for å gå til første, forrige, neste og siste rad. Endre: Klikk i verdien og rediger på vanlig måte. Legge til en ny rad: Klikk på den lille pilen merket med en stjerne nederst i tabellvinduet, eller gå til siste kolonne i siste rad og trykk Enter-tasten. Slette en rad: Merk raden ved å klikke i den grå firkanten til venstre for raden. Trykk Delete-tasten. Slette mange rader: Merk radene og trykk Delete-tasten. Sammenhengende rader merkes ved å dra-og-slippe fra den første raden til den siste. Ved å holde nede Ctrltasten er det mulig å merke rader som ikke er sammenhengende. 3

4 4 Sortere: Velg Sorter fra A til Å/Sorter fra Å til A i nedtrekkslisten til høyre i kolonneoverskriften. Søke: Merk en kolonne og velg knappen Søk (kikkerten) på menybåndet Hjem. Skriv inn søkekriteriet i dialogvinduet som blir vist. Det er mulig å finne rader som er identisk med søkekriteriet, som inneholder søkekriteriet, eller som starter med søkekriteriet. Filtrere: Ved å merke en tekst og klikke knappen Utvalg (sjakten med et lyn) vil kun rader som «matcher» den merkede teksten bli vist. Dette er kun et midlertidig filter; de øvrige radene blir ikke slettet. Prøv for eksempel å filtrere med hensyn på kategori 14 i tabellen over. Klikk Aktiver/deaktiver filter for å fjerne filteret igjen. Endre bredden på kolonner: Dra-og-slipp fra høyre kant i kolonneoverskriftene. Skjule og vise kolonner: Høyreklikk i en kolonneoverskrift og velg Skjul/Vis felt. Å skjule en kolonne er ikke det samme som å slette en kolonne. Kun visningen blir endret. Lage nye tabeller Det er mulig å lage tabeller på flere måter. Vi forklarer bruk av Utformingsvisning, som er den mest generelle teknikken. Velg Opprett/Tabellutforming i menybåndet.. Access viser et «linjeark» for å definere kolonnene i tabellen, se Figur 4. Hver kolonne blir definert på en egen linje. Skriv inn navnet på kolonnen under Feltnavn 1 og velg datatype fra nedtrekkslisten. Til høyre er det plass til å skrive inn en kort forklaring (fritekst) på hva slags data kolonnen skal inneholde. Figur 4. Tabelldefinisjon 1 Access bruker begrepet felt om det vi kaller kolonne. 4

5 5 I nedre del av vinduet er det mulig å definere andre egenskaper verdiene i kolonnen skal ha. Nøyaktig hvilke egenskaper som det er mulig å styre avhenger av hvilken datatype som er valgt. Feltstørrelse: Maksimalt antall tegn i tekststrenger. Standardverdi: Denne verdien blir automatisk satt inn når nye rader blir lagt til, og er nyttig hvis en bestemt verdi forekommer svært ofte. Valideringsregel: Her kan man skrive inn en betingelse som alle verdier i kolonnen skal tilfredsstille, for eksempel <10000 for kolonnen Pris. Access vil sjekke betingelsen og gi feilmelding hvis bruker skriver inn en verdi som bryter betingelsen. Obligatorisk: Kolonnen må alltid fylles ut. Indeksert: Settes for kolonner vi søker ofte i. Indekser gjør at tabellen tar større plass, men søk vil gå hurtigere. Alle tabeller bør ha en primærnøkkel. En primærnøkkel er en kolonne, eller en kombinasjon av kolonner, som unikt identifiserer en rad i tabellen. For varetabellen vil VNr være velegnet, fordi alle varer har et varenummer og det ikke finnes to varer med samme varenummer. Primærnøkkel for en tabell blir definert ved å merke kolonnen(e) og klikke knappen merket Primærnøkkel på menybåndet. Kolonner merkes ved klikk i firkanten til venstre på linjen der kolonnen er definert. Ved å holde nede Ctrl-tasten er det mulig å merke flere linjer (aktuelt for sammensatte primærnøkler). Primærnøkler kan fjernes ved å klikke knappen Primærnøkkel igjen, eller menyvalget Utforming/Indekser. Merk linjen med indeksnavn PrimaryKey og trykk Delete-tasten. Spørringer Tabeller kan inneholde mange tusen rader. Det oppstår dermed et behov for å kunne søke i, filtrere, ordne og gruppere data. Noen typiske arbeidsoppgaver mot eksempeltabellen: Finn ut hvor mye Dvergtuja koster. Vis alle varer i kategori 14 som koster under 300 kroner. Lag en prisliste for busker sortert på pris. Finn ut hvor mange vareslag det er i hver kategori. Vi bruker spørringer for å løse slike oppgaver. Spørringer er en kategori i navigasjonsruten og kan bygges opp «visuelt», eller med spørrespråket SQL. En spørring er et «program» som henter data fra en eller flere tabeller og produserer et spørreresultat. I Access utfører man lagrede spørringer ved å dobbeltklikke, eller eventuelt ved å høyreklikke spørringen og velge Åpne. Et spørreresultat ser ut som en tabell, og noen spørreresultater kan redigeres som tabeller. Det som egentlig skjer er imidlertid at man oppdaterer den underliggende tabellen. Lage spørringer i utformingsvisning Som for tabeller er det flere teknikker, og igjen forklarer vi bruk av utformingsvisning. Velg Opprett/Spørringsutforming i menyen. Access viser først et dialogvindu der vi velger hvilke tabeller som spørringen skal hente data fra. Merk aktuelle tabeller og klikk Legg til. 5

6 6 Tabellene som er valgt blir vist øverst i vinduet. Den nedre delen har et antall linjer som blir brukt for å definere hva spørringen skal gjøre: Felt: Hvilke kolonner er nødvendige for å definere spørringen? Alle kolonner som skal med i utskriften må i hvert fall være med. Det kan også være bruk for en kolonne selv om den ikke skal vises fram, for eksempel for å definere en betingelse. Tabell: Fra hvilke(n) tabell(er) skal data hentes? Sorter: I hvilken rekkefølge skal data presenteres? Merk kolonnen(e) og velg mellom stigende eller synkende sortering. Vis: Kryss av for de kolonnene som skal med i utskriften. Vilkår: Hvilke rader skal være med? Her skriver man betingelser. Alle betingelsene må være oppfylt for at raden skal bli tatt med. eller: For å ta med rader som oppfyller betingelse 1 eller betingelse 2, skriver man førstnevnte under Vilkår og sistnevnte på linjen merket eller. Figur 5. Spørring i utformingsvisning Følgende oppskrift viser konstruksjon av en spørring som viser busker (kategori 14) til under 300 kroner stykket. Utskriften skal være sortert på betegnelse. 1. Lag en ny spørring basert på varetabellen som forklart over. 2. Dobbeltklikk kolonnene VNr, Betegnelse, Pris, Antall og KatNr i vinduet merket Vare. Legg merke til at kolonnene dukker opp på linjen Felt. 3. Klikk i linjen Sorter under Betegnelse og velg Stigende. 4. Klikk i linjen Vilkår under KatNr og skriv inn betingelsen Klikk i linjen Vilkår under Pris og skriv inn betingelsen < Fjern avkryssing under KatNr på linjen Vis. Skjermbildet skal se ut som i Figur 5. Utfør spørringen ved å klikke på Kjør (rødt utropstegn) på menybåndet. Ble resultatet som forventet? Lukk spørreresultatet og gi spørringen navnet 6

7 7 BilligeBusker. Åpne spørringen i utformingsvisning. Flytt betingelsen <300 ned til linjen merket eller. Utfør spørringen på nytt. Tenk over forskjellen på «og» og «eller»! Lage spørringer med SQL Enhver spørring bygget opp i utformingsvisning kan bli vist som SQL-kode. Omvendt kan man skrive SQL-kode og så se spørringen i utformingsvisning. Når en spørring er åpnet kan man veksle mellom de forskjellige visningene ved å høyreklikke i spørrevinduet og så velge i hurtigmenyen, ved å bruke nedtrekkslisten ved knappen helt til venstre på menybåndet, eller ved de små knappene helt nede til høyre på statuslinjen. Eksempelspørringen i Figur 5 svarer til følgende SQL-spørring: SELECT Vare.VNr, Vare.Betegnelse, Vare.Pris, Vare.Antall FROM Vare WHERE Vare.KatNr=14 AND Vare.Pris<300 ORDER BY Vare.Betegnelse ASC Etter FROM står navnet på tabellen som spørringen leser fra, etter SELECT står navnet på kolonnene som skal vises, etter WHERE står betingelsen som velger hvilke rader som skal med, og etter ORDER BY står det hvilke kolonner som styrer sorteringen av resultatet. Ved å kombinere SQL-koding og «visuell programmering» lærer man begge metoder bedre. Spørringer mot flere tabeller Relasjonsvinduet viser de logiske sammenhengene mellom tabellene i en database, se Figur 6. Figuren viser tabellene i Hobbyhuset, som er en database for lagerstyring og salg. Figur 6. Relasjonsvinduet Tabellen Kunde inneholder en rad for hver av bedriftens kunder. Enhver kunde er tildelt et unikt løpenummer KNr, som er primærnøkkel i tabellen. Tabellen Ordre inneholder en rad for hver ordre bedriften mottar. Hver ordre blir påført et kundenummer. Linjen som er trukket mellom tabellene illustrerer dette forholdet. Symbolet påført linjen nærmest Ordre og 1-7

8 8 tallet påført linjen nærmest Kunde viser at det er et en-til-mange forhold mellom kunder og ordre: Hver kunde kan ha mange ordre, mens en ordre tilhører nøyaktig én kunde. Vi sier også at kolonnen KNr i Ordre er en fremmednøkkel mot tabellen Kunde. Fremmednøkler blir ofte benyttet for å koble tabeller i spørringer. La oss lage en liste som viser ordrene til hver kunde. Lag en ny spørring og legg til de to tabellene. Vis KNr, Etternavn, OrdreNr og OrdreDato. Sorter på Etternavn, og utfør spørringen. Legg merke til at hver kunde blir koblet med sine ordre. Gå tilbake til utformingsvisning. Merk linjen mellom tabellene, trykk Delete-tasten og utfør spørringen på nytt. Spørreresultatet inneholder nå langt flere rader: Enhver kunde blir koblet med enhver ordre! Med 50 kunder og 5000 ordrer vil spørreresultatet inneholde rader, hvorav de fleste er meningsløse (faktisk !). De fleste databaser vil bestå av mange tabeller, og det er ofte et behov for å kombinere data fra flere tabeller. Det er viktig å koble tabellene riktig. Skjemaer Lage skjemaer med veivisere Den enkleste måten å lage et skjema på er å bruke en veiviser. Det finnes veivisere for flere typer av skjemaer. Noen av veiviserne krever kun at brukeren oppgir hvilken tabell skjemaet skal jobbe mot og genererer deretter skjemaet automatisk. Figur 7. Registreringsskjema Vi beskriver nå den aller enkleste måten. Merk tabellen Vare i databasevinduet og velg Opprett/Skjema. Access genererer skjemaet og viser det på skjermen! Lukk vinduet og gi skjemaet navnet Vareregistrering. Resultatet blir omtrent som i Figur 7. Modifisere skjemaer Det er mulig å tilpasse et skjema som er generert av en veiviser. Åpne Vareregistrering i utformingsvisning. Menyen Utforming/Kontroller viser verktøypaletten som gir mulighet for å legge til ulike kontroller i skjemaer. Kontroll er en samlebetegnelse på tekstbokser, etiketter, kommandoknapper, listebokser med flere. 8

9 9 Høyreklikk etiketten merket VNr og velg deretter Egenskaper fra hurtigmenyen. Velg kategori Format i egenskapsarket. Access viser en liste med de visuelle egenskapene til etiketten. Prøv å endre noen av egenskapene, for eksempel Bakgrunnsfarge. Lukk egenskapsarket for å se effekten av endringen. Det er mulig å endre egenskapene til flere kontroller av gangen. Trekk opp et rektangel med musen (klikk-hold-og-trekk) som overlapper de aktuelle kontrollene. Alle kontrollene skal da bli merket. Høyreklikk og endre egenskaper på vanlig måte. Med denne teknikken kan man for eksempel endre bakgrunnsfargen til samtlige etiketter. Alle tekstboksene i skjemaet over viser data fra den underliggende tabellen. Dette kalles generelt for bundne kontroller. Det er også mulig å vise fram avledede data. En ubundet kontroll inneholder en formel, bygget opp fra funksjoner og data fra andre kontroller. Vi kan for eksempel legge til en tekstboks som viser pris inklusive merverdiavgift. Sett egenskapen Kontrollkilde til følgende formel: =[Pris]*1.25 Det er her antatt at den bundne tekstboksen som inneholder pris uten merverdiavgift har navn Pris. Merk at Access krever at formelen starter med et likhetstegn. Radene i en tabell er ordnet i den rekkefølgen data blir registrert. Det er imidlertid enkelt å lage et skjema som viser radene sortert med hensyn på en av kolonnene. Anta vi ønsker å modifisere skjemaet for vareregistrering i Figur 7 slik at varene blir sortert med hensyn på Betegnelse: 1. Start med å lage en spørring som sorterer radene i tabellen skjemaet jobber mot. 2. Gå deretter inn i egenskapsarket til skjemaet (boksen øverst i venstre hjørne) og endre egenskapen Postkilde i kategorien Data slik at den inneholder navnet på spørringen. Tilpasse Access Det kan være hensiktsmessig å skjule noen av de generelle funksjonene i Access, og i stedet tilby brukeren et mer spesialisert grensesnitt. Vi kan for eksempel åpne et bestemt skjema automatisk ved oppstart av en gitt database. Velg Fil/Alternativer og deretter Gjeldende database. Under Vis skjema kan man velge et standard oppstartskjema (typisk en hovedmeny). Det er også mulig å tilpasse selve menysystemet. Bruk menyvalg Fil/Alternativer og deretter Tilpass båndet. Access er i utgangspunktet basert på en egen «dialekt» av SQL. Man kan imidlertid sette opp systemet til å bruke standard SQL. Igjen går man inn på Fil/Alternativer. Velg så Objektutformere og huk av for SQL Server-kompatibel syntaks. Rapporter Rapporter blir brukt for å presentere informasjon. Vanligvis ønsker vi å skrive ut rapporter, men det er også mulig å forhåndsvise rapporter på skjermen. Lage rapporter med veiviser Den enkleste måten å lage en rapport på er å bruke en veiviser. Velg Opprett/Rapportveiviser. Systemet viser en serie med dialogvinduer: 9

10 10 1. Velg tabell og så hvilke kolonner som skal være med. Her bruker vi tabell Vare og kolonner VNr, Betegnelse, Pris og KatNr. Flytt en og en kolonne, eller alle på en gang, med knappene midt i vinduet. Kolonner kan fjernes igjen med knappene som peker mot venstre. 2. Velg gruppenivå. Anta vi har valgt varetabellen og vil beregne gjennomsnittspriser for varene i hver enkelt kategori. Da grupperer vi med hensyn på kolonnen KatNr. Her vil trolig Access foreslå nettopp dette. 3. Angi sortering. Velg Betegnelse for å sortere varene på varenavn innen hver kategori. I nedre del av vinduet er det en knapp merket Alternativer for sammendrag. Klikk denne, og velg Gjs (Gjennomsnitt) for kolonne Pris. 4. Velg utforming. Prøv noen forskjellige varianter. 5. Velg stil. Prøv igjen noen forskjellige varianter. 6. Gi rapporten et navn og velg Fullfør. Rapporten vil bli forhåndsvist, og kan deretter bli skrevet ut. Figur 8 viser et utsnitt av hvordan rapporten kan bli seende ut. Figur 8. Utdrag fra rapport laget med veiviser Delene i en rapport Rapporter laget med en veiviser kan senere tilpasses. Begynn med en enklest mulig rapport som forklart over, men uten gruppering på kategori. Høyreklikk den nye rapporten og åpne den i Utformingsvisning. Access viser hvordan rapporten er bygget opp. Topptekst i rapport: Overskrift som kun kommer på første side. Topptekst på side: Overskrifter som gjentas på hver side. Her er det vanlig å sette inn kolonneoverskrifter. Detalj: Beskriver hva som skal stå på hver enkelt linje i rapporten. Dette vil typisk være referanser til kolonner i underliggende tabell/spørring. Bunntekst på side: Her er det vanlig å sette inn sidenummer og dato. Bunntekst i rapport: Avsluttende tekst på siste side. For øvelsens skyld: Legg til en etikett i hver av rapportens ulike deler. Dette gjøres ved å velge fra verktøypaletten på samme måte som for skjemaer. Gi etikettene en tekst som gjør at de er lette å kjenne igjen, for eksempel «Topptekst rapport». Forhåndsvis rapporten! Legg merke til plassering og antall forekomster av de forskjellige etikettene. 10

11 11 Enkle rapporter er altså delt inn i tre nivåer: Rapport, Side og Detalj. I tillegg kan de ha ett eller flere Gruppenivåer. Rapporten vist i Figur 8 vil ha et ekstra nivå mellom Side og Detalj merket med navnet på grupperingskolonnen, og viser altså områder Topptekst for KatNr og Bunntekst for KatNr. Det er mulig å legge inn kalkulerte verdier i rapporter på samme måte som for skjemaer. La oss utvide varerapporten med priser inklusive merverdiavgift (mva). Legg inn en tekstboks i detaljdelen, og skriv inn formelen =[Pris]*1.25 i egenskap Kontrollkilde. Makroer En instruksjon er en beskjed til Access om å utføre en bestemt operasjon, for eksempel å åpne et skjema, slette en rad i en tabell, eller skrive ut en rapport. En makro er en sekvens av instruksjoner. Makroer brukes til å automatisere vanlige arbeidsoppgaver. Makroer til kommandoknapper For å illustrere bruk av makroer skal vi lage et skjema som kun består av én kommandoknapp. Når brukeren klikker på knappen skal vareskjemaet laget tidligere bli åpnet. Dette skal vi gjøre ved å knytte en makro til knappen. Start med å lage makroen: Velg Opprett/Makro. Access viser makrovinduet, se Figur 9. Velg instruksjonen ÅpneSkjema i nedtrekkslisten Legg til ny handling, og deretter det ferdiglagede skjemaet Vareregistrering under Skjemanavn. Lukk vinduet og gi makroen navnet ÅpneSkjemaMakro. Figur 9. Makro for å åpne et skjema Lag så skjemaet: Velg kategori Opprett/Tomt skjema. Access lager et tomt skjema. Sørg for at kontrollveivisere (tryllestaven) er skrudd av (kan gjøres fra nedtrekkslisten til paletten i meny Utforming/Kontroller), og lag en kommandoknapp i skjemaet. Høyreklikk knappen og velg Egenskaper fra hurtigmenyen: Endre Tittel under kategori Format til «Åpne vareskjema». Sett VedKLikk under kategori Hendelse til makroen ÅpneSkjemaMakro. 11

12 12 Sjekk at kommandoknappen gjør det den skal. Skjemaet er en begynnelse på det som kan bli en hovedmeny, hvor brukeren kan velge å åpne forskjellige skjemaer og rapporter. Generelt om makroer Makrospråket er bygget opp fra ca. 70 instruksjoner. Figur 10 viser noen av de mest brukte. En makro er en sekvens av instruksjoner. Makroer kan for eksempel brukes til å erstatte de innebygde navigasjonsknappene med egne kommandoknapper: 1. Lag en makro som utfører instruksjonen GåTilPost med Post satt til Neste. 2. Legg til en kommandoknapp uten veiviser. 3. Sett knappens VedKlikk-egenskap til makroen laget i steg Merk knappens Bilde-egenskap og klikk knappen merket med tre prikker. Velg bilde som heter GåTilNeste1 fra listen. Instruksjon AngiEgenskap GåTilKontroll GåTilPost KjørKode LukkVindu Meldingsboks SkrivUtObjekt SpørPåNytt SøkEtterPost ÅpneRapport ÅpneSkjema ÅpneSpørring ÅpneTabell Beskrivelse Sette en verdi inn i en kontroll Flytte fokus til en bestemt kontroll Gå til første, forrige, neste, siste eller ny rad Utføre en VisualBasic funksjon Lukke det aktive vinduet Vise en meldingsboks på skjermen Skrive ut det aktive vinduet Oppdatere datagrunnlaget for et skjema Gå til første rad som oppfyller en betingelse Åpne en rapport for forhåndsvisning eller utskrift Åpne et skjema Utføre en spørring og vise spørreresultatet Åpne en tabell for redigering Figur 10. Noen instruksjoner i makrospråket Søkeskjemaer Det kan være ønskelig å utvide et registreringsskjermbilde med søkemuligheter. La oss si vi vil bygge ut skjemaet Vareregistrering med søkemuligheter på betegnelse (varenavn): 1. Legg til en ubunden tekstboks BetegnelseSøk i skjemaet. 2. Lag en spørring som henter ut alle kolonner fra Vare og som har følgende betingelse: WHERE Betegnelse = Forms![Vareregistrering]![BetegnelseSøk] Spørringen henter altså det brukeren har skrevet inn i tekstboksen og bruker dette for å filtrere data. 12

13 13 3. Utfør makroen SpørPåNytt etter oppdatering av tekstboksen. 4. Sett skjemaets Postkilde til spørringen laget i steg 2. Et problem nå er at WHERE-betingelsen ikke slår til når tekstboksen er tom, noe som er tilfellet i det skjemaet blir åpnet. Forsøk å endre betingelsen til: WHERE Betegnelse LIKE Forms![Vareregistrering]![BetegnelseSøk] & '*' Det vi har gjort er altså å bruke en spørring som datagrunnlag for et skjema, la spørringen ta en parameter hentet fra skjemaet (BetegnelseSøk), og beregne datagrunnlaget på nytt hver gang brukeren skriver inn en ny søkeverdi. Spørringer danner et filter på den underliggende tabellen. Flere muligheter Access inneholder selvsagt langt flere muligheter enn de vi har sett på her. Noen eksempler: Det er mulig å passordbeskytte og kryptere databaser, se meny Databaseverktøy. Under meny Eksterne data kan man importere og eksportere data i en rekke ulike formater, for eksempel tekstfiler, regneark, XML-filer og andre databaser. Man kan automatisere vanlige oppgaver mot andre Office-verktøy. For eksempel er det enkelt å produsere flettebrev mot Word, der adresseinformasjon hentes fra en databasetabell (la oss si ett brev til hver kunde). Åpne den aktuelle databasetabellen og gå inn på meny Eksterne data. Under meny Opprett/Makroer og kode kan man utvikle applikasjoner i VisualBasic. Dette kan være aktuelt for oppgaver som ikke lar seg løse med veivisere og makroer. 13