Sluttrapport forstudie

Transkript

1 Sluttrapport forstudie Internasjonalisering FJELLREGIONSAMARBEIDET 1. september 2014 Skrevet av: Ihle Ingvild Elise og Monica Eriksson

2 Sluttrapport forstudie Internasjonalisering 1. Vurdering av fasens oppnåelse 2. Gjennomføring i forhold til prosjektplan 3. Prosjektorganisering og ressursdisponering 4. Kostnader og finansering 5. Viktige erfaringer 6. Anbefaling til styret 1

3 1. Vurdering av fasens måloppnåelse Målet for prosjektet var som følger: «Målet med forstudie er å finne frem til aktuelle instanser innenfor Fjellregionsamarbeidet for å sjekke ut interessen for deltakelse i internasjonale nettverk og prosjektsamarbeid, samt å finne en internasjonal strategi i fellesskap eller for den enkelte instans.» Det er interesse for deltakelse, men det var klare indikasjoner på at kommunenes ressurser, økonomi og kapasitet er hindringene for å delta i internasjonale prosjekt. Det var også tydelig at de høye kravene til rapportering og utfylling av obligatoriske skjema som følger med internasjonale prosjekt ikke gjør det så attraktivt å delta i internasjonale prosjekt for kommunene. De trenger derfor drahjelp til å bygge opp kompetanse på dette området fra overordnede instanser som for eksempel fylkeskommunene. Den første fasen bør gjennomføres av en form for mellomledd og da gjerne de internasjonale koordinatorene i fylkeskommunene. Når det gjelder internasjonale strategier i fellesskap eller for den enkelte instans, så er det gjennom forstudie avdekket at de fleste fylkeskommuner, regioner og kommuner har en internasjonal strategi. Det kan være aktuelt å vurdere om Fjellregionsamarbeidet bør utvikle eller presisere sin egen strategi på dette området. 2. Gjennomføring i forhold til prosjektplan Aktivitetene ble satt til å foregå i perioden høsten 2013 til 1. april Aktivitetene ble forlenget til juni 2014 for å få en høyere svarprosent på spørreundersøkelsen. I prosjektplanen gikk det fram at man skulle ta i bruk «Løft-metodikken» i forstudiet. Dette ble endret til en spørreundersøkelse, da en «Løft»-analyse er svært ressurskrevende. 2

4 Prosjektledelse Som prosjektleder ble Ingvild Elise Ihle i FRS utelukkende brukt, sammen med coach Thrond Kjellevold og arbeidsgruppa i FRS. Det har ikke blitt kjøpt eksterne tjenester. Spørreundersøkelse Det ble i tidsperioden 7. mars 2014 til 11. april gjennomført en spørreundersøkelse med 8 spørsmål om internasjonale arbeid. Undersøkelsen ble sendt til 40 fjellkommuner, uavhengig om medlemskap i Fjellregionsamarbeidet. Svarprosenten var på 47,7 prosent. Regionale møter Det ble gjennomført et møte med internasjonalt tema i Fjellregionen i Hedmark. Her var både næring, politikere og internasjonalt team i Hedmark fylkeskommune representert. FRS holdt et innlegg og presenterte resultatene fra spørreundersøkelsen. Det ble i infoskrivet som fulgte med spørreundersøkelsen sendt forespørsel til alle om å informere om og når de ønsket et møte, men responsen var lav. Reiser Det ble gjennomført en reise til Aberdeen i forbindelse med årskonferansen til Nordsjøprogrammet, hvor alle programmene var i fokus. Rapporter Det er produsert en analyse av svarene i spørreundersøkelsen, samt en analyse og evaluering av de ulike internasjonale programmene som er aktuelle for Europa og fjellområdene. Det er også produsert en sluttrapport. Brosjyremateriell/DM Det ble produsert en brosjyre med informasjon om FRS og aktuelle tema for videre internasjonale samarbeid til konferansen i Aberdeen. 3

5 3. Prosjektorganisering og ressursdisponering Organisering og ansvarsforhold var utformet som følgende: Funksjon Navn Prosjektleder (PL) Ingvild Elise Ihle (fra februar 2014) Prosjekt-coach Øvrige medarbeidere Prosjektansvarlig Thrond Kjellevold, Telemark fylkeskommune Admin gruppe Styret - Fjellregionsamarbeidet Prosessfaglig ressurs ble brukt i forbindelse med utforming av infoskriv og spørreskjema som ble sendt ut til kommunene, samt kontinuerlig per telefon og mail. Den administrative gruppa og regionkoordinatorene ble benyttet for å kontakte hver enkelt kommune for å distribuere spørreundersøkelsen. 4. Kostander og finansiering Kostander Budsjett NOK Regnskap NOK Prosjektledelse Reiser prosjektledelse Møter Rapport Brosjyremateriell SUM

6 5. Viktige erfaringer Det må understrekes at det er viktig å avklare forventinger rundt et prosjekt gjennom alle de deltakende aktørene. Det kan være store forskjeller i forventninger til et slikt forstudie. Derfor er det viktig at tiltak er beskrevet så nøye som overhode mulig. Det skaper en felles forståelse for prosjektet blant de involverte aktørene og instansene. Videre er det også relevant å se på realistiske tidsperspektiv slik at tiltakene ikke hindrer prosjektplanens oppsatte tidsperiode. 6. Anbefaling til styret Det anbefales at forstudiet avsluttes og at videre tiltak og arbeid føres videre i prosjektet «Mat og opplevelser». Prosjektet er tildelt Fjellregionsamarbeidet via Oppland fylkeskommune som forvalter tilskuddordningen «Verdiskaping og næringsutvikling i fjellområda» for Kommunal- og moderniseringsdepartementet. I prosjektet «Mat og opplevelser» er internasjonalt arbeid ett av tre hovedpunkt som det skal fokuseres på. Det anbefales at dette sees i sammenheng slik at medlemmene og andre fjellkommuner har et prosjekt å forholde seg til når det gjelder internasjonalt samarbeid og initiativ fra Fjellregionsamarbeidet. Dersom FRS får innspill til andre prosjekt som er aktuelle for fjellområdene, sendes disse videre via de internasjonale koordinatorene i fylkene. 5