REFERAT FRA STYREMØTE

Transkript

1 REFERAT FRA STYREMØTE Sted: Thon Hotel Opera Dato 2. april kl Til stede: Styret Euromontana Adm. Gruppe Sekretariatet Andre Forfall Gro Lundby, Oppland Fylkeskommune Arne Vinje, Vinje Kommune Dag Lislien, Kongsbergregionen Beate Marie Dahl Eide (vara), Telemark Fylkeskommune Tor Grøthe, Buskerud Fylkeskommune Eivind Brenna, Oppland Fylkeskommune Torunn Kornstad, Hedmark Fylkeskommune Ola Idar Løkken, Oppland Fylkeskommune Dorthe Huidtfeldt, Vinje Kommune Oddmund Olesrud, Tinn Kommune Thrond Kjellevold, Telemark Fylkeskommune Tore Gilhuus, Buskerud Fylkeskommune Monica Eriksson Ingvild Elise Ihle Ola Selvaag, jurist Oppland Fylkeskommune Dag Rønning, Hedmark Fylkeskommune Jørund A. Ruud, Telemark Fylkeskommune vara Svein Borkhus, Fjellregionen Kjell Melbybraaten, Valdres natur- og kulturpark Vedlegg til referatet Revidert referat Presentasjon fra Ingvild Elise Ihle om internasjonaliseringsprosjektet Presentasjon Fjellsatsinga Ola Idar Løkken Notat fra Jon Andreas Kolderup Oppdatert handlingsplan Oppdatert budsjett Oppdatert årsmelding (ettersendes) Oppdaterte vedtekter Retningslinjer 1

2 Innledning: Drøfting Møtet startet med å vurdere hvorvidt vi var vedtaksføre. 2/3 av styremedlemmene vil si at minst 5 av 8 representanter må være til stede på møtene. Torill Tjelsnes, som er vara for dag Rønning har bedt om fritak fra sine politiske verv, noe som medfører at Hedmark må gjøre suppleringsvalg. Styret foreslo vedtak om prioritert varaliste heller enn personlig vara for rådet i juni. Det ble også foretatt enkle justeringer for å stramme opp møtedisiplinen. Sak 9/14 Godkjenning av innkalling og referat fra 31.januar 14. Styrets vedtak: Sak 10/14 Innkalling godkjent. Referatet fra styremøte 31. januar godkjent etter tilføying av følgende vedtak under eventuelt: «Fjellregionsamarbeidet skriver innspill til jordbruksoppgjøret.» Presentasjon av ny rådgiver i FRS Ingvild Elise Ihle og status forstudie internasjonalisering. Ingvild Elise Ihle som startet i stilling i FRS 12. februar presenterte seg selv og status for arbeidet som er gjort i forstudie internasjonalisering. Presentasjonen er vedlagt. Medlemmene oppfordres til å delta ønske om svarprosent på 50 % før analysearbeidet starter. Oppfølging videre pr. telefon. Samarbeid med internasjonale avdelinger i fylkeskommunene og regionrådene mht. regionale møter. Parallelt arbeid med partnerkartlegging. Konkret partnersøk forventes å være en del av videreføringen gjennom fjellsatsingen. Innspill til at det er viktig med fokus på hvordan vi skal få med næringslivet på arbeidet. Vinje Kommune tilføyde at de har et pågående kommunesamarbeid mht. flyktninger. Styrets vedtak: styret tok informasjonen til orientering. Sak 11/14 Drøfting av forslag til endring av vedtektene som grunnlag for fast sekretariat. Jurist, Ola Selvaag, fra Oppland Fylkeskommune deltok på møtet. Han har bistått sekretariatet med nødvendige justeringer av vedtektene i forhold til beslutningen om fast sekretariat, og FRS benytter anledningen til å gjøre andre endringer. Vi ble av Selvaag anbefalt å gjøre vedtektene så korte og konsise som mulig og supplere denne med en samarbeidsavtale. Styrets vedtak: Samarbeidsavtalen ble vedtatt endret til retningslinjer. Styret 2

3 godkjente endringene i vedtektene og retningslinjer gjengitt nedenfor. Endelig utkast sendes ut til korrektur og innspill så snart som mulig med en ukes korrekturfrist. Dette gjelder også øvrige papirer til rådsmøtet. Om nødvendig gjennomføres nytt telefonmøte. 1 sette inn «fjell» foran områda «og Midt» slik at det blir fjellområda i Sørog Midt-Norge. ta bort «der fjellet er en viktig del av ressursgrunnlaget» Tilføye henvisning til definisjonen i ØF-rapport 08/ ledd ta bort første del av ordet fjellbygder og tilføy «i fjellområda» slik at det blir livskraftige bygder i fjellområda. 3. ledd: tilføye «å iverksette egne prosjekter og tiltak» 4 ta bort: «som vil arbeide for livskraftige fjellbygder» 8a endre representantane til medlemane Sett inn: avgjerder tas med alminneleg fleirtal 8b 1. ledd, 2 setning: Sett inn ordene «økonomisk» og «fast» Rådet vedtar økonomisk omfang og fast lokalisering av sekretariatet for Fjellregionsamarbeidet. 2. ledd, nest siste kulepunkt: sett inn «styre» før leiar slik at det blir val av styreleiar 2. ledd, siste kulepunkt tilføy «til styret» på slutten av punktet 3. ledd, tilføy «og fylkestings» slik at det blir kommune og fylkestingsvalet 4. ledd. Tilføy «Endelig saksliste med saker sendes rådet seinast 2 veker før møtet». 9a Første ledd. Formuler ny setning for å få frem at representantene må være tilknyttet fylkesting/regionråd/kommunestyre. Formuler ny setning som omtaler de norske euromontanastyremedlemmenes observatørstatus med talerett i saker som berører Euromontana. Stryk 3 ledd «styret konstituerer seg ellers selv» 4. ledd: Bytt styret med rådet. 3

4 5. ledd, tilføy «Vedtak fattast med alminneleg fleirtal. Ved stemmelikheit har styrets leiar dobbeltstemme.» 9b Stryk i første setning»samarbeidet ledes av styret, som». Begynn setningen med Styret har 3 ledd. Strykes i sin helhet. Avklar om det må annen setning om personalansvaret inn. Dette er for tiden lagt til Oppland Fylkeskommune. 6 ledd: strykes 10 Første setning: bytt ut «har ansvaret» med utøver Stryk første kulepunkt 11 Stryk 2 og 3 ledd. Dette settes inn i retningslinjene ledd 2. setning: bytt «ut til medlemane» med» inn til styret». 2. ledd: stryk «fleirtal» tilføy «av medlemane» ledd: tilføy «av medlemane» Foreløpige innspill til endringer i retningslinjene: Pkt. 1: endre ordlyd som samsvarer med endringene i vedtektene Pkt. 2: gi referanse til handlingsprogrammet Pkt. 3: forventet arbeidsinnsats i arbeidsgruppa anslått til 10 % stilling. Sak 12/14 Godkjenning av årsregnskap Styrets vedtak: årsregnskapet godkjent Sak 13/14 Godkjenning og gjennomgang av årsmelding Årsmeldingen ble godkjent med følgende endringer: Forordet skrives ferdig Forespørsel om manglende navn er sendt ut og skrives inn så snart de kommer. Liste over varamedlemmene til styret tas med Status diff. Arbeidsgiveravgift skrives inn. Sett inn kommentar om at vi ikke ble orientert fra KMD om at transport virksomheter(i 4

5 næringskode H) og finansnæringen må betale full arbeidsgiveravgift. Dette får alvorlige konsekvenser for fjellområda. Dette medfører at både taubaner, kabelbaner og skiheiser rammes av de nye retningslinjene. Avsnittet om kompetansearbeidsplasser skrives ferdig Avsnittet om reiseliv må skrives slik at det tydelig fremgår hvordan vi har bidratt. Medlemsverving: utmeldingen fra Sogn og Fjordane pr tas inn. Sak 14/14 Gjennomgang og godkjenning av budsjett Styrets vedtak: Budsjett 2014 godkjent med følgende justeringer: Andre avgiftsfrie inntekter: summen viser nødvendig inntektsøkning for å opprettholde 2 stillinger i sekretariatet legges inn som årlig økning i medlemskontingent fra Fjellsatsinga fordeles i tråd med prosjektplan på 3,5 år. Kostnadene er kalkulert med en årlig økning på 3 % (avrundet) Sekretariatet vurderer fremtidig inntektsmodell. Justering av medlemskontingent må vurderes ut i fra når den sist ble endret og hvor stor differansen jf. prisindeksen blir. Nødvendige møter gjennomføres med OFK for å avklare rammer for fjellsatsinga. Sak 15/14 Drøfting og justering av handlingsprogram samt langtidsplan Styrets vedtak: Handlingsprogrammet godkjent med endringene presisert nedenfor Strategi 1 Tiltak 2: tilføy: være pådriver for at fjellsatsinga skal fortsette utover 2014 Tiltak 3: slett siste kulepunkt Tiltak 6: nytt kulepunkt: beredskap responstid. Tiltak 8: nytt tiltak: følge kommunereformen. Strategi 2 Tiltak 1 Første kulepunkt slettes, tilføy: mountain products Tiltak 2, 2. kulepunkt: tilføy videreføring gjennom fjellsatsinga Tiltak 3 Endre formulering slik at det tydelig fremgår partnersøk og prosjektsøknad. Strategi 3 Slett siste tiltak drift FRS Strategi 4: egne prosjekt og tiltak 5

6 Fjellsatsinga Langtidsplan Endre årstall Sak 16/14 Gjennomgang og justering av kommunikasjonsplan Sekretariatet gav kort status. Vi har fått god bistand fra infoavdelingen i OFK med å komme med utgaven utsendt til møtet. De kan ikke bistå oss helt i mål, og har anbefalt at vi kjøper tjenester på dette. Planen krever fremdeles å gjøres tydeligere og mer presis. Sekretariatet har hatt møte med byrået Ferskvann (Hamar) som OFK har avtale med, for å innhente tilbud på siste fase. Arbeidsøkt: Hvem er vi, hvem er vi der for og hvorfor. Ferskvann synes det er utydelig hvem vi er, hvem vi er der for og hvorfor. Styret og adm.gruppe skrev ned egne svar på dette som sammenstilles av sekretariatet. Arbeidsøkt: navn Fjellregionsamarbeidet misforstås ofte som bl.a. Fjellregionen i Hedmark eller reiselivsområdet FjellNorge. Bør navnet endres eller logoen forandres? Styret var ikke innstilt på å gjøre arbeidet helt på nytt, men er åpen for nødvendige justeringer. Sekretariatet la frem ei liste med navneforslag. Denne ble supplert med navnet Normontana som var oppe sist navnet var oppe til diskusjon. Styrets vedtak: sekretariatet følger opp prosessen med kommunikasjonsplanen med byrået Ferskvann. Sak 17/14 Orienteringssaker Styrets vedtak: Styret tok sakene til orientering. Til dialogmøte med Hardangerrådet stiller Lislien hvis møtet blir lagt til 9. mai og Vinje dersom møtet legges til 19. juni. Euromontana: Eivind refererte kort fra Euromontana. Ny leder fra mai. Jon Andreas Kolderup har hatt møte med KMD det er klart at de ikke kan stille med ekstra midler for ressurser til Euromontana Notatet fra Kolderup sendes vedlagt referatet USS: Dag Lislien orienterte fra USS, som har følgende hovedområder de arbeider med akkurat nå Rovvilt: Positiv framdrift da svenske myndigheter nå innser alvoret. 6

7 Lokal forvaltning: pilotprosjekt gjennomført bl.a. i Trillemarka med lokal forvaltning overflyttes nå til Fylkesmannen Motorferdsel: forsøk kjøres parallelt med lovendringsforslag Mineralsatsing. Fjellsatsinga: Ola Idar Løkken gav en presentasjon med status fra Fjellsatsinga. Presentasjonen er vedlagt. Medlemsverving: Arbeidet med medlemsverving godt i gang. Statusoversikt utsendt. God respons fra potensielle nye medlemmer. Særdeles viktig nå med møte med Hardangerrådet som blir arrangert enten 9. mai eller 19. juni. Fylkesordføreren i Hordaland er også invitert. Styret blir representert på møtet i tillegg til sekretariatet som nevnt innledningsvis. Sak 18/14 Eventuelt Rådsmøtet: Tor Grøthe kontakter Blåfjelldal med forespørsel om innlegg. 7