System-X brukermanual

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "System-X brukermanual"

Arne Abrahamsen
6 år siden
Visninger:

1 System-X brukermanual System-X brukermanual... 1 Når registrerer jeg I System-X?... 1 Innlogging... 1 Søk - Registrer... 2 Registrering i System-X Med personnummer - 11 siffer... 2 Forklaring på spesialfelt... 3 Utløpsdato... 3 OU (Organization Unit)... 3 Ansvarlig e-post & Brukers e-post... 4 Registrering av personer uten norsk personnummer (Utenlandske personer)... 5 Saksgang... 6 Før registrering... 6 Etter registrering... 6 Personaliamal for System-X registrering (For ledere)... 7 Nytilsatt med norsk personnummer... 7 Nytilsatt uten norsk personnummer... 7 SystemX (SYS-X) er et lite program som brukes for å registrere personer som trenger tilgang til universitetets IT-systemer, men som ikke er registrert i de øvrige administrative systemene FS eller PAGA. Du finner mer informasjon om System-X her: Når registrerer jeg I System-X? o Når brukeren ikke lønnes av UiT (og derfor ikke blir registrert inn i PAGA) o Brukeren er i påvente av at lønnsmelding blir registrert i PAGA og trenger en brukerkonto Innlogging System-X finner du her: For å kunne logge inn på System-X må du være registrert som bruker av tjenesten. Send en e-post til orakel@uit.no om hvem du er og hvorfor du skal ha denne tilgangen. 1

2 Søk - Registrer I første skjermbilde ("Søk etter person") kan du legge inn personnummer og eller navn til personen du vil behandle. SYS-X søker så i databasen på grunnlag av dataene du har lagt inn, hva som så skjer avhenger av om du får noen treff: Ingen treff: Du kommer til skjermbildet for registrering av ny person; dataen du søkte på ligger ferdig utfylt i skjemaet Ett treff: Du kommer til skjermbildet for registrering med dataen for den aktuelle personen ferdig utfylt Flere treff: Du får en liste over alle treffene. Dersom du ønsker, kan du velge rediger for å endre den registrerte informasjonen (du kommer da til samme bilde som ved "Ett treff"). Registrering i System-X Med personnummer - 11 siffer Fyll inn personalia på brukeren. 2

3 Forklaring på spesialfelt Feltene Utløpsdato, OU, Tilknytning og Spredning Utløpsdato Utløpsdato kan maksimalt settes til 1 år. Det betyr at personer som skal ha konto lengre enn dette må registreres på nytt når utløpstiden inntreffer.. OU (Organization Unit) Dette feltet bestemmer hvor i organisasjonen Universitetet i Tromsø den nytilsatte skal høre til. Velg det alternativet som passer. 3

4 Tilknytning Tilknytning sier noe om på hvilken måte personen er knyttet til universitetet. Student: Personen vil virke som student ved UiT. Dette gir tilgang til universitetets datamaskiner, e-postkonto utskriftstjenester, bestilling av parkeringskort m.m Ansatt: Personen vil virke som ansatt ved UiT. Dette gir tilgang til universitetets datamaskiner, e-postkonto utskriftstjenester, bestilling av parkeringskort m.m o Man kan ikke få e-postadresse fornavn.etternavn@uit.no fra en System-X registrering. Ansatte som blir registrert i System-X i påvente av en fullverdig konto må vente til PAGA har levert denne informasjonen til ITsystemene før den fullverdige ansatte-postadressen blir aktivert. Andre/Gjest: Personen er gjest, men vil trenge tilgang til datamaskiner, e-post og lignende tjenester ved UiT Gjest: Gir kun tilgang til å logge på trådløsnettet Eduroam og Studentbynettet. o Dette valget benyttes kun når personen skal bo på en av SiTøs/UiTs boliger i besøksperioden og ikke skal ha tilgang til andre IT ressurser ved UiT. o Hvis personen kun skal ha tilgang til trådløsnettet trenger man ikke å opprette System-X konto til vedkommende. Han/hun kan logge seg på gjestenettet UiT-gjest ved UiT. Ansvarlig e-post & Brukers e-post Det er viktig at du fyller ut e-postinformasjon siden dette har direkte konsekvens for varsling om at en ny brukerkonto skal ferdigstilles. o Ansvarlig e-post er e-postadressen til den som registrerer i System-X. o Brukers e-post er en hvilken som helst e-postadresse som den nytilsatte leser (Hotmail, gmail, yahoo etc) 4

5 Registrering av personer uten norsk personnummer (Utenlandske personer) Når du registrerer noen uten norsk fødselsnummer må du velge hvilken nasjonalitet vedkommende har. Når gjør dette vil du se at du får opp noen nye felt o Personnummer: Dette feltet lar du stå tomt o Født dato: Fylles ut med format dd.mm.åååå (ie: ) o Kjønn: Mann/Kvinne o Nasjonal ID: ID-nummeret på valgt identitetsbevis. Ie. Passnummer o Nasjonal ID type: Type identitetsbevis. Ie: Pass, Nasjonalt ID-kort, førerbevis etc. 5

6 Saksgang Før registrering For å kunne registrere en person inn i System-X må du ha en bekreftelse fra vedkommendes leder ved UiT. Dette får du ved at: 1. Lederen til den nytilsatte kontakter deg og gir beskjed om at en ny person skal registreres i System-X Eller 2. Den nytilsatte kontakter deg angående oppretting av brukekonto. Hvis det skjer på denne måten må du kontakte vedkommendes leder få en bekreftelse. Etter registrering Brukerkontoen vil være klar i BAS dagen etter at du har gjort registreringen. Følgende skjer: 1. Et e-postvarsel blir sendt til brukeren og saksbehandler som informerer om at den nye brukerkonto er klar. OBS: Hvis brukeren er registrert uten personnummer må registreringen godkjennes manuelt av ITA. Hvis du ikke mottar e-postvarselet påfølgende dag etter registrering må du kontakte Orakelet og gi beskjed om at den registrerte kontoen ikke har blitt godkjent. 2. E-postvarselet inneholder brukerens brukernavn ved UiT. Brukeren må kontakte Orakelet på tlf: for å få passord til sin brukerkonto. 6

7 Personaliamal for System-X registrering (For ledere) Denne malen kan benyttes av lederne ved UiT når de skal sende en forespørsel om System-X registrering av en nytilsatt. Nytilsatt med norsk personnummer Emne: Opprette brukerkonto for nytilsatt (System-X) Tekst: [ NAVN ] har blitt tilsatt ved [ ENHET ] og trenger IT-brukerkonto Fornavn: Etternavn: Personnummer: Utløpsdato: 1 uke - 1 mnd.- 6mnd. - 1 år Fakultet/Institutt/Enhet (OU): Tilknytning: Ansatt/Student/Gjest: Begrunnelse: Kontaktinfo til den nytilsatte (Adresse & Telefonnummer) E-postadresse: Ekstern e-postadresse som den nytilsatte har tilgang til Nytilsatt uten norsk personnummer Emne: Opprette brukerkonto for nytilsatt (System-X) Tekst: [ ] har blitt tilsatt ved [ ] og trenger IT-brukerkonto Nasjonalitet: Fornavn: Etternavn: Kjønn: Født dato: Passnummer: Utløpsdato: 1 uke - 1 mnd.- 6mnd. - 1 år Fakultet/Institutt/Enhet (OU): Tilknytning: Ansatt/Student/Gjest: Begrunnelse: Kontaktinfo til den nytilsatte (Adresse & Telefonnummer) E-postadresse: Ekstern e-postadresse som den nytilsatte har tilgang til 7

Like dokumenter

System-X brukermanual

System-X brukermanual System-X brukermanual... 1 Når registrerer jeg I System-X?... 1 Innlogging... 1 Søk - Registrer... 2 Registrering i System-X Med personnummer - 11 siffer... 2 Forklaring på spesialfelt...