Hvorfor nettopp oss? Er vi forberedt når en krise rammer virksomheten?

Transkript

1 Oslo kommune Beredskapsetaten Hvorfor nettopp oss? Er vi forberedt når en krise rammer virksomheten? FM-KONFERANSEN 2011 Torsdag Kåre Ellingsen Avdelingssjef Beredskapsetaten Kriser føles ofte urettferdige

2 Utviklingstrekk økt terrortrussel mot Norge ondsinnede handlinger økonomisk kriminalitet samfunn avhengig av sårbar infrastruktur og teknologi økt datakriminalitet miljøtrusler klimaendringer/svingninger fare for større og mer omfattende ulykker Det er ikke et spørsmål OM en større krise rammer vårt land, men NÅR krisen kommer Kåre Willoch ifm Sårbarhetsutvalgets rapport. NOU 2000:24 Verdensbilde 1972 Hvor vi var. Hva vi forholdt oss til. Kommunikasjon. Telefon/radio Forhold til kriser.

3 Verdensbilde 2011 Hvor vi er. Kommunikasjon. Hva vi forholder oss til. Mobil/radio/TV/ internett Forhold til kriser. Krisebilde

4 Definisjoner Hva er en krise? Vendepunkt muligheter for negativt utfall. Krise oppfatning Hvordan vi personlig oppfatter krisen. Hvordan virksomheten oppfatter krisen. Hva er beredskap? Det å være forberedt. Innsats er ikke beredskap men bruk av beredskap. Hva er risikostyring? Styring av risiko sannsynlighet og konsekvens samt sårbarhets-/robusthetsvurderinger og tiltak. Hva innebærer en krisesituasjon? En alvorlig trussel mot betydningsfulle verdier. Stor eller betydelig usikkerhet angående hvordan situasjonen skal håndteres. Redusert kontroll - oversikt. Begrenset informasjon eller for mye informasjon. Tidspress eller følelse av tidspress. Mediepress. Omdømmeriskio. MMMM Menneske Miljø Materiell -Marked

5 Kriseforløp Kriseerkjennelse. Forstå at en krisen kan oppstå/oppstår/har oppstått. Erkjenne at dette angår oss. Utfordringer og hvem som blir involvert. Krisebeslutninger. Ansvar og oppgaver ledelse. Krisekommunikasjon. Felles forståelse, troverdighet. Kriseavslutning. Ansvar, ære/skyld, administrativt og politisk. Kriselæring. Læring og forståelse, under og etter en krise. En utvikler seg gjennom kriser Fimreite, A.L., P. Langlo, Plægereid og L Rykkja (2011) Organisering, samfunnssikkerhet og krisehåndtering Hva må til for at en krise er et faktum? Risikovurdering. Farekilde Fare/ulykkespotensiale Herunder avhengighetsleveranser Barrierer Verdier Menneske Miljø Materiell Marked Utløsende faktor Uønsket hendelse

6 Sårbarhetsvurdering robusthet Risikoreduserende tiltak - barrierer FOKUS Fokus: 4M er MMMM Mennesker Miljø Materiell Marked/omdømme

7 Risikobilde Oslo kommune Beredskapsetaten Øvelse gjør mester Kåre Ellingsen Avdelingssjef Beredskapsetaten

8 Øvelse gjør mester Innsats i henhold til beredskapsplanleggingen MÅ øves. Vi gjør det vi er trent til å gjøre Teknisk beredskap. ØH1, bremsing, selvforsvar. Pålagte handlinger. Stående ordre tiltakskort, varlingslister varsling. Vurderingberedskap kriseledelse Hvorfor må vi øve ikke bare tenke? Du gjør det du er trent til å gjøre. Genetisk hva vi har med oss? Kroppens selvforsvar flykt, frys eller kjemp. Reaksjoner i et genetisk perspektiv versus et teknologisk perspektiv. Kroppen lærer av farlige situasjoner. Naturlig bearbeidelse innlæring Sjokkfase = hold inntrykkene ute for å overleve Bearbeidingsfasen = sett brikkene på plass Nyetableringsfasen = Å leve i en nynormalitet

9 What you do on the ground you do in the air! A Swedish member of the United Nations Mission in Kosovo (UNMIK) has been killed in a paragliding accident, a UNMIK spokesman said on Wednesday. Katy Hainonen, 28, plunged 150 metres (450 feet) to her death as she was finishing a solo flight near the village of Korisha Systemene må være så enkelt at alle forstår dem!

10 God krisehåndtering bygger på felles forståelse samt individuelle meninger og oppfatninger. Oslo kommune Beredskapsetaten NÅR KRISEN ER ET FAKTUM Tips innen taktisk krisehåndtering Kåre Ellingsen Avdelingssjef Beredskapsetaten

11 Forhastede beslutninger kan ha uante konsekvenser Beredskapsplan/ beredskapsplanlegging. Tiltaksplaner krisekommunikasjonsplaner Beredskapsplan Organisasjonsplan Varslingsplan Ressursplan

12 Modell for Kommunal Kriseledelse KKL og virksomhetenes kriseledelse VKL Benevnelse Oppgave Stilling til daglig LEDER STSJ STABSSJEF Kriseledelsens ansvarlige leder. Ta overordnede beslutninger og legge strategier. Gjennomføre oppstarts og statusmøter. Være overordnet talsperson og frontfigur. Drive kriseledelsen. Koordinere og planlegge kriseledelsens drift i samråd med leder. Samarbeid med politiets stabssjef. Etatsdirektør Assisterende etatsdirektør eller avdelingssjef/direktør fra aktuell avdeling. K 1 PERSONELL K 2 ETTERRETNING K 3 OPERASJON K 4 LOGISTIKK K 5 INFORMASJON K 6 JURIDISK LOGG/SAMBAND MEDIA OVERVÅKING WEB RESEPSJON/ SENTRALBORD RÅDGIVERE KOU KOMMUNENS OPERATIVE UTELEDER Personalansvarlig HR. Økonomi. Administrasjon. Etterretning. Analyse. Evakuering, pårørende senter mv. Operativ planlegging og koordinering. Organisere eksternt arbeid. Materiell/samband. Forsyning, logistikk, transport. Forpleining. Informasjonsansvarlig internt/eksternt. Presse/media. Avklare rettslige problemstillinger. Rådgiving. Bistå Info. Bistå kriseledelsen med føring av logg og tavler. Svare på telefoner samband. Antall personer avhengig av situasjon. Følge med på TV, radio, internett, sosiale media. Ajourføre hjemmesider/intranettsider. HUSK: Flerspråklig INFO hvis nødvendig. Resepsjon og sentralbord har en viktig oppgave, men må bli informert om oppgaver, hva som skal svares, sikkerhetstiltak som skal iverksettes mv. så snart som mulig. Rådgivere fra berørte virksomheter og ansvarsområder tiltrer kriseledelsen etter behov. Ansvarlig på skadested/hendelsesområde kontaktperson inn mot kriseledelsen. Personalsjef HMS leder Beredskapsansvarlig Økonomiansvarlig Info leder Juridisk ansvarlig etat Div personell Info medarbeider Resepsjon/sentralbord medarbeidere Medarbeidere Medarbeider Modell for Kommunal Kriseledelse KKL og virksomhetenes kriseledelse VKL PLANER Klargjøre beredskapsplan, tiltakskort og andre planverk VARSLING STABSROM OPPSTARTMØTE FAKTA FOKUS AKSJON KOMMUNIKASJONS KART Varsling av kriseledelsen. Varsling av byrådsavdeling. Varsling av undergitte virksomheter. Andre i henhold til varslingsplan. Etablere rom for kriseledelsen. Fasiliteter bord, stoler, skrivesaker, PC i henhold til plan. Fakta fokus og aksjonstavler og tavle for kommunikasjonskart. Logg utstyr. Kommunikasjon. Gjennomgå situasjonen. Definere/gjennomgå hver enkelt medlems ansvar, funksjon og oppgaver. Gjennomgå og skrive ned FAKTA om situasjonen. Definere hvor mye FAKTA man trenger for å vurdere FOKUS og iverksette tiltak. Kontinuerlig prosess Hva skal kriseledelsen FOKUSERE på i prioritert rekkefølge Hva eier virksomheten i situasjonen? Kontinuerlig prosess. Hvilke tiltak skal IVERKSETTES i prioritert rekkefølge (AKSJON). Husk proaktive tiltak tiltak som må forberedes og iverksettes noe fram i tid. Kontinuerlig prosess. Tegne et kommunikasjonskart hvem skal vi kommunisere med i situasjonen. Oppgraderes jamnlig. DRIFT Hvordan skal kriseledelsen drives, herunder rullering, forsyning, logistikk og samband. INFO/MEDIA Informasjonsstrategier. Hva er vårt budskap? Hvem skal vi samarbeide med/felles budskap med BLK/info Politiet. Presseinformasjon, WEB, pressemeldinger, pressekonferanser. STATUSMØTER Jamnlige møter for å koordinere informasjon og gjennomgå status på framdrift. NORMALISERING Når er den akutte fasen over? Hvordan normalisere etatens arbeid overføring til linjeorganisasjonen.

13 Hva er dette? FAKTA ELLER VURDERING? Prinsipper innen krisehåndtering og kriseledelse. FAKTA Viktigste kommunikasjonsverktøy. Grunnlag for vurdering av verste fall scenario. Viktig for definering av potensialet i hendelsen. Grunnlag for definering av eieforholdet til hendelsen. Hva er VÅRE oppgaver. FOKUS Bygger på fakta Viktig verktøy for å definere prioriterte oppgaver. Akutte og proaktive fokusområder AKSJON Bygger på fakta og de fokusområdene som er definert og prioritert Prioritert liste over aksjoner som skal iverksettes Ansvarlige personer Tidsaspekt

14 Det viktige kommunikasjonskartet Andre etater og bydeler Presse Media Politiske miljøer Skadested Institusjon Kriseledelse? Politi/LRS Nødetater Krisehånderings team Involverte Pårørende Innbyggere Publikum Samhandling, kommunikasjon og informasjon Typisk eksempler på lederstress i kriseledelsen Overaktivitet. Ønske om å vite alt, være nær skadestedet se. Begrenset evne til å innhente opplysninger. Irritasjon/aggresjon. Apati/handlingslammelse. Tidsforskyving. HUSK: De fleste reaksjonene er NORMALE

15 Eksempler på barrierer Som begrenser god krisehåndtering Dårlige kunnskaper, ferdigheter, trening, holdninger og innsikt. Dårlige kunnskaper om stressreaksjoner i en krisesituasjon. Dårlig kommunikativ kunnskap og ferdighet. Begrenset selvinnsikt. Irrasjonell institusjonell kultur. Andre eksempler????? "One moment of patience may ward off great disaster, one moment of impatience may ruin a whole life. Chinese wisdom

16 Takk for oppmerksomheten Foto: Jan Egil Bäckmark, Oslo Brann og redningsetat og Kåre Ellingsen