OFFENTLEG STYREMØTE I HELSE FONNA HF KL STORD DPS

Transkript

1 OFFENTLEG STYREMØTE I HELSE FONNA HF KL STORD DPS

2 INNKALLING TIL STYREMØTE I HELSE FONNA HF STAD: Stord DPS MØTETIDSPUNKT: kl Lunch kl Omvising Legevaktsbygg Styreseminar kl GÅR TIL: Styremedlemmer Brian Bjordal Gunnar Birkeland Solfrid Borge Nina Budal Hilde Christiansen Helge Espelid Pål Osjord Midbøe Tove Martha Callaghan Nestleiar Medlem Medlem Medlem Medlem Medlem Medlem Medlem Styremøte er ope for publikum og presse Haugesund Helse Fonna HF Kjell Arvid Svendsen Styreleiar

3 SAKLISTE UNDERLAG Sak 68/17 Godkjenning av innkalling og dagsorden Vedlagt Sak 69/17 Protokoll frå styremøte Vedlagt Sak 70/17 Administrerande direktør si orientering Vedlagt Sak 71/17 Enterprise for ByggHg2020 Vedlagt Sak 72/17 Rapport frå verksemda Vedlagt Sak 73/17 Tilleggsdokument til styringsdokument 2017 Helse Fonna HF Vedlagt Sak 74/17 Plan for internrevisjon i Helse Vest Vedlagt Saker til orientering: Sak 75/17 Sjukefråvær, utvikling og tiltak Vedlagt Sak 76/17 Eventuelt Skriv og meldingar Vedlagt

4 STYRESEMINAR I HELSE FONNA HF KL STORD DPS PROGRAM EMNE KL Innleiing ved styreleiar Styreleiar Kjell Arvid Svendsen KL KL KL DRG finansiering og koding Diskusjon Oppdatert status innenfor IKT-området, regionalt og nasjonalt. Fagdirektør Haldis Lier Økonomidirektør Jan Håvard Frøyland Adm.dir Helse Vest IKT Erik Hansen KL Diskusjon KL Avslutning Styreleiar Kjell Arvid Svendsen KL. Middag på Brygga11 Leirvik sentrum

5 PROTOKOLL FRÅ STYREMØTE I HELSE FONNA HF STAD: Haugesund sjukehus MØTETIDSPUNKT: kl Styremøte var ope for publikum og presse DELTAKARAR FRÅ STYRET Kjell Arvid Svendsen Brian Bjordal Liv Kari Eskeland Solfrid Borge Hilde Brit Christiansen Gunnar Birkeland Nina Budal Pål Osjord Midbøe Helge Espelid Tove Martha Callaghan Styreleiar Nestleiar Medlem Medlem Medlem Medlem Medlem Medlem Medlem Medlem DELTAKARAR FRÅ ADMINISTRASJONEN Olav Klausen Administrerande direktør Margareth Langebro Kommunikasjonssjef Ingebjørg Kismul Administrasjonssjef

6 SAKLISTE UNDERLAG Sak 57/17 Godkjenning av innkalling og dagsorden Vedlagt Sak 58/17 Godkjenning av protokoll Vedlagt Sak 59/17 Administrerande direktør si orientering Vedlagt Sak 60/17 Rapport frå verksemda Vedlagt Sak 61/17 Risikorapportering 2. tertial Vedlagt Sak 62/17 Riving av bygningar Vedlagt Sak 63/17 Utviklingsplan Helse Fonna HF Vedlagt Sak 64/17 Årsplan for styret i Helse Fonna 2018 Vedlagt Saker til orientering Sak 65/17 Forsking og innovasjon i Helse Fonna Vedlagt Sak 66/17 NPE- saker i Helse Fonna Vedlagt Sak 67/17 Eventuelt Skriv og meldingar Vedlagt Sak 57/17 Godkjenning av innkalling og dagsorden Vedtak [samrøystes] Innkalling og dagsorden ble godkjent Sak 58/17 Godkjenning av protokoll frå styremøte Vedtak [samrøystes] Styret godkjente og signerte protokoll frå styremøte Sak 59/17 Administrerande direktør si orientering OPE DEL 1. Rapportering tilsynssaker Administrerande direktør viste til vedlagt notat 2. Oversikt over aktuelle høyringar Administrerande direktør viste til vedlagt notat 2

7 2. Orientering om relevante lover, forskrifter og myndigheitskrav Administrerande direktør viste til vedlagt notat 4. Innlegg ved forskar Overlege og professor Bjørn Egil Vikse presenterte forskingsprosjektet «Er risiko for nyresykdom bestemt før du er født?» 5. Bygg Haugesund2020 Prosjektdirektør ByggHaugesund2020 Laila Nemeth presenterte en statusmelding og plan vidare for ByggHaugesund I tillegg ble det orientert om at ByggHaugesund2020 er like mye en stor endringsprosess som en byggprosess 6. Nasjonale kvalitetsindikatorar Fagdirektør Haldis Ø. Lier presenterte nasjonale kvalitetsindikatorar(nki). Resultatet for Helse Fonna per 3.tertial 2016 blei presentert og det blei vist til ulike døme. 7. Prosess for organisering og leiing i Helse Fonna Justine Koløen, rådgivar personal og organisasjonsutviklingseksjon HR Helse Fonna orienterte om prosess for leiing og organisering i Helse Fonna. Prosessen er så vidt starta, første samling er Modell for organisering vil bli vedteken etter at utviklingsplanen er handsama av styret i Helse Fonna HF Lukka del 8. Avvikssak Orientering i møtet Lukka etter Helseføretakslova 26a, andre ledd, punkt 1 Administrerande direktør orienterte om kjent erstatningssak som nå er godkjent av partane. 9. Anskaffingsprosessar ambulansebåt, Helseekspress og drosjeavtalar Orientering i møtet. Lukka etter Helseføretakslova 26a, andre ledd, punkt 5 Klinikkdirektør Anne Hilde Bjøntegård orienterte om status for anskaffingsprosessane og erfaringar så langt. 10. Sal av eigedom Orientering i møtet. Lukka etter Helseføretakslova 26a, andre ledd, punkt 5 Administrerande direktør orienterte styret om at det igjen er dialog med Odda kommune om sal versus leige av Odda sjukeheim. 3

8 11. Administrerande direktør melde ei ny sak til Administrerande direktør si orientering. Administerande direktør orienterte styret om at han skal lede eit nasjonalt prosjekt «Fremtidens tariffavtaler», etablert av dei fire administrerande direktørane i RHF ene. Vedtak [samrøystes] Styret tek meldingane til orientering Sak 60/17 Rapport frå verksemda Oppsummering Klinikkdirektør økonomi Jan Håvard Frøyland presenterte «Økonomi august Status, tiltak og prognose» Resultatet de siste 3 månedane er 40,2 millionar kroner lågare enn budsjettert. Frå juni til august er budsjettavviket for ISF- inntekter på 15,8 millionar kroner. Det er en markert auke i legemiddelkostnader frå juni. Budsjettavviket for legemidlar frå juni til august er 11,7 millionar kroner. Frå juni til august er budsjettavviket for overtid og innleie på 20,4 millionar kroner. Det ble informert om tiltak som er sendt ut til leiarane i Helse Fonna og tiltak frå klinikkane hausten Det ble gjort reie for tiltak med positiv økonomisk effekt som vurderas i budsjettprosessen for Årsprognosen for 2017 er på bakgrunn av resultatet hittil i år, satt ned til 30 millionar kroner. I sommar har det vore monaleg færre pasientar innlagd i seng. Aktiviteten på poliklinikkane har vore høgare planlagd. Dette er for pasientane og føretaket ei ønskja utvikling, men det verkar inn på inntekter. Gjennomsnittleg ventetid for alle behandla pasientar var 64 dagar. Somatikk 65, psykisk helsevern vaksne 46, BUP 76, rus pasientar blei behandla etter fristen gjekk ut i august. 43 pasientar på ventelistene har ikkje fått time innan fristen som er sett. Det er innan lungesjukdommar på Stord det er flest fristbrot for ventande. 22 pasientar hadde venta meir enn eitt år. Fire av fem epikriser blei sendt innan fristen på sju dagar. 37 somatiske pasientar låg til saman 110 døgn i sjukehusa og venta på eit kommunalt tilbod. To prosent av sengedøgna i somatikken var i snitt på korridor i månaden. Talet er det lågaste på lenge. 4

9 Likviditetsoversikten ved utgangen av månaden viser ein disponibel likviditet på 572millionar kroner, noko som er ei forbetring på 69millioner kroner i forhold til førre månad. Prognosen for 2017 viser ein gjennomsnittleg disponibel likviditet på 503,1 millionar kroner. Sjukefråveret i august var på 6,4 prosent. Styret var uroa over det økonomiske resultatet så langt i år. Styret diskuterte årsaker og mulig effekt av iverksette tiltak og ber om meir informasjon i neste styremøte om årsaker og forventa effekt av tiltaka. Vedtak [samrøystes] 1. Styret i Helse Fonna HF tar rapport frå verksemda til etterretning 2. Styret ser alvorlig på den økonomiske situasjonen og ber administrasjonen om informasjon i neste styremøte om årsakene til resultatet så langt i år og forventa effekt av tiltak. Sak 61/17 Risikorapportering 2. tertial Oppsummering Føretaksgruppa i Helse Vest har, etter pålegg i oppdragsdokument og styringsdokument, sidan 2009 gjennomført regelmessig, systematisk overordna risikostyring. Første rapportering for 2017 var i sak 34/17 på styremøte Tre risikoelement har skifta farge frå gul til grøn frå første tertial. Fem element har fått redusert sannsynlegheit og tre har fått redusert konsekvens. For andre tertial er 6 av 25 risikoelement i grøn sone og 16 risikoelement i gul sone. Tre risikoelement er raude i andre tertial. To gjeld den gylne regel, at veksten i kostnadar og årsverk ikkje er høgare innan psykisk helsevern og TSB enn innafor somatikken. Eitt av risikoelementa i raud sone gjeld pasienttryggleiksprogrammet (at pasientar ikkje får samstemming av si legemiddelliste ved inn og utskriving). Vedtak [samrøystes] Styret i Helse Fonna HF tar risikorapportering 2. tertial til etterretning 5

10 Sak 62/17 Riving av bygningar Oppsummering Gjennomføring av prosjekt Bygg2020 krev at følgjande bygg blir rive: Styret i Helse Fonna HF gir si tilslutning til riving av Breidablikgata 53, Karmsundgate 120 B (Toppen), Henrik Ibsens gate 60 (Bråsteintunet), Henrik Ibsens gate 61, Henrik Ibsens gate 63, Henrik Ibsens gate 57 og Henrik Ibsens gate 70 (p-hus) samt ein del av psykiatrisk bygg (Karmsundgaten 120) for å leggje til rette for nybygg. Vedtak [samrøystes] Styret i Helse Fonna HF gir si tilslutning til riving av Breidablikgata 53, Karmsundgate 120 B (Toppen), Henrik Ibsens gate 60 (Bråsteintunet), Henrik Ibsens gate 61, Henrik Ibsens gate 63, Henrik Ibsens gate 57 og Henrik Ibsens gate 70 (p-hus) samt ein del av psykiatrisk bygg (Karmsundgaten 120) for å leggje til rette for nybygg. Sak 63/17 Utviklingsplan Helse Fonna Oppsummering Som del av iverksettinga av Nasjonal helse- og sjukehusplan, Meld.St.11 ( ), skal alle helseføretak utarbeida utviklingsplanar i tråd med rettleiaren som Sykehusbygg HF i samarbeid med dei regionale helseføretaka har utarbeida etter oppdrag frå Helse- og omsorgsdepartementet (ref. vedlegg). Nasjonale føringar gjennom stortingsmeldingar og føreskrifter og føringar frå føretaksmøter skal leggast til grunn for arbeidet. Utviklingsplanen skal vidare utarbeidast i tråd med regionale føringar i Helse Vest sin strategi Helse Prosjektleiar Reidun Mjør orienterte om målsetting, forslag til mandat, planperiode og prosjektorganisering. Det ble kort informert om arbeidet med «Tiltaksplan til Helse2035» Vedtak [samrøystes] 1. Styret i Helse Fonna HF vedtek mandat og organisering av prosjekt for utviklingsplan 2. Styret i Helse Fonna HF gjer si tilslutning til framdriftsplan og ber om å bli jamleg informert om arbeidet med utviklingsplanen 6

11 Sak 64/17 Årsplan for styret i Helse Fonna 2018 Oppsummering I forslag til møteplan er det planlagt åtte styremøter og to styreseminar for styret i Helse Fonna HF. Eit møte er føreslått om det skulle bli behov (mars 2018). Det er i planen tatt omsyn til møteplan for Helse Vest RHF og tidspunkt for verksemdstal. Vedtak [samrøystes] Styret vedtek møteplan for styret i Helse Fonna HF 2018 Møteplan 2018 for styret i Helse Fonna HF Månad Dag/dato Aktivitet Stad Merknad Januar Fredag Styremøte Haugesund Kl Mars Onsdag Evt. styremøte ved behov Stavanger Kl Middag om kvelden Mars Torsdag Styreseminar RHF-styret og HF-styra Stavanger Kl April April Mai Mai Juni September Oktober Oktober Onsdag Torsdag Mandag Tirsdag Torsdag Torsdag Torsdag Fredag Styremøte Evt. fellesmøte med Helse Vest kl (?) Skal avklares med Helse Vest Evt. fellesmøte med styret i Helse Vest RHF Skal avklares med Helse Vest Haugesund Kl Evt. middag om kvelden Haugesund Styremøte Odda Kl Styreseminar Ullensvang Kl Styremøte Haugesund Kl Styremøte Haugesund Kl Styreseminar Stavanger RHF-styret, HF-styra, AD i HF-a og RBU deltek Styremøte og styreseminar Stord Styremøte kl Lunsj kl Styreseminar kl

12 November Desember Torsdag Mandag Evt. middag kl Styremøte Haugesund Kl Styremøte Haugesund Kl Saker til orientering Sak 65 /17 Forsking og innovasjon i Helse Fonna Oppsummering Fagdirektør Haldis Lier orienterte. Forsking er ei lovpålagt oppgåve definert i Lov om spesialisthelseteneste. Helse Fonna HF har prioritert oppbygging av forskingskompetanse innan somatikk og psykisk helsevern. Helse Fonna vil i det vidare forskingsarbeidet legge til grunn den nasjonale strategien HelseOmsorg21 og Helse vest sin strategi for forsking ( ) i seksjonen for forsking og innovasjon i føretaket. I tråd med nasjonale føringar (HelseOmsorg21) som er presentert i tidlegare styresak ) vil Helse Vest og Helse Fonna vektlegge brukarmedverknad og ha fokus på forskinga si nytteverdi ved tildeling av forskingsstipend og ved finansiering av forskingsprosjekt. Det er i 2017 gjort ein gjennomgang av internkontroll og rutinar, for å gjere desse lett tilgjengelege for forskarane. Webløysinga Idémottaket blei etablert i Totalt ni idear har til no vore innmeldt til Idémottaket. Våren 2016 disputerte to av medarbeidarane for doktorgraden ved UiB. Dette var dei to første sjukepleiarane som har disputert i Helse Fonna. I 2017 er fire doktorgradsprosjekt under fullføring. Til no i 2017 har Helse Fonna 55 publikasjonar. Alle er vitskapelege artiklar. Ni publikasjonar er publiserte i Nivå 2-tidsskrift og 46 publikasjonar er publiserte i Nivå 1-tidsskrift. Ein viktig del av forskingsoppdraget er formidling av forskinga. I tillegg til vitskaplege publikasjonar deltok våre forskarar med poster/abstrakts på forskingskonferansar, heldt 8

13 populærvitskaplege foredrag, samt publiserte kronikkar, artiklar i ikkje-vitskaplege tidsskrift etc Forskingsstrategien for Helse Fonna blei vedteken i desember 2015 og ein handlingsplan for å følgje opp strategien er utarbeidd. Vedtak [samrøystes] Styret i Helse Fonna HF tek saka til orientering. Sak 66 /17 NPE saker i Helse Fonna Oppsummering Norsk pasientskadeerstatning (NPE) skal sikre pasientar som har fått skade etter feilbehandling erstatning for økonomisk tap og varige mein. Dei siste fem åra er det utbetalt 3,4 milliardar kroner i erstatning til pasientar og pårørande syner ein ny rapport utarbeida av NPE. * Erstatningssummen vert fastsett etter allmenne erstatningsrettslege reglar. Erstatningsutmålinga er individuell, og skal først og fremst dekke direkte tap eller utgifter ein har fått som følgje av skaden. Dersom skaden er varig og omfattande, kan ein i tillegg ha rett til meinerstatning. NPE tok imot 3579 saker i 2016, ein reduksjon på 3 prosent frå Helse Vest hadde ein liten auke i saker frå 2015 til 2016, medan det for Helse Fonna var stabilt i tal på saker frå 2015 til Tal for heile landet viser at 26% av sakene fekk medhald i I Helse Vest fekk 24% av sakene medhald og i Helse Fonna 20%. Vedtak [samrøystes] Styret i Helse Fonna HF tar saka til orientering Sak 67/17 Eventuelt Skriv og meldingar Skriv og meldingar 1. Årsplan for styret i Helse Fonna Protokoll frå styremøte i Helse Vest Protokoll frå styremøte i Helse Vest 9

14 Retningslinjer for praktisering av bierverv i Helse Fonna HF Vedlegg 1 Vurderingsskjema ved søknad om bierverv Vedlegg 2 Bierverv Helse Fonna HF Personalhåndbok Vedlegg 3 Bierverv Hjelpetabell 5. Brev frå brukarutvalet i Helse Fonna 6. Oppfølging av internrevisjon av «Planlegging for gevinstrealisering i byggeprosjekt» Vedlegg: Handlingsplan 7. Protokoll frå føretaksmøte i Helse Fonna HF Førebels inntektsfordeling og resultatkrav Brev frå HOD til Helse Vest RHF Oppdragsdokument 2017 tilleggsdokument etter Stortingets behandling av Prop. 129S Skriv og meldingar blei tatt til orientering. 10

15 Ref. Ingebjørg Kismul Kjell Arvid Svendsen Styreleiar Brian Bjordal Nestleiar Liv Kari Eskeland Medlem Hilde Brit Christiansen Medlem Gunnar Birkeland Medlem Solfrid Borge Medlem Nina Budal Medlem Pål Osjord Midbøe Medlem Tove Martha Callaghan Medlem Helge Espelid Medlem

16 STYRESAK GÅR TIL: FØRETAK: Styremedlemmer Helse Fonna HF DATO: SAKSHANDSAMAR: Olav Klausen SAKA GJELD: Administrerande direktør si orientering STYRESAK: 70/17 STYREMØTE: FORSLAG TIL VEDTAK Styret tek meldingane til orientering OPE DEL 1. Rapportering tilsynssaker Vedlagt 2. Oversikt over aktuelle høyringar Vedlagt 3. Prosess for leiing og organisering Presentasjon i møtet 4. Presentasjon av konstituert klinikkdirektør Anne Karin Fossdal 5. Arbeid for å redusere talet på korridorpasientar Presentasjon i møtet 6. ByggHaugesund2020 Presentasjon i møtet. 7. Utviklingsplan Helse Fonna Presentasjon i møtet. 8. Gjennomgang av økonomisk resultat sommar 2017 Presentasjon i møtet

17 9. Evaluering av ferieavvikling 2017 Vedlagt. Presentasjon i møtet

18 NOTAT GÅR TIL: FØRETAK: Styremedlemmer Helse Fonna HF DATO: FRÅ: Administrerande direktør SAKSHANDSAMAR: Ingebjørg Kismul SAKA GJELD: Administrerande direktør si orientering Rapportering tilsynssaker frå STYRESAK: 70/17 STYREMØTE: Administrerande direktør si orientering pkt. 1 1

19 (Nye saker og nye aktiviteter i perioden er merka med raud skrift.) HELSE- FØRETAK OMRÅDE OG TEMA FOR TILSYNET DATO FOR TILSYNSRAP PORT HAR RAPPORTEN DOKUMENTERT AVVIK? FRIST FOR LUKKING AV AVVIK STATUS I SAKA SAK AVSLUTTA DATO Helse Fonna HF 2016/786 Tilsyn med sepsisbehandling i akuttmottak Haugesund sjukehus, Helse Fonna HF juni avvik. Avvik 1. Fleirtalet av pasientar med sepsis og organdysfunksjon fekk ikkje starta behandling med antibiotika innan tidsfristar fastsette i nasjonale retningsliner og i sjukehusets prosedyrar. Avvik 2. Leiinga har ikkje sørga for at det er tilstrekkelege legekompetanse i akuttmottaket slik at undersøking og oppstart av behandling av pasientar med sepsis kan bli gjennomført innan tidsfristar fastsette i nasjonale retningsliner og sjukehusets prosedyrar. Avvik 3. Leiinga har ikkje sørga for at sjukepleiarar i akuttmottak har fått nødvendig opplæring og fagkompetanse om sepsis. O Fylkesmannen ber om en plan for på kva måte helseføretaket vil rette opp denne svikten innan 1.oktober Handlingsplan etter tilsyn med Helse Fonna HF «Stopp sepsis» , er sendt Svar fra Fylkesmannen. Fylkesmannen har ingen merknader til handlingsplanen. Ber om ny tilbakemelding innan om status og framdrift av handlingsplanen. Ny journalgjennomgang februar Brev til Fylkesmannen i Hordaland med informasjon om status og framdrift av handlingsplan : tilsyn med sepsis behandling i akuttmottak Fra Fylkesmannen i Hordaland: Melding om journalgjennomgang etter tilsyn med sepsis Brev fra Fylkesmannen i Hordaland. Vår gjennomgang viser at sjukehuset har jobba godt med oppfølging av avvika. Arbeidet har vore tydeleg leiarforankra og har ført til betring som også kan komme andre pasientgrupper til gode. Resultata viser at det er betring på fleire område, men at helseføretaket framleis må arbeide for å nå målet om at pasientar med alvorleg sepsis får oppstart av antibiotika innan ein time etter å ha komme til sjukehuset, slik nasjonale føringar tilseier. Fylkesmannen vil som avtalt gjennomgå 33 nye journalar (P3) etter 1. september Vi ber om en ny tilbakemelding om vidare tiltak og status i arbeidet med å rette avvika innan Tilbakemelding sendt fylkesmannen med beskrivelse av status, framdrift og tiltak 2

20 HELSE- FØRETAK OMRÅDE OG TEMA FOR TILSYNET DATO FOR TILSYNSRAP PORT HAR RAPPORTEN DOKUMENTERT AVVIK? FRIST FOR LUKKING AV AVVIK STATUS I SAKA SAK AVSLUTTA DATO Helse Fonna HF 17/355 Tilsyn april 2017 Helse Fonna Haugaland DPS, Ved tilsynet er det undersøkt om Helse Fonna HF ved si leiing og styring har lagt til rette for og følgjer opp at pasientar 18 år og eldre med psykisk lidig og mogeleg samtidig rusliding får forsvarlege tenester Der vart avdekt eitt avvik. Leiinga si oppfølging av at rusmiddelproblem vert kartlagt, utgreidde og følgde opp i samsvar med god praksis, er mangelfull. Innan ber fylkesmann en om å få tilsendt rapport om korleis tiltak som iverksettes fungerer Mottatt likelydende brev fra Fylkesmannen til de 4 helseforetakene i Helse Vest. Oppfølging av avvikene blir fulgt opp av Fylkesmannen Brev frå Helse Vest. Helse Vest ber helseforetakene om en skriftlig tilbakemelding på hvordan momenter påpekt i tilsynet blir fulgt opp, ikke bare i enhetene hvor tilsynet har blitt gjennomført, men i alle relevante enheter i helseforetakene. Frist for tilbakemelding er Redegjørelse om oppfølging av funn i Fylkesmannens tilsyn i psykiatrisk poliklinikk er sendt. ANDRE TILSYNS- OG KLAGEORGAN: OVERSIKT OVER SAKER SOM IKKJE ER AVSLUTTA I PERIODEN. MYNDIGHETS- ORGAN HELSE- FØRETAK OMRÅDE OG TEMA FOR TILSYNET DATO FOR TILSYNSRA PPORT HAR RAPPORTEN DOKUMENTERT AVVIK? FRIST FOR LUKKING AV AVVIK STATUS I SAKA SAK AVSLUTTA DATO Stord kommune Brann og redning 11/2572 Helse Fonna HF Branntilsyn ved Stord sjukehus Ett avvik. Eigar har ikkje sørga for at brannobjektet er bygd, utstyrt og vedllikehalde i samsvar med gjeldande lover og forskrifter om førebygging av brann Det er registrert ein del avvik ved bygningsmassen til sjukehuset. Helse fonna som eigar har gjennomført ein brannteknisk vurdering av heile bygningsmassen. Sjukehuset er godt igang med å lukka dei fleste avvik og er komen veldig langt i denne prosessen. Det står fortsatt nokon avvik igjen og brannvesenet ber om ein tilbakemelding med oppsummering over dei avvik som ikkje er lukka, med evt. tidsplan for kor tid dei siste avvika skal lukkast Svar til Stord kommune-brann og redning vedlagt handlingsplan med 3

21 MYNDIGHETS- ORGAN HELSE- FØRETAK OMRÅDE OG TEMA FOR TILSYNET DATO FOR TILSYNSRA PPORT HAR RAPPORTEN DOKUMENTERT AVVIK? FRIST FOR LUKKING AV AVVIK STATUS I SAKA SAK AVSLUTTA DATO tiltak for lukking av avvik. Handlingsplan brann beskriver tiltak i konsulentrapport frå Cowi. HF regner med å ha gjennomført alle tiltak det er praktisk mulig å gjennomføre i løpet av 2017 Enkelte tiltak er som beskrevet i handlingsplan knytt opp mot framtidige rehabiliteringar 4

22 NOTAT GÅR TIL: FØRETAK: Styremedlemmer Helse Fonna HF DATO: FRÅ: Administrerande direktør SAKSHANDSAMAR: Ingebjørg Kismul SAKA GJELD: Besvarte høyringar i perioden STYRESAK: 70/17 STYREMØTE: Administrerande direktør si orientering pkt.2 1 vedlegg FRÅ SAKA GJELD HØYRINGSFRIST Helse Vest 17/3193 Høring Sjekkliste for vurdering av selvmordsfare Høringsfrist Arbeids og sosialdep. 17/2566 Høring om endringer i arbeidsmiljøloven Høringsfrist Helsedir. 17/2363 Pakkeforløp psykisk helse og rus Høringsfrist Arbeids og sosialdep. 13/1998 Helsedir. 17/119 Stiftelsen Asta 17/2370 Høring endringer i arbeidsmiljøloven om deltidsansattes fortrinnsrett og rettskraft for Tvisteløsningsnemdas avgjørelser Nasjonal studieplan for Bachelor paramedic studiet - høring Høring forslag til revidert arkivnøkkel for helseforetak Høringsfrist Via Helse Vest Høringsfrist Høringsfrist

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37 NOTAT GÅR TIL: FØRETAK: Styremedlemmer Helse Fonna HF DATO: SAKSHANDSAMAR: Helga Stautland Onarheim SAKA GJELD: Evaluering av ferieavviklinga 2017 STYRESAK: 70/17 STYREMØTE: Administrerande direktør si orientering pkt. 9 Målsetting Helse Fonna si overordna målsetting er å ha tilstrekkeleg kvalifisert personell for å oppretthalde god kvalitet og pasientsikkerhet i behandling og pleie. I tett samarbeid med dei tillitsvalde og verneomboda skal føretaket sikre at medarbeidarane ikkje vert utsette for uheldige fysiske og psykiske belastningar. Tiltak som i hovudsak har medverka til ei tilfredsstillande ferieavvikling Dei fleste einingar nyttar årsarbeidsplan som plenleggingsverktøy, som gir høve til å planlegge over 52 veker. Dette betyr at eininga kan planlegge med fleire kjente ressursar på sommaren når halvparten av dei tilsette går i ferie. Dette med bakgrunn i å sikre kompetanse, kontinuitet og godt arbeidsmiljø med omsyn til blant anna, at medarbeidarane skal kjenne seg trygge, - at det er eit minimum av kjent personell på jobb. Tidleg planlegging av driftsmessige tilpassingar er vesentleg for å få oversikt over behovet for kompetanse/ressursar. Klinikkar/område tek tidleg avgjerd på evt. reduksjon i drift, stenging av postar, samdrift samt korleis evt. administrative/merkantile ressursar kan nyttast i klinisk drift. HR området starta planlegging av og rekruttering til sommarferieavvikling 2017 allereie i september 2016, då ein søkte etter 3. års sjukepleiarstudentar som var interessert i å inngå stipendavtale. Føretaket tilbyr stipendavtale mot at studenten bind seg til minimum å arbeide 9 helgar, samt 5 veker om sommaren. Dette tiltaket inneber at føretaket får sjukepleiarar som er kjend i eininga når sommaren kjem. Det vart inngått 28 stipendavtalar. Tidleg annonsering og bruk av sosiale mediar er anna tiltak føretaket nytta for å skaffe vikarar. Det vart etablert ei koordineringsgruppe med leiarar, tillitsvalde og HR som skal sikre rask og god søknads- og tilsetjingsprosess for pleiestillingar «Søk i dag svar i morgon». Føretaket har vidare hatt samarbeid med Høgskulen på Vestlandet, og gjennomført studentretta aktivitetar for å byggje relasjon m.o.t. både kort og langsiktig rekruttering.

38 Det at Helse Fonna har eige bemanningssenter gir føretaket ein «vikarreserve» som einingane kan planlegge med i ferieavviklinga. Bemanningssenteret hadde om lag 630 vakter til fordeling i feireavviklinga. Innleie frå vikarbyrå utgjer om lag 930 vakter. Det har vore godt samarbeid mellom leiing, tillitsvalde og verneombod i prosessar knytt til planlegging og gjennomføring av ferieavviklinga. Figur: Fordeling av vakter bemanningssenteret og innleie - per klinikk fra BS Tilbakemeldingar frå klinikkar/områder Ut frå tilbakemeldingar frå klinikkar/område kan ein konkludere med at ferieavviklinga har vore gjennomført på ein tilfredstillande måte. Dette ikkje minst takka vere fleksibilitet og stå på vilje hos medarbeidarane. Samstundes ser ein at det i periodar har vore høgare arbeidspress på spesialeiningar og for legegruppa. Dette delvis grunna uforutset sjukefråvær, ikkje godkjent autorisasjon og at vikarar/innleieressursar trekte seg frå stillingar. Ved oppstart av ferien var det blant anna i akutt mottak (Haugesund) eit større omfang av såkalla «huller i turnus». Mange av dei ledige vaktene vart dekka opp av innleie frå vikarbyrå allereie i juni. Det er krevjande å rekruttere nok spesialsjukepleiarar/jordmødre, noko som føre til stort behov for innleie frå vikarbyrå. Figur: Utvikling sjukefråvær i Helse Fonna Tilbakemeldingar frå tillitsvalde og verneombod Tillitsvalde melder tilbake at dei deltek i sentral koordineringsgruppe og i prosessar knytt til planarbeid og rekruttering av ferievikarar. Fagforbundet melder at helsefagarbeidarar i somatiske klinikkar i liten grad fekk tilbod om stillingsauke i ferieperioden, og at det i større grad bør nyttast meir helsefagarbeidarar og merkantilt personell i ferieavviklinga. NSF etterlyser tiltak for å få deltidstilsette til å auke stillinga si om sommaren. Vidare at akuttmottak hadde svært mange ledige vakter, noko som førte til utrygghet og stor slitasje på medarbeidarane.

39 NSF er opptatt av at turnusar skal være dekka av kvalifisert personell når dei godkjenner turnus, og seier at dei vurderer å ikkje godkjenne «turnus med hull» for sommar Føretakshovudverneombodet har i si evaluering uttrykt at ferien er avvikla på en god måte i dei fleste klinikkar/område grunna god planlegging i samarbeid med vernetenesta, samt fleksibilitet og «stå på vilje» hjå dei tilsette. Ombodet peikar samtidig på dei utfordingar som har vore knytt til særleg akutt mottaket i Haugesund grunna blant anna uforutset sjukefråvær og «hyller i turnus». Forbetringsområde Arbeide meir med årsarbeidsplanar sikre kompetanse og kontinuitet og trygt arbeidsmiljø Ha tilgang til fastvaktressursar i bemanningssenteret Tettare samarbeid leiarar og HR for å sikre god rekruttering og rask tilsetjing Vidareutvikle fleksibiliteten i bruk av ressursar på tvers Vurdere auka bruk av helsefagarbeidarar og 2. års sjukepleiarstudentar Dialog med medarbeidarar i deltid for evt. å auke stilling Tidleg bestilling av legar og spes. spl./jordmødre - ein føresetnad for respons på oppdrag Tidlig og tett samarbeid mellom leiing/hr, tillitvalde og verneombod for å sikre god planlegging av årsarbeidsplanar og tilstrekkeleg rekruttering av kvalifisert personell

40 STYRESAK GÅR TIL: FØRETAK: Styremedlemmer Helse Fonna HF DATO: SAKSHANDSAMAR: Laila Nemeth SAKA GJELD: Enterprise ByggHgsd2020 STYRESAK: 71/17 STYREMØTE: FORSLAG TIL VEDTAK Styret gir si tilslutning til anskaffingsprosedyre for totalentreprise (B02) knytt til ByggHgsd2020

41 Bakgrunn for saka ByggHgsd2020 vil i november 2017 gå ut med prekvalifisering av tilbydere til totalentreprisen (B02) Under følger en kort gjennomgang av anskaffelsesprosedyre, prosess, risikovurdering og suksessfaktorer. Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen vil bli gjennomført som "anbudskonkurranse med forhandling" ref. forskrift om offentlige anskaffelser - som innebærer utvelgelse av 3-5 entreprenører (prekvalifisering), forhandling med inviterte tilbydere om tilbudene, evaluering av endelige tilbud og valg av totalentreprenør. Konkurranse med forhandling er hjemlet i forskrift om offentlige anskaffelser (FoA) 13-2 (c) og er valgt for å sikre at alle tilbyderne har forstått oppgaven og tilbyr kompetanse, ressurser og løsninger best mulig tilpasset oppgaven. Konkurransegrunnlag Konkurransegrunnlaget utgjøres av to deler: Del 1 Konkurransebestemmelser beskriver anskaffelsesprosedyre, evalueringskriterier, krav til dokumentasjon etc. Dette dokumentet har utspilt sin rolle når kontrakten er tildelt. Del 2 Kontraktgrunnlaget inneholder all informasjon som skal inngå i endelig kontrakt og utgjøres av: - Kontraktsbestemmelser - Tekniske krav - Krav til byggeprosessen - Frister og dagmulkter - Vederlaget - Byggherrens leveranser Kontraktgrunnlaget er beskrevet i mer detalj under. Prekvalifisering Konkurransen vil bli utlyst tidlig i november med 30 dagers frist for potensielle tilbydere til å melde interesse. Kvalifikasjonskriteriene (minimumskrav til foretak for å kunne delta i konkurransen) vil være (forkortet): - Firmaattest og attest for betalt skatt/avgift - Økonomisk kapasitet; omsetning byggevirksomhet minst 1 milliard kr. per år - Finansiell soliditet; minst kredittvurdering A - Tekniske og faglige kvalifikasjoner: Erfaring fra tilsvarende oppdrag Lærebedrift System for å sikre HMS, kvalitet og oppfyllelse av lovpålagte krav (internkontroll) 2

42 Rutiner for bruk av underleverandører og rutiner for å sikre mot sosial dumping i henhold til forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, forskrift om bruk av lærlinger i off. kontrakter og forskrift om allmenngjøring av tariffavtaler. Dersom flere enn 3-5 melder interesse om deltagelse vil utvelgelse skje på basis av følgende kriterier som vil bli likt vektet (forkortet): - Spesifikk erfaring fra sykehusprosjekter. - Spesifikk erfaring fra samspillskontrakter - Spesifikk erfaring fra bruk av BIM i prosjektering, utførelse, testing og ferdigstilling - Spesifikk erfaring fra systematisk ferdigstillelse, testing Forhandlinger Alle forhold ved tilbudene vil være gjenstand for forhandlinger. Det er særlig viktig å gjennomgå rammene for gjennomføring; HMS, forhold til sykehus i drift, grensesnitt mot byggherrens leveranser og utstyrsanskaffelser, krav til planlegging og koordinering, dokumentasjon, krav til testing og ferdigstillelse etc. Andre vesentlige forhold ved tilbudene som underleverandører, tekniske løsninger, opsjoner, rigg og drift, fremdrift og priser vil naturligvis også være del av forhandlingene. Forhandlingsfasen avsluttes når alle vesentlige forhold ved tilbudene er gjennomgått og tilbakemelding er gitt slik at tilbyderne har felles forståelse av oppgaven og rammebetingelsene. Valg av totalentreprenør Etter forhandlingsfasen vil alle (gjenstående) tilbydere levere endelig tilbud som blir evaluert etter tildelingskriteriene i konkurransebeskrivelsen. Utkast til kriterier er (forkortet versjon): Tildelingskriterier Vekt Pris 50 % Organisasjon 20 % Evalueringsgrunnlag Total sum tillagt forventet regningsarbeid (basert på enhetspriser) og priskonsekvens av eventuelle forbehold Nøkkelpersonellets erfaring fra tilsvarende oppdrag, spesifikk erfaring fra sykehusprosjekter, spesifikk erfaring med samspillskontrakter (for relevant personell), spesifikk erfaring fra testing og ferdigstillelse i tilsvarende prosjekter (for relevant personell), intervjuer (opsjon). Nøkkelpersonell inkluderer relevante underleverandører. Metode og plan for gjennomføring 30 % At tilbyders metodebeskrivelse og tidsplan, forutsetninger for tidsplanen (ressurser, avhengigheter), utvelgelse og bruk av underleverandører fremstår som gjennomtenkt og tilpasset de aktuelle aktiviteter. Oppgaveforståelse generelt og spesielt i forhold til samspill, tiltak for å sikre sykehusets drift, koordinering 3

43 av utstyrsleverandører (byggherrens leveranser), systematisk testing og ferdigstillelse. Etter at entreprenør er valgt vil det inngås en kontrakt som dekker hele gjennomføringen inklusive samspillsfase. Kontraktbestemmelsene inneholder følgelig regler for justering av kontraktssummen i samspillsfasen og en klausul om at dersom byggherren avslutter kontrakten før utløpet av samspillsfasen (f.eks fordi prisen blir for høy) har totalentreprenøren kun krav på å få dekket faktiske kostnader i samspillsfasen. Forhandlingsfasen må sikre at sannsynligheten for at prosjektet kan gjennomføres innenfor prosjektets finansielle rammer er stor (stor nok til at man kan gå videre med en leverandør). Hvis ikke bør forhandlingene fortsette eller konkurransen avlyses. Tidsplan kontrahering Anskaffelsesprosessen starter med prekvalifisering tidlig november 2017 og byggestart er planlagt januar Det forsøkes lagt opp til mulighet for et par måneders forsert byggestart, altså november I pre-kvalifiseringen vil interesserte tilbydere bli bedt om å gi sitt syn på tidsplan frem til byggestart. Tilbyderne må gis tilstrekkelig tid i tilbudsfasen til å utarbeide gode tilbud. Gode tilbudsbesvarelser er grunnlaget for en effektiv og strukturert forhandlingsfase med klare og entydige krav til endelige tilbud. Dersom de endelige tilbudene er av god kvalitet vil evalueringsfasen kunne gjennomføres raskt. Det forutsettes utvelgelse av deltagere til konkurransen før jul og utsendelse av endelig konkurransegrunnlag til inviterte tilbydere 9. januar Tilbudsfrist er antatt i slutten av mars med forbehold om nødvendig lengde på tilbudsperioden. Tilbudene gjennomgås og forhandlinger planlegges i løpet av april. Kontraktstildeling vil kunne skje i juni og samspillsfasen starter umiddelbart med valgt entreprenør. Samspillsfase Målet for samspillsfasen er at partene kommer frem til enighet om en fast pris for entreprisen inklusive entreprenørens overtagelse av ansvar for prosjekteringsunderlaget, inkludert mengdeansvar. En slik ansvarsovergang vil redusere risiko for ukontrollert kostnadsøkning i byggeperioden vesentlig. For å kunne oppnå dette vil samspillsfasen medføre en detaljert gjennomgang av valgt entreprenørs løsninger og produkter for alle fag. Valgt entreprenør må følgelig ha med seg underentreprenører for tekniske fag fra starten av samspillsfasen (krav). Tekniske avklaringer av grensesnitt mellom BIM-modellen og entreprenørens løsninger vil bli dokumentert i BIM-modellen i samspillsfasen som del av detaljprosjekteringen. I samspillet blir løsningsvalg avgjort og BIM-modellen og/eller entreprenørens pris blir justert som følge av hvert enkelt løsningsvalg. Gevinstene av samspillsfasen er redusert usikkerhet og redusert sannsynlighet for konflikter i byggefasen som følge av: 4

44 - Økt sikkerhet for at løsninger og produkter entreprenøren leverer er i samsvar med prosjektets krav og tilbudt pris. - Økt sikkerhet for at prosjektets krav ikke er unødvendig prisdrivende. - Betydelig kompetanseoverføring mellom prosjekterende og entreprenør før byggestart (toveis). - Entreprenøren får god forståelse av status og kvalitet på detaljprosjektering og hva som gjenstår av prosjekteringsarbeid. - Entreprenør og prosjekterende får gjensidig forståelse og kjennskap til hverandres metoder, arbeidsform og personer før de prosjekterende går inn i entreprenørens organisasjon. - Byggherre- og entreprenørorganisasjonen blir kjent i en fase der fokus er på å finne løsninger i samspill (vinn-vinn) og ikke diskusjoner om endringer (vinn-tap). Varighet av samspillsfasen er situasjonsbestemt og avhengig av hva som avdekkes i prosessen. Vurderingen er at 4-5 måneder er minimum. Det antas at forhandlingsfasen har luket ut de største usikkerhetene og sikret et godt grunnlag for samspillsfasen og at det derfor vil være et begrenset antall problemområder. Prosjekteringsgruppen vil bli tiltransportert totalentreprenøren ved avslutning av samspillsfasen. Kontraktgrunnlaget Kontraktgrunnlaget er utgangspunktet for den endelige kontrakten. Endelig kontrakt inkluderer nødvendig informasjon fra tilbudet til valgt tilbyder. Innholdet av kontraktgrunnlaget er beskrevet i punktene under. Kontraktbestemmelser Spesielle kontraktsbestemmelser vil inneholde klausuler om: - Godkjenning av underleverandører, - Lønns- og arbeidsvilkår, anti-kontraktørklausul, rett til kontroll av arbeidskontrakter (sosial dumping) - Risikoovergang for prosjektering, krav mot prosjekterende - Prisregulering, fakturering etc. - Testing, innregulering, prøvedrift - Ferdigstillelse, FDV dokumentasjon, tilbakeholdelse av betaling Generelle kontraktsbestemmelser er NS8407 (norsk standard totalentreprisekontrakt), siste utgave. Tekniske krav Tekniske krav utgjør størsteparten av kontraktgrunnlaget og inneholder krav til leveransen: - Ytelsesspesifikasjon, beskrivelse av tekniske krav - BIM-modeller, supplert med tegninger - Beskrivelse av grensesnitt mot 3.part (i hovedsak grunnarbeidentreprenør og utstyrsleverandører), eksisterende bygg etc. - Øvrige leveransekrav, tekniske spesifikasjoner, krav til dokumentasjon, etc. 5

45 Krav til byggeprosessen Dette omfatter krav til prosessen - Krav til entreprenørens HMS - Krav knyttet til sykehus i drift (teknisk, varsling, støy/vibrasjoner etc.) - Krav til kontroll og kvalitetssikring - Krav til testing, idriftsetting og prøvedrift - Krav til planlegging - Krav til koordinering av 3. part - Administrative rutiner, rapportering, kommunikasjon etc. - Trafikale forhold Frister og dagmulkter Inneholder frister og milepæler. De fleste av disse skal fylles ut av entreprenør som del av tilbudet. Endelig kontrakt vil også inneholde entreprenørens hovedfremdriftsplan. Vederlaget Inneholder prisformatet som entreprenøren skal fylle ut som del av tilbudet. Byggherrens leveranser Beskriver de leveranser byggherren leverer til totalentreprenøren for montasje i endelig bygg samt alle andre tjenester og fysiske leveranser byggherren forplikter seg å levere til entreprenøren inklusive tidsfrister for disse. Risiko Risiko knyttet til kontrahering er først og fremst knyttet til tid (forsinkelse) og/eller kvaliteten på den endelige kontrakten (etter samspillsfasen) som hvis dårlig vil/kan føre til kostnadsøkninger i gjennomføringsfasen. Risiko Årsak Avbøtende tiltak 1. Tid Forhandlinger tar lengre tid enn planlagt (for å komme frem til sammenlignbare tilbud) Evaluering tar lengre tid enn planlagt, (f.eks fordi forhandlingene ikke hadde resultert i sammenlignbare tilbud eller det er vanskelig å skille tilbydere og kåre en vinner) Samspillsfase tar lengre tid enn planlagt (f.eks fordi arbeid i BIM- Detaljert planlegging av forhandlingsfasen. Tilstrekkelig med ressurser til forhandling og oppfølging av disse. Erfarent forhandlingsteam med kompetanse på samspillsprosesser. Klare mål for forhandlingsfasen, ikke avslutte forhandlingene før målene er nådd. Detaljert planlegging av samspillsfasen, tilstrekkelige ressurser til BIM- 6

46 modellen tar lengre tid eller entreprenøren ikke vil bekrefte fast pris/ ansvar for prosjektering). modellering, tilstrekkelige ressurser fra entreprenør. Kontraktgrunnlaget og forhandlingsfasen skal resultere i avtalte spilleregler for samspillsfasen. 2. Kvalitet Feil og mangler i BIM-modellen etter samspillsfase. Dårlig input fra entreprenør til samspillsfase Ikke mulig å oppnå enighet med entreprenør om fastpris og risikoovergang prosjekteringsgrunnlag og mengder. Kreve ansvarsovergang av prosjekteringsgrunnlag inklusive mengder til entreprenør. Kontraktgrunnlaget må inneholde krav til slik input. I forhandlingsfasen vil krav og plikter for valgt tilbyder i samspillsperioden presiseres ytterligere (ressurser, prosess etc) Kontraktgrunnlaget må inneholde klare bestemmelser og forhandlingsfasen må avklare hvordan dette skal oppnås. Dersom det allikevel ikke er mulig å oppnå total risikoovergang skal unntakene avgrenses og defineres entydig før samspillsfasen avsluttes. Suksessfaktorer De viktigste suksessfaktorene for gjennomføring av anskaffelsesprosessen, inklusive samspillsfasen, er: God planlegging av ressurser og gjennomføring av forhandlinger, evaluering og samspill. Etablere klare mål for hver av disse tre fasene og klare kriterier for når hver fase kan avsluttes. Stram styring av tidsbruk med fokus på mål og kriterier. Den viktigste milepælen for anskaffelsesprosessen er byggestart. Bruke tilstrekkelig tid til kvalitetssikring av at mål og kriterier er oppnådd før iverksetting av neste fase. Ikke ta snarveier i forhold til mål og kriterier, dette fører til forsinkelser i neste fase. Løpende kvalitetssikring med anskaffelsesfaglig og/eller juridisk kompetanse av at anskaffelsen og særlig forhandlingsfasen skjer innenfor regelverket for offentlige anskaffelser. Klar og entydig kommunikasjon til tilbydere, forhandlings- og evalueringsteam samt kvalitetssikrer om prosess, mål og kriterier og øvrige forventninger til deltagerne. 7

47 STYRESAK GÅR TIL: FØRETAK: Styremedlemmer Helse Fonna HF DATO: SAKSHANDSAMAR: Olav Klausen SAKA GJELD: Rapport frå verksemda STYRESAK: 72/17 STYREMØTE: vedlegg FORSLAG TIL VEDTAK Styret i Helse Fonna HF tar rapport frå verksemda til etterretning.

48 Rapport frå verksemda, januar 2017

49 Innhold 1 Administrerande direktør si vurdering Økonomisk resultat Økonomisk resultat Sysselsettingsmidlar Investeringar Likviditet Aktivitet og kvalitet Aktivitet Kvalitet Ventetid behandla (tal pr ) Ventetid ventande (tal pr ) Fristbrot Epikrise Utskrivningsklare pasientar Korridorpasientar Medarbeidar Bemanning (månadsverk, overtid og meirarbeid) Månadsverk Overtid og meirarbeid Sjukefråvær Sjukefråvær fordelt på klinikkar/områder og kort- og langtidsfråvær Deltid Juridisk og korrigert gjennomsnittleg stillingsprosent HMS

50 1 Administrerande direktør si vurdering Økonomi Overskotet i september var på 7,9 MNOK, 4,6 MNOK betre enn budsjett. Akkumulert avvik frå budsjett er på 36,4 MNOK. Prognose for 2017 er satt til 30 MNOK pr Aktivitet og kvalitet I september har det vore høgare aktivitet både på poliklinikkar og sengepostar enn planlagd. Gjennomsnittleg ventetid for alle behandla pasientar var 64 dagar, for ventande 51 dagar. Ventetida innan BUP-feltet har gått monaleg ner sidan forrige rapportering. Innan somatikken var ventetida for behandla 66 dagar (eigarkrav 60 dagar), innan psykisk helsevern for vaksne 37 dagar (eigarkrav 40 dagar), innan psykisk helsevern for barn og unge 46 dagar (eigarkrav 35 dagar) og innan rusfeltet 24 dagar (eigarkrav 35 dagar). 72 pasientar blei behandla etter fristen gjekk ut i september. 47 pasientar på ventelistene har ikkje fått time innan fristen som er sett. Det er ingen fristbrot i klinikk for psykisk helsvern. Innan somatikken er det enkeltståanda fristbrot på fleire fagfelt. Denne månaden er det kvinnsjukdommar Haugesund som har flest fristvbrot for ventande pasientar (8). 28 pasientar hadde venta meir enn eitt år. Fire av fem epikriser blei sendt innan fristen på sju dagar. Utskrivningsklare pasientar I september månad var det 68 pasientar innan somatikk som tilsaman låg 174 døgn i sjukehusa i føretaket etter at dei var melde utskrivingslare til kommunane. Korridorpasientar 2,1 prosent av sengedøgna i somatikken var på korridor i månaden. Det vil bli gjort greie for arbeidet med å redusere talet på korridorpasientar på styremøtet under AD si orientering. Medarbeidar Sjukefråværet var 6,6 prosent. Ei eiga sak om arbeidet med å redusere sjukefråvær blir lagt fram for styret i styremøtet. 3

51 Budsjett overført: :51 Regnskap overført: :15 Kjørt dato: :41 Denne Periode ((Flere elementer)) Hittil i år Hele Året Resultat-Avvik-rapporten Regnskap Budsjett Avvik budsjett Regnskap Budsjett Avvik budsjett Budsjett Siste låste prognose Basisramme Kvalitetsbasert finansiering ISF egne pasienter ISF-inntekt kostnadskrevende legemidler UTENFOR sykeh Gjestepasienter Polikliniske inntekter Utskrivningsklare pasienter Øremerkede tilskudd "Raskere tilbake" Andre øremerkede tilskudd Andre driftsinntekter Sum driftsinntekter Kjøp av offentlige tjenester Kjøp av private helsetjenester Varekostnader knyttet til aktiviteten i foretaksgruppen Innleid arbeidskraft Fast lønn Overtid og ekstrahjelp Pensjon inkl arbeidsgiveravgift Offentlige tilskudd og refusjoner vedr. arbeidskraft Annen lønn Avskrivninger Nedskrivninger Andre driftskostnader Sum driftskostnader Driftsresultat Finansinntekter Finanskostnader Finansresultat Ordinært resultat

52 2 Økonomisk resultat 2.1 Økonomisk resultat Resultatet for perioden syner eit overskot på 7,888 MNOK mot eit budsjettert overskot på 3,333 MNOK. Dette gjev eit positivt budsjettavvik på 4,555 MNOK. Akkumulert er underskotet på 6,354 MNOK, som er 36,354 MNOK lågare enn budsjettert. Årsprognosen for 2017 er på bakgrunn av resultatet hittil i år, satt til 30 MNOK. Denne prognosen kan nås med eit månadsresultat tilsvarande september resten av året og ved utsetjing av budsjettert nedskriving av bygg på 12,7 MNOK i samanheng med klargjering av byggegrop til nytt sjukehusbygg. Dei aktivitetsbaserte inntektene (ISF, poliklinikk og gjestepasientinntekter) syner for perioden eit samla negativt avvik på 1,457 MNOK. Avviket er ISF-inntekter frå andre regioner på 1,802 MNOK, og som tidlegare månader også negativt avvik ved ISF-Psykiatri/TSB, denne månaden med eit avvik på 0,791 MNOK. Varekostnadene knyta til vår eigen aktivitet viser totalt eit negativt avvik på 1,031 MNOK, og er knyta opp mot eit avvik på onkologiske legemiddel 1,102 MNOK og behandlingshjelpemiddel 0,628 MNOK. Kjøp av offentlige helsetjenester viser denne månaden eit positivt avvik på 4,738 MNOK, som i hovudsak gjestepasientar HF Somtikk. Der blei det avsatt for ein høgare aktivitet i august

53 enn reelt, og difor ein besparelse på 2,723 MNOK nå i september. Ellers var det noko lågare aktivitet innan Rehabiliteirng Sør/Øst for 2016 enn avsatt. Dette gjev eit positivt avvik på 1,356 MNOK denne månaden. Personalkostnadane inkl. innleige av personell frå byrå viser denne månaden eit negativt avvik på 1,845 MNOK. Det er fortsatt negativt avvik til innleige frå byrå og overtid/ekstrahjelp, men løn til faste tilsette er lågare enn budsjettert. Andre driftskostnadar viser denne månaden samla sett eit negativt avvik på 0,321 MNOK. 2.2 Sysselsettingsmidlar Helse Fonna HF har fått tildelt 10,3 millionar i sysselsetjingsmidlar som må nyttast til vedlikehaldstiltak i I føretakets søknad om sysselsetjingsmidlar til Helse Vest RHF ble det opplyst at ein ville nytte delar av midlane til å ferdigstila følgjande tiltaks som ble påbyrja i 2016: 1) Prosjekt nr Utbetring murfasade hovedbygg Stord sjukehus Tiltaket er ferdigstilt. 2) Prosjekt Rehabilitering av kjøkkenlokala ved Hgsd sjukehus. Tiltaket er ferdigstilt. Det er bestilt noko tilleggsarbeid som vil bli gjennomført i perioden oktober november Desse tillegga anser føretaket som hensiktsmessige å gjennomføre, men bestilte ikkje arbeida før hovudprosjektet formelt var ferdigstilt. 3) Prosjekt nr Rehabilitering av basseng Stord sjukehus Tiltaket er ferdigstilt 4) Prosjekt nr Rehabilitering av murfasade blokk G, H og K I august ble det påbyrja eit arbeid med å rehabilitere murfasadane på bustad blokk G, H og K ved Stord sjukehus. Dette som ei forlenging av rehabilitering av murfasadeen på hovudbygget. Arbeida er påbyrja og i følgje framdriftsplanen skal tiltaket være ferdigstilt i november ) Prosjekt nr Rehabilitering av leiligheter i Vinjesgt 12/14 Hgsd Tiltaket er ferdigstilt. 6

54 6) Prosjekt nr Rehabilitering av fraflyttede legevaktslokaler Stord sjukehus Tiltaket er ferdigstilt. 7) Prosjekt nr Rehabilitering av lokaler i Stord DPS riving av vegg Tiltaket er ferdigstilt. 8) Prosjekt nr Taktekking blokk G, H og K Kontrakt er planlagt inngått medio oktober med umiddelbar oppstart av arbeidet. I følgje plan skal tiltaket ferdigstillast før årsskiftet. Oppstart av arbeidet ble noko forsinka som følgje av at tiltaket måtte godkjennast av Riksantikvaren. 9) Prosjekt nr Isolering loft Odda Sjukehus Det er inngått kontrakt på isolering av loftet ved Odda sjukehus. Dette er eit ENØK tiltak kor ENOVA har bekrefta at dei vil yta støtte til føretaket. Arbeidet ble påbyrja ultimo september 2017 og er planlagt ferdigstilt i november ) Prosjekt Drenering hovedbygg Stord sjukehus Ekstern rådgjivar byrja primo oktober å prosjektera det arbeidet som må gjennomførast. Når tiltaket er ferdig prosjektert vil arbeida starta og ein forventar at tiltaket ferdigstillast før årsskiftet Det er ikkje planlagt ytterlegare sysselsetjingstiltak. 2.3 Investeringar Status for føretakets investeringsprosjekt er som angitt nedanfor: 1. Prosjekt nr Brannsikring Stord sjukehus Prosjektering av sprinkleranlegg ventilasjonsrom pågår. Utføring av arbeidet gjennomførast i Prosjekt nr Utskifting ventilasjonsaggregat M Blokk Hgsd (KA 5). Prosjektet er ferdigstilt. 3. Prosjekt nr Utskifting ventilasjonsaggregat V Blokk Hgsd (KA 15). Prosjektet er ferdigstilt. 7

55 4. Prosjekt nr Utskifting av vinduer i 6 etg M Blokk Hgsd. Prosjektet er ferdigstilt. 5. Prosjekt nr Skifte av vinduer hovedbygg Stord sjukehus Prosjektet er ferdigstilt. 6. Prosjekt nr kabling for trådlaust nettverk ved Valen sjukehus Prosjektet er ferdigstilt 7. Prosjekt nr Kabling for trådlaust nettverk ved Odda sjukehus Prosjektet er ferdigstilt. 8. Prosjekt nr Ombygging ifm utskifting av MR ved Haugesund sjukehus Føretaket tildelte i juni kontrakt til Siemens AS på leveranse av ny MR til Hgsd sjukehus. Prosjektering av naudsynt ombyggingsarbeid for å kunne installera/ montera ny MR ble påbyrja i august, Dei fysiske arbeida er planlagt påbyrja i oktober 2017 med ferdigstillelse mars/april Detaljprosjektering er under arbeid, og forventa ferdigstilt okt Da MR-en krever store kraftmengder, er det sendt ut ein forespurnad til rammeavtalepartnar om prisar på ny elkraft forbinding og el tavle. Arbeid med ny elektro forsyning vil bli påbyrja desember Arbeida med sjølva rommet vil bli påbyrja primo Mindre tilpasningar er planlagt gjennomført i perioden fram til årsskiftet Prosjekt nr Utskifting ventilasjonsaggregat M Blokk Hgsd KA 4 Prosjektet ble påbyrja primo oktober og er planlagt ferdigstilt før årsskiftet Prosjekt nr Dialyselokaler ved Haugesund sjukehus Arbeidet med å tilrettelegge for poliklinikk dialyse ble ferdigstilt i mars (G-blokk), mens tilhørende ombyggingsarbeid i M-blokk ble ferdigstilt medio primo Prosjekt nr Skifte av sentraler for oksygen og lystgass Stord sjukehus Prosjektet er planlagt ferdigstilt i november Prosjekt nr Samkjøring/backup av kjøleanlegg V/M/S blokk Hgsd 8

56 Prosjektet ble påbyrja i august og første fase er planlagt ferdigstilt i nov Prosjekt Skifte av vinduer ved Odda sjukehus Prosjektet er ferdigstilt. 14. Prosjekt nr Varmesentral Nye Valemoen - Valen Sjukehus Prosjektet er ferdigstilt. 15. Prosjekt nr Taktekking hovedbygg Stord Sjukehus Kontrakt er planlagt inngått medio oktober med planlagt oppstart umiddelbart etter kontraktsinngåelse. I følgje plan skal tiltaket ferdigstillast før årsskiftet. 16. Prosjekt nr Brannsikringstiltak Odda sjukehus. Prosjektet er ferdigstilt 17. Prosjekt nr kabling trådlaust nettverk Stord sjukehus Avtale med entreprenør er inngått. Arbeidet ble påbyrja primo oktober og skal i følgje gjeldande framdriftsplan ferdigstillast i desember Anskaffelse av garderobeskap Prosjekt Bygg2020 har til hensikt å rive deler av psyk bygget i Haugesund. Dette fører til at ein rive ein garderobe for tilsette. Det er i den samaheng nautsynt å skifte ut eit større tal gamle garderobeskap, med nye skap som gir betre kapasitetsutnytting. Tilbod ble mottatt primo okt Anna Føretaket har fått levert og sett i drift tre ambulansekjøretøy. Det vil bli levert ytterlegare eit kjøretøy ultimo oktober. Det er i tillegg levert og sett i drift fem administrativt kjøretøy (utskifting av eksisterende kjøretøy). Investeringsmidlene som ikke nyttast er planlagt overført til For MTU (medisinsk teknisk utstyr) er det hittil i år investert for 17,2 MNOK. 9

57 I prosjektet ByggHaugesund2020 er det investert for 46,4 MNOK hittil i år. På grunn av god framdrift i prosjektet blei prognosen for 2017 justert opp i august frå budsjettert nivå på 60 MNOK til det som er lagt inn i forprosjektet og langtidsbudsjettet på 87,624 MNOK dette året. Prosjektet er fortsatt innanfor totalramma for heile prosjektperioden på MNOK. Prognose Prognosen synar at ein ikkje vil nyttja alle investeringsmidlane innanfor bygg og anlegg i inneværande år. Årsakane til dette er blant anna manglande tilgang på prosjektlederpersonell, behov for å samkjøre tekniske løsninger med bygg2020. Investeringer 2017 Bygg Ramme Brukt hittil i 2017 Løpende prognose Brannoppgradering Stord, Valen og Odda Reinvestering i Bygningar Ombyggingar MTU installasjonar Helse miljø og sikkerhetstiltak Mindre bygningsmessige ombygningar Utvidelse dialyse Haugesund Bygg Totalt Tekniske anlegg Reinvestering i tekniske anlegg Tekniske anlegg Totalt Medisinsk teknisk utstyr Investeringer påbegynt i 2016, men som avsluttes i Enkeltkjøp under 5 mill Medisinsk teknisk utstyr Totalt PROSJEKT BYGG 2020 Avvik ramme vs prognose Forprosjekt Bygg PROSJEKT BYGG 2020 Totalt Andre investeringer Ambulansar og administrative kjøretøy Anna utstyr Andre investeringer Totalt Investeringer ByggHgsd2020 Beløp i heile tusen kroner Totalt ByggHgsd2020 Investert i 2016 Investert i 2017 Investert totalt hittil Nå-2023 Investering (i 2017 kroner) Bruk av finansieringsgrunnlag(30% egenfinansiering) Opptent ikkje brukt finansieringsgrunnlag Opptent finansieringsgrunnlag både brukt/ubrukt Likviditet Likviditetsoversikten ved utgangen av månaden viser ein disponibel likviditet på 573,123 MNOK, noko som er ei forbetring på 0,849 MNOK i forhold til førre månad. Prognosen for 2017 viser ein gjennomsnittleg disponibel likviditet på 514,184 MNOK. 10

58 11

59 3 Aktivitet og kvalitet 3.1 Aktivitet Tal pr

60 3.2 Kvalitet Ventetid behandla (tal pr ) Ventetid ventande (tal pr )

61 3.2.3 Fristbrot Fristbrot (tal pr ) 14

62 3.2.4 Epikrise Epikrisetid Fonna Epikrisetid Kir 15

63 Epikrisetid Med Epikrisetid PH 16

64 Epikrisetid Stord 17

65 4 Utskrivningsklare pasientar Antall liggedøgn for utskrivningsklare pasientar Utskrivningsklare pasientar I september månad var det 68 pasientar innan somatikk som tilsaman låg 174 døgn i sjukehusa i føretaket etter at dei var melde utskrivingslare til kommunane. Ti av kommunane i Helse Fonna var registrerte med utskrivingsklare pasientar, og det var Karmøy kommune som hadde den største utfordringa i månaden med henhaldsvis 33 utskrivingsklare pasientar som tilsaman låg 88 døgn i påvente av eit kommunalt tilbod. 18

66 5 Korridorpasientar Korridorpasientar 19

67 6 Medarbeidar Tal frå styringsportalen per 11.oktober Bemanning (månadsverk, overtid og meirarbeid) Månadsverk Brutto månadsverk og netto månadsverk Helse Fonna HF Månadsverk Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Brutto månadsverk Brutto månadsverk Netto månadsverk Netto månadsverk Overtid og meirarbeid Overtid og merabeid i timer siste 13 månader Helse Fonna HF tal timar sep.16 okt.16 nov.16 des.16 jan.17 feb.17 mar.17 apr.17 mai.17 jun.17 jul.17 aug.17 sep.17 Overtid og utrykning i timar Meirarbeid i timar Lineær (Overtid og utrykning i timar) Lineær (Meirarbeid i timar) 20

68 6.2 Sjukefråvær Utvikling samla sjukefråvær Helse Fonna HF Fråværprosent 8,5 8,0 7,5 7,0 6,5 6,0 5,5 5,0 4,5 4,0 3,5 3,0 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des sjukefråvær 2017 Sjukefråvær 2016 Måltal sjukefråvær Gjennomsnittleg sjukefråvær 2017 Gjennomsnittleg sjukefråvær ,5 8,0 7,5 7,0 6,5 6,0 5,5 5,0 4,5 4,0 3,5 3,0 Gjennomsnittleg fraværprosent 8,0 7,5 Utviking sjukemeldt fråvær Helse Fonna HF 8,0 7,5 Fråværprosent 7,0 6,5 6,0 5,5 5,0 4,5 4,0 3,5 3,0 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Sjukemeldt fråvær 2017 Sjukemeldt fråvær 2016 Måltal sjukemeldt fråvær Gjennomsnittleg sjukemeldt fråvær 2017 Gjennomsnittleg sjukemeldt fråvær ,0 6,5 6,0 5,5 5,0 4,5 4,0 3,5 3,0 Gjennomsnittleg fråværprosent 21

69 6.2.1 Sjukefråvær fordelt på klinikkar/områder og kort- og langtidsfråvær 2017(september månad) Sjukefravær % Korttid (1-16 dg) Langtid (17 dg +) 2016(september månad) Sjukefravær % Korttid (1-16 dg) Langtid (17 dg +) Helse Fonna HF 6,6 3,1 3,5 6,5 3,0 3,5 Føretaksleiing/Fag og føretaksutvikling 0,9 0,9 0,0 8,2 1,7 6,5 Økonomi området 4,2 2,4 1,8 10,6 4,2 6,4 HR området 5,6 2,0 3,6 3,1 0,7 2,4 Medisinsk klinikk 5,2 2,9 2,3 6,0 3,0 3,0 Kirurgisk klinikk 5,7 2,3 3,4 6,4 2,5 3,9 Klinikk for psykisk helsevern 8,0 3,7 4,3 7,6 3,4 4,2 Klinikk somatikk Stord 7,1 2,8 4,3 4,8 2,5 2,3 Kl. for medisinsk service og beredskap 7,2 3,7 3,5 5,7 3,0 2,7 Internservice området 7,9 3,6 4,3 8,5 3,7 4,8 6.3 Deltid Juridisk og korrigert gjennomsnittleg stillingsprosent 91,0 % 90,0 % 89,0 % 88,0 % 87,0 % 86,0 % 85,0 % 84,0 % 83,0 % 82,0 % 81,0 % 86,9 % 86,2 % Juridisk og korrigert stillingsprosent Helse Fonna 88,3 % 87,3 % korrigert gjennomsnittleg stillingsprosent for tilsette i fast stilling - sp og Agresso Juridisk gjennomsnittleg stillingsprosent for tilsette i fast stilling - Agresso Måltal gjennomsnittleg stillingsstørrelse (87,7%) Måltal 20% reduksjon i differansen 100% og korrigert gjennomsnittleg stillingsprosen (89,3%) Lineær (korrigert gjennomsnittleg stillingsprosent for tilsette i fast stilling - sp og Agresso) 22

70 6.4 HMS Månadleg rapportering I september 2017 blei det meldt 363 saker til forbetringssystemet Synergi, mot 385 i september Uønska hendingar Helse Fonna Uønska hendingar Helse Fonna per september 2017 Revisjonsmodul Frekvente hendelser UH uten kons. IKT/Inf-sikkerhet UH uten kons. HMS/Ansattskade UH med konsekvens - IKT/Inf UH med kons. HMS/Ansattskade UH - IKT/Informasjonssikkerhet UH - HMS/Ansattskade UH og forbedring, usortert UH UH UH UH UH - UH UH UH UH UH med uten uten og UH - IKT/I med med med uten uten Forb Frek UH - UH - kons kons kons Revis forb HMS nfor kons kons kons kons kons edri vent Klag Pasie Drift... jons edri /Ans masj.. ekve.. ngso e er / ntrel srela HMS HMS IKT/I mod ng, attsk onssi Pasie Drift ns - Pasie Drift mrå hend NPE atert tert /Ans /Ans nfsikke ul usor ade kker ntrel srela IKT/I ntrel srela der elser attsk attsk tert het atert tert nf atert tert ade ade rhet Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Tabell 1: Uønska hendinga i Helse Fonna per mnd i Alle registrerte saker. Statistikk per

71 Uønska hendingar Helse Fonna per september 2017 sakstype Per august er 30 % av meldingane direkte pasientretta og 10 % direkte retta mot HMS/ansattskade. Uønska hendingar Helse Fonna per september Sakstype Tal registrerte hendingar %-del av totalt registrerte hendingar UH og forbedring, usortert 1 0 % UH - Pasientrelatert % UH - HMS/Ansattskade 46 1 % UH - Driftsrelatert % UH - IKT/Inf sikkerheit 6 0 % UH med konsekvens Pasientrelatert % UH med konsekvens - HMS/Ansattskade % UH med konsekvens - Driftsrelatert % UH med konsekvens - IKT/Inf 8 0 % UH uten konsekvens Pasientrelatert % UH uten konsekvens HMS/Ansattskade % UH uten konsekvens - Driftsrelatert % UH uten konsekvens - IKT/Inf 19 0 % Forbedringsområder % Frekvente hendelser - Frekvente hendelser 18 0 % Klager / NPE - Klagesaker 55 1 % Revisjonsmodul 63 2 % SUM hittil i år % Tabell 2: Prosentvis fordeling av uønska hendingar per september I det følgjande er det berre fokus på HMS/ansattskadar: Uønska hendingar i september 2017 Hendelsetype Antall registreringer % Hendelsetype ikkje valgt 9 28 Ansattskade - Kutt, ikke påvist/ukjent smitte fra pasient 1 3 Ansattskade - Stikk, ikke påvist/ukjent om smitte fra pasient 1 3 Ansattskade - Støt/treff av gjenstand 1 3 Ansattskade - Trussel om vold/verbal sjikane 3 9 Ansattskade - Voldsskade 3 9 HMS - Arbeidstøy 1 3 HMS - Medikamenter/cytostatika 2 6 HMS - Organisatorisk arbeidsmiljø 2 6 HMS - Smitte/Biologiske faktorer 6 19 HMS - Systematisk HMS-arbeid 1 3 HMS - Utstyr/Arbeidsutstyr Tabell 3: HMS/tilsetteskadar, fordelt etter hendingstype i september

72 Av melde sakar i september kan vi trekkje fram: Stikk under operasjon. Blei stukket av operatør pga manglande kommunikasjon på kva ein hadde tenkt å gjere, og hendene kom i vegen for operatøren. Tiltak: Være meir obs. og sei frå kva ein har tenkt å gjere Pasient stumpa røyken i nakken på medarbeidar. Tiltak: samtale og tydeleggjere at dette ikkje er greitt Slag og spark frå agitert pasient. Utløyste alarm, fleire kom til Stikk på blodgassnål Tvangsinnlagt pasient kom tilbake til sjukehus etter å ha vore heime. Blei svært truande og utagerande. Utløyste alarm og tilkalte meir personell og politi. I etterkant debriefing, gjennomgang av hendinga for å kunne lære av den og ta det vidare til TERMA-undervisninga. Tiltaks-/kriseplan for pasientar som er innlagt på tvang blei gjennomgått og justert. Pasient kasta telefonen i ansiktet på ein tilsett i kommunen. Tiltak: evaluering av situasjonen. Fjerner objekt som kan kastast og gir vedkomande papptallerkenar og plastbestikk å spise av. Pasient blei truande då han ikkje fikk meir medisiner. Personell klarte å roe ned situasjonen. Ubalanse mellom oppgåver og ressursar. Fekk ikkje utført alle oppgåvene ein skulle. Understellet på båra i ambulansen folda seg ikkje ut da båra ble trekt ut av bilen. Tiltak: Betre vedlikehald. Pålagt meiarbeid Ufullstendig gjennomført smitteregime for pasient med MRSA. Unødvendig smitteeksponering overfor medarbeidar. Oppdaga sprøytespiss i hylster i pose med reine vaskekluter. Husøkonom melder: Kan vere vanskjeleg å vite kor det kjem frå. Ufullstendig gjennomført smitteregime i forbindelse med at ein fødande pasient som er MRSA-positiv vart overført til operasjonsavdelingen for akutt keisersnitt. Utstyr var tilgrisa med blod. Innskjerping av at ein skal vaske seg før ein tar i noko. Manglande/ mangelfull kartlegging av miljøaspekt ved gjennomføring av Prosjekt ByggHgsd Pasient trakk ut venflonen i armen sin. Førte til blodsøl på medarbeideren som også fekk blod i munnen. Blodprøvar tatt og vert fulgt opp over tid for å sjekke om vedkomande kan ha blitt smitta. 25

73 Fekk søl frå gul sprøyteboks på seg, då lokket ikkje var skikkeleg sett på. Gjennomfører smittekontrollar. Hull på infusjonsslange og medarbeidaren fekk søl av medikament på seg. Behov for å tilkalle hjelp ved bruk av alarmen på telefonen. Hjelpa kom seint, då dei som skulle hjelpe ikkje fann ut kor det var ein trengte hjelp. Tiltak: Gjere klart kva for telefon den einskilde har kvar dag. 26

74 STYRESAK GÅR TIL: FØRETAK: Styremedlemmer Helse Fonna HF DATO: SAKSHANDSAMAR: Ingebjørg Kismul SAKA GJELD: Tilleggsdokument til styringsdokument 2017 STYRESAK: 73/17 STYREMØTE: vedlegg FORSLAG TIL VEDTAK Styret i Helse Fonna HF tek tilleggsdokument til styringsdokument 2017 Helse Fonna HF til etterretning.

75 Bakgrunn for saka Helse Vest RHF viser til styringsdokument for 2017 vedteke i føretaksmøte den 8. mars Som følgje av mellom anna Stortingets behandling av Prop. 129 S ( ), jf. Innst. 401 S ( ), sender Helse Vest RHF ut eit tilleggsdokument til styringsdokumentet for Helse Vest RHF viser også til e-post til HF-a dagsett der det står at Helse Vest RHF vil kome tilbake til tilleggs oppgåver til helseføretaka basert på tilleggsdokument til oppdragsdokument 2017 frå Helse- og omsorgsdepartementet. Tilleggsdokument til styringsdokument2017 blei vedteke i føretaksmøte Tilleggsdokumentet inneheld nye oppdrag til styringsdokument for 2017 Til kap. 3 i styringsdokumentet - Helsefaglege styringsmål 3.1 Redusere unødvendig venting og variasjon i kapasitetsutnyttinga Helse Vest RHF ber helseføretaka om å: Leggje til rette for at KPP(kostnader på pasientnivå) blir nytta i det lokale forbetrings- og planarbeidet. HF-a skal rapportere på status for bruk av KPP i lokalt forbetrings- og planarbeid innan den 18. oktober Prioritere psykisk helsevern og tverrfagleg spesialisert rusbehandling Andre oppgåver 2017 Vi viser til tidlegare oppdrag og brev om prosjektet transport av ustabile personar. Vi minner derfor om at det saman med årleg melding for 2017 skal bli lagt ved ein sluttrapport med ein tre års oppsummering av prosjektet. Det skal der bli rapportert på omfang av politioppdrag, brukartilfredsheit, og på utvikling av omfanget av akuttinnleggingar. Rapportering og oppsummering skal bli gjort i samarbeid mellom helseføretaka og aktuelle politidistrikt, jf. revidert oppdragsdokument for 2014 og Helse- og omsorgsdepartementet sitt brev av 1. desember 2014 etter Stortingets behandling av Prop. 93 S ( ). 3.3 Betre kvalitet og pasienttryggleik Mål 2017: Det blei ved ein inkurie sett feil mål i oppdragsdokumentet til dei regionale helseføretaka for 2017 på indikator for trombolysebehandling. Dette målet blei vidareformidla til helseføretaka i styringsdokumentet for Riktig mål er minst 50%. Dette er i tråd med det som er sett som høg måloppnåing for den nasjonale kvalitetsindikatoren. Det vises til helsenorge.no for ein omtale av indikatoren. Målet for 2017 blir dermed slik: 2

76 Minst 50 prosent av pasientane med hjerneinfarkt skal få trombolysebehandling innan 40 minutt etter at dei er innlagde. Andre oppgåver 2017: Helse Vest RHF ber helseføretaka om å: Sikre seg tilgjengeleg strukturert legemiddelinformasjon for å understøtte bruk og forskriving av legemiddel i sjukehus i samsvar med nasjonale føringar og regionale beslutninger/legemiddelval. Sikre at kvinner med livmorhalskreft får informasjon om tidlegare celleprøver som har vore feiltolka, og ha gode rutinar for korleis man informerer kvinner som har fått betydelig endra diagnose etter regransking av tidlegare prøver. Bidra i arbeid med å kartlegge om rekvisisjon av laboratorieanalysar inkluderer (klinisk) informasjon som er nødvendig både for å vurdere om prøvane faktisk skal analyserast, og for å tolke analysane Bidra i Helse Vest sitt arbeid med å leggje til rette for at pasientar i heile landet får betre tilgang til deltaking i kliniske studiar i Noreg og i utlandet. Gjøre seg kjent med og følgje opp Riksrevisjonens undersøking av medisinsk kodepraksis i helseføretaka, under dette sette i gang eit arbeid for å følgje opp dei områda som Riksrevisjonen har peika på, og som er innanfor dei regionale helseføretaka sitt ansvarsområde. Raskare tilbake Det blir tatt sikte på ein omlegging av Raskare tilbake-ordninga frå Med atterhald om Stortinget si behandling av statsbudsjettet 2018, vil dagens midlar i Raskare tilbake-ordninga på kap. 732, post 79 og helserelaterte midlar i ordninga på kap.732, post 70, bli overført til dei regionale helseføretaka sine ordinære løyvingar for pasientbehandling (kap. 732, postane 72-77) i Dette inneber at midlane blir inkludert i berekningsgrunnlaget for ISF under post 76, og polikliniske refusjonar under post 77. Til kap. 4 i styringsdokumentet Krav og rammer Beredskap og sikkerheit Helse Vest RHF ber helseføretaka om å: Etablere planar for CBRNE-hendingar. Planane må vere koordinerte med aktuelle samarbeidspartar. Det må vere eit system for å sikre og vedlikehalde tilstrekkeleg utstyr, kunnskap og kompetanse i helseføretaka for å kunne handtere slike hendingar. Planane må bli øvd regelmessig. 3

77 Vedteke i føretaksmøte Tilleggsdokument til styringsdokument 2017 Helse Fonna HF Innhald

78 1 Innleiing Nye oppdrag til styringsdokument for Rapportering...4 1

79 1 Innleiing Helse Vest RHF viser til styringsdokument for 2017 vedteke i føretaksmøte den 8. mars Som følgje av mellom anna Stortingets behandling av Prop. 129 S ( ), jf. Innst. 401 S ( ), sender Helse Vest RHF ut eit tilleggsdokument til styringsdokumentet for Helse Vest RHF viser også til e-post til HF-a dagsett der det står at Helse Vest RHF vil kome tilbake til tilleggs oppgåver til helseføretaka basert på tilleggsdokument til oppdragsdokument 2017 frå Helse- og omsorgsdepartementet. 2 Nye oppdrag til styringsdokument for 2017 Til kap. 3 i styringsdokumentet - Helsefaglege styringsmål 3.1 Redusere unødvendig venting og variasjon i kapasitetsutnyttinga Helsedirektoratet fekk i 2016 i oppdrag å greie ut og planlegge ei løysing for nasjonale KPP-data (kostnadar på pasientnivå) i NPR med sikte på etablering av ein nasjonal KPPdatabase frå Dei regionale helseføretaka skal sørgje for at alle helseføretak leverer data inn til den nasjonale databasen. Helse Vest RHF ber helseføretaka om å: Leggje til rette for at KPP blir nytta i det lokale forbetrings- og planarbeidet. HF-a skal rapportere på status for bruk av KPP i lokalt forbetrings- og planarbeid innan den 18. oktober Prioritere psykisk helsevern og tverrfagleg spesialisert rusbehandling Andre oppgåver 2017 Vi viser til tidlegare oppdrag og brev om prosjektet transport av ustabile personar. I brev datert blei det vist til at det skal ligge føre ein sluttevaluering av prosjektet saman med årleg melding for Dette har seinare blitt endra til årleg melding for Vi minner derfor om at det saman med årleg melding for 2017 skal bli lagt ved ein sluttrapport med ein tre års oppsummering av prosjektet. Det skal der bli rapportert på omfang av politioppdrag, brukartilfredsheit, og på utvikling av omfanget av akuttinnleggingar. Rapportering og oppsummering skal bli gjort i samarbeid mellom helseføretaka og aktuelle politidistrikt, jf. revidert oppdragsdokument for 2014 og Helse- og omsorgsdepartementet sitt brev av 1. desember 2014 etter Stortingets behandling av Prop. 93 S ( ). 2

80 Mål 2017: 3.3 Betre kvalitet og pasienttryggleik Det blei ved ein inkurie sett feil mål i oppdragsdokumentet til dei regionale helseføretaka for 2017 på indikator for trombolysebehandling. Dette målet blei vidareformidla til helseføretaka i styringsdokumentet for Riktig mål er minst 50%. Dette er i tråd med det som er sett som høg måloppnåing for den nasjonale kvalitetsindikatoren. Det vises til helsenorge.no for ein omtale av indikatoren. Målet for 2017 blir dermed slik: Minst 50 prosent av pasientane med hjerneinfarkt skal få trombolysebehandling innan 40 minutt etter at dei er innlagde. Andre oppgåver 2017: Helse Vest RHF ber helseføretaka om å: Sikre seg tilgjengeleg strukturert legemiddelinformasjon for å understøtte bruk og forskriving av legemiddel i sjukehus i samsvar med nasjonale føringar og regionale beslutninger/legemiddelval. Sikre at kvinner med livmorhalskreft får informasjon om tidlegare celleprøver som har vore feiltolka, og ha gode rutinar for korleis man informerer kvinner som har fått betydelig endra diagnose etter regransking av tidlegare prøver. Helseføretaka skal samarbeide med Kreftregisteret om dette (sjå og vedlegg 1 i tilleggsdokument frå Helse- og omsorgsdepartementet Tildeling av midlar - om auka tilskot til Kreftregisteret for kvalitetssikring av livmorhalseprogrammet). Bidra i arbeid med å kartlegge om rekvisisjon av laboratorieanalysar inkluderer (klinisk) informasjon som er nødvendig både for å vurdere om prøvane faktisk skal analyserast, og for å tolke analysane. Dersom kartlegginga konkluderer med at informasjonsgrunnlaget ikkje er tilstrekkeleg, skal føretaka og bidra i arbeid med å føreslå tiltak for å forbetre rekvisisjonane. Bidra i Helse Vest sitt arbeid med å leggje til rette for at pasientar i heile landet får betre tilgang til deltaking i kliniske studiar i Noreg og i utlandet. Dette krev at nettstaden for pasientretta informasjon om alle pågåande og planlagde kliniske studiar på helsenorge.no er oppdatert og komplett, og at pasientar i heile landet vert likeverdig vurdert for deltaking i kliniske studiar. Gjøre seg kjent med og følgje opp Riksrevisjonens undersøking av medisinsk kodepraksis i helseføretaka, under dette sette i gang eit arbeid for å følgje opp dei områda som Riksrevisjonen har peika på, og som er innanfor dei regionale helseføretaka sitt ansvarsområde. Det blir vist til Dokument 3:5 ( ) Riksrevisjonens undersøkelse av medisinsk kodepraksis i helseforetakene, og Stortingets behandling av denne, jf. Innst. 297 S ( Raskare tilbake Det blir tatt sikte på ein omlegging av Raskare tilbake-ordninga frå Med atterhald om Stortinget si behandling av statsbudsjettet 2018, vil dagens midlar i Raskare tilbakeordninga på kap. 732, post 79 og helserelaterte midlar i ordninga på kap.732, post 70, bli overført til dei regionale helseføretaka sine ordinære løyvingar for pasientbehandling 3

81 (kap. 732, postane 72-77) i Dette inneber at midlane blir inkludert i berekningsgrunnlaget for ISF under post 76, og polikliniske refusjonar under post 77. Med grunnlag i dei regionale helseføretaka sine anbefalingar, er det ein føresetnad at tilbod med gode resultat blir vidareført / oppretta. Dette gjeld arbeidsretta behandlingstilbod for personar med muskel- og skjelettplagar og personar med psykiske lidingar som angst og depresjon. Hausten 2017 vil det bli gjort eit regionalt arbeid for å konkretisere tiltak i helseføretaka. Deltaking i arbeid/utdanning er vist å ha dokumentert god effekt på helse og livskvalitet, og vil vere eit viktig moment i rettigheitsvurdering av tilvisingar etter omlegginga. Til kap. 4 i styringsdokumentet Krav og rammer Beredskap og sikkerheit Helse Vest RHF ber helseføretaka om å: Etablere planar for CBRNE-hendingar. Planane må vere koordinerte med aktuelle samarbeidspartar. Det må vere eit system for å sikre og vedlikehalde tilstrekkeleg utstyr, kunnskap og kompetanse i helseføretaka for å kunne handtere slike hendingar. Planane må bli øvd regelmessig. 3 Rapportering Det skal rapporterast på alle krav under kap. 2 i tilleggsdokumentet i årleg melding for 2017, om ikkje annan svarfrist er oppgitt. Rapportering skal sendast til postmottaket i Helse Vest RHF på denne e-postadressa: helse@helse-vest.no. Vedlegg: 1. Oppdragsdokument 2017 tilleggsdokument etter Stortingets behandling av Prop. 129 S ( ), dagsett 28. juni Oppdragsdokument 2017 utvidelse av oppdrag gitt i tilleggsdokument 28. juni

82 STYRESAK GÅR TIL: FØRETAK: Styremedlemmer Helse Fonna HF DATO: SAKSHANDSAMAR: Ingebjørg Kismul SAKA GJELD: Plan for internrevisjonen i Helse Vest STYRESAK: 73/17 STYREMØTE: vedlegg FORSLAG TIL VEDTAK Styret i Helse Fonna HF ber administrerande direktør svare internrevisjonen i Helse Vest i tråd med saka og dei innspela som kom i møtet.

83 Bakgrunn for saka Årleg plan for internrevisjon i Helse Vest blei tidlegare vedteke av styret i Helse Vest. Det er no eit ønskje at føretaka kommer med innspel til plan for internrevisjon og legg forslaga fram for eige styre før planen blir behandla i styret i Helse Vest. Det har i mange år vore fast prosedyre at styret i Helse Vest vedtar plan for internrevisjon etter innstilling frå revisjonsutvalet. Saksbehandlinga ligg til internrevisjonen, og det skal vere ein prosess der ein hentar inn innspel frå føretaka. Tidlegare har dette siste i stor grad blitt handtert i dialog med dei administrerande direktørane i HF-a og leiargruppa i RHF-et, i munnleg i møte. Etter internrevisjonen si oppfatning, kan fleire vurdere å søke måtar å involvere føretaksstyra i revisjonsplanlegginga. Internrevisjonen i Helse Vest har invitert føretaka til å kome med innspel til revisjonsplanen for Vi ber om at tema og korte grunngjevingar kjem oss i hende i god tid før revisjonsutvalet sitt desembermøte. Leiargruppa i Helse Fonna behandla i møte sak 138/17 Plan for internrevisjon Administrerande direktør vil foreslå at Internrevisjonen i Helse Vest i neste periode òg kan fokusere på pasientnær behandling. Eit tema kunne vore korleis det nasjonale og regionale pasienttryggleikprogrammet blir følgt opp i føretaka, og i kor stor grad programmet når heilt ut i linja til dei som driv pasientbehandlinga. Som det står i gjeldande plan vil metodikk for rapportering internt i føretaka og i føretaksgruppa vere nyttig å sjå på. I tillegg kan kanskje omfang av rapportering bli gjennomgått, og i kva grad resultata av rapportering når ut, og blir nytta. I gjeldande plan er porteføljestyringa på IKT-området nemnd. Det økonomiske volumet er stort, og den strategiske betydinga det same. Dette vil kunne bli omtalt i prosjektet om kontraktsoppfølging, men i den grad det ikkje blir gjennomgått her vil dette vere aktuelt. System og metodikk for risikostyring i føretaka i Helse Vest kan vere eit forslag til revisjon. Det har vore eit sterkt fokus på avansert oppgåveplanlegging i Helse Vest. Kanskje kan det vurderast om korleis oppgåveplanlegginga blir implementert i klinikkar og einingar. Vedlegg Gjeldande plan for internrevisjon

84 Plan for internrevisjon

85 1 INNLEIING OG INNHALD Helse Vest RHF (regionalt helseføretak) har det overordna ansvaret for spesialisthelsetenesta i Rogaland, Hordaland og Sogn og Fjordane. Helseføretaka har om lag medarbeidarar, omfattar 50 sjukehus og institusjonar og yter helsetenester til nær 1,1 million innbyggjarar. Den fremste oppgåva til internrevisjonen å stadfeste at styringa av verksemda i Helse Vest gir tryggleik nok for styret til å feste lit til at måla blir nådd. Det er nødvendig å velje ut avgrensa felt som lar seg undersøkje i form av revisjonsprosjekt. Det er mykje som er viktig, og endå meir som kan analyserast. Kunsten er å velje dei rette prosjekta. Etter gjeldande instruks skal arbeidet til internrevisjonen nedfellast i ein årleg rullert plan som skal behandlast av revisjonsutvalet og godkjennast av styret. Denne planen femner 2017 og Planen har dette innhaldet: 1 Innleiing og innhald Prioriterte prosjekt Premissar for ny plan Instruks, standardar og rutinar Planprosessen Drøfting av revisjonsprosjekt Prosjekt innan området Helsetenester Prosjekt innan området Økonomi Prosjekt innan området HR Prosjekt innan området Teknologi Prosjekt innan andre område Etter planvedtaket, og andre forhold Revisjonsplan Internrevisjonen i Helse Vest RHF

86 2 PRIORITERTE PROSJEKT Det har i dette planarbeidet blitt lagt til grunn ein inkluderande prosess med innspel og erfaring frå både munnlege og skriftlege kjelder, innanfor og utanfor føretaksgruppa. Revisjonsutvalet i Helse Vest har drøfta revisjonsplanlegginga på fleire møte, og legg dette dokumentet til grunn for si innstilling til styret i Helse Vest. Dei sju tema som er prioriterte vil dekke arbeidet til internrevisjonen for dei kommande to åra, men det er òg slik at denne planen har ein årleg rullering slik at enkelte av dei kan bli nedprioriterte og skrivne ut av planen ved neste korsveg. Prosjekta er nummererte etter prioritering (tid). Denne kan bli justert av revisjonsutvalet. 1. Kontraktstrategi og avtaleoppfølging Prosjektet vil vurdere strategiar og metodar for å inngå og følgje opp kontraktar av ulike slag, i denne runda avgrensa til anskaffingar på IKT-området. Prosjektet vil undersøkje i kva grad helseføretaka vurderer og realiserer potensialet for gevinstar, og handterer risiko for misleghald, korrupsjon, sosial dumping, og brot på reglar om etisk handel. 2. Helseføretaka sine samarbeidsprosjekt i utviklingsland Prosjektet vil kartleggje helseføretaka sine internasjonale helseprosjekt, og gjennomgå eit utval av desse. Det vil mellom anna vere aktuelt å undersøkje forhold som økonomisk omfang, finansiering, jus, risiko, korrupsjonsrisiko og arbeidsgivaransvar for tilsette som reiser ut. 3. IKT-tryggleik Korleis er IKT-tryggleiken i Helse Vest? Tematikken femner både konfidensialitet (tilgang berre for autorisert personell), informasjonskvalitet og integritet (at informasjonen er fullstendig, nøyaktig og gyldig), og tilgjengelegheit (at ein har tilgang til informasjon og system ved behov). Det vil bli utvikla prosjekt for å vurdere korleis føretaka handterer risikoen på eitt eller fleire av desse områda. 4. Matforsyning Matforsyning gjeld til dømes leveringstryggleik over avstandar, forgifting, samt ernæring og annan kvalitet. Prosjektet vil mellom anna undersøkje i kva grad helseføretaka har gjort risikovurderingar av matforsyninga, og kva plass dette området har fått i beredskapsplanlegginga deira. 5. Avansert oppgåveplanlegging Avansert oppgåveplanlegging er metodikk for å utnytte den kapasiteten vi allereie har. Metodikken og bruk av GAT med overføring av data til mange andre system er eit sentralt element i «Alle møter»-programmet, og har som mål å skape føreseielegheit og ein god fordeling av oppgåver/vakter for medarbeidarane i Helse Vest. Det blir rap- Revisjonsplan Internrevisjonen i Helse Vest RHF

87 portert at nokre einingar har ein låg bruk av avansert oppgåveplanlegging, eller berre tilsynelatande utfører denne forma for oppgåveplanlegging. Prosjektet vil undersøkje dette nærmare. 6. Avtalelojalitet i helseføretaka Utgangspunktet for prosjektet er revisjonen av innkjøpsområdet i I statusoppfølginga hausten 2016 understreka revisjonsutvalet viktigheita av at denne saka får nødvendig merksemd i organisasjonen òg i tida framover. Dette blir eit nytt prosjekt, men vil som det førre undersøkje status på å unngå utgåtte avtalar, og korleis det ligg an med avtalelojalitet i helseføretaka. (Det vil her bli gjort ei avgrensing mot prosjektet om kontraktstrategi samt at deler av feltet er lagt til det felleseigde Sykehusinnkjøp HF.) 7. Internkontroll og risikostyring Det er dei siste åra blitt gjennomført revisjonar av internkontrollen hos private leverandører av helsetenester. Det er ønskjeleg at dette fortsetter, men òg at det vert utvida med kontrollar i eigne helseføretak etter vurdering. "Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten" trådde i kraft , og prosjektet eller prosjekta vil undersøkje korleis denne er implementert og etterlevd. I det følgjande vil Kapittel 3 ta for seg bakgrunn og premissar for revisjonsplanlegginga. Kapittel 4 omtaler dei same føreslåtte prosjekta med enkelte tilleggskommentarar og stikkord knytt til andre moglege revisjonstema. Prosessen for vidare handtering av dei prioriterte revisjonsprosjekta går fram av revisjonsplanen sitt kapittel 5. 3 PREMISSAR FOR NY PLAN 3.1 INSTRUKS, STANDARDAR OG RUTINAR Figuren under illustrerer hovudprosessane i internrevisjonen i Helse Vest. Kvar hovudprosess er utdjupa i eigne underprosessar med tilhøyrande rettleiar, rutinar og dokumentmalar i internrevisjonen sitt kvalitetsstyringssystem. Figur 1 Hovudprosessar internrevisjon i Helse Vest Internrevisjon Budsjett 0. Planlegging Rapportar Innsats Menneske Teknologi og metodar 1. Oppstart 2. Kartlegging 6. Kvalitetsstyring 3. Analyse Rapportering Oppfølging Råd Nytte Revisjonsplan Internrevisjonen i Helse Vest RHF

88 Sjølve prosjekta går gjennom hovudprosessane 1 til 5. Hovudprosess 6 er dei grepa internrevisjonen tar for å sikre kvaliteten på arbeidet, på kort og lang sikt. Planprosessen (0) er ein kontinuerleg prosess og har denne revisjonsplanen som sitt dokumenterte sluttkrav. Føringane finn vi i Helse Vest sin instruks for internrevisjon og i nasjonale og internasjonale standardar for internrevisjon. Desse er sitert i ramma under. Tabell 1 - Krav til revisjonsplanlegging i internrevisjonsinstruksen og eksterne standardar Instruks for internrevisjon i Helse Vest: 5.1 Arbeidet til internrevisjonen skal nedfellast i ein årleg rullert plan som skal behandlast av revisjonsutvalet og godkjennast av styret. 5.2 Revisjonsplanen skal være basert på risikovurderingar av overordna, vesentlege forhold. 5.3 Internrevisjonen skal i arbeidet med revisjonsplanen søke å involvere styra og administrerande direktørar i RHF et og helseføretaka, for eit best mogleg plangrunnlag. 5.4 Vesentlege oppgåver for internrevisjonen utanom vedteken revisjonsplan kan godkjennast av revisjonsutvalet. Internrevisjonen kan òg på sjølvstendig grunnlag ta opp saker innan sitt ansvars- og arbeidsområde. Internrevisjonsstandard (IIA/NIRF) Nr 2010 Planlegging : Revisjonssjefen må utarbeide en risikobasert plan for å fastsette prioriteringene til internrevisjonen, i samsvar med organisasjonens målsetninger. Tolkning Revisjonssjefen er ansvarlig for å utarbeide en risikobasert plan. Revisjonssjefen må ta hensyn til organisasjonens risikostyringsrammeverk, inkludert den risikoappetitt ledelsen har satt for de forskjellige aktiviteter eller deler av organisasjonen. Hvis slikt rammeverk ikke eksisterer, bruker revisjonssjefen sin egen vurdering av risiko, etter å ha tatt innspill fra toppledelsen og styret i betraktning. Revisjonssjefen må gjennomgå og justere planen, i den grad det er nødvendig, for å ta hensyn til endringer i organisasjonens forretningsvirksomhet, risikoer, drift, programmer, systemer og kontroller. I instruks for internrevisjon og instruks for revisjonsutval er hovudoppgåvene peikt ut til å sjå nærare på føretaksgruppa oppfyller krav til målretta og kostnadseffektiv bruk av ressursar påliteleg styringsinformasjon etterleving av regelverk, eigarkrav og eigne vedtekne krav (mellom anna etikk) oppfølging og læring av feil og avvik rapportert frå interne og eksterne tilsynsog kontrollinstansar. 3.2 PLANPROSESSEN Tidlegare rapportar frå internrevisjonen ligg offentleg tilgjengelege på nettstaden til Helse Vest. Dei utgjer eit bakgrunnsbilete òg for val av framtidige prosjekt. Dei kanskje fremste målområda for Helse Vest kjem fram av strategiplanen Helse 2020, som etter at revisjonsplanen er sluttført blir avløyst av Helse For internrevisjonen kan det handle om å gjennomføre analyser av om føresetnadene for strategidokumentet vert oppfylt. Revisjonsplan Internrevisjonen i Helse Vest RHF

89 Andre sentrale dokument er oppdragsdokumenta frå departementet, og våre eigne styringsdokument til helseføretaka. Likeins kan andre regionale og nasjonale planar og strategiar påverke valet av prosjekt. Føretaka kan ha sine eigne føretaksinterne strategiar og handlingsplanar. Ein ser òg til andre instansar som driv med liknande oppgåver. Føremålet er dels å unngå å gå i same fotefar og belaste organisasjonen unødig, men òg å få idear til eigne analysar. Eksempelvis vil det gjelde kva statlege tilsynsorgan (særs Helsetilsynet) og Riksrevisjonen har gjort. Med sistnemnte har internrevisjon jamleg dialog og informasjonsutveksling. Det blir òg sett på kva internrevisjonane i dei andre RHF-a har prioritert, samt internrevisjonane (eller tilsvarande) i helseføretaka i Helse Vest. Til sist er det som før lagt stor vekt på å fange opp signal frå møter med og skriftlege innspel frå mellom anna leiinga i helseføretaka og i RHF-et. Internrevisor har òg møtt regionalt brukarutval i samband med revisjonsplanlegginga. Revisjonsutvalet har gitt innspel på fleire av sine møte i løpet av perioden, og har òg ei formell rolle i å innstille til styret om innhaldet i denne revisjonsplanen. Figur 2 Internrevisjonen i Helse Vest har i fleire år brukt den følgjande modellen i si revisjonsplanlegging og dialog med andre. Effektivitet Regeletterleving Etikk og omdømme Overordna styring Er vi effektive, veit vi kva effektivitet er? Frå lover på toppen til detaljerte rutinar: Korleis etterlever vi krava, kjenner vi dei og er dei ein del av oss? Korleis påverkar etiske normer og samfunnet vår praksis, og korleis opplever samfunnet våre handlingar? Organisering, eigarskap, rapportering, omsetting av styringssignal mellom nivåa og mellom faggrupper: Helsetenester Vi skal fremme helse og livskvalitet. Gjer vi det? På kva område møter vi dei største faglege utfordringar? Effektiv pasientflyt, med riktig behandling i tide? Kvalitet? Er vi gode kjøparar av tenester, og sikrar vi saumlause tenester for pasientane i så måte? Fungerer den heilskaplege styringsmodellen i regionen, og opplegget for internkontroll? Økonomi HR Teknologi Korleis står det til med evna til å finansiere nye og eksisterande tiltak, og evna til å økonomisere med tilgjengelige midlar? Korleis står det til med tilsette sin kompetanse, kapasitet, arbeidsmiljø? Har vi dyktige og motiverande leiarar? Kva kjenneteiknar samhandlinga mellom arbeidsgjevar og arbeidstakar? IKT, MTU Til rett tid, stad og innhald? Driv vi prosjekta godt, haustar vi som vi sår? Integrerer vi teknologi i eksisterande verksemd utan å endre den? Kva med oppdragsdokument, styringsdokument, og Helse 2020? Er måla våre kjende og forståelege, er dei realistiske? Kvar kjem endringane, og korleis evner vi å møte dei? Kva viser historia om dette? Andre støttetenester Eigedom og inventar: Har vi ein infrastruktur som er tilpassa krava? Har vi eit forsømd vedlikehald av bygga? Har det i så fall konsekvensar for tilsette og pasientar? Er vi ein lærande organisasjon? Revisjonsplan Internrevisjonen i Helse Vest RHF

90 4 DRØFTING AV REVISJONSPROSJEKT Dette er eit utval av tema som har vore drøfta for perioden for perioden 2017 og PROSJEKT INNAN OMRÅDET HELSETENESTER Prioritert prosjekt: Helseføretaka sine samarbeidsprosjekt i utviklingsland Prosjektet vil kartleggje helseføretaka sine internasjonale helseprosjekt, og gjennomgå eit utval av desse. Det vil mellom anna vere aktuelt å undersøkje forhold som økonomisk omfang, finansiering, jus, risiko, korrupsjonsrisiko og arbeidsgivaransvar for tilsette som reiser ut. Prioritert prosjekt: Internkontroll og risikostyring Det er dei siste åra blitt gjennomført revisjonar av internkontrollen hos private leverandører av helsetenester og utvalde fagområder hos private avtalespesialistar. Det er ønskjeleg at dette fortsetter, men òg at det vert utvida med kontrollar i eigne helseføretak etter vurdering. "Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten" trådde i kraft , og prosjektet eller prosjekta vil undersøkje korleis denne er implementert og etterlevd. Det var har tidlegare blitt gjort denne type kartleggingar hos private avtalespesialistar, private rehabiliteringsinstitusjonar og private TSBinstitusjonar. Val av sektor vil i denne runda bli underlagt ei vurdering knytt til risiko og vesentlegheit. Igangverande prosjekt: Korleis gir forskingsaktiviteten i helseføretaka grunnlag for kunnskapsoverføring og kvalitetsforbetring? Dette er starta opp med basis i førre revisjonsplan. Det er lagt opp til at rapporten ligg klar i første halvår Andre innspel i revisjonsplanlegginga Det er kome inn, eller på annan måte identifisert, ei rekke tema som kunne ha vore gjort til gjenstand for revisjonsarbeid i planperioden. Det vil føre for langt å omtale dei alle her, men vi skal kort nemne ein del fellesnemnarar. Ein del av forslaga går på det ein kan kalle samhandling mellom aktørane i behandlingskjeda, både på tvers i sjukehuset og mellom forvaltningsnivåa. Det kan gå på naudhjelpsenger i kommunane, kompetanseoverføring, behandling i eigen heim, psykisk helse, og integrering av avtalespesialistane. Andre forslag tar for seg resultatoppnåing på enkeltområde, til dømes innan det psykiske helsevernet, og uforklarte skilnader i til dømes tilvisingspraksis. Av tematikk på det svært fagnære området, er det kome opp moglege tema innan infeksjonar og medikamentbruk som del av pasienttryggleiksområdet, men òg med referanse til kostnader. Tvang innan somatikk og psykisk helse er andre tema som kan komme opp for prioritering ved seinare høve. Det har òg blitt spelt inn underernæring Revisjonsplan Internrevisjonen i Helse Vest RHF

91 som eit mogleg tema, på bakgrunn av nasjonale rapportar om at ein stor del av pasientane har ein slik tilstand. 4.2 PROSJEKT INNAN OMRÅDET ØKONOMI Prioritert prosjekt: Kontraktstrategi og avtaleoppfølging Prosjektet vil vurdere strategiar og metodar for å inngå og følgje opp kontraktar av ulike slag, i denne runde avgrensa til anskaffingar på IKT-området. Prosjektet vil undersøkje i kva grad helseføretaka vurderer og realiserer potensialet for gevinstar, og handterer risiko for misleghald, korrupsjon, sosial dumping, og brot på reglar om etisk handel. Dette tema kan i grunnen kategoriserast òg andre stader enn under økonomi, men er lagt her etter som innkjøp gjerne er gitt ei slik tilhøyring. Når det er sagt, vil dette kunne være eit tema som går igjen i framtidige revisjonsplanar, innan andre teneste og varekategoriar, eksempelvis medisinsk-teknisk utstyr (MTU), og bygg (FDVU). Dette er område med både store økonomiske utgifter, og med risiko knytt til eksempelvis renommé, og konsekvensar for driftsorganisasjonen. Prioritert prosjekt: Avtalelojalitet i helseføretaka, og førekomst av utgåtte avtalar Utgangspunktet for prosjektet er revisjonen av innkjøpsområdet i I statusoppfølginga hausten 2016 understreka revisjonsutvalet viktigheita av at denne saka får nødvendig merksemd i organisasjonen òg i tida framover. Dette blir eit nytt prosjekt, men vil som det førre undersøkje status på å unngå utgåtte avtalar, og korleis det ligg an med avtalelojalitet i helseføretaka. (Det vil her bli gjort ei avgrensing mot prosjektet om kontraktstrategi samt ta spesielle omsyn til at deler av feltet i mellomtida er lagt til det felleseigde Sykehusinnkjøp HF.) Andre innspel i revisjonsplanlegginga Andre tema som òg normalt blir rubrisert under økonomiområdet er fanga opp i grunnlagsarbeidet med denne revisjonsplanen, men er blitt nedprioriterte. Eit tema kunne vore å sjå på implementering av felles økonomireglement og -handbok (arbeidsprosessar) i føretaka. Tematikken synest likevel å vere litt prematur ettersom Libra no er under innføring. Eit anna tema er å sjå på behova for styringsinformasjon for leiarar på nivå 1 til 4, og korleis dei vert ivaretatt gjennom dagens system. Eit tredje tema er å gjennomføre analysar av produktivitet eller effektivitet på utvalde tenesteområde. 4.3 PROSJEKT INNAN OMRÅDET HR Prioritert prosjekt: Avansert oppgåveplanlegging Avansert oppgåveplanlegging er metodikk for å utnytte den kapasiteten vi allereie har. Metodikken og bruk av GAT med overføring av data til mange andre system er eit sentralt element i «Alle møter»- programmet, og har som mål å skape føreseielegheit og ein god for- Revisjonsplan Internrevisjonen i Helse Vest RHF

92 deling av oppgåver/vakter for medarbeidarane i Helse Vest. Det blir rapportert at nokre einingar har ein låg bruk av avansert oppgåveplanlegging, eller berre tilsynelatande utfører denne forma for oppgåveplanlegging. Prosjektet vil undersøkje dette nærmare. Andre innspel i revisjonsplanlegginga Det er innan personal- og organisasjonsfeltet kome opp fleire tema som treng vidare modning dersom dei skal bli inkluderte i framtidige revisjonsplanar. Eit tema er kompetansearbeid, der ein kan stille spørsmål ved korleis føretaka deler på kunnskapen og driv kompetanseutvikling. Ein kan her sjå på korleis Kompetanseportalen og Læringsportalen blir brukt. Eit anna tema er språkutfordringar, noko som både femner tilsette, tolkar, pårørande og pasientar. Frå tid til anna er det kome innspel om å sjå på leiarskap i føretaksgruppa, gjerne i eit strategisk 2035-perspektiv: Korleis utviklar, støtter og sikrar ein gode leiarar i føretaksgruppa? 4.4 PROSJEKT INNAN OMRÅDET TEKNOLOGI Prioritert prosjekt: IKT-tryggleik Korleis er IKT-tryggleiken i Helse Vest? Tematikken femner både konfidensialitet (til-gang berre for autorisert personell), informasjonskvalitet og integritet (at informasjonen er fullstendig, nøyaktig og gyldig), og tilgjengelegheit (at ein har tilgang til informasjon og system ved behov). Det vil bli utvikla prosjekt for å vurdere korleis føretaka handterer risikoen på eitt eller fleire av desse områda. Andre innspel i revisjonsplanlegginga Det er òg innan denne kategorien kome opp fleire tema som treng vidare modning dersom dei skal bli inkluderte i revisjonsplanen. Det var i 2016 ein internrevisjon av arbeidet med gevinstrealisering av byggeprosjekt. Ein kan tilsvarande sjå for seg ei analyse av korleis ein arbeider med gevinstrealisering av IKT-prosjekt: Er metodane tilstrekkelege til å sikre gode resultat? På dette feltet er ein komen ein del lengre enn på bygg. Eit anna tema som har vore oppe tidlegare er å sjå på porteføljestyringa på IKTområdet. Det økonomiske volumet er stort, og den strategiske betydninga det same. Ein ser dette året for seg at tematikken vil få ein omtale i prosjektet om kontraktsoppfølging, og at ein såleis ikkje utviklar eit eige prosjekt i denne runden. Likeins vil eit grunnleggjande tema som å sjå på risikostyringa og andre sentrale arbeidsprosessar i Helse Vest IKT vere noko ein kjem inn på i prosjektet om IKT-tryggleik. Revisjonsplan Internrevisjonen i Helse Vest RHF

93 4.5 PROSJEKT INNAN ANDRE OMRÅDE Prioritert prosjekt: Matforsyning Matforsyning gjeld til dømes leveringstryggleik over avstandar, forgifting, samt er-næring og annan kvalitet. Prosjektet vil mellom anna undersøkje i kva grad helseføretaka har gjort risikovurderingar av matforsyninga, og kva plass dette området har fått i beredskapsplanlegginga deira. Igangverande prosjekt: Korleis fungerer internkontrollen rundt oppfølging av regionale planar? Dette prosjektet er ved framlegging av denne revisjonsplanen i sluttfasen, slik at det vil komme ein rapport til styrebehandling våren Andre innspel i revisjonsplanlegginga Det er òg innan denne kategorien, som femner bygg, eigaroppfølging mv., kome opp fleire tema som treng vidare modning dersom dei skal bli inkluderte i ein revisjonsplan. Eit tema er å sjå på brukarinvolvering ved nybygg og ombyggingar innan særskilte fagområde (for eksempel smittevern og matsikkerhet). Innspelet treng ei nærare avklaring før ein eventuelt går vidare med det, til dømes avklare kven som er brukarar i denne samanhengen. Det er òg kome innspel om å sjå på metodikken for rapportering internt i føretaka og i føretaksgruppa, men her vil rapporten om oppfølging av regionale planar (våren 2017) gi nokre svar. Eit tredje tema er å sjå på reinhaldet i helseføretaka sine bygg. Tilnærminga vil vere av nokolunde same karakter som det føreslåtte prosjektet innan matforsyning og blir derfor ikkje prioritert i denne planen. 5 ETTER PLANVEDTAKET, OG ANDRE FORHOLD Det er ønskjeleg å ha ein beredskap til å kunne handtere moglege andre prosjekt, dersom det oppstår nye behov undervegs i planperioden. I praksis vil oftast nye prosjekt undervegs i året gå ut over framdrifta i andre, vedtekne prosjekt. Til ein viss grad kan ein moderere effekten gjennom kjøp av eksterne tenester, eller gjennom å avgrense tematikken i gjennomførte prosjekt. Slike konsekvensar vil internrevisor ta opp med revisjonsutvalet. Alle tema vil bli konkretisert ved oppstart av prosjekta. Dei er i planen formulerte på eit overordna nivå for å gi ei retning for tematikken i revisjonsprosjektet. Prosjekta er nummererte etter prioritering (tid), og kan bli justert av revisjonsutvalet etter behov. Saksgangen er at revisjonsutvalet vert orientert om igangsetting og det prosjektmandatet internrevisjonen utarbeider for gjennomføring av vedtatt prosjekt. Mandatet utdjupar problemstillingar, omfang og organisering av prosjekta. Revisjonsplan Internrevisjonen i Helse Vest RHF

94 I internrevisjonen sin prosessorienterte arbeidsmetodikk er oppfølging av tidlegare prosjekt definert som ein integrert fase i det samla prosjektforløpet. Det kan vere verdt å merke seg at internrevisjonen legg stor vekt på systematisk oppfølging av tidlegare prosjekt, og i tilbakemelding av dette til revisjonsutval og styre. Figur 3 Forsider til revisjonsrapportar i 2016 Eit godt gjennomført prosjekt, kor ein har hatt ein god dialog med reviderte verksemder og fagpersonar, aukar utsiktene for at tilrådde tiltak blir gjennomførte. På same måten verker handlingsplanane til dei administrerande direktørane i føretaka. Det å forplikte seg til endring, og erkjenne grunnlaget for ho, legg eit godt grunnlag for at det faktisk skjer noko. tetskontroll. Internrevisjonen vil i løpet av planperioden ha behov for å drive med internt organisasjonsutviklingsarbeid, slik at vi er sikre på at vi oppfyller krava som blir stilt nasjonalt og internasjonalt til vår type organisasjon. Dette vil krevje tid internt, men òg bruk av økonomiske ressursar til å kjøpe inn ekstern bistand for kvali- Internrevisjonen i Helse Vest består av tre stillingar, med eit budsjett som gir muligheit for kjøp av eksterne tenester. Avdelinga består av medarbeidarar med lang fartstid, og ulik bakgrunn. Revisjonsplan Internrevisjonen i Helse Vest RHF

95 STYRESAK GÅR TIL: FØRETAK: Styremedlemmer Helse Fonna HF DATO: SAKSHANDSAMAR: Helga Stautland Onarheim SAKA GJELD: Sjukefråvær i Helse Fonna - utvikling og tiltak. STYRESAK: 75/17 STYREMØTE: vedlegg FORSLAG TIL VEDTAK Styret i Helse Fonna tar saka til orientering og ber administrerande direktør fortsette arbeidet med å redusere sjukefråværet.

96 1.0 Bakgrunn for saka Administrerande direktør vil i saka orientere styret om det helsefremmande og sjukdomsførebyggjande arbeidet i føretaket. Å arbeide for ein helsefremmande arbeidsplass og lågt sjukefråvær er ein av Helse Fonna sine strategiar for å vere ein framtidsretta kompetanseorganisasjon. Det blir i saka lagt fram statistikk over utviklingstrekk, oversikt over kva tiltak som er gjennomført og kva føretaket vil gjere for å nå måla. 2.0 Mål sjukefråvær Helse Vest RHF har vedteke at styringsmålet for sjukemeldt fråvær i føretaksgruppa skal vera 4,5% eller lågare, medan styringsmålet for det samla sjukefråværet er sett til 5,5%. Helse Fonna har underteikna ny IA avtale for perioden Det overordna målet med IA avtalen er å betre arbeidsmiljøet, styrke jobbnærværet, førebyggje og redusere sjukefråvær og hindre utstøyting og fråfall frå arbeidslivet. I samband med revideringa av IA-avtalen har leiarar, tillitsvalde og vernetenesta arbeidd saman for å sikre gode tiltak. «Mål og tiltaksplan IA, Helse Fonna 2017/ har følgjande delmål: Delmål 1: Reduksjon i sjukefråværet Alle medarbeidarar med sjukefråvær får oppfølging i samsvar med rutine Oppfølgingssamtale med gravide medarbeidarar er gjennomført Føretaket har tydeleg organisering, ansvar, mynde og godt leiarskap Føretaket har gjennomført opplæring i HMS-arbeid for leiarar, verneombod og tillitsvalde Føretaket har gjennomført målretta opplæring i sjukefråværsoppfølging i samsvar med lovverk og interne retningsliner Delmål 2: Medarbeidarar med nedsett funksjonsevne Leiarar nyttar rutine for tilrettelegging ved redusert arbeidsevne i sjukefråværsoppfølging Helse Fonna har eksterne IA-plassar frå NAV Delmål 3:Avgongsalder Helse Fonna har ein aktiv seniorpolitikk 3.0 Utvikling sjukefråvær Tal henta frå styringsportalen i Helse Fonna per 5.oktober Per august 2017 var det samla sjukefråværet i Helse Fonna på 6,4 prosent. Det sjukemeldte fråværet for august 2017 var på 5,5 prosent. Det samla gjennomsnittlege sjukefråværet i 2016 var 7,2 prosent, medan gjennomsnittleg sjukemeldt fråvær var 6,1 prosent. Til samanlikning var samla gjennomsnittleg sjukefråværet i føretaksgruppa Helse Vest i ,1 prosent, medan sjukemeldt fråvær var i 5,8 prosent. Sjukemeldt fråvær for IA-verksemder 2. kvartal 2017 heile landet var 5,2 prosent, for helsetenester var prosenten 6,4. Det er ein nedgang når det gjeld tal einingar med samla sjukefråvær under 5,5 prosent og sjukemeldt fråvær under 4,5 prosent. Tal einingar i Helse Fonna per august 2017 som har eit samla sjukefråvær under 5,5 prosent er 62,8 prosent, og einingar med eit sjukemeldt fråvær under 4,5 prosent er 65,8 prosent. I august 2016 var talet på einingar med eit samla sjukefråvær under 5,5 prosent 67,3 prosent og tal einingar med eit sjukemeldt fråvær under 4,5 prosent 68,4 prosent. 2

97 3.1 Utvikling samla sjukefråvær ,0 8,0 sjukefråvær prosent 7,0 6,0 5,0 4,0 3,0 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Sjukefråver 2012 Sjukefråver 2013 Sjukefråver 2014 Sjukefråver 2015 Sjukefråver 2016 Sjukefråver 2017 Måltal 3.2 Utvikling sjukemeldt fråvær ,5 7,0 6,5 sjukemeldt fråvær prosent 6,0 5,5 5,0 4,5 4,0 3,5 3,0 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Sjukemeldt fråvær 2012 Sjukemeldt fråver 2013 Sjukemeldt fråver 2014 Sjukemeldt fråver 2015 Sjukemeldt fråver 2016 Sjukemeldt fråver 2017 Måltal 3

98 3.3 Sjukefråvær fordelt på klinikk/område Snitt 2015 Snitt 2016 Snitt per august 2017 Fråvær prosent Korttid 1-16 Langtid 17>dg Fråvær Prosent Korttid 1-16 Langtid 17>dg Fråvær Prosent Korttid 1-16 Langtid 17>dg 2015 dg 2016 dg 2017 dg Helse Fonna 6,7 3,2 3,5 7,2 3,3 3,9 7,0 3,2 3,8 Føretaksleiinga/ 3,1 2,1 1,0 8,2 2,6 5,6 4,9 2,6 2,3 fag-føretaksutv Økonomi 8,4 3,4 5,0 10,4 4,8 5,6 13,2 5,6 7,6 HR området 3,7 1,8 1,9 5,0 2,7 2,3 5,6 3,5 2,1 Medisinsk 6,5 3,1 3,4 6,5 3,1 3,4 6,0 3,0 3,0 klinikk Kirurgisk klinikk 5,2 2,6 2,6 5,9 2,4 3,5 6,4 2,6 3,6 Kl. psykisk 7,1 3,4 3,7 8,0 4,0 4,0 8,0 3,4 4,6 helsevern Klinikk 7,0 3,0 4,0 6,6 3,1 3,5 6,8 3,4 3,4 somatikk Stord Kl. med.serv. 7,1 3,3 3,8 6,6 2,8 3,8 4,2 1,9 2,3 og beredskap Internservice 9,6 5,0 4,6 10,2 4,3 5,9 9,3 4,0 5,3 3.4 Sjukefråvær eigenmeldt fråvær og langtidsfråvær august per aug Eigenmeldt fråvær 1,1 1,1 1,1 1,1 1,1 1,0 Sjukemeldt fråvær 1-16 dg 1,8 1,8 1,9 2,1 2,1 2,0 Sjukemeldt fråvær dg 3,5 3,1 3,3 3,2 3,2 3,1 Sjukemeldt fråvær over 56 dg 0,5 0,4 0,4 0,3 0,3 0,3 Samla sjukefråvær 6,9 6,4 6,7 6,7 6,7 6,4 3.5 Utvikling sjukefråværsdagsverk differanse frå år til år ( ) Fråværdagsverk Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Differanse fråværdagsverk Sjukefråværdagsverk 2015 Sjukefråværdagsverk 2016 Sjukefråværsdagsverk 2017 Sjukefråværdagsverk differanse Sjukefråværdagsverk differanse

99 3.6 Samla sjukefråværsdagsverk og bruttomånadsverk sjukefråværdagsverk Samla sjukefråværdagsverk Bruttomånadsverk Lineær (Samla sjukefråværdagsverk) 3.7 Sjukefråværsdagsverk, eigen meldt og sjukemeldt sjukefråværsdagsverk Egenmeldt sjukefråværsdagsverk Lineær (Egenmeldt sjukefråværsdagsverk) Sjukemeldt fråværsdagsverk Lineær (Sjukemeldt fråværsdagsverk) 5

100 3.8 Sjukefråværsdagsverk, kort tid- og lang tid Kort tid fråværdagsverk Lineær (Kort tid fråværdagsverk) lang tid fråværsdagsverk Lineær (lang tid fråværsdagsverk) 3.9 Utvikling i tal einingar med samla sjukefråvær <5,5% og sjukemeldt fråvær <4,5% ( ) 80,0 % 75,0 % 70,0 % prosent del einingar 65,0 % 60,0 % 55,0 % 50,0 % 45,0 % 40,0 % Del under 5,5% Del under 4,5% Trendlinje (under 5,5%) Lineær (Del under 4,5%) 6

101 3.10 Sjukefråvær fordelt på yrkesgrupper 2016 Adm.merkantilt personell Ambulansepersonell Audiograf Bioingeniør Ergoterapeut Fysioterapeut Helsesekretær Helsefagarbeider/hjelpepleier Jordmor Kjøkkenpersonell Laboratoriepersonell LIS-leger Mellomledere Miljøterapeut Overleger Portør Psykologer Radiograf Renholdspersonell Sosionom Spesialsykepleier Sykepleier Teknisk personell Vernepleier 1,4 0,4 1,1 1,1 1,0 1,5 1,5 1,1 0,9 0,7 1,4 1,0 0,5 1,2 0,7 1,6 2,1 1,2 1,8 1,4 1,3 1,2 0,8 1,2 7,8 5,9 8,7 7,1 5,4 3,1 7,8 6,6 10,2 7,4 5,8 2,9 4,2 7,8 3,0 5,7 7,3 10,8 10,4 7,2 5,3 5,0 8,9 16,2 0,0 2,0 4,0 6,0 8,0 10,0 12,0 14,0 16,0 18,0 Eigenmeldt sjukefråvær sjukemeldt fråvær 3.11 Samla sjukefråvær fordelt på aldersgrupper år 1,1 8, år 1,0 6, år 1,2 6, år 1,0 5, år 1,1 3,8 0,0 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 6,0 7,0 8,0 9,0 10,0 Eigenmeldt sjukefråvær sjukemeldt fråvær 7

102 3.12 Samla sjukefråvær fordelt på kjønn i ,0 8,0 7,0 samla sjukefråvær 6,0 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 Kvinner Menn Lineær (Kvinner) Lineær (Menn) 4.0 IA og sjukefråvær oppfølging og tilrettelegging Føretaket har fokus på oppfølging av sjukefråvær og tilrettelegging for medarbeidarar med redusert arbeidsevne. Stega i prosessen knytt til tilretteleggingsplikta er klart definerte og omtala. I det praktiske arbeid inneber det, at leiar i samarbeid med HR i større grad er bevisst på ansvaret knytt til oppfølging av sjukemelde. Det gjeld utarbeiding av oppfølgingsplan relatert til aktivitetskrav ved 8 veker, kartlegging, avklare og iverksetting av nødvendig tiltak. HR og HMS/Bedriftshelsetenesta gir rådgjeving, støtte og nødvendig opplæring samt deltek aktivt i dialogmøte. Utviklinga innan samla tal uføre i føretaket viser ein reduksjon frå , frå 11,37 prosent i 2011 til 9,12 prosent per juni Per juni 2016 var tilsvarande tal 9,42 prosent. Nøkkeltal (kjelde KLP). 8

103 4.1 Tilbakemelding på tiltak frå klinikkar/område Klinikkar/seksjonar har arbeid målretta og systematisk med arbeidsmiljøtiltak, oppfølging av sjukemelde og IA- arbeidet. Det er utarbeida handlingsplanar og gjennomført andre konkrete tiltak for å redusere sjukefråværet Klinikk for medisinsk service og beredskap Klinikk for medisinsk service og beredskap har i 2017 fortsatt arbeidet med handlingsplanar med fokus på kartlegging, førebygging og oppfølging, nærværsarbeid/arbeidsmiljøtiltak, samtaleverktøy, oppfølging av gravide og ergonomi. I ambulansetenesta har leiarar og medarbeidarar framleis fysisk aktivitet og trening som hovudtiltak i sitt arbeid med reduksjon i sjukefråværet. Tenesta kan vise til målbare resultat med reduksjon både i langtids og korttidsfråværet. Seksjon for laboratoriemedisin har fortsatt hatt eit fokus på oppfølging av alt sjukefråvær med telefonkontakt og oppfølgingsmøter. I eining for patologi har det vore reduksjon i langtidsfråværet, men samtidig ei auke i korttidsfråværet. Dei har derfor kontakta HMS/Bedriftshelsetenesta for å setje i gong eit arbeid med tanke på reduksjon av korttidsfråvær hausten Klinikk somatikk Stord Klinikken har gode rutinar for oppfølging og tilrettelegging av sjukemelde, og dette er tema både på leiarmøter og klinikkmøter det verneombod og tillitsvalde deltek. Tidleg og jamlege samtaler med den gravide har høgt fokus, og der det er hensiktsmessig, vert det nytta bistand frå bedriftshelsetenesta. Det har vore oppfølging av langtidsjukemelde over maksdato i samarbeid med HR og NAV for å avklare restarbeidsevne og framtidig arbeidssituasjon. Klinikken sette i 2016 i gang eit prosjekt med namn «Samarbeid på tvers», der målsettinga er å betre samarbeidet mellom einingane. Dette har betra fleksibilitet i forbindelse med tilrettelegging og omplassering, og det har bidrege til ein felles kultur på fleire område. Klinikk somatikk Stord har høgt fokus på oppfølging av sjukemelde. Klinikken har levande handlingsplan knytt til sjukefråvær, og har gjennom denne kontinuerleg følgd opp tiltak. Aktuelle tiltak i handlingsplan: Individuelle omsyn og «tett på» i alle fråvær Fokus på kva arbeidsgjevar kan bidra med for tilrettelegging Fokus på samarbeid og å hjelpe kvarandre på tvers, både for å styrke moglegheiter for tilrettelegging og for å avlaste kvarandre i travle periodar. Tiltaket er også å sjå på som eit arbeidsmiljøtiltak ved at «skott» mellom einingar vert mindre, og at ulike einingar i større grad respekterer kvarandre sitt arbeid og sin «travelhet» Nytte ressursar i HR i sjukefråværsoppfølging Særs fokus på tiltak for at gravide skal kunne unngå sjukemelding Samarbeide med NAV Trivselstiltak i klinikken Faste møtepunkt for leiarar, verneombod og tillitsvalde i klinikken Faste møte mellom klinikkdirektør, verneombod og tillitsvalde i klinikken Tiltaksplan mot vald og truslar, - det er planlagd å starte med overfallsalarmer Trenden viser så langt i 2017, at samla fråværsprosent ligg litt lågare enn samla for Trenden var svært god første halvdel av 2017, men med negative tall for sommarmånadane. Det er per no eit særleg fokus på å finne tilbake til den gode utviklinga klinikken hadde før sommaren. 9

104 4.1.3 Medisinsk klinikk I Medisinsk klinikk har sjukefråveret i 2017 vore gjennomsnittleg på 6 prosent. I arbeidet med arbeidsmiljø har blant anna reduksjon av sjukefråvær vore tema. Kvar eining har sett på sjukefråveret som eit ledd i den årlege handlingsplanen i samband med HMSkartlegginga. Framleis er leiarskap med relasjonsperspektiv eit viktig tiltak. Nokre einingar har svært lågt sjukefråvær, medan andre har hatt høgare sjukefråvær. Seksjon somatikk Odda, hjarteovervakinga og nyfødt eininga har hatt særskilte tiltak for å redusere sjukefråværet. Tiltaka har til dømes vore nærværsarbeid med fokus på stress og stressmeistring, gjennomgang av arbeidsprosessar med endring av arbeidsfordeling, arbeid med tilrettelegging for gravide og tett oppfølging av andre tilsette med risiko for sjukefråvær. Det har også vore fleire tilsette som tok influensa vaksine før årets influensasesong Kirurgisk klinikk Kirurgisk klinikk har hittil i år eit sjukefråvær på 6,3 prosent. Det er litt høgare enn tidligare år. Mange seksjonar har hatt sjukefråvær under 5 prosent, men diverre har nokre seksjonar hatt eit svært høgt sjukefråvær. Relasjonsleiing er eit viktig tiltak for å halde sjukefråveret lågt. Medarbeidarsamtaler og kartlegging av sjukefråveret i den årlege HMS gjennomgangen er og nødvendig for å identifisere risikohøve og setje i verk tiltak. Føde eininga har hatt særskilt høgt fråvær i heile Her har det vore møter med tillitsvalde og verneombod for å kartlegge forbetringsområder i arbeidsmiljøet. Mykje av sjukefråværet har skuldast alvorleg sjukdom, der tiltaka har retta seg mot at dei tilsette skal få tilrettelegging for å vere i delvis arbeid slik at dei kan komme fult tilbake i jobb igjen. Det har også periodevis vore travelt på den største sengeposten i Kirurgisk klinikk. Dei tilsette har kome med forslag til korleis ting kan organiserast annleis for å betre arbeidstilhøva. Fordeling av arbeidsoppgåver og samhandling mellom yrkesgruppene har vore eit tema. Det er mange tunge situasjonar med alvorleg sjuke pasientar som periodevis gir behov for ekstra støtte til rettleiing og samtale for dei tilsette. Også i Kirurgisk klinikk har det vore fleire tilsette som tok influensa vaksine ved årsskifte 2016/ Klinikk for psykisk helsevern På klinikknivå var sjukefråværet per august 2017 på 7,7 prosent. Dette er på same nivå som i Sjukefråveret i Klinikk for psykisk helsevern har tradisjonelt vore høgast ved klinikken sine sjukehuseiningar og lavast ved DPSa. Klinikk for psykisk helsevern utarbeidde ein eigen rettleiar for HMS arbeid i klinikken i Formålet var å redusere klinikken sitt sjukefråvær og auke jobbtrivsel. Rettleiaren er blitt nytta regelmessig i einingane sine personalmøter. Fokusområda har vore: Brannvern Gjennomgang/oppdatering/repetisjon av forebyggende HMS-tiltak, eksempelvis forflytning, voldsforebygging, smittevern, strålevern, stoffkartotek osv. Avvikshandtering i synergi og hjerte-/lungeredning med førstehjelp Vald og trugsmål mot tilsette har kome fram på vernerundane som det området som utmerkar seg med høgast risiko over fleire år. Det er blitt jobba målretta med tiltak for å ta ned risiko. I 2017 har alle einingar i Klinikk for psykisk helsevern utarbeidd ein eigen handlingsplan m.o.t. å redusere risiko for trugsmål og vald mot tilsette. Obligatorisk opplæring i TERMA (terapeutisk mestring av aggresjon) inngår som eit av tiltaka. Som ledd i dette arbeidet har ein intensivert arbeidet med å få meldt avvik i avvikssystemet Synergi. Det er av avgjerande betydning å få oversikt over omfanget m.o.t. vald og trugsmål mot tilsette for å kunne setje i verk effektive tiltak. Våren 2017 gjennomførte ein difor ein kampanje overfor alle arbeidstakar m.o.t. å melde avvik knytt til vald og trugsmål. Samtidig sikra ein nødvendig opplæring. Dette resulterte i ein kraftig auke i meldte avvik. 10

105 Klinikk for psykisk helsevern har hatt sjukefråvær og HMS arbeid som regelmessige tema i leiarmøta i klinikken. HR har presentert sjukefråværs trend i klinikken. Erfaringar frå dei ulike seksjonane m.o.t. HMS arbeid/arbeidsmiljøtiltak for å redusere sjukefråvær er blitt delt på tvers mellom seksjonane. Sjukefråværsutviklinga på seksjonsnivå er blitt følgt opp kvar månad i rapporteringsmøte og det er sett i verk særskilde tiltak i einingar med høgt sjukefråvær. Sentralt i sjukefråværsarbeidet på einingsnivå er at næraste leiar har individuell oppfølging av den sjukmeldte Internservice området Intern service har høgt fokus på sjukefråværsoppfølging kor leirane jamleg rapporterer på nådde resultat og status på tiltak. Føringane som kjem fram i IA avtalen samt interne prosedyrar legg grunnen for all sjukefråværsoppfølging. I tillegg har kvar seksjon sine interne handlingsplanar som inneheld konkrete tiltak for å ha ein reduksjon i sjukefråværet. Intern service har også eit godt og konstruktivt samarbeid med tillitsmannsapparat og vernetenesta, kor sjukefråværsoppfølging inngår som eit sentralt tema. Intern service har i eit historisk perspektiv høgare sjukefråvær samanlikna med dei andre klinikkane i føretaket. Sett over fleire år har sjukefråværet i området vore omlag 10 prosent. Fleire av yrkesgruppene har stor grad av fysisk arbeid som belastar kroppen over tid. Helseplager knytt til rygg og skjelett er ein gjenganger for fleire av dei tilsette i området. Dette saman med ein etter kvart høg gjennomsnittsalder på dei tilsette kan være ein av forklaringane på det forholdsvis høge sjukefråværet. Ergonomi og arbeidsmetode har vore eit av fokusområda som fleire seksjonar har prioritert etter tilbakemelding frå tilsette i årets vernerunde. Bedriftshelsetenesta har gjort fleire arbeidsplassvurderingar og gitt forslag til forbetringar. Dette har i fleire tilfelle ført til innkjøp av hjelpemiddel til utføring av arbeidsoppgåvene, samt ei bevisstgjøring hos tilsette om viktigheten av å bruke rett arbeidsmetode ved utføring av arbeidsoppgåvene. Dette for å førebygge belastningsskader og unødvendig sjukefråvær. Det er også fokus på trivsel og medverknad for tilsette i eiga arbeid. Det er ønskelig å få til individuell tilrettelegging av arbeidsoppgåver og arbeidstid i den grad dette lar seg foreine med oppgåvene som skal utførast. Intern service har relativt mange ufaglærte tilsette med lav formell utdanning. Når langvarig sjukdom inntreff og funksjonsevna i eiga stilling ikkje lengre er tilstade, er det vanskelig å omplassere tilsette til anna arbeid i føretaket. Mange av stillingane i føretaket har krav til høgare formell utdanning, og slik er det også i arbeidsmarknaden eksternt. Sjølv om det finnes gode rutinar på dette området, er oppfølging av langvarig sjukefråvær, spesielt ut over maksdato, krevjande prosessar. Sjølv om Intern service brukar mykje ressursar på oppfølging av sjukefråvær har arbeidet ikkje resultert i ein signifikant nedgang i sjukefråværet på eit overordna nivå. Dersom ein samanliknar fråværet med fråværet hos tilsvarande yrkesgrupper i resten av landet kjem det fram at fagområda har ei felles utfording. Det er til tross for dette nokre seksjonar i området, blant anna teknisk seksjon Hgsd (1,0 prosent) og Internservice seksjon Valen (5,8 prosent) som har hatt ei svært positiv utvikling i sjukefråværet hittil i Tettare oppfølging og hyppig kontakt med den sjukemelde gjennom heile fråværsperioden kan synast å vere ein av suksessfaktorane. 5.0 Sjukefråvær som følgje av uønska hendingar - særlege risikofaktorar og tiltak Arbeidstilsynet har satt opp ni punkt som karakteriserer omgrepet " alvorleg skade": Hovudskade/hjerneristing (med tap av bevissthet og/eller andre alvorlige konsekvensar) Skjelettskade (unntatt enkle brister eller brot på fingrar eller tær) Indre skadar (skadar på indre organ som lunger, nyrer, milt osv.) 11

106 Tap av kroppsdel (amputasjon av legemsdel eller deler av slike) Forgiftning (med fare for varige helseskadar som for eksempel hydrogensulfid-forgiftning) Bevisstheitstap (på grunn av arbeidsmiljøfaktorer som for eksempel oksygenmangel) Forbrenning, frostskade eller etseskade (alle fullhudsskader (tredje grad) og/eller delhudsskader (andre grad) i ansiktet, på hender, føter eller i anogenitalområdet, samt alle delhudsskader (større enn fem prosent av kroppsoverflaten) Generell nedkjøling (hypotermi) Skade som krev behandling på sjukehus (unntatt enklare poliklinisk behandling)» Alvorlege truslar vert likestilt med fysiske skadar. Alvorlege skadar som har ført til sjukefråvær og eller behandlingsskade i 2017: 1. Lårhalsbrot ved fall frå kontorstolen. Medisinsk behandlingsskade. 2. Alvorleg angrep på personale med grove drapstruslar mot medarbeidar m/familie, fysisk angrep med slag, spytting, kloring og biting. Høg alvorlighetsgrad. 6 medarbeidarar involvert. Behandling: oppfølgingssamtalar, stivkrampesprøyte p.g.a bit. 3. Spark med skade i venstre kne. Sjukefråvær 5 dagar. 4. Utagering, sterkt krenkjande og nedlatande kommentarar til medarbeidarar, etter mild grensesetting. Sjukefråvær 2-3 dagar i etterkant. 5. Jordmor skada fordi GU-stolen fall sammen. Langtidssjukemelding i etterkant. 6. Skade i kne etter å ha falle i søl av sprit frå dispensar. Sjukefråvær 5 dagar. 7. Sjukefråvær 1 månad etter løfting/flytting av pasient som nekta å bevege seg sjølv. 8. Biting og utagering. Sjukefråvær 2-3 dagar. 9. Slag i ansiktet frå pasient. Sjukefråvær 6 dagar. 10. Slag i hovudet frå pasient. Hjerneristing og sjukefråvær. I tillegg kjem skadar som har ført til medisinsk undersøking av lege og tannlege, men som ikkje har ført til sjukefråvær eller behandling. Særlige risikofaktorar og tiltak Frå 2015 har det vore eit særleg fokus på førebygging av vald og truslar mot medarbeidarar. Opplæring i førebygging av vald og truslar har i mange år vore gjennomført i Klinikk for Psykisk helsevern. No er det også innført kurs for andre tilsette i sjukehuset 207 medarbeidarar i somatiske einingar har gjennomført kurs i førebygging av vald og truslar i 1. halvår Frå vart det innført nye og strengare retningslinjer for risikovurdering i høve til vald og truslar. Rutinane er difor oppdaterte, og det har vore fokus på dei nye krava i risikovurderingane i samband med utarbeiding av HMS-handlingplanen i vår. Målet er at det skal føre til færre skadar. Når det gjeld fare for smitte er det er eit kontinuerleg fokus på å redusere faresituasjonar ved stikkskader og sikre oppfølging av tilsette. Risikoen for å få identifisert miljø med MRSA (multiresistente stafylokokkar) må seiast å vere aukande. Norden viser seg no som det einaste område der ein framleis har kontroll på dette i sjukehusa. I ein globalisert verden aukar risikoen for at sjukehusa kan kome i same kategori som dei aller fleste sjukehusa utafor Norden. Medarbeidarar som tar oppdrag i sjukehus, flyktningeleir og liknande i andre land, er potensielle smitteberarar. Det same er vikarar eller medarbeidarar som har vore innlagd i sjukehus i andre land. Det vert lagt ned eit kontinuerleg arbeid for at medarbeidarar skal gjennomføre testar når dei har vore i slike situasjonar, og for å teste ny medarbeidarar før dei startar arbeid i Helse Fonna. Identifiserte smittemiljø vert snarast kartlagt. Også dette året har vi fått eit løft i arbeidet med handtering av kjemikaliar. Oversikta er god, kjemikaliane er registrert og risikovurderte. Substitusjon er vurdert og i ei rekkje tilfelle er dette gjennomført for å redusere risikoen for medarbeidarane. Systematisk gjennomgang av risikobildet er gjennomført for dei einingane med 12

107 flest og farligast kjemikaliebruk. Rutine for registrering av kven som handterer kreftframkallande, arvestoffskadelege stoff eller bly, er revidert og registreringane er lagt i den einskilde medarbeidaren si elektroniske personalmappe. 6.0 HMS-tiltak og verkemiddel Det er ulike årsaker til sjukefråværet og dermed ingen einskilde tiltak som kan redusera dette. Det er samspelet av fleire faktorar over tid som gjev resultat. Viktige nøklar for å auke nærvær er at leiar er «tett på» medarbeidarane gjennom god dialog og tilbakemeldingar til medarbeidar, at medarbeidar opplever mestring i arbeid sitt, opplever seg verdsatt, samt oppleve å ha personleg og fagleg utvikling. 6.1 Opplæring I 2017 har føretaket ført vidare ordninga med eit HMS-kurs for leiarar på 3 dagar og eit kurs for verneombod og AMU-medlemmer på 5 dagar. Den siste kursdagen på både kursa er felles. Denne dagen inneheld i hovudsak gruppearbeid om sentrale HMS-oppgåver som leiar og verneombod skal løyse i samarbeid. Denne modellen vert sett i verk for å lage ein arena der ein kan spisse kompetansen på det som leiarane treng å kunne i sitt daglege virke. Samstundes kan ein då tydeleggjere kva rolle verneomboda har og kva dei skal sjå til at blir følgd opp/løyst. Det årlege arbeidsmiljøseminaret er i år lagt inn som ein av kvalitetsdagane i november. Temaet i år er «Organisasjonsmessige endringar på godt og vondt». Arbeidsmiljøprisen vert utdelt same dag. Kurs i førebygging av vald og truslar er gjennomført for dei einingane som har etterspurt dette. Klinikk for psykisk helsevern har som tidligare gjennomført TERMA-kurs for å førebygge skader knytt til vald og truslar. 6.2 Bistand frå NAV arbeidslivsenter Føretaket har særskilde kontaktpersonar i NAV arbeidslivsenter, som er Helse Fonna sine rådgjevarar for det inkluderande arbeidsliv i Rogaland, og Hordaland. NAV arbeidslivsenter har ei aktiv rolle i IA arbeidet. Rådgjevar frå NAV arbeidslivssenter gir støtte i blant anna: det systematiske arbeidet rettleiing i vanskelege enkelt saker informasjon om tiltak og verkemiddel som NAV forvaltar kurs/møter Samarbeidet med NAV er svært verdifylt i oppfølging og tilbakeføring av sjukemelde. Der er registrert ei betydeleg auke i arbeidet med tilrettelegging for medarbeidarar som er sjukemelde og for dei som står i fare for å bli det. 6.4 Bedriftshelsetenesta / HMS Helse Fonna har sidan 2010 hatt offentleg godkjent bedriftshelseteneste. Godkjenninga er for fem år om gangen, og Helse Fonna BHT vart i 2016 godkjent for 5 nye år. For å bli godkjent skal Bedriftshelsetenesta ha spesialkompetanse for rådgjeving innan arbeidsmedisin, ergonomi, yrkeshygiene (inneklima, kjemikaliehandtering, verneutstyr etc.) og organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø. I tillegg skal det vere eit fungerande kvalitetssystem for desse tenestene og planar for oppfølging av kompetanse. Det er også eit krav om at Bedriftshelsetenesta skal ha minst 3 årsverk, og arbeidet som vert gjort som HMS-avdeling kjem i tillegg. Samarbeidsplan mellom klinikk/ seksjon på den eine sida og bedriftshelsetenesta på den andre, er eit verkemiddel for å målrette tiltak og gi bistand til det den enkelte seksjon har behov for i det førebyggjande og helsefremmande arbeidet. 13

108 6.5 HMS-kartlegging handlingsplanar Alle klinikkar/område har ei årleg HMS-kartlegging med fokus på medarbeidarane sitt arbeidsmiljø i samsvar med retningslinjer i Helse Fonna. Resultata etter HMS-kartlegginga skal risikovurderast og prioriterast. Tidsfesta handlingsplan skal lagast på dette grunnlaget. Medarbeidarane vert involvert i dette arbeidet i alle einingar, samt at det er tett samhandling mellom leiar og verneombod. Det vert regelmessig rapportert på status på handlingsplanen, der tillitsvald og verneombod er til stades. Vidare vert det i mange einingar gjennomført regelmessig/jamleg vernerunde for tidleg å kunne gripe tak i saker/uønska forhold og få desse utbetra før dei får vekse seg større. Føretaket har ein overordna risikobasert HMS-handlingsplan som vert følgd opp i tett samarbeid mellom administrerande direktør, føretakshovudverneombodet og bedriftshelsetenesta. Denne vert regelmessig drøfta i AMU. Frå 2018 vil det bli gjennomført ei årleg, nasjonal kartlegging som skal omfatte både HMS, kvalitet og medarbeiderundersøking. Undersøkinga skal etter planen bevarast i februar 2018 og vere grunnlag for risikovurdering og oppsett av handlingsplan. Tiltak for kvalitet og HMS skal då sjåast under eitt, og planen vil omfatte tiltak som bidrar til positiv utvikling på både områda. Dette er nytt, og håpet er at det kan gje betre resultat enn forbetringsarbeid som skjer på eit område om gongen. Den nasjonale kartlegginga gir også grunnlag for benchmarking mellom dei ulike sjukehusa i landet. 6.6 Arbeidstidplanlegging og overtid og varsel om moglege AML-brot Føretaket har innført risikovurdering av arbeidsplanar for medarbeidarar som går i turnus med særleg fokus på arbeidstid, vaktbelastning og samansetjing av kompetanse. Dette for å ivareta at medarbeidarane ikkje vert utsett for uheldige fysiske eller psykisk belastningar og at sikkerhet vert teke omsyn til. Vidare har Helse Fonna fokus på overtid og varsel om moglege AML-brot. Det har i periodar vore sendt oversiktar til linjeleiarar over moglege brot på AML for betre å kunne ha fokus og oppfølging på dette. Moglege brot på føretaksnivå vert jamleg lagt fram for AMU. Samla tal varsel om moglege AML-brot har gått ned samanlikna med tidligare år. Dette har truleg også positiv effekt på trivsel og helsa til medarbeidarane. Bemanningssenteret gjer det i større grad mogleg å skaffe vikarar slik at ein kan unngå auka belastning på medarbeidarane og moglege AML-brot. 6.7 Livsfasepolitikk/seniorpolitikk Helse Fonna har ein seniorpolitikk samansett av konkrete tiltak som er tenlege i eit livsløpsperspektiv, og målsettinga er at den i sum skal være så attraktive at flest mogleg både ønskjer og evnar å halda fram i arbeidet. Dette er også naudsynt for at føretaket skal dekkja sine behov for arbeidskraft og behalda særskilt kompetanse. Senioravtalen gjeld for eit år om gangen frå det tidspunktet medarbeidar inngår avtale. 6.8 Arbeidsmiljøpris Helse Fonna sin arbeidsmiljøpris vert delt ut årleg. Føremålet er å inspirera til målretta og godt HMS-arbeid over tid. Mange einingar har sett seg mål og arbeider målretta og systematisk mot å nominere seg som kandidat til Arbeidsmiljøprisen. Hemato/endo/infeksjon sengepost var vinnaren i Dei synte eit framifrå arbeid, der dei hadde sett inn tiltak mot ei rekkje ulike sider av arbeidsmiljøet, frå reine trivselstiltak til endra organisering av korleis ein utfører oppgåver. Dei viste mellom anna korleis dei hadde arbeidd med rutinar som er tenlege, gir løysingar som er gode for pasienten samstundes som dei er effektive og gir oppleving av mestring for medarbeidaren. 6.9 Velferdstilbod Velferdstilbod i Helse Fonna famnar om ulike aktivitetar som fysisk aktivitet/treningsavtalar, velferdsturar, ulike arrangement lokalt i sjukehusområde i regi av dei ulike velferdslaga i Helse Fonna. Samla sett tilbyr 14

109 desse eit stort spenn av aktivitetar tilpassa de fleste medarbeidarar. Dette bidrar til å styrke arbeidsmiljøet og det sosiale samhaldet, og til å styrke både mental og fysisk helse. 7.0 Oppsummering og vidare arbeid Godt arbeidsmiljø er vesentleg for å skape motivasjon og utvikling, for å rekruttere og halde på kompetente medarbeidarar og for å førebyggje sjukefråvær. Arbeidet med å sikre helsefremmande arbeidsplassar gjennom systematisk og målretta HMS-arbeid må forsetje. Føretaket vil ha fokus på psykososiale arbeidsmiljøfaktorar, gode arbeidsprosessar, arbeidstidsordningar, styrke medarbeidarane si oppleving av å meistre og sikre mot fysisk og psykisk skade. Det vert arbeidd målretta med å ivareta medarbeidarane sin tryggleik. Gode og tydelige leiarar som bidrar til velfungerande arbeidsmiljø er ein nøkkelfaktor. Det handlar om å skape ein kultur på arbeidsplassen der alle er viktige og kan bidra til å oppnå felles mål. Skal vi få dette til, vert utvikling av leiarane vesentleg. Leiarar må vere gode relasjonsbyggjarar og kunne motivere sine medarbeidarar, samt vere gode på å kommunisere med og skape arbeidsglede, tydeleggjere målsetningar og forventningar. Føretaket har starta eit leiarutviklingsprogram for funksjonsleiarar som strekk seg over 3 samlingar à 2 dagar kull to starta i oktober-17. Arbeidet med å følgje opp måla i IA-handlingsplanen skjer i god dialog mellom leiarar, tillitsvalde og verneombod, samt god støtte og rettleiing frå HR, Bedriftshelsetenesta og NAV arbeidslivssenter. Mange klinikkar/seksjonar har målretta handlingsplanar, som er «levande» planar for kontinuerleg oppfølging. Arbeidsmiljøutvalet har vedteke å invitere kvar klinikk-/område-direktør til møter i utvalet for gjennomgang av klinikken sitt HMS-arbeid og IA-arbeid tiltaket starta hausten Føremålet er at arbeidsmiljøutvalet skal få ei auka innsikt i problemstillingar og utfordingar i klinikkane/områda, samt at klinikken sjølv set fokus på prosessar knytt til utvikling av godt arbeidsmiljø og kan etterspør tiltak og utvikling i si linje. Helsefremmande og sjukdomsførebyggjande arbeid og systematisk HMS-arbeid er grunnleggande for å sikra god kvalitet og pasientsikkerhet. Administrerande direktør vil fortsetje arbeidet med fokus på helsefremmande arbeidsplassar og det systematiske og målretta HMS-arbeidet. Sentralt i dette arbeidet er: Å sikre mot fysiske og psykiske skader Å fremja medverknad / involvering av medarbeidarane Å styrke opplevinga av mestring - faglig utvikling Å ha ei tydeleg leiing med avklart ansvar og mynde Å ha ein aktiv holdning til/«snakke om» betydinga av godt arbeidsmiljø for å bidra til kontinuerlig vidareutvikling av dette 15

110 SKRIV OG MELDINGAR 1. Årsplan for styret i Helse Fonna Protokoll frå styremøte i Helse Vest RHF Rapport internrevisjon av oppfølging av regionale planar. Brev 4. Rapport internrevisjon av oppfølging av regionale planar. Rapport 5. Protokoll frå føretaksmøte Innspel til tiltaksplan for Helse2035

111 ÅRSPLAN 2017 FOR STYRET I HELSE FONNA HF Dato Stad Andre saker/tema Faste saker 1. kvartal Haugesund sjukehus Haugesund kl Felles transport til Stavanger Middag om kvelden med RHF og HFstyra Årleg melding Helse Fonna HF Risikorapportering 3. tertial/årsslutt Orientering om rapport for Odda sjukehus Rapport for Odda sjukehus Forprosjekt Haugesund sjukehus (O-sak) Stavanger Styreseminar RHF-styret og HF-styra Haugesund sjukehus Kl Haugesund sjukehus Kl Middag kl Haugesund sjukehus Kl Styringsdokument for Helse Fonna HF 2017 Styrets årsmelding og årsrekneskap Forhandlingsfullmakt til lønsoppgjeret Forprosjekt Haugesund sjukehus (Avgjerd) Oppfølging av internrevisjon Handtering av uønskte hendingar Høyring Helse 2035 Fellesmøte med styret i Helse Vest RHF Tilsetteskader og HMShendingar årsrapport Avvikshandtering årsrapport Langtidsbudsjett med investeringsbudsjett Risikorapportering 1.tertial Oppfølging av internrevisjon Handtering av uønskte hendingar (A sak)revidert tjenesteavtale 4. «Avtale Godkjenning av innkalling og dagsorden Godkjenning av protokoll Ad. si orientering Eventuelt Skriv og meldingar Godkjenning av innkalling og dagsorden Godkjenning av protokoll Ad. si orientering Eventuelt Skriv og meldingar Godkjenning av innkalling og dagsorden Godkjenning av protokoll Ad. si orientering Rapport frå verksemda Skriv og meldingar Eventuelt Godkjenning av innkalling og dagsorden Godkjenning av protokoll Ad. si orientering Årsmelding Arbeidsmiljøutvalet Årsmelding Brukarutvalet Årsmelding Kvalitetsutvalet Oppfølging HMS rapport Patologi Evaluering av endringar ved Folgefonn DPS Rapport frå verksemda Skriv og meldingar, Eventuelt

112 Haugesund Lunsj Kl Fellesmøte med brukarutvalet Kl Styremøte Kl Avreise til middag/overna tting kl Styreseminar Karmøy kl om kommunen sitt øyeblikkeleg hjelp døgntilbod» 2. kvartal 2017 Revisjon av inntektsfordelingsmodell Oppfølging av Plan for somatiske spesialisthelsetenester Oppfølging av Plan for psykisk helsevern Rapportering styringsdokument 1.halvår Gjennomgang av styrande dokument: Etiske retningsliner for føretaksgruppa i Helse Vest Retningslinjer Styret i Helse Fonna HF Retningslinjer for administrerande direktør Vedtekter Prioritering ByggHaugesund2020 Godkjenning av innkalling og dagsorden Godkjenning av protokoll Ad. si orientering Rapport frå verksemda Skriv og meldingar Eventuelt Haugesund sjukehus 3. kvartal 2017 Risikorapportering 2. tertial Møteplan 2018 for styret i Godkjenning av innkalling og dagsorden Godkjenning av protokoll

113 Styremøte og styreseminar Stord Styremøte kl Lunsj kl Styreseminar kl Evt. middag kl Haugesund sjukehus Haugesund sjukehus Helse Fonna HF Forskingsaktivitet Helse Fonna Årsrapport NPE saker 4. kvartal 2017 Sjukefråvær Oppfølging av internrevisjon gevinstrealisering bygg Budsjett 2018 Investeringsbudsjett 2018 Årsplan for styret i Helse Fonna HF 2018 Leiingas gjennomgang av internkontroll Styrets eigenevaluering og evaluering av administrerande direktør Evaluering av løn og vilkår til administrerande direktør Riksrevisjonens kontroll med forvaltningen av statlige selskaper for 2017 Ad. si orientering Rapport frå verksemda Skriv og meldingar Eventuelt Godkjenning av innkalling og dagsorden Godkjenning av protokoll Ad. si orientering Rapport frå verksemda Skriv og meldingar Eventuelt Godkjenning av innkalling og dagsorden Godkjenning av protokoll Ad. si orientering Rapport frå verksemda Skriv og meldingar Eventuelt Godkjenning av innkalling og dagsorden Godkjenning av protokoll Ad. si orientering Rapport frå verksemda Skriv og meldingar Eventuelt

114 PROTOKOLL FRÅ STYREMØTE I HELSE VEST RHF STAD: HELSE VEST RHF, STAVANGER MØTETIDSPUNKT: , KL DELTAKARAR FRÅ STYRET Terje Vareberg Lise Reinertsen Gunnar Berge Bente Pilskog Tom Guldhav Ohene Aboagye Lise Strømme Tone B. Steinsvåg Olin Johanne Henden Linn Bæra Styreleiar Nestleiar Medlem Medlem Medlem Medlem Medlem Medlem Medlem Observatør FORFALL FRÅ STYRET DELTAKARAR FRÅ ADMINISTRASJONEN Herlof Nilssen, administrerande direktør Baard Christian Schem, fagdirektør Per Karlsen, økonomi og finansdirektør Ivar Eriksen, eigardirektør Hilde Christiansen, direktør medarbeidar, organisasjon og teknologi Bente Aae, kommunikasjonsdirektør Torunn Nilsen, styresekretær Sak 060/17 Godkjenning av innkalling og dagsorden Styreleiar orienterte om at hovuddelen av styremøtet var ope for publikum og presse. Sak 079/17 «Anskaffing av ambulanseflytenester behov for fullmakt til administrerande direktør for å inngå kontrakt» blir behandla i lukka møte jf. Helseføretakslova 26a, 2. ledd nr. 4. 1

115 Forfall: Det var ingen forfall til møtet. Dokument som er ettersendt: Styreleiar orienterte om at følgjande dokument var ettersendt: Tidsplan for styremøtet Sak 070/17 Inntektsmodell 2018 Sak 073/17 Forprosjekt Stavanger universitetssjukehus 2023 Drøftingsprotokoll Inntektsmodell 2018 Drøftingsprotokoll Langtidsbudsjett Saker til eventuelt : Følgjande saker blei meldt til eventuelt: Styreseminar i oktober 2017 (TV) Nytt styremedlem i Helse Førde HF (TV) Pasienttryggleik for eldre (OJH) Styremøte i november 2017 (LR) Vedtak (samrøystes) Innkalling og dagsorden blei godkjent. Sak 061/17 Godkjenning av protokoll frå styremøte i Helse Vest RHF Vedtak (samrøystes) Styret godkjente og underteikna protokollen frå styremøte i Helse Vest RHF 11. mai Sak 062/17 Årsmelding 2016 frå pasient og brukaromboda i Helse Vest Pasient og brukarombod i Hordaland, Rune J. Skjælaaen presenterte årsmeldinga og tenesta til pasient og brukaromboda i Helse Vest. Oppsummering Pasient og brukaromboda i Sogn og Fjordane, Hordaland har lagt fram årsmelding for 2016 kvar for seg. Det er også utarbeida ei nasjonal årsmelding frå Pasient og brukaromboda i Noreg, med erfaringar frå Rogaland 2

116 Pasient og brukaromboda arbeider for å ivareta pasientane og brukarane sine interesser og rettar overfor spesialisthelsetenesta og overfor den kommunale helse og sosialtenesta. I årsmeldinga kommenterer pasientomboda dei oftast nemnde problemstillingane og formidlar synspunkt på område som klart kan forbetrast. I dei fleste tilfella er det nok at pasientomboda gir informasjon og rettleiing. Dette er informasjon som helsepersonell i utgangspunktet har ansvar for å gi slik at pasienten kan ivareta sine rettar som pasient. Klagesaker til pasientomboda utgjer eit viktig grunnlag for forbetringsarbeid i helseføretaka. Vedtak (samrøystes) Styret tok saka til orientering. Sak 063/17 Administrerande direktør si orientering 1. Rapportering tilsynssaker Administrasjonen viste til utsendt notat. 2. Orientering om relevante lover, forskrifter og myndigheitskrav Administrasjonen viste til utsendt notat. 3. Oversikt over aktuelle høyringar Administrasjonen viste til utsendt notat. 4. Regional koordinerande eining for simulering RegSim Administrasjonen viste til utsendt notat. 5. Oppsummering og kommentarar frå styret etter styreseminaret mai Styret sine tilbakemeldingar frå felles styreseminar for alle RHF styra mai, var at det var eit godt fagleg program, med god stemning og gode diskusjonar. Vedtak (samrøystes) Styret tok meldingane til orientering. 3

117 Sak 064/17 Rapportering frå verksemda per april 2017 Oppsummering Helsefaglige indikatorar og sjukefråvær Kort status pr april 2017 Nasjonalt mål Helse Vest DRG aktivitet % avvik målt mot i fjor 1,5 % 0,4 % Gjennomsnitt ventetid behandla somatikk Gjennomsnitt ventetid behandla BUP Gjennomsnitt ventetid behandla PHV Gjennomsnitt ventetid behandla TSB Fristbrot behandla pasientar 0 % 3,4 % Prosentdel korridorpasientar somatikk 0 % 1,4 % Epikrisetid psykisk helsevern 100 % 85 % Epikrisetid somatikk 100 % 86 % Tabellen viser grad av måloppnåing pr april i høgre kollonne og for mars i venstre kollonne. Kort status pr april 2017 Regionalt mål DRG aktivitet % avvik målt mot i fjor 1,5 % 0,4 % 2,3 % 2,1 % 0,3 % 2,2 % Gjennomsnitt ventetid behandla somatikk Gjennomsnitt ventetid behandla BUP Gjennomsnitt ventetid behandla PHV Gjennomsnitt ventetid behandla TSB Fristbrot behandla pasientar 0 % 3,4 % 4,1 % 4,6 % 3,1 % 0,6 % Prosentdel korridorpasientar somatikk 0 % 1,4 % 2,2 % 2,2 % 0,8 % 0,2 % Epikrisetid psykisk helsevern 100 % 85 % 75 % 84 % 93 % 97 % Epikrisetid somatikk 100 % 86 % 84 % 77 % 88 % 95 % Samla sjukefråvær 5,5 % 6,7 % 6,7 % 6,9 % 6,9 % 6,0 % Tabellen viser grad av måloppnåing pr april i høgre kollonne og for mars i venstre kollonne. Oversikt over grenseverdiar er presentert i vedlegget. Akkumulert økonomisk resultat pr føretak April Helse Vest Helse Stavanger HF Helse Fonna HF Hittil pr. April Helse Bergen HF Faktisk Budsjett Budsjett Budsjett Faktisk Budsjett avvik avvik Sjukehusapoteka Vest HF Helse Bergen HF Helse Fonna HF Helse Førde HF Helse Stavanger HF Reservar/fellestenester/finans Administrasjon morselskap Helse Vest IKT AS Til saman Alle tall i heile tusen Helse Førde HF Helse Vest RHF har i dialog med helseføretaka hovudfokus på å avdekke risiko og iverksette kompenserande tiltak der det er nødvendig. Helse Vest RHF følgjer utviklinga fortløpande og har bedt føretaka rapportere på dei helsefaglege indiaktorane som føretaka ikkje leverer på i henhold til regionale målkrav. Helse Vest RHF vil i rapporteringsmøta med helseføretaka følgje dette opp. 4

118 Ventetid Ventetidsutviklinga per april 2017 syner at dei gjennomsnittlege ventetidene for alle som starta behandling var 57 dagar, medan ventetida for dei som framleis venta ved utgangen av månaden var 52 dagar. Ventande pasientar utan prioritet finn ein no berre unntaksvis innan somatikken (0,07 % av alle ventande). Ser ein på ventetidsutviklinga på fagområdenivå, sett opp mot dei regionale målsettingane som Helse Vest har satt, ser ein at utfordringane er størst innan psykisk helsevern for barn og unge (BUP) og innan psykisk helsevern for vaksne (PHV). Fristbrot Etter å ha hatt ein markant reduksjon i talet fristbrot for behandla pasientar i 2016, har utviklinga peika feil veg dei første månadene av 2017, i tre av fire helseføretak. Korridorpasientar Utviklinga i talet på korridorpasientar innan somatikk var positiv gjennom store deler av 2016, men med ei lita auke mot slutten av året. I 2017 har prosentdelen korridorpasientar samla sett vore på same nivå som tidleg i Det var noko betring i tala i april, samanlikna med dei tre føregåande månadene. Historisk har utfordringane med korridorpasientar vore størst i Helse Stavanger, men Helse Fonna har no kome opp på same nivå. Epikrisar Når det gjeld utviklinga i prosentdelen pasientar som har fått epikrise innan sju dagar etter utskriving, så har utviklinga vore «flat» over fleire år for alle dei fire helseføretaka, både innan PH og somatikk. Helse Førde og Helse Bergen ligg nærmast den nasjonale målsettinga om 100 % utsendt innan sju dagar. Styret ba at det blei gjennomført ein samla gjennomgang av den økonomiske prognosen i konsernet i løpet av sommaren. Gjennomgangen skal vere tiltaksorientert og fokusere på tiltak som kan gi resultateffekt inn i Styret ønskja også administrasjonen gir sin vurdering av «godheita» i tiltaka i HF a. Styret ba om å få denne gjennomgangen presentert i styremøtet i September. Styremedlem Lise Strømme peika på at føretaka har låg dekning av intensivsjukepleiarar, jordmødrer og gynekologar gjennom sommaren, og fare for at samtidigheitskonfliktar i fødeavdeling kan føre til pasientskade. Tilgangen på vikarar er også dårlegare enn tidlegare år. Aktuelle tiltak for å bøte på dette kan til dømes vere å strekke ut sommarferien over fleire veker, fleire 100 stillingar og samarbeid med utdanningsinstitusjonane om å utdanne fleire. Administrasjonen vil vurdere korleis dette bør følgjast opp vidare. Vedtak (samrøystes) Styret tok rapporteringa frå verksemda per 30. april 2017 til etterretning. 5

119 Sak 065/17 Nasjonale kvalitetsindikatorar per 3. tertial 2016 Oppsummering Samanlikna med dei tre andre helseregionane skårar Helse Vest framleis svært godt på dei nasjonale kvalitetsindikatorane som er publisert for 3. tertial Helse Vest skårar «lågast» på berre 6 og «høgast» på 25 av dei totalt 73 tertialvise kvalitetsindikatorane som blir presentert i denne saka. Av dei fire helseføretaka i regionen er det Helse Førde som jamt over skårar «høgast» på dei nasjonale kvalitetsindikatorane per 3. tertial Område der eit helseføretak skårar lågt på ein nasjonal kvalitetsindikator vil bli følgt i dei månadlege rapporteringsmøta. Styret ønskja halvårleg rapportering frå program for pasienttryggleik, og dette blei lagt inn i styret sin årsplan. På spørsmål frå styremedlem Olin Johanne Henden om pasienttryggleik for eldre orienterte administrasjonen om at det p.t ikkje er utarbeidd eigne kvalitetsindikatorar knytt til gruppa eldre i program for pasienttryggleik, men at alle tiltak i programmet treff denne gruppa t.d: Trygg kirurgi, Lårhalsoperasjonar innan 48 timar, betre legemiddelbruk, epikrise i handa, Vel Heim, Trykksår og Fall. Til eit seinare møte ønskja styret ein oversikt over utvikling over tid i bruk av fritt sjukehusval/fritt behandlingsval. Styret var uroa over talet på infeksjonar i Helse Stavanger HF og forventa effekt av iverksette tiltak som avklaring i akuttmottak, handvask og å unngå korridorpasientar. Vedtak (samrøystes) Styret tok tertialrapporteringa per 3. tertial 2016 til orientering. Sak 066/17 Tenestetilbodet innan psykisk helsevern Oppfølging Oppsummering Det er i saka gitt ein oversikt over tema og problemstillingar som det særleg er arbeid med sidan førre styresak. 6

120 Det gjeld mellom anna: styringskrav til helseføretaka og den «gylne regel» arbeid med pakkeforløp tilbod om medikamentfri behandling og samval rett registrering og redusert bruk av tvang samarbeid med barnevernet kvalitetsmål arbeid og helse Fleire pakkeforløp vil vere klar for implementering i 2018 og arbeidet med å legge til rette for dette startar hausten Det er i saka gjort greie for mål, type pakkeforløp og tidsplan. Pilotprosjekt med medikamentfri behandling og samval er også omtala. Det er fortsett stor merksemd på bruk av tvang og det er gjort greie for rutinar og tiltak. Barn og unge som mottar hjelp frå barnevernet er ei viktig gruppe som det må bli betre samarbeid om tenester til. Styret viste til ny kvalitetsforskrift med plikt til å sørgje for at tilsette har tilstrekkeleg kompetanse og peika på nødvendigheita å sjå til dette også i samband med ferieavvikling. Styret var også opptekne av at omfanget av psykiske liding hos barn og unge ser ut til å auke, og kva som kan gjerast for å førebygge. Styret peika i denne samanheng på viktigheita av samarbeid og samvirke med primærhelsetenesta og mellom dei ulike aktørane. Vedtak (samrøystes) 1. Styret tok saka til orientering 2. Forslag til revidert plan for psykisk helsevern blir lagt fram desember Sak 067/17 Møteplan for styret i Helse Vest RHF 2018 Oppsummering Lagt ved denne saka var utkast til årsplan med møteplan for styret i Helse Vest RHF for Som vedlegg til årsplanen følgjer årshjul. Årsplan er eit verktøy for å skape oversikt, strukturere styrearbeidet og prioritere tida slik at dei rette og viktige sakene får breiast plass. I årsplanen for 2018 er det lagt inn to styreseminar for styret i Helse Vest RHF. Det er lagt inn fellesmøte med styra i dei 4 sjukehusføretaka i Helse Vest. I tillegg er det lagt inn fellesmøte med brukarutvalet i Helse Vest, og presentasjon av Helse Vest IKT AS, Sjukehusapoteka Vest HF, og av pasient og brukaromboda i Helse Vest. 7

121 Styret gjorde følgjande endring i utsendt forslag til møteplan: Styremøtet i februar blei flytta frå februar. Styret gjorde følgjande endring i utsendt forslag til årsplan: Halvårleg rapportering frå program for pasienttryggleik blei lagt inn. Vedtak (samrøystes) Styret slutta seg til årsplanen, årshjulet og møteplan for 2018, med dei endringane som blei gjort i møtet. Sak 068/17 Revidert Nasjonalbudsjett 2017 Oppsummering Regjeringa la i mai 2017 fram forslag til «Tilleggsbevilgninger og omprioriteringer i statsbudsjett 2017»(Prop. 129 S ). Budsjettet blir vedtatt av Stortinget i slutten av mai månad. Helse Vest legg med dette fram forslag til endring av inntekta til helseføretaka som følgje av redusert pensjonskostnad i Det blir her tatt atterhald for Stortinget sin behandling og avgjer om revidert nasjonalbudsjett. Vedtak (samrøystes) Inntektene til helseføretaka blir justert med følgjande beløp i heile tusen kroner: Endringar i inntektene for RNB (heile tusen kroner) Helse Stavanger Helse Fonna Helse Bergen Helse Førde Helse Vest RHF SUM Sum Inntekt 2017 sak 005/17 B Endring pensjon helseføretaka Endring pensjon HV IKT og HV RHF Reduksjon av reserven - dekning pensjon Ny inntekt Endringa i inntektsramma skal innarbeidast i rapporteringa pr. juli. Endring i pensjonskostnad hos Helse Vest IKT og Helse Vest RHF blir handtert administrativt i eigen ekspedisjon innanfor ein samla kostnadsramme på kr 5,2 mill. Sak 069/17 Langsiktig finansiering Helse Vest IKT AS 2017 Oppsummering 8

122 Styret i Helse Vest behandla i møte den 07/ sak 93/16 B Langsiktig finansiering av Helse Vest IKT Det blei fatta følgjande vedtak: 1. Styret godkjenner at det blir inngått ny avtale med Helse Vest IKT om å auke langsiktig låneramme med kr 100 mill. til totalt kr 728 mill. 2. Dei økonomiske vilkåra skal vere i samsvar med dei vilkår Helse Vest har på konsernkonto. 3. Tilbakebetaling av lånet skal minimum skje i takt med innbetalingane som knyttar seg til investeringane. Helse Vest IKT har allereie nytta kr 698 mill. av den samla låneramma. I tillegg har det vore naudsynt å overføre totalt kr 110 mill. i a konto frå RHF et til Helse Vest IKT for å sikre framdrifta i aktuelle investeringsprosjekt. Desse a konto utbetalingane må dekkast innafor ny låneramme. Helse Vest IKT har med basis i likviditetssituasjonen samt framdrifta på investeringsprosjekta vurdert at dei har behov for å få auke langsiktig låneramme med kr 150 mill. Det blir her vist til styret i Helse Vest IKT sitt vedtak under sak 010/17 B: 1. Styret ba om at administrasjonen, med grunnlag til styresak 088/16 B Budsjett for Helse Vest IKT for 2017 og i vedlagt likviditetsprognose, utarbeider og oversender til Helse Vest RHF søknad om lån på 150 mill. kr. Samla langsiktig låneramme til Helse Vest IKT vil etter dette utgjere kr 878 mill. Likviditetsbehovet oppstår som følgje av at det er Helse Vest IKT som har dei likviditetsmessige utbetalingane til investeringar som blir gjort på vegne av helseføretaka. Dersom IKT aktivitetane ikkje hadde vore organisert under Helse Vest IKT AS, hadde utbetalingane blitt føretatt direkte i helseføretaka, og det er desse som då hadde fått tilsvarande høgare belastning på driftskredittramma. Tilbakebetaling av lån vil skje i tråd med dei inntektene som Helse Vest IKT skal fakturere helseføretaka når investeringane er ferdigstilte. Administrerande direktør tilrår å auke låneramma med kr 150 mill. til kr 878 mill. i tråd med Helse Vest IKT sin søknad Vedtak (samrøystes) 1. Styret godkjenner at det blir inngått ny avtale med Helse Vest IKT om å auke langsiktig låneramme med kr 150 mill. til totalt kr 878 mill. 9

123 2. Dei økonomiske vilkåra skal vere i samsvar med dei vilkår Helse Vest har på konsernkonto. 3. Tilbakebetaling av lånet skal minimum skje i takt med innbetalingane som knyttar seg til investeringane. Sak 070/17 Inntektsmodell 2018 Det var gjennomført drøfting med konserntillitsvalde og konsernhovudverneombod. Oppsummering Med bakgrunn i styrevedtak har administrasjonen i vår gjennomført eit prosjekt for å sjå på dagens inntektsmodell og vurdere om det er forhold som tilseier at ein bør gjere endringar. Gjennomgangen har vore avgrensa både tidsmessig og ut frå premissen om at det i påvente av nasjonal gjennomgang ikkje skal gjerast breie analysar av behov og kostnadsulemper. Prosjektgruppa har hatt bistand av Jon Magnussen frå NTNU. Innanfor ramma av mandatet har ikkje prosjektgruppa sett rom for å gjere vesentlege endringar i modellen. Einaste endring som blir føreslått er å korrigere i inntektsramma til føretaka for bruken av private rehabiliteringsinstitusjonar. I gjeldande modell er det korrigert for all bruk av både private kommersielle og ideelle leverandørar av spesialisthelsetenester, samt avtalespesialistar med unntak av rehabiliteringsinstitusjonane. Korreksjonen som no blir gjort er difor å betrakte som ein teknisk korreksjon. Korreksjonen gir likevel omfordelingseffektar (sjå tabellen under). For å hjelpe føretak som får redusert budsjettramma, blir det foreslått å gje ein kompensasjon tilsvarande halvparten av omfordelingseffekten i For 2019 vil endringa ha full effekt. SUM Helse Stavanger HF Helse Fonna HF 804 Helse Bergen HF Helse Førde HF Prosjektgruppa står samrøystes bak rapporten som er lagt fram som underlag til saka. Styret la vekt på at det bør arbeidast for å få ein gjennomgang av den nasjonale modellen så raskt som mogleg. Vedtak (samrøystes) 1. Styret godkjente forslag til inntektsmodell for Føretak som får ein negativ effekt av endringa får kompensert for halvparten av effekten i For 2019 blir det ikkje gitt kompensasjon. 10

124 3. Haraldsplass blir innlemma i den ordinære budsjettprosessen til Helse Vest og får dermed signal om budsjettramma i førebels inntektsfordeling frå og med budsjett Styret ba om at administrerande direktør i sin dialog med HOD tar opp behovet for ein revisjon av den nasjonale inntektsfordelingsmodellen Sak 071/17 Førebels inntektsfordeling og resultatkrav 2018 Oppsummering Helse Vest hadde i 2016 eit samla positivt resultat på kr 724 mill., som er betre enn resultatet i 2015 som var på kr 680 mill. Resultatet var kr 412 mill. betre enn budsjett i Akkumulert resultat for føretaksgruppa er per april kr 218 mill. som er kr 34 mill. betre enn budsjettert. Prognosen for 2017 er framleis på kr 313 mill. som er i tråd med budsjettet. Det er spesielt Helse Stavanger som så langt har den største utfordringa i forhold til å nå budsjettet. Helse Førde har og hatt økonomisk resultat som ligg bak budsjettet i månadane fram til april. Helse Bergen har levert tilnærma på budsjett fram mot mars, men opplevde i april ein resultatsvikt. Dei andre helseføretaka har mindre avvik. I RHF et er det eit positivt resultat som så langt dekker opp for dei negative avvika. Det er viktig at føretaka held trykk på omstillingsprosessane for å sikre at dei styrer verksemda i tråd med resultatkravet. Det er spesielt viktig med tanke på at føretaksgruppa skal kunne gjennomføre planlagde investeringar. For å bidra til ein god budsjettprosess ser administrerande direktør det som viktig og nødvendig å klarlegge neste års økonomiske rammer og resultatkrav for det enkelte helseføretak på eit tidlegast mogleg tidspunkt. I og med at statsbudsjettet for 2018 blir lagt fram først i oktober 2017, vil det vere usikkerheit rundt førebels inntektsramme. Dette gjeld mellom anna føresetnader om aktivitet, økonomi og finansielle forhold. Endeleg inntektsramme blir lagt fram i styremøte i desember der forhold frå statsbudsjettet blir innarbeidd. Det er venta at statsbudsjettet for 2018 vil vere strammare enn budsjettet for Vedtak (samrøystes) 1. Fordeling av førebels inntektsramme for 2018 blir som følgjer: 11

125 2. Førebels resultatkrav for 2018 blir sett som følgjer: Førebels Helse Helse Helse Helse Sjukehus- Helse Vest Helse Vest inntektsfordeling Stavanger Fonna Bergen Førde apoteka vest IKT RHF TOTAL Resultatkrav Helseføretaka blir bedne om å nytte rammebudsjettering som teknikk for budsjetteringa for Budsjettet skal bygga på inntektsføresetnader og resultatkrav som følgjer av denne saka. Dei økonomiske rammene må bli budsjettert ned til lågaste nivå i organisasjonen og føresetnadene for rammebudsjettering må bli klargjort i alle ledd i føretaket slik at kostnadane blir tilpassa den inntektsramma og resultatkravet HF et skal nå. Helseføretaka må klargjera dei økonomiske utfordringane og nødvendige tiltak før styret i føretaket vedtar budsjettet, slik at ein oppnår nødvendig effekt allereie ved inngangen av Sak 072/17 Langtidsbudsjett Det var gjennomført drøfting med konserntillitsvalde og konsernhovudverneombod. Oppsummering Styret i Helse Vest behandla i møte den sak 075/16 B Langtidsbudsjett Det blei i denne saka fatta vedtak om at rullering av nytt langtidsbudsjett skal gjerast våren 2017 med sikte på å behandle langtidsbudsjettet for føretaksgruppa før sommaren Helse Vest har i eige brev datert gitt helseføretaka føresetnader og føringar for utarbeiding av langtidsbudsjett Som ein del av årets budsjettprosess blir langtidsbudsjettet behandla av styret i Helse Vest før sommaren. Alle helseføretaka har behandla sine langtidsbudsjett i sine respektive styre før denne saka blir behandla i Helse Vest styret. Langtidsbudsjettet for føretaksgruppa er derfor basert på helseføretaka sine langtidsbudsjett. 12

126 Administrerande direktør meiner at ein har klart å fange opp dei viktigaste føringane. Arbeidet med langtidsbudsjettet er ein årleg prosess der budsjettet blir behandla før sommaren. Det vil bli arbeidd kontinuerleg med å utvikle langtidsbudsjettet. Styret ønskja ein styresak hausten 2017 som viser likviditetssida av langtidsbudsjettet og utbyggingsprogrammet med vurdering av risiko og sårbarhet i eit 10 års perspektiv. I saka bør også risiko for renteendring og vurdering av rentebinding belysast, samt risiko og konsekvensar ved eventuell ytterlegare innstramming frå Staten. Vedtak (samrøystes) 1. Styret vedtok langtidsbudsjett for Resultatkravet for perioden blir fastsett som følgjer: Langtidsbudsjett Resultat pr. foretak Helse Stavanger Helse Fonna Helse Bergen Helse Førde Helse Vest IKT Sjukehusapoteka Vest Helse Vest RHF Sum føretaksgruppa Helseføretaka må i planperioden drive verksemda i tråd med årlege budsjettrammer og nasjonale og regionale føringar. 4. Helseføretaka må styre og prioritere investeringane innanfor tilgjengeleg likviditet i langtidsbudsjettet. Dersom resultatet endrar seg negativt må det gjerast nødvendige tilpassingar i investeringsplanen. 5. Dei årlege investeringsbudsjetta blir vedtatt i samband med behandlinga av dei årlege budsjetta. Avgjerda om og gjennomføring av investeringar må følgje fastsette retningslinjer for investeringar. Denne saka gir ikkje godkjenning for gjennomføring av dei enkelte prosjekta eller tilhøyrande lån. 6. Rullering av nytt langtidsbudsjett blir gjort våren 2018 med sikte på å behandle langtidsbudsjettet for føretaksgruppa før sommaren Sak 073/17 Forprosjekt Stavanger universitetssjukehus

127 Oppsummering Helse Stavanger har no gjennomført forprosjektering av utbyggingsprosjekt kalla SUS2023. Det ligg føre ein forprosjektrapport som er behandla av styret i Helse Stavanger, og sendt til behandling i Helse Vest RHF. I forprosjektet er prosjektet søkt forbetra med utgangspunkt i dei føringane som blei gitt i behandlinga av konseptrapporten både i styret i Helse Stavanger og Helse Vest. Det gjeld særleg merknadane frå ekstern kvalitetssikrar. I forprosjektet er sjølve løysingskonseptet for Ullandhaug alternativet blitt utdjupa og forbetra ikkje minst når det gjeld nærleik og samanheng mellom funksjonar. Det blei sett ei maksimal kostnadsramme for prosjektet i konseptfasen. Denne ligg fast, men det er i forprosjektet vist at noko meir areal kan byggast på Ullandhaug basert på denne ramma. Det har vore sentralt i prosjektet å få ei best mogeleg fordeling av funksjonar mellom nybygget på Ullandhaug og Våland. Ein stor del av verksemda knytt til poliklinisk behandling og dagbehandling må vere att på Våland, og sjukehuset må driftast over lenger tid som ein tosenter løysing med dei ulemper det har. Døgntilbodet og akuttfunksjonane er prioritert først på Ullandhaug. Når det endeleg er klart kva funksjonar som blir att på Våland, vil det bli vurdert korleis funksjonane her kan samlast. Det vil bli tatt stilling til vidare utbygging på Ullandhaug på eit seinare tidspunkt. Kostnadane er kvalitetssikra, men det er først etter at anbod er henta inn og kontraktar inngått at det blir klart kor mykje areal som faktisk kan byggast innan kostnadsramma. Det er gitt tilsegn om lån tilsvarande 70 % av kostnadane. Det vil likevel vere særs krevjande for Helse Stavanger å finansiere prosjektet. Det krev ei klar betring av driftsresultatet framover og Helse Stavanger må evne å hente ut ein stor driftsmessig gevinst som følgje av nytt bygg. Styret i Helse Vest ba om at fullmaktsregime rundt byggeprosjekt blir gjennomgått, og ba administrerande direktør komme attende til styret med eit forslag som kan leggjast til grunn for alle byggeprosjekt på Vestlandet. Vedtak (samrøystes) 1. Styret i Helse Vest RHF godkjenner forprosjektrapport for 1. byggetrinn av utbygging av Stavanger universitetssjukehus på Ullandhaug. 14

128 2. Styret tilrår at Helse Stavanger går vidare med detalj prosjektering, førebuing av byggestart og gjennomføring. 3. Kostnadsramma for utbygginga blir sett til 8,43 mrd. kr i 2017 kroneverdi. 4. Helse Stavanger må sikre at prosjektet er organisert og styrt slik at utbygginga kan gjennomførast innan kostnadsramma og med forventa kvalitet. 5. Styret i Helse Vest legg til grunn at Helse Stavanger leverar på dei krava som er sett til effektivisering av drifta i forkant av byggjeprosessen og som følgje av nybygget. Lånefinansiering frå Helse Vest føreset at føretaksgruppa og det regionale føretaket fortsatt leverer positive resultat i åra framover i ein slik storleik at det er grunnlag for å gje lån til utbyggingsprosjekta i helseføretaka. Sak 074/17 Årleg melding frå Helse Vest RHF for 2016 krav om tilleggsrapportering Oppsummering Helse Vest RHF fekk brev frå Helse og omsorgsdepartementet (HOD), dagsett 7. april 2017, med krav om tilleggsrapportering på utvalde krav frå oppdragsdokument og føretaksmøte 2016 innan 5. mai Tilleggsrapporteringa gjaldt styringskrav det ikkje er rapportert på, eller der rapporteringa er upresis og/eller ufullstendig. Helse Vest RHF har i brev, dagsett 5. mai 2017, svart ut krav om tilleggsrapportering Vedtak (samrøystes) Styret i Helse Vest RHF tar brev om tilleggsrapportering på årleg melding 2016 frå Helse Vest RHF til Helse og omsorgsdepartementet til orientering. Sak 075/17 Analyse av pasientkontaktar for pasientar i pågåande forløp ventetid og fristbrot Oppsummering Denne saka tek for seg venting og variasjon i kapasitetsutnytting, og tek for seg ei analyse av pasientkontaktar for pasientar i pågåande forløp i Helse Vest som er gjennomført i mai I oppdragsdokumentet for 2017 står det at dei regionale helseføretaka i 2017 skal innrette verksemda med formål å nå følgjande overordna mål: Redusere unødvendig venting og variasjon i kapasitetsutnytting Prioritere psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert rusbehandling Betre kvalitet og pasientsikkerhet 15

129 Denne saka tek for seg venting og variasjon i kapasitetsutnytting. Det er gjennomført ei analyse av pasientkontaktar for pasientar i pågåande forløp som viser ventetid i Helse Vest. Hensikta med analysen er å forstå kva unødvendig venting er og korleis situasjonen ser ut i Helse Vest i mai Formål er å orientere leiinga, styret, samt identifisere område for forbetring for å nå målsetjinga om reduksjon i unødvendig venting og variasjon i kapasitetsutnytting. Analysen er basert på data frå PAS/EPJ systemet i Helse Vest, DIPS. Analysen tek berre for seg helseføretaka i Helse Vest. Andre aktørar, spesielt avtalespesialistane, spelar ei viktig rolle, med eit betydeleg omfang ventande både for å starte helsehjelp og undervegs i forløp. Kor stor denne faktoren er, vil vere ulik mellom regionane og helseføretaka, ettersom delen av den samla aktivitet som blir utført av avtalespesialistar varierer. Dette gjer at tal som berre omfattar HF ikkje er samanliknbare på tvers av HF eller RHF der det er stor variasjon i tilgang på andre aktørar enn HF a. Vedtak (samrøystes) Styret tok saka til orientering og føreset at analysar av pasientkontaktar er del av eit kontinuerlig forbetringsarbeid i helseføretaka. Sak 076/17 Rapport frå Sivilombudsmannens besøk hos Stavanger universitetssjukehus januar 2017 Oppsummering Sivilombudsmannens førebyggingseining gjennomførte eit besøk til Stavanger Universitetssjukehus, spesialavdeling for vaksne, den januar Helse Vest RHF fekk tilsendt rapporten etter besøket den 8. mai Rapporten er offentleg, og blei publisert på nettsida til Sivilombudsmannen den 9. mai Rapporten gir ei balansert vurdering av både positive og negative funn frå besøket, og Sivilombudsmannen ber om tilbakemelding frå Stavanger universitetssjukehus på arbeidet med oppfølginga av rapporten sine tilrådingar innan 1. september Besøksrapporten kan også danne grunnlag for læring og forbetring i dei andre helseføretaka, og Helse Vest RHF sendte brev til Helse Bergen HF, Helse Fonna HF og Helse Førde HF, dagsett 10. mai 2017, der rapporten blei lagt ved. Helse Vest RHF har bedt om at helseføretaka innan den 1. september 2017 gir tilbakemelding på korleis rapporten er følgt opp. Styret peika på at HMS og pasienttryggleik må sjåast i samanheng i det vidare arbeidet med å redusere bruk av makt og tvang innan psykisk helsevern. 16

130 Vedtak (samrøystes) Styret i Helse Vest RHF tok besøksrapporten frå Sivilombudsmannens besøk hos Stavanger universitetssjukehus til orientering. Sak 077/17 Oppfølging av styresak om avtalespesialistordninga i Helse Vest Oppsummering Det blei lagt fram styresak om avtalespesialistane i desember 2016, jf. sak 136/16: Avtalespesialistordninga i Helse Vest organisering, fagutvikling, samhandling og kapasitet. Denne saka er ei oppfølging av styresaka frå desember I saka blir det gjort greie for samarbeid mellom dei regionale helseføretaka og sentrale problemstillingar frå siste styresak. Det har over tid vore eit mål at avtalepraksis blir betre integrert med tenestene i helseføretaka. Integrasjon mellom IKT løysingar/felles IKT løysingar er ein føresetnad for å lukkast med dette. Samarbeidsavtalar, lik prioritering, gode data om aktiviteten i avtalepraksis og eit betre fundament for utveksling av pasientinformasjon har vore sett som viktige verkemedel for å nå dette målet. Helse Vest erfarer at helseføretaka har kome godt i gang i arbeidet med å få på plass samarbeidsavtaler. God iverksetting av samarbeidsavtalane gir grunnlag for å gå vidare med å vurdere utlysing av nye heimlar. Dette må gjerast i samarbeid med helseføretak, både når det gjeld type avtalepraksis og lokalisering. Det er eit krav i oppdragsdokumentet for 2017 at talet på avtalespesialistar skal aukast vesentleg i Styret vi få ein styresak i løpet av hausten om kva slags nye heimlar ein planlegg å utvide med samt lokalisering av disse. Det er lagt til rette for utveksling av informasjon mellom avtalespesialistar og helseføretak på fleire område. Det betyr at det kan sendast meldingar, tilvisingar, prøvesvar osb. mellom desse instansane. IKT system med felles pasientinformasjon ligg lenger fram i tid. Bruk av avtalepraksis i spesialistutdanninga, forenkla rapportering og eventuell omlegging av finansieringa av avtalepraksis vil bli følgt opp i samarbeid med dei andre regionale helseføretaka. Styremedlem Tone Berentsen Steinsvåg viste til at opplevinga er at det er for få psykologar og psykiatrar i Fonna området, og ba om at dette blei vurdert når talet på avtalespesialstar blir auka. 17

131 Vedtak (samrøystes) Styret tok saka til orientering og ba om å bli halde informert om det vidare arbeidet. Sak 078/17 Eventuelt Styreseminar i oktober 2017 (TV) Styret ønskja at alle HF styra (ikkje berre styreleiar og administrerande direktør) deltek styreseminaret oktober. Forslag til tema; Organisering av spesialisthelsetenesta Tvang i psykisk helsevern Økonomisk situasjon for helseføretaka framover Nytt styremedlem i Helse Førde HF (TV) Eit styremedlem i Helse Førde HF har søkt om fritak frå vervet. Arbeidsutvalet for val av nye HF styre arbeidar med å finne eit nytt styremedlem. Det er forventa å konkludere innan utgongen av august. Arbeidsutvalet si innstilling til kandidat vil bli sendt ut til styret. Når kandidat er valt gav styret fullmakt til styreleiar til å gjennomføre føretaksmøte. Pasienttryggleik for eldre (OJH) Saka blei svart ut under sak 065/17 Nasjonale kvalitetsindikatorar per 3. tertial 2016 Styremøte i november 2017 (LR) Styret ønskja om mogleg å endre dato for styremøte 15. november. Alternative datoar blir sendt ut til styret på e post. Skriv og meldingar Skriv 01 Brev frå Helse Vest RHF til HOD, Rapportering pr. mars 2017 Skriv 02 Kopi av brev frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane til Helse Førde HF, Rapport frå tilsyn DPS, mars Skriv 03 Kopi av brev frå Fylkesmannen i Hordaland til Helse Bergen HF, Rapport frå tilsyn DPS, mars Skriv 04 Kopi av brev frå Fylkesmannen i Hordaland til Helse Fonna HF, Rapport frå tilsyn DPS, 3. 5.april Skriv 05 Møtereferat frå Regionalt brukarutval, Lukka del: Sak 079/17 blei behandla i lukka møte jf. Helseføretakslova 26a, 2. ledd nr

132 Sak 079/17 Anskaffing av ambulanseflytenester behov for fullmakt til administrerande direktør for å inngå kontrakt (Saka er unntatt offentligheit: offl 13 jf. fvl 13, 1. ledd, nr 2.) Oppsummering Luftambulansetjenesten HF har på vegne av de fire regionale helseforetakene ansvar for drift av luftambulansetjenestene i Norge. Luftambulansetjenesten har i dag kontrakt med to operatører for drift av ambulansehelikoptertjenesten og en operatør for drift av ambulanseflytjenesten. Fra medio 2018 gjelder ny kontrakt for ambulansehelikoptertjenesten og da blir det kun en operatør nasjonalt for denne tjenesten. Luftambulansetjenesten krever høy kompetanse og innebærer dessuten store anskaffelseskostnader knyttet til materiell. Det er derfor vurdert at langsiktige kontrakter er mest gunstige både faglig og økonomisk. Dagens kontrakt på ambulanseflytjenester ble inngått i 2009 og har en varighet på 6 år med mulighet for opsjon på år. Det er besluttet å utløse siste opsjon, og dagens kontrakt vil derfor gjelde til 30. juni Det er arbeidet med anskaffelsen i mer enn ett år, med kravspesifikasjoner som er utarbeidet i samarbeid med de fire regionale helseforetakene. I denne saken blir det redegjort for hovedinnholdet i det som nå er framforhandlet og de kostnadsmessige konsekvensene for de fire regionene. På grunn av kontraktens samlede verdi, har de administrerende direktørene i de fire regionale helseforetakene behov for å innhente en særskilt fullmakt fra sitt styre for å kunne inngå kontrakt. Det er derfor utarbeidet en felles styresak der hvert styre bes om å gi fullmakt til sin administrerende direktør innenfor de rammer som skisseres i saken. Leverandør er valgt under forutsetning av styret sin godkjennelse. Kontrakt blir signert i etterkant av dette styremøtet. Vedtak (samrøystes) 1. Styret i Helse Vest RHF tok informasjonen om anskaffelsen av ambulanseflytjenester i Norge til orientering. 2. Styret i Helse Vest RHF gav med dette fullmakt til administrerende direktør til å sluttføre kontrakten for anskaffelse av ambulanseflytjenester i Norge. 19

133 Torunn Nilsen Terje Vareberg Styreleiar Lise Reinertsen Nestleiar Ohene Aboagye Medlem Gunnar Berge Medlem Tone Berentsen Steinsvåg Medlem Olin Johanne Henden Medlem Bente Sissel Pilskog Medlem Lise Karin Strømme Medlem Tom Guldhav Medlem 20

134 Helseføretaka i Helse Vest Helse Vest RHF Dykkar ref: «REF» Vår ref: 2016/ /2017 Sakshandsamar: Bård Humberset Dato: Rapport - Internrevisjon av oppfølging av regionale planar Internrevisjonen i Helse Vest RHF viser til tidlegare korrespondanse og dialog i løpet av prosjektet, og takker for godt samarbeid undervegs. Formålet med prosjektet har kort sagt vore å undersøkje i kva grad internkontrollen rundt oppfølging av regionale planar fungerer. Som det går fram av rapporten er status i dag vurdert som rimelig positiv. Rapporten inneheld ingen spesielt krevjande tilrådingar, og vi sender denne gongen ikkje ut den vanlege skjema til bruk ved utforming av handlingsplan. Vi ber likevel føretaka om å legge rapporten fram for eigne styre, og sjølve vurdere om der er behov for eit nytt blikk på korleis ein følgjer opp regionale planar internt. For RHF-et er der ein del meirarbeid som står for tur. Vi vil kome tilbake etter ei tid med spørsmål om oppfølginga. Vennleg helsing Internrevisjon Bård Humberset leiar internrevisjon Postadresse: Helse Vest RHF Postboks 303 Forus 4066 Stavanger Elektronisk adresse: post@helse-vest.no Besøksadresse: Nådlandskroken Forus Generell informasjon: Sentralbord: Org.nr:

135 Internrevisjonen Oppfølging av regionale planar Helse Vest RHF, september 2017

136 INNHALD Målgruppene for denne rapporten er styret og revisjonsutvalet på regionalt nivå, ansvarlege i institusjonane som har vore reviderte, og utførande fagfolk. Rapporten er eit offentleg dokument og skal vere tilgjengeleg også for media og andre interesserte. Behova varierer, men her er ei lesarrettleiing med to nivå for kor djupt rapporten kan lesast: 1. Innhaldsliste og samandrag 2. Hovudrapporten med fakta og vurderingar 1 Samandrag Innleiing Fakta Kva regionale planar har vi? System for utarbeiding, iverksetting, oppfølging, og rapportering Regional plan for kirurgi Regional plan for diagnostikk og behandling av brystkreft Regional plan for diagnostikk og behandling av prostatakreft Vurderingar Vurderingar Avslutning og tilråding Vedlegg Oppfølging av regionale planar 2 Helse Vest RHF

137 1 SAMANDRAG Det er utarbeidd fleire regionale planar med rekkevidde for heile regionen. Dette internrevisjonsprosjektet har sett på kva prosessar føretaka har for å realisere planane, gjere dei kjent i organisasjonen og kva som eventuelt ligg føre av manglar. Formålet med prosjektet har kort sagt vore å undersøkje i kva grad internkontrollen rundt oppfølging av regionale planar fungerer. Metodisk er det nytta dokumentanalyse av relevant dokumentasjon frå Helse Vest RHF og frå Helse Førde, Helse Bergen, Helse Fonna og Helse Stavanger. Det er gjennomført intervju med leiarar og sentrale personar ved RHF-et og i dei fire HF-a. Prosjektet er gjennomført på to nivå. Øvste nivå er kva system ein har for å ha oversikt over gjeldande planar og for å følgje dei opp, både regionalt og på føretaksnivå. Dernest har vi sett på kva som meir konkret har skjedd med tre av planane. Desse er "Regional plan for kirurgi", "Regional plan for diagnostikk og behandling av brystkreft" og "Regional plan for diagnostikk og behandling av prostatakreft". Vår hovudkonklusjon er at Helse Vest samla (RHF og HF) ikkje har hatt særskilte system for å halde oversikt over gjeldande planar, felles terminologi, eller felles prosessar for utvikling av og oppfølging av planane etter vedtak. Dette har ein det siste halvanna året tatt grep om. Vidare finn vi at tiltak identifiserte i dei tre undersøkte planane langt på veg er oppnådd, men det er vanskeleg å knytte resultata til dei vedtekne planane. På den annan side finn vi at føretaka har følgt den funksjonsfordelinga som vart vedtatt. På denne bakgrunnen er vår beste tilråding at RHF-et fullfører sitt arbeid med å utvikle nye malar og metodikk for regional planlegging, og for oppfølging av regionale planar etter vedtak. HF-a sine bidrag vil vere å svare ut det ambisjonsnivå RHF-et legg til grunn, og sjølvsagt gjere si eiga vurdering på om dei treng å forbetre arbeidsprosessane omkring regionale planar. Oppfølging av regionale planar 3 Helse Vest RHF

138 2 INNLEIING Det blir år om anna utarbeidd planar med rekkevidde for heile regionen. Internrevisjonen har sett nærare på internkontrollen rundt oppfølging av dei regionale planane, både korleis ein arbeider på regionalt nivå og lokalt i dei ulike helseføretaka. Prosjektet har kartlagt og vurdert desse konkrete problemstillingane: Kva system har ein i det regionale helseføretaket og helseføretaka for oppfølging og iverksetting av regionale planar? Kva system har ein for å rapportere tilbake på resultata av planane? Gitt at det blir avdekt manglar i gjennomføring av vedtak o Kva er årsakene til at vedtaka eventuelt ikkje er gjennomførte? o Kva kan eventuelt vere konsekvensane? Styret i Helse Vest vedtok i mars 2015 å inkludere prosjektet i revisjonsplanen for Mandatet for prosjektet vart drøfta i revisjonsutvalet i juni Revisjonskriterium er krav eller forventningar som brukast for å vurdere funna i undersøkingane. I dette prosjektet er følgjande kriteriegrunnlag anvendt på overordna nivå: Oppdragsdokument 2016 frå HOD og eigne styringsdokument til føretaka Helse 2020 (kapittel 6.2 og kapittel 8). Revisjonen har omfatta følgjande regionale planar, der utvalde, vedtekne tiltak òg inngår som revisjonskriterier: Regional plan for kirurgi i Helse Vest Regional plan for diagnostikk og behandling av brystkreft 2013 Regional plan for diagnostikk og behandling av prostatakreft 2014 Vi har i hovudsak fokusert på prosessen rundt handteringa av dei utvalde regionale planane og samanhengen og grensesnittet mellom dei. Vidare har vi sett på flaskehalsar som RHF-et og føretaka sjølve har identifisert, men vi har ikkje gått i detalj på handtering og status på alle enkelttiltak i planane. Vi vurderte å inkludere planar frå andre område i helseføretaka, og innan beredskapsplanlegging blei det gjennomført to intervju. I rapporten har vi konsentrert oss om dei tre nemnde. Metodisk er det nytta intervju og dokumentgjennomgang som grunnlag for rapporten. Intervjua blei gjennomført hausten 2016, men skriftleg dokumentasjon frå RHF-et er oppdatert per juni Vår samla vurdering er at metodebruk og kjeldetilfang har gitt eit tilstrekkeleg grunnlag til å svare på prosjektet sitt formål og problemstillingar. Oppfølging av regionale planar 4 Helse Vest RHF

139 3 FAKTA 3.1 KVA REGIONALE PLANAR HAR VI? Nasjonal helselovgiving set som krav til dei regionale helseføretaka at dei skal "planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere virksomheten slik at tjenestenes omfang og innhold er i samsvar med krav fastsatt i lov eller forskrift" (Lov om spesialisthelsetjenesten, 2-1a). Vi ser at ein gjennom mange år har hatt eit breitt utval av regionale planar i Helse Vest. Slik er det òg i dag. Idet arbeidet med denne rapporten vart avslutta, låg det føre følgjande regionale planar i oversikta frå det regionale helseføretaket. Oversikta er oppdatert juni Tuberkuloseprogram i Helse Vest 2. Regional plan for tverrfagleg spesialisert behandling for rusmiddelbruk 3. Regional plan for habilitering og rehabilitering 4. Spesialisthelsetenesta til eldre 5. Regional plan svangerskaps-, fødsel- og barselomsorga i Helse Vest 6. Regional plan - Smittevernplan 7. Regional plan for psykisk helse 8. Regional handlingsplan for redusert og rett bruk av tvang i psykisk helse i Helseregion Vest 9. Regional helseberedskapsplan for Helse Vest 10. Behandling og rehabilitering ved hjerneslag 11. Regional plan for diagnostikk og behandling av brystkreft 12. Strategi og handlingsplan for kvalitetsregister i Helse Vest 13. Regional plan for kirurgi i Helse Vest 14. Teknologiplanen 15. Regional plan for diagnostikk og behandling av prostatakreft 16. Utredning, behandling og oppfølging av pasienter med CFS/ME (2014) - Rapport 17. HMS Strategi Helse Vest 18. Regional plan for laboratorietenester 19. Regional Innovasjonsstrategi 20. Plan for prehospitale tenester i Helse Vest 21. Nasjonal traumeplan traumesystem i Norge Denne lista er resultat av eit større arbeid i det regionale helseføretaket dei siste par åra med å rydde i begrepsapparatet rundt det ein kan kalle ein regional plan, samt ta stilling til om dokumenta fortsatt gjeld. Nokre dokument heiter regional plan, andre bruker nemninga program, handlingsplan, eller det står like godt rapport på framsida. Lista over var lengre i starten av ryddeprosessen. I samband med dette har det vore nødvendig å definere kva som ligg i omgrepet «regionale planar» og kva som skil desse frå til dømes strategiar, program og prosjekt. Dette arbeidet vil Oppfølging av regionale planar 5 Helse Vest RHF

140 bli avslutta når Helse 2035 er ferdigstilt, får vi opplyst. I samband med Helse 2035 er det elles lagt opp til å sjå nærmare på korleis anna planarbeid skulle følgjast av strategien. Regionale planar blir nå definert på følgjande måte: Regionale planar vert utarbeidde som ein reiskap i arbeidet med å fylle styringskrava frå eigar. Det vil ofte vere ei operasjonalisering av strategien med konkretisering av utfordringar og nødvendige aktivitetar. 3.2 SYSTEM FOR UTARBEIDING, IVERKSETTING, OPPFØLGING, OG RAPPORTERING UTARBEIDING Gjennom alle dei intervjua vi har hatt med administrativ leiing og fagfolk i RHF og HF, kjem det fram at ein viktig, og vellukka, del av planprosessen har vore å involvere fagfolk ute i føretaka i planarbeidet. Derfor er det mange som har god kjennskap til planane allereie før dei er publiserte, noko som styrker forankringa i føretaka, får vi høyre. Ut over den bevisste tilnærminga med involvering og forankring i planprosessen, har det vore variasjon i korleis planane såg ut, og korleis planprosessane skulle organiserast. I 2016 låg det føre førsteutkast til tre dokument som skulle bidra til å strukturere planfasen. Per september 2017, i det denne revisjonen sluttar av, ligg det føre nye utkast for alle tre. Mal for utforming av Prosjektdirektiv: Eit direktiv skal innehalde informasjon om prosjektet og korleis prosjektet er forankra. Vidare er det krav til mandat for planarbeidet og mål knytt til sjølve arbeidsprosessen. Malen er ikkje ferdigstilt, men vi får opplyst at den likevel er i bruk. Mal for skriving av regionale planar: Plandokumenta skal innehalde ei innleiing med mandat, ein gjennomgang av utviklingstrekk og no-situasjon, og vidare forslag til kva som ein bør gjere for å utvikle tenestene. Helse Vest har ikkje tidlegare hatt krav om å greie ut administrative og økonomiske konsekvensar som ledd i si planlegging. Dette er ein krav i statlege utgreiingar (Utredningsinstruksen), som kanskje ikkje helseføretaka er omfatta av. I utkastet til mal ligg det nå inne krav om det, men inga rettleiing i korleis. Metodikk for regionale planar: Vi får opplyst at denne rettleiaren vil bli fullført når arbeidet med Helse 2035 er over. Rettleiaren tar mellom anna føre seg kva ein regional plan er, kven som har ansvar for oppfølging, sjølve planprosessen og kvalitetssikringa av denne. Hensikta med dokumentet er å forenkle og strømlinjeforme planprosessen. Oppfølging av regionale planar 6 Helse Vest RHF

141 3.2.2 IVERKSETTING Planane blir offisielt gjort kjent frå RHF-et via leiinga i HF-a. Det er forventa at føretaksleiinga er kjent med innhaldet i planane, samt leiarar for dei einingar som planane gjeld for. Det betyr at planane skal vere godt kjende ute i organisasjonen på overordna nivå, og at klinikkleiinga som eit minimum skal ha kjennskap til planar for sitt eige ansvarsområde. I helseføretaka følgjer iverksettinga linja nedover eit stykke. Fagfolk på området vil primært få kjennskap til planarbeidet gjennom den eller dei frå føretaket som har deltatt. Vi finn lite dokumentasjon knytt til sjølve iversettingsfasen i føretaka OPPFØLGING OG RAPPORTERING Figur 1 Kvalitetssirkelen (læringssirkelen). Kjelde: Helsetilsynet Kvalitetssirkelen er ein kjent måte å illustrere forbetringsarbeid på, og kan nyttast til å forklare prosessen knytt til dei regionale planane. Den består av trinna vist på figuren, og er ein kontinuerleg prosess med forbetring og læring som føremål. Ifølgje RHF-et var det fram til om lag 2015 ikkje ein felles systematisk oppfølging av dei regionale planane. Praksis er no meir samordna og lik. I RHF-et blir kvar plan tildelt ein "eigar" (sakshandsamar) og det skal rapporterast minimum ein gang kvart år til leiargruppa i RHF-et på Rapporteringsskjema Regionale planar, tiltak og status. Sist rapportering i juni 2017 inkluderte dels bidrag frå føretaka, men òg oppsummeringar frå RHF-et sine saksbehandlarar ut frå eigen kunnskap, og dermed utan avklaringar med føretaka. Følgjeleg er dette eit internt dokument. Vi har fått tilbakemelding frå HF om at ein ønskjer Internt i HF-a er det mest slik at leiinga set føre at planane blir gjort kjent og følgt opp utover i organisasjonen. Nokon særskild planoppfølging eller struktur for det, er ikkje utvikla. Planoppfølging er som annan saksoppfølging. Ein responderer på spørsmål frå RHF-et, dersom det kjem. Det er fleire i HF-a som saknar ein tettare oppfølging av planane frå RHF-et, som stimulans til eiga oppfølging. I arbeidet med å utvikle systematikken rundt dei regionale planane, forstår vi det slik på RHF-et at oppfølginga skal skje gjennom eksisterande styringssystem (styringsdokumenta og jamlege rapporteringar frå føretaka i den samanheng), og ikkje som ei eiga rapporteringsline. Oppfølging av regionale planar 7 Helse Vest RHF

142 I ein god læringssirkel ligg det òg at ein skal evaluere planane etter ei tid. Ut over den rapporteringa som skjer administrativt i RHF-et, synest det å vere rimeleg stor variasjon i korleis eller om det blir gjennomført evalueringar i ettertid. Planar som blir rullerte, vil innehalde ein viss form for evaluering, etter kva vi skjøner. Vi skal no sjå på tre regionale planar, og korleis dei er blitt følgt opp. 3.3 REGIONAL PLAN FOR KIRURGI Regional plan for kirurgi blei vedtatt av styret i Helse Vest RHF 10. april 2013 og gjeld for perioden Den blei sist behandla i Direktørmøtet 2. juni Målet med planen har vore å trekkje opp overordna prinsipp og føringar for utvikling av tenestetilbodet. Planen skisserer utfordringar som spesialisthelsetenesta står overfor i åra som kjem. Fagavdelinga i RHF-et har det overordna ansvaret for oppfølging av planen. Planen peiker på viktige tiltak for å møte framtidige utfordringar. Kapasitet og tilgjengelegheit må aukast for å møte krav og forventningar til spesialisthelsetenesta. Prosjektgruppa som utarbeidde planen, peikte på at rekruttering, utdanning og kompetanseheving, er dei viktigaste utfordringane framover og område kor det må setjast inn regionale tiltak. I samband med kirurgiplanen blei det òg gjort ei ny vurdering av oppgåvefordelinga innanfor kreftkirurgi, og det blei utarbeidd eigne planar for brystkreft og prostatakreft. Kirurgiplanen er den største og mest omfattande av desse tre planane KVA SOM ER GJORT PÅ REGIONALT NIVÅ Vi får opplyst at det er sett i gang ein prosess med å revidere kirurgiplanen, men at arbeidet ikkje er ferdigstilt på grunn av pakkeforløpa og utfordringar rundt funksjonsfordeling. Eit eige prosjekt på funksjonsfordeling er planlagt starta, og innan revmakirurgi er det eit prosjekt i gang. Faglege diskusjonar rundt funksjonsfordeling var medverkande til eit ønske den gong om legge til rette for sterkare overordna styring gjennom ein regional plan. Blant anna blei det bestemt at operasjonar av skjoldbruskkjertel og binyrer skulle innlemmast i bryst- og endokrinkirurgien. Tidlegare låg ikkje dette inn under nokon spesialitet. Det blei òg vedtatt at det skal vere brystdiagnostiske sentra (BDS) i alle fire føretaka, og at det skal vere to prostatasentre i regionen, i Helse Bergen og Helse Stavanger. I det administrative rapporteringsskjemaet i RHF-et (Rapporteringsskjema Regionale planar, tiltak og status), ligg det inne at ein har ein kirurgiplan. Det blir vist til at der er ei oppfølging Oppfølging av regionale planar 8 Helse Vest RHF

143 på eit eige skjema, Oppfølging av regional plan for kirurgi i Helse Vest. Dette var sist oppdatert juni KVA SOM ER GJORT PÅ FØRETAKSNIVÅ Det er ulike oppfatningar om planen og den overordna styringa av den. Til dømes er det blitt uttalt at planen er utydeleg på funksjonsfordeling, mens andre har ein oppfatning av at planen er for detaljert. Vi får òg opplyst at det var ulike interesser då planen blei utforma. Vi har vald oss ut tiltak frå planen som er spesifikke for kvart føretak. Det går fram av planen at Helse Førde må sikre formell kompetanse innan bryst- og endokrinkirurgi. Status er at føretaket ikkje har på plass den formelle spesialistkompetansen for bryst- og endokrinkirurgi. Føretaket meiner at dette er ein spesialitet det ikkje er behov for i Førde. Vi får opplyst at det likevel blir utført brystkirurgi sidan dei har realkompetanse på det. Planen påpeiker at Helse Bergen må styrkje regionsfunksjonen med omsyn til service og ventetid. I arbeidet med funksjonsfordeling med Haraldsplass diakonale sjukehus, må føretaket sikre tilbodet innan generell kirurgi og ortopedi. I tillegg må føretaket koordinere seg med dei private kommersielle sjukehusa i Bergensområdet. Bergen har avtale med Voss og Kysthospitalet innan kompliserte ryggoperasjonar. Føretaket er òg tildelt rolla som regional funksjon innan barnekirurgi. Av planen går det fram at Helse Fonna må sikre formell kompetanse innan bryst- og endokrinkirurgi og opprette brystdiagnostisk senter (BDS). Vidare heiter det at føretaket har eit særskilt ansvar for å styrkje tilbodet innan urologi og må snarast råd sikre sjukehuset utdanningsstatus i urologisk kirurgi. Det står òg i planen at det må vere ein felles fagleg leiing og koordinering for ortopedisk verksemd i opptaksområdet. På revisjonstidspunktet var brystdiagnostisk senter kome på plass. Føretaket har ikkje felles fagleg leiing innanfor ortopedi. Stord har eiga leiing med eige tilvisingsmottak. Det heiter i planen at Helse Stavanger snarast må sikre sjukehuset utdanningsstatus (gruppe 1 teneste) i urologisk kirurgi. Utfordringar knytt til å rekruttere og behalde urologar, har gjort at føretaket på revisjonstidspunktet ikkje er i mål med å bli gruppe 1 sjukehus. Dette er noko føretaket jobbar med, får vi opplyst. Vi får opplyst at det har kome mykje bra ut av kirurgiplanen. Den greip fatt i viktige og til dels kontroversielle område innan funksjonsfordeling, og kom ut med løysingar som det var semje om. Eit døme er multidisiplinære møter (MDT) som har gitt store moglegheiter. Det blir likevel sagt at kirurgiplanen til ein viss grad har blitt tilslørt av pakkeforløpa og prosessar som har kome til. Oppfølging av regionale planar 9 Helse Vest RHF

144 3.4 REGIONAL PLAN FOR DIAGNOSTIKK OG BEHANDLING AV BRYSTKREFT Regional plan for diagnostikk og behandling av brystkreft blei vedtatt av styret i Helse Vest 6. mars Mandatet for planen inneheld åtte punkt som prosjektgruppa skulle ta stilling til. Den skulle blant anna vurdere behovet for diagnostikk, behandling og rehabilitering av brystkreft, og korleis behovet er forventa å utvikle seg i eit femårsperspektiv. Planen gir råd om organisering av tilbodet, og om behandling og oppfølging av arveleg brystkreft. Den beskriv tilbodet innanfor rekonstruktiv kirurgi og identifiserer flaskehalsar i behandlinga KVA SOM ER GJORT PÅ REGIONALT NIVÅ Det er etablert brystdiagnostiske sentre i alle føretaka. Det er òg bestemt at primærutgreiing av arveleg brystkreft skal skje på Haukeland. Kriterier for testing er no like for heile landet. I det administrative rapporteringsskjemaet i RHF-et (Rapporteringsskjema Regionale planar, tiltak og status), ligg det inne at ein har denne planen. Utover tittelen kjem det ikkje fram anna enn at ein viser til kirurgiplanen KVA SOM ER GJORT PÅ FØRETAKSNIVÅ Planen drøfta utfordringar rundt bruken av private institusjonar i utredning og diagnostisering av brystkreft. Føretaka var samde om at sentre som skal utgreie, bør ha alle modalitetar, som røntgen, ultralyd, biopsi og kirurgi, kalla trippeldiagnostikk. Dersom dette ikkje er på plass, kan diagnostikken bli forsinka. Helse Førde har oppretta brystdiagnostisk senter. Genetisk rettleiing ved arveleg brystkreft blir gjort ved avdeling for genetikk på Haukeland. Sjølve oppfølginga skjer i Førde. Føretaket har ikkje på plass endokrindelen som inngår i den nye spesialiteten, jf omtalen under kirurgiplanen i førre avsnitt. Helse Bergen har primærutgreiing ved arveleg brystkreft og har hatt eit brystdiagnostisk senter sidan Føretaket viser til at Haukeland Universitetssjukehus har alle spesialavdelingane som er naudsynte i multimodal utgreiing og behandling av brystkreft. Helse Fonna har auka kapasiteten innan onkologi og samarbeider med Bergen. Dei har radiolog og spesialist på bryst- og endokrinkirurgi, og dei har tilsett plastikkirurg. Vi får opplyst at dei har etablert brystdiagnostisk senter og at dei har det som trengs for å vere eit fullverdig brystdiagnostisk senter. Mammografi har vore eit prioritert område. Føretaket satsar på dagbehandling framfor fleire onkologiske senger. Helse Fonna har ikkje etablert funksjon knytt til tolking av screeningundersøking eller oppfølging av eventuelle funn ved denne un- Oppfølging av regionale planar 10 Helse Vest RHF

145 dersøkinga. Dette er tillagd Helse Stavanger og Helse Bergen. Det er eit arbeid i gang for å etablere denne funksjonen i Helse Fonna. Helse Stavanger har prioritert å sikre utdanning av bryst- og endokrinkirurgar, samt å oppretthalde plastikkirurgisk kompetanse. Vi får opplyst at dei har mista, og er i ferd med å miste, god kompetanse innan plastikkirurgi. Føretaket har fått bestilling frå nasjonalt hald at dei skal gjere fleire primære rekonstruksjonar. Det blir påpeikt at det er fleire aspekt ved dette. Blant anna blir det vist til at pasientane ofte ikkje er mottakelege så tidlig i prosessen kva det inneber å få ein protese. 3.5 REGIONAL PLAN FOR DIAGNOSTIKK OG BEHANDLING AV PROSTATAKREFT Regional plan for diagnostikk og behandling av prostatakreft blei vedtatt av styret i Helse Vest 9. mai Det blei nedsett ei arbeidsgruppe med representantar frå helseføretaka, brukarutval og dei tilsette sine organisasjonar. Gruppa hadde blant anna i oppgåve i gi ei vurdering av behovet for diagnostikk, behandling og rehabilitering og korleis dette forventa å utvikle seg i eit 5-årsperspektiv. Det høyrte òg til mandatet å beskrive tilbodet og gi råd om organisering av tilbodet i regionen. I styreprotokollen står det blant anna at: Prostatakreft er den hyppigaste kreftforma hos menn og vil auke kraftig når delen eldre i befolkninga aukar. Tilgang på spesialistar innan urologi, onkologi, patologi og radiologi samt kapasitet på MR og analyser innan patologi vil vere utfordrande. Noverande funksjonsfordeling med stråleterapi og kirurgisk behandling bør vidareførast KVA SOM ER GJORT PÅ REGIONALT NIVÅ Det er bestemt at det skal vere to prostatasentre i regionen, eit i Bergen og eit i Stavanger. RHF-et har gitt midlar til oppbygging av desse. Prostata- og kreftplanen har sitt utspring i oppdragsdokumentet for 2010, og fokuset skulle vere på store kreftgrupper og hyppige kreftformar. Helse Vest valde prostata- og brystkreft. I det administrative rapporteringsskjemaet i RHF-et (Rapporteringsskjema Regionale planar, tiltak og status), ligg det inne at ein har denne planen. Utover tittelen kjem det ikkje fram anna enn at ein viser til kirurgiplanen KVA SOM ER GJORT PÅ FØRETAKSNIVÅ Sjølv om Helse Førde ikkje har eige prostatasenter, har dei likevel same utredningsopplegg som på Haukeland, samt palliativt tilbod. Urologisk kirurgi er eit av områda der det har vore Oppfølging av regionale planar 11 Helse Vest RHF

146 diskusjonar kring funksjonsfordeling. Dei har sjølv identifisert røntgen og patologi som flaskehalsar, og har hatt utfordringar med rekruttering Prostatasenteret i Helse Bergen blei bygd opp med prostataplanen som grunnlag. Vi blir fortalt at sjølve oppbygginga av senteret var uproblematisk, men at pengar til drift har vore ei utfordring. Det blir òg uttalt at planen blei laga fordi ein så at det var to store kreftformer som det ikkje var semje om. Føretaket har bygga ut MR-kapasiteten, men radiologkapasiteten var på revisjonstidspunktet fortsatt eit problem. Helse Fonna opplyser at dei tidlegare utførte radikal prostatektomi sjølv om denne typen inngrep blei funksjonsfordelt til Bergen og Stavanger. Vi blir fortalt at det er slutt på denne praksisen. Annan urologisk kirurgi er på plass. Det er ein privat avtalespesialist i opptaksområde som tar ein del av pasientgruppa. Føretaket opplyser at dei har hatt urologi som satsing, og at dei sidan 2012 har bygd opp eit team for å handtere denne pasientgruppa. Dei har rekruttert og bygd opp patologi og radiologimiljø, og fått fleire patologar og radiologar. Helse Stavanger etablerte prostatasenter i Føretaket gir overfor internrevisjonen uttrykk for at funksjonsfordelinga innanfor faget urologi blir overhalde. Føretaket har hatt utfordringar både med å rekruttere og behalde urologar, og dei har mista urologar som har gått over i privat verksemd, samstundes som fagmiljøa helst ønskjer seg til Bergen. Vi får opplyst at med innføring av ny LIS-utdanning som tredde i kraft , vil gruppeføring innan spesialistutdanninga falle bort. Dette inneber at urologi vil bli ein eigen spesialitet. Oppfølging av regionale planar 12 Helse Vest RHF

147 4 VURDERINGAR 4.1 VURDERINGAR RHF-et har eit system under utvikling for å standardisere heile livssyklusen til ein regional plan. Det ligg føre ein definisjon på kva ein regional plan er. Retningslinjer og malar for planfasen er under utarbeiding, og det er laga ei oversikt over gjeldande planar med tilhøyrande status og tiltak til bruk i oppfølgingsarbeidet. Dei forskjellige systema og dokumenta som RHF-et har utarbeidd, er stort sett oversiktlege, og gjev eit godt bilete av prosessen. Det er likevel uheldig at dokumenta berre ligg føre som utkast eller ikkje er oppdaterte. Etter internrevisjonen si vurdering legg Rettleiar for arbeidet med regionale planar ein god rettesnor for auka standardisering av dei regionale planprosessane. Det same gjer malane for skriving av prosjektdirektiv og for plandokumentet. Vi saknar kanskje eit krav om risikovurdering av både planleggingsprosjektet, og av tilrådingane som kjem ut av planprosessen. Ei rettleiing av korleis prosjekta skal kunne greie ut økonomiske og administrative konsekvensar av sine planforslag, bør sikkert òg bli utvikla. Rapporteringsskjema Regionale planar, tiltak og status har mange hol i sitt innhald, sjølv om det etter kvart har fått med seg titlane på alle dei regionale planane. Rapporten har til dømes ikkje noko om dei tre planane vi har sett nærare på, ut over å nemne tittelen. Vidare er vurderingane av status for andre planar ein blanding av saksbehandlar sitt skjønn og kunnskap på rapporteringstidspunktet, og reelle tilbakemeldingar frå føretaka. I oppfølginga av dei regionale planane kan kanskje RHF-et vurdere kva ambisjonsnivå ein skal legge for dagen. Kven skal bidra i statusrapporteringa, kva kvalitet skal den ha, kven skal få innsyn i status, korleis skal til dømes styret og føretaka vere orienterte? Styret i RHFet har bedt om tilbakemelding på kvart styremåte om status på arbeidet med utvikling av planane, men kva planar legg ein for oppfølging og evaluering i etterkant av styrevedtak? HF-a har ein fast praksis for fordeling frå nivå 1 til nivå 2, og tildels vidare til rette nivå 3 og fagfolk avhengig av kva planen omhandlar og kva den set føre at føretaket skal gjere. Vårt inntrykk er òg at det er god kjennskap til planane ute i føretaka på overordna nivå. Jo lenger ned ein kjem i systemet, dess mindre er kjennskapen til planane. Men det er kanskje heller ikkje å forvent. Ut frå kva vi erfarer kjenner i all hovudsak tilsette til den delen av planverket som gjeld jobben dei har ansvar for/utfører. Vi har sett døme på svært eksplisitt korrespondanse i føretak for å sikre at ny vedtatt regional funksjonsfordeling faktisk blir etterlevd. Dei tre planane gir ein god oversikt over områder med flaskehalsar og kva slags spesialistar det er mangel på. Tiltaka som er identifiserte i dei tre undersøkte planane er godt på veg oppnådd, men det er vanskeleg å knytte desse resultata direkte til planane. I gjennomlesinga Oppfølging av regionale planar 13 Helse Vest RHF

148 av desse dokumenta saknar vi både eksplisitte risikovurderingar og utgreiingar av økonomiske og administrative konsekvensar av alle tiltaka. Dette er noko som etter internrevisjonen si vurdering med fordel kunne vore vektlagt framover, som vi var inne på ovanfor. Gjennomføring av tiltaka i planane ser jamt over ut til å ha vore god, i det minste på dei utvalde tema i denne revisjonen. Det som har vore utfordringa er nett det same som gjekk inn i premissane i planane, det å sikre rett spesialistkompetanse i heile organisasjonen. Regional planlegging i ei kompleks verd i utvikling, er ikkje alltid lett. Pakkeforløpa for kreft kom like etter planane og det har kome nye nasjonale retningslinjer. Med litt velvilje kan ein uttrykke det slik at desse kan ha gitt drahjelp til gjennomføring av dei regionale planane. Fleire av dei vi intervjua i helseføretaka uttrykker det litt annleis: Nye nasjonale retningslinjer blei tatt inn i regionalplanane og var dei som fagfolka hadde eit forhold til, og brukte. Dertil kom kreftforløpa som ein nasjonal innsats. Regionalplanane innan prostata- og brystkreft var det få som hadde tatt fram etter at dei vart vedtekne. 4.2 AVSLUTNING OG TILRÅDING Formålet med prosjektet har vore å undersøkje i kva grad internkontrollen rundt oppfølging av regionale planar fungerer. Vår hovudkonklusjon er at Helse Vest samla (RHF og HF) ikkje har hatt særskilte system for å halde oversikt over gjeldande planar, felles terminologi, eller felles prosessar for utvikling av og oppfølging av planane etter vedtak. Dette har ein det siste halvanna året tatt grep om. Vidare finn vi at tiltak identifiserte i dei tre undersøkte planane langt på veg er oppnådd, men det er vanskeleg å knytte resultata til dei vedtekne planane. På den annan side finn vi at føretaka har følgt den funksjonsfordelinga som vart vedtatt. På denne bakgrunnen er vår beste tilråding at RHF-et fullfører sitt arbeid med å utvikle nye malar og metodikk for regional planlegging, og for oppfølging av regionale planar etter vedtak. HF-a sine bidrag vil vere å svare ut det ambisjonsnivå RHF-et legg til grunn, og sjølvsagt gjere si eiga vurdering på om dei treng å forbetre arbeidsprosessane omkring regionale planar. Oppfølging av regionale planar 14 Helse Vest RHF

149 5 VEDLEGG Om internrevisjon Internrevisjonen skal på vegner av styret i Helse Vest RHF overvake og bidra til forbetringar i føretaksgruppa si verksemdstyring, risikostyring og internkontroll. Det gjer vi i samsvar med dei internasjonale standardane for profesjonell utøving av internrevisjon. Les meir på helse-vest.no. Internasjonal definisjon av internrevisjon: «Internrevisjon er en uavhengig, objektiv bekreftelses- og rådgivningsaktivitet som har til hensikt å tilføre merverdi og forbedre organisasjonens drift. Den bidrar til at organisasjonen oppnår sine målsettinger ved å benytte en systematisk og strukturert metode for å evaluere og forbedre effektiviteten og hensiktsmessigheten av organisasjonens prosesser for risikostyring, kontroll og governance.» Denne rapporten er utarbeidd av internrevisor Lene Lie og leier for internrevisjonen, Bård Humberset. Sitat frå Regional plan for diagnostikk og behandling av brystkreft: Planarbeidet byggjer både på nasjonale retningslinjer og den regionale kreftplanen. Det er gitt ei vurdering av behovet for tenester i regionen og kva utforming, tiltak og løysingar som er mest tenlege. I eit utdrag frå styreprotokoll datert 6. mars 2013 heiter det: Den forventa veksten i brystkrefttilfelle i dei neste 5 åra vil auke behovet for radiologiske tenester og presset på dei kirurgiske einingane vil auke som følgje av meir bruk av primær rekonstruktiv kirurgi og krav om kortare ventetider på utgreiing og behandling. Det vil også vere behov for å auke kapasiteten innan patologi og onkologi. All diagnostikk av brystkreft bør gjerast ved brystdiagnostiske sentre (BDS) eller ved senter som kvalitativt kan tilby tilsvarande utgreiing. Helse Vest blei i oppdragsdokumentet for 2010 bedt om å vidareføre arbeidet med å utarbeide planar for store pasientgrupper med dei hyppigaste kreftformane. Brystkreft var ei av to kreftformer som blei valt ut. Følgjande sitat er henta frå planen: Sjølv om kapasiteten ved dei fire føretaka klarer å ta unna pasientstraumen med dagens volum og logistikk, vil ein generell befolkningsauke på opptil 8 prosent per år, «eldrebølgja», kortare tidsfristar frå helsemyndigheitene og endra intern logistikk for å innfri aukande kvalitetskrav føre til større behov for legespesialistar i alle dei fire fagdisiplinane (bryst- og endokrinkirurgar, plastikkirurgar, genetikarar, radiologar, patologar og onkologar). Det er sterkt ønskjeleg å samlokalisere BDS-a, både på grunn av kvaliteten og kapasiteten. Det vil seie at klinikaren og radiologen arbeider tett saman og kan konferere om den enkelte pasienten ved behov, og at samarbeidet og dialogen med patologen er tett, særleg ved jamlege tverrfaglege møte. Det er semje i utvalet om at brystdiagnostikken ved dei private røntgensentera per i dag ikkje følgjer desse kvalitetskrava, og utvalet er samstemt i at det derfor ikkje er fagleg tilrådeleg å tilvise pasientar med kliniske problemstillingar til institutt som tilbyr berre delar av diagnostikken. Radiologisk undersøking av endringar i brysta skjer i alle føretaka og på private røntgeninstitutt. Det er berre ved helseføretaka at denne aktiviteten er knytt til brystdiagnostiske senter, BDS, slik at heilskapen i trippeldiagnostikken blir vareteken. Utvalet vil presisere at det er uheldig at registreringa av nytilviste pasientar blir gjord ulikt og i ulike datasystem, og utvalet tilrår alle føretaka å registrere nytilviste pasientar på same måten og gi ventetidsgaranti frå det tidspunktet sjukehuset får tilvisinga, anten det er ved klinisk avdeling eller ved røntgenavdeling. Oppfølging av regionale planar 15 Helse Vest RHF

150 Helse Vest-regionen har den høgaste førekomsten av arveleg brystkreft i landet. Særleg høg er førekomsten i Rogaland. Utvalet tilrår at all primær utgreiing av arveleg brystkreft skjer ved Senter for medisinsk genetikk og molekylærmedisin, Haukeland universitetssjukehus. Oppfølginga etter dei retningslinjene som her er tilrådde, kan så skje ved det enkelte BDS. Onkologisk dageining i Haugesund bør utvidast til ei onkologisk avdeling for å gi pasientane eit fullverdig tilbod og for å avlaste dei andre onkologiske avdelingane med medisinsk onkologi. Utvalet er samstemt i at dei kirurgiske avdelingane som skal operere brystkreft, må ha anledning og kompetanse til å kunne tilby primær rekonstruksjon med protese, både ved at bryst- og endokrinkirurgar har denne kompetansen og erfaringa sjølve, og at dei har eit løpande og godt samarbeid med spesialistar i plastikkirurgi. Kompliserte rekonstruksjonar med autologt vev bør berre utførast ved dei to plastikkirurgiske avdelingane. Sitat frå Regional plan for diagnostikk og behandling av prostatakreft: Gruppen har sett på hvilke forhold som innebærer en kapasitetsmangel og som dermed kan være en flaskehals i utredning og behandling av prostatakreft. Det er særlig tre forhold som utgjør en flaskehals. Noe kan forbedres med en mer strømlinjeformet logistikk, men følgende felt har klare begrensinger per i dag for å kunne oppnå målsetningen om dager innen kreftbehandling. Tilgang på spesialister. Det mangler tilgang på spesialister innen urologi, onkologi, patologi og radiologi. Antallet er vanskelig å tallfeste, men det er særlig knyttet opp til kravene om rask utredning og behandling. Jo raskere man ønsker pasientforløpet utført jo flere spesialister trengs. Tilgang på MR- kapasitet. Konferer tidligere i rapporten. Tilgang på patologikapasitet. Konferer tidligere i rapporten. Gruppen mener at langtidsbivirkninger i hovedsak må følges opp av behandlende avdeling, som må ha kompetanse på dette feltet. Særlig gjelder dette inkontinens. Haukeland universitetssykehus (HUS) har opprettet et behandlingsprogram for pasienter med behov for kirurgisk behandling av postprostatektomi inkontinens. Stavanger universitetssykehus (SUS) har planer om det samme. Postoperativ impotensproblematikk må også være et fokusområde i oppfølgningen, men skal i større grad foregå i alle foretak. Gruppens flertall mener kirurgisk behandling av prostatakreft bør foregå i Helse Bergen og Helse Stavanger, slik som tilfellet er pr Helse Fonna ønsker å kunne begynne med slik behandling på et senere tidspunkt hvis tilstrekkelig volum. Det opprettes 2 prostatasentre i Helse Vest ved HUS og SUS. HUS starter oppbyggingen av sitt senter først. Sentrene må arbeide sammen om forskning og utvikling av fagfeltet. Dette må gjøres i samarbeid med de andre helseforetakene i Helse Vest. Oppfølging av regionale planar 16 Helse Vest RHF

151 PROTOKOLL FRÅ FØRETAKSMØTE I HELSE F ONNA HF Tysdag 3. oktober kl blei det halde føretaksmøte i Helse Fonna HF på Clarion Sola Air Hotel. Saksliste: ]. Føretaksmøtet blir konstituert 2. Godkjenning av dagsorden 3. Tilleggsdokument til styringsdokument 2017 Frå Helse Vest RHF møtte: Terje Vareberg, styreleiar Frå styret møtte: Kjell Arvid Svendsen, styreleiar Frå administrasjonen møtte: administrerande direktør Olav Klausen Også tilstades: Herlof Nilssen, administrerande direktør Helse Vest RHF Ivar Eriksen, eigardirektør Helse Vest RHF Riksrevisjonen var varsla i samsvar med helseføretakslova og riksrevisjonslova. 1

152 Sak 1 F øretaksmøtet blir konstituert Terje Vareberg, med fullmakt til å utøve eigarmyndigheit på vegne av Helse Vest RHF etter helseføretakslova 16, ønskte velkommen og spurde om det var merknadar til innkallinga. Det var ingen merknadar til innkallinga. Kjell Arvid Svendsen og Terje Vareberg blei valt til å underskrive protokollen. Føretaksmøtet vedtok: lnnkallinga er godkjend. Føretaksmøtet er lovleg sett. Sak 2 Dagsorden Møteleiar spurde om nokon hadde merknadar til den utsende dagsorden. Det var ingen merknadar til dagsorden. Føretaksmøtet vedtok: Dagsorden er godkjend. Sak 3 Tilleggsdokument til styringsdokument 2017 Styringsdokument for 2017 blei vedteke i føretaksmøte den 8. mars Som følgje av mellom anna Stortingets behandling av Prop. 129 S ( ),jf. Innst. 401 S ( ), sender Helse Vest RHF ut eit tilleggsdokument til styringsdokumentet for Tilleggsdokumentet inneheld krav knytt til alle dei tre hovudmåla i oppdragsdokumentet for 2017: 1. Redusere unødvendig venting og variasjon i kapasitetsutnyttinga 2. Prioritere psykisk helsevern og tverrfagleg spesialisert rusbehandling 3. Betre kvalitet og pasienttryggleik Føretaksmøtet vedtok: Føretaksmøtet vedtek tilleggsdokument til styringsdokumentet for jflwqa/tgg,den DQIOJJ Ømme/ , jell Arvid Svendsen / gqvcmi'rw,den Jøa "(7 løa; Øya? Terje Vare erg 2

153

154