Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Arkivsak: 17/55 Møtedato/tid: Kl 09:00 Møtested: Fylkestingssal B Møtedeltakere: Tove Eivindsen Olav Huseby Arne Braut Ragna Vorkinnslien Egil Hestnes Kopi: Fylkesordfører Fylkesrådmann Revisjon Midt-Norge Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/sverre B. Midthjell på telefon , eller e-post: sverre.midthjell@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Tove Eivindsen (sign.) Leder av kontrollutvalget Sverre B. Midthjell Seniorrådgiver, Konsek

2 Sakliste Saksnr. Sakstittel 15/17 Referatsaker 16/17 Årsregnskap og årsberetning kontrollutvalgets uttalelse 17/17 Selskapskontroll Trondheim bussterminal AS - prosjektplan 18/17 Rapport fra forvaltningsrevisjon - tilrettelagt skoleskyss 19/17 Rapport fra forvaltningsrevisjon - tilpasset opplæring 20/17 Skisse for selskapskontroll av VIGO IKS 21/17 Prosjektplan - kvalitet i fagopplæringen 22/17 Regnskap og årsberetning for UKM Norge kontrollutvalgets uttalelse 23/17 Fylkessammenslåing - innspill til politisk organisering 24/17 Orientering om sammenslåinger av revisjon og sekretariat 25/17 Eventuelt

3 Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /17 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 17/55-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Protokoll fra representantskapet Konsek Invitasjon til FKT Fagkonferanse 2017 Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Protokoll fra representantskapet i Konsek Invitasjon til FKT Fagkonferanse 2017 NB! Påmeldingsfristen utløper tirsdag 4. april, men sekretariatet formoder at det vil være tilstrekkelig om medlemmer av utvalget som eventuelt ønsker å delta gir beskjed om dette i møtet.

4 Korrigert møteprotokoll - Representantskapet Møtedato/tid: kl 11:30-14:00 Møtested: Scandic Hell, Stjørdal Møtende medlemmer: Bjørg Reitan Bjørgvik Jahn Harry Kristiansen Vibeke Mehlum, nestleder Aina Bogen Berit Ingeborg By Jon P. Husby, leder John Lernes Arnstein Trøite Kristian Torve Odd Gulbrandsen Jostein Tetlie Forfall: Berit Flåmo Gunnar Krogstad Pål Terje Bekken, vara Stine Estenstad, vara Hitra Malvik Meldal Midtre Gauldal Orkdal Skaun Snillfjord Selbu STFK Tydal Hemne Frøya Melhus Frøya Melhus Andre møtende: Arvid Hanssen, daglig leder Helge Bjørn Bæverfjord, styremedlem Inga Balstad, styreleder Jan Ole Sund, nestleder Sverre B. Midthjell, medlem arbeidsgruppe Torbjørn Berglann, styremedlem Følgende eierkommuner var ikke tilstede i møtet: Melhus, Frøya, Agdenes og Klæbu. Arkivsak: 17/31 Merknader: Det fremkom ingen merknader til innkalling og saksliste. 11 av 15 deltakerkommuner og 77,4 % av stemmene var tilstede. Representantskapet var vedtaksdyktig. Aina Bogen fra Midtre Gauldal kommune og Jahn Harry Kristiansen fra Malvik kommune ble valgt til å skrive under protokollen sammen med møteleder.

5 Sakliste: Saksnr. Saktittel 01/17 Forslag til sammenslåing av sekretariatsselskaper 02/17 Ressursbruk i Konsek Det ble avholdt felles møte med representantskapet for KomSek Trøndelag IKS i forkant av representantskapsmøtet i Konsek. Daglige ledere i KomSek og Konsek orienterte om de respektive selskaper. Styreleder i KomSek, Gunnar Alstad, presenterte arbeidsgruppens rapport. Styrene i begge selskap har behandlet rapporten og sluttet seg til innholdet.

6 Sak 01/17 Forslag til sammenslåing av sekretariatsselskaper Saken behandlet i Møtedato Saknr Representantskapet /17 Innstilling til representantskapet Representantskapet anbefaler en sammenslåing av virksomheten til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (Konsek) og Komsek Trøndelag IKS (Komsek), med følgende forutsetninger: 1. Konsek endrer navn til Konsek Trøndelag IKS, og ansatte og arbeidsoppgaver fra Komsek overføres til dette selskapet. 2. Deltakerne i Komsek, samt Trøndelag fylkeskommune, inviteres som deltakere i Konsek Trøndelag IKS. 3. Sammenslåingen gjennomføres for øvrig i tråd med anbefalingene i arbeidsgruppas rapport. Representantskapet oversender forslag til ny selskapsavtale til behandling i deltakerkommunene, og ber om at deltakerne oppnevner medlemmer til det nye representantskapet. Representantskapet foreslår XXX og YYY som medlemmer av ny valgkomité. Behandling: Arnstein Trøite foreslo Jon P Husby og Vibeke Mehlum som medlemmer av ny valgkomité. Innstillingen med foreslåtte medlemmer av ny valgkomité ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Representantskapet anbefaler en sammenslåing av virksomheten til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (Konsek) og Komsek Trøndelag IKS (Komsek), med følgende forutsetninger: 1. Konsek endrer navn til Konsek Trøndelag IKS, og ansatte og arbeidsoppgaver fra Komsek overføres til dette selskapet. 2. Deltakerne i Komsek, samt Trøndelag fylkeskommune, inviteres som deltakere i Konsek Trøndelag IKS. 3. Sammenslåingen gjennomføres for øvrig i tråd med anbefalingene i arbeidsgruppas rapport. Representantskapet oversender forslag til ny selskapsavtale til behandling i deltakerkommunene, og ber om at deltakerne oppnevner medlemmer til det nye representantskapet. Representantskapet foreslår Jon P. Husby og Vibeke Mehlum som medlemmer av ny valgkomité.

7

8 FAGKONFERANSE KONTROLL OG TILSYN Tromsø 7-8. juni 2017 Årsmøte i Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) 7. juni 2017 #fkt2017

9 Dag 1 Onsdag 7. juni Registrering med mat Velkommen til fagkonferansen Styreleder Benedikte Muruvik Vonen, FKT 10: Åpning Stortingsrepresentant Helge André Njåstad (Frp), leder av Stortingets kommunal- og forvaltningskomité Spørsmål og kommentarer fra salen OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Fjord1-saken Kontrollutvalgsleder Frank Willy Djuvik (Frp), Sogn og Fjordane fylkeskommune Helseinnkjøpssaken Kontrollutvalgsleder Gunnar Topland (H), Grimstad kommune Åpenhet og etikk Spesialrådgiver Tor Dølvik, Transparency International Norge Pause (Kaffe) OFFENTLIGE ANSKAFFELSER paneldebatt med åpning for spørsmål og kommentarer fra salen Medvirkende: Djuvik, Topland og Dølvik Lunsj ÅRSMØTE 2017 I FKT Registrering til årsmøte Årsmøte Sosialt program omvisning på Mack verdens nordligste bryggeri Felles middag på hotellet

10 Dag 2 Torsdag 8. juni (m/innlagt pause) Korrupsjon i kommunal sektor slappe kontrollutvalg? Professor Petter Gottschalk, Handelshøyskolen BI Spørsmål og kommentarer fra salen Pause/utsjekking Kommuneregnskap for politikere Revisjonssjef Åge Sandsengen, Kommunerevisjon IKS Lunsj Kommuneregnskap for politikere, forts Spørsmål og kommentarer fra salen Pause Hva kan kontrollutvalget forvente av sekretariatet? Rådgiver Torbjørn Berglann, KonSek Midt-Norge IKS Spørsmål og kommentarer fra salen Avslutning Styreleder Benedikte Muruvik Vonen, FKT

11 PRAKTISK INFORMASJON INFORMASJON OM ÅRSMØTET Årsmøtet er åpent for alle, men det er kun medlemmer i Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) som har tale-, forslags- og stemmerett. Medlemmer som har saker til årsmøtet, eller forslag om vedtektsendringer, må sende disse til sekretariatet innen seks uker før årsmøtet, altså innen 26. april Styret sender ut sakspapirene senest to uker før årsmøtet, innen 24. mai Dersom din kommune/ditt sekretariat ikke er medlem i FKT, men ønsker å møte på årsmøtet med stemmerett, må innmelding skje innen 24. mai Leder i valgkomiteen: Anne-Karin Femanger Pettersen, daglig leder i Østfold kontrollutvalgssekretariat akfp@fredrikstad.kommune.no Mobil: Tlf.: Ønsker du mer informasjon eller medlemskap i FKT? Se nettsiden eller kontakt sekretariatet. KONTAKTINFORMASJON TIL SEKRETARIAT Bjørn Bråthen: Tlf E- postadresse: fkt@fkt.no

12 PÅMELDING Påmelding via særskilt skjema på FKTs nettside: Bindende påmelding innen tirsdag 4. april Det tas forbehold om endringer i programmet. Ved avbud etter at påmeldingsfristen har gått ut, blir det belastet et administrasjonsgebyr på kr 500 i tillegg til eventuelle kostnader FKT får til hotellet. Avbud siste 14 dager før konferansen gir full deltakeravgift. DELTAKERAVGIFT Deltakelse med overnatting (helpensjon): Kr (Ikke medlem kr 6 900) Deltakelse uten overnatting, sosialt program og middag (dagpakke): Kr (Ikke medlem kr 5 500) FKT har reservert rom på konferansehotellet. Tildeling ut fra mottatt påmelding (først til mølla). Ekstra overnatting fra juni 2017: Kr ANNEN INFORMASJON Omvisning på Mack verdens nordligste bryggeri Bli med på en innholdsrik omvisning i Macks historiske lokaler og få en spennende bryggeriopplevelse. Omvisningen starter i Kjeller 5. Turen fortsetter inn i Kjeller 4 for filmvisning, deretter går vi videre i de gamle ølkjellerne fra 1877, hvor dere får et innblikk i Macks fargerike historie. Turen fortsetter til vårt moderne mikrobryggeri. Mack ligger i gangavstand fra hotellet. Scandic Ishavshotel, Fredrik Langesgate 2, 9008 Tromsø Nettside Det går både flybuss og ordinær rutebuss fra Tromsø lufthavn Langnes til hotellet. Reisetiden er ca. 15 minutter.

13 Årsregnskap og årsberetning kontrollutvalgets uttalelse Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /17 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE Arkivsaknr 16/7-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskap og årsberetning for 2016 og oversender denne til fylkestinget med kopi til fylkesutvalget. Vedlegg Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap og årsberetning 2016 (utkast) Revisjonsberetning Sør-Trøndelag fylkeskommune 2016 Årsrapport for Sør-Trøndelag fylkeskommune 2016 med årsberetning og regnskap Saksutredning I følge kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg 7 skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet til fylkestinget før dette vedtas. Det er fylkesutvalget som innstiller til fylkestinget på regnskapet, men kontrollutvalgets uttalelse skal være forelagt for fylkesutvalget før det vedtar sin innstilling. Uttalelsen skal følge innstillingen til fylkestingets behandling. Kontrollutvalget skal uttale seg til årsregnskap og årsberetning. I Sør-Trøndelag fylkeskommune er disse integrert i dokumentet Årsrapport Årsberetningen utgjør første kapittel i denne. Overordnet analyse av regnskapet presenteres i kapittel 1.6 fra side 30, mens den pliktige fremstillingen av årsregnskapet er fremstilt i kapittel 11 fra side 133 og utover. Årsregnskapet for 2015 viser en sum til fordeling drift på 3,9 mrd. kr., og et regnskapsmessig mindreforbruk på 103 mill. kr. Regnskapet viser et netto driftsresultat på 8,4 prosent, vesentlig over det anbefalte nivået på 4 prosent. Fylkeskommunen har hatt investeringsutgifter på 1,46 mrd. kr. Dette inkluderer andelen av veginvesteringer finansiert med bompenger. Dette er et relativt høyt investeringsnivå som fordrer god kontroll på driften for å være i stand til å betale fremtidige renter og avdrag. Ut fra regnskapet later budsjettdisiplinen for det meste til å være god, og driftsresultatene viser at fylkeskommunen ikke bruker mer penger enn man får inn og har mulighet til å sette av penger til fond. Revisor har for 2016 avlagt en såkalt normalberetning. Dette innebærer at revisor mener regnskap og beretning er avlagt i tråd med lov og forskrift, at revisor ikke har funnet avvik som har vesentlig betydning for årsregnskapet, og at informasjonen i årsberetningen er konsistent med informasjonen i regnskapet. Revisor og fylkesrådmann vil gi utfyllende kommentarer til regnskap og revisjon i møtet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon

14 Opplysningene i årsrapporten og revisjonsberetningen gir inntrykk av at fylkeskommunen har god kontroll på økonomien og en betryggende regnskapsføring. Kontrollutvalget kan derfor avgi en enkel uttalelse uten behov for særlige påpekninger overfor fylkestinget.

15 Sør Trøndelag fylkeskommune, kontrollutvalget Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap og årsberetning 2016 Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg 7 avgi uttalelse om årsregnskapet til fylkestinget før det vedtas. Kopi av uttalelsen skal være fylkesutvalget i hende før det avgir sin innstilling til regnskapet til fylkestinget. Årsregnskap og årsberetning inngår som del av årsrapport Grunnlaget for kontrollutvalgets behandling er årsregnskapet og årsberetning for 2016, revisjonsberetningen og utfyllende muntlig informasjon gitt i kontrollutvalgets møte. Sør Trøndelag fylkeskommunes driftsregnskap viser en sum til fordeling til drift på kr , et netto driftsoverskudd på kr , og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Revisjon Midt Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk, og avlagt revisjonsberetning Revisor har avgitt normalberetning, det vil si at revisor ikke har funnet vesentlige avvik. Kontrollutvalget mener på dette at regnskap og årsberetning gir et riktig bilde av fylkeskommunens økonomiske stilling per Regnskapet gir også inntrykk av en betryggende regnskapsførsel og god overordnet kontroll med fylkeskommunens økonomi. Kontrollutvalget anbefaler fylkestinget å godkjenne regnskap og årsberetning for 2016 slik de er avlagt. Trondheim, Tove Eivindsen, Kontrollutvalgets leder

16

17

18 Selskapskontroll Trondheim bussterminal AS - prosjektplan Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /17 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE - 037, TI - &58 Arkivsaknr 17/1-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget godkjenner prosjektplanen og ber om at prosjektet gjennomføres innenfor en ramme på 450 timer, med levering innen Vedlegg Prosjektplan - selskapskontroll Trondheim bussterminal AS Saksutredning I medhold av plan for selskapskontroll vedtok kontrollutvalget i sak 7/17 å bestille selskapskontroll av Trondheim bussterminal AS. Denne saken ble videre diskutert i sak 14/17, men uten at prosjektplan forelå. Kontrollutvalgets leder fikk i denne saken delegert myndighet til å godkjenne prosjektplanen, men etter som prosjektplanen først foreligger like før utsending av saksdokumenter så legges denne fram for kontrollutvalget til godkjenning. Revisjonen har lagt opp til et opplegg som omfatter både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon med fire hovedproblemstillinger som fremgår av planen. Disse problemstillingene er i tråd med det som lå til grunn i bestillingssaken i kontrollutvalget. Ressurser og leveringsfrist Revisjonen har lagt opp til et ressursramme på 450 timer til prosjektet. Dette er på nivå med en gjennomsnittlig forvaltningsrevisjonsrapport, noe høyere enn de fleste selskapskontroller. Sekretariatet vurderer dette til å være et hensiktsmessig nivå, gitt at oppdraget er relativt omfattende og komplekst og at vesentligheten for fylkeskommunen er høy. Det er lagt opp til levering til kontrollutvalget innen Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Prosjektplanen er basert på bestillingen i kontrollutvalgets sak 7/17 og kontrollutvalgets behandling i sak 14/17. Sekretariatet mener planen er dekkende for de forhold som bør undersøkes, og anbefaler kontrollutvalget å godkjenne den. Sekretariatet mener ressursramme og leveringsfrist later til å være hensiktsmessige gitt oppdragets omfang.

19 REVISJON MIDT-NORGE IKS Kommune: STFK Prosjekt: Trondheim Bussterminal AS Oppdragsansvarlig: Gard S.G. Lyng Prosjektnr.: 3575 Styringsgruppe, dato: Prosjektplan: Selskapskontroll av Trondheim Bussterminal AS Denne prosjektplanen danner grunnlaget for Revisjon Midt-Norges arbeid med selskapskontroll av Trondheim Bussterminal AS. Planen oversendes Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune. 1. BAKGRUNN 1.1 BESTILLING Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune bestilte i sak 7/17, den , en selskapskontroll av Trondheim Bussterminal AS. En kontroll av selskapet var satt som førsteprioritet i plan for selskapskontroll for I protokollen fra saken framgår følgende vedtak: Kontrollutvalget bestiller selskapskontroll av Trondheim bussterminal AS, med vekt på følgende tema: Eierstyring av Trondheim bussterminal AS Økonomiforvaltning og økonomiske transaksjoner mellom Trondheim bussterminal AS og Sør-Trøndelag fylkeskommune. Ivaretakelse av habilitet i fylkeskommunens relasjoner til selskapet. Ivaretakelse av fylkeskommunens interesser i utvikling av stasjonsområdet, herunder aktivitet som ivaretas gjennom Trondheim stasjonssenter AS. side 1 av 9

20 REVISJON MIDT-NORGE IKS Kommune: STFK Prosjekt: Trondheim Bussterminal AS Oppdragsansvarlig: Gard S.G. Lyng Prosjektnr.: 3575 Styringsgruppe, dato: NÆRMERE OM TRONDHEIM BUSSTERMINAL AS Selskapet Trondheim Bussterminal AS ble stiftet Pr i dag eies samtlige aksjer i selskapet av Sør-Trøndelag fylkeskommune, etter at fylkeskommunen overtok aksjer eid av Jernbaneverket/ Rom Eiendom AS. Selskapets styre består i dag av: Arnfinn Brechan (styreleder), Rune Venås, Janne Sollie, Asbjørn Rønning og Berit Johnsen Gausdal. Styremedlemmenes daglige virke er: - Arnfinn Brechan medlem av fylkestinget, STFK - Rune Venås Enhetsleder for Bygg & Eiendom, STFK - Janne Sollie adm.dir., AtB AS - Asbjørn Rønning (Næringsdrivende) - Berit Johnsen Gausdal seniorrådgiver, STFK Thor Eggen er registrert som selskapets daglige leder. Selskapets vedtektsfestede formål er: Delta ved bygging av ny fellesterminal i Trondheim ved deltakelse i et utbyggingsselskap eller på annen måte, samt forestå driften av bussterminalen. Selskapets virksomhet er tredelt: - Eie - og utvikle eiendommer på Brattøra i Trondheim gjennom selskapet Trondheim Stasjonssenter AS, - Drift av hurtigbåtterminal, basert på ramme- og leveranseavtale med STFK og - Drift av bussterminal, basert på inntekter fra terminalavgift fra brukerne av terminalen. side 2 av 9

21 REVISJON MIDT-NORGE IKS 2017 Kommune: STFK Prosjekt: Trondheim Bussterminal AS Oppdragsansvarlig: Gard S.G. Lyng Prosjektnr.: 3575 Styringsgruppe, dato: Eiendommene som Trondheim Bussterminal AS eier på Brattøra ble overdratt vederlagsfritt fra NSB i I henhold til aksjonæravtale inngått mellom eierne av Trondheim Stasjonssenter AS, dvs Trondheim kommune, Rom Eiendom AS og Trondheim Bussterminal AS, skal eiendommene overføres til Trondheim Stasjonssenter AS for videre utvikling, jf avtalens pkt 1, 4. ledd. 1.3 UTDRAG FRA SELSKAPETS REGNSKAPSTALL Vi har hentet ut noen nøkkeltall fra selskapets resultatregnskap og balanseregnskap for perioden Tabell 1 nedenfor viser hovedtall fra selskapets resultatregnskap og gir overordnet bilde av ressursbruk og resultater i selskapet i nevnte periode. Tabell 1 Resultatregnskap tall i tusen ÅR Sum driftsinntekter Sum driftskostnader Driftsresultat Netto finansposter Skatt Årsresultat Kilde: Selskapets årsregnskap Det fremgår av tabellen at selskapet har hatt underskudd siste tre år. I 2015 hadde selskapet også negativt driftsresultat. Tabell 2 nedenfor viser hovedtall fra selskapets balanseregnskap. Tabell 2 Balanseregnskap tall i tusen ÅR Sum anleggsmidler Sum omløpsmidler Sum egenkapital Sum langsiktig gjeld Sum kortsiktig gjeld Sum gjeld Det fremgår at egenkapitalen har vært negativ siden side 3 av 9

22 REVISJON MIDT-NORGE IKS Kommune: STFK Prosjekt: Trondheim Bussterminal AS Oppdragsansvarlig: Gard S.G. Lyng Prosjektnr.: 3575 Styringsgruppe, dato: SELSKAPETS EIERINTERESSER I ANDRE SELSKAP: TRONDHEIM STASJONSSENTER AS Trondheim Bussterminal AS er medeier i Trondheim Stasjonssenter AS. Aksjene fordeler seg slik: Trondheim Bussterminal AS % Rom Eiendom AS % Trondheim Kommune % Trondheim Stasjonssenter AS ble stiftet , med formål: Forestå utvikling av området Trondheim stasjonssenter, herunder erverve tomtegrunn, bygge ut og utvikle eiendommen, inkludert utvikling av terminal for buss-, tog- og båttrafikk og etablering av parkeringsarealer for biler, samt forestå utleie eller salg av hele eller deler av eiendommen. Selskapet skal for øvrig delta som aksjonær i andre selskaper og naturlig tilknyttet virksomhet. Det fremgår av aksjonæravtale at eiendommene som nå eies av Trondheim Bussterminal AS skal overføres som tingsinnskudd til Trondheim Stasjonssenter AS i forbindelse med emisjon (kapitalforhøyelse), når ny reguleringsplan er vedtatt for området. Selskapet har fått utarbeidet en mulighetsstudie for å vise hvordan eiendommene kan utvikles. Studien viser et betydelig utbyggingspotensiale på arealet, som angis til ca m2. Det understrekes i rapporten at flere steg må komme på plass for at verdiene i prosjektet kan realiseres. Dette gjelder eks: o Endelig vedtak om reguleringsplan, o Behandling av byggesøknad og o Prosjektering av prosjektet og o anskaffelse og gjennomføring av entreprise. side 4 av 9

23 REVISJON MIDT-NORGE IKS Kommune: STFK Prosjekt: Trondheim Bussterminal AS Oppdragsansvarlig: Gard S.G. Lyng Prosjektnr.: 3575 Styringsgruppe, dato: INNRETNING I bestillingen fra kontrollutvalget er det lagt til rette for at Revisjon Midt-Norge IKS skal gjennomføre en selskapskontroll som inneholder både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon på utvalgte områder av selskapets drift. På denne bakgrunn vil følgende problemstillinger bli besvart i revisjonen: 2.1 PROBLEMSTILLING Med utgangspunkt i bestillingen har vi utformet følgende problemstillinger for selskapskontrollen: 1. Er eierstyring i Trondheim Bussterminal AS i samsvar med gitte føringer og anbefalinger? Under denne problemstillingen vil vi undersøke om: o Eier utøver sitt eierskap på en ryddig, forutsigbar og profesjonell måte, o Eier vedtar eierstrategier for eierstyring av Trondheim Bussterminal AS, o Eierne sørger for et styre med komplementær kompetanse basert på selskapets behov, o Styrets virksomhet er etablert i samsvar med gitte føringer og anbefalinger. o Habilitet i fylkeskommunens relasjoner ivaretas ift til selskapet. 2. Er transaksjoner mellom eier og selskap gjennomført i tråd med gjeldende regler? Under denne problemstillingen vil vi undersøke om: o Det er betryggende styring og kontroll fra rådmannens side, o Rapportering og internkontroll er tilfredsstillende, o Lån og tilskudd behandles i tråd med regler og o Garanti/ kausjon er stilt i tråd med reglene i kommuneloven og EØS-avtalen. 3. I hvilken grad er det etablert tilfredsstillende økonomistyring i Trondheim Bussterminal AS? Under denne problemstillingen vil vi undersøke selskapets styring og kontroll av økonomien pr nå og fremover. side 5 av 9

24 REVISJON MIDT-NORGE IKS Kommune: STFK Prosjekt: Trondheim Bussterminal AS Oppdragsansvarlig: Gard S.G. Lyng Prosjektnr.: 3575 Styringsgruppe, dato: Hvordan ivaretar Trondheim Bussterminal AS fylkeskommunens interesser i utvikling av stasjonsområdet, gjennom eierskapet i Trondheim Stasjonssenter AS? Under denne problemstillingen vil vi undersøke: o Om det er etablert tilfredsstillende rutiner for rapportering og o Om eierskapet er tilfredsstillende organisert. 2.2 AVGRENSNING Som problemstillingene skisserer vil vi fokusere på utvalgte deler av den virksomhet Trondheim Bussterminal AS driver. Foruten den delen som omhandler selskapet, vil vi også være opptatt av eierperspektivet i datainnhentingen. Revisor vil avgrense mot å vurdere hvorvidt utbygging etc er realistisk, herunder det økonomiske potensialet i utbyggingen. 3. REVISJONSKRITERIER Kildene for revisjonskriterier for denne kontrollen er: Aktuelt lovverk, som kommuneloven, forvaltningsloven, aksjeloven, anbefalinger for eierstyring og selskapsledelse fra KS, rammeverket for internkontroll (COSO) samt diverse økonomisk og juridisk teori. Kilder til kriterier for problemstilling 1 (eierstyring): Selskapslovgivningen (her: aksjeloven) og KS anbefalinger for eierskap gir bestemmelser og veiledning til hvordan kommunale og fylkeskommunale eierskap skal utøves, og i forhold til hvilke roller de ulike organ skal spille. I tillegg vil vedtektene og selskapsavtalen for Trondheim Bussterminal AS gi føringer for undersøkelsen. Selskapet bør ha rutiner for vurdering av habilitet, herunder ha utført vurderinger vedrørende habilitet der dette har vært nødvendig. side 6 av 9

25 REVISJON MIDT-NORGE IKS Kommune: STFK Prosjekt: Trondheim Bussterminal AS Oppdragsansvarlig: Gard S.G. Lyng Prosjektnr.: 3575 Styringsgruppe, dato: Kilder til kriterier for problemstilling 2 og 3 (transaksjoner mellom eier og selskap): - Aksjeloven, kommuneloven, økonomisk teori, COSO. Trondheim Bussterminal AS er organisert som et aksjeselskap, og eier må forholde seg til reglene i aksjeloven i styringen av selskapet. Utover dette foreligger ulike avtaler mellom STFK og TB, som regulerer ulike sider av forholdet mellom eier og selskap. Eierne av et aksjeselskap har ikke ansvar for selskapets forpliktelser utover innskutt aksjekapital. STFK har imidlertid stilt selvskyldnerkausjon/ garanti for selskapets låneopptak. Lånene blir benyttet til å dekke selskapets løpende utgifter og underskudd på drift. Alternativet til slike låneopptak er at eier sørger for at selskapet har tilfredsstillende driftskapital. Fylkesrådmannen skal sørge for at fylkeskommunen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at virksomheten er gjenstand for betryggende kontroll. Det er begrenset hvor langt man kan trekke denne plikten når fylkeskommunens oppgaver er plassert i eksterne selskaper, som TB. Vi kan likevel legge til grunn at så lenge den økonomiske utviklingen i TB i praksis får direkte konsekvenser for STFKs økonomi forøvrig, via risiko for at lånegarantier blir gjort gjeldende, bør fylkesrådmannen foreta risikovurderinger selskapets økonomiske utvikling. Basert på disse risikovurderingene bør fylkesrådmannen vurdere om det bør iverksettes relevante tiltak og kontrollaktiviteter. Kriterier for økonomistyring Ved økonomistyring fokuseres det på å levere offentlige tjenester effektivt og rasjonelt. God eller tilfredsstillende økonomistyring kjennetegnes ved en prosess, der målformulering, gjennomføring av tiltak og oppfølging av resultat inngår. Økonomistyringen skal omfatte et system for internkontroll, for å sikre at bl.a. økonomiske rammer ikke overskrides, ressursbruken er effektiv, at det foreligger relevante målformuleringer, samt at avvik blir avdekket og korrigert. side 7 av 9

26 REVISJON MIDT-NORGE IKS Kommune: STFK Prosjekt: Trondheim Bussterminal AS Oppdragsansvarlig: Gard S.G. Lyng Prosjektnr.: 3575 Styringsgruppe, dato: Kilder til kriterier for problemstilling 4: (oppnåelse av formål med eierskap i Trondheim Stasjonssenter AS): Kriteriene for denne delen av undersøkelsen er de bestillingene som STFK gjør, herunder STFKs formål med investeringen i Trondheim Stasjonssenter via selskapet Trondheim Bussterminal AS. Formålet vil fremgå av fylkestingsvedtak m/ saksfremlegg. Videre vil vi se hen til kommuneloven, aksjeloven og COSO, rammeverket for internkontroll. 4. METODE Selskapskontrollen vil gjennomføres ved hjelp av intervju og gjennomgang av dokumentasjon fra eier og selskapet og analyse av økonomiske data fra selskapet. Vi vil gjennomføre intervju eller sende spørreskjema til: De valgte eierrepresentanter, Selskapenes styrer, Ledelsen i de aktuelle selskapene, Eventuelt andre nøkkelpersoner i selskapene Intervjuene vil bli gjennomført som semistrukturerte intervju, der revisor har utarbeidet hovedtema for intervjuet på forhånd, uten at dette detaljstyres fra intervjuers side ved gjennomføringen av intervjuet. Dokumentgjennomgangen vil minst omfatte: o Protokoller fra møter i representantskap og styre o Ev. protokoller fra arbeid i valgkomite o Saksfremlegg for alle saker ang selskapet til behandling i STFK. Revisor har fått beskjed om at styret i Trondheim Stasjonssenter AS har akseptert anmodningen om innsyn i dokumenter og protokoller, i forbindelse med nærværende selskapskontroll. side 8 av 9

27 REVISJON MIDT-NORGE IKS Kommune: STFK Prosjekt: Trondheim Bussterminal AS Oppdragsansvarlig: Gard S.G. Lyng Prosjektnr.: 3575 Styringsgruppe, dato: PROSJEKTORGANISERING OG TIMERESSURSER Oppdragsansvarlig i denne selskapskontrollen er Gard S.G. Lyng, prosjektmedarbeider er Espen Langseth. Styringsgruppen består av Anna Ølnes og Arve Gausen. Total 450 timer, med levering side 9 av 9

28 Rapport fra forvaltningsrevisjon - tilrettelagt skoleskyss Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /17 Saksbehandler Torbjørn Berglann Arkivkode FE - 217, TI - &58 Arkivsaknr 16/64-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Fylkestinget er tilfreds med at den økonomiske situasjonen i forbindelse med tilrettelagt skoleskyss nå ser ut til å være under kontroll. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å fortsette forbedringsarbeidet på området ved å: a. Sørge for at Sør-Trøndelag fylkeskommune og AtB kommer til enighet om hvem som skal være behandlingsansvarlig for data om brukerne av tilrettelagt skoleskyss b. Påse at AtB etablerer et tilfredsstillende system for internkontroll, herunder rutiner for håndtering av personopplysninger. c. Fortsette arbeidet med å forbedre styringsdata for tilrettelagt skoleskyss. 2. Fylkestinget ber om at fylkesrådmannen rapporterer om status for arbeidet innen utgangen av Vedlegg Tilrettelag skoleskyss Saksutredning Kontrollutvalget bestilte i sitt møte en forvaltningsrevisjon av ordningen med individuelt tilrettelagt skoleskyss (ITS). Revisjon Midt-Norge la fram en plan for arbeidet i det påfølgende møtet. Slik sekretariatet vurderer rapporten er den i tråd med bestillingen fra kontrollutvalget og revisjonens egen plan for arbeidet både når det gjelder innhold, ressursbruk og leveringsfrist. Revisjonen har undersøkt tre forhold ved den tilrettelagte skoleskyssen: økonomi, håndtering av sensitive personopplysninger og saksbehandling. Revisjonen har tatt utgangspunkt i følgende problemstillinger: 1. Hvilke tiltak har STFK og AtB iverksatt for å få større økonomisk forutsigbarhet på området for tilrettelagt skoleskyss? 2. Har STFK og AtB tilfredsstillende rutiner for håndtering av personopplysninger i forbindelse med planlegging og gjennomføring av tilrettelagt skoleskyss? 3. Sørger STFK for at saksbehandlingen av søknader om tilrettelagt skoleskyss er tilfredsstillende? a. Har fylkeskommunen et ansvar for vedtak som fattes i kommunene? b. Er vedtak om tilrettelagt skoleskyss som fattes av STFK i tråd med regelverket? Ifølge rapporten har man ikke hatt tilstrekkelig kontroll på økonomien innenfor ITS, men dette bedret seg i løpet av AtB har iverksatt en

29 rekke større og mindre tiltak som har bidratt til dette. Selskapet ansatte blant annet en controller med særlig ansvar for å effektivisere og kvalitetssikre informasjonsflyten mellom operatør, AtB, elevenes hjemkommuner og CERT, det administrative datasystemet for ITS. Fylkeskommunen overførte fra 2016 det økonomiske ansvaret for den fylkeskommunale delen av tilrettelagt skoleskyss til AtB, noe som gir AtB incentiv til å ta ut et eventuelt effektiviseringspotensial. Det går også fram av rapporten at kommunikasjonen mellom AtB og kommunene er vesentlig bedret. Tiltakene har bidratt til at den økonomiske oversikten nå er tilfredsstillende. Det framgår av rapporten at det er stor variasjon i antall elever som bruker ITS fra år til år. Det er ulike årsaker til variasjonene og det framstår som komplisert å skaffe helt korrekte tall. Revisjonen anbefaler derfor at AtB og fylkeskommunen kommer til enighet om en tilfredsstillende beregningsmetode for antall brukere av ITS, slik at man kan komme fram til mest mulig pålitelige styringsdata. AtB og Sør-Trøndelag fylkeskommune har ifølge rapporten ikke avklart hvem som skal defineres som behandlingsansvarlig for personopplysningene i administrasjonssystemet CERT. Det følger en rekke lovpålagte plikter med rollen som behandlingsansvarlig, blant annet stilles det krav om systematisk arbeid med informasjonssikkerhet og dokumentasjon av dette arbeidet. Så lenge verken AtB eller fylkeskommunen er definert som behandlingsansvarlig vil det være uklart hvem som skal ta ansvar for at lovkravene etterleves. Rådmannen bør derfor ta initiativ til at spørsmålet avklares så snart som mulig. Det er også mangler i håndteringen av personopplysninger i AtB: Selskapet mangler et internkontrollsystem med krav til behandling av personopplysninger, det finnes i liten grad en oversikt over kravene i personopplysningsloven og man har i liten grad egne rutiner på området. Revisjonen nevner likevel at selskapet arbeider med disse problemstillingene gjennom flere tiltak, blant annet har man ansatt en dedikert kvalitetssjef, som blant annet har ansvar for internkontroll og informasjonssikkerhet. Saksbehandlingen av søknader om tilrettelagt skoleskyss blir vurdert som tilfredsstillende. Revisjonen påpeker likevel at det er en mangel at det ikke alltid opplyses om adgangen til innsyn i sakens dokumenter, noe som er et krav i forvaltningsloven. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Tilrettelagt skoleskyss har vært et område der det over år har vært problematisk for fylkeskommunen og AtB å få tilfredsstillende oversikt over økonomi og brukere. Rapporten viser at aktørene har oppnådd betydelige forbedringer, blant annet synes økonomien å være under kontroll. Det gjenstår å komme fram til en omforent modell for beregning av antall brukere. En annen utfordring er håndtering av personopplysninger. Fylkeskommunen og AtB har ennå ikke avklart hvem som skal ha rollen som behandlingsansvarlig, i tillegg er det mangler i håndteringen av personopplysninger i AtB. AtB får en sentral rolle i utviklingen av kollektivtilbudet i Trøndelag fylkeskommune. Selskapet bør derfor ha etablert gode rutiner for håndtering av personopplysninger før den nye

30 fylkeskommunen er et faktum, slik at selskapet blir i stand til å oppfylle lovkravene når arbeidsområdet blir vesentlig utvidet. Saken krever derfor oppfølging fra fylkesrådmannen i tiden framover.

31 Rapport fra forvaltningsrevisjon - tilpasset opplæring Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /17 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE - 217, TI - &58 Arkivsaknr 16/117-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget legger saken frem for fylkestinget med følgende innstilling: Fylkestinget tar rapporten til orientering. Vedlegg FR-rapport tilpasset opplæring Saksutredning Kontrollutvalget bestilte i sak 31/16 forvaltningsrevisjon av tilpasset opplæring med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon vedtatt av fylkestinget. Innretningen på prosjektet ble ytterligere konkretisert i prosjektplan behandlet i sak 49/16. Revisjon Midt-Norge har levert vedlagte rapport som svar på denne bestillingen. Om rapporten I prosjektplanen behandlet i kontrollutvalget er følgende problemstillinger lagt til grunn: - Er nødvendige forutsetninger tilstede ved skolene i STFK for å gi tilfredsstillende tilpasset opplæring? - I hvilken grad påvirke skolenes mulighet til å gi tilpasset opplæring av utviklingen i det økonomiske resultatet? Revisor har i etterkant omarbeidet disse til følgende problemstilling som besvares i rapporten: Er det lagt til rette for tilpasset opplæring ved skolene i STFK, herunder om nødvendige forutsetninger er tilstede, som: System og styringsdialog Kompetanse Overganger kartlegging tidlig innsats Variasjon Involvering og medvirkning Økonomi og lærertetthet I tråd med bestillingen fra kontrollutvalget har revisor i dette prosjektet ikke sett på spesialundervisning eller fagopplæring i bedrift. Det er også sett bort fra arbeidet med psykososialt læringsmiljø som nylig er undersøkt i et annet forvaltningsrevisjonsprosjekt.

32 Revisor har gjennomført møter med ledelse og elevrepresentanter ved fire videregående skoler og en spørreundersøkelse til alle kontaktlærere ved de samme skolene. I tillegg har de analysert økonomi-, lærer- og elevdata. Sentralt i rapporten er spørsmål til kontaktlærerne om hvor viktige de oppfatter de enkelte faktorene for tilpasset opplæring og hvorvidt ledelsen legger til rette for dette. I rapporten presenterer revisor innsamlede data for hvert av de 6 områdene som er trukket fram, og gir en samlet vurdering basert på dette. Revisor vurderer at det er tilfredsstillende styringsdialog, at kompetansekrav i fagene ivaretas, at det er gode prosesser ved overgang mellom ungdomsskole og videregående skole og at skolene har tilfredsstillende lokaler. Kontaktlærerne oppfatter variasjon i undervisningen som en viktig faktor for å gi tilpasset opplæring. Revisor registrerer at det er en viss variasjon i undervisningsmetoder, men at elevenes representanter beskriver undervisningen som for ensidig. Revisors vurdering er at det ikke er indikasjoner på at skoler ikke oppfyller kravet om tilpasset opplæring på grunn av økonomien. Revisor påpeker at det skjer sammenslåing av grupper av økonomiske hensyn, men at rektorene viser til at tilpasset opplæring i slike tilfeller skjer på andre måter.. Revisor har imidlertid etter eget utsagn i rapporten ikke skaffet seg inngående kunnskap om hvordan tilpasset opplæring gjennomføres ved skolene. Kontaktlærerne ser ut til å vurdere gruppestørrelse som viktig for tilpasset opplæring, og at skoleledelsen bare i middels grad legger til rette for godt tilpasset opplæring på dette området. Skoleledelse og skoleeier tillegger dette aspektet mindre vekt, og påpeker at forskning på området ikke kan vise til en tydelig sammenheng mellom gruppestørrelse, lærertetthet og resultater. Etter revisors vurdering ligger det største forbedringspotensialet ligger i elevenes involvering og medbestemmelse i egen læring. Elevundersøkelsen viser dette, og det bekreftes av både elevens representanter og skolenes ledelse. Revisor mener det er vanskelig å anbefale konkrete tiltak basert på rapporten. Revisor peker imidlertid på et forbedringspotensial i å framskaffe styringsdata for lærertetthet. Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Revisors vurdering er at det ikke er indikasjoner på at skoler ikke oppfyller lovkravet om tilpasset opplæring på grunn av økonomien. Kontrollutvalgssekretariatet vurderer det ikke slik at rapporten avkrefter at det kan være ulik grad av tilpasset opplæring avhengig av skolenes økonomi, selv om revisor ikke finner indikasjoner på at noen ikke oppfyller lovkravene på området. Som rapporten viser er det delte meninger om betydningen av lærertetthet og gruppestørrelser, som antagelig er den faktoren som i størst grad påvirkes av økonomien. Denne meningsforskjellen blant fylkeskommunens ansatte gjenspeiles også i samfunnsdebatten om temaet. Sekretariatet mener også det er viktig at fylkesrådmannen tar med seg innspillet om at det er forbedringspotensial når det gjelder elevenes involvering i egen læring. Revisor påpeker selv at det er vanskelig å anbefale konkrete tiltak på bakgrunn av rapporten. Sekretariatet mener rapporten inneholder informasjon som kan være nyttig for fylkestingets videre arbeid på opplæringsområdet, men ser heller ikke at

33 rapporten gir grunnlag for å be om særlige tiltak ut over det løpende kvalitetsarbeidet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Med bakgrunn i vurderingen over anbefaler sekretariatet at rapporten legges fram for fylkestinget med innstilling om å ta rapporten til orientering.

34 Skisse for selskapskontroll av VIGO IKS Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /17 Saksbehandler Torbjørn Berglann Arkivkode FE - 216, TI - &58 Arkivsaknr 17/4-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget ber om at det lages en plan for gjennomføringen av selskapskontrollen basert på skissen. Planen legges fram for kontrollutvalget i Sør- Trøndelag fylkeskommune for godkjenning. 2. Kontrollutvalgene i øvrige eierfylker/oslo kommune inviteres til å delta i selskapskontrollen. 3. Kontrollutvalget gir revisjon og sekretariat fullmakt til å ta de nødvendige skritt for å sørge for videre framdrift i prosessen. Vedlegg Prosjektnotat.pdf Saksutredning Kontrollutvalget bestilte i sak 4/17 selskapskontroll av VIGO IKS. I vedtaket står det at kontrollutvalget ber Konsek avklare hvorvidt de andre eierne er interessert i å delta i selskapskontrollen, og at Revisjon Midt-Norge skal står for gjennomføring og eventuell koordinering av arbeidet. I vedtaket forutsettes det at arbeidet planlegges slik at andre revisjonsselskap skal bidra med kompetanse i hele prosessen. Konsek har vært i kontakt med sekretariat som representerer 10 kontrollutvalg i de øvrige eierfylkene. 9 av disse signaliserte at kontrollutvalget kan være interessert i å delta i selskapskontrollen, noe som anses som en tilstrekkelig indikasjon på interessen for deltakelse. Sekretariatet har derfor ikke kontaktet flere sekretariat. Revisjon Midt-Norge har laget en skisse (prosjektnotat) for et mulig opplegg for selskapskontrollen. Sekretariatet mener at skissen er i tråd med bestillingen. Skissen er også tilstrekkelig detaljert til at øvrige kontrollutvalg kan ta stilling til eventuell deltakelse. En mer konkret plan for gjennomføring av selskapskontrollen må utarbeides av de involverte revisjonsselskapene og forelegges kontrollutvalgene for godkjenning, enten gjennom behandling i utvalgene, alternativt gjennom at leder og/eller sekretariat får fullmakt til å godkjenne planen. Under forutsetning om at kontrollutvalget godkjenner skissen er neste skritt i prosessen at sekretariatet formelt inviterer de øvrige eierne til å delta. Revisjon Midt-Norge kommer i møtet for å orientere om skissen og den videre prosessen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet mener at skissen for selskapskontrollen er i tråd med bestillingen og at kontrollutvalget derfor kan godkjenne denne. Den videre prosessen er avhengig av at sekretariatet avklarer interesse for deltakelse blant øvrige eieres kontrollutvalg og at revisjonen koordinerer planlegging og gjennomføring av selskapskontrollen.

35 Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget gir Revisjon Midt-Norge og Konsek fullmakt til å ta de skritt som er nødvendig for å sikre nødvendig framdrift.

36 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTNOTAT 2017 Kommune: Prosjekt: Oppdragsansvarlig: Prosjektnr.: Styringsgruppe, dato: Prosjektnotat selskapskontroll av Vigo BAKGRUNN Kontrollutvalget har bestilt en selskapskontroll av Vigo IKS. Av bestillingen framgår det at kontrollen skal gjennomføres under Revisjon Midt-Norges koordinering, og at den skal involvere valgte revisorer i de fylkeskommunene som blir med på selskapskontrollen. Revisjon Midt-Norge har drøftet bestillingen internt, og med kontrollutvalgets sekretariat. På bakgrunn av det vil vi legge fram en presentasjon av en skisse til opplegg for selskapskontrollen den I dette prosjektnotat beskriver vi noen temaer, som kan være aktuelle i undersøkelsen. Det er ikke en prosjektplan. SKISSE I saksutredningen til sak 4/17 framgår noen antatte risikoer: Selskapet står for drift og utvikling av tjenester av høy vesentlighet for eierkommunene, Selskapet har høye budsjett, få ansatte og gjennomfører komplekse anskaffelser av høy verdi, På eiersiden har selskapet stor geografisk spredning, Selskapet kjøper konsulenttjenester i betydelig omfang Selskapet leier inn ansatte i eierfylkene i deltidsengasjement (tilsvarende 1,7 årsverk i 2016) Selskapet har etablert faggrupper som består av ansatte fra eierfylkene, og som bistår med fagkompetanse på de ulike datasystemene. Punktene ovenfor kan være hensiktsmessige løsninger, men kan også ha iboende risiko ved seg. Risikoen ved at mange av tjenestene utføres med stor grad av avhengighet av eksterne aktører (inklusive ansatte i eierfylkene) kan inneha svakheter som f.eks.at det er mange som skal følges opp, og at de ansatte i Vigo kan utgjøre en svak part i denne samhandlingen. På en annen side kan det være en styrke at selskapet henter inn den til enhver tid riktige kompetansen utenfra, og ikke bygger opp denne selv. Revisor anbefaler en todelt tilnærming til selskapskontrollen: side 1 av 3

37 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTNOTAT 2017 Kommune: Prosjekt: Oppdragsansvarlig: Prosjektnr.: Styringsgruppe, dato: Oppfølging av eierstyringen blant deltakende eierfylker Forvaltningsrevisjon i Vigo IKS Når det gjelder oppfølging av eierstyringen, så mener vi at det kan være interessant å se på: Har eierne rutiner for eierstyring? Følger eierne opp Vigo IKS i tråd med regelverket og retningslinjer for eierstyring? Når det gjelder forvaltningsrevisjon i Vigo ser revisor for seg noen temaer som kan være aktuelle: Bestillerkompetanse, herunder kompetanse innen anskaffelser og kontraktsstyring Ressursstyring, internt og overfor samarbeidspartnere ROS-analyser, herunder praksis og kompetanse Sikre tjenester til brukerne (fylkeskommunene) ORGANISERING AV SELSKAPSKONTROLLEN Selskapskontrollen bør organiseres slik at den ivaretar hensynet til involvering av valgte revisorer og rasjonell og effektiv gjennomføring av kontrollen. Vi ser for oss en form for referansegruppe, bestående av en representant fra hvert av de deltakende fylkeskommunene (fra valgte revisorer). Prosjektplan, eller andre dokument som beskriver det faglige opplegget, bør forankres i denne gruppen. Videre bør gruppen utnevne noen representanter (3-4) som utgjør styringsgruppe for prosjektet. Styringsgruppen bær følge tettere opp undersøkelsen, enn hva som vanligvis er rollen til styringsgruppen i Revisjon Midt-Norge (prosjektplan og høringsutkast til rapport). Videre bør det etableres et prosjektteam, bestående 2-3 ansatte fra ulike revisjonsenheter (Revisjon Midt-Norge må delta). Revisor ser for seg at den delen som går på oppfølging av eierstyringen gjøres utføres med en arbeidsinnsats fra valgt revisor i alle deltakerfylkene. Her vil informasjonen, enten det gjelder dokument, system side 2 av 3

38 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTNOTAT 2017 Kommune: Prosjekt: Oppdragsansvarlig: Prosjektnr.: Styringsgruppe, dato: eller intervjuinformasjon, finnes i det enkelte fylket, og det vil være mest rasjonelt og kostnadsbesparende at denne informasjonsinnhentingen skjer lokalt. Når det gjelder den andre delen av selskapskontrollen, forvaltningsrevisjon i Vigo, vil datainnsamlingen på det området være rettet mot selskapet, som er lokalisert i Skien. Selskapet har en god del samarbeidspartnere, som leverandører og ressurspersoner blant eierne. Det vil være behov for informasjon fra dem også. Dette kan skje på flere måter, og trenger ikke innebære reisevirksomhet. PROSJEKTFORLØP OG RESSURSOMFANG Den største utfordringen, og som vil kreve mer tid og ressurser enn en vanlig selskapskontroll av denne typen, er koordineringen og oppfølgingen av arbeid utført av ansatte ved andre revisjonsenheter enn ved Revisjon Midt-Norge. Det vil være behov for en grundig planleggings og forankringsprosess opp mot alle deltakende fylkeskommuner, kontrollutvalg og valgte revisorer. Fase 1 Sørge for forankring i deltakende fylkeskommuner: kontrollutvalg og eventuelt kommunestyrer April september Forankring av prosjektplan og faglig opplegg for selskapskontrollen Mai desember Gjennomføring: undersøkelse, kvalitetssikring og høring Januar juni Rapportering: (endelig rapport og behandling i kontrollutvalgene) September Vi mener at det er vanskelig å angi timeressursbehov på nåværende tidspunkt. Kontrollutvalgene bør vurdere i hvilken grad de skal ha prosjektplan til vurdering etter at alle utvalgene har hatt gjeldende prosjektskisse til behandling. side 3 av 3

39 Prosjektplan - kvalitet i fagopplæringen Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /17 Saksbehandler Torbjørn Berglann Arkivkode FE - 217, TI - &58 Arkivsaknr 17/32-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget godkjenner prosjektplanen og ber om at arbeidet utføres innenfor den foreslåtte timerammen på 450 timer og med levering av rapport innen Vedlegg Prosjektplan ekstern Saksutredning Kontrollutvalget bestilte i sak 13/17 en forvaltningsrevisjon av kvalitet av fagopplæringen. Revisjon Midt-Norge deltok i møtet og la fram mulige innfallsvinkler for undersøkelsen, mens kontrollutvalgets diskuterte forslag til tema og problemstillinger. Utvalget ba revisjonen om å legge fram en prosjektplan til dagens møte. I prosjektplanen legger revisjonen opp til å belyse emnet i én overordnet problemstilling: Ivaretar fylkeskommunen sitt ansvar for å følge opp at opplæring i bedrift blir utført med god kvalitet? Revisjonen foreslår en bred gjennomgang av den overordnede problemstillingen gjennom å belyse en rekke strukturelle forhold, som alle skal bidra til å sikre god kvalitet i fagopplæringen. Diskusjonen i kontrollutvalgets forrige møte dreide seg delvis om forhold som ligger utenfor de i prosjektplanen. Kontrollutvalgets bør derfor vurdere om det ønsker å belyse andre sider av emnet kvalitet i fagopplæringen og i så fall gi revisjonen innspill om dette. Revisjon Midt-Norge vil være delta under behandlingen av saken. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget godkjenner prosjektplanen. Utvalgets medlemmer oppfordres likevel til å vurdere hvorvidt det ønsker at revisjonen ser på andre sider av undersøkelsens hovedtema, jamfør utvalgets diskusjon i forrige møte.

40 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2017 Kommune: STFK Prosjekt: Kvalitet i fagopplæringen Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2575 Kvalitet i fagopplæringen Styringsgruppe, dato: BESTILLING Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune bestilte i sak 13/17 forvaltningsrevisjon av kvalitet i fagopplæringen. Utvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon av kvalitetsarbeidet i fagopplæringen. 2. Revisjonen bes legge fram en plan for gjennomføring av undersøkelsen i kontrollutvalgets neste møte, planen skal inneholde forslag til ressursramme og leveringsfrist. Revisor var tilstede i kontrollutvalgets møte den og drøftet innretning av forvaltningsrevisjon om kvalitet i fagopplæringen. Ulike tema innen fagopplæringen ble drøftet, blant annet underveisvurdering/halvårsvurdering, tilskuddsordninger, bransjeforskjeller/-svakheter, nye bransjer, Vg3 fagopplæring i skole osv. Noen av temaene er egnet for en kontroll, andre ikke. I prosjektplanen er det derfor gjort noen valg knyttet til avgrensing av hva som skal kontrolleres, ut ifra hva som er kontrollerbart og hvor det foreligger konkrete føringer for skoleeiers ansvar i fagopplæringen. BAKGRUNN Videregående opplæring har 13 utdanningsprogrammer. Innenfor 8 av disse tilbys det yrkesfaglig opplæring og fagopplæring i arbeidslivet. Fylkeskommunen har ansvar for videregående opplæring, inklusive yrkesrettet opplæring, jfr Opplæringslovens kapittel 3 om videregående opplæring. Sør-Trøndelag fylkeskommune (STFK) har ansvar for at i overkant av 4300 ungdommer får en yrkesretta utdanning hvert år, dvs at hvert kull med ungdommer i yrkesfaglige studieprogram utgjør i overkant av 2100 personer. Fag- og yrkesopplæringen omfatter normalt to års opplæring i skole og to års opplæring i bedrift 1 (oppl.l. 3-3). Når opplæring i bedrift ikke blir kombinert med verdiskaping i bedriften, kan opplæringen i bedrift 1 Lov av endret : Lov om grunnskolen og den vidaregående opplæringa (opplæringslova) side 1 av 6

41 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2017 Kommune: STFK Prosjekt: Kvalitet i fagopplæringen Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2575 Styringsgruppe, dato: gå over ett år. For enkelte utdanningsprogram foregår opplæringen i bedrift lengre enn to år. Dersom fylkeskommunen ikke kan formidle opplæring i bedrift til de som ønsker slik opplæring, må også bedriftsdelen av opplæringen skje i skole. I Sør-Trøndelag er det mellom 20 og 45 personer som mottar fagopplæring i skole hvert år. Til sammenligning inngås det årlig mellom 1350 og 1400 nye lærlingekontrakter. Den teoretiske delen av fag- eller svenneprøven må som regel være bestått før en kan avlegge den praktiske delen. Det finnes noen unntak når det gjelder fellesfag og tilleggsprøven på vg3-nivå. Den praktiske delen av fag- eller svenneprøven er en prøve som avlegges når læretiden er fullført. Prøven består av en planleggingsdel, en gjennomføringsdel og en dokumentasjonsdel. Prøvens lengde varierer i de forskjellige lærefagene fra én dag til flere uker. Hvis en ikke består den praktiske prøven, kan det avlegges ny prøve. Lærebedriften skal medvirke til dette, men er ikke pliktig til å forlenge lærekontrakten fram til annengangsprøve. Dersom både lærlingen og bedriften er enige om det, kan læretiden forlenges ved frivillig avtale. Årlig avlegges ca 1550 fag- og svenneprøver i Sør-Trøndelag, hvorav ca 1050 av lærlinger, ca 470 av praksiskandidater og av elever. Det kan inngås opplæringskontrakt med en lærebedrift som lærekandidat. Dette er en mindre omfattende prøve, og fører ikke til fagbrev. Lærlinger og lærekandidater som ikke kan få tilfredsstillende utbytte av det ordinære opplæringstilbudet, har krav på spesialundervisning. I slike tilfeller skal det utarbeides en individuell opplæringsplan. Det er i underkant av 100 ungdommer går inn i løp som lærekandidat i Sør-Trøndelag hvert år. Hovedmodellen for den videregående opplæringen illustreres som vist i figur 1 2 : 2 side 2 av 6

42 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2017 Kommune: STFK Prosjekt: Kvalitet i fagopplæringen Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2575 Styringsgruppe, dato: Figur 1. Hovedmodellen for den videregående opplæringen Av fargebruken går det fram om opplæringen foregår i skole (gult) eller bedrift (grønt). De blå boksene viser hvilken kompetanse en har oppnådd etter fullført og bestått opplæring. Fag- eller svenneprøven består av en teoretisk og en praktisk del. I de aller fleste lærefag er en ferdig med den teoretiske delen når en har avlagt eksamen på Vg2 3 i skole. Men i særløpsfagene må en følge teoriopplæring og gå opp til eksamen i den teoretiske delen av fag- eller svenneprøven i løpet av læretiden. AVGRENSING OG PROBLEMSTILLINGER Kontrollutvalget har i bestillingen av denne forvaltningsrevisjonen vært opptatt av om skoleeier følger opp sitt ansvar for å sikre kvalitet i fag- og yrkesopplæringen, og spesifikt om og hvordan skoleeier følger opp lærebedrifter og lærlinger ved opplæring i bedrift (grønt i Figur 1). 3 VG1, VG2 og VG3 er de nye årskursbetegnelsene som erstatter grunnkurs, VK1 og VK2 side 3 av 6

43 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2017 Kommune: STFK Prosjekt: Kvalitet i fagopplæringen Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2575 Styringsgruppe, dato: 3.1 AVGRENSING Denne forvaltningsrevisjonen omhandler videregående opplæring i bedrift (fagopplæring). Det vil si at revisor avgrenser seg mot å vurdere forhold som omhandler den yrkesfaglige opplæringen som gis i videregående skoler (yrkesopplæring). Revisor vil ikke belyse forhold som omhandler tilgang til pedagogiskpsykologisk tjeneste og rett til spesialundervisning for lærekandidater. 3.2 PROBLEMSTILLING 1. Ivaretar fylkeskommunen sitt ansvar for å følge opp at opplæring i bedrift blir utført med god kvalitet? Overordnet viser problemstillingen til opplæringslovens Her lovreguleres skoleeiers ansvar for å iverksette opplæring i henhold til opplæringslovens krav og påse at loven blir fulgt av de som gir opplæringen. Dette innebærer at skoleeier har et ansvar for å påse at opplæringslovens krav til opplæring i bedrift blir overholdt, selv om dette utføres av lærebedrifter og koordineres gjennom opplæringskontor. Opplæringslovens Kapittel 4 «Videregående opplæring i bedrift» regulerer flere forhold knyttet til lærling/praksisbrevkandidat/lærekandidat, lærebedrift, instruktører, opplæringskontor, yrkesopplæringsnemnda og fylkeskommunen. I denne forvaltningsrevisjonen vil det være aktuelt å belyse: om det utarbeides interne opplæringsplaner i lærebedriften, inngåelse og oppfølging av lærekontrakter, om faglige ledere og instruktører har tilfredsstillende kompetanse, om lærebedriften har internkontroll som påser at opplæring blir gitt i samsvar med lov, forskrift og læreplaner, om underveisvurdering og halvtårsvurdering blir gitt, om godkjenning av lærebedrifter håndteres tilfredsstillende om skoleeier innhenter nok informasjon til å kunne vurdere om lærebedriftene følger lov og forskrift. Alle disse elementene av krav til lærebedrifter og skoleeier er ment å sikre strukturer som skal bidra til kvalitet i opplæringen for den enkelte lærling/praksisbrevkandidat/lærekandidat. side 4 av 6

44 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2017 Kommune: STFK Prosjekt: Kvalitet i fagopplæringen Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2575 Styringsgruppe, dato: REVISJONSKRITERIER Ifølge forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner ( 7) skal det etableres revisjonskriterier for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Revisjonskriterier er de krav og forventninger som forvaltningsrevisjonsobjektet skal revideres/vurderes i forhold til. Disse kriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området. Slike autoritative kilder kan være lov, forskrift, forarbeider, rettspraksis, politiske vedtak (mål og føringer), administrative retningslinjer, statlige føringer, andre myndigheters praksis, teori eller reelle hensyn. I denne forvaltningsrevisjonen er følgende kilder til revisjonskriterier spesielt relevante: Opplæringsloven (Kunnskapsdepartementet 1998) Forskrift til opplæringsloven (Kunnskapsdepartementet 2006) Strategiplan for Sør-Trøndelag fylkeskommune Utfordringsdokument til strategiplan METODE I denne forvaltningsrevisjonen er det viktig å belyse hvorvidt skoleeier ivaretar sitt oppfølgingsansvar overfor opplæringskontor og lærebedrifter for å sikre kvalitet i den opplæringen som gis. Det vil si at revisor må få bekreftet tilstanden på flere områder i lærebedriftene og hvorvidt skoleeier etterspør informasjon og vurderer denne med hensyn til kvalitet i opplæringen. Èn side av dette tar for seg samhandlingen mellom skoleeier, opplæringskontor og lærebedrift mtp kvalitetsutvikling og styring, mens en annen side omhandler rapportering og kontroll. Revisor vurderer det som hensiktsmessig at det innledningsvis gjennomføres intervju både med skoleeier, opplæringskontor, lærebedrifter og lærlinger i utvalgte fag og geografiske områder. Dernest at det sendes en spørreundersøkelse til alle lærebedrifter i Sør-Trøndelag, hvor hensikten er at lærebedriftene gir en egenvurdering av de ulike forholdene og kvaliteten på opplæringen. Lærlingeundersøkelsen er fra 2016 obligatorisk å gjennomføre. Denne belyser flere forhold knyttet til opplæringen, eksempelvis vurderingsarbeid og arbeidsmiljø. Revisor vil ikke gjennomføre noen egen spørreskjemaundersøkelse rettet mot lærlinger, men basere seg på resultatene fra Lærlingeundersøkelsen. side 5 av 6

45 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2017 Kommune: STFK Prosjekt: Kvalitet i fagopplæringen Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2575 Styringsgruppe, dato: Det vil bli behov for å gjennomgå til dels omfattende dokumentasjon i forbindelse med revisors undersøkelser, eksempelvis godkjenninger av lærebedrifter og lære-/opplæringskontrakter. I tillegg vil det styrende dokumenter i fylkeskommunen måtte gjennomgås med henblikk på oppfølging av vedtatte planer og tiltak. ORGANISERING AV PROSJEKTET Tor Arne Stubbe vil være oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor for prosjektet. Prosjektet gjennomføres innenfor en avtalt timeressurs på 450 timer, med avtalt levering innen KJENTE RISIKOFORHOLD Opplæringskontor og lærebedrifter er juridiske enheter utenfor fylkeskommunen, og hvor revisor ikke har innsynsrett. Det vil si at revisor ikke kan pålegge disse å uttale seg eller utlevere dokumentasjon i forbindelse med undersøkelsene. Prosjektplanen er gjennomførbar i den utstrekning at opplæringskontor og lærebedrifter svarer på revisors spørsmål innen rimelig tid. side 6 av 6

46 Regnskap og årsberetning for UKM Norge kontrollutvalgets uttalelse Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /17 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE Arkivsaknr 16/52-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget avgir følgende uttalelse som oversendes fylkestinget, med kopi til fylkesutvalget: Kontrollutvalget har blitt forelagt regnskap og årsberetning for Ungdommens kulturmønstring Norge Sør-Trøndelag FKF for 2016, og revisors beretning. Årsregnskapet er avlagt med et netto driftsresultat på kr , og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Regnskapet er revidert av Revisjon Midt-Norge IKS som har avlagt normalberetning. På denne bakgrunnen anbefaler kontrollutvalget at regnskapet for 2015 godkjennes. Vedlegg Revisjonsberetning UKM Norge 2016 UKM Norge - Regnskap 2016 UKM Norge - Årsrapport 2016 Saksutredning UKM Norge FKF (Registrert i Enhetsregisteret som Ungdommens kulturmønstring Norge Sør-Trøndelag FKF) er et fylkeskommunalt foretak, organisert etter kommuneloven. Foretaket er en del av fylkeskommunen, men ledes av et eget styre som ikke er administrativt underlagt fylkesrådmannen. Foretaket har som oppgave å forestå organisering, utvikling og gjennomføring av Ungdommens kulturmønstring nasjonalt på bakgrunn av avtale mellom Staten og Sør-Trøndelag fylkeskommune. Dette inkluderer å arrangere UKM-festivalen. Foretakets administrasjon utarbeider informasjonsmateriell, yter tjenester til fylkeskommuner og kommuner som arrangerer lokale mønstringer, og har kontakt med media, kulturorganisasjoner og andre samarbeidsparter. Kollegiet av fylkeskultursjefer fungerer som fagråd for UKM. Om regnskapet og revisjonsberetningen Foretakets regnskap føres som et såkalt særregnskap etter kommunale regnskapsprinsipper, i tråd med Forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak. Regnskapet føres av regnskapstjenesten i Sør-Trøndelag fylkeskommune. Statlige rammetilskudd utgjør hoveddelen av foretakets inntekter. I tillegg kommer blant annet brukerbetalinger og tilskudd fra STFK. Regnskapet viser et netto driftsresultat på kr , og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr

47 Selskapets revisor, Revisjon Midt-Norge IKS, mener at særregnskapet er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og i all hovedsak gir en dekkende fremstilling av foretakets finansielle stilling. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet mener regnskapet kan vedtas som det foreligger, og anbefaler kontrollutvalget å avgi en positiv uttalelse uten forbehold eller påpekninger.

48

49

50 Regnskap 2016 Ungdommens Kulturmønstring Norge FKF

51 1 Innhold Hovedoversikt driftsregnskapet... 2 Balanse pr Oversikt over anskaffelse og anvendelse av midler... 4 Forskriftsbestemte noter... 8 Note 1. Regnskapsprinsipp... 8 Note 2. Pensjon (F 5 nr 2)... 8 Note 3. Endring i arbeidskapital Note 4. Fordringer og gjeld til fylkeskommunen og andre fylkeskommunale foretak og samarbeid Note 5. Aksjer og andeler i varig eie Note 6. Samlede avsetninger og bruk av avsetninger Note 7. Spesifikasjon av kapitalkonto Noter i hht god kommunal regnskapsskikk (GKRS bestemte) Note 8. Egenkapitalinnskudd i KLP Investeringsregnskapet Note 9. Organisering Note 10. Antall årsverk Note 11. Ytelser til ledende personer Note 12. Hendelser etter balansedagen Regnskap 2016

52 2 Hovedoversikt driftsregnskapet HOVEDOVERSIKT DRIFTSREGNSKAP Regnskap 2016 Brukerbetalinger 600 Revidert budsjett 2016 Opprinnelig budsjett 2016 Regnskap 2015 Andre salgs- og leieinntekter sum (620:670) Overføringer med krav til motytelse sum (700:780) Rammetilskudd fra staten 800 Andre statlige tilskudd Andre overføringer sum (830:850;880:890) Skatt på Inntekt og formue 870 Eiendomsskatt 874 Andre direkte og indirekte skatter 877 Sum Driftsinntekter B Lønnsutgifter sum (010:080;160:165;169) Sosiale utgifter sum (090:099) Kjøp av varer og tjenester som inngår i egenprod. sum (100:285) - sum (160:165) Kjøp av varer og tjenester erstatter egenprod. sum (300:380) Overføringer sum (400:490) Avskrivninger 590 Fordelte utgifter (neg)690:691 + ( ) Sum Driftsutgifter C Brutto driftsresultat D=B-C Renteinntekter, utbytte og eieruttak sum (900:905) Gevinst finansielle instrumenter 909 Mottatte avdrag på utlån 920 Sum eksterne finansinntekter E Renteutgifter og låneomkostninger 500 Tap finansielle instrumenter 509 Avdragsutgifter 510 Egenkapitalinnskudd KLP Sum eksterne finansutgifter F Resultat eksterne finanstransaksjoner G=E-F Motpost avskrivninger 990 Netto driftsresultat I Bruk av tidligere års regnskapsmessige mindreforbruk Bruk av disposisjonsfond Bruk av bundne fond 950 Sum bruk av avsetninger J Overført til investeringsregnskpet 570 Dekning av tidligere års regnskapsmessige mindreforbruk 530 Avsatt til disposisjonsfond Avsatt til bundne fond 550 Sum avsetninger K Regnskapsmessig merforbruk/mindreforbruk L=I+J-K Regnskap 2016

53 3 Balanse pr KONTO- NUMMER BALANSE PR SALDO SALDO KONTOTEKST EIENDELER KAP. 5.2 ANLEGGSMIDLER Faste eiendommer og anlegg Utstyr, maskiner og transportmidler Utlån Aksjer og andeler Pensjonsmidler (A) SUM ANLEGGSMIDLER KAP 5.1 OMLØPSMIDLER Kortsiktige fordringer Premieavvik Aksjer og andeler Sertifikater Obligasjoner Kasse, postgiro, bankinnskudd (B) SUM OMLØPSMIDLER KONTO- NUMMER SUM EIENDELER (A+B) BALANSE PR SALDO SALDO KONTOTEKST EGENKAPITAL OG GJELD KAP 5.5 EGENKAPITAL 5.56 Disposisjonsfond Bundne driftsfond Ubundne investeringsfond Bundne investeringsfond Regnskapsmessig mindreforbruk Regnskapsmessig merforbruk Udisponert i investeringsregnskapet Udekket i investeringsregnskapet Kapitalkonto Endring av regnskapsprinsipp 0 0 (C) SUM EGENKAPITAL GJELD KAP. 5.4 LANGSIKTIG GJELD 5.40 Pensjonsforpliktelse Ihendehaverobligasjonslån Sertifikatlån Andre lån 0 0 SUM LANGSIKTIG GJELD KAP. 5.3 KORTSIKTIG GJELD 5.31 Kassekredittlån Annen kortsiktig gjeld Premieavvik 0 0 SUM KORTSIKTIG GJELD (D) SUM GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD (C+D) KAP. 5.9 MEMORIAKONTO Ubrukte lånemidler Andre memoriakonti 0 0 SUM MEMORIAKONTI DEBET Motkonto for memoriakontiene 0 0 SUM MOTKONTO MEMORIAKONTI 0 0 Regnskap 2016

54 4 Oversikt over anskaffelse og anvendelse av midler Oversikt over anskaffelse og anvendelse av midler Endring i arbeidskapital basert på bevilgningsregnskapet Anskaffelse av midler KOSTRA-art Regnskap 2016 Regnskap 2015 Inntekter driftsdel (kontoklasse 1) sum (600:670;700:780;800:890) Inntekter investeringsdel (kontoklasse 0) sum (600:670;700:770;800:890) 0 0 Innbetalinger ved eksterne finansieringstransaksjoner sum (900:929) Innbetalinger ved eksterne finansieringstransaksjoner sum (900:929) 0 0 Sum anskaffelse av midler Anvendelse av midler Utgifter driftsdel (kontoklasse 1) sum (010:285;300:480) Utgifter investeringsdel (kontoklasse 0) sum (010:285;300:480) Utbetalinger ved eksterne finansieringstransaksjoner (kontoklasse 1) sum (500:529) Utbetalinger ved eksterne finansieringstransaksjoner (kontoklasse 0) sum (500:529) 0 0 Sum anvendelse av midler Anskaffelse - anvendelse av midler Endring i ubrukte lånemidler Bal:5.91(i år) (forr. år) 0 0 Endring i arbeidskapital i bevilgningsregnskapet Endring i arbeidskapital basert på balanseregnskapet Betalingsmidler Kortsiktig fordringer Sum omløpsmidler Kortsiktig gjeld Endring i arbeidskapital i balanseregnskapet Interne overføringer og fordelinger Interne inntekter m.v. sum(790) 0 0 Interne utgifter m.v. sum(290) 0 0 Avsetninger og bruk av avsetninger samlet Disposisjonsfond Bundne investeringsfond Ubundne investeringsfond Bundne driftsfond Driftsregnskapet Avsatt til disposisjonsfond Avsatt til bundne driftsfond ; Bruk av disposisjonsfond Bruk av bundne driftsfond Investeringsregnskapet Avsatt til ubundne investeringsfond Avsatt til bundne investeringsfond Bruk av dispsisjonsfond i investeringsregnskapet Bruk av ubundne investeringsfond Bruk av bundne driftsfond i investeringsregnskapet Bruk av bundne investeringsfond i investeringsregnskapet Endring i drifts- og investeringsregnskapet Trondheim Torstein Siegel Daglig leder Regnskap 2016 Per Lund Regnskapssjef

55 5 Innscannede signaturer fra styret p.g.a. endringer i noter etter at styremøtet ble avholdt. Regnskap 2016

56 6 Regnskap 2016

57 7 Regnskap 2016

58 8 Forskriftsbestemte noter Note 1. Regnskapsprinsipp Regnskapet er utarbeidet i henhold til bestemmelsene i kommuneloven, forskrifter og god kommunal regnskapsskikk. All tilgang og bruk av midler i løpet av året som vedrører foretakets virksomhet fremgår av driftsregnskapet. Det er ikke eget investeringsregnskap for foretaket. Se også note nedenfor vedrørende egenkapitalinnskudd. Alle kjente utgifter, utbetalinger, inntekter og innbetalinger i året er tatt med i årsregnskapet, enten de er betalt eller ikke. I den grad enkelte utgifter, utbetalinger, inntekter eller innbetalinger ikke kan fastsettes eksakt ved tidspunktet for regnskapsavleggelse, er beløp anordnet i årsregnskapet. Når anordning foretas gjøres de ut fra beste estimat prinsipp og forsiktighetsprinsippet. Omløpsmidler er vurdert til laveste verdi av anskaffelseskost og virkelig verdi. Anleggsmiddel er vurdert til anskaffelseskost. Note 2. Pensjon (F 5 nr 2) Generelt om pensjonsordningene i UKM Norge FKF UKM Norge FKF har kollektive pensjonsforsikringer for sine ansatte i Kommunal Landspensjonskasse (KLP). Ansatte som er i UKM Norge FKFs tjeneste ved fylte 62 år har også rett til avtalefestet pensjon (AFP) etter bestemte regler. AFP for år er ikke fullt forsikringsmessig dekket, og det er heller ikke på annen måte samlet opp fond til dekning av framtidige AFP-pensjoner Regnskapsføring av pensjon Etter 13 i årsregnskapsforskriften skal driftsregnskapet belastes med pensjonskostnader som er beregnet ut fra langsiktige forutsetninger om avkastning, lønnsvekst og G-regulering. Forskjellen mellom betalt pensjonspremie og beregnet pensjonskostnad betegnes premieavvik, og skal inntekts- eller utgiftsføres i driftsregnskapet. Premieavviket f.o.m tilbakeføres igjen over de neste 7 årene, mens det ble tilbakeført over 10 år for årene Premieavvik før 2011 ble fordelt over 15 år. I balansen er samlet premieavvik oppført under omløpsmidler, mens beregnede pensjonsmidler og pensjonsforpliktelser er oppført som hhv anleggsmidler og langsiktig gjeld. Alle påløpte pensjonsforpliktelser er ikke med i regnskapet Etter gjeldende lov og forskrift for kommunalt regnskap skal alle påløpte betalingsforpliktelser (utgifter) utgiftsføres når forpliktelsen påløper, dvs i dette tilfelle når den ansatte arbeider, og ikke på det tidspunkt den ansatte har gått av med pensjon. Påløpne pensjonsforpliktelser som vedrører UKM Norge FKFs egenandel for medarbeidere som tar ut AFP fra fylte 62 år og fram til fylte 65 år, skulle ha blitt klassifisert som langsiktig gjeldsforpliktelse. Dette er imidlertid ikke kommunal regnskapspraksis, slik at regnskapet kun er belastet med den egenandelen som faktisk er innkrevd i regnskapsåret. Regnskap 2016

59 9 Nærmere om regnskapstallene alle tall i hele 1000 Pensjonsordning KLP SUM Arb.avg. PENSJONSKOSTNAD Netto pensj.kostn (inkl.adm.) iht.aktuar Årets pensjonspremie (jf aktuarberegn.) =Årets premieavvik Årets betalte pensjonspremie iht.regnsk Årets premieavvik (se spes.nedenfor) Resultatført andel av tidl.års premieavvik = Pensjonskostnad i regnskapet Pensjonsordning KLP SUM Arb.avg. AKKUMULERT PREMIEAVVIK Akkumulert /- Premieavvik for året /+ Resultatført andel av tidl.års premieavvik = Akkumulert premieavvik *1) KLP SUM MIDLER OG FORPLIKTELSER Pensj.- midler Pensj.-forpl. Pensj.- midler Pensj.-forpl. Netto forplikt. 2) Faktisk (akt.beregn.full amort) Iht regnskap pr Arb.g.avg.av nto pensj.forpl (regnskap) 1) ) Arbeidsgiveravgift av netto pensjonsforpliktelse er en langsiktig forpliktelse. 2) Netto pensjonsforpliktelse viser at en del av pensjonsforpliktelsen ikke er innbetalt eller regnskapsført. FORUTSETNINGER KLP Forventet avskastn.pensjonsmidler ( 13-5 F) 4,60 % 4,65 % Diskonteringsrente ( 13-5 E) 4,00 % 4,00 % Forventet årlig lønnsvekst ( 13-5 B) 2,97 % 2,97 % Forventet årlig G-regulering. ( 13-5 D) 2,97 % 2,97 % Forventet årlig pensjonsregulering. ( 13-5 D) 2,20 % 2,20 % Medlemstatus i KLP Antall aktive 8 6 Antall oppsatte Antallet pensjoner 2 2 Gj.snittlig pensjonsgrunnlag, aktive Gj.snittlig alder, aktive 36,81 40,38 Gj.snittlig tjenestetid, aktive 6,26 7,19 Regnskap 2016

60 10 Note 3. Endring i arbeidskapital Avstemming Arbeidskapitalen Kapittel Balanseregnskapet R år 2016 R år 2015 Endring 5.1 Omløpsmidler , , Kortsiktig gjeld , ,49 Endring arbeidskapital i balanseregnskapet , , ,82 Endring memoriakonto for ubrukte lånemidler (+/ ) 0,00 Sum endring for avstemming mot drifts og investeringsregnskapet ,82 Driftsregnskapet år 2016 Investeringsregnskapet år 2015 Sum Art Beløp Art Beløp + Sum inntekter + Sum inntekter , ,00 Sum utgifter Sum utgifter , , , 690 0,00 + Avskrivninger 590 0,00 + Ekst. finans innt./ transer + Eksterne finans. transer , ,05 910, 920, 929 0,00 Ekst. finans utg./ transer Eksterne finans. transer 500, 510, ,00 510, 520, 529 0,00 Sum/differanse ,82 Sum/differanse 0, ,82 Avstemming mellom regnskapsdelene Differanse 0,00 Likviditet pr År Omløpsmidler Kortsiktig gjeld Likviditetsgrad , , , , ,50 2,00 1, , Omløpsmidler Kortsiktig gjeld Likviditetsgrad 1 0,50 Likviditetsgrad 1 = Omløpsmidler / kortsiktig gjeld (bør være >2) Regnskap 2016

61 11 Note 4. Fordringer og gjeld til fylkeskommunen og andre fylkeskommunale foretak og samarbeid UKM Norge FKF har kr i kortsiktig gjeld til Sør-Trøndelag fylkeskommune, og ingen fordringer mot fylkeskommunen. Note 5. Aksjer og andeler i varig eie Konto nr. Selskapets navn Balanseført verdi Balanseført verdi KLP egenkapitalinnskudd Note 6. Samlede avsetninger og bruk av avsetninger Disposisjonsfond Inngående balanse. Saldo pr Avsatt bruk i året Utgående balanse. Saldo pr Note 7. Spesifikasjon av kapitalkonto Note 7 Kapitalkonto (FKR 5 nr. 7) DEBET KREDIT Saldo (underskudd i kapital) ,59 Saldo (kapital) 0,00 Debetposter i året: Kreditposter i året: Aktivert egenkapitalinnskudd KLP ,00 Endring pensjonsforpliktelser (økning) ,91 Endring pensjonsforpliktelser (reduksjon) Endring pensjonsmidler (reduksjon) Endring pensjonsmidler (økning) ,00 Balanse 31.12(kapital) 0,00 Balanse (underskudd i kapital) , , ,50 Noter i henhold til god kommunal regnskapsskikk (GKRS-bestemte) Note 8. Egenkapitalinnskudd i KLP Investeringsregnskapet Egenkapitalinnskuddet i KLP er postert i driftsregnskapet under art 529 Kjøp av aksjer og andeler. I henhold til forskriftene skulle innskuddet vært ført i investeringsregnskapet, men det er valgt å føre det i driftsregnskapet da dette gir bedre regnskapsmessig oversikt, og det gir heller ingen regnskapsmessig resultateffekt. Finansiering av egenkapitalinnskudd skal skje ved bruk av driftsmidler og kan ikke lånefinansieres i henhold til forskriftene. Totalt egenkapitalinnskudd framgår av anleggsmidler under konto Det er ingen andre forhold i foretaket pr dags dato som skal posteres i investeringsregnskapet. Regnskap 2016

62 12 Note 9. Organisering UKM Norge er organisert som et fylkeskommunalt foretak eid av Sør Trøndelag fylkeskommune. Fylkeskultursjefkollegiet har status som nasjonalt fagråd for UKM Norge, og sikrer dermed at alle landets fylkeskommuner har mulighet til å påvirke utviklingen. Foretaket har et nasjonalt sammensatt styre og administrasjon besto i 2016 av daglig leder, nestleder, administrasjonskonsulent, prosjektleder, IT-konsulent (30%), prosjektmedarbeider IT (90%) prosjektmedarbeider media (30%) og prosjektmedarbeider (20%) medvirkning. Administrasjonen har kontor i Trondheim og avdelingskontor i Oslo. Sør-Trøndelag fylkeskommune og Trondheim kommune er vanligvis medarrangører av UKM-festivalen. Note 10. Antall årsverk Foretaket har hatt følgende utvikling de siste år (status pr xx) Antall årsverk 5,2 4,5 4 Antall engasjement inntil 6 mnd i 60% stilling Note 11. Ytelser til ledende personer Utbetalte ytelser til ledende personer i 2016: Navn Lønn Annen fast Sum godtgjørelse Daglig leder Torstein Siegel Styreleder Bård Eidet I tillegg til lønn og honorar inkluderer beløpene også eventuelle ytelser til forsikringer, pensjonsordninger og elektronisk kommunikasjon. Samlet styrehonorar i 2016 til de øvrige medlemmene i styret er kr Note 12. Hendelser etter balansedagen Det er ingen kjente hendelser etter balansedag. Regnskap 2016

63 UKM NORGE ÅRSRAPPORT 2016 UKM: Norges viktigste møteplass for ung kultur

64 Innhold Styrets beretning for UKM Norge i Fylkeskontaktene... 7 Forankring og utvikling... 8 Stimuleringsmidler... 8 Arbeidsseminar... 9 UKM konferanse i Riga... 9 UKM på Ungdoms OL URG UKM Norge sin nasjonale ressursgruppe Unge arrangører (UA) UKM ambassadører UKM FESTIVALEN UKM festivalen 2017 i Sandnes Omprioritering av Priser i Studie og inspirasjonstur til UKM festivalen UKM gjør: MGPjr UKM profileringsprodukter i nettbutikk Samlet bestillingssystem for profileringsprodukter og UKM materiell UKM Media Ærlig innhold, jevn publisering Fylkesmønstringene som årets største event Første praksisstudent og prosjektbeskrivelsen Digital nettverksbygging og fellesskap Innholdet Festivalen Systemutvikling

65 Styrets beretning for UKM Norge i 2016 FORETAKET UKM NORGE UKM Norge er et fylkeskommunalt foretak, eid av Sør Trøndelag fylkeskommune som har ansvaret for den nasjonale utviklingen av UKM. Foretaket er i all hovedsak finansieres av staten gjennom kulturdepartementet. BAKGRUNN UKM UKM har i over 30 år vært et av de største og viktigste offentlige kulturtiltakene for ungdom, og er et tilbud for ungdom under 20 år som driver med alle tenkelige kulturuttrykk, journalistikk, TV produksjon, arrangementsplanlegging og mye mer. UKM er ungdommens egen arena, hvor ungdom selv er aktive i alle prosesser. Dessuten er UKM et lokalt lavterskeltilbud, hvor både ungdom, foreldre og lærere føler et eierskap, og hvor det oppleves trygt å engasjere seg. I flere lokalsamfunn har UKM blitt en utviklende helårsarena for ungdomskultur, med workshops og aktiviteter også resten av året, f.eks. workshops, opptredener, miniturneer, utstillinger og skolebesøk, gjerne i samhandling med andre lokale aktører som bibliotek, kulturskole eller fritidsklubber. UKM lokalmønstringen er for mange kommuner et av de største årlige kulturarrangementene, og bygger identitet og stolthet, bringer fram nye talenter og styrker det engasjementet alle lokalsamfunn er avhengig av. UKM kan og bør spille en enda viktigere rolle i den kommunale kulturelle grunnmuren framover. UKM LOKALT, DER FOLK BOR Det viktigste UKM arbeidet skjer lokalt i kommuner og bydeler, og det er her over ungdommer får sine UKM opplevelser hvert år. Arrangørene legger stor vekt på medvirkning og delaktighet fra ungdom, og får størst deltakelse og entusiasme der UKM er en del av en kontinuerlig prosess, og inngår i en helhetlig kulturpolitikk. Mange lokale arrangører tenker nytt, spenstig og framoverlent for å utvikle UKM, og mange fylkesledd tar et koordineringsansvar for å heve kvaliteten på grasrota. Det er flere kommuner som nå revitaliserer UKM som en viktig grunnpilar i sin kultursatsning for ungdom. KOMMUNEREFORMEN Som et lavterskeltiltak for kulturinteressert ungdom følger vi kommunereformen med stor interesse. Det vil bli store endringer på kommunekartet, og det er viktig å diskutere hvordan sammenslåing kan bedre det kommunale tjenestetilbudet, uten at vi mister det som fungerer godt i dag. Oppslutningen om UKM er størst i små kommuner. Nærheten mellom deltakere og arrangør er den viktigste grunnen. Det er ingen hemmelighet at mange kommuner i dag har små budsjett og liten kapasitet på kulturområdet. Større fagmiljø vil kunne gi et bedre tilbud. Det er imidlertid flere punkter som må ivaretas dersom vi ikke skal miste det som fungerer godt i dag, for eksempel nærhet til brukerne, trygghet, eierskap og grasrotengasjement. Livet leves lokalt, og kulturlivet er kanskje det viktigste limet i lokalsamfunnet. Det er viktig at offentlige tilbud som kulturskole, Den Kulturelle Skolesekken, fritidsklubben og UKM er til stede der folk bor. Kultur er også en viktig bidragsyter i hverdagsintegrering, spesielt for barn og unge, og det må skje i lokalsamfunnene. 3

66 Det må derfor ikke bli slik at sammenslåing kun fører til rasjonalisering og sentralisering av kulturtilbudet. Det må tvert imot sikres at sammenslåtte kommuner fortsatt bidrar til et stimulerende og trygt kulturtilbud for barn og unge i alle deler av kommunen. STRATEGISKE RETNINGER Styret har vedtatt en ny strategiplan for perioden , her faser vi ut navnet «Ungdommens Kulturmønstring» og rendyrke bruken av «UKM». I de tilfeller det er ønskelig med en forklaring av forkortelsen «UKM» så er dette heretter «Ung Kultur Møtes». Noen av de viktigste grepene i den nye strategiplanen er å befeste UKM som en møteplass mer enn en konkurranse, styrke medvirkning og medbestemmelse for ungdom ytterligere, å etablere UKM som helårig aktør i lokalt kulturliv, og å rendyrke ungdomsprofilen. «Ung Kultur Møtes» kan oversettes, inviterer til mangfold, passer til helårig aktivitet, antyder noe nyskapende, bygger opp under møteplass og toner ned konkurranseaspektet. Alt dette er viktige punkter i strategiplanen. Likevel skal vi fortsatt bruke «UKM» som vår merkevare og som benevnelsen på det vi jobber med. Norges viktigste møteplass for ung kultur 4

67 MANGFOLD: UKM er et av relativt få organiserte kulturtiltak som har et godt fundament i det flerkulturelle Norge. Arbeidet med, og betydningen av dette aspektet vektlegges sterkt av UKM Norge som et ledd i at hele landet får et sterkere flerkulturelt preg. UKM Norge arbeider for at alle våre arrangementer skal være tilgjengelige for ungdom med ulike behov for tilrettelegging. Alle UKMs arrangementer omfattes av ordningen med at ledsagerbevis som gir rett til gratis billett for ledsager. Når det gjelder kulturelt mangfold i betydningen sjangerbredde har UKM i prinsippet ingen begrensninger, og selv om de dominerende kunstformene er musikk, dans, visuell kunst og film, så er det også deltakere innen teater, litteratur, ny sirkus, design, dataspill, og ikke minst har ungdom mulighet til å ta aktivt del som arrangører, nettreportere, konferansierer, teknikere og fotografer. UKM er rett og slett for alle! LOKALE STIMULERINGSMIDLER Siden oppstarten av ordningen med stimuleringsmidler i 2014 har UKM Norge mottatt 438 søknader på totalt 13 millioner, og vi har så langt delfinansiert 382 utviklingstiltak med tilsammen 7,4 millioner NOK. Satsingen har utløst tilsvarende i friske midler lokalt gjennom et krav om 50% lokal finansiering. OPPSLUTNING I 2016 Det ble arrangert 349 mønstringer på lokal og regionalplan i løpet av året deltakere deltok lokalt i de kommuner og bydeler som var involvert. FYLKLESKOMMUNENES ROLLE I UKM: Fylkeskommunen har ansvar for UKM på regionalt plan, og alle fylker arrangerer UKM. Det er bygget opp stor erfaring og kompetanse i disse miljøene, og det gjennomføres nettverkssamlinger hvert år, som er viktige forum for demokrati, kompetanseheving og ideutvikling i UKM systemet. Fylkesmønstringene som arrangeres på våren varierer i omfang og antall deltakere, men totalt er det ca ungdommer som deltar på dette nivået i UKM. Fylkeskultursjefkollegiet er nasjonalt fagråd for UKM Norge, og det er utarbeidet skriftlige samarbeidsavtaler med samtlige fylkeskommuner. SAMARBEID MED ANDRE AKTØRER: UKM Norge samarbeider med Norsk kulturskoleråd, Kulturtanken, DKS i fylkene, Norske Festivaler og Ungdom og Fritid. Andre samarbeidspartnere i 2016 har vært Norske konsertarrangører, NRK, NSB, Tilgjengelighet Kultur Norge, Trafo og Musikk og ungdom. UKM FESTIVALEN: Den nasjonale UKM festivalen er en demonstrasjonsfestival og et nasjonalt utstillingsvindu. På årets festival deltok 550 ungdommer fra alle landets 19 fylker. Det var et omfattende workshop og seminarprogram for deltakerne. Samtlige forestillinger i Olavshallen ble streamet på nett, og det ble produsert en stor mengde TV av deltakerne selv. NASJONAL TV PRODUKSJON (NRK) UKM Norge bestilte i 2015 et 50 minutters dokumentarprogram om UKM. Programmet ble produsert av Fabelaktiv AS, og ble vist på NRK1 tre dager før UKM festivalen

68 SAMARBEID MED UNGDOMS OL UKM Norge hadde et omfattende samarbeid med Ungdoms OL på Lillehammer som ble gjennomført i februar UKM bidro med over 100 unge kulturutøvere, formidlere, arrangører, kamerafolk og arenaprodusenter fra UKM i hele landet. NETTBASERT KOMMUNIKASJON: Hovedtyngden av kommunikasjonen mellom UKM og målgruppen er digital, og skjer via nett og sosiale medier. UKM Norge lanserte i 2015 underavdelingen «UKM media» som er en merkevare og samlebetegnelse på den digitale innholdsproduksjonen i UKM. UKM Media drifter det nasjonale nettstedet for påmelding og arrangementsadministrasjon for alle UKM arrangører. Nettstedet er også digitalt arkiv for all dokumentasjon av UKM mønstringer som er publisert de siste årene. ARBEIDSMILJØ OG LIKESTILLING: UKM Norge har et godt arbeidsmiljø, og forurenser ikke det ytre miljø gjennom sin virksomhet. Kvinneandelen i styret i 2016 har vært 45%. De fast ansatte i administrasjonen er to kvinner og tre menn. UKM Norge har for tiden ingen ansatte med flerkulturell bakgrunn. Vi hadde i 2016 ingen lengre sykmeldinger i administrasjonen. INKLUDERENDE ARBEIDSPLASS UKM Norge er en IA bedrift, med særlig ambisjon om å ivareta unge arbeidstakere som faller utenfor det ordinære arbeidsmarkedet. UKM Norge har jevnlig kontakt med NAV arbeidslivsenter. I siste kvartal av 2016 hadde vi en person på arbeidstrening fra NAV. ETISKE RETNINGSLINJER: UKM Norge har utarbeidet etiske retningslinjer som skal sikre en høy etisk standard i foretaket. STYREMØTER: Det ble avholdt 4 styremøter i Årsregnskap, nøkkeltall Regnskap 2016 Regnskap 2015 Regnskap 2014 Regnskap 2013 Driftsutgifter Driftsinntekter Netto finansinntekter Bruk av disposisjonsfond Mindreforbruk I sikringsfond pr Trondheim, Bård Eidet, styreleder Magnus Norum Skoglund Jonas Høgseth Aleksander Haugen Anine Smith Vilde Kamfjord Tone Østerdal Torstein Siegel, daglig leder 6

69 Fylkeskontaktene Fylkeskontakten er ansvarlig for nettverket i sitt fylke, og sørger for at lokale arrangører får den informasjon og det materiellet de trenger for å avvikle mønstringer. De er hovedleder for sine ungdommer på UKM festivalen, og følger opp internasjonal utveksling fra sitt fylke. UKM har hatt følgende fylkeskontakter i 2016 AKERSHUS Akershus musikkråd Roy Botten AUST AGDER Aust Agder Bibliotek og Tonje Eikrem Jacobsen BUSKERUD Buskerud musikkråd Elisabeth Bjørke Knudsen FINNMARK Finnmark fylkeskommune Karoline Andreassen HEDMARK Turneorganisasjonen for Karoline Amb HORDALAND Hordaland fylkeskommune Marianne Askvik MØRE OG Møre og Romsdal musikkråd Else Marie Outzen/Jonas Høgseth NORD TRØNDELAG Nord Trøndelag Anne Josefine Kvaløsæter NORDLAND Nordland Fylkeskommune Kathrine Schjem OPPLAND Oppland fylkeskommune Sigrun Tomt Ulset OSLO Oslo musikkråd Alva A. Eide/Margaret Berger ROGALAND Rogaland Fylkeskommune Kurt Lisø SOGN OG Sogn og Fjordane Eva Kristin Svidal SØR TRØNDELAG Sør Trøndelag fylkeskommune Øystein Eide TELEMARK Telemark fylkeskommune Stig H. Sjøstrøm TROMS UKM Arctic Odd Halvdan Jakobsen VEST AGDER Vest Agder fylkeskommune Inga Lauvdal VESTFOLD Vestfold fylkeskommune Tone Jørgensen ØSTFOLD Østfold Kulturproduksjon Espen Holtan/Jose Leguina Fra Bandworkshop, UKM Fredrikstad 7

70 Forankring og utvikling Stimuleringsmidler Det ble i 2016 gjennomført tre tildelingsrunder. Totalt mottok vi 189 søknader hvorav 157 prosjekter fikk tildelt midler. Vi mottok søknader for 5 millioner og tildelte litt over 2,2 millioner. Det har vært en jevn økning i søknader (104 stk i 2014, 148 stk i 2015), men den største forandringa ligger i at prosjektene blir stadig mer spenstige og nytenkende. Lokale arrangører tenker nytt, de tenker samarbeid, medvirkning, UKM som kvalitativ læringsarena og at det lokale arrangementet skal være så omfattende at det får et festivalpreg. Flere fylker tar nå på seg et tydeligere koordineringsansvar for det lokale utviklingsarbeidet. Midlene har helt klart hatt en positiv omdømmeeffekt. Mange får gode presseoppslag på sine satsninger og det er ingen tvil om at «ung kultur møtes» og «UKM året rundt» er omfavnet av nettverket. Det er flere som bruker midlene til å tenke både inkludering, integrering og hvordan fellesskapet i UKM kan forebygge utenforskap. Hele 23 søknader hadde dette som tema i større/mindre grad i Vi ser også at vi kan styre utviklinga ved å spisse fokusområder. Ber vi om fokus på mangfold, grupper, helårlig aktivitet så responderer søkerne kjapt. Men balansen må være der: Det aller viktigste er at UKM fremdeles speiler den kulturen som ungdom faktisk driver med der og da. Er det nå EDM og ikke rockeband, ja så er det faktisk det. Presseoppslag fra bandprosjekt, UKM Hammerfest Vi legger ut noen rapporter i Arrangørsystemet slik at andre kan finne inspirasjon. Vi har ikke tall på hvor mange som leser disse, men kan se av søknadene at de finner inspirasjon hos hverandre. Totalt er det på disse tre årene med stimuleringsmidler søkt om støtte for nesten 13 millioner kroner. Vi har delt ut kr 6,4 millioner. HVA DET ER SØKT TIL I 2016: SUM Konferansierer Matkultur Teaterfokus UKM 30 år 2015 Styrke sceneopptredener Bandfokus Økt mangfold i musikkuttrykk UKM Media, PR, digitale løft Turnè som virkemiddel Filmprosjekt Kick off/førhelg Unge arrangører / medvirkning Mobilisering / økt mangfold / økt kvalitet Totalt

71 Fra Filmworkshop, UKM Løten Fra fotoworkshop, UKM Flatanger Arbeidsseminar Det var totalt 30 UKM fylkesarrangører som var samlet på UKM s årlige arbeidsseminar på Værnes mai. Målsettingen var å utveksle erfaringer, lære av hverandre og identifisere felles langsiktige utviklingsmål. Alle fylkene orienterte om nyheter fra fylket, UKM Norge informerte om UKM festivalen, og det ble en diskusjon ang rekruttering og synlighet gjennom samarbeid og felles kampanjer. Det var Cafébord workshop med grupper, hvor miksinnslag, husband, juryering og navn på ulike nivå i UKM ble diskutert. Egil Ovesen presenterte statusen for festivalen i 2017, Gunn Hilde informerte om storbyprosjekt i Kristiansand, og det ble diskutert hvordan vi kan få tilbake storbandene i UKM. UKM Media snakket om nasjonale redaksjoner, påmeldingssystemet, fylkesbesøk og planer framover, og det ble informert om stimuleringsmidler og idebank. I følge fylkeskontaktene var dette nyttig og inspirerende påfyll i UKM arbeidet. UKM konferanse i Riga Den årlige UKM konferansen ble holdt i Riga, september, og det var 38 personer som deltok. Vi startet fredag med at nye deltagere i nettverket ble presentert, og temaet «UKM som ferskvare» ble diskutert. Etter ønske fra fylkeskontaktene ble speed dating organisert, og med ca. 4 minutter til hver samtale ble alle diskusjonene styrt selv etter eget ønske. Torstein presenterte oppsummeringen av spørreundersøkelse om UKM på fylkesplan. Deretter var det flere parallellsesjoner, hvor det kunne velges å diskutere mix innslag med muligheter og utfordringer, konferansierens rolle, arrangørsystem og idebank, hvordan får vi større grupper tilbake i UKM, hvordan få UKM Media og UA til å fungere lokalt og regionalt og hvordan får vi løftet fram kunstnerne på festivalene. Nord og Sør Trøndelag fortalte om utfordringene om det å bli ett UKM fylke, og en utvidet nettbutikk med UKM materiell ble presentert. Det ble spurt om synspunkter ang studietur for lokalkontaktene i Sandnes, og krav til ledere på festival, med alder, utdanning, politiattest og avlønning ble diskutert. Det ble informert om hvordan UKM Media kan være et verktøy for hele nettverket i helårig aktivitet. Nye innspill på hvordan vi møter kommune og regionreformen kom på bordet og URG leder snakket om at URG s vei fra trivselsvakt til ressurs på UKM festivalen. 9

72 Det var også satt av tid til byvandring med guide, og felles middager i gamlebyen. Konferansen er et viktig treffpunkt som skaper økt samhold og samarbeid mellom fylkene og administrasjonen, og fylkeskontaktene var godt fornøyd med erfaringsutvekslingene med nye ideer og nytt påfyll etter disse dagene. UKM på Ungdoms OL Ungdom OL var på Lillehammer februar 2016, og UKM var en naturlig samarbeidspartner. UKM var en viktig ressurs og bidragsyter for Ungdoms OL, og Ungdoms OL ble en flott visnings, lærings og utviklingsarena for UKM. Ungdoms OL s Sjoggfest ble en kjempestor ungdomsfestival og det var over 150 arrangement over ti dager med konserter, foredrag, filmfestival og nye idretter. Internasjonale stjerner fikk vist seg fram for publikum fra hele verden, Ca. 100 UKM deltagere deltok også, og det var 80 artister, 15 på flerkamera og 8 UA fordelt på 15 fylker. Alle spiste og overnattet på feltseng på Læringssenteret, var tilstede i 3 4 dager og i tillegg til å opptre fikk de oppleve alt det som kulturprogrammet hadde å by på. UA deltagere fra Oppland jobbet med Welcome session for idrettsutøverne, og flerkamera laget videoreportasjer fra Drømmedags konserten med Ravi og Samsaya. Dette ble vist på storskjerm. I tillegg fikk de flere oppdrag av SjoggTV underveis, hvor de dekket mange forskjellige begivenheter som blant annet UKM artister. De laget en NSBvideo for å dokumentere UKM s samarbeid, med gratis togbilletter mot UKM opptreden på toget. og både jobbe og være deltager/leder på Ungdoms OL Til tross for at flere av deltagere gjerne ville opptre flere ganger med mer publikum, var det alt i alt en uforglemmelig opplevelse å være med 10

73 URG UKM Norge sin nasjonale ressursgruppe URG har hatt et år på det jevne. Vi har gjennomført 3 helgesamlinger hvorav den ene var under Ungdoms OL på Lillehammer. Vi gjennomførte tre URG utvekslinger (Oslo, Hordaland og Hedmark) og de fleste jobbet i tillegg på sin egen fylkesmønstring. Under festivalen innførte vi med hell at gruppa skulle inn som tydelige ressurser i UKM Media og de jobbet i år som regiveileder i Olavshallen, med nyhetsbrev, PR, konkurranser, artistvignetter, som studioverter, innholds skapere i studio. I tillegg arrangerte de parade, tok et sosialt ansvar, evaluerte workshops og jobba med unge arrangører. Vi er fornøyd med at gruppa ble oppfattet som mer inkluderende på denne festivalen. I høst var URG og ledergruppa for de unge festivalarrangørene samlet med festivalledelsen i Sandes. Dette ble en viktig og konstruktiv helg hvor ungdom virkelig opplevde å være premissleverandører for planlegginga av festivalen. Målet må være at vi også høsten 2017 får til en tilsvarende helg med ungdom og administrasjonen i Trondheim. URG delte seg i høst i følgende interne arbeidsgrupper: Promo og konsept Utvikling Regionalt URG Ambassadører. Det er ulikt hvor mye gruppene har jobbet, men dette er helt klart veien å gå. Det er også mye lettere å følge opp 3 4 stk med ansvar for et spesifikt tema enn 19 stk hvor ansvaret ikke er plassert. Den ene gruppa jobba med en liste for å nedtone konkurransefokuset i UKM, den andre gruppa leverte oss gode innspill til hvordan vi kunne endre ambassadørsystemet. Det er fremdeles svært ulikt hvor mye URGerne tar og får en aktiv rolle i eget fylke. Utviklingen går rett vei, men rollen er krevende og særlig når de byttes ut etter 1 år. Det er også i år 18 fylker med URG representant. Troms har ikke hatt en ungdom i den nasjonale gruppa på to år. Dette er svært uheldig for både inspirasjons og infoflyten mellom URG/UKM Norge og fylket. URG har i 2016 hatt to ledere som har lagt igjen nye tanker, energi og pågangsmot. Først Anette Skogheim Lillestu fra Hedmark, deretter André Larsen fra Finnmark. Lederen i URG deltar også på styremøter og på UKMkonferansen på høsten. 11

74 Unge arrangører (UA) Antallet arrangører stiger stadig. Fra 997 påmeldte i 2014 (4.28% av alle påmeldte), via stigning i 2015, til at det i 2016 var hele 1388 påmeldte i denne kategorien (6.02%). Vi fortsetter å støtte gode stimuleringsmiddelprosjekter som går på medvirkning og forankring av UKM som ungdoms eget arrangement, men ser ikke behovet for en nasjonal satsning for å få flere unge arrangører som sådan. Nå er det et fokus på utøverne i UKM som trengs. UKM Norge heier veldig på de fylkene som nå samler unge ressurser på tvers av «deltakergren» (UA, Regionalt URG, UKM Media, konferansierer) til ei planleggingshelg. Dette tror vi er veien å gå for å bygge kompetanse og sikre reel medvirkning på mange plan. UAer i aksjon. Foto: UKM Troms Vi har i 2016 hatt flere samarbeidsmøter med Ungdom og Fritid. Vi skal vite om og fremsnakke hverandres organisasjoner, Anne har skrevet en artikkel i medlemsbladet deres og i løpet av 2017 er målet å utarbeide en mer konkret samarbeidsavtale. Vi har også hatt møte med Norske konsertarrangører for å se på veien videre etter UKM for arrangørene. Hvilket nettverk tar imot dem når de for eksempel kommer hjem etter UKM festivalen, hvordan kan de få brukt sin kunnskap som arrangører i eget lokalsamfunn? Om jobben som ble gjort av festivalarrangørene kan du lese mer i vedlagt Festivalrapport. 6 veteranarrangører har jobbet siden august med å forme sin del av festivalen i Sandnes i 2017 og de ledes i sesongen 2016/17 på en god måte av Åsa Thalinsson. Kick off helg med ekte konsert. Foto: UKM Møre og Romsdal 12

75 UKM ambassadører UKM ambassadøren er en av lokalkontaktens viktigste samarbeidspartnere når det gjelder kommunikasjons og rekrutteringsarbeid. Å være ambassadør kan innebære å delta på skolebesøk, være med på promoteringsturneer, arrangere aktiviteter, spre ordet og fronte UKM i media. Det er i hovedsak på lokalt nivå at ambassadører melder seg, og flere kommunekontakter har gitt tilbakemelding på at de ser nytten av et korps med ivrige ambassadører. URG ung ressursgruppe har også gjort en god jobb med å rekruttere ambassadører og flere ambassadører har deltatt på skoleturneer, hengt opp plakater og delt ut flyers, samt andre PRstund i sine kommuner. Før Jul ble det sendt ut en sms til alle ambassadørene, hvor de ble bedt om å svare hvis de fortsatt ønsket å være ambassadør. De 250 som står i oversikten på ambassadør lista er derfor alle ivrige ambassadører i sine kommuner. Bildet viser ambassadører i Meldal kommune UKM FESTIVALEN 2016 UKM festivalen ble gjennomført juni, og deltagerlandsbyen på Charlottenlund ble for første gang benyttet. Mye foregikk i det store matteltet, og Kickoff, URGs bli kjent leker, skattejakt og speed dating, samt korslaget og Stian Carstensen på scenen var med og ga stor stemning der. Mange synes det var en ulempe av deltagerlandsbyen ikke var i gåavstand til de andre aktivitetene på festivalen. Flotte opptredener i både Olavshallen, på Solsiden, i Vår Frues kirke og på Samfunnet, og kunstutstillingen og masse workshops i Olavshallen gjorde at det sydet av liv. Evalueringen sier likevel at programmet var for stramt, og at flere deltakere ønsket seg mer fritid og pauser til å «henge og være sosiale». Flere fylker tok taxi med utslitte ungdommer tilbake til deltagerlandsbyen. Evalueringsrapporten for UKM festivalen 2016 er skilt ut som eget vedlegg. UKM festivalen 2017 i Sandnes Det ble i 2015 inngått en avtale om at UKM festivalen 2017 skal arrangeres i Sandnes 21. til 25. juni. Det er Rogaland fylkeskommune, Sandnes kommune og Vågen videregående skole som arrangerer, og det er bred politisk og administrativt støtte innad i prosjektgruppa. Administrasjonen i UKM Norge er samarbeidspart og referansegruppe i prosjektet, og følger planlegginga av festivalen for å sikra kvalitet i planlegging og gjennomføring. Prosjektleder har i 2016 hatt jevnlige møter med UKM Norge, og styreleder i UKM Norge sitt i styringsgruppa for UKM festivalen

76 Målet med UKM festivalen er å lage en visningsarena, opplevingsarena og læringsarena for deltakarene, der det er stor vekt på at deltakerne får knyttet sosiale bånd på tvers av fylkene og kunstfelt. Det vil være fokus på samtidsdans, gatekunst og film, og deltakerne får jobbe sammen under mottoet «Ung kultur møtes». Hovedsatsingen er #UKMblend, der alle deltakerne skal bruke to hele dager på å lage samproduksjoner som de skal vise frem i Sandnes sentrum. Festivalen skal ha hovedbase på Vågen videregående skole, og derfra er det kort vei til alle andre lokaler som vil blir brukt. Festivalen vil prege byen, med blant annet et stort sirkustelt på Ruten og forestillinger over hele sentrum. UKM Norge vil ta med seg erfaringene fra UKM festivalen 2017 til framtidige UKMfestivalar, både i Trondheim og eventuelle andre steder. Omprioritering av Priser i 2016 UKM Norge har i mange år delt ut flere priser til UKM kommuner, fylker og ildsjeler i UKM arbeidet. Hensikten med prisene har vært å motivere og inspirere, og å påskjønne de som har gjort noe ekstra. I 2016 ble ingen av disse prisene delt ut, da disse midlene i stedet ble brukt til støtte for lokalkontaktenes studietur til Trondheim under UKM festivalen. Det å samle lokalkontaktene var viktigst i forhold til å inspirere og bygge lagånd, og det skapte felles UKM kultur som i neste omgang gir lokal utvikling. Studie og inspirasjonstur til UKM festivalen UKM Norge inviterte lokalkontakter til gratis studie og inspirasjonstur under UKM festivalen i Lokalkontaktene er en av de viktigste suksessfaktorene for videre vekst og utvikling i UKM, og styret ønsket at de skulle få oppleve UKM festivalen, og få inspirasjon og påfyll i videre UKM arbeid. UKM Norge brukte stimuleringsmidler og andre omprioriterte midler for å sponse hotell, mat og en del av reisen til disse. Ca 80 lokalkontakter var interessert og meldte seg på, og all praktisk håndtering gikk gjennom fylkesleddet. Programmet gikk fra lørdag 25. til mandags 27. juni. Opplegget var en studie og inspirasjonstur, med to hovedmomenter; oppleve festivalen og møte andre lokalkontakter. De fikk oppleve åpningskonserten i Olavshallen, parade og utekonserten på Solsiden, åpning av kunstutstilling, sosial kveld med deltakerne på deltagerlandsbyen, konsert i Vår Frue Kirke, observere workshops og en seminarbolk i regi av styret. UKM Norge bidro med en gradert reisestøtte pr. person avhengig av hvilket fylke det ble reist fra, og kvotene ble gradert basert på antall lokalmønstringer i fylket og antall deltakere i Totale kostnader var på ,. Evalueringen fra de som deltok var noe forskjellig. «Det var det mye å lære og mange tips og ideer å ta med seg, og jeg kom hjem med inspirasjon og lyst til å gripe fatt i utviklingen av UKM i egen kommune. Det var også nyttig for meg å være sammen med kolleger fra hele landet og ha tid og rom til å snakke om erfaringer og ideer. Det var passe mengde organiserte plenumsmøter, og det var mye nyttig å ta med seg også på disse.» Andre synes at det burde vært mer organiserte seminarer, for eksempel ang arrangørdelen og informasjonsflyten til de som jobber/er deltagere, og det å få være mer «bak kulissene» for å se hvordan selve gjennomføringen og planleggingen foregår til de ulike forestillingene. Erfaringsutveksling om hvordan vi gjør det med rekrutering til UKM ble etterlyst, og informasjonsflyten rundt selve studieturen kunne vært bedre. UKM gjør: MGPjr Det har blitt en fin tradisjon at prosjektleder for NRK sin MGPjr satsning er tilstede under hele festivalen. Både for å sette sammen UKMere til en mellomakt under livesendinga i Spektrum i november, men også for å se hva som rører seg slik at andre avdelinger kan tipses om unge talenter. I år falt valget på bandet Indigo fra Sogn og Fjordane og gitaristen John Harman Bratland fra Telemark. 14

77 Av ulike årsaker ble det ikke mulighet for å samkjøre innslaget i like stor grad som tidligere år. Dette bar mellomakten noe preg av, men UKM Norge er svært fornøyd med å vise fram at UKM også er for band i indiesjangeren som lager egne låter. At de utvalgte var fra var en fordel siden vi ønsker å jobbe fram at UKM også er for de eldste. Det var ingen ulempe at Indigo var fra samme kommune som vinnerne av årets MGPjr. 300 elleville fans fra Eid heiet like mye på bandet og de fikk stor medieoppmerksomhet og flere oppdrag i etterkant i eget fylke. Benedicte Naper har vært UKM Norge sin prosjektleder og har som vanlig gjort en solid jobb. UKM Media hadde også i år en dekning av samarbeidet, men ikke i så stor grad som storsatsninga i Både på grunn av arbeidsmengde, men også for å spre fokuset på andre interessenter. Det som derimot var større i år var deltakerinvolveringa i UKM Media: Tre deltakere som utmerket seg under festivalen (fra Vest Agder, Møre og Romsdal og Sogn og Fjordane) produserte 3 videoer, 2 nyhetssaker og 1 bildeserie sammen med veiledere. En flott bildeserie laget av Martha fra Sogn og Fjordane: sminka vert lagt til den renn vekk med tarene/ UKM profileringsprodukter i nettbutikk Aksess & Daylight er vår leverandør av profileringsprodukter, og UKM Norge har i 2016 utvidet sortimentet som tilbys kommuner og fylker. Materiellet kan bestilles hele året i nettbutikken, og vareutvalget for 2016 er: T skjorter uten årstall, svart eller hvit Hettejakke med illustrasjon eller UKM logo Nett med illustrasjon eller UKM logo Pop up med nytt design og plass til A4 ark Beachflagg innendørs og utendørs UKM banner i gult Notatblokk for UKM Media Kontrollarmbånd og nøkkelbånd med UKM logo Drops med UKM logo på papiret Kanindrakter hvite og brune Krittspray og pappsjablong med UKM logo 15

78 Aksess & Daylight hadde en festivalbutikk åpen under UKM festivalen, og det ble solgt masse T skjorter, hettejakker og bommulsnett med UKM logo og illustrasjon på. En artig effekt av denne butikken var at det aldri har vært så mange synlige UKMere i bybildet som under denne festivalen! Samlet bestillingssystem for profileringsprodukter og UKM materiell Høsten 2016 ble det innført et nytt system når det gjelder å bestille UKM materiell for kommunene og fylkene. Det ble mulig å bestille plakater og flyers etc i nettbutikken i arrangørsystemet, hvor det ellers selges profileringsprodukter for UKM. Antall produkter kan velges selv, og det blir ikke automatisk sendt ut en ferdig materialpakke til alle UKM arrangører. Gjennom dette felles bestillingssystemet får kommuner/fylker skreddersy innholdet i materiellpakken, noe som innebærer mer miljøvennlig og større fleksibilitet. Nettbutikken er åpen hele året, og de betaler kun ekspedisjonsgebyr (kr. 95, ) pluss porto for materialet, uavhengig av antallet. UKM arrangørene må alle være med å bidra i spleiselaget av Tono og NCB avtale, designverktøyet Instrato, UKMs påmeldings og administrasjonssystemer og oppdaterte design og profilprodukter. Betalingen av dette vil nå komme i form av en fast årsavgift på kr 1000, til alle som arrangerer. Så langt har erfaringene vært positive, og ca. halvparten av UKM arrangørene har valgt å sette sammen innholdet av materialpakken selv. Mange har bestilt flere plakater og flyers enn i de vanlige pakkene, og således har lageret gått fortere tomt denne sesongen. Daylight melder om positive ringvirkninger ang samlet bestillingssystem, da det er solgt en del mer profileringsprodukter med UKM på denne høsten. UKM Media UKM Media etablerte høsten 2015 Oslo kontoret som en satsning på å gjøre UKM.no til en aktuell innholdskanal av og for ungdom ble brukt til å teste ut forskjellige teorier, utvikle konseptet, og til å lage en prosjektbeskrivelse. Desember 2016 ble prosjektbeskrivelsen lagt frem for styret, og UKM Media har en tydelig retning fremover. VISJON: UKM Media skal være Norges viktigste kilde til kunnskap om ungdomskultur. Ved å la ungdom fra hele landet sette fokus på det de bryr seg om og sine kulturopplevelser ønsker UKM å oppnå følgende posisjon: Med en regionalt forankret redaksjon er UKM Media en nyskapende kulturformidler ungdom oppsøker og følger med på for å få nye kulturelle impulser og dele sine kulturopplevelser. Ærlig innhold, jevn publisering I januar startet UKM Media ukentlig publisering, noe som gjennom året har gitt resultater, og en jevn økning i lesertall. En jevn publiseringsfrekvens er med å bygge opp om publikums forventninger til publisering og gjør at de oftere vender tilbake. Det ble tidlig klart at ærlig innhold engasjerer UKMere, og dette har blitt en grunnstein for UKM Media. Klikk lokkende og sensasjonsvinklede saker unngås, og alle saker presenteres på en ærlig men engasjerende måte. Med feature serien UKMeren presenterte UKM Media sitt eget sakte TV konsept, hvor enkeltpersoner får fortelle om sine erfaringer, interesser og kulturmotivasjon gjennom 7 minutter. Mens medier jobber med 60 sekundersvideo for å 16

79 holde seerens oppmerksomhet, opplever UKM Media at overraskende mange ser UKMeren fra ende til annen. Fylkesmønstringene som årets største event Med mål om å gjøre dekningen av fylkesmønstringene 2016 større enn festival dekningen 2015 tok UKM Media på seg en stor utfordring. I en hel måned ble alt nasjonalt innhold produsert på fylkesmønstringene. I forkant tok UKM Media kontakt med alle ansvarlige ute i fylkene for å dele kunnskap om hva som fungerer på UKM.no. Opplæringsvideoer, informasjonsplakater og annet opplæringsmateriell ble produsert og delt med 80 ressurspersoner fra fylkene i en facebook gruppe. Hver mønstringshelg ble oppsummert med statistikk, slik at mønstringene kunne lære av hverandre i mye større grad enn tidligere. En nasjonal redaksjon fungerte som supportsenter og koordinator for innhold. Support var for første gang tilgjengelig fra kl 08 til 23 hele helgen. To helger ble 6 ungdommer invitert til UKM Media kontoret, hvor de fulgte med på direktesendinger, publisering av bilder, video og nyhetssaker. Relevant innhold ble bearbeidet og løftet frem nasjonalt for å speile bredden i alle fylker. De samme ungdommene gikk deretter tilbake til egne fylker som ressurspersoner. Videohilsener ble sendt mellom mønstringene. Dette var korte videoer på ca sekunder hvor publikum og konferansierer spilte inn en hilsen til et annet fylke. UKM Media koordinerte sending av opptakene slik at alle mønstringer fikk og sendte en hilsen med et annet fylke. 17

80 Første praksisstudent og prosjektbeskrivelsen I forbindelse med prosjektbeskrivelsen var Hannah Hunnestad UKM Medias første praksisstudent sammen med Stine Granly. I to uker jobbet de med prosjektbeskrivelsen, og bidro sterkt til å synliggjøre og dokumentere UKM Medias retning og utvikling så langt, og la et solid grunnlag for videre utvikling. I prosjektbeskrivelsen er erfaringene fra 2016 oppsummert, anvendt, og en klar plan for hvordan utvikle et regionsbasert nasjonalt ungdomsmedie er blitt formulert. Digital nettverksbygging og fellesskap UKM Medias største utfordring og mulighet er at det ikke er en felles fysisk redaksjon. Deltakernes største motivasjon virker å være fellesskapet, og dette må derfor bygges digitalt. Å bygge et digitalt nettverk og fellesskap som fremmer egenutvikling, initiativ og ærlig delingskultur er vanskelig. Til dette har UKM Media tatt i bruk Slack som digitalt samlingssted, og det har i løpet av 2016 blitt lagt et solid grunnlag for å bygge en integrerende og inspirerende kommunikasjonsplattform. Det som skjer når vi møtes skjer ikke ellers. Går ikke an å late som en gang UKM Media er likevel klar på at alt ikke skal være digitalt basert. De fysiske møteplassene er viktige, og en kultur for uformelle møteplasser for inspirasjon og utvikling er påbegynt. For eksempel brukes MGPjr finalen som en belønning og et samlingssted for flinke deltakere som UKM Media tror blir sentrale i den videre utviklingen. Andre arrangementer som pizzakvelder er også testet for å samle kreative hoder for å sette innholdsagenda for de neste ukene med stor suksess. 18

81 Innholdet Våren Allerede i januar avsluttet UKM Media studio satsningen for å frigjøre ressurser til fokus på ukentlig publisering og nettverksbygging. På Ungdoms OL i februar var UKM Media tilstede med HD2, og gjorde i tillegg til 7 flerkameraproduksjoner mange videoreportasjer for Sjogg TV og også en del reportasjer for UKM.no. I mars oppdaget vi for første gang hvor interessert målgruppen er i andre mennesker gjennom UKMeren konseptet vår utgave av sakte Tv. En overraskende stor andel fulgte videoen fra start til slutt. April måned ble UKM.nos første fylkesmønstringsmåned, og alt innhold kom fra fylkesmønstringenes redaksjoner. Mens mai ble en anledning til å få igjen pusten og dele alle sakene vi ikke rakk å dele i april, ble det også laget mye innhold for festivaloppladningen. I juni ble UKM.no fylt med den hittil mest gjennomførte festivaloppkjøringen, med én sak hver eneste dag fra juni, og to saker per dag de siste dagene inn mot festivalen. Høsten Med en veldig hektisk vår glapp dessverre sommer planen, og høsten startet først 1. september. Med mimring fra festival høydepunkt og nye bli kjent med saker, gikk UKM.no inn i en 3 måneders periode med inspirasjon under temaet det er mye man kan delta med. MGPjr satsningen ble trappet ned i forhold til 2015, men en foto serie åpnet nye muligheter for innholdsformidling som ser ut til å bli viktig i I desember ble fokuset nok en gang satt til påmelding og drømmer. Basert på konsepter fra våren har flere av sakene for påmelding nådd nye rekorder for visning og spredning. 19

82 Festivalen Med et nytt presseverktøy ( kunne UKM Media omprioritere ressurser på festivalen. Verktøyet automatiserte spredningen av innhold til alle landets lokale og regionale medier, og pressegruppen fikk frigjort tid til internkommunikasjon og sosiale medier. I planleggingshelgen lagde URG og UKM Media en serie humoristiske infovideoer om festivalen som ble godt mottatt. Disse ble publisert sammen med skype intervjuene, en serie hvor vi presenterte én UKMdeltaker per dag frem mot festivalen. Ikke alle presenterte deltakere kom til festivalen, men ble valgt ut fordi de hadde utmerket seg på fylkesmønstringen. 6 UKM Media deltakere møttes en ettermiddag i mai og alle intervjuer ble gjennomført på én dag. Årets storsatsning var studio integreringen, hvor UKM Media fikk anvende kunnskap fra innholdsproduksjon og studioproduksjon, og sydde sammen de forskjellige fagfeltene på en mye bedre måte enn før. Resultatet ble flere spennende studiosendinger, hvor høydepunktene var chill out og dansebattle i studio. Her ble publikum med i en interaktiv studiosending med god stemning, og konseptet fungerte mye bedre enn de rene studiosendingene. Løsningen med Veteran deltakere ble prøvd ut, og deltakere som har utmerket seg gjennom det helårige arbeidet fikk komme til festivalen uten å være videresendt på vanlig måte. Ved at de gikk inn som mellomledere og leder assistenter fikk festivalen et større lederteam enn noen gang, bestående av enda yngre ledere. Dette ga et bedre miljø enn tidligere, og motivasjonen i teamet var stor. 20

83 Systemutvikling 2016 var et fokus år for systemutvikling i UKM Media. En 80% stilling med hovedansvar for systemutvikling var besatt av Asgeir S Hustad, og i desember 2016 ble målet om et bug fritt UKM.no nådd, med unntak av to mindre del systemer som skal byttes ut i Et verktøy for UKM hele året ble lansert, hvor arrangørene kan opprette mindre del arrangementer med enkel påmelding. Deltakere velger jeg kommer, jeg kommer kanskje eller jeg kommer ikke (likt et facebook arrangement), og arrangørene kan velge at en venteliste automatisk skal lages når alle plasser er tatt. Lansert på høsten har bruken av systemet ikke tatt av, men økt jevnt utover vinteren. Rekrutteringsverktøyet Husk UKM ble også lansert på UKM konferansen, og er et ipad tilpasset verktøy for å samle inn mobilnummer. Systemet gir potensielle deltakere mulighet til å registrere sin interesse ved å skrive inn mobilnummer, og lokalarrangøren kan senere velge å sende de tilpassede SMS meldinger basert på registreringstidspunkt. 21

84 Fylkessammenslåing - innspill til politisk organisering Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /17 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE Arkivsaknr 16/60-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Vedlegg Brev: Politisk organisering i Trøndelag fylkeskommune - invitasjon til råd og utvalg om å gi innspill.pdf Notat fra utvalg: politisk organisering - oppsummering Saksfremlegg KU NTFK: 011/17 Uttalelse - KU i Trøndelag fylkeskommune Saksutredning Komiteer og utvalg i dagens to fylkeskommuner er i brev av invitert til å komme med innspill til prosessen med valg av politisk organisering for Trøndelag fylkeskommune. Saken var oppe til diskusjon i fellesnemndas arbeidsutvalg Det var i den tilknytning lagt frem et notat som ligger vedlagt. Sekretariatet oppfatter at det i første omgang er aktuelt for kontrollutvalget å uttale seg om organisering av kontrollutvalget i den nye fylkeskommunen. Kontrollutvalget i Nord-Trøndelag har også behandlet saken i sak 11/17. Saksfremlegg i saken ligger vedlagt. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak, som er en liten justering av innstilling i saken: Følgende innspill vedrørende valg og sammensetning av kontrollutvalget oversendes til prosjektgruppen: Samtlige velges av og blant fylkestingets(ft) medlemmer Minimum 5 i utvalget, 7 i overgangsperioden Bred partimessig representasjon Leder og nestleder fra «opposisjonen» Nord-Trøndelag fylkeskommune har i dag en ordning med 5 medlemmer valgt blant fylkestingets medlemmer, med leder og nestleder fra den definerte opposisjonen i fylkestinget. Sør-Trøndelag fylkeskommune har en praksis med 5 medlemmer der leder velges blant fylkestingets medlemmer og en praksis der leder kommer fra det som anses for å være opposisjonen med nestleder fra det som anses for posisjonen i tinget. Kommunelovens krav er at kontrollutvalget må bestå av minst 3 medlemmer og at disse ikke kan sitte i, eller være varamedlem til, andre fylkeskommunale utvalg med beslutningsmyndighet. Minst ett medlem må være medlem av fylkestinget. Medlemmer av kontrollutvalget kan heller ikke ha et ansettelsesforhold til fylkeskommunen. Ut over dette står fylkeskommunen fritt til å velge sammensetning av kontrollutvalget.

85 Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anser organisering av de politiske funksjonene først og fremst for å være et spørsmål om politisk prioritering. Så lenge kravene i kommuneloven overholdes ser sekretariatet ingen faglige grunner til å anbefale en spesiell løsning. Sekretariatet legger derfor frem saken uten innstilling og oppfordrer kontrollutvalget til selv å komme med sine innspill.

86 Vår dato Vår referanse / Vår saksbehandler Deres dato Deres referanse Hanne Kongsvik, tlf av 3 Se mottakertabell Politisk organisering i Trøndelag fylkeskommune - invitasjon til råd og utvalg om å gi innspill Sammenslåing av Nord- og Sør-Trøndelag Fylkeskommune betydning for råd og utvalg opprettet av fylkestingene Fylkestingene i Nord- og Sør-Trøndelag besluttet i vedtak 23/16, 27.april 2016, å søke om sammenslåing av Nord-Trøndelag og Sør-Trøndelag fylke. Søknaden ble innvilget av Stortinget og de to nåværende fylkene vil fra være Trøndelag fylke. Sammenslåingen innebærer at de to fylkeskommunene opphører som organisasjoner, og den nye juridiske enheten Trøndelag fylkeskommune etableres. Som følge av dette vil de politiske organene i de to nåværende fylkeskommunene opphøre fra kommende årsskifte. En rekke nye råd og utvalg må dermed oppnevnes av det nye fylkestinget ved konstituering i oktober inneværende år. Råd og utvalg i dagens to fylkeskommuner En del av de fylkeskommunale organene er lovpålagte. Dette gjelder, fylkesutvalg (ved formannskapsmodell)/fylkesråd (ved parlamentarisme), kontrollutvalg, valgstyre, yrkesopplæringsnemnd, eldreråd og råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne. Disse har hjemmel i ulike lover, som gir bestemmelser om sammensetning og ansvars/oppgaveområder. Utover de lovpålagte organene står fylkeskommunene fritt til å opprette faste utvalg for å ivareta gitte områder innen fylkeskommunens virksomhetsområde. Integreringsutvalg/innvandrerråd, trafikksikkerhetsutvalg, eierskapsutvalg og forretningsutvalg er noen av de sentrale utvalgene som finnes i de to fylkeskommunene i dag noen i både NTFK og STFK, mens andre kun i ett av fylkene. Politiske organer i Trøndelag fylkeskommune Da vedtak om sammenslåing til ett fylke ble fattet ble det samtidig besluttet at formannskapsmodellen skal ligge til grunn for politisk organisering. Fylkestinget i Trøndelag skal fra fylkestingsvalget høsten 2019 bestå av 59 medlemmer. I forkant av sammenslåingen 1. januar 2018 skal det imidlertid konstitueres et nytt fylkesting bestående av medlemmene i dagens to fylkesting i Nord- og Sør-Trøndelag fylkeskommune, til sammen 78 representanter. Disse 78 representantene vil utgjøre fylkestinget i Trøndelag fylke fram til neste fylkestingsvalg om to år. Samtidig skal også andre politiske organer velges, herunder faste råd og utvalg. Rådene og utvalgene som nå er valgt av henholdsvis Nord- og Sør-Trøndelag Fylkeskommune vil opphøre, og det vil bli valgt nye råd for Trøndelag fylke 1 eldreråd, 1 råd for likestilling for mennesker med nedsatt funksjonsevne, 1 kontrollutvalg, 1 yrkesopplæringsnemnd osv. Postadresse Besøksadresse Telefon E-post Foretaksregisteret Interne støttetjenester postmottak@ntfk.no Fylkets hus, Postboks STEINKJER

87 Vår dato Vår referanse / av 3 De lovpålagte organene må videreføres, og for de ikke-lovpålagte må det fattes vedtak om hvorvidt de skal videreføres i det nye fylket. For alle rådene/utvalgene fylkestinget vedtar å oppnevne ved konstitueringen kommende høst må det avklares og vedtas antall medlemmer, hvilken sammensetning disse skal ha i Trøndelag, hva de skal tillegges av roller, ansvar og fullmakter, hvilke retningslinjer som skal gjelde for hver av dem m.m. Det er i dag større eller mindre forskjeller mellom alle disse rådene/utvalgene i de nåværende fylkeskommunene, og det er ikke gitt hvordan de nye rådene skal settes sammen eller hvilke rammer de skal arbeide innenfor. Dette vil det være opp til fellesnemnda (Fellesnemnda, som består av de to fylkestingene i NTFK og STFK, skal planlegge og forberede iverksettingen av sammenslåingen fram til konstituering av nytt fylkesting i det nye fylket) eller det nye fylkestinget å beslutte i forkant av konstitueringen. Innspill til organisering av råd/utvalg i Trøndelag fylkeskommune Det er i forkant av sammenslåingen opprettet prosjektgrupper som arbeider med ulike tema som skal forberedes før overgangen til Trøndelag fylke. En av gruppene skal avgi innstilling/forslag til politisk organisering, til fellesnemnda/fylkestinget. Denne gruppa består av politikere, og har nå startet sine kartlegginger og vurderinger. Gruppen ønsker et best mulig informasjonsgrunnlag når de skal foreslå sammensetning av de politiske organene. Rådene og utvalgene inviteres derfor til å komme med innspill til framtidig organisering. Basert på erfaringer dere har fra nåværende råd/utvalg ønsker vi deres syn på rolle, sammensetning, oppgaveområder og andre forhold som gir rammer for virksomheten i det aktuelle rådet. Er spesielle ting det er viktig å være oppmerksom på når den framtidige organiseringen av det rådet dere er medlem i skal vedtas? Er det erfaringer, av positiv eller negativ art, det er nyttig å få fram før organiseringen besluttes? Denne henvendelsen sendes til rådene og utvalgene i begge fylkene. Dere kan drøfte og eventuelt komme med innspill på vegne av «samme» råd på tvers av dagens fylkesgrenser, eller gi en tilbakemelding hver for dere. Uansett vil innspillene bli brakt videre til den politikergruppen som arbeider med dette. Vi ber om at tilbakemeldinger sendes inn senest innen utgangen av mars. Har dere behov for ytterligere informasjon eller spørsmål, ta gjerne kontakt med undertegnede på mail eller telefon Med hilsen Hanne Kongsvik Leder, fylkestingssekretariatet

88 Vår dato Vår referanse / av 3 Likelydende brev sendt til Nord-Trøndelag fylkeskommune Eldrerådet i Nord-Trøndelag v/leder Råd for likestilling for mennesker med nedsatt funksjonshemmede i Nord-Trøndelag v/leder Ungdomsutvalget i Nord-Trøndelag v/leder Kontrollutvalget, Nord-Trøndelag fylkeskommune v/leder Trafikksikkerhetsutvalg i Nord-Trøndelag v/leder Yrkesopplæringsnemnda i Nord-Trøndelag v/leder Klima og miljøutvalget, Nord-Trøndelag fylkeskommune v/leder Folkehelsekomiteen, Nord-Trøndelag fylkeskommune v/leder Sør-Trøndelag fylkeskommune Integreringsutvalget i Sør-Trøndelag v/leder Eldrerådet i Sør-Trøndelag v/leder Råd for likestilling for mennesker med nedsatt funksjonshemmede i Sør-Trøndelag UFU Sør-Trøndelag v/leder v/leder Kontrollutvalget, Sør-Trøndelag fylkeskommune v/leder Trafikksikkerhetsutvalg i Sør-Trøndelag v/leder Yrkesopplæringsnemnda i Sør-Trøndelag v/leder

89 Politisk organisering i Trøndelag fylkeskommune struktur under fylkesting/fylkesutvalg. Oppsummering av arbeidet i «tremannsutvalget». Fellesnemndas arbeidsutvalg behandlet et oppstartsnotat om politisk organisering høsten I notatet var det skissert flere mulige modeller og arbeidsutvalget ønsket å gå videre med to av disse: Videre vurdering av modell med innstillende komiteer og en modell med innstillings- og beslutningsmyndighet lagt til fag/sektorutvalg. Samtidig pekte arbeidsutvalget ut leder, nestleder og «opposisjonsleder» til å forestå det forberedende arbeid for en sak til beslutning. Det har vært arbeidet med tematikken på flere arenaer gjennom sen høst og vinter. «tremannsutvalget» har hatt to fysiske møter. Utvalgets anbefaling oppsummeres i følgende punkter: Politisk organisering under fylkesting/fylkesutvalg tar utgangspunkt i fylkestingets størrelse etter valget i representanter. I oppstartsperioden blir komiteer/utvalg dermed større enn senere. Fylkesutvalget bør i tillegg til de områdene som automatisk ligger der, økonomi, overordnet planlegging, (administrasjonsutvalg) mm, også ha det løpende ansvar for klimapolitikk, folkehelse, tannhelse og (kommune)plansaker. Fylkeskommunens myndighet etter plan og bygningslov kan deles mellom fylkesutvalg og underliggende organ slik at fylkesutvalget har ansvaret i de tilfellene det er aktuelt å bruke innsigelse. Tannhelse foreslås lagt til fylkesutvalget nå siden det er fortsatt er uavklart om dette vil være et fylkeskommunalt ansvar i framtida. Fylkesordfører, fylkesvaraordfører og 1 5 medlemmer i kontrollutvalg holdes utenfor fordeling på underliggende struktur. (Kontrollutvalget i NTFK har anbefalt at alle medlemmene i kontrollutvalget hentes fra fylkestinget.) En klar ambisjon om reduksjon i kostnader til politisk virksomhet fra 2019, men ikke realistisk med store reduksjoner før den tid. Tilstrebe tilnærmet 100 prosent frikjøp heller enn mange små andeler, altså kombinasjon av funksjoner. Ambisjon om aktive, synlige politikere som også kan representere fylkeskommunen på forskjellige arenaer og være ledere i respektive nettverk/partnerskap. Gjennomgående representasjon slik at leder og nestleder i komite/utvalg hentes fra fylkesutvalget. Med unntak av siste prikkpunkt er utvalget samlet om disse anbefalingene. Mulig struktur under fylkesutvalget: utvalg/komite for kultur, idrett, friluftsliv og integrering. utvalg/komite for utdanning og kompetanse

90 utvalg/komite for kollektivtrafikk, mobilitet utvalg/komite for veg, trafikksikkerhet og (digital) infrastruktur utvalg/komite for regional utvikling, næring, plan og kulturminner Hvis det velges en utvalgsmodell vil det være naturlig at andre råd og utvalg knyttes til disse (hoved)utvalgene slik at f.eks et trafikksikkerhetsutvalget blir et underutvalg under utvalget for veg, trafikksikkerhet og infrastruktur. En viss grad av gjennomgående representasjon vil også være naturlig. Tilsvarende for andre råd/utvalg man velger å opprette/videreføre. Vurdering av innstillende komiteer og utvalg med beslutningsmyndighet. 1.Innstillende fagkomiteer uten beslutningsmyndighet. Dette er den modellen som er kjent i STFK, og som fungerer der. Her fattes alle formelle vedtak enten i fylkesutvalg/fylkesting eller av fylkesrådmannen. Modellen forutsetter enten en viss grad av delegasjon til fylkesrådmannen eller et stort antall saker i fylkesutvalg ev også fylkesting. Et fylkesting med 59 (78) representanter bør trolig ikke ha et stort antall enkeltsaker på sin agenda. For en helhetsorganisasjon som en fylkeskommune vil det være en styrke at alle formelle beslutninger fattes i organ som har et helhetlig ansvar. Samfunnsutviklerrollen, som skal være den sentrale framover, handler ofte om å se de forskjellige sektorene og interessene i sammenheng. Komiteene blir saksforberedende organ for beslutningsorganet og vil være en mellomstasjon i en løpende beslutningsprosess hvor eksterne forhold ofte styrer tidsfrister og når beslutninger må fattes. I motsetning til det som f.eks gjelder i stortingskomiteenes forberedende arbeid vil det ofte være liten tid til, og i prinsippet heller ikke behov for, egne utredninger/høringer før saken fremmes for beslutningsorganet. Saken skal være fullstendig og nøytralt utredet når den kommer til komitebehandling. En komite/komiteleder vil bare i svært begrenset grad kunne opptre på vegne av fylkeskommunen på sitt felt. Dermed vil svært mye av den eksternt rettede aktiviteten måtte ivaretas av fylkesutvalget/fylkesordfører. Dette kan gjøre at det blir lite oppmerksomhet om bredden i den politiske ledelsen i fylkeskommunen. Dermed vil en slik modell kunne oppfattes som å gi konsentrasjon av politisk makt. 2. Sektor/fagutvalg med beslutningsmyndighet. En slik modell muliggjør et annet grensesnitt mellom politikk og administrasjon, hvor et større antall enkeltsaker kan legges til beslutning i politiske organ. Det blir også et

91 annet grensesnitt mellom fylkesting, fylkesutvalg og underliggende organ. Hvor grensene skal gå må avstemmes for hvert utvalg/hver sektor, men mye vil også være felles. F.eks vil et utvalg kunne disponere den budsjettrammen fylkestinget bevilger til sektoren, og mange vedtak fylkeskommunen fatter som myndigetsutøver vil kunne bli delegert til utvalget (og på noen områder trolig til fylkesutvalget). Disponering av budsjettramma kan for ett utvalg bety fullt ansvar for kollektivtrafikkkjøpet, innenfor de økonomiske rammer og den policy fylkestinget har fastsatt. For et annet utvalg: fordeling av budsjettet på skolene, ev også fastlegging av tilbudsstrukturen (fordeling av tilbudene). Til grunn for budsjettdisponeringen må det nødvendigvis ligge føringer og policyavklaringer fra fylkestinget. Generelt kan det legges til grunn at man kan gå lenger i å delegere beslutningsmyndighet til underliggende organ når fylkestinget har gitt tydelige rammer for hvordan fullmakten kan anvendes. Eksemplet «fylkesvegplan» illustrerer dette. Når fylkestinget har vedtatt en slik plan med satsingsområder, konkrete investeringsprosjekter og kanskje også en marginalliste for investeringer blir det utvalgets ansvar å oppfylle denne planen med de økonomiske rammer fylkestinget stiller til disposisjon. Tilsvarende når fylkestinget gjennom overordnede dokumenter har avklart prinsipper knyttet til tilbudet om v.g. opplæring kan utvalget foreta fordeling av tilbud og budsjett på den enkelte skole innenfor disse rammene. Det samme vil gjelde innenfor området myndighetsutøvelse. Fylkestinget vedtar prinsipper og ev policydokumenter, mens enkeltsakene behandles i utvalg. Den reelle makta og antallet saker i utvalgene vil nok variere avhengig av oppgaveportefølje. Kultur og regional utvikling vil trolig ha vedtak i flest enkeltsaker? Beslutningsmyndighet trekker i retning sterkere sektorisering, men med forutsetningen om at leder/nestleder i utvalg/komite skal rekrutteres blant fylkesutvalgets medlemmer vil det ligge en sterk begrensning i hvor langt man gå i sektoroptimalisering. Alle utvalgsmedlemmene sitter også i helhetsorganet, fylkestinget. En utvalgsmodell vil i større grad enn en komitemodell «spre makta» og et større antall politikere vil få mer synlige posisjoner. Dette muliggjør også at man i større grad enn i komitemodellen kan opptre på vegne av fylkeskommunen, f.eks ved deltakelse/ledelse av partnerskap på sitt område. Det vil trolig også være mer interessant for media å følge behandlingene i et utvalg med beslutningsmyndighet. Siden både komiteer og utvalg velges etter forholdstall i fylkestinget kan man i begge modellene oppleve at det som er «opposisjonen» i fylkestinget får flertall i en komite/et utvalg. Dette er trolig mer utfordrende i et utvalg med beslutningmyndighet enn i en innstillende komite. Men i et reglement for utvalget er det mulig å legge inn

92 mekanismer som sikrer at flertallet får flertall hvis saken settes på spissen, f.eks muligheten for mindretallsanke til overordnet organ. Anbefalt modell. Begge de skisserte modellene er gjennomførbare og begge modellene er godt utprøvd. Valg av modell blir derfor en funksjon av hvilke elementer man vektlegger sterkest. Av dagens fylkeskommuner med formannskapsmodell er det bare tre, (Aust Agder, Oppland og Østfold) som har en komitemodell, resten har varierende antall utvalg med varierende grad av beslutningsmyndighet i tillegg til innstillingsfunksjon. De fleste benevner disse utvalgene for hovedutvalg. I en nyetablert fylkeskommune med stor geografi, og som skal styre etter formannskapsprinsippet, er det et selvstendig poeng at politisk makt og innflytelse spres. Det er samtidig en styrke om mange ansvarliggjøres som politiske ledere og kan opptre på vegne av fylkeskommunen. En utvalgsmodell hvor det også ligger noe beslutningsmyndighet til utvalgene er den modell som best ivaretar disse hensynene. «Tremannsutvalget» er delt i synet på utvalgsmodell eller innstillende komiteer. Siden det for en fylkeskommune alltid vil være sentralt å ivareta helheten anbefales det ikke at delegasjonsmulighetene utnyttes fullt ut hvis man velger en utvalgsmodell. I det påfølgende arbeid med reglement og beskrivelse av fullmakter må det klargjøres hvilke forutsetninger som må være oppfylt for at utvalgene kan ha beslutningsmyndighet for et område/saksfelt. Dette kan f.eks være rammer, planvedtak, policydokumenter vedtatt av fylkestinget. Videre arbeid med politisk organisering. Det skal utarbeides reglementer og fastlegges ev delegasjoner til et stort antall utvalg, nemnder og råd under det nivået som nå er i fokus. Det er derfor viktig for den videre framdrift at fellesnemnda på sitt møte i april fastlegger hovedstrukturen under fylkesting/fylkesutvalg, og tar stilling til om dette skal være utvalg med beslutningsmyndighet eller innstillende komiteer. Dette er nødvendige avklaringer for å komme videre i detaljarbeidet. 20. mars Inge Fornes, sekr

93 Orientering om sammenslåinger av revisjon og sekretariat Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /17 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE Arkivsaknr 16/60-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Informasjon om sammenslåing av revisjon og sekretariat tas til orientering. Vedlegg Brev Sammenslåing av kontrollutvalgssekretariat - Konsek og Komsek - videre behandling. Utredningsdokument sammenslåing Komsek og Konsek. Selskapsavtale for Konsek Trøndelag IKS. RMN - saksfremlegg sammenslåing Beslutningsgrunnlag nytt revisjonsselskap Saksutredning Kontrollutvalget har tidligere blitt orientert om pågående arbeid med utredning av sammenslåing av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS og Komsek Trøndelag IKS og sammenslåing av Revisjon Midt-Norge IKS og Komrev Trøndelag IKS. I begge disse sammenslåingsprosessene er det nå lagt frem forslag til gjennomføring av sammenslåingen. For sekretariatene er det foreslått en sammenslåing gjennom at Konsek videreføres under navnet Konsek Trøndelag IKS og at de nordtrønderske kommunene tas opp som medlemmer i dette selskapet. For revisjonsenhetene er det foreslått å legge ned de eksisterende interkommunale selskapene og opprette et samvirkeforetak med navn Revisjon Midt-Norge SA. Begge forslag er enstemmig vedtatt i selskapenes representantskap og skal heretter behandles i kommunestyrer og fylkesting. Grunnlagsdokumenter for begge sammenslåinger ligger vedlagt. Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Begge sammenslåingene representerer i all hovedsak en videreføring av samme tjeneste til deltakerne med en ny eiersammensetning. Sekretariatet vurderer det ikke som sannsynlig at dette vil medføre endringer av betydning for kontrollutvalget. Sammenslåingene har blitt behandlet som en ren eiersak og er ikke oversendt til behandling i kontrollutvalgene. Etter som det nye Revisjon Midt-Norge SA er et nytt selskap vil det være behov for en sak i kontrollutvalgene senere for å velge dette selskapet som ny revisor for kommunen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer kontrollutvalget til å sette seg inn i informasjonen og ta dette til orientering.

94

95 Mottakere ifølge liste Vår saksbehandler: Arvid Hanssen, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 16/ Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Sammenslåing av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS og Komsek Trøndelag IKS- videre saksbehandling. Viser til brev fra Konsek til kommunene, datert , hvor det orienteres om vedtak i representantskapene om å utrede en sammenslåing av selskapene. Videre har kommunene og fylkeskommunen fått oversendt saksdokumenter og protokoll fra representantskapsmøtet i Konsek , hvor det enstemmig ble vedtatt å gå for sammenslåing. Representantskapet i Komsek Trøndelag IKS vedtok også enstemmig å gå for sammenslåing i sitt møte Vedlagt følger forslag til saksfremlegg, forslag til selskapsavtale for Konsek Trøndelag IKS og utredningsdokumentet som ligger til grunn for vedtak om sammenslåing. Forslaget til selskapsavtale inngikk i utredningsdokumentet, men er skilt ut som eget vedlegg i oversendelsen. Vedlagte saksfremlegg med vedlegg kan benyttes til sak om sammenslåing av sekretariatsselskap for kontrollutvalg. Dersom annet saksfremlegg benyttes er det viktig at vedtak i alle kommunestyrer er likelydende, med unntak av innskuddskapital og valg av representant/vararepresentant(er). Det er et absolutt krav om at selskapsavtalen vedtas uendret for å få godkjent registrering i Brønnøysundregistrene. Inntreden av Trøndelag Fylkeskommune som eier skjer etter vedtak i Fellesnemda. Informasjonen i vedlagt utkast kan benyttes som innspill, men er ikke spesielt tilrettelagt for fylkeskommunens saksbehandling. Vi ber om å bli informert om når saken behandles i kommunestyret. Ved spørsmål, ta kontakt med Arvid Hanssen. arvid.hanssen@konsek.no tlf KonSek vil så langt det er mulig stille opp i møter, dersom dette er ønskelig. Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Arvid Hanssen daglig leder Dette brevet er elektronisk godkjent og har derfor ikke signatur. Vedlegg: Forslag til saksfremlegg kommunestyrer Selskapsavtale for Konsek Trøndelag IKS. Utredningsdokument sammenslåing KomSek og Konsek - uten selskapsavtale. Kopi til: Styreleder Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Telefon: Bank: Org.nr:

96 Mottakere: Agdenes kommune Rådhuset 7316 LENSVIK Frøya kommune Rådhuset 7260 SISTRANDA Hitra kommune Rådhuset 7240 HITRA Klæbu kommune Rådhuset 7540 KLÆBU Malvik kommune Rådhuset 7550 HOMMELVIK Meldal kommune Rådhuset 7336 MELDAL Melhus kommune Rådhuset 7224 MELHUS Midtre Gauldal kommune Rådhuset 7290 STØREN Orkdal kommune Rådhuset 7300 ORKANGER Selbu kommune Rådhuset 7580 SELBU Skaun kommune Rådhuset 7353 BØRSA Snillfjord kommune Rådhuset 7257 SNILLFJORD Tydal kommune Rådhuset 7590 TYDAL Hemne kommune Rådhuset 7200 KYRKSÆTERØRA Sør-Trøndelag fylkeskommune Fylkeshuset 7004 TRONDHEIM Side 2 of 2

97 Forslag til ny selskapsavtale Selskapsavtale for Konsek Trøndelag IKS 1 Selskapet Konsek Trøndelag IKS er et interkommunalt selskap opprettet med hjemmel i lov om interkommunale selskaper. Selskapet har følgende deltakere: Agdenes kommune Flatanger kommune Fosnes kommune Frosta kommune Frøya kommune Grong kommune Hemne kommune Hitra kommune Høylandet kommune Inderøy kommune Klæbu kommune Leka kommune Levanger kommune Lierne kommune Malvik kommune Meldal kommune Melhus kommune Meråker kommune Midtre Gauldal kommune Namdalseid kommune Namsos kommune Namsskogan kommune Nærøy kommune Orkdal kommune Overhalla kommune Røyrvik kommune Selbu kommune Skaun kommune Snillfjord kommune Snåsa kommune Steinkjer kommune Stjørdal kommune Trøndelag fylkeskommune Tydal kommune Verdal kommune Verran kommune 1

98 2 Formål Selskapets formål er å levere sekretariatstjenester for kontrollutvalg for deltakerne i tråd med gjeldende lov og forskrift. Selskapet kan kun drive annen virksomhet, herunder å danne andre selskaper og sammenslutninger, når dette har til hensikt å fremme hovedformålet. 3 Hovedkontor Selskapet har kontorsted i Steinkjer og Trondheim kommuner. Hovedkontor er i Steinkjer kommune. 4 Eierandeler og innskuddsplikt Selskapets innskuddskapital er fordelt på 100 eierandeler. Hver deltaker plikter å skyte inn kr (tjuefem tusen) per andel i tråd med følgende fordeling: Deltaker Andeler Deltaker Andeler Trøndelag fylkeskommune 30 Meldal kommune 1 Stjørdal kommune 6 Overhalla kommune 1 Steinkjer kommune 6 Frosta kommune 1 Levanger kommune 5 Verran kommune 1 Melhus kommune 5 Meråker kommune 1 Verdal kommune 4 Grong kommune 1 Malvik kommune 4 Snåsa kommune 1 Namsos kommune 4 Agdenes kommune 1 Orkdal kommune 4 Namdalseid kommune 1 Skaun kommune 2 Lierne kommune 1 Inderøy kommune 2 Høylandet kommune 1 Midtre Gauldal kommune 2 Flatanger kommune 1 Klæbu kommune 2 Snillfjord kommune 1 Nærøy kommune 2 Namsskogan kommune 1 Frøya kommune 1 Tydal kommune 1 Hitra kommune 1 Fosnes kommune 1 Hemne kommune 1 Leka kommune 1 Selbu kommune 1 Røyrvik kommune 1 Den enkelte deltaker svarer for en andel av selskapets forpliktelser tilsvarende eierandelen. Selskapet skal opprettholde en egenkapital på et nivå som er hensiktsmessig for å ivareta selskapets drift. 5 Andre forpliktelser til selskapet Deltakerne forplikter seg til å kjøpe alle sekretariatstjenester til eget kontrollutvalg fra selskapet. Deltakernes kjøp av tjenester skal reguleres i egen leveranseavtale som godkjennes av representantskapet. Betalingsforpliktelser for den enkelte deltaker som følge av leveranseavtale fastsettes av representantskapet for ett år av gangen. 2

99 6 Representantskapet Representantskapet er selskapets øverste myndighet. Deltakerne velger én (1) representant hver, med minst ett personlig varamedlem i tråd med reglene i lov om interkommunale selskaper. Hver representant har et antall stemmer tilsvarende eierandel slik fastsatt i 4. Representantskapet velger selv leder og nestleder. Oppnevning av representantskapet følger kommunevalgperioden. 7 Representantskapets møter Representantskapets leder innkaller til representantskapsmøte minst én gang per år. Innkalling til representantskapsmøte skal skje i tråd med de frister som gjelder i Lov om interkommunale selskaper. Både innkalling og protokoll skal sendes representantskapets medlemmer og deltakerne. Følgende saker skal årlig behandles av representantskapet: 1. Årsmelding og regnskap. 2. Tilskudd fra deltakerne for påfølgende år. 3. Budsjettrammer og økonomiplan. Følgende beslutninger ligger til representantskapet og behandles ved behov: 1. Valg av styre. 2. Valg av valgkomité. 3. Valg av revisor. 4. Langsiktig strategi for selskapet 5. Låneopptak 6. Spørsmål om stiftelse, kjøp eller deltakelse i andre selskaper, samt inngåelse av langsiktige samarbeidsavtaler av økonomisk betydning. Møtelederen skal sørge for at møter i representantskapet avvikles i tråd med reglene om vedtaksdyktighet, møteplikt, møterett, møteledelse og møteprotokoll og øvrige bestemmelser i lov om interkommunale selskaper. Vedtak i representantskapet fattes med flertall av de avgitte stemmer, og ellers i tråd med lov om interkommunale selskaper. 8 Valgkomité Representantskapet skal nedsette en valgkomité og vedta instruks for valgkomiteen. Valgperioden følger valgperioden til representantskapet. Styret fremmer innstilling på valgkomité og godtgjøring til denne. Valgkomiteen skal bestå av 3

100 minst 3 medlemmer, og ha en sammensetning som representerer bredden av selskapets deltakere. Valgkomiteen fremmer begrunnet forslag om valg av styre, leder og nestleder i representantskapet og godtgjøring til styret. 9 Styret Styret i selskapet består av seks (6) medlemmer med tilsvarende antall varamedlemmer i rekkefølge valgt av representantskapet, og ett (1) medlem med personlig varamedlem som velges av de ansatte. Med unntak av representant valgt av de ansatte velges styrets medlemmer for to år, der tre medlemmer velges hvert år. Varamedlemmer oppnevnes for ett år. Representantskapet velger årlig styreleder og nestleder blant styrets medlemmer. Representantskapet fastsetter godtgjøring til styret, etter innstilling fra valgkomiteen. 10 Styrets arbeid Styremøter avvikles i tråd med reglene i lov om interkommunale selskaper. Styret skal hver valgperiode fastsette en styreinstruks og en instruks for daglig leder, inkludert eventuell delegasjon av rett til å tegne selskapets firma. Styret skal årlig evaluere eget arbeid. Oppsummering av denne evalueringen skal forelegges valgkomiteen. 11 Daglig leder Daglig leder ansettes av styret. Daglig leder har ansvar for selskapets daglige drift innenfor den instruks som fastsettes av styret. 12 Låneopptak og garantistillelse Representantskapet vedtar rammer for virksomhetens låneopptak, begrenset oppad til kr Arbeidsgiveransvar Styret har arbeidsgiveransvaret for de personer som til enhver tid er ansatt i virksomheten. Arbeidstakernes rettigheter etter lov og avtaleverk skal i sin helhet ivaretas av styret. Selskapet skal være tilknyttet arbeidsgiverorganisasjon med tariffavtale. Selskapet skal være medlem av tjenestepensjonsordning med vilkår tilsvarende kommunalt ansatte. Styret selv ansetter daglig leder og fastsetter lønn til daglig leder. 14 Regnskap og revisjon Styret har plikt til å sørge for regnskapsføring i tråd med lov og forskrift, og at det foretas revisjon av selskapet. 4

101 Regnskap skal føres etter regnskapsloven, og fastsettes av representantskapet. Selskapets regnskap skal revideres av statsautorisert, registrert revisor eller av kommunal revisor. Revisor velges av representantskapet. 15 Endring av selskapsavtalen Selskapsavtalen kan endres i tråd med reglene i lov om interkommunale selskaper. 16 Uttreden Den enkelte deltaker kan med ett års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold i selskapet og kreve seg utløst i tråd med reglene i lov om interkommunale selskaper. Uttreden vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv. Avtalen kan ikke sies opp med virkning før Ved uttreden skal deltaker betales tilbake sin relative andel av egenkapitalen, i tråd med fordelingen av andeler fastsatt i 4, begrenset oppad til deltakerens innskutte kapital. 17 Oppløsning Selskapet kan oppløses etter reglene i lov om interkommunale selskaper dersom deltakerne er enige om det. 18 Voldgift Eventuell tvist om forståelsen av selskapsavtalen og om fordeling av utgifter eller i forbindelse med det økonomiske oppgjøret etter oppløsning, avgjøres endelig av en voldgiftsnemnd på tre medlemmer som oppnevnes av fylkesmannen, om ikke annen ordning følger av lov eller forskrift. 5

102

103