Prosjektplan: Selskapskontroll av Trondheim Bussterminal AS

Transkript

1 Prosjektplan: Selskapskontroll av Denne prosjektplanen danner grunnlaget for Revisjon Midt-Norges arbeid med selskapskontroll av. Planen oversendes Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune. 1. BAKGRUNN 1.1 BESTILLING Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune bestilte i sak 7/17, den 11.1., en selskapskontroll av. En kontroll av selskapet var satt som førsteprioritet i plan for selskapskontroll for I protokollen fra saken framgår følgende vedtak: Kontrollutvalget bestiller selskapskontroll av Trondheim bussterminal, med vekt på følgende tema: Eierstyring av Trondheim bussterminal Økonomiforvaltning og økonomiske transaksjoner mellom Trondheim bussterminal og Sør-Trøndelag fylkeskommune. Ivaretakelse av habilitet i fylkeskommunens relasjoner til selskapet. Ivaretakelse av fylkeskommunens interesser i utvikling av stasjonsområdet, herunder aktivitet som ivaretas gjennom Trondheim stasjonssenter. side 1 av 9

2 1.2 NÆRMERE OM TRONDHEIM BUSSTERMINAL Selskapet ble stiftet Pr i dag eies samtlige aksjer i selskapet av Sør-Trøndelag fylkeskommune, etter at fylkeskommunen overtok aksjer eid av Jernbaneverket/ Rom Eiendom. Selskapets styre består i dag av: Arnfinn Brechan (styreleder), Rune Venås, Janne Sollie, Asbjørn Rønning og Berit Johnsen Gausdal. Styremedlemmenes daglige virke er: - Arnfinn Brechan medlem av fylkestinget, - Rune Venås Enhetsleder for Bygg & Eiendom, - Janne Sollie adm.dir., AtB - Asbjørn Rønning (Næringsdrivende) - Berit Johnsen Gausdal seniorrådgiver, Thor Eggen er registrert som selskapets daglige leder. Selskapets vedtektsfestede formål er: Delta ved bygging av ny fellesterminal i Trondheim ved deltakelse i et utbyggingsselskap eller på annen måte, samt forestå driften av bussterminalen. Selskapets virksomhet er tredelt: - Eie - og utvikle eiendommer på Brattøra i Trondheim gjennom selskapet Trondheim Stasjonssenter, - Drift av hurtigbåtterminal, basert på ramme- og leveranseavtale med og - Drift av bussterminal, basert på inntekter fra terminalavgift fra brukerne av terminalen. side 2 av 9

3 Eiendommene som eier på Brattøra ble overdratt vederlagsfritt fra NSB i I henhold til aksjonæravtale inngått mellom eierne av Trondheim Stasjonssenter, dvs Trondheim kommune, Rom Eiendom og, skal eiendommene overføres til Trondheim Stasjonssenter for videre utvikling, jf avtalens pkt 1, 4. ledd. 1.3 UTDRAG FRA SELSKAPETS REGNSKAPSTALL Vi har hentet ut noen nøkkeltall fra selskapets resultatregnskap og balanseregnskap for perioden Tabell 1 nedenfor viser hovedtall fra selskapets resultatregnskap og gir overordnet bilde av ressursbruk og resultater i selskapet i nevnte periode. Tabell 1 Resultatregnskap tall i tusen ÅR Sum driftsinntekter Sum driftskostnader Driftsresultat Netto finansposter Skatt Årsresultat Kilde: Selskapets årsregnskap Det fremgår av tabellen at selskapet har hatt underskudd siste tre år. I 2015 hadde selskapet også negativt driftsresultat. Tabell 2 nedenfor viser hovedtall fra selskapets balanseregnskap. Tabell 2 Balanseregnskap tall i tusen ÅR Sum anleggsmidler Sum omløpsmidler Sum egenkapital Sum langsiktig gjeld Sum kortsiktig gjeld Sum gjeld Det fremgår at egenkapitalen har vært negativ siden side 3 av 9

4 1.4 SELSKAPETS EIERINTERESSER I ANDRE SELSKAP: TRONDHEIM STJONSSENTER er medeier i Trondheim Stasjonssenter. Aksjene fordeler seg slik: % Rom Eiendom % Trondheim Kommune % Trondheim Stasjonssenter ble stiftet , med formål: Forestå utvikling av området Trondheim stasjonssenter, herunder erverve tomtegrunn, bygge ut og utvikle eiendommen, inkludert utvikling av terminal for buss-, tog- og båttrafikk og etablering av parkeringsarealer for biler, samt forestå utleie eller salg av hele eller deler av eiendommen. Selskapet skal for øvrig delta som aksjonær i andre selskaper og naturlig tilknyttet virksomhet. Det fremgår av aksjonæravtale at eiendommene som nå eies av skal overføres som tingsinnskudd til Trondheim Stasjonssenter i forbindelse med emisjon (kapitalforhøyelse), når ny reguleringsplan er vedtatt for området. Selskapet har fått utarbeidet en mulighetsstudie for å vise hvordan eiendommene kan utvikles. Studien viser et betydelig utbyggingspotensiale på arealet, som angis til ca m2. Det understrekes i rapporten at flere steg må komme på plass for at verdiene i prosjektet kan realiseres. Dette gjelder eks: o Endelig vedtak om reguleringsplan, o Behandling av byggesøknad og o Prosjektering av prosjektet og o anskaffelse og gjennomføring av entreprise. side 4 av 9

5 2. INNRETNING I bestillingen fra kontrollutvalget er det lagt til rette for at Revisjon Midt-Norge IKS skal gjennomføre en selskapskontroll som inneholder både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon på utvalgte områder av selskapets drift. På denne bakgrunn vil følgende problemstillinger bli besvart i revisjonen: 2.1 PROBLEMSTILLING Med utgangspunkt i bestillingen har vi utformet følgende problemstillinger for selskapskontrollen: 1. Er eierstyring i i samsvar med gitte føringer og anbefalinger? Under denne problemstillingen vil vi undersøke om: o Eier utøver sitt eierskap på en ryddig, forutsigbar og profesjonell måte, o Eier vedtar eierstrategier for eierstyring av, o Eierne sørger for et styre med komplementær kompetanse basert på selskapets behov, o Styrets virksomhet er etablert i samsvar med gitte føringer og anbefalinger. o Habilitet i fylkeskommunens relasjoner ivaretas ift til selskapet. 2. Er transaksjoner mellom eier og selskap gjennomført i tråd med gjeldende regler? Under denne problemstillingen vil vi undersøke om: o Det er betryggende styring og kontroll fra rådmannens side, o Rapportering og internkontroll er tilfredsstillende, o Lån og tilskudd behandles i tråd med regler og o Garanti/ kausjon er stilt i tråd med reglene i kommuneloven og EØS-avtalen. 3. I hvilken grad er det etablert tilfredsstillende økonomistyring i? Under denne problemstillingen vil vi undersøke selskapets styring og kontroll av økonomien pr nå og fremover. side 5 av 9

6 4. Hvordan ivaretar fylkeskommunens interesser i utvikling av stasjonsområdet, gjennom eierskapet i Trondheim Stasjonssenter? Under denne problemstillingen vil vi undersøke: o Om det er etablert tilfredsstillende rutiner for rapportering og o Om eierskapet er tilfredsstillende organisert. 2.2 AVGRENSNING Som problemstillingene skisserer vil vi fokusere på utvalgte deler av den virksomhet driver. Foruten den delen som omhandler selskapet, vil vi også være opptatt av eierperspektivet i datainnhentingen. Revisor vil avgrense mot å vurdere hvorvidt utbygging etc er realistisk, herunder det økonomiske potensialet i utbyggingen. 3. REVISJONSKRITERIER Kildene for revisjonskriterier for denne kontrollen er: Aktuelt lovverk, som kommuneloven, forvaltningsloven, aksjeloven, anbefalinger for eierstyring og selskapsledelse fra KS, rammeverket for internkontroll (COSO) samt diverse økonomisk og juridisk teori. Kilder til kriterier for problemstilling 1 (eierstyring): Selskapslovgivningen (her: aksjeloven) og KS anbefalinger for eierskap gir bestemmelser og veiledning til hvordan kommunale og fylkeskommunale eierskap skal utøves, og i forhold til hvilke roller de ulike organ skal spille. I tillegg vil vedtektene og selskapsavtalen for gi føringer for undersøkelsen. Selskapet bør ha rutiner for vurdering av habilitet, herunder ha utført vurderinger vedrørende habilitet der dette har vært nødvendig. side 6 av 9

7 Kilder til kriterier for problemstilling 2 og 3 (transaksjoner mellom eier og selskap): - Aksjeloven, kommuneloven, økonomisk teori, COSO. er organisert som et aksjeselskap, og eier må forholde seg til reglene i aksjeloven i styringen av selskapet. Utover dette foreligger ulike avtaler mellom og TB, som regulerer ulike sider av forholdet mellom eier og selskap. Eierne av et aksjeselskap har ikke ansvar for selskapets forpliktelser utover innskutt aksjekapital. har imidlertid stilt selvskyldnerkausjon/ garanti for selskapets låneopptak. Lånene blir benyttet til å dekke selskapets løpende utgifter og underskudd på drift. Alternativet til slike låneopptak er at eier sørger for at selskapet har tilfredsstillende driftskapital. Fylkesrådmannen skal sørge for at fylkeskommunen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at virksomheten er gjenstand for betryggende kontroll. Det er begrenset hvor langt man kan trekke denne plikten når fylkeskommunens oppgaver er plassert i eksterne selskaper, som TB. Vi kan likevel legge til grunn at så lenge den økonomiske utviklingen i TB i praksis får direkte konsekvenser for s økonomi forøvrig, via risiko for at lånegarantier blir gjort gjeldende, bør fylkesrådmannen foreta risikovurderinger selskapets økonomiske utvikling. Basert på disse risikovurderingene bør fylkesrådmannen vurdere om det bør iverksettes relevante tiltak og kontrollaktiviteter. Kriterier for økonomistyring Ved økonomistyring fokuseres det på å levere offentlige tjenester effektivt og rasjonelt. God eller tilfredsstillende økonomistyring kjennetegnes ved en prosess, der målformulering, gjennomføring av tiltak og oppfølging av resultat inngår. Økonomistyringen skal omfatte et system for internkontroll, for å sikre at bl.a. økonomiske rammer ikke overskrides, ressursbruken er effektiv, at det foreligger relevante målformuleringer, samt at avvik blir avdekket og korrigert. side 7 av 9

8 Kilder til kriterier for problemstilling 4: (oppnåelse av formål med eierskap i Trondheim Stasjonssenter ): Kriteriene for denne delen av undersøkelsen er de bestillingene som gjør, herunder s formål med investeringen i Trondheim Stasjonssenter via selskapet. Formålet vil fremgå av fylkestingsvedtak m/ saksfremlegg. Videre vil vi se hen til kommuneloven, aksjeloven og COSO, rammeverket for internkontroll. 4. METODE Selskapskontrollen vil gjennomføres ved hjelp av intervju og gjennomgang av dokumentasjon fra eier og selskapet og analyse av økonomiske data fra selskapet. Vi vil gjennomføre intervju eller sende spørreskjema til: De valgte eierrepresentanter, Selskapenes styrer, Ledelsen i de aktuelle selskapene, Eventuelt andre nøkkelpersoner i selskapene Intervjuene vil bli gjennomført som semistrukturerte intervju, der revisor har utarbeidet hovedtema for intervjuet på forhånd, uten at dette detaljstyres fra intervjuers side ved gjennomføringen av intervjuet. Dokumentgjennomgangen vil minst omfatte: o Protokoller fra møter i representantskap og styre o Ev. protokoller fra arbeid i valgkomite o Saksfremlegg for alle saker ang selskapet til behandling i. Revisor har fått beskjed om at styret i Trondheim Stasjonssenter har akseptert anmodningen om innsyn i dokumenter og protokoller, i forbindelse med nærværende selskapskontroll. side 8 av 9

9 5. PROSJEKTORGANISERING OG TIMERESSURSER Oppdragsansvarlig i denne selskapskontrollen er, prosjektmedarbeider er Espen Langseth. Styringsgruppen består av Anna Ølnes og Arve Gausen. Total 450 timer, med levering side 9 av 9