Møteinnkalling for Administrasjonsutval

Transkript

1 Hjartdal kommune 3692 Sauland Møteinnkalling for Administrasjonsutval Møtedato: Møtestad: Kommunehuset, formannskapssalen Møtetid: Kl. 10:00 Utvalsmedlemene blir med dette kalla inn til møtet. Den som har lovleg forfall, eller er ugild i nokon av sakene, må melda frå så snart råd er, tlf , slik at varamedlem kan bli kalla inn. Stad Sauland, Sven Tore Løkslid ordførar Sakliste Sak nr. Saktittel 001/13 GODKJENNING AV MØTEBOK 002/13 DELEGASJONSSAK Unnt.off 003/13 ORGANISASJONSUTVIKLING - ORGANISASJONSPLAN - ADMINISTRATIV STRUKTUR 004/13 EFFEKTIVISERING 005/13 TILSETTINGSREGLEMENT - HJARTDAL KOMMUNE

2 Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Administrasjonsutval /13 IL Saksansvarleg: Ingebjørg Landsverk Arkiv: K1-, K2- Arkivnr.: 13/296 GODKJENNING AV MØTEBOK RÅDMANNEN TILRÅR Møteboka blir godkjent slik ho ligg føre.

3 Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Administrasjonsutval /13 IL Saksansvarleg: Ingebjørg Landsverk DELEGASJONSSAK Arkiv: K1-, K2- Arkivnr.: 13/603 RÅDMANNEN TILRÅR Delegasjonssakene blir teke til orientering slik dei ligg føre.

4 Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Kommunestyret RE Administrasjonsutval /13 RE Saksansvarleg: Rune Engehult Arkiv: K1-031, K2- Arkivnr.: 13/408 ORGANISASJONSUTVIKLING - ORGANISASJONSPLAN - ADMINISTRATIV STRUKTUR Dokument i saka: Nr T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 1 N ORGANISASJONSUTVIKLING 2 I Utdanningsforbundet ORGANISASJONSUTVIKLING 4 I Fagforbundet INNSPEL TIL ORGANISASJONSUTVIKLING 6 U Arbeidstakarorganisa ORGANISASJONSUTVIKLING - HØYRING sjonane 8 N ORGANISASJONSPLAN - HØYRINGSDOKUMENT 22 I Naturviterne UTTALE TIL FORSLAG OM ORGANISASJONSUTVIKLING 21 I Utdanningsforbundet UTTALE FRÅ KLUBBEN VED SAULAND SKULE OM ORGANISASJONSUTVIKLING 9 I Fagforbundet HØYRINGSUTTALE 10 I Norges sykepleierforbund HØRINGSNOTAT 24 I Utdanningsforbundet HØYRINGSUTTALE OM ORGANISASJONSUTVIKLING 25 I Rådmannen ORGANISASJONSPLAN - ADMINISTRATIV STRUKTUR Vedlagde dokument: Dokument nr. 8, 9, 10, 22, 24, 25 (i omvend rekkjefølgje) Aktuelle lover, forskrifter, avtaler m.m.: Arbeidsmiljølova Hovudavtale Hovudtariffavtala Saksgang: Administrasjonsutvalet tilrår Kommunestyret gjer vedtak.

5 Bakgrunn for saka: Organisasjonsutvikling består av ei rekkje ulike tiltak. Bygging av organisasjonskultur, administrativ struktur, fordeling av oppgåver, rutinar, saksgang, delegering av mynde med meir. Rådmannen arbeider for tida med ei rekkje prosjekt som høyrar inn under omgrepet organisasjonsutvikling. Dette er: Arbeid med utvikling av ein arbeidsgjevarstrategi med MOT Innføring av nytt økonomi- og personalsystem Innføring av heilskapleg kvalitetssystem Arbeid med å utvikle betre økonomistyringsrutinar Etablering av regional IKT-driftseining Kompetanseutvikling Denne saka handlar om den formelle administrative strukturen. Hjartdal kommune har, som andre norske kommunar, utvikla sin organisasjon i takt med dei krav og oppgåver kommunen er stilt overfor. Tidlegare var norske kommunar i stor grad organisert på lik måte - med etatar på administrativ side - og tilhøyrande politiske utval på politisk side. Gjennom endringar i kommunelova blei det opna for ei friare organisering av norske kommunar. Det er i dag stor skilnad mellom kommunane sin måte å organisere seg på. Rådmannen har teke initiativ til ein prosess der den kommunale organiseringa blir vurdert nærare. Rådmannen har gjort seg sine erfaringar, - og andre leiarar, tillitsvalde og tilsette har sine erfaringar. Rådmannen presenterte sine erfaringar og tankar for utvida leiargruppe (ULG) i møte Deltakarane på møtet arbeide med gruppeoppgåver knytt til den kommunale organisasjonen. Vidare blei det i februar 2013 avvikla sektorvise møte innanfor oppvekst, omsorg og "teknisk". På bakgrunn av innspela har rådmannen, etter drøfting med leiargruppa, kome fram til eit forslag til ny organisering av Hjartdal kommune. Forslaget blei presentert på ULG Forslaget blei samtidig sendt ut på høyring med høyringsfrist Alle dei fire arbeidstakarorganisasjonane som er aktive i Hjartdal kommune har kome med høyringsuttale. Dei kommunale leiarane har kome med innspel som er innarbeid i rådmannen sin vurdering. Vurdering: Rådmannen meiner at det er viktig at den kommunale organisasjonen er i kontinuerleg endring, der vi heile tida må vurdere korleis oppgåver og tenester er organisert i høve til dei krav og utfordringar vi står overfor. I utgangspunktet skal verksemda organiserast ut frå korleis oppgåvene kan løysast på ein optimal måte. I ein liten organisasjon er det likevel ikkje til å unngå at ein ved organiseringa må ta omsyn til den tilgangen kommunen har på kompetanse og andre menneskelege ressursar.

6 Kva for erfaring ein har med Hjartdal kommune som organisasjon, er avhengig av kva for rolle og posisjon ein har i organisasjonen; - politikar, toppleiar, mellomleiar, tillitsvald eller medarbeidar. Det vil òg vere ulike erfaringar avhengig om ein arbeidar i oppvekstsektor, helsesektor eller i administrasjonen. Rådmannen sine erfaringar: Dagens rådmann starta i stillinga våren 2010 og har gjort seg følgjande erfaringar med organisasjonen: Toppleiinga må drive med mykje sakshandsaming Ingen ressursar avsett til sakshandsaming for rådmann og kommunalsjefar Mange einingsleiarar med lite leiarressurs Store krav til små leiarar Stor avstand mellom rådmann og einingane For lite samarbeid og heilskapleg tenking Ulike rutinar mellom sektorane/einingane Mange har svært stor arbeidsbelastning Erfaringa til leiarar og tillitsvalde: På møtet i utvida leiargruppe (ULG) blei leiarar og tillitsvalde gitt i oppgåve å drøfte sine erfaringar med dagens organisering. Deira erfaring kan oppsummerast slik: Kva som fungerar bra Kort veg mellom nivåa Den enkelte leiar har stor handlefridom Informasjonsutveksling Kva som kan bli betre Tettare oppfølging av einingsleiarane (der det ikkje er det i dag) Overordna føringar på personalpolitikken Meir einsarta handsaming av saker Meir tid avsett til leiing Meir kjennskap i toppleiinga om korleis ting er og fungerar ute. Tydelegare leiing Tydelegare mål Betre kommunikasjon mellom nivåa Meir lojalitet mot organisasjonen Tydelegare forventningar og retningsliner Delegere fleire saker til einingsleiarane (innan personalområdet) Kortare avstand mellom einingane Likare handtering av saker i dei ulike sektorane Oppfølging av rutinar Leiarrolla Det er stor skilnad på korleis leiarrolla er organisert i dei ulike sektorane. Nokre leiarar har mykje sakshandsaming andre har lite. Nokre har mykje brukarrelatert arbeid, - andre har lite. Dette har samanheng med at tenestene er ulike, men òg til ulik kultur og praksis.

7 Leiarane ønskjer handlefridom med tydelege mål og forventningar Tydelege mål i høve til faste prosentar og forventningar Reindyrking av roller - arbeide så mykje med ting at ein blir god på det Respekt for fritida til/for kvarandre. Leiing og brukarrelatert arbeid bør skiljast meir, men òg viktig å kjenne brukarane Stabs- og støttefunksjonar - sakshandsaming Ingen er heilt nøgd med korleis stabs- og støttefunksjonane og sakshandsaminga fungerar i dag. Det er eint samstemt ønskje om å få meir hjelp og støtte frå stabs- og støttefunksjonane (personal og økonomi) Einingar Rådmannen spurde òg leiarar og tillitsvalde om fordelar og ulemper med færre einingar: Fordeler ved færre einingar: Færre einingar gjer større fagmiljø Enklare å delegere og sortere oppgåver ved færre einingar Meir tid til leiing Meir heilskapstenking i organisasjonen totalt sett Større fleksibilitet Større effektivitet Meir faglegheit Ulemper ved færre einingar: Fagpersonar kan bli borte Dersom einingane blir for store kan leiaroppgåva bli for stor Mindre handlefridom Lengre avstand Forslag til ny organisering På bakgrunn av erfaringane ovafor utforma rådmannen eit forslag til ny organisering (sjå vedlegg - dokument 8). I forslaget/vedlegget framkommer argumentasjonen for dei ulike forslaga. I kommune-noreg blir det ofte skilt mellom 2-nivåkommunar og 3-nivåkommunar. Dagens organisering av Hjartdal kommune er ein "hybrid" organisasjon. Dei to store sektorane; - kultur/oppvekst og helse/omsorg er organisert som tradisjonelle kommunale etatar leia av kvar sin kommunalsjef (3-nivå). Drift/utbygging, plan/bygg/oppmåling og landbruk er direkte underlagt rådmannen (2-nivå). Det er tre hovudgrep i rådmannen sitt forslag til ny organisering: Hjartdal kommune blir organisert som ein 2-nivåmodell. Talet på einingar blir redusert. Stabs- og støttefunksjonar blir tydeleggjort Høyringsinnspel og vurdering

8 Toppleiing Høyringsuttaler: Fagforbundet meiner at kommunalsjefstillingane bør oppretthaldast, og at det blir oppretta kommunalsjefstilling for samfunnsutvikling. Sykepleierforbundet er urolege for å miste kommunalsjefen og ber om ei nærare beskriving av korleis endringane blir. Utdanningsforbundet er urolege for at skulefagleg ansvarleg og skuleeigarrolla skal bli borte, men ser at toppleiinga kan bli meir effektiv. Naturviterne er ikkje imot å fjerne kommunalsjefstillingane, men er i mot at det blir oppretta stilling som assisterande rådmann og rådgjevar. Rådmannen si vurdering: Rådmannen forstår uroa for å miste ein funksjon som ein er van med. I helse- og omsorg var det ingen kommunalsjef i perioden Innafor teknisk sektor har det ikkje vore kommunalsjef sidan Erfaringa frå dei to sektorane er ulike. Rådmannen meiner at det er ein annan rådmannsfunksjon som ligg i forslaget enn den rådmanns- og kommunalsjeffunksjonen som har vore til nå. Rådmannen er samd i at det er nødvendig å konkretisere arbeidsfordelinga mellom rådmann, assisterande rådmann og rådgjevar. Det har ligge i planane at det skal skje, men rådmannen meiner det er riktig å avvante endeleg avklaring på det, til personane formelt sett er på plass. Rolla som skulefagleg ansvarleg er pålagt gjennom opplæringslova. Den skulefaglege kompetansen blir ikkje borte sjølv om organisasjonen endrast. Rådmannen vil framleis ha ein skulefagleg ansvarleg i kommuneadministrasjonen på nivået over skulane. Rådmannen har konkretisert rollene i større grad i den organisasjonsplanen som nå blir lagt fram enn det som blei sendt ut på høyring. Rådmannen opprettheld sitt forslag om å erstatte dei to kommunalsjefstillingane med ein assisterande rådmann og ein rådgjevar i rådmannen sin stab, - og såleis innføre ein 2-nivåmodell. Einingane Oppvekstsenter i Tuddal og Hjartdal Høyringsuttaler: Fagforbundet er positive til at det blir oppretta oppvekstsenter. Utdanningsforbundet meiner at det ut frå eit fagleg pedagogisk synspunkt ikkje er teneleg å opprette oppvekstsenter. Dei ønskjer ro i sektoren og tid til å få eit godt resultat. Naturviterne sluttar seg til Utdanningsforbundet sine synspunkt. Rådmannen si vurdering: Kommunestyret vedtok eit mandat for "skuledebatten" i mars Rådmannen fekk i oppdrag å greie ut fem alternativ. Når skuledebattsaka blei lagt fram for kommunestyret i januar 2013 var tre av alternativa vurdert. Dei to alternativa som handla om oppvekstsenter var i liten grad vurdert i arbeidsgruppa. Rådmannen tilrådde derfor at spørsmålet om oppvekstsenter blei overført til organisasjonsutviklingsprosessen. Kommunestyret slutta seg til dette. Det er såleis ikkje snakk om ein ny prosess, men ein sluttføring av skuledebatten. Kommunestyret har vedteke å oppretthalde skule og barnehage i alle tre bygdene. I Hjartdal og Tuddal er det små einingar med små leiarressursar (til saman 186% fordelt på fire einingar). I skuledebatten kom det tydlege fram at skuleleiing hadde stor tyding for kvaliteten i skulen. Med små leiarfunksjonar blir mykje tid bunde opp til møte og administrative oppgåver. Rådmannen

9 ser eit behov for å vidareutvikle leiarkompetansen i kommunen. Rådmannen meiner at det blir meir effektivt med færre leiarar, som dermed får meir erfaring med leiarrolla. Den blei det gjennomført eit temamøte om oppvekstsenter der leiarar og tillitsvalde innan skule og barnehage deltok. Rådmannen hadde henta inn ekstern kompetanse med mykje erfaring frå oppvekstsenter. Konklusjonen frå møtet var at skular og barnehagar i Hjartdal kommune samarbeider godt og tett. Etter rådmannen sin meining er det derfor eit lite steg å slå saman skule og barnehage til eit oppvekstsenter. Kommunen blei råda til å bruke eit år frå vedtak om oppretting av oppvekstsenter til iverksetjing. Dette er eit råd som i stor grad er i tråd med signala rådmannen har fått frå eigen organisasjon om at det er behov for meir tid til prosessen. Rådmannen registrerar at det er ulike oppfatningar om forslaget om oppvekstsenter. Utdanningsforbundet er i mot av pedagogsike og økonomiske (les: ingen innsparing) årsakar. Rådmannen meiner at eit oppvekstsenter vil gi eit meir heilskapleg opplæringstilbod til barna, skape eit større fag- og arbeidsmiljø, meir effektiv utnytting av ressursar, effektivisering av det administrative arbeidet og fleksibiliteten vil auke. Rådmannen tilrår, etter ei totalvurdering, å opprettheld sitt forslag om å opprette oppvekstsenter i Tuddal og Hjartdal, men tilrår oppstart frå Tida fram til da vil bli brukt til planlegging/førebuing. Samanslåing av Hågån og heimetenesta Høyringsuttaler Fagforbundet er imot samanslåing av Hågån og heimetenesta fordi leiaroppgåva blir for stor. Sykepleierforbundet ønskjer meir konkretisering av forslaget og krev at det må vere ein fagansvarleg på Hågån dersom einingane blir slått saman. Rådmannen si vurdering Rådmannen har gjennom heile prosessen vore tydleg på at det bør vere færre leiarar i Hjartdal kommune. Det er likevel viktig at leiaroppgåva ikkje blir for stor. Leiarfunksjonen for heimetenesta er i dag 100%. Ved å tilføre ein ny eining med døgnkontinuerleg drift ser rådmannen at leiaroppgåve kan bli for stor slik situasjonen er i dag. Rådmannen tek derfor dei uttalene og innspela som er kome til etterretning og tilrår at Hågån og heimetenesta (heimebasert omsorg) held fram som separate einingar. Samfunnsutviklingsavdeling Høyringsuttaler Fagforbundet er positiv til etablering av ein samfunnsutviklingsavdeling, men meiner at folkehelsekoordinator og kommunelege framleis skal vere i helsesektoren. Dersom reihald blir samla i samfunnsutviklingsavdelinga bør vaskeriet vere ein del av denne eininga. Naturviterne peiker på at avdelinga får eit stor fagleg spenn og understrekar kor viktig det er at rådmannen deltar på fagmøte i avdelinga. Dei peiker på at landbruksforvaltinga kan organiserast som ei interkommunal teneste saman med Notodden kommune. Rådmannen si vurdering Rådmannen meiner det er svært viktig at folkehelsekoordinator og kommuneoverlege er organisert i samfunnsutviklingsavdelinga. Ny folkehelselov er tydeleg på at folkehelse er et

10 overordna kommunalt ansvar. Kommunelegen sine oppgåver er òg primært knytt til sektorovergripande område. Ved å plassere desse stillingane i helsesektoren vil det etter rådmannen sin vurdering vere langt vanskelegare å integrere folkehelseperspektivet og samfunnsmedisinen i utviklinga av lokalsamfunnet. Rådmannen er samd i innspelet om at vaskeriet bør vere organisert saman med reinhaldarane. Rådmannen synes det er positivt når det blir teke initiativ til interkommunalt samarbeid frå arbeidstakarorganisasjonane. Kongsbergregionen gjennomførte, etter initiativ frå Hjartdal kommune, ein forstudie for å kartlegge potensialet for interkommunalt landbrukskontor for to eller fleire kommunar. Etter forstudien konkluderte rådmannsutvalet med at det ikkje var grunnlag for å gå vidare på nåverande tidspunkt. Det er etter rådmannen si meining viktig at landbruksforvaltninga, som nå består av ei stilling, er ein del av eit større fagmiljø. Det kan skje ved plassering i eit større landbruksfagleg miljø eller i eit større tverrfagleg miljø. Rådmannen ser verdien av å ha landbruksfagleg kompetanse i samfunnsutviklingsavdelinga. Ut frå ei totalvurdering ønskjer rådmannen at landbruk er ein del av samfunnsutviklingsavdelinga. Rådmannen opprettheld forslaget om å opprette ein samfunnsutviklingsavdeling i tråd med høyringsutkastet, med tillegg av vaskeri. Stab og støtte Høyringsuttaler Fagforbundet er positiv til ei styrking av stabs- og støttefunksjonane. Dei er opptekne av god opplæring og klare tenestebeskrivingar. Dei ønskjer at felles merkantil stab i helse/omsorg er direkte underlagt kommunalsjef for helse og omsorg. Sykepleierforbundet meiner at eit felles logistikk- og tiltakskontor er eit godt forslag, men ønskjer at kontoret får sjukepleiefagleg kompetanse. Rådmannen si vurdering: Rådmannen ser at det er positive tilbakemeldingar på forslaget knytt til stabs- og støttefunksjonane. Ønsket om sjukepleiarfagleg kompetanse på logistikk- og tiltakskontoret delast av rådmannen, men er ikkje mogleg å realisere med dagens bemanning. På sikt kan det oppstå situasjonar som gjør at dette kan bli realisert. Rådmannen opprettheld forslaget om eit logistikk- og tildelingskontor. Andre tiltak Det er kome positive tilbakemeldingar på forslaget om å formalisere roller, oppgåver og samarbeid gjennom stillingsbeskrivingar og tenesteavtaler. I høyringsforslaget hadde rådmannen beskrive ulike møtearenaer. Rådmannen tok dette med i høyringsforslaget fordi dette er viktig for leiarane og dei tillitsvalde, men det er berre Naturviterne som uttaler seg om dette. I organisasjonsplanen som nå blir lagt fram for kommunestyret er heile dette avsnitte tatt ut. Årsaka er at møtearenaer er noko som er i kontinuerleg endring, og som rådmannen ser på som ei administrativ oppgåve. Eit politisk vedtak knytt til kva for møtearenaer administrasjonen skal ha vil hindre administrasjonen sin fleksibilitet. Rådmannen kjem til å arbeide vidare med stillingsbeskrivingar og tenesteavtaler i tråd med høyringsutkastet.

11 Generelt Det er naturleg at organisasjonsendringar skaper usikkerheit og motstand. Rådmannen sitt inntrykk av høyringsrunden er at det er liten endringsvilje i organisasjonen, - samtidig som det er kome fram mange ting som kan gjerast betre. Det er alltid ei avveging mellom kva som kan endrast innanfor eksisterande strukturar og kva som bør bli endra gjennom strukturelle grep. Det har kome fram signal om at prosessen både har vore for rask og har teke for lang tid. Rådmannen har forsøkt å avvege desse ulike signala. Den usikkerheita som er knytt til ei organisasjonsendring gir seg utslag i ønskje om meir detaljinformasjon. Rådmannen er klar over at det er mange ting som ikkje er på plass ennå. Rådmannen har funne det hensiktsmessig å på plass dei overordna grepa før det blir arbeidd vidare med detaljane. Mange av dei detaljane som blir etterspurde er ting som ikkje er definert i dagens organisering heller. Den administrative organiseringa som rådmannen nå tilrår vil framleis ha fleire einingar enn det rådmannen finn hensiktsmessig. Rådmannen vil derfor vurdere ytterlegare samanslåing av einingar i tida som kjem. Grunnen til at desse einingane ikkje er forslått samanslått med andre er at dei ikkje høyrar naturleg saman. Økonomi Kommunen har økonomiske utfordringar, men rådmannen har ikkje sette dei store direkte økonomsike effektane knytt til denne organisasjonsendringa. Det vil blir færre leiarar, men avtaleverket er slik at ingen vil gå ned i løn. På kort sikt kan det bli ei lita auke i lønsutgiftene fordi leiarar som får eit utvida ansvarsområde har gode argument for lønsauke (nedfelt i Hovudtariffavtala). På sikt vil lønsutgiftene gå noko ned da tidlegare leiarar vil få dårlegare lønsutvikling enn dei elles ville hatt. Rådmannen meiner at færre leiarar gjer det lettare å tenkje heilskapleg og sjå verksemda under eitt. Konklusjon Ut frå ei totalvurdering meiner rådmannen det er hensiktsmessig for Hjartdal kommune å få ein reindyrka 2-nivåmodell der einingane er direkte underlagt ein styrka rådmannsfunksjon. Talet på einingar blir redusert og stab/støttefunksjonane blir styrka. Rådmannen tek omsyn til dei uttalene som er kome inn ved å bruke eitt år på førebuing av oppvekstsenter i Hjartdal og Tuddal, samt ikkje å slå saman Hågån og heimetenestene i denne omgang. Ytterlegare detaljar vil bli utarbeidd i samarbeid med leiarane og innafor reglane for dei tillitsvalde sin medverknad og medbestemming. RÅDMANNEN TILRÅR: Kommunestyret vedtek overordna organisering slik det går fram av vedlagte organisasjonsplan.

12

13 Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Kommunestyret RE Administrasjonsutval /13 RE Saksansvarleg: Rune Engehult Arkiv: K1-034 Arkivnr.: 13/497 EFFEKTIVISERING Dokument i saka: Nr T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 2 I Klubben ved sauland skule KOMMENTAR PÅ PLANENE OM NEDSKJERING AV STILLINGER I SKULEVERKET 4 I Sauland skule KONSEKVENSANALYSE AV NEDSKJÆRINGAR - SAULAND SKULE U Klubben ved Sauland skule 5 I Foreldregruppa i 2. klasse SVAR PÅ KOMMENTAR OM PLANENE OM NEDSKJERING AV STILLINGER I SKULEVERKET ANG. NEDSKJÆRINGER VED SAULAND SKOLE Aktuelle lover, forskrifter, avtaler m.m.: Arbeidsmiljølova Hovudavtale og Hovudtariffavtale Saksgang: Administrasjonsutvalet tilrår. Kommunestyret gjer vedtak. Bakgrunn for saka: I samband med handsaming av kommuneplanen sin handlingsdel og økonomiplan (sak 090/12) vedtok kommunestyret følgjande verbalpunkt: Innan legg rådmannen fram ei sak om effektivisering tilsvarande inntil 2 årsverk. Dette må sjåast saman med den varsla omorganiseringa. Omfang, økonomisk gevinst og bruken av den tar kommunestyret stilling til når saka kjem til politisk handsaming. Rådmannen har, etter avtale med ordførar, ikkje lagt saka fram for kommunestyret innan fristen. Dette har samanheng med koplinga til omorganiseringsprosessen som òg blir lagt fram nå. Oppgåva i seg sjølv er òg så stor at rådmannen finn prosessen viktigare enn tidsfristen.

14 I Hjartdal kommune er det 208 tilsette fordelt på 156 årsverk. Lønsutgiftene utgjer ca 66 % av dei kommunale driftsutgiftene. Det er formelt sett, etter delegert mynde frå kommunestyret, rådmannen som oppretter og legger ned stillingar innafor vedteken budsjettramme. Stillingsreduksjonar er likevel eit resultat av svært tydelege politiske føringar gjennom budsjettvedtaket. Budsjettvedtak for 2012 og 2013 inneber følgjande stillingsreduksjonar: Type stilling Storleik Frå dato Status Lærar 100% % redusert frå Lærar 100% Ikkje gjennomført Lærar 50% Gjennomført Førskulelærar 50% Gjennomført Landbruksrådgjevar 100% Gjennomført Helsefagarbeidar 50% Mellombels gjennomført for 2013 Helsefagarbeidar 50% Mellombels gjennomført for 2013 På grunn av at føresetnaden om reduksjon av 2 x 100% stilling i skulesektoren frå ikkje er gjennomført fullt ut, har det oppstått ein krevjande budsjettsituasjon i Årsverknaden av dei to stillingane er 24 månadsverk. Det tiltaket som er sett i verk gir ein effekt på 6 månadsverk. Dersom resterande 18 månadsverk skal effektuerast frå (= nytt skuleår) tilsvarar det ein reduksjon på 3,6 stillingar. Slik situasjonen er nå vil ei 100% stilling bli inndratt frå som eit effektiviseringstiltak, men dette blir helde utanom denne saka da det er eit tiltak for å oppfylle tidlegare vedtatt budsjett. Kommunestyret sitt vedtak som er nemnt ovafor er knytt til effektivisering av ytterlegare to årsverk. Vurdering: Hjartdal kommune har, på lik line med andre verksemder, eit krav på seg til å utnytte ressursane sine mest mogeleg effektivt. Dette er eit fokus rådmannen har kontinuerleg, uavhengig av politiske vedtak. Effektivisering er eit uttrykk for forholdet mellom dei ressursane som blir brukt til tenesteproduksjonen og den mengda og kvaliteten på dei tenestene som blir produsert. For ein kommune handlar effektivisering om: a) å yte tenester til fleire brukarar med uendra kvalitet, utan ressursauke, og/eller b) å tilby tenester med betre kvalitet til like mange brukarar, utan ressursauke, og/eller c) å produsere same mengde tenestene med uendra kvalitet rimelegare enn før. Dei stillingsreduksjonane som er nemnt ovafor er eksempel på punkt c). Rådmannen er rett nok usikker på om kvaliteten vil forbli uendra. Det er ei fare for at kvaliteten på tenestene vil gå ned. Når kommunen, som følgje av samhandlingsreforma, har teke imot utskrivingsklare pasientar frå sjukehusa i langt større grad enn tidlegare, og med langt større pleie- og omsorgsbehov, så er det eit eksempel på punkt a). Det har rett nok vore ei auke i ressursane i heimetenesta (nattsjukepleie), men ikkje på sjukeheimen.

15 Dei siste åra har kommunen reduserte sakshandsamingstida innafor plan- og byggesak betydeleg utan at det er fleire tilsette. Dette er eit eksempel på effektivisering etter punkt b). Alle disse eksempla viser at kommunen heile tida effektiviserar sine tenester. Det vil i mange tilfelle vere vanskeleg å talfeste ei effektivisering, særleg etter punkt b), og delvis punkt a). Om ein klarar å oppretthalde kvaliteten i samband med effektivisering etter punkt c) vil ein i mange tilfelle først kunne måle etter fleire år (langtidsverknad). Når kommunestyret nå har bede om ei sak om effektivisering er det etter rådmannen sin vurdering berre ei presisering (talfesting) av det arbeidet som går føre til ei kvar tid. Rådmannen tolkar kommunestyret sin bestilling til å gjelde ei effektivisering som beskrive i pkt c) i og med at det er knytt til stillingsreduksjonar. Kommunestyret har bede om at saka om effektivisering skal bli knytt opp mot den varsla omorganiseringa. Rådmannen ser eit effektiviseringspotensial i omorganiseringsprosessen, men det er ein type effektivisering som ikkje kan takast ut i form av færre stillingar. Kommunal tenesteproduksjon og utvikling er avhengig av dyktige leiarar som tenkjer heilskapleg. Omorganiseringa som rådmannen legg fram (sjå eiga sak) inneber derfor ein effektivisering i tråd med punkt b), der målet er betre kvalitet på leiinga - og dermed på tenestene. Omlag 10% av dei tilsette i Hjartdal kommune er i dag over 60 år. Det tyder at det i åra som kjem vil vere mange tilsette som går av med pensjon. Ei viss turnover blant yngre tilsette vil det òg alltid vere. Rådmannen meiner at ei effektivisering/nedbemanning av ytterlegare to årsverk bør skje gjennom naturleg avgang. Det tyder at det ikkje er mogeleg å sette ein konkret dato for når effektiviseringa/nedbemanninga skal vere sluttført. Ut frå den kunnskapen rådmannen sitt på i dag er det grunn til å tru at følgjande nedbemanning kan vere mogeleg innan utgangen av 2013: Sentraladministrasjonen 80% Drift og utbygging 50% Heimetenestene 25% SUM 155% Det er i dag ein svært fleksibel pensjonsalder i arbeidslivet. Det er eit nasjonalt mål om å få fleire til å arbeide lenger. Reell avgang kan derfor kome på eit seinare tidspunkt enn forventa. I eit lengre tidsperspektiv vil potensialet vere større enn det som kjem fram ovafor og større enn den forventninga som kjem til uttrykk i kommunestyret sitt vedtak (2 årsverk). Den effektiviseringa/nedbemanninga som er skissert over har følgjande konsekvensar: Sentraladministrasjonen: Reduksjonen er knytt til fleire stillingar. Kapasiteten i administrasjonen vil gå ned, og tilsette som allereie arbeider ut over normal arbeidstid utan å få betalt for det, må gjere det i enda større grad enn i dag. Sakshandsamingstida vil auke og nødvendige kvalitetsheving av post- og arkivrutinar vil ikkje få tilstrekkeleg fokus. Noko av nedbemanninga (20%) er knytt til delvis avtalefesta pensjon. Når stillingsinnehavar går heilt av med pensjon ser rådmannen det nødvendig å lyse ut full stilling igjen, - for å få kompetente søkjarar. Det viser at ei effektivisering i nokre samanhengar vil vere mellombels.

16 Drift og utbygging: Stillingsreduksjonen har vore planlagt i fleire år og vil ikkje gi nemneverdig negativ konsekvens. Heimetenestene: Det er for tida noko mindre behov for tenester direkte til brukar. Hittil er dette brukt til meir førebyggande arbeid. Dersom talet på brukarar aukar igjen vil det vere behov for å auke stillingsstorleiken. Rådmannen har drøfta effektivisering og nedbemanning med dei tillitsvalde. Det er semje om at permanent eller mellombels inndraging av stillingar må vurderast i kvart enkelt tilfelle. Rådmann, einingsleiar og tillitsvalde må delta i ei slik vurdering. Rådmannen vil signalisere til kommunestyret at leiinga framleis vil ha eit kontinuerleg fokus på effektiv utnytting av kommunen sine ressursar til beste for innbyggjarane. Effektivisering blir ofte brukt i ein samanheng som gjer at det blir oppfatta som innsparing. Rådmannen åtvarar mot ei slik oppfatting. Tiltak som førar til færre eller dårlegare tenester er ikkje effektivisering, men kutt. Den allereie vedtekne budsjettreduksjonen innan oppvekst, kombinert med ein stadig auke i talet på elevar med enkeltvedtak og ein auke i talet på framandspråklege elevar gjer at rådmannen ikkje ser det store effektiviseringspotensialet innafor nyleg vedteken struktur. Det same er tilfelle innafor omsorgssektoren. Samhandlingsreforma har ført til eit vesentleg større press på dei kommunale tenestene. Dette er handtert innafor dei ressursane som er avsett og effektiviseringspotensialet er dermed i stor grad utnytta. Ferske tal frå Kommunebarometeret, utgitt av Kommunal Rapport, peiker på at Hjartdal kommune har ein lite effektiv heimeteneste. Kommunal Rapport uttrykker sjølv at det er stor usikkerheit knytt til tala og administrasjonen er i gang med kvalitetssikring. Rådmannen ønskjer å sjå nærare på effektiviteten i heimetenesta i kjølvatnet av Kommunebarometeret og denne saka. Gjennom organisasjonsutviklingsprosessen har det kome fram at det er eit ønskje frå alle mellomleiarar å få meir støtte og hjelp frå rådmannen sin stab, særleg i personalsaker. Rådmannen tilrår derfor at noko av den gevinsten som blir henta ut ved naturleg avgang blir brukt til å styrke rådmannen sin stab i form av ein personalkonsulent i 50% stilling frå Ein føresetnad for oppretting av ei slik stilling vil vere at minimum tilsvarande reduksjon faktisk blir gjennomført på permanent basis. Det er ei sak som må handterast gjennom handlingsplan/budsjett. RÅDMANNEN TILRÅR: 1. Kommunestyret tek rådmannen sin orientering om effektivisering til orientering. 2. Det er det til einkvar tid vedteke budsjett som legg rammer for talet på stillingar.

17 Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Administrasjonsutval /13 BHO Saksansvarleg: Bengt Halvard Odden Arkiv: K1-419, K2- Arkivnr.: 13/548 TILSETTINGSREGLEMENT - HJARTDAL KOMMUNE Dokument i saka: Forslag til tilsettingsreglement i Hjartdal kommune Vedlagde dokument: Dokument nr.1 Aktuelle lover, forskrifter, avtaler m.m.: Arbeidsmiljølova, Hovudtariffavtala Saksgang: Administrasjonsutvalet tilrår Kommunestyret vedtek Bakgrunn for saka: Hjartdal kommune har i perioden 2011 / 2012 revidert og endra vårt tilsettingsreglement i samråd med tillitsvalde og leiarar i kommunen. Dokumentet kom til politisk handsaming og ble vedtatt i k-styresak 044/12, Etter ei periode med bruk av reglementet ser ein behov for nokre mindre korrigeringar for at reglementet skal kunne nyttast på ei god måte, både frå eit arbeidsgjevarståstad og tillitsvaldes ståstad. Vurdering: Rådmannen har drøfta med tillitsvalde enkelte forslag til endringar i tilsettingsreglementet. Endringa er i stor grad knytt opp til informasjon kring ledige stillingar. Ein tydeleggjer kravet om utlysing av stillingar og informasjon til tilsette ved ledige stillingar. Reglementet har tidligare hatt ei opning for å ikkje lyse ut ei stilling. Det har opplevdes noko uklart i reglementet når dette var mogleg og ikkje. Endringa i tilsettingsreglementet tar no inn ei tydeleggjering av dette punktet som i stor grad omhandlar forlenging av eksisterande vikariat / engasjement og vikar- og omdisponeringsbehov ved sjukdom. Rådmannen meiner at det skal ligge stillingsbeskrivingar til stillingar i Hjartdal kommune. Arbeidet med dette er igangsett, men er omfatande. Rådmannen vil difor ha med eit punkt i tilsettingsreglementet som krev ei etablering eller revidering av stillingsbeskriving før utarbeiding av utlysningstekst. Dette kvalitetssikrar både arbeidet med stillingsbeskrivingar og naudsynte endringar men dannar òg eit godt grunnlag for utforming av utlysningstekst.

18 RÅDMANNEN TILRÅR: Tilsettingsreglement blir vedteke slik det ligg føre.

19