Protokoll. for fra generalforsamlingen i Avfallsforum Sør 29. april Brennevinsmyra - Mandal. Kontoradresse :

Transkript

1 Kontoradresse : Postadresse: Vige havnevei 90 Kristiansand Postboks Kristiansand Tlf.: Fax.: E-post: lars.pedersen@avfallsor.no Protokoll fra generalforsamlingen i Avfallsforum Sør 29. april 2014 for 2013 Brennevinsmyra - Mandal

2 Møtested: Maren AS - Brennevinsmyra - Mandal Møtetid: kl. 12:00-13:20 I forkant av generalforsamlingen orienterte daglig leder Alf Godtfred Møll om Maren AS. I etterkant fikk møtedeltagerne en omvisning på avfallsanlegget, med et spesielt fokus på den relativt nyetablerte gjenbruksbutikken. Sekretær i Avfallsforum Sør Lars Pedersen, ønsket velkommen til generalforsamlingen. Sak 01/2013: Konstituering (kontroll av antall stemmer og stemmeberettigede) Hovedmedlem: Kommune/Bedrift Stemmerett 1. Avfall Sør Husholdning AS x 2. Cowi AS x 3. Grimstad kommune x 4. Hægebostad og Åseral Renovasjonsselskap AS HÅR x 5. Lillesand og Birkenes Renovasjonsselskap LiBiR IKS x 6. Maren AS x 7. Risør og Tvedestrandregionen Avfallsselskap AS x 8. SJT-Miljø AS x 9. Stena Recycling AS x 10. Sædberg Metall AS x Sum stemmeberettigede medlemmer: 10 Det ble registrert 10 stemmeberettigede ved oppstart av generalforsamlingen. Vedtak: Generalforsamlingen er vedtaksdyktig i henhold til vedtektene.

3 Sak 02/2013 Valg av møteleder, referent og tellekorps (to personer) Møteleder: Referent: Tellekorps: Frode Rosland, Avfall Sør Husholdning AS Lars Pedersen, sekretær Avfallsforum Sør Johan Jørgen Fossli (LiBiR IKS) og Helene Urhaug (Maren AS) Sak 03/2013 Valg av to personer til å undertegne protokollen Vidar Valen (COWI AS) og Richard Paslawski (Sædberg Metall AS) ble valgt til å undertegne protokollen. Sak 04/2013 Godkjenning av innkallingen Innkallingen ble godkjent uten kommentarer. Sak 05/2013 Protokoll fra foregående generalforsamling Det var ingen kommentarer til protokoll fra forrige årsmøte. Protokollen for 2012 ble godkjent. Sak 06/2013 Sak 07/2013 Årsberetning fra styret Lars Pedersen gikk gjennom årsberetningen. Det ble bemerket et par mindre skrivefeil som rettes opp i protokollvedlegget. Årsberetningen fra styret for 2013 ble enstemmig godkjent. Driftsregnskap og revisjonsberetning Lars Pedersen redegjorde for regnskapet. Regnskap og revisjonsberetning for 2013 ble enstemmig godkjent. Sak 08/2013 Budsjett for 2014 og forslag til budsjett for 2015 Lars Pedersen gikk gjennom budsjett for 2014 og forslag til budsjett for Generalforsamlingen godkjente styrets budsjett for 2014 samt rammebudsjett for 2015.

4 Sak 09/2013 Fastsettelse av kontingent for 2014 Kontingentsatsene for 2014 ble vedtatt og vil bli sendt ut til medlemmene i løpet av 3. kvartal. Sak 10/2013 Forslag til handlingsplan Til neste generalforsamling legges handlingsplan inn som sak før budsjett. Handlingsplan for ble enstemmig vedtatt. Sak 11/2013 Valg av styre- og vararepresentanter, revisor og valgkomité Følgende styre ble valgt: Styrerepresentanter 1. Hilde Hvoslef Agder Renovasjon IKS 2. Vidar Valen COWI AS 3. Helene Urhaug MAREN AS 4. Lars Tjelland Renovasjonsselskapet for Farsund og Lyngdal 5. John Oddvar Selland Hægebostad og Åseral Renovasjonsselskap 6. Jens A. Simonsen SJT Miljø AS 7. Arild Bjelland Stena Recycling AS Periode vår 2013 vår 2015 vår 2013 vår 2015 vår 2013 vår 2015 vår 2013 vår 2015 vår 2014 vår 2016 vår 2014 vår 2016 vår 2014 vår 2016 Vararepresentanter ikke personlige 1. Elisabeth A. Helle Avfall Sør Husholdning AS Fra : Høst Verdien i avfall AS 2. Johan Jørgen Fossli Lillesand og Birkenes Renovasjonsselskap LiBiR IKS 3. Katrine R. Vindholmen Lillesand og Birkenes Renovasjonsselskap LiBiR IKS Observatør Periode Vararepresentant Representant fra Fylkesmannens Miljøvernavdeling i Vest-Agder vår 2014 vår 2015 Representant fra Fylkesmannens Miljøvernavdeling i Aust-Agder = valgt på generalforsamlingen

5 Revisor: Kjell Hugo Eliassen, KPMG Kristiansand Valgkomité: Dag Vidar Nesodden, Agder Miljø Bilmottak AS Tor Georg Hagane Risør og Tvedestrandregionens Avfallsselskap AS RTA Frode Rosland Avfall Sør Husholdning AS Vedtak: Generalforsamlingen vedtok innstillingen fra valgkomitéen Sak 12/2013 Frode Rosland ber om at sekretariatet melder inn en sak om retningslinjer for valgkomite i Avfallsforum Sør - i god tid før neste års generalforsamling Kristiansand, 29. april 2014 Lars Pedersen Referent Vidar Valen COWI AS Richard Paslawski Sædberg Metall AS

6

7 Sak nr. 6 Org.nr Styrets årsberetning for 2013 Avfallsforum Sør skal være en naturlig møteplass for aktører på avfallsområdet. Avfallsforum Sør skal arrangere møter, seminarer og studieturer og stimulere til økt kompetanse og utveksling av informasjon for-, og mellom medlemmene. Avfallsforum Sør ble formelt stiftet på årsmøtet 31. mai Styret I 2013 har Avfallsforum Sør hatt følgende styrerepresentasjon: Leder: Frode Rosland Avfall Sør Husholdning AS Nestleder: Jarle Haugedal Renor AS Vidar Valen Cowi AS Hilde Hvoslef Agder Renovasjon IKS Ragnar Suggelia Norsk Gjenvinning AS/ Tor Georg Hagane Risør og Tvedestrandregionens Avfallsselskap (RTA) Helene R. Urhaug Maren AS Lars Tjelland Renovasjonsselskapet for Farsund og Lyngdal Observatørstatus: Sekretær: Veronica Skjævestad, Fylkesmannens Miljøvernavdeling Aust-Agder Lars Pedersen, Avfall Sør Husholdning AS Sekretariat: Adresse Telefon Telefax: E-post: Avfall Sør AS Pb KRISTIANSAND lars.pedersen@avfallsor.no

8 Sak 7a - driftsregnskap - egenkapital 2013 Regnskap Rammebudsjett Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett INNTEKTER: Medlemskontingent: Avfallskonferansen for Sørlandet Ledersamling Arrangement (studietur, kurs, seminar m.v.) Årsmøte Renteinntekter UTGIFTER Lønn m.v. sekretariat/føring av regnskap Honorar revisjon Ekstern bistand Avfallskonferansen for Sørlandet Arrangement (studietur, kurs, seminar m.v.) Ledersamling Årsmøte Utgifter ved styremøter og lignende Deltagelse kurs, konferanser: Diverse Resultat før finansposter Renter - netto RESULTAT Egenkapital pr : kr ,91 (kr ,91)

9 2 Styremøter Det har vært avholdt tre styremøter i Medlemsutvikling Det var totalt 43 betalende medlemmer - 34 hovedmedlemmer og 9 assosierte medlemmer i Dette er samme antall som i Sekretariat: Adresse Telefon/fax Org.nr.: E-post: Avfall Sør AS Pb KRISTIANSAND / lars.pedersen@avfallsor.no

10 3 Informasjon til medlemmene Januar 2013: Sammenstilling av kommunale renovasjonsgebyrer for husholdninger og hytter i Agderfylkene. Ajourføring av nyheter på: Arrangementer April: Studietur Østlandet Omvisning hos Revac AS Ramnes, Lindum Biogassanlegg Drammen, ISI Miljøstasjon Bærum, Oslo kommunes optiske sorteringsanlegg, Norsk Gjenvinning Groruddalen, og ROAF Skedsmokorset. Totalt 28 personer deltok på bussturen april. September: Besøk til gjenvinningsstasjoner i Danmark Fagtur til Affaldsselskab for Brønderslev og Hjørring I/S og Aalborg Forsyning - Renovasjon 21 personer deltok på turen september. Sekretariat: Adresse Telefon/fax Org.nr.: E-post: Avfall Sør AS Pb KRISTIANSAND / lars.pedersen@avfallsor.no

11 4 November: Ledersamling på Farsund Resort Tema fra programmet: Tilsyn av farlig avfall høsten 2013 Den vanskelige samtalen Etikk, takk Hva er vår identitet? Om den digitale utviklingen som tvinger oss til å tenke nytt. Elektroavfall fra holdning til handling Landsdekkende kampanje 2014 om miljøfarlig avfall Leasing versus lån Totalt 35 personer deltok på ledersamlingen november Mandal april 2014: Frode Rosland Styrets leder Hilde Hvoslef Jarle Haugedal Helene R. Urhaug Nestleder Tor Georg Hagane Lars Tjelland Vidar Valen Vedtak: Årsmøtet godkjenner styrets årsberetning for 2013 Sekretariat: Adresse Telefon/fax Org.nr.: E-post: Avfall Sør AS Pb KRISTIANSAND / lars.pedersen@avfallsor.no

12 Sak 7a - driftsregnskap - egenkapital 2013 Regnskap Rammebudsjett Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett INNTEKTER: Medlemskontingent: Avfallskonferansen for Sørlandet Ledersamling Arrangement (studietur, kurs, seminar m.v.) Årsmøte Renteinntekter UTGIFTER Lønn m.v. sekretariat/føring av regnskap Honorar revisjon Ekstern bistand Avfallskonferansen for Sørlandet Arrangement (studietur, kurs, seminar m.v.) Ledersamling Årsmøte Utgifter ved styremøter og lignende Deltagelse kurs, konferanser: Diverse Resultat før finansposter Renter - netto RESULTAT Egenkapital pr : kr ,91 (kr ,91)

13 Sak nr. 7b - regnskap - balanse Balanse Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Sum immaterielle eiendeler Sum varige driftsmidler Sum finasielle anleggsmidler Sum anleggsmidler Sum varer Kundefordringer 1500 Kundefordringer Note Andre kortsiktige fordringer Sum fordringer Sum investeringer Bankinnskudd, kontanter og lignende 1920 Plasseringskonto Driftskonto Sum Bankinnskudd, kontanter mv Sum - eiendeler Annen egenkapital 2050 Annen egenkapital Udisponert resultat Sum - egenkapital Kortsiktig gjeld 2400 Leverandørgjeld 2960 Annen påløpt kostnad Note Annen kortsiktig gjeld Sum - gjeld Sum - egenkapital og gjeld Note 1 Ubetalte kundefordringer (fakturaer til medlemmer) Note 2 kr ,- revisjonshonorar (utbetalt i 2014) kr ,- sekretariat- og regnskap (utbetalt i 2014) Vedtak: Årsmøtet godkjenner framlagte driftsregnskap med balanse for 2013

14 Sak nr. 8 - budsjett 2014 Rammebudsjett Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Budsjett INNTEKTER: Medlemskontingent: Avfallskonferansen for Sørlandet Ledersamling Arrangement (studietur, kurs, seminar m.v.) Årsmøte Renteinntekter UTGIFTER Lønn m.v. sekretariat/føring av regnskap Honorar revisjon Ekstern bistand Avfallskonferansen for Sørlandet Arrangement (studietur, kurs, seminar m.v.) Ledersamling Årsmøte Utgifter ved styremøter og lignende Deltagelse kurs, konferanser: Diverse Resultat før finansposter Renter - netto RESULTAT Egenkapital pr : kr ,91 (kr ,91) Vedtak: Generalforsamlingen godkjenner styrets budsjett for 2014 samt rammebudsjett for 2015.

15 Sak nr. 9 Medlemskontingenter for 2014 Det foreslås ingen endringer av kontingentsatsene for Hovedmedlemmer: kommuner/interkommunale renovasjonsselskap: Innbyggere [antall] Årskontingent [kr] < kr kr kr kr > kr Kommuner som også er medlem i et interkommunalt samarbeid tilleggsbelastes for halv medlemskontingent, dersom de også ønsker å stå som eget medlem. Eksempel for Kristiansand kommune: Avfall Sør Husholdning AS innbetaler sin avgift for selskapet, mens Kristiansand kommune betaler en medlemskontingent på 50 % av opprinnelig årsavgift for kommunen = 0,5 x kr = kr Hovedmedlemmer: private virksomheter: Antall ansatte som arbeider med avfallshåndtering Årskontingent [kr] 1-5 kr kr kr kr Assosiert medlemskap: Betaler kr pr år for mottak av all informasjon som distribueres. Medlemskontingenten sendes ut til medlemmene i løpet av 3. kvartal hvert år på e-post. Vedtak: Kontingentsatsene for 2014 foreslås uendret i forhold til Kontingenten vil bli sendt ut til medlemmene i løpet av 3. kvartal 2014.

16 Sak nr. 10 Handlingsplan for Avfallsforum Sør 2014/2015: Avfallsforum Sør er en naturlig møteplass for alle aktører innenfor avfallsområdet på Sørlandet. Avfallsforum Sør skal gjennom seminarer, kurs, konferanser, studiereiser og liknende: o være en arena for utveksling av avfallsfaglig informasjon og idéer o være en arena for utvikling av kompetanse på mellommenneskelige og faglige områder. Møteplass alle medlemmer April 2014: Mai 2014: Oktober 2014: Juni 2015: November 2015: Møteplass styret 29. April kl : årsmøte hos Maren AS Mandal. Begynne med lunsj, årsmøte og omvisning mai. Studietur til IFAT Munchen - Europas største miljømesse oktober Avfallskonferanse for Sørlandet. Strand Hotel Grimstad. Studietur til Island inkludert årsmøte. Fagseminar. Siste uka i november. Ledersamling åpent for kommunale- og private medlemmer 2014/2015: Arrangere minst fire styremøter, fordelt utover året. 2014/2015: Delta på arrangementer i regi av Avfall Norge eller andre avfallsforum. Høst 2015: Styresamling Faste gjøremål Innen 1. februar: Utarbeide gebyroversikt over husholdnings- og hytterenovasjon. Vise budsjett-oppbygging av gebyr for de 9 avfallsselskapene i Agder. Drifte hjemmeside på internett, herunder: Oppdatere nyhetstjeneste med linker til lokale nyheter. Oppdatere medlemsregisteret med linker til hjemmesider. Forslag til vedtak: Årsmøtet vedtar forslag til handlingsplan for 2014/2015

17 Sak nr. 11 Valgkomiteens innstilling til styre for 2014 Valgkomitéen har følgende forslag til nytt styre: Styrerepresentanter Periode Vararepresentanter ikke personlige 1. Hilde Hvoslef Agder Renovasjon DA 2. Vidar Valen COWI AS 3. Helene Urhaug MAREN AS 4. Lars Tjelland Renovasjonsselskapet for Farsund og Lyngdal 5. John Oddvar Selland Hægebostad og Åseral Renovasjonsselskap 6. Jens A. Simonsen SJT Miljø AS 7. Arild Bjelland Stena Recycling AS vår 2013 vår 2015 vår 2013 vår 2015 vår 2013 vår 2015 vår 2013 vår 2015 vår 2014 vår 2016 vår 2014 vår 2016 vår 2014 vår Elisabeth A. Helle Avfall Sør Husholdning AS 2. Johan Jørgen Fossli Lillesand og Birkenes Renovasjonsselskap LiBiR IKS 3. Katrine R. Vindholmen Lillesand og Birkenes Renovasjonsselskap LiBiR IKS Observatør Periode Vararepresentant Representant fra Fylkesmannens Miljøvernavdeling i Vest-Agder vår 2014 vår 2015 Representant fra Fylkesmannens Miljøvernavdeling i Aust-Agder Styrerepresentant nr. 5, 6,og 7 er alle nye kandidater som har sagt seg villige til å stille til valg. Valgkomiteen går inn for disse tre. Vararepresentanter velges for to år og ble på forrige årsmøte gjenvalgt for nye to år fram til våren Da vararepresentant Tor Georg Hagane rykket inn i styret for Ragnar Suggelia sommeren 2013 var det to vararepresentanter igjen. Johan Jørgen Fossli foreslås dermed som ny vararepresentant siste året av denne to-års perioden. Representanten fra Fylkesmannens Miljøvernavdeling i Aust- og Vest-Agder rullerer hvert år som observatør i styret.

18 Sak nr. 11 Valgkomitéens forslag til revisor for 2014: Kjell Hugo Eliassen, KPMG AS - Kristiansand (gjenvalg) Valgkomité for 2014: I vedtektenes 7, står det at valgkomité velges for to år om gangen, men slik at minst en er på valg hvert år. Minst en av valgkomitéen skal være fra det avgående styre. Frode Rosland foreslås som ny representant fra avgående styre. Nytt forslag til valgkomité er: Dag Vidar Nesodden Agder Miljø Bilmottak AS foreslås som leder Tor Georg Hagane Risør og Tvedestrandregionens Avfallsselskap Frode Rosland- Avfall Sør Husholdning AS Lillesand 9. april 2014 Johan Jørgen Fossli Leder av valgkomiteen Vedtak: Årsmøtet slutter seg til forslaget fra valgkomiteen.