Innkalling til rådsmøte

Transkript

1 Til ordførarane og rådmennene i kommunane: Fyresdal, Kviteseid, Nissedal, Seljord, Tokke og Vinje. 15. mai 2017 Innkalling til rådsmøte Stad: Tuftin Fjellgard, Totakvegen 758 Rauland Dato: Tysdag 23. mai 2017 Kl. slett: (lunsj 11.30) Vest-Telemarkrådet møtest denne gongen på Tuftin Fjellgard på Rauland. Fyrste del av dagen er sett av til møte i lokaliseringsutvalet i samband med prosjektet rundt vidareutvikling av det interkommunale samarbeidet. Møtet i Rådet finn stad etter lunsj der ein innleiingsvis vil handsame forslag til medlemsskap i Fjellnettverket, som er eit samarbeidsorgan/politisk nettverk for kommunar, regionråd og fylkeskommunar. Sekretær Monica Eriksson vil orientere nærare rundt nettverket og arbeidet i dette. Vidare er Rådet engasjert i samband med strukturendringane og tenestene ved skattekontora, og vil drøfte dette nærare samt eit forslag til uttale. Rådet vil også ha drøftingar rundt møteopplegg med Telemarksbenken, der det kan vera aktuelt med samkøyring med Telemark fylkeskommune/andre kommunar. I samband med orienteringssakene vil driftsleiar Elsa Ann Hauglid i Renovest orientere nærare om alternative løysingar for hytterenovasjon i dei 5 kommunane som deltek i ordninga. Vi minner avslutningsvis om møtet i representantskapet for brannvernsamarbeidet etter rådsmøtet, og ynskjer vel møtt i spanande omgjevnader ved Totak! Venleg helsing Vest-Telemarkrådet Erik Skjervagen (sign) Regionordførar Mobil: Kjell Gunnar Heggenes Regionrådsleiar E-post: kgh@vest-telemark.no Web: Bank: Adresse: Kviteseidgata KVITESEID

2 Vest-Telemarkrådet Rådsmøte 23. mai 2017 Sakliste til rådsmøte 23. mai 2017 Sak 16/2017 Referat frå rådsmøte 14. mars 2017 Sak 17/2017 Vest-Telemarkrådet medlemskap i Fjellnettverket Sak 18/2017 Skattekontor ID/banktenester Sak 19/2017 Møte med Telemarksbenken, drøftingssak Sak 20/2017 Orienteringssaker - Hytterenovasjon, orientering v/renovest - Invitasjon Pilegrimsmarsj, mogleg deltaking VTR 22. august - Digitaliseringskonferanse/seminar - Evt. orientering frå Tfk

3 Referat frå møte i Vest-Telemarkrådet 14. mars Tilstades: Regionordførar Erik Skjervagen, Jon Rikard Kleven, Halvor Homme, Jarand Felland, Halfdan Haugan, Tarjei Gjelstad, Ketil Kiland, Jan Myrekrok, Sverre Sæter, John Kleiv, Per Dehli, Øystein Tveit, Ole Dalen og Kjell Gunnar Heggenes. Møteinnkalling og sakliste vart samrøystes godkjent. Sak 09/2017 Referat frå rådsmøte 14. februar Vedtak: Referat frå rådsmøte 14. februar 2017 vert samrøystes godkjent. Sak 10/2017 Prosessen rundt antal lensmannskontor i Vest-Telemark - mandat/retningsliner for seinare representasjon for regionen. Saken hadde sitt utspring i eit møte i styringsgruppa for nærpolitireformen der Halfdan Haugan møtte i staden for regionordførar Erik Skjervagen, og der møtet etter innlegg frå Haugan, resulterte i ei endra tilråding gjeldande plassering av lensmannskontor. Etter innspel frå Tarjei Gjelstad på forrige rådsmøte, der han peika på at Halfdan Haugan i dette tilfellet hadde ivaretatt egen kommune framfor regionens interesser, vart saken teke opp til nærare drøfting i rådsmøtet 14. mars. Gjelstad kritiserte framgangsmåten til Haugan og etterlyste i tillegg køyrereglar for bruk av vararepresentantar og reglement for deira rolle/mandat i slike saker. Han understreka at ombodsfolk må ivareta regionen som heilskap, og at ein etter dette må ha reglar for val av varafolk til slike utval. I ordskiftet kom det fram at enkelte no har manglande tillit til Seljordsordføraren. Det vart det gjort slikt samrøystes vedtak: Ved framtidige val av representantar frå Vest-Telemarkrådet til ulike arbeidsgrupper og utval, skal det alltid veljast vararepresentantar. Rådet presiserer at dei valde representantane i slike samanhengar skal ivareta regionens interesser framfor interessene til egen kommune. Sak 11/2017 Forslag til årsmelding/årsrekneskap VTR Det låg føre forslag til årsmelding og årsrekneskap 2016 for Vest-Telemarkrådet. Ole Dalen orienterte nærare om forslaget til årsmelding og peika mellom anna på Rådets rolle i viktige saker som t.d. konsesjonskraft-ordninga, ny organisering av PPT, arbeid for betre vegar og vidareføring av interkommunalt samarbeid. Vidare orienterte han om arbeidet med å få ut informasjon om verksemda i høve omgjevnaden. Administrasjonen har nyleg oppretta ein blogg som ligg på VT-radet.no, der regionens arbeid vert rapportert løpande. Det vart også orientert kort om årsrekneskapen, som viser eit mindreforbruk i høve til budsjett på kr ,-. Etter innspel i møtet vil ein invitere rekneskapsførar til Vest-Telemarktinget 25. april med tanke på ein meir detaljert gjennomgang av dei ulike rekneskapspostane. Vedtak: Vest-Telemarkrådet godkjenner det framlagte forslaget til årsmelding og årsrekneskap 2016 til framlegging for endeleg godkjenning i Vest-Telemarktinget. Samrøystes vedtak.

4 2 Sak 12/2017 Forslag til sakliste og møtestad for Vest-Telemarktinget 25. april Det låg føre forslag om å legge Ting-møtet til Quality Straand Hotel i Vrådal. I tillegg til formelle saker som forslag til årsmelding og årsrekneskap for 2016, låg det også forslag om eit fagleg innslag med orientering omkring "akutt-kjeden" innafor helse. Ketil Kiland, som er prosjektansvarleg for prosjektet rundt vidareføring av det interkommunale samarbeidet, minte om at også dette temaet blir gjenstand for nærare orientering 25. april. Vedtak: Vest-Telemarkrådet godkjenner det framlagte forslaget til sakliste, med tillegg av tidlegare fastlagt orientering om det interkommunale samarbeidsprosjektet. Møtet i Tinget vert lagt til Quality Straand Hotel i Vrådal. Samrøystes vedtak. Sak 13/2017 Brannvernet - nye krav til drift/opplæring og utstyr. Drøftingssak. Tilstades i samband med denne saken, var leiar av brannvernsamarbeidet i Vest-Telemark, Tore Metveit og leiar av beredskapsavdelingen i Fyresdal, Arild Metveit. Etter initiativ frå Jarand Felland drøfta Vest-Telemarkrådet problemstillingar omkring krava frå Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) i høve til drift/opplæring og utstyr. Direktoratet skil ikkje mellom store byar og distriktskommunar, og krava kan oppfattast som drivande for å etablere store, sentraliserte brannvesen. DSB har utarbeidd eit brannstudie, og frå regjeringa ligg det føre ei samfunnssikkerhetsmelding som peikar på færre og større brann-samarbeid. Vidare er det beslutta å etablere ny utdanningsmodell for brannredningspersonell som inneber høgare krav til utdanning. Tore Metveit orienterte nærare om saken, og Vest-Telemarkrådet drøfta dei ulike sidene ved krava. Det er også ei utfordring at det nærmar seg utskifting av mannskap pga alder og dermed nye behov for opplæring. Det er også slik at mannskapsmangel er den største utfordringa i sårbarhetsanalysene for Vest- Telemark. Vedtak: Styret i brannvernet får i oppdrag å lage ein samla oversikt over krava og kostnadene i regionen som fylgje av dagens reglar og pålegg. Sak 14/2017 Drøfting rundt val av representantar til styret i ulike interkommunale selskap. På bakgrunn av 2 utarbeidde notat drøfta Vest-Telemarkrådet nærare prosedyrer for val av representantar til styra i ulike interkommunale selskap. Det vart gjort slikt vedtak: Vest-Telemarkrådet ser det som føremålstenleg at ordførarane i dei 6 kommunane drøftar styrerepresentasjonen i selskapa Vest-Telemark Kraftlag, Vest-Telemark Brannvesen og Renovest i samla forum, og på den måten utgjer valkomite for desse tre selskapa. Leiar av Rådmannsutvalet er sekretær for valkomiteen. For Vest-Telemark PPT vil ein at rådmannsutvalet skal stå som valkomite. Samrøystes vedtak. Sak 15/2017 Ymse Mogleg møte med KLP. Det låg føre veksling av e-post mellom KLP og rådmann Ketil Kiland i høve til mogleg møte mellom politisk/administrativ leiing i kommunane og administrativ leiing i KLP. Samrøystes v edtak: Administrasjonen i lag med Ketil Kiland får i oppdrag å invitere konsernsjefen m.fl. til eit komande møte i Vest-Telemarkrådet.

5 3 Passfunksjon ved eitt av lensmannskontora i Vest-Telemark. Det låg føre kopi av brev frå Vinje kommune adressert Politimeisteren i Tønsberg, der kommunen ber politiet opprette passfunksjon ved eitt av lensmannskontora i Vest-Telemark. Det låg også føre forslag frå Jon Rikard Kleven om at Vest-Telemarkrådet skulle gjera tilsvarande vedtak på vegne av heile regionen. Vedtak: Administrasjonen i lag med regionordførar får i oppdrag å sende brev til politimeisteren i Sør-Øst Politidistrikt der Vest-Telemarkrådet krev at det blir lagt passfunksjon til eitt av lensmannskontora i regionen. Samrøystes vedtak. Opplegg for faste møte med Telemarksbenken. Det vart reist spørsmål om Vest-Telemarkrådet skal ta initiativ til eit fastere møteopplegg mellom Rådet og Telemarksbenken på Stortinget. Rådet drøfta ulike innspel i høve til møtefrekvens, møtestad, samt mogleg felles møte med benken der fylkeskommunen/andre regionar deltek i lag med Vest-Telemarkrådet. Det vart også spela inn moglegheiten for digitale møte. Vedtak: Vest-Telemarkrådet kjem attende til saken på neste rådsmøte med forslag til møteopplegg mellom Rådet og Telemarksbenken. Referent: Kjell Gunnar Heggenes

6 Vest-Telemarkrådet Rådsmøte 23. mai 2017 Sak 17/2017 Vest-Telemarkrådet medlemskap i Fjellnettverket Bakgrunn: Fjellregionsamarbeidet er eit politisk nettverk for kommunar, regionråd og fylkeskommunar i Sør-Noreg. Fjellnettverket skal vera pådrivar for ein politikk som sikrar at ressursar og verdiar i fjellområda gjev grunnlag for utvikling og trivnad i fjellbygdene. Nettverket arbeider gjennom: - å vera ein aktiv deltakar og leverandør i regionalpolitiske diskusjonar - å formidle kunnskap om fjellområda - å delta aktivt i internasjonalt samarbeid - setja i verk eigne prosjekt og tiltak Fjellnettverket har utarbeidd handlingsplan for perioden : Vedtektene er her: Fjellnettverket/ Samarbeidet har i dag fylgjande medlemmer: Fylkeskommunar: Buskerud, Hedmark, Oppland og Telemark Regionråd: Regionrådet for Fjellregionen, Regionrådet for Hallingdal, Regionrådet for Midt- Gudbrandsdal, Regionrådet for Nord-Gudbrandsdal, Valdres Natur- og Kulturpark og Setesdal Regionråd. Kommunar: Hjartdal, Krødsherad, Nordre Land, Rollag, Tinn, Vinje og Øyer Fjellnettverket handsamar mange saker som er sentrale for vår region. Organisasjonen ivaretek område som er viktige leverandørar av fellesgoder som til dømes kraftproduksjon, rekreasjonsområde, natur, rein mat, biologisk mangfald osb. Eit medlemsskap inneber mellom anna: - moglegheit til å påvirke nasjonal politikk for fjellområda - deltaking i nettverk med felles utfordringar - informasjon om fjellpolitikk og fjellområde - deltaking på aktuelle konferansar, rådsmøte osb - moglegheiten for politiske representantar i styret

7 2 Styring/representasjon. Rådet er det høgaste organet i Fjellnettverket. Fylkeskommunar og regionråd har 2 representantar kvar (pluss personlege vararepresentantar) medan kommunane har 1 representant. Styret er samansett av ein representant frå kvar fylkeskommune og 4 representantar valde frå regionane/kommunane. I tillegg skal alle medlemer ha ein administrativ kontaktperson. For kommunar/regionråd er medlemskontingenten kr 3.- pr. innbyggjar pr. år. Fylkeskommunane betaler årleg ei grunnavgift på kr ,- pluss kr 1,70 pr fjellinnbyggjar. Det er i utgangspunktet styret i Fjellnettverket som godkjenner opptak av nye medlemmer, men med Rådet som endeleg instans dersom styret avviser moglege søknader. Til rådsmøtet 23. mai har vi invitert Monica Eriksson som er sekretær for Fjellnettverket. På møtet vil Eriksson orientere nærare om arbeidet i nettverket og sakene det vert arbeidd med. Forslag til vedtak: Vest-Telemarkrådet tek orienteringa til vitande og ynskjer å søkje medlemskap i Fjellnettverket. Som representantar til Rådet i Fjellnettverket veljast: Regionordførar og regionvaraordførar med hhv???? og???? som personlege vararepresentantar. Som administrativ kontaktperson veljast regionrådsleiar.

8 Vest-Telemarkrådet Rådsmøte 23. mai 2017 Sak 18/2017 Skattekontor ID/banktenester. Bakgrunn: I Vest-Telemark er det nærings-verksemder som i stor grad nyttar sesongarbeidarar som arbeidskraft. Fleire av bedriftene opplever at mangel på lokale tenester innafor bank/id vanskeleggjer tilsetting av aktuelle medarbeidarar. Mellom desse er Dalen Hotell, der direktør Malin Jernberg peikar på at krevande logistikk og avstands-utfordringar skaper vanskar for arbeidstakarane. For å få naudsynte formaliteter som til dømes D-nummer på plass, må arbeidstakarane møte personleg i Skien. Bankane Direktøren peikar på at sesongarbeidarar ikkje får opne konto i bank som ikkje verksemda er kunde av. For Dalen Hotell sitt personal betyr det at sesongarbeidarar må reise til Bø for å opne bankkonto. Ho peiker på at manglande tenester hjå lokalbankane i Vest-Telemark, er lite samfunstenleg. Etter nærare undersøking viser det seg at Sparebanken Sør, med kontor i Kviteseid, tek imot kundar som arbeider på sesongbasis og som ikkje har norsk statsborgarskap. Ein kan opprette kundeforhold gjennom nett, telefon eller frammøte i Kviteseid. Kriteriet er at ein må ha skattekort. Skattekontor Ei anna utfordring er mangel på lokalt skattekontor som deler ut D-nummer/personnummer i Vest-Telemark. Sesongarbeidarane må då til Skien for å ordne dette. Skattekontor i Seljord Vest-Telemarkrådet sendte 6. april 2016 ei uttale til Skattedirektoratet med støtte til at det i Seljord blir etablert eit spesialisert skattekontor for øvre Telemark/øvre Setesdal retta mot arbeidsmarknadskriminalitet. Grunngjevinga er at eit spesialisert skattekontor vil kunne være samlokalisert med statleg skattekontor og minimum ha fylgjande oppgåver/funksjonar: Publikumsrettleiing ID-kontroll Utføring av kontrolltiltak Informasjonsverksemd i høve til personar og verksemder Status Den nye skattekontorstrukturen avviklar kontoret i Seljord våren 2018, og legg skattekontor til Bø, men uten ID og arbeidsgjevarkontroll. Ifylgje stortingsrepresentant Solveig Sundbø Abrahamsen er ikkje beslutninga kring ID og arbeidsgjevarkontroll heilt landa, men truleg vil dette leggjast til eit etablert kontor i Skien. Skattekontoret i Vinje er no stengt For å få pass, må ein til Notodden For å få D-nummer må ein til Skien

9 2 Vest-Telemarkrådet ser svært alvorleg på at grunnleggjande samfunnstenester blir fjerna frå regionen, og lokalisert ei dagsreise unna. Rådet finn det uakseptabelt at gode medarbeidarar/deltidstilsette eventuelt takkar nei til deltidsjobb ut frå at skattekontor, ID og banktenester blir sentralisert og fjerna frå regionen. Det er viktig å gje sentrale myndigheiter tydelege signal, og etter drøftingar i AU har administrasjonen laga utkast til uttale som er vedlagt saken. Forslag til vedtak. Vest-Telemarkrådet godkjenner det framlagte forslaget til uttale i saken.

10 Vest-Telemarkrådet 23. mai 2017 Skattekontor ID-tenester i distrikta. Bakgrunn: I Vest-Telemark er ei rekkje nærings-verksemder avhengige av sesong-arbeidarar. Dette er til dømes tilfelle med reiselivsbedriftene som utgjer eit viktig innslag i regionens næringsliv. Fleire av bedriftene signaliserer at mangel på lokale tenester innafor til dømes skattekontor/id vanskeleggjer tilsetting av aktuelle medarbeidarar. For å få naudsynte formaliteter som til dømes D- nummer på plass, må arbeidstakarane møte personleg i Skien. Det blir derfor peika på at krevande logistikk og avstands-utfordringar skaper så store vanskar for enkelte arbeidstakarar at desse takkar nei til jobbane. Vest-Telemarkrådet ser svært alvorleg på at grunnleggjande samfunnstenester blir fjerna frå regionen, og lokalisert ei dagsreise unna. Rådet finn det uakseptabelt at aktuelle medarbeidarar/deltidstilsette takkar nei til deltidsjobb ut frå at skattekontor/id blir sentralisert. Vi krev at desse viktige tenestetilboda er tilgjengelege for våre næringsverksemder og innbyggjarar ved at tenestene er lokalisert i regionen. Vi viser også til argumentasjonen framført i vårt brev av 6. april 2016, der vi stør opprettinga av eit spesialisert skattekontor i vår region. Venleg helsing Vest-Telemarkrådet Erik Skjervagen Regionordførar Kjell Gunnar Heggenes Regionrådsleiar Vest-Telemarkrådet, Kviteseidgata 18, 3850 Kviteseid Tlf: , kgh@vest-telemark.no, Org. nr:

11

12 Vest-Telemarkrådet Rådsmøte 23. mai 2017 Sak 19/2017 Møte med Telemarksbenken, drøftingssak Bakgrunn: I møte 14. mars 2017 drøfta Vest-Telemarkrådet sak Opplegg for faste møte med Telemarksbenken. Det vart reist spørsmål om Vest-Telemarkrådet skal ta initiativ til eit fastare møteopplegg mellom Rådet og Telemarksbenken på Stortinget. Rådet drøfta ulike innspel i høve til møtefrekvens, møtestad samt mogleg felles møte med benken der fylkeskommunen/andre regionar deltek i lag med Vest-Telemarkrådet. Det vart også spela inn moglegheiten for digitale møte. Det vart gjort slikt vedtak: Vest-Telemarkrådet kjem attende til saken på neste rådsmøte med forslag til møteopplegg mellom Rådet og Telemarksbenken. Saksutgreiing: Vi har valt å legge fram saka til Vest-Telemarkrådet slik: 1) Status i arbeidet med å etablere fast møteopplegg 2) Arbeidet med digitale møte 3) Fakta om videomøte i Vest-Telemark 1 Status i arbeidet med å etablere fast møteopplegg Ynskje om faste møte med Telemarksbenken gjeld også dei andre regionane og Telemark Fylkeskommune. Det går føre seg ein dialog om møteopplegg med stortingspolitikarane frå Telemark mellom Jørund Ruud (TFK) og Terje Lien Aasland (Telemarksbenken). Det ligg så langt ikkje føre konkret forslag til møteopplegg, og regionordførar fylgjer opp dette på vegne av Vest-Telemarkrådet. 2 - Digitale møte Rådmennene fekk utfordringa med å undersøkje moglegheitene for digitale møte. Jan Myrekrok spela inn forslag til fylkesrådmannen om felles løysing for Telemark. Fylkesrådmannen har meldt tilbake at ein vil få til ei slik løysing om dei involverte partane er interessert, og at IT-avdelingen deira har starta ein intern prosess for å sjå nærare på dette. 3 - Fakta om videomøte i Vest-Telemark Det er ingen begrensning for deltaking i videomøte i dag, og det som krevast for deltaking er; internett og datamaskin (eller lesebrett/telefon) med mikrofon, høgtalar og kamera.

13 2 Hovudutfordringane ved å delta i slike møte per i dag er: Lokale variasjonar for internett-tilgang (brannmurar, trådlause nett og mobildekning) Brukarinnstillingar for deltaking (installering av program og brukarnamn/passord) Kamera/mikrofon/høgtalar må ha god nok kvalitet. Manglande opplæring og liten kunnskap om bruk av video-løysingar til møteverksemd. I tillegg finst det så mange ulike program, at ein ikkje er sikre på bruken og funksjonane når ein skal kombinere to eller fleire ulike system/program. Telefoni + videomøte Vest-Telemarkkommunane starta eit arbeid i 2014 for å innføre ny telefonsentral, der videomøte skulle inngå som del av løysinga. Det viste seg at denne løysinga ikkje var slik den var lova, og blei derfor ikkje implementert. Det er i dag ein avgrensa pilot for innføring av Skype for Business i Tokke, Vinje og Kviteseid som vil kunne rullast ut i alle kommunane. Arbeidet med å prøve ut løysing og kartlegge grunnlag for innføring i alle kommunane vert leia av Bjørn Olav Haukelisæter, IKT-ansvarleg i Kviteseid kommune. Videorom Bruk av videorom kan eliminere mange av utfordringane for bruk av videomøte. I Vest- Telemark er det nokon tilrettelagte rom med videokonferanseløysing, med fastmontert kamera og kvalitetssikra nettilgang. Alle har installert systemet Vidyo, levert av Meecon i Notodden: Fyresdal Næringshage Telemark Næringshage (Kviteseid) Kviteseid kommune, (Barnevernet og Kos) Vinje og Tokke har også enkelte løysingar, men desse har så langt ikkje vore mykje i bruk. Alle NAV kontora har videokonferanseløysing, men er lite nytta utanfor NAV-systemet. Kritisk faktor Det er mangel på opplæring, og usikkerhet omkring teknikken frå brukarane si sid, som er den største terskelen for ein utvida bruk av videomøte i Vest-Telemark. Løysinga kan ligge i at ein standardiserer på system, eliminerer alle tekniske problem, og prioriterer opplæring på bruk over tid. Forslag til vedtak: Vest-Telemarkrådet er interessert i felles løysing med Telemark Fylkeskommune, der ein digital møtestad/videokonferanse er del av eit opplegg for faste møtepunkt med Telemarksbenken.