Styresak Arkivsak Styresak 46/11 O Styremøte

Transkript

1 Styresak Går til: Styremedlemmer Føretak: Helse Fonna HF Dato: Sakshandsamar: Saka gjeld: Helga Stautland Onarheim God Vakt kampanjen - pålegg frå Arbeidstilsynet om manglande samsvar mellom oppgåver og ressursar Arkivsak Styresak 46/11 O Styremøte Styret tar saka til orientering 1

2 Helse Fonna hadde tilsyn frå Arbeidstilsynet Vestlandet i perioden 3.10 til Arbeidstilsynet peika på avvik frå HMS- lovgivinga innanfor temaet ubalanse mellom oppgåver og ressursar ut frå at føretaket etter Arbeidstilsynet si vurdering ikkje hadde verktøy som viste oversikt over den totale arbeidsbelastninga for dei tilsette. Arbeidstilsynet la spesielt fokus på pleiepersonell, leiarar og tilsette ved laboratoriet for medisinsk biokjemi. Styret vart orientert om prosjektdirektiv for lukking av avviket i styremøte , sak 83/09 : God vakt Prosjektdirektiv lukking av avvik datert Det er gitt fem pålegg/vedtak i lukking av avviket med ulike rapporteringsfristar. Dette gir ei tredeling av tiltak knytte til pålegga i avviket. Helse Fonna har rapportert på status og effekt av tiltak to gonger i denne perioden og Arbeidstilsynet meiner føretaket har oppfylt kravet om å evaluere tiltak. Endeleg rapportering skal skje innan Nedanfor følgjer ei kort oppsummering av tiltaka som er iverksatt i løpet av 2010 og 2011 og status på rapporteringstidspunktet til arbeidstilsynet. Rapportering pr FORHOLDET MELLOM OPPGÅVER OG RESSURSAR Utfordring og tiltak Status pr Generelle tiltak Implementere ein levande handlingsplan Tema på årleg kick off for HMS vernerunden. Lokale undervisningsdagar. Målgruppe: leiarar, VO og TV Ressurskoordinering Vidareutvikle funksjonen i Hgsd Vurdere etablering på Stord Samarbeid mellom leiarlinje, TV og VO 2010 var VO`s og TV`s år. Samarbeidskonferanse ellom og 4. linjeleiar, vernelinje og tillitsvaltlinje HMS er tema på alle formelle møter Tilstrekkeleg tid for arbeidstakarrepresentantar til å utføre si oppgåve Klinikk-VO og -TV deltar på leiarmøter (2. nivå) VO og TV har månadlege møter med leder. Prosessen med å vedta årlige fokusområder for HMS vernerunde tek til i nov/des for kommande år. Forslag vert fremma av HMS tenesta, vert drøfta og vedteke i direktørmøte og AMU. Fokusområda vert implementert i føretaket gjennom kick off i regi av HMS tenesta. Lokal undervisning av leiarar, TV og VO i fokusområda, prinsippa for vernerunde/ ein levande handlingsplan og bruk av retningslinjer og verktøy. I dei tre siste åra har manglande samsvar mellom oppgåver og ressursar vore eit av tre/fire tema. Sjekklista for vernerunde er endra og eiga sjekkliste for leiarar er etablert. Ressurskoordineringa ble etablert som ein fast ordning i føretaket i I løpet av åra har ein sett ei klar utvikling i fleksibiliteten hos dei tilsette. 4 leiarar ved Hgsd sjukehus deler på å koordinere pleieressursar på vakttid. Dei to siste åra er denne funksjonen også knytt til fordeling av pasientar (oppgåver), oftast gjennom å utnytte observasjonsposten på ein meir hensiktsmessig måte. Etablering av denne ordninga på Stord er ikkje sett i verk. Det har vore arrangert to dagseminar eller samhandlingskonferanser. Det er vedteke å ha regelmessige samhandlingsmøter mellom administrerande direktør, hovudsamanslutningsutvalet og føretakshovudverneombod. Samhandlinga mellom leiarlinje, vernelinje og dei tillitsvalde har større fokus og er blitt betre. Tillitsvalde og verneombod deltar i sterkare grad på leiarmøta. Det er regelmessige møter mellom adm. dir. og hovudsamanslutningsutvalet og FHVO Regelmessige møter med informasjon til alle føretakstillitsvalde og FHVO jf Retningsline for samspel mellom tillitsvalde og leiing i Helse Fonna HF Auka fokus på HMS som tema på alle formelle møter Nokon seksjonar har fått dette organisert i plan, medan andre seksjonar ikkje har kome så langt Det er vedteke at det årleg skal vere 8-10 møter for informasjon mellom klinikkleiinga, TV og VO. Dette er innført i nokre klinikkar, men ikkje i andre. Det er vedteke at det årleg skal vere 8-10 møter for 2

3 Innføre vekentlege vernerunde for å involvere dei tilsette i eininga samt skape ein arena for samhandling mellom leiar, VO og TV Oppfølging av leiarar Bemanningssenteret Etablert våren 2011 informasjon mellom leiinga, TV og VO. Dette er innført i variabel grad i ulike seksjonar. Nokre seksjonar har funne god form på dette medan andre ikkje har kome så langt. Det er laga rutine for dette, nokre seksjonar er i gang med vekentleg vernerunde andre har ikkje kome i gang med dette. Hensikta med denne etableringa er å støtte leiarane i å skaffe vikarar, gje brukartilgangar, ID-kort, husrom til eksterne vikarar. Bemanningssenteret vil på sikt stå for all vikarformidling i føretaket ved å ha både faste vikarar i heileller deltidsstilling, timevikarar og stå for innleie av vikarar frå avtalebyrå. Rekrutterings/-opptrappingsplan: Medisinsk klinikk, midt, vest og HO: Mai Kirurgi Haugesund: Mai Medisin og Kirurgi Stord: Juni Medisin Odda: September Psykiatri: September Leiaropplæring Det obligatoriske leiaropplæringsprogrammet 2009/10 Medarbeidarsamtalen (MAS) Tema på leiaropplæringa Samhandling mellom leiarar og støttetenesta Utarbeide ein oversikt over dei ulike arbeidsoppgåvene og kven i støttetenesta som kan bistå med kva. Målsettinga er å frigjere leiaren si arbeidstid slik at leiar kan få meir tid til leiing og medarbeidaroppfølging - mindre administrasjon. Organisering av Helse Fonna Gjennomgang av storleiken på seksjoner/enheter Leiaropplæringsprogrammet blei gjennomført etter planen i 2009 og Evaluering av dette er sendt i tidlegare rapportering. HR jobbar med innhald i eit introduksjonsopplegg for nye leiarar. Dette er presentert i direktørmøte Fokus no er basisopplæring i IT-verktøy - dette gjennomføras for andre gang i juni. Leiaropplæringsprogram rulles ut i løpet av hausten når DIPS, ny Gat versjon og Personalportalen er innført. TV og VO har og tilgang til denne opplæringa. Det føregår utrulling av kompetanseportalen (Dossier) som inneheld verktøy for medarbeidarsamtale. Før verktøyet tas i bruk av den respektive leder, er HR involvert med opplæring både av dei tilsette og leiarane. Fokusgruppeintervjuet (vedlegg) viser at verktøyet vert opplevd som ei god hjelp. Gjennomføring av leiaropplæring med medarbeidarsamtalen som tema står på agendaen til hausten. Fokuset vil vere; Kva skal MAS gi oss innhald, form og effekt. Kva nytteverdi skal den ha for leiarar og medarbeidarar i Helse Fonna. Nytt verktøy skal vere innført og nyttast for alle innan utgangen av året. HMS vernerunden i leiargruppene synar at forventningane til og behovet for støtteteneste blant leiarane på 3. og 4. nivå er større enn det som er mogleg (vedlegg) Føretaket er i gang med eit program for leiarutvikling ogopplæring som skal sikre at leiarar får den introduksjon, opplæring og utvikling som er nødvendig for å utøve funksjonen. Leiarhandbok vil vere eit sentralt element i dette arbeidet. Dette arbeidet startar nå. Føretaket er i sluttfasen av ein større organisasjonsutviklingsprosess. I prosessen har ein hatt hovudfokus på kjerneverksemda. Prosessen har bl.a. munna ut i ny organisasjonsstruktur i Helse Fonna. Resultata frå dette arbeidet kan opp summerast med at fag og 3

4 kvalitet er styrka i organiseringa gjennom etablering av leiarteam. I omorganiseringsprosessen har følgjande føringar vore vektlagt: *Gjennomgåande leiing - klinikkvise tilpassingar i første fase *Fag og kvalitet i leiing *Føremålstenleg kontrollspenn *Heilskaplege pasientløp *Strategisk og tydelig leiing *Redusere opplevinga av ubalanse mellom oppgåver og ressursar *Einsarta struktur og stillingsnemningar Implementere felles metoder som beskriver arbeidsbyrden samt hvilke tiltak som skal iverksettast ved manglande samsvar mellom oppgåver og ressurser. Oversikten over arbeidsoppgåver danner grunnlag for ein prioriteringstrekant for leiarar Oppfølging av pleiarar og tilsette ved laboratorie for medisinsk biokjemi Implementere felles metodar som til ein kvar tid beskrive arbeidsbyrden samt kva for tiltak som skal i verksettas ved manglande samsvar mellom oppgåver og ressursar. Pleietyngdemåling iverksetting i 5V, 4V og Kir 3 Prioriteringstrekanten iverksetting i 5V, 4V og Kir.3 Overordna organisering Det har vore omstillingsprosessar i alle klinikkar. I medisinsk klinikk er denne prosessen avslutta og organisasjonen satt. Resultatet er blitt mindre leiarspenn ved innføring av mindre seksjonar og eit 4. leiarnivå. Leiarar som har vore intervjua uttrykker ei oppleving av å vere à jour og at dei går mindre overtid (vedlegg). Vidare påpeiker dei at den endelege effekten ikkje er oppnådd då det er mange nye leiarar i opplæringsfase. Dei uttrykker optimisme for framtida ift den organiseringa/strukturen som er lagt for leiing teamleiing. Leiarar i andre klinikkar deler denne optimismen, men er ikkje ferdig med omstillingsprosessen enda. Denne vil vere avslutta tidleg haust Arbeidet med omorganiseringa og innføring av ny leiarstruktur og i tillegg innføring av felles pasientjournal i heile føretaket - har medført at dette tiltaket vart nedprioritert i denne perioden. Kartlegging av oppgåver og ressursar gjennom vernerundar har vore og skal framleis ha fokus og kartleggast av leiarane, og det skal setjast i verk målretta tiltak.. Pleiegruppa Pleietyngdemålinga har vært prøvd ut ved dei to kirurgiske sengepostane; 4V i Hgsd og Kir.3 på Stord. Dei siste to månadene har også 4M ved Haugesund sjukehus tatt i bruk metoden. Medisinsk klinikk har hatt eit eiga prosjekt gåande. Leiarane har jobba med utarbeiding av tiltakspakker der blant anna samarbeid og oppgåvedeling på tvers av seksjonar er tema. I tillegg er legevisitten endra for å få avklaringar tidlegare på dagen. Med bakgrunn i auka behov for senger er det frigjort nye areal til Geriatrisk seksjon. Frå det første intervjuet i oktober og til det andre intervjuet i januar var opplevinga av effekt tydeleg. Blant anna blei pleietyngde brukt som bakgrunn for å fordele ressursar mellom arbeidsgruppe og til fordeling av pasientar. Det var eit større fagleg fokus og det blei tydeleg kven som hadde det travelt. I intervjuet i januar etterlyste dei tilsette tiltakspakker og leiaroppfølging. Tilbakemelding i juni syner at prosessen med pleietyngdemåling, implementering av prioriteringstrekant og tiltakspakker har stoppa opp. Dei risikofaktorane som blei skissert tidlegare har høyst sannsynleg påverka implementeringa av ny metode/verktøy. Dei tilsette ser liten effekt av desse i høve til betring av samsvar mellom oppgåver og resursar. 4

5 Prosess ved Laboratoriet for medisinsk biokjemi: Kick off samling med identifisering av utfordringsbildet og ein beskriving av ønska situasjon (Swot-metoden). Oppfølging med etablering av tiltakspakker (Kafe-metoden). Begge samlingane var open for alle tilsette. Seinare har prosessen vert følgt opp med arbeidsgruppemøte, personalmøte, evalueringsmøte og 3 fokusgruppeintervju. Det blei tidleg i prosessen slått fast at utfordingane i laboratoriet var av ein slik art at andre forhold måtte avklarst og finne løysing før ein kunne sjå på metodar som t.d. prioriteringstrekant. Det siste fokusgruppeintervjuet viser at: Dei tilsette ved laboratoriet for medisinsk biokjemi seier at arbeidsdagen er lettare ved at stillingane er dekka, tydlegare ansvarsfordeling, tydlegare leiing og auka fokus på fag. Dette har dei oppnådd gjennom å endre leiarstruktur, organisering av fagområde og fokus på holdningar som reglar for ein god dag på jobben. Dei har også jobba med å redusere og systematisere arbeidsmengda, spesielt i poliklinikken. Dei tilsette seier dei i større grad kan forutsjå arbeidsdagen, noko som er ein helsefremmande effekt. Dei tilsette og leiaren melder at dei no er klar for å implementere prioriteringstrekanten. Gjennomføring av metodane i heile føretaket Metoden er rulla ut i heile føretaket. Det er etablert arbeidsgrupper ved alle sengeeiningar i Haugesund, på Stord og i Odda. Planen for igangsetjing av målingar er utsett ved Medisinsk klinikk grunna omorganiseringa. Klinikken har valt å jobbe med prioriteringstrekanten gjennom tett leiaroppfølging i seksjonane, såkalla skadestedsleiing. 5