Konsortieskolen - oversikt. 1. Generell introduksjon 2. Ressursene 3. Rutiner 4. Prisberegning 5. Spørsmål

Transkript

1 KONSORTIESKOLEN

2 Konsortieskolen - oversikt 1. Generell introduksjon 2. Ressursene 3. Rutiner 4. Prisberegning 5. Spørsmål

3 CRIStin konsortieteamet Ivar Torgersen Nils Andenæs Solveig Wikstrøm Eirin Konstad Nilsen Janicke Furberg

4 Velkommen til Vårmøtet!

5 Bibliotekkonsortier Hva er et bibliotekkonsortium? Hvem er med i våre avtaler? Kompetanseheving

6 Konsortieskolen - oversikt 1. Generell introduksjon 2. Ressursene 3. Rutiner 4. Prisberegning

7 Typer ressurser Tidsskrifter Wiley, Science Direct Databaser Economist Intelligence Unit, World Bank Ordboktjenester Ordnett, ifinger Leksika Encyclopaedia Britannica Referanse- og siteringsdatabaser Scopus, Web of Science Mediearkiv - Atekst

8 Lov om offentlige anskaffelser CRIStin gjør de formelle anskaffelsene av ressursene CRIStin er administrativt tilknyttet Universitetet i Oslo Alle anskaffelser må gjøres i samsvar med bestemmelsene i Lov om offentlige anskaffelser

9 Lov om offentlige anskaffelser forts. Tre hovedkrav: 1. Konkurransebasert 2. Prosessen skal være etterprøvbar og dokumentert 3. Utvelgelsen av tilbyder skal være basert på objektive vurderinger

10 Lov om offentlige anskaffelser forts. Alle anskaffelser CRIStin gjør for konsortiene er direkteanskaffelser Ingen anbud involvert

11 Lov om offentlige anskaffelser forts. Følgende dokumenter for hver avtale: Anskaffelsesprotokoll Dokumentasjon av enerett fra leverandør Innkjøpsfaglig vurdering Skatteattest

12 Konsortieskolen - oversikt 1. Generell introduksjon 2. Ressursene 3. Rutiner 4. Prisberegning

13 Rutiner: Innmelding i avtaler Vi bruker UiOs infrastruktur og tjenester for nettskjema og hjemmesider: Enklere, rimeligere og tryggere administrasjon av avtalene men kan oppleves som unødvendig byråkratisk, særlig for deltagere med få avtaler

14 Fullmakt CRIStin trenger fullmakt for å handle på vegne av dere. Tre dokumenter må signeres og sendes i posten (dette gjøres kun ved første gangs innmelding): Fullmaktsavtale Fullmakt på norsk Fullmakt på engelsk

15 Autoriseringsskjema Vi trenger informasjon om hvem hos dere som har budsjettansvar, og hvem som er autorisert til å svare på nettskjema (og dermed gjøre bindende bestillinger av avtaler) Vi sender autoriseringsskjema, som enten kan sendes inn sammen med fullmaktene (i post) eller besvares på nettet. Trenger vi dette, sender vi e-post! Endringer i kontaktopplysninger meldes inn på epost til konsortieteamet@cristin.no

16 Autorisering på papir og nettskjema

17 Interne nettsider Når vi har signerte fullmakter og kontaktopplysninger, oppretter vi en intern nettside for institusjonen Innhold på intern nettside: Oversikt over avtaler institusjonen er med på eller har forespurt pris på Formell informasjon om institusjonen Innskannede fullmaktsdokumenter Fakturagrunnlag Lisenser (avtaledokumenter) kommer!

18 Tilgang til intern nettside Standard innloggingsside for UiO kommer dit når man ønsker å logge inn på en tjeneste. De som har opprettet en WebID-bruker må trykke på fanen for WebIDbrukere øverst FEIDE-brukere må trykke på fanen nederst

19 WebID For å få tilgang til den interne siden deres vil dere få invitasjon via WebID. WebID: Tjeneste levert av UiO. Kommer i form av en autogenerert epost der dere blir bedt om å følge instruksjonene i eposten. Formål: Lage brukernavn og passord i WebID, for senere kunne logge seg inn til de interne sidene via WebID.

20

21

22

23

24 Nettskjema Vi sender ut e-post når det er tid for å melde seg inn i, fornye eller eventuelt si opp en avtale. Dette gjøres via en lenke til et nettskjema på de interne sidene deres. I nettskjema må institusjonen bruke akronym. Disse akronymene bruker vi til å koble informasjon i våre systemer.

25

26

27 Oppsummering: Rutiner for innmelding i konsortiegrupper Institusjonsopplysninger. Vi trenger fakturaadresse, kontaktpersoner etc. Dette registrerer du ved å svare på nettskjema som vi sender ut eller sende sammen med fullmaktsdokumenter. Løpende endringer meldes inn på e-post til oss. Fullmaktsavtale. Når vi har fått disse opplysningene fra dere, lager vi en fullmaktsavtale (3 dokumenter) som skal signeres av dere og returneres på papir. Innmelding i avtaler per nettskjema. Når fullmaktsavtalen er på plass, får dere invitasjon til tilgang til deres interne nettsider. Her kan dere sjekke status og gjøre innmeldinger i de avtalene som dere ønsker å bli med i. Vi gjør alltid innmeldinger ved å varsle at nettskjema er åpnet, og lenke til dette vil komme opp på den interne siden deres. Inngang:

28 Fornyelse av avtaler All fornyelse via nettskjema Fornyelse for hvert avtaleår også for de flerårige avtalene

29 Fornyelse av avtaler forts Hva innebærer nettskjemasvaret? Bestilling Forpliktelse Godkjenning av den oppgitte prisen Grunnlaget for en faktura

30 Fornyelse av avtaler forts. Derfor: Les spørsmålene i skjemaet nøye Kontroller prisen Behold e-postkvitteringen

31 Fornyelse av avtaler forts. Når? Når skjema for fornyelse blir tilgjengelig vil variere fra avtale til avtale Fra skjemaet åpnes gis det normalt en tidsfrist på tre uker på å fornye avtalen Vi sender ut e-post med varsel når skjemaet er aktivt

32 Fornyelse av avtaler forts. Fra nettskjema til anskaffelse Alle nettskjemasvar for et konsortium samles og blir behandlet som en enkelt anskaffelse Leverandør avventer bekreftende bestilling fra CRIStin Det er viktig å overholde fristen for fornyelse!

33 Kansellering av avtaler Kanselleringsklausul Rutine: 1. Deltager orienterer leverandør. Innen 1.oktober. Cc til konsortieteamet 2. Deltager bekrefter kanselleringen på nettskjema Ettårige avtaler: kansellere på nettskjema

34 Fakturering Fakturering i avtaleåret Rutine: 1. Bestilling 2. Samlet faktura til CRIStin 3. Fakturagrunnlag 4. Kontroll 5. Fakturering

35 Fakturering forts. Fakturering via agent Deltager selv er ansvarlig! Registrering av fakturaadresse Melding om endringer: alltid fra deltager selv, ikke agent

36 Prisforespørsler Alle forespørsler om pris via oss Følg med på den interne nettsiden

37 Teknisk hjelp Deltager tar dette direkte med leverandør, med oss på cc Gjelder også melding om endring av IP-adresser

38 Konsortieskolen - oversikt 1. Generell introduksjon 2. Ressursene 3. Rutiner 4. Prisberegning

39 Prisberegning Fulltidsekvivalenter (FTE) Fulltidsekvivalenter, eller FTE, er et sentralt begrep når vi skal beregne priser i konsortieavtalene. FTE betyr årsverk, og de fleste avtaler bruker dette som basis for å beregne pris for deltagere. Det vil ofte variere fra avtale til avtale hvordan FTE skal beregnes, og det vil også variere fra sektor til sektor hvilken type FTE som skal legges til grunn for prisberegningen. FTE er altså en måte å beregne størrelsen til institusjonen på, og dette danner et godt grunnlag for en rettferdig prissetting for deltagerne.

40 Prisberegning Universitetene og høgskolene Legge sammen student- og ansattårsverk. Hos noen avtaler ønsker leverandøren å kun telle de årsverkene som utgjør den tyngste brukergruppen Et eksempel: Nature-avtalen: beregner prisen på bakgrunn av de årsverk som sorterer under de naturvitenskapelige disiplinene.

41 Prisberegning Forskningsinstituttene Antall vitenskapelig ansatte ved institusjonen Totalt antall ansatte ved institusjonen

42 Prisberegning De offentlige organene Som oftest den samme beregningen som hos forskningsinstituttene - enten antall vitenskapelig ansatte eller totalt antall ansatte ved institusjonen

43 Prisberegning Helseforetakene Ikke alle avtaler har en egen prismatrise for sykehus Er nå i dialog med de fleste leverandører om å forme en god prisstruktur for helseforetak Per i dag det tre måter å beregne FTE på: 1. antall forskere ved institusjonen (mest vanlig) 2. antall leger ansatt ved institusjonen 3. antall senger

44 Folkebibliotekene Prisberegning Folketallet i den aktuelle kommunen

45 Prisberegning Foretrukket prisstruktur Vi har utarbeidet en ideell prisstruktur som er tilpasset norske forhold Her er alle sektorer tatt med. Denne anbefaler vi for leverandørene i forhandlinger De fleste nye avtaler bruker denne pristrukturen

46 ktur.html

47

48 Tusen takk!

49 Spørsmål?

50 Tusen takk! VELKOMMEN TIL VÅR STAND!