Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse Parallelle rammeavtaler for Kommunale låneopptak Sak: 15/2275 Tilbudsfrist: Mandag 6. juli 2015 kl FOA del I og del III Hamar Kommune Konkurransegrunnlag Rammeavtale Kommunale låneopptak

2 1 Alminnelige regler for konkurransen Oppdragsgiver Anskaffelsesprosedyre Tilleggsopplysninger til konkurransegrunnlaget Omkostninger Kontraktsbestemmelser Parallelle rammeavtaler Alternative tilbud Forbehold Språkkrav Levering av tilbud på rammeavtale Tilbudsfrist Tilbudsåpning Vedståelsesfrist Krav til tilbudets utforming Komplett tilbud skal bestå av og organiseres som følger: Vedlegg Avtalens formål og omfang Anskaffelsens formål Oversikt over gjeld og framtidige låneopptak Krav til tjenesten - parallelle rammeavtaler minikonkurranser Kontraktskrav Opsjon Oppsigelse Lønns- og arbeidsvilkår Betalingsbetingelser Fakturabetingelser efaktura Kvalikfikasjonskrav Lovpålagte krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Tildelingskriterier Tildelingskriterier Erfaring offentlig sektor Kapasitet og bredde Bilag 1 Hamar kommunes generelle vilkår for kjøp av tjenester Feil! Bokmerke er ikke definert. Hamar Kommune Konkurransegrunnlag Kommunale låneopptak Side 2 av 11

3 1 Alminnelige regler for konkurransen. 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver er Hamar kommune. For informasjon om oppdragsgiver, se Oppdragsgivers kontaktperson i anskaffelsesprosessen er: Kontaktperson: Halvor Haug Virksomhet: Hamar kommune Postadresse: Postboks 4063, 2306 Hamar Besøksadresse: Vangsvegen 51, 2317 Hamar e-post: Halvor.Haug@hamar.kommune.no Telefon: Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen reguleres av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 med de siste endringer, og forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006 med de siste endringer. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og del III og reglene i dette konkurransegrunnlaget. Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandlinger. Som følge av valgt prosedyre, er det ikke mulig å endre tilbudet etter tilbudsåpningen. Siden endringer ikke er tillatt, er det viktig at konkurransegrunnlaget leses nøye, slik at det ikke oppstår misforståelser. 1.3 Tilleggsopplysninger til konkurransegrunnlaget. Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger. Hvis tilbyder oppdager feil, utelatelser, inkonsekvens eller andre mangler i konkurransegrunnlaget skal han straks gjøre oppdragsgiver oppmerksom på dette. Alle henvendelser /spørsmål rettes til oppdragsgivers kontaktperson jf pkt 1.1, per e-post. Oppdragsgiver kan eventuelt gi tilleggsinformasjon (svar, rettelser, suppleringer eller endringer) til konkurransegrunnlaget. Konkurransegrunnlaget er gjort tilgjengelig på Der vil også eventuell tilleggsinformasjon bli tilgjengeliggjort og samtidig distribuert pr e-post til de som har registrert interesse. 1.4 Omkostninger Omkostninger som tilbyder pådrar seg ved utarbeidelse av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. Det samme gjelder kostnader pådratt ved demonstrasjoner, forhandlinger, befaringer, tester eller lignende. 1.5 Kontraktsbestemmelser Det opprettes skriftlig kontrakt med valgt leverandør med utgangspunkt i antatt tilbud. Avtaleforholdet vil bli regulert av kontrakten med Hamar kommunes generelle vilkår for kjøp av tjenester, bilag 1. Dette konkurransegrunnlaget og leverandørens tilbud vil inngå som en del av kontrakten. Avtale anses først inngått når tilbudet er skriftlig akseptert og kontrakt er underskrevet av begge parter. Hamar Kommune Konkurransegrunnlag Kommunale låneopptak Side 3 av 11

4 I tilfelle motstrid, skal kontraktens ulike dokumenter gis i følgende prioritet: Kontraktsdokumentet Konkurransegrunnlag med vedlegg Skriftlig tilbud med vedlegg 1.6 Parallelle rammeavtaler Oppdragsgiver vil, dersom mottatte tilbud tilsier det, inngå parallelle rammeavtaler med flere leverandører. Jfr. pkt. 2.3, krav til tjenesten - parallelle rammeavtaler minikonkurranser. 1.7 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 1.8 Forbehold Det kan ikke tas forbehold til forhold i konkurransegrunnlaget som etter regelverket skal/kan avvises jfr Språkkrav Tilbud med tilhørende dokumentasjon skal utformes på norsk. Alle dokumenter i forbindelse med anbudsprosessen skal utformes på norsk. Norsk skal også benyttes under gjennomføringen av kontrakten. Faktura skal utformes på norsk Levering av tilbud på rammeavtale Tilbudet på rammeavtale, fullstendig utfylt, sendes/leveres i lukket konvolutt/forsendelse merket tydelig Rammeavtale - låneopptak til kontaktpersonen for anskaffelsesprosessen oppgitt i pkt Tilbud pr. e-post aksepteres ikke. Tilbudet skal leveres som følger: 1 stk eksemplarer i papirversjon, 1 stk eksemplar av tilbudet i elektronisk versjon på minnepenn eller CD i word/excel-format, og 1 stk eksemplar elektronisk, sladdet (pdf format) på minnepenn eller CD, jfr. pkt , allmennhetens rett til innsyn.. Den elektroniske versjon skal være identisk med papirversjonen. Papirversjonen skal ikke stiftes Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest mandag 6. juli 2015 kl For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Frist for å stille spørsmål til konkurransen er 10 dager før tilbudsfristen Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene vil bli åpnet av to representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene vil bli protokollført Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende frem til 4 måneder fra tilbudsfristen Krav til tilbudets utforming Generelt Tilbudet skal utformes i henhold til de retningslinjer og krav som er gitt i konkurransegrunnlaget og inneholde den informasjon som er etterspurt. Nummerering i tilbudet skal være lik nummereringen i konkurransegrunnlaget. Avvisning avlysning og forkastelse Tilbud som ikke er i samsvar med vilkårene i konkurransegrunnlaget vil kunne bli avvist, jfr. Hamar Kommune Konkurransegrunnlag Kommunale låneopptak Side 4 av 11

5 20-12, avvisning på grunn av forhold ved leverandøren, 20-13, avvisning på grunn av forhold ved tilbudet, 20-14, avvisning av unormalt lave tilbud. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å akseptere eller forkaste alle tilbud, jfr. 22-1, avlysning av konkurransen og totalforkastelse. Allmenhetens rett til innsyn Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov 19.mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet (offentlighetsloven) 23 tredje avsnitt, jf. forskrift av 7.april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentlighetsloven 11. Om tilbyder mener å levere et tilbud med innhold som er underlagt taushetsplikt, etter FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt for innsyn, skal tilbyder levere en kopi av tilbudsdokumentene hvor disse opplysninger er sladdet. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at denne informasjonen fra tilbyder kun er veiledende. Oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav opp mot lovverket, jf. Offentlighetsloven. Tilbudsbekreftelsesbrev Tilbudsbekreftelsesbrevet, jfr. vedlegg 1, skal være datert og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte tilbyder. Ved motstrid Ved motstrid mellom papir- og elektronisk versjon har papirversjonen forrang Komplett tilbud skal bestå av og organiseres som følger: Komplett tilbud skal bestå av og organiseres som følger: Skilleark 1 Tilbudsbekreftelsesbrevet, jfr. Vedlegg 1 Skilleark 2 Dokumentasjon på kvalifikasjonskrav jfr. pkt. 3, samt Vedlegg 2 Egenerklæring HMS Vedlegg 3 Egenerklæring etiske krav Skilleark 3 Dokumentasjon / tilbudsbeskrivelse tildelingskriteriene, jfr. pkt.4 Skilleark 4 Annet 1.16 Vedlegg Følgende dokumenter ligger som vedlegg til konkurransegrunnlaget: Vedlegg 1 Tilbudsbekreftelsesbrev Vedlegg 2 Egenerklæring HMS Vedlegg 3 - Egenerklæring etiske krav Vedlegg 4 - Oversikt låneportefølje Hamar kommune Vedlegg 5 Generelle betingelser Hamar Kommune Konkurransegrunnlag Kommunale låneopptak Side 5 av 11

6 2 Avtalens formål og omfang. 2.1 Anskaffelsens formål Konkurransen gjelder ordinære kommunale låneopptak (gjeldsbrevlån) i Hamar kommune. Anskaffelsen vil også kunne omfatte eventuell refinansiering av eksisterende gjeldsbrevlån og refinansiering av lån i obligasjons- og sertifikatmarkedet. Anskaffelsen vil ikke omfatte lån i obligasjons- og sertifikatmarkedet og rentesikringsavtaler. Kontrakten har en varighet på 1 år med opsjon for oppdragsgiver til ytterligere forlengelse i inntil 3 år, med 1 år av gangen (totalt 4 år). Estimert lånebehov for avtaleperioden (for hver av kommunene) fremgår av pkt. 2.2, deltakere på rammeavtalen. Tallene er et anslag, og kan ikke anses som bindende da behovet kan endre seg. Oppdragsgiver tar sikte på å inngå parallelle rammeavtaler med inntil 3 leverandører, jfr. pkt Kommunene skal foreta sine opptak av gjeldsbrevlån hos den/de leverandøren(e) det blir inngått rammeavtale med, og de valgte leverandørene er forpliktet til å besvare låneforespørselen iht. rammeavtalen. Leverandøren står fritt til å vurdere egne utlånsmuligheter, men må uansett besvare låneforespørselen. Ved avrop på rammeavtalene(e) vil den enkelte kommune selv ha ansvar som medkontrahent for gjennomføring av leveransen. 2.2 Oversikt over gjeld og framtidige låneopptak Kommune Langsiktig gjeld pr *) Budsjett 2015 Økonomiplan 2016 Økonomiplan 2017 Økonomiplan 2018 Hamar mil 341 mil 114 mil 61 mil 106 mil *) Eksklusive lån til videreformidling og pensjonsforpliktelse. Budsjetterte fremtidige låneopptak er kun ment som en indikasjon da disse er gjenstand for politiske beslutninger. Se også vedlegg 4 - Oversikt låneportefølje Hamar kommune. 2.3 Krav til tjenesten - parallelle rammeavtaler minikonkurranser Oppdragsgiver vil, dersom mottatte tilbud tilsier det, inngå parallelle rammeavtaler med inntil 3 leverandører. I avtaleperioden vil avrop/låneopptak foretas etter en minikonkurranse mellom rammeavtaleleverandørene, der prisen på lånet (effektiv rente) vil bli lagt til grunn for valg av leverandør til det enkelte oppdrag. Oppdragsgiverne står fritt til å forespørre om sertifikat- og/eller obligasjonslån parallelt med gjeldsbrevlån. Oppdragsgiver kan velge å benytte seg av sertifikat- eller obligasjonsmarkedet dersom dette er mest hensiktsmessig med hensyn til pris. Hamar Kommune Konkurransegrunnlag Kommunale låneopptak Side 6 av 11

7 Tilbyder må likevel kunne tilby bredde i rentevilkår. Alle lån skal gis i NOK. Det skal ikke være valutarisiko i disse lånene. Fremgangsmåte ved gjennomføring av minikonkurranser : Samtlige rammeavtaleleverandører skal forespørres. Oppdragsgiver sender forespørsel på den måten som til enhver tid er mest hensiktsmessig. Oppdragsgiver skal kunne innhente lånetilbud med varierende lånebetingelser, hvor pris (effektiv rente) på sammenlignbare løpetider er eneste tildelingskriterium. Oppdragsgivers forespørsel skal minimum angi: beløp løpetid avdrag eller eventuell avdragsfrihet lånetype tilbudsfrist rentetilknytning/rentevilkår utbetalingsdato eventuelle forbehold kontaktperson Oppdragsgiver skal ha frihet til å velge tidspunkt for låneopptak ved å sette utbetalingsdato minimum 2 dager frem i tid. Låneforespørsler skal omgående bekreftes av leverandørene per e-post. I tilbudet skal renten oppgis i både effektiv og nominell verdi. Det skal oppgis hvilken renteberegningsmetode som blir benyttet. Tilbud, aksept og undertegning skal kunne gjennomføres umiddelbart. Banken er likevel bundet av tilbudet ut dagen for forespørselen, med mindre annet avtales. 2.4 Kontraktskrav Punktene nedenfor kommer i tillegg til Hamar kommunes generelle vilkår for kjøp av tjenester, bilag Opsjon Oppdragsgiver har ensidig rett til å prolongere avtalen med 1 år av gangen. En eventuell utløsning av opsjon skal skje senest 3 måneder før avtalens utløp Oppsigelse Avtalen har en gjensidig oppsigelsestid på 3 måneder. Ved vesentlig mislighold av avtalen kan den sies opp av begge parter med øyeblikkelig virkning Lønns- og arbeidsvilkår Leverandørs ansatte, og ansatte hos underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette kravet gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet. Oppdragsgiver har rett til å be om at leverandøren og eventuelle underleverandører på forespørsel må dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til sine ansatte Betalingsbetingelser Betalingsbetingelse skal være: Nto. pr. 45 dager Fakturabetingelser e-faktura Faktureringsgebyr/behandlingsgebyr/ordregebyr el.lign. aksepteres ikke. Hamar Kommune Konkurransegrunnlag Kommunale låneopptak Side 7 av 11

8 For å sikre rettidig betaling må oppdragsgiver ha mottatt og godkjent faktura senest 4 dager etter fakturadato. Kommunene skal motta sine inngående fakturaer, kreditnota og purringer elektronisk som e-faktura i standardisert format EHF (Elektronisk Handels Format). E-faktura skal distribueres via leverandørens valgte aksesspunkt for validering av formatet. Hamar kommune benytter Visma eco som aksesspunkt/meldingssentral. Hamar kommune har sentral fakturaadresse, som er: Hamar kommune, Fakturamottak Postboks Hamar Fakturaer skal inneholde avtalt referanse og skal klart angi hva beløpet gjelder. Dersom leverandøren er aksjeselskap, allmennaksjeselskap eller filial av utenlandsk selskap skal også ordet «Foretaksregisteret» fremgå av faktura, jfr. foretaksregisterloven Hamar Kommune Konkurransegrunnlag Kommunale låneopptak Side 8 av 11

9 3 Kvalikfikasjonskrav Kvalifikasjonskravene er absolutte krav som leverandør må oppfylle for å være kvalifisert i konkurransen. All etterspurt dokumentasjon skal leveres som en del av tilbudet. 3.1 Lovpålagte krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling Leverandøren skal ha et fungerende HMS-system Dokumentasjonskrav Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er eldre en seks (6) måneder regnet fra tilbudsfristens utløp Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er eldre enn seks (6) måneder regnet fra tilbudsfristens utløp HMS- egenerklæring, vedlegg Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Firmaattest 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Siste årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren må være godkjent av faglig register/tilsynsmyndighet som bestemt av lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert. Ledere og ansatte og tilbyder skal ha høy etisk standard og profesjonell forretningsførsel Dokumentasjonskrav Tilbyder skal legge ved godkjenning/konsesjon for å drive angjeldende forretningsvirksomhet utstedt av nasjonal myndighet. Utskrift fra konsesjonsregisteret vedlegges. Utfylt egenerklæring etiske krav, vedlegg 3. Hamar Kommune Konkurransegrunnlag Kommunale låneopptak Side 9 av 11

10 4 Tildelingskriterier 4.1 Tildelingskriterier Tildelingen skjer utfra det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, basert på følgende kriterier. Tildelingskriteriene er oppgitt med angitt vekting. Tilbyderne rangeres etter totalt oppnådde poeng. De tre (3) beste tilbudene vil få tildelt rammeavtale. Tildelingskriterier: Vekting: Erfaring offentlig sektor 20 % Kapasitet og bredde 80 % 4.2 Erfaring offentlig sektor Dokumentasjonskrav: Utlånsvolum p.t. til offentlig sektor. Evaluering: Tilbyder med høyest volum oppnår 10 poeng. Poeng tildeles tilbydere relativt i forhold til best (e) tilbydere. 4.3 Kapasitet og bredde Dokumentasjonskrav: Kort beskrivelse av følgende punkter: 1) Har tilbyder kapasitet slik at de kan gi utlån som dekker kommunenes behov? 50 %. 2) Kan tilbyder gi tilbud på ulike løpetider, være fleksibel i forbindelse med refinansiering, sammenslåing av lån, avdragsprofil? 50 %. Evaluering: Det tildeles poeng fra skala 0 til 10 innen kriteriet kapasitet og bredde, for hvert av punktene basert på tilbyders besvarelser. Det beregnes så gjennomsnittlig poeng for kriteriet kapasitet og bredde med lik vekting mellom punktene. Hamar Kommune Konkurransegrunnlag Kommunale låneopptak Side 10 av 11

11 Hamar Kommune Konkurransegrunnlag Kommunale låneopptak Side 11 av 11