KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III. for anskaffelse av. Gjeldsbrevlån rammeavtale. Saksnr.

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III for anskaffelse av Gjeldsbrevlån rammeavtale Saksnr. 2014/3063 Tilbudsfrist: kl

2 Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Deltakere på rammeavtalen Anskaffelsens formål Kontrakt Kunngjøring Viktige datoer REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Krav til arbeids- og lønnsvilkår Taushetsplikt Forbehold og avvik Vedståelsesfrist Oppdatering av konkurransegrunnlaget Tilleggsopplysninger Kvalifikasjonskrav Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAVSPESIFIKASJON Kravspesifikasjon TILDELINGSKRITERIER Evaluering Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Innlevering av tilbud Vedlegg

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver er Aurskog-Høland kommune, Eidsvoll kommune, Enebakk kommune, Fet kommune, Nittedal kommune og Rælingen kommune. Eventuelle spørsmål til konkurransegrunnlaget må fremmes skriftlig innen fristen oppgitt under pkt 1.6. Fristen er satt slik at oppdragsgiver skal ha tilstrekkelig tid til å utarbeide og sende svaret til alle de øvrige tilbyderne innen tilbudsfristens utløp. Spørsmål anonymiseres og svar sendes til alle som har registrert interesse. Kontaktperson: Øystein Torstensrud. Epost: 1.2 Deltakere på rammeavtalen Forventet gjeld pr Budsjettert låneopptak 2015 Budsjettert låneopptak 2016 Budsjettert låneopptak 2017 Budsjettert låneopptak 2018 Totalt Kommune Aurskog-Høland Eidsvoll Enebakk Fet Nittedal Rælingen Totalt Budsjetterte fremtidige låneopptak er kun ment som en indikasjon da disse er gjenstand for politiske beslutninger. Dersom deltakerne i innkjøpsenheten i løpet av avtaleperioden skulle skille ut deler av driften til egne rettssubjekter(f.eks. aksjeselskap, stiftelse el.) skal disse ha opsjon på innen rimelig tid å kunne tilknytte seg inngått avtale på opprinnelige vilkår. Eventuell utskillelse vil kunne redusere leveransens omfang. 1.3 Anskaffelsens formål Konkurransen gjelder ordinære kommunale låneopptak (gjeldsbrevlån) i kommunene Aurskog-Høland, Eidsvoll, Enebakk, Fet, Nittedal og Rælingen. Anskaffelsen vil også omfatte eventuell refinansiering av eksisterende gjeldsbrevlån og refinansiering av lån i obligasjons- og sertifikatmarkedet. Anskaffelsen vil ikke omfatte lån i obligasjons- og sertifikatmarkedet og rentesikringsavtaler. 3

4 Estimert lånebehov for avtaleperioden (for hver enkelt kommune/oppdragsgiver) fremgår av pkt. 1.2 deltakere på rammeavtalen. Tallene er et anslag, og kan ikke anses som bindende da behovet kan endre seg. Det tas sikte på å inngå parallelle rammeavtaler med inntil 5 leverandører. Alle oppdragsgivers virksomheter plikter å foreta sine opptak av gjeldsbrevlån hos den/de leverandøren(e) det blir inngått rammeavtale med, og de valgte leverandørene er forpliktet til å besvare låneforespørselen iht. rammeavtalen. Leverandøren står fritt til å vurdere egne utlånsmuligheter, men må uansett besvare låneforespørselen. Ved avrop på rammeavtalen(e) vil den enkelte oppdragsgiver selv ha ansvar som medkontrahent for gjennomføring av leveransen. Rammeavtaleleverandørene betraktes som valgte leverandører. Avrop/låneopptak foretas etter en mini konkurranse mellom rammeavtaleleverandørene, der prisen på lånet (effektiv rente) vil bli lagt til grunn for valg av leverandør. Kommunene/oppdragsgiverne står fritt til å forespørre om sertifikat- og/eller obligasjonslån parallelt med gjeldsbrevlån. Kommunene/oppdragsgiverne kan velge å benytte seg av sertifikat- eller obligasjonsmarkedet dersom dette er mest hensiktsmessig med hensyn til pris. 1.4 Kontrakt Anskaffelser vil bli regulert av vedlagte rammeavtale for tjenester. Det tegnes separate kontrakter med hver kommune. Kontraktene har en varighet på 1 år med opsjon for oppdragsgiver til ytterligere forlengelse i inntil 3 år, med 1 år av gangen (totalt 4 år). Avtalene vil gjelde fra februar Opsjonene må meddeles leverandør senest 1 mnd før utløp av avtalen. 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen Se Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED Frist for å sende inn spørsmål Frist for å levere tilbud , kl 12:00 Tilbudsåpning , kl 13:00 Tilbudets vedståelsesfrist Evaluering Uke 5/6 Meddelelse om valg av leverandør Uke 6 Klagefrist Kontraktsinngåelse Februar 2015 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 4

5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1 (1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13(1). Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter til oppgitt kontaktperson. 2.2 Krav til arbeids- og lønnsvilkår Kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår av 8. februar 2008 nr Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. Det er oppdragsgivers ansvar å vurdere hvilke opplysninger som omfattes av taushetsplikten. Ved denne vurderingen vil oppdragsgiver legge vekt på leverandørenes synspunkter med hensyn til hva som ansees å være forretningshemmeligheter. Tilbyder skal henvise til hvilke punkter i besvarelsen som vurderes som forretningshemmeligheter. Dette kan også gjøres ved å legge ved en egen sladdet versjon av tilbudet. 5

6 2.4 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA 20-13(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.6 ovenfor. 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen i doffin. 2.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. 6

7 3 Kvalifikasjonskrav 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: ( Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. HMS-egenerklæring 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Siste årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 7

8 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren må være godkjent av faglig register/tilsynsmyndighet som bestemt av lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert. Dokumentasjonskrav Tilbyder skal legge ved godkjenning/konsesjon for å drive angjeldende forretningsvirksomhet utstedt av nasjonal myndighet. Utskrift fra konsesjonsregisteret vedlegges. 4 KRAVSPESIFIKASJON 4.1 Kravspesifikasjon Det ønskes tilbud på rammeavtale for kommunale låneopptak (gjeldsbrevlån). Det skal inngås parallelle rammeavtaler med inntil 5 leverandører og det vil holdes minikonkurranser mellom disse ved låneopptak og refinansiering av eksisterende lån. I forbindelse med gjennomføring av mini konkurranser vil det være anledning for den aktuelle kommune å forespørre leverandører av sertifikat- og obligasjonslån parallelt. Rammeavtalen omfatter ikke sertifikat/obligasjonslån og rentesikringsavtaler. Tilbyder må likevel kunne tilby bredde i rentevilkår. Alle lån skal gis i NOK. Det skal ikke være valutarisiko i disse lånene. Rammeavtaleleverandørene betraktes som valgte leverandører. Avrop/låneopptak foretas etter en mini-konkurranse mellom rammeavtaleleverandørene, der prisen på lånet (effektiv rente) vil bli lagt til grunn for valg av leverandør. Fremgangsmåte ved gjennomføring av mini-konkurranser : Samtlige rammeavtaleleverandører skal forespørres. Oppdragsgiver/deltakeren forespør på den måten som til enhver tid er mest hensiktsmessig. Forespørselen kan for eksempel foretas med elektroniske innkjøpssystemer, e-post eller skriftlig levering. Oppdragsgiver skal kunne innhente lånetilbud med varierende lånebetingelser, hvor pris (effektiv rente) på sammenlignbare løpetider er tildelingskriterium. 8

9 Oppdragsgivers forespørsel skal minimum angi: -beløp -løpetid -avdrag eller eventuell avdragsfrihet -låntype -tilbudsfrist -rentetilknytning/rentevilkår -formål/forankring/politisk vedtak/hjemmel -utbetalingsdato -eventuelle forbehold -kontaktperson Oppdragsgiver skal ha mulighet til å be om parallelle tilbud med hensyn til overstående. Oppdragsgiver skal ha frihet til å velge tidspunkt for låneopptak ved å sette utbetalingsdato minimum 2 dager frem i tid. Forespørsler skal omgående bekreftes av leverandørene per e-post. I tilbudet skal renten oppgis i både effektiv og nominell verdi. Det skal oppgis hvilken renteberegningsmetode som blir benyttet. Om tilbyder ikke finner å levere tilbud (dette er kun mulig der virksomhetens kredittverdighet ikke er tilfredsstillende) skal det likevel leveres en besvarelse som forklarer dette. Tilbud, aksept og undertegning skal kunne gjennomføres umiddelbart. Banken er likevel bundet av tilbudet ut dagen for forespørselen, med mindre annet avtales. Oppdragsgiver skal ved forespørsel oppgi effektiv rentesats for tilbudet som ble valgt som vinner ved mini konkurransen. 9

10 5 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Erfaring offentlig sektor 20 % Utlånsvolum p.t. til offentlig sektor Kvalitet 60 % 1. Tilbyder skal beskrive kapasiteten til å gi utlån til å dekke deltakerne skisserte behov 2. Tilbyder skal beskrive sine muligheter til å gi tilbud på ulike løpetider, fleksibilitet i forhold til refinansiering, sammenslåing av lån og forskjellige avdragsprofiler Oppdragsforståelse 20 % Tilbyder skal beskrive på maksimalt 1 A4 side hvordan de vil løse oppdraget 5.1 Evaluering Erfaring offentlig sektor vekter 20 % (E). Tilbyder med høyest volum oppnår 10 poeng. Poeng tildeles tilbydere relativt i forhold til best (e) tilbydere. Kvalitet vekter 60 % (K) Tilbyder med høyest kvalitet oppnår 10 poeng. Poeng tildeles tilbydere relativt i forhold til best (e) tilbydere. Det beregnes gjennomsnittlig poeng av punktene under kvalitet med lik vekting mellom punktene. Oppdragsforståelse vekter 20 % (O) Tilbyder med best oppdragsforståelse oppnår 10 poeng. Poeng tildeles tilbydere relativt i forhold til best (e) tilbydere. 10

11 Tilbyderne rangeres etter totalt oppnådde poeng. De fem (5) beste tilbyderne vil få tildelt rammeavtale. Beregning E x 20 % + K x 60 % + O x 20 % = SUM POENG Hvor; K = (Poeng pkt 1 + Poeng pkt 2) / 2 6 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 6.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal i sin helhet utformes på norsk og leveres/sendes innen frist angitt i pkt 1.6 til: Navn: Rælingen kommune v/øystein Torstensrud Besøksadresse: Bjørnholthagan 6, 2008 Fjerdingby Postadresse: Postboks 100, 2025 Fjerdingby Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, Rammeavtale gjeldsbrevlån v/øystein Torstensrud Åpnes kun av adressat Servicetorget er åpent mellom kl og alle hverdager. Tilbudet skal leveres i ett eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på minnepenn. Det er kun tillatt å levere ett tilbud per leverandør. For sendt innkomne tilbud vil bli avvist. 7 Vedlegg Svarskjema Kontraktsvilkår 11