Anskaffelse av nytt felles bransjesystem VEILEDENDE KUNNGJØRING BESKRIVENDE DOKUMENT

Transkript

1 Anskaffelse av nytt felles bransjesystem VEILEDENDE KUNNGJØRING BESKRIVENDE DOKUMENT

2 Innholdsfortegnelse 1 Introduksjon 3 2 Om Oppdragsgiver DIFA AS Apotekforeningen Om apotekbransjen 3 3 Om Espire AS 4 4 Forberedende aktiviteter i Preliminær leverandørdialog 5 5 Anskaffelsens omfang Ny bransjeløsning Overdragelse av Espire AS 9 6 Plan for anskaffelsen 10 7 Forespørsel om informasjon 11 Vedlegg 7.1 Erfaring fra apotekbransjen og/eller helsesektoren Tilsvarende løsninger Arkitekturvalg Teknologitrender Teknologiske utfordringer Samarbeid Forvaltningsmodell Håndtering av Espire og FarmaPro Prisanslag på utvikling av ny bransjeløsning Besvarelse 14 A. Preliminær leverandørdialog «Invitasjonsmail v1.docx» B. Preliminær leverandørdialog «Leverandørdialog v1.pptx» C. Preliminær leverandørdialog « Agenda og introduksjon til leverandørdialog.pptx» D. «Strategiske føringer, målsetninger og gevinster.pdf» E. «Styrende prinsipper ny bransjeløsning.pptx» F. «Overordnet beskrivelse av dagens prosesser v1.1.pdf» G. «Beskrivelse av ønsket funksjonalitet.pptx» H. «Overordnet arkitekturbeskrivelse.pptx» Side 2 av 14

3 1 Introduksjon Apotekforeningen ved DIFA AS skal gjennomføre en anskaffelse av en ny felles bransjeløsning på vegne av sine medlemmer alle norske apoteker. Løsningen vil delvis erstatte dagens løsning, FarmaPro, som forvaltes og driftes av Espire AS. Anskaffelsen vil også omfatte en mulig overdragelse av Espire AS til leverandøren. Anskaffelsen vil gjennomføres i samsvar med lov og tilhørende forskrift om offentlige anskaffelser. Dette dokumentet vedlegges veiledende kunngjøring, og inneholder informasjon av relevans for den forestående anskaffelseskonkurransen. Dokumentet gir i det følgende informasjon om Oppdragsgiver, Espire AS, forberedende aktiviteter i prosjektet, beskrivelse av anskaffelsens omfang samt en overordnet tidsplan for anskaffelsen. For en best mulig utforming og gjennomføring av anskaffelsen ønsker Oppdragsgiver å innhente informasjon fra leverandørmarkedet relatert til løsning, overgang fra dagens løsning til ny løsning, arkitektur og teknologi, forvaltning og utviklingskostnad. Dette gjennomgås i mer detalj i kapittel 7 Forespørsel om informasjon. 2 Om Oppdragsgiver 2.1 DIFA AS Anskaffelsen gjennomføres av DIFA AS, som er et nyopprettet og heleid datterselskap av Apotekforeningen. Formålet med opprettelsen av DIFA er å legge til rette for en robust avtalemessig oppfølging av den nye bransjeløsningen på vegne av Apotekforeningen og apotekene samt å forvalte den fremtidige bransjeløsningen. Forvaltningsmodellen vil bli besluttet i løpet av anskaffelsen. Kontrakt om ny felles bransjeløsning vil følgelig inngås av DIFA AS. Forholdet mellom berørte aktører er illustrert nedenfor. Apotekforeningen Eier Leverandør Kontrakt DIFA AS Avtale Apotek 2.2 Apotekforeningen Apotekforeningen er bransjeorganisasjonen for apotekene i Norge og deres eiere. Alle landets 845 apotek, både privateide og de offentlig eide sykehusapotekene, er medlemmer av Apotekforeningen. Foreningen arbeider hovedsakelig med apotekfaglig utvikling, apotekenes rammevilkår, næringspolitikk, teknologi og e-helse samt kommunikasjon vedrørende bransjen. Apotekforeningen ivaretar også en rekke praktiske funksjoner for apotekene. 2.3 Om apotekbransjen Apotekloven definerer et apotek som et salgssted for legemidler til sluttbruker hvor det gis legemiddelfaglig veiledning og som er fysisk tilgjengelig for publikum. Apotekbransjen bestod av Side 3 av 14

4 845 apotek per mai 2016, og omsatte for i overkant av 30 milliarder kroner i Over personer er ansatt i apotekbransjen. Apotekbransjen ble deregulert i Det ble da åpnet for at eierskapet til apotek ikke lenger må være begrenset til farmasøyter. Siden dereguleringen er antall apotek i Norge mer enn doblet, og antall innbyggere per apotek er cirka halvert (illustrert i grafen under). Dereguleringen førte også raskt til etablering av tre store apotekkjeder, som nå helt eller delvis eier flertallet av landets apotek. Disse kjedene er Apotek 1, Vitusapotek og Boots apotek. Antall apotek og antall innbyggere per apotek Om Espire AS Espire er eneleverandør av dagens apoteksystem, FarmaPro, samt en sikker kommunikasjonsløsning, Norsk Apoteknett, til apotek og medisinutsalg i Norge. Løsningene er samfunnskritiske og yter sikker og effektiv støtte for blant annet e-resept på tvers av helse- Norge. FarmaPro er et komplett datasystem for distribusjon, utlevering og salg av legemidler og apotekvarer. Dette inkluderer all kommunikasjon med myndigheter for e-resept, oppgjør og rapportering, samt butikk- og logistikkfunksjonalitet og økonomistyring. FarmaPro er en desentral løsning som driftes av hvert enkelt apotek. FarmaPro inkluderer Meldingstjenesten, som sikrer all virksomhetskritisk meldingsflyt mellom aktørene i e-resept og apotekbransjen. Norsk Apoteknett er en sikker og effektiv kommunikasjonsløsning mellom FarmaPro og tilgrensende applikasjoner og er et viktig nav i den elektroniske samhandlingen mellom aktørene i apotekbransjen. Norsk Apoteknett gir bl.a. sikker tilgang til Reseptformidleren hos Norsk Helsenett. Med sine 25 år som en felles tjenesteleverandør til hele apotekbransjen og med et tett samarbeid med kundene i utviklingen av Espires produkter har Espire omfattende og unik Side 4 av 14

5 apotekkompetanse. Apotekkompetansen kommer fra ansatte som har utdannelse og arbeidserfaring fra apotek, som apoteker, farmasøyter og apotekteknikere, og fra mange års utvikling og support på FarmaPro. Espire har inngående kjennskap til alle arbeidsprosesser i apotek og hele e-reseptkjeden, samt til alle regulatoriske forhold for IT-løsninger i apotek. Espires virksomhet omfatter totalt ca personer, hvorav 51 ansatte, og omsetter for rundt 100 mill. kroner årlig. Espire utvikler programvare basert på beste praksis for smidig utvikling og har høy tilgjengelighet på sine driftstjenester. Espire eies av Apotekernes Hus som igjen eies av Apotekforeningen og Stiftelsen til fremme av norsk apotekfarmasi. 4 Forberedende aktiviteter i 2015 Apotekforeningen gjennomførte et forprosjekt i Med bakgrunn i prosjektets resultater ble det besluttet å igangsette anskaffelsen av ny felles bransjeløsning. Resultatet av forprosjektet presenteres i kapittel 5 Anskaffelsens omfang. Hovedleveransene fra forprosjektet var: 1. Funksjonelt omfang for anskaffelsen 2. Overordnet beskrivelse av fremtidige prosesser, funksjonelle områder, arkitektur, styringsmodell, samarbeidsavtaler, finansieringsmodell og anskaffelsesstrategi basert på funksjonelt omfang 3. Beslutningsgrunnlag og forslag til mandat for anskaffelsesprosjekter Forprosjektet omfattet blant annet en dialog med utvalgte leverandører. Nedenfor gis det en innsikt i denne dialogen med den hensikt å utligne eventuelle informasjonsfordeler. 4.1 Preliminær leverandørdialog Som del av forprosjektet ble det gjennomført en kort leverandørdialog. Hensikten med dialogen var å få en innledende markedsoversikt med tanke på løsninger som kunne dekke de overordnede behovene. Leverandørene som deltok i dialogen ble invitert inn til individuelle 1,5 times møter og fikk tilsendt to dokumenter (Vedlegg A og B). I tillegg ble Vedlegg C gjennomgått i møtene. I etterkant av dialogen er det blitt gjort noen endringer i det utsendte materialet (funksjonelle områder). Oppdatert informasjon presenteres i kapittel 5 Anskaffelsens omfang. Dialogen hadde følgende agenda: 1. Kort introduksjon av DIFA ved prosjektleder (10 min) 2. Leverandørpresentasjon (60 min) a. Kort presentasjon av selskap og strategi b. Presentasjon av løsninger c. Kompetanse og erfaringer/referanser 3. Spørsmål og svar (20 min) Leverandørene som deltok i denne dialogen var: Accenture Sopra Steria Evry Side 5 av 14

6 CGI Visma Receptum Cerner Deltakelse i den preliminære dialogen påvirker ikke leverandørens posisjon i anskaffelsen. 5 Anskaffelsens omfang Anskaffelsens omfang ble avgrenset i forprosjektet. Anskaffelsen kan deles inn i to hovedområder: 1. Ny bransjeløsning a. Utvikling, implementering og utrulling b. Vedlikehold, forvaltning og videreutvikling c. Teknisk drift 2. Overdragelse av Espire AS a. Overdragelse av Espire AS b. Vedlikehold og eventuell nødvendig videreutvikling av FarmaPro frem til ny felles bransjeløsning er rullet ut til samtlige apotek. Tilknyttet FarmaPro er Meldingstjenesten, som skal vedlikeholdes i tråd med FarmaPro. c. Teknisk drift av Meldingstjenesten frem til ny felles bransjeløsning er rullet ut til samtlige apotek. d. Teknisk drift av Norsk Apoteknett frem til ny felles bransjeløsning er rullet ut til samtlige apotek. 5.1 Ny bransjeløsning I forprosjektet ble det besluttet at Apotekforeningen skulle anskaffe et nytt system som omfatter bransjespesifikke funksjonelle områder, referert til som bransjeløsningen. Apotekene er selv ansvarlig for å anskaffe løsninger som erstatter øvrig funksjonalitet som i dag tilbys i FarmaPro. I samspillet mellom anskaffelse av bransjeløsning og apotekenes anskaffelser av øvrig funksjonalitet er det bransjeløsningen som setter føringer med tanke på omfang og tidsplan. I tillegg er det et viktig prinsipp at bransjeløsningen skal utformes fleksibelt med tanke på grensesnitt og integrasjon med apotekenes øvrige forretningssystemer. Løsningen skal utvikles, implementeres og videreutvikles som én felles løsning for alle apoteker. Vedleggene D til H oppsummerer forprosjektets arbeid knyttet til løsning. Innholdet er å anse som et foreløpig grunnlag for anskaffelsen. I forbindelse med besvarelse av punktene i kapittel 7 Forespørsel om informasjon er det ønskelig at leverandørene gjør en kritisk vurdering av innholdet i vedleggene. I det videre gis det en kort innføring i deler av innholdet i vedleggene. Side 6 av 14

7 5.1.1 Funksjonelt omfang Det funksjonelle omfanget av den nye bransjeløsningen er begrenset til å gjelde bransjespesifikk funksjonalitet som i all hovedsak er konkurransenøytral. Inkluderte funksjonsområder er i stor grad påvirket av myndighetspålagte krav. Ny bransjeløsning skal omfatte tre funksjonelle områder som i dag finnes i FarmaPro; resepthåndtering, refusjon og rapportering, samt tre områder som det i dag finnes liten eller ingen systemstøtte for; informasjon og rådgivning, farmasøytiske tjenester og journalføring. De seks funksjonelle områdene som ny bransjeløsning skal omfatte blir dermed: Side 7 av 14

8 5.1.2 Integrasjonsoversikt Den nye bransjeløsningen vil ha et komplekst integrasjonsbilde, som illustrert av diagrammet under (se også vedlegg H, Overordnet arkitekturbeskrivelse.pptx): Forprosjektet har anslått at bransjeløsningen vil ha eksterne integrasjoner. Nøyaktig antall avhenger av det antall rapporter som skal sendes fra bransjeløsningen, evt. nye integrasjonsmuligheter med aktører i norsk helsevesen samt evt. behov for nye informasjonskilder for å støtte apotekansatte med bedre informasjon og beslutningsstøtte: 6 av integrasjonene er vurdert til å være av LAV kompleksitet 8 av integrasjonene er vurdert til å være av MIDDELS kompleksitet 5 av integrasjonene er vurdert til å være av HØY kompleksitet 1 av integrasjonene er vurdert til å være av SVÆRT HØY kompleksitet Av disse integrasjonene antas ca. 10 integrasjoner å gå mellom bransjeløsningen og apotekenes forretningssystemer: 3 av integrasjonene er vurdert til å være av LAV kompleksitet 3 av integrasjonene er vurdert til å være av MIDDELS kompleksitet 4 av integrasjonene er vurdert til å være av HØY kompleksitet Tabellen under presenterer to av integrasjonene med tilhørende dokumentasjon for å gi leverandøren en målestokk på vurdering av integrasjonskompleksitet: Side 8 av 14

9 Kompleksitet Motpart Tittel på dokument Lenke Svært Høy Reseptformidleren E-resept: Detaljert funksjonell spesifikasjon Middels FEST Grensesnittdokumentasjon for FEST Meldingsdefinisjoner/Detaljert_funksjonell_spesifikasjon_DFS_v 2.08.pdf ngsbeskrivelse-m30_v2_ pdf Styrende prinsipper fra forprosjektet I forprosjektet ble det utarbeidet følgende styrende prinsipper for bransjeløsningen: Brukervennlighet og effektivitet: Bransjeløsningen skal være effektiv og brukervennlig for de apotekansatte Yte trygge helsetjenester: De ansatte skal føle at bransjeløsningen støtter dem i å yte best mulig helsehjelp, med riktig legemiddel og dosering, samt gode råd og veiledning, som sikrer riktig legemiddelbruk Bidra til samhandling: Bransjeløsningen skal samhandle effektivt med andre aktører for å bidra til best mulig legemiddelbehandling Endringsevne: Det skal være enkelt for samarbeidet å implementere endringer i bransjeløsningen Dokumentasjon av apotekenes arbeid: Bransjeløsningen skal bidra til å dokumentere apotekenes arbeid og gjøre det mulig å følge utviklingen på definerte kvalitetsindikatorer Innovasjon: Bransjeløsningen skal tilrettelegge for forskning og innovasjon, både i apotekbransjen som helhet og for det enkelte apotek Kundevennlige apotektjenester: Apotektjenestene skal være enkle å benytte for kunden og bidra til en god og trygg kundeopplevelse 5.2 Overdragelse av Espire AS Dagens systemutvikler Espire vil kunne være en del av forestående anskaffelsesprosess med potensiell overdragelse til valgt leverandør. Dette inkluderer ansvar for forvaltning og drift av FarmaPro under en ferdig fremforhandlet avtale med apotekene som løper frem til ny bransjeløsning er tatt i bruk av alle apotek FarmaPro FarmaPro er i all hovedsak datasystemet som i dag brukes for distribusjon, utlevering og salg av legemidler og apotekvarer i Apotek. Diagrammet under presenterer en funksjonell oversikt over FarmaPro: Side 9 av 14

10 6 Plan for anskaffelsen Figuren under viser en tentativ tidslinje for hele anskaffelsen og implementeringen. Veiledende kunngjøring og innhenting av informasjon fra markedet (se kapittel 7) inngår i mobiliseringsfasen av anskaffelsesprosjektet. I løpet av denne fasen skal det også utarbeides en plan for anskaffelsesprosjektet. Foreløpig opererer prosjektet med følgende tentative hovedmilepæler: Kunngjøring av konkurranse: September 2016 Prekvalifisering utført: November 2016 Kontraktssignering: Juni 2017 Side 10 av 14

11 7 Forespørsel om informasjon Formålet med å be om informasjon fra markedet er å legge til rette for en best mulig utforming og gjennomføring av anskaffelsen samt å få en indikasjon på kostnader knyttet til utvikling av ny bransjeløsning. Konkret ønsker oppdragsgiver informasjon knyttet til følgende punkter: Erfaring fra apotekbransjen og/eller helsesektoren Tilsvarende løsninger Arkitekturvalg Teknologitrender Teknologiske utfordringer Samarbeid Forvaltningsmodell Håndtering av Espire og FarmaPro Prisanslag på utvikling av ny bransjeløsning Punktene gjennomgås i mer detalj nedenfor. 7.1 Erfaring fra apotekbransjen og/eller helsesektoren Apotekforeningen ønsker å kartlegge leverandørmarkedets erfaring fra apotekbransjen og/eller helsesektoren. Beskriv erfaring fra apotekbransjen og/eller helsesektoren, inkludert inntil tre referanser. 7.2 Tilsvarende løsninger Apotekforeningen ønsker å kartlegge hvorvidt det i markedet allerede finnes løsninger eller erfaring med løsninger standardløsninger eller spesialutviklet som dekker hele eller deler av skissert funksjonelt omfang, alternativt en løsning som anses som relevant, for eksempel fordi den dekker et tilsvarende behov fra en annen bransje. Spesielt kan det være interessant med informasjon om utvikling av en fagmodul som er integrert med andre systemer med et sømløst brukergrensesnitt. Beskriv relevante løsninger og hvorfor de anses som relevante. 7.3 Arkitekturvalg I forprosjektet er det identifisert et foreløpig sett med arkitekturprinsipper som skal ligge til grunn for ny bransjeløsning se nedenfor. Apotekforeningen ønsker innspill på hvilke føringer disse prinsippene legger for ulike arkitekturvalg innen områdene informasjonsarkitektur, applikasjonsarkitektur (herunder sikkerhets- og integrasjonsarkitektur), drift og infrastruktur. Gitt nedenstående prinsipper, hvilke arkitekturvalg anses det som viktig å ta stilling til? Hva er leverandørens anbefalinger knyttet til det enkelte arkitekturvalg? Alternativt, hvis informasjonen i denne RFI-en er for mangelfullt til å gi anbefalinger, hvilke forhold Side 11 av 14

12 taler for ulike alternativer knyttet til det enkelte arkitekturvalg og hva er konsekvensene ved de ulike alternativene? Foreløpige arkitekturprinsipper: Fleksibilitet. Bransjeløsningen skal utformes slik at den ikke fremstår som begrensende for endringer i apotekenes arbeidsprosesser, innhold, organisering, eierskap og infrastruktur. Nye komponenter skal kunne legges til uten større modifikasjoner. Bransjeløsningens utforming skal fremme modularitet, gjenbruk og delte komponenter. Funksjoner og informasjon som eies av bransjeløsningen skal være tilgjengelige som integrasjonstjenester for apotek. Grensesnittene må være teknologisk fleksible og standardiserte da det vil være forskjellige løsninger i apotekene. Tjenesteorientering. Bransjeløsningen skal være tjenesteorientert og sammensatt av løst koblede komponenter med åpne, standardiserte grensesnitt. Funksjonalitet og ytelsesnivå skal være hovedhensyn ved utvikling av bransjeløsningen. Samhandling. Bransjeløsningen skal samhandle effektivt med apotekenes egne, myndigheters og andre relevante virksomheters IT-løsninger. Kvalitet. Teknisk og faglig kvalitet skal bygges inn i bransjeløsningens prosesser og funksjonalitet. Bransjeløsningen skal bygges på en måte som sikrer at data som eies av bransjeløsningen, data som registreres i bransjeløsningen, og data som brukes i bransjeløsningen valideres tidlig og er av høy kvalitet. Sikkerhet. Bransjeløsningen skal bygges for å kunne håndtere sensitive opplysninger. Bransjeløsningen i seg selv og informasjonen som behandles i denne skal med utgangspunkt i formelle krav beskyttes mot brudd på konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Brukervennlighet og effektivitet. Bransjeløsningen skal være intuitiv og lede de ansatte gjennom prosessene på en effektiv måte. (Den enkelte prosess kan gå på tvers av bransjeløsningen og øvrige forretningssystemer.) Brukervennlighet innebærer at bransjeløsningen skal oppleves som enkel å bruke, gjøre apotekansatte i stand til å utnytte sin kompetanse optimalt, og ikke oppleves som en hindring i arbeidet. Kompleksitet. Bransjeløsningen skal utformes på en måte som gjør at bransjen unngår at ekstra eller unødvendig kompleksitet introduseres. 7.4 Teknologitrender Er det spesielle teknologitrender som anses som relevante for bransjeløsningen og hvorfor? 7.5 Teknologiske utfordringer Basert på informasjon i denne RFI-en, hvilke deler av bransjeløsningen og tilhørende integrasjoner mener leverandøren er spesielt komplekse eller utfordrende å utvikle? For identifiserte utfordrende områder, hvorfor er disse utfordrende, og hvordan vil leverandøren angripe disse utfordringene? Side 12 av 14

13 7.6 Samarbeid Hvilke aktører ser leverandøren for seg blir viktige samarbeidspartnere i prosjektet (underleverandører, FoU-partnere, brukere, myndigheter osv)? Hvordan mener leverandøren et slikt samarbeid best kan ivaretas for å sikre fremdrift og kvalitet i leveranser? 7.7 Forvaltningsmodell Som del av anskaffelsesprosjektet skal det defineres en forvaltningsmodell som ivaretar oppdragsgivers forvaltning med hensyn til avtale og prioritering av videreutvikling av bransjeløsningen. Hvilke innspill har leverandøren til utforming av forvaltningsmodell? 7.8 Håndtering av Espire og FarmaPro Anskaffelsen vil potensielt omfatte en overdragelse av Espire og midlertidig forvaltning og drift av dagens løsning, FarmaPro. Hvordan vil leverandøren forholde seg til en anskaffelse hvor Espire og forvaltning og drift av dagens løsning inngår? Hvilke innspill har leverandøren med hensyn til modell for best mulig gjennomføring av en overdragelse med tanke på organisering, kompetanse, kapasitet og risiko? 7.9 Prisanslag på utvikling av ny bransjeløsning Oppdragsgiver ønsker en indikasjon på kostnadsmessig omfang for utvikling av ny bransjeløsning og hva som er de viktigste prisdrivende faktorene. Anslå leverandørens kostnader knyttet til utvikling og testing av bransjeløsningen basert på informasjon i dette dokumentet og vedlegg. Anslaget skal inkludere alle kostnader leverandøren har frem til løsningen er klar for kundens akseptansetest. Forutsetningene for anslagene bes beskrevet Prisanslaget skal deles i følgende komponenter: 1. Utvikling av bransjeløsningen, uten noen grensesnitt 2. Utvikling av et standard API mot apotekenes forretningssystemer (markert i blått i diagrammet under) 3. Utvikling av integrasjoner mot tredjepartsystemer (markert i rosa i diagrammet under) Angi usikkerhet, f.eks. i form av intervaller Gi en vurdering av hva som vil være de viktigste prisdrivende faktorene Side 13 av 14

14 Integrasjonsoversikt: 7.10 Besvarelse Besvarelse av ovennevnte punkter sendes per epost til innen kl. 14: Besvarelsen bes utformet på norsk eller engelsk. Besvarelse av denne RFI-en vil verken forplikte eller ha betydning for leverandørenes deltakelse i anskaffelseskonkurransen. Oppdragsgiver ønsker besvarelser som er konsise, spesifikke og konkrete med tanke på informasjonen som etterspørres. Det er ikke et krav at samtlige spørsmål eller delspørsmål må besvares. Om leverandørene besitter annen informasjon som de mener kan være av verdi i oppdragsgivers forberedelse av anskaffelsen, kan også dette inngå i besvarelsen og merkes «Øvrig informasjon». Etter mottak av besvarelse på informasjonsforespørselen forbeholder oppdragsgiver seg retten til å stille spørsmål til besvarelsen og eventuelt kalle inn enkelte av leverandørene til møter for å diskutere eller belyse spesifikke temaer i besvarelsene. Besvarelsene vil bli behandlet konfidensielt. Side 14 av 14