Administrative bestemmelser

Transkript

1 Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon Til tilbydere Deres referanse Deres dato Vår referanse Vår dato 13/ DEL 1 Rammeavtale - Kjøp av internettaksess Administrative bestemmelser Åpen anbudskonkurranse (FOA Del III) Sak 13/1442 Postadresse Kontoradresse Telefon Internet Saksbehandler Postboks 8129 Dep Torggata Remi Ludvigsen 0032 OSLO E-post postmottak@dss.dep.no

2 Innholdsfortegnelse Administrative bestemmelser Innledning Om oppdragsgiver Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) Anskaffelser (ANS) Avdeling for informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) Generelt om anskaffelsen Konkurransegrunnlagets oppbygning Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon Leveransen Hvem skal avtalen gjelde for Bruk av underleverandører Varighet Sikkerhet bistandspersonell Annet Administrative vilkår og bestemmelser Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Språk Tidsfrister Fremdriftsplan Kostnader Retur av tilbud Oppdatering av konkurransegrunnlag Feil i konkurransegrunnlaget Aksept av vilkår Vedståelsesfrist Tilbudets utforming Reservasjoner, avvik og tillegg Innlevering av tilbud Forhold til offentlighet og taushetsbelagt informasjon Åpning Begrunnelse valg av leverandør Kvalifikasjonskrav Obligatoriske kvalifikasjonskrav Juridisk stilling Økonomisk og finansiell kapasitet Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Tildelingskriterier av 11

3 Administrative bestemmelser 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) er en etat underlagt Kommunalog moderniseringsdepartementet. Etatens hovedoppgave er å skaffe til veie konkurransedyktige fellestjenester for departementene ved kjøp eller egen produksjon, samt å være pådriver for utvikling og effektivisering av slike tjenester Anskaffelser (ANS) Anskaffelser (ANS) tilbyr rådgivnings- og kvalitetssikringstjenester innenfor anskaffelsesområdet. I tillegg tilbys inngåelse av rammeavtaler på områder hvor dette er rasjonelt, funksjonelt og effektivt Avdeling for informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) Avdeling for informasjon - og kommunikasjonsteknologi (IKT) drifter sentrale IKT-systemer for Statsministerens kontor og departementene i tillegg til lokale systemer internt i DSS. IKTsystemene omfatter blant annet nettverk, telefoni, databaser og applikasjoner. DSS har inngått tjenesteavtaler med departementene på sentrale systemer som definerer krav til tjenestens innhold. 1.2 Generelt om anskaffelsen Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2007 nr. 402 (FOA), Del III som åpen anbudskonkurranse. Alle tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Etter evaluering av tilbudene vil kontrakt bli tildelt. Det gjøres oppmerksom på at forhandlinger ikke er tillatt i denne prosedyren. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser (1). Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud. Alle referanser til leverandør i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 3 av 11

4 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Del 1 Administrative bestemmelser (dette dokumentet) med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Vedlegg A - Tilbudsbrev Vedlegg B HMS egenerklæring Vedlegg C Reservasjoner, avvik og tillegg til tilbudet Del 2 Utkast rammeavtale m/bilag Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon Bilag 3: Kundens tekniske plattform Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan Bilag 5: Testing og godkjenning Bilag 6: Administrative bestemmelser Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 9: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon 2.1 Leveransen Det ønskes å inngå rammeavtale om levering av internettaksessløsning til DSS som skal dekke behovet for trafikk til og fra internett for Depnett/U, som er hovedytelsen i avtalen. I tillegg vil det være opsjon for levering av trafikkinspeksjon og utvidet kapasitet på internettaksessen. Ansvarlig for kontrakt og gjennomføring er Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) på vegne av seg selv og departementsfellesskapet, som i dag utgjør ca personer. 2.2 Hvem skal avtalen gjelde for Avtalen skal gjelde for Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS), som vil være kontraktspartner for denne avtalen. 2.3 Bruk av underleverandører Det er tillatt å benytte underleverandør(er). Leverandøren skal ha totalansvar for leveransen, samt for sine underleverandører. Hvilken rolle en eventuell underleverandør skal ha i leveransene, må oppgis. Ved bruk av underleverandør(er) skal navn og adresse oppgis i Bilag 6, samt organisasjonsnummer dersom underleverandøren skal være registrert i Enhetsregisteret. 4 av 11

5 2.4 Varighet Avtalen gjelder i utgangspunktet for 2 år, regnet fra kontraktsignering, med mulighet for forlengelse i ytterliggere 2 år, med et år ad gangen, totalt inntil 4 år. Opsjonen skal ha samme utløpstid som hovedytelsen, uavhengig av når den er utløst. 2.5 Sikkerhet bistandspersonell Personell fra valgt leverandør som skal bistå DSS på den tilbudte løsning, skal kunne sikkerhetsklareres med grad KONFIDENSIELT iht. gjeldende prosedyrer hos Nasjonal Sikkerhetsmyndighet (NSM). Leverandøren må derfor råde over personell som er, eller vil kunne bli, sikkerhetsklarert. Leverandøren har forsinkelsesansvaret dersom han ikke kan starte opp arbeid/foreta leveranser på grunn av manglende sikkerhetsklarerte personer. 2.6 Annet Kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår av 8. februar 2008 nr Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon Kontortjenesteavdelingen v/seksjon anskaffelser Torggata Postboks 8129 Dep 0032 OSLO Kontaktperson: Seniorrådgiver Remi Ludvigsen E-post: anskaffelser@dss.dep.no All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig per e-post til oppdragsgiver ved angitt kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.3 Tidsfrister Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr e-post til oppdragsgiver ved angitt kontaktperson senest innen klokken 15:00. Tilbudsfrist er klokken 12:00. Leverandøren er ansvarlig for at tilbudet er oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. 3.4 Fremdriftsplan 5 av 11

6 Milepæl Dato Kunngjøring av konkurransen Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist Evaluering* Uke Meddelelse om tildeling* Karensperioden utløper* Kontraktssignering* Uke 15 *Tentative frister 3.5 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.6 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli registrert på kunngjøringen på Doffin. Spørsmål og svar vil bli kunngjort på Doffin i anonymisert form fortløpende. Leverandørene som ønsker å levere tilbud på denne anskaffelsen er selv ansvarlige for å følge med på Doffin for å få med seg eventuelle rettelser, suppleringer, endringer, spørsmål og svar. 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig til klokken 15: Tilbudets utforming Tilbudet utformes med denne disposisjonen, med skilleark som følger inndelingen nedenfor: Del 1 Administrativt Vedlegg A - Tilbudsbrev utfylt og signert, hvor det fremgår at vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt aksepteres Vedlegg B HMS egenerklæring utfylt og signert Vedlegg C Reservasjoner, avvik og tillegg til tilbudet 6 av 11

7 Del 1 Dokumentasjon på oppfylte kvalifikasjonskrav mv. Vedlegg 1 Attest for innbetalt skatt Vedlegg 2 Attest for innbetalt MVA Vedlegg 3 Firmaattest Vedlegg 4 Soliditets/kredittvurdering Vedlegg 5 Dokumentasjon på leveransekapasitet Vedlegg 6 Evt. forpliktelseserklæring fra underleverandør(er) Vedlegg 7 Dokumentasjon på tidligere leveranser Vedlegg 8 Dokumentasjon av kvalitetssystem Vedlegg 9 Dokumentasjon på miljøstyringssystem Vedlegg 10 Erklæring fravær prissamarbeid Utkast rammeavtale m/bilag Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Bilag 2: Leverandørens kravspesifikasjon Vedlegg E (SK01) Vedlegg F (SK12) Vedlegg G (SK34) Vedlegg H (SK41) Vedlegg I (SK53) Vedlegg J (SK73) Vedlegg K (SK81) Bilag 4: Prosjekt- og framdriftsplan Bilag 5: Testing og godkjenning Bilag 6: Administrative bestemmelser Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 9: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen Leverandørene bes om å markere de delene av tilbudet som har forretningssensitiv og taushetsbelagt informasjon, jf. pkt nedenfor Reservasjoner, avvik og tillegg Det gjøres oppmerksom på at anskaffelsen gjennomføres etter prosedyren åpen anbudskonkurranse. Det er således forhandlingsforbud i denne anbudskonkurransen. Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget, skal det klart fremgå av tilbudet, jf. Forskrift om offentlig anskaffelser Avvikene skal spesifiseres i tilbudet. De skal være presise og entydige, kunne verdifastsette, og skal være beskrevet slik at kunde kan vurdere avvikene uten kontakt med tilbyder. Tilbud som ikke tilfredsstiller dette kravet vil kunne bli avvist. Videre vil tilbudet som har vesentlige avvik fra konkurransegrunnlaget som utgangspunkt bli avvist. Med mindre leverandøren uttrykkelig uttaler at reservasjoner, avvik og/eller tillegg ikke er innkalkulert i prisvedlegget, anses dette som innkalkulert. Dersom tilbyder har reservasjoner, avvik og/eller tillegg til vilkårene som er definert i konkurransegrunnlaget, skal disse spesifiseres i Vedlegg C (Reservasjoner, avvik og 7 av 11

8 tillegg) som del av tilbudsbesvarelsen. Det skal gis en referanse til de vilkår som reservasjonen gjelder, samt en konsis beskrivelse av hvilke reservasjoner eller forslag til tillegg som gjøres. Reservasjoner/avvik eller tillegg kan føre til at tilbudet må eller kan avvises, jf. forskrift om offentlige anskaffelser Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres til: Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon Seksjon anskaffelser v/remi Ludvigsen Varemottak Akersgata 59 innkj. Munchs gt Oslo Åpningstid: Tilbudet kan eventuelt sendes pr post til: Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) Seksjon anskaffelser v/remi Ludvigsen Postboks 8129 Dep 0032 Oslo Merk at det påhviler tilbyderne å sørge for at tilbudet er DSS i hende ved tilbudsfristens utløp, og vi anbefaler således fysisk levering av tilbudet. Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottak etter hvert som de kommer inn. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, saksnr. 13/1442 v/ Remi Ludvigsen. Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i 2 to eksemplarer innsatt i ringperm med skillekort, arkene i tilbudet skal ikke være stiftet eller på noen annen måte satt sammen. Ett av eksemplarene skal merkes ORGINAL. I tillegg leveres tilbudet på elektronisk minnepinne. Ved motstrid er papirutgaven merket ORGINAL gjeldende. Filene skal være lagret som MS Office kompatibelt format. Eventuelle andre formater må godkjennes av DSS. Leverandøren har risikoen for at tilbudet er oppdragsgiver i hende innen fristen Forhold til offentlighet og taushetsbelagt informasjon Det fremgår av offentleglova 23 tredje ledd at det ikke gjelder noen generelt unntak for innsyn i tilbud og protokoller, etter at valg av leverandør er foretatt. På bakgrunn av dette anmoder DSS om at leverandøren tydelig markerer hvilke opplysninger i tilbudet som ansees som forretningssensitiv og taushetsbelagt informasjon, alternativt legger ved en kopi av komplett tilbud med sladding. DSS gjør i denne forbindelse oppmerksom på at ved mottak av eventuell innsynbegjæring, er det DSS som tar stilling til hvilke opplysninger som faktisk kan unntas offentligheten. 8 av 11

9 3.15 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene Begrunnelse valg av leverandør Samtlige deltakere i konkurransen vil bli meddelt hvilken av disse som blir tildelt kontrakten, jf. Forskriften om offentlig anskaffelser Meddelelsen skal innholde en begrunnelse for valget og angi karensperiodens varighet. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Betalt skatter og avgifter Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjonskrav: Skatteattest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Vedlegg 1 Attest for innbetalt skatt MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av MVA. MVA-attest skrives ut av fylkesskattekontoret i det fylket hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Vedlegg 2 Attest for innbetalt MVA HMS egenerklæring. Vedlegg B HMS egenerklæring Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene vil kunne bli avvist. 4.2 Juridisk stilling Kvalifikasjonskrav: Lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Firmaattest eller tilsvarende dokumentasjon som viser at tilbyderen er registrert i et faglig register i sitt hjemland. Vedlegg 3 Firmaattest 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet Kvalifikasjonskrav: Leverandør skal ha tilfredsstillende økonomisk og finansiell stilling. Dokumentasjonskrav: Soliditetsvurdering fra en virksomhet med konsesjon til å drive kredittopplysningsvirksomhet. Vurderingen må ikke være eldre enn 3 måneder fra søknadsfristen og bør opplyse om kredittverdighet og grad av konkursrisiko (konkursprediksjon). Vedlegg 4 Soliditets/kredittvurdering 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: 9 av 11

10 Leverandør må kunne vise til 3 leveranser siste 3 år med relevans for dette oppdraget. Leverandør må ha tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre oppdraget. Leverandøren skal dokumentere at virksomheten har et kvalitetsstyringssystem for å ivareta kvaliteten i sine leveranser og tjenester. Leverandøren skal dokumentere at virksomheten har implementert og vedlikeholder et miljøstyringssystem. Leverandøren skal levere egenerklæring på at de ikke har noe prissamarbeid med andre leverandører. Dokumentasjonskrav: Referanseliste over leverandørens 3 viktigste leveranser siste 3 år med relevans for dette oppdraget. Referanselisten skal inneholde oppdragsgivers navn og navngitt kontaktperson som referanse. Videre skal omfanget av leveransen fremgå av referanselisten, og i den forbindelse er det ønskelig at det oppgis verdi på oppdraget, samt antall brukere. Det må fremkomme hva som er levert og hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen, en oppetidsreferanse for hver leveranse, samt eventuelle samarbeidspartnere/underleverandører. Vedlegg 7 Dokumentasjon på tidligere leveranser Beskrivelse av leverandørens kapasitet, blant annet ved å vise til nåværende bemanning og eventuelle samarbeidspartnere. Vedlegg 5 Dokumentasjon på leveransekapasitet Redegjørelse for leverandørens kvalitetskompetanse og rutiner som dokumenterer at kravet er dekket. Dersom virksomheten er sertifisert iht. ISO 9001 eller tilsvarende 3. partsverifiserte systemer, er det nok å legge frem et gyldig sertifikat. Vedlegg 8 Dokumentasjon av kvalitetssystem Redegjørelse for leverandørens miljøkompetanse og rutiner som dokumenterer at kravet er dekket. Dersom virksomheten er sertifisert iht. ISO eller tilsvarende 3. partsverifiserte systemer, er det nok å legge frem et gyldig sertifikat. Vedlegg 9 Dokumentasjon på miljøstyringssystem Egenerklæring for ikke å ha prissamarbeid med andre leverandører. Vedlegg 10 Erklæring fravær prissamarbeid 10 av 11

11 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Det tilbudet med lavest pris velges etter en total vurdering i henhold til følgende tildelingskriterier: TILDELINGSKRITERIUM VEKT TILBUDETS SCORE TK 1 Pris internettaksess 60 % (score 0-10) TK 2 Pris trafikkinspeksjon 40 % (score 0-10) TOTALSUM 100 (sum vektede scoringer) Tilbudet med lavest pris, er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). TK 2 er oppgitt å være opsjon, men da det er meget sannsynlig at opsjonen utløses, er den tildelt vekt på 40 % av totalvurderingen. Laveste tilbuds pris scorer 10. De øvrige tilbudenes pris/kostnad scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud iht. (laveste tilbud / øvrige tilbud x 10). Ved priser på kr. 0,- gir dette beste score, 10 poeng. Høyeste pris på etablering gir laveste score, de øvrige tilbudene scores lineært mellom disse ytterpunktene. Nærmere om tildelingskriteriene: TK 1- Pris på internettaksess: her gis poeng etter vurdering av tilbudene: Vekting av de forskjellige kategoriene under TK 1 Pris internettaksess er som følger: Kategori Vekting Pris internettaksess etablering 40 % Pris internettaksess pr. mnd 1Gbps 60 % TK 2- Pris på trafikkinspeksjon: her gis poeng etter vurdering av tilbudene: Vekting av de forskjellige kategoriene under TK 2 Pris trafikkinspeksjon er som følger: Kategori Vekting Pris trafikkinspeksjon etablering 40 % Pris trafikkinspeksjon pr. mnd 1Gbps 60 % 11 av 11