MØTEINNKALLING SAKSLISTE. SUPPLERINGSVALG - REPRESENTANT TIL KOMMUNENES SENTRALFORBUND FOR VALGPERIODEN Forslag fremlegges på møte.

Transkript

1 Ordføreren MØTEINNKALLING Utvalg: Møtested: Møtedato: Klokkeslett: Kommunestyret Rica Hotel - Ekkerøy/Hamningberg Eventuelt forfall meldes på tlf eller eller på E-post til toril.ongamo@vadso.kommune.no eller til marita.jakola.skansen@vadso.kommune.no Dokumentene legges ut på SAKSLISTE Saksnr. 24/13 Arkivsaksnr. Tittel 11/1430 SUPPLERINGSVALG - REPRESENTANT TIL KOMMUNENES SENTRALFORBUND FOR VALGPERIODEN Forslag fremlegges på møte. 25/13 11/1436 VALG AV NYTT MEDLEM TIL KLAGENEMND/KLAGENEMND FOR EIENDOMSSKATT FOR VALGPERIODEN Forslag fremlegges på møte. 26/13 11/1453 SUPPLERINGSVALG - VARAMEDLEM TIL ØST FINNMARK REGIONRÅD FOR VALGPERIODEN Forslag fremlegges på møte. 27/13 11/1450 SUPPLERINGSVALG - VARAREPRESENTANT TIL FRIGGA KONOWS FOND FOR VALGPERIODEN Forslag fremlegges på møte.

2 28/13 13/887 ÅRSBERETNING OG ÅRSREGNSKAP 2012 Formannskapet behandler saken i møte Formannskapets innstilling vil bli ettersendt. 29/13 12/2229 STUDIESENTERET - ORGANISERING OG FINANSIERING 30/13 13/790 ØKT RESSURS TIL HOVEDVERNEOMBUD 31/13 13/938 ETABLERING AV NAV-KONTORER I FINNMARK 32/13 13/930 VADSØ HAVNEPROMENADE - SKISSEPROSJEKT 33/13 13/992 LÅNEOPPTAK - FLYTEKAI FOR FISKEFARTØY 34/13 13/776 BUDSJETTREGULERING 2013 Vadsø, Rolf Arne Hanssen Fung. ordfører

3 SUPPLERINGSVALG - REPRESENTANT TIL KOMMUNENES SENTRALFORBUND FOR VALGPERIODEN Saksbehandler: Toril Ongamo Arkivsaksnr.: 11/1430 Saksnr.: Utvalg: 24/13 Kommunestyret Arkivkode: 033 Møtedato: Forslag til vedtak/innstilling: Som ny representant til KS fylkesmøte, i stedet for Eirin E. Tapio, velges Valget gjelder for valgperioden Vedlegg: Bakgrunn: Kommunestyret vedtok i møte , sak 57/11, følgende: Som kommunens representanter/personlige vararepresentanter til KS Fylkesmøte for valgperioden 2011/2015 velges: Representanter: 1. Ordføreren 2. Eirin Tapio, H Personlige vararepresentanter: 1. Varaordføreren 2. Knut Busk, H Eirin Tapio er i kommunestyremøte fritatt fra alle politiske verv i Vadsø kommune. Kommunens representanter velges blant de faste kommunestyrerepresentantene. Side 3 av 52

4 Sak 24/13 En har i brev av bedt om Høyres forslag på ny representant til KS fylkesmøte. Høyre har ikke gitt tilbakemelding. Vurdering: Suppleringsvalg må foretas. Jens R. Betsi Rådmann Side 4 av 52

5 VALG AV NYTT MEDLEM TIL KLAGENEMND/KLAGENEMND FOR EIENDOMSSKATT FOR VALGPERIODEN Saksbehandler: Toril Ongamo Arkivsaksnr.: 11/1436 Saksnr.: Utvalg: 25/13 Kommunestyret Arkivkode: 033 Møtedato: Forslag til vedtak/innstilling: Som nytt medlem til klagenemnda/klagenemnda for eiendomsskatt, i stedet for Helge Ovanger, velges Valget gjelder for valgperioden Vedlegg: Bakgrunn: I kommunestyremøte ble Helge Ovanger valgt som leder i kontrollutvalget. Helge Ovanger er også valgt som medlem i klagenemnda/klagenemnda for eiendomsskatt, jfr. kommunestyrets vedtak Kontrollutvalgets medlemmer er utelukket fra valg som medlem og varamedlem i nemnd med beslutningsmyndighet. Klagenemnda er nemnd med beslutningsmyndighet. Klagenemnda/klagenemnda for eiendomsskatt har følgende sammensetning for valgperioden velges: 1. Hauk Johnsen, leder 2. Helge Ovanger 3. Aud Dolonen, nestleder Side 5 av 52

6 Sak 25/13 Som personlige varamedlemmer i klagenemnda/klagenemnda for eiendomsskatt for valgperioden velges: 1. Toril Dahl 2. Gerd Solveig Haga Mathisen 3. Nils Petter Pedersen Vurdering: Jens R. Betsi Rådmann Side 6 av 52

7 SUPPLERINGSVALG - VARAMEDLEM TIL ØST FINNMARK REGIONRÅD FOR VALGPERIODEN Saksbehandler: Toril Ongamo Arkivsaksnr.: 11/1453 Saksnr.: Utvalg: 26/13 Kommunestyret Arkivkode: 033 Møtedato: Forslag til vedtak/innstilling: Som nytt varamedlem til Øst-Finnmark Regionråd, i stedet for Eirin E. Tapio, velges Valget gjelder for valgperioden Vedlegg: Bakgrunn: Eirin E. Tapio ble i kommunestyremøte valgt som varamedlem til ØstFinnmark Regionråd. Kommunens medlemmer til regionrådet: Ordføreren (jfr. vedtektene) Knut Busk Rådmannen (jfr. vedtektene) Personlige varamedlemmer til regionrådet: Varaordføreren Eirin Tapio Rådmannens stedfortreder Eirin E. Tapio er i kommunestyremøte den fritatt fra alle politiske verv i Vadsø kommune. I vedtekter for Øst-Finnmark Regionråd (ØFR) 3 Medlemmer til regionrådet, heter det: Side 7 av 52

8 Sak 26/13 3. Medlemmer til regionrådet Hver av kommunene deltar med tre medlemmer til rådet. Rådet består av: Ordførere i de deltakende kommuner. Representant oppnevnt fra opposisjon med varamedlem valgt av kommunestyret. Rådmann/administrasjonssjef deltar i rådsmøtene med tale og forslagsrett. Regionrådets funksjonstid er fire år og sammenfaller med kommunestyreperioden. En har i brev av bedt om Høyres forslag på nytt varamedlem til Regionrådet. Høyre har ikke gitt tilbakemelding. Vurdering: Suppleringsvalg må foretas. Jens R. Betsi Rådmann Side 8 av 52

9 SUPPLERINGSVALG - VARAREPRESENTANT TIL FRIGGA KONOWS FOND FOR VALGPERIODEN Saksbehandler: Toril Ongamo Arkivsaksnr.: 11/1450 Saksnr.: Utvalg: 27/13 Kommunestyret Arkivkode: 033 Møtedato: Forslag til vedtak/innstilling: Som ny vararepresentant til Frigga Konows Fond, i stedet for Eirin E. Tapio, velges Valget gjelder for valgperioden Vedlegg: Bakgrunn: Eirin E. Tapio ble i kommunestyremøte valgt som vararepresentant til Frigga Konows fond. Representanter: Svein Dragnes (kommunens representant) Urban Lindgren, Kirkegata 22, 9600 Hammerfest (valgt av fylkeskommunen) Vararepresentanter: Eirin Tapio (kommunens vararepresentant) Anita Steigre, Freidigveien 6 B, 9600 Hammerfest (valgt av fylkeskommunen) Eirin E. Tapio er i kommunestyremøte fritatt fra alle politiske verv i Vadsø kommune. En har i brev av bedt om Høyres forslag på ny vararepresentant til Frigga Konows Fond. Høyre har ikke gitt tilbakemelding. Vurdering: Suppleringsvalg må foretas. Jens R. Betsi Rådmann Side 9 av 52

10 ÅRSBERETNING OG ÅRSREGNSKAP 2012 Saksbehandler: Hege Johansen Arkivsaksnr.: 13/887 Saksnr.: Utvalg: 59/13 Formannskapet 28/13 Kommunestyret Arkivkode: 210 Møtedato: Forslag til vedtak/innstilling: Vadsø kommunestyre godkjenner vedlagte reviderte årsregnskap 2012 som kommunens endelige årsregnskap. Overskudd kr ,- avsettes disposisjonsfond. Vadsø kommunestyre tar årsberetning 2012 for Vadsø kommune til etterretning og årsmeldinger fra enhetene til orientering. Vedlegg: Årsregnskap 2012 som inneholder: - Hovedoversikter - Driftsregnskap - Investeringsregnskap - Balanseregnskap - Noter 2012 Årsberetning Revisjonsberetning Årsmeldinger for virksomhetene Bakgrunn: Side 10 av 52

11 Sak 28/13 Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 48. Årsregnskapet og årsberetningen. 1. Kommuner og fylkeskommuner skal for hvert kalenderår utarbeide årsregnskap og årsberetning. 2. Årsregnskapet skal omfatte alle økonomiske midler som disponeres for året, og anvendelsen av midlene. Alle kjente utgifter og inntekter i året skal tas med i årsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når årsregnskapet avsluttes. Årsregnskapet skal føres i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk. 3. Kommunestyret og fylkestinget vedtar selv årsregnskapet. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet eller fylkesutvalget. Ved parlamentarisk styreform skal rådet avgi innstilling som nevnt. Vedtaket må angi disponering av regnskapsmessig overskudd eller dekning av regnskapsmessig underskudd. 4. Underskudd på årsregnskapet som ikke kan dekkes på budsjettet i det år regnskapet legges fram, skal føres opp til dekning i det følgende års budsjett. Under særlige forhold kan kommunestyret og fylkestinget, etter å ha foretatt de nødvendige endringer i økonomiplanen, vedta at underskuddet skal dekkes over inntil ytterligere to år. I tilfeller der de samfunnsmessige og økonomiske konsekvensene av at kommunen eller fylkeskommunen skal dekke underskudd etter første og annet punktum vil bli uforholdsmessig store, kan departementet godkjenne vedtak om at underskuddet dekkes over mer enn fire år. Underskudd kan likevel ikke dekkes over mer enn ti år. 5. I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens eller fylkeskommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen eller fylkeskommunen. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i fylkeskommunen eller kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt, og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å hindre forskjellsbehandling i strid med likestillingsloven, samt for å fremme formålet i diskrimineringsloven og i diskriminerings- og tilgjengelighetsloven. 6. Departementet kan gi forskrift med nærmere regler om årsregnskapet, årsberetningen og regnskapsføringen. Vurdering: Jens R. Betsi Rådmann Side 11 av 52

12 STUDIESENTERET - ORGANISERING OG FINANSIERING Saksbehandler: Marita Jakola Skansen Arkivsaksnr.: 12/2229 Saksnr.: Utvalg: 2/13 Administrasjonsutvalget 9/13 Hovedutvalget for kultur, undervisning og oppvekst 47/13 Formannskapet 29/13 Kommunestyret Arkivkode: 202 A00 Møtedato: Forslag til vedtak/innstilling: Vadsø kommunestyre viser til rådmannens vurderinger og vedtar følgende: 1. Gjeldende organisering av Studiesenteret i Vadsø skal i løpet av 2013 avvikles. Samtidig skal Studiesenteret i Vadsø etableres som en kommunal tjeneste. Det overlates til rådmannen å avgjøre organisatorisk plassering og styringsstruktur. Ny organisering skal være etablert innen Kommunestyret viser til gjeldende finansieringsmodell og vedtar å opprettholde det kommunale tilskuddet for I forbindelse med budsjett 2014 vil omfanget av det kommunale tilskuddet gjøres til gjenstand for ny vurdering. 3. Investeringsbehovet knyttet til Studiesenterets lokaler på Vadsø-øya vurderes i forbindelse med budsjett Administrasjonsutvalgets behandling den sak 2/13: Kontorsjef orienterte. Administrasjonens forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets vedtak den sak 2/13: Vadsø kommunestyre viser til rådmannens vurderinger og vedtar følgende: 1. Gjeldende organisering av Studiesenteret i Vadsø skal i løpet av 2013 avvikles. Samtidig skal Studiesenteret i Vadsø etableres som en kommunal tjeneste. Det overlates til rådmannen å avgjøre organisatorisk plassering og styringsstruktur. Ny organisering skal være etablert innen Side 12 av 52

13 Sak 29/13 2. Kommunestyret viser til gjeldende finansieringsmodell og vedtar å opprettholde det kommunale tilskuddet for I forbindelse med budsjett 2014 vil omfanget av det kommunale tilskuddet gjøres til gjenstand for ny vurdering. 3. Investeringsbehovet knyttet til Studiesenterets lokaler på Vadsø-øya vurderes i forbindelse med budsjett Hovedutvalget for kultur, undervisning og oppveksts behandling den sak 9/13: Administrasjonenes forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Hovedutvalget for kultur, undervisning og oppveksts vedtak den sak 9/13: Vadsø kommunestyre viser til rådmannens vurderinger og vedtar følgende: 1. Gjeldende organisering av Studiesenteret i Vadsø skal i løpet av 2013 avvikles. Samtidig skal Studiesenteret i Vadsø etableres som en kommunal tjeneste. Det overlates til rådmannen å avgjøre organisatorisk plassering og styringsstruktur. Ny organisering skal være etablert innen Kommunestyret viser til gjeldende finansieringsmodell og vedtar å opprettholde det kommunale tilskuddet for I forbindelse med budsjett 2014 vil omfanget av det kommunale tilskuddet gjøres til gjenstand for ny vurdering. 3. Investeringsbehovet knyttet til Studiesenterets lokaler på Vadsø-øya vurderes i forbindelse med budsjett Formannskapets behandling den sak 47/13: Administrasjonens forslag til innstilling ble enstemmig vedtatt. Formannskapets vedtak den sak 47/13: Vadsø kommunestyre viser til rådmannens vurderinger og vedtar følgende: 1. Gjeldende organisering av Studiesenteret i Vadsø skal i løpet av 2013 avvikles. Samtidig skal Studiesenteret i Vadsø etableres som en kommunal tjeneste. Det overlates til rådmannen å avgjøre organisatorisk plassering og styringsstruktur. Ny organisering skal være etablert innen Kommunestyret viser til gjeldende finansieringsmodell og vedtar å opprettholde det kommunale tilskuddet for I forbindelse med budsjett 2014 vil omfanget av det kommunale tilskuddet gjøres til gjenstand for ny vurdering. 3. Investeringsbehovet knyttet til Studiesenterets lokaler på Vadsø-øya vurderes i forbindelse med budsjett Side 13 av 52

14 Sak 29/13 Vedlegg: Bakgrunn: Vadsø kommunestyre fattet følgende vedtak i møte , sak 82/12: Vadsø kommunestyre visert til brev fra Studiesenteret v/styret samt rådmannens vurdering, og vedtar følgende: 1) Vadsø kommunestyre ber rådmannen vurdere en ny organisering og finansiering av Studiesenteret. Herunder inngår også en vurdering av lokaler og tekniske løsninger. Kommunestyret ber om at denne forelegges til behandling innen juni ) Vadsø kommunestyre ber Øst Finnmark Regionråd initiere en evaluering av Øst Finnmark Kompetansesenter (ØFK). Evalueringen må relateres til ØFKs vedtatte mandat og bør gjennomføres i løpet av Hva gjelder vedtakets pkt 2) så er dette videreformidlet til og håndteres av Øst Finnmark Regionråd. Rådmannen legger med dette følgende vurdering mht vedtakets pkt 1) frem for politisk behandling. Vurdering: Rådmannen vil i det følgende svare på kommunestyrets bestilling hva gjelder organisering, finansiering, lokalisering og tekniske løsninger for Studiesenteret. For å sikre forståelse for rådmannens argumentasjon og vurdering synes det viktig innledningsvis å gi en kort repetisjon av Studiesenterets historie, jf KST sak 82/12. Kort om Studiesenteret Studiesenteret i Vadsø ble etablert i 1998, opprinnelig som et prosjekt knyttet til etableringen av det elektroniske klasserom som var lokalisert til lokalene etter det gamle barnebiblioteket på Sentrum skole. Prosjektet var i utgangspunktet et heleid kommunalt prosjekt, men en søkte de første årene å knytte et nært samarbeid til næringslivet bla hva gjelder finansiering. Til orientering har det ikke lykkes å få næringslivet inn på finansieringssiden. Det ble ansatt en prosjektleder som bla skulle ha ansvaret for kartlegging av utdanningsbehov, bestille utdanningstilbud og være ansvarlig for gjennomføring av disse. Videre ble det etablert en prosjektgruppe bestående av representanter fra næringsliv, kommune og Universitetet i Tromsø. Deres mandat var i hovedsak å være støttespillere for prosjektledelsen både hva gjelder utvikling og organisering av utdanningstilbud, samt finansiering. Samtidig skulle prosjektgruppa representere kontakten til brukerne. I forbindelse med kommunevalget 1999 opprettet Vadsø bystyre et eget styre for Studiesenteret, og rådmannen oppfatter at Studiesenteret i etterkant av dette ikke lengere omtales som et prosjekt men er å betrakte som en permanent enhet. Styret besto den gangen av 3 politikere oppnevnt av bystyret samt 1 representant for Vadsø bys Side 14 av 52

15 Sak 29/13 næringsforening. Denne sammensetningen er videreført og gjelder fremdeles. Så vidt rådmannen erfarer så er der ikke vedtatt et eget reglement for styret i Studiesenteret, heller ingen vedtekter. Rådmannen tolker derfor dette som at prosjektgruppens mandat fra 1998 er overført og ivaretas nå av det til enhver tid sittende styre. Studiesenteret v/styret har i alle år budsjettert med kommunale midler til drift av Studiesenteret. I 2008 var det budsjetterte årlige driftstilskuddet kr mens det i 2012 var økt til kr Dette har i følge styret ikke vært tilstrekkelig og senteret har gjennom hele denne perioden (med unntak av 2011) hatt et årlig underskudd. Resultatet for perioden er som følger: 2008: Regnskap: Budsjett: Underskudd: , ,59.402,- 2009: Regnskap: Budsjett: Underskudd: , ,24.935,- 2010: Regnskap: Budsjett: Underskudd: , ,77.762,- 2011: Regnskap: Budsjett: Overskudd: , ,6.564,- 2012: Regnskap: Budsjett: Underskudd: , , ,- Underskuddet har gjennom hele perioden vært dekket av Vadsø kommune. I realiteten består dermed kommunens andel av finansieringen av Studiesenteret både av et årlig driftstilskudd (variert fra kr til kr pr. år) og en inndekning av årlig underskudd. Rådmannens vurdering av organisering og finansiering Studiesenteret i Vadsø skal være ett av kommunens viktigste verktøy i arbeidet med kompetanseutvikling og kompetanseplanlegging. Dette er forankret og kommer klart til uttrykk i Vadsø kommunes Kompetanseplan : Side 15 av 52

16 Sak 29/13 Vadsø kommune skal i perioden styrke samarbeidet med Studiesentret og kommunen skal i samarbeid med Studiesenteret og Øst-Finnmark Kompetansesenter jobbe for etablering av desentralisert studietilbud i Vadsø. Studiesenteret gir gjennom sitt nettverk tilgang til et mangfold av utdanningstilbud, både nettbasert og samlingsbasert, levert av høyskoler og universitet i inn- og utland. Kommunens egen erfaring som bestiller i direkte dialog med de ulike utdanningsleverandørene (høyskoler/universitet) er at dette er en særdeles ressurskrevende prosess. Rådmannen er derfor svært komfortabel med en rollefordeling der kommunen er bestilleren mens Studiesenteret har rollen som den operative enhet som forhandler med utdanningsleverandør og tilrettelegger for gjennomføring lokalt. Etter rådmannens vurdering fremstår imidlertid dagens organisering av Studiesenteret som lite hensiktsmessig, noe uklar og til dels hemmende for videre utvikling. Styret, som har en sammensetning bestående av representanter fra kommunen og næringsliv, har ingen vedtekter eller reglement å forholde seg til. De har heller ikke et klart skriftlig formulert mandat. Studiesenteret var i utgangspunktet etablert som et partnerskap mellom kommunen og privat næringsliv der tanken var å kunne tilføre hele Vadsø-samfunnet ønsket kompetanse. Dette gjenspeiler også styresammensetningen. I dag synes tilrettelegging av kompetanse å ha utviklet seg til et ensidig kommunalt ansvar. Erfaring fra mange års drift viser at næringslivets engasjement omkring Studiesenteret ikke er veldig stort. Dersom Studiesenteret skal fremstå som Vadsø kommunes viktigste verktøy i arbeidet med kompetanseutvikling så forutsetter det en klar styringsstruktur der det ikke hersker tvil om eiendomsretten til verktøyet, herunder hvilke styringssignaler som gis. Som kjent står Vadsø kommune overfor betydelige kompetansemessige utfordringer, både innenfor oppvekst/ utdanning og innenfor pleie/omsorg. Kommunens kompetanseplan behandler dette temaet grundig, og her er en av strategiene å utdanne flere mennesker her hvor de bor, nemlig i Vadsø. Det er i dette bildet Studiesenteret fremstår som et viktig verktøy for Vadsø kommune, og mer presist som et verktøy rådmannen anser som svært viktig å ha kontroll med. Rådmannen vil på bakgrunn av dette anbefale at driften ved Studiesenteret fortsetter i kommunal regi, og mer presist som en kommunal tjeneste direkte underlagt rådmannens styringsstruktur. Det betyr at styret for Studiesenteret avvikles og at daglig leder dermed rapporterer direkte til rådmannen. Slik rådmannen vurderer det vil ikke en endret organisering på kort sikt medføre behov for endringer i finansieringen av Studiesenteret. Denne har gjennom de siste driftsår i all hovedsak vært basert på kommunalt tilskudd samt salg av tjenester i form av brukerbetaling. På noe lengere sikt vil dette måtte gjøres til gjenstand for ny vurdering, bla som følge av mulighetene for å få nye utdanningstilbud til Vadsø. Side 16 av 52

17 Sak 29/13 Rådmannen anbefaler at ny organisering effektueres i løpet av 2013 og i nært samarbeid med Studiesenterets ledelse. Rådmannens vurdering av lokalisering og tekniske løsninger Av brevet fra Studiesenteret v/styret som ble lagt frem for Kommunestyret , sak 82/12, fremgår følgende hva gjelder tilgjengelige tekniske løsninger og lokaler: Pr. i dag har Studiesenteret Vadsø to videokonferansesystemer som er henholdsvis 6 og 7 år gamle. Dette er lite tilfredsstillende på et område hvor det har vært stor utvikling de siste årene, mest kritisk er det imidlertid at det er en svært høy risiko forbundet med at et av systemene vil kunne slutte å fungere, med de konsekvenser det får for gjennomføring av planlagt undervisning (og uten rammer for å kjøpe inn et nytt). Lokalene framstår som lite fleksible og gir ikke studentene de rammene som bør kunne forventes av et moderne studiesenter. Det er blant annet behov for lese/arbeids plasser for studenter, som også skal kunne benyttes utenom åpningstid om ettermiddag/kveld og i helger. Det er mulig å få til leseplasser innefor dagens lokaler gjennom en ominnredning av lokalene. Ved en tilrettelegging for og oppgradering/utvidelse av eksisterende nøkkelkortsystem ved Studiesenterets lokaler, er det også en enkel sak å gi studentene den nødvendige tilgang til lokalene også utenom åpningstid slik stadig flere andre studiesentre har tilbud om. Studiesenteret Vadsø har ikke rammer som muliggjør en slik satsing. Styret anslo høsten 2012 et behov tilsvarende kr til investering i teknisk utstyr som vil sikre at studiesenteret får gjort noen grunnleggende investeringer. Rådmannen har videre gjennom dialog med Studiesenteret utarbeidet et forslag til ombygging (inkl. nødvendige tekniske løsninger) av eksisterende lokaler, samt et kostnadsoverslag for dette. Ombyggingen innebærer bla oppdeling av eksisterende studiesal, etablering av en ny studiesal, lydisolering av studiesal og grupperom, nye himlinger, samt forbedret tilgang til wc. Videre er etablering av skallsikring dvs. adgangskontroll med godkjent brikke og kode på dørene inn til Studiesenteret vurdert. Dette vil gjøre lokalene til et tidsriktig og funksjonelt Studiesenter. I hht overslaget vil den totale ombyggingen (pr mai-13) ha en kostnad tilsvarende kr eks mva (kr ink mva). Dersom Studiesenteret etableres som en kommunal tjeneste vil det være naturlig å se senterets behov for tidsriktige lokaler i sammenheng med andre kommunale behov. Et sentralt spørsmål blir da hvorvidt det fra kommunens side vurderes som hensiktmessig å fortsette driften av Studiesenteret i dagens lokaler eller om en skal vurdere andre lokaler som bedre egnet. I løpet av 2015 vil bla Sentrum skole avvikles og kunne gjøres tilgjengelig for annen kommunal virksomhet. Vil det kunne være en hensiktsmessig og funksjonell fremtidig lokalisering for Studiesenteret? Vil en evt ombygging av dagens Studiesenter dermed kun være av midlertidig karakter? Dette er forhold som bør vurderes og avklares før større ombygginger i dagens lokaler iverksettes. Samtidig er det viktig å vise til at etablering av nye utdanningstilbud ved Studiesenteret trolig vil fordre at en viss teknisk infrastruktur er på plass tidligere enn 2015, og vil dermed kunne tvinge frem raske midlertidige løsninger i dagens lokaler. Det synes derfor som nødvendig å se nærmere på muligheten for en delvis ombygging basert på dagens Side 17 av 52

18 Sak 29/13 behov samtidig som kommunen vurderer en permanent løsning for lokalisering av Studiesenteret. Behovet for ytterligere avklaringer gjør at rådmannen ser det som mest hensiktsmessig å se investeringsbehovet i sammenheng med budsjett Oppsummert Rådmannen anbefaler at Studiesenteret i løpet av 2013 etableres som en kommunal tjeneste ved sentral styring, direkte underlagt rådmannen. Videre, og som følge av at senteret tenkes etablert som en kommunal tjeneste, vil det være behov for en vurdering av en fremtidig permanent lokalisering samtidig som et midlertidig behov for investering i dagens lokaliteter må vurderes. Dette gjøres i forbindelse med budsjett Jens R. Betsi Rådmann Side 18 av 52

19 ØKT RESSURS TIL HOVEDVERNEOMBUD Saksbehandler: Marita Jakola Skansen Arkivsaksnr.: 13/790 Saksnr.: Utvalg: 3/13 Administrasjonsutvalget 50/13 Formannskapet 30/13 Kommunestyret Arkivkode: 401 Møtedato: Forslag til vedtak/innstilling: Vadsø kommune vedtar å øke ressurs avsatt til Hovedverneombud til 50% stilling fra og med 1.juli Ny vurdering av ressursen gjennomføres i forbindelse med budsjett Økt ressursbehov tilsvarende kr for 2013 søkes inndekket i revidert budsjett. Administrasjonsutvalgets behandling den sak 3/13: Repr. Unn V. Hansen ber administrasjonsutvalget vurdere hennes habilitet under behandling av denne sak med begrunnelse at hun innehar dette vervet pr. dato. Administrasjonsutvalget vurderer repr. Unn V. Hansen som innhabil under behandling av denne sak med den begrunnelse hun oppga. Repr. Unn Hansen fratrådte. Administrasjonsutvalget var med sine to gjenværende representanter ikke beslutningsdyktig, og vedtok enstemmig følgende; Saken sendes videre. Administrasjonsutvalgets vedtak den sak 3/13: Saken sendes videre. Repr. Unn V. Hansen tiltrådte. Formannskapets behandling den sak 50/13: Administrasjonens forslag til innstilling ble enstemmig vedtatt, Side 19 av 52

20 Sak 30/13 Formannskapets vedtak den sak 50/13: Vadsø kommune vedtar å øke ressurs avsatt til Hovedverneombud til 50% stilling fra og med 1.juli Ny vurdering av ressursen gjennomføres i forbindelse med budsjett Økt ressursbehov tilsvarende kr for 2013 søkes inndekket i revidert budsjett. Vedlegg: Bakgrunn: Vadsø kommunes Arbeidsmiljøutvalg (AMU) har ved flere anledninger drøftet med rådmannen utfordringene knyttet til Hovedverneombudets (HVO) frikjøpsressurs. Frikjøpsressursen er p.t. 20% og AMU er av den oppfatning at denne er for liten og må økes betraktelig dersom HVO skal ivareta sitt lovpålagte ansvar på en tilfredsstillende måte. Med bakgrunn i dette har AMU sendt følgende anmodning til politisk behandling : Siden 2008 har det vært mye turnover i vervet som HVO i Vadsø kommune samtidig som arbeidsmiljøutvalget (AMU) ikke har vært i særlig drift. Hva er årsaken til dette? 1) Det har vært uklare retningslinjer i forhold til HVOs oppgaver i Vadsø kommune, samt ordningen rundt 20 % frikjøp. Spesielt når HVO jobber i turnus. 2) Det har vært uklart hvor HVO skal henvende seg i ulike saker. Våren 2012 ble nytt AMU etablert, hvor daværende HVO innkalte til møte i AMU. Høsten 2012 sa HVO fra seg sitt verv bl.a. fordi hun hadde for lite tid til å sette seg inn i oppgavene til HVO og at hun så det som vanskelig å ivareta vervet da hun jobbet turnus. Nytt HVO ble valgt i november 2012 og fikk ut % frikjøp til å sette seg inn i HVOs oppgaver. I januar 2013 gikk frikjøpet tilbake til 20 %. I en tid hvor verneombudsvervene på enhetene i kommunen har vært lite ettertraktet, hyppige utskiftninger av HVO og et stille AMU, ser AMU på viktigheten av å bygge opp et system rundt vernetjenesten i kommunen og at HVO vil ha en sentral rolle i denne prosessen. De generelle oppgavene til HVO er: - Være engasjert, synlig og aktiv - Ha oversikt over verneområdene - Være tilgjengelig for både medarbeidere og arbeidsgiver - Støtte verneombudene på enhetene/avdelingene - Ha reell medvirkning i alle saker som angår arbeidsmiljøet - Se HMS som en integrert del av arbeidsdagen - Bidra til en kultur for åpenhet Side 20 av 52

21 Sak 30/13 - Delta på møter Følge opp saker Målet for AMU i 2013 er at det på enhver enhet/avdeling i kommunen skal være etablert en arena hvor enhetsleder, verneombud og evt. tillitsvalgte skal kunne møtes jevnlig for et godt samarbeid mellom enhetsleder, verneombudet og tillitsvalgt. Dette er en suksessfaktor for en trygg og god arbeidsplass. I denne prosessen må det bli større fokus rundt rollen som verneombud på arbeidsplassen. For å få dette til må HVO: - Lage en plan for hvordan man skal nå alle verneombudene og enhetene/avdelingene - Drive oppsøkende virksomhet for kontinuitet - Samtale med verneombudene - Skape en arena hvor verneombudene møtes (2-4 samlinger i året) - Drive med faglig oppdatering, både av verneombudene og seg selv Ved innføring av nytt internkontrollsystem, QM+, i kommunen er HVO satt til å være superbruker. Det er naturlig da en del av dette systemet inneholder helse, miljø og sikkerhet (HMS). I denne sammenheng ser AMU det naturlig at HVO følger med avvik, henter ut rapporter og statistikk som HVO tar med seg til AMU. I etableringen av Vadsø kommunale eiendomsforetak er HVO verneombud for de ansatte inntil det er valgt verneombud i foretaket. I dag har Vadsø kommune 32 verneombud som HVO har et overordnet ansvar for. Flere kommuner i Norge praktiserer et frikjøp av HVO på 0,1 % pr. ansatt. Da Vadsø kommune har ca 800 ansatte vil dette i utgangspunktet tilsvare et frikjøp på 80%. Man kan også se på antall årsverk i kommunen, og i følge KS er det 670 årsverk i Vadsø kommune. Det vil da si et frikjøp av HVO på 70 %, noe AMU ser på som et reelt frikjøp. Til sammenligning har Vardø et frikjøp av HVO på 40 %, med mye mindre ansatte og ikke den andel minoritetsspråklige som Vadsø har. Med dette ønsker AMU at frikjøp av HVO økes for at vernetjenesten i Vadsø kommune skal bli godt ivaretatt og utvikles. Vurdering: I budsjett 2013 er det avsatt 20% ressurs til HVO. Denne brukes til frikjøp av vedkommende som innehar dette vervet. Det er ikke avsatt midler til opplæring, kurs, kontormateriell o.l. Avsatt ressurs har vært uendret de siste 10 år. Rådmannen erfarer at behovet for en økning av HVO-ressurs er reelt og slutter seg langt på vei til de argumentene som AMU her fremsetter. I hht forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 3-5 har HVO ansvar for å samordne verneombudenes Side 21 av 52

22 Sak 30/13 virksomhet. Spørsmål som gjelder flere verneområder, skal forelegges hovedverneombudet. Spørsmål om hvilket verneombud en sak hører under, avgjøres av hovedverneombudet. HVO i Vadsø kommune er dermed ansvarlig for samordning av de 32 verneombudenes virksomhet. Med bakgrunn i bla manglende kontinuitet og stor utskifting blant verneombudene er HVO ressursen påført ansvar og arbeid utover det pålagte. Videre vil ressursbehovet naturlig variere gjennom året og i forhold til de til enhver tid aktuelle utfordringer som kommunen står overfor. I tider med stor fokus på ombygginger, omorganiseringer og sykefraværs-/nærværsarbeid vil behovet for HVO være større enn i perioder der det er mindre fokus på dette. Vernetjenesten skal i hht lov involveres i alle større kommunale prosesser, og i praksis vil det ofte bety at HVO ivaretar vernetjenestens interesser. Rådmannens utfordring ved vurdering av økt ressurs er primært av økonomisk karakter, dvs hvordan en evt ressursøkning skal finansieres. Rådmannen kan ikke se at kommunen p.t., og med umiddelbar virkning, har økonomi til å etablere 70% HVO-ressurs. Forslaget er derfor at kommunen foretar en gradvis økning av HVO-ressursen til 50% fra og med 1.juli 2013, og gjør en ytterligere økning til gjenstand for ny vurdering i forbindelse med budsjettprosessen for Det er i budsjett for 2013 bevilget kr til HVO-ressurs, tilsvarende 20% stilling. En økning fra 20% til 50% gjeldende fra innebærer at behovet for lønnsmidler i 2013 vil være ca. kr Da er lønnsjustering etter mellomoppgjøret pr hensyntatt. Differansen mellom budsjettert ressurs og ønsket ressurs er dermed kr Etter rådmannens vurdering bør dette søkes inndekket i budsjettrevisjonen. Jens R. Betsi Rådmann Side 22 av 52

23 ETABLERING AV NAV-KONTORER I FINNMARK Saksbehandler: Jens Betsi Arkivsaksnr.: 13/938 Saksnr.: Utvalg: 46/13 Formannskapet 31/13 Kommunestyret Arkivkode: 030 Møtedato: Forslag til vedtak/innstilling: Formannskapet innstiller på følgende: 1. Kommunestyret slutter seg til omforent utkast til samarbeidsavtale mellom NAV Finnmark og Vadsø kommune gjeldende fra Formannskapet gis myndighet til å godkjenne løpende og nødvendige endringer (herunder inntak og uttak av kommunale funksjoner i NAV Vadsø) i denne samarbeidsavtalen dersom det er nødvendig. Formannskapets behandling den sak 46/13: Administrasjonens forslag til innstilling ble enstemmig vedtatt. Formannskapets vedtak den sak 46/13: Formannskapet innstiller på følgende: 1. Kommunestyret slutter seg til omforent utkast til samarbeidsavtale mellom NAV Finnmark og Vadsø kommune gjeldende fra Formannskapet gis myndighet til å godkjenne løpende og nødvendige endringer (herunder inntak og uttak av kommunale funksjoner i NAV Vadsø) i denne samarbeidsavtalen dersom det er nødvendig. Side 23 av 52

24 Sak 31/13 Vedlegg: Bakgrunn: Kommunestyret gjorde følgende vedtak i sak 10/09 ( ): Vadsø bystyre gir sin tilslutning til Lokal samarbeidsavtale mellom NAV Finnmark og Vadsø kommune datert Lokal samarbeidsavtale fra 2009 var tuftet på en delt ledelsesmodell. NAV Finnmark og Vadsø kommune har etter dette vært i prosess med sikte på å arbeide frem et grunnlag for en enhetlig ledelsesmodell. Vurdering: Prosessen i retning av et mer enhetlig NAV Vadsø har i stadig større grad ført fram. Kommunestyret har også i fbm behandling av årsbudsjett 2013 vedtatt tiltak i tilknytning til samling av felles ledelsesfunksjon. Partene, NAV Finnmark og Vadsø kommune ved rådmannen, er derfor enige om at grunnlaget og tidspunktet for å etablere en enhetlig felles ledelse syne å være tilstede. Med bakgrunn i dette er det utarbeidet utkast til ny samarbeidsavtale mellom partene. Avtaleutkastet tar utgangspunkt i opprinnelige avtaler hvor partene i fellesskap har arbeidet frem noen nødvendige endringer. De foreslåtte endringer er som følger (overstrykninger/tilføyelser i rødt og kursiv): 1. Samarbeidsparter Samarbeidsavtalen er inngått mellom Vadsø kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Finnmark. Samarbeidsavtalen gjelder etablering og drift av felles lokalkontor. 2. Formål Samarbeidsavtalen inngås med hjemmel i lov om arbeids- og velferdsforvaltningen, 14. Formålet med samarbeidsavtalen er, i samsvar med målene i arbeids- og velferdsforvaltningsloven og rammeavtale om arbeids- og velferdsforvaltning mellom Arbeids- og inkluderingsdepartementet og KS, i fellesskap å arbeide for å få flere i arbeid og aktivitet og færre på stønad. Videre at tjenestene skal oppleves som enklere og være tilpasset brukerens behov og at det utvikles en helhetlig og effektiv arbeids- og velferdsforvaltning. NAV Vadsø skal arbeide etter arbeids- og velferdsforvaltningens visjon: Vi gir mennesker muligheter. Kommunen og staten er likeverdige samarbeidspartnere som aktivt skal bidra til å skape et godt arbeidsfellesskap. Sammen skal samarbeidspartene skape et velfungerende arbeids- og velferdskontor som fremstår som en enhet for brukerne. I tillegg legges følgende andre lokale mål til grunn for samarbeidet: Satsingsområder 1. Ungdom år Formulerte mål Alle under 20 år skal ha tilbud om praksisplass eller Side 24 av 52

25 Sak 31/13 annen aktivitet Brukere på passive ytelser Langtidsmottakere av sosialhjelp Sykefraværsoppfølging Ordinære arbeidssøkere Tiltaksplasser Rus /Psykiatri Flyktninger Alle som er arbeidsledige/mottakere av sosialhjelp skal ha oppfølging minst en gang pr. mnd. Reaktivisere passive brukere på AAP Kvalifiseringsprogrammet skal alltid vurderes Redusere bruken av sosialhjelp som hovedinntektskilde Kvalifiseringsprogrammet skal anvendes så langt det er mulig Formalisere samarbeidet med øvrige kommunale tjenester og andre samarbeidspartnere Alle sykemeldte skal ha dialogmøter (6mnd) Formalisert møtestruktur med leger Formalisert samarbeid med ALS mot arbeidsgivere Øke andelen registrert i Ei@løsningen (elektronisk innsending av sykmeldinger og legeerklæringer fra lege eller annen behandler til NAV) Lage en lokal plan for arbeidsgiverkontakt Redusere andel arbeidssøkere som bl. a mister sine rettigheter, eks dagpenger eller sykepenger 100 % utnyttelse av tiltaksplasser i arbeidsmarkedsbedrifter (ASVO) og opprettholde kontinuerlig inntak Rekruttering av flere tiltaksplasser i ordinære bedrifter Sikre avklaring av funksjonsevne Tett oppfølging med tilbud om individuell plan Tilbud om arbeid eller aktivitet/kvalifiseringsprogrammet Tverrfaglig samarbeid internt og eksternt styrkes Økt overgang til arbeid og økt videreutdanning for flyktninger Side 25 av 52

26 Sak 31/13 3. Styring og ledelse av det felles lokale kontoret Ledelse Vadsø kommune og NAV Finnmark er enige om følgende ledermodell: Enhetlig administrativ og faglig ledelse: Leder for NAV Vadsø har det administrative og faglige ansvaret for alle deler av det felles lokale kontorets virksomhet. Lederen har ansvars- og styringslinjer fra Vadsø kommune og Arbeids- og velferdsetaten, og forholder seg til begge eiere. Nav kontoret organiseres med delt ledelse. Dette innebærer at den statlige lederen har det faglige administrative ansvaret for statens oppgaver og personell, mens den kommunale lederen har det faglige og administrative ansvaret for kommunens oppgaver og personell. Lederne er likestilt og rapporterer til hhv statlig/kommunal styringslinje. Styring Det avholdes møter mellom rådmannen i Vadsø og fylkesdirektør for Arbeids- og velferdsetaten etter behov, men minst en gang hvert halvår for å samordne overordnede styringssignaler for virksomheten fra kommune og stat. Møtene skal blant annet ha fokus på: Strategiske vurderingen mht. videreutvikling av kontoret. Felles mål, prioriteringer og driftsbudsjett. Lokale utfordringer og satsingsområder. Forventninger og krav til resultatmål for leder. Arbeidsmiljø og IA-arbeidet. Delegering av oppgaver, ledelse og instruksjon av personale Partene er enige om at lederne av det felles kontoret kan ta i bruk kommunalt og statlig ansatt personell til utføring av oppgaver på statlig og kommunal side som er lagt inn i det felles kontoret. Lederne skal organisere og lede arbeidet, fordele og instruere om utføring av oppgavene. Delegering av oppgaver og myndighet på tvers av myndighet- og ansvarsområder forutsetter enighet mellom de to lederne. Nevnte delegering av oppgaver, ledelse og instruksjon av personale følger de rammer som er satt i forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen. 4. Tilsetting av leder og medarbeidere i det felles lokale kontoret Stillingen som NAV-leder kunngjøres offentlig ved ledighet. Det ansettes en felles leder for kontoret. Det er enighet om at NAV-leder tilsettes på kommunale vilkår. Tilsetting forutsetter enighet mellom Fylkesdirektøren i NAV Finnmark og rådmannen i Vadsø kommune om innstilling. Ved ledighet må partene avtale om leder fortsatt skal tilsettes på samme vilkår. Side 26 av 52

27 Sak 31/13 Tilsettinger av medarbeidere på statlige vilkår er regulert av tjenestemannsloven og etatens personalreglement, mens tilsettinger av medarbeidere på kommunale vilkår skjer iht. lokal kommunal prosedyre på området. Tilsetting av NAV leder og medarbeidere på statlig område er regulert av tjenestemannsloven og etatens personalreglement. Tilsettinger av NAV leder og medarbeidere på kommunalt område skjer iht. lokal kommunal prosedyre på området. 5. Medbestemmelse Medbestemmelse ved det felles lokale kontoret utøves innenfor rammen av de til enhver tid gjeldende hovedavtaler. Stat og kommune vil legge til rette for hensiktsmessige systemer for god samhandling og reell medbestemmelse i kontoret. Det er enighet om at det skal være ett felles verneombud for de ansatte ved kontoret. 6. Lokale mål og resultatkrav Leder har ansvar for at det utarbeides årlig virksomhetsplan for det felles lokale kontoret i samarbeid med ansattes organisasjoner. Behovet for styringsinformasjon fra Arbeids- og velferdsetaten til kommunedelen i det felles lokale kontoret, ivaretas gjennom å gi tilgang til statlig styringsinformasjon. Styringsinformasjon fra kommune til stat ivaretas gjennom å gi tilgang til den kommunale styringsinformasjonen. Den kommunale virksomhetsdelen vil følge kommunens rapporteringssystem. Når det gjelder den statlige virksomhetsdelen så vil rapportering skje i henhold til NAV Finnmarks rutiner. 7. Utføre oppgaver på hverandres myndighetsområder Samarbeidspartene er enige om å ha felles delt administrativ og faglig ledelse ved at det ansettes to ledere for hhv for den statlige og kommunale delen av kontoret. Lederens fullmakter fremgår av eget delegasjonsvedtak. Samarbeidspartene er enige om at de ansatte i Arbeids- og velferdsetaten kan utføre oppgaver på kommunens myndighetsområder, videre er partene enige om at de ansatte i kommunen kan utføre oppgaver på Arbeids- og velferdsetatens myndighetsområder. Nærmere angivelse av hvilke oppgaver dette gjelder, fremgår av eget delegasjonsvedtak. Delegert myndighet til de to lokale lederne kan videredelegeres på tvers av ansvarsområde, når dette er hensiktsmessig ut fra hensyn til helhetlige tjenester til brukerne og rasjonell drift av kontoret (jf punkt 3) må utøves innenfor de til enhver tid gjeldende styringsdokumenter, lover, forskrifter og instruksjoner. Delegasjonsvedtakene kan til enhver tid endres eller trekkes tilbake. 8. Tjenesteområder som inngår i det felles lokale kontoret Kontoret har ansvaret for Arbeids- og velferdsetatens tjenester i Vadsø kommune. Dette betyr at kontoret skal være en inngangsport til Arbeids- og velferdsetatens samlede tjenester i Vadsø kommune. Dette omfatter følgende tjenester: Kontoret er et fullservicekontor og skal tilby alle tjenester tilhørende et NAV kontor. Kommunale tjenester: Side 27 av 52

28 Sak 31/13 Kommunen har ansvaret for alle tjenester i henhold til Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. Stønad til livsopphold ( 18) Kvalifiseringsprogram ( 29) Individuell plan ( 27) Boliger til vanskeligstilte ( 15) Midlertidig botilbud ( 27) Opplysning, råd og veiledning ( 17) I tillegg inngår følgende i kommunens tjenesteområde: Særlige tiltak overfor rusmiddelmisbrukere (Lov om sosiale tjenester kap 5) Introduksjonsprogram og introduksjonsstønad (Introduksjonsloven kapittel 2 og 3) Lov om sosiale tjenester ble opphevet i 2012 og erstattes av Lov om sosiale tjenester i NAV og den nye Lov om kommunale helse- og sosialtjenester. Det finnes ikke lenger et eget kapittel som omfatter hjelpetiltak og tvangstiltak overfor rusmiddelmisbrukere. Inntil kommunen har vedtatt en samling og ny plassering av helse- og sosialtjenester overfor rusmiddelmisbrukere utenfor NAV Vadsø vil ansvaret for oppgavene som i dag er plassert i NAV Vadsø (jf lov om sosiale tjenester kap.5) være uforandret. Tvangstiltak overfor rusmiddelmisbrukere er hjemlet i Lov om kommunale helse- og sosialtjenester m.m., kapittel 10 og hjelpetiltak er hjemlet i samme lov 3-1, 2. ledd: «Kommunens ansvar omfatter alle pasient- og brukergrupper, herunder personer med somatiske eller psykisk sykdom, skade eller lidelse, rusmiddelproblem, sosiale problemer eller nedsatt funksjonsevne.» 9. Samlokalisering av flyktningtjenesten Kommunens tjenester til enslige mindreårige flyktninger samlokaliseres, men skal ikke inngå som en integrert del av NAV-kontoret. 9. Samhandling med tilliggende kommunale og statlige tjenester Samarbeidspartene er enige om at samhandling med andre kommunale og statlige tjenester enn de som etter denne avtalen inngår i det felles lokale kontoret skal reguleres gjennom samarbeidsrutiner. 10. Brukermedvirkning For å forbedre tjenestekvaliteten i det felles lokale kontoret og for å tilpasse tjenestene til brukernes behov, skal kontoret samhandle med brukerne og aktuelle brukerorganisasjoner på en slik måte at den enkelte bruker i størst mulig grad ansvarliggjøres, og gis mulighet til å finne egne løsninger. 11. Universell utforming Begge samarbeidsparter skal sikre at kravene til universell utforming ivaretas, jfr. Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen 13. Ved anskaffelse av nye lokaler skal konkurransegrunnlaget/kravspesifikasjonen stille de nødvendige krav til universell utforming. Når det gjelder arealdisponering forholder man seg til de respektive regler for medbestemmelse i henholdsvis stat og kommune. Brukermedvirkning er også viktig i planlegging og utforming av kontoret for å sikre kvalitet og brukervennlige bygninger og tjenester. Side 28 av 52

29 Sak 31/ Kompetanseutvikling Det skal årlig utarbeides en felles kompetanseplan i samarbeid med organisasjonene som regulerer oppgaver og ansvar, herunder økonomisk ansvar for kompetanseutvikling. Det er enighet om at alle ansatte ved kontoret skal ha likeverdig tilgang til kompetanseutviklingstiltak. NAV Finnmark og Vadsø kommune har ansvar for lederutvikling for sine respektive NAV ledere for kommunalt ansatt leder. NAV-leder deltar i NAV Finnmarks lederutviklingsprogram. NAV-leder deltar i respektive linjers lederfora etter avtale med oppdragsgivere. 13. Personvern/Informasjonssikkerhet/Beredskap Sikkerhetsarbeidet i felles lokalkontor skal understøtte visjoner og mål for å sikre drift og allmenn tillit ved å forebygge og begrense konsekvenser av uønskede hendelser, jfr. Dokumentet felles sikkerhetsnormer for Arbeids- og velferdsforvaltningen. Det er videre utarbeidet en lokal sikkerhetsinstruks, rutiner for vold og trusler og en avviksinstruks. Tilgang til personopplysninger skal begrenses til det som er nødvendig for å løse de oppgaver den enkelte ansatte er tildelt.den statlige lederen er ansvarlig for å gi tilgang til statlige datasystem. Den kommunale leder er ansvarlig for å gi tilgang til de kommunale datasystem. Leder er ansvarlig for å gi nødvendig tilgang til datasystem. Det er i dag ikke mulig å sikre tilgangsbegrensninger til personopplysninger slik at den enkelte ansatte kun får tilgang til de personopplysninger de trenger for å løse sine oppgaver. Derfor vil partene understreke at forsøk på å tilegne seg personlige opplysninger, som ikke er begrunnet i faglige oppgaver som skal utføres, skal behandles på linje med alvorlig brudd på taushetsplikt. 14. Informasjon og profil Samarbeidspartene er enige om følgende når det gjelder: Brev Arbeids- og velferdsetatens vedtak skrives på brevark med NAV-logo i toppen av brevet, og avsenderinformasjon, NAV stedsnavn, adresse etc. i bunnteksten. Kommunens vedtak utformes slik at det tydelig kommer frem hvem som har det juridiske ansvar for innholdet. Kommunens vedtak skrives på brevark med kommunelogoen og kontorets navn i toppen av brevet, og avsenderinformasjon, adresse etc. i bunnteksten. Fellesskapet kan synliggjøres gjennom plassering av NAV-log nederst i høyre hjørne. Brev der både kommune og stat er avsender, kan skrives på samme type brevark som statsetaten benytter, men det gis mulighet til å prege brevet med kommunevåpen, på linje med NAV-logo. Kommunen har ansvar for at retningslinjer for bruk av gjeldende kommunevåpen følges. Skilt Kontoret merkes på en slik måte at behov for tydelig kommunikasjon og identitet både for Arbeids- og velferdsetaten og kommunen ivaretas. Kontoret merkes med logo + kommunenavn. Stat og kommune markeres i bunn av skiltet med Arbeidsog velferdsetaten og Vadsø kommune. Kommunen har ansvar for at retningslinjer for bruk av deres kommunevåpen følges. Innredning Følger utarbeidet profil med lokal tilpasning og det brukes profilelementer som skal gi Arbeids- og velferdskontoret en enhetlig profil og identitet. Informasjonsstrategi Samarbeidspartene anbefales å samarbeide om en lokal kommunikasjonsplan for NAV Vadsø. Planen skal godkjennes av rådmann og fylkesdirektør, eller av den de bemyndiger. 15. Drift Kostnadsprinsipp: Side 29 av 52

30 Sak 31/13 Samarbeidspartene svarer for sin andel av felles driftsutgifter i forhold til enhver tid gjeldende antall årsverk de er representert med i det felles lokale kontoret. For øvrig henvises det til egen driftsavtale. Lønnsutgifter til felles leder ved kontoret deles mellom partene slik at staten betaler 50 % og kommunen 50 %. For øvrig vises til egen driftsavtale. 16. Prinsipper for tvisteløsning ved lokal uenighet. Samarbeidspartene er enige om å søke å løse alle konflikter om inngåelse og fortolkning av denne avtalen gjennom forhandling lokalt. Skulle dette ikke føre fram vil tvisten løses i samsvar med forskrift om nemndbasert tvisteløsning. 17. Revisjon De respektive revisjonene gis tilgang til det felles lokale kontoret. Det vises til forskrift om internrevisjon i Arbeids- og velferdsetaten og Erklæring om samhandling i forbindelse med Riksrevisjonen og kommunens revisorkontroller ved NAV - kontor i kommunene fra KS, Norsk Kommunerevisorforbund og Riksrevisjonen. 18. Avtaleperiode Samarbeidsavtalen gjelder fra og skal evalueres innen Hovedendringen i denne nye samarbeidsavtalen innebærer at partene organiseres med en felles ledelse og at denne lederen ansettes på kommunale vilkår (pkt 4). Det gir rom for en tilsettingsprosess som betinger enighet mellom rådmann og fylkesdirektør før tilsetting kan finne sted. Avtalen innebærer også at man under lokale mål (pkt 2) har fått inntatt også flyktninger som en prioritert målgruppe. Dette er viktig for Vadsø kommune. Når det gjelder innhold i NAV kontoret (pkt 8) er det gjort en endring som omhandler det kommunale ansvaret for arbeidet med rusmiddelmisbrukere. I hht ny lovgiving er det ikke lenger noe krav at dette skal inngå i kontoret. Vadsø kommune har gjennom sitt rusprosjekt en prosess hvor man også ser på organisering og det kan være aktuelt at dette forholdet legges til andre enheter i Vadsø kommune. Øvrige endringer anses som rimelige og naturlige oppdateringer som ikke behøver nærmere omtale. Samarbeidsavtalen henviser også til en avtale om drift og forvaltning av eiendom (driftsavtale). Denne avtalen regulerer fordeling av eiendomskostnader partene i mellom. NAV Vadsø er i dag lokalisert til en eiendom hvor NAV Finnmark har inngått en leieavtale i det private markedet lenge før NAV Vadsø ble en realitet og uten Vadsø kommunes kunnskap/medvirkning. Vadsø kommune vil være opptatt av at driftsavtalen på dette området inneholder rimelige- og konkurransedyktige vilkår på alle områder. Driftsavtalen har vært overlatt til administrasjonen å forhandle frem og inngå på vegne av Vadsø kommune. Side 30 av 52

31 Sak 31/13 Jens R. Betsi Rådmann Side 31 av 52

32 VADSØ HAVNEPROMENADE - SKISSEPROSJEKT Saksbehandler: Jens Betsi Arkivsaksnr.: 13/930 Saksnr.: Utvalg: 45/13 Formannskapet 32/13 Kommunestyret Arkivkode: 233 Møtedato: Forslag til vedtak/innstilling: Vadsø formannskap innstiller på følgende: 1. Kommunestyret finner ideen om- og mulig innhold i en Havnepromenade som svært interessant og viktig for den videre utvikling av Vadsø by. Ideen synes godt å underbygge retninger uttrykt i Kommuneplan for Vadsø 2. Kommunestyret oversender utkast grunnlag for bestilling av skisseprosjekt Havnepromenade til Hovedutvalg for plan, miljø og kommunaltekniske saker. Hovedutvalget får ansvaret for å organisere den videre prosess herunder sikre nødvendig- og forpliktende medvirkning fra Vadsø Havn KF, grunneiere og andre. 3. Hovedutvalget søker finansiering i tråd med saksfremstilling. I den grad tilstrekkelig finansiering ikke oppnås fremmes tiltaket for ordinær budsjettbehandling høsten Formannskapets behandling den sak 45/13: Administrasjonens forslag til innstilling ble enstemmig vedtatt. Formannskapets vedtak den sak 45/13: Vadsø formannskap innstiller på følgende: 1. Kommunestyret finner ideen om- og mulig innhold i en Havnepromenade som svært interessant og viktig for den videre utvikling av Vadsø by. Ideen synes godt å underbygge retninger uttrykt i Kommuneplan for Vadsø 2. Kommunestyret oversender utkast grunnlag for bestilling av skisseprosjekt Havnepromenade til Hovedutvalg for plan, miljø og kommunaltekniske saker. Hovedutvalget får ansvaret for å organisere den videre prosess herunder sikre Side 32 av 52

33 Sak 32/13 nødvendig- og forpliktende medvirkning fra Vadsø Havn KF, grunneiere og andre. 3. Hovedutvalget søker finansiering i tråd med saksfremstilling. I den grad tilstrekkelig finansiering ikke oppnås fremmes tiltaket for ordinær budsjettbehandling høsten Vedlegg: Utkast grunnlag for bestilling av skisseprosjekt Havnepromenade, Vadsø Havn KF Bakgrunn: Kommunestyret har i møte (sak 60/12) uttrykt prioritet mht utvikling av en plan som ser på utvikling av fasiliteter i de sentrumsnære, indre havneområder. Styret i Vadsø Havn KF har i møte (sak 07/2012) forsøkt å følge dette opp gjennom følgende vedtak: Side 33 av 52

34 Sak 32/13 Vurdering: Det oppfattes på denne bakgrunn at Vadsø Havn KF har nedsatt en intern gruppe som har sett nærmere på ulike forhold/muligheter knyttet til en Havnepromenade. Denne arbeidsgruppa har slik rådmannen forstår det utarbeidet et grunnlag for å bestille et eventuelt skisseprosjekt for en Havnepromenade. Dette grunnlaget er sendt Vadsø kommune pr mail (vedlagt) og muntlig delvis presentert for formannskapet Skisseprosjektet skal etter arbeidsgruppas syn inneholde; - Analyse av området Innspill fra aktører Situasjonsplan som viser havnepromenaden Grafisk skisse over havnepromenaden, med 3D illustrasjoner av tiltakene langs promenaden Kortfattet tekst som beskriver havnepromenaden. Beskrivelse av foreslåtte tiltak, kort og lang sikt Beskrivelse av foreslåtte tiltak, lavkostnad, og høykostnad. Side 34 av 52

35 Sak 32/13 - Estimerte kostnader til hvert av tiltakene (anslagsvis) Mulig finansieringskilder til hvert av tiltakene. Rådmannen oppfatter det slik at man på denne måten ønsker å gjennomføre en prosess preget av høy grad av involvering/deltakelse, engasjement, positivitet etc slik at deltakere/grunneiere/andre i senere faser tar et ansvarsforhold (også finansielt) til de mulige tiltak som identifiseres. Det forstås lagt opp slik at Vadsø kommune tar ansvaret for skisseprosjektering mens de ulike grunneiere/ansvarlige tar ansvar for videre forprosjektering og ev hovedprosjekt (dvs tiltaksgjennomføring). Vadsø Havn KF har videre etablert et budsjett for et slikt mulighets-/skisseprosjekt: Rådmannen forstår at man ønsker gjennomført en mulighetsstudie som vil identifisere muligheter som flere vil ha ansvar for å gjennomføre. Gjennomføring vil videre være avhengig av den enkeltes gjennomføringsevne og prioritering. I det ligger det en reell fare for at dette kan bli en mulighetsbeskrivelse som i liten grad blir gjennomført. På den annen side kan man se for seg at det identifiseres tiltak som i større grad krever offentlig myndighetsutøvelse (f eks pålegg om opprydding, fjerning av installasjoner etc) eller at det offentlige ved kommunen overtar ansvar/eiendommer etc for videre utvikling i tråd med mulighetsbeskrivelsene. Videre vil en mulighetsbeskrivelse i dette området måtte forholde seg til gjeldende reguleringsplaner. Rådmannen føler derfor at et slikt Side 35 av 52

36 Sak 32/13 prosjekt i større grad bør forankres i hovedutvalg for plan, miljø og kommunaltekniske saker som i en rekke sammenhenger er delegert relevant myndighet. Hovedutvalget vil også kunne vurdere å innrette planprosessen på en slik måte at den representerer en rettskraft utover hva som er tenkt tidligere. Rent finansielt bør et slikt prosjekt, hvor kommunen gjennom planutarbeidelse søker å legge til rette for utvikling på vegne av flere, i høyeste grad være omsøkbart i fht Vadsø kommunes utviklingsfond. Jens R. Betsi Rådmann Side 36 av 52

37 LÅNEOPPTAK - FLYTEKAI FOR FISKEFARTØY Saksbehandler: Jon Ragnar Morso Arkivsaksnr.: 13/992 Saksnr.: Utvalg: 33/13 Kommunestyret Arkivkode: 033 Møtedato: Forslag til vedtak/innstilling: Kommunestyret godkjenner at Vadsø Havn KF tar opp et lån på kr ,- for økning av antall liggeplasser og utvidede sikkerhetstiltak på flytebrygga for fiskefartøy. Vedlegg: Bakgrunn: Havnestyret vedtok følgende i sak 1/2013: Side 37 av 52