SAMEIET STENSGATEN 38 ORDINÆRT SAMEIERMØTE 2016

Transkript

1 SAMEIET STENSGATEN 38 ORDINÆRT SAMEIERMØTE 2016

2

3 SAMEIET STENSGATEN 38 INNKALLING TIL ORDINÆRT SAMEIERMØTE I SAMEIET STENSGATEN 38 torsdag 10. mars 2016, kl i hovedinngangen i oppg B (ta med egen stol) Konstituering Godkjenning av innkalling og fullmakter Godkjenning av saksliste Valg av møteleder og møtereferent Valg av 2 sameier til å underskrive protokollen sammen med møteleder Følgende saker skal behandles: 1. Styrets beretning for Årsregnskap og revisjonsberetning for Sak fra Georg Beiske - ønske om reseksjonering av seksjon 7 Se vedlegg. (forslaget krever 2/3 flertall for å bli vedtatt) 4. Budsjettforslag Økning av fellesutgiftene med 5% fra Låneopptak kr til utskiftning av vinduer 5. Valg. Styreleder og et styremedlem er på valg. Oslo, for styret i Sameiet Stensgaten 38 Forretningsfører Vedlagt følger: - Styrets beretning for Årsregnskap 2015 og budsjett Revisjonsberetning - Vedlegg sak 3 - Fullmaktsskjema 1

4 Sameiet Stensgaten 38 Stensgt. 38 B 0358 Oslo Organisasjonsnummer: Styrets årsmelding for 2015 til sameierne i Sameiet Stensgaten 38. Sameiet Stensgaten 38 er et registrert boligsameie i Oslo ifølge oppdelingsbegjæring av Sameiet består i dag av 60 boligseksjoner og 3 næringsseksjoner. Sameiet er organisert etter de bestemmelser som følger av eierseksjonsloven og har til formål å drive eiendommen i samråd med, og til beste for seksjonseierne. Selskapet eier tomten, gnr 216, bnr 206 i Oslo. Styret: Nytt styre ble valgt på sameiermøtet Styreleder Finn Lerdahl Gjenvalg 1 år Nestleder Sturla Sandbeck Gjenvalg 1 år Styremedlemmer Ingunn Rode Grorud Nyvalg 2 år -«- Jørgen Hildal Nyvalg 2 år Styret består normalt av 1 varamedlem i tillegg, men det sittende styret ønsket og bare være fire medlemmer. Dette er tidligere godtatt av valgkomiteen og sameiermøtet. Styreleder og varamedlem velges hvert år. Nestleder/styremedlem ønsker bare 1 år ad gangen. Styret er positive til likestilling. Antall styremøter: 7 Antall saker: 24 Antall dugnader: 1 Forretningsfører : Enqvist Eiendomsdrift AS, Postboks 6653 Rodeløkka, 0502 Oslo Styret har et utmerket samarbeide med personalet hos vår forretningsfører. Vi har i løpet av 2015 fått ny kontaktperson Stine Ervik. Firmaet er en god støtte for styret i det daglige arbeidet. Revisor: BDO AS Regnskap og fortsatt drift: Etter styrets oppfatning gir det framlagte resultatregnskapet og balanse for regnskapsåret med tilhørende noter et riktig inntrykk for selskapets stilling og resultat av virksomheten, og regnskapet er satt opp under forutsetning om fortsatt drift. Omsetningen for 2015 har vært på kr ,- lønnskostnader kr ,-, driftskostnader Kr ,- og finansutgifter med kr ,- Finanskostnader renter/gebyr på de to «gamle» lånene står nå i balansen grunnet at noen seksjoner har nedbetalt sin egen andel av lån. Lånet som ble tatt opp høsten 2013 betjenes via fellesutgiftene. Resultatet for 2015 er på kr ,- i underskudd, mot budsjett kr ,- i underskudd. Ytre miljø: Sameiet forurenser ikke det ytre miljø. Forsikringsselskap: W.R. Berkley Insurance Norway, avtale nr Husk at alle skader skal meldes via styret. Det var 1 forsikringsskade i Her hadde en tidligere eier ikke pusset opp badet helt etter gjeldende regler. Vi minner om at det er seksjonseieren som er ansvarlig for bestilt arbeid som utføres i egen seksjon. Se også vedtektenes 5. Drift og miljø. Sameiet har i sitt 30. driftsår hatt et underskudd på driftsregnskapet med kr ,- mot budsjettert underskudd på kr ,- før nedbetaling av lån. Likviditeten er god ved årsskiftet. Vindusarbeider og reparasjon av pusskader ble påbegynt i 2014 og fullført innen høsten Fjernvarmen utgjør en meget stor del av sameiets totale driftsutgifter og markedsprisen varierer veldig.. 2

5 Det pågikk i 2015 oppussing i alle kjellere og på loftet med maling av tak, vegg og gulv.det er bare noe mindre arbeider som gjenstår. Vi oppfordrer alle beboere til å lufte forsiktig og ikke la vinduer stå oppe i den kalde årstid. Ikke reis vekk fra leiligheten vinterstid med vinduer åpne. Radiatoren kan fryse i stykker og du blir erstatningsansvarlig. Utenom styremøtene har det vært kontakt mellom styremedlemmene på telefon og e-post. Det er mye som skjer i et stort sameie som vårt. Styret har god faglig kompetanse på drift av bygningsmassen og bruker mye tid på å gi råd og informasjon om regler vedr. rehabilitering av leiligheter. Det er mye styret må følge opp før og under slikt arbeid. Vi minner om at alle typer VVS arbeider må utføres av autoriserte rørleggere. Skader vedr. alle typer vedlikeholdsarbeid utført av ufaglært personell og uten firmaforsikring, kan påføre seksjonseieren store kostnader hvis skader oppstår under rehabilitering eller på et senere tidspunkt. I tilfelle skader ta derfor vare på dine fakturaer/pristilbud som bevis på at du har benyttet autorisert bedrift. Ventilasjon Ventilasjonen av B oppgangen har i en periode i høst vært ute av funksjon fordi et spjeld var falt ut. Så viste det seg at seksjonene 3, 13, 24 og 35 fremdeles var uten avtrekk. Også det er nå rettet. For å forbedre anlegget, også støymessig, tar nå styret inn tilbud på separat avtrekk for hver av oppgangene. Sameiets vedtekter 5 siste ledd, fastslår: Tilknytning av vifter til sameiets avtrekkskanal er ikke tillatt. Overensstemmende med Plan- og Bygningsloven er det ikke tillatt å føre kanal fra kjøkkenvifte til ventil i yttervegg. Styret har oppdaget at flere bryter en eller begge av disse reglene. Dette reduserer effekten av gårdens ventilasjonsanlegg. Vifte til felles avtrekkskanal kan føre til at andre ikke får avtrekk eller får tilførsel av luft fra nabo. Avtrekk fra kjøkken til fasade vil føre til at andre får inn matos ved lufting. Der hvor slike vifter er montert, må disse demonteres. Brannsikring. Anlegget er nå inne i sitt 4. driftsår og det fungerer greit. Brannvernregler på engelsk og norsk er laminert og levert på døren til samtlige seksjoner. Slike skal ligge i alle seksjoner. Har du ikke det hos deg, ta kontakt med styreleder for nye kopier. Seksjonseier er selv ansvarlig feilaktig utløste alarmer, Se også husordensreglenes 15. Iflg. gjeldene brannvernregler skal alle seksjoner ha brannslukningsapparat. Styret vil i 2016 be om skriftlig bekreftelse på at alle har dette. Det er sendt faktura til noen som ikke har fulgt reglene. Seksjonene. Vår gård er fra 1940 og det blir stadig flere som totalrenover sine leiligheter, noe som fører til en ulemper for andre beboere i byggeperioden, men de aller fleste er flinke til holde seg til regler gitt av styret, i vedtekter og husordensregler. Seksjonseier plikter å ta kontakte styreleder i god tid på forhånd, før alle typer ombygningsarbeider settes i gang, Det gjelder egne arbeidstider for slikt støyende arbeid. Det er et stort antall leiligheter på framleie og det viser seg at ikke alle utleiere setter sine beboere inn i gjeldende regler og hvordan gården fungerer. Det fører til situasjoner som gir både styret, leietaker og naboer unødvendige problemer. Styret minner om at alt framleie iflg. vedtektene skal meldes til styret før innflytting. Framleie gjelder også leie til egne barn eller annen familie. Her skal vi ha navn, mobilnummer og epostadresse. Styret ser av navn på postkassene at mange ikke varsler om framleie. Våre regler har vært framlagt for sameiets advokat og Huseiernes Landsforbund, som begge sier at den varsling vi krever er korrekt. Styret vil derfor sende ut informasjon om dette og be de nødvendige opplysninger. Det har i 2015 vært solgt 6 seksjoner. Boder Den enkelte seksjon eier en eller to boder avhengig av størrelsen på leiligheten. Alle disse har et svart nummer på døren som er registrert på den enkelte seksjon. Dessverre er det flere som ikke er nøye med hvilken bod de tar dersom det er som er ulåst eller tom. Styret vil på våren gjennomføre kontroll om eierskapet til bodene er slik det skal være, og de som har tatt seg til rette må da fjerne seg fra bodene. Det vil bli sendt ut skriv til til alle seksjonseiere om dette. Dugnad. Det ble i 2015 avholdt 1 vårdugnad med godt frammøte Arbeidsviljen og stemningen god. Dugnaden ble avsluttet med sosialt samvær, noe som er populært. 3

6 Vaskekjeller. Vaskeriet fungerer dessverre ikke helt slik som reglene er. Styret har satt opp store plakater på norsk og engelsk i vaskeriet om hvordan det skal være. Det har bedret forholdene noe. Hovedproblemet er at mange ikke henter sitt tørre tøy etter bestilt tid i vaskeboken og dette kan ligge der i ukesvis. Fra høsten 2011 laget man nye regler for dette og uavhentet tøy blir nå lagt i et eget søppelstativ for uavhentet tøy. Etter kort tid blir tøyet kastet. Andre tar seg til rette og setter i gang vask i maskinene på andres vasketider. Den som har skrevet seg inn i vaskeboken og opplever dette, har selvfølgelig rett til å fjerne fremmed tøy. Avfall. Det er kun husholdningsavfall og papp/papir som skal kastes i beholderne i søppelhuset og alt må legges opp i disse. Det som legges utenfor blir stående der som de fleste sikkert har observert. Alt annet en husholdningsavfall er den enkelte beboers ansvar. I løpet av et år betaler hver enkelt sameier ca kr i sine fellesutgifter fordi beboere hensetter avfall som renovasjonsetaten i Oslo ikke skal eller vil ta med seg. Dette må sameiet selv bekoste bortkjøring av. Det er satt opp plakater i samarbeid med Renovasjonsetaten. Spesialavfall også må den enkelte kaste selv. Det som her er nevnt under avfall, skriver vi om hvert år, men er dessverre fortsatt like aktuelt. Sameiet har hver vår dugnad med en container hvor man kan få kastet alt unntatt spesialavfall. Fellesområder ute og inne. Hjelp oss til å holde fellesarealene ryddige, det skaper et trivelige bomiljø for oss alle. Det legges en del uadressert reklame utenfor den enkelte dør. Sameiet har ikke ansatt noen til å fjerne slikt, så vi ber beboerne fjerne dette uoppfordret, samt å holde det ryddig. Rydd opp etter deg ute og sett krakker og bord tilbake på sine faste plasser. Bruk askebeger. Les husordensreglene og følg disse! Styret/ansatte Styret har fungert bra og arbeidsoppgavene er utført slik de har vært fordelt. Styret takker to eiere i oppgang A, Ing. Furuseth for hjelp med nøkler til håndverkere og Ingvard Hareide, for det samme og for noe hjelp med igangsetting av heis etter driftsstans av denne på dagtid. Vaktmester Petter Lerdahl bor i oppgang B, dette er en deltidsjobb, men styret vet at mange setter pris på det bor noen i gården som kan kontaktes. Hjelp som ikke hører inn under sameiets ansvar må den enkelte selv gjøre opp med vaktmester. Styrearbeidet delt inn slik: Ingunn Rode Grorud styrereferater og diverse styrearbeide Jørgen Hildal noe oppfølging av vedlikehold og diverse styrearbeide Sturla Sandbeck - ansvar for byggteknisk drift. Finn Lerdahl ansvar for daglig drift Det har vært god deltagelse på styremøtene Arbeidsmiljøet er bra og ingen ansatte har vært utsatt for skader eller ulykker i forbindelse med dette. Oslo Finn Lerdahl (sign) Styreleder Ingunn Rode Grorud (sign) Styremedlem Sturla Sandbeck (sign) Nestleder Jørgen Hildal (sign) Styremedlem 4

7 Resultatregnskap Sameiet Stensgaten 38 Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Note Driftsinntekt. og driftskostn. Fellesutgifter Andre inntekter Sum driftsinntekter Personalkostnader Kommunale avgifter Vedlikehold Driftskostnader Honorarer Forsikring Andre kostnader Sum driftskostnad Driftsresultat Finansinntk. og finanskostn. Finansinntekter Finanskostnader Netto finansresultat Årets resultat Overføringer Overført annen egenkapital Sum overføringer Sam eiet Stensgaten 38 Org.nr

8 Balanse Sameiet Stensgaten 38 EIENDELER Note Omløpsmidler Kundefordringer Lån - ikke innfridd fra sameiere Andre fordringer Kasse / bank Sum omløpsmidler Sum eiendeler EGENKAPITAL OG GJELD Egenkapital Annen egenkapital Sum egenkapital Gjeld Langsiktig gjeld Sum annen langsiktig gjeld Kortsiktig gjeld Forskudd fra kunder Leverandørgjeld Påløpte kostnader Annen kortsiktig gjeld Sum kortsiktig gjeld Sum gjeld Sum egenkapital og gjeld OSLO, / Styret for Sameiet Stensgaten 38 Finn Lerdahl Styrets leder Sturla Ole Edvard Sandbeck Styremedlem Ingunn Rode Grorud Styremedlem Jørgen Stoltenberg Hildal Styremedlem 6 Sam eiet Stensgaten 38 Org.nr

9 Noter til årsregnskapet Note 1 Regnskapsprinsipper Generelt Regnskapet er utarbeidet i overenstemmelse med regnskapsloven og god regnskapsskikk i Norge. Regnskapet bygger på historisk kost-prinsippet. Inntekter er inntektsført når de er opptjent. Kostnader sammenstilles med og kostnadsføres med tilhørende inntekt. Regnskapet er satt opp basert på fortsatt drift. Vurderingsregler Kortsiktige fordringer/gjeld er vurdert til laveste/høyeste av pålydende og virkelig verdi. Note 2 Andre inntekter Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Bodleie Parkering Vaskeri Fremleiegebyr Flyttegebyr Salg av nøkler Dugnad Kabel - Tv Andre inntekter Sum Note 3 Personalkostnader Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Timelønn Feriepenger Feriepenger over 60 år Styrehonorar Honorar Uten Feriepenger Arbeider Uten Feriepenger Arbeidsgiveravgift Arb.giv.avg. Avs Sum Selskapet har kun deltidsansatte og har dermed ikke plikt til å etablere OTP-ordning. Det er ikke gitt lån til ansatte eller styremedlemmer. 7

10 Note 4 Vedlikehold Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Reparasjon og vedlikehold Vedlikehold utearealer Vedlikehold bygning innv Vedlikehold vaskeri Vedlikehold og drift heis Vedl. nøkler, låser, skilt Vedlikehold VVS Egenandel forsikring Vedlikehold elektro Lyspærer, lysrør etc Drift - brannsikkerhet Diverse vedlikehold Sum Note 5 Driftskostnader Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Strøm fellesanlegg Fjernvarme Service sentralvarme Fyrhus - vedlikehold Renhold Container og annen Skadedyrkontroll Telefon Porto Km.godtgjørelse Reiseutgifter Bompenger Kabel TV Sum Note 6 Honorarer Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Revisjon Forretningsførsel Ekstraarbeid Honorar juridisk bistand Konsulenttjenester Sum Revisors honorar gjelder i sin helhet revisjon av årsregnskap. 8

11 Note 7 Andre kostnader Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Kontingenter Styre- og sameiermøter Styreutgifter Dugnader, Tilstelninger Bankomkostninger Diverse kostnader Sum Note 8 Finansinntekter Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Renteinntekter kunder Bankrenter Sum Note 9 Lån - ikke innfridd fra sameiere "Gammelt" lån noen sameiere Saldo Avregning Utfakturert renter Innbetalte renter Utfakturert ordinære avdrag Saldo Renter/avdrag som er fakturert sameierne avregnes hvert årsskifte. Det har ikke vært ekstraordinære innbetalinger i "Nytt" lån noen sameiere Saldo Avregning Utfakturert renter Innbetalte renter Utfakturert ordinære avdrag Saldo Renter/avdrag som er fakturert sameierne avregnes hvert årsskifte. Det har ikke vært ekstraordinære innbetalinger i

12 Note 10 Andre fordringer Regnskap Regnskap Andre fordringer Forskuddsbet. kostnader Sum Note 11 Kasse/bank Regnskap Regnskap Kasse - styreleder Nøkkelkasse Dnb Sk.trekk Nordea Sum Note 12 Annen Egenkapital Regnskap Regnskap Egenkapital Årets resultat Sum egenkapital Note 13 Langsiktig gjeld Regnskap Regnskap Lån Handelsbanken Annuitetslån - pr ,950 % nominell rente - innfrielse 2019 Låneopptak Avdrag og innløsing tidligere år Avdrag Saldo Kr.0,- forfaller om mer enn 5 år. Lån Handelsbanken Annuitetslån - pr ,950 % nominell rente, innfrielse 2021 Låneopptak Avdrag og innløsing tidligere år Avdrag Saldo Kr ,- forfaller om mer enn 5 år. 10

13 Lån Handelsbanken (Refinansiert med utvidet opptak i 2014) Annuitetslån - pr ,950 % nominell rente, innfrielse 2024 Låneopptak Låneopptak Avdrag tidligere år Avdrag Saldo Kr ,- forfaller om mer enn 5 år. Sum langsiktig gjeld Note 14 Annen kortsiktig gjeld Regnskap Regnskap Forskuddstrekk Skyldig arbeidsgiveravgift Pål. arb.giv.avg. avs. feriep Sum LIKVIDITETSOVERSIKT 2016 Saldo bank Tilgang: Restanse fellesutgifter Andre fordringer Evt. låneopptak Sum tilgang Fradrag: Budsjettert resultat (underskudd) Leverandørgjeld Avdrag Forskuddsbetalte fellesutgifter Annen kortsiktig gjeld Sum fradrag Antatt likviditetsbeholdning per Oversikten tar ikke hensyn til evt. balanseposter pr

14 12

15 13

16 14

17 15

18

19

20