VEILEDNING. erfaringer med DSBs tilsyn

Transkript

1 11 RAPPORT VEILEDNING Erfaringer med DSBs tilsyn Resultater fra spørreundersøkelse til nettselskaper og DLE om erfaringer med DSBs tilsyn

2 Utgitt av: Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) 2012 ISBN: Grafisk produksjon: Erik Tanche Nilssen AS, Skien

3 Erfaringer med DSBs tilsyn Resultater fra spørreundersøkelse til nettselskaper og DLE om erfaringer med DSBs tilsyn

4 Innhold Sammendrag Innledning Bakgrunn Mål Metode og datainnsamling Spørsmålene Metodekritikk Innledende spørsmål Respondentene Siste tilsyn fra DSB og tilstede ved siste tilsyn Forberedelser til tilsynet Varsel om tilsyn Etterspørsel etter dokumenter i forkant av tilsynet Relevans på den dokumentasjon som ble innhentet i forkant Kommunikasjon, kompetanse og erfaringsoverføring under tilsynet Kommunikasjon Kompetanse Erfaringsoverføring under tilsynet Temaer under tilsynet Sluttmøte Tilsynsrapport og oppfølging etter tilsynet Tilsynsrapporten Rapporten som verktøy Oppfølging av avvik Erfaringer med DSBs tilsyn Forhold respondentene er mest fornøyde med Forhold som respondentene verken er enige eller uenige i Felles tilsyn med andre tilsynsetater Innspill til DSBs tilsyn Gjennomføring av tilsynet Samarbeid med DSB Felles tilsyn Saksbehandling Vedlegg - Spørreskjema... 24

5 Sammendrag Tilsyn er et viktig virkemiddel i DSBs samfunnssikkerhetsog beredskapsarbeid. Systematisk tilsynsvirksomhet og oppfølging av resultater og erfaringer bidrar til oversikt over risiko og sårbarhet i samfunnet. Målet med erfaringsinnhentingen er å få innsikt i hvordan nettselskapene og Det lokale el-tilsyn mener at tilsynet fungerer, og at DSB kan få innspill som kan bidra til ytterligere kvalitet og effektivitet av tilsynet. I forberedelsene til tilsynet er nettselskapene og Det lokale el-tilsyn (DLE) i stor grad enig i at varsel om tilsyn gir gode muligheter til å forberede seg til tilsynet. De mener varselet gir god informasjon om hensikten med tilsynet, og at de blir varslet i tilstrekkelig tid i forkant. Både med tanke på egne forberedelser og for å sikre at de ønsket deltakelse fra nettselskapet. I DSBs varsel om tilsyn skal det fremgå hvilken informasjon som ønskes innhentet eller om det er dokumentasjon som skal foreligge ved oppstart av tilsynet. Det er 4 av 10 som svarer Ja på spørsmålet om DSB innhenter dokumentasjon i forkant av tilsynet, mens 5 av 10 svarer Nei. Det kan stilles spørsmål ved hvorfor dette ikke gjøres i større grad. Kommunikasjon, kompetanse og erfaringsoverføring er sentrale elementer for å lykkes med tilsyn. Tilbakemeldingene viser at det er god kommunikasjon under tilsynet, og de mener tilsynspersonellet har god kunnskap både el-faglig og om regelverket. I tillegg opplever de tilsynet som en erfarings- og kunnskapsutveksling. Når det gjelder temaer i tilsynet fremgår det at nettselskapene mener det er en passe vektlegging av temaer som kvalifisert personell, sluttkontroll, tilstandskontroll, organisasjons- og arbeidsforhold, driftsforskrifter og vedlikeholdsrutiner. For temaet Risikoanalyser fremgår det at noen flere enn gjennomsnittet mener at dette temaet bør vektlegges noe mindre. Innspill til temaer som bør vektlegges mer er blant annet sikkerhetsaspekt for 3. part og bemanning i forhold til pålagte oppgaver. Det er 6 av 10 som svarer at det ble avholdt sluttmøte under tilsynet, mens 3 av 10 svarer at det ikke ble gjennomført sluttmøte. I henhold til Tilsynsetatenes styrende dokumenter for tilsyn skal sluttmøte gjennomføres slik at det fremgår hva som er resultatet av tilsynet. Det gir også mulighet til å avklare mulige misforståelser. De som har erfaringer fra sluttmøte er enig i at det i stor grad ble gitt rom for å kommentere resultatene under sluttmøte. Nettselskapene og DLE er i enige i at tilsynsrapporten er oversiktlig og lett å forstå, og at det er hensiktsmessig at rapporten viser avvik og anmerkninger. At rapporten kan benyttes som verktøy for videreutvikling av nettselskapenes internkontroll er de ikke fullt så enige i. Men de er mener at DSB følger opp av at avvikene lukkes, og at de får rimelig tid til å utbedre avvikene. Det er 4 av 10 som er positive til at DSB gjennomfører felles tilsyn med andre tilsynsetater. Det er 1 av 4 som er negative, mens 1 av 4 er verken positive eller negative. De som svarer at de har erfaringer fra felles tilsyn mener at det som er mest positivt er at det er tidsbesparende. Det er imidlertid 7 av 10 som svarer at de ikke har opplevd felles tilsyn med andre tilsynsetater. Når det gjelder erfaringene med DSBs tilsyn fremgår det at 8 av 10 fornøyde med DSBs tilsyn. De mener tilsynet bidrar til bedre kvalitet på nettselskapets arbeid med elsikkerhet. Videre at det bidrar til lukking av avvik, og at tilsynsrapporten kan hjelpe nettselskapet til å få gjennomslag for nødvendige investeringer.

6 1. Innledning 1.1 Bakgrunn Tilsyn er et viktig virkemiddel i DSBs samfunnssikkerhetsog beredskapsarbeid. Systematisk tilsynsvirksomhet og oppfølging av resultater og erfaringer bidrar til oversikt over risiko og sårbarhet i samfunnet. For å få innsikt i hvordan DSBs tilsynsaktivitet oppleves av tilsynsobjektene, er det et mål å innhente erfaringer fra DSBs tilsynsområder over en tidsperiode. En slik dokumentasjon vil gi den enkelte avdeling/enhet et innblikk i tilsynsobjektenes erfaringer innenfor et tilsynsområde. I tillegg vil det være interessant å kunne se tilsynsområdene i sammenheng, eventuelt trekke konklusjoner om forbedringspunkter eller synliggjøre gode eksempler. Resultatene vil samlet sett være et bidrag til en oversikt over det totale tilsynsbildet, og DSB får styringsinformasjon for ytterligere risikobaserte, effektive og enhetlige tilsyn i henhold til DSBs tilsynsstrategi. 1.2 Mål Få innsikt i hvordan nettselskapene og Det lokale el-tilsyn (DLE) mener at tilsynet fungerer, og at DSB kan få innspill som kan bidra til ytterligere kvalitet og effektivitet av tilsynet. 1.3 Metode og datainnsamling Spørreundersøkelsen er gjennomført elektronisk i spørreundersøkelsesverktøyet QuestBack. Den ble sendt ut til 141 nettselskaper. Det var 83 respondenter som svarte på undersøkelsen. Det gir en svarprosent på 59 % prosent. Spørreundersøkelsen var tilgjengelig for respondentene i perioden En uke etter utsendelse ble det sendt påminnelse til de respondentene som ikke hadde svart. I forkant av utsendelsen ble spørreskjemaet testet hos to nettselskaper. 1.4 Spørsmålene Undersøkelsen består av 18 spørsmål. Det er både lukkede spørsmål med svaralternativer i form av ja/nei, påstander det skal tas stilling til, spørsmål som skal graderes, og åpne spørsmål der respondentene blir bedt om å komme med innspill. Spørsmålene tar bl.a. utgangspunkt i hva et tilsyn skal inneholde jf. Tilsynsetatenes styrende dokumenter for tilsyn, et felles rammeverk for hvordan tilsyn skal gjennomføres og samordnes 1. Spørreskjemaet følger i vedlegg. Spørsmålene er organisert i temaer. De tre første spørsmålene er innledende spørsmål der det spørres etter antall kunder i nettselskapet, når siste tilsyn fra DSB ble gjennomført og om den som svarer var til stede ved det siste tilsynet. Spørsmål 4, 5 og 6 omhandler forberedelser til tilsynet. Respondentene bes om å ta stilling til påstander om varsel av tilsynet, om DSB etterspurte dokumentasjon i forkant av tilsynet og om denne var relevant for tilsynet. Kommunikasjon, kompetanse og erfaringsoverføring under tilsynet er tema i spørsmål 7, mens spørsmål 8 og 9 tar for seg temaer for tilsynet. Spørsmål 10 og 11 omhandler sluttmøte; ble det avholdt sluttmøte og var det mulig å kommentere resultatene under sluttmøtet, og i spørsmål 12 er temaet tilsynsrapport og oppfølging etter tilsynet. I spørsmål 13 og 14 spørres det om erfaringer med DSBs tilsyn, mens spørsmål 14 til 17 handler om felles tilsyn med andre tilsynsetater. I det siste spørsmålet gis respondentene mulighet til å komme med ytterligere innspill til DSBs tilsyn. 1 Styrende dokumenter for tilsyn. Et samarbeid mellom Arbeidstilsynet, DSB, Mattilsynet, NSO, Petroleumstilsynet, KLIF, Statens helsetilsyn og Statens strålevern, versjon av 1. juni

7 1.5 Metodekritikk En hovedutfordring med spørreundersøkelser er at respondentenes oppfatning av et spørsmål ikke bestandig samsvarer med det som er hensikten med spørsmålet. Etter at spørreundersøkelsen var sendt ut var det ca. 10 nettselskaper som stilte spørsmål om det var nettselskapet eller DLE som skulle svare på spørreundersøkelsen. DSB ønsker et samlet svar fra nettselskap og DLE. Siden dette var uklart for noen respondenter kan det være at noen ikke har svart samlet. Et av de store nettselskapene fant det problematisk å svare samlet og fikk derfor muligheten til å svare separat for nettselskapet og DLE. Det kunne vært ønskelig å se om det er grupper av nettselskap som svarer annerledes enn andre grupper. På grunn av antallet respondenter har det ikke vært mulig å finne statistisk klare resultater som sier om det er slike forskjeller mellom grupper av nettselskaper i denne undersøkelsen. 5

8 2. Innledende spørsmål De tre første spørsmålene er innledende spørsmål som omhandler antall kunder i det nettselskapet som respondentene representerer, når nettselskapet hadde siste tilsyn fra DSB og om den/de som svarer selv var til stede under tilsynet. 2.1 Respondentene Det første spørsmålet om hvor mange kunder nettselskapene har, gir et inntrykk av hvordan svarene fordeler seg på små, mellomstore og store nettselskap. Størrelse på nettselskapet Antall kunder Svar pr kategori (A ntall i parentes) Nettselskaper i Norge (A ntall i parentes)* Små nettselskap Færre enn % (36) 45 % (60) Mellomstore nettselskap Mellom % (41) 50 % (66) Store nettselskap Flere enn % (6) 5 % (6) Totalt 100 % (83) 132 *Tall fra NVE per Tabell 1. Antall svar fordelt på små, mellomstore og store selskaper, samt antall selskaper totalt i Norge. Det er 44 % av de som har svart på undersøkelsen som representerer små nettselskap, for mellomstore selskaper er det 49 % som har svart. Når det gjelder store nettselskaper har alle de seks som har over kunder svart på undersøkelsen. I henhold til NVEs oversikt over antall nettselskaper fordelt på antall kunder viser dette at antall svar innenfor hver av kategoriene er forholdsvis representative. 6

9 2.2 Siste tilsyn fra DSB og tilstede ved siste tilsyn I spørsmål 2 spørres det om når virksomheten sist hadde tilsyn fra DSB. % Når hadde din virksomhet sist tilsyn fra DSB? Mindre enn 6 mnd. siden 6 12 mnd. siden Mer enn 12 mnd. siden Figur 1. Svar på spørsmål 2: Når hadde din virksomhet sist tilsyn fra DSB? (N=83) Det er nærmere 9 av 10 (88 %) som svarer at de har hatt tilsyn fra DSB for inntil 12 måneder siden. Halvparten av disse har hatt tilsyn de siste seks månedene, noe som betyr at det er forholdsvis kort tid å huske tilbake når de skulle svare på undersøkelsen. DSB gjennomfører tilsyn med nettselskapene en gang per kalenderår. I spørsmål 3 spørres det om respondentene selv var til stede da nettselskapet sist mottok tilsyn fra DSB. Nær alle respondentene (98 %) svarte at de selv var til stede ved det siste tilsynet. Det vil si at svarene er basert på respondentenes egne erfaringer fra tilsynet. 7

10 3. Forberedelser til tilsynet Spørsmålene 4, 5 og 6 omhandler forberedelser til tilsynet. 3.1 Varsel om tilsyn På spørsmål 4 har respondentene tatt stilling til påstander knyttet til varselet om tilsyn. Om varselet gir gode muligheter til å forberede tilsynet, om varselet ga god informasjon om hensikten og om de ble varslet i tilstrekkelig tid før tilsynet. Forberedelser til tilsynet Varselet ga oss gode muligheter til å forderede oss 1,4 Varselet ga oss god informasjon om hensikten med tilsynet 1,3 Nettselskapet ble varslet i tilstrekkelig tid før tilsynet 1, Helt enig Verken eller? Helt uenig Figur 2. Svar på spørsmål 4 om varsel om tilsyn. Tallene viser g jennomsnitt. (N=83) Respondentene svarer at de er enige i at varselet gir gode muligheter for å forberede seg (1,4), at varselet gir god informasjon om hensikten med tilsynet (1,3) og at de ble varslet i tilstrekkelig tid før tilsynet (1,2). Dette må anses å være et godt utgangspunkt for gjennomføring av tilsynet. Tilsynsobjektene opplever at de har god mulighet til å forberede seg og dermed også planlegge deltakelse på tilsynet. Viktigheten av tidlig varsling ble også trukket frem i evalueringen av erfaringsinnhentingen fra det samtidige tilsynet mellom NVE og DSB. Det fremkom at det var problematisk med deltakelse av de rette personene på tilsynet hvis varsel om tilsyn ikke ble mottatt god tid i forkant. 8

11 3.2 Etterspørsel etter dokumenter i forkant av tilsynet I spørsmål 5 spørres det om DSB etterspurte dokumentasjon i forkant av tilsynet. % Etterspurte DSB dokumentasjon i forkant av tilsynet? Ja Nei Ikke sikker 6 Figur 3. Figur 3. Svar på spørsmål 5: Etterspurte DSB dokumentasjon i forkant av tilsynet? (N=83) Det er 4 av 10 som svarer Ja på at DSB innhenter dokumentasjon i forkant av tilsynet, mens 5 av 10 svarer Nei på dette spørsmålet. I henhold til Tilsynsetatenes styrende dokumenter for tilsyn gis det mulighet for å innhente dokumentasjon i forkant av tilsynet. Det fremgår at den dokumentasjonen som tilsynspersonellet ønsker å innhente i forkant av tilsynet eller som skal foreligge ved oppstart av tilsynet, skal fremgå i varselbrevet. Det kan stilles spørsmål ved hvorfor dette ikke gjøres i større grad. En forklaring antas å være at tilsynspersonellet synes de har tilstrekkelig dokumentasjon om forhold knyttet til nettselskapet fordi de gjennomfører tilsyn med disse en gang i året. 9

12 3.3 Relevans på den dokumentasjon som ble innhentet i forkant I spørsmål 6 spørres det om den dokumentasjonen som ble innhentet i forkant var relevant for tilsynet. Det var de 34 respondentene som svarte Ja på spørsmål 5 om dokumentasjon ble innhentet, som ble stilt dette spørsmålet. % I hvilken grad var dokumentasjonen relevant for tilsynet? Svært relevant Ganske relevant 6 Verken eller Lite relevant Svært lite relevant Ikke sikker Figur 4. Svar på spørsmål 6: I hvilken grad mener dere at dokumentasjonen som DSB etterspurte var relevant for tilsynet? (N=34) Der er 9 av 10 (91 %) som svarer at dokumentasjonen er Svært relevant og Ganske relevant. Det er en liten prosentandel (3 %) som svarer at dokumentasjonen er Svært lite relevant. Et spørsmål i denne sammenheng kan knyttes til de 60 % som ikke ble forespurt dette spørsmålet. Hvis de ble spurt ville de da oppleve det som relevant og nyttig at dokumentasjon ble innhentet i forkant av tilsynet? 10

13 4. Kommunikasjon, kompetanse og erfaringsoverføring under tilsynet I spørsmål 7 bes respondentene om å ta stilling til om de er enig eller uenig i påstander knyttet til kommunikasjon, kompetanse og erfaringsoverføring under tilsynet. Svarene er gradert på en skala fra 1 til 5 der 1 betyr Helt enig og 5 betyr Helt uenig. Kommunikasjon, kompetanse og erfaringsoverføring under tilsynet Tilsynspersonellet hadde god kunnskap om regelverket på el-området 1,6 Tilsynspersonellet hadde ikke tilstrekkelig el-faglig kunnskap 4,3 Vi fikk for liten mulighet til faglig veiledning fra tilsynspersonellet 3,6 Kommunikasjon med DSBs tilsynspersonell fungerte godt 1,4 Tilsynet bidro til at vi fikk økt innsikt i regelverket på el-området DSB ga råd om hvordan påpekte avvik kan utbedres 2,1 2,1 Vi opplevde tilsynet som en erfarings- og kunnskapsutveksling 1, Helt enig Verken eller Helt uening Figur 5. Svar på spørsmål 7 om kommunikasjon, kompetanse og erfaringsoverføring under tilsynet. Tallene viser g jennomsnitt. (N=83) 4.1 Kommunikasjon I påstanden som omhandler kommunikasjon svarer respondentene at de er enig i at Kommunikasjon med DSBs tilsynspersonell fungerte godt (1,4). God kommunikasjon under et tilsyn må kunne sies å være en forutsetning for å gjennomføre et godt tilsyn. Dette indikerer derfor at tilsynspersonellet har et godt utgangspunkt for å lykkes med tilsynet. I det åpne spørsmålet der respondentene kan komme med ytterligere innspill til DSBs tilsyn fremgår også den gode dialogen under tilsynet som er en positiv side ved DSBs tilsyn. 11

14 4.2 Kompetanse Respondentene er i stor grad enig i påstanden om at Tilsynspersoenllet hadde god kunnskap om regelverket på el-området (1,6). Respondentene svarer at de i ganske uenige i påstanden Tilsynspersonellet hadde ikke tilstrekkelig el-faglig kunnskap (4,3). Solid kunnskap om regelverket og høy el-faglig kunnskap må sies å være et fundament for å ivareta tilsynspersonellets integritet. Det vil også bidra til å skape tillit og troverdighet hos tilsynsobjektet, noe som må anses som svært vesentlig i tilsynssammenheng. 4.3 Erfaringsoverføring under tilsynet Respondentene svarer at de er delvis enig i at Tilsynet bidro til at vi fikk økt innsikt i regelverket på el-området (2,1). I påstanden om at DSB ga råd om hvordan påpekte avvik kan utbedres svarer de også at de er enige (2,1). Det kan stilles spørsmål om DSB skal gi råd eller om det kun skal gis veiledning i slike sammenhenger. Det er imidlertid usikkert hvordan respondentene har oppfattet denne påstanden, om de er bevisste på hva som anes som råd og hva som anses som veiledning. Påstanden om at Vi fikk for liten mulighet til faglig veiledning fra tilsynspersonellet, svarer respondentene at de i ganske uenige (3,6). Svarene for denne påstanden fordeler seg på hele skalaen. Det er 2 av 10 (27 %) som svare at de er Enig, 2 av 10 (21 %) svarer Verken eller, mens 5 av 10 er Uenige (54,8). Det vil si at over halvparten svarer at er i uenige i påstanden. Påstanden Vi opplevde tilsynet som en erfarings- og kunnskapsutveksling (1,7), er respondentene enige i. Dette kan tolkes som at tilsynsobjektene oppfatter DSBs tilsyn å være dialogbasert, og at de mener de får faglig utbytte av tilsynet. Denne påstanden bekrefter langt på vei de øvrige nevnte påstandene om erfaringsoverføring under tilsynet. 12

15 5. Temaer under tilsynet I spørsmål 8 bes respondentene ta stilling til om de nevnte temaene bør vektlegges mer eller mindre under tilsynet. Vektlegging av tema under tilsynet Kvalifisert personell Sluttkontroll/samsv.erkl. Tilstandsrapport Organisasjons- og arb.forhold Risikoanalyser Driftsforskrifter Vedlikeholdsrutiner 2,7 2,8 2,8 2,9 2,7 2,7 2, Mer Passe Mindre Figur 6. Svar på spørsmål 8 påstander om vektlegging av temaer under tilsynet. Tallene viser g jennomsnitt. (N=83) Figur 6 viser at respondentene svarer at de nevnte temaene har Passe vektlegging. Det er en kategori der svarene fordeler seg noe mer på hele skalaen og det er Riskoanalyser. Svarene for dette temaet viser at det er noen flere som svarer at dette temaet bør vektlegges noe mindre (15 %, mens for de øvrige er det mellom 1 % og 5 % som svarer at de ønsker mindre vektlegging). Når gjennomsnittet viser Passe vektlegging kan det bety at de synes det er greit det er eller at de ikke har så mye formening om vektingen av temaene. I spørsmål 9 spørres det om det er andre temaer som respondentene synes bør vektlegges mer eller mindre i tilsynet. Det er 9 respondenter som totalt ga 10 innspill til temaer som de mener bør ha mer vektlegging: - etterspørre det som er relevant for drift av DLE - fokusere på bedre samarbeid mellom DLE og DSB - sikkerhetsaspektet for 3. part - bemanning ift pålagte oppgaver - forståelse av tilsynsplan - kvalitet på kontroller hos kunder - befaring av avsidesliggende objekter - produksjonsanlegg - berøringsspenning hos Statsnetts anlegg - oppfølging av store netteiere og ombygging av trafoanlegg Det var ingen innpill til temaer som respondentene mener bør vektlegges mindre. Totalt gis det forholdsvis få innspill, noe som kan bety at respondentene synes at dagens temaer dekker de temaene som de mener er hensiktsmessige under tilsynet. 13

16 6. Sluttmøte I spørsmål 6 spørres det om det er avholdt sluttmøte. % Ble det avholdt sluttmøte? Ja Nei Ikke sikker 11 Figur 7. Svar på spørsmål 10: Ble det avholdt sluttmøte? (N=83) Det er nær 6 av 10 (59 %) som svarer at det er avholdt sluttmøte, mens 3 av 10 svarer nei på dette spørsmålet. Det er imidlertid uklart hvordan respondentene har oppfattet spørsmålet. Det kan være at det ikke er samsvar mellom det DSB og respondentene legger i hva et sluttmøte skal inneholde. I henhold til Tilsynsetatenes styrende dokumenter for tilsyn, er hensikten med et sluttmøte å presentere konklusjonene fra revisjonen, og det skal fremgå hvilke avvik og anmerkninger som er avdekket. I tillegg kan sluttmøte bidra til å avklare eventuelle misforståelser. Det er i denne sammenheng vesentlig at det gjøres en oppsummering av tilsynet slik at det fremgår hva som ble resultatet, og hva tilsynsobjektene kan forvente i forhold til tilsynsrapporten. Her kan det med andre ord se ut til at DSB har en del å hente på å tydeliggjøre kommunikasjonen ved gjennomføring av sluttmøte. 14

17 I spørsmål 11 spørres det om i hvilken grad det ble gitt rom for å kommentere resultatene under sluttmøte. % I svært stor grad I hvilken grad ble det gitt rom for å kommentere resultatene under sluttmøltet? I stor grad Verken eller I liten grad I svært liten grad Ikke sikker Figur 8. Svar på spørsmål 11: I hvilken grad ble det gitt rom for å kommentere resultatene under sluttmøtet? (N=49) Det er 8 av 10 (81 %) som svarer I svært stor grad og I stor grad. I tillegg er det 1 av 10 (12 %) som svarer Verken eller. Dette kan tilsi at det er god og konstruktiv dialog under tilsynet. Det kan også bety at det er under sluttmøte gis veiledning om for eksempel hvordan et avvik kan lukkes. Dette er i tråd med resultatene av spørsmål 7 knyttet til kommunikasjon og erfaringsoverføring i tilsynet. 15

18 7. Tilsynsrapport og oppfølging etter tilsynet I spørsmål 12 bes respondentene ta stilling om de er enige eller uenige i påstander om den endelige rapporten og om oppfølging etter tilsynet. Respondentene har svart på en skala fra 1 til 5 der 1 betyr Helt enig og 5 betyr Helt uenig. Tilsynsrapport og oppfølging etter tilsynet DSB følger alltid opp at avvikene blir lukket Vi får rimelig tid til å utbedre avvikene Rapporten er et viktig verktøy for videreutvikling av nettselskapets internkontroll Rapporten gir en god beskrivelse av hvordan internkontrollarbeidet praktiseres Rapporten er oversiktelig Tilsynsrapporten er lett å forstå Tilsynsrapportens fokus på avvik og anmerkninger er hensiktsmessig 1,8 1,7 1,6 1,6 1,9 2,2 2, Helt enig Verken eller Helt uenig Figur 9. Svar på spørsmål 12 om påstander knyttet til tilsynsrapport og oppfølging etter tilsynet. Tallene viser g jennomsnitt. (N=81) 7.1 Tilsynsrapporten Figur 8 viser at respondentene svarer at de er enig i at Tilsynsrapporten er lett å forstå (1,6) og at Rapporten er oversiktelig (1,6). Det samme gjelder at Tilsynsrapportens fokus på avvik og anmerkninger er hensiktsmessig (1,9). 7.2 Rapporten som verktøy Påstandene om at Rapporten er et viktig verktøy for videreutvikling av nettselskapets internkontroll og Rapporten gir en god beskrivelse av hvordan internkontrollarbeidet praktiseres, får noe dårligere score enn de øvrige påstandene. Det fremgår av respondentenes svar at det er flere som svarer Verken eller og Delvis uenig på disse påstandene. Det kan tolkes som at tilsynsobjektene mener at de har god oversikt over eget internkontrollarbeid og hvordan dette praktiseres, uavhengig av tilsynet fra DSB. 7.3 Oppfølging av avvik Respondentene svarer at de er enig i påstandene om at DSB følger alltid opp at avvikene blir lukket (1,8). Det må anses å være vesentlig for å sikre at virksomhetene følger opp avvikene slik at det gjøres utbedringer som igjen bidrar til økt sikkerhet. De svarer også at de er enig i at Vi får rimelig tid til å utbedre avvikene (1,7). 16

19 8. Erfaringer med DSBs tilsyn Spørsmål 13 omhandler respondentenes erfaringer med DSBs tilsyn, om de er enige eller uenige i påstander knyttet til de erfaringene de har med tilsynet. Erfaringer med DSBs tilsyn DSBs tilsyn bidrar til at vi får lukket avvik 2,4 DSBs tilsyn er ikke tilstrekkelig risikobasert 3,4 Tilsynet fra DSB avdekker ikke andre problemområder enn egen kvalitetskontroll avdekker 3,0 Under tilsynet brukes det for lite tid til verifikasjon 3,5 DSBs tilsyn avdekker i stor grad systemavvik 3,0 Tilsynet bidrar til bedre kvalitet på nettselskapet arbeid med elsikkerhet 2,2 Tilsynet fra DSB tar for mye tid Tilsynet påvirker ikke nettselskapets proriteriner 3,6 3,8 Tilsynsrapporten kan hjelpe nettselskapet til å få gjennomslag for nødvendige investeringer 2, Helt enig Verken eller Helt uening Figur 10. Svar på spørsmål 13 om erfaringer med DSBs tilsyn. Tallene viser g jennomsnitt. (N=81) 8.1 Forhold respondentene er mest fornøyde med De forholdene som respondentene svarer at de er mest fornøyde med er Tilsynet bidrar til bedre kvalitet på nettselskapets arbeid med elsikkerhet (2,2), Tilsyn bidrar til at vi får lukket avvik (2,4) og Tilsynsrapporten kan hjelpe nettselskapet til å få gjennomslag for nødvendige investeringer (2,4). Dette er forhold som må anses å være svært vesentlig for å ivareta elsikkerheten i Norge. At synliggjøring av avvik i tilsynsrapporten bidrar til gjennomslag for investeringer, forteller noe om at rapportens form er hensiktsmessig. Det kan også synes som om nettselskapene forholder seg positivt til DSBs myndighetsutøvelse. Når det fremgår at tilsynet bidrar til bedre kvalitet på nettselskapenes arbeid med elsikkerhet kan det ha sammenheng med at det under tilsynet åpnes for veileding og faglig kunnskaps- og 17

20 erfaringsutveksling jf. det som fremkom i spørsmål 7. Det kan tolkes slik at det under tilsynet settes fokus på riktige områder og at tilsyn virker. Tilsynet tar for mye tid (3,8) er en påstand som respondentene svarer at de er ganske uenig i. Svarene for denne påstanden viser at 1 av 10 (11,3) er Enig, 3 av 10 svarer Verken eller (33 %) mens 5 av 10 er Uenige (55 %). Det kan tyde på at flertallet mener at det ikke tar for mye tid. Samtidig fremgår det av kommentarene til DSBs tilsyn (spørsmål 18) at felles tilsyn vil være tidsbesparende. 8.2 Forhold som respondentene verken er enige eller uenige i Respondentene svarer Verken eller på påstandene om at Tilsynet fra DSB avdekker ikke andre problemområder enn egen kvalitetskontroll avdekker (3,0), DSBs tilsyn avdekker i stor grad systemavvik (3,0). Det kan bety at dette kan være forhold som respondentene ikke har tenkt så mye over. For påstanden Under tilsyn brukes for lite tid til verifikasjon (3,5) fremgår det av svarene at 1 av 10 (10 %) er Enig, 5 av 10 (52 %) svarer Verken eller og 3 av 10 (35 %) er Uenig. Det vil si at svarene fordeler seg på hele skalaen og at verifikasjon er noe som mange har meninger om. Det fremgår også av evalueringen av det felles tilsynet mellom NVE og DSB at informantene synes det ble for liten tid til verifikasjon. Det antydes også i svarene på det åpne spørsmålet (spørsmål 18) der respondentene kan komme med ytterligere innspill til DSBs tilsyn. Når det gjelder påstanden DSBs tilsyn er ikke tilstrekkelig risikobasert (3,4), har respondentene fordelt svarene sine på hele skalaen. Det er 1 av 3 (15 %) som svarer at de er Enig, 4 av 10 (41 %) svarer Verken eller, mens 4 av 10 (43 %) er Uenige i denne påstanden. Hvordan respondentene oppfatter begrepet risikobasert tilsyn kan være en av betydning for svarene. Men det kan tolkes slik at respondentene ønsker at tilsynet skal være ytterligere risikobasert. Påstanden om at Tilsynet påvirker ikke nettselskapenes prioriteringer (3,6) svarer respondentene Verken Eller. Svarene for denne påstanden viser at det er 19 % som svarer Verken eller, 24 % svarer Enig og 56 % svarer at de er Uenig. Det vi si at det er over havparten som svarer at de ikke er enig slik at det antas at tilsyn ti en viss grad påvirker nettselskapenes prioriteringer. I spørsmål 15 spørres det om hvor fornøyde eller misfornøyde virksomhetene er med DSBs tilsyn. % Alt i alt, hvor fornøyd eller misfornøyd er du med tilsynet til DSB? Svært fornøyd Ganske fornøyd Verken eller Ganske misfornøyd Svært misfornøyd Ikke sikker Figur 11. Svar på spørsmål 15: Alt i alt, hvor fornøyd eller misfornøyd er du med tilsynet til DSB? (N=81) Det er 8 av 10 (83 %) som svarer at de er Svært godt fornøyd og Ganske fornøyd med DSBs tilsyn. I tillegg er det en liten andel respondenter som svarer Verken eller (15 %) og er dermed verken fornøyd eller misfornøyd. Dette indikerer at DSBs tilsynspersonell har opparbeidet tillit og troverdighet hos tilsynsobjektene, og at tilsynsobjektene dermed antas å mene at tilsynet oppleves som positivt. 18

21 9. Felles tilsyn med andre tilsynsetater Spørsmål 15, 16 og 17 omhandler felles tilsyn med andre tilsynsetater. Hvor positive eller negative er respondentene til felles tilsyn, har respondentene opplevd at DSB har hatt felles tilsyn med andre tilsynsetater, og i så fall bes de ta stilling til noen påstander knyttet til det felles tilsynet Verken eller Ikke sikker Figur 12. Svar på spørsmål 15: Hvor positiv eller negativ er du til at DSB g jennomfører tilsyn med andre tilsynsetater? (N=81) På spørsmål 15 om hvor positive eller negative respondentene er til felles tilsyn svarer 4 av 10 (41 %) Svært positiv eller Ganske positiv. Det er 1 av 4 (25 %) som svarer Ganske negativ og Svært negativ. Det vil si at det er dobbelt så mange som er positive som negative. I tillegg er det 1 av 4 (23 %) som svarer Verken eller og dermed verken eller positive eller negative til felles tilsyn. Det er verdt å merke seg at det er 1 av 10 (11 %) som svarer Ikke sikker. Dette forteller at det er ulike meninger om felles tilsyn og at mange ikke har tatt stilling til hva de mener om felles tilsyn. 19

22 % Har du opplevd at DSB har hatt felles tilsyn med andre tilsynsetater? Ja, med NVE 11 Ja, med Arbeidstilsynet 1 Ja, med andre Nei Ikke sikker 10 Figur 13. Svar på spørsmål 16: Har du opplevd at DSB har hatt felles tilsyn med andre tilsynsetater? (N=82) I spørsmål 16 spørres det om nettselskapet har opplevd at DSB har hatt felles tilsyn med andre tilsynsetater. Det er nær 2 av 10 (18 %) som svarer at de har hatt felles tilsyn med NVE, Arbeidstilsynet eller andre. 7 av 10 (77 %) svarer nei på dette spørsmålet. NVE og DSB har i to omganger gjennomført to piloter med felles tilsyn hos totalt ti utvalgte nettselskaper. Det er foretatt evaluering av de felles tilsynene, og det er besluttet at NVE og DSB skal gjennomføre flere felles tilsyn med utvalgte nettselskaper. Ellers så praktiserer enkelte tilsynsregioner felles tilsyn i samarbeid med Arbeidstilsynet. Siden det er 7 av 10 (77 %) som svarer at de ikke har opplevd felles tilsyn med andre tilsynsetater, kan det være en fordel for DSB å foreta en vurdering av om det er aktuelt å gjennomføre flere tilsyn sammen med andre. I Tilsynsetatenes styrende dokumenter for tilsyn fremgår det blant annet at samtidig kontroll kan vurderes hvis to eller flere etater planlegger tilsyn i samme virksomhet innenfor et tidsintervall på 12 måneder. 20

23 Om det felles tilsynet Det var lite sammenfall i tema Det var for liten tid til verifikasjon 2,7 2,9 Tilsynet ble mindre personavhengig 3,3 Det ble ikke tid til å gå i dybden på problemstillinger Tilsynspersonellet var koordinert Tilsynet gjorde det enklere å lage kontrollrutiner som dekker flere fagområder Tilsynet var mer strukturert enn tidligere 2,5 2,7 3 3,4 Tilsynet var tidsbesparende 2, Helt enig Verken eller Helt uenig Figur 14. Svar på spørsmål 17 om påstander om det felles tilsynet. Tallene viser g jennomsnitt. (N=13) Respondentene som svarte at de hadde opplevd felles tilsyn ble i spørsmål 17 bedt om å ta stilling til om de er enig eller uenig i noen påstander om det felles tilsynet. Respondentene svarer Verken eller på påstandene om at Tilsynet gjorde det enklere å lage kontrollrutiner som dekker flere fagområder (3,0), Tilsynet var mer strukturert enn tidligere (3,4), samt Tilsynet ble mindre personavhengig (3,3). Det antas at respondentene har forholdsvis liten erfaring med felles tilsyn slik at det ikke er overraskende at svarer at de verken er enige eller uenige. Påstandene om at Det var lite sammenfall i tema og (2,9), Det var for liten tid til verifikasjon (2,7) og Det ble ikke tid til å gå i dybden på problemstillinger (2,7), Tilsynspersonellet var koordinert (2,5) uttrykker respondentene at de er enige i. Den påstanden som respondentene gir uttrykk for at de er mest enig i er at Tilsynet var tidsbesparende (2,1). I henhold til evalueringen av de felles tilsynene som DSB og NVE har gjennomført, 2 fremkommer samme tendens som i rapporten. Også der svarte respondentene at felles tilsyn er tidsbesparende, at det ikke ble tid til å gå i dybden på temaer og at det ble for liten tid til verifikasjon. I denne sammenheng kan nevnes at det i evalueringsrapporten fra de felles tilsynene mellom NVE og DSB, at hensikten med å gjennomføre samtidige tilsyn er å få bedre grunnlag for å vurdere i hvor stor grad tilsynene overlapper hverandre. I tillegg fremgår at det er vesentlig å få mer innsikt i hvilke samarbeidsformer som er mest hensiktsmessig for fremtidige tilsyn. 2 DSB: Rapport fra gjennomføring av felles tilsyn mellom NVE og DSB. Tønsberg

24 10. Innspill til DSBs tilsyn Spørsmål 18 er et åpent spørsmål der respondentene kan komme med ytterligere innspill til DSBs tilsyn. Det var 19 respondenter som kom med innspill. Innspillene er systematisert og kategorisert i følgende temaer: gjennomføring, samarbeid, felles tilsyn og saksbehandling. Innspillene er gjengitt i sin helhet Gjennomføring av tilsynet DSB tilsyn fungerer veldig godt, en veldig god dialog som fører til en del avklaringer, en kan se om DLE er på rett spor, og eventuelle avvik kan rettes på et tidlig tidspunkt. Det er viktig at de som utfører tilsyn har felles forståelse og tolkning av lover og forskrifter. Vi har opplevd at tilsynspersonell har utferdiget avvik ut fra egen personlig oppfatning av hvordan et anleggs utførelse burde være, selv om anlegget er utført i henhold til gjeldene forskrifter. Ikke noe galt sagt om personen fra DSB som foretar tilsynet, vedkommende er bare et redskap for systemet. Fra et DLEsynspunkt, mener jeg det blir for mye byråkrati og mindre av det det handler om, nemlig kontroll av elektriske anlegg. Det et ute i installasjonene vi finner feil. Da hjelper det ikke med masse papirer. DSBs oppfølging av DLE anses positivt. Der DLEforskriften ikke følges opp bør dette få konsekvenser. Viktig for de nettselskapene som tar elsikkerhet på alvor. Vi er svært fornøyd med DSBs tilsyn og daglige virke, DSB er en viktig samarbeidspartner for å ivareta våre oppgaver på en god måte Samarbeid med DSB DSB må snart komme seg ovenpå etter flytting fra Oslo. Argumentet at DSB sliter spesielt med ansettelse av fagfolk etter flytting må snart ha sin ende. DLE opplever stadig at ting tar tid hos DSB på grunn av bemanning/ kompetanse. DLE føler at det er lite fagkompetanse på de felt som angår DLEs virke. Vi opplever i alt for stor grad at vi sitter og dokumenterer det vi gjør til DSB, framfor å være ute på tilsyns-objektene. Føles som vi ikke har tillit fra DSB i at vi faktisk utfører tilsyn i følge tilsynsplan. Mangler totalt følelsen av at vi drar lasset i samme retning. Vi får aldri entydige svar fra DSB sin representant når vi spør om noe. I tillegg opplever vi at får forskjellige svar når samme spørsmål blir stilt på forskjellige tidspunkt fra samme person, og fra forskjellige nettselskap. Dette fører igjen til at DLE ikke har tillit til DSB sin representant. Konklusjonen må bli at vi føler oss mistenkeliggjort og overvåket av DSB, og vår mening er at dette er personavhengig. Vi føler ikke at det alltid er samsvar mellom de avvikene som det blir informert om ved revisjonen, og det som står i rapporten etter tilsynet. Rapporten har flere avvik en det som blir opplyst ved revisjonen. Det har blitt stilt større krav fra DSB enn hva forskriften/instruks krever. Vi har behov for folk som har jobbet i nettselskap og har praktisk arbeid på «vår side», og ikke teoretikere med begrenset erfaring, gjerne ofte fra båter og andre snevre områder. Foreslår at dagens tilsynsperson fortsetter med oss i 5 år til, eller at tilsynspersonell med manglende erfaring fra nettdrift plasseres på kontoret og jobber der. Tilsynet er personavhengig. 22

25 10.3 Felles tilsyn Vi ønsker felles tilsyn fra DSB/NVE. En opprydding av tilsynet mellom NVE og DSB er viktig. NVE har intensivert tilsynet, noe som gjør dette enda viktigere. Samme presentasjon gjøres fra bedriften mange ganger. Løsningen tror vi kan være felles tilsyn. Det er tidsbesparende for begge parter Saksbehandling Det er meget viktig at DSB overholder de tidsfrister som er satt i henhold til forvaltningsloven. Dette gjelder både revisjoner av nettselskap, og henvendelser som oversendes DSB. Holder ikke DSB sine tidsfrister klarer heller ikke DLE- nettselskapene å følge opp sine gjøremål og seriøsiteten faller bort. Mange saker er oversendt uten å bli besvart! Det forventes at de store nettselskapene får samme krav som små og mellomstore nettselskaper. Det har ikke vært tilfelle alltid. Pålegg som små nettselskaper har fått, er ikke blitt fulgt opp på samme måte hos et av de store nettselskapene, jf. bl.a. krav om knejern på plattformer. Mine erfaringer med DSB er at vi har et greit forhold, men det tar for lang tid å få svar på spørsmål/saker som blir sendt inn. DLE mener at det er for mye byråkrati i tilsynsarbeidet. DSB bør passe på at nye regler/forskrifter/pålegg ikke fører til mye byråkrati. NB. Noe av besvarelsen gjenspeiler at vi ikke har mottatt rapporten fra DSBs tilsyn enda. Tilsynet avslørte forøvrig kun et «tvilsomt» avvik. 23

26 Vedlegg - Spørreskjema Nettselskapenes erfaringer med DSBs tilsyn Hensikten med spørreundersøkelsen er å få innsikt i hvordan nettselskapene mener at tilsynet fungerer, og at DSB kan få innspill som kan bidra til ytterligere kvalitet og effektivitet av tilsynet. INNLEDENDE SPØRSMÅL 1) Hvor mange kunder har ditt nettselskap? Færre enn Mellom og Flere enn ) Når hadde din virksomhet sist tilsyn fra DSB? Mindre enn 6 måneder siden 6 til 12 måneder siden Mer enn 12 måneder siden 3) Var du tilstede da ditt nettselskap sist mottok tilsyn fra DSB? Ja Nei FORBEREDELSER TIL TILSYNET 4) Under følger noen påstander vi vil at du tar stilling til. Er du enig eller uenig i følgende? Nettselskapet ble varslet i tilstrekkelig tid før tilsynet Varselet ga god informasjon om hensikten med tilsynet Varselet ga oss gode muligheter til å forberede oss Helt enig Delvis enig Verken eller Delvis uenig Helt uenig Ikke sikker 24

27 5) Etterspurte DSB dokumentasjon i forkant av tilsynet? Ja Nei Ikke sikker 6) I hvilken grad mener dere at dokumentasjonen som DSB etterspurte var relevant for tilsynet? Svært relevant Ganske relevant Verken eller Lite relevant Svært lite relevant Ikke sikker KOMMUNIKASJON, KOMPETANSE OG ERFARINGSOVERFØRING UNDER TILSYNET 7) Under følger noen påstander som vi vil at du tar stilling til. Er du enig eller uenig i følgende? Vi opplevde tilsynet som en erfarings- og kunnskapsutveksling DSB ga råd om hvordan påpekte avvik kan utbedres Tilsynet bidro til at vi fikk økt innsikt i regelverket på el-området Kommunikasjonen med DSBs tilsynspersonell fungerte godt Vi fikk for liten mulighet til faglig veiledning fra tilsynspersonellet Tilsynspersonellet hadde ikke tilstrekkelig el-faglig kunnskap Tilsynspersonellet hadde god kunnskap om regelverket på el-området Helt enig Delvis enig Verken eller Delvis uenig Helt uenig Ikke sikker 25

28 TEMAER FOR TILSYNET 8) Under følger temaer som er aktuelle for tilsynet. Vi vil gjerne at du tar stilling til hvordan temaene bør vektlegges under tilsynet. Vedlikeholdsrutiner Bør vektlegges mer Bør vektlegges litt mer Passe vektlegging Bør vektlegges litt mindre Bør vektlegges mindre Ikke sikker Driftsforskriftene Risikoanalyser Organisasjons- og arbeidsforhold Tilstandskontroll Sluttkontroll - samsvarserklæring Kvalifisert personell 9) Er det andre temaer du mener bør vektlegges mer eller vektlegges mindre i tilsynet? SLUTTMØTE 10) Ble det avholdt sluttmøte? Ja Nei Ikke sikker 11) I hvilken grad ble det gitt rom for å kommentere resultatene under sluttmøtet? I svært stor grad I stor grad Verken eller I liten grad I svært liten grad Ikke sikker 26

29 TILSYNSRAPPORT OG OPPFØLGING ETTER TILSYNET 12) Under følger noen påstander om den endelige rapporten. Er du enig eller uenig i følgende? Tilsynsrapportens fokus på avvik og anmerkninger er hensiktsmessig Tilsynsrapporten er lett å forstå Helt enig Delvis enig Verken eller Delvis uenig Helt uenig Ikke sikker Rapporten er oversiktelig Rapporten gir en god beskrivelse av hvordan internkontrollarbeidet praktiseres Rapporten er et viktig verktøy for videreutvikling av nettselskapets internkontroll Vi får rimelig tid til å utbedre avvikene DSB følger alltid opp at avvikene blir lukket ERFARINGER MED DSBs TILSYN 13) Under følger noen påstander som vi vil at du tar stilling til. Er du enig eller uenig i følgende påstander? Tilsynsrapporten kan hjelpe nettselskapet til å få gjennomslag for nødvendige investeringer Tilsynet påvirker ikke nettselskapets prioriteringer Tilsynet fra DSB tar for mye tid Tilsynet bidrar til bedre kvalitet på nettselskapets arbeid med elsikkerhet DSBs tilsyn avdekker i stor grad systemavvik Under tilsynet brukes det for lite tid til verifikasjon Tilsynet fra DSB avdekker ikke andre problemområder enn egen kvalitetskontroll avdekker DSBs tilsyn er ikke tilstrekkelig risikobasert Helt enig Delvis enig Verken eller Delvis uenig Helt uenig Ikke sikker DSBs tilsyn bidrar til at vi får lukket avvik 27

30 14) Alt i alt, hvor fornøyd eller misfornøyd er du med tilsynet til DSB? Svært fornøyd Ganske fornøyd Verken eller Ganske misfornøyd Svært misfornøyd Ikke sikker FELLES TILSYN MED ANDRE TILSYNSETATER 15) Hvor positiv eller negativ er du til at DSB gjennomfører felles tilsyn med andre tilsynsetater? Svært positiv Ganske positiv Verken eller Ganske negativ Svært negativ Ikke sikker 16) Har nettselskapet opplevd at DSB har hatt felles tilsyn med andre tilsynsetater? FLERE SVAR MULIG. Ja, med NVE Ja, med Arbeidstilsynet Ja, med andre Nei Ikke sikker 28

31 17) Under følger noen påstander om det felles tilsynet. Er du enig eller uenig i følgende? Tilsynet var tidsbesparende Helt enig Delvis enig Verken eller Delvis uenig Helt uenig Ikke sikker Tilsynet var mer strukturert enn tidligere Tilsynet gjorde det enklere å lage kontrollrutiner som dekker flere fagområder Tilsynspersonellet var koordinert Det ble ikke tid til å gå i dybden på problemstillinger Tilsynet ble mindre personavhengig Det var for liten tid til verifikasjon Det var lite sammenfall i tema 18) Hvis du har ytterligere innspill til DSBs tilsyn vil vi gjerne ha din tilbakemelding. Copyright All Rights Reserved. 29

32 RAPPORT Direktoratet for Samfunnssikkerhet og beredskap Postboks Tønsberg Tlf.: Faks: HR 2207 ISBN April 2012