MØTEINNKALLING. Utval: Formannskapet Møtedato: Møtestad: Ingebrigt Davik-huset, Brattvåg Møtetid: Kl. 12:45

Transkript

1 MØTEINNKALLING Utval: Formannskapet Møtedato: Møtestad: Ingebrigt Davik-huset, Brattvåg Møtetid: Kl. 12:45 Den som har lovleg forfall, eller er ugild i nokon av sakene, må melde frå så snart råd er, tlf (00), slik at varamedlem kan bli innkalla. Varamedlemmer møter etter nærare innkalling. Dokument som ikkje er utsendt, kan du få kopi av på rådhuset. Dokument som ikkje er offentlege, vil bli utleverte i møtet. Dersom medlemmene på førehand ønskjer å gjere seg kjent med innhaldet i desse dokumenta, er dei tilgjengelege på rådhuset. Haram kommune Bjørn Sandnes ordførar Elin A. Moen sekretær

2 Sakliste Sak nr. Saktittel 061/13 Godkjenning av møtebok /13 Finansiering av investering og utvida drift ved Tennfjord barnehage 063/13 Vestrefjord skule - Avtale om overtaking 064/13 Helland skule - Avtale om overtaking 065/13 Omsorgssenter på Eidet - tomt / avale 066/13 Omsorgssenter på Eidet - finansiering og gjennomføring

3 HARAM KOMMUNE Sakspapir Utval Møtedato Saksnr Saksbeh. Formannskapet /13 Elin A. Moen Avgjerd av: Formannskapet Godkjenning av møtebok Arkiv: 033 Arkivsaknr 13/1001 Framlegg frå Rådmannen: Møtebok frå møtet vert godkjent.

4 HARAM KOMMUNE Sakspapir Utval Møtedato Saksnr Saksbeh. Formannskapet /13 Marit Eik Avgjerd av: Kommunestyret Arkiv: A10 Arkivsaknr 13/438 Finansiering av investering og utvida drift ved Tennfjord barnehage Framlegg frå Rådmannen: Formannskapet rår kommunestyret til å gjere følgjande vedtak: 1. Investeringsutgiftene, kr mill, vert inndekte ved auka låneopptak. 2. Auka driftsramme, kr mill, vert inndekt ved å auke opp anslaget for avkastning av fondsmidlar. Saksutgreiing: Kommunestyret vedtok i sak 25/13, den , å oppføre midlertidig barnehagebygg i Tennfjord for å oppfylle kravet om rett til barnehageplass. Finansiering av prosjektet og utvida drift skulle ein komme tilbake til i ei eiga budsjettrevideringssak. Behov for investering: Kjøp av modulbygg, grunnkjøp og anleggsarbeid har ein samla kostnad på kr (eks. mva). I samband med opparbeiding av grunn og plassering av modulbygget er det no også opparbeidd tidlegare planlagd parkeringsplass for barnehagen. Vi hadde kr i unytta lånemidlar som skulle brukast til parkering. Dermed blir ekstra kostnaden for bygg og anlegg kr. Barnehagen har i tillegg ekstra kostnader til inventar og utstyr med ca kr. (eks mva). Dette er ikkje berre utstyr til det nye bygget, men for at heile barnehagen er organisert på nytt, for å få best mogleg plassering av barn og vaksne. Behov for auka lånemidlar: kr kr (mva) = kr

5 Auke av driftskostnader: Barnetalet i haust har auka med 16 mot det som var før utvidinga, og bemanninga er auka frå 17,4 til 21,9. Auka lønsutgifter: kr Reinhald: Auke av straum og andre driftsutgifter: Brukarbetaling: Samla auke av driftskostnader: = kr Vurdering: I kommunestyresaka i mai var kostnadsramma for prosjektet anslått til 2,4 mill ekskl. mva i tillegg til ca 1,5 mill kr i auka driftsutgifter. Investeringskostnaden er blitt noko høgare med utgiftene til inventar og utstyr. Driftsutgiftene er sett noko lavare. Parkeringsplassen, som har vore planlagt sidan siste utvidinga av barnehagebygget, er på plass. Med denne investeringa har kommunen gitt tilbod til alle med rett til barnehageplass. Tennfjord barnehage har no på plass både barn (97) og medarbeidarar (27) som skal vere der i inneverande barnehageår. 33 nye barn har oppstart i haust, og 3 nye kjem til i januar. Det er tilsett medarbeidarar i barnehagen utifrå same bemanningsnorm som elles i barnehagane i kommunen. Rådmann Marit Eik Einingsleiar

6 HARAM KOMMUNE Sakspapir Utval Møtedato Saksnr Saksbeh. Kommunestyret Bertil Skaar Formannskapet /13 Bertil Skaar Avgjerd av: Kommunestyret Arkiv: 610 Arkivsaknr 13/994 Vestrefjord skule - Avtale om overtaking Framlegg frå Rådmannen: Formannskapet rår kommunestyret til å gjere følgjande vedtak: Kommunestyret godkjenner framlegg til avtale med Vestrefjord Bygdeforening vedk. overtaking av Vestrefjord skule, gnr. 110, bnr. 31. Avtalen vert godkjent slik den er vedlagt saka. Kostnadane til renovering av veggar og tak på inn til kr vert dekt gjennom ny budsjettløyving på kr i kapitalbudsjettet for 2013 på ansvar Finansiering ved hjelp av låneopptak. Vedlegg: Avtaleutkast Møtereferat Saksutgreiing: I K-sak 12/13 gjorde kommunestyret følgjande vedtak: Kommunestyret vedtek å tilby Vestrefjord bygdeforening å overta skulen i Vestrefjord på følgjande vilkår: 1. Vestrefjord bygdeforening får tilbod om å overta skulen i Vestrefjord. 2. Leigeavtale i samsvar med Vestrefjord bygdeforening sitt utkast vert avvist.

7 3. Rådmannen får i oppdrag å forhandle fram endeleg avtale med Vestrefjord bygdeforening der ein ser på kompensasjon i forhold til tak og gavlveggar. Avtalen skal leggast fram for kommunestyret til godkjenning i løpet av Dersom Vestrefjord bygdeforening ikkje tek i mot tilbodet, skal eigedommen lysast ut for sal med open bodrunde. I saksutgreiinga var det gjort greie for drøftingar mellom kommunen og Vestrefjord bygdeforening om overtaking av skulen etter at den vart nedlagd i Etter kommunens retningslinjer ved sal av eigedom kunne avtale inngåast med utgangspunkt i marknadstakst, og tilrådninga til vedtak tok derfor omsyn til dette. Kommunestyret sitt vedtak i sak 12/13 er imidlertid basert på at bygdeforeninga skal få ta over eigedomen vederlagsfritt, og at kommunen skal yte ein kompensasjon knytt til istandsetjing av tak og gavlveggar. Den framforhandla avtalen tek no omsyn til dette, men slik at kommunen sine kostnadar ikkje vert ytt som kompensasjon, men direkte knytt mot oppgradering før bygget vert avhenda. Vurdering: Etter drøftingar med bygdeforeninga er det utarbeidd avtaleutkast, der kommunen skifter yttertaket og dekker materialkostnadane for gavlveggane. Arbeidet med gavlveggane vert utført av Vestrefjord bygdeforening på dugnad. Gavlveggar og yttertak er tidlegare kostnadsrekna til 1 mill. kr. Når yttertak er skifta vert eigedomen overført til Vestrefjord bygdeforening vederlagsfritt. Vestrefjord bygdeforening dekkjer dokumentavgift og tinglysing. Avtalt overtaking er , alternativt når yttertak er skifta. Etter at overdraginga er gjennomført tek Vestrefjord bygdeforening over alle kostnadar knytt til eigedomen. Rådmann Bertil Skaar

8

9

10 HARAM KOMMUNE Sakspapir Utval Møtedato Saksnr Saksbeh. Kommunestyret Bertil Skaar Formannskapet /13 Bertil Skaar Avgjerd av: Kommunestyret Arkiv: 610 Arkivsaknr 13/996 Helland skule - Avtale om overtaking Framlegg frå Rådmannen: Formannskapet rår kommunestyret til å gjere følgjande vedtak: Kommunestyret godkjenner framlegg til avtale med Helland grendahus vedk. overtaking av Helland skule, gnr. 84, bnr. 54. Avtalen vert godkjent slik den er vedlagt saka. Vedlegg: Avtaleutkast Møtereferat Saksutgreiing: I K-sak 13/13 gjorde kommunestyret følgjande vedtak: Helland grendahus får tilbod om å overta skulen på Helland. Rådmannen får i oppdrag å forhandle fram endeleg avtale med Helland grendahus. Avtalen skal leggast fram for kommunestyret til godkjenning i løpet av Dersom Helland grendahus ikkje tek i mot tilbodet, skal eigedommen lysast ut for sal med open bodrunde. I saksutgreiinga var det gjort greie for drøftingar mellom kommunen og Helland grendahus om overtaking av skulen etter at leigeavtalen går ut Etter kommunen sine retningslinjer ved sal av eigedom kunne avtale inngåast med utgangspunkt i marknadstakst, og tilrådinga til vedtak tok derfor omsyn til dette. Kommunestyret sitt vedtak i sak 13/13 er imidlertid basert på at Helland grendahus skulle få ta over eigedomen vederlagsfritt, og den framforhandla avtalen tek derfor no omsyn til dette.

11 Vurdering: Med bakgrunn i drøftingane med Helland grendahus og kommunestyrevedtaket skal Haram kommune overføre eigedomen til Helland grendahus vederlagsfritt. Helland grendahus dekkjer dokumentavgift og tinglysing. Avtalt overtaking er når eksisterande leigeavtale går ut. Etter at overdraginga er gjennomført tek Helland grendahus over alle kostnadar knytt til eigedomen. Rådmann Bertil Skaar

12

13

14 HARAM KOMMUNE Sakspapir Utval Møtedato Saksnr Saksbeh. Formannskapet /13 Kåre Beite Avgjerd av: Formannskapet Arkiv: 614, H12 Arkivsaknr 10/49 Omsorgssenter på Eidet - tomt / avale Framlegg frå Rådmannen: Formannskapet godkjenner avtale, datert , mellom Haram kommune og Lampholmen AS om kjøp av tomt for nytt omsorgssenter på Eidet, og vederlag for tekniske anlegg. Vedlegg: Kart / reguleringsplan Avtaledokumentet vert ettersendt. Saksutgreiing: Formannskapet behandla i sak 60/13 ramme for kjøp av tomt og vederlag for tekniske anlegg for nytt omsorgssenter på Eidet i Trolldalen byggefelt, og gjorde følgjande vedtak: Formannskapet godkjenner at det vert inngått avtale med utbyggar Lampholmen AS, med ei ramme på inntil 7 mill kr for grunnkjøp og tekniske anlegg for tomt til omsorgssenter på Eidet - alternativ 2A i Trolldalen. Rådmann og ordførar får fullmakt til å framforhandle avtalen som skal leggast fram for formannskapet til godkjenning. Grunnlaget var at kommunestyret i sak 40/13 vedtok at det skulle arbeidast vidare med dette tomtealternativet - A2. Trolldalen byggefelt er eigd av utbyggar Lampholmen AS, som har regulert og gjort klart for å starte utbygging av tekniske anlegg. Kommunen har framforhandla avtale om kjøp av tomt og vederlag for den delen av utbyggingskostnaden som fell på omsorgssentertomta.

15 Avtalt vederlag er 6,95 mill kr. I tillegg er det avtalt at utbyggar skal betale den delen av kostnaden for nytt reinseanlegg som tilsvarar avløp frå byggefeltet, jf K-sak 104/12, og det er inngått avtale om justeringsrett for mva, jf mva-forskrift Tomta skal overtakast mot tinglyst skøyte, finansiert med midlar som er innarbeidd i årets budsjett. Tekniske anlegg skal vere ferdig til sommaren 2014, der finansiering er ein del av prosjektkostnaden som er innarbeidd i økonomiplanen, og som må vedtakast i budsjettet for Reguleringsplanen for området vart godkjent i K-sak 41/13, med omsynssone for tomta der arealbruk må godkjennast i eiga sak. Det vert derfor lagt fram eiga sak til planutvalet om dette. Tilkomstveg og opparbeiding av tomta skal utførast i tilknyting til utbygging av omsorgssenteret. Her skal det også leggast fram eiga sak til kommunestyret om gjennomføring av prosjektet. Vurdering: Kostnaden for grunnkjøp og opparbeiding er innafor ramma som har vore lagt til grunn for prosjektet. Det vert derfor tilrådd å godkjenne avtalen slik den ligg føre. Rådmann Kåre Beite Rådgjevar

16

17 HARAM KOMMUNE Sakspapir Utval Møtedato Saksnr Saksbeh. Kommunestyret Kåre Beite Formannskapet /13 Kåre Beite Avgjerd av: Kommunestyret Arkiv: 614, H12 Arkivsaknr 10/49 Omsorgssenter på Eidet - finansiering og gjennomføring Framlegg frå Rådmannen: Formannskapet rår kommunestyret til å gjere følgjande vedtak: 1. Kommunestyret vedtek å sette i gang arbeid med utforming av nytt omsorgssenter på Eidet. Det vert føresett at kostnadsramme og finansiering med statstilskot og låneopptak vert innarbeidd i årsbudsjetta for Før utbygging skal forslag til utforming og kostnadsramme leggast fram for kommunestyret til godkjenning. 3. Evt utviding av romprogrammet med helsestasjon skal avklarast i eiga sak. 4. Kommunestyret ber om eiga sak for å vurdere samla behov for omsorgsplassar i kommunen, og om omsorgssenteret på Eidet også kan ha kapasitet for tilboda som no vert ivaretekne ved Kveldsro og Haram kvileheim, i tillegg til å erstatte Vatne sjukeheim og Solbakken. 5. Framtidig status for eigedommane Vatne sjukeheim, Solbakken, Kveldsro og Haram kvileheim skal utgreiast og leggast fram til politisk behandling. Saksutgreiing: Arbeidet med nytt omsorgssenter på Eidet starta i 2010, og romprogram for prosjektet vart godkjent i kommunestyresak 12/12: Kommunestyret godkjenner romprogrammet for nytt omsorgssenter på Eidet, jf rapport frå Medvita Norge AS datert Kommunestyret ber om at uttalen frå Haram eldreråd, der dei ber om at arealet til eit framtidig eldresenter blir stort nok, vert teke omsyn til i det vidare arbeidet. I det vidare arbeidet med prosjektet skal omsynet til krise/beredskap vere i fokus når ein planlegg tekniske installasjonar som oppvarming og el.forsyning. Kommunestyret ber om at helsestasjonen som i dag ligg i Vatne sentrum blir tatt inn i romprogrammet for omsorgssenter på Eidet.

18 Avklaring når det gjeld val av tomt har tatt lang tid og vore svært krevjande, men avtale er no inngått, og den vert lagt fram for formannskapet til godkjenning i møte 11. september. Avtalen omfattar kjøp av tomt på ca 16 mål i Trolldalen byggefelt, samt vederlag til utbyggar for tekniske anlegg. Dermed er det klart til å gå vidare og gjere vedtak om finansiering og gjennomføring, som er nødvendig for å realisere prosjektet. Oppfølging av vedtaket i K-sak 12/12: Her vart det i tillegg til godkjenning av romprogram føydd til nokre punkt som må avklarast før det vert arbeidd vidare med prosjektet: Romprogram: Romprogrammet vart utarbeidd for snart 2 år sidan, og prosjektet inneheld 60 omsorgsbustadar, service- og dagtilbod, base for pleie- og omsorgstenestene (heimebasert omsorg) og støttefunksjonar (mottakskjøkken, fysio-/ergoterapi, personalrom, m.m.). Her skal også planleggast for utviding av tal på plassar, jf uttale frå eldrerådet. Krise / beredskap: I det vidare arbeidet skal det takast omsyn til krise / beredskap ved planlegging av tekniske installasjonar, oppvarming, energiforsyning, etc. Helsestasjon: Kommunestyret ber om at helsestasjonen som i dag ligg på Vatne blir tatt inn i romprogrammet. For framtidig organisering av helsestasjonstilbodet er det imidlertid i årets budsjett varsla eiga sak, der det står: Ein vil kome tilbake med eiga sak med utgreiing av modell for helsestasjonsdrift i Helsestasjon i omsorgssenteret vil medføre både ekstra arealbehov og høgare kostnadar både til investering og drift. Kommunestyret må derfor ta stilling til evt auka kostnadsramme. Dette kan imidlertid gjerast i tilknyting til sak om helsestasjonstilbodet, og evt føyast til romprogrammet seinare i prosessen. Finansiering: Kostnad for prosjektet er lagt inn i økonomiplanen med 168 mill kr (2011-pris) i perioden Fram til bygging må det i tillegg reknast med prisstiging på ca 2,5% pr år. Når det gjeld finansiering har også investeringstilskotet frå staten auka, og for 2013 er det på kr pr omsorgsbustad. Resten må finansierast med låneopptak. Endeleg budsjett med tillegg for prisstiging og finansiering av prosjektet må arbeidast inn i budsjettet for 2014 og i samband med innhenting av tilbod for utbygging. Gjennomføring: For å drive fram prosjektet er her frå starten etablert ein prosjektorganisasjon med ein representant frå rådmannen, einingsleiar for indre omsorgsdistrikt og tilsette / tillitsvalde ved Vatne sjukeheim. Det vert lagt opp til at denne prosjektorganisasjonen saman med Eining for eigedom og teknisk drift står for vidare planlegging og gjennomføring av prosjektet. I første omgang er det planlagt å gjennomføre ein prosjektkonkurranse med 3 5 deltakarar som kjem med forslag til planløysing og utforming av prosjektet. Val av prosjekt som skal leggast til grunn for gjennomføring vil bli lagt fram til politisk

19 behandling før den valte løysinga vert lyst ut på anbod. Både prosjektkonkurranse og anbod skal kunngjerast i Doffin-basen. For planleggingsperioden med prosjektkonkurranse og anbod kan det reknast ca eitt år. I tillegg kan det reknast om lag 1,5 år til utbygging, slik at ferdigstilling av nytt omsorgssenter på Eidet er venta i løpet av første halvdel av Evt andre funksjonar / areal: I tidlegare saksutreiingar har det vore vurdert ønske om funksjonar som legekontor, tannlege, helsestudio, m.m. i tilknyting til omsorgssenteret. Føresetnaden har vore å få til samarbeid med private aktørar som kan eige og leige ut desse areala, men det har ikkje lykkast å få til nok interesse for slike tilbod. Det vert derfor ikkje lagt til grunn å arbeide vidare med desse tilboda. Vurdering: Det vert vist til tidlegare utgreiingar og vedtak i kommunestyresakene 47/11 og 12/12 om nytt omsorgssenter på Eidet, og Pleie- og omsorgsplanen for /15 (PLO). Omsorgssenteret skal primært erstatte Vatne sjukeheim og Solbakken bukollektiv. I tida som har gått sidan PLO vart behandla har imidlertid Samhandlingsreforma også kome inn. Dette medfører at ein må sjå på det totale omsorgstilbodet og kanskje vurdere tilboda ved Kveldsro og Haram kvileheim også. Tilstand når det gjeld standard og vedlikehald ved desse bygga er slik at her alternativt vil vere behov for relativt omfattande oppgradering og investering. Det nye omsorgssenteret har kapasitet til om lag alle desse plassane, så ei vurdering bør derfor gjennomførast parallelt med planlegging av det nye prosjektet. Framtidig status og etterbruk av eigedommane og bygga som er nemnt må i tillegg utgreiast og leggast fram i eigne saker seinare i prosessen. Ettersom tomt no er valt, romprogram er godkjent og investering er innarbeidd i økonomiplanen, er det klart for neste fase med vedtak om gjennomføring og finansiering av prosjektet. Det vert derfor rådd til at kommunestyret følgjer opp dei tidlegare vedtaka og tek stilling til finansiering med søknad om tilskot, låneopptak, samt gjennomføring av både utvikling / prosjektering og bygging av omsorgssenteret. Rådmann Kåre Beite Rådgjevar