Møteinnkalling for Kommunestyret

Transkript

1 Hjartdal kommune 3692 Sauland Møteinnkalling for Kommunestyret Møtedato: Møtestad: Kommunehuset, kommunestyresalen Møtetid: Kl. 18:00 Utvalsmedlemene blir med dette kalla inn til møtet. Den som har lovleg forfall, eller er ugild i nokon av sakene, må melda frå så snart råd er, tlf , slik at varamedlem kan bli kalla inn. Stad Sauland, Sven Tore Løkslid ordførar Tema: - Demo politikarportal - Styrevervregisteret Sakliste Sak nr. Saktittel 051/13 GODKJENNING AV MØTEBOK 052/13 DELEGASJONSSAK 053/13 REFERATSAKER 054/13 FORVALTNINGSREVISJON - OFFENTLEGE ANSKAFFINGAR 055/13 KVARTALSRAPPORT PR /13 BUDSJETTJUSTERING - SEPTEMBER /13 MARGINAVSETNING I REKNESKAPET 058/13 BYGGING AV OMSORGSBUSTADER- VAL AV TOMT 059/13 OMSORGSBUSTADER - ROMPROGRAM /13 VURDERING AV TILBOD FRÅ KONGSBERG KRISESENTER 061/13 FØRESPURNAD OM KJØP AV TOMT PÅ GVÅLEFELTET I TUDDAL

2

3 Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Kommunestyret /13 IL Saksansvarleg: Ingebjørg Landsverk Arkiv: K1-033 Arkivnr.: 13/1896 GODKJENNING AV MØTEBOK RÅDMANNEN TILRÅR Møteboka frå K-møte blir godkjent slik ho ligg føre.

4 Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Kommunestyret /13 IL Saksansvarleg: Ingebjørg Landsverk Arkiv: K1-033 Arkivnr.: 13/1894 DELEGASJONSSAK FKOM-001/ : DELEGERING AV MYNDE - RÅDMANNENS FULLMAKTER VEDTAK 1. Organisasjonssjef Bengt Halvard Odden blir delegert rådmannen sin mynde i medhald av delegasjonsreglement, anna regelverk, vedtak og lov i perioden Kommunalsjef Margit Karlsen-Rinde blir delegert rådmannen sin mynde i medhald av delegasjonsreglement, anna regelverk, vedtak og lov i perioden og Rådmannen sin delegering av all sin mynde i eiga fråvær til økonomisjefen, blir frå overført til assisterande rådmann. RÅDMANNEN TILRÅR Delegasjonssakene blir teke til orientering slik dei ligg føre.

5 Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Kommunestyret /13 IL Saksansvarleg: Ingebjørg Landsverk Arkiv: K1-033 Arkivnr.: 13/1895 REFERATSAKER Nr Dok.ID T Dok.dato Avs./Mott. Tittel 1 13/3217 I Kongsbergregionen KONGSBERGREGIONEN - RETNINGSLINER 2 13/3502 I Hjartdal Elverk AS REVIDERT ÅRSBERETNING /3505 U NVE REVISJON AV KONSESJONSVILKÅR FOR REGULERING AV HJARTDAL- TUDDLSVASSDRAGET 4 13/3666 I Statens Vegvesen OM FINANSIERING AV TILTAK PÅ STREKNINGA E134 ØRVELLA- GVAMMEN OG ÅRHUS-SELJORD 5 13/4836 I Skagerak Energi KOPI AV BREV TIL NVE - KONSESJONSVILKÅR FOR REGULERING AV TUDDALSVASSDRAGET RÅDMANNEN TILRÅR Referatsakene blir teke til orientering slik dei ligg føre.

6 Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Kommunestyret /13 RE Saksansvarleg: Rune Engehult Arkiv: K1-240 Arkivnr.: 12/1405 FORVALTNINGSREVISJON - OFFENTLEGE ANSKAFFINGAR Dokument i saka: Nr T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 1 I Telemark Kommunerevisjon FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT - OFFENTLEGE ANSKAFFINGAR IKS 3 I Telemark DOKUMENTER TIL kommunerevisjon 5 U Telemark kommunerevisjon IKS 4 U Telemark kommunerevisjon IKS 6 U Telemark kommunerevisjon IKS 7 I Telemark kommunervisjon IKS 8 I Telemark kommunerevisjon IKS 9 I Telemark kommunerevisjon IKS 2 I Anne hagen Stridsklev 10 I Telemark kommunerevisjon IKS v/anne Hagen Stridsklev 11 U Telemark kommunerevisjon IKS v/anne Hagen Stridsklev 13 I Kontrollutvalet Hjartdal kommune FORVALTNINGSREVISJON DOKUMENTER TIL FORVALTNINGSREVISJON PUNKT 4 - INNKJØPSSAMARBEIDET I VEST- TELEMARK VEDK PUNKT 4 - INNKJØPSSAMARBEIDET I VEST-TELEMARK PROSJEKTPLAN PROSJEKTPLAN REFERAT FRÅ OPPSTARTSMØTE NY PROSJKETLEDER I FORVALTNINGSREVISJONEN FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - HØYRING HØYRINGSUTTALE - FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT MELDING OM POLITISK VEDTAK - FORVALTNINGSREVISJON - OFFENTLIGE INKJØP

7 Vedlagde dokument: Dokument nr. 13. Forvaltningsrevisjonsrapport Aktuelle lover, forskrifter, avtaler m.m.: Plan for forvaltningsrevisjon Forskrift om revisjon i kommunene. Saksgang: Kontrollutvalet sin tilråding blir lagt direkte fram for kommunestyret som gjer endeleg vedtak. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet vedtok i sak 02/12 - Plan for forvaltningsrevisjon I den går det fram at eit forvaltningsrevisjonsprosjekt knytt til offentlege anskaffingar er prioritert gjennomført i 2012/2013. Kontrollutvalet har fått Telemark kommunerevisjon IKS til å gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjektet. Problemstillingar, metode, resultat og konklusjonar går fram av vedlagte forvaltningsrevisjonsrapport. I medhald av 8 i forskrift om revisjon i kommunane har rådmannen gitt sin kommentar til rapporten før den blei handsama av Kontrollutvalet. Rådmannen sin kommentar framkommer som vedlegg 1 i rapporten. Rådmannen har der gjeve uttrykk for at han er samd i dei tilrådingane i rapporten, og at administrasjonen vil følgje opp tilrådingane. KONTROLLUTVALET TILRÅR: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten; offentlege innkjøp, til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen vurdere dei forbetringane revisjonen foreslår og gi tilbakemelding til kommunestyret innan 6 månader.

8 Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Formannskapet /13 HG Kommunestyret /13 HG Saksansvarleg: Helge Granlund Arkiv: K1-210 Arkivnr.: 13/980 KVARTALSRAPPORT PR Dokument i saka: Nr T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 1 U Anne E. Bamle; Bengt Halvard Odden; Bjørn Rugaas; Margit Karlsen- Rinde; Morten Sæther; Rune Engehult; Stefan Langfors HALVÅRSRAPPORT 2013 Vedlagde dokument: Kvartalrapport Aktuelle lover, forskrifter, avtaler m.m.: Kommunelova Økonomireglementet Saksgang: Formannskapet tilrår Kommunestyret vedtek Bakgrunn for saka: I punkt 10 i økonomireglementet står det at rådmann skal legge fram for formannskapet økonomirapportar gjennom året som syner utviklinga i rekneskapen samanlikna med vedteke budsjett. I samsvar med vedtatt Kommuneplan sin handlingsdel for , rapporterast det nå på funksjon (tenesteområde). I tillegg er medarbeidarperspektivet, folketalsutvikling, prosjektoppfølging, måloppnåing og oppfølging av vedtak, tatt med.

9 Vurdering: Kommentarane er knytt til vedlagte kvartalsrapport. Økonomiperspektivet: Skatt på inntekt og formue er marginalt betre enn budsjettert. Det same gjeld prognosa for konsesjonskraftinntekter. Når det gjeld utgiftene på dei ulike funksjonane er det særleg heimebaserte tenester og grunnskulen som har ei negativ kostnadsutvikling. Auke i sjukefråvær og tronge budsjett er årsaka til dette. I tillegg ser utsiktene til å nå inntektsmåla for plan, bygg og oppmåling svake ut. Dette skuldast etter rådmannen si meining lågare byggeaktivitet enn forventa og endring i framdriftsplanen for Kommuneplan. Elles er det fortsett ei positiv utvikling når det gjeld sosialutbetalingar. Kostnadene til vegar har snudd i negativ retning. Dette skuldast ekstraordinære kostnader knytt til flom i mai. Når det gjeld VARS-områda er det i første rekkje knytt spenning til om talet på tilknytingar innan Russmarken-Kovstulheia reinsedistrikt blir mange nok til å dekke driftskostnadene for denne utbygginga allereie i Finansområdet utviklar seg i sum i tråd med vedtatt budsjett. Samla ser rådmann store utfordringar med å kome i mål i 2013 utan eit meirforbruk. Tett oppfølging på alle område er allereie gjennomført og vil være ei prioritert oppgåve framover. Investeringane blir, grunna tidsforskyving, vesentleg lågare enn budsjettert. Dette skuldast i første rekkje administrative kapasitetsutfordringar og i nokon grad eksterne forhold (Gvammen vassverk). I Organisasjon Sjukefråveret viser ein nedgang frå 1. kvartal, men ligg godt over tala for 2012 og måltalet. Det vil bli satt eit grundig fokus på å finne årsaka til den negative utviklinga. Elles viser avvik på HMS og brukar/teneste ein gledeleg nedgang. På grunn av oppgradering av HRM-systemet, er detaljnivået på rapporteringa, midlertidig noko redusert. Folketal Folketalet i kommunen har vore stabilt første halvår og er svært nær måltalet på Trenden er framleis eit netto fødselsunderskot og netto innflytting. Nedgangen er så langt stoppa noko rådmannen er nøgd med. Dette tyder på at det systematiske arbeidet som har blitt lagt ned, bærer frukter. Oppfølging av prosjekt Det leggast ned omfattande innsats for å halde framdrifta på prosjekta, nokre av dei svært ressurskrevjande. Dette har ein lukkast med så langt. Rådmannen er svært nøgd med den innsatsen som leggast ned. Oppfølging av mål Summen av dei måla kommunestyre har vedteke er ambisiøse. Rådmannen ser at det dessverre ikkje er kapasitet til å nå fleire av dei måle som er knytt til gjennomføring av tiltak. Dette til tross for at det blir lagt ned eit omfattande ulønna arbeid av fleire tilsette. Erfaringa frå 2012 og så langt i 2013 viser at både administrasjon og kommunestyre må vere meir realistisk når måla for 2014 skal bli formulert og vedtatt, - men framleis slik at det er noko å strekkje seg etter.

10 Oppfølging av vedtak Same kommentar som i første avsnitt under Oppfølging av mål RÅDMANNEN TILRÅR: Kommunestyret tar kvartalsrapporten til orientering Formannskapet Handsaming: VOTERING: Rådmannen si tilråding med tillegg blei samrøystes vedteke. Saksordførar: Olav Tho Olav Tho blei innvilga permisjon frå møtet. 4 av 5 tilstades. FOR-058/13 TILRÅDING: Kommunestyret tar kvartalsrapporten til orientering

11 Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Formannskapet /13 HG Kommunestyret /13 HG Saksansvarleg: Helge Granlund Arkiv: K1-153, K2- Arkivnr.: 13/976 BUDSJETTJUSTERING - SEPTEMBER 2013 Dokument i saka: Nr T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 1 U Anne Bamle; Anne E. Bamle; Bjørn Rugaas; Bengt Halvard Odden; Helge Granlund; Håvard Kaasa; Margit Karlsen- Rinde; Morten Sæther; Rune Engehult BUDSJETTJUSTERING SEPTEMBER 2013 Vedlagde dokument: Budsjettskjema Aktuelle lover, forskrifter, avtaler m.m.: Kommunelova Økonomireglementet Saksgang: Formannskapet tilrår Kommunestyret vedtek Bakgrunn for saka: Kommunestyret vedtok i desember 2012 Kommuneplanen sin handlingsplan med økonomiplan m/ årsbudsjett Her blei rammeområda sine netto driftsbudsjett og investeringsbudsjettet vedtatt. I tillegg har kommunen, både i mai og juni justert budsjettet på bakgrunn av nye opplysningar.

12 Ytterlegare nye opplysningar har no kome til, noko som gjer ei justering av drifts- og investeringsbudsjettet naudsynt. Kommunestyret får no lagt fram ei budsjettjustering som syner forventa auke i både inntekter og kostnader i driftsbudsjettet (skjema 1A og 1B) med forslag til inndekning, samt auka kostnader med forslag til finansiering på investeringsbudsjettet (skjema 2A og 2B). Vidare i saka blir berre postar der det blir foreslått endringar, kommentert. Driftsbudsjettet Kva Forklaring Beløp Momskompensasjon, skjema 1A All momskompensasjon skal førast som inntekt i driftsrekneskapet og storleiken på beløpet er eit resultat av investeringsbudsjettet. Beløpet syner nedgangen i Overføring til investeringsbudsjettet, skjema 1A Auke i kostnadene knytt til innføring av eigedomsskatt, skjema 1B Bruk av ubundne midlar, skjema 1A Til dekning av meirforbruk 2012, skjema 1A Bruk av ubundne midlar, skjema 1A inntekta. Overføringa gjerast ved å kostnadsføre beløpet som er inntektsført i raden over. Overføringa til investeringsbudsjettet blir ein kostnad og denne går ned med same beløp som inntekta blir redusert med. Arbeidet med innføring av eigedomsskatt har synt seg å bli meir omfattande enn berekna. Prosjektet er i rute men ein ser at ein vil møte kapasitetsproblem med å registrere skattegrunnlag m.v. i saksbehandlingssystemet. Dette må gjerast for alle eigedomar. Kommunen har inngått avtale med Geomatikk as om bistand til eiegedomsskatteprosjektet. Selskapet har mogelegheit til å utføre dette tilleggsarbeidet for oss til ein kostnad på kr noko som no vert foreslått. Tiltaket vert foreslått finansiert ved bruk av Disposisjonsfond Finansiering av auke i kostnadene til innføring av eigedomsskatt i heile kommunen, jfr. posten nemnd over. Hjartdal kommune fekk eit meirforbruk i 2012 på kr I rekneskapssaka for 2012 blei det vedtatt å dekke dette frå Disposisjonsfondet Jfr. førre rad I sum har endringane over ingen verknad verken på det ordinære tenestetilbodet eller på meir- /mindreforbruket i budsjettet.. Investeringsbudsjettet Kva Forklaring Beløp Omsorgsbustader Prosessen tek lengre tids enn berekna - noko som fører til at det ikkje vil komme kostnader før over nyttår. Årsaka til forsinkinga er at ein administrativt vil trenge noko meir tid til planlegging før ein kan lyse ut på anbod arkitektenester Øygardsjordet Kostnadene til grunnundersøkingar, ROS-analyse og flomsikringsplan ble vesentlig lågare enn budsjettert

13 Ballbinge ved Sauland skule Gvammen Vassverk Vassleidningsnett Bøgardane i Sauland Nytt avlaupsnett Bøgardane i Sauland noko som gjev grunnlag for å redusere investeringa i 2013 med kr Kostnadene til grunnarbeid, ser ut til å bli ca. kr dyrare en rekna med. Lågare kostnader grunna forsinkingar i framdrifta. Komplisert dialog med Statens Vegvesen I samband med lekkasje i leidningsnettet blei det avdekka svært dårlig forfatning på leidningsnettet (frå 60-talet). Bygging av nytt leidningsnett til erstatning for det gamle som var ca. 50 år gamalt (avskrivingstida er 40 år) vart einaste realistiske alternativ. Kostnadene til dette er berekna til kr Kommunen har så langt ikkje bygd ut avlaupsnettet slik at Bø-gardane har tilgang til kommunalt avlaup. I og med at det er naudsynt med nytt vassleidningsnett er det nærliggande å leggje avlaupsleidning i same grøft. Kostnadene er berekna til kr Skulle ein velje ikkje å legge avlaupsleidning, vil alle grøftekostnadene måtte dekkast av vassleidningsnettet. Kommunen vil ved denne utbygginga få 6 nye abonnentar som med dagens gebyrregulativ, gir kr i tilknytingsavgift (eingongsavgift) og kr ,- i årlege inntekter Eigenkapitalinnskot KLP Kostnaden vart kr større enn budsjettert Vurdering: Kostnadene i samband med innføring av eigedomsskatt blei ved budsjetthandsaminga i fjor haust forslått finansiert ved bruk av ubundne fond. Kommunen har òg rom for å finansiere budsjettert meirkostnad til dette prosjektet ved bruk av eigenkapital. Budsjettet elles er svært stramt og det vil føre til store utfordringar dersom ein skulle prøve å finansiere dette over det ordinære driftsbudsjettet. Når det gjeld endringane i investeringsbudsjettet, er disse i første rekkje ein konsekvens av forsinkingar i framdrift. Grunngjevinga for å finansiere auken i kostnadene til innføring av eigedomsskatt, er at heile prosjektet blei i si tid tenkt finansiert med bruk av ubundne fond og ikkje belaste det ordinære driftsbudsjettet. Utskiftinga av vassleidningsnettet til Bø-gardane er etter rådmannen sitt syn naudsynt. Å leggje avlaupsleidning samstundes er fornuftig, ikkje minst av økonomiske årsaker. Rådmannen vil derfor tilrå at kommunestyret, i tråd med rådmannen sine vurderingar over, vedtar både eit justert driftsbudsjett og investeringsbudsjett endringane vist over.

14 Forslaget til endringar over er innarbeida i nye forslag til skjema 1A og 1B som ligg ved saka. I tillegg tilrår legg rådmann fram nytt vedlegg 3 Oversikt drift Når det gjeld investeringsbudsjettet skuldast endringane for det meste endringar i tid for gjennomføring av prosjekta. Rådmannen vurderer endringa derfor som små og vil tilrå disse. Ei fullstendig oversikt går fram av (skjema 2A og skjema 2B m/ finansieringsplan). I tillegg legg rådmann fram nytt vedlegg 4 Oversikt investering. RÅDMANNEN TILRÅR: 1. Kommunestyret vedtek regulert budsjettskjema 1A og 1B, 2A og 2B, samla oversikt med finansiering for investeringsbudsjettet, vedlegg 3 Økonomisk oversikt drift og vedlegg 4 økonomisk oversikt investering, slik dei ligg føre. 2. Det blir tatt opp lån i samsvar med finansreglementet og finansieringsplan (budsjettskjema 2A) likevel slik at det tas omsyn til ledige ubrukte lånemidlar. Lån blir nedbetalt over 20 år Formannskapet Handsaming: VOTERING: Rådmannen si tilråding blei samrøystes vedteke. Saksordførar: Inger Øya Grøgård. FOR-059/13 TILRÅDING: 1. Kommunestyret vedtek regulert budsjettskjema 1A og 1B, 2A og 2B, samla oversikt med finansiering for investeringsbudsjettet, vedlegg 3 Økonomisk oversikt drift og vedlegg 4 økonomisk oversikt investering, slik dei ligg føre. 2. Det blir tatt opp lån i samsvar med finansreglementet og finansieringsplan (budsjettskjema 2A) likevel slik at det tas omsyn til ledige ubrukte lånemidlar. Lån blir nedbetalt over 20 år. Saksordførar: Inger Øya Grøgård.

15 Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Kommunestyret /13 LMS Saksansvarleg: Liv Marit Smylingsås Arkiv: K1-203 Arkivnr.: 13/1251 MARGINAVSETNING I REKNESKAPETN Dokument i saka: Nr T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 1 I Skatteetaten v/g. Pedersen MARGINAVSETNING I REKNESKAPET Vedlagde dokument: Dokument nr. 1 Aktuelle lover, forskrifter, avtaler m.m.: Forskrift om gjennomføring av fordeling av skatt mv. mellom skattekreditorane, Skattebetalingslova kap. 8, skatteoppkrevjarinstruksen kap 1 og 2, 2-1 og 2-2, og Retningslinjer til utfylling av skatteoppkrevjarinstruksen kap. 3 p. 3, drift av kontoret. Saksgang: Kommunestyret gjer vedtak. Bakgrunn for saka: Skatteoppkrevjaren i Hjartdal har motteke brev frå Skatt Sør der det, på grunn av underskot på margin i skatterekneskapen dei tre siste åra, blir oppmoda til at kommunestyret vedtek auka margin. Skatteytarane betaler inn skatt til lokal skatteoppkrevjar. Denne blir så fordelt mellom stat, fylkeskommune og kommune etter ein fordelingsnøkkel fastsett av Skattedirektoratet. Før skatten blir fordelt mellom dei tre partane skal skatteoppkrevjaren halde tilbake ein margin. Marginen skal nyttast til skatteoppgjeret, dvs tilbakebetaling av for mykje innbetalt skatt. Marginen blir sett av på bankkonto for skatt. Mogleg rest av margin blir fordela mellom stat, fylke og kommune ved periodisk oppgjør. Blir det minus på margin, blir òg det fordela på same måte. For lite avsett margin må betalast attende til skattekreditorane. Dvs at margin tilhører alle tre skattekreditorane. Ved avrekningar gjeldande eldre år etter oppgjøret av margin er føreteke, går tilgodebeløp til minus i potten som kommunen får fordela kvar månad.

16 Gjennom sentral forskrift er det bestemt at det er kommunestyret som fastsett marginen lokalt. Marginen må vere mellom 8-12%. Hjartdal kommunestyre vedtok i 2009 å sette ned marginen frå 12% til 8%. Bakgrunnen for å sette ned marginen var at det hadde vore eit overskot på marginen dei føregåande åra. Etter nedsetting av marginprosenten i 2009 har det vore eit underskot på marginen på ca 3%. I kroner utgjorde det i ,4 millionar kroner. Når underskotet er på meir enn 1% blir skatteoppkrevjaren tilskrive av skatteetaten. Slikt brev har no kome. Ei auke i margin vil, fram til avrekning av skatteinngangen ved slutten av året, svekke likviditeten til kommunen til avrekninga blir gjennomført. Verknaden av dette er ein nedgang i kommunen sine renteinntekter med nokre titusen kroner alt etter kor høgt rentenivået til ein kvar tid er. Frå 8% til 10% så vil auken vera 2%, dvs 2% mindre utbetalt til skattekreditorane pr. mnd. Sjølv om negative konsekvensar så har skatt sør anmoda om å legge fram saka. Vurdering: Ut frå dei erfaringstal som skatteoppkrevjaren nå sit med så er ein margin på 12% for høg, medan ein margin på 8% er for låg. Dersom marginen er for låg svekker det skatteoppkrevjaren sin likviditet, slik at ein kan kome i den situasjon at det ikkje er pengar på konto til utbetaling av til gode skatt. Ut frå ein totalvurdering tilrår skatteoppkrevjaren at margin i skatterekneskapen blir sett til 10%. RÅDMANNEN TILRÅR: Hjartdal kommunestyre fastsett, med heimel i forskrift av om gjennomføring av fordeling av skatt mv mellom skattekreditorane, kap 3 12, margin i skatterekneskapen til 10%

17 Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Råd for eldre og menneskje med nedsett /13 MKR funksjonsevne Utval for levekår og kultur /13 MKR Kommunestyret /13 MKR Saksansvarleg: Margit Karlsen-Rinde Arkiv: K2-H41, K2- Arkivnr.: 13/518 BYGGING AV OMSORGSBUSTADER- VAL AV TOMT Aktuelle lover, forskrifter, avtaler m.m.: Kommunens sin handlingsdel- økonomiplan og årsbudsjett 2013 Saksgang: Rådet for eldre og menneskjer med nedsett funksjonsevne uttalar Utval for levekår og kultur tilrår Kommunestyret vedtar Bakgrunn for saka: Kommunestyret vedtok kommunens sin handlingsdel med økonomiplan og årsbudsjett 2013 i sak 090/12. Bygging av omsorgsbustader er planlagt i gjeldande økonomiplan i 2013 og Ein arbeidsgruppe ble oppretta februar 2013 for å planlegge bygginga og består av 8 personar: kommunalsjefen (leiar av arbeidsgruppa), fagsjef drift, einingsleiarar for sjukeheimen og heimetenestene, representant frå helsekontoret, bruker representant, tillitsvalt og verneombod. Det er tidligare gjort vedtak om bygging av omsorgsbustader og val av tomt (KOM-006/09). Dette vedtaket omfattar ombygging av helsekontoret til omsorgsbustader og flytting av helsetenestene. Vedtaket seier ingenting om kor helsetenestene skal flyttas til. Det var tidligare snakk om brakker, noe som viser seg å være særs dyrt. Kor ein vel å plassere bustadar med heildøgns omsorgstenester i Hjartdal kommune vil medføre ulike konsekvensar for økonomi, drifta, tenestene og framtidige muligheiter. Arbeidsgruppa meiner det er viktig å gjere ei heilskapleg vurdering i høve til val av plassering av dei nye bustadane. Vurdering: Arbeidsgruppa har hatt 3 prosjektmøtar. Gruppa har sett det som svært viktig å få avklart tomtevalet før tilbodskonkurransen på arkitekt- og konsulenttenester blir held. Arbeidsgruppa har sett på dagens vedtak og vurdert andre muligheiter. Arbeidsgruppa er, etter ein heilhetsvurdering, einig om at dagens vedtak om tomt for omsorgsbustader er ikkje optimalt.

18 Målgruppa for bustadane er brukarar som vil ha behov for heildøgns omsorgtenester. Brukarane vil stort sett være eldre med fysisk eller psykisk funksjonsnedsetting som gjer at dei ikkje kan klare seg heime utan tilsyn eller tilgang på hjelp heile døgnet, men som likevel er for friske til å vera på sjukeheimen. Bustadane skal byggast tilrettelagt for demente. Når kommunen no skal gjera ei vurdering av kor ein skal plassere dei nye døgnbemanna bustadane, er det viktig tenke heilskapelig. Men ein må også tenke på kva utslag plasseringa vil ha å seie for driftskostnadane på og for framtidige muligheiter. Arbeidsgruppa ser det som ein stor fordel å halde helse, pleie og omsorgstenestene samla. Disse må difor organiserast oss slik at vi får nytta det personellet og den kompetansen kommunen har på best mogleg måte. Eit breitt og mangfaldig fagmiljø der det er mogeleg med tett samarbeid vil være ein fordel for båe helsepersonell og brukarar. Tenestene i helse og omsorg er i dag organisert samla på eit avgrensa geografisk område. Å bygge saman bygga vil vere med på å styrke det faglege samarbeidet om brukarane og vil i tillegg vere tidsbesparande og billigare på lang sikt. Etter å ha sett på fleire ulike plasseringar/tomter har valet til arbeidsgruppa falt på kun eit av dei. Arbeidsgruppa anbefaler einstemmig at de 8 nye omsorgsbustader byggast mellom dagens legekontor og sjukeheim og byggar disse saman. Arbeidsgruppa påpeker fleire fordeler/muligheiter ved en slik plassering: Blir ordentlig senter: Hjartdal helsetun!! Helheit: betre utnytting av ressursar på tvers av einingar mykje lettare Større felles areal mulig på sjukeheimen: felles møteplass og dagaktivitetssenter Lettare å bygge kjeller (kontor/lagring/andre behov): plass treng vi Bygningsmessig: mange muligheiter i framtida Rundkjøring: av og påstigning til sjukeheimen og legekontoret. Ikkje biltrafikk eller parkering ved inngangen Letter å bygge ambulanse inngang ved legekontoret Ny og større parkeringsplass nødvendig: positive folkehelse tiltak, folk må gå litt mer Tryggare med einvis kjøring Dette er den billigaste alternativ i vurderinga Arbeidsgruppa påpeker også noen ulemper/begrensningar: Adkomstvei og vei til varelevering må ombyggast Omsorgsbustadane kan bli i skygga for andre bygg Andre forslag som ble vurdert av arbeidsgruppa, men som vart forkasta: Bygging på toppen av sjukeheimen (2. etg.): Forkastast av fleire grunnar, bl. a. strukturelle grunnar (ikkje anbefala), rømming i tilfelle brann, muligheit for utsikt for å sjå andre menneskjer og aktivitet i 2. etg. er redusert, sjukeheimen mister fellesplassen (noe som er nødvendig med lovpålagt dagaktivitetsplassar frå 2015), mye korridorar i sjukeheimen i dag, dette er ikkje bra for demente pasientar. Bak sjukeheimen mot elva: forkasta fordi det blir for mye korridor og vil muligens være meir i skygga. Bygg ut kjeller delen av sjukeheimen mot nordaust: forkasta på grunn av skygge Bygge mellom sjukeheimen ved skjerma avdeling og inn til legesenteret: gir ikkje same muligheiter ift fellesarealet og kjeller i nybygget.

19 Ingen av disse forkasta forslag gir de same muligheiter ift utnyting av bygningen og muligheiter til å gi rom for dagaktivitetsplassar. Rådmannen sluttar seg til arbeidsgruppa si vurdering, men meiner det er viktig å ikkje låse seg for tidleg i prosessen. Når arkitekt blir engasjert vil ein lettare sjå mogelegheiter og avgrensingar. Det viktigaste blir å kome fram til eit bygg som er i tråd med romprogram, og som samtidig gir god sambruk og fleksible løysingar i høve til dei andre helse- og omsorgsfunksjonane i området. RÅDMANNEN TILRÅR: 1. Vedtak 006/09 om tomt for 8 nye omsorgsbustader annullerast. 2. Konkret plassering av nye omsorgsbustadar ved sjukeheimen blir endeleg avklart i arkitektprosessen Råd for eldre og menneskje med nedsett funksjonsevne Handsaming: VOTERING: Rådmannen si tilråding blei samrøystes vedteke. RENF-006/13 UTTALE: 1. Vedtak 006/09 om tomt for 8 nye omsorgsbustader annullerast. 2. Konkret plassering av nye omsorgsbustadar ved sjukeheimen blir endeleg avklart i arkitektprosessen Utval for levekår og kultur Handsaming: VOTERING: Rådmannen si tilråding blei samrøystes vedteke. LOK-024/13 TILRÅDING: 1. Vedtak 006/09 om tomt for 8 nye omsorgsbustader annullerast. 2. Konkret plassering av nye omsorgsbustadar ved sjukeheimen blir endeleg avklart i arkitektprosessen. Saksordførar: Einar Løndal

20 Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Arbeidsmiljøutval /13 MKR Råd for eldre og menneskje med nedsett funksjonsevne /13 MKR Utval for levekår og kultur /13 MKR Kommunestyret /13 MKR Saksansvarleg: Margit Karlsen-Rinde Arkiv: K1-, K2- Arkivnr.: 13/1432 OMSORGSBUSTADER - ROMPROGRAM 2013 Dokument i saka: Nr T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 2 I Margit karlsen-rinde ROMPROGRAM Vedlagde dokument: Dokument nr. 2 Aktuelle lover, forskrifter, avtaler m.m.: Kommuneplanen sin handlingsdel økonomiplan og årsbudsjett 2013 Saksgang: Rådet for eldre og menneskje med nedsett funksjonsevne uttalar Utval for levekår og kultur tilrår Kommunestyret vedtar Bakgrunn for saka: Kommunestyret vedtok i sak 090/12, økonomiplan å setje av midlar til bygging av 8 omsorgsbustader med heildøgnsomsorg. Ei bredt samansatt arbeidsgruppe med ulike fagpersonar, tillitsvalde og brukarrepresentant arbeider no med planlegging av omsorgsbustadene. Før rådmannen innhentar anbod på arkitekttenester må det ligge før eit romprogram som beskriv kva for rom og funksjonar bygget skal innehalde. Romprogrammet er basert på statlege krav og rettleiingar, men blir likevel lagt fram for handsaming for politisk forankring.

21 Vurdering: Det endelig forslag til romprogram er godkjend av arbeidsgruppa. Bustadane skal ha universell utforming og oppfylle Husbankens tilrådingar til omsorgsbustadar slik det er skildra i rettleiar Rom for trygghet og omsorg. Bustadene er tenkt bygg som et bufellesskapet der privatdelen har dei nødvendige bustadfunksjonar samtidig som det er ein stor grad fellesskap. Bebuarane vil då kunne velje om dei vil delta i fellesskapet eller trekke seg tilbake. Målgruppa er brukarar som vil ha behov for heildøgns omsorgtenester. Dette vil ofte vere steget mellom å bu i eiga bustad/omsorgsbustad utan heildøgnsbemanning og langtidsplass på sjukeheimen. Brukarane vil stort sett være eldre med fysisk eller psykisk funksjonsnedsetting som gjer at dei ikkje kan klare seg utan tilsyn eller tilgang på hjelp heile døgnet. Desse er likevel for friske til å vera på ein sjukeheim som vil vera det rette for dei med akutte og /eller omfattande funksjonstap. Bustadene vil være tilrettelagt for demente. Dette er eit krav frå Husbanken for å kunne motta tilskott. Slik tilrettelegging betyr større grad av opne løysningar, kontakt mellom dei private bustadar og fellesareal i tillegg til minst mogeleg bruk av korridorar. Dei 8 nye omsorgsbustadane med døgnbemanning bør innehalde rom/romfunksjonar skildra i vedlegget. RÅDMANNEN TILRÅR: Kommunestyret vedtar vedlagt romprogram for det vidare arbeidet med bygging av 8 nye omsorgsbustader Arbeidsmiljøutval Handsaming: Forslag frå Norsk sjukepleierforbund: AMU ber kommunestyret inkludere kontorlokaler for heimetenesta i romprogrammet, dersom dette er mogleg innanfor økonomiske rammer avsatt i økonomiplanen. VOTERING: Rådmannen si tilråding med tillegg frå Sjukeplerforbundet blei samrøystes vedteke. AMU-015/13 TILRÅDING: Kommunestyret vedtar vedlagt romprogram for det vidare arbeidet med bygging av 8 nye omsorgsbustader. AMU ber kommunestyret inkludere kontorlokaler for heimetenesta i romprogrammet, dersom dette er mogleg innanfor økonomiske rammer avsatt i økonomiplanen Råd for eldre og menneskje med nedsett funksjonsevne Handsaming: RENF vedtek samrøystes forslag til romprogram med følgjande merknader:

22 Vindu i eller ved sida av den enkelte bustad si inngangsdør. Ikkje spegel i soverommet. Skikkeleg lys i taket i soverommet. VOTERING: Rådmannen si tilråding m/merknader frå rådet blei samrøystes vedteke. RENF-007/13 UTTALE: Kommunestyret vedtar vedlagt romprogram for det vidare arbeidet med bygging av 8 nye omsorgsbustader m/følgjande merknader: Vindu i eller ved sida av den enkelte bustad si inngangsdør. Ikkje spegel i soverommet. Skikkeleg lys i taket i soverommet Utval for levekår og kultur Handsaming: Framlegg frå utvalet: Utvalet vil at arbeidsgruppa gjer ei nøyare vurdering av prioriteringar i romprogramma og vurdering om det er naudsynt å vurdere medieopplegg (PC, TV osv.) i fellesområdet. Utvalet synest at stimulering tilpassa eit moderne samfunn og utvikling er viktig. VOTERING: Rådmannen si tilråding samrøystes vedteke med tillegg frå utvalet. LOK-023/13 TILRÅDING: Kommunestyret vedtar vedlagt romprogram for det vidare arbeidet med bygging av 8 nye omsorgsbustader. Utvalet vil at arbeidsgruppa gjer ei nøyare vurdering av prioriteringar i romprogramma og vurdering om det er naudsynt å vurdere medieopplegg (PC, TV osv.) i fellesområdet. Utvalet synest at stimulering tilpassa eit modern samfunn og utvikling er viktig

23 Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Råd for eldre og menneskje med nedsett /13 MKR funksjonsevne Utval for levekår og kultur /13 MKR Kommunestyret /13 MKR Saksansvarleg: Margit Karlsen-Rinde Arkiv: K2-H43, K2- Arkivnr.: 13/692 VURDERING AV TILBOD FRÅ KONGSBERG KRISESENTER Dokument i saka: Nr T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 2 I Kongsberg kommune INVITASJON TIL SAMARBEID OM KONGSBERG KRISESENTER I 2014 Aktuelle lover, forskrifter, avtaler m.m.: Lov nr. 44: Lov om kommunale krisesentertilbod (Krisesenterlova) Samarbeidsavtale med Skien kommune om drift av krisesenter Saksgang: Råd for eldre og menneskje med nedsett funksjonsevne kjem med uttale Utval for kultur og oppvekst tilrår Kommunestyret vedtek Bakgrunn for saka: trådde Lov om kommunale krisesentertilbod (Krisesenterloven) i kraft. Formålet med loven er å sikre eit godt og heilskapleg hjelpetilbod til kvinner, menn og barn som er utsett for vold eller truslar om vold i nære relasjonar. Kommunane fikk da ei lovpålagt plikt til å sørge for eit krisesentertilbod og det er nå kommunane som er ansvarleg for å følgje opp krisesenterverksemda overfor sentrale myndigheiter. Ein viktig grunn til at dette ble lagt til kommunane var å betre heilskapen i tilbodet til brukarane både når det gjeld dei akutte hjelpetiltaka og den meir langsiktige oppfølginga som mange voldsutsette har behov for. I oktober 2010 vedtok kommunestyret i sak 042/10 å slutte seg til samarbeid vedrørande drift av Krisesenteret i Telemark. Vedtaket var gjort etter en samla vurdering av økonomi, kompetanse, tilgjenlighet og synlighet fikk Hjartdal kommune ei ny henvendelse frå Kongsberg kommune med ei ny førespurnad om krisesentertenester. Det nye tilbodet er annleis enn det som kommunen fekk i

24 2010. Det same tilbodet har Tinn og Eiker kommunene fått. Tinn har avslått tilbodet, de veljer å fortsette samarbeidet med Krisesenteret i Telemark. Det som er nytt frå sist tilbod i 2010: Notodden har blitt med i samarbeidet med Kongsberg Krisesenteret i Kongsberg har ei tomt og definerte byggeplanar Kongsberg kommune tar all ansvar for bygge-og finansieringskostnadene Vurdering: Økonomi Samarbeidet med Krisesenteret i Telemark kostet kr ,00 i Dette gir ein kostnad av kr. 50,17 per innbyggar (gitt 1600 innbyggarar) Kostnaden av å delta i et samarbeid med Kongsberg kommune er avhengig av kor mange kommunar deltek i samarbeidet. I dag er det mest sannsynlig at verken Tinn eller Eiker kommunane blir med. Sigdal har gått ut av samarbeidet, men denne meir kostnaden dekkes av Kongsberg kommune. Kostnaden for Hjartdal forventes å bli kr. 100 per innbyggar. Ulike konsept Krisesentra tilbyr 2 forskjellige konsept: Krisesenteret i Kongsberg skal likne meir på et bustadhus enn institusjon og fokuset er meir på fellesskapet. Brukarromma på Krisesenteret i Kongsberg vil være meir som hotellrom med seng og bad. Alt anna er felles. Romma ved Krisesenteret i Telemark er små leiligheter med soverom, stue med TV, kjøkken og bad. Begge har eller har planlagt gode, trygge og skjerma utområder. Kongsberg krisesenter vil tillate kjæledyr i et uthus i krisesenterets område. Krisesenteret i Telemark tillater ikkje dyr. Storleik/kapasitet Krisesenteret i Kongsberg blir dimensjonert for 8 vaksne og ubegrensea barn. Krisesenteret i Telemark: 11 bueininger som varierer i storleik og utforming, frå hybler på 20 m 2 til familieleilighet på 60 m 2 og spesialtilpassa leiligheter for rullestolbrukare. Ut frå ei totalvurdering av både økonomi og kvalitet tilrår rådmannen at Hjartdal kommune held fram sitt samarbeid med krisesenteret i Telemark. Rådmannen meiner òg at det er viktig med ein stabilitet knytt til båe dette og andre interkommunale samarbeid. Det vil ikkje vere tenelig på sikt dersom kommunen til stadigheit byttar samarbeidspartnarar. RÅDMANNEN TILRÅR: Hjartdal kommune takker nei til tilbod frå Kongsberg kommune om eit krisesentersamarbeid og fortsetter samarbeidet med Krisesenteret i Telemark Råd for eldre og menneskje med nedsett funksjonsevne Handsaming: VOTERING: Rådmannen si tilråding blei samrøystes vedteke.

25 RENF-005/13 UTTALE: Hjartdal kommune takker nei til tilbod frå Kongsberg kommune om eit krisesentersamarbeid og fortsetter samarbeidet med Krisesenteret i Telemark Utval for levekår og kultur Handsaming: VOTERING: Rådmannen si tilråding blei samrøystes vedteke. LOK 012/13 TILRÅDING: Hjartdal kommune takkar nei til tilbiod frå Kongsberg kommune om eit krisesentersamarbeid og fortsetter samarbeidet med Krisesenteret i Telemark. Saksordførar: Einar Løndal

26 Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Formannskapet /13 MSÆ Kommunestyret /13 MSÆ Saksansvarleg: Morten Sæther Arkiv: K2-L71, GBNR-99/4 Arkivnr.: 13/1433 FØRESPURNAD OM KJØP AV TOMT PÅ GVÅLEFELTET I TUDDAL Dokument i saka: Ingen Vedlagde dokument: Kart over Gvålefeltet Saksgang: Formannskapet tilrår Kommunestyret gjer vedtak Bakgrunn for saka: Det har kome ein førespurnad til kommunen om det kan vere aktuelt å selje tomt nr 4 og 6 i Gvålefeltet som ei tomt. Sal av kommunale bustadtomter blir til vanleg handtert av administrasjonen. I denne saka er det spørsmål om kjøp av to tomter. Ein sak i tråd med dette ønskje går derfor ut over dei rammene som kommunestyret har satt. Saka blir derfor lagt fram for politisk handsaming. Vurdering: Interessa for kjøp av tomter i Gvålefeltet har vore liten fram til i fjor haust. Da kom det ein søknad om å få kjøpe 1 1/2 tomt. Søknaden blei innvilga av kommunestyret i sak 66/12, Ein årsak til at det er seld få tomter i Gvålefeltet kan vere at tomtene blir oppfatta som for små. Dei to siste som har synt interesse har gitt uttrykk for det. I den kommunale planstrategien, revidert i mars i år, har ein tatt konsekvensen av dette og sagt at reguleringsplanen skal rullerast i planperioden, dvs innan utgongen av Viss kommunestyret seier ja til førespurnaden og legg til rette for sal ved å slå saman to tomter til ei, er det andre gong på eit år at kommunen gjer unntak frå ein kommunal reguleringsplan utan å endre planen. I seg sjølv er dette uheldig. Ein plan skal vere eit forutsigbart verkty i den kommunale forvaltninga. På den andre sida er det viktig for kommunen å vere på hogget når nokon ønskjer å bygge og bu i kommunen. Kapasitetsmessig er det ikkje mogleg for administrasjonen å sette i gong rullering av planen før tidligast våren Rådmannen meiner

27 spørsmålet må bli om ein skal velje å seie nei til ein førespurnad om sal av tomt no fordi ein oppdatert plan ikkje er på plass. Rådmannen meiner det bør vurderast å selje tomt 4 og store delar av tomt 6. Fort å gjere tomt 8 meir attraktiv bør ein del av tomt 6 bli lagt til tomt 8. Arealmessig kan dette kompenserast ved at regulert leikeplass gjeng inn i tomt 4 som byggjeareal. Rådmannen ser at dette er ein sak om dispensasjon frå planen som det må fattast vedtak om etter plan og bygningsloven. Eit slikt vedtak er det Utval for plan og utvikling som kan gjere. Rådmannen vil likevel nemne at eit argument for å gi dispensasjon er at etter dagens standard er leikearealet særs lite egna som leikeareal midt i eit kryss. I tillegg er det kort veg til aktivitetsparken ved skulen. Ved å legge til rette for eit sal i tråd med vurderingane over, vil kommunen sitte att med 3 tomter i Gvålefeltet: Tomt 3 som er i tråd med reguleringsplanen Tomt 9 tillagt resten av tomt 7, som er eit resultat av sak 66/12 Tomt 8 tillagt resten av tomt 6, som eit resultat av denne saka Etter rådmannen sitt syn er dette 3 tomter som i tråd med dei signala som har kome, vil vere meir attraktive enn dei som ligg i eksisterande plan. Når det gjeld infrastruktur i området vil endra tomtestruktur påvirke i noen grad eksisterande vann og avløpsnett. Påkoplingspunkt må flyttes frå planlagde tomtegrenser til nytt aktuelt påkoplingspunkt eller nedstraums næraste påkoplingspunkt. RÅDMANNEN TILRÅR: 1. Hjartdal kommune legg til rette for sal av tomt 4 og del av tomt 6 ved å samanføye desse til ei tomt for oppføring av bustadhus. 2. Kjøpar forpliktar seg til å sette i gong bygging av bustaden innan Ved eventuell vidaresal av ubebygd tomt har Hjartdal kommune førsterett til tilbakekjøp av tomta til kjøpesum. 3. Rådmannen blir gjeve mynde til å forhandle fram og inngå kontrakt med kjøpar av tomt 4 tillagt del av tomt 6 på grunnlag av dei føringane som er lagt i saka. 4. Rådmannen blir gjeve mynde til å forhandle fram og inngå kontrakt med framtidige kjøparar av tomt 9 tillagt resten av tomt 7, samt tomt 8 tillagt resten av tomt 6. Saksordførar: Formannskapet Handsaming: VOTERING: Rådmannen si tilråding blei samrøystes vedteke. Saksordførar: Audun Solberg.

28 FOR-061/13 TILRÅDING: 1. Hjartdal kommune legg til rette for sal av tomt 4 og del av tomt 6 ved å samanføye desse til ei tomt for oppføring av bustadhus. 2. Kjøpar forpliktar seg til å sette i gong bygging av bustaden innan Ved eventuell vidaresal av ubebygd tomt har Hjartdal kommune førsterett til tilbakekjøp av tomta til kjøpesum. 3. Rådmannen blir gjeve mynde til å forhandle fram og inngå kontrakt med kjøpar av tomt 4 tillagt del av tomt 6 på grunnlag av dei føringane som er lagt i saka. 4. Rådmannen blir gjeve mynde til å forhandle fram og inngå kontrakt med framtidige kjøparar av tomt 9 tillagt resten av tomt 7, samt tomt 8 tillagt resten av tomt 6. Saksordførar: Audun Solberg.

29