Fusjon: NTNU HiST HiG HiAls

Transkript

1 Fusjon: NTNU HiST HiG HiAls Sak 2: Budsjett for fusjonsprosjektet i 2015 Grunnlag: Det er hentet inn innspill til kostnadsbudsjett for fusjonsprosessen i 2015 fra alle de fire institusjonene, samt felles innspill fra hhv. de ansatte sine organisasjoner, studentene og vernetjenesten. I innspillene er det også angitt hvilke kostnader de respektive institusjonene er innstilt på å dekke selv, dvs egenfinansiere. Alle budsjettinnspillene er sammenstilt og oppsummert i et felles regneark utviklet av HiÅ. Malen er inndelt i egne arkfaner pr institusjon, en egen arkfane for ansatte- og studentmedvirkning (Felles) og en egen arkfane som summerer opp Totalkostnadene fra de enkelte, fordelt på hhv. egenfinansiert og eksternfinansiert (KD). Arkfanene er delt i tre kostnadsarter: Lønnskostnader, reisekostnader og andre driftskostnader. Personalkostnader baseres på LTR og enten timer eller stillings %. Reisekostnader angis ved å legge inn pris per reise og antall reiser per kostnadstilordning. For HiG og HiÅ er gjort tillegg for reisetid som realistisk sett må forventes å bli utbetalt som overtid i hht. egen særavtale. Slike reisetidskostnader egenfinansieres. Malen inneholder en del forhåndsdefinerte kostnadskategorier som er valgbare i en rullegardinmeny. Disse skal være forholdsvis selvforklarende: Arbeidstakermedvirkning Studentmedvirkning Personalkostnader Reisekostnader Kommunikasjon Konsulenthonorar Møtekostnader HMS Tilsvarende er det i neste kolonne en rullegardinmeny for funksjon strukturert etter slik fusjonsprosjektet er organisert så langt: Styringsgruppe Prosjektsekretariat Gruppe for fusjonsplattform Gruppe for faglig organisering Osv.

2 Undergrupper for hhv Sikker drift og Faglig organisering er budsjettert som samleposter, da det vil være store variasjoner i arbeidsomfang og reiseaktivitet mellom de enkelte (dette kan evt. splittes opp i delbudsjetter senere). Nærmere om prinsippene som er fulgt: Personalkostnader: For alle deltakere i ulike arbeidsgrupper på nivå 2 eller nivå 3 er det budsjettert inn personal- /timekostnader, for å synliggjøre de brutto kostnadene det representerer å dekke opp den kapasiteten disse stiller. Denne formen for frikjøp finansieres av institusjonene selv og dette synliggjøres som egenfinansiering i budsjettsammendraget. For personer som dedikeres til å arbeide med fusjonsprosjektet og som må frikjøpes fra andre oppgaver, er det lagt opp til at dette i hovedsak dekkes av eksterne midler (KDbevilgningen). Personalkostnadene utgjør naturlig nok den klart største kostnadsposten for prosjektet i Reisekostnader: Reisekostnader er realbudsjettert for alle deltakere i fusjonsprosjektet uavhengig av rolle eller stilling. Det er brukt kalkulatoriske satser basert på erfaringstall for reiser fra hhv. Gjøvik og Ålesund. Det ligger i sakens natur at mesteparten av møtene vil foregå i Trondheim. Relativt sett innebærer dette at HiG og HiÅ får de klart største reisekostnadene. Det er lagt opp til forholdsvis stor reiseaktivitet i 2015, ut fra at det vurderes som mest kritisk og nødvendig i innledende fase av fusjonsarbeidet for å etablere kjennskap og nettverk mellom institusjoner og personer (kulturbygging). Etter hvert regner vi med at prosessene i større grad kan foregå gjennom nettmøter o.l. Omfanget av egenfinansiering av reisekostnader varierer mellom institusjonene. Øvrige kostnader: Det er lagt inn noe øvrige driftskostnader (møter, utstyr, konsulentmedvirkning mv.). Som det framgår utgjør dette helt marginale beløp. Det er ikke lagt inn kostnader knyttet til integrasjoner på IKT-området i Det vil med stor sannsynlighet komme slike kostnader i 2015, bl.a. på det studieadministrative området. Studentmedvirkning: Vi betrakter og har budsjettert studentmedvirkning som en fellespost. Den samlede kostnaden er til lønn ca , tilsvarende 1,6 årsverk. Det er lagt opp til at dette skal dekke både studentrepresentantene sin deltakelse i ulike arbeidsgrupper, samt studentmedvirkning i fusjonsprosessen både innen og på tvers av institusjoner. Studentene peker på store lønnsforskjeller mellom tillitsvalgte. Særlig NTNU ligger lavt. Det er lagt inn i at NTNU løfter sine studenttillitsvalgte opp på samme nivå som ved de øvrige studiestedene, og at dette egenfinansieres over NTNUs budsjett.

3 Vi har stipulert samlede reiseutgifter for studentene i overkant av Totalt er kostnadene til studentmedvirkning i 2015 anslått til i overkant av 1 mill. Ansattmedvirkning: Arbeidstakerorganisasjonene fra alle institusjonene har levert et felles overslag over forventet økt ressursbehov for tillitsvalgte i Overslaget over ressursbehov er fordelt i tre ulike kategorier; utstyr, reisekostnader og frikjøpsressurser. Ressursene til frikjøp skal dekke medlemspleie både internt ved de fire institusjonene og på tvers av institusjonene. Organisasjonene har her bedt om 0,8 årsverk pr institusjon totalt 3.2 årsverk. Organisasjonene har videre bedt om finansiering av reiser og opphold for to fellessamlinger for alle tillitsvalgte i 2015, lagt til hhv. Gjøvik og Ålesund. Tilsvarende er det lagt inn to samlinger for alle hovedtillitsvalgte. Frikjøp som er direkte knyttet til deltagelse i arbeidsgrupper er budsjettert for de enkelte arbeidsgrupper og er ikke tatt med som en del av det generelt økte ressursbehovet. Kostnader ved deltagelse og reiser i forbindelse med møter i arbeidsgrupper er budsjettert på de enkelte arbeidsgruppene direkte. Samlet utgjør organisasjonene sitt budsjettinnspill i overkant av 3 mill kr i Verneombudene: Tilsvarende som for ansattmedvirkning er det budsjettert inn frikjøp og reisekostnader for hovedverneombudene ved de fire institusjonene. Budsjettinnspill oppsummert: Alle budsjettinnspillene er sammenstilt og oppsummert uten tilpasninger. Dette gir en samlet kostnadsbudsjett i 2015 på 30,8 mill., hvorav 12,6 mill forventes KD-finansiert. Finansiering: Det forventes at KD vil stille 10 mill. kr. til disposisjon for prosjektet, noe som innebærer at institusjonene må dekke en god av kostnadene selv. Det er derfor gjort en gjennomgang og samordning for å avstemme budsjettet mot en ekstern finansieringsramme på 10 mill. De viktigste grepene som er gjort er: Omfanget av reiseaktivitet er avstemt mellom HiG og HIÅ Alle personalkostnader som ikke er direkte frikjøp til fusjonssekretariatet, ansattorganisasjoner, studenter og verneombud er forutsatt egenfinansierte Arbeidstakermedvirkning er nedjustert fra 3,2 årsv til 2,8 årsv. Tilsvarende noe redusert ramme for reiser. Enkelte andre mindre poster er forutsatt egenfinansiert Vi foreslår at følgende dekkes av KDs bevilgning: Utgifter for sikre ansatte, student- og vernetjenestemedvirkning (frikjøp, lønn og reiser). Til sammen utgjør dette netto nær 4 mill kr.

4 Lønnsutgifter til prosjektleder og for ansatte i prosjektsekretariatet som må frikjøpes fra andre oppgaver. Dette utgjør 4,1 mill kr. Innsatsen fra de øvrige medlemmene i prosjektsekretariatet anses som deres ordinære oppgaver, eventuelt som institusjonens egenandel. Reisekostnader på til sammen 1,8 mill kroner Diverse andre småposter Oppsummert: På overordnet nivå foreslår vi at det overordnede budsjettet settes opp på denne måten i 1 000,- kr. HiG HiST HiALS NTNU Fellespost Tilsammen Studentmedvirkning Lønn Reise Medarbeidermedvirkning Frikjøp HVO Reise HVO Lønn/Frikjøp - Org Reise Drift/investering Institusjonsutgifter Lønn Reiseutgifter Driftsutgifter Bruttobudsjett Institusjonenes egenandel Belastes fellesbudsjettet Regnskapsmessig håndtering: For å sikre enklest mulig regnskapsmessig håndtering og løpende rapportering tilrås det at: Fakturaer, reiseregninger osv. håndteres i linjen i den institusjonen der kostnaden oppstår Alle oppretter et eget dedikert koststed for de kostnadene som skal dekkes av KDbevilgningen, samt de bevilgninger som den enkelte institusjonen øremerker til fusjonsprosjektet Alle prosjekter som indirekte eller direkte er knyttet til fusjonsprosjektet (inkl. de som dekkes over ordinære budsjetter) øremerkes med eget prosjektnr (eller et sett av prosjektnr) for å være sporbare senere Arbeidsgruppe Økonomi under Sikker drift får i oppgave å samordne og avtale den regnskapsmessige håndteringen mer detaljert slik at hver institusjon til enhver tid kan rapportere: Kostnadspådrag knyttet til KD s bevilgning

5 Kostnadspådrag knyttet til de øremerkede bevilgninger som er gjort til fusjonsprosjektet Totale kostnader avledet fusjonsprosjektet. Det må her antakelig gjøres kalkulatoriske anslag for medgått arbeidsinnsats som ikke frikjøpes Forslag til vedtak: Prosjektgruppen slutter seg til forslag til vedtak.

6 Kostnader fordelt på kostnadstype Kostnadstype HiG HiST HiÅ NTNU Felles Totalt HiG HiST HiÅ NTNU Felles Totalt HiG HiST HiÅ NTNU Felles Totalt Arbeidstakermedvirkning Møtekostnader Kommunikasjon Konsulenthonorar Personalkostnader Reisekostnader HMS Studentmedvirkning Sum alle kostnadstyper Kostnader fordelt på funksjoner Eksternfinansiert Eksternfinansiert Budsjett for fusjon HiG/HiST/NTNU/HiÅ Egenfinansiert Egenfinansiert Funksjon HiG HiST HiÅ NTNU Felles Totalt HiG HiST HiÅ NTNU Felles Totalt HiG HiST HiÅ NTNU Felles Totalt Styringsgruppe Prosjektsekretariat Gruppe for fakultetsorganisering Gruppe for fusjonsplatform Prosjektgruppe for administrativ organisering Kommunikasjonsgruppe Sikker drift Arbeidsgrupper faglig organisering Arbeidsgrupper administrasjon Hovedverneombud Kostnader utenom funksjonene Sum alle funksjoner Totalt Totalt

7 Arbeidsgrupper i fase 1 Sikker drift NTNU HiST HiG HiÅ Studieadm. funksjoner og tjenester Inge Fottland Gunnar Bendheim Gunn M. Rognstad nn Økonomitjenester og funksjoner Aud Magna Gabrielsen Ingrid Volden Kai R. Jakobsen Per Vidar Sæhaug Lønn Ingrid Eide Laila Dragåsøien Kai Robert Jakobsen Bente Mjelva IKT-drift Håkon Alstad Vidar Solheim Stian Husemoen Geir Halsvik Arne Hestnes, HR - Personaltjenester og HMS Anne-Beth Holte Martha Torvik Jan Kåre Testad Lasse Gallefoss Kommunikasjon Christian Fossen Hanna Jones Guro Wang Øverlie Magne Rasmussen Sikkerhet og beredskap Lars Strømmen Kjell Hansen Inge Øystein Moen Roar Tobro Arkiv og dokumentforvaltning Liv Taraldsen Lisbeth Viken Klaus Jøran Tollan Kari Marie Øvrebøe Støttetjenester for forskning og innovasjon Ragnhild Lofthus Arnulf Omdal Inge Øystein Moen Roar Tobro Bibliotekstjenester Lisbeth Tangen Sølvi Karlsen Klaus Jøran Tollan Astrid Engelsen Tekniske driftstjenester Jørn-Wiggo Bergquist Christian Brødreskift Kai R. Jakobsen Per Vidar Sæhaug Praksisadministrasjon nn Bernt Nicolai Særsten Gunn M. Rognstad Elin Aasen

8 Foreløpige områder (medlemmer) i Gruppe for sikker drift Premisser: Kritiske områder utgangspunkt for sammensetning (dynamisk) kompetanse og tilgjengelighet er viktig premiss for valg av medlemmer Medlemmer Gruppe Sikker drift: Leder : Jens Petter Nygård (NTNU) Gunnar Bendheim, Studie (HiST) Håkon Alstad, IT (NTNU) Aud-Magna Gabrielsen, Øk (NTNU) Arne Kr. Hestnes, HR (NTNU) Jakobe Juul, Kom. (HiST) Lasse Gallefoss, Dokument, HR (HiÅ)