Møteinnkalling. Formannskapet. Utvalg: Møtested: Kommunestyresalen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 12:30

Transkript

1 Formannskapet Utvalg: Møtested: Kommunestyresalen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 12:30 Møteinnkalling Eventuelt forfall meldes til tlf eller pr. e-post: Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Geir Morten Waage Ordfører Anniken Nordland Sekretær -1-

2 Saksliste Pkt. 1 Pkt. 2 Pkt. 3 Pkt. 4 Pkt. 5 Godkjenning av innkalling og saksliste Valg av protokollgodkjennere Habilitet/Permisjon Spørsmål Orienteringer Utvalgssaksnr PS 67/16 Politisk sak Avtale med Båsmo&Ytteren IL om leie av flerbrukshall 2015/1804 Innhold Lukket Arkivsaksnr -2-

3 Arkiv: D11 Arkivsaksnr: 2015/ Saksbehandler: Steinar Henriksen Avtale med Båsmo&Ytteren IL om leie av flerbrukshall Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 67/ Formannskapet 67/ Kommunestyret Saksprotokoll - Formannskapet sak 67/16 Vedtak: Saken sendes tilbake til administrasjonen og vil bli behandlet i ekstra formannskapsmøte den Behandling: Linda Eide (AP) fremmet forslag om å sende saken tilbake til administrasjonen og få en ny behandling i ekstra formannskapsmøte den Votering: Utsettelsesforslaget fra Linda Eide (AP) ble vedtatt med 8 stemmer (AP, SV og KrF). Rådmannens innstilling Formannskapet godkjenner leiekontrakt og kontrakt for leveranse av energi fra Rana Kommune ved Ytteren Ungdomsskole til B&Y IL Flerbrukshall. Saksopplysninger Bakgrunn Tidligere saksfremlegg. Status Byggdrift har hatt møte med drift og eiendomsselskapene til Båsmo&Ytteren IL (B&Y IL) for å avklare forholdene i de to kontraktene som dekker leie av flerbrukshallen samt levering av energi til flerbrukshallen. Avtalene er også gjennomgått av kommuneadvokat og økonomiavdeling og er nå klar for signering. -3-

4 Vurdering Avtalen er nå innenfor rammene av tidligere vedtak samt at det også er inngått avtale om levering av energi til flerbrukshallen som vil gi en mer kostnadseffektiv løsning. Mo i Rana, Jan Erik Furunes Teknisk sjef Steinar Henriksen Byggdriftsjef Vedlegg: 1 Leiekontrakt 2 Energikontrakt Side 2 av 2-4-

5 LEIEKONTRAKT mellom Bossmo & Ytteren IL og 1. AVTALENS PARTER Utleier: Ytteren Idrettspark Eiendom AS org.nr v/ Ytteren Idrettspark Drift AS org.nr Adresse: Øyjordsveien 1, 8616 MO I RANA Leietaker: Rana kommune Adresse: Rådhusplassen 2, 8600 Mo i Rana Postadresse: Postboks 173, 8601 Mo i Rana Telefon: LEIEOBJEKTET Eiendommens adresse: Almenningen 11, 8614 Mo i Rana Gnr/Bnr: 131/714 i Rana kommune, kommunenr: 1833 Arealet utgjør: Selve hallen har et areal på ca m2. Med tilhørende garderober og fellesarealer utgjør det totale leiearealet ca m2. Jfr. trykt vedlegg tegninger, for utfyllende informasjon. Leieavtalen gjelder; Gymsal med 4 stk. garderober for 15 elever, 2 læreregarderober, lager for utstyr, og skal også omfatte bruk av idrettsanleggets utefasiliteter og parkeringsplasser. Arealene til leietakers eksklusive bruk er vist på tegninger, vedlegg A Areal og oppdeling skal være i henhold til Norsk Standard Eventuelle unøyaktigheter i arealutmålingen får ikke virkning for leiens totale størrelse. Leiekontrakt Side 1 av 6 Utleier -5- Leietaker

6 3. LEIE OG TILLEGGSTJENESTER A. Leie: Leiepris år 1 kr ,- inkl. drift og vedlikehold. Dette omfatter: - kapitalkostnader, ytre vedlikehold, forsikring jfr. pkt 11, administrasjon og fortjeneste. - indre vedlikehold. - Energi. - Løpende drift samt utvendig. - Vann og avløp.(kommunale avgifter). - Avfallshåndtering,( renevasjon). - Vakttjenester og sikring. Fellesareal og egne lokaler. - Renhold av lokaler Dersom innflyttingstidspunktet blir forskjøvet p.g.a. forhold utleier ikke har rådighet over, justeres årsleien med endringene i den totale konsumprisindeksen eller tilsvarende indeks dersom denne bortfaller for perioden fra forutsatt innflytting til faktisk innflytting. Rana kommune vil i tillegg forskuddtere tippemiddeltilskudd til utbetaling senest 90 dager etter byggestart.(sak 40/15) B. Energi: I henhold til intensjonen i opprinnelige leiekontrakt, er oppvarming av flerbrukshallen ivaretatt med egen avtale om levering av varme. Se vedlegg D. 4. BETALING Den årlige leien for lokalene betales uoppfordret og forskuddsvis i like store terminer med forfall hver 1. januar, 1. april, 1. juli og 1. oktober. Beløpene reguleres etter kontraktens punkt 5. Når betaling skjer etter at kravet er forfalt, skal leier betale forsinkelsesrente i henhold til lov av 17. desember 1976, (Forsinkelsesrenteloven). 5. LEIEREGULERING I leieperioden skal leien, reguleres 1. januar hvert år i forhold til eventuelle endringer i Statistisk Sentralbyrås totale konsumprisindeks inntil 80% av KPI, eller annen tilsvarende offentlig indeks dersom denne bortfaller, første gang 1. januar Indeksreguleringen skjer med basis i leieforholdets ikrafttredelsestidspunkt og frem til november måned året før hver regulering. Leiekontrakt Side 2 av 6 Utleier -6- Leietaker

7 Hvis leieavtalen forlenges med år, skal leieprisen reguleres tilsvarende som for første leieperiode inntil 80% av KPI. Husleien reguleres tilsvarende merkostnad hvis finansieringskostnad øker/minker. Rentenivå fastesettes gjennom konvertering av byggelån til ordinært lån. Dersom merverdiavgift innføres på leiesummen p.g.a. at utleier frivillig registrerer seg eller omorganiserer seg slik at vederlag under denne kontrakt blir avgiftspliktig, plikter leietaker å betale et tilsvarende tillegg til leiesummen. Leietaker er med dette gitt varsel om at årlig leieregulering vil finne sted. 6. LEIETID OG FREMLEIE Leieavtalens varighet er 10 år + opsjon på forlengelse år. Leieavtalen løper fra det tidspunkt lokalene stilles til leietakers disposisjon. Utleier skal varsle leietaker om at leieavtalen utløper senest 12 måneder før utløpet av leieperioden. Ved ønske om fortsatt leieforhold, må leietaker gi opplysning om det innen 6 måneder før utløpet av leieperioden og reforhandlinger må igangsettes innen samme frist. Fremleie til andre krever utleiers skriftlige forhåndssamtykke. Det leide areal skal brukes til gymsalaktiviteter og undervisningsformål, samt diverse arrangementer. Skolen har behov for å leie gymsalen alle skoledager samt planleggingsdager, og dette utgjør dager/år. Leieavtalen skal gjelde hverdager mellom kl og kl , og skal også omfatte bruk av idrettsanleggets utefasiliteter og parkeringsplasser innenfor samme tidsrom. Vanligvis har skolen inntil 8 arrangement pr skoleår. Dette krever forberedelser og øvinger som gjør at rigging må skje over tid, inntil en uke. I denne tiden er skolen avhengig av å disponere lokalet fullt ut, avklares med utleier i det enkelte tilfelle. Eventuelle endringer i bruksområde må godkjennes av utleier. 7. DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift Driftskostnader Utleier skal besørge driften av lokaler. Energi til lokaler betales av utleier. Vedlikehold Ytre vedlikehold Utleier sørger for og bekoster alt utvendig bygningsmessig vedlikehold og vedlikehold av bygningens faste tekniske anlegg, utomhusarealer og eventuelle fellesarealer. Indre vedlikehold Utleier sørger for på egen bekostning å forestå innvendig vedlikehold av de lokaler som omfattes av leieavtalen Leiekontrakt Side 3 av 6 Utleier -7- Leietaker

8 Utleier er berettiget til å foreta alle arbeider som er nødvendige til eiendommens forsvarlige vedlikehold eller fornyelse, og til i samme utstrekning å foreta ethvert forandringsarbeid så vel i som utenfor de leide lokaler. Leietaker plikter å medvirke til at ledninger, kanaler og rør til andre deler av eiendommen kan føres gjennom de leide lokaler uten hinder. Videre forplikter leietaker seg til å finne seg i slike arbeider uten erstatning eller leiereduksjon, med mindre ulempene for leietaker er vesentlige. Utleier skal påse at arbeidene blir til minst mulig ulempe for leietaker og i størst mulig grad sørge for å varsle leietaker i rimelig tid før arbeidene igangsettes. Vedlegg B inneholder en nærmere spesifikasjon over utleiers og leietakers ansvar for drift og vedlikehold. Leietaker plikter i forbindelse med bruken av lokalene å rette seg etter de bestemmelser som gjelder for eiendommen, og for øvrig etter de krav som blir gitt av offentlig myndighet. Leietaker plikter å gi utleier adgang til lokalene i kontor-/forretningstid alle dager for ettersyn, reparasjon, vedlikehold, inspeksjon, taksering, etc. I alle tilfeller der det anses nødvendig for å forebygge eller begrense skade på eiendommen, har utleier rett til å skaffe seg adgang til lokalene. Utleier disponerer egen nøkkel, som om nødvendig kan brukes i slike tilfeller. Dersom leietaker oppdager skade på eiendommen, må leier straks varsle utleier. Unnlatelse av å gi slikt varsel kan medføre erstatningsansvar. Økonomisk avkastning på eiendommen i form av f.eks. inntekter ved utleie til reklameformål tilfaller utleier. Leietaker kan ikke nekte slik utnyttelse av eiendommen. 8. LOKALENES OVERTAKELSE OG INNREDNING Lokalene leveres ferdig innredet og i funksjonsdyktig stand i henhold til vedlegg A. Det forutsettes at lokalene tilfredsstiller alle aktuelle lover og forskrifter med tanke på utforming, universell utforming, belysning, skilting etc. Videre forutsettes det at gymsalen utrustes med standard fastmontert utstyr så som basketballkurver, feste for nett til ballspill, klatretau, bom, ringer, ribbevegg, skillevegg og gymnastikkutstyr i henhold til vedlagte utstyrsliste. Bossmo & Ytteren IL og Rana kommune v/ytteren Ungdomsskole deler på utgiftene 50/50 %, og ved fremtidig vedlikehold av utstyrsliste deles kostnadene 50/50%. I tillegg må gulvet oppmerkes til normale ballspill. Det er også ønskelig at gulvet er egnet for dans. Utleier har ansvaret for at lokalene på tidspunktet leieavtalen begynner å løpe, er i samsvar med de krav som følger av gjeldende lover og forskrifter. Leietaker skal godkjenne skriftlig eventuelle avvik fra dette. Leietaker må gi skriftlig melding om mangler innen rimelig tid, etter at han oppdaget eller burde ha oppdaget dem. Feil og mangler som ikke er varslet i tide eller som leietaker kjente eller burde kjenne til ved avtaleinngåelsen, kan han ikke gjøre gjeldende. Ominnredninger, forandringer eller inngrep i bygningsmassen som for eksempel; etablering av dataspredernett, fremtrekk av elektriske ledninger for belysning/apparater, fjerning av vegger etc. er ikke tillatt uten utleiers skriftlige forhåndsgodkjennelse. Utleier kan nekte samtykke bl.a. ut fra arkitektoniske eller bevaringsmessige hensyn og kan gjøre samtykket betinget av at leietaker fjerner installasjonene ved leietidens utløp, eventuelt at leietaker skal bekoste arbeidet med å få tilbakeført lokalene til opprinnelig stand. Leietaker bekoster alle utgifter ved eventuelle ominnredninger av lokalene, og står ansvarlig for alle nødvendige godkjennelser, se punkt 9, fjerde avsnitt. Plassering og utforming av virksomhetsskilt, informasjonstavler etc. må tilpasses den arkitektoniske ramme og godkjennes av utleier og offentlige myndigheter der det er søknadspliktig. Leiekontrakt Side 4 av 6 Utleier -8- Leietaker

9 9. FRAFLYTTING Ved fraflytting leveres lokalene tilbake i samme stand som ved leieforholdets start. Forringelse som følge av elde, allminnelig slitasje påviler utleier. Lokalene skal være ryddet og rengjort. Dersom lokalene ikke er ryddet og rengjort, etc, i tilstrekkelig grad etter utflytting, plikter leietaker å betale for nødvendige utlegginstallasjoner og inventar, fast og løst, som er plassert i lokalene uten samtykke, kan utleier kreve fjernet for leietakers regning. Tilsvarende gjelder andre tiltak for å få lokalene brakt i samme stand som ved overtakelsen. Leietakers rettigheter til inventar og installasjoner som ikke er fjernet, tilfaller utleier uten godtgjørelse. Ved fraflytting skal det foretas en felles befaring. Det skal føres protokoll som undertegnes av begge parter. Påpekte feil og mangler som skyldes leietaker, skal utbedres av leietaker for leietakers regning og uten unødig opphold. Dersom forandringer, som nevnt under punkt 8, medfører pålegg fra offentlig myndighet med følgende merkostnad for utleier, skal leietaker dekke disse kostnadene fullt ut. De siste 6 måneder før fraflytting har utleier rett til å sette opp skilt på fasaden med informasjon om at lokalene blir ledige. I samme periode plikter leietaker, etter forhåndsvarsel, å gi leiesøkende adgang til lokalene 2 dager per uke i kontor/forretningstid. 10. BRUKERUTVALG Det oppnevnes i fellesskap et brukerutvalg med en person som utleiers kontaktperson i praktiske spørsmål som krever koordinering og felles opptreden. 11. FORSIKRINGSMESSIG ANSVARSFORDELING Hver av partene i dette leieforhold har risikoen for sine interesser og må selv dekke skader på disse. Utleier har således ikke ansvar for skader som måtte oppstå ved brann, tyveri, innbrudd, vannskade og lignende på eiendeler som ligger under leietakers interessefelt. Under leietakers interessefelt inngår egen bygningsmessig innredning, fast og løst inventar, løsøre, maskiner, varer, brukerutstyr og lignende. 12. ERSTATNING Leietaker, blir erstatningsansvarlig for all skade som skyldes ham selv, folk i hans tjeneste eller personer han har gitt adgang til eiendommen. Ansvaret omfatter kostnader til utbedring av skader på de leide lokalene og andre deler av eiendommen. Leietaker kan kreve erstatning for tap som følge av utleiers mislighold. Erstatningen dekker direkte tap. Leietakers indirekte tap dekkes ikke med mindre utleier har handlet grovt uaktsomt. Kortere avbrudd i forsyning av vann, strøm, luft etc kan leietaker ikke kreve erstatning eller leiereduksjon for. Leiekontrakt Side 5 av 6 Utleier -9- Leietaker

10 13. FORCE MAJEURE Streik, lock-out, blokade eller andre forhold som partene ikke rår over, som for eksempel brann, eksplosjon, maskinskade, ukontrollert utstrømming av vann, avbrudd i tilførsel av vann, strøm, telefon etc, opptøyer, krig eller inngrep av offentlig myndighet, fritar utleier fra å oppfylle sine forpliktelser i henhold til denne kontrakt i den grad de ikke kan oppfylles uten unormalt høye kostnader. Likedan opphører under slike forhold plikt til å betale husleie for leietaker. FORHOLDET TIL HUSLEIELOVEN Følgende bestemmelser i husleieloven gjelder ikke for dette leieforhold: 2-15, 3-5, 3-6, 3-8, 4-3, 5-4 første ledd, 7-6, 8-4, 8-5 og 8-6, annet ledd. For øvrig er det avtalen som gjelder i de tilfeller der den har andre bestemmelser enn dem som følger av husleielovens fravikelige regler. 14. MISLIGHOLD Leietaker og utleier kan heve eller si opp avtalen med rimelig varsel ved vesentlig mislighold fra den annen part. Som vesentlig mislighold regnes for eksempel at lokalene ikke er egnet for bruk som må anses tilsikret, eller at leietaker ikke betaler husleien eller tilleggsutgifter helt eller delvis. 15. TVISTER Tvister i forbindelse med denne leiekontrakt kan bringes inn for de alminnelige domstoler. Det er avtalt eiendommens verneting, Rana Tingrett 16. SIGNATURER Utleier Mo i Rana, den Leietaker Mo i Rana, den Vedlegg: A. Tegninger, Utstyrsliste gymnastikkutstyr B. Ansvarsfordeling mellom leietaker og utleier for drift- og vedlikehold C. Situasjonsplan D. Avtale om levering av varme E. Utstyrsliste Leiekontrakt Side 6 av 6 Utleier -10- Leietaker

11 Vedlegg D: Energi AVTALE Mellom og Bossmo & Ytteren IL Om levering av energi 1. AVTALENS PARTER Leverandør: Rana kommune Adresse: Rådhusplassen 2, 8600 Mo i Rana Postadresse: Postboks 173, 8601 Mo i Rana Telefon: Kunde: Ytteren Idrettspark Eiendom AS org.nr v/ Ytteren Idrettspark Drift AS org.nr Adresse: Øyjordsveien 1, 8616 MO I RANA Leiekontrakt Side 1 av 4-11-

12 Vedlegg D: Energi 2. LEIE OG TILLEGGSTJENESTER Dette er en tilleggsavtale vedrørende energi i henhold til «hovedleieavtale» mellom Ytteren Idrerttspark Drift AS og Rana kommune pkt. 3 siste avsnitt. For at hovedleieavtalen skal være gylding, skal også avtale om levering av varme være signert. 3. ENERGI Rana kommune oppgraderer de tekniske anlegg som omfatter energiforsyning til transmisjonstap, ventilasjon og forbruksvann. Dette for å ivareta forsyning til Båsmo & Ytteren IL flerbrukshall. Kostnadene for oppgraderingen er oppad begrenset til 1,37 mill. kr. dette dekkes i sin helhet av Båsmo & Ytteren IL. I kostnaden på 1,37 mill. kr. er 0,3 mill. kr. kostnader som tilhører kommunen (utvendig ledningsanlegg herunder fjernvarme, overvann og vann). Rana kommune forplikter seg i avtaleperioden til å levere energi fra sitt varmeanlegg ved Ytteren skole. 4. PRIS Prisen for energi (pellets) fastsettes av M-Trade som vil stå for leveranse av pellets til anlegget. Ytteren Idrettspark Drift AS skal betale og ha samme pris som Rana kommune forhandler med M- Trade uten påslag. Ved behov for leveranse fra Back-up kjel (EL-kjel) vil det bli fakturert etter medgått forbruk med gjeldende energipris, som Rana kommune har i sin avtale med energileverandør uten påslag. Når betaling skjer etter at kravet er forfalt, skal leier betale forsinkelsesrente i henhold til lov av 17. desember 1976, (Forsinkelsesrenteloven). 5. DRIFT OG VEDLIKEHOLD 1.01 Grensesnitt: Rana kommune eier tur/returledning som ligger inne på kommunens tomt. Grensesnitt er i kum plassert i tomtegrense. Rana kommune står også som eier av varmesentral og fjernvarmeledning til grensesnitt og har ansvar for drift og vedlikehold av dette i hele avtaleperioden. Installasjon av nytt utstyr i flerbrukshall som påvirker energibehovet skal avklares med Rana kommune v/byggdrift Måling, avregning og fakturering: Energimåler eies og avleses av Rana kommune. Energiforbruket avregnes hver måned og faktureres med 30 dagers betalingsfrist. Faktura blir sendt fra M-Trade som vil stå for pelletsleveransen. Ved for sen betaling påløper den til en hver tid gjeldende forsinkelsesrente. Fakturering i prosjektperioden: Fakturering av anleggsmidlene oppad begrenset til 1,37 mill. kr. skal faktureres med forfall ifht dagens fremdriftsplan. Leiekontrakt Side 2 av 4-12-

13 Vedlegg D: Energi 1.03 Leveringsvilkår: Avtaleforholdet mellom partene reguleres etter betingelsene satt i denne kontrakt. Leveransen vil være varme med energibærer av pellets og bakc-up kjele med EL Vedlikeholdskostnader: Ytteren Idrettspark Drift AS skal stå for drift av garderober som skolen benytter, dette vil være Deres bidrag for vedlikeholdskostnader beregnet til Kr ,- Ytteren Idrettspark Drift AS betaler ikke for driftstimer i forbindelse med driftsteknikere for oppfølging av tekniske anlegg i energisentral. 6. OPPSIGELSE AV ENERGIAVTALE Avtale om levering av varme, har en løpetid på 10 år med opsjon på år. Energiavtalen kan sies opp etter 10 år, men må da sies opp skriftlig 6 måneder i forveien. 7. FORSIKRINGSMESSIG ANSVARSFORDELING Hver av partene i dette leieforhold har risikoen for sine interesser og må selv dekke skader på disse. Utleier har således ikke ansvar for skader som måtte oppstå ved brann, tyveri, innbrudd, vannskade og lignende på eiendeler som ligger under leietakers interessefelt. 8. ERSTATNING Leietaker kan kreve erstatning for tap som følge av utleiers mislighold. Erstatningen dekker direkte tap. Leietakers indirekte tap dekkes ikke med mindre utleier har handlet grovt uaktsomt. Kortere avbrudd i energiforsyning etc. kan leietaker ikke kreve erstatning eller leiereduksjon for. 9. FORCE MAJEURE Streik, lock-out, blokade eller andre forhold som partene ikke rår over, som for eksempel brann, eksplosjon, maskinskade, ukontrollert utstrømming av vann, avbrudd i tilførsel av vann, strøm, telefon etc, opptøyer, krig eller inngrep av offentlig myndighet, fritar utleier fra å oppfylle sine forpliktelser i henhold til denne kontrakt i den grad de ikke kan oppfylles uten unormalt høye kostnader. Likedan opphører under slike forhold plikt til å betale taps- eller skadeserstatning. 10. MISLIGHOLD Leietaker og utleier kan heve eller si opp avtalen med rimelig varsel ved vesentlig mislighold fra den annen part. Som vesentlig mislighold regnes for eksempel at leietaker ikke betaler energifaktura eller tilleggsutgifter helt eller delvis. Leiekontrakt Side 3 av 4-13-

14 Vedlegg D: Energi 11. TVISTER Tvister i forbindelse med denne energikontrakt kan bringes inn for de alminnelige domstoler. Det er avtalt eiendommens verneting, Rana Tingrett. 12. SIGNATURER Leverandør Mo i Rana, den Kunde Mo i Rana, den Leiekontrakt Side 4 av 4-14-