Innkalling til styremøte i Nasjonal IKT HF

Transkript

1 Tittel Innkalling til styremøte Møtedato Innkalling til styremøte i Nasjonal IKT HF Møtedato Klokkeslett Sted :30-14:30 Park Inn, ardemoen Styremedlemmer Hilde Brit Christiansen, Thomas Bagley, Erik M. Hansen, Anita Schumacher, Torbjørg Vanvik, Paul undersen, Hilde Rolandsen, Bjørn Nilsen, Lise K. Strømme, Lasse B. Sølvberg, Toril Østvold (varamedlem) Observatører Inga Nordberg (E-helse), Håkon rimstad (NHN), Øistein Winje (Brukerutvalget) Saksnr. Saksnavn Tidspunkt Presenteres av 66/16 B 1609 odkjenning av innkalling og 09:30-09:35 Hilde Brit Christiansen saksunderlag 67/16 B 1609 odkjenning av protokoll fra 09:35-09:40 Hilde Brit Christiansen styremøtet /16 O 1609 Orientering fra administrerende 09:40-09:50 isle Fauskanger direktør 69/16 O 1609 Arbeidet med e- 09:50-10:20 Christine Bergland helsestyringsstruktur i helsesektoren 70/16 O 1609 Status En innbygger - en journal 10:20-10:25 Inga Nordberg 71/16 O 1609 Statusrapport for 10:25-10:40 Jan Eirik Olsen prosjektporteføljen i Nasjonal IKT HF 72/16 B Felles forvaltning, drift og 10:40-11:10 Jan Eirik Olsen og eir-erlend vedlikeholdssystem for MTU og BHM - M. Johansen Sluttrapport 73/16 B SAFEST planlegging - 11:10-11:40 Jørn Hanssen og Asbjørn Elgen Sluttrapport og veien videre 74/16 B Oppgjørsordning for H-resept - 11:40-11:45 Jan Eirik Olsen Økning i budsjettramme 75/16 B 1609 Beslutning om oppstart 11:45-11:50 Ørjan Bye planleggingsfase Robust Mobilt Helsenett 76/16 B 1609 Midlertidig stans i prosjekt 11:50-11:55 Ørjan Bye Prehospital EPJ Lunsj 11:55-12:25 77/16 B 1609 LUKKET SAK - Status og 12:25-12:55 Ørjan Bye og Oddmund Aase prinsippavklaringer - Ny teknologi AMK 78/16 O 1609 Innføring og transisjon ny teknologi 12:55-13:05 Ørjan Bye AMK 1 / 2

2 Saksnr. Saksnavn Tidspunkt Presenteres av 79/16 O 1609 Status Helseplattformen 13:05-13:10 Paul undersen 80/16 O 1609 Status infrastrukturmodernisering i 13:10-13:20 Thomas Bagley Helse Sør-Øst 81/16 O 1609 Status avtaleverk og tjenestekjøp 13:20-13:40 isle Fauskanger/ Øyvind mot Direktorat for e-helse for å Nottveit understøtte innbyggertjenester 82/16 O 1609 LUKKET SAK - Status ny kontrakt 13:40-13:55 isle Fauskanger talegjenkjenning 83/16 O 1609 Tertialrapport inkludert regnskap 13:55-14:05 isle Fauskanger og prognose /16 B 1609 Møteplan :05-14:10 Hilde Brit Christiansen 85/16 O 1609 Tentativ agenda til styremøtet 14:10-14:15 Hilde Brit Christiansen /16 O 1609 Eventuelt 14:15-14:30 Hilde Brit Christiansen 2 / 2

3 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Protokoll fra styremøte i Nasjonal IKT HF Møtedato Klokkeslett 09:00 13:30 Sted Nasjonal IKT HF, Bergen Deltakere: Forfall: Observatører: Hilde Brit Christiansen, Thomas Bagley, Erik M. Hansen, Anita Schumacher, Torbjørg Vanvik, Hilde Rolandsen, Bjørn Nilsen, Lise K. Strømme, Lasse B. Sølvberg Paul undersen Håkon rimstad (Norsk Helsenett) og Øistein Winje (Brukerutvalget). Inga Nordberg (Direktoratet for e-helse) hadde meldt forfall. Deltakere fra administrasjonen: isle Fauskanger, Fredrik C. Birkenfeldt, Jan Eirik Olsen Saksliste 42/16 B odkjenning av innkalling og saksunderlag 43/16 B odkjenning av protokoll fra styremøte /16 O Orientering fra administrerende direktør 45/16 O Statusrapport for prosjektporteføljen til Nasjonal IKT HF 46/16 B 62 Robust mobilt helsenett - Anbefalt konsept 47/16 B 1005 Automatisk tildeling av fødselsnummer - Endring av omfang 48/16 O Status og veien videre for SAFEST og videreutvikling av legemiddelinformasjon i FEST 49/16 O 45.2 Statistisk logganalyse - Finansieringsalternativer for løsningen 50/16 B Budsjettendringer for program FIA og prosjekt DIS /16 O Status Ny Teknologi AMK

4 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato /16 O Status En innbygger - en journal 53/16 O Status Helseplattformen 54/16 O Infrastrukturmodernisering i Helse Sør-Øst 55/16 O Orientering om registerfeltet og Nasjonal IKTs involvering 56/16 D Bemanningsprognose for forumsarbeid 57/16 O Regnskap per 31. mai og prognose for /16 O Preliminært budsjett /16 O Tertialrapport 60/16 B Omforente nøkkelindikatorer for felles IKT-strategi 61/16 D Forespørsel om utredning av IKT-system for ny nasjonal undersøkelse av pasientsikkerhetskultur og arbeidsmiljø 62/16 O Orientering om Meld. St. 11 ( ) Nasjonal helse- og sykehusplan 63/16 O Tentativ agenda til styremøtet 30. september 64/16 O Eventuelt 65/16 O Evaluering av styreseminar og styremøtet Sak 42/16 B Saken gjelder: Saksnavn odkjenning av innkalling og saksunderlag odkjenning av innkalling og saksunderlag. Presentert av Hilde Brit Christiansen Oppsummering: Vedtak: Det var ikke merknader til innkalling eller dagsorden. Bjørn Nilsen meldte en sak til eventuelt vedrørende drift av fellessystemer, og mulig oppdrag til administrasjonen om utredning av dette. 1. Styret godkjente innkalling og saksunderlag. Sak 43/16 B Saken gjelder: Saksnavn odkjenning av protokoll fra styremøte odkjenning av protokoll fra foregående styremøte. Presentert av Hilde Brit Christiansen

5 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Oppsummering: Det ble spilt inn at protokollene, på generell basis, refererer litt mye, og kan kortes noe ned. Samtidig ble det kommentert at noe tekst bør være med for å gi sakene kontekst. For den konkrete protokollen fra styremøtet besluttet styret at avsnitt to i sak 36 / 16 B Avtale talegjenkjenning strykes i sin helhet. Vedtak: 1. Styret godkjente protokollen fra styremøtet 22. april 2016 med endring som angitt over. Sak 44/16 O Saksnavn Orientering fra administrerende direktør Presentert av isle Fauskanger Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Administrerende direktør orienterte om følgende saker: 1. Rekruttering 2. Status talegjenkjenning 3. Elektroniske fakturaer (EHF- fakturaer) 4. Nye nettsider. Det var ikke kommentarer til orienteringen fra administrerende direktør. 1. Styret tok saken til orientering. Sak 45/16 O Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Saksnavn Statusrapport for prosjektporteføljen til Nasjonal IKT HF Presentert av Jan Eirik Olsen Saken gjelder orientering til styret om sammenfattet status for prosjektporteføljen og prosjektene. Styret ba om at notatet som skal behandles i RHF AD- møtet i august knyttet til Medusa blir delt med styret. 1. Styret tok saken til orientering. Sak 46/16 O Saksnavn 62 Robust mobilt helsenett - Anbefalt konsept Presentert av Jan Eirik Olsen

6 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Orientering om anbefalt konsept for et robust mobil tilgang til helsenettet, og veien videre frem mot realisering. Styret ba om at det i neste fase kommer en kostnadsoversikt og en noe tydeligere problembeskrivelse. 1. Styret tok saken til orientering. Sak 47/16 B Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Saksnavn 1005 Automatisk tildeling av fødselsnummer Endring av omfang Presentert av Nina Bjørlykke Endringsanmodning om avslutning av prosjektet etter trinn 2, ettersom flere mål er nådd og ytterligere gevinster medfører økt omfang og avhengigheter med andre prosjekter. Styret kommenterte at en bør ha bevissthet knyttet til bruken av begreper knyttet til kost-/nytteanalyser. 1. Styret vedtar omfangsendring til å omfatte trinn 1 og 2, og være kontaktpunkt for Skattedirektoratet i nasjonal utrulling av trinn Styret ber administrasjonen følge opp at prosjektet sikrer gjennomføring og endelig sluttrapportering innen utgangen av mars Styret ber administrasjonen fremlegge prosjektide for ytterligere forbedring av håndteringen av fødselsnummer. Sak 48/16 O Saken gjelder: Oppsummering: Saksnavn Presentert av Status og veien videre for SAFEST og Jan Eirik Olsen videreutvikling av legemiddelinformasjon i FEST Denne saken er en oppfølging fra sist styremøte i Nasjonal IKT HF, der administrasjonen ble bedt om å presentere en gjennomgang av de foregående tiltakene knyttet til bruk av FEST- registeret i spesialisthelsetjenesten, samt en vurdering av veien videre. Det ble kommentert at dette er et eksempel på at spesialisthelsetjenesten må bli flinkere til «å snu dialogen», slik at spesialisthelsetjenesten beskriver kravene. Styret ber om at administrasjonen legger frem en plan for videre dialog med Statens legemiddelverk.

7 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering. 2. Styret ba administrasjonen komme tilbake med en plan for videre dialog. Sak 49/16 O Saken gjelder: Oppsummering: Saksnavn 45.2 Statistisk logganalyse - Finansieringsalternativer for løsningen Presentert av Jan Eirik Olsen Saken gjelder orientering om arbeidet med finansieringsalternativer for å realisere løsning for statistisk logganalyse. Styret kommenterte at det er gjort et godt arbeid. Prosjektet tegner imidlertid til å bli svært dyrt, og kostnadene kommer sannsynligvis til å øke ytterligere siden den kan være betydelig arbeidsinnsats forbundet med postprosessering av mistenkelige kasus. Det viktige for pasientene er å få på plass en løsning som gjør at innsyn kan ettergås. Pasientene vil etter hvert kunne gjøre dette gjennom løsninger på helsenorge.no-plattformen. Det ble også bedt om at prosjektet utarbeider et fem års kostnadsoverslag, og en beskrivelse av en minimumsløsning som belyser funksjonalitet, kostnader og strategisk nytte. Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering. Sak 50/16 B Saken gjelder: Oppsummering: Saksnavn Presentert av Budsjettendringer for program FIA og prosjekt Fredrik C. Birkenfeldt DIS-2016 Finansiering av forvaltning av helsenorge.no har tidligere vært behandlet både i DIS-2015 prosjektstyre og AD-møtet. AD-møtet anbefalte foreslått finansiering. En andel av forvaltningsmidlene skal finansieres ved å omdisponere midler fra utviklingsbudsjett NIKT. Program FIA og prosjekt DIS-2016 er foreslått redusert med samlet 12 MNOK, fordelt med 6 MNOK pr program/prosjekt. Styret hadde ikke anførsler til saken.

8 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Vedtak: 1. Styret vedtar omfordeling av tidligere tildelte budsjettmidler for henholdsvis program FIA og prosjekt DIS-2016 med totalt 12 MNOK for å delfinansiere spesialisthelsetjenestens andel av forvaltningskostnad helsenorge.no for Finansieringsbehovet på 12 MNOK fordeles med 6 MNOK mot program FIA og 6 MNOK mot prosjekt DIS Sak 51/16 O Saksnavn Status ny teknologi AMK Presentert av Oddmund Aase Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Orientering om status for anskaffelsesprosessen og prosjektet. Prosjektleder orienterte om status, og styret gav sine innspill. Styrets diskusjon referatføres ikke da saken omhandler en pågående anskaffelsesprosess. 1. Styret tok saken til orientering. 2. Styret ba administrasjonen sørge for at styrets innspill utredes og tas med i det videre arbeidet. 3. Styret ba om at administrasjonen sikrer konkret avklaring av budsjettetstørrelser med porteføljefunksjonen i hver enkelt region. Sak 52/16 O Saksnavn Status En innbygger - en journal Presentert av Inga Nordberg Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Direktoratet for e-helse gir en muntlig orientering om status for «En innbygger en journal». Inga Nordberg hadde meldt forfall til møtet, og saken utgikk derfor. 1. Styret tok saken til orientering. Sak 53/16 O Saksnavn Status Helseplattformen Presentert av Torbjørg Vanvik Saken gjelder: Oppsummering: Helse Midt gir en orientering om status for Helseplattformen. Torbjørg Vanvik orienterte.

9 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering. Sak 54/16 O Saksnavn Infrastrukturmodernisering i Helse Sør-Øst Presentert av Thomas Bagley Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Orientering om Infrastrukturmodernisering i Helse Sør-Øst. Thomas Bagley orienterte. 1. Styret tok saken til orientering. Sak 55/16 O Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Saksnavn Orientering om registerfeltet og Nasjonal IKTs involvering Presentert av Eivind Kristiansen Administrasjonen ønsker å gi styret en kort oppdatering av involveringen som kreves i forbindelse med arbeidet med medisinske kvalitetsregistre. Det ble kommentert at dette er et felt som mange ulike styringslinjer jobber med. 1. Styret tok saken til orientering. Sak 56/16 D Saksnavn Bemanningsprognose for forumsarbeid Presentert av Eivind Kristiansen Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Administrasjonen ønsker å informere styret om estimert bemanningsbehov for forumarbeidene i Nasjonal IKT. Styret hadde ikke kommentarer til saken. 1. Styret tok saken til orientering. Sak 57/16 O Saken gjelder: Saksnavn Regnskap per 31. mai og prognose for 2016 Administrasjonen fremlegger økonomistatus. Presentert av Fredrik C. Birkenfeldt

10 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Oppsummering: Vedtak: Styret hadde ikke kommentarer til saken. 1. Styret tok saken til orientering. Sak 58/16 O Saksnavn Preliminært budsjett 2017 Presentert av Fredrik C. Birkenfeldt Saken gjelder: Oppsummering: Administrasjonen fremlegger foreløpig budsjett for 2017 for å indikere hovedlinjene som ligger til grunn for arbeidet med det endelige budsjettet. Det ble presisert at forvaltningskostnader til helsenorge.no ikke er en del av Nasjonal IKT sitt budsjett. Styret ba om at det blir utarbeidet en oversikt over de totale kostnadene for digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten. Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering. Sak 59/16 O Saksnavn Tertialrapport Nasjonal IKT HF Presentert av isle Fauskanger Saken gjelder: Tertialrapporten for første tertial Oppsummering: Vedtak: Det ble kommentert at rapporten er bra, samt spilt inn et forslag til tekstjustering. 1. Styret tok tertialrapporten for 1. tertial 2016 til orientering og ba om at administrasjonen oversender den til eierstyringsgruppen v / eierdirektør i Helse Vest. Sak 60/16 B Saken gjelder: Saksnavn Presentert av Omforente nøkkelindikatorer for felles IKTstrategi isle Fauskanger Saken gjelder beslutning av nøkkelindikatorer for felles IKT-strategi, slik at gjennomføring og effekt på fremtidsbilde for spesialisthelsetjenesten kan følges opp og måles.

11 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Oppsummering: Det ble kommentert at bruken av indikatorer må være klok, uten at det legges opp til et krevende rapporteringsregime. Vedtak: 1. Styret vedtok nøkkelindikatorene 1 og 2 og ba administrasjonen sammen med helseregionene rapportere disse som en del av vedtatt tertialrapportering. 2. Styret ba om at de øvrige indikatorene avstemmes med helseregionenes fagdirektører og behandles på nytt i et senere styremøte. Sak 61/16 D Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Saksnavn Presentert av Forespørsel om utredning av IKT-system for ny isle Fauskanger nasjonal undersøkelse av pasientsikkerhetskultur og arbeidsmiljø Administrasjonen har mottatt en henvendelse fra Helsedirektoratet om et ønsket oppdrag knyttet til utredning av IKT-system for ny nasjonal undersøkelse av pasientsikkerhetskultur og arbeidsmiljø. Styret ba administrasjonen ta saken opp med de regionale HR-direktørene for videre behandling. 1. Styret tok saken til orientering, og administrasjonen tok med seg innspill fra styret i planlegging og gjennomføring av oppgaven. Sak 62/16 O Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Saksnavn Orientering om Meld. St. 11 ( ) Nasjonal helse- og sykehusplan Presentert av isle Fauskanger Styrene i de felles eide selskapene må gjøre seg kjent med innholdet i Meld. St. 11 ( ) Nasjonal helse- og sykehusplan ( ) som vil få stor innvirkning på virksomheten i de regionale helseforetakene og underliggende virksomheter. Det var ikke kommentarer til den fremlagte saken. 1. Styret tok saken til orientering. Sak 63/16 O Saksnavn Tentativ agenda til styremøtet 30. september Presentert av Hilde Brit Christiansen

12 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Foreløpig agenda til kommende styremøte Følgende innspill ble gitt til den tentative agendaen: Det er ønskelig med skriftlig materiale på de store, strategiske sakene. Det bes om at Direktoratet for e-helse legger frem en orienteringssak på arbeidet med styringsstruktur på styremøtet i september. 1. Styret gav sine innspill og tok saken til orientering. Sak 64/16 O Saken gjelder: Saksnavn Eventuelt Drift av fellessystemer. Presentert av Hilde Brit Christiansen Oppsummering: Administrasjonen legger frem sak om drift og forvaltning av fellessystemer på styremøte 30. september.

13 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Hilde Britt Christiansen Styreleder Thomas Bagley Nestleder Erik M. Hansen Medlem Anita Schumacher Medlem Torbjørg Vanvik Medlem Paul undersen Medlem (sett) Hilde Rolandsen Medlem Bjørn Nilsen Medlem Lise K. Strømme Medlem Lasse B. Sølvberg Medlem

14 Vedlegg 68 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 68/16 O Orientering fra administrerende direktør 1. Direktørmøte felleseide selskaper De administrerende direktørene i de seks felleseide selskapene møtes to ganger pr halvår til nettverksmøte. Ulike temaer med felles utfordringsbilde står på agendaen. Siste møte ble avholdt juni. Første dag var temamøte om Spekter der Bente Krauss fra Spekter deltok. Hun orienterte om Spekters ulike roller og oppgaver og også om Spekters organisering og oppbygging. Møtet drøftet flere sider og spørsmål relatert til dette. I møtet 15. juni stod, blant annet, nærmere orientering om prosesser innenfor de prehospitale tjenestene på dagsorden. Nasjonal IKT og Helsetjenestens driftsorganisasjon (HDO) deltar i dette arbeidet. Møtet drøftet også hvorvidt det kan være nyttig med et nettverk for selskapenes respektive ledere for økonomi og administrasjon. Utkast til mandat fikk tilslutning, med enkelte justeringer. Videre ble tatt opp til diskusjon om man skulle etablere felles «bibliotekstruktur» for dokumentasjon av praksiser/prinsipper, noe det var enighet om å se nærmere på. I møtet ble også diskutert om de felleseide selskapene skulle samordne sine respektive styresaker relatert til for eksempel oppdragsdokumentet og årlig melding. 2. Kontraktsmalverk IKT Det er kommet et ønske om mer standardiserte og enhetlige kontraktrammeverk innen IKT. Administrasjonen har diskutert dette med HINAS som er positive til å bidra i et eventuelt arbeid. Det vil bli organisert et møte mellom Nasjonal IKT og Sykehusinnkjøp/HINAS for å diskutere mulig samarbeid. 3. Arkitekturarbeid I forbindelse med arbeid rundt realisering av felles IKT-strategi ønsker Nasjonal IKT å organisere arbeidet knyttet til samordning av arkitekturpraksis (realisering av strategitiltakene inkludert tiltak 42.2) som et eget prosjekt. Vi har i den forbindelse bedt helseregionene om å utnevne deltakere i et prosjektstyre som fortrinnsvis er ledere innen arkitekturfunksjonene i regionene. Prosjektet vil se på hvordan vi i større grad kan samordne arkitekturpraksis mellom regionene samt bidra til økt standardisering av praksis der dette er hensiktsmessig. 1

15 Vedlegg Nye nettsider nasjonalikt.no Nasjonal IKT HF lanserte nye nettsider ( den i samarbeid med prosjektet 'Felles nettløsning for spesialisthelsetjenesten' (FNSP). Nasjonal IKT HF er første felleseide selskapet som har flyttet sitt nettsted til FNSPløsningen. Pasientreiser ANS er det neste felleseide selskapet som planlegger lansering (oktober 2016). Deretter vil det bli foretatt en evaluering, herunder av avtalestruktur, før øvrige felleseide selskaper migrerer til FNSP-løsningen. 5. Budsjett 2017 Administrasjonen fremla foreløpig budsjett for 2017 i styremøtet 24. juni 2016 (sak 58/16 O). Det vil jobbes videre med dette frem til det endelige budsjettet legges frem for godkjenning i styremøtet i desember. Det forventes ikke større endringer fra det som ble presentert i det foreløpige budsjettet. Eventuelle endringer vil gjøres innenfor rammene som er presisert av RHF AD- møtet og de regionale økonomidirektørene. Dette tilsier at tildeling fra de regionale helseforetakene skal ligge på 2016-nivå i økonomisk langtidsplan for perioden Finansiering av prosjekter i regi av Direktoratet for e-helse forventes å ligge på samme nivå i budsjettet for 2017 som i budsjettet for Forslag til vedtak 1. Styret tar sakene til orientering. 2

16 Vedlegg 69 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 69/16 O Arbeidet med e-helsestyringsstruktur i helsesektoren Oppsummering Christine Bergland, direktør Direktoratet for e-helse, orienterer om arbeidet med e- helsestyringsstruktur i helsesektoren. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 1

17 Vedlegg 70 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 70/16 O Status «En innbygger - en journal» Oppsummering Inga Nordberg vil gi en muntlig orientering om status for «Én innbygger - én journal". Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 1

18 Vedlegg 71 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 71/16 O Statusrapport for prosjektporteføljen til Nasjonal IKT HF Bakgrunn Saken gjelder orientering om status for prosjektporteføljen. Vedlegg 1 er statusrapport for prosjektporteføljen. Vedlegg 2 viser statusrapporter pr fra det enkelte prosjekt og program som Nasjonal IKT er eier av. Forhold styret bør være kjent med Prosjekt 47 Oppgjørsordning for H-resept planlegger å presentere sluttrapport til styret Prosjekt 60 Konseptfase prehospital EPJ er anbefalt midlertidig stoppet i påvente av bedret ressurstilgjengelighet. Prosjektets avhengighet av ressurser med samme kompetanse som Ny Teknologi AMK gjør fremdrift og allokering av riktige ressurser umulig før aktiviteten i Ny Teknologi AMK er lavere. Prosjekt 1004 Konsekvensutredning av elektronisk sykemelding har vært gjennomført av NAV og er i en avslutningsfase. Administrasjonen er i dialog med NAV om hvordan prosjektet formelt skal avsluttes. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering 1

19 Statusrapport for prosjektporteføljen til Nasjonal IKT HF Oppdatert: Røde statuser 1 Økonomistatus 2 Overordnet usikkerhet 3 Bemanningsoversikt 5 Administrasjonens vurdering av status for prosjektene og programmene 7 Avhengighetsoversikt 9 Masterplan Prognose for tidslinjer for prosjekter og programmer 12 Informasjon og prognose for tidslinje for andre relevante prosjekter og programmer 13 Prosjektbeskrivelser og knytning mot strategisk målbilde 15 Røde statuser Rød status indikerer vesentlige utfordringer og avvik i forhold til styrevedtak, og som vil kreve tiltak eller beslutning av prosjektstyret eller prosjekteier (styret i Nasjonal IKT HF). Statusene er basert på administrasjonens vurdering i samråd med prosjektene. 47 Oppgjørsordning for H-resept har overskredet økonomisk budsjett grunnet økte kostnader til Helfo og forsinkelser i leveranser fra Apotekforeningen. Prosjektet ber om økt økonomisk ramme i styremøte Prehospital EPJ er nå anbefalt midlertidig stanset i påvente av bedret ressurstilgjengelighet. Prosjektets avhengighet av ressurser med samme kompetanse som Ny Teknologi AMK gjør fremdrift og allokering av riktige ressurser umulig før aktiviteten i Ny Teknologi AMK er lavere. Dette er forventet å skje tidligst i løpet av Q Prosjektstyret har vedtatt å vurdere status og muligheter for gjenopptakelse av prosjektet i et prosjektstyremøte før utgangen av november For alle praktiske formål er all aktivitet i prosjektet avsluttet ultimo juni Henvisning mellom helseforetak er forsinket. Prosjektet er avhengig av revidert meldingsstandard for henvisning, som er forsinket fra Direktoratet for e-helse. Prosjektet er i dialog med Direktoratet for e-helse om hva konsekvensen av forsinkelsen er, når forventet ferdigstillelse vil bli, og hvilke tiltak som kan gjøres for å redusere uønsket konsekvens.

20 Økonomistatus Hensikten med økonomistatusen er å vise årsprognose for kalenderåret 2016 for porteføljen og det enkelte prosjekt og program som har en budsjettmessig konsekvens for Nasjonal IKT HF. PID Kortnavn Status Prosjektfase Årsprognose SAFEST planleggingsfase Pågående Planlegge kr SAFEST realiseringsfase Planlagt jennomføre kr FDV-system Pågående jennomføre kr Statistisk logganalyse Pågående Planlegge kr H-resept Pågående jennomføre kr AMK Pågående jennomføre kr SAN EPJ Pågående jennomføre kr Systemstøtte sykehusapotek konsept Pågående Konsept kr Systemstøtte sykehusapotek planlegging Planlagt Planlegge kr P-EPJ Pågående Konsept kr Digital Patologi Pågående Konsept kr RMH Pågående Konsept kr RMH Planlagt Planlegge kr Henvisning mellom HF Pågående jennomføre kr Fødselsnummer Pågående jennomføre kr DIS2016 Pågående jennomføre kr PKT Pågående jennomføre kr FIA Pågående jennomføre kr AMK innføring Planlagt Konsept kr Porteføljeadministrasjon Pågående kr Sum kr Årsprognose 2016 Prognose pågående prosjekt i 2016 kr Prognose planlagte prosjekt og prosjektfaser med oppstart i 2016 kr Sum prognose for 2016 kr Økonomisk ramme for porteføljen kr Avvik mellom prognose og økonomisk ramme kr % avvik mellom prognose og ramme 1,1 % Siste to måneders større prognoseendringer for H-resept har fått økt prognose på 0,6 MNOK til 2,6 MNOK grunnet 0,4 MNOK i økt faktura fra HELFO og 0,2 MNOK i økte prosjektlederkostnader grunnet forsinkelser i leveranse fra Apotekforeningen. 58 SAN EPJ har redusert prognose på 1,65 MNOK til 0,85 MNOK i 2016 for planleggingsfasen og med 1 MNOK for gjennomføringsfasen grunnet manglende ressurser og forsinkelser. Aktivitetene forskyves ut i Prehospital EPJ har fått endret prognosen fra 3 MNOK til 0,75 MNOK grunnet midlertidig stans av prosjektet. Prognose for 2016 er 64,5 MNOK, nedjustert fra 68 MNOK i mai. Administrasjonen forventer at prognose for nåværende aktivitetsnivå holder seg ut året. Administrasjonen arbeider med å avklare muligheten for å fremskynde aktiviteter i pågående prosjekter eller oppstart av prioriterte aktiviteter i tilfelle prognosen fremover gir rom for dette.

21 Overordnet usikkerhet Usikkerhet (risiko) til prosjektporteføljen er et aggregert usikkerhetsbilde på hele prosjektporteføljen. Usikkerhetene er gjengangere i mange av prosjektene, og i en del prosjekter er disse usikkerhetene gått over til å bli utfordringer som prosjektene håndterer. Usikkerhetselementene er også basert på erfaring om usikkerhet og utfordringer i tidligere utførte prosjekter. Konsekvensvurderingen er en totalvurdering hvor prosjekters vekting av tid, kost og kvalitet er hensyntatt. Aktivitet og endringer siste to måneder Denne periodens tiltak har omfattet sammenstilling av prosjekters budsjettmessige konsekvens for helseregionene i 2017 og arbeid med styringsmodell og praksis for drift, forvaltning og eierskap. Nytt tiltak i (7) er å avklare nøkkelressurser før beslutning om oppstart eller faseovergang. Dette for å unngå at vedtatte prosjekter blir forsinket grunnet manglende ressurser fra helseregionene etter at styret vedtar gjennomføring. Ingen endringer i vurdering av usikkerheten for prosjektporteføljen. Usikkerhetsmatrise

22 Beskrivelse av usikkerheter og status på tiltak

23 Bemanningsoversikt Hensikten med bemanningsprognosen er å vise utviklingen i ressurssituasjonen, belyse utfordringer og bidra til forutsigbarhet i ressursplanleggingen i helseregionene. Bekreftet Forespurt Formelt bekreftete ressurs og kapasitet. Er forespurte ressurser og kapasitet som ennå ikke er avklart. Dette er konkrete nye behov til prosjektene. Estimert fremtidig behov Indikerer grovt overordnet estimat på ressurser og kapasitet i fremtid. For eksempel på kommende prosjektfaser eller nye prosjekter som planlegges startet. Prognose totalt antall årsverk prosjektressurser Tabellene viser prognose for summen av bekreftet, forespurt og estimert fremtidig behov for bemanning i prosjekter. Bekreftet antall årsverk prosjektressurser Bemerkninger Ny teknologi AMK utgjør omtrent halvparten av ressursprognosen. Ressurskategorien det er mest behov for er fagressurser med spesifikk fagkompetanse innenfor funksjonsområdet til prosjektet. I tillegg er det høy etterspørsel etter arkitekter og prosjektledere. Det er pågående utfordringer med å få kandidater fra helseregionene til vedtatte prosjekter. Prosjektene arbeider med kompenserende tiltak når ressursbehovet ikke dekkes. Dette gjøres med å utnytte workshop basert tilnærming, noe som gir tilgang til kompetanse, men ikke til produksjonskapasitet. Kvaliteten på prosjektleveransene og fremdrift blir negativt påvirket av dette. Vurdering Radetiketter Sep'16 Okt'16 Nov'16 Des'16 Årssnitt Andel Helse Sør-Øst RHF 14,7 15,4 10,6 14,8 12,5 42 % Helse Vest RHF 7,6 7,1 4,9 6,6 5,8 20 % Helse Midt-Norge RHF 7,3 7,4 5,2 5,8 6,0 20 % Helse Nord RHF 7,8 7,1 3,7 6,9 5,6 19 % Uavklart hvilket RHF 0,4 1,0 1,5 1,5 0,5 Totalsum 37,7 37,9 25,8 35,5 30,4 100 % Radetiketter Sep'16 Okt'16 Nov'16 Des'16 Årssnitt Andel Helse Sør-Øst RHF 11,2 11,5 8,1 11,0 9,6 52 % Helse Vest RHF 4,4 4,4 3,1 3,9 3,7 20 % Helse Midt-Norge RHF 4,3 4,3 3,5 2,9 3,6 19 % Helse Nord RHF 1,8 1,8 1,0 1,6 1,5 8 % Uavklart hvilket RHF 0,6 0,6 0,6 0,6 Totalsum 21,7 22,5 16,2 20,0 19,1 100 % Det er en liten reduksjon i prognose for årsnitt på cirka 1 årsverk grunnet manglende ressurser fra helseregionene og dermed replanlegging i prosjektene. Det er fortsatt en positiv trend i antall bekreftete ressurser, og denne har nå økt årssnitt til 19,1.

24 Aktive ressursforespørsler Programmet SAN EPJ ber Helse Sør-Øst RHF, Helse Vest RHF og Helse Nord RHF bidra med en kontaktperson hver for gjennomføring av kartleggingsaktivitet i programfase 1. I tillegg ber programmet de samme tre regionene om å bidra med to programstyredeltakere hver. Prosjektet 61 Digital patologi konseptstudie mangler arkitektkapasitet, og har sendt forespørsel til helseregionene om en prosesskonsulent med begrenset varighet, for å kompensere. Prosjektet 53 Ny Teknologi AMK mangler fagøkonomkompetanse, og har sendt forespørsel til helseregionene via prosjektets prosjektstyre om en fagøkonom i 50-70% prosjektstilling i perioden fra oktober 2016 til juni 2017.

25 Administrasjonens vurdering av status for prosjektene og programmene Fargebetydning: Blank: rønn: ul: Rød: Ikke relevant for Nasjonal IKT HF. Eksempelvis økonomistatus for prosjekter som finansieres og utføres i en helseregion. Status i henhold til vedtatt styrevedtak og toleranse. Mindre avvik fra styrevedtak. Tiltak innenfor prosjektets fullmakter ansees tilstrekkelig til å levere i henhold til direktiv og toleranse. Større avvik fra styrevedtatt. Krever involvering av prosjektstyre og vil kunne medføre vedtak i prosjektstyret. Vil også ved behov fremmes for Prosjektforum for vurdering og for styret i Nasjonal IKT HF ved behov for vedtak eller endring i prosjektmandat. Tabellen viser administrasjonens vurdering av status, gjort i samråd med prosjektene, og gjenspeiler aktuell status i forhold til styret i Nasjonal IKT HF. PID Kortnavn Fase Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Avhengigheter Økonomi Kommentar 29 SAFEST Planlegge Utkast til sluttrapport ble fremlagt i Prosjektforum 31. august. Denne og øvrige leveranser ble fremlagt i prosjektstyremøte 2. september, og godkjent med kommentarer. Sak om avslutning av prosjektet fremlegges for styret Alle kontraktsmilepæler er nå godkjent, kun avrop på opsjoner gjenstår. Systemeierstyret er etablert og hadde sitt konstituerende møte 7.juni. Det ble besluttet å sende ut faktura til alle HF a-konto for innsatsen i forvaltningsrådet. Sekretariatet vil sammen med systemleverandøren følge opp implementering i gjenstående HF. Administrasjonen arbeider sammen med prosjektstyret og helseregionene om å kvalitetssikre leveransene fra planleggingsfasen og sammenstille tidligere redegjørelser for tiltenkt konsept og løsning. Ingen egen statusrapport fra prosjektet er vedlagt denne rapporteringsperioden. Første faktura og rapport er sendt gjennom oppgjørsordningen! Løsningen er dermed i produksjon og det arbeides med videre bredding til alle apotek og helseforetak. Helfo har meldt at de fakturerer 1,4 MNOK i stedet for 1 MNOK grunnet økte utviklingskostnader. I tillegg kommer 0,2 MNOK i økte prosjektlederkostnader grunnet forsinkelsen fra Apotekbransjen. Økonomi settes til rødt grunnet behov for beslutning i styret om endring av økonomisk ramme. 53 AMK har ser detaljering av fremdriftsplan ser en at behovet for prosjektressurser øker gjennom etablering av parallelle løp i dialogfasen for å holde tidsplanen. Det er spesielt behov for ressurser med innkjøps- og økonomikompetanse. Ressursforespørsler gjøres primært via regionsrepresentantene i prosjektstyret. Anbefaling av konsept for nasjonalt samarbeid om løsninger ble fremlagt for godkjenning i prosjektstyremøte den 13. september, og godkjent med kommentarer. Faseovergang godkjent. Prosjektet er to måneder forsinket, forsinkelsen medfører med stor sannsynlighet forsinkelser på kommende leveranser. Endelig konseptvalg vil bli påvirket av utredningen om sammenslåing av sykehusapotekforetakene. Prosjektstyret aksepterer forsinkelsene med begrunnelse i at kvalitet er viktigere enn fremdrift. Administrasjonen vurderer fremdrift til gul, og økonomi til grønn siden det er sykehusapotekene som finansierer prosjektleder. 37 FDV av MTU og BHM jennomføre 45 Statistisk logganalyse Planlegge 47 H-resept Planlegge 53 AMK jennomføre 59 Systemstøtte sykehusapotek Konsept

26 PID Kortnavn Fase Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Avhengigheter Økonomi Kommentar 60 Prehospital EPJ Konsept 60 Prehospital EPJ er nå anbefalt midlertidig stanset i påvente av bedret ressurstilgjengelighet. Prosjektets avhengighet av ressurser med samme kompetanse som Ny Teknologi AMK gjør fremdrift og allokering av riktige ressurser umulig før aktiviteten i Ny Teknologi AMK er lavere. Dette er forventet å skje tidligst i løpet av Q Prosjektstyret har vedtatt å vurdere status og muligheter for gjenopptakelse av prosjektet i et prosjektstyremøte før utgangen av november For alle praktiske formål er all aktivitet i prosjektet avsluttet ultimo juni. 61 Digital patologi Konsept Første fysiske prosjektstyremøte gjennomført. Prosjektet har så langt levert i henhold til plan. Nødvendig arkitektkapasitet er fortsatt ikke på plass, og det er sendt en ny ressursforespørsel til helseregionene om prosesskonsulent i en begrenset periode, som kompenserende tiltak. Dersom ingen endring, vil det få konsekvenser for kvalitet og fremdrift. 62 Robust Mobilt Helsenett Planlegge Planleggingsfasen (BP2) for prosjektet er til beslutning i styret for Nasjonal IKT HF i september. Kjerneressurser er bekreftet Henvisning mellom HF jennomføre Oppdatert versjon av meldingsstandarden med gjenstående elementer er fortsatt ikke levert fra direktoratet for ehelse. Henvisningsstandarden og evt ekstra tilhørende funksjonalitet i DIPS må utvikles før ibruktakelse i stor skala. Dette gir forsinkelser. Selve sending og mottak av meldinger er pilotert, men ikke på oppdatert meldingsstandard EKHO Konsept Prosjektet er under avslutning, og administrasjonen er i dialog med NAV om praktisk tilnærming på dette da aktivitetene i prosjektet har vært finansiert og koordinert av NAV. Ingen egen statusrapport fra prosjektet er vedlagt denne rapporteringsperioden Automatisk tildeling av fødselsnummer jennomføre Utrulling av frittstående webløsning (trinn1) fortsetter nasjonalt. Prosjektet er kontaktpunkt ovenfor Skattedirektoratet til trinn1 er ferdig utrullet i mars Pilotering av tilbakeføring av fødselsnummer til DIPS (trinn2) er, etter gjennomgang av rutiner, planlagt ferdigstilt pr Prosjektet beskriver prosjektide for behov/forbedringsforslag for trinn 3, som er tatt ut av prosjektet DIS2016 jennomføre Programmer Utviklingsaktivitetene i prosjektet er ihht plan både mhp tid, kostnad og kvalitet (grønn status). Noen utviklingsaktiviteter har fått nedjustert prognose og forventet overskytende budsjettmidler er omdisponert internt i prosjektet for å sikre øvrige leveranser. Arbeidet med å beskrive nye konsepter holder ikke forventet framdrift (gul status). En vesentlig forklaringsfaktor er at det har vært utfordrende å få tilgang til kliniske fagressurser i den enkelte region for å gjennomføre nødvendige workshops/faglige avklaringer. Det iverksettes nå tiltak for å innhente forsinkelsen, herunder økt ressursbruk og intensivert oppfølging av prosjektets ressurser. Forankring av nye konseptbeskrivelser i de respektive regioner/interregionalt er også i fokus og det er innledet dialog mot fagfora Klinisk IKT for å avstemme hvilken rolle dette fora kan ivareta i prosjektets ulike faser, herunder prioritering- og faglige forankringsprosesser. 58 Samordning av Neste enerasjon EPJ Presisere Programmet har manglet kontaktpersoner til oppstart av prosjektet for kartlegging av god praksis. Mangel på programstyre reduserer fremdrift i programmet. Tilbakemelding fra Prosjektforum var at før endelig innretning og omfang av et eventuelt prosjekt knyttet til «Samordning av innføring av DIPS Arena» kan besluttes, bes NIKT om å gjennomføre avklaringsrunder med de 3 pågående programmene i regionene for å etablere en hensiktsmessig ordning.

27 Avhengighetsoversikt Avhengighetsoversikt for prosjektporteføljen er en aggregert oversikt over avhengigheter som kan påvirke leveransen av porteføljen og strategisk effekt av prosjektene. Porteføljeansvarlige i Nasjonal IKT følger opp avhengighetene slik at usikkerheten er på et akseptabelt nivå og at utfordringer håndteres. Områdeinndelingen viser hvordan prosjekter kan grupperes inn i hensiktsmessige funksjons- og applikasjonsområder. Avhengighetene er kategoriser i fire avhengighetsområder. Utviklingskapasitet: Avhengighet til utviklingskapasitet som kan påvirke prosjektets evne til å levere i henhold til mandat. Testmiljø: Avhengighet til kapasitet i testmiljø i en helseregion eller hos andre, og som kan påvirke prosjektets evne til å levere i henhold til mandat. Bemanning: Avhengighet til ressurser som eksempelvis er nøkkelressurser også i andre felles eller regionale prosjekter. Leveranser: Avhengighet til leveranser i annet prosjekt eller leverandør som har stor påvirkning på prosjektets evne til å levere i henhold til mandat. Prosjekters avhengigheter Endring i avhengigheter siste to måneder: 58 SAN EPJ er avhengig av bidrag fra tre helseregioner, og ikke lenger Helse Midt-Norge RHF. Programmet har langsiktige avhengigheter til Direktoratet for e-helse sine leveranser fra program for kodeverk og terminologi, og til veivalg besluttet i Én innbygger én journal.

28 Avhengigheter med områdeinndeling Aktører Prosjekter Områdeinndeling PID Prosjekter og programmer 29.4 SAFEST planlegging Legemiddelkjeden 59 Systemstøtte Sykehusapotekene 47 H-resept FDVU for MTU og BHM Prehospital 37 FDV system for MTU og BHM 53 Ny teknologi AMK vil ha en avhengighet til eventuelle endringer av Akuttmedisinforskriften av HDIR september 2016 som kan føre til nye krav med påfølgende forsinkelser. 47 H-resept er avhengig av leveranser fra aktører som HELFO, Direktoratet for e-helse, apotekforeningen, med flere for å kunne levere en oppgjørsordning i henhold til tidsplanen. 59 Systemstøtte Sykehusapotekene er avhengig av målbildet fra Apotekforeningens DIFA-prosjekt, som utreder hva som skal inngå i felles løsninger for alle landets apotek. 60 Prehospital EPJ vil i en gjennomføringsfase være avhengig av leveranser fra Robust mobilt helsenett, og er definert som en forutsetning for innføring av P-EPJ løsning. 62 Robust mobilt helsenett vil i en gjennomføringsfase være avhengig av leveranser fra Norsk Helsenett. Helse Sør-Øst 1001 Henvisning mellom helseforetak er avhengig av Direktoratet for e-helse for ferdigstillelse av henvisningsmelding 2.0. Ettersom direktoratet nå er forsinket, blir det forsinkelser i prosjektet. Prosjektet er også avhengig av utvikling og leveranser fra DIPS som leverandør og Helse Sør-Øst ressurser og testmiljøer da prosjektet går der. Helse Vest Helse Midt-Norge Helse Nord Andre aktører* Leverandører** AMK Robust mobilt helsenett Felles infrastruktur Program for kodeverk og terminologi 53 AMK 60 Prehospital EPJ 62 Robust mobilt helsenett Laboratorier 61 Digital patologi konseptstudie Innbyggertjenester 2003 DIS 2016 PAS-EPJ og Kurve 45 Statistisk logganalyse 1001 Henvisning mellom HF 1004 Elektronisksykemelding konsekvensutredning 1005 Automatisk tildeling av fødselsnummer 58 Program SAN EPJ Leveranser Testmiljø Utviklingskapsitet * HELFO, Apotekforeningen, Legemiddelverket, DIFI, med flere. Én innbygger én journal Bemanning av unike nøkkelressurser ** Norsk Helsenett, Helsetjenestens driftsorganisasjon, Direktoratet for e-helse, eksterne leverandører, med flere.

29 1005 Automatisk tildeling av fødselsnummer prosjektet er avhengig av ressurser og testmiljøer fra Helse Sør-Øst da prosjektet går der. Prosjektet er avhengig av utvikling og leveranser fra DIPS og Norsk Helsenett som leverandører. Prosjektet baserer seg på Skattedirektoratets tjeneste for å få nye fødselsnummer. Ibruktakelse av løsning er også avhengig av kapasitet hos Skattedirektoratet DIS 2016 inneholder en rekke viktige avhengigheter. Utvikling av ny funksjonalitet betinger leveranseevne hos samarbeidende regioner. Bredding av ferdige løsninger nasjonalt betinger teknisk evne og strategisk forankring i den enkelte region. Total innsatsfaktor og koordinering av innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten forutsetter investeringsevne og vilje i helseregioner. En del tematikk betinger avklaringer utenfor spesialisthelsetjenesten. Utvalgt funksjonalitet og tjenester som leveres via DIS 2016 har potensiale til å gjenbrukes i tjenester som planlegges utviklet hos 3.part.

30 Masterplan Prognose for tidslinjer for prosjekter og programmer Diagrammet viser tidsforløpet til pågående prosjekter og antatt videreføring og mulige nye prosjekter i henhold til masterplan 2016 som en er kjent med på nåværende tidspunkt Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten (DIS) jennomføre: Utvikle og ibrukta nye tjenester jennomføre: Videreføre med ytterligere nye tjenester jennomføre: Videreføre med ytterligere nye tjenester Ny teknologi for AMK jennomføre: Avtale for ny felles teknologi for AMK Innføre i helseregionene Prehospital EPJ Konsept: Forprosjekt Planlegge Realisere Robust mobilt helsenett Konsept: Forprosjekt Planlegge Realisere Program for Samordning Av Neste enerasjons EPJ Identifisere Planlegge Fase 1 Fase 2 Henvisning mellom helseforetak Ny sykemelding mellom NAV og helseforetak (EKHO) jennomføre: Pilot Konsept: Konsekvensavklaring for spes. tj. jennomføre i helseregionene Automatisk tildeling av fødselsnummer FDV system for MTU og BHM jennomføre: Pilot, frittstående løsning, bredding i helseregionene, deretter Integrert løsning jennomføre: Pilot, bredde, ibrukta i helseforetak jennomføre i helseregionene jennomføre i (resterende) helseforetak Statistisk logganalyse i behandlingsrettede helseregistre Konsept: Metode, løsning, pilot Planlegge jennomføre: Realisere løsning jennomføre i helseregionene Ny oppgjørsordning for H-resept SAFEST planlegging jennomføre: Konsept, pilot, bredde, ibrukta Planlegge jennomføre Systemstøtte sykehusapotekene Konsept: Forprosjekt Planlegge Realisere: Fase ut, anskaffe, migrere Digital patologi konseptstudie Konsept: Forprosjekt Planlegge Realisere Pågående prosjekt i Nasjonal IKT HF Prioritert kandidat i masterplan for Nasjonal IKT HF Antatte gjennomføringsfaser i helseforetakene Antatt tidsperiode for å kunne starte å realisere gevinster i helseforetakene Andre relaterte prosjekter

31 Informasjon og prognose for tidslinje for andre relevante prosjekter og programmer Nasjonal IKT HF delfinansierer prosjekter og programmer sammen med andre aktører i helsesektoren. Disse rapporterer ikke status direkte til Nasjonal IKT HF men administrasjonen er representert i prosjekt- og programstyrer for å utøve eierinteresser inn i prosjektene og programmene. Planer for Program Felles Infrastruktur (FIA) og Program for Kodeverk og Terminologi i Direktoratet for ehelse for 2016: Navn Kort beskrivelse av oppgaver og leveranser Fase/ tidsplan Program 2051 Program FIA Felles Infrastruktur - Programmet har som mål i løpet av 2-4 år å bedre samhandlingen i helsesektoren Prosjekt Prosjekt Prosjekt Felles legemiddelliste Samhandling Sikkerhetsinfrastruktur Program 2052 Program PKT Prosjekt Prosjekt Prosjekt Prosjekt Prosjekt Prosjekt 01. NCP Samordning medisinske prosedyrer 02. NLK Norsk laboratoriekodeverk 03. PAT Patologikodeverket 04. OMK Opplæring medisinsk koding 05. FST Felles standardisert terminologi 06. HIS Helhetlig IKTstøtte Riktigere behandling og færre pasientskader, Bedre utnyttelse av kapasitet og ressurser. Mer komplett datagrunnlag for fremtidig rapportering til sekundærbruk. Delprosjekt Felles Legemiddelliste (jennomføring 1.kv -4.kv 2019) Virksomheter benytter elektronisk meldingsutveksling i stedet for papir og doble rutiner. Helsepersonell og innbyggere opplever at meldingsutvekslingen er pålitelig. Helsepersonell og virksomheter har en mer effektiv oppfølging av feilsituasjoner ved meldingsutveksling. Delprosjekter: Enhetlig meldingsutveksling, Modernisering, Forvaltning Understøtte rask, enkel og sikker deling av informasjon. Innføring av nye løsninger er enklere og mindre kostnadsdrivende enn i dag. Reduksjon i tidsbruk ved innlogging til nasjonale løsninger. Delprosjekt: Autentiseringstjenester (jennomføring 1.kv -4.kv 2017) Program for Kodeverk og Terminologi - Programmet vil på nasjonalt nivå vil samordne, skape struktur og etablere rutiner for å sikre utvetydige og oppdaterte helsefaglige koder og terminologi av høy faglig kvalitet og relevans. Utvikle helsefaglige prosedyrekodeverk for NCRP (radiologi og nukleærmedisin), NCSP (kirurgi) og NCMP (medisin) slik at de samlet sett vil gi en god og entydig oversikt over prosedyrer utført i spesialisthelsetjenesten. Mål for prosjektet er å innføre å innføre Norsk Laboratoriekodeverk som standard i kommunikasjonen av laboratorieanalyser for: 1) Medisinsk biokjemi 2) Medisinsk mikrobiologi 3) Immunologi og transfusjonsmedisin 4) Klinisk farmakologi 5) Medisinsk genetikk 6) Patologi Det overordnede mål for dette prosjektet er å utvikle en oppdatert versjon av norske SNOMED for patologi, som alle patologilaboratorier kan anvende som koder for svarrapportering for laboratorieanalyser. Identifisere og innføre prioriterte opplæringstiltak for å sikre god kvalitet i medisinsk koding. Prosjektets overordnede mål er å vurdere SNOMED CT som en felles standardisert helsefaglig terminologi, og etablere et beslutningsgrunnlag for en eventuell norsk innmelding i IHTSDO. Overordnet formål med prosjektet er å identifisere et nasjonalt repository for lagring/representasjon av alle relevante kodeverk og terminologier. Det sentrale repository vil ha som hovedformål å tilby strukturerte kodeverk og terminologier igjennom én foretrukket nasjonal informasjonskilde for sektoren. jennomføring 1.kv kv 2019 Prosjektet er avsluttet Avslutningsfase jennomføringsfase Planleggings-fase Planleggings-fase Konseptfase

32 Prosjekt Prosjekt Prosjekt Prosjekt 07. KTH Kodeverk Tannhelse 08. AKO Ambulansekodverket 09. ICPC-2 Helsefaglig kodeverk tilpasset EPJ og samhandling 10. FOV Forvaltning og revisjon av kodeverk og terminologier Overordnet mål for prosjektet er å undersøke i hvilken grad SNOMED-CT kan benyttes som kodeverk i tannhelsetjenesten, spesifikt med hensyn på journalføring inkl. beslutningsstøtte, utveksling av informasjon og rapportering til statistikk og forskning. Overordnet mål for prosjektet er levere forslag til et nytt nasjonalt kodeverk og felles begrepsbruk for ambulansetjenesten (bil, båt, helikopter, fly). Oppdatere kodeverket ICPC, slik at det er i tråd med de siste årenes teknologisk utvikling og medisinsk begrepsbruk. Dette innebærer å reviderere kodefil for utvidet termsett for å bedre søkefunksjonalitet i EPJ. jennomføre endringer og tilrettelegge for vellykket langsiktig forvaltning av helsefaglige kodeverk. Forvaltning av helsefaglige kodeverk skal gjennomføres på mest effektiv måte, og med tilstrekkelig høy kvalitet for å møte sektorens forventninger og behov. Plankeggings-fase jennomføringsfase Konseptfase jennomføringsfase

33 Prosjektbeskrivelser og knytning mot strategisk målbilde Tabellen viser en kort beskrivelse for prosjektene og programmene, og hvordan deres antatte gevinstområder er knyttet mot målsetninger som beskrevet i felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten. Publisert informasjon om prosjektene og programmene finnes på Primært mål og fremtidsbilde som understøttes: Sekundære mål og fremtidsbilder som understøttes: PID Kortnavn Kort beskrivelse av oppgaver og leveranser ode digitale løsninger for pasienten Felles løsninger og tjenester som fremmer kvalitet og effektivitet IKT-støtte for helhetlige standardiserte pasientforløp Rett informasjon til rett tid og til rett mottaker 29.4 SAFEST planlegging 37 FDV av MTU og BHM Utarbeid krav til informasjon, informasjonsmodell og konseptuell tjenestebeskrivelse, utred overordnede forvaltningsmodeller, og lag forslag til beslutningsdokumenter for realiseringsfase. Innfør felles forvaltning, drift og vedlikeholdssystem for medisinsk-teknisk utstyr og behandlingshjelpemidler. 45 Statistisk logganalyse Etablere og rulle ut løsning for statistisk analyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre. 47 H-resept Spesifisere, utvikle og innføre elektronisk oppgjørsløsning for H-resepter ved gjenbruk av Helfos eksisterende løsning for elektroniske oppgjør. 53 AMK Anskaffe ny, felles IT løsning til landets AMK sentraler. 59 Systemstøtte Sykehusapotekene 60 Prehospital EPJ Digital patologi konseptstudie Robust mobilt helsenett Kartlegg og anbefal systemstøtte for legemiddelområdet, med fokus på sykehusapotekforetakenes behov, og utarbeid felles konseptuelt målbilde for de fire helseregionene i forbindelse med utfasing av FarmaPro. Vurder og anbefal konsepter for regional og felles nasjonale løsninger for elektronisk pasientjournal for den prehospital verdikjede. Kartlegg dagens situasjon, undersøk mulighetene som innføring av digital patologi gir, vurder hvilke områder som egner seg for felles nasjonalt konsept, og foreslå felles nasjonalt målbilde. Vurder og anbefal konsepter for regional og felles nasjonale løsninger for et robust mobilt helsenett 1001 Henvisning mellom HF Lage henvisningsmelding fra sykehus til sykehus og piloter i Helse Sør-Øst RHF EKHO 1005 Automatisk tildeling av fødselsnummer Utarbeid omforent løsningsforslag for implementering av ny sykemelding innenfor spesialisthelsetjenesten. Lage løsning for innsending av nyfødtinfo via NHN og uthenting/oversendelse av fødselsnummer fra SKD innen 24 timer DIS2016 Kravstille og utvikle nasjonale innbyggertjenester for spesialisthelsetjenesten. 58 Program SAN EPJ Samordne felles nasjonale føringer for EPJ med gode og likeverdige helsetjenester.

34 Styremøte i Nasjonal IKT HF STATUSRAPPORT PROSJEKTEIER TILTAK 29.4 SAFEST planlegging Nasjonal IKT HF SATSINSOMRÅDE Mål 4 Koordinere RHFene overfor sektoren PROSJEKTLEDER ro Ung, Sykehuspartner STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINER OMRÅDE AVRENSIN O INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT FORRIE NÅ enerell status: Prosjektets leveranser er ferdigstilt. runnet manglende avklaringer ift finansiering og eksterne forutsetning har ikke prosjektet levert det som var hensikten; legge konkrete planer for en gjennomføringsfase. Prosjektet har imidlertid belyst sentrale forutsetninger for å kunne realisere målbildet på sikt. For mer informasjon, vises det til sluttrapport for prosjektet. Det foreslås å iverksette tiltak «29.5 SAFEST realisering» for å understøtte det planlagte analysearbeidet i SLV for kravene som kan realiseres i perioden 2017 til Dette tiltaket innbefatter også forslag til taktisk tilnærming, gjort i samarbeid med SLV, for å realisere høyt prioriterte krav på kort sikt, uten å måtte vente på SPOR prosjektet. Tiltaket inngår i Nasjonal IKT sin masterplan for EKSTERNE AVHENIHETER ØKONOMI Sluttrapport fra prosjektet ble fremlagt prosjektforum Avsluttende prosjektstyremøte ble holdt 2.9. Prosjektstyret anbefaler at prosjektet kan avsluttes. Sak om avslutning av prosjektet skal fremlegges styret i NIKT RISIKO FERDISTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE RISIKOREDUSERENDE REP M4-Prosjektdirektiv godkjent M5-Utarbeidet krav til legemiddelinformasjon M7-Utarbeidet forslag til plan for tilgjengeliggjøring av legemiddelinformasjon M6-Utarbeidet informasjonsarkitektur (22.4)- ble nådd 19.8 M8-Utarbeidet forslag til forvaltningsmodeller ( inngår i M6). M9-Utarbeidet styringsdokumentasjon (7.6)- 2.9 M10-Styringsdokumentasjon godkjent (15.6) Styringsdok. for neste fase er ikke utarb.. M11-Prosjektavslutning (30.6)

35 Styremøte i Nasjonal IKT HF Vedlegg 2 STATUSRAPPORT TILTAK 47 Innføring av elektronisk oppgjørsordning for H-resepter PROSJEKTEIER Nasjonal IKT Sykehusapotekene SATSINSOMRÅDE Mål 4 Koordinere RHFene overfor sektoren PROSJEKTLEDER Ole-Morten Holmøy, PwC STATUS OMRÅDE FORRIE AVRENSIN O INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENIHETER ØKONOMI RISIKO Y Y NÅ Y R KOMMENTAR TIL STATUSENDRINER Innhold: Endelig versjon av løsningsbeskrivelse for helhetlig løsning er ferdigstilt. Alle systemleveranser er ferdigstilt. Ressurssituasjonen: OK. Fremdrift: OK i forhold til gjeldende plan. Pilotering av apotekløsning (FarmaPro 5.16) startet 28.aug som planlagt. Utrulling planlagt ferdig innen utgangen av november. Overgang til ny oppgjørsordning vil skje gradvis i perioden. HFene er informert om planer og konsekvenser av innføring og vil bli fulgt opp i pilotperioden. Utsendelse av faktura/rapporter fra Helfo er avklart. Avtaler med apotek og Hdir/Helfo ferdigstilt. Avhengigheter: Implementering av oppdaterte versjoner av DIPS/FM. Etablering av forvaltningsregime for hele kjeden. Økonomi: Hendelser/feil under test og forsinkelsen for oppstart av pilot for apotek førte til utvidet utviklingssbehov og prosjektoppfølging. Økte kostnader/prognose er meldt. FERDISTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE Ulike feil i grunnlag som avdekkes i FEST, apoteksystem eller Helfos løsning Manglende data til HF pga manglende implementering av DIPS/FM Etablering av forvaltningsregime for videre oppfølging RISIKOREDUSERENDE REP Tett oppfølging mot Helfo for tidlig avdekking av feil Oppfølging mot IKT for HFene for avklaring av implementeringsplaner (e-resept og DIPS/FM) Avklaringer mot RHF/NIKT og prosjekteier og fremlegging for prosjektstyret Aksept av utbet./faktureringsløsn. Ferdigstillelse av avtaler. Avklaring på oversendelse av personsensitiv informasjon fra Helfo til HFene Oppstart pilot FarmaPro/start innføring elektronisk oppgjørsløsn. Første faktura/rapport sendt til HF Innføring av ny versjon av DIPS/FM med støtte til forskrivning av h- resept i HFene Etablering av prosess for SLV/LIS for bruk av vilkår i FEST Signering av avtaler Ordinær produksjon av faktura og rapporter fra Helfo Overlevering til HF Lukking av prosjektet (Sluttrapport)

36 Styremøte i Nasjonal IKT HF Vedlegg 2 STATUSRAPPORT TILTAK 53 Ny teknologi AMK PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINSOMRÅDE STATUS Felles løsninger og tjenester som fremmer kvalitet og effektivitet PROSJEKTLEDER Oddmund Aase, prosjektleder KOMMENTAR TIL STATUSENDRINER OMRÅDE AVRENSIN O INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT FORRIE Y NÅ Ressurser: Etter detaljering av fremdriftsplan ser en at behovet for prosjektressurser øker gjennom etablering av parallelle løp i dialogfasen for å holde tidsplanen. Behov for økning ble adressert til prosjektstyret i desember 2015, fulgt opp i dialog mellom prosjektstyremedlemmene og prosjektleder, Behandlet i prosjektstyremøter , , og behandles på nytt EKSTERNE AVHENIHETER ØKONOMI RISIKO FERDISTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE Usikkerhet 29 (ny) Ressursmangel fører til prosjektet må legges ut i tid, med påfølgende konsekvenser for regionenes virksomhet. Usikkerhet 20 Manglende avklaring av driftsmodell fører til tidkrevende beslutningsprosesser som igjen forsinker prosjektet RISIKOREDUSERENDE REP 29: Dialog med regionene om å nå minimum bemanning for parallell dialog. Lage reserveplan for sekvensiell dialog 37: Vurderer modeller snarest, og hurtig få satt i gang beslutningsprosesser M8: Når løsningsbeskrivelser er evaluert og antall løsninger er redusert til : M9, Når finansieringsplan er klarlagt : M10, Når Prosjektstyret godkjenner å gå inn i siste dialogrunde for kontraktsavklaringer og forhandlinger : M11, Når kravspesifiseringsarbeidet er gjennomført og invitasjon til endelig tilbud er sendt ut

37 Styremøte i Nasjonal IKT HF Vedlegg 2 STATUSRAPPORT TILTAK Program for samordning av neste generasjons EPJ (SAN EPJ) PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINSOMRÅDE 1-5 PRORAMLEDER Siv Ingebrigtsen STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINER OMRÅDE AVRENSIN O INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT FORRIE Y Y NÅ Y Y Y Det har blitt arbeidet med justering av innretning av programmet etter at Helse Midt meldte at de ikke har anledning til å delta i programmet. Tilbakemelding fra Prosjektforum var at før endelig innretning og omfang av et eventuelt prosjekt knyttet til «Samordning av innføring av DIPS Arena» kan besluttes, bes NIKT om å gjennomføre avklaringsrunder med de 3 pågående programmene i regionene for å etablere en hensiktsmessig ordning. I parallell skal prosjektene som skal kartlegge god praksis og etablere forvaltning av god praksis starte opp. I tillegg skal programstyre etableres. EKSTERNE AVHENIHETER ØKONOMI RISIKO FERDISTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE 1. Mangel på kontaktpersoner til kartlegging kan gi ytterligere forsinkelse 2. Mangel på styringsgruppe reduserer fremdrift på beslutninger 3. Felles bibliotek (verktøy) er ikke tilgjengelig for SAN i tide 4. Ulike forventninger til programmet RISIKOREDUSERENDE REP a. Ny innretning på programmet med 3 regioner og fokus på konkrete gevinster på kort sikt b. Ny innretning gir bedre forutsetning for sammensetning av programstyre c. Midlertidig løsning felles bibliotek tatt i bruk Presentasjon av ny innretning for Prosjektforum Utvikling av prosjektideer for SAN EPJ Samlet erfaringer fra midlertidig løsning felles bibliotek Kommende aktivitet: Endelig avklaring på innretning av «Samordning av innføring av DIPS Arena» Etablering av programstyre og identifisering av kontaktpersoner for kartlegging Oppstart av Fase 1 prosjekter og aktiviteter

38 Styremøte i Nasjonal IKT HF Vedlegg 2 STATUSRAPPORT TILTAK Felles forprosjekt for systemstøtte for legemiddelkjeden og sykehusapotekene PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINSOMRÅDE Felles løsninger og tjenester som fremmer kvalitet og effektivitet PROSJEKTLEDER Jon ausdal, Hemit STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINER OMRÅDE AVRENSIN O INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENIHETER FORRIE Y NÅ Y Ingen endring på status-kpi-er. Kommentarer til framdrift: - Milepæl M7 ap-analyse ( ) og milepæl M8 Konsept ( ) ble godkjenning på møte i prosjektstyret den 13. september - Faseovergang fra fase 2 Analyse til fase 3 Konsept og anbefalinger ble godkjent på møte i prosjektstyre den 13. september - Prosjektstyremøtet ønsket prosjektavslutningsdato den , og ba prosjektleder oppdatere faseplan for siste fase ut fra dette. Når faseplanen blir formelt godkjent vil «Neste milepæler» oppdateres og fremdrift vil bli rapportert iht. ny faseplan. ØKONOMI RISIKO FERDISTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE Prosjektet ligger fortsatt to måneder etter opprinnelig plan. Det er stor risiko for at denne forsinkelsen vil forskyve seg videre i prosjektet. RISIKOREDUSERENDE REP Prosjektstyret har uttrykt at det ikke er ønskelig å forsere framdriften hvis det går på bekostning av kvalitet i arbeidet. M : Vedtak om oppstart M : Planlegging M : Kick-Off M : ap FarmaPro M : Beskrivelse av dagens arbeidsprosesser M : Beskrivelse av målbilde M : apanalyse M : Konsept Faseovergang fra fase 2 Analyse til fase 3 Konsept og anbefalinger M : Virksomhetsarkitektur M : Underlag hovedprosjekt M : Sluttleveranse M : Avslutning

39 Styremøte i Nasjonal IKT HF Vedlegg 2 STATUSRAPPORT TILTAK 60 Konseptfase Prehospital EPJ PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINSOMRÅDE NA PROSJEKTLEDER Lars Erik Halvorsen STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINER OMRÅDE AVRENSIN O INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENIHETER ØKONOMI FORRIE Y Y NÅ R R R Y Prosjektet er nå anbefalt midlertidig stanset i påvente av bedret ressurstilgjengelighet. Prosjektets avhengighet av ressurser med samme kompetanse som Ny Teknologi AMK gjør fremdrift og allokering av riktige ressurser umulig før aktiviteten i Ny Teknologi AMK er lavere. Dette er forventet å skje primo Prosjektstyret har vedtatt å vurdere status og muligheter for oppstart av prosjektet ultimo 2017 i et prosjektstyremøte medio november Prosjektleder og prosjektstyret vil være de samme ved en gjenopptakelse av prosjektet, så fremt dette gjøres i løpet av første kvartal For alle praktiske formål er all aktivitet i prosjektet avsluttet ultimo juni, med formell behandling av midlertidig stans i Prosjektforum 31.8 og NIKT Styremøte RISIKO FERDISTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE 1. Tilgang til arbeid gjort i helseplattform prosjektet (Helse Midt) 2. Tilgang til ressurser for gjenopptakelse av prosjektet RISIKOREDUSERENDE REP 1. Dialog med helseplattform prosjektet 2. Behandling av saken i Prosjektforum august 2016 samt tett samarbeid med prosjektet Ny teknologi AMK Innsamling bakgrunnsmateriale Vurdere gjenopptakelse av prosjektet medio november 2016 Kick off konseptfase Uke XX Behovsanalyse ferdig Uke XX Strategi, mål og krav utarbeidet Uke XX Mulighetsrom, alternativer Uke XX Alternativanalyse ferdig Uke XX Rapport foreligger Uke XX

40 Styremøte i Nasjonal IKT HF Vedlegg 2 STATUSRAPPORT TILTAK 61 Digital patologi konseptstudie PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINSOMRÅDE NA PROSJEKTLEDER Line Rodahl Dokset, Sykehuspartner HF STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINER OMRÅDE FORRIE NÅ Prosjektets styringsdokument ble godkjent av prosjektstyret 9. juni AVRENSIN O INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENIHETER ØKONOMI Y Y Y Vi har fortsatt mindre arkitektkapasitet enn prosjektet behøver. Jurist er ikke i gang med prosjektarbeidet, kun presentert for prosjektet. runnet forsinkelser i oppstarten ønskes juridisk kapasitet øket. Videre er det sårbart med kun en ressurs fra HMN. Dersom ikke kapasiteten økes vil det få konsekvenser for fremdrift (og kvalitet?) Prosjektet har så langt levert i henhold til plan. Vi arbeider nå med prioritering, og har startet arbeidet med to be prosessene som krever mye ressurser. Erfaringsinnsamling Norge og erfaringsinnsamling i utlandet er i godkjenningsprosess. As is kartleggingen skal ha mindre korrigeringer før den er endelig godkjent. RISIKO FERDISTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE 1. Komplekse problemstillinger med avhengigheter til andre prosjekter og fagmiljø. 2. Stor arbeidsbelastning i avdelingene og regionene. RISIKOREDUSERENDE REP 1. Løpende dialog med aktuelle prosjekter og fagmiljø. Avgrensning. 2. Kommunikasjon med regionene om flere ressurser. MP1 Beslutning om å etablere prosjektet. MP2 Kick Off med prosjektgruppen MP3 Planlegging. Når prosjektstyret er opprettet og dokumenter godkjent MP4 Kartlegging as is MP5 Erfaringsinnsamling i Norge MP6 Erfaringsinnsamling i utlandet MP7 Avgrensning. MP8 Innstilling, hvordan utnytte erfaringer. MP9 Konseptuell to be beskrivelse 1. versjon MP10 ap analyse MP11 Konseptuell to-be beskrivelse 2. versjon MP12 runnlagsdokumenter for neste fase MP13 Oppsummering/presentasjon. MP14 Avslutning.

41 Styremøte i Nasjonal IKT HF Vedlegg 2 STATUSRAPPORT TILTAK Henvisning mellom HF PROSJEKTEIER Nasjonal IKT Helse Sør-Øst RHF SATSINSOMRÅDE Mål 4 Koordinere RHFene overfor sektoren PROSJEKTLEDER Mona Syversen, Sykehuspartner STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINER OMRÅDE AVRENSIN O INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENIHETER ØKONOMI FORRIE Y Y NÅ Y Y Evalueringsrapport for gjennomført pilotering av henvisninger mellom helseforetak ble godkjent av programstyret for Regional klinisk løsning 25. august. Oppdatert versjon av meldingsstandarden med gjenstående elementer er fortsatt ikke levert fra Direktoratet for e-helse, men forventes levert senere i høst. Tilhørende funksjonalitet i DIPS vil dermed leveres tidligst i Arena 17.x, som planlegges lansert for test høsten 2017 Noen av problemstillingene det arbeides med i prosjektene EPJ-løftet og FIA samhandling kan sannsynligvis håndteres gjennom henvisning 2.0. Fra et standardiseringsståsted foreslås det derfor å koble det videre arbeidet med henvisning 2.0 tettere til disse prosjektene RISIKO FERDISTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE Manglende forpliktelse fra leverandør DIPS om videre utvikling av viderehenvisningsløsningen kan medføre ytterligere forsinkelser knyttet til pilotering og utbredelse av endelig løsning for revidert henvisningsmelding ved HF RISIKOREDUSERENDE REP Ferdigstille meldingsstandarden og deretter avgrense hvilke elementer som må inngå i DIPS før videre pilotering og utbredelse anses som aktuelt M1 Prosjektet klart for oppstart M2 Prosjektgruppe etablert M5 Revidert meldingsstandard for henvisning klar for test i DIPS, runde 1 i M6 Henvisning mellom HF pilotert ved utvalgte HF i HSØ, i 2016 M4 Ytterligere revidert meldingsstandard for henvisning mellom HF definert og godkjent for implementering M5 Revidert meldingsstandard for henvisning klar for test i DIPS hvis ny funksjonalitet kreves, runde 2 i 2016

42 Styremøte i Nasjonal IKT HF Vedlegg 2 STATUSRAPPORT TILTAK SATSINSOMRÅDE OMRÅDE AVRENSIN O INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENIHETER ØKONOMI BESKRIVELSE Det er en risiko for at prosjektet blir sittende med forvaltningsansvar og oppgaver, det kan føre til forsinkelser i forhold til prosjektplan. Pilot i forbindelse med mottak av fødselsnr i PAS kan bli forsinket grunnet gamle/utdaterte integrasjoner, manglende erkjennelse av at PAS/EPJ er master for fødselsnummer innenfor spesialisthelsetjenesten, manglende anskaffelse av HL7-connector. Det er en risiko for at videre implementering av nye regioner kan bli forsinket grunnet dårlige testmuligheter hos Norsk Helsenett STATUS 1005 Automatisk melding om fødsel Mål 3 Være RHFenes samarbeidspart overfor myndighetene i nasjonale tiltak FORRIE Y NÅ RISIKO RISIKOREDUSERENDE REP Overlevering til forvaltning i HSØ er påbegynt og følges tett. PAS må være master for pasientdemografiske data, og fagsystemene må være integrert med PAS/EPJ på HL7 Connector for at løsningen skal fungere. HL7 Connector må anskaffes. Prosjektet lager en oversikt over nødvendige systemer/integrasjoner/avhengigheter nødvendige for at Trinn 2 skal fungere slik at planlagte gevinster kan hentes ut. Listen vil distribueres til alle RHF. Arbeidet med forbedringer av testsystem er på plass, og det forventes en rask løsning. PROSJEKTEIER PROSJEKTLEDER Nasjonal IKT Anne- Britt H. Thuestad, Sykehuspartner Innhold Trinn1: Frittstående webløsning implementeres videre i henhold til Nasjonal implementeringsplan og Helse Vest er p.t. i verifiseringsløp. Det er avviklet møter med Helse midt Norge med tanke på erfaringsoverføring og det er planlagt work-shop sammen med Helse Nord for erfaringsoverføring og støtte til planlegging. Trinn2: Fortsettelse av pilot på Trinn 2 vil gjennomføres Det pågår kartlegging av rutiner/behov for rutineendringer sammen med berørte fagmiljø ved Rikshospitalet( Pilot ). Trinn3: Prosjektet har beskrevet en prosjektide som vil diskuteres i prosjekters styringsgruppe. Utkast til ide med behov/forbedringsforslag basert på prosjektets erfaringer overleveres NIKT. Fremdrift: : Implementering av frittstående løsning pågår. Løsningen er nå implementert ved Rikshospitalet, Sykehuset Innlandet, Akershus Universitetssykehus, Vestre Viken og Sykehuset i Østfold. jennomført pilot på integrert løsning (Trinn2) verifiserer at fødselsnummeret kommer inn i PAS og derfra til fagsystem (Lab.). Resultater fra pilot viser behov for en ytterligere gjennomgang av funksjonalitet for å tilpasse prosesser og rutiner. Videre pilotering Trinn2 planlegges med tanke på ferdigstillelse pr Økonomi: Prosjektets forbruk er i henhold til prognose. Egen oversikt sendes NIKT Avhengigheter: Det er avhengigheter til at de ulike regionene lager og følger utrullingsplaner som bygger på nasjonal utrullingsplan. Når det gjelder implementering av mottak av fødselsnummer, er prosjektets ansvar å sørge for at fødselsnummeret kommer inn i PAS. Prosjektet ser at videre distribusjon av fødselsnummer fra PAS til fagsystem har avhengigheter til at PAS er master for fødselsnummer og at fagsystemene er integrert med PAS på HL7 connector. Prosjektet ser at utbredelse av Trinn 2 vil kreve utbredelse av standardisert integrasjonsgrensesnitt for logistikkmeldinger der dette ikke finnes i dag, samt gjennomgang av rutiner for alle fagmiljøer, både der fagsystemet har integrasjoner/ikke har integrasjoner mot PAS. FERDISTILTE MILEPÆLER M1: Prosjektet klart for oppstart M2: Pilot for frittstående løsning er opprettet ved Rikshospitalet M4:Nasjonal utrullingsplan er ferdigstilt M5: Behovsdokumentet er ferdigstilt. M6:Frittst.løsning er utarbeidet og dokumentert. M7: Revidert plan for integrert løsning er ferdigstilt M8:Løsningsdesign for integrert løsning ferdigstilt (Mottak av fødselsnummer i DIPS) M9:Integrert løsning mottak av fødselsnummer er ferdig utviklet. M10: Løsning for sending av datasett fra DIPS er tatt ut av prosjektet. NESTE MILEPÆLER M3:Det er opprettet avtaler for, frittstående løsning i henhold til overordnet avtalestruktur. (Det er utarbeidet mal for databehandleravtale og driftsavtale som er diskutert i styringsgruppen.) M11:Pilot integrert løsning er godkjent (Det er gjennomført en prepilot). M12: Sluttdokumenter er levert.

43 Styremøte i Nasjonal IKT HF Vedlegg 2 STATUSRAPPORT TILTAK DIS 2016 (Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten) PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINSOMRÅDE NA PROSJEKTLEDER Åsa Ottersted, Helsedirektoratet / Avd Digitale innbyggertjenester STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINER OMRÅDE AVRENSIN O INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENIHETER ØKONOMI FORRIE Y NÅ Y Fremdrift og økonomi Pilot for digitale skjema leveres på tid og under budsjett men med mindre scope en forventet p.g.a redusert leveransemulighet hos Hemit. Arbeid med melding og mulig videresending til digital postkasse er startet. Det vil bli parallelle forløp på detaljering av generiske utviklingsoppgaver og spesifikke konseptavklaringer. Arbeid med konsepter er styrket med flere interne ressurser for å kompensere tidligere forsinkelser. Prognose for resten av året er oppdatert med økte kostnader i forbindelse med økt antall ressurser i prosjektet. Oppdatert prognose overstiger dog ikke total budsjettramme. RISIKO FERDISTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE Regionale ressurser som skal bistå i konseptarbeidet har varierende tid til å delta. Utfordrende å få tilgang til klinikere. Risiko forsinkelse og ikke god nok forankring. Status i dag: Medium RISIKOREDUSERENDE REP Direktoratet for ehelse øker ressursinnsatsen for å bidra til framdrift. Økt samarbeid med klinisk IKT er initiert. Personvern: Levert alle prioriterte aktiviteter. Varsel: Planlagte utviklingsoppgaver på varselprofil er klare for release i sept. Samhandling: workshop med gjennomgang av pasientforløp og mulige løsningsbeskrivelser. (13-14 sept.) Produksjonssetting av pilot digital skjema planlagt 28/11 i år. Utviklingsstart av generiske mekanismer som understøtter fremtidig digital dialog med behandler 10. okt. S. Møte DIS-2016

44 Vedlegg 72 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 72/16 B Felles forvaltning, drift og vedlikeholdssystem for MTU og BHM - sluttrapport Bakgrunn Saken gjelder sluttrapport og avslutning av prosjekt 37 'Felles forvaltning, drift og vedlikeholdssystem for medisinsk-teknisk utstyr og behandlingshjelpemidler'. De regionale helseforetakene besluttet gjennom RHF AD-møte i mars 2010 å gjennomføre en nasjonal prosess med målsetning om en felles dataløsning for forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) av medisinsk-teknisk utstyr (MTU) og behandlingshjelpemidler (BHM). Oppgaven ble overført til Nasjonal IKT som har gjennomført et prosjekt som har anskaffet og implementert felles IKT-løsning for spesialisthelsetjenesten. Status Prosjektet har gjennomført oppdraget i henhold til styringsdokumentasjon, og anskaffet og implementert felles nasjonal løsning for forvaltning, drift og vedlikeholds-system for medisinsk-teknisk utstyr og behandlingshjelpemidler. I tillegg er det etablert forvaltning av løsningen og drift- og vedlikeholdsavtaler. Prosjektstyret, systemeierstyret og Prosjektforum har behandlet sluttrapporten, og anbefalt at sluttrapport godkjennes og at prosjektet avsluttes. Utvalgte deler av sluttrapporten vil bli presentert i styremøtet. Oppsummering av sluttrapporten Oppnåelse av prosjektets mål Helseforetakene har tidligere benyttet ulike løsninger og praksis som har medført lite utveksling av informasjon og praksis, kostbar IT-drift, og begrenset og upraktisk samarbeid og koordinering på tvers av institusjoner, helseforetak og regioner. Den nye løsningen har som overordnet mål å øke effektiviteten i det enkelte helseforetak, øke pasientsikkerhet og bedre pasientbehandlingen. Med utgangspunkt i at mest mulig informasjon skal deles er det levert en løsning sentralt installert hos Norsk Helsenett hvor tilgang gis til det enkelte helseforetak. I august 2014 inngikk Nasjonal IKT samarbeidet en driftsavtale med Norsk Helsenett på vegne av de regionale helseforetakene. Dette er et avvik fra praksis om at slike avtaler skal tegnes mellom leverandør og hver av de fire helseregionene. 1

45 Vedlegg 72 Fra styringsdokumentasjonen heter det: «I systemet vil de Medisinsk Tekniske Avdelingene oppfylle kravene som stilles i Lov og Forskrift om Medisinsk Teknisk Utstyr med å registrere alt utstyr som anskaffes, legge inn dokumentasjon, holde oversikt over plassering og eierskap, planlegge og dokumentere vedlikehold, dokumentere feilsituasjoner, bestille deler og holde oversikt over reservedeler. Innen BHM er utlåns- og logistikkfunksjonalitet viktigst, og siden denne delen inneholder sensitive pasientopplysninger er tilgangsstyring en viktig komponent.» Videre heter det: «dele vedlikeholdsinformasjon for å kunne optimalisere sine vedlikeholdsplaner. Ved anskaffelser er det ønskelig å se erfaringer fra andre HF/regioner på typer utstyr. Fra et styringsperspektiv vil et felles system lettere kunne gi gode beslutningsunderlag i forhold til gjenanskaffelse og investeringer i medisinsk teknisk utstyr med grunnlag i utstyrsparkens alder, teknologi, stabilitet og vedlikeholdskostnader hvor man kan innhente sammenliknbar informasjon på tvers av HF/regioner». Prosjektets mål Virksomhetsmål Tilfredsstille lover og forskrifter til virksomheten. Optimalisere vedlikeholdsplaner Forbedret underlag til anskaffelser. rad av oppnåelse Dette målet er oppnådd i sin helhet. Systemet og arbeidsprosesser legger til rette for dette. Effektmål Effektmål A: Deling av jobbhistorikk som gir erfaringsgrunnlag ved reparasjoner. Effektmål B: Samarbeid ved re- /nyanskaffelser. Effektmål C: Bedre oversikt over utstyrsparken for investeringer. Effektmål D: Felles innsyn i hvem som har reservedeler, hvor disse kan kjøpes og til hvilken pris. Dette målet er nådd (for de helseforetak som har tatt i bruk systemet). Systemet legger til rette for dette gjennom deling av informasjon. Det er nå mulig å få full oversikt over utstyr på alle nivå (lokalt / regionalt / nasjonalt). Dette målet er nådd (for de helseforetak som har tatt i bruk systemet). Priser deles foreløpig ikke (i påvente av juridiske vurderinger). Prosjektets produkter Prosjektets produkter er levert og overlevert til linjen. Produkt Status Kvalitetskrav Felles nasjonalt forvaltning, drift og vedlikeholdssystem for medisinsk-teknisk utstyr og behandlingshjelpemidler. Systemet er anskaffet, implementert og godkjent. Kontraktens krav er godkjent. Ansvarlig for produkt og kvalitet i linjen Det er satt opp en organisering med systemeiere i et hierarki fra lokalt, via regionalt til et nasjonalt systemeierstyre. Drift- og vedlikeholdsavtaler Det er inngått Vedlikeholdsavtalen var en Systemeierstyret har 2

46 Vedlegg 72 Produkt Status Kvalitetskrav for systemet. vedlikeholdsavtale med systemleverandøren og driftsavtale med norsk helsenett. del av anskaffelsen. Driftsavtalen ble behandlet av prosjektet og styringsgruppen før signering. Ansvarlig for produkt og kvalitet i linjen ansvaret for avtalene. Forvaltningsrådet har den løpende kommunikasjonen. Forvaltningsorganisering av systemet. Forvaltningsrådet er etablert, men finansieringsløsning er enda ikke effektuert. Beskrevet i Mandat styre og forvaltningsråd. Systemeierstyret. Organisering av drift og forvaltning Status i august 2016 er at forvaltningsrådet er i drift med medlemmer fra Oslo Universitetssykehus HF, Helse Bergen HF, St. Olavs hospital HF og Universitetssykehuset i Nord-Norge HF. Norsk Helsenett deltar med sin tjenesteansvarlige, og forvaltningsrådet ledes av Norsk Helsenett sin fasilitator. Prosjektets økonomi Kostnadsmessig har prosjektet utviklet seg i takt med de valgene som er gjort underveis. Det største avviket på kostnader er et underforbruk på prosjektledelse på cirka 3 MNOK gjennom hele prosjektperioden. Spesielt for implementeringsfasen har behovet ikke vært like stort gjennom perioden som først antatt, og tidkrevende beslutningsprosesser hos helseforetakene og Nasjonal IKT har gjort at det hadde vært mer fornuftig å sette en lavere stillingsandel og heller forlenge engasjementsperioden. odkjent budsjett Tidspunkt Inkl. mva. Forberedende fase 2011 og ,- Avtale om prosjektledelse etter utlysning innenfor rammeavtale Mars ,- 3

47 Vedlegg 72 (innvilget ramme fra NIKT: ,-) Tilleggsbevilling for prosjektledelse September ,- Tilleggsbevilling for å dekke utvidet prosjektledelse og kostnader med HINAS Desember ,- Tilleggsbevilling til investeringskostnad Desember ,- Tilleggsbevilling for å utrede forvaltningsorganisering Februar ,- Tilleggsbevilling fra Prosjekteierforum 300 timer pluss 3 ukesverk til ekstern konsulent Knut Selliseth Mai , ,- Tilleggsbevilling 100 timer ekstra for prosjektledelse Juni ,- Tilleggsbevilling tilsvarende ett årsverk for interne ressurser til forvaltning (forvaltningsråd) Oktober ,- Vedtatt budsjett for implementeringen var (tatt fra prosjektdirektivet). Disse summene skulle dekke prosjektledelse og reise- og møtekostnader , ,- Total bevilgning ,- Totalt forbruk pr 31. juli ,- Prognose ved prosjektslutt 30. september ,- Prosjektevaluering og læringspunkter Prosjektet har medført mange læringspunkter om det å gjennomføre felles IKTanskaffelser og det å etablere en felles IKT-løsning. Noen utvalgte læringspunkter fra sluttrapporten tas med her. Kostnadsdeling av drift fra oppstart Helseregionene ble enige om at drift skulle finansieres fra starten av alle helseregionene. Dette medførte god motivasjon til å bytte ut gamle systemer med den nye felles løsningen, slik at en unngår å betale drift og vedlikehold for doble systemer. Piloter og insentiver i opsjoner For at kontrakten skulle være attraktiv i markedet var det viktig at det lå noen helseforetak i avtalen som helt sikkert skulle bruke systemet. Universitetssykehuset Nord-Norge HF og helseforetakene i Helse Midt-Norge RHF sa seg villig til å være piloter, noe som var viktig for konkurransen og for gjennomføringen. Insentivene for leverandøren for å gjøre pilotene fornøyde har vært meget sterk siden de øvrige helseforetakene har lyttet til pilotene før de har vedtatt sine egne innføringsprosjekt. 4

48 Vedlegg 72 Beslutningsveier Det viste seg svært utfordrende å få fattet tverrgående beslutninger, spesielt innenfor områdene knyttet til valg av kontraktspart, ansvar for vedtak av forvaltningsmodellen, og godkjenning av kostnadene for denne. Prosjektets fremdrift ble i flere runder påvirket av uavklarte beslutningsveier. Tilgang på IKT-ressurser Prosjektet oppstod på bakgrunn av behov i fagmiljøet. I en lengre periode gikk fremdriften tregt med å lage kravspesifikasjon, grunnet at prosjektets fagressurser ikke var tilstrekkelig fristilt fra sine øvrige oppgaver. Underveis i prosjektet ble det avdekket behov for IKT-ressurser, som medførte en utfordring da helseregionene ikke hadde tilgjengelige ressurser. Prosjektet klarte likevel å få allokert relevante IKT-ressurser til de viktigste fasene. De lokale innføringsprosjektene hadde tilsvarende utfordringer. Manglende ressurstilgang er en viktig årsak til forsinkelser i prosjektet. od involvering og prioritering i kravspesifisering Alle krav ble vurdert for å legge til rette for god involvering og eierskap til kravspesifisering. Et relevant utvalg av kravene ble prioritert slik at en kunne gjøre en reell differensiering av leverandørenes svar. Administrerende direktørs vurdering Prosjektet har levert på målene som er beskrevet i styringsdokumentasjon, og prosjektets produkter og sluttrapport er behandlet og godkjent i prosjektstyret og Prosjektforum. Felles løsning for forvaltning, drift og vedlikehold av medisinsk-teknisk utstyr (MTU) og behandlingshjelpemidler er et foregangsprosjekt for felles prosjektgjennomføring, etablering av fellesløsning som bidrar til samordning og standardisering. Produktet Medusa er nå tatt i bruk i over halvparten av spesialisthelsetjenesten. Administrasjonen oppfordrer helseregionene til å sikre utrulling i de resterende helseforetakene. Forslag til vedtak 1. Styret vedtar å avslutte prosjektet. 5

49 Vedlegg 73 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 73/16 B SAFEST planlegging prosjektavslutning og veien videre Bakgrunn Saken gjelder sluttrapport og avslutning av tiltak 29.4 SAFEST planlegging, nøkkelforutsetninger for gjennomføring av en realiseringsfase, og forslag om planlegging og oppstart av nytt tiltak 29.5 SAFEST realisering. Det er i perioden gjennomført tre tiltak knyttet til bruk av FEST-registeret i spesialisthelsetjenesten. Tiltak 29.4 SAFEST Planlegging er det fjerde i rekken og er et planleggingsprosjekt før gjennomføringsfase for å realisere en nasjonal løsning med én kilde til oppdatert legemiddelinformasjon for spesialisthelsetjenesten. FEST-registeret levert av Statens Legemiddelverk (SLV) har vært utgangspunktet for en nasjonal løsning. Status Prosjektets leveranser Prosjektet har med grunnlag i leveransen fra tiltak 29.3 SAFEST «Foredling av FEST for spesialisthelsetjenesten», detaljert, presisert og prioritert krav til legemiddelinformasjon. Prosjektet har levert nyttevurderinger knyttet til kravene, og kommet med anbefalinger på valg av arkitektur for å realisere kravene. Kliniske fagressurser fra helseregionene har vært involvert i utarbeidelse og godkjenning av kravene og nyttevurderingene. SLV har deltatt i utformingen av kravene, og har vurdert omfang og kompleksitet for realisering. Arkitekter med spesialkunnskap om behov og problemstillinger relatert til bruk av legemiddelinformasjon i kurveløsningene i helseregionene, har utarbeidet anbefalingene om valg av arkitektur. Rammer for realisering av kravene i en etterfølgende prosjektfase De fleste av kravene fordrer utvidelser av informasjonsmodeller og innhold i SLVs databaser for legemiddelinformasjon. Dette er et omfattende arbeid, og SLV ønsker å se dette i sammenheng med implementeringen av nye europeiske standarder og informasjonskilder for legemiddelinformasjon, som etableres av SPOR-prosjektet i regi av European Medicines Agency (EMA). SLV vil på sikt være forpliktet til å forholde seg til de nye standardene, blant annet for å implementere EUs forfalskningsdirektiv. Implementeringen av leveransene fra SPOR-prosjektet er også en forutsetning for å 1

50 Vedlegg 73 kunne dra nytte av sentrale europeiske datakilder, fremfor å opprettholde eksisterende informasjonskilder med særnorske format, med tilhørende merarbeid. I arbeidet med leveransene har prosjektet utfordret SLV på muligheten for en raskere realisering av kravene som ikke baserer seg på implementering av leveransene fra SPOR-prosjektet. SLV har vært tydelig på at de ikke ønsker å gjøre endringer i eksisterende informasjonsstrukturer og meldingsformater, fordi dette medfører høy risiko for å introdusere feil i løsninger for forskrivning av legemidler ved bruk av e- resept. Etter at prosjektets leveranser var ferdigstilt, har SLV foreslått en alternativ tilnærming for å realisere kravene, som ikke forutsetter en fullstendig implementering av leveransene fra SPOR-prosjektet. Forslaget er vurdert av arkitektene i prosjektet, og basert på dette er det utarbeidet et vedlegg til prosjektets sluttrapport som beskriver en mulig fremgangsmåte for gjennomføring. Behov for finansiering av SLVs aktiviteter i forbindelse med realisering av kravene SLV har vært tydelig på at de ikke har rom for å prioritere å levere forbedret legemiddelinformasjon til spesialisthelsetjenesten, foran oppgavene som inngår i dagens oppdrag. SLV forutsetter derfor at arbeidet med å realisere kravene må finansieres med midler tilført fra helseregionene eller fra Helse- og omsorgsdepartementet (HOD). SLV gir uttrykk for at tilførsel av midler fra HOD må følge ordinær budsjettprosess, noe som ifølge SLV innebærer stor usikkerhet for om det vil bli bevilget ekstra midler, og at eventuelle nye midler vil være tilgjengelig først i SLV anbefaler derfor at helseregionene finansierer SLVs aktiviteter i forbindelse med realisering av kravene. SLV har anslått kostnadene til 6,4 MNOK pr år i 2017 og Disse kostnadene må da dekkes direkte av de regionale helseforetakene i tråd av gjeldende finansieringsprinsipper for kostnadsfordeling. Som en forberedelse til dette arbeidet, har SLV forpliktet seg til å gjennomføre analyseaktiviteter for fire av de høyest prioriterte kravene i 2016 innenfor eksisterende budsjettrammer. Ambisjonen for faktiske leveranser i 2017 er begrenset til disse fire kravene, og det er betydelig usikkerhet om det vil være mulig å realisere de resterende kravene i Forventninger overfor Statens Legemiddelverk Helseregionene, representert i prosjektgruppen og i prosjektstyret, forventer at SLV, som nasjonal leverandør av legemiddelinformasjon, påtar seg ansvaret for å levere det som er nødvendig for å understøtte behovene i spesialisthelsetjenesten. Prosjektet og administrasjonen i Nasjonal IKT HF ser det som nødvendig å avklare og tydeliggjøre SLVs eierskap og ansvar for leveranse av legemiddelinformasjon til spesialisthelsetjenesten. Dette innebærer en forventing om at SLV forplikter seg til å være pådriver for etablering, forvaltning, kvalitetssikring og distribusjon av legemiddelinformasjon, og at det presenteres konkrete, forutsigbare og forpliktende planer for gjennomføring. Sluttrapporten understreker at ansvaret for gjennomføring bør plasseres ett sted, og ikke pulveriseres ved at ansvaret fordeles på flere aktører. 2

51 Vedlegg 73 Avslutning av tiltak 29.4 SAFEST realisering Prosjektet har levert et godt grunnlag i form av omforente krav, og anbefalinger om arkitekturvalg. Alternativt forslag fra SLV for raskere implementering av kravene er dokumentert som vedlegg til sluttrapporten. Som følge av at prosjektet ikke har hatt mandat for å løse SLVs utfordringer knyttet til finansiering, har prosjektet ikke vært i stand til å levere en konkret tidsplan for å realisere kravene. Leveransene og sluttrapporten fra prosjektet er godkjent av prosjektstyret, og har vært fremlagt for Prosjektforum. I fremleggingen av saken i styremøtet vil Asbjørn Elgen, medisinsk fagsjef IKT ved Sykehuset Østfold og medlem i prosjektstyret, presentere sin vurdering av nytteverdien av prosjektets leveranser. Problemstillingene omkring SLVs behov for finansiering, og SLVs ansvar for legemiddelinformasjon til spesialisthelsetjenesten, har vært drøftet i prosjektstyret og i Prosjektforum. Administrasjonen ber om at styret drøfter disse problemstillingene i forbindelse med fremlegging av saken i styremøtet, og om mulig anbefaler tiltak. Administrasjonen anbefaler styret for Nasjonal IKT HF å vedta at prosjektet avsluttes. Dialogen mellom Nasjonal IKT HF og Statens Legemiddelverk I forbindelse med fremlegging av styresak 48/16 O i styremøte 24. juni 2016, «Status og veien videre for SAFEST og videreutvikling av legemiddelinformasjon i FEST» fikk administrasjonen i oppgave å bidra i dialogen mellom SLV og helseregionene, knyttet til behovet for forbedret legemiddelinformasjon til spesialisthelsetjenesten. Administrasjonen tok derfor initiativ til et møte med direktør Audun Hågå i SLV. I møtet understreket administrerende direktør i Nasjonal IKT HF isle Fauskanger helseregionenes presserende behov for forbedret legemiddelinformasjon. Hågå ga uttrykk for forståelse for behovene, men understreket at eksisterende tjenester for distribusjon av legemiddelinformasjon opprinnelig ble utviklet til for bruk for e-resept, og at SLV i dag ikke har rom for å prioritere å levere legemiddelinformasjon til spesialisthelsetjenesten utover dette. Hågå uttrykte vilje til å løse behovene, men understreket at det forutsetter særskilt finansiering. SLV har foreslått at deres ansvar på sikt avgrenses til forvaltning av selve legemiddelinformasjonen, og at ansvar for tjenester for IKT-drift/forvaltning og distribusjon av informasjonen, overlates til andre aktører. Ifølge SLV er det startet en dialog om dette med Direktoratet for e-helse. Forslag til veien videre For å videreføre arbeidet på kort sikt, har administrasjonen vurdert at det vil være hensiktsmessig å igangsette en realiseringsfase for å støtte opp om det videre analysearbeidet som SLV har forpliktet seg til å gjennomføre innenfor deres eksisterende rammer. Dersom problemstillingen rundt finansiering av SLVs oppgaver med realisering av kravene til forbedret legemiddelinformasjon blir løst, vil prosjektet også kunne støtte opp om behov for detaljavklaringer i forbindelse med SLVs realisering av kravene. Erfaringen har vist at SLV er avhengig av å ha et felles kontaktpunkt i 3

52 Vedlegg 73 helseregionene med relevant kompetanse. Samtidig er det viktig at ansvarsfordelingen mellom SLV og spesialisthelsetjenesten er klar og tydelig. Målsettingen med dette prosjektet vil også være å etablere et permanent fagnettverk på spesialisthelsetjenestens side, som vil fungere som en forvaltningsfunksjon for koordinering av nye behov, prioritering av krav, og bistand til SLV for avklaringer omkring de enkelte kravene fra planleggingsfasen. Forslag til deltakere i realiseringsfasen 29.5 SAFEST realisering tar utgangspunkt i de samme deltakerne som i 29.4 SAFEST planlegging, men i et mindre omfang. Det vil være behov for en liten prosjektgruppe med nøkkelressurser, i all hovedsak arkitekter og relevante kliniske ressurser i forhold til de enkelte kravene. Prosjektstyret foreslås videreført fra 29.4 SAFEST planlegging. Budsjettbehovet for prosjektfasen er estimert til 2 MNOK. Prosjektfasen anbefales startet opp så fort som mulig for å sikre kontinuitet i arbeidet opp mot SLV, og forventes å kunne avsluttes ved utgangen av Estimatet er basert på at Nasjonal IKT HF finansierer prosjektleder (1 MNOK) og helseregionene finansierer SLVs aktiviteter knyttet til kartlegging og utvikling av HL7/FHIR-definisjoner for nye informasjonselementer og meldingsutveksling (1 MNOK), for å understøtte arbeidet med realisering av kravene. jennomføring av prosjektfasen forutsetter finansiering både fra Nasjonal IKT HF og fra helseregionene. Budsjettkonsekvensen i 2016 forventes å være 0,3 MNOK for Nasjonal IKT HF og 0,3 MNOK totalt for helseregionene. Administrasjonen ber om å i tillegg allokere 0,1 MNOK som toleransegrense for økonomisk ramme. Denne toleransegrensen vil håndteres av administrasjonen i Nasjonal IKT HF, og vil kunne allokeres til prosjektet ved behov etter endringsforespørsler fra prosjektet. Oppsummering Tiltak 29.4 SAFEST planlegging har levert et godt underlag for en realiseringsfase, i form av prioriterte krav til legemiddelinformasjon, inklusive nyttevurdering, samt anbefalinger om arkitekturvalg. Fagressurser i helseregionene har vært grundig involvert i utarbeidelse og godkjenning av kravene og nyttevurderingene. SLV ønsker å basere realisering av kravene på europeiske standarder for legemiddelinformasjon, som leveres gjennom SPOR-prosjektet. runnet lang tidshorisont på SPOR-prosjektet har SLV foreslått en alternativ tilnærming for raskere realisering av kravene. Nøkkelforutsetningen om finansiering av SLVs aktiviteter er imidlertid den samme, og administrasjonen ønsker å løfte denne problemstillingen til styret. Basert på prosjektets sluttrapport og SLVs alternative forslag for realisering, og godkjenningen av sluttrapport i prosjektstyret, anbefaler administrasjonen at prosjektet avsluttes. Videre anbefaler administrasjonen at det etableres en ny prosjektfase 29.5 SAFEST realisering for å støtte opp om det videre arbeidet hos SLV med realisering av kravene, og for å etablere et felles fagnettverk for prioritering av nye krav til legemiddelinformasjon i spesialisthelsetjenesten. 4

53 Vedlegg 73 Administrerende direktørs vurdering Administrerende direktør slutter seg til oppsummeringen i saken, og ber styret om å drøfte hvordan problemstillingen omkring SLVs behov for finansiering skal håndteres. Resterende porteføljebudsjett for 2016 har rom for å starte opp prosjektfase 29.5 SAFEST realisering umiddelbart. Forslag til vedtak 1. Styret vedtar at tiltak 29.4 SAFEST planlegging avsluttes. 2. Styret tar problemstillingen om finansiering av SLVs aktiviteter for realisering av kravene til legemiddelinformasjon til orientering. 3. Styret vedtar oppstart av prosjektfase 29.5 SAFEST realisering med en budsjettramme på 1 MNOK, og i tillegg en toleransegrense på 0,1 MNOK som håndteres av administrasjonen. 4. Styret ber de regionale helseforetakene sikre finansiering for SLVs videreutvikling anslått til 6,4 MNOK i Styret ber de regionale helseforetakene sikre finansiering for SLVs aktiviteter for kartlegging og utvikling av HL7/FHIR-definisjoner for nye informasjonselementer og meldingsutveksling, anslått til 1 MNOK. 5

54 Vedlegg 74 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 74/16 B Oppgjørsordning for H-resept - Økning i budsjettramme Bakgrunn Økte utviklingskostnader fakturert fra Helfo og økte kostnader til prosjektledelse grunnet forsinkelser i leveranser fra apotekforeningen medfører behov for endring i budsjettrammen til prosjektet. Status Prosjektets hovedmål er å spesifisere, utvikle og innføre elektronisk oppgjørsløsning for H-resepter ved gjenbruk av Helfo sin eksisterende løsning for blåresept-ordningen. Oppgjørsløsningen er avhengig av IKT-løsninger hos mange aktører, herunder Helfo og Apotekbransjen. De første fakturaene er nå sendt gjennom oppgjørsordningen og omfanget av elektronisk fakturering vil gradvis øke etter hvert som apotekene tar i bruk ny versjon av apoteksystemet. Full innføring av ny oppgjørsordning er planlagt ferdig innen utgangen av november. Utsendelse av fakturaer og rapporter fra Helfo er ferdig avklart og tilrettelagt, og avtaler med apotek, helsedirektoratet og Helfo er ferdigstilt, godkjent og forelagt for signering. Helfo hadde estimert en kostnad på utviklingen hos dem til 1 MNOK, men har nå fakturert 1,4 MNOK for utviklingen av IKT-løsningen som nå er satt i produksjon. Under testing av apotekbransjens IKT-system FarmaPro ble det i vår oppdaget feil som medførte en forsinkelse på 5 måneder. Disse feilene medførte uforutsette utviklingskostnader å utbedre. Det ble også avklart i perioden at det var behov for ytterligere utvikling/tilpasning på rapporter levert fra Helfo, blant annet leveranse til sykehusapotek som ikke var meldt tidligere. Forsinkelsen medførte også utstrekk i tid for innleie av prosjektledelse, noe som medfører en estimert økning på 0,2 MNOK i kostnader til prosjektledelse. Oppsummering Vedtatt budsjett i 2016 er 2 MNOK, og forbruk pr er 2,2 MNOK. Prognose for gjenstående i 2016 er 0,4 MNOK som hovedsakelig er for innleie av ekstern prosjektleder. Total prognose for 2016 er 2,6 MNOK. Det forventes ikke utviklingskostnader fra Helfo etter Oppdragsavtalen mellom RHFene og Helsedirektoratet/Helfo omfatter vedlikeholdskostnader fra og med

55 Vedlegg 74 Prosjektet ber om økning av budsjettrammen med 0,6 MNOK til 2,6 MNOK. Administrasjonen ber om å i tillegg allokere 0,1 MNOK som toleransegrense for økonomisk ramme. Denne toleransegrensen vil håndteres av administrasjonen i Nasjonal IKT, og vil kunne allokeres til prosjektet ved behov etter endringsforespørsler fra prosjektet. Administrerende direktørs vurdering Prosjektet har nå implementert en elektronisk oppgjørsordning som fungerer på tvers av mange aktører. Alle aktører har tatt utviklingskostnad selv, bortsett fra Helfo som har fakturert prosjektet. Dette er en nødvendig kostnad, og sammen med forsinkelsen fra Apotekbransjen så medfører dette at budsjettøkningen anbefales. Økonomisk prognose for prosjektporteføljen gir rom for budsjettøkningen. Forslag til vedtak 1. Styret vedtar økning av prosjektbudsjett for tiltak 47 'Oppgjørsordning for H- resept' på 0,6 MNOK til 2,6 MNOK, og i tillegg en toleransegrense på 0,1 MNOK som håndteres av administrasjonen. 2

56 Vedlegg 75 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 75/16 B Beslutning om oppstart planleggingsfase Robust mobilt helsenett Bakgrunn Styret vedtok gjennomføring av konseptfase for å synliggjøre løsningsalternativer til et robust, mobilt helsenett. Dagens løsning for mobil tilgang til helsenettet fra ambulanser (bil, båt og luft) og andre ambulerende helsetjenester er mindre robust enn ønskelig. Anbefalt konsept er behandlet og godkjent i: Prosjektforum «05/16 Presentasjon konsepter RMH og prosjektforslag BP2». NIKT Fagforum Arkitektur «61/16 Robust Mobilt Helsenett». NUFAs Sesjon for akuttmedisinske tjenester , «44/16 Robust Mobilt Helsenett». Styret i Nasjonal IKT HF «Sak Robust Mobilt Helsenett - Anbefalt konsept» Administrasjonen ønsker nå å starte neste fase av prosjektet der en også ønsker å kartlegge og vise gjennomførbarhet av anbefalt konseptene. Status Konseptfasen er gjennomført i perioden januar mai Prosjektstyret og Prosjektforum har i henholdsvis prosjektstyremøte og møte i prosjektforum godkjent konseptfasens leveranser og anbefalt oppstart av planleggingsfasen (BP2). For å kartlegge, lære og forstå mulighetsrommet for det foreslåtte konseptet vil det som del av planleggingsfasen gjennomføres en leverandørkonferanse. På bakgrunn av denne vil det utarbeides mer detaljerte produkter og planer for en fremtidig anskaffelse og utrulling. Planleggingsfasen skal gjennomføre og levere følgende: Leverandørkonferanse med formål om å få innsikt i: o Hvordan leverandørmarkedet kan realisere de to foreslåtte konseptene. o Hvordan leverandørmarkedet kan bidra i forhold til utrulling og drift. 1

57 Vedlegg 75 Kravspesifikasjon for et robust mobilt helsenett, inklusiv kravspesifikasjon av akseptansetest. Kravspesifikasjon og arkitektur for "grunnmur" med kobling av helsenett mot. flere mobilnett, og en plan for realisering av denne. Kravspesifikasjon for mobile tjenester/abonnement. Drifts- og forvaltningsmodell for løsningen/tjenesten. Anskaffelsesstrategi inkludert konkurranseform og anbefalt kontraktsform. Det er i perioden fram mot styremøtet arbeidet med å fremskaffe bemanning til prosjektets kjerneteam og identifisere prosjektstyreleder. Overnevnt bemanning er nå allokert fra helseregionene, utvidet prosjektteam er identifisert og det avventes formell beslutning om oppstart før prosjektorganisasjonen formelt etableres. Oppsummering Administrasjonen ønsker styrets vedtak om oppstart av planleggingsfase (BP2) for 62 - Robust Mobilt Helsenett. Kostnader for planleggingsfasen er estimert til kr ,-. Toleransegrensen er satt til 10% og utgjør kr ,-. Totalt kostnadsestimat kr ,-. Se vedlagt prosjektforslag for ytterligere detaljer. Administrerende direktørs vurdering Et robust mobilt helsenett er en forutsetning for enkelte nasjonale initiativ i den prehospitale porteføljen. Konsept og tilnærming baserer seg på en bred regional involvering og kvalitetssikring i de relevante fora, og konseptet vurderes som riktig for spesialisthelsetjenesten. Administrerende direktør støtter oppstart av planleggingsfase (BP2) i prosjektet. Forslag til vedtak 1. Styret vedtar oppstart av planleggingsfase for prosjektet 62 Robust Mobilt Helsenett. 2

58 PROSJEKTFORSLA (BP2) ROBUST MOBILT HELSENETT Saksnummer i ephorte: Versjonsnummer: 1.02 odkjent dato: odkjent av Prosjekteier: Utarbeidet av: Ørjan Bye aute Nygreen 1

59 ENDRINSHISTORIKK Versjon Dato Endring Produsent odkjent Første versjon aute Nygreen jennomgang alle kapitler aute Nygreen Ørjan Bye jennomgang alle kapitler aute Nygreen Ørjan Bye 2

60 1. Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet Nåværende situasjon Fremtidig situasjon Prosjektets formål Situasjonen hvis prosjektet ikke gjennomføres Mål Overordnede mål Effektmål Resultatmål Rammebetingelser Prosjektets produkter/leveranser Prosjektets avgrensninger og avhengigheter Avgrensninger Avhengigheter Interessenter/målgrupper Interessenter Organisering, roller og ansvar Prosjektorganisering Status- og avviksrapportering fra prosjektet Tidsplan og milepæler Prosjektets milepæler og beslutningspunkt Vurdering av prosjektets usikkerheter Kost-/Nytte-vurderinger Kommunikasjonsstrategi/-plan Metode for gjennomføring/prosjekttilnærming Budsjett og finansiering Økonomiske forutsetninger Toleranser

61 1. BAKRUNN O BERUNNELSE FOR PROSJEKTET Dagens løsning for mobil tilgang til helsenettet fra ambulanser (bil, båt og luft) og andre ambulerende helsetjenester er mindre robust enn ønskelig. Det henvises for øvrig til Nasjonal IKT sak 80/15, Budsjett 2016 for Nasjonal IKT der «Robust mobilt helsenett» foreligger som en prioritet 2-kandidat, og som en forutsetning og med avhengighet mot NUIT prioritet 2-kandidat «Prehospitale tjenester». NIKT styret besluttet i NIKT HF Sak 99_15 B Robust mobilt helsenett konseptfase å gjennomføre en konseptfase for å utrede konsept og løsningsalternativer for robust mobilt helsenett "Styringsdokument for «Robust mobilt helsenett» Konseptfase" v 1.0 datert inneholder en mer detaljert informasjon om bakgrunnen for prosjektet Nåværende situasjon Dagens situasjon er at mobil tilgang til tjenester (i helsenettet/hos RHFene) fra Ambulanse fartøy, blodbuss mm går i all hovedsak via Telenor sitt mobilnett og deres Mobile Data Access (MDA) produkt. Overordnet ser løsningen slik ut: Figur 1 Telenor MDA løsning Denne løsningen er tatt i bruk for å gi VPN tilgang fra mobile enheter inn til helsenettet/nhn sine kunder. Løsningen krever lokal autentisering hos kunden. Løsningen gir ingen form for redundans og er ikke mer robust enn det Telenor sin mobile dekning til enhver tid gir. Løsningen er i dag flere steder i bruk ved at 2-3 ulike enheter i ambulanse (Eks Navigasjon/oppdragsinformasjon, EK og et nettbrett) er utstyrt med hvert sitt SIM kort, uten muligheter for å dele på mobil tilkobling 1.2. Fremtidig situasjon Den fremtidige situasjonen ved innføring av ny løsning vil gi en mer robust, mobil tilgang til helsenett. Det siktes mot løsninger som dekker ulike behov. I tillegg til utstyr for montering i fartøy vil det også finnes bærbart utstyr som gir tilgang til et robust, mobilt helsenett. Dette utstyret er tiltenkt ulik bruk, eksempelvis for ambulansepersonale som forlater fartøy eller hjemmesykepleier hjemme hos pasient. Figuren nedenfor viser et typisk oppsett for en ambulanse. 4

62 Figur 2 Ambulanse med robust mobilt helsenett. Enheter inni ambulansen benytter nettet som blir tilgjengeliggjort. På taket er det antenner for best mulig dekning Prosjektets formål Hovedformålet med prosjektet er å bidra til økt kvalitet på ambulerende helsetjenester. Dette gjelder både kvalitet for arbeidet ambulansepersonale utfører og kvalitet på arbeid utført hjemme hos pasienter, eksempelvis hjemmesykepleier og jordmor. Sekundært kan prosjektet, når det er gjennomført, bidra til noe effektivisering. Noen eksempler på mulig effektivisering er bruk av reisetid og ventetid til arbeid som ellers blir gjort på kontoret og håndtering av en elektronisk journal istedenfor flere på papir Situasjonen hvis prosjektet ikke gjennomføres Hvis prosjektet ikke gjennomføres vil "null-alternativet", som er å fortsette å benytte seg av eksisterende MDA løsning mot Telenor sitt mobilnett enda være den gyldige løsningen. Dette er en mindre robust løsning enn en løsning med flere bærere (mer enn et mobilnett og eventuelt satellitt/nødnett). Hvis prosjektet ikke gjennomføres vil man derfor ikke oppnå den kvalitetsøkningen som er beskrevet i kapittel 4 "Forventede gevinster" i prosjektbegrunnelsen «Prosjektbegrunnelse - Robust mobilt helsenett». Det må også kunne forventes at de ulike brukerorganisasjonene som eksempelvis helseregionene etter hvert får så store behov for en mer robust løsning at de går til egne, regionale anskaffelser. Man kan da ende opp med ulike løsninger hos de ulike brukerorganisasjonen, som vil gjøre at innføring av nye sentrale tjenester må de tilpasses flere ulike kommunikasjonsløsninger. 5

63 2. MÅL 2.1. Overordnede mål Det overordnede målet er å innføre en robust, mobil tilgang til helsenettet, som kan benyttes av ambulanser og andre med behov for mobilitet og tilgang til helsenettet. Mer spesifikt så skal det når prosjektet er avsluttet være mulig å bestille robust mobilt helsenett. RHFene og andre med behov skal ha en sentral plass å bestille dette fra. Det er ikke avgjort hvor dette skal kunne bestilles fra enda, men prosjektet vil komme med forslag til fordeling av oppgaver som en del av planleggingsfasen. Prosjektet følger Prosjektveiviserens faseinndeling som vist i figur 3. Prosjektet har nå ferdigstilt konseptfasen og er ved beslutningspunkt 2 (BP2) mot planleggingsfasen. Figur 3 Faseinndeling Overordnet mål for planleggingsfasen er: Kravspesifikasjon for: o Robust mobilt helsenett o Mobilabonnement o Kobling av helsenettet mot mobilnett Utarbeide anskaffelsesstrategi Beskrive Drifts- og forvaltnings-modell for løsningen Prosjektet skal i den påfølgende gjennomføringsfase være i stand til å kunne gjøre en anskaffelse av løsninger for robust, mobil tilgang til helsenettet Effektmål Effektmålene oppnås hovedsakelig når de foreslåtte tiltakene fra gjennomføringsfasen blir realisert ved innføring i virksomhetene. Løsningen skal gi best mulig robust, mobil tilgang til helsenettet, under skiftende dekningsgrad på ulike mobile bærere. Effektmålene som viser gevinster når realisering av robust mobilt helsenett er gjennomført er: 1. felles, nasjonal tjeneste for en robust, mobil tilgang til helsenettet. Dette kan måles ved antall RHFer og kommuner som tar i bruk tjenesten når den blir tilgjengelig. 2. en løsning som kan videreutvikles over samme mal når ny, mobil nettverksinfrastruktur blir tilgjengelig i markedet. Dette vises først når ny, mobil nettverksinfrastruktur blir tilgjengelig. Ønsket effekt ved realisering av tilgang til et robust mobilt helsenett er som følger: Bedre forberedelser for leger; de vil kunne benytte reisetiden på å oppdatere seg best mulig om skade/sykdom og pasient. Samme tilgang til informasjon for ambulansearbeidere som for helsepersonell på sykehus. 6

64 Bedre beslutningsstøtte for ambulansearbeidere. Tilrettelegge for felles situasjonsforståelse ved at aktørene har tilgang til samme informasjon, dette er med på å bedre pasientsikkerhet i den prehospitale tjenesten. Tilrettelegge for kontinuitet i diagnostikk, overvåking, behandling og dokumentasjon langs pasientforløp, fra nødmeldingsfase til sykehus. Bidra til færre, tapte pasientjournaler, og en felles journal når pasienten kommer til sykehus etter å ha vært transportert i flere ulike ambulanser. Tilrettelegge for redusert tid og kost til skanning av papirjournal og annet etterarbeid, inkl. det å få økt kvaliteten av informasjonen som blir importert Resultatmål Overordnet mål for hele prosjektet er at det skal være mulig å bestille robust mobilt helsenett til fastmontering i ambulanser (bil, båt og luft) og til bruk av ambulerende helsepersonell. Prosjektet har fullført konseptfasen der 3 leveranser belyser behov, utleder overordnede krav og beskrevet og vurdert konsepter for et robust mobilt helsenett. Resultatmålene for denne fasen (planleggingsfasen) av prosjektet er: Leverandørkonferanse med formål om å få innsikt i: o Hvordan leverandørmarkedet kan realisere de to foreslåtte konseptene o Hvordan leverandørmarkedet kan bidra i forhold til utrulling og drift. Kravspesifikasjon for et robust mobilt helsenett, inklusiv kravspesifikasjon av akseptansetest Kravspesifikasjon og arkitektur for "grunnmur" med kobling av helsenett mot flere mobilnett, og en plan for realisering av denne Kravspesifikasjon for mobile tjenester/abonnement Drifts- og forvaltningsmodell for løsningen/tjenesten Anskaffelsesstrategi inkludert konkurranseform og anbefalt kontraktsform I senere faser må følgende oppgaver gjennomføres: 1. Anskaffelse av endelig konsept (eller kombinasjon av konsept) 2. Kobling av "grunnmur" mellom helsenettet og mobiloperatører. 3. Anskaffelse av mobilabonnement (datapakker) og satellittkommunikasjon hvis behov. 4. Planlegging av utrulling og klargjøring til drift av løsningen. 5. Lage rutiner for drift/forvaltning av robust mobilt helsenett, dette inkluderer: a. Rutiner for bestilling, endring, feilretting og avbestilling av produktet b. Rutiner for oppsett (med SIM-kort) og utsendelse av rutere. c. Monteringsbeskrivelser for montering i ambulanser d. Rutiner for varsling av feil og feilretting e. Forvaltning for videre utvikling av produktet. 3. RAMMEBETINELSER Følgende rammebetingelser må prosjektet Lov om offentlig anskaffelse Mobilleverandørenes evne til å levere mobil-tilgang, robust mobilt helsenett kan ikke levere bedre enn tilgjengelig mobilnett-infrastruktur. Tilgjengelighet av satellittkommunikasjon "runnmuren" må være på plass når robust mobilt helsenett skal implementeres. 7

65 Løsningen(e) prosjektet kommer frem til må kunne driftes på en fornuftig og kostnadseffektiv måte. 4. PROSJEKTETS PRODUKTER/LEVERANSER Produkter Kravspesifikasjon og arkitektur for "grunnmur" med kobling av helsenett mot flere mobilnett, og en plan for realisering av denne. Kravspesifikasjon for mobile tjenester/abonnement Kravspesifikasjon for et robust mobilt helsenett, Anskaffelsesstrategi Drift og forvaltningsmodell for løsningen. Beskrivelse I dag er helsenettet koblet mot Telenor mobil sitt mobilnettverk, for å kunne levere robuste tjenester er det behov for en "grunnmur" der alle de landsdekkende mobilnettene (Telia og Ice.net) også er koblet mot helsenettet. For å være klare til å foreta en slik kobling må følgende utarbeides: 1. Arkitektur for hvordan helsenettet kobles til mobilnett. 2. Plan for realisering av en slik kobling. Hvis leverandørkonferansen som gjennomføres viser at det er aktører der ute som har alle nettene robust koblet til seg, kan det bli aktuelt å endre arkitekturen til å benytte en slik leverandør. Det er to behov for mobilabonnement som er identifisert som er viktig for robust mobilt helsenett: 1. Bulk datapakker som deles av flere enheter og aldri går tomme for data 2. Avtaler med flere leverandører, da flere mobilnettverk skal benyttes. I tillegg skal man i arbeide finne ut om prioritet kan gis for mobilabonnementene. Leveransen skal inneholde et dokument med detaljerte krav som er klare til å benyttes i en anskaffelse i neste fase. Prosjektet skal levere en kravspesifikasjon for et robust mobilt helsenett inneholdende «Skal», «Bør» og «Opsjonskrav». Kravspesifikasjonen skal leveres som et dokument som kan benyttes som kravdokument videre i anskaffelsesprosessen. Prosjektet skal spesifisere en akseptansetest, denne leveres som et dokument. Prosjektet skal utforme en anskaffelsesstrategi som evaluerer og konkluderer med konkurranseform og anbefalt kontraktsform. Leveransen vil være i form av et dokument og/eller et foilsett. Prosjektet skal levere en drift- og forvaltningsmodell for robust mobilt helsenett. Det skal legges vekt på å skissere de forskjellige aktuelle modellene for drift og forvaltning, inkludert finansiering, og konkludere med en omforent drifts og forvaltningsmodell for valgte løsning 8

66 5. PROSJEKTETS AVRENSNINER O AVHENIHETER 5.1. Avgrensninger Avgrensning Prosjektet skal se på infrastruktur for å tilby tilknytning til helsenettet. Prosjektet skal gjenbruke eksisterende bærere (mobilnettverk, satellitt og evt. nødnett) når det gjelder aksessnett. Ulike typer aksessnett kan være mobilnett, nødnett, satellitt og WiFi Prosjektet (planleggingsfasen) skal gjennomføre en leverandørkonferanse og gjøre klar kravspesifikasjon til bruk i en anskaffelse. Anskaffelsen skal foregå i en senere fase. Prosjektet (planleggingsfase) skal ikke gjennomføre reelle uttestinger Begrunnelse for avgrensning Robust mobilt helsenett, som vil være en infrastrukturtjeneste som gir helsenett til ambulerende helsetjenester, vil bli benyttet av en rekke andre tjenester som trenger nett-tilgang. Disse andre tjenestene som skal benyttes i mobile situasjoner bør tilpasset at nettet ikke har 100% tilknytning, de bør designes for å fungere så godt som mulig når nettet faller ut. Det er ikke en del av dette prosjektet å se på denne tjeneste-siden eller gi råd her. Prosjektet ser på hvordan å gjøre infrastrukturen best mulig. Det kan ikke bygges ut nye nett på noen som helst måte. Prosjektet skal bruke det som eksisterer på best mulig måte. Anskaffelse planlegges for gjennomføringsfasen, denne fasen (planleggingsfasen) benyttes for at prosjektet skal være klar til dette, med bl.a. følgende aktiviteter: Leverandørkonferanse Detaljerte krav til bruk i anskaffelse. Spesifikasjon av akseptansetest. Uttesting gjennomføres i en senere fase Avhengigheter Avhengighet P-EPJ er forventet avhengig av tilgang til helsenettet Prosjektets skal forholde seg til, og trekke inn NOU2015:17 [1]. "runnmuren" med kobling av helsenettet til Telia og Ice.net sine mobilnett er nødvendig for å benytte flere mobile nettverk (bærere). Kort beskrivelse av avhengighet Dette prosjektet er vurdert som en forutsetning for P-EPJ-prosjektet. De behov, anbefalinger og føringer som beskrives, skal vurderes i prosjektet. Prosjektet har beskrevet overordnet hvordan en "grunnmur" med kobling av helsenettet til Telia og ice.net sine nettverk er nødvendig for robust mobilt helsenett. Det er nødvendig at 9

67 Leverandør av "robust mobilt helsenett" som tjeneste må på plass. Tilgang på ressurser aktiviteten som ser på detaljert arkitektur for dette gjennomføres og at det blir mulig å finansiere etablering og drift av "grunnmuren". Prosjektet har identifisert at Norsk Helsenett kan være en mulig leverandør. Prosjektet ønsker å gjennomføre leverandørkonferanser før en endelig anbefaling på dette. Det forutsettes at leverandør som blir valgt er villig til å levere. Det er flere andre pågående prosjekt der det er en del overlapp på ressurssiden. Her kan spesielt ny-teknologi AMK nevnes. Hvis ressurser ikke er tilgjengelige vil dette føre til forsinkelser. 6. INTERESSENTER/MÅLRUPPER 6.1. Interessenter Robust mobil tilgang til helsenettet er viktig for deler av primærhelsetjenesten i tillegg til spesialisthelsetjenesten. Dette fordrer involvering av interessenter utover spesialisthelsetjenesten. Interessent Er opptatt av Kommentar Norsk Helsenett Hvordan konseptet er tenkt knyttet til helsenettet. Driftsmodeller Direktoratet for nødkommunikasjon Hvordan konseptet vil fungere i en nød-situasjon. Nasjonal kommunikasjonsmyndighet (NKOM) Politi og brannvesen Helsepersonell inkludert: Leger Sykepleiere Ambulansearbeidere Pleiere Legevaktleger Spesialistleger sykehus Sikre brukere i hele landet gode, rimelige og fremtidsrettede, elektroniske kommunikasjonstjenester; ved å legge til rette for bærekraftig konkurranse, samt stimulere til næringsutvikling og innovasjon. Kan ha implementert og/eller ha behov for tilsvarende løsninger. Bedre pasientbehandling gjennom bedre beslutningsstøtte. Brukervennlighet inkludert enkelhet, intuitivt, effektivt. Unngå feilbruk (må ha innebyggede kontroller, sjekker). Oppfyllelse av lovkrav (helsepersonellov 39 og 40). Kan være nyttig å informere om prosjektet; de kan ha hørt om lignende initiativ. Bør kontaktes for informasjon. Det er viktig å oppnå en forståelse for at nye prosesser kan medføre mer tidsbruk for enkelte roller i noen situasjoner, 10

68 Luftambulanseleger og sykehusspesialister med prehospitalt rettet arbeid Flysykepleiere AMK-operatører Legevaktoperatører Personell på legevakt Personell på akuttmottak Hjemmetjenesten Jordmødre Ambulanse team for rusog psykiatrisk omsorg og behandling Pasienten RHF/HF (virksomhet) Info fra kjernejournal. Bedre diagnostikk. Tidligere, bedre og mer riktig behandling. Innsyn i det prehospitale verdikjedeforløpet. Virksomhetsdata for å styre, planlegge og optimalisere ressursforbruk. Legevaktsentral (som virksomhet) Rapportering av data til myndigheter. Samme som HF om å yte helsetjenester, ved blant annet å ha oversikt over hva de driver med. ir bedre grunnlag for dimensjonering. Helseregionene (felles IKT-strategi) IKT-virksomhetene (HEMIT, HV IKT, HN IKT, Sykehuspartner) Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF (HDO HF) Luftambulansetjenesten Sikkerhetsmyndigheter, personverneombud, informasjonssikkerhetsansvarlig. Helsedirektoratet og Direktoratet for e-helse Felles løsninger. Øke standardisering. Øke samhandling og utnyttelse av ekspertise på tvers av helseregioner, helseforetak og avdelinger. Følge arkitekturprinsippene. Nettilgang som dekker deres behov. Hvordan nødnett eventuelt skal benyttes. Tilgang til helsenettet fra luftambulanse At relevante regler blir ivaretatt Mobilnett-tilgang der det er behov i spesialisthelsetjenesten og primærhelsetjenesten. ved f.eks. å fylle ut elektronisk, men at det totalt sett tar mindre tid gjennom hele forløpet. Driftbarhet og driftsrelaterte forhold. Det vil bli mye lettere å gjennomføre den ønskede standardisering. 11

69 Helse- og omsorgsdepartementet KS (kommunene) Overordnet målsetting for spesialisthelsetjenesten. Færre integrasjoner. Bedre informasjon om pasient og hendelse. De totale ressursene tilgjengelig vil utnyttes bedre, for hele pasientforløpet Tillitsvalgte Endringer i arbeidsoppgaver. De vil være opptatt av at ikke digitalisering påtvinges. Porteføljefunksjoner i helseregionene Pasientombud Medisinsk-teknisk avdeling Andre prosjekter Sammenheng mellom nasjonalt initiativ og regionale initiativ. Pasientsikkerhet Samarbeid med leverandør og IKTavdelingene. Standardisering. enerell administrasjon og drift/support. Informasjon og koordinering av prosjektene. Viktig med gjennomgående representasjon Inkluderer andre nasjonale prosjekter som P- EPJ, Ny Teknologi AMK 7. ORANISERIN, ROLLER O ANSVAR 7.1. Prosjektorganisering Prosjektet vil drives av en kjerneprosjektgruppe, som vil trekke inn fagressurser i helseregionene etter behov. Kjernegruppa vil gjennomføre workshops med nødvendige relevante ressurser, dokumentere resultatene og sørge for kvalitetssikring av dette. Foreslått rollesammensetning i kjerneprosjektgruppe (årsverk/timer): Rolle Foreslått navn Tid /kost Prosjektleder Ressurs fra RHF 60 % i 6 mnd kr Teknisk prosjektleder aute Nygreen, NHN 60 % i 6 mnd kr Arkitekt Jakob Breivik rimstveit, NIKT 10 % i 6 mnd kr Rådgivning Innleid innkjøpskompetanse: Jurist 1 ukesverk kr Innkjøpskompetanse HINAS 1 person 20% i 6 mnd kr 12

70 Arkitekt kommunikasjon ambulanser Tjenestearkitekt kommunikasjon ambulanser IKT-rådgiver, servicefunksjon for ambulansetjenesten, Arkitekt kommunikasjon ambulanse Arkitekt kommunikasjon ambulanse Nettverksarkitekt kommunikasjon ambulanse Arkitekt kommunikasjon ambulanser Nettverksarkitekt kommunikasjon ambulanser Teknologiarkitekt kommunikasjon ambulanser Arkitekt kommunikasjon ambulanser Nettverksarkitekt kommunikasjon ambulanse Teknisk og utrulling av ny teknologi Arkitekt kommunikasjon medisinteknisk utstyr luftambulanse. Knut Torp, Helse Midt-Norge RHF Erik Berg, Helse Midt-Norge RHF Solveig Lilleberg, Helse Midt-Norge RHF Tor Andre Skjelbakken, Helse Nord RHF Tom Morten Norberg, Helse Nord RHF Rognseth unnar, Helse Nord RHF Bjørn Ramberg, Helse Sør-Øst RHF Terje Kval Iversen, Helse Sør-Øst RHF Johnny Andre Sunnarvik, Helse Vest RHF Andreas Espelid, Helse Vest RHF Tommy Haga, Helse Vest RHF Ståle Lybekk, HDO Jørgen Melhus, Luftambulansetjenesten 14 dager 14 dager 14 dager 14 dager 14 dager 14 dager 14 dager 14 dager 14 dager 14 dager 14 dager 14 dager 14 dager Det er viktig at aller RHF-ene, HDO og Luftambulansetjenesten bidrar, så det er konsensus når det gjelder leveranser og anbefalinger fra planleggingsfasen. For å sikre kontinuitet er det ønskelig at så mye av opprinnelig prosjektgruppe blir med i planleggingsfasen. I tabellen over er navnene på deltakere i konseptfasen, det kan komme noen endringer her før oppstart av gjennomføringsfasen. Prosjektstyret i RMH skal bestå av følgende roller: Prosjektstyreleder Prosjektstyremedlem pr helseregion Prosjektstyremedlem ved Luftambulansetjenesten Prosjektstyremedlem ved Norsk Helsenett Prosjektstyremedlem ved Prosjekteier (NIKT) Representant fra tillitsvalgsapparatet forespørres Observatør fra HDO bør vurderes av prosjektstyret Prosjektstyret får sitt mandat fra Prosjekteier (styret i Nasjonal IKT). Hovedoppgavene til prosjektstyret er: Utøve eierskap til prosjektets målsetting, omfang og fremgangsmåte. Overordnet ansvar for (å styre i henhold til) prosjektets rammer, både økonomisk og tidsmessig. 13

71 Sikre nødvendige ressurser for gjennomføring av prosjektet. Beslutningspunkt ved passering av milepæler. Avklare strategiske spørsmålsstillinger, endringer og tillegg, samt grensesnitt mot andre prosjekter og aktiviteter. Prioritere virksomhetsmessige behov og endringer. Kommunisere retning/strategi. Ledelsestøtte for prosjektleder. Behandle endringer i oppdragsbeskrivelsen (vesentlige avvik). Forankre og sikre / legge til rette for gevinstrealisering. Verifisere og godkjenne leveranser. Det er ønskelig at prosjektstyreleder skal komme fra virksomhetssiden, altså fra det prehospitale miljøet i helseregionene. Prosjekteier: Nasjonal IKT HF Tabellen viser de viktigste rollene i styring og gjennomføring av planleggingsfasen. Rolle Prosjektstyret Prosjektleder Teknisk prosjektleder Arbeidsgruppen Arkitekt (virksomhets- /løsningsarkitekt) Ansvar Prosjektstyret er øverste ansvarlige for prosjektets gjennomføring og resultat. Prosjektleder har ansvaret for utarbeidelse av prosjektplan og øvrige prosjektdokumenter, og etablering av prosjektorganisasjon. Prosjektleder har ansvaret for at prosjektet utføres innenfor rammene mht. tid, ressurser, omfang og kvalitet av leveransen. Prosjektleder er ansvarlig for å følge opp prosjektets fremdrift, vurdere risiko og iverksette tiltak ved behov og rapporterer til Prosjektstyret. Prosjektleder er ansvarlig for å utarbeide beslutningsunderlag for neste prosjektfase. Teknisk prosjektleder utarbeidet prosjektforslag. Teknisk prosjektleder har hovedansvaret for tekniske beskrivelser som utarbeides i gjennomføringsfasen. Dette inkluderer: Arkitektur og krav for "grunnmuren", krav til mobilabonnement og tekniske krav til robust mobilt helsenett. Teknisk prosjektleder har ansvaret for presentasjoner av de 2 konseptene det arbeides videre med, bl.a. ifm leverandørkonferansen. Utfører arbeidet i prosjektet (planleggingsfasen). Her er det kompetanse på arkitektur, nettverk og teknisk utstyr i ambulanser (bil, båt, luft) fra RHFene, HDO og Luftambulansetjenesten. Arbeidsgruppen skal være med å kvalitetssikre arbeidet og at kravspesifikasjonen til bruk i anbud har omforente krav. Arkitekt har ansvar for å sørge for at overordnete føringer og arkitekturprinsipper følges. 14

72 Arkitekt skal bistå prosjektleder med å planlegge prosjektaktiviteter basert på spesialisthelsetjenestens rammeverk for arkitekturutvikling definere omfang og avgrensninger i prosjektet vurdere mulighetsrommet for realisering av utarbeidet målbilde. Innkjøpskompetanse Ansvar for at detaljerte krav utformes slik at de kan benyttes i anskaffelse i neste fase Status- og avviksrapportering fra prosjektet Til prosjektstyret på prosjektstyremøter og ellers ved behov. 8. TIDSPLAN O MILEPÆLER 8.1. Prosjektets milepæler og beslutningspunkt ID Beskrivelse av milepæler og beslutningspunkter Varighet BP2 Beslutte start planleggingsfasen 1 dag M0 Prosjektstart 1 dag M1 Utarbeide ressursforespørsel for ressurser til planleggingsfasen 1 uke M1.1 3 uker å vente på ressursene 2 uker M2 Detaljert faseplan planleggingsfasen 2 uker M3 Utarbeide kommunikasjonsplan for planleggingsfasen 2 uker M4 Utforme underlag til og annonsere leverandørkonferanse (for innspill på de 2 konseptene) 4 uker M5 jennomføre Leverandørkonferanse 1 dag M6 M7 Ferdigstille arkitektur for "grunnmur" og kobling av helsenett mot flere mobilnett 2 uker jennomføre leverandørmøter (1-1), etter leverandørkonferansen 4 uker M8 Kravliste mobilabonnement 3 uker M9 Anskaffelsesstrategi 3 uker M10 Kravliste for robust mobilt helsenett, til bruk i anskaffelse 3 uker M11 Arkitektur for robust mobilt helsenett 2 uker M12 Spesifikasjon av akseptansetest til bruk i anskaffelse 1 uke M13 Kravspesifikasjon og realiseringsplan av "grunnmur" 1 uke 15

73 M14 Drift- og forvaltnings-modell 4 uker M15 Overordnet utrullings-prosess* 1 uke M16 Overordnet drifts-rutiner* 1 uke M17 Finansieringsalternativ* 2 uke M18 Faseplan gjennomføringsfasen 2 uke M19 evinstrealiseringsplan 2 uker BP3 Beslutte overgang til gjennomføringsfasen 1 dag *Må detaljeres etter anskaffelse i gjennomføringsfasen. 9. VURDERIN AV PROSJEKTETS USIKKERHETER Initielle usikkerheter i prosjektet: 1. Ressursene som er med i prosjektet er delvis med i andre prosjekt som Ny-teknologi AMK, det er dermed usikkerhet rundt ressursers tilgjengelighet. 2. Det er en usikkerhet for at "arkitekturkonseptet" ikke er og/eller blir tilgjengelig fra noen leverandør. Leverandørkonferansen er et risikoreduserende tiltak her. 3. Det er usikkerhet rundt finansiering til en stor utrulling av robust mobilt helsenett. Arbeid med forretningsmodeller for å kunne unngå høye investeringskostnader for å komme i gang er et risikoreduserende tiltak. 4. Risiko i forhold til om løsningen er driftbar. Arbeid med oppgavefordeling og finne riktig type organisasjon til ulike oppgaver er risikoreduserende tiltak. Det er også risikoreduserende å få mer informasjon i leverandørkonferansen om hvor mye av drift leverandører er villige til å ta på seg. Figur 4 viser risikokart med de initielle usikkerhetene. 16

74 10. KOST-/NYTTE-VURDERINER Figur 4 Risikokart Kost-/nytte- vurderingene vil oppdateres utover i planleggingsfasen etter hvert som prosjektgruppen lærer mer fra leverandører under leverandørkonferansen. Prosjektet er i utgangspunktet et infrastrukturprosjekt, og verdien av tjenesten som skal leveres er den samlede økte verdien nåværende og fremtidige tjenester får av å benytte Robust mobilt helsenett istedenfor andre oppkoblingsmuligheter. Størrelsen på disse gevinstene kan ikke prosjektet gjøre en detaljert vurdering av. Det vil heller ikke være mulig å lage en komplett oversikt over alle tjenester som i fremtiden kan benytte seg av Robust mobilt helsenett, da det vil komme nye tjenester som ikke er kjent i dag. jennom arbeid med use-case i konseptfasen fikk prosjektet beskrevet følgende behov: Kommunikasjon med AMK sitt flåtestyringssystem, med informasjon om pasient og navigasjon, små datamengder. Kommunikasjon i og utenfor fartøy, EK har lav datamengde. Skjermdeling og evt. fremtidig strømming av lyd vil kreve noe mer. Mobil nett-tilgang i fartøy. Mobil nett-tilgang fra der journalen føres (elektronisk). Behov: overføring av store datamengder og dette løses i dag ved en ruter som benytter seg av flere mobilnett. Best mulig nett-tilgang når de er inne hos pasienten. Dette kan generaliseres til tilgang til foretakets/kommunens arbeidsflate og kliniske systemer på en sikker og stabil måte. Robust nettilgang på de plassene blodbussen stopper. Og helst nettilgang når den kjører. Nett-tilgang så en fremtidig P-EPJ kan overføres mellom ulike fartøy og til sykehuset. For fremtiden så er behovene som følger: Beslutningsstøtte: P-EPJ må løse beslutningstøtte basert på triageringsystem som respektive ambulansetjeneste benytter. Innhente pasientinformasjon på vei til pasienten. Registrere pasientinformasjon/oppdatere P-EPJ Behov for å støtte video Behov for store datamengder ved enkelte tjenester Den største gevinsten som forventes med robust mobilt helsenett er kvalitetsheving i tjenestene som nevnes her. Prosjektet trekker frem et par viktige eksempler der robust mobilt helsenett vil ha verdi: 1. For P-EPJ så har prosjektet i samtaler med ambulansearbeidere fått mange eksempler på økt kvalitet som kan oppnås: a. Riktig informasjon om pasient til helsepersonale, ved lang reisevei til pasient kan dette benyttes for å være bestmulig forberedt når man kommer frem. b. Papirjournaler fører til flere journaler som følger pasient fra transport til sykehus, eksempelvis fra bil, båt og helikopter. 3 nesten like journaler kan føre til at viktig informasjon blir oversett. 17

75 c. På legebåter er det viktig å plassere pasienter riktig, slik at pasienten som trenger mest hjelp plasseres ved siden av hovedplassen til helsepersonalet. Ved tilgang til pasientinformasjon om alle pasienter som skal hentes på vei til førest pasient kan helsepersonale gjøre en selvstendig vurdering. En vil kunne anta at robust mobil tilgang til helsenettet er en forutsetning for P-EPJ, uavhengig av om en får regionale eller en nasjonal løsning for en P-EPJ. Et annet element er at på et tidspunkt kan man oppleve å få så mange ulike apparater med mobilradioer i ambulansen at det kan komme til å skape utfordringer. Det bør derfor sikres tilgang til en enhetlig og robust løsning for både regionale og nasjonale initiativ med behov for nettilgang. 2. Det har kommet mange eksempler på at bruk av video kan være nyttig i fremtiden: a. Tolk via video kan gi økt informasjon og hjelpe helsepersonale til å forstå hva pasienten prøver å formidle. b. I noen tilfeller kan ambulansepersonale utføre oppgaver med støtte/ettersyn fra lege. Et eksempel prosjektet har fått fortalt er skade med sår som må syes hos beboer på helsehus. I noen tilfeller kan en slik skade medføre 20 mil i ambulanse til og fra lege, hvis det er helsepersonale i ambulansen som kan sy så vil det være bedre for pasienten å slippe totalt 40 mil i ambulanse og samtidig få bekreftet fra lege som har fulgt med at det som er sydd er gjort riktig. Her vil man også spare utgifter til 40 mil unødvendig kjøring med ambulanse. For hjemmesykepleier og jordmor må det forventes bedre oppfølging av pasienter ved å ha all nødvendig informasjon tilgjengelig. I dag har jordmødre ofte med seg bærbare PC med et SIM-kort i for bruk til å nå Dips (EPJ for kommunikasjon med lege) og Notus (jordmorfaglig). Dekningen her er ikke tilfredsstillende i dag. Et mobilmodem man kan legge fra seg i vinduskarmen burde forbedre dekningen noe. Det er få direkte tall tilgjengelig på kostnaden av for dårlig nett. Men vi har fått tall når det gjelder blodbussen. En dag uten nett-tilgang medfører tap på ca kr, i tillegg til at bold-reservene blir redusert. Blodbussen er helt avhengig av nett-tilgang for å uføre oppdraget sitt. Standardisering av en nasjonal løsning bør føre til lavere kostnader totalt enn at ulike regioner anskaffer egne løsninger. Dette bør også gi lavere kostnader for å ta i bruk mobilt helsenett når nye nasjonale tjenester lanseres. Det kan forventes at mye av det som kommer i robust mobilt helsenett kan ha nytte også når det kommer til velferdsteknologi. Eksempler her er: "grunnmuren" så velferdsteknologi kan benytte mer enn ett mobilnett. En løsning på "arkitekturkonseptet" kan gjenbrukes/tilpasses for velferdsteknologimobiltilgang utenfor hjemmet. 11. KOMMUNIKASJONSSTRATEI/-PLAN Utarbeides i starten av planleggingsfasen 18

76 12. METODE FOR JENNOMFØRIN/PROSJEKTTILNÆRMIN Overordnet anskaffelsesstrategi I planleggingsfasen gjennomføres det leverandørkonferanse for å innspill på de to anbefalte konseptene. På bakgrunn av informasjon innhentet her og krav- og konseptbeskrivelser fra konseptfasen, utarbeides det følgende (se også resultatmål): Kravspesifikasjon for et robust mobilt helsenett, inklusiv kravspesifikasjon av akseptansetest Kravspesifikasjon og arkitektur for "grunnmur" med kobling av helsenett mot flere mobilnett, og en plan for realisering av denne Kravspesifikasjon for mobile tjenester/abonnement Drifts- og forvaltningsmodell for løsningen/tjenesten Anskaffelsesstrategi inkludert konkurranseform og anbefalt kontraktsform Leveransene vil legge grunnlaget for en endelig plan for anskaffelse og realisering av løsningen i påfølgende fase. 13. BUDSJETT O FINANSIERIN Estimatene er gjort basert på 6 måneders effektiv gjennomføringsperiode runnet leveranseomfang og sammensetning er det et behov for både en administrativ/merkantil prosjektleder samt en teknisk prosjektleder, hver i 60%. Prosjektet ser for seg å gjennomføre en workshoptilnærming og det må påregnes en viss grad av reiseog administrative kostnader i forbindelse med dette Det vil i tillegg være behov for innkjøpskompetanse og noe juridisk bistand. Det settes av 10 % toleransegrense som prosjektstyret i samråd med prosjekteier administrerer. Det er ønskelig å ha med kjernegruppen i prosjektet videre. Denne består av en rekke navngitte ressurser som en ønsker å involvere (workshops) gjennom fasen. Tabellen nedenfor viser kostnader for NIKT og andre aktører. Alle priser, bortsett fra NIKT interne timer, er inkl. mva. For dagsverk i RHF-ene, HDO og Luftambulansetjenesten oppgis antall dagsverk da prisen pr. dagsverk kan variere. Aktivitet Prosjektledelse 60% 6 mnd (37.5 x 24 x 0,6* 1000) + mva Teknisk prosjektledelse 60% 6 mnd (37.5 x 24 x 0,6* 1000) + mva Reiser prosjektledelse og kostnader i forbindelse med workshops Innkjøpskompetanse Hinas 20 % 6 mnd (37,5*24*0,2*1000) + mva Reiser Hinas NIKT arkitekt, 10 % i 6 mnd ( ,- pr mnd, eks mva) x 6 Kostnad kr kr kr kr kr kr Reiser for NIKT arkitekt kr Innleie ekstern jurist. (37,5*2000) + mva kr Totalt kostnadsestimat kr 10% toleransegrense (usikkerhetspåslag) kr Totalt kostnadsestimat inkludert toleranse kr Regionalt ressursbehov: 19

77 Dagsverk dekt av hver RHF inntil 42 (x 4) Reiseutgifter dekt av hver RHF inntil kr (x 4) Dagsverk dekt av HDO/Luftambulansetjenesten 14 (x2) Reiser dekt av HDO/Luftambulansetjenesten (x2) Totale dagsverk RHF-er, HDO og Luftambulansetjenesten Totale reisekostnader RHF-er, HDO og Luftambulansetjenesten 168 dagsverk kr 28 dagsverk kr 196 dagsverk kr Økonomiske forutsetninger Prosjektledertimer og direkte kostnader knyttet til gjennomføring finansieres som felles prosjekt for spesialisthelsetjenesten, gjennom egnet finansiering via Nasjonal IKT. Ved behov kan prosjektleder omfordele budsjett for timer og reiser/kostnader. Øvrige deltakere må få alle sine kostnader (timer, reiser etc.) dekket av egen arbeidsgiver. Dette er i henhold til gjeldende praksis for gjennomføring av felles prosjekter i spesialisthelsetjenesten. 14. TOLERANSER Toleranse Tid Kostnad Tillatt avvik i positiv og negativ retning Tidsforsinkelse på mer enn en uke. 10 % usikkerhet på totale kostnader dekket av NIKT. 20

78 VEILEDNIN - PROSJEKTFORSLA Hva er et prosjektforslag? Prosjektforslaget er det dokumentet som beskriver de innledende forventninger til prosjektet fra virksomhetens side. Dokumentet er grunnlaget for å beslutte om det skal benyttes ressurser i en planleggingsfase, og videreutvikle prosjektforslaget til styringsdokumentasjon (BP2). Formål med prosjektforslaget Formålet med prosjektforslaget er å sikre at virksomheten får et tilstrekkelig grunnlag til å vurdere prosjektets berettigelse forut for planleggingsfasen. Hvem utarbeider prosjektforslaget? Ansvaret for utarbeidelse av prosjektforslaget ligger hos lederen av utredningsarbeidet Hvem mottar prosjektforslaget? Prosjektforslaget mottas av prosjekteier, som signerer prosjektforslaget, som en endelig bekreftelse på at innholdet er godkjent og er forankret i ledelsen. Når utarbeides prosjektforslaget Prosjektforslaget utarbeides i konseptfasen. Dokumentet oppdateres ikke etter konseptfasen da det i senere faser erstattes av styringsdokumentasjonen. Opprettes 21

79 Vedlegg 76 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 76/16 B Midlertidig stans i prosjekt Prehospital EPJ Bakgrunn Oppstart konseptfase for tiltak 60 Prehospital EPJ ble vedtatt i Nasjonal IKT styremøte Prosjektets overordnede formål er å avdekke behov for dataflyt i behandlingskjeden med utgangspunkt i elektronisk ambulansejournal, og diskutere og anbefale det virksomhetsarkitektoniske konseptet som støtter behovet på en best mulig måte. Prosjektleder og prosjektdeltakere var på beslutningstidspunktet, i henhold til daværende praksis, ikke avklart. Ressursomfang var skissert i «Nasjonal IKT Bemanningsprognose» på et tidligere tidspunkt. Situasjon Den overordnede status på prosjektet er pr følgende: Ressurs fra Metiér ble tildelt prosjektlederrollen etter ekstern anskaffelse, da ingen av helseregionene hadde tilgjengelige prosjektledere. Prosjektstyret ble etablert Prosjektressurser til prosjektets kjernegruppe, en virksomhetsarkitekt (60%), en fagressurs (60%) og en analyse/dokumentasjonsressurs (50%), er enda ikke tilgjengelig for prosjektet. Prosjektleder har i påvente av endelig ressursavklaringer, sammen med virksomhetsarkitekt fra Nasjonal IKT, gjennomført en videre og mer detaljert erfaringsinnsamling i perioden fra medio mars til medio juni. I tillegg til ressursforespørselen til prosjektets kjerneteam, er det behov for tilgang til ressurspersoner i helseregionene som kan bidra i workshops, referansegruppe o.l. Omfanget av dette behovet vil klargjøres når kjernegruppen er fulltallig og prosjektplaner kan ferdigstilles. Problemstilling Etter flere ressursforespørsler i regi av porteføljeansvarlig og prosjektstyret er det klart at prosjektet har overlappende ressursbehov som 'Ny teknologi AMK', og at det forventelig vil bli en bedret ressurstilgang når anskaffelsen går mot sluttfasen. Det er en usikkerhet rundt når AMK anskaffelsen faktisk vil sluttføres og det er risiko for forsinkelser, men planene i dag tilsier en kontraktsinngåelse i løpet av første kvartal 1

80 Vedlegg , og at det da vil kunne være en bedret ressurstilgjengelighet i løpet av begynnelsen av Det foreligger blant annet følgende usikkerheter: - Faktisk tidspunkt for kontraktsinngåelse i 'Ny teknologi AMK'. - Ressursbehov i den påfølgende innføringsfasen. - Prioritering og allokering av de nødvendige regionale ressursene til prosjektet. Forslag til løsning På bakgrunn av status og problemstilling som beskrevet over fattet prosjektstyret i prosjektstyremøte den følgende vedtak: 1. Prosjektet utsettes til et tilstrekkelig antall av de som i dag er opptatt med Ny teknologi AMK er tilgjengelige for prosjektet. 2. Det avholdes et nytt møte i styringsgruppen medio november for å diskutere om et tilstrekkelig antall ressurser er tilgjengelige slik at prosjektet kan starte primo januar Prosjektforum fattet i møtet den følgende vedtak: 1. Prosjektforum støtter innstilling om å midlertidig stanse konseptfase for Prehospital EPJ inntil ressurser er tilgjengelig En midlertidig stans i prosjektet vil potensielt kunne medføre en forsinkelse for en realisering av en prehospital EPJ, med en dertil forlengelse av dagens risikoer og sårbarheter. Porteføljeansvarlig har gjort de nødvendige endringer i avtale med ekstern prosjektleder og sikret dennes tilgjengelighet ved gjenopptakelse av prosjektet med en måneds varsel, med forbehold om endelig beslutning om utsettelse i Nasjonal IKTs styrebehandling Det er i tillegg avklart at prosjektleder, ved behov og tilgjengelighet, kan utføre prosjektrelatert arbeid og fakturere for faktisk medgått tid og kost. Forslag til vedtak 1. Styret vedtar en midlertidig stans av konseptfase for tiltak 60 Prehospital EPJ inntil ressurser er tilgjengelig. 2

81 Vedlegg 78 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 78/16 O Innføring og transisjon ny teknologi AMK Bakgrunn Det vil i 2017 gjennomføres en interregional anskaffelse av ny AMK-teknologi, med en påfølgende organisatorisk og teknisk innføring av ny IKT-løsning i alle landets AMKsentraler. Innføringen vil medføre en transisjon fra dagens løsningssett til en ny og moderne AMK-løsning. For å understøtte de etterspurte effekter og gevinster er det forventet at innføringen vil medføre et koordinerings- og samordningsbehov på tvers av alle de berørte helseforetak. Den pågående anskaffelsen av ny teknologi til landets AMK-sentraler har estimert kontraktsinngåelse ved begynnelsen av tredje kvartal Den pågående leverandørdialogen vil legge føringer for, og kreve avklaringer omkring hvordan en innføringen og transisjonen skal gjennomføres. Målbildet for ny AMK-løsning er blant annet basert på rapporten «Læring for bedre beredskap; Helseinnsatsen etter 22. juli 2011» som anbefaler blant annet: «Målet er å få på plass robuste løsninger som sikrer at alle AMK-sentraler henger sammen i ett og samme system som sikrer kontinuitet og kapasitet, slik at de ulike sentralene kan avlaste hverandre eller ta over for hverandre.» «De regionale helseforetakene må sikre at det etableres systemer som gjør det mulig å holde oversikt over ambulanse- og luftambulanseressurser på tvers av AMK, foretaks- og regionale nivå.» Det overordnede målbildet for arkitektur- og løsningsprinsipper utarbeidet i prosjektet legger følgende til grunn: Løsningsprinsipper skisserer en felles, rollebasert og høytilgjengelig løsning. Løsningen skal kunne håndtere nødvendig lokal variasjon i regelsett, samtidig som den operasjonelle fleksibiliteten opprettholdes på tvers av alle AMKsentraler. Informasjon skal baseres på samme data og kunne deles på tvers av AMKsentraler og nødetater etter behov. Interne og eksterne integrasjoner skal basere seg på åpne standarder («industri standarder»). 1

82 Vedlegg 78 Utforming av det overordnede målbildet for løsning vil med denne bakgrunnen kreve samarbeid, samordning og koordinering på tvers av de fire regionale helseforetakene, med underliggende helseforetak. Situasjon Innføring av, og transisjon til felles interregionale løsninger er nytt innenfor spesialisthelsetjenesten og fordrer en bred interregional involvering. Beslutningstakere i spesialisthelsetjenesten har så langt hatt en praksis med å ha kontroll over egne regionale utrednings-, anskaffelses- og innføringsprosjekt, der samordning oftest begrenses til egen region eller helseforetak. Organisering av innføring og transisjon vil kreve en samordnet involvering på tvers av regionene. Tilrettelegging for felles innføring av ny teknologi AMK vil derfor kreve at aktørene, både hvert regionale helseforetak, helseforetak og IKT-tjenesteansvarlige, forventes å måtte forholde seg til felles føringer og oppfølging. En felles interregional anskaffelse med påfølgende innføring av felles IKT-løsninger og tjenester vil medføre at det må vurderes å etablere nye innførings- og transisjonsmodeller. Det er en reell usikkerhet om hvordan dette bør organiseres og gjennomføres. Det forventes at det må gjøres en rekke prinsipielle avklaringer som en del av den faktiske etableringen av ny AMK-løsning på tvers av alle de involverte partene. Ny AMK-løsning kan forventes å måtte innføres mer eller mindre koordinert innen en gitt tidsperiode. Dette vil kreve forutsigbarhet, forpliktelse og beslutningsevne fra alle de involverte parter for å sikre en suksessfull gjennomføring. Helseregionenes evne til å forberede seg organisatorisk for innføring av de nye løsningene er et kritisk suksesskriterium. Problemstilling Innføring av ny teknologi for alle landets AMK-sentraler med en tilhørende transisjon fra gammel til ny løsning er forventet å kreve en viss interregional samordning og styring. Det foreligger flere eksempler på suksessfull organisering for innføring av flere regionale, og én nasjonal IKT-løsning. Det er viktig å tenke på en innføring av ny teknologi og verktøy som et endringsprosjekt, da det i tillegg til selve IKT implementeringen sannsynligvis også vil medføre endringer i prosess og organisasjon. Nasjonal IKT HF har som del av de forberedende aktiviteter innhentet erfaringsmateriale fra følgende regionale og nasjonale referanser: Helhet i klinisk system (HELIKS) Helse Vest RHF. Digital Fornying Regional Klinisk Løsning (RKL) Helse Sør-Øst RHF. Nasjonal innføring av Nødnett Helsetjenestens Driftsorganisasjon. Programmene HELIKS og Regional Klinisk Løsning (RKL) har fokus på regional, samordnet utforming av prosess, løsning, arkitektur og innføring. Programmene Prosess forbedring IKT Implementering Organisasjons endring 2

83 Vedlegg 78 er regionale og hensyntar ikke en interregional organisering, men danner et godt grunnlag og et utgangspunkt for en interregional prosjektstyringsmodell. Det er også gjort gode erfaringer med å etablere lokale mottaksprosjekt pr helseforetak. evinstrealisering skjer som en del av det lokale mottaksprosjektet, men følges opp og rapporteres inn til regional programorganisasjon og/eller regional porteføljefunksjon. I den nasjonale innføringen av nødnett har en hatt god erfaring med å dele opp ansvaret for teknisk og organisatorisk innføring, der teknisk innføring gjennomføres av samme part i alle regioner. For en god innføring er det viktig at prosjektstyrenes medlemmer representerer de regionale helseforetakene i beslutninger og bidrar til tilrettelegging for innføring og gevinstrealisering i egne helseforetak. I dette ligger det et særlig ansvar for: Forankring mot og involvering av egen ledelse og organisasjon. Kommunikasjon i egen organisasjon. Involvering og bemanning av egne aktiviteter. Disse erfaringene, sammen med god praksis må danne grunnlag for hvordan en styringsmodell og organisering for innføring av en interregional IKT-løsning kan gjøres. Forslag til løsning En prosessuell og teknisk innføring av fellesanskaffede IKT-løsninger er forventet å medføre et større behov for interregional koordinering og styring, enn regionale innføringsløp. Det er også en suksessfaktor å involvere og skape eierskap i det enkelte helseforetak som skal innføre løsningen og realisere de tilhørende gevinster. For å sikre en suksessfull innføring bør det etableres en prosjektstyringsmodell med tilhørende organisering for virksomhetsmessig og teknisk innføring av ny AMK-løsning. Dette bør skje i forkant av kontraktsinngåelse for å sikre nødvendige regionale og lokale forberedende aktiviteter, og forutsigbarhet for leverandørene gjennom innføringsrelaterte avklaringer. Omfang og mandat for prosjektstyringsmodell må vurderes i samarbeid med helseregionene. Nasjonal IKT vil nå igangsette aktiviteter, i samarbeid med helseregionene, med formål om å: Avklare behov og omfang av en interregional koordinering av innføring og transisjon til ny teknologi AMK. Basert på eksisterende regionale erfaringer rundt innføring av nye IKT-løsninger, avklare en struktur for mottaks- og transisjonsprosjekt i alle fire helseregioner, herunder identifisere helseregionenes prosjekteier og organisering av helseregionenes innførings- og transisjonsprogrammer. Utforme og foreslå en hensiktsmessig interregional prosjektstyringsmodell for tilrettelegging og gjennomføring av teknisk og organisatorisk innføring, transisjon og gevinstrealisering i de regionale helseforetakene og de berørte 3

84 Vedlegg 78 helseforetakene. De regionale helseforetakene forventes å være endelig ansvarlige for organisatorisk innføring og ibruktakelse av løsninger og realisering av gevinster. Administrerende direktørs vurdering Administrerende direktør støtter forslag til løsning med tilhørende tiltak. Forslag til vedtak 1. Styret støtter tilnærmingen og ber administrasjonen igangsette aktiviteter som beskrevet. 4

85 Vedlegg 79 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 79/16 O Status Helseplattformen Oppsummering Helse Midt-Norge orienterer om status og kunngjøring av prekvalifisering for Helseplattformen. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 1

86 Org.nr Til styret i NIKT HF Helseplattformen orientering om status og kunngjøring av prekvalifisering Det skal anskaffes og implementeres et nytt pasientadministrativt system (PAS) og ny elektronisk pasientjournal (EPJ) for Helse Midt-Norge. Til gjennomføring av dette er det etablert en programorganisasjon. Programorganisasjonen har fått navnet Helseplattformen. Helse- og omsorgsdepartementet iverksatte i februar 2016 en utredning knyttet til hvorvidt det pågående arbeidet med Helseplattformen kunne bli en del av det nasjonale arbeidet med «Én innbygger, én journal». Utredningen ble gjennomført av Direktoratet for e-helse og resulterte i at departementet i foretaksmøte onsdag 22. juni 2016 ga Helse Midt-Norge RHF følgende oppdrag: «Foretaksmøtet ber Helse Midt-Norge RHF om å: jennomføre programmet «Helseplattformen» som et regionalt utprøvingsprogram for det anbefalte nasjonale målbildet i «Én innbygger én journal» og et mulig startpunkt for en felles nasjonal løsning for kommunal helse- og omsorgstjeneste. Sikre nasjonal representasjon i programstyret for og i arbeidet med «Helseplattformen» Sikre samarbeid med og innflytelse fra det nasjonale utredningsarbeidet i regi av Direktoratet for e-helse Sikre en fremdriftsplan for Helseplattformen som ivaretar disse hensynene» Programmet er i tråd med revidert fremdriftsplan basert på det oppdraget som kom i foretaksmøtet. Nedenfor oppsummeres status vedrørende kunngjøring av konkurransen, samarbeidsavtale med Trondheim Kommune og den nasjonale prosessen. Kunngjøring av konkurransen: I tråd med styrets vedtak fra juni iverksatte Helseplattformen kunngjøringen av konkurransens første fase, såkalt prekvalifisering, 29. august Dette markerer starten på den formelle anskaffelsesprosessen, som gjennomføres som konkurransepreget dialog. Kunngjøringsdokumentene ligger offentlig tilgjengelig i kunngjøringsdatabasene Doffin og TED. Som en del av prekvalifiseringen inviteres leverandørene til tilbudskonferanse 21. september. Formålet med arrangementet er å gjennomgå publiserte dokumenter og svare ut eventuelle spørsmål leverandørene har knyttet til dokumentene som er offentligjort. 1

87 Org.nr Prekvalifikasjon har søknadsfrist 17. oktober Helseplattformen vil deretter vurdere mottatte søknader, og planen er at de 5-7 leverandører som skal inviteres i den videre anskaffelsen er avklart til 15. desember Utsendelse av første versjon av konkurransegrunnlaget til disse og oppstart dialogfasen er ift fremdriftsplan 1. februar Revidert samarbeidsavtale med Trondheim kommune: Helse Midt-Norge RHF og Trondheim kommune er nå i sluttfasen av forhandlingene rundt en revidert samarbeidsavtale vedrørende Helseplattformen. Avtalen er planlagt lagt frem som orienteringssak i formannskapet i Trondheim kommune medio september. Nasjonal prosess: Etter at HMN mottok det nasjonale oppdraget i foretaksmøtet 22. juni 2016 har Helseplattformen gjennomført arbeidsmøter med Direktoratet for e-helse og øvrige sentrale interessenter for å planlegge videre samarbeid mellom Helseplattformen og det nasjonale prosjektet. Et sentralt ledd i dette er å gjennomføre en hensiktsmessig nasjonal involvering og forankring av kravspesifikasjon og øvrige relevante dokumenter, for å sikre at materiell fra Helseplattformens arbeid vil kunne komme eventuelle fremtidige anskaffelser i regi av det nasjonale prosjektet til gode. Involvering av ressurser fra kommuner og helseforetak utenfor Midt-Norge vil ha oppstart i september/oktober. Nasjonal involvering og forankring vil pågå frem til den nye løsningen i Midt-Norge er innført og erfaringer fra prosessen er blitt overført til det nasjonale prosjektet. Det vil bli sendt formelle henvendelser for oppnevning av aktuelle referansegrupper så snart det nye programstyret er konstituert. 2

88 Vedlegg 80 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 80/16 O Status infrastrukturmodernisering i Helse Sør-Øst Oppsummering Thomas Bagley orienterer om Infrastrukturmodernisering i Helse Sør-Øst. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 1

89 Vedlegg 81 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 81/16 O Status avtaleverk og tjenestekjøp mot Direktorat for e-helse for å understøtte innbyggertjenester Bakgrunn Styret har gitt administrasjonen i oppdrag å kartlegge omfang av tiltak finansiert av regionale helseforetakene gjennom Direktorat for e-helse i perioden (sak 58/16 O - preliminært budsjett 2017) Administrasjonen har innhentet følgende opplysninger fra Direktorat for e-helse og Pasientreiser ANS: Prosjekt Kostnadsområde Kostnad 2015 Kostnad 2016 Helse Nord Helse Midt Helse Vest Helse Pasientreiser Sum poster (prognostisert ut året) Sør/Øst Felles nettløsning for spesialisthelsetjenesten (FNSP) Utvikling 10,3 7,2 2,2 2,5 3,3 9,4 17,5 Prosjektledelse 1,2 1,2 0,3 0,3 0,5 1,3 2,4 Forvaltning 5 0,6 0,7 0,9 2,7 5,0 NHN (infrastruktur) 3,5 0,4 0,5 0,7 1,9 3,5 Vestlandspasienten Utvikling 14,8 12,1 26,9 26,9 Forvaltning 1 1,0 1,0 Mitt timevalg Utvikling 0,9 2,6 3,5 3,5 Digitale pasienttjenester Helse Nord Utvikling 11,6 9,2 20,8 20,8 Forvaltning 0,2 0,2 0,2 - Digitale innbyggertjenester spesialisthelsetjenesten (DIS) Utvikling ,3 7,0 9,3 26,4 49,0 Mine pasientreiser Utvikling 1,9 4,4 6,3 6,3 Forvaltning 1,6 1,6 1,6 Helsenorge.no (samlet forvaltning) Forvaltning 31,1 - Andre kommentarer Bruksfinansiering 2,5 2,6 5,1 Applikasjonsforvaltning 3,4 3,7 4,9 14,0 26,0 66,9 101,9 36,8 14,8 53,6 55,7 7,9 168,8 Oversikten viser finansiering av helsenorge.no komponenter og løsninger gjennom Direktoratet for e-helse fordelt på regioner og Pasientreiser ANS. Felles regionale prosjektinitiativ og forvaltning av fellesløsninger er i tabellen fordelt basert på besluttet fordelingsnøkkel mot basisrammen. For å kunne gi et samlet bilde av budsjettåret 2016 er forventet forbruket fremskrevet til å gjelde hele Merk at oppgitte kroneverdier ikke representerer totalkostnad for de aktuelle prosjekter, men kun den andel som er forbrukt for tjenesteleveranser levert fra Direktorat for e-helse. Regionale interne kostnader er ikke kartlagt. 1

90 Vedlegg 81 Forventet finansiering av innbyggertjenester 2017 Tallmateriale er innhentet for å synliggjøre totalt forventet finansiering av innbyggertjenester i Tallene er basert på signaliserte kostnader fra Direktorat for e-helse rundt forvaltning, og tilgjengelige tall for fellesregional og regional satsning. Direktorat for e-helse har signalisert en årlig økning i forvaltningskostnadene (dropdown nyutvikling) på 20% for helsenorge.no (portal/publisering) og 25% for systemer. Investering 2017 (foreløpige tall) Helse Nord Helse Midt Helse Vest Helse sør/øst Pasientreiser Forvaltning felles nettløsning for spesialist 10 1,3 1,4 1,9 5,4-10,0 Forvaltning pasientreiser * 6,5 6,5 Forvaltning helsenorge.no 50 6,4 7,2 9,5 26,9 50,0 "Teknologiløft løsninger" helsenorge.no 10 1,3 1,4 1,9 5,4 10,0 Utviklingsmidler regionale initiativ * 8,0 27,5 10,0 45,5 Fellesregionalt initiativ DIS ,8 4,3 5,7 16,1 30,0 Sum 12,8 22,3 46,5 63,9 6,5 152,0 Tallkolonner merket * indikerer at tallmateriale ikke var tilgjengelig ved utarbeidelse av dette notat. Merk at tallmaterialet innhentet fra regionene representerer forventet totalt forbruk og at kun en andel av disse midlene vil forbrukes mot Direktorat for e-helse. Oppgitte tall er i forankring- og beslutningsprosess og må tolkes som midlertidige. Det er, utover DIS-2017, innmeldt potensielle prosjektinitiativ mot Produktstyret helsenorge.no og NUIT (samhandlingsarena, felles varslingskomponent og digital brevutsendelse) hvor finansieringsavklaring ikke foreligger. Status avtaleverk relatert til innbyggertjenester. Direktorat for e-helse har i 2015/2016 initiert arbeidet med å få etablert et avtaleverk som skal regulere «kunde-leverandør»-forholdet mellom Direktorat for e-helse og de regionale helseforetakene. Det er utarbeidet utkast til avtaleinnhold for følgende avtaleområder: Databehandleravtale regulerer behandling av person- og helseopplysninger. Tjenesteavtale regulerer forhold knyttet til drift og forvaltning av etablerte løsninger. Avtalen inneholder en rekke vedlegg som adresserer blant annet operativ håndtering av hendelser i produksjon, avtalt tilgjengelighet på tjenester, pris og prisbestemmelser og tjenesteeierskap. Prosjektavtale regulerer innhold tjenestekjøp relatert til nyutvikling. Status på avtaleverket er at det har vært gjennomført dialog mot de regionale helseforetakene for databehandleravtale og tjenesteavtale. Det gjenstår fortsatt avklaringer knyttet til avtalestruktur, ansvar, roller og eierskap som bør finne sin avklaring så snart som mulig. Forslag til vedtak 1. Styret tar utarbeidet statusoversikt til orientering. 2

91 Vedlegg 83 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 83/16 O Tertialrapport inkludert regnskap og prognose 2016 Bakgrunn Styret har bedt administrasjonen utarbeide tertialrapporter. Status Den fremlagte tertialrapporten rapporterer på måloppnåelse / status på oppdragsdokumentet for Regnskap og prognose for 2016 er inkludert rapporten. Tertialrapporten for andre tertial 2016 er vedlagt. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 1

92 Tertialrapport 2. tertial 2016 Bergen

93 Innhold 1. Innledning Forumene Orientering om revidering av mandater Klinisk IKT fagforum Fagforum arkitektur Fagforum for porteføljestyring EPJ systemeierforum Fagforum medisinske kvalitetsregistre Prosjektporteføljen Utvalgte prosjekters status Ny teknologi AMK Digitale innbyggertjenester Oppfølging strategi Operasjonalisering KPI-er Økonomi Overordnet regnskap og prognose per 31. august Regnskap og prognose fordelt på aktivitet (kun kostnader) Status oppdragsdokument Styringsbudskap fra de regionale helseforetakene for Krav til aktivitet Finansiering eierens bevilgninger for Rapportering til eiere

94 1. Innledning Om Nasjonal IKT HF - oppgaver og organisering Nasjonal IKT HF ble etablert som eget helseforetak 1. januar I henhold til vedtektene er helseforetakets primære og prioriterte oppgaver følgende: Operasjonalisere gjeldende strategiplan for Nasjonal IKT vedtatt av styrene for de regionale helseforetakene. Nasjonal IKT HF skal ikke selv vedta strategien, men bidra til å utvikle strategien og sørge for gjennomføring av den. Nasjonal IKT HF skal være en pådriver for å sikre bred deltagelse fra de ulike delene og nivåene av spesialisthelsetjenesten. Den brede deltagelsen skal sikres gjennom prosjektarbeid, og ved videreutvikling av relevante fagforum og systemeierforum. Videreutvikle Nasjonal IKT HF som spesialisthelsetjenestens hovedarena for samhandling innenfor informasjons- og kommunikasjonsteknologi. Dette gjelder både samhandling innad i spesialisthelsetjenesten (mellom de ulike helseforetakene og de regionale helseforetakene) og samhandling med andre sentrale aktører som kommunehelsetjenesten, Helse- og omsorgsdepartementet, Helsedirektoratet, Direktoratet for e-helse og Norsk Helsenett. Organisasjonskart Foretaksmøtet Nasjonal IKT HF Styret i Nasjonal IKT HF Prosjektforum Administrerende direktør Administrasjon Klinisk IKT Arkitektur EPJ Systemeierforum Prosjekt og portefølje Fagforum medisinske kvalitetsregistre Nasjonal IKTs forumer ledes av ansatte fra Nasjonal IKT HF. Samtlige forumer har i tillegg representanter fra alle de regionale helseforetakene. 2

95 2. Forumene 2.1 Orientering om revidering av mandater Mandatene til Nasjonal IKT sine forumer har behov for revidering grunnet etableringen av Nasjonal IKT som felleseid helseforetak og ny felles IKT-strategi. Lederne av forumene arbeider nå med revidering og involverer sine forum i dette arbeidet. I tillegg er Fagforum for porteføljestyring etablert for å blant annet iverksette det strategiske tiltaket om å etablere en samarbeidsarena for porteføljestyring. 2.2 Klinisk IKT fagforum Klinisk IKT fagforum skal bidra i Nasjonal IKT sin langsiktige strategi for utvikling og tilpasning av funksjonalitet og informasjonsstruktur i kliniske IKT-systemer. Fagforumet skal være en faglig partner for ledelsen i Nasjonal IKT HF, og bygge et langsiktig målbilde ut fra klinisk perspektiv. Dette perspektivet skal være kunnskapsbasert og ha faglig forankring i de kliniske miljøene som skal benytte systemene. Målbildet skal være i tråd med og supplere Nasjonal IKT HFs gjeldende strategi og tiltaksplan. I 2. tertial har fagforumet vurdert prosjektkandidater for Det pågår også arbeid med revidering av mandat og det er planlagt møte med interregionalt fagdirektørmøte for videre struktur- og oppgavefordeling vedrørende helsefaglige spørsmål i interregionale prosjekter. 2.3 Fagforum arkitektur Fagforum for arkitektur har som formål å forvalte og videreutvikle felles virksomhetsarkitektur, herunder også metodeutvikling, for spesialisthelsetjenesten. Fagforumet skal gjennom rådgiving i nasjonale, og relevante regionale, prosjekter bidra til at disse følger omforent arkitektur. I 2. tertial har fagforumet startet arbeidet med å vurdere prosjektkandidater for Det har vært avholdt møter med alle regioner med hensikt å forberede og organisere implementering av arkitekturtiltakene i den felles IKT-strategien. Fagforumet har også gjennomgått ulike modellverk, og har anbefalt å ta i bruk HL7- modellen for å dokumentere funksjonalitet i spesialisthelsetjenesten. 2.4 Fagforum for porteføljestyring Formålet med Fagforum for porteføljestyring er å være samarbeidsarena for å oppnå mer effektiv porteføljestyring, programstyring og prosjektstyring i spesialisthelsetjenesten. 3

96 Fagforumet skal følge opp porteføljetiltak i felles IKT-strategi, koordinere felles masterplan og samordne prosjektporteføljer, behandle og konkludere på metode, verktøy og praksis, samt legge til rette for erfaringsutveksling mellom helseregionene. I 2. tertial har helseregionene samordnet oversiktene over prosjektporteføljen i en felles oversikt som er benyttet til å vurdere samordning i interregionale prosjekter. Arbeidet med operasjonalisering av porteføljetiltak er startet, og helseregionene har startet erfaringsutveksling om gevinstrealisering og programstyring. 2.5 EPJ systemeierforum EPJ systemeierforum har som hovedoppgave å samarbeide om bruk og forvaltning av dagens EPJ med det formål om å bidra til forbedring av dagens EPJ systemer i bruk, herunder implementering, forvaltning og videreutvikling. Forumet har to fokusområder, der det ene er samhandling med leverandører og interessentgrupper, og den andre er erfaringsdeling og samordning mellom regionene. EPJ systemeierforum koordinerer også fem forvaltningsforumer som arbeider med bruk og forvaltning av dagens EPJ på tvers av de regionale helseforetakene. I 2. tertial har forumet tatt i bruk Nasjonal IKT SharePoint som et felles bibliotek, og tilrettelagt for RHF-ene her kan registrere og behandle endringsmeldinger til god praksis informasjon om bruk og forvaltning av dagens EPJ. Det er også etablert samarbeid med Direktoratet for e-helse for å videreutvikle EPJ Systemeierforums "arena for forankret samhandling med leverandører", slik at leverandørkontakten fortsetter på en felles nasjonal arena. 2.6 Fagforum medisinske kvalitetsregistre Fagforum for medisinske kvalitetsregistre har som formål å videreutvikle en velfungerende og kvalitetssikret teknologisk løsning, som driftes av et felles nasjonalt driftsmiljø. Fagforumet forvalter til dette formålet midler som stilles til rådighet fra Helse- og omsorgsdepartementet. Midlene er øremerket til videreutvikling av teknologiske løsninger for nasjonale medisinske kvalitetsregistre. I 2. tertial har fagforumet deltatt i arbeidet med en referansearkitektur for hele registermiljøet i helsesektoren. Fagforumet har også tildelt midler til arbeidet med videreutvikling av felles løsninger for de medisinske kvalitetsregistrene, herunder pasientregistrerte data på helsenorge.no og videreutvikling av ulike tekniske løsninger. I tillegg har forumet deltatt i utredningsarbeid av felles drift av kvalitetsregistrene hos Norsk Helsenett. 4

97 3. Prosjektporteføljen Prosjektporteføljen består av 13 prosjekter og 1 program. Ingen nye prosjekter startet opp eller avsluttet i siste kvartal. I neste tertial planlegges det prosjektavslutning av 47 'Oppgjørsordning for H-resept', 1004 'Konsekvensutredning for elektronisk sykemelding' og 37 'Felles drift og forvaltning av medisinsk-teknisk utstyr og behandlingshjelpemidler'. I tillegg planlegges det prosjektfaseovergang for 29 'Forbedring av FEST-registeret (SAFEST)', 45 'Statistisk logganalyse av behandlingsrettede registre', 59 'Systemstøtte sykehusapotekene' og 62 'Robust mobilt helsenett'. Publisert informasjon om prosjektene og programmene finnes på Økonomisk prognose for 2016 er 63 MNOK, nedjustert fra 68 MNOK i mai. Administrasjonen forventer at prognose for nåværende aktivitetsnivå holder seg ut året. Administrasjonen arbeider med å fremskynde aktiviteter eller starte opp prioriterte prosjekter for å treffe rammen på 65,2 MNOK. Den største usikkerheten for prosjektporteføljen er at helseregionene ikke gjør tilgjengelig prosjektressurser når de vedtar prosjekter, og dette gir fortløpende utfordringer for gjennomføring av prosjektene og kvalitet på leveransene. I tillegg er det usikkerheter tilknyttet avhengighet til andre aktører og leverandører, samt gjenstående avklaringer for drift- og forvaltningsmodeller for felles IKT-løsninger. Administrasjonen arbeider med tiltak på alle områdene sammen med helseregionene. 5

98 Nasjonal IKT HF delfinansierer prosjekter og programmer sammen med andre aktører i helsesektoren. I 2016 er dette Program Felles Infrastruktur (FIA) og Program for Kodeverk og Terminologi i Direktoratet for e-helse. 3.1 Utvalgte prosjekters status Ny teknologi AMK Prosjektet benytter konkurransepreget dialog som konkurranseform. Etter nedvalg i prekvalifisering, og etter innledende dialogrunde sitter prosjektet igjen med 5 tilbydere som det er innledet ytterligere dialog med. Andre og tredje tertial vil hovedsakelig benyttes til å gjennomføre ytterligere to dialogfaser med de aktuelle leverandørene. I praksis betyr det at en inviterer tilbydere til å delta i utviklingen av kravspesifikasjonen for løsningen, gjennom dialogrunder, som avslutningsvis anskaffes gjennom en endelig tilbudskonkurranse Digitale innbyggertjenester Prosjektet har i inneværende tertial fokusert på vedtatte leveranser, herunder personvernkomponent og digitale skjema. Alle leveranser er i henhold til vedtatt framdriftsplan. Beskrivelser av kommende konsepter er noe forsinket idet tilgang til kritisk masse fagkompetanse har vært krevende. Kommende tertial vil fokus være å sikre leveranser av funksjonalitet og konseptbeskrivelser. Arbeidet med å sikre tilgang til fagressurser for forankring av konseptbeskrivelser vil ytterligere bli forsterket. 4. Oppfølging strategi 4.1 Operasjonalisering Administrasjonen i Nasjonal IKT har etablerte en enkel programstruktur for å sørge for at vi har tilstrekkelig fokus på strategien, at vi prioriterer de viktigste oppgavene først samt at vi har fremdrift på aktivitetene. Tiltakene i strategien er gjennomgått med hensyn til avhengigheter til andre tiltak og prioritet med hensyn til å starte i For tiltakene som starter i år er ansvarlige utpekt og arbeidet i gang. Prioritering og fremdrift er blitt diskutert i relevante fora. To av tiltakene er ferdigstilt: 6

99 Nasjonal IKT HF skal etablere en samarbeidsarena for å sikre innsyn og skaffe en helhetlig oversikt over pågående og planlagte prosjekter/programmer, herunder nye prosjektideer/kandidater Nasjonal IKT HF og helseregionene utarbeider en felles applikasjonsmodell (domenemodell) som benyttes for standardisering av applikasjonsportefølje og andre relevante arkitekturelementer. 4.2 KPI-er rad av ferdigstillelse av igangsatte tiltak blir fulgt opp løpende. Det legges også opp til målinger av bruk av resultatene av tiltakene etter at de ansees ferdigstilt. For å måle gevinster av tiltakene i felles IKT-strategi er det utarbeidet forslag til omforente nøkkelindikatorer som ble presentert i Nasjonal IKTs styre (sak 60/16 B). Indikatorene er knyttet til de omforente langsiktige fremtidsbildene for spesialisthelsetjenesten. Følgende indikatorer ble foreslått: 1. Andel tjenester og brukertilfredshet for målbilde helsenorge.no 2. Andel porteføljevolum til utvikling av felles regionale og inter-regionale løsninger og tjenester. 3. Andel av utvalgte pasientforløp med tilstrekkelig IKT-støtte. 4. Måloppnåelse av utvalgte områder for prosess- og beslutningsstøtte. Styret vedtok nøkkelindikatorene 1 og 2. Når det gjelder indikator nummer 3 og 4 ønsket styret at disse indikatorene avstemmes med helseregionenes fagdirektører og behandles på nytt i et senere styremøte. Administrasjonen vil etter ferdigstillelse, og med bidrag fra helseregionene, rapportere disse som en del av tertialrapportering. 5. Økonomi 5.1 Overordnet regnskap og prognose per 31. august Per 31. august Hele 2016 Radetiketter Faktisk Budsjett Løpende prognose (31) Finansiering fra regionene (33) Øremerkede midler til kvalitetsregistre (HOD) (4) Tildeling til kvalitetsregistre (5) Lønnskostnad (6) Annen driftskostnad, av- og nedskrivning (7) Annen driftskostnad av-og nedskrivning, forsettel (8) Finansinntekt- og kostnad, ekstraordinær inntekter Totalsum

100 Prognosen for 2016 tilsier et underskudd på 5,5 MNOK. Styret har gitt administrasjonen anledning til å styre mot et underskudd på 11 MNOK (jf styresak 17/16 B Foretakets kapitalsituasjon og finansiering 2016 ) gjennom å redusere innkreving av finansiering med tilsvarende beløp. Finansiering fra regionene er tilsammen redusert med 23 MNOK sammenlignet med budsjettet. 5.2 Regnskap og prognose fordelt på aktivitet (kun kostnader) Per 31. august 2016 Faktisk Budsjett Hele 2016 Løpende prognose (100T) Administrasjon (150T) Styret (160T) Prosjektforum (210T) Medisinske kvalitetsregistre (211T) Øremerkede midler HOD (230T) Klinisk IKT (240T) Arkitektur (250T) EPJ Systemeierforum (251T) Arktypeforvaltning (252T) Samordningsforum DIPS arena (253T) Journalstruktur og tilgangsstyring (254T) Systemsvikt (255T) Rapporteringskodeverk (300T) PPS og prosjektportefølje (301T) Porteføljestyring Totalsum Det vesentlige avviket mellom budsjett og prognose skyldes redusert finansiering av prosjektene DIS og FIA, tilsammen 12 MNOK, jf styremøte , sak 50/16 B. 8

101 7. Status oppdragsdokument Definisjoner: Kravet er oppfylt. Når kravene gjelder kontinuerlige prosesser får disse grønn vurdering når driften er à jour. I prosess. Prosentvis levering er stort sett oppgitt med tall. Dette tallet kan ved senere rapportering bli justert. Ikke startet, ikke gjort/oppnådd. Man kan oppnå rødt dersom man ikke starter i tilstrekkelig tid til å få levert. Krav Ansvar Status Fremdrift 7.1 Styringsbudskap fra de regionale helseforetakene for 2016 a) Internkontroll og risikostyring Styret skal sikre at driften skjer innenfor rammen av vedtektene, foretaksavtalen, helseforetaksloven og annen lovgivning. Styret skal føre tilsyn med daglig leder og fastsette instruks for denne. Styret skal sikre at Nasjonal IKT HF har god internkontroll og systemer for risikostyring for å forebygge, forhindre og avdekke avvik. Styringssystemene skal tilpasses risiko og vesentlighet i forhold til virksomhetens målsetninger og ha nødvendig ledelsesforankring i organisasjonen. Styret Styret Styrende dokumentasjon, herunder fullmaktsmatrise, styreinstruks og instruks for administrerende direktør er utarbeidet og vil jevnlig oppdateres og styrebehandles. Administrativt følger Nasjonal IKT HF systematikk og rutiner fra Helse Vest RHF og Helse Vest IKT. Prosjekter følger Direktoratet for forvaltning og IKT sin anbefalte metodikk for prosjektgjennomføring ( Porteføljeansvarlige kvalitetssikrer prosjekter.

102 Det forutsettes at styret har en samlet gjennomgang av tilstanden i helseforetaket minimum én gang per år med hensyn til risikovurdering, oppfølging av internkontrollen og tiltak for å følge opp avvik. Det forutsettes at det ved omstilling av virksomheten, herunder innføring av ny teknologi og organisasjonsendringer, må foreligge risikovurderinger for hvilke konsekvenser tiltaket vil ha, også for andre deler av virksomheten og det samlede tjenestetilbudet for kunder og brukere i nødmeldetjenesten. Der det foreligger risiko for uønskede hendelser skal det etableres særlige overvåkingsrutiner og forebyggende tiltak for å redusere risiko. Det forutsettes at Nasjonal IKT HF har en systematisk oppfølging av rapporter fra offentlige tilsynsmyndigheter, for å sikre at tiltak iverksettes og at organisasjonen kontinuerlig lærer av gjennomførte tilsyn. Det forutsettes at forespørsler fra offentlige tilsynsmyndigheter følges opp og besvares innenfor de fristene som er satt. Styret Styret Styret Styret gis orientering om tilstanden i styremøter. Administrasjonen vil fortløpende arbeide med å raffinere rapportering på dette området. Retningslinjer for internkontroll ble behandlet og godkjent av styret i april 2016 (styresak 37/16). Risikovurdering gjennomføres for nye eller større endringer for Nasjonal IKT HF, som for eksempel etablering av samhandlingsløsning i «skyen» basert på Microsoft Office 365 og Confluenceløsning for biblioteker. Omstilling for øvrig har ikke vært aktuelt i andre tertial Rapporter og forespørsler fra tilsynsmyndigheter har ikke vært aktuelt i andre tertial b) Innsyn og internrevisjon Ved behov - foreta internrevisjon av virksomheten i Nasjonal IKT HF. RHFen e Internrevisjon har ikke vært aktuelt for foretaket i

103 I avtaler/kontrakter med leverandører/samarbeidspartnere skal, der dette er nødvendig, krav om revisjoner av systemer, rutiner, regnskaper og aktiviteter forbundet med tjenesten inngå. Dersom internrevisjon skal Nasjonal IKT HF bistå med å fremskaffe tilleggsinformasjon og analyser som er nødvendig. Nasjonal IKT HF skal styrebehandle alle internrevisjonsrapporter som beslutningssaker og etablere handlingsplaner som angir tiltak, ansvar og frister. Handlingsplanene skal også behandles som beslutningssaker, og fremdrift og virkning av tiltakene skal følges opp av styret. c) De regionale helseforetakenes styring av felleseide selskaper Det vises til sak om styring av de regionale helseforetakenes felles eide selskaper, fremmet for de fire RHF-styrene i november/desember Saken stadfester dagens styringsmodell der eierstyring og oppfølging av virksomheten i de felles eide selskapene ivaretas av de regionale helseforetakenes administrerende direktører. Videre avklarer saken prinsipper for styresammensetning, oppnevning av observatører i selskapenes styrer, utarbeidelse og behandling av selskapenes strategier, samt samordning og oppfølging av selskapene. Det legges til grunn at rapportering og planer for virksomheten i de felles eide selskapene innarbeides i økonomisk langtidsplan og behandles av RHF-styrene. NIKT HF Styret RHFen e Nasjonal IKT HF følger god praksis i sektoren når det gjelder merkantile forhold, og oppfølging av leverandører. Internrevisjon har ikke vært aktuelt for foretaket i Nasjonal IKT HF forholder seg til enhver tid gjeldende styringsmodell og retningslinjer gitt av foretaksmøtet. 11

104 De regionale helseforetakene vil i 2016 videreutvikle og konkretisere prosesser for strategiarbeid og oppfølging av selskapene. Nasjonal IKT HF skal delta i dette arbeidet etter nærmere anvisning. d) Regjeringens eierskapspolitikk Nasjonal IKT HF skal forholde seg til krav og føringer som følger av regjeringens eierskapspolitikk (jf. Meld. St. 27 ( ) Et mangfoldig og verdiskapende eierskap). Nasjonal IKT HF skal føre en ansvarlig arbeidsgiverpolitikk som også bidrar til å sikre tilgang på helsepersonell i framtiden og forsikre seg om at ansatte hos leverandører, også i andre land, har forsvarlige vilkår. Nasjonal IKT skal være i fremste rekke når det gjelder arbeidet med klima- og miljøtiltak. RHFen e/nikt HF NIKT HF Nasjonal IKT bidrar i arbeidet på forespørsel. Foretaket hadde møte med eierstyringsgruppen i august 2016 som et ledd i denne prosessen. Nasjonal IKT HF vil følge arbeidsgiverpolitikken til sektoren for øvrig, og sørge for at arbeidsforhold og betingelser er harmonisert med denne. Foretaket er innmeldt i arbeidsgiverforeningen Spekter. I den grad leverandører benyttes vil foretaket benytte spesialisthelsetjenestens rutiner for anskaffelser, og følge leverandørene opp i henhold til disse. e) Nasjonal helse- og sykehusplan Styrene i de felles eide selskapene må gjøre seg kjent med innholdet i Meld. St. 11 ( ) Nasjonal helse- og sykehusplan ( ) som vil få stor innvirkning på virksomheten i de regionale helseforetakene og underliggende virksomheter. Styret Nasjonal helse- og sykehusplan ble lagt frem for styret som orienteringssak (sak 62/16) i møtet

105 f) Deltakelse i utviklingsarbeid Styrene i de regionale helseforetakene skal bidra i utviklingsarbeid i spesialisthelsetjenesten som er gitt i oppdrag til Helsedirektoratet, Direktoratet for e-helse og Folkehelseinstituttet. Det forutsettes at Nasjonal IKT deltar i denne typen arbeider etter nærmere anvisning fra de regionale helseforetakene. g) Pasientsikkerhet Styrene skal ha en aktiv rolle for å sikre at foretakenes samlede virksomhetsstyring omfatter bedre etterlevelse av faglige retningslinjer, standardisering på flere områder og erfaringsoverføring basert på beste praksis. Pasientsikkerhet og kvalitet er et ansvar for ledere på alle nivåer. Styret Styret/ NIKT HF Nasjonal IKT arbeider sammen med helseregionene for å gjennomføre de prioriterte IT-prosjektene for digitale tjenester og å videreutvikle IKT-systemene i tråd med målene i Meld. St. 9 ( ) Én innbygger én journal. Det er etablert gode arenaer for samhandling med Direktoratet for e-helse, Helsedirektoratet og andre aktører for å øke gjennomføringsevnen innenfor IKTområdet, og at utvikling skjer i henhold til oppdrag. Nasjonal IKT HF har fokusert på pasientsikkerhetsperspektivet ved å aktivt arbeide for erfaringsoverføring av god praksis for bruk av kliniske IKT system. Dette skjer blant annet gjennom egen forvaltningsgruppe for forbedring av pasientadministrativt arbeid og forebygging av systemsvikt med EPJ. Videre arbeides det for mest mulig like konfigureringer og rutiner i eksisterende EPJ samt nye nasjonale kliniske løsninger som anskaffes. 13

106 h) Lærings- og forbedringstiltak Helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid er viktig både av hensyn til pasienter og ansatte. De regionale helseforetakene vil understreke betydningen av å arbeide med lærings- og forbedringstiltak og tiltak på systemnivå for å bedre pasientsikkerheten, og se dette i sammenheng med helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. i) Rekrutering og utvikling av kvinnelige ledere Virksomheter innen spesialisthelsetjenesten bør ha et særlig ansvar for å bidra til å rekruttere og utvikle kvinnelige ledere, spesielt på toppledernivå. j) Strategi for Nasjonal IKT HF Nasjonal IKT HF skal operasjonalisere ny vedtatt strategi og forankre denne i de regionale helseforetak og Direktoratet for e-helse. NIKT HF Styret/ NIKT HF NIKT HF Virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen, og tilfredsstiller ved det kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). Virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatteog arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Nasjonal IKT HF rekrutterer den til enhver tid best kvalifiserte kandidaten. Alt annet likt vil foretaket tilstrebe god kjønnsbalanse. Foretakets styre har ved utløpet av 2. tertial en kvinneandel på 50 %, og kvinnelig styreleder. Administrasjonens kvinneandel ved utløpet av 2. tertial var på 44 %. Nasjonal IKT har gjennomgått tiltakene i strategien og startet opp realisering av disse. To av tiltakene er ferdigstilt. 14

107 k) Utvikling av porteføljestyring Nasjonal IKT skal utvikle porteføljestyring i spesialisthelsetjenesten, i samarbeid med Direktoratet for e- helse, basert på felles prioriteringer og avhengigheter. NIKT HF Direktoratet for e-helse planlegger å gjennomføre et metodeprosjekt for hele helsesektoren, og Nasjonal IKT vil delta i prosjektstyret og i prosjektgjennomføringen. Effekten er bedre samordnet porteføljestyring og arkitekturstyring. Porteføljestyring, ansvar og finansieringsansvar skal være avklart i budsjett 2016 for Nasjonal IKT HF. Nasjonal IKT skal innen 1. juni og 1. desember hvert år legge frem oversikt over kommende aktiviteter som berører personell i regionale og lokale helseforetak, slik at avrop av ressurser kommer inn i langtidsplanleggingen. NIKT HF NIKT HF Porteføljestyring, ansvar og finansieringsansvar er avklart som en del av ny felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten. For felles interregionale IKT-prosjekter er Nasjonal IKT prosjekteier og finansierer kostnader som prosjektleder. Helseregionene bistår med ressurser og direktekostnader i henhold til styrevedtak om gjennomføring av det enkelte prosjekt. Administrasjonen rapporterer regelmessig prognose for ressursbehov til helseregionene slik at avrop på ressurser kan planlegges. Ressursbehovet er basert på vedtatte prosjekter og masterplan for prosjektporteføljen som indikerer kommende aktivitetsnivå. 15

108 l) Arkitektur for spesialisthelsetjenesten Nasjonal IKT skal sammen med de regionale arkitekturfunksjonene og nasjonale organ under Direktoratet for e-helse arbeide med standardisering av IKTarkitekturen gjennom gradvis utvikling. Tiltak 42.2, jf. Praksis for virksomhetsarkitektur i Nasjonal IKT, skal være styrende for omfang og fremdrift. Arkitekturforum skal brukes aktivt i aktuelle prosjekter/tiltak for å gi råd, samle og utvikle god arkitekturpraksis. m) Instruks for lån til felles eide nasjonale selskaper Investeringer i felles eide selskaper skal bidra til netto verdiskaping i helsesektoren. Investeringer som ikke har positiv nåverdi skal ikke gjennomføres, med mindre det kan sannsynliggjøres andre positive effekter for helsesektoren som kan rettferdiggjøre ressursbruken. Det stilles derfor konkrete krav til utredning av alle investeringer som ønskes gjennomfør før de behandles i selskapets styre. Utredningen skal beskrive formålet med investeringen, og hva den skal resultere i. Alternative måter å løse oppgaven på skal være belyst. Større NIKT HF NIKT HF Nasjonal IKT har i perioden arbeidet med å etablere ny plattform for arkitekturinnhold. Det er i prosess avklaringer med regionene for prioritering av oppgaver i realiseringen av Tiltak Erfaringen så langt er at mange regionale tiltak kan gjøres nasjonale. I samarbeid med porteføljefunksjonen i Nasjonal IKT arbeides det med å gi råd til prosjektinitiativ og masterplan for påfølgende år. Det har også vært høy deltagelse i fellesprosjekter for AMK, prehospitale tjenester, legemiddelområder og digitale innbyggertjenester for å oppnå god fellesarkitektur på tvers av regionene. Erfaringene fra disse prosjektene skal publiseres på den nye arkitekturplattformen. Nasjonal IKT HF forholder seg til gjeldende instruks for lån til felles eide nasjonale selskaper. Det anses dog som lite sannsynlig at foretaket, på kort eller mellomlang sikt, vil be om lån. 16

109 prosjekter (over 50 mill) skal ha gjennomgått konsept- og forstudie. Utredningen skal inneholde økonomiske analyser, herunder, total investering, og fremdrift i tid, finansiering av den samlede investering, lønnsomhet, (nåverdi og konsekvens for resultat) samt tiltak og ansvar for gevinstrealisering. Denne instruksen gjøres gjeldende for lån gitt fra de regionale helseforetakene til felles eide nasjonale selskaper, heleid av de fire regionale helseforetakene. Følgende prosedyre skal følges: a) Alle investeringer som søkes lånefinansiert, skal være utredet i henhold til generelle krav til utredning og oppfølging av investeringer. b) De regionale helseforetakene kan primært 2 ganger årlig, normalt i forbindelse med behandling av budsjett eller økonomisk langtidsplan, innvilge lån til et felleseid foretak. Lån kan innvilges basert på søknad fra foretak, til prosjekter (som skal aktiveres), utstyr eller IKT. c) De regionale helseforetakene yter lån i henhold til sin eierandel under forutsetning av at de øvrige RHF yter tilsvarende lån til samme investering. d) Den tildelte lånerammen gjøres tilgjengelig for utbetalinger til foretakets driftskonto etter anmodning fra det enkelte foretak og når det foreligger en signert låneavtale. 17

110 e) For store prosjekter med låneuttak over ett år, kan det opprettes særskilte lån hvor det ikke belastes avdrag i perioden frem til hele lånet er utbetalt. f) Det ytes kun lån med flytende rente. Rentesatsen settes lik den RHF til enhver tid betaler til HOD. n) Innføring av nøytral merverdiavgift Nasjonal IKT skal ikke gjøre tilpasninger som vil være i strid med intensjonene med innføring av nøytral merverdiavgift i helseforetakene fra 1. januar o) Økonomisk langtidsplan Nasjonal IKT HF skal levere kostnadseffektive tjenester og driften skal underlegges strenge krav til god økonomistyring og streng prioritering av ressursbruk. Helseforetaket skal, som en del av årlig melding for 2016, utarbeide økonomisk langtidsplan for perioden som grunnlag for de regionale helseforetakenes budsjettarbeid innen områder. NIKT HF NIKT HF NIKT HF Nasjonal IKT HF vil ikke gjøre tilpasninger i strid med disse intensjonene. Nasjonal IKT HF jobber kontinuerlig med å ha en lavest mulig administrativ byrde, for å kunne fokusere på sine kjerneoppgaver. Alle støttetjenester kjøpes inn fra Helse Vest RHF, Helse Bergen HF og Helse Vest IKT. Innleie av konsulenter til administrative formål er avviklet. I den grad det er mulig, leies prosjektledere inn fra øvrige helseforetak og sektoren forøvrig. Dette gjøres for å optimalisere ressursbruk, samt bevare kompetanse i sektoren. Økonomisk langtidsplan for perioden vil utarbeides som en del av årlig melding for Økonomisk langtidsplan ble også sendt de regionale økonomidirektørene 20. september 18

111 Nasjonal IKT skal, i løpet av februar måned, levere innspill til de regionale helseforetakene om vesentlige endringer i selskapets virksomhet, investeringer og drift. Nasjonal IKT skal levere økonomisk langtidsplan 14. april til de regionale helseforetakene. Selskapet skal påvise forbedret produktivitet og effektivitet på samme måte som ordinære helseforetak. Tilsendt malverk vil være benyttet. p) Utarbeidelse av regnskap Nasjonal IKT skal levere foreløpig regnskap for 2016 innen 20. januar Endelig regnskap skal foreligge 24. februar Det bes om at selskapet benytter regnskapshåndbok for regionale helseforetak Krav til aktivitet 2016 Det forventes at Nasjonal IKT HF gjennomfører planlagt prosjektaktivitet i tråd med vedtektene og vedtatt strategi. NIKT HF NIKT HF NIKT HF Budsjettnivået for 2016 er lagt til grunn for hele planperioden. Nasjonal IKT HF vil oppfylle dette kravet innen fristen. Nasjonal IKT HF vil oppfylle dette kravet innen fristen. 13 prosjekter og 1 program er under gjennomføring i siste tertial, og alle er i tråd med vedtekter og vedtatt strategi. 19

112 7.3 Finansiering eierens bevilgninger for 2016 Inntektene til felles eide selskaper skal i hovedsak være basert på priser for tjenester levert til de enkelte regionale helseforetak eller helseforetak. Det vil også gis bevilgninger til enkelte formål som representerer fellesaktiviteter som det er uhensiktsmessig å tjenesteprise. NIKT HF Finansiering for 2016 er redusert sammenlignet med oppdragsdokumentet: Ned med 11 MNOK som følge av et betydelig overskudd i Ned med ytterligere 12 MNOK for å bidra til regionene finansiering av forvaltningskostnader for helsenorge.noplattformen i Rapportering til eiere Nasjonal IKT HF skal rapportere på kravene i oppdragsdokumentet for 2016 i årlig melding innen 1. februar Avvik fra gitte oppgaver og styringsparametere skal meldes til eierne når slike avvik blir kjent. NIKT HF NIKT HF Nasjonal IKT HF vil oppfylle dette kravet innen fristen. Foretaket vil rapportere underveis gjennom tertialrapportene. Eventuelle avvik fra gitte oppgaver og styringsparametere vil meldes til eierne når slike avvik blir kjent. 20

113 Vedlegg 84 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 84/16 B Møteplan 2017 Oppsummering Følgende datoer er foreslått for styremøter i Nasjonal IKT HF i 2017: 25. januar ardemoen, Park Inn. 20. mars ardemoen, Park Inn. 19. mai ardemoen, Park Inn. 28. august ardemoen, Park Inn. 16. og 17. november Styreseminar og styremøte. Møteinnkallinger er utsendt. Forslag til vedtak 1. Styret vedtar møteplan for

114 Tittel Innkalling til styremøte Møtedato Innkalling til styremøte i Nasjonal IKT HF Møtedato Klokkeslett Sted :30-13:30 Park Inn, ardemoen Styremedlemmer Hilde Brit Christiansen, Thomas Bagley, Erik M. Hansen, Anita Schumacher, Torbjørg Vanvik, Paul undersen, Hilde Rolandsen, Bjørn Nilsen, Lise K. Strømme, Lasse B. Sølvberg, Toril Østvold (varamedlem) Observatører Inga Nordberg (E-helse), Håkon rimstad (NHN), Øistein Winje (Brukerutvalget) Saksnr. Saksnavn Tidspunkt Presenteres av 87/16 B 1612 odkjenning av innkalling og 09:30-09:35 Hilde Brit Christiansen saksunderlag 88/16 B 1612 odkjenning av protokoll fra 09:35-09:40 Hilde Brit Christiansen styremøte /16 O 1612 Orientering fra administrerende 09:40-09:50 isle Fauskanger direktør 90/16 O 1612 Statusrapport for 09:50-10:10 Jan Eirik Olsen prosjektporteføljen i Nasjonal IKT HF 91/16 O 1612 Behandle masterplan :10-10:35 Jan Eirik Olsen 92/16 O 1612 Orientering om HL7-arbeidet i 10:35-11:05 Line Andreassen Sæle Norge 93/16 B Konsekvensutredning for 11:05-11:10 Jan Eirik Olsen elektronisk sykemelding - Sluttrapport 94/16 B odkjenning av mandat Fagforum 11:10-11:15 Eivind Kristiansen for medisinske kvalitetsregsitre 95/16 O 1612 Drift- og forvaltningsmodell for 11:15-11:45 Ørjan Bye felles anskaffede IKT-løsninger 96/16 O 1612 Status En innbygger en journal 12:15-12:25 Direktoratet for e-helse 97/16 O 1612 Status Helseplattformen 12:25-12:35 Torbjørg Vanvik 98/16 O 1612 Status Ny teknologi AMK 12:35-12:50 isle Fauskanger 99/16 O 1612 Budsjett :50-13:00 Fredrik C. Birkenfeldt 100/ Evaluering av styrearbeid 13:00-13:15 Hilde Brit Christiansen 101/16 O 1612 Tentativ agenda til styremøte :15-13:20 Hilde Brit Christiansen 102/ Eventuelt 13:20-13:30 Hilde Brit Christiansen 1 / 1