Innkalling til styremøte i Nasjonal IKT HF

Transkript

1 Innkalling til styremøte i Nasjonal IKT HF Til: Styremedlemmer Herlof Nilssen, Thomas Bagley, Erik M. Hansen, Anita Schumacher, Torbjørg Vanvik, Mads Einar Berg, Hilde Rolandsen, Bjørn Nilsen, Lise K. Strømme, Lasse B. Sølvberg, Toril Østvold (varamedlem) Observatører Christine Bergland (Hdir), Håkon rimstad (NHN), Øistein Winje (Brukerutvalget) Sted: Radisson Blu, ardermoen Tid: 11. desember 2015 kl :00 Agenda Saksnr. Sak Presenteres av Tid Underlag ÅPNE SAKER 85/15 B odkjenning av innkalling Herlof Nilssen 09:30-09:35 Vedlagt 86/15 B Protokoll fra styremøtet i Nasjonal IKT HF 30. oktober 2015 Herlof Nilssen 09:35-09:40 Vedlagt 87/15 O Orientering fra administrerende direktør isle Fauskanger 09:40-09:50 Vedlagt 88/15 O Statusrapport for prosjektporteføljen til Nasjonal IKT HF Jan Eirik Olsen 09:50-10:10 Vedlagt 89/15 B Anbefaling studie "Innbyggers holdning til digitale innbyggertjenester" Øyvind Nottveit 10:10-10:20 Vedlagt 90/15 B Digitale innbyggertjenester i Spesialisthelsetjenesten 2016 (DIS 2016) Øyvind Nottveit/Nina Ulstein 10:20-10:30 Vedlagt

2 Prosjektstyremøte - Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten Øyvind Nottveit/ Nina Ulstein 10:30-11:15 Vedlagt Lunsj 11:15-11:45 91/15 B Program for Felles Infrastruktur (FIA) - Bevilgning for 2016 Christine Bergland 11:45-11:50 Vedlagt 92/15 B Program Kodeverk og Terminologi (PKT) - Bevilgning for 2016 Christine Bergland 11:50-11:55 Vedlagt 93/15 O Revidert mandat for NUIT tiltak 1005 «Automatisert tildeling av fødselsnummer ved fødsel» Nina Bjørlykke 11:55-12:05 Vedlagt 94/15 O Status EPJ Helse Midt Torbjørg Vanvik 12:05-12:20 Vedlagt 95/15 B Én innbygger - én journal Christine Bergland 12:20-12:35 Vedlagt 96/15 O "Nasjonal IKT HFs strategi - en felles nasjonal strategi" Herlof Nilssen /Thomas Bagley /Bjørn Nilsen /Torbjørg Vanvik 12:35-12:45 Vedlagt 97/15 B Sluttrapport dialogmelding Jan Eirik Olsen 12:45-12:55 Vedlagt 99/15 B Robust mobilt helsenett - Konseptfase Jan Eirik Olsen 13:05-13:15 Vedlagt 100/15 O Prognose 2015 og regnskap pr Fredrik C. Birkenfeldt 13:15-13:25 Vedlagt 101/15 B Instruks for administrerende direktør Herlof Nilssen 13:25-13:35 Vedlagt 102/15 B Styreinstruks Herlof Nilssen 13:35-13:45 Vedlagt

3 103/15 D Evaluering styrearbeid Herlof Nilssen 13:45-14:15 Vedlagt 104/15 O Kalenderdeling i spesialisthelsetjenesten Jan Eirik Olsen 14:15-14:25 Vedlagt 105/15 O Samhandlingsløsning for prosjekter og forumer Jan Eirik Olsen 14:25-14:35 Vedlagt 106/15 O Tentativ agenda til styremøte 5. februar 2016 isle Fauskanger 14:35-14:45 Vedlagt Eventuelt 14:45- Evaluering av møtet 15:00 LUKKEDE SAKER 98/15 B Statistisk logganalyse - jennomføringsfase Jan Eirik Olsen 12:55-13:05 Vedlagt

4 Protokoll fra styremøte i Nasjonal IKT HF Tid: kl. 09:30 14:30 Møtested: Park Inn, ardermoen Deltakere fra styret Herlof Nilssen Thomas Bagley Hilde Rolandsen Torbjørg Vanvik Bjørn Nilsen Erik M. Hansen Lasse Sølvberg Toril Østvold Styreleder Nestleder Medlem Medlem Medlem Medlem Medlem Varamedlem Forfall fra styret Anita Schumacher, Helse Sør- Øst, Mads Einar Berg, Helse Midt- Norge, og Lise Karin Strømme, konserntillitsvalgt, hadde meldt forfall til møtet. Deltakere fra administrasjonen isle Fauskanger, adm. dir. Fredrik C. Birkenfeldt Jan Eirik Olsen Observatører Christine Bergland, Helsedirektoratets observatør, Håkon rimstad, Norsk Helsenett SF sin observatør, og Øistein Winje, representant for brukerutvalgene. 1

5 Sakliste ÅPNE SAKER 69/15 B odkjenning av innkalling 70/15 B 71/15 O 72/15 B Protokoll fra styremøtet i Nasjonal IKT HF 11. september 2015 Orientering fra adm. dir. Strategi NIKT /15 B Anbefalt drifts- og forvaltningsleverandør framtidig nasjonal AMK-løsning 74/15 O Status anskaffelse Helse Sør-Øst 75/15 O "Én innbygger - én journal" 76/15 O Status EPJ Helse Midt-Norge 77/15 D Statusrapport for prosjektporteføljen til Nasjonal IKT HF 78/15 B Orientering om oppgjørsordning for H-resept 79/15 O Regnskap per september 2015 og prognose /15 B 81/15 O 82/15 O 83/15 O 84/15 O Budsjett 2016 Rapportering på oppdragsdokument 1 år med Nasjonal IKT HF Tentativ agenda til Styremøtet 11. desember 2015 Møteplan 2016 Eventuelt Evaluering av møtet 2

6 Sak 69/15 B odkjenning av innkalling Styreleder meldte inn sak til eventuelt vedrørende nye retningslinjer fra eierdirektørene knyttet til styrelederrollen. Styret justerte noe på rekkefølgen av sakene. Vedtak: 1. Det var ikke øvrige merknader til innkalling og dagsorden. Sak 70/15 B odkjenning av protokoll fra styremøte 11. september 2015 Oppsummering Det var ikke kommentarer til protokollen. Vedtak: 1. Styret godkjente protokollen fra styremøtet 11. september Sak 71/15 O Orientering fra administrerende direktør Oppsummering Adm. dir. orienterte om følgende saker; (1) Status lokaler, (2) Status rekruttering, (3) Status talegjenkjenning og (4) Avtale med artner. Styret hadde ikke kommentarer til sakene 1-2 og 4. Sak 3 er unntatt offentlighet og er følgelig ikke protokollført. Vedtak: 1. Styret tok sakene til orientering. Sak 72/15 B Strategi NIKT Oppsummering isle Fauskanger, adm. dir. og Willy Eidissen, EY, orienterte. Strategien ble behandlet i RHF AD- møtet Presiseringer og merknader fra dette møtet er tatt inn i dokumentet. Styret presiserte at det som i dokumentet er omtalt som en årlig «revisjon» av strategien må begrenses til tiltak og handlingsplan, og ikke medføre nye strategidokumenter på årlig basis. Styret konkluderte med at strategien er moden for behandling i styrene i de regionale helseforetakene. Administrasjonen ble bedt om å utarbeide en felles presentasjon og styresak til disse styrebehandlingene. Vedtak: 1. Styret godkjenner fremlagt «Strategi for Nasjonal IKT HF En felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten». 2. Styret sender «Strategi for Nasjonal IKT HF En felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten» videre til behandling i AD møte, i tråd med plan for videre prosess. Sak 73/15 B Anbefalt drifts- og forvaltningsleverandør framtidig nasjonal AMK-løsning Oppsummering Øyvind Nottveit, administrasjonen, orienterte. 3

7 Styreleder Herlof Nilssen og observatør Håkon rimstad vurderte at deres tilknytning til Norsk Helsenett gjorde dem inhabile og deltok følgelig ikke i behandlingen av denne saken. Erik M. Hansen ble valgt til settestyreleder. Det ble uttrykt ønske om å få oversikt over kostnadsbildet, gjerne gjennom benchmark av løsning med ekstern drift. Det ble imidlertid presisert at vurdering av ekstern drift bevisst var tatt ut av utredningens mandat. Prosjektet for anskaffelse av ny teknologi til AMK- sentraler må kunne håndtere og vurdere dette kostnadsbildet. Det ble videre diskutert i hvilken grad det haster å velge drift- og forvaltningsleverandør på dette tidspunktet. En av grunnene er at det anses som hensiktsmessig å trekke den kommende leverandøren inn i arbeidet i AMK- prosjektet på et så tidlig stadium som mulig. Videre følger det implisitt av ny ikt- strategi for spesialisthelsetjenesten at enten HDO eller Norsk Helsenett bør være leverandør på dette området. Norsk Helsenett har i utredningen gitt uttrykk for at de ikke har nødvendige kapabiliteter til påta seg denne oppgaven. HDO har også domenekompetanse på dette området. Det ble avrundet med at styret bør lese hele utredningsrapporten. Administrasjonen vil distribuere denne sammen med protokollutkastet. I påvente av endelig beslutning knyttet til leverandørvalg ber styret om at HDO involveres i AMK- prosjektet. Vedtak 1. Styret tar saken til orientering og ber om at HDO deltar i det videre prosjektarbeidet i AMK. 2. Endelig anbefaling om valg av drift- og forvaltningsleverandør gis på et senere tidspunkt. Sak 74/15 O Status anskaffelse Helse Sør-Øst Oppsummering Thomas Bagley og Andreas Brunvoll, Helse Sør-Øst, orienterte. Styret ga sine innspill. Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering. Sak 75/15 O "Én innbygger - én journal" Oppsummering: Christine Bergland og Are Muri, Helsedirektoratet, orienterte. Presentasjonen er vedlagt protokollutkastet. itt at konseptvalget ender på K9 er det viktig at regionene samsnakker om hva som er veien videre, og innretter investeringene sine etter det. Det er viktig at regionene jobber sammen om hvordan arbeidet skal prioriteres fremover. Spesialisthelsetjenesten bør bruke Nasjonal IKT som sin arena for å diskutere utvikling. Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering Sak 76/15 O Status EPJ Helse Midt- Norge Oppsummering: Torbjørg Vanvik, Helse Midt, orienterte. Styret ga sine innspill. 4

8 Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering. Sak 77/15 D Statusrapport for prosjektporteføljen til Nasjonal IKT HF Oppsummering: Jan Eirik Olsen, administrasjonen, orienterte. Styret synes at utviklingen i porteføljerapporteringen er positiv. Styret hadde følgende innspill: Ressursmatrise bør inn i rapporten. Økonomirapportering tas inn i rapporteringen. Toleransegrenser i KPIer og risikomatrise presiseres. Det er ønskelig med en kort ingress som beskriver prosjektet. Det bør være langsiktighet på avrop av ressurser. Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering og ber om at administrasjonen videreutvikler rapportering i tråd med innspill fra styret. Sak 78/15 B Orientering om oppgjørsordning for H-resept Oppsummering: Jan Eirik Olsen, administrasjonen, orienterte. Styret hadde ikke kommentarer til saken. Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering. Sak 79/15 O Regnskap september 2015 og prognose for 2015 Oppsummering: Fredrik C. Birkenfeldt, administrasjonen, orienterte. Styret hadde ikke kommentarer til saken. Vedtak: 1. Styret tok regnskapet per september 2015 til orientering. 2. Styret tok prognosen for 2015 til orientering. Sak 80/15 B Budsjett 2016 Oppsummering: Fredrik C. Birkenfeldt, administrasjonen, og Jan Eirik Olsen, administrasjonen, orienterte. 5

9 Styret diskuterte kort hvilke muligheter det er til å omfordele midler mellom de ulike prosjektene og programmene som ligger i masterplanen. Det ble konkludert med at midler tildeles når de respektive prosjektforslag kommer til beslutning i styret. Vedtak: 1. Styret vedtar det foreslåtte foretaksbudsjettet, med en kostnadsramme på 116,4 MNOK, for Nasjonal IKT HF for Styret tar den fremlagte masterplanen for prosjektporteføljen til etterretning. 3. Styret ber om å få nye prosjekter fremlagt for beslutning om igangsettelse. Sak 81/15 O Rapportering på oppdragsdokument Oppsummering: isle Fauskanger, adm. dir., orienterte. Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering. Sak 82/15 O 1 år med Nasjonal IKT HF Oppsummering: isle Fauskanger, adm. dir., orienterte. Vedtak: 1. Styre tok saken til orientering. Sak 83/15 O Tentativ agenda til styremøte 11. desember 2015 Oppsummering: Det var ikke innspill til den tentative agendaen til styremøtet 11. desember Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering. Sak 84/15 B Møteplan 2016 Oppsummering: Det var ikke kommentarer til den fremlagte møteplanen. Vedtak: 1. Styret vedtok møteplanen for Eventuelt I forslag til nye retningslinjer for de felleseide selskapene har eierdirektørene foreslått at administrerende direktører i de regionale helseforetakene ikke kan sitte som styreledere i felleseide selskaper. Dette medfører sannsynligvis at Nasjonal IKT HF får ny styreleder på neste foretaksmøte. 6

10 Evaluering av møtet Følgende kommentarer ble gitt om styremøtet: - Vurdering av habilitet bør utføres før saker fremmes. 7

11 Ref. Fredrik C. Birkenfeldt Herlof Nilssen Styreleder Thomas Bagley Nestleder Erik M. Hansen Medlem Anita Schumacher (sett) Medlem Torbjørg Vanvik Medlem Mads Einar Berg (sett) Medlem Hilde Rolandsen Medlem Bjørn Nilsen Medlem Lise K. Strømme (sett) Medlem Lasse B. Sølvberg Medlem 8

12 Vedlegg 87 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr: 87/15 O Orientering fra administrerende direktør 1. Merverdiavgift Følgende ble referatført fra behandling av sak 62/15 O Budsjett i styremøtet : «[ ]Merverdiavgift er en stor budsjettpost i flere prosjekter. Administrasjonen ble bedt om å avklare regelverk knyttet til dette med de regionale økonomidirektørene.» Administrasjonen har vært i dialog med økonomidirektøren i Helse Vest RHF som slår fast at det skal legges til merverdiavgift ved salg av tjenester mellom helseforetak som ikke er fellesregistrerte. 2. Status talegjenkjenning Administrerende direktør vil gi en muntlig orientering. Forslag til vedtak 1. Styret tar sakene til orientering 1

13 Vedlegg 88 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 88/15 O Statusrapport for prosjektporteføljen til Nasjonal IKT HF Bakgrunn Denne statusrapporten for prosjektporteføljen er administrasjonens aggregerte statusrapport for målgruppene: Styret i Nasjonal IKT HF og Prosjektforum. Aggregert og sammenfattet statusrapportering er vedlagt i vedlegg 1, og i tillegg legger vi i vedlegg 2 ved alle en-siders statusrapporter pr fra det enkelte prosjekt og program som Nasjonal IKT er eier av. Forhold styret bør være kjent med Program for samordning av neste generasjons EPJ vil fremme beslutning om å gjennomføre 1. programbølge i styremøtet De prioriterte kandidatene «prehospital EPJ» og «digital patologi» vil fremmes som styresak for vedtak om oppstart i løpet av 1. kvartal Ny teknologi AMK har planlagt å orientere styret om utredning av kostnader og finansiering av anskaffelsene i helseregionene og plan for videre prosess med helseregionene. Avklaring av konseptvalg for «Én innbygger én journal» vil kunne medføre at en i løpet av 2016 bør revidere eksisterende prosjektportefølje og prioriterte kandidater i masterplan for Det planlegges en samling 7. januar 2016 med porteføljefunksjoner i helseregionene for å operasjonalisere mål og strategi for porteføljestyring. Veien videre I sak 77/15 den fikk administrasjonen innspill på hva styret ønsket i statusrapporteringen. I tillegg har prosjektforum i sak også gitt innspill på ønsket innhold i statusrapporteringen. Oppsummert vil administrasjonen arbeide med å inkludere i fremtidige statusrapportering: Overordnet økonomistatus for prosjektporteføljen. 1

14 Vedlegg 88 Overordnet ressursmatrise med vedtatt ressursallokering og bemanningsprognose for prosjektporteføljen. Revidert statusrapportering fra prosjektene og programmene tilpasset rapporteringsbehovet, og sammenstilt med Nasjonalt porteføljekontor i Direktoratet for ehelse og helseregionenes porteføljefunksjoner. Denne vil også inneholde kort ingress som beskriver prosjektet. Presisering av toleransegrenser i prosjektene. Overordnet avhengigheter mellom prosjektene. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 2

15 Statusrapport for prosjektporteføljen til Nasjonal IKT HF Oppdatert: Statusrapport for prosjektporteføljen til Nasjonal IKT HF Nasjonal IKT HF er eier av 12 prosjekter og 1 program. Porteføljen har ingen kritiske avvik (rødt i egenrapporteringen fra prosjektene), men det er i flere prosjekter utfordringer med fremdrift, prosjektgjennomføring og tilgang på riktige ressurser fra helseregionene. Disse prosjektene har høy sannsynlighet for kritiske avvik i neste rapporteringsperiode. For å unngå kritiske avvik, arbeider administrasjonen med å gjennomføre tiltak innenfor bemanningsplanlegging og reorganisering av prosjekter. To prosjekter som administrasjonen arbeider med å reorganisere er 29 SAFEST og 45 Statistisk logganalyse som begge har utfordringer med fremdrift og prosjektgjennomføring. Røde statuser i statusrapporteringen Rød status rapportering indikerer vesentlige utfordringer og avvik i forhold til vedtatt styringsdokument (direktiv, med mere), og som vil kreve tiltak eller beslutning av prosjektstyret eller prosjekteier. Ingen rapporterer rød status i denne perioden. Administrasjonen anser at prosjektene 29 SAFEST og 45 Statistisk logganalyse har høy sannsynlighet for å rapportere rød status i neste rapporteringsperiode om ikke tiltak iverksettes snarlig. Overordnet usikkerhet på prosjektporteføljen Usikkerhet (risiko) til prosjektporteføljen er et aggregert usikkerhetsbilde på hele prosjektporteføljen. Usikkerhetene er gjengangere i mange av prosjektene, og i en del prosjekter er disse usikkerhetene gått over til å bli utfordringer som prosjektene håndterer. Usikkerhetselementene er også basert på erfaring om usikkerhet og utfordringer i tidligere utførte prosjekter. Konsekvensvurderingen er en totalvurdering hvor prosjekters vekting av tid, kost og kvalitet er hensyntatt. Usikkerheten omhandler i hovedsak om tilgang til riktige ressurser fra helseregionene, kapasitet i testmiljø, utviklingskapasitet hos leverandører og manglende gevinstrealisering. Sannsynlighet Meget stor > 90 % Stor % Moderat % Liten % Meget liten < 10 % Marginal Liten Moderat Alvorlig Svært alvorlig Konsekvens # Eksisterende risiko Endring fra forrige rapportering # Lukket / akseptert risiko # Ny risiko siden forrige rapportering ID Beskrivelse av usikkerhet Viktige tiltak Status 1 Manglende prosjektressurer fra helseregionene kan medføre forsinkelser, økte kostnader og dårlig kvalitet på prosjektleveranser. 2 Begrenset kapasitet i testmiljø kan medføre forsinkelser i test. 3 Begrenset utviklingskapasitet hos leverandører kan gi forsinkelser for prosjekter. 4 Manglende planer for gevinstrealisering kan medføre redusert gevinst i helseforetakene. (1) Utarbeide prognose for ressursbehov som helseregionene kan benytte til planlegging og prioritering av felles prosjekter. (2) Bedre prioritering i helseregionene av tildeling av ressurser til felles prosjekter. (3) Bedre planlegging i prosjekter for å kunne benytte nøkkelressurser i helseregionene, særskilt arkitekter. (1) Prioritere felles prosjekter ved prioritering i helseregionenes testmiljø. (2) Synliggjøre avhengigheter mellom tester i den enkelte helseregion i ulike prosjekter for å kunne gjøre riktige prioriteringer. (1) Samordne føringer i program SAN EPJ som vil gi likere EPJ-løsninger og øke samkjøring/prioritering av utviklingsløp hos leverandører. (1) Innføre krav i alle prosjekter om å utarbeide plan for gevinstrealisering og identifisere gevinstansvarlige. (2) Øke kompetanse og fokus i prosjektstyrer om gevinstrealisering. (3) Sørge for at prosjekter fremlegger gevinstrealiseringplaner og samler innspill fra relevante fora som for eksempel Klinisk IKT. (1) Pågående. (2) Pågående. (3) Pågående. (1) Planlagt. (2) Planlagt. (1) Planlagt. (1) Pågående. (2) Planlagt. (3) Planlagt.. Denne periodens tiltak har vært fokusert på å etablere en bemanningsprognose med tilhørende omforent arbeidsprosess og etterlevelse sammen med helseregionenes porteføljefunksjoner.

16 Prosjektbeskrivelse og knytning mot strategisk målbilde Tabellen viser en kort beskrivelse for prosjektene og programmene, og hvordan deres antatte gevinstområder er knyttet mot målsetninger som beskrevet i felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten. PID Kortnavn 29 SAFEST 37 FDV av MTU og BHM 45 Statistisk logganalyse 47 H-resept 53 AMK 59 Systemstøtte sykehusapotek 1001 Henvisning mellom HF 1002 Dialogmeldinger 1003 Vedlegg til meldinger 1004 EKHO 1005 Automatisk tildeling av fødselsnummer 2002 DIS Samordning av Neste enerasjon EPJ Kort beskrivelse Videreutvikle og gjøre tilgjengelig legemiddelmiddelinformasjon for KURVE-løsningene i sykehusene, inklusive informasjon om tilgjengelighet og leveringstid. ode digitale løsninger for pasienten Felles løsninger og tjenester som fremmer kvalitet og effektivitet IKT-støtte for helhetlige standardiserte pasientforløp Rett informasjon til rett tid og til rett mottaker Implementere felles FDV-system for MTU og BHM i spesialisthelsetjenesten. Etablere og rulle ut løsning for statistisk analyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre. Spesifisere, utvikle og innføre elektronisk oppgjørsløsning for H-resepter ved gjenbruk av Helfos eksisterende løsning for elektroniske oppgjør. Anskaffe ny, felles IT løsning til landets AMK sentraler. Utarbeide felles konseptuelt målbilde for de fire helseregionene i forbindelse med utfasing av FarmaPro i sykehusapotekforetakene. Lage henvisningsmelding fra sykehus til sykehus. Pilotere i HSØ. Test og piloter dialogmeldinger og foreslå meldingsstandardadressering og arbeidsflyt for dialogmeldinger mellom fastleger og foretak. å opp funksjonalitet og implementeringsstrategi for vedlegg til meldinger. Konkret løsningsforslag for implementering av ny sykmelding innenfor RHF. Lage løsning for innsending av nyfødtinfo via NHN og uthenting/oversendelse av fødselsnummer fra SKD innen 24 timer. Kravstille og utvikle nasjonale innbyggertjenester for spesialisthelsetjenesten. Samordne felles nasjonale føringer for EPJ med gode og likeverdige helsetjenester.

17 Sammenfattet statusrapportering Statusrapporteringen er basert på egenrapportering fra prosjektene med kommentarer fra porteføljeansvarlige som fremhever det som administrasjonen mener en bør være kjent med. Fargekodene indikerer følgende: rønn: ul: Rød: Alt i henhold til vedtatt direktiv og toleranse. Mindre avvik fra vedtatt direktiv. Tiltak innenfor prosjektets fullmakter ansees tilstrekkelig til å levere i henhold til direktiv og toleranse. Større avvik fra vedtatt direktiv. Krever involvering av prosjektstyre og vil kunne medføre vedtak i prosjektstyret. Vil også ved behov fremmes for Prosjektforum for vurdering og for styret i Nasjonal IKT HF ved behov for vedtak eller endring i prosjektmandat. PID Kortnavn Fase Avgrensning Ressurser Fremdrift Avhengigheter Økonomi Kommentar 29 SAFEST Planlegge Prosjektet arbeider med å sammenstille, prioritere og forankre informasjonsbehovet i kurveprosjektene. Arbeidet er blitt ytterligere forsinket, og det er høy sannsynlighet for at fremdrift meldes rødt ved neste prosjektrapportering. Administrasjonen arbeider med å reorganisere prosjektet for å sikre fremdrift. 37 FDV av MTU og BHM jennomføre Ok fremdrift på ibruktakelse i helseforetak, men St. Olavs hospital HF har meldt forsinkelser. Det arbeides med å få på plass sekretariat med riktige ressurser. Prosjektleder forlenges med 3 måneder etter innstilling fra prosjektstyret for å sikre god overlevering til Norsk Helsenett. 45 Statistisk logganalyse Planlegge 47 H-resept Planlegge 53 AMK jennomføre 59 Systemstøtte sykehusapotek Konsept 1001 Henvisning mellom HF jennomføre 1002 Dialogmeldinger jennomføre 1003 Vedlegg til meldinger jennomføre 1004 EKHO Konsept Planleggingsfasen er ikke ferdigstilt som ønskelig. Beslutningsgrunnlaget er mangelfullt med tanke på omfang og økonomi/forhandlinger med ekstern løsningsleverandør. Løsningsbeskrivelse godkjent og i frys. Aktører leverer funksjonalitet nå og frem til mars Akseptert usikkerhet ift mulig forsinkelser i leveranse fra aktørene. Forutsatt Planen er å innføre og ta i bruk i helseforetakene i perioden mars - juni Avgrensing og innhold er presisert i forbindelse med beslutning om anskaffelsesprosedyre. Tilgang til ressurser har blitt bedre. Kickoff med prosjektgruppen ble gjennomført 12. november, prosjektstyret og prosjektstyreleder er utnevnt, styringsdokumentet m/revidert milepælsplan legges frem for godkjenning i prosjektstyret 14. desember. Test av mottak av henvendelsesmeldinger kjøres nå i DIPS Classic. Sending av henvisningsmeldinger vil testes i DIPS Arena. Utviklet henvisningsmelding vil kunne justeres iht videre revidering av meldingsstandard for henvisning. Prosjektet er i ferd med å avsluttes. Løsningsbeskrivelse med detaljerte rutinebeskrivelser er gjennomgått i referansegruppen og vil bli overlevert Helsedirektoratet, avd, for standardisering. Vedlegg til meldinger inngår som en leveranse i IHR-prosjektet i Helse Vest. Prosjektet planlegger å teste vedlegg til henvisninger når Infodoc får på plass denne funksjonaliteten Q Det er gjort avklaringer mot Arkitektforum i NIKT og bekreftet at løsningen er i henhold til arkitekturprinsipper i NIKT og gis Fas tilslutning. Det er lagt planer for ferdigstilling av dokumentasjon for fremlegging til møte medio desember Så langt er tiltaket ikke prioritert for det planlegges derfor med en fasedelt innføring som reduserer de negative konsekvensene 1005 Automatisk tildeling av jennomføre Manuell (frittstående) løsning er i pilot, blir ferdig desember Frittstående løsning klar til produksjon i henhold

18 fødselsnummer 2002 DIS2015 jennomføre Programmer 58 Samordning av Neste enerasjon EPJ Presisere til plan: jan Automatisk(integrert) løsning replanlegges med sending av forespørsler og mottak av f.nr fra DIPS mot NHN. Hovedfokus nå, utover pågående konseptbeskrivelser og funksjonelle sluttleveranser, er aktivitetsplan for Det har i perioder vært utfordrende å få fagressurser til å frigi timeverk ihht avtale for konseptbeskrivelser (Ressurser) som har medført forsinkelser på fremdrift. Prosjektet ønsker avklart forholdet til total nasjonal satsning på digitale innbyggertjenester og vil adressere tematikken som en del av saksframlegging til PF og prosjektstyret. Programdirektiv og planer for neste fase (Fase 1) inklusiv prosjektdirektiv under videreutvikling. Fokus på avgrensning og stegvis gjennomføring i programmet, samt definisjon av tidlige prosjekter. Behandling i NIKT styre

19 Masterplan Tidslinjer for prosjektportefølje Diagrammet viser tidsforløpet til pågående prosjekter og antatt videreføring og mulige nye prosjekter i henhold til masterplan 2016 som en er kjent med på nåværende tidspunkt. Masterplan - Tidslinjer for prosjektportefølje Nasjonal IKT HF som prosjekteier Oppdatert Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten (DIS) jennomføre: Utvikle og ibrukta nye tjenester jennomføre: Videreføre med ytterligere nye tjenester jennomføre: Videreføre med ytterligere nye tjenester Ny teknologi for AMK jennomføre: Rammeavtale for ny felles teknologi for AMK jennomføre i helseregionene: Anskaffe og ibrukta Prehospital EPJ Konsept: Forprosjekt Planlegge Realisere Robust mobilt helsenett Konsept: Forprosjekt i NHN Planlegge Realisere Program for Samordning Av Neste enerasjons EPJ Identifisere Planlegge Programbølge 1 Programbølge 2 Programbølge 3 Henvisning mellom helseforetak jennomføre: Pilot Dialogmelding mellom fastlege og helseforetak jennomføre: Pilot Planlegge jennomføre Vedlegg til meldinger jennomføre: Pilot Ny sykemelding mellom NAV og helseforetak (EKHO) Konsept: Konsekvensavklaring for spes. tj. jennomføre i helseregionene Automatisk tildeling av fødselsnummer jennomføre: Pilot, plan for bredding i helseregionene jennomføre i helseregionene FDV system for MTU og BHM jennomføre: Pilot, bredde, ibrukta i helseforetak jennomføre i (resterende) helseforetak Statistisk logganalyse i behandlingsrettede helseregistre Konsept: Metode, løsning, pilot Planlegge jennomføre: Realisere løsning Ny oppgjørsordning for H-resept Forbedre FEST-registeret fra Legemiddelverket (SAFEST) jennomføre: Konsept, pilot, bredde, ibrukta Planlegge jennomføre Systemstøtte sykehusapotekene Konsept: Forprosjekt Planlegge Realisere: Fase ut, anskaffe, migrere Digital patologi Konsept: Forprosjekt Planlegge Realisere Pågående prosjekt i Nasjonal IKT HF Prioritert kandidat i masterplan for Nasjonal IKT HF Antatte gjennomføringsfaser i helseforetakene Antatt tidsperiode for å kunne starte å realisere gevinster i helseforetakene Andre relaterte prosjekter 2

20 Status på andre relevante prosjekter og programmer Nasjonal IKT HF delfinansierer fire prosjekter og programmer sammen med andre aktører i helsesektoren. Disse rapporterer ikke status direkte til Nasjonal IKT HF men administrasjonen er representert i prosjekt- og programstyrer for å utøve eierinteresser inn i prosjektene og programmene. Vedlagte tidslinje viser overordnet plan for disse. Masterplan - Tidslinjer for prosjektportefølje Nasjonal IKT som delfinansierer Program for Felles Infrastruktur (FIA) Program for Kodeverk og Terminologi (PKT) jennomføre prosjekter jennomføre prosjekter Henvisningsforløp Konsept: Forprosjekt PLO 2.0 jennomføre : Pilot jennomføre: Realisere løsning Pågående prosjekt eller program Kandidat Antatte gjennomføringsfaser i helseforetakene Antatt tidsperiode for å kunne starte å realisere gevinster i helseforetakene 3

21 Styremøte i Nasjonal IKT HF Vedlegg 88 STATUSRAPPORT TILTAK «Planleggingsfase for realisering av SAFEST» PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINSOMRÅDE Mål 4 Koordinere RHFene overfor sektoren PROSJEKTLEDER Ole Ø. Søberg, Sykehusapotekene HF STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINER OMRÅDE AVRENSIN O INNHOLD FORRIE NÅ Prosjektet arbeider med å sammenstille, prioritere og forankre informasjonsbehovet i kurveprosjektene. Dette arbeidet har tatt lengre tid enn planlagt, men vi forventer å levere i henhold til plan. RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENIHETER ØKONOMI Y Y Vi ser at arbeidet med løsningsarkitektur må tilrettelegges noe annerledes enn i opprinnelig plan, og i større grad gå parallelt med øvrige aktiviteter. Her er det foreslått for prosjektstyret endret leveransedato. Prosjektet har ikke fått de ressurser som vi har bedt om fra regionene. Dette legger ekstra press på prosjektet og gjør at vi ikke får den ønskede forankring i alle regioner, noe vi forsøker å kompensere for med alternative tiltak. Denne situasjonen gjør at vi fortsatt «flagger» gult på ressurssituasjonen. RISIKO FERDISTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE Prosjektet har ikke fått de ressurser vi har bedt om fra alle regioner. Dette kan medføre at vi ikke fanger opp alle regionenes behov og ikke får ønsket forankring i alle regioner. RISIKOREDUSERENDE REP Ressurssituasjonen er eskalert til Nasjonal IKT. Prosjektet jobber med alternative tiltak for forankring i regionene. M1 Prosjekt besluttet i NIKT styret M2 ikke ferdigstilt M3 Prosjektstart ihht plan M4 Anbefaling for løsningsarkitektur M5 Plan for legemiddelregisterdata M6 plan for logistikkinformasjon M7 styringsdokumenter for realisering M8 prosjektavslutning

22 Styremøte i Nasjonal IKT HF Vedlegg 88 STATUSRAPPORT TILTAK SATSINSOMRÅDE OMRÅDE AVRENSIN O INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENIHETER ØKONOMI STATUS RISIKO 37.1 Implementering FDVsystem for MTU/BHM 1.Innhold - Kliniske informasjonsprosesser FORRIE Y Y NÅ Y Y PROSJEKTEIER PROSJEKTLEDER Nasjonal IKT Børge odhavn Faveo Prosjektledelse KOMMENTAR TIL STATUSENDRINER Behandling av opprettelse av nasjonalt sekretariat i AD-møtet flyttet nok en gang, kommer i novembermøtet. Viktig at sekretariatet kommer i funksjon før prosjektleder fases ut, men flere vil ikke forplikte seg før vedtak om permanent finansiering er gjort. Implementering hos OUS, Vestfold og Helgeland pågår. Førde har startet sitt innføringsprosjekt. Ahus MTU har bedt om oppstart senere i høst. UNN og Midt BHM nærmer seg ferdigstillelse. Midt mangler interne ressurser for å holde opprinnelig plan. Dette fører til at kontraktsmilepæl kanskje ikke blir nådd før prosjektleder fases ut ved årsskiftet. Verifisering av kontraktskravene prioriteres nå som BHM funksjonalitet er ferdigstilt (det er ingen avvik som stopper ibruktaking). Prosjektleder fortsetter å følge opp alle HF i forhold til implementering. FERDISTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE Finansiering sekretariat Lite tilgjengelige IT-ressurser Forankring Integrasjoner Konvertering RISIKOREDUSERENDE REP Følger opp beslutning om sekretariat Bred deltakelse Prosjektleder i direkte dialog med hvert enkelt HF Erfaringsmøter mellom pilotene og øvrige HF UNN i produksjon (MTU) Midt i produksjon (MTU) Rydding i nomenklatur ferdig Vedtak om sekretariat Verifisering av krav Installasjonsdag (BHM i produksjon, gjenstår) Felles integrasjoner (brreg, folkeregisteret, Posten, mm)

23 Styremøte i Nasjonal IKT HF Vedlegg 88 STATUSRAPPORT TILTAK Nasjonal standard for statistisk analyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINSOMRÅDE NA PROSJEKTLEDER unnar A. Johansen, Norsk Helsenett SF STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINER OMRÅDE AVRENSIN O INNHOLD FORRIE NÅ Y Avgrensing og innhold: Endelig prosjektplan er ikke klar Ressurser: Ressurser til prosjektorganisasjonen er ikke klar. Forventer at det vil ta noe tid å få ressurser tilgjengelig. Fremdrift: Avklaring rundt anskaffelsesmodell har tatt tid. Detter er nå avklart. RESSURSER Y FREMDRIFT Y EKSTERNE AVHENIHETER ØKONOMI RISIKO FERDISTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE 1. jør oppmerksom på at det ikke foreligger noen vedtatt prosjektplan hvor fremdrift kan måles mot. RISIKOREDUSERENDE REP Styrevedtak for BP3 er planlagt til 11.12

24 Styremøte i Nasjonal IKT HF Vedlegg 88 STATUSRAPPORT TILTAK 47 Innføring av elektronisk oppgjørsordning for H-resepter PROSJEKTEIER Nasjonal IKT Sykehusapotekene SATSINSOMRÅDE Mål 4 Koordinere RHFene overfor sektoren PROSJEKTLEDER Ole-Morten Holmøy, PwC STATUS OMRÅDE FORRIE AVRENSIN O INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENIHETER ØKONOMI RISIKO Y Y Y Y NÅ Y KOMMENTAR TIL STATUSENDRINER Innhold: Endelig versjon av overordnet løsningsbeskrivelse for helhetlig løsning er avklart med alle parter og behandlet av prosjektstyret. Ressurssituasjonen: OK på RHF-siden, OK blant alle aktører for avklaring av løsning og leveranser. Egen prosjektgruppe vil bli etablert for planlegging og gjennomføring av testing/pilot/innføring. Etablering og deltakelse av prosjektgruppe antas OK. Fremdrift: Leveranseplan fra alle aktører er bekreftet og behandlet av prosjektstyret. Fremdrift er OK i forhold til overordnet fremdriftsplan som nå legges til grunn med start pilotering ca 1.mars og innføring av ny løsning innen 1.juli Avhengigheter: Avhengig av leveranser fra de ulike aktører ihht til plan. Økonomi: Utv.kostnader dekkes av den enkelte part, unntatt kostnad mot HELFO for oppdraget HELFO skal utføre for RHF. Mangler avklaring på dekning av utv.kostnader for apoteksystem. Alle kostnader dekkes innenfor avklarte/planlagte rammer for prosjektet.nsieringsansvar og finansieringsbehov for deler av systemutviklingen. Antas evt løst med prosjektmidler. FERDISTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE Leveranser ihht til plan Uenighet/uklarheter om innhold i grunnlag fra HELFO til HF (fakturainformasjon + rapport) RISIKOREDUSERENDE REP Tett oppfølging og samarbeid med alle parter for avklaring av gjennomgående forhold knyttet til funksjonalitet og test/innføring Forankring og avklaringer mot RHFene, NIKT og Hdir for ulike forhold Omforent løsningsbeskrivelse Leveranseplan Oppstart revidering av oppgjørsavtale Med mål o Avklare premisser og løsning for utbetaling/fakturering (detaljspesifikasjon HELFO / HF) Utarbeide test og innføringsplan for ny oppgjørsløsning Ferdigstille avtaleutkast (revidert oppgjørsavtale RHF - apotek, oppdragsavtale RHF HELFO)

25 Styremøte i Nasjonal IKT HF Vedlegg 88 STATUSRAPPORT TILTAK 53 Ny teknologi AMK PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINSOMRÅDE STATUS PROSJEKTLEDER Oddmund Aase, prosjektleder KOMMENTAR TIL STATUSENDRINER OMRÅDE AVRENSIN O INNHOLD RESSURSER FORRIE Y Y NÅ Avgrensing og innhold er presisert i forbindelse med beslutning om anskaffelsesprosedyre Tilgang til ressurser har blitt bedre Prosjektstyret har sendt saken om budsjettendring videre til styret med positiv tilrådning. FREMDRIFT EKSTERNE AVHENIHETER ØKONOMI Y RISIKO FERDISTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE Det forberedes sak for gjennomgang av risikoelementer i neste prosjektstyremøte RISIKOREDUSERENDE REP M4: Overordnet beskrivelse av kjerne-prosesser og oppgaver M5: Beslutning om anskaffelsesprosedyre M6: Når finansieringsplan er klarlagt M7: Når kravspesifiseringsarbeidet er gjennomført og anbudsinnbydlelse er klar for utsending

26 Styremøte i Nasjonal IKT HF Vedlegg 88 STATUSRAPPORT TILTAK Felles forprosjekt for systemstøtte for legemiddelkjeden og sykehusapotekene PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINSOMRÅDE PROSJEKTLEDER Jon ausdal, Hemit STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINER OMRÅDE AVRENSIN O INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT FORRIE NÅ Y Prosjektstyre er etablert. Første møte i prosjektstyret er planlagt til 14. desember Deltakere i prosjektgruppa er nå utpekt, med unntak av deltakelse fra Helse Nord. Etablering av prosjektgruppe har tatt lenger tid enn forutsett Oppstartsmøte med prosjektgruppa er under planlegging. Det ser ut som oppstartsmøtet kan gjennomføres i slutten av november Milepælsplanen må endres i henhold til faktisk oppstartdato for prosjektet EKSTERNE AVHENIHETER ØKONOMI RISIKO FERDISTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE RISIKOREDUSERENDE REP M : Vedtak om prosjektoppstart M : Planlegging M : Kick-Off M : Beskrivelse av dagens arbeidsprosesser M : Beskrivelse av målbilde

27 Styremøte i Nasjonal IKT HF Vedlegg 88 STATUSRAPPORT TILTAK Henvisning mellom HF PROSJEKTEIER Nasjonal IKT Helse Sør-Øst RHF SATSINSOMRÅDE Mål 4 Koordinere RHFene overfor sektoren PROSJEKTLEDER Mona Syversen, Sykehuspartner STATUS OMRÅDE FORRIE AVRENSIN O INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENIHETER ØKONOMI RISIKO Y Y Y NÅ Y Y KOMMENTAR TIL STATUSENDRINER Revideringsarbeidet snart fullført, oppdatert meldingsdokumentasjon utarbeides Test av løsning for mottak av henvisning 2.0 i DIPS Classic versjon ved OUSHF pågår. Pr nå feil som hindrer bruk i pilot (produksjon). Forventes håndtert slik at versjon kan benyttes i pilot med VVHF som planlagt. Noen av feilene vil uansett først bli løst i løsning for mottak/vurdering av henvisning i DIPS Arena Ny versjon av viderehenvisningsløsning i DIPS Arena levert Fortsatt mangler sentral funksjonalitet, men det forventes at dette kommer på plass senest medio januar Oppgradering av testmiljøet ved VVHF forventes å ta noe tid, primært pga. krav om SolrCloud søkeserver-løsning Arena rammeverk 3.0 kreves - ikke kompatibelt med andre Arena-moduler i produksjon (BKM) Pr nå ikke krav om høyere DIPS-versjon enn for å sende henvisning 2.0, men DIPS anbefaler likevel oppgradering til FERDISTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE Versjons- og kompatibilitetsproblematikk knyttet til DIPS kan medføre forsinket oppstart av pilot RISIKOREDUSERENDE REP Snarlig beslutning om løsning på kompatibilitet knyttet til Arena Framework samt om det skal oppgraderes til versjon ved VVHF, slik at nødvendige forberedelser kan starte M1 Prosjektet klart for oppstart M2 Prosjektgruppe etablert M5 Revidert meldingsstandard for henvisning klar for test i DIPS, runde 1 i M4 Ytterligere revidert meldingsstandard for henvisning mellom HF definert og godkjent for implementering M5 Revidert meldingsstandard for henvisning klar for test i DIPS hvis ny funksjonalitet kreves, runde 2 i 2016 M6 Henvisning mellom HF pilotert ved utvalgte HF i HSØ, i 2016

28 Styremøte i Nasjonal IKT HF Vedlegg 88 STATUSRAPPORT TILTAK dialogmeldinger PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINSOMRÅDE OMRÅDE AVRENSIN O INNHOLD RESSURSER STATUS Dialogmeldinger mellom fastleger og sykehus FORRIE NÅ PROSJEKTLEDER Anne Bjørlykke Programleder KOMMENTAR TIL STATUSENDRINER Piloten har kjørt pilot mellom to enheter i Helse Bergen og alle avdelinger på Haraldsplass og en del legekontor i området rundt. Prosjektet vil bli formelt avsluttet på styringsgruppemøte 4. nov. Løsningsbeskrivelse blir sendt Helsedirektoratet og godkjent sluttrapport blir sendt Nasjonal IKT FREMDRIFT EKSTERNE AVHENIHETER Y Y Y ØKONOMI RISIKO FERDISTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE Prosjektet vil avsluttes på styringsgruppemøte 4. nov. RISIKOREDUSERENDE REP Tett oppfølgning av leverandør od info til pilotprosjektdeltakere Prosjektet klart for oppstart (direktiv sendt til godkj. av NIKT HF og programstyret i Støtte til samhandling) Prosjektgruppe etablert Tjenestebasert adressering for frittstående dialogmeldinger til foretak definert Arbeidsflyt knyttet til frittstående dialogmeldinger etablert i DIPS Frittstående dialogmeldinger mellom foretak og fastlege pilotert STARTET opp. Løsningsbeskrivelse har vært gjennomgått med referansegruppen Ferdigstille pilot Når sluttrapport er godkjent Når løsningsbeskrivelse er godkjent og sendt Helsedirektoratet

29 Styremøte i Nasjonal IKT HF Vedlegg 88 STATUSRAPPORT TILTAK Vedlegg til meldinger PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINSOMRÅDE STATUS PROSJEKTLEDER Anne Bjørlykke, programleder KOMMENTAR TIL STATUSENDRINER OMRÅDE FORRIE NÅ AVRENSIN O INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENIHETER ØKONOMI RISIKO Y Y Y Y BESKRIVELSE RISIKOREDUSERENDE REP Pilotering av vedlegg ligger i delleveransen for kliniske henvisninger i prosjekt Interaktiv Henvisning og rekvisisjon (IHR) i Helse Vest Prosjekt IHR i Helse Vest har dessverre har flere forsinkelser grunnet manglende leveringsevne fra leverandører. DIPS har implementert forbedret håndtering av vedlegg, mens vi venter på at legekontorløsningen som inngår i pilotering av klinisk henvisning med henvisningsråd får på plass funksjonalitet for å håndtere vedlegg til henvisning. Det er planlagt å få dette implementert høsten FERDISTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER Pilotere vedlegg til kliniske henvisninger høsten 2015 Flere leveranser er forsinket fra leverandører Manglende forutsigbarhet på leveranser gjør det vanskelig å planlegge for innføring Vurdere forsinkede leveranser opp mot kontrakt Eskalere bekymring for leverandørens forsinkelser nasjonalt

30 Styremøte i Nasjonal IKT HF Vedlegg 88 STATUSRAPPORT TILTAK EKHO PROSJEKTEIER NAV Nasjonal IKT SATSINSOMRÅDE Mål 4 Koordinere RHFene overfor sektoren PROSJEKTLEDER Yngve H. Olsen, NAV STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINER OMRÅDE AVRENSIN O INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT FORRIE Y NÅ Y Det har ikke lyktes å etablere nødvendig styringsgruppe. Beslutning vil derfor antakelig tas av styret i NIKT Det er gjort avklaringer mot Arkitektforum i NIKT og bekreftet at løsningen er i henhold til arkitekturprinsipper i NIKT og gis Fas tilslutning. Det er lagt planer for ferdigstilling av dokumentasjon for fremlegging til møte medio desember Så langt er tiltaket ikke prioritert for det planlegges derfor med en fasedelt innføring som reduserer de negative konsekvensene. EKSTERNE AVHENIHETER Y Y ØKONOMI RISIKO FERDISTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE Prioritering som aktivitet i RHF 2016 Liten lokal gevinst i HF RISIKOREDUSERENDE REP Tett dialog med NIKT og følge normal budsjetteringsprosess. Utarbeide kostnadsoverslag Støtte pilotering av ny sykmelding i OUS (Legevakt) Støtte utvikling av nytt skjema i Prokom Kravspesifikasjon ferdigstilt for både sykmelding og dialogmelding

31 Styremøte i Nasjonal IKT HF Vedlegg 88 STATUSRAPPORT TILTAK SATSINSOMRÅDE STATUS 1005 Automatisk melding om fødsel Mål 3 Være RHFenes samarbeidspart overfor myndighetene i nasjonale tiltak PROSJEKTEIER PROSJEKTLEDER Nasjonal IKT Anne- Britt H. Thuestad, Sykehuspartner KOMMENTAR TIL STATUSENDRINER OMRÅDE AVRENSIN O INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT FORRIE Y NÅ Y Y Innhold: I forbindelse med ferdigstillelse av manuell løsning og videre arbeid med automatisk løsning, utarbeides det nå et revidert direktiv for automatisk løsning. Det vil samtidig utarbeides sluttrapport for pilot manuell løsning. Fremdrift: Manuell løsning er i pilot og i henhold til plan. Automatisk løsning replanlegges sammen med NHN og DIPS i forbindelse med at nødvendig datasett både sendes via PAS og fødselsnummer mottas av PAS. Økonomi: Prosjektet ligger an til å holde seg innenfor budsjettet for Det vil være nødvendig med noe ressurser i 2016 for å ferdigstille automatisk løsning. Dette er meldt inn i budsjettprosessene hos NIKT og HSØ. Avhengigheter: Det er avhengigheter knyttet til SKD sine ressurser, som kun er tilgjengelige frem til Testing og pilotering av integrasjonen mellom NHN og Skatt må derfor ferdigstilles innen den Dette går i henhold til plan. EKSTERNE AVHENIHETER Y ØKONOMI BESKRIVELSE Det er risiko knyttet til; Opprettelse av nødvendige avtaler mellom Helseforetak/regioner, NHN og SKD innen ferdigstillelse av pilot den RISIKO RISIKOREDUSERENDE REP Opprettelse av juridisk gruppe bestående av jurister fra HSØ RHF, Helsedirektoratet og NHN samt prosjektlederne fra NHN og NIKT. Vedlikeholde den gode kommunikasjonen mellom Helse og Skatt. Felles møter. FERDISTILTE MILEPÆLER M1: Prosjektet klart for oppstart M2: Behovsdokument er opprettet for alle RHF. M5: Pilot er opprettet (for manuell, nasjonal løsning). NESTE MILEPÆLER M3: Det er opprettet avtale mellom NHN og Helse på nasjonalt nivå. ( Se kommentarer) M4: Nasjonal løsning er detaljert, beskrevet og spesifisert.(se kommentar) M6: Løsning er ferdig til nasjonal utbredelse.( Se kommentar) M7: Nasjonal utrullingsplan er ferdigstilt.(se kommentar) M8: Sluttdokumenter er levert.

32 Styremøte i Nasjonal IKT HF Vedlegg 88 STATUSRAPPORT TILTAK DIS 2015 (Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten) PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINSOMRÅDE NA PROSJEKTLEDER Nina Ulstein, Helsedirektoratet / Avd Digitale innbyggertjenester STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINER OMRÅDE AVRENSIN O INNHOLD RESSURSER FORRIE NÅ Fremdrift: Målbildedokumenter og veikart for a) digitale skjema og 2) digitale personverntjenester vil framlegges for behandling i NIKT Klinisk IKT fagforum og NIKT Arkitekturforum den 16.desember Arbeid med konseptbeskrivelser for nye digitale tjenester er forsinket grunnet noe kapasitetsutfordringer FREMDRIFT Y Y EKSTERNE AVHENIHETER ØKONOMI Y RISIKO FERDISTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE At satsingen i regionene ikke er i samsvar med ambisjonsnivået i DIS målbildet og veikartet At man ikke får tilstrekkelig koordinering av aktiviteter på tvers av regioner RISIKOREDUSERENDE REP Å bruke referansegruppen i prosjektet til å identifisere tiltak som adresserer risikofaktorene Milepæler iht plan : MP1 Når prosjektdirektivet er godkjent MP2 Når referansegruppen er etablert MP3 Når løsningsbeskrivelser for komponenter/tjenester som skal produksjonsettes i september foreligger MP4 Når nye felleskomponenter produksjonsettes Milepæler plan: MP5 Når analyser og konseptbeskrivelser for prioriterte tjenester foreligger MP6 Når løsningsbeskrivelser for prioriterte komponenter foreligger MP7 Når prosess for videreutvikling og endringsstyring foreligger MP8 Når felles mal for avtaler foreligger (prosjekt, drift/forvaltning, databehandling)

33 Styremøte i Nasjonal IKT HF Vedlegg 88 STATUSRAPPORT TILTAK Program samordning av neste generasjons EPJ (SAN EPJ) PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINSOMRÅDE 1-5 PROSJEKTLEDER Nina Bjørlykke STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINER OMRÅDE AVRENSIN O INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENIHETER ØKONOMI FORRIE Y NÅ Y Programmet er i fase 1 med arbeidsmøter for å utarbeide programdirektiv samt prosjektdirektiv for fase 2. Prosjektforum 1.okt anbefalte tydeliggjøre av mål og avgrensninger i programmet. Fasene i programmet skal bygge gradvis føringer for EPJ. Fase 2 er avgrenset til å danne en viktig grunnmur: Fasen medfører kartlegging av eksisterende føringer som allerede er felles mellom RHFene. Resultat av fasen er beslutning om hvilke av disse føringene som er nasjonale, samt forvaltning av disse føringene. Fasen vil også resultere i prosjektkandidater for påfølgende faser basert på avdekkede ønsker for nasjonale føringer. Styrebehandling av revidert programmandat planlagt 11.desember. Utsendelse av ressursforespørsler før fase 1 er ferdig i kombinasjon med utsatt styrebehandling reduserer risiko for ressursmangel ved oppstart av fase 2. RISIKO FERDISTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE 1. Tilgang på eksterne arbeidsgruppefasilitatorer i fase 2 2. Tilgang på RHF arbeidsgruppedeltakere i fase 2 RISIKOREDUSERENDE REP a. Sende ressursforespørsler og rekruttere før godkjenning av fase 2. Mandat godkjent 4 av 4 arbeidsmøter gjennomført jennomgang i Prosjektforum 18.november: Programdirektiv Prosjektdirektiv for Fase 2 odkjenning i Styret 11. desember: Revidert mandat odkjenning i utpekt programstyre: Programdirektiv Prosjektdirektiv for Fase 2

34 Vedlegg 89 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr: 89/15 B Anbefaling studie "Innbyggers holdning til digitale innbyggertjenester" Bakgrunn Digitale innbyggertjenester er vedtatt innført i helsesektoren og målrettet og optimal prioritering av utviklede tjenester er en kritisk suksessfaktor. For å sikre økt sammenheng mellom prioriterte innbyggertjenester og innbyggernes forventninger og behov, er det formålstjenlig å få gjennomført en studie mot et representativt utvalg av Norges innbyggere. En spørreundersøkelse vil danne grunnlag for en analyse som understøtter hovedformålet med studien; å få kartlagt innbyggers holdning, forventning og modenhet til bruk av digitale kanaler som en integrert del av helsevesenets arbeidsprosesser. Behovet for en slik analyse har tidligere vært etterlyst, senest som innspill i styreseminar En slik studie, spørreundersøkelse med tilhørende analyse, vil slik administrasjonen erfarer, kunne gjennomføres innenfor en økonomisk ramme på inntil kr , inkludert MVA. Administrasjonen ber om at styret vedtar en slik studie gjennomført og gir administrasjonen fullmakt til å innhente tilbud og effektuere bestilling mot ekstern leverandør. Tilsvarende spørreundersøkelser har vært gjennomført i andre sammenlignbare land og, gitt homogen metodikk, vil resultatene i en slik analyse kunne korreleres mot øvrige lands resultater. Resultater fra studien ønskes delt og informert bredt - både internt i sektoren og eksternt. 1

35 Vedlegg 89 Forslag til vedtak 1. Styret i vedtar gjennomføring av studien «Innbyggers holdning og forventninger til digitale kanaler i helsesektoren» innenfor en total kostnadsramme på kr , inkludert MVA. 2. Administrasjonen bes om å videreformidle studiens resultater både internt i sektoren og mot eksterne interessenter. 2

36 Vedlegg 90 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr: 90/15 B Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten 2016 (DIS 2016) Bakgrunn Administrasjonen anbefaler oppstart av prosjekt DIS Prosjekt DIS-2016 anbefales opprettet som en videreføring av målbildet lagt til grunn i prosjekt DIS 2015 (DIS- målbildet utarbeidet i tiltak 2001). Prosjektstyret for DIS 2015 anbefales videreført som prosjektstyre for DIS Som besluttet for DIS 2015 anbefales det at styret delegerer fullmakt for løpende avklaringer i DIS 2016 til administrerende direktør i Nasjonal IKT innenfor rammene av beslutninger gjort i styret. Forslått styringsmodell kan i 2016 bli endret som en konsekvens av endret styringsmodell i sektoren (som beskrevet i utredningen «Styrket gjennomføringsevne for IKT- utvikling i helse- og omsorgstjenesten»). Utkast til prosjektdirektiv er utarbeidet med basis i anbefalte prioriteringsområder fra prosjektstyret for DIS 2015, DIS 2015 referansegruppe og Nasjonal IKTs prosjektforum. Prosjektdirektiv vil bli ferdigstilt og besluttet av det valgte prosjektstyret for DIS Vedtak 1. Styret vedtar oppstart og gjennomføring av tiltak 2003: DIS-2016, med en kostnadsramme på kr 30 mill. 2. Styret beslutter etablert prosjektstyre for DIS 2016 som en videreføring av prosjektstyret DIS

37 3. Prosjektstyret for DIS 2016 får fullmakt til å etablere og beslutte direktiv for prosjekt DIS Måldato for aktiviteten er Administrerende direktør gis fullmakt til å styre aktiviteter i prosjektet fram til direktiv er formelt besluttet. 5. Styret gir administrerende direktør fullmakt til å gjøre løpende avklaringer i DIS-2016 innenfor rammen av styrets beslutninger. Vedlegg 90 2

38 Vedlegg 91 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr: 91/15 B Program for Felles Infrastruktur (FIA) - bevilgning for 2016 Bakgrunn Planer for etablering av FIA ble presentert på styremøtet i Nasjonal IKT HF I styremøtet ble det bevilget 20 millioner kroner til FIA for Styret påpekte da at vedtaket også ville gi føringer for budsjettet for Problemstilling Program for Felles Infrastruktur ble igangsatt i 2015 med mål om å utrede og gjennomføre tiltak knyttet til felles infrastruktur som ga gevinst på kort til mellomlang sikt. I 2015 ble det iverksatt fire prosjekter i program FIA der tre har vært i konseptfasen, mens ett er i gjennomføringsfasen. De fire prosjektene var Samhandling, Sikkerhet, Felles Legemiddelliste og runndata. Prosjekt Samhandling leverte konseptutreding for området Lokal meldingsforvaltning i oktober, for området Felles meldingsforvaltning legges konseptutredningen frem i desember. Prosjekt Felles legemiddelliste planlegges leveranse av konseptutredning i slutten av januar Prosjekt Sikkerhet vil legge frem konseptutredningen for felles autorisasjonsløsning i desember Prosjekt runndata har gjennomført flere tiltak for å øke kvaliteten i adressehåndtering og rett bruk av standarder i meldingsflyten. Det er også blitt utviklet en datakvalitetsmodul som muliggjør måling av kvaliteten i Adresseregisteret. For hver konseptutredning er det laget prosjektforslag for det videre arbeidet i Der konseptutredningen ikke er ferdigstilt er det heller ikke ferdige planer for 2016 ennå. Prosjekt runndata og Samhandling er i 2016 samlet i et felles prosjekt beskrevet i prosjektforslag for Samhandling Forslaget ble forelagt styringsgruppen i FIA 17.november og skal endelig godkjennes 17.desember

39 Vedlegg 91 Prioritering 2016 FIA vil prioritere å gjennomføre de prosjektene som er prioritert så langt i programmet. Det vil være 3 prosjekter i programmet i Samhandlingsprosjektet vil fortsette tiltakene i både runndata 2015 og prioriterte tiltak i fra Lokal og felles meldingsforvaltning. Prosjektet Sikkerhet skal adressere utfordringer forbundet med autentisering og tilgang på tvers i dagens situasjon. Prosjekt vil legge fram en plan for 2016 etter at konseptutredningen er ferdig. Det skal gjennomføres en autentiseringspilot som risikoreduserende tiltak første halvår. Det skal også vurderes konsept for tilgangskontroll, ref. prosjektforslag fra Nasjonal IKT høsten Ambisjonsnivå på dette arbeidet vil defineres i dialog med Nasjonal IKT. Alle prosjektene vil gi grunnlag for bedre samhandling i sektoren på kort- og mellomlang sikt. Administrerende direktørs vurdering Nasjonal IKT anbefaler å videreføre finansiering til programmet i Forslag til vedtak 1. Styret bevilger inntil 15 MNOK til Program for Felles Infrastruktur for

40 Vedlegg 92 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr: 92/15 B Program Kodeverk og Terminologi (PKT) - bevilgning for 2016 Bakgrunn Planer for PKT ble presentert på styremøtet i Nasjonal IKT HF I styremøtet ble det bevilget 7 millioner kroner PKT for I styremøtet ble det bevilget 20 millioner kroner til FIA for Styret påpekte da at vedtaket også ville gi føringer for budsjettet for Problemstilling Program for kodeverk og terminologi har følgende overordnede mål o Prioriterte fagområder i helse- og omsorgssektoren er dekket med nødvendige standardiserte kodeverk og terminologier o Nasjonalt vedtatte kodeverk og terminologier er oppdatert i takt med utviklingen o Oppdaterte kodeverk og terminologier, med tilhørende veiledere, er tilgjengelig for direkte bruk i relevante fagsystemer o Det er tilstrekkelig høy kvalitet på kodet informasjon o Det er korrekt og konsistent bruk av standardiserte termer i relevante fagsystemer For å nå disse målene og løfte området kodeverk og terminologi er det etablert prosjekter under noen prioriterte områder som nå er i ulike faser. De prioriterte områdene for programmet i 2015 har vært: Utprøving, nyutvikling eller større revisjoner av kodeverk og terminologi Opplæring/e-læring og kvalitetsindikatorer på medisinsk koding Helhetlig IKT-støtte for kodeverk og terminologier Programmet ser følgende resultater i 2015: Under revisjoner og nye områder er de de tre prosedyrekodeverkene for medisinske (NCMP), radiologiske (NCRP) og kirurgiske prosedyrer (NCSP) nå samordnet, slik at de samlet sett gir en god og entydig oversikt over prosedyrer utført i spesialisthelsetjenesten. Dette har vært et betydelig arbeid i 2015, som samlet har gitt et stort løft for prosedyrekodeverkene i Norge. 1

41 Vedlegg 92 Videre er det etablert forvaltningsprosesser og innføringsløp for Norsk laboratoriekodeverk (NLK). Dette prosjektet har således bidratt til at frister for disse innføringsløpene er nådd som igjen muliggjør ny finansieringsordning i Nasjonal oppdatering av patologikodeverket er startet opp med bred representasjon fra fagmiljøet. Det er også gjennomført utredning og bistand mht. etablering av kodeverk over behandlinger i «Fritt behandlingsvalg». I tillegg er det dannet grunnlag for et nytt prosjekt for å forbedre forvaltningen ved utarbeidelse av et forslag til standardisert arbeidsflyt for forvaltningsprosesser ved etablering og revidering av medisinske kodeverk. Under området terminologi og informasjonsstrukturer er det nå gjennomført utprøving av SNOMED CT på tannhelseområdet. Videre er det startet et arbeid med å vurdere SNOMED CT som felles standardisert terminologi i Norge. Utarbeidelse av beslutningsgrunnlag for eventuell innmelding i IHTSDO 1 og i implementering av dette rammeverket vil etter planen ferdigstilles i februar På området opplæring og kodingskvalitet er det gjennomført kartleggingsundersøkelse vedr behov for opplæring i medisinsk koding og igjennom dette etablert godt grunnlag for utarbeiding av opplæringsmateriell. Under IKT støtte til helsefaglige kodeverk er løsning for Laboratoriekodeverket (NLK) på NHN optimalisert. Det er utarbeidet et konsept for Helhetlig IKT-støtte, herunder felles nasjonalt repository for helsefaglige kodeverk og funksjonalitet i Finnkode er utvidet for å finne historiske data i medisinske kodeverk. Prioriteringer for 2016 PKT vil prioritere å gjennomføre de prosjektene som er prioritert så langt i programmet. Innføring av laboratoriekodeverk går imidlertid inn i en fase for overføring til forvaltning og prosjektet for samordning av prosedyrekode er under avslutning. Dermed legges det nå frem prosjekt mandater for ytterligere tre prosjekter. Det er optimalisering av kodeverk for primærhelsetjenesten. Revisjon av kodeverk for barne- og ungdomspsykiatri og forbedring av forvaltning og revisjon av kodeverk og terminologier. Avhengig av hvilken beslutning som fattes for innmelding i IHTSDO og ibruktakelse av SNOMED CT i Norge, forventes det videre arbeid også på dette området i Programmets innhold blir da som følger: 1 International Health Terminology Standards Development Organisation ( 2

42 Vedlegg 92 Administrerende direktørs vurdering Nasjonal IKT anbefaler å videreføre støtte til programmet i Forslag til vedtak 1. Styret bevilger inntil 6,2 MNOK til Program for kodeverk og terminologi for

43 Vedlegg 93 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr: 93/15 O Revidert mandat for NUIT tiltak 1005 «Automatisert tildeling av fødselsnummer ved fødsel» Bakgrunn Prosjektet Automatisk tildeling av fødselsnummer ved fødsel skal legge til rette for sending av melding om fødsel og mottak av fødselsnummer så raskt som mulig fra Skattedirektoratet. På møte i Nasjonalt Utvalg for IT-prioritering i helse og omsorgssektoren(nuit) den ble det besluttet å prioritere Automatisert tildeling av fødselsnummer ved fødsel. Nasjonal IKT ble satt som tiltakskoordinator. Prosjektdirektivet for «Automatisert tildeling av fødselsnummer» som nasjonalt prosjekt ble godkjent av styret den Løsningen var da basert på gjenbruk av løsning for tildeling av fødselsnummer i Sykehuset i Vestfold. Prosjektet startet den Arkitektur i løsningen i Vestfold sykehus viste seg å være uegnet for nasjonal utbredelse, og ny løsning ble påkrevet vedtok styret revidering av direktivet basert på utvikling av ny funksjonalitet for innsending av melding om nyfødt til Skatteetaten(Folkeregisteret) fra fødesystemet Partus. Situasjon Prosjektet har jobbet med å finne en hensiktsmessig teknisk løsning med god funksjonalitet for jordmødre. Det har også vært lagt ned betydelig arbeid i forhandlinger med leverandører. Arkitekturvalget falt på en sentral webtjeneste som leveres av Norsk Helsenett. Webtjenesten tilbyr kvalitetssikring mot eksisterende personregister, samt samlet kommunikasjon mot Skatteetaten som leverer nye fødselsnummer. Den sender også løpende inn hjelpenummer og data om foreldre, og får tilbake nye fødselsnummer to ganger daglig. Basert på webtjenesten i Norsk Helsenett har prosjektet utarbeidet en webløsning som skal være tilgjengelig nasjonalt og uavhengig av eksisterende 1

44 Vedlegg 93 EPJ-systemer på sykehusene. Denne løsningen er i dag under pilotering og vil bli tilgjengelig for å tas kontrollert i bruk fra januar 2016 som planlagt. I tillegg har prosjektet spesifisert integrerte løsninger, basert på samme tjeneste, men der funksjonalitet for å sende og motta fødselsnummer er integrert med løsninger i de regionale helseforetakene. Denne tjenesten er blitt noe omarbeidet. I utgangspunktet hadde prosjektets pilot forutsatt sending av data fra fødesystemet Partus, som benyttes i Helse Sør-Øst og Helse Nord. Prosjektet har i etterkant, og i samarbeid med arkitekter og brukere(jordmødre) kommet frem en ny variant av integrert løsning der data sendes fra DIPS til NHN. Bytte av system krever nytt design og ny tidsplan. DIPS stipulerer at de kan levere en løsning via DIPS Arena i løpet av september DIPS mottar fødselsnummer som opprinnelig planlagt, men funksjonalitet legges inn for å kunne erstatte hjelpenummer med nytt fødselsnummer. Denne løsningen kan benyttes av Helse Sør Øst, Helse Nord og om ønskelig Helse Vest. I systemet Natus, som benyttes av Helse Vest og Helse Midt, finnes det eksisterende grensesnitt som forventes å kunne brukes for å sende og å motta fødselsnummer. Oppkobling med Natus krever derfor ikke ytterligere endringer. Problemstilling Styringsgruppen i prosjektet godkjente endringene til DIPS som nytt system for integrert løsning i prosjektet til erstatning for Partus. Nytt revidert direktiv vil legges frem for programstyret i Regionale kliniske løsninger den Konsekvenser for prosjektgjennomføring og økonomi: Økonomi Design for integrert løsning må endres, men dette vil ikke påvirke prosjektets omfang. Det betyr at det ikke er behov for økte midler i Tidligere har Nasjonal IKT bevilget 1,5 mill. NOK til koordinerende ressurser for I tillegg kommer det 0,8 mill. NOK fra Helse Sør-Øst. Samlet ramme for 2016 er dermed på 2,3 mill. NOK. Prosjektgjennomføring Den frittstående løsningen i Norsk Helsenett vil ferdigstilles i løpet av 2015, og være klar for utrulling fra Dette er i tråd med nåværende direktiv. Den integrerte løsningen med DIPS vil først være klar for utrulling i oktober/november Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering 2

45 Vedlegg 94 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr: 94/15 O Status EPJ Helse Midt Oppsummering Torbjørg Vanvik vil gi en muntlig orientering om status for EPJ-anskaffelsen i Helse Midt. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 1

46 Vedlegg 95 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr: 95/15 O "Én innbygger - én journal" Oppsummering Christine Bergland vil gi en muntlig orientering om status for «Én innbygger - én journal" Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 1

47 Vedlegg 96 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr: 96/15 O "Nasjonal IKT HFs strategi - en felles nasjonal strategi" Oppsummering De fire regionene orienterer om status på styrebehandling i styrene i de regionale helseforetakene og forankringsarbeid for "Nasjonal IKT HFs strategi - en felles nasjonal strategi". Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 1

48 Vedlegg 97 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Prosjektleder Anne Bjørlykke, Helse Vest IKT as Dato: Saksnr.: 97/15 B Sluttrapport dialogmeldinger Oppsummering NUIT og Nasjonal IKT tildelte Helse Vest oppdraget å pilotere dialogmeldinger mellom fastleger og foretaksleger. Piloten har vært kjørt mellom leger på utvalgte enheter i Helse Bergen og på hele Haraldsplass Diakonale Sykehus og utvalgte fastleger med Infodoc EPJ-løsning. I tillegg var oppdraget å levere en løsningsbeskrivelse med detaljert teknisk implementering av disse meldingene både på foretaks- og legekontorsiden, samt legenes erfaringer og anbefalinger av hvordan man kan bruke dialogmeldingene for å gi lettere tilgang til nødvendig medisinsk informasjon og bidra til bedre pasientbehandling. Løsningsbeskrivelsen blir levert til Helsedirektoratet, avd. for standardisering, som er vanlig for prosjekter som skal prøve ut meldingsstandarder. Dette dokumentet er en oppsummering av prosjektets sluttrapport og løsningsbeskrivelse som er publisert på Nasjonal IKT HF sine websider: r/ jennomføring av piloten Piloten startet opp sent i 2014 mellom ett legekontor og to enheter i Helse Bergen (Medisinsk Avdeling, Endokrinologisk seksjon og Barneklinikken). Etter hvert ble etter hvert utvidet til hele Haraldsplass Diakonale Sykehus og mer enn 20 legekontor. Prosjektet hadde en regional prosjektleder og en prosjektleder i Helse Bergen, for å sikre tett forankring og godt grep om praktisk gjennomføring og rutiner. Pilotprosjektet har hatt en styringsgruppe som har vært satt sammen med det formål å bidra til gjennomføringen av piloten. I tillegg har prosjektet etablert en referansegruppe for å sikre forankring i sektoren og også mot Helsedirektoratet som skal motta løsningsbeskrivelsen fra prosjektet. Referansegruppen for prosjektet har bestått av representanter fra alle RHF er og fra Helsedirektoratet: Det har vært et begrenset volum på meldingene i piloten, men man ser at for å få mer volum og mer effekt, så må flere legekontor og hele foretaket ha mulighet til å sende og motta dialogmeldinger. Det blir for vanskelig for legene på sykehuset 1

49 Vedlegg 97 å vite hvilke legekontor som kan ta imot dialogmeldinger og vice versa. Det at piloten har vært begrenset til legekontor med Infodoc-løsning har ikke vært et voldsomt stort hinder i piloten, da det store flertall av legekontor rundt Helse Bergen har denne løsningen. Deltakerne i piloten har vært positive. De mener at bruk av dialogmeldinger vil gi pasientene en bedre oppfølgning og behandling, og at det er en nyttig og god kanal for å etterspørre og utveksle mer informasjon knyttet til behandling av navngitt pasienter. Piloten har levert på alle målene som ble satt opp før oppstart: Teste og pilotere dialogmelding uten tidligere sendt henvisning eller epikrise mellom sykehus i Helse Vest og en fastlege. Benytte eksisterende meldinger og unngå store utviklingsaktiviteter i løsningene (Dips og Infodoc). Benytte eksisterende funksjonalitet i klienter til å håndtere meldinger, uten utviklingsaktiviteter i løsningene (Dips og Infodoc). Det har vært vesentlig å benytte eksisterende meldinger og det har ikke vært gjort endringer i DIPS klienten. Det har kun vært gjort oppsett av arbeidsgrupper og i meldingsmiljøet for å kunne motta og sende dialogmeldingene. Hos Infodoc har det kun vært gjort en mindre endring for å redusere risiko ved adressering av dialogmeldingene. I tillegg skulle piloten se på følgende punkter: Anvendelsesområde for Frittstående dialogmeldinger. Nytteverdi i bruk av Frittstående dialogmeldinger. Standard innhold i Frittstående dialogmeldinger. Volum for bruk av Frittstående dialogmeldinger (antatt). Behov for / krav til responstid mellom aktører ved bruk av Frittstående dialogmeldinger. Brukstider / periode for bruk av Frittstående dialogmeldinger (ukedager mellom tidsaspekt, helg, etc.). Akseptabel responstid på dialogmelding. Rutine som beskriver bruk av Frittstående dialogmeldinger. Kommentarer til leverandører på løsninger (forbedringspotensialet). Erfaringsgrunnlag som er viktig å ta med seg inn i neste fase for dialogmeldinger. Innspill løsningsbeskrivelse for Dialogmeldinger, Fase 2. 2

50 Vedlegg 97 Prosjektregnskap Pilot Budsjett Faktiske kostnader, blir oppdatert ved prosjektavslutning. Kostnader NOK NOK Anbefalte neste steg Prosjektet anbefaler at følgende tre tiltak gjennomføres før full utbredelse. 1. Må pilotere nasjonalt mot også CM og Hoves løsninger. 2. Det må påpekes behov for tag av dialogmeldinger det er et behov for dialogmeldinger knyttet til ulike typer meldinger og ulike behandlergrupper dette må løses av Helsedirektoratet snarest. 3. Det må utarbeides nasjonale retningslinjer for bruk av dialogmeldinger på lik linje som for andre meldinger. Retningslinjene bør si noe om innhold, behovet for å være konkret og konsis, ikke lange avhandlinger. Prosjektet leverer en løsningsbeskrivelse med detaljert teknisk implementering av disse meldingene både på foretaks- og legekontorsiden, samt legenes erfaringer og anbefalinger av hvordan man kan bruke dialogmeldingene for å gi lettere tilgang til nødvendig medisinsk informasjon og bidra til bedre pasientbehandling. Løsningsbeskrivelsen blir levert til Helsedirektoratet, avd. for standardisering, som er vanlig for prosjekter som skal prøve ut meldingsstandarder, sammen med anbefalingene for bruk av dialogmeldinger basert på erfaringer i piloten. Administrerende direktørs vurdering Prosjektet har levert i henhold til prosjektdirektiv. Basert på innspill fra Prosjektforum vurderer administrasjonen det slik at sluttrapporten ikke gir grunnlag for en bred utrulling. Det bør derfor iverksettes ny aktivitet med sikte på utvikling hos alle de største EPJ-leverandørene i primærhelsetjenesten. Utvikling bør i størst mulig grad gjenbruke komponenter i eksisterende infrastruktur. Det bør søkes samarbeid med Helsedirektoratet (det nye direktoratet for e- helse) med tanke på hvilken rolle det skal ta og grenseflater mot deres initiativ ovenfor EPJ-leverandører i primærhelsetjenesten. Forslag til vedtak 1. Styret godkjenner den fremlagte sluttrapporten. 3

51 Vedlegg Styret ber administrasjonen planlegge ny aktivitet i tråd med administrerende direktørs vurdering. 4

52 Vedlegg 99 Til: Styret Nasjonal IKT Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 99/15 B Robust mobilt helsenett - Konseptfase Bakgrunn Det har vært startet mange initiativ rundt mobil tilgang til helsenettet opp gjennom årene en fellesnevner er at alle har manglet tilstrekkelig forankring og/eller finansiering. Robust mobil tilgang til helsenettet vil være nyttig i prehospitalt arbeid og kunne gjøre akutt-mottakene bedre informerte og dermed bedre i stand til å hjelpe pasienter. Det henvises for øvrig til Nasjonal IKT sak 80/15, Budsjett 2016 for Najonal IKT der «Robust mobilt helsenett» foreligger som en prioritet 2-kandidat, og som en forutsetning og med avhengighet mot NUIT prioritet 2-kandidat «Prehospitale tjenester». Prosjektet skal gjennom konseptfasen og etterfølgende prosjektfaser lede til utvikling og leveranse av en robust mobil tilgang til helsenettet. Prosjektet ser en gjensidig avhengighet mot arbeidet med prehospitale tjenester (EPJ) og vil søke å hensynta alle relevante krav i den forbindelse. Situasjon Det ble avholdt en workshop med deltakelse fra Norsk Helsenett, Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett (HDO) og representanter for de regionale helseforetakene. Resultatet fra workshopen er et godt utgangspunkt for videre arbeid. Det ble avholdt videomøter og med deltakerne fra workshopen for å få innspill til dette saksunderlaget. Foreslått prosjektleder var på besøk hos Universitetssykehuset i Nord- Norge (UNN) og fikk en god omvisning hos ambulanse og luftambulanse. Problemstilling Det er et stort behov for en enhetlig løsning for robust mobilt helsenett som kan benyttes av hele sektoren. Det er flere forhold som taler for en nasjonal løsnin: enhetlig kobling mot helsenettet, nasjonal standardisering AMK, enhetlig drift og lavere kost per enhet som implementerer løsningen. Løsningen må hensynta at ambulansefartøy (bil/båt/luft) forflytter seg mellom helseregioner og i område nær og/eller over grensen der basestasjoner i naboland gir best mobil dekning. 1

53 Vedlegg 99 Løsningen er mest påkrevd for ambulanser som beveger seg i høy hastighet og i områder med varierende mobildekning. Løsningen skal støtte datakommunikasjon fra ambulanser og inn i helsenettet, eventuelle behov for tale og/eller video skal løses som tjenester vha datakommunikasjonen. Løsningen vil såleds ikke benytte tale-kanaler i mobilnettet. Forslag til løsning Det foreslås at en konseptfase igangsettes for å utrede konsept og løsningsalternativer for robust mobilt helsenett. Konseptfasen foreslås fra januar til mars Fokuset i konseptfasen blir på ambulansfartøy samlet (bil/båt/luft), men det er mulig at kravene fra luft og båt er så spesielle at egne løsninger må utredes her. Leveranser i konseptfasen er: Leveranse Detaljer Dato Prosjektleder vil invitere seg til en relevant samling/møte i hver RHF for å snakke med fagarbeidere (ambulanseansatte etc.). (Eks Use case møter ifm Prehospital tjenester (EPJ)) beskrivelser Deretter vil det være en felles workshop med 2-4 fagarbeidere fra hver region + arbeidsgruppen. Vurdering og anbefaling av konsept Dokumentasjon til B2 Beskrivelse av ulike løsningsalternativer. Overordnet beskrivelse av ulike muligheter og detaljert av 1-2 som det blir foreslått videre arbeid med i neste fase. 2 workshops med for og etterarbeid for å levere dette. Prosjektbegrunnelse, Prosjektforslag og Faseplan for planleggingsfasen. 1 workshop med for og etterarbeid for å levere dette Kostnader for prosjektleder er estimert til kr , inkludert MVA. Prosjektet ser for seg en arbeidsgruppe med deltakelse fra de ulike RHFene, HDO og Luftambulansetjenesten. Dette er typisk prosjekt-, teknisk,- og nettverksressurser. I tillegg er det ønskelig med noe input fra brukere ved fagarbeidere (ambulansearbeidere osv) for å forstå behovene godt: Fra hver av RHFene er behovet: Opp til 35 dagsverk og opp til kr , inkludert MVA til å dekke egne reiser. (30 dagsverk er tenkt til personer i arbeidsgruppen, 5 dagsverk til fagarbeidere) 2

54 Vedlegg 99 Fra hver av HDO og Luftambulansetjenesten er behovet: Opp til 10 dagsverk og opp til kr , inkludert MVA til å dekke egne reiser Usikkerhet i kompleksitet for ambulanse til båt/luft kan føre til noe økning i tid og kost i forhold til plan både for prosjektleder og deltagere. Administrerende direktørs vurdering Initiativet er en forutsetning for relaterte nasjonale initiativ i den prehospitale porteføljen, og det anbefales oppstart av konseptutredning som beskrevet. Forslag til vedtak 1. Styret vedtar gjennomføring av konseptfase for Robust Mobilt Helsenett med kr inkludert MVA. 3

55 Vedlegg 100 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr: 100/15 O Regnskap per og prognose for 2015 Periodisert regnskap per 31. oktober 2015, samt oppdatert prognose for 2015, følger på side 2 i denne saken. Prognosen ble sist revidert 1. desember Endringer i prognosen er primært knyttet til: Ufordelt ramme til igangsettelse av nye prosjekter er satt til 0 da det anses som lite realistisk at det kommer kostnader på nye prosjekter nå. Mindre justeringer på prosjektene. Nåværende prognose indikerer et overskudd på 12,9 MNOK. Forslag til vedtak 1. Styret i Nasjonal IKT HF tar regnskapet per til orientering. 2. Styret i Nasjonal IKT HF tar prognosen for 2015 til orientering. 1

56 Vedlegg 100 Inntekter Inntekter Regnskap per 31. okt Budsjett 2015 (hele året) Prognose 2015 (hele året) Finansiering fra RHF Sum inntekter Faste kostnader DRIFTSUTIFTER Regnskap per 31. Budsjett 2015 Prognose 2015 okt (hele året) (hele året) Personalkostnader, inkludert rekruttering Frikjøp og eksterne tjenester Lisenskostnader Andre driftskostnader Finansposter SUM Drift Interne prosjekter Regnskap per 31. Budsjett 2015 Prognose 2015 okt (hele året) (hele året) Nye lokaler Samhandlingsløsning Innføring administrative system SUM Interne prosjekter Regnskap per 31. Budsjett 2015 Prognose 2015 Fora okt (hele året) (hele året) SUM Fora Sum drift, fora og interne prosjekter Tiltak Igangsatte tiltak som vil fortsette i 2015 Regnskap per 31. Budsjett 2015 Prognose 2015 okt (hele året) (hele året) Porteføljeadministrasjon Realisering av SAFEST System for forvaltning, drift og vedlikehold for medisinsk- teknisk utstyr og behandlingshjelpemidler Automatisk melding om fødsel Dialogmelding EKHO Teknologianskaffelse AMK- sentraler Elektronisk oppgjørsordning for H- resepter Strategi Mønstergjenkjenning / statistisk logganalyse Mønstergjenkjenning / statistisk logganalyse - realisering Rammeavtale TK SAN EPJ Systemstøtte for legemiddelkjeden Prehospital Digital patologi Sum overheng Regnskap per 31. Budsjett 2015 Prognose 2015 EPJ Systemeierforum: forvaltningsgrupper okt (hele året) (hele året) Sum forvaltningsgrupper Nye tiltak Regnskap per 31. Budsjett 2015 Prognose 2015 okt (hele året) (hele året) Ufordelt ramme til mål ihht strategi NUIT- initierte tiltak Sum nye tiltak Tiltak i regi av Hdir Regnskap per 31. Budsjett 2015 Prognose 2015 okt (hele året) (hele året) DIS DIS 2015 ink personvernkomponent og helsehistorikk Medisinsk oppslagsverk og medisinskfaglig redaksjon Program for kodeverk og terminologi Kompenserende tiltak for meldingsutveksling (integrasjon) Strakstiltak Adresseregisteret Program for felles infrastruktur (FIA) Sum tiltak i regi av Hdir Totalsum tiltak Totalsum (faste kostnader + tiltak) Resultat

57 Vedlegg 101 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr: 101/15 B Instruks for administrerende direktør Oppsummering Forslag til instruks for instruks for administrerende direktør følger vedlagt. Instruksen er basert på tilsvarende dokumenter hos Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett (HDO) og Helse Vest RHF, justert for de tilpasninger til Nasjonal IKTs vedtekter og Helseforetaksloven som har vært nødvendige Forslag til vedtak 1. Styret godkjenner den foreslåtte instruksen for administrerende direktør. 1

58 Instruks for administrerende direktør Nasjonal IKT HF

59 Instruks for administrerende direktør Innhold 1 Formål med instruksen Overordnet rolleavklaring Administrerende direktørs myndighet Administrerende direktørs oppgaver Kontroll og regnskap Rapportering Informasjon til styret Årlig melding til eierne Årsberetning og årsregnskap Saksforberedelse styremøter Foretaksmøtet Organisasjon Samarbeid med andre Informasjon og samfunnskontakt Helse, miljø og sikkerhet Organisering og personalansvar Fullmakter Resultatkrav og evaluering av administrerende direktør

60 Instruks for administrerende direktør 1 Formål med instruksen Denne instruksen gir rammer for administrerende direktørs arbeid og beskriver ansvar, oppgaver, plikter og rettigheter. Instruksen bygger på bestemmelsene i Lov om helseforetak av 15. juni 2001 nr. 93 (helseforetaksloven) og vedtektene for Nasjonal IKT HF. 2 Overordnet rolleavklaring Styret fastsetter strategier, rammer og retningslinjer for Nasjonal IKT HF. Administrerende direktørs rolle er å utvikle og iverksette strategier og handlingsplaner i samsvar med styrets beslutninger og instrukser, samt å følge opp disse, jf. helseforetaksloven 37. Administrerende direktør tilsettes av styret som også fastsetter administrerende direktørs lønn og andre ansettelsesvilkår. Styret skal gi instrukser og føre tilsyn med administrerende direktørs arbeid. Styret treffer vedtak om å si opp eller avskjedige administrerende direktør, jf. helseforetaksloven 36. Administrerende direktør møter i styret med tale- og forslagsrett og kan kreve at styret sammenkalles jf. helseforetaksloven Administrerende direktørs myndighet Administrerende direktør forestår den daglige ledelsen av Nasjonal IKT HF og skal følge de retningslinjer og pålegg som styret har gitt, og påse at virksomheten er i samsvar med Nasjonal IKT HF sine vedtekter og vedtak truffet av foretaksmøtet og styret, jf. helseforetaksloven 37, 1. og 2. ledd. Administrerende direktør tildeles prokura. Den daglige ledelsen omfatter ikke saker som etter foretakets forhold er av uvanlig art eller av stor betydning, jf. helseforetaksloven 37, 3. ledd. Administrerende direktør plikter å forelegge saker av slik natur for styret. Det vises for øvrig til bestemmelser i vedtektene og i fullmaktsmatrisen. 4 Administrerende direktørs oppgaver Administrerende direktør sine hovedoppgaver følger naturlig av rollen som daglig leder av Nasjonal IKT HF, jf. helseforetaksloven 37. Administrerende direktør skal arbeide for at Nasjonal IKT HF utfører sine hovedoppgaver i samsvar med foretakets vedtekter og andre styrende dokumenter, samt innenfor de vedtatte budsjetter. Administrerende direktør skal bidra aktivt til å sikre videreutvikling av faglig innhold og kvalitet i Nasjonal IKT HF. Administrerende direktør har ansvar for foretakets daglige drift og virksomhet, og skal utføre de oppgaver som kreves i den forbindelse. Nedenfor følger en nærmere beskrivelse av hovedoppgaver som inngår i ansvaret til administrerende direktør. 3

61 Instruks for administrerende direktør 4.1 Kontroll og regnskap Administrerende direktør skal sørge for at foretakets registrering og dokumentasjon av regskapsopplysninger er i samsvar med lov og forskrifter, og at formuesforvaltningen er ordnet på en betryggende måte, jf. helseforetakslovens 37, siste ledd. Med dette menes også at administrerende direktør for å etablere og følge opp at det foreligger et internt kontroll-rammeverk som sikrer at: Alle inntekter tilfaller rettmessig og rettidig foretaket. Kun relevante utgifter og kostnader belastes og betales av foretaket. Budsjettmidler prioriteres og vurderes opp mot foretakets mål. Foretakets finansielle og likviditetsmessige styring søkes optimalisert. I dette ligger at administrerende direktør må etablere økonomirutiner og systemprosedyrer som gjenspeiler disse målene og er gjenstand for løpende evaluering. 4.2 Rapportering Informasjon til styret Administrerende direktør har plikt til å informere styret om foretakets virksomhet, stilling og resultatutvikling. Til hvert styremøte skal administrerende direktør gi styret skriftlig rapport om situasjonen i Nasjonal IKT HF. Rapporten skal inneholde både økonomiske og ikke-økonomiske forhold, herunder spesielt fokus på kvalitet, innhold og aktivitet. Det skal særlig redegjøres for foretakets stilling og utvikling i forhold til vedtatte planer og budsjetter. Styret har til enhver tid rett til å kreve at administrerende direktør gir styret en redegjørelse både av generelt art og i saker av særskilt interesse. Administrerende direktør har ansvar for å holde styret informert om vesentlige forhold internt og eksternt Årlig melding til eierne Administrerende direktør skal utarbeide et forslag til årlig melding til eierne som styret i Nasjonal IKT HF hvert år skal levere til Helse Sør-Øst RHF, Helse Vest RHF, Helse Midt-Norge RHF og Helse Nord RHF som eiere i henhold til Nasjonal IKT HF sine vedtekter Årsberetning og årsregnskap Administrerende direktør skal utarbeide forslag til årsberetning og årsregnskap til styret. Administrerende direktør har ansvaret for at årsberetning og årsregnskap innsendes til foretaksregisteret. Administrerende direktør skal underskrive årsberetningen og årsregnskapet. 4.3 Saksforberedelse styremøter Styrets leder har det formelle ansvaret for styrebehandling av styresaker. Administrerende direktør forestår saksforberedelser til styremøtene i samråd med styrets leder. Administrerende direktør forestår innkalling til styremøter i samråd med styreleder. 4

62 Instruks for administrerende direktør Styreprotokollen skal føres i tråd med offentlighetsloven og kravene til meroffentlighet. 4.4 Foretaksmøtet Administrerende direktør plikter å være tilstede i foretaksmøtet og har rett til å uttale seg i foretaksmøtet, jf. helseforetakslovens 17. Administrerende direktør har ansvar for Nasjonal IKT HFs saksforberedelse til foretaksmøtet. 4.5 Organisasjon Administrerende direktør har ansvar for at det etableres en mest mulig optimal struktur for samarbeid og utvikling innen helseforetaket. Administrerende direktør har et overordnet ansvar for at det drives gode utviklingsprosesser innen helseforetaket. 4.6 Samarbeid med andre Administrerende direktør skal aktivt tilrettelegge for samarbeid og samhandling innen informasjonsog kommunikasjonsteknologi. Dette gjelder både samhandling innad i spesialisthelsetjenesten (mellom de ulike helseforetakene og de regionale helseforetakene) og samhandling med andre sentrale aktører som kommunehelsetjenesten, Helse- og omsorgsdepartementet, Helsedirektoratet, Direktoratet for e-helse, og Norsk Helsenett, men kun når dette ikke kommer i konflikt med regionenes formelle styringsdialog. Administrerende direktør skal følge opp de plikter Nasjonal IKT HF har til private aktører, gjennom lovverk, instrukser og andre styringsdokumenter samt særskilte avtaler. 4.7 Informasjon og samfunnskontakt Administrerende direktør representerer foretaket utad i saker som inngår i den daglige ledelse. Administrerende direktør har ansvar for at det utvikles systemer, rutiner og holdninger som legger til rette for åpenhet og innsyn og som er egnet til å bygge tillit og å styrke virksomhetens omdømme. Offentlighetsloven og prinsipp om meroffentlighet skal legges til grunn. Mediesaker av uvanlig art eller stor betydning skal løftes til styrets leder for å avklare respons. 4.8 Helse, miljø og sikkerhet Administrerende direktør har ansvar for at det utvikles systemer, rutiner og holdninger som ivaretar helse, miljø og sikkerhet i foretaket. 4.9 Organisering og personalansvar Administrerende direktør har ansvaret for at Nasjonal IKT HF er riktig organisert og har en kompetanse som gjør at de samlede oppgaver kan ivaretas på en god måte. Administrerende direktør har personalansvaret for de ansatte i Nasjonal IKT HF. Dette kan delegeres til lavere nivåer i henhold til fullmaktsmatrisen. 5

63 Instruks for administrerende direktør 4.10 Fullmakter Administrerende direktør har ansvar for at det utvikles systemer, rutiner og holdninger som sikrer at utøvelse av fullmakter, herunder delegering av disse, ikke overtredes. Administrerende direktør er den eneste som kan gi fullmakter, men dette kan også delegeres av administrerende direktør til ansatte etter avtale eller i henhold til fullmaktsmatrisen. 5 Resultatkrav og evaluering av administrerende direktør Styret i Nasjonal IKT HF etablerer årlige resultatkrav til administrerendedirektør. Administrerende direktør vil bli evaluert i forhold til disse ved utløpet av hver periode. 6

64 Vedlegg 102 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr: 102/15 B Styreinstruks Oppsummering Forslag til styreinstruks følger vedlagt. Styreinstruksen er basert på tilsvarende dokumenter hos Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett (HDO) og Helse Vest RHF, justert for de tilpasninger til Nasjonal IKTs vedtekter og Helseforetaksloven som har vært nødvendige Forslag til vedtak 1. Styret godkjenner den foreslåtte styreinstruksen. 1

65 Styreinstruks Nasjonal IKT HF

66 Instruks for styret Innhold 1 Innledning Hovedmål for styrearbeidet Styremedlemmenes rettigheter og plikter Styrets oppgaver Hovedoppgaver Strategioppgaver Organisering og ledelse Tilsyns- og kontrolloppgaver Begrensninger i styrets myndighet Vedtak som skal treffes av foretaksmøtet Lån og garantier Disponering av foretakets midler Rapportering til eierne Struktur for styrearbeidet Innkalling til styremøte Styremøter Protokoller Informasjon fra styremøtene Endringer i styreinstruksen

67 Instruks for styret 1 Innledning Formålet med styreinstruksen er å sikre at styret og administrasjonen er samstemt med hensyn til styrearbeidets form, innhold og gjennomføring, samt forståelse av de ulike roller og det ansvaret som er knyttet til dette. I tillegg til styreinstruksen er styret bundet av de reglene som følger av lov, vedtekter eller instruks fra eier. Det vises spesielt til Lov om helseforetak av 15. juni 2001 nr. 93 (Helseforetaksloven) og vedtekter for Nasjonal IKT HF. Nasjonal IKT HF eies av Helse Sør-Øst RHF, Helse Vest RHF, Helse Midt-Norge RHF og Helse Nord RHF som utøver den øverste myndighet i helseforetaket i foretaksmøte. 2 Hovedmål for styrearbeidet Styret og dets medlemmer skal ivareta de interessene som tjener Nasjonal IKT HF best. Styret er et kollegium og utfører sine oppgaver som et kollegium. Styremedlemmer representerer ingen interessegruppe, men møter som individuelle personer med ansvar for alle saker med de begrensninger som er fastsatt i vedtektene for Nasjonal IKT HF. 3 Styremedlemmenes rettigheter og plikter Bortsett fra det som er særskilt angitt for styrets leder, styrets nestleder, og eventuell annen møteleder, har alle styremedlemmene de samme rettigheter og plikter. Hvert enkelt styremedlem og administrerende direktør har plikt til å legge frem all informasjon som er av betydning for styrets behandling av en sak, herunder ens egen vurdering. Har et styremedlem, enten selv eller via en av dennes nærstående, en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i en sak, har vedkommende plikt til å erklære seg inhabil. Et styremedlem kan ikke delta i behandlingen av, eller avgjørelse i, saker hvor vedkommende er inhabil, jf. også forvaltningslovens kap. II. Styrets leder uttaler seg på vegne av styret om ikke annet er særlig avtalt. Styrets medlemmer plikter å ta del på styremøter. Et styremedlem som ikke kan møte i styremøte, skal varsle om dette så tidlig som mulig. 4 Styrets oppgaver 4.1 Hovedoppgaver Styrets oppgaver, herunder begrensninger i styrets kompetanse og myndighet, reguleres i helseforetaksloven kapittel 7 og i foretakets vedtekter. Styrets hovedoppgaver er knyttet til: 3

68 Instruks for styret Strategi og mål. Organisasjon og ledelse. Tilsyn med foretakets virksomhet og drift. Styret har i tillegg ansvar for evaluering av eget arbeid og arbeidsform. Styret ansetter administrerende direktør og fastsetter dennes lønn. Styret beslutter oppsigelse eller avskjedigelse av administrerende direktør. Styret har ansvar for å føre tilsyn med administrerende direktør og evaluere dennes arbeid og utførelsen av rollen som daglig leder for helseforetaket Strategioppgaver Styrets ansvar for foretakets strategiske utvikling omfatter blant annet: Utvikle og vedta målsetninger, samt oppfølging av disse. Utvikle og vedta strategiske planer, samt oppfølging av disse. Fastsette styringsfilosofi. Evaluere økonomisk stilling. Fastsette budsjetter. odkjenne avtaler av vesentlig strategisk betydning med andre samarbeidspartnere Organisering og ledelse Styret har et løpende ansvar for tilfredsstillende organisering og ledelse av foretakets samlede virksomhet. Dette inkluderer blant annet: Sikre riktig lederskap og kompetanseutvikling for å ivareta Nasjonal IKT HF sine oppgaver. Definere ansvars- og myndighetsfordeling. Etablere og vedlikeholde instruks for administrerende direktør. jennomføring årlig evalueringssamtale med administrerende direktør. Definere hensiktsmessige rapporteringslinjer og -former mellom både styret og administrerende direktør og eksterne parter, herunder eierne Tilsyns- og kontrolloppgaver Styret skal føre tilsyn med at virksomheten drives i samsvar med målene som er nedfelt i helseforetaksloven 1, foretakets vedtekter, vedtak truffet av foretaksmøtet og vedtatte planer og budsjetter, jf. helseforetaksloven 28, 3. ledd. Styret skal gjennom administrerende direktørs rapportering holde seg orientert om foretakets økonomiske utvikling og plikter, samt påse at virksomheten, regnskap og formuesforvaltning er godt kontrollert. Styret skal påse at foretaket har en egenkapital som står i forsvarlig forhold til foretakets virksomhet. Styret skal varsle og foreslå tiltak ovenfor eier dersom egenkapitalen ikke er forsvarlig, jf. helseforetaksloven 14. 4

69 Instruks for styret Styret skal påse at foretaket etablerer og gjennomfører internkontroll som gir rimelig sikkerhet for: Målrettet og effektiv drift. Etterlevelse av lover, forskrifter og retningslinjer (herunder spesielt etiske retningslinjer). od risikohåndtering. Korrekt rapportering av økonomisk og annen informasjon. Oppfølging av beslutninger. Styret har plikt til å iverksette undersøkelser der de finner det nødvendig. Iverksettelse av slike undersøkelser skal vedtas av styret og det enkelte styremedlem kan ikke iverksette egne undersøkelser. 4.2 Begrensninger i styrets myndighet Vedtak som skal treffes av foretaksmøtet Foretaksmøtet skal treffe vedtak i alle saker som antas å være av vesentlig eller prinsipiell betydning helsepolitisk, forskningspolitisk, utdanningspolitisk eller samfunnsmessig, jf. helseforetaksloven 30, samt foretakets vedtekter 10. Vedtak om salg og pantsettelse av fast eiendom skal treffes av foretaksmøtet, jf. helseforetaksloven 31, samt foretakets vedtekter 11. Styret skal oversende saker som nevnt i dette punktet til eierne, både gjennom de regionale helseforetakenes felles eierstyringsgruppe med kopi direkte til RHF-administrasjonene Lån og garantier Styrets anledning til å oppta lån reguleres i vedtektenes 12. Foretaket kan ikke stille garanti eller pantsette sine eiendeler til sikkerhet for andres økonomiske forpliktelser, jf. helseforetaksloven 33. Styret er ansvarlig for at disse bestemmelsene til enhver tid overholdes, jf. helseforetaksloven Disponering av foretakets midler Disponering av foretakets midler besluttes av foretaksmøtet etter forslag fra styret, eller med styrets samtykke, jf. helseforetaksloven Rapportering til eierne Styret er ansvarlig for at foretaket utarbeider en årlig melding om foretaket og foretakets virksomhet i henhold til foretakets vedtekter 13. Årlig melding skal inneholde en rapporteringsdel og en plandel. Meldingen skal oversendes eierne (Helse Sør-Øst RHF, Helse Nord RHF, Helse Midt-Norge RHF og Helse Vest RHF) i henhold til angitt frist. 5

70 Instruks for styret 5 Struktur for styrearbeidet Det skal settes opp en årsplan for styrearbeidet. Planen angir en oversikt over hovedoppgaver og møtetidspunkter. I tillegg skal planen vise hvilke temasaker som skal presenteres for styret i løpet av året. Oppdragsdokument og foretaksmøteprotokoll skal legges til grunn for planen. Det skal årlig foretas en egenevaluering av styrets arbeid og arbeidsform. Styret gjennomfører normalt 5-7 styremøter per år i henhold til fastlagt årsplan. Ut over dette møtes styret når styreleder, administrerende direktør og/eller et flertall av styrets medlemmer krever det. 6 Innkalling til styremøte Styrets leder er ansvarlig for at styret kalles inn til møte og setter opp saksliste i samråd med administrerende direktør. Innkallingen til ordinære styremøter sendes ut av administrerende direktør senest fem virkedager før styrebehandlingen skal finne sted. For andre styremøter skal, så vidt mulig, innkallingen sendes senest to virkedager før behandlingen finner sted. Til innkallingen skal det følge en dagsorden, og det skal følge med dokumentasjon som gir et tilfredsstillende behandlingsgrunnlag for den enkelte sak på dagsorden, herunder administrerende direktørs forslag til vedtak. Saker skal være påført nummer og årstall. Dersom styrelederen finner det forsvarlig, kan saker behandles uten å holde møte ved at saken(e) forelegges styremedlemmene skriftlig eller behandles på annen betryggende måte. Dersom et styremedlem eller administrerende direktør krever behandling i møte, skal likevel behandlingen skje i møte. Foretakets årsberetning, årsregnskap, strategisk plan og budsjett skal alltid behandles i møte. Straks et styremedlem blir oppmerksom på at han/hun ikke har anledning til å delta i behandlingen skal administrasjonen varsles. 7 Styremøter Ordinær styrebehandling skal gjennomføres i møte. Styrets leder skal så langt som mulig sørge for at samtlige styremedlemmer gis mulighet til å delta i en samlet behandling av saker som behandles utenfor møte. Styremøter ledes av styreleder, eller i dennes fravær, av nestlederen. Er ingen av disse til stede, velger styret selv en møteleder. Styret er vedtaksdyktig når mer enn halvparten av medlemmene er til stede. Styrets beslutninger fattes med alminnelig flertall av de tilstedeværende stemmeberettigede styremedlemmene. Minst en tredjedel av styrets medlemmer må stemme for et forslag for at det skal anses vedtatt. I tilfelle stemmelikhet har møteleder dobbeltstemme. Bestemmelser om styrets vedtaksførhet og flertallskrav følger av helseforetaksloven 27. 6

71 Instruks for styret Saker som ikke er ført opp på sakslisten kan styrebehandles, med mindre møteleder eller en tredjedel av de tilstedeværende styremedlemmer motsetter seg behandling. Administrerende direktør deltar i styremøtene, med mindre spesielle grunner tilsier noe annet. Styrets møter skjer som hovedregel for åpne dører, men kan lukkes når styret finner at det foreligger et reelt og saklig behov, og lukking er forenlig med offentlighetslovens prinsipper. Styrets møter skal alltid lukkes ved behandling av saker som er undergitt taushetsplikt. Helsedirektoratet, Norsk Helsenett og brukerutvalgene gis observasjonsplass. Observatørene har tale- og forslagsrett, men ikke stemmerett. Dersom styret har besluttet å lukke styremøtet avgjør styrets flertall også om, og eventuelt hvilke, andre deltakere som skal gis adgang til møtet. Styrets medlemmer og andre som deltar i styrets behandling har taushetsplikt om de forhold som etter forvaltningslovens bestemmelser er taushetsbelagte. Styret kan pålegge styrets medlemmer og andre som deltar i styrets behandling, at dokumenter og informasjon fra saker som behandles i lukket møte skal behandles som fortrolig og intern informasjon. 8 Protokoller Protokollen føres av styresekretær utpekt av administrerende direktør. Det skal føres protokoll som undertegnes av samtlige tilstedeværendestyremedlemmer, jf. helseforetaksloven 26, 4. ledd. Styremedlemmer som ikke har deltatt på styremøtet skal ved påtegning på styreprotokollen bekrefte at de har gjort seg kjent med protokollens innhold. Foreløpig protokoll skal foreligge senest 5 virkedager etter at møtet er avholdt og publiseres på internett når den er godkjent av styrets leder. Protokollen blir endelig godkjent i påfølgende styremøte. Protokollen skal angi tid og sted for styrebehandlingen, deltagere og styrets beslutninger. Dersom en beslutning ikke er enstemmig skal det angis hvem som har stemt for og i mot. Styremedlem og administrerende direktør som ikke er enig i en beslutning kan kreve sin oppfatning innført i protokollen. 9 Informasjon fra styremøtene Virksomheten i Nasjonal IKT HF er omfattet av bestemmelsene i offentlighetsloven. Informasjonen i styredokumenter kan kun benyttes på en måte som ikke skader styrets arbeid og dermed Nasjonal IKT HF sine interesser. Dersom det anses svært viktig at kunnskap om saker ikke tilflyter andre enn de som har krav på informasjon, skal disse behandles konfidensielt. Dette skal i så fall påføres sakspapirene og betyr at styremedlemmene har taushetsplikt om disse sakene. Informasjonsoppgavene knyttet til styresaker ligger hos administrerende direktør. Styret kan også vedta en særskilt informasjonsprosedyre i enkeltsaker. De ansatte skal informeres om styrevedtak av 7

72 Instruks for styret betydning eller interesse for de ansatte på hensiktsmessig måte så snart som mulig etter at styremøtet er avholdt. Styrets leder og administrerende direktør, eller den disse utpeker i enkeltsaker, uttaler seg offisielt på vegne av Nasjonal IKT HF. 10 Endringer i styreinstruksen Styreinstruksen kan endres av styret ved vanlig flertallsbeslutning. 8

73 Vedlegg 103 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr: 103/15 D Evaluering av styrearbeid Oppsummering Rapport etter gjennomført spørreundersøkelse blant styremedlemmene er vedlagt. Forslag til vedtak 1. Styret gjennomførte egenevaluering og evaluering av administrerende direktør. 1

74 Evaluering av styrearbeid Nasjonal IKT HF Rapport laget: 30.nov.2015 Undersøkelsesperiode: 16.nov nov.2015 rupper: Svarpersongruppe, TEST Responsrate: 90% (9/10) Data: KOMPETANSE / ERFARINER: Spørsmål 1. Styret er satt sammen slik at samlet kompetanse og erfaring er hensiktsmessig for virksomhetens behov. Helt uenig Helt enig Total antall svar Styremedlemmene er bevisste på forvaltnings- og tilsynsansvaret sitt KOMPETANSE / ERFARINER: 6,00 5,00 5 4,00 4 3,00 2, , , * 2* Helt uenig Helt enig 1*) 1. Styret er satt sammen slik at samlet kompetanse og erfaring er hensiktsmessig for virksomhetens behov. 2*) 2. Styremedlemmene er bevisste på forvaltnings- og tilsynsansvaret sitt.

75 Data: STRATEI: Spørsmål Helt uenig Helt enig Total antall svar 3. Foretaket har gode og dekkende visjoner, mål og verdier Styret har tilstrekkelig kunnskap og faktagrunnlag til å treffe beslutninger om foretakets strategiske planer. 5. Styret har tilstrekkelig tid til å drøfte foretakets utvikling på lang og kort sikt STRATEI: 8,00 7,00 7 6,00 5,00 4,00 3,00 2,00 1,00 0, * 2* 3* 4 3 Helt uenig Helt enig 1*) 3. Foretaket har gode og dekkende visjoner, mål og verdier. 2*) 4. Styret har tilstrekkelig kunnskap og faktagrunnlag til å treffe beslutninger om foretakets strategiske planer. 3*) 5. Styret har tilstrekkelig tid til å drøfte foretakets utvikling på lang og kort sikt.

76 Data: OPPFØLIN og KONTROLL: Spørsmål 6. Styret blir i tilstrekkelig grad orientert om, og drøfter foretakets mål og oppgaver, som er fastsatt i oppdragsdokument og foretaksprotokoll. 7. Styret har tilstrekkelig fokus på foretakets økonomiske mål, og virkemidler for å oppnå disse på lang og på kort sikt. Helt uenig Helt enig Total antall svar Styret får tilstrekkelig resultat- og avviksrapportering Styret har etablert tilfredsstillende internkontroll system og drøfter regelmessig virksomhetens risikoeksponering OPPFØLIN og KONTROLL: 6,00 5,00 4, , , ,00 0, * 2* 3* 4* 1 Helt uenig Helt enig 1*) 6. Styret blir i tilstrekkelig grad orientert om, og drøfter foretakets mål og oppgaver, som er fastsatt i oppdragsdokument og foretaksprotokoll. 2*) 7. Styret har tilstrekkelig fokus på foretakets økonomiske mål, og virkemidler for å oppnå disse på lang og på kort sikt. 3*) 8. Styret får tilstrekkelig resultat- og avviksrapportering. 4*) 9. Styret har etablert tilfredsstillende internkontroll system og drøfter regelmessig virksomhetens risikoeksponering.

77 Data: FORMELLE FORHOLD: Spørsmål 10. Styret har tilstrekkelig fokus på etterleving av offentlig reguleringer, foretakets vedtekter, styreinstruks og andre retningslinjer. 11. Styret utarbeider årlig en årsplan som verktøy for å skape oversikt, strukturere styrearbeidet og prioritere tiden, slik at de rette og viktigste sakene får størst plass. Helt uenig Helt enig Total antall svar FORMELLE FORHOLD: 6,00 5,00 5 4,00 3, ,00 1,00 0, * 2* Helt uenig Helt enig 1*) 10. Styret har tilstrekkelig fokus på etterleving av offentlig reguleringer, foretakets vedtekter, styreinstruks og andre retningslinjer. 2*) 11. Styret utarbeider årlig en årsplan som verktøy for å skape oversikt, strukturere styrearbeidet og prioritere tiden, slik at de rette og viktigste sakene får størst plass.

78 Data: EIERSTYRIN O VIKSOMHETSLEDELSE: Spørsmål 12. Styret har etablert tilfredsstillende regler og internkontrollsystem for å unngå at ansatte og tillitsvalgte blander egne og nærståendes interesser med foretakets interesser. 13. Styret får regelmessig og tilstrekkelig faktagrunnlag slik at det kan vurdere foretakets omdømme. Helt uenig Helt enig Total antall svar EIERSTYRIN O VIKSOMHETSLEDELSE:: EIERSTYRIN O VIKSOMHETSLEDELSE: 4,50 4,00 3,50 3,00 2,50 2,00 1,50 1,00 0,50 0, * 2* Helt uenig Helt enig 1*) 12. Styret har etablert tilfredsstillende regler og internkontrollsystem for å unngå at ansatte og tillitsvalgte blander egne og nærståendes interesser med foretakets interesser. 2*) 13. Styret får regelmessig og tilstrekkelig faktagrunnlag slik at det kan vurdere foretakets omdømme.

79 Data: ETIKK: Spørsmål 14. Styret gjennomfører en årlig vurdering av foretakets etiske regler, samt om etterlevingen av disse reglene er tilfredsstillende. Helt uenig Helt enig Total antall svar ETIKK: 3,50 3,00 3 2,50 2, ,50 1,00 1 0,50 0,00 0 1* 0 Helt uenig Helt enig 1*) 14. Styret gjennomfører en årlig vurdering av foretakets etiske regler, samt om etterlevingen av disse reglene er tilfredsstillende.

80 Data: LEDELSE O ORANISASJON: Spørsmål 15. Styret har et bevisst forhold til arbeidsdelingen mellom styret og AD, og foretar årlig en evaluering av instruksene for styret og AD. 16. Styret gjennomfører årlig en vurdering av AD og AD sine tilsettingsvilkår, og av hovedtrekkene i vilkårene for ledende ansatte. 17. Styret har et bevisst forhold til om foretaket er rett organisert, med god ansvarsfordeling og adekvate kommunikasjons- og rapporteringslinjer. 18. Ledelsen fremmer relevante saker og legger forholdene til rette for styret sitt arbeid gjennom gode beslutningsunderlag. Helt uenig Helt enig Total antall svar LEDELSE O ORANISASJON:: LEDELSE O ORANISASJON: 7,00 6,00 5,00 4,00 3,00 2,00 1,00 0, * 2* 3* 4* 3 Helt uenig Helt enig 1*) 15. Styret har et bevisst forhold til arbeidsdelingen mellom styret og AD, og foretar årlig en evaluering av instruksene for styret og AD. 2*) 16. Styret gjennomfører årlig en vurdering av AD og AD sine tilsettingsvilkår, og av hovedtrekkene i vilkårene for ledende ansatte. 3*) 17. Styret har et bevisst forhold til om foretaket er rett organisert, med god ansvarsfordeling og adekvate kommunikasjons- og rapporteringslinjer. 4*) 18. Ledelsen fremmer relevante saker og legger forholdene til rette for styret sitt arbeid gjennom gode beslutningsunderlag. Data:

81 STYREMØTE: Spørsmål Helt uenig Helt enig 19. Styret opptrer som et kollegium der rollen som tillitsvalgt er grunnleggende. 20. Styret har passende mengde møter, og varigheten av disse er tilstrekkelig for å utøve et ansvarlig styrearbeid. 21. Styremedlemmene er alltid tilstrekkelig forberedte og er aktive og engasjerte, samt har tillit til hverandre. 22. Styret blir ledet slik at det fremmer et godt samarbeid mellom RHF-ene, styret og ledelsen. 23. Det blir ført protokoll med tilstrekkelig referat fra styremøter og det blir holdt oppdatert oversikt over "utestående" saker. 24. Det er gjennomgående god kvalitet i sakspapirer og annen informasjon som skal tjene som underlag for styrets diskusjoner og avgjørelser. 25. Styret har tilfredsstillande kontroll med oppfølging og gjennomføring av de vedtak som blir fattet. Total antall svar Styremøta: STYREMØTE: 8,00 7,00 6,00 5,00 4,00 3,00 2,00 1,00 0, * 2* 3* 4* 5* 6* 7* 3 4 Helt uenig Helt enig 1*) 19. Styret opptrer som et kollegium der rollen som tillitsvalgt er grunnleggende. 2*) 20. Styret har passende mengde møter, og varigheten av disse er tilstrekkelig for å utøve et ansvarlig styrearbeid. 3*) 21. Styremedlemmene er alltid tilstrekkelig forberedte og er aktive og engasjerte, samt har tillit til hverandre. 4*) 22. Styret blir ledet slik at det fremmer et godt samarbeid mellom RHF-ene, styret og ledelsen. 5*) 23. Det blir ført protokoll med tilstrekkelig referat fra styremøter og det blir holdt oppdatert oversikt over "utestående" saker. 6*) 24. Det er gjennomgående god kvalitet i sakspapirer og annen informasjon som skal tjene som underlag for styrets diskusjoner og avgjørelser. 7*) 25. Styret har tilfredsstillande kontroll med oppfølging og gjennomføring av de vedtak som blir fattet.

82 Data: EVALUERIN AV ADMINISTRERANDE DIREKTØR: Spørsmål 26. Det er god balanse mellom AD sitt fokus på langsiktige og kortsiktige arbeidsoppgaver og utfordringer for foretaket. 27. AD sørger for å reise strategiske problemstillinger på en slik måte at styret får nødvendig tid og nødvendig underlag for å behandle de på en forsvarlig og hensiktsmessig måte. 28. AD har god evne til å gjennomføre de avgjørelser som styret fatter. 29. AD fokuserer på de problemstillinger og forhold som skaper grunnlag for stadig utvikling og forbedring. 30. AD har etablert en god organisasjon som sikrer bredde og gir grunnlag for utvikling og forbedring. 31. AD sørger for god kommunikasjon i forhold til RHF-ene og andre nasjonale og regionale interessenter. Helt uenig Helt enig Total antall svar AD sørger for god rapportering til styret AD kommuniserer godt med styret og styreleder AD legger godt til rette for at styret kan lykkes med oppgavene sine EVALUERIN AV ADMINISTRERANDE DIREKTØR: 9,00 8,00 7,00 6,00 5,00 4,00 3,00 2,00 1,00 0, * 2* 3* 4* 5* 6* 7* 8* 9* Helt uenig Helt enig 1*) 26. Det er god balanse mellom AD sitt fokus på langsiktige og kortsiktige arbeidsoppgaver og utfordringer for foretaket. 2*) 27. AD sørger for å reise strategiske problemstillinger på en slik måte at styret får nødvendig tid og nødvendig underlag for å behandle de på en forsvarlig og hensiktsmessig måte. 3*) 28. AD har god evne til å gjennomføre de avgjørelser som styret fatter. 4*) 29. AD fokuserer på de problemstillinger og forhold som skaper grunnlag for stadig utvikling og forbedring. 5*) 30. AD har etablert en god organisasjon som sikrer bredde og gir grunnlag for utvikling og forbedring. 6*) 31. AD sørger for god kommunikasjon i forhold til RHF-ene og andre nasjonale og regionale interessenter.

83 7*) 32. AD sørger for god rapportering til styret. 8*) 33. AD kommuniserer godt med styret og styreleder. 9*) 34. AD legger godt til rette for at styret kan lykkes med oppgavene sine. Tilleggskommentarer KOMPETANSE / ERFARINER: - Kommentarer: Jeg tror ikke vi alle er helt oppdaterte på dette - kanskje spesielt tilsynsansvaret Det er noe lite fokus på Compliance foreløpig. Men dette bør inn i årshjulet for styret. STRATEI: - Kommentarer: Ett felles langsiktig målbilde burde vært formelt vedtatt av styret OPPFØLIN og KONTROLL: - Kommentarer: FORMELLE FORHOLD: - Kommentarer: EIERSTYRIN O VIKSOMHETSLEDELSE: - Kommentarer: ETIKK: - Kommentarer: Kan dessverre ikke huska at dette har blitt gjort LEDELSE O ORANISASJON: - Kommentarer: STYREMØTE: - Kommentarer: EVALUERIN AV ADMINISTRERANDE DIREKTØR: - Kommentarer: Totalt antall kommentarer: 4

84 Vedlegg 104 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr: 104/15 O Kalenderdeling i spesialisthelsetjenesten Bakgrunn Administrasjonen har i samarbeid med tekniske spesialister i regionene vurdert mulighetene for å dele kalenderinformasjon mellom regionene. Oppsummert Med enkle tiltak vil det være mulig å dele «ledig»/«opptatt» tid mellom regionene og eliminere behov for bruk av doodle, mailutveksling og lignende for å finne ledig tid på tvers av RHFene. Det er også mulig å utvide denne funksjonaliteten til å inkludere Helsedirektoratet og Norsk Helsenett. Effekt Basert på administrasjonens erfaring vil implementasjonen av funksjonen kunne bidra til redusert tid for møtebestilling både for administrative og kliniske ressurser. En vil kunne fjerne epostutveksling og doodle-bruk når møter skal avtales. Estimert kostnad Oppgave Etablering av kalenderdeling Oppkobling pr domene 1 Antall aktuelle domene Estimert kostnad timer i sum for RHFene timer pr domene 50 domener Sikkerhet Det er foretatt ROS- analyse av forslaget og det fremkommer at risikoen er akseptabel. 1 Med domene menes et internett domene, slik som: 1

85 Vedlegg 104 Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 2. Styret anmoder regionene og andre i sektoren til å gjennomføre nødvendige tiltak og tilslutte seg løsningen for kalenderdeling. 2

86 Vedlegg 105 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 105/15 O Samhandlingsløsning for prosjekter og forumer Bakgrunn I felles prosjekter og forumer er det deltakere spredt over hele landet og det er utfordrende å få til god samhandling og en effektiv kommunikasjonsflyt. Nasjonal IKT arbeider derfor med å etablere en samhandlingsløsning for prosjekter og forumer, slik at hvert prosjekt og forum for sitt et eget samhandlingsrom i en skybasert løsning. Mål og nytte for prosjekter Målet er å legge til rette for god samhandling, informasjonsutveksling og dokumenthåndtering. En ny felles plattform for Nasjonal IKT-prosjekter vil gi alle prosjektdeltakere tilgang til viktig prosjektinformasjon fra hvor som helst og fra alle typer enheter, uavhengig av uavhengig av lokasjon og arbeidsgiver. Kanaler som PC, nettbrett og mobil gjør prosjektrommet svært tilgjengelig for deltakerne. Effektiv kommunikasjon Prosjektrommet tilrettelegger for samarbeid og deling av informasjon, slik at prosjektdeltakere til enhver tid kan være oppdatert på utviklingen i prosjektet. Alle kan følge med på hvor en er i prosjektet, samt hva som er gjort og må gjøres. Det blir også mulig å dele nyheter med hverandre i prosjektet, som kan diskuteres inne i prosjektrommet. Vi mener sikkerheten rundt informasjonsdeling øker når en kan dele dokumenter i prosjektrommet, fremfor å sende mail med vedlegg frem og tilbake. rad av brukermedvirkning øker ved at alle prosjektdeltakerne selv kan gå inn og finne siste versjon når de ønsker. Vesentlig reduserer prosjektadministrativ tid Alle deltakere har relevant informasjon tilgjengelig, og det er lett å finne denne informasjonen uten å måtte lagre lokalt på egen PC. Dokumenter som 1

87 Vedlegg 105 deltakerlister og møtereferater kan for eksempel oppdateres direkte i prosjektrommet, uten at noen må bruke tid på å sende oppdaterte versjoner til alle aktuelle mottakere. Passe på at viktig informasjon ikke går tapt Prosjektrommet har en utforming som gjør at det er lett å finne frem til de dokumentene en trenger. En søkefunksjon gjør det mulig å søke på titler og innhold i dokumenter, noe som forsterker denne tilgjengeligheten. Det er også lett å legge ut informasjon en ønsker å dele med prosjektdeltakerne. En kan gjøre deltakere oppmerksomme på noe som blir lagt ut ved å sende et varsel til dem. Alternativt kan en sette på varsel til seg selv dersom en ønsker å bli informert hver gang noen endrer et dokument. Støtte for felles prosjektmetodikk (Prosjektveiviseren) Prosjektrommene er satt opp slik at prosjektgjennomføring skjer i henhold til Prosjektveiviseren. Hvis en bruker prosjektveiviseren aktivt kan en merke alle dokumentene med riktig fase, og dermed bruke prosjektveiviseren som et filter. Hvis en ønsker kun å se dokumenter i gjennomføringsfasen bruker en filteret «jennomføre». Mål og nytte for forumer Målet er å legge til rette for god samhandling, informasjonsutveksling og dokumenthåndtering. En felles plattform for forumene vil gi alle medlemmer i et forum lett tilgang via alle kommunikasjonsmidler. Effektiv kommunikasjon Møter og saker til forumene blir lagt ut et felles sted. Sakene er tilgjengelige. Både underlagsdokumentasjon og referater er synlige i et møte for både visning og deling mellom medlemmene. Informasjon om møtet kan sendes enkelt, og deltagerne må logge på for lese informasjonen. Referat og innkallingsgenerering skjer automatisk ut fra løsningen. Effektiv behandling oppfølging av møter og saker Det er effektivt å behandle saker og møter. All informasjon finnes et felles sted og alle får raskt tilgang til samme informasjon. 2

88 Vedlegg 105 Samhandling mellom medlemmene i forumene Løsningen legger også rette for samhandling mellom medlemmene i forumene slik at en kan dele dokumenter, vedlikeholde oppgavelister og dele dokumenter. Det er også mulig å ha felles kalendre. Felles metodikk Ved å benytte en felles metodikk for foraene er det lett å sette seg inn i hvor en finner informasjonen, og hvordan finne frem. En felles søkemotor vil tillate søk i all informasjon som en har tilgang til. Leting etter møtedokumentasjon eller referat vil bli sterkt redusert. Mål og nytte for Nasjonal IKT Nasjonal IKT får samlet og strukturert all dokumentasjon fra alle prosjekter og forum. Denne dokumentsamlingen vil være søkbar, basert på automatisk strukturert informasjon (metadata/tagging), samt faktisk innhold i dokumentene. Det er kostnadsfritt å invitere eksterne brukere til løsningen. Løsning Løsningen er basert på Office 365 og benytter felleskomponenter utviklet av offentlige aktører. Løsningen er risikovurdert og har akseptabel risiko. En kort demo vil bli vist i møtet. Veien videre I Prosjektforum ble det kommentert fra deltakerne at en god samhandlingsløsning vil være etterlengtet på flere områder. Administrasjonen vil utarbeide et et notat som drøfter rammebetingelsene for regionene dersom de skulle velge å innføre samme type samhandlingsløsning. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 3

89 Vedlegg 106 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr: 106/15 O Tentativ agenda til styremøte i Nasjonal IKT HF Til: Styremedlemmer Herlof Nilssen, Thomas Bagley, Erik M. Hansen, Anita Schumacher, Torbjørg Vanvik, Mads Einar Berg, Hilde Rolandsen, Bjørn Nilsen, Lise K. Strømme, Lasse B. Sølvberg, Toril Østvold (varamedlem) Observatører Christine Bergland (Hdir), Håkon rimstad (NHN), Øistein Winje (Brukerutvalget) Sted: Park Inn, ardermoen Tid: 05. februar 2016 kl. 09:30-15:00 Agenda Saksnr. Sak Underlag ÅPNE SAKER 01/16 B odkjenning av innkalling 02/16 B odkjenning av protokoll fra styremøte 11. desember 2015 Vedlagt 03/16 O Orientering fra administrerende direktør Vedlagt 04/16 O Statusrapport for prosjektporteføljen til Nasjonal IKT HF Vedlagt 05/16 O Teknologianvendelse ved det nye sykehuset i Østfold Vedlagt 06/16 O KPIer for IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten Vedlagt 07/16 O Status «En innbygger en journal» Vedlagt 08/16 O Utredningen «Styrket gjennomføringsevne for IKT- utvikling i helse- og omsorgstjenesten» Vedlagt 09/16 O Status EPJ Helse Midt Vedlagt 1

90 Vedlegg /16 B Program for samordning av neste generasjon EPJ Vedlagt 11/16 B Forprosjekt Digital patologi Vedlagt 12/16 O Forprosjekt Prehospital EPJ Vedlagt 13/16 O Nasjonalt servicemiljø for medisinske kvalitetsregistre presenterer «Strategi for det regionale arbeidet med medisinske kvalitetsregistre» Vedlagt 14/16 O Årlig melding 2015 Vedlagt 15/15 O Status talegjenkjenning Vedlagt (Prosjektstyremøte DIS 2016) Vedlagt 16/16 O Etisk regelverk Vedlagt 17/16 O Tentativ agenda til styremøte 22. april 2016 Vedlagt Eventuelt Evaluering av møtet Forslag til vedtak 1. Styret i Nasjonal IKT HF tar saken til orientering. 2