Innkalling til styremøte i Nasjonal IKT HF

Transkript

1 Tittel Innkalling til styremøte Møtedato Innkalling til styremøte i Nasjonal IKT HF Møtedato Klokkeslett 09:30-15:00 Sted Park Inn, Gardemoen Styremedlemmer Hilde Brit Christiansen, Thomas Bagley, Erik M. Hansen, Anita Schumacher, Torbjørg Vanvik, Hilde Rolandsen, Bjørn Nilsen, Lise K. Strømme, Lasse B. Sølvberg, Paul Gundersen Observatører Inga Nordberg (Direktoratet for e-helse), Håkon Grimstad (Norsk Helsenett), Øistein Winje (Brukerutvalget) Saksnr. Saksnavn Tidspunkt Presenteres av 26/17 B Godkjenning av innkalling og 09:30-09:35 Hilde Brit Christiansen saksunderlag 27/17 B Godkjenning av protokoll fra 09:35-09:40 Hilde Brit Christiansen styremøte 25. januar 28/17 O Orientering fra administrerende 09:40-09:50 Gisle Fauskanger direktør 29/17 O Statusrapport for 09:50-10:10 Jan Eirik Olsen prosjektporteføljen til Nasjonal IKT HF 30/17 O 1703 Status og orientering 'Ny teknologi 10:10-10:40 Oddmund Aase og Ørjan Bye AMK' 31/17 B Avslutning av 47 'Elektronisk 10:40-11:10 Per Karlsen og Jan Eirik Olsen oppgjørsordning for H-resept' 32/17 B Innretning av programmet 11:10-11:25 Siv Ingebrigtsen 'Samordning av neste generasjons EPJ' 33/17 O Status gjennomføring av tiltak for 11:25-11:35 Gisle Fauskanger felles IKT-strategi LUNSJ 11:35-12:05 34/17 O Prosess for behandling av 12:05-12:20 Jan Eirik Olsen Masterplan /17 O Referansemodell for funksjonalitet 12:20-12:30 Jan Eirik Olsen i EPJ 36/17 O Status En innbygger - en journal 12:30-12:50 Direktoratet for e-helse 37/17 O IKT organisering i helse. og 12:50-13:10 Direktoratet for e-helse omsorgssektoren 38/17 O Reviderte mandater for forumer 13:10-13:25 Jan Eirik Olsen 1 / 2

2 Saksnr. Saksnavn Tidspunkt Presenteres av 39/17 B Godkjenning av mandat for 13:25-13:40 Jørn Hanssen Fagforum for medisinske kvalitetsregistre 40/17 O Juridisk vurderingen av 13:40-14:00 Tanja Rajic Riise offentlighet i styresaker 41/17 B Årsrapport :00-14:10 Gisle Fauskanger 42/17 B Årlig melding :10-14:15 Gisle Fauskanger 43/17 O Regnskap per 28. februar 2017 og 14:15-14:25 Fredrik C. Birkenfeldt prognose /17 B Lønnsvurdering administrerende 14:25-14:40 Hilde Brit Christiansen direktør 45/17 O 1703 Oppdragsdokument :40-14:45 Gisle Fauskanger 46/17 O Tentativ agenda til styremøte :45-14:50 Hilde Brit Christiansen mai 47/17 O Eventuelt 14:50-15:00 Hilde Brit Christiansen 2 / 2

3 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Protokoll fra styremøte i Nasjonal IKT HF Møtedato Klokkeslett 09:30 15:00 Sted Park Inn, Gardemoen Deltakere: Hilde Brit Christiansen, Thomas Bagley, Erik M. Hansen, Anita Schumacher, Torbjørg Vanvik, Hilde Rolandsen, Bjørn Nilsen, Toril Østvold (for Lise K. Strømme), Lasse B. Sølvberg, Paul Gundersen. Observatører: Forfall: Deltakere fra administrasjonen: Alfhild Stokke for Inga Nordberg (Direktoratet for e-helse), Øistein Winje (Brukerutvalget). Lise K. Strømme, Inga Nordberg (Direktoratet for e-helse) og Håkon Grimstad (Norsk Helsenett) Gisle Fauskanger, Fredrik C. Birkenfeldt, Jan Eirik Olsen. Saksliste 01/17 B Godkjenning av innkalling og saksunderlag 02/17 B Godkjenning av protokoll fra styremøte /17 O Orientering fra administrerende direktør 04/17 O Statusrapport for prosjektporteføljen i Nasjonal IKT HF 05/17 B LUKKET SAK - Endringsanmodning og orientering tiltak 53 Ny teknologi AMK 06/17 B Prosjektfinansiering DIS /17 B Prosjektfinansiering FIA i /17 B Prosjektfinansiering PKT i /17 B Prosjektfinansiering planfase Felles Mottaksprosjekt Modernisering av Folkeregisteret 10/17 B Prosjektfinansiering 1005 Automatisk tildeling av fødselsnummer for /17 B 61 Digital patologi - Endringsanmodning om prosjektfinansiering 12/17 O 59 'Systemstøtte sykehusapotekene' - utsatt avslutning av prosjektfase 13/17 D Føringer for IKT-samordning fra regionale foretaksmøter for /17 B Masterplan for prosjektporteføljen 2017

4 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato /17 B Oppdatert budsjett /17 B Årlig melding /17 B Gjennomgang av styrende dokumenter i Nasjonal IKT HF 18/17 O Styring og oppfølging av felleseide selskaper - årshjul for /17 O Status En innbygger en journal 20/17 O Orientering e-helse; Prosess håndtering av felleskomponenter 21/17 O Læring og bruk av erfaring på tvers av prosjekter 22/17 D Evaluering av styrearbeid 23/17 D Evaluering av administrerende direktør 25/17 O Eventuelt Sak 01/17 B Saksnavn Godkjenning av innkalling og saksunderlag Presentert av Hilde Britt Christiansen Oppsummering: Rekkefølgen på saken ble justert noe for å se enkelte saker i sammenheng. Det ble meldt en sak til eventuelt. Styreleder ønsket å informere om henvendelse fra en leverandør. Vedtak: 1. Styret godkjente innkalling og saksunderlag. Sak 02/17 B Saksnavn Godkjenning av protokoll fra styremøtet Presentert av Hilde Britt Christiansen Oppsummering: Styret ba om justeringer på sakene 92/16 B Veien videre for prosjekt 45 'Statistisk logganalyse' og 96/16 B Finansiering av forbedret legemiddelinformasjon i Statens Legemiddelverk. Vedtak: 1. Styret godkjente protokoll fra styremøtet 2. desember Sak 03/17 O Saksnavn Orientering fra administrerende direktør Presentert av Gisle Fauskanger Saken gjelder: Administrerende direktør orienterte om følgende saker: 1. Orientering fra felleseide selskaper. 2. Orientering om status talegjenkjenning. 3. Forvaltningsrevisjon av helseregistre Nasjonal IKTs ansvar og oppgaver. 4. Videreutvikling av IKT avtalesett.

5 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Presentasjon av funn fra EPJ-undersøkelsen. Oppsummering: Vedtak: Vedrørende punkt 5 ble det bedt om at artikkelen knyttet til EPJundersøkelsen sendes kommunikasjonsdirektørene i de regionale helseforetakene før artikkelen publiseres. 1. Styret tok saken til orientering. Sak 04/17 O Saken gjelder: Saksnavn Statusrapport for prosjektporteføljen i Nasjonal IKT HF Orientering om status for prosjektporteføljen. Presentert av Jan Eirik Olsen Oppsummering: Det ble uttrykt bekymring over ressurssituasjonen, som fører til betydelige forsinkelser og merkostnader. Regionene bør diskutere hvordan dette kan forbedres. Administrasjonen ble bedt om å sørge for en juridisk vurdering av praksis knyttet til lukking av styresaker. Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering. Sak 05/17 B Saksnavn LUKKET SAK - Endringsanmodning og orientering tiltak 53 Ny teknologi AMK Presentert av Ørjan Bye/ Oddmund Aase Saken gjelder: Endringsanmodning og orientering om status for prosjekt 53 Ny teknologi AMK. Oppsummering:

6 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Vedtak: 1. Styret tok prosjektets status til orientering. 2. Styret ber administrasjonen legge frem ny sak i tråd med dialogen i styremøtet, og i tråd med tidligere styreprotokoller. Sak 06/17 B Saksnavn Prosjektfinansiering DIS 2017 Presentert av Jan Eirik Olsen Saken gjelder: Oppsummering: Beslutning om overordnet budsjettramme for prosjekt Digitale innbyggertjenester Spesialisthelsetjenesten. Regionene vil, med bistand fra administrasjonen, søke å samordne representasjonen i prosjekt- og produktstyret. En slik samordning formodes å forbedre effektivitet og ressursutnyttelse. Vedtak: 1. Styret bevilget inntil 20 MNOK til Prosjekt Digitale Innbyggertjenester spesialisthelsetjenesten (DIS-2017) for budsjettåret Finansieringen håndteres innenfor Nasjonal IKT HF sine budsjettrammer. 2. Styret ba de regionale helseforetakene samordne sin representasjon i prosjektstyret for DIS-2017 med representasjon i produktstyret for helsenorge.no Sak 07/17 B Saksnavn Prosjektfinanisering FIA i 2017 Presentert av Nina Bjørlykke Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Beslutning om overordnet budsjettramme for Program for Felles Infrastruktur. Styret hadde ikke kommentarer til saken. 1. Styret bevilget inntil 25 MNOK til Program for Felles Infrastruktur for Finansiering håndteres innenfor Nasjonal IKT HFs budsjettrammer. Sak 08/17 B Saksnavn Prosjektfinanisering PKT i 2017 Presentert av Nina Bjørlykke

7 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Beslutning om overordnet budsjettramme for Program for Kodeverk og Terminologi. Det er ulik oppfatning mellom regionene som bruker DIPS og Direktoratet for e-helse knyttet til arketyper. Dette bør avklares. Arketyper er imidlertid ikke en del av Program for kodeverk og terminologi. 1. Styret bevilget 6 MNOK til Program for Kodeverk og Terminologi for Finansiering håndteres innenfor Nasjonal IKT HF sine budsjettrammer. Sak 09/17 B Saken gjelder: Oppsummering: Saksnavn Presentert av Prosjektfinansiering planfase `Felles Nina Bjørlykke Mottaksprosjekt Modernisering av Folkeregisteret` Beslutning om overordnet budsjettramme for prosjekt Felles mottaksprosjekt for modernisering av folkeregisteret i helse- og omsorgssektoren, samt anmodning til bidrag med nødvendige ressurser. Det vil komme en del følgeaktiviteter i kjølvannet av konseptutredningen. Det ble kommentert at samisk tegnsett kan bli en problemstilling som må håndteres. Vedtak: 1. Styret bevilget inntil 0,1 MNOK til prosjekt Felles mottaksprosjekt for modernisering av folkeregisteret i helse- og omsorgssektoren for Prosjektfinansiering håndteres innenfor Nasjonal IKT HF sine budsjettrammer. 2. Styret anmodet de regionale helseforetakene om å bidra med nødvendig ressursinnsats i 2017, totalt estimert til 1,45 årsverk. Sak 10/17 B Saksnavn Prosjektfinansiering 1005 `Automatisk tildeling av fødselsnummer` for 2017 Presentert av Nina Bjørlykke Saken gjelder: Oppsummering: Beslutning om overordnet budsjettramme for `Automatisk tildeling av fødselsnummer`. Det ble lagt frem i møtet behov om økt prosjektfinansiering grunnet forlengelse av prosjektperioden til mai 2017.

8 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Vedtak: 1. Styret vedtok prosjektfinansiering på inntil 0,42 MNOK eks.mva i Prosjektfinansiering håndteres innenfor Nasjonal IKT sine budsjettrammer. Sak 11/17 B Saken gjelder: Oppsummering: Saksnavn Presentert av 61 Digital patologi - Endringsanmodning om Jørn Hanssen prosjektfinansiering Prosjektstyret for 61 Digital patologi har bedt om at varigheten på prosjektet utvides til Prosjektet henger godt sammen med de regionale prosjektene i Helse Vest og Helse Sør-Øst. Det er foreløpig noe mer begrenset omfang i de to øvrige regionene. De regionale prosjektene har gitt uttrykk for at de avventer resultatene fra det nasjonale prosjektet. Digital patologi er et langsiktig løp, og arbeidet med veikartene er derfor viktig. Det er mye arbeid knyttet til standardisering som ikke har direkte med teknologien å gjøre. Vedtak: 1. Styret vedtok endringsanmodningen på 0,5 MNOK, og bevilger inntil 1,2 MNOK inkl. MVA i 2017 til dette formålet. Prosjektfinansiering håndteres innenfor Nasjonal IKT HF sine budsjettrammer. Sak 12/17 O Saksnavn 59 'Systemstøtte sykehusapotekene' - utsatt avslutning av prosjektfase Presentert av Jørn Hanssen og Ola Rye, Sjukehusapoteka Vest Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Løypemelding, ferdigstillelse av grunnlag for endelig konseptvalg i Systemstøtte sykehusapotekene. Sykehusapotekforetakene jobber med å vurdere muligheter og konsekvenser ved å bruke regionale ERP-løsninger for å dekke behovene ved utfasing av eksisterende bransjeløsning. I tillegg skal prosjektet sluttføre arbeidet med å vurdere felleskomponenter. Det er uklart hva Nasjonal IKT sin rolle kan være i et implementeringsprosjekt, gitt beslutningen om at det fortsatt skal være fire regionale sykehusapotek. Sykehusapotekene skal samarbeide, men må samtidig optimalisere seg innenfor regionenes strukturer. 1. Styret tok saken til orientering.

9 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Sak 13/17 D Saksnavn Føringer for IKT-samordning fra regionale foretaksmøter for 2017 Presentert av Gisle Fauskanger Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Foreløpig protokoll fra foretaksmøtene med de regionale helseforetakene gir flere føringer for nasjonalt/interregionalt IKTsamarbeid. Eventuelle oppdrag for Nasjonal IKT i dette arbeidet vil komme fra de regionale helseforetakene. 1. Styret tok føringer fra de regionale foretaksmøtene til orientering. Sak 14/17 B Saksnavn Masterplan for prosjektporteføljen 2017 Presentert av Jan Eirik Olsen Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Masterplan for prosjektporteføljen 2017 gir budsjettramme og innretning for felles prosjektportefølje i spesialisthelsetjenesten. Saken gjelder revidert innretning og liste over kandidater etter gjennomgang med helseregionene. Styret ba om at det for fremtiden tydeliggjøres hva som er besluttet og hva som ikke er besluttet, og herunder antattressursinnsats. 1. Styret vedtok den fremlagte innretning på masterplan for prosjektporteføljen Styret ba om å få tilsendt masterplan med antatt ressursinnsats. Sak 15/17 B Saksnavn Oppdatert budsjett 2017 Presentert av Fredrik C. Birkenfeldt Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Administrasjonen fremlegger forslag til oppdatert budsjett, justert for å synliggjøre avbyråkratiserings- og effektiviseringsreformen, samt korrigering for merverdiavgiftskompensasjon. Styret hadde ikke kommentarer til det oppdaterte budsjettet. 1. Styret vedtok det oppdaterte budsjettet og finansiering for 2017.

10 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Sak 16/17 B Saksnavn Årlig melding 2016 Presentert av Gisle Fauskanger Saken gjelder: Administrasjonen fremlegger forslag til Årlig melding Oppsummering: Vedtak: Styret hadde enkelte innspill og ba administrasjonen innarbeide disse. 1. Styret gav sine innspill og ba administrasjonen innarbeide disse før endelig godkjenning. Sak 17/17 B Saksnavn Gjennomgang av styrende dokumenter i Nasjonal IKT HF Presentert av Gisle Fauskanger Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Administrasjonen tilrettelegger for årlig gjennomgang av styrende dokumenter. Det ble presisert at det, i tillegg til overordnet fullmaktsmatrise for foretaket, foreligger en intern fullmaktsmatrise for administrasjonen. 1. Styret er kjent med og tar til etterretning vedlagte dokumenter. Sak 18/17 O Saksnavn Styring og oppfølging av felleseide selskaper - årshjul for 2017 Presentert av Gisle Fauskanger Saken gjelder: Oppsummering: Vedtak: Administrasjonen fremlegger årshjulet for de regionale helseforetakenes styring og oppfølging av felleseide selskaper. Styret hadde ikke kommentarer til saken. 1. Styret tok saken til orientering. Sak 19/17 O Saksnavn Status «En innbygger én journal» Presentert av Are Muri Saken gjelder: Muntlig orientering om status for «Én innbygger én journal», og diskusjon rundt notatet, datert , som omhandler et forslag fra Direktoratet for e-helse om delfinansiering av nasjonalt prosjekt for «Én innbygger én journal».

11 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Oppsummering: Det ble poengtert at rammen for finansiering til prosjekter i Direktoratet for e-helse i utgangspunktet ligger fast på 51 MNOK. Styret stilte seg imidlertid ikke kategorisk avvisende til å bidra med midler i dette prosjektet, men det forutsetter i tilfelle en betydelig finansiering også fra kommunal sektor. Vedtak: 1. Styret drøftet vedlagt notat, og tok forøvrig saken til orientering. Sak 20/17 O Saksnavn Orientering e-helse; Prosess håndtering av felleskomponenter Presentert av Alfhild Stokke Saken gjelder: Oppsummering: I prosjektstyremøte DIS ble det besluttet å løfte tematikken knyttet til governance av felleskomponenter som en orienteringssak i NIKT styremøte. Direktoratet for e-helse orienterer om styringsprinsippene. Direktoratet for e-helse vil komme tilbake på denne saken på et senere tidspunkt. Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering. Sak 21/17 O Saksnavn Læring og bruk av erfaring på tvers av prosjekter Presentert av Jan Eirik Olsen Saken gjelder: I sak 66/15 ba styret om at erfaringer og læringspunkter fra prosjekt 37 'Felles forvaltning, drift og vedlikeholdssystem for MTU og BHM' dokumenteres. Denne saken viser hvordan dette er dokumentert, og hvordan administrasjonen legger til rette for og følger opp læring på tvers av prosjekter. Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering. Sak 22/17 D Saksnavn Evaluering av styrearbeid Presentert av Hilde Brit Christiansen

12 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Saken gjelder: Evaluering av styrets arbeid i 2016 Vedtak: 1. Styret gjennomførte egenevaluering av styrearbeidet. Sak 23/17 D Saken gjelder: Saksnavn Evaluering av administrerende direktør Evaluering av administrerende direktør Presentert av Hilde Brit Christiansen Vedtak: 1. Styret gjennomførte evaluering av administrerende direktør. Sak 25/17 O Oppsummering: Vedtak: Saksnavn Eventuelt Styreleder orienterte om leverandørkontakt. 1. Styret tok saken til orientering. Presentert av Hilde Brit Christiansen

13 Tittel Protokoll fra styremøte Referent Fredrik C. Birkenfeldt Dato Hilde Brit Christiansen Styreleder Thomas Bagley Nestleder Erik M. Hansen Medlem Anita Schumacher Medlem Torbjørg Vanvik Medlem Paul Gundersen Medlem Hilde Rolandsen Medlem Bjørn Nilsen Medlem Lise K. Strømme Medlem Lasse B. Sølvberg Medlem

14 Vedlegg 28 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 28/17 O Orientering fra administrerende direktør 1. Ny nasjonal avtale for talegjenkjenning signert Avtalen er utformet som en rammeavtale som legger til rette for bruk av talegjenkjenning fra leverandøren Max Manus. Avtalen er inngått av alle regionale helseforetak sammen mens vedlikeholdsavtalen som tilhører rammeavtalen er inngått av hver region. Avtaledokumenter for rammeavtale for talegjenkjenning fikk innspill og tilbakemeldinger fra de regionale helseforetakene i flere runder. Oppstartdato for avtalen er satt til Avtalen har ingen lisens- eller vedlikeholdskostnader, men startpris kr 12,96 pr dokument som er produsert med talegjenkjenning. Avtalen gir adgang til alle moduler for talegjenkjenning for alle brukergrupper i helseforetak som benytter talegjenkjenning, men det er ikke krav til bruk. Radiologi er ikke inkludert i avtalen. Ved inngåelse av avtale betales en engangssum på 6,25 MNOK samt en kostnad på 1,13 MNOK for utvikling av e-læringsløsning. Kostnadene fordeles mellom de regionale helseforetakene forholdsmessig etter basisrammemodellen. De regionale helseforetakene har forpliktet seg til å forvalte avtalene og etablere anbefalt praksis for talegjenkjenning gjennom et nasjonalt koordineringsorgan for talegjenkjenning som opprettes under EPJ Systemeierforum. 2. Økonomisk langtidsplan I henhold til oppdragsdokumentet skal ordinært innspill til økonomisk langtidsplan for perioden leveres innen 1. april I tråd med føringer fra RHF AD- møtet og styret vil administrasjonen videreføre nivået fra budsjettet. 1

15 Vedlegg Internkontroll og risikostyring Administrasjonen har igangsatt et internprosjekt for å systematisere arbeidet på dette området, og vil fremlegge en sak på resultatet av dette på styremøtet i mai Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 2

16 Vedlegg 29 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 29/17 O Statusrapport for prosjektporteføljen Bakgrunn Saken gjelder orientering om status for prosjektporteføljen. Vedlegg 1 er statusrapport for prosjektporteføljen. Vedlegg 2 viser statusrapporter pr fra det enkelte prosjekt og program som Nasjonal IKT er eier av. Forhold styret bør være kjent med Legemiddelverks prosjekt for realisering av krav til forbedret legemiddelinformasjon skal legge frem underlag i Prosjektforum for anbefaling om oppstart av gjennomføringsfasen, som er budsjettert i Nasjonal IKT HFs porteføljebudsjett, i tiltak 29.5 SAFEST realisering. Sak om beslutning av oppstart er planlagt fremlagt i styret Prosjekt 59 Systemstøtte Sykehusapotekene konseptstudie planlegger å presentere sluttrapport til Prosjektforum , og deretter behandle sak i styret om avslutning av prosjektet Prosjekt 61 Digital patologi planlegger å presentere sluttrapport til Prosjektforum , og deretter behandle sak i styret om avslutning av prosjektet Det vil også bli fremlagt forslag om oppstart av en påfølgende planleggingsfase med gjennomføring annet halvår Prosjekt 1001 Henvisning mellom HF planlegger å presentere sluttrapport til Prosjektforum , og deretter behandle sak i styret om avslutning av prosjektet Sluttrapporten vil kort beskrive anbefalinger for videre vei for helseregionenes for bruk av oppdatert meldingsdokumentasjon for henvisning 2.0. Nasjonal IKT arbeidet sammen med Direktoratet for e-helse i deres Metodestøtte nasjonal porteføljestyring, som har leveranser i løpet av våren 2017 innenfor følgende områder: Forbedre rapportering og underlaget knyttet til behandling i de nasjonale utvalgene (nasjonal porteføljestyring). Beskrive prosess, roller og ansvar i beslutningsstrukturen for prosjekter/programmer i nasjonal portefølje. 1

17 Vedlegg 29 Direktoratet for e-helse skal starte et prosjekt for arkitekturstyring hvor spesialisthelsetjenesten skal være deltager. Prosjektet er under oppstart og konkrete detaljer vil være klar når mandatet foreligger i mars Nasjonal IKT vil søke å se prosjektene for porteføljestyring og arkitekturstyring i sammenheng. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 2

18 Statusrapport for prosjektporteføljen til Nasjonal IKT HF Oppdatert: Røde statuser 1 Økonomistatus 2 Overordnet usikkerhet 3 Bemanningsoversikt 4 Administrasjonens vurdering av status for prosjektene og programmene 6 Avhengighetsoversikt 8 Masterplan Prognose for tidslinjer for prosjekter og programmer 11 Informasjon og prognose for tidslinje for andre relevante prosjekter og programmer 12 Prosjektbeskrivelser og knytning mot strategisk målbilde 15 Røde statuser Rød status indikerer vesentlige utfordringer og avvik i forhold til styrevedtak, og som vil kreve tiltak eller beslutning av prosjektstyret eller prosjekteier (styret i Nasjonal IKT HF). Statusene er basert på administrasjonens vurdering i samråd med prosjektene. 53 Ny teknologi AMK mangler tilstrekkelig med heltidsressurser for å kunne gjennomføre dialog 4 innenfor rimelig tid. I løpet av siste periode har prosjektet mistet 2 heltidsressurser, og andre ressurser har fått ytterligere redusert allokeringsprosent. Dette er spesielt utfordrende for arkitekturgruppen, som er en særdeles viktig ressursgruppe i prosjektet. Ressursforespørsel på 2 heltidsressurser er sendt til helseregionene for å kompensere for frafalte ressurser. 58 Samordning av neste generasjons EPJ : Strategisk tenkning for EPJ-området er i endring siden SANG EPJ ble vedtatt vinteren For programmet sin del resulterer dette i redusert prioritet og utfordringer knyttet til ressurstilgang både til programmets aktiviteter og programstyre. Prosjektforum og administrasjonen i Nasjonal IKT anbefaler derfor at programmet sette på pause.

19 Økonomistatus Hensikten med økonomistatusen er å vise årsprognose for kalenderåret 2017 for porteføljen og det enkelte prosjekt og program som har en budsjettmessig konsekvens for Nasjonal IKT HF. PID Kortnavn Status Prosjektfase Prosjektbudsjett 2017 Årsprognose Henvisning mellom HF Pågår Gjennomføre kr - kr Fødselsnummer Pågår Gjennomføre kr kr DIS2017 Pågår Gjennomføre kr kr PKT Pågår Gjennomføre kr kr FIA Pågår Gjennomføre kr kr SAFEST realisering Pågår Gjennomføre kr kr H-resept Pågår Gjennomføre kr AMK Pågår Gjennomføre kr kr SANG EPJ Pågår Gjennomføre kr - kr Systemstøtte sykehusapotek konsept Pågår Konsept kr - kr Digital Patologi Pågår Konsept kr kr RMH Pågår Planlegge kr kr MF Helse fødsel Pågår Planlegge kr kr Statistisk logganalyse Planlagt Gjennomføre kr Systemstøtte sykehusapotek planlegging Planlagt Planlegge kr - kr Systemstøtte sykehusapotek Planlagt Gjennomføre kr Digital patologi Planlagt Planlegge kr RMH Planlagt Gjennomføre kr K01 Grunndata Planlagt Konsept kr - kr K08 LAR-resept Planlagt Konsept kr - K16 Arkitektur interregionale integrasjoner Planlagt Konsept kr Sum kr kr Årsprognose 2017 Prognose pågående prosjekt i 2017 kr Prognose planlagte prosjekt og prosjektfaser med oppstart i 2017 kr Sum prognose for prosjektporteføljen 2017 kr Økonomisk ramme for prosjektporteføljen 2016 kr Avvik mellom prognose og økonomisk ramme kr % avvik mellom prognose og ramme -3,1 % Siste to måneders større prognoseendringer for SAFEST realisering er satt til 3,7 MNOK, og inkluderer finansiering av Legemiddelverkets aktiviteter annet halvår med 3,2 MNOK. 47 H-resept har en del kostnader i 2017 grunnet noe arbeid i avslutningen av prosjektet som løpet i Ny teknologi AMK fikk vedtatt prosjektfinansiering i 2017 på 13,2 MNOK i styremøte for Nasjonal IKT den Sannsynlig prognose er 12 MNOK pr. i dag. 58 SANG EPJ har nedjustert prognose til 0,5 MNOK da det anbefales å sette denne på pause til oktober. 61 Digital patologi er satt til 0,97 MNOK, og dette er i tråd med endringsanmodning som ble vedtatt godkjent i styret Prosjektkandidat LAR-resept settes til 0 da det arbeidet med å gjennomføre dette som en del av forvaltningen for H-resept som er under etablering.

20 Overordnet betraktning Porteføljerammen er 73,4 MNOK, hvorav årsprognose er 77,7 MNOK og vedtatt prosjektfinansiering er 68,4,9 MNOK. Prognose for pågående prosjekter er 70,9 MNOK, og prognose for planlagte prosjekt og prosjektfaser i 2017 er 4,7 MNOK. Administrasjonen vil drive aktiv prognosestyring for å best mulig å treffe rammen ved årsslutt. Nye kandidater fremmes bare for behandling om igangsettelse når det er økonomisk forsvarlig. Overordnet usikkerhet Usikkerhet (risiko) til prosjektporteføljen er et aggregert usikkerhetsbilde på hele prosjektporteføljen. Usikkerhetene er gjengangere i mange av prosjektene, og i en del prosjekter er disse usikkerhetene gått over til å bli utfordringer som prosjektene håndterer. Usikkerhetselementene er også basert på erfaring om usikkerhet og utfordringer i tidligere utførte prosjekter. Konsekvensvurderingen er en totalvurdering hvor prosjekters vekting av tid, kost og kvalitet er hensyntatt. Aktivitet og endringer siste to måneder Flere prosjekter opplever at helseregionene inndrar prosjektressurser uten alltid å tilby tilsvarende ressurs. Styringsmodell for drift, forvaltning og eierskap er utarbeidet og vedtatt og medfører lavere sannsynlighet. Nytt tiltak er å avklare bruk og forvaltning. Vurdering av utfordringene til usikkerhetselementet utgår. Usikkerhetsmatrise Meget stor > 90 % Sannsynlighet Stor % Moderat % Liten % Meget liten < 10 % Marginal Liten Moderat Alvorlig Svært alvorlig Konsekvens # Eksisterende usikkerhet Endring fra forrige rapportering # Lukket / akseptert usikkerhet # Ny usikkerhet siden forrige rapportering

21 Beskrivelse av usikkerheter og status på tiltak ID Beskrivelse av usikkerhet Viktige tiltak Status 1 Manglende tilgang på prosjektressurser for å gjennomføre vedtatte prosjektfaser fra helseregionene kan medføre forsinkelser, økte kostnader og dårlig kvalitet på prosjektleveranser. 3 Begrenset utviklingskapasitet hos leverandører kan gi forsinkelser for prosjekter. 4 Manglende tilrettelegging for gevinstrealisering kan medføre redusert gevinst i helseforetakene. 6 Uavklart ansvar for drift, forvaltning og eierskap kan medføre dårlig kvalitet, feil funksjonalitet over tid og manglende effekt. 7 Ikke tilgjengelige nøkkelressurser for å igangsette prosjektfaser, som for eksempel prosjektleder, nøkkelarkitekter og fagressurser, medfører redusert gjennomføringsevne (færre prosjekter som kan gjennomføres). (1) Utarbeide prognose for ressursbehov som helseregionene kan benytte til planlegging og prioritering av felles prosjekter. (2) Bedre prioritering av helseregionene for tildeling av ressurser til felles prosjekter. (3) Bedre planlegging i prosjekter for å kunne benytte nøkkelressurser i helseregionene, særskilt arkitekter. (4) Etablere ressursplanleggingsmøte med helseregionene. (1) Samordne føringer i program SANG EPJ som vil gi likere EPJ-løsninger og øke samkjøring/prioritering av utviklingsløp hos leverandører. (1) Innføre krav i alle prosjekter om å utarbeide plan for gevinstrealisering og identifisere gevinstansvarlige. (2) Øke kompetanse og fokus i prosjektstyrer om gevinstrealisering. (3) Sørge for at prosjekter fremlegger gevinst-realiseringsplaner og samler innspill fra relevante fora som for eksempel Klinisk IKT. (1) Utarbeide styringsmodell for drift, forvaltning og eierskap. Sees i sammenheng med ny styringsmodell for nasjonale ehelse-løsninger. (2) Vurdere utfordringene og synliggjøre konsekvens for relevante prosjekter. (3) Avklare bruk og forvaltning av styringsmodell for drift, forvaltning og eierskap. (1) Bedre bemanningsprognose for at helseregioner kan rekruttere og langtidsplanlegge. (2) Felles porteføljeoversikt for å optimalisere ressursbruken i felles prosjekter versus regionale prosjekter. (3) Optimalisere omfangsdeling mellom felles og regionale prosjekter slik at en unngår dobbeltarbeid. (4) Innfør praksis om å avklare nøkkelressurser før beslutning om oppstart eller faseovergang. (1) Fullført. (2) Pågående. (3) Pågående. (4) Pågående. (1) Pågående. (1) Pågående. (2) Planlagt. (3) Planlagt. (1) Fullført. (2) Utgår. (3) Planlagt. (1) Fullført. (2) Fullført. (3) Pågående. (4) Fullført. Bemanningsoversikt Hensikten med bemanningsprognosen er å vise utviklingen i ressurssituasjonen, belyse utfordringer og bidra til forutsigbarhet i ressursplanleggingen i helseregionene. Bekreftet Forespurt Formelt bekreftete ressurs og kapasitet. Er forespurte ressurser og kapasitet som ennå ikke er avklart. Dette er konkrete nye behov til prosjektene. Estimert fremtidig behov Indikerer grovt overordnet estimat på ressurser og kapasitet i fremtid. For eksempel på kommende prosjektfaser eller nye prosjekter som planlegges startet. Prognose totalt antall årsverk prosjektressurser Tabellene viser prognose for summen av bekreftet, forespurt og estimert fremtidig behov for bemanning i prosjekter. Radetiketter Jan 17 Feb 17 Mar 17 Apr 17 Mai 17 Jun 17 Jul 17 Aug 17 Sep 17 Okt 17 Nov 17 Des 17 Årssnitt Andel Helse Sør-Øst RHF 13,8 13,4 12,6 15,4 12,8 10,9 0,1 7,2 16,8 10,2 10,2 9,4 11,0 39 % Helse Vest RHF 7,5 7,4 8,7 11,2 9,1 8,0 0,3 3,9 12,7 8,4 8,4 6,4 7,6 27 % Helse Midt-Norge RHF 5,8 6,0 5,8 5,8 4,9 4,2 0,1 2,9 6,3 4,7 4,7 3,7 4,5 16 % Helse Nord RHF 6,1 6,1 6,3 6,9 5,7 5,1 0,0 3,3 7,8 5,5 5,5 4,8 5,2 18 % Uavklart hvilket RHF 2,1 2,1 2,1 2,1 2,1 2,1 0,0 1,6 3,6 3,6 3,6 3,6 2,4 Totalsum 35,3 34,9 35,5 41,4 34,5 30,3 0,4 18,7 47,1 32,3 32,2 27,9 30,9 100 % Av gjennomsnittlig totalt behov for 30,9 årsverk er 60 % knyttet til AMK og 28 % knyttet til FIA/PKT. Ressursbehovet for AMK-prosjektet i april og september er spesielt høyt med behov for hhv 27 og 34 månedsverk. FIA/PKT har behov for cirka 9 årsverk i Disse er flatt fordelt utover hele året. Hvis vi ser bort fra FIA/PKT som ikke fikk ressurser gjennom Nasjonal IKTs portefølje i fjor, er prognose for samlet ressursbehov noe under ressursbehovet i 2016.

22 Bekreftet antall årsverk prosjektressurser Radetiketter Jan 17 Feb 17 Mar 17 Apr 17 Mai 17 Jun 17 Jul 17 Aug 17 Sep 17 Okt 17 Nov 17 Des 17 Årssnitt Andel Helse Sør-Øst RHF 5,9 4,9 3,4 3,1 3,0 1,5 0,0 1,5 1,5 1,5 1,5 1,5 2,4 21 % Helse Vest RHF 2,2 2,2 3,1 3,0 2,9 2,5 0,2 1,7 1,7 1,7 1,7 1,7 2,0 18 % Helse Midt-Norge RHF 4,4 4,4 4,1 3,9 3,1 2,5 0,0 1,7 4,0 2,3 2,3 2,5 2,9 25 % Helse Nord RHF 5,3 5,3 5,2 5,7 4,6 4,1 0,0 2,5 6,3 4,1 4,1 3,6 4,2 36 % Totalsum 17,7 16,8 15,7 15,6 13,5 10,5 0,2 7,4 13,4 9,6 9,6 9,2 11,6 100 % Omtrent halvparten av ressursene som er bekreftet er allokert til PKT / FIA. Vurdering Det er et stort gap mellom behovet for ressurser og bekreftede ressurser, også for de første månedene i året. Dette er kritisk for framdriften på prosjektene. De enkelte åpne ressursbehov er kommentert under. Det er utfordringer med kapasiteten i helseforetakene til å gjennomføre endringene som prosjektene medfører. Dette fører til restriksjoner på tilgjengelig kapasitet til å arbeide i prosjekter. Viktige aktive ressursforespørsler 29.5 SAFEST realisering har forespurt helseregionene om å videreføre nøkkelressurser fra 29.4 SAFEST planlegging i et begrenset omfang, for å bistå Statens Legemiddelverk i deres arbeid med forbedring av legemiddelinformasjon. Ingen ressurser er bekreftet så langt. 53 Ny teknologi AMK har forespurt to fulltidsarkitekter i perioden frem mot oktober 2017 som erstatning for frafalte ressurser. Det er i tillegg inngått en intensjonsavtale med Sykehusinnkjøp om bistand fra to ressurser, Forhandlingsleder og anskaffelsesfaglig ressurs fra innkjøpskategori prehospital. Detaljplanlegging av dialog fire i anskaffelsesprosjektet viser at det er behov for en større andel av heltidsressurser for å kunne gjennomføre dialogfasen innenfor rimelig tid. I etterkant av siste prosjektstyremøte har prosjektet mistet 2 heltidsressurser, og andre ressurser har fått ytterligere redusert allokeringsprosent. Prosess for justert prosjektbemanning er pågående og det er satt av tid til møter med helseregionenes og HDO sine representanter i prosjektstyret for endelige ressursavklaringer. 61 Digital patologi har forespurt helseregionene om å videreføre ressurser i 2017 i tilsvarende omfang som i Det mangler fortsatt bekreftelse på én av arkitektene, men vedkommende er fortsatt aktiv deltager i prosjektet 'MF Helse - fødsel' mangler prosjektleder på 50% for å lede tiltak fødsel under mottak av modernisert folkeregister for helse og omsorgssektoren. Ingen av de regionale helseforetak har ledig prosjektleder til dette arbeidet. I tillegg er det etterspurt videreføring av arkitekturressurs, samt ny juristressurs. Ingen av disse ressursene er bekreftet så langt.

23 Administrasjonens vurdering av status for prosjektene og programmene Fargebetydning: Blank: Grå: Grønn: Gul: Rød: Ikke relevant for Nasjonal IKT HF. Eksempelvis økonomistatus for prosjekter som finansieres og utføres i en helseregion. Ikke relevant å rapportere mot områdene grunnet eksempelvis at prosjektet er satt i pause eller avventer behandling av ny fase. Status i henhold til vedtatt styrevedtak og toleranse. Mindre avvik fra styrevedtak. Tiltak innenfor prosjektets fullmakter ansees tilstrekkelig til å levere i henhold til direktiv og toleranse. Større avvik fra styrevedtatt. Krever involvering av prosjektstyre og vil kunne medføre vedtak i prosjektstyret. Vil også ved behov fremmes for Prosjektforum for vurdering og for styret i Nasjonal IKT HF ved behov for vedtak eller endring i prosjektmandat. Tabellen viser administrasjonens vurdering av status, gjort i samråd med prosjektene, og gjenspeiler aktuell status i forhold til styret i Nasjonal IKT HF. PID Kortnavn Fase Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Avhengigheter Økonomi Kommentar 29 SAFEST Gjennomføre Ressursforespørsler er sendt til helseregionene. Prosjektstyre og prosjektleder er ikke på plass. Forespørsler om bistand har kommet fra Statens Legemiddelverk, og det haster å få svar på ressursforespørslene. Administrasjonen arbeider sammen med prosjektstyret og helseregionene for å avklare finansiering og mulig tidspunkt for å fremme overgang til en realiseringsfase. Utrulling ferdigstilt i alle apotek pr Helfo leverer faktura og rapporter til alle HF og noen øvrige parter. Avtaler med apotek og Hdir er signert. Databehandleravtale mellom HF og Hdir ikke signert, så rapporter inkluderer foreløpig ikke sensitive persondata. Mindre økonomisk overskridelse som følge av forlenget behov for oppfølging/avslutning, men dette er innenfor toleransegrensen for prosjektet. Manglende avklaringer om kommunikasjonsløsning påvirker omfanget i prosjektet. Detaljplanlegging av dialog 4 viser at det er behov for en større andel av heltidsressurser for å kunne gjennomføre dialog 4 innenfor rimelig tid. I løpet av siste periode har prosjektet mistet 2 heltidsressurser, og andre ressurser har fått ytterligere redusert allokeringsprosent. Dette er spesielt utfordrende for arkitekturgruppen, som er en særdeles viktig ressursgruppe i prosjektet. Ressursforespørsler sendt til regionene. Prosjektet arbeider med avtaler med eksterne parter (DNK, HDIR) i forhold til deres bidrag i videre arbeid i kommunikasjonsgruppen. Arbeidet med kravspesifikasjon har ført til en langsommere oppstart av dialog 4, hvilket videre har forsinket prosjektplanen. Forslag til revider prosjektplan med tilhørende justering av estimater ble godkjent i NIKT styre den styre den Statistisk logganalyse Planlegge 47 H-resept Gjennomføre 53 AMK Gjennomføre 59 Systemstøtte sykehusapotek Konsept Prosjektstyret har vedtatt å undersøke mulighetene og konsekvensene dersom sykehusapotekene tar i bruk regionale ERP-løsninger. Resultatet av undersøkelsene legges frem som en del av sluttrapporten som skal behandles i prosjektstyret medio mars.

24 PID Kortnavn Fase Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Avhengigheter Økonomi Kommentar 60 Prehospital EPJ Konsept Prosjektet er midlertidig stanset i påvente av ressurser. Antatt videreføring høsten Digital patologi Konsept 62 Robust Mobilt Helsenett Planlegge 1001 Henvisning mellom HF Gjennomføre Prosjektet jobber med sluttføring av prosjektbegrunnelser og prosjektforslag, basert på forslag til målbilder og veikart (transisjonsplan) som har vært fremlagt i prosjektstyret. Det er iverksatt tiltak for å en bredere involvering av HSØ i prosjektet. Det er ikke bekreftet ytterligere involvering, men prosjektets tiltak med spesifikk involvering gjennom informasjons- og avstemningsmøter kompenserer godt. Oppdatert meldingsdokumentasjon for henvisning 2.0 ble levert fra Direktoratet for e-helse Omfang på tilhørende endringer i DIPS avklares, før prioritering og implementering i DIPS kan planlegges. I samarbeid med NIKT utarbeides forslag til videre organisering av gjenstående aktiviteter. Sluttrapport for NIKT-tiltak 1001 utarbeides i mars Automatisk tildeling av fødselsnummer Gjennomføre Prosjektet er kontaktpunkt overfor Skattedirektoratet til Frittstående webløsning (trinn1) er ferdig.alle helseforetak i Norge benytte digital innsending av fødselsnummer innen For å ta i bruk tildelt fødselsnummer kreves det mer arbeid i regionene etter at prosjektet er ferdigstilt. Fødselsnummer kan hentes i webløsning, overføres gjennom pilotert løsning for Trinn 2 (overføring til DIPS) - eller gjennom tilbakeføring i fødesystemet Natus. Helseforetakene må utarbeide rutiner for uthenting av fødselsnummer og erstatning av hjelpenummer, herunder rutiner og grensesnitt for overføring fra PAS/EPJ til alle systemer som har benyttet hjelpenummer midlertidig. Pågående, ikke ferdigstilte aktiviteter i DIS-2016 vil i 2017 videreføres som en del av DIS Direktiv som beskriver fokusområder for DIS-2017 er under utarbeidelse. Finansieringsramme for 2017 er besluttet til å være 20 MNOK DIS2017 Gjennomføre Konkrete aktiviteter som det jobbes med i påvente av konkludert direktiv er konsept for Digital dialog med behandler, samhandlingsarena og avsluttende konklusjoner/gjennomføring av løsning for videreformidling til DPI/nasjonal varslingskomponent. Ressurstilgang fra de ulike regioner er under avklaring. Programmer 58 Samordning av Neste Generasjon EPJ Presisere De innbyggertjenester som er forventet å ha størst merverdi for spesialisthelsetjenesten påvirker i sterk grad arbeidsprosesser. En kritisk viktig aktivitet i prosjektet er å sikre innspill og forankring mot aktuelle kliniske fagmiljø. Tilgang til klinisk kompetanse er av denne grunn en forutsetning for å kunne beskrive og etablere optimale tjenester. DIS-2017 vil i direktiv adressere dette behovet. Prosjektet vil i 2017 også aktivt bruke prosjektets referansegruppe og fagforum Klinisk IKT for innspill/forankring av kliniske tema. Strategisk tenkning for EPJ-området er i endring siden SANG EPJ ble vedtatt vinteren Det pågår regionalt strategiarbeid på EPJ-området, samtidig som Helseplattformen er blitt utpekt til et regionalt utprøvingsprosjekt for det nasjonale målbildet Én innbygger én journal. Det er utfordrende med interregional samordning og koordinering i SANG EPJ i denne situasjonen både for helseregionene og for programmet. For programmet sin del resulterer dette i redusert prioritet og utfordringer knyttet til ressurstilgang både til programmets aktiviteter og

25 PID Kortnavn Fase Avgrensning og innhold Ressurser Fremdrift Avhengigheter Økonomi Kommentar programstyre. Et forslag om å sette programmet SANG EPJ på pause er derfor et eget agendapunkt på dette styremøtet. Avhengighetsoversikt Avhengighetsoversikt for prosjektporteføljen er en aggregert oversikt over avhengigheter som kan påvirke prosjektets evne til å oppfylle prosjektrammene, og porteføljeområdenes evne til å levere ønsket strategisk effekt. Porteføljeansvarlige i Nasjonal IKT følger opp avhengighetene slik at usikkerheten er på et akseptabelt nivå og at utfordringer håndteres. Porteføljeområdene viser hensiktsmessige inndeling av prosjekter i funksjons- og applikasjonsområder. Avhengighetene er kategorisert i fire avhengighetsområder. Leveranser: Avhengighet til leveranser fra aktør eller prosjekt som har stor påvirkning på prosjektets evne til å gjennomføres. Testmiljø: Avhengighet til kapasitet i testmiljø. Utviklingskapasitet: Avhengighet til utviklingskapasitet, eksempelvis hos en EPJ-leverandør eller leverandørdelen hos Direktoratet for e-helse. Bemanning av unike nøkkelressurser: Avhengighet til ressurser som eksempelvis er nøkkelressurser også i andre felles eller regionale prosjekter. Dette er ressurser som en ikke kan erstatte med andre eller leie inn eksternt. Overlevering: Avhengighet til mottakende aktør eller prosjekt for å kunne overlevere leveranse eller oppgave.

26 Avhengigheter med områdeinndeling Aktører Prosjekter Områdeinndeling PID Prosjekter og programmer 29.5 SAFEST realisering Legemiddelkjeden 59 Systemstøtte Sykehusapotekene 47 H-resept Prehospital Helse Sør-Øst Helse Vest Helse Midt-Norge Helse Nord Direktoratet for e-helse Norsk Helsenett SF Helsetjenestens driftsorganisasjon Andre aktører* Leverandører** AMK Robust mobilt helsenett 53 AMK 60 Prehospital EPJ 62 Robust mobilt helsenett Laboratorier 61 Digital patologi konseptstudie Innbyggertjenester 2003 DIS 2016 PAS-EPJ og Kurve Felles infrastruktur Program for kodeverk og terminologi 45 Statistisk logganalyse 1001 Henvisning mellom HF 1005 Automatisk tildeling av fødselsnummer 58 Program SANG EPJ Én innbygger én journal Leveranser Testmiljø Utviklingskapasitet Bemanning av unike nøkkelressurser Overlevering Endring i avhengigheter siste to måneder Ingen endringer. Avhengighetsbeskrivelser * HELFO, Apotekforeningen, Legemiddelverket, DIFI, med flere. ** Leverandører som eksempelvis DIPS, med flere SAFEST realisering vil ha en avhengighet til leveranser fra Statens Legemiddelverk (legemiddelinformasjon, informasjonsmodeller og tjenester for å gjøre legemiddelinformasjon tilgjengelig), og leveranser fra Direktoratet for e-helse (avklaringer rundt endring av meldingsstandarder, deltagelse i forbindelse med innføring av nye standarder for legemiddelinformasjon). 47 H-resept er avhengig av leveranser fra aktører som HELFO, Direktoratet for e-helse, apotekforeningen, med flere for å kunne levere en oppgjørsordning i henhold til tidsplanen.

27 53 Ny teknologi AMK vil ha en avhengighet til eventuelle endringer av Akuttmedisinforskriften av HDIR september 2016 som kan føre til nye krav med påfølgende forsinkelser. Per februar 2017 er det enda ikke foretatt endringer i forskriften. 59 Systemstøtte Sykehusapotekene er avhengig av målbildet fra Apotekforeningens DIFA-prosjekt, som skal levere ny kjerneløsning som skal benyttes i alle landets apotek. Tiltaket har også en avhengighet til ressurser i helseregionene, for å undersøke mulighetene og konsekvensene dersom sykehusapotekene tar i bruk regionale ERP-løsninger. 60 Prehospital EPJ vil i en gjennomføringsfase være avhengig av leveranser fra Robust mobilt helsenett, og er definert som en forutsetning for innføring av P-EPJ løsning. 62 Robust mobilt helsenett vil i en gjennomføringsfase være avhengig av leveranser fra Norsk Helsenett Automatisk tildeling av fødselsnummer prosjektet er avhengig av at regioner de skal støtte i utrulling selv gjennom gjennomfører opplæring, tilpasning og utrulling av løsningene. Ibruktakelse av løsning er også avhengig av kapasitet hos Skattedirektoratet DIS 2016 inneholder en rekke viktige avhengigheter. Utvikling av ny funksjonalitet betinger leveranseevne hos samarbeidende regioner. Bredding av ferdige løsninger nasjonalt betinger teknisk evne og strategisk forankring i den enkelte region. Total innsatsfaktor og koordinering av innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten forutsetter investeringsevne og vilje i helseregioner. En del tematikk betinger avklaringer utenfor spesialisthelsetjenesten. Utvalgt funksjonalitet og tjenester som leveres via DIS 2016 har potensiale til å gjenbrukes i tjenester som planlegges utviklet hos 3.part.

28 Masterplan Prognose for tidslinjer for prosjekter og programmer Diagrammet viser tidsforløpet til pågående prosjekter og antatt videreføring og mulige nye prosjekter i henhold til masterplan 2017 som en er kjent med på nåværende tidspunkt Ny teknologi for AMK Gjennomføre: Avtale for ny felles teknologi for AMK Innføre i helseregionene Prehospital EPJ Forprosjekt Midlertidig stans Forprosjekt Konsept forts. Planlegge Robust mobilt helsenett Konsept: Forprosjekt Planlegge Gjennomføre Program for Samordning Av Neste Generasjons EPJ Planlegge Fase 1: Kartlegge og forvalte god praksis Midlertidig stans Henvisning mellom helseforetak Automatisk tildeling av fødselsnummer Gjennomføre: Pilot Gjennomføre Bredde og ibrukta: Gjennomføre Koordinere i helseregionene utrulling i helseforetak Statistisk logganalyse i behandlingsrettede helseregistre Ny oppgjørsordning for H-resept Planlegge Gjennomføre: Konsept, pilot, bredde, ibrukta Gjennomføre: Realisere løsning Gjennomføre i helseregionene SAFEST Planlegge (29.4) Gjennomføre (29.5) Systemstøtte sykehusapotekene Konsept: Forprosjekt Planlegge Realisere: Fase ut, anskaffe, migrere Digital patologi konseptstudie Konsept: Forprosjekt Planlegge Realisere Grunndata Arkitektur interregionale integrasjoner Konsept: Forprosjekt Konsept Pågående prosjektfase i Nasjonal IKT HF Prognose for neste prosjektfase Antatte gjennomføringsfaser i helseforetakene Antatt tidsperiode for å kunne starte å realisere gevinster i helseforetakene Andre relaterte prosjekter

29 Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten (DIS) Gjennomføre: Videreføre med ytterligere nye tjenester Gjennomføre: Videreføre med ytterligere nye tjenester Gjennomføre: Videreføre med ytterligere nye tjenester Varsling og videresending til digitale postkasser Konsept Planlegge Gjennomføre Digital dialog Konseptfase Planlegge Gjennomføre Digitale skjema Konsept Planlegge Gjennomføre Samhandlingsarena Konsept Planlegge Gjennomføre Informasjon og prognose for tidslinje for andre relevante prosjekter og programmer Oppdatert: Februar 2017 Nasjonal IKT HF delfinansierer prosjekter og programmer sammen med andre aktører i helsesektoren. Disse rapporterer ikke status direkte til Nasjonal IKT HF men administrasjonen er representert i prosjekt- og programstyrer for å utøve eierinteresser inn i prosjektene og programmene. Modernisering av folkeregister Program Felles Infrastruktur (FIA) og Program for Kodeverk og Terminologi Planer for Program Felles Infrastruktur (FIA) og Program for Kodeverk og Terminologi i Direktoratet for e-helse for 2017: Navn Kort beskrivelse av oppgaver og leveranser Fase/ tidsplan Program 2051 Program FIA Felles Infrastruktur - Programmet har som mål i løpet av 2-4 år å bedre samhandlingen i helsesektoren Prosjekt Felles Legemiddelliste Riktigere behandling og færre pasientskader, Bedre utnyttelse av kapasitet og ressurser. Mer komplett datagrunnlag for fremtidig rapportering til sekundærbruk. Delprosjekt Felles Legemiddelliste (Gjennomføring 1.kv -4.kv 2019)

30 Prosjekt Prosjekt Program 2052 Prosjekt delprosjekt delprosjekt delprosjekt delprosjekt delprosjekt Prosjekt delprosjekt delprosjekt delprosjekt Samhandling Sikkerhetsinfrastruktur Program PKT Kodeverk NCP Samordning medisinske prosedyrer NLK Norsk laboratoriekodeverk PAT Patologikodeverket ICPC-2 Helsefaglig kodeverk tilpasset EPJ og samhandling FOV Forvaltning og revisjon av kodeverk og terminologier Virksomheter benytter elektronisk meldingsutveksling i stedet for papir og doble rutiner. Helsepersonell og innbyggere opplever at meldingsutvekslingen er pålitelig. Helsepersonell og virksomheter har en mer effektiv oppfølging av feilsituasjoner ved meldingsutveksling. Delprosjekter: Enhetlig meldingsutveksling, Modernisering, Forvaltning Understøtte rask, enkel og sikker deling av informasjon. Innføring av nye løsninger er enklere og mindre kostnadsdrivende enn i dag. Reduksjon i tidsbruk ved innlogging til nasjonale løsninger. Delprosjekt: Autentiseringstjenester (Gjennomføring 1.kv -4.kv 2017) Program for Kodeverk og Terminologi - Programmet vil på nasjonalt nivå vil samordne, skape struktur og etablere rutiner for å sikre utvetydige og oppdaterte helsefaglige koder og terminologi av høy faglig kvalitet og relevans. Utvikle helsefaglige prosedyrekodeverk for NCRP (radiologi og nukleærmedisin), NCSP (kirurgi) og NCMP (medisin) slik at de samlet sett vil gi en god og entydig oversikt over prosedyrer utført i spesialisthelsetjenesten. Mål for prosjektet er å innføre å innføre Norsk Laboratoriekodeverk som standard i kommunikasjonen av laboratorieanalyser for: 1) Medisinsk biokjemi 2) Medisinsk mikrobiologi 3) Immunologi og transfusjonsmedisin 4) Klinisk farmakologi 5) Medisinsk genetikk 6) Patologi Det overordnede mål for dette prosjektet er å utvikle en oppdatert versjon av norske SNOMED for patologi, som alle patologilaboratorier kan anvende som koder for svarrapportering for laboratorieanalyser. Oppdatere kodeverket ICPC, slik at det er i tråd med de siste årenes teknologisk utvikling og medisinsk begrepsbruk. Dette innebærer å reviderere kodefil for utvidet termsett for å bedre søkefunksjonalitet i EPJ. Gjennomføre endringer og tilrettelegge for vellykket langsiktig forvaltning av helsefaglige kodeverk. Forvaltning av helsefaglige kodeverk skal gjennomføres på mest effektiv måte, og med tilstrekkelig høy kvalitet for å møte sektorens forventninger og behov. Gjennomføring 1.kv kv : Gjennomføringsfase Prosjektet er avsluttet Gjennomføringsfase Gjennomføringsfase Gjennomføringsfase Gjennomføringsfase ICD11 Vurdere oppgradering av ICD10 til ICD 11 Konseptutredning Terminologi NRC Felles standardisert terminologi MÅL Målbilde kodeverk og terminologi KTH Pilot Tannhelse kodeverk Etablere et nasjonalt kompetansesenter og forvaltningsorgan som skal administrere og vedlikeholde SNOMED CT på nasjonalt nivå. Utarbeide målbilde for SNOMED CT terminologi i et fremtidig helhetlig terminologisk målbilde for strukturert journal, prosess og beslutningsstøtte Registrere data basert på SNOMED CT i ordinære tannhelsejournaler på en slik måte at data kan gjenbrukes til rapportering, statistikk, forskning og kvalitetsarbeid. Gjennomføringsfase Gjennomføringsfase Gjennomføringsfase delprosjekt PTERM Pilot SNOMED Utprøving av SNOMED CT på utvalgte terminologiske områder. Første bruksscenario er å utprøve SNOMED Gjennomføringsfase

31 Prosjekt delprosjekt Prosjekt delprosjekt CT terminologi Kodingskvalitet OMK Opplæring medisinsk koding IKT Støtte for kodeverk og terminologi HIS Helhetlig IKT-støtte CT som terminologibinding til arketype utvikling. for anatomisk lokasjon. Identifisere og innføre prioriterte opplæringstiltak for å sikre god kvalitet i medisinsk koding. Utrede, etablere og innføre en helhetlig og brukervennlig IKT løsning som bidrar til å effektivisere og understøtte relevante arbeidsprosesser knyttet til administrasjon, forvaltning og tilgjengeliggjøring av både helsefaglige og administrative kodeverk og terminologier. Gjennomføringsfase Konseptfase

32 Prosjektbeskrivelser og knytning mot strategisk målbilde Tabellen viser en kort beskrivelse for prosjektene og programmene, og hvordan deres antatte gevinstområder er knyttet mot målsetninger som beskrevet i felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten. Publisert informasjon om prosjektene og programmene finnes på Primært mål og fremtidsbilde som understøttes: Sekundære mål og fremtidsbilder som understøttes: PID Kortnavn Kort beskrivelse av oppgaver og leveranser Gode digitale løsninger for pasienten Felles løsninger og tjenester som fremmer kvalitet og effektivitet IKT-støtte for helhetlige standardiserte pasientforløp 29.5 SAFEST realisering Gjøre tilgjengelig forbedret legemiddelinformasjon 45 Statistisk logganalyse Etablere og rulle ut løsning for statistisk analyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre. 47 H-resept Spesifisere, utvikle og innføre elektronisk oppgjørsløsning for H-resepter ved gjenbruk av Helfos eksisterende løsning for elektroniske oppgjør. 53 AMK Anskaffe ny, felles IT løsning til landets AMK sentraler. 59 Systemstøtte Sykehusapotekene 60 Prehospital EPJ Kartlegg og anbefal systemstøtte for legemiddelområdet, med fokus på sykehusapotekforetakenes behov, og utarbeid felles konseptuelt målbilde for de fire helseregionene i forbindelse med utfasing av FarmaPro. Vurder og anbefal konsepter for regional og felles nasjonale løsninger for elektronisk pasientjournal for den prehospital verdikjede. Kartlegg dagens situasjon, undersøk mulighetene som innføring av digital patologi gir, vurder hvilke områder som egner seg for felles nasjonalt konsept, og foreslå felles nasjonalt målbilde. Vurder gjennomførbarhet av anbefalt konsept og foreta planlegging av gjennomføringsfase for felles nasjonal løsning for et robust mobilt helsenett Rett informasjon til rett tid og til rett mottaker Digital patologi 61 konseptstudie Robust mobilt 62 helsenett 1001 Henvisning mellom HF Lage henvisningsmelding fra sykehus til sykehus og piloter i Helse Sør-Øst RHF Automatisk tildeling av fødselsnummer Lage løsning for innsending av nyfødtinfo via NHN og uthenting/oversendelse av fødselsnummer fra SKD innen 24 timer DIS2016 Kravstille og utvikle nasjonale innbyggertjenester for spesialisthelsetjenesten. 58 Program SANG EPJ Samordne felles nasjonale føringer for EPJ med gode og likeverdige helsetjenester.

33 Styremøte Nasjonal IKT HF STATUSRAPPORT PROSJEKTEIER TILTAK 29.5 SAFEST realisering Nasjonal IKT HF SATSINGSOMRÅDE Mål 4 Koordinere RHFene overfor sektoren PROSJEKTLEDER - STATUS OMRÅDE FORRIGE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER ØKONOMI RISIKO NÅ Y Y Y Y Y KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER Generell status: Prosjektet skal stille ressurser til rådighet for Statens Legemiddelverk i deres «Detaljeringsprosjekt» (overordnet design av hvordan kravene fra 29.4 SAFEST planlegging skal realiseres). Ressursforespørsler er sendt til helseregionene. Prosjektstyre er ikke etablert, og prosjektleder er ikke på plass. Statens Legemiddelverk har begynt å etterspørre ressurser, så det haster å få prosjektleder og prosjektressurser på plass. Detaljeringsprosjektet fokuserer på de høyest prioriterte kravene, og resultatet av detaljeringsarbeidet vil bestemme endelig omgang for hva som skal realiseres i FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE RISIKOREDUSERENDE GREP

34 Vedlegg 2 STATUSRAPPORT TILTAK 47 Innføring av elektronisk oppgjørsordning for H-resepter PROSJEKTEIER Nasjonal IKT Sykehusapotekene SATSINGSOMRÅDE Mål 4 Koordinere RHFene overfor sektoren PROSJEKTLEDER Ole-Morten Holmøy, PwC STATUS OMRÅDE FORRIGE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER ØKONOMI RISIKO G G G G Y NÅ G G G G Y KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER Innhold: Løsning etablert ihht til spesifikasjon. Noe kompletterende utvikling planlagt i neste versjon av apoteksystemet (5.18 planlagt utrullet fra ). Ressurssituasjonen: OK. Fremdrift: Løsning innført. Videre oppfølging: Forbedringsmuligheter i FEST og e-reseptløsningen må vurderes i videre forvaltning med forbedret tilrettelegging av mulighet for etterlevelse av prioriteringer/retningslinjer i forskrivningen. DIPS/FM med H-resept støtte må innføres i Helse Midt og Helse Nord. Forvaltningsregime for hele kjeden må etableres. Databehandleravtale mellom HF og Hdir ikke signert, det avhenger av aksept fra informasjonssikkerhetsansvarlige for oversendelse av data fra Helfo til HFene. Det undersøkes muligheter for å benytte meldinger i helsenettet. Gevinstrealisering i HF bør følges opp i videre forvaltning. Økonomi: Mindre overskridelse pga behov for forlengetoppfølging/avslutning i FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE System- eller datafeil som avdekkes i FEST, apoteksystem eller Helfos løsning Manglende oppfølging av «løse tråder» pga manglende etablering av forvaltingsregime RISIKOREDUSERENDE GREP Etablering av forvaltningsregime for videre oppfølging Løsning innført. Sluttrapport ferdigstilt. Avsluttende prosjektstyremøte Sluttbehandling i Prosjekteierforum. Avklart løsning for rapportutsendelse og signering av databehandleravtaler Etablert forvaltningsregime Overlevering til HF Lukking av prosjektet / behandling i NIKT styre

35 Styremøte i Nasjonal IKT Sak xx STATUSRAPPORT TILTAK 53 Ny teknologi AMK PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE STATUS PROSJEKTLEDER Oddmund Aase, prosjektleder KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE FORRIGE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER ØKONOMI RISIKO R R R NÅ R G G Avgrensing og innehold: Pågående diskusjoner kring omfang av kommunikasjon. Ressurser: Detaljplanlegging av dialog 4 har viset at vi trenger en større andel av heltidsressurser for å kunne gjennomføre dialog 4 innenfor rimelig tid. Dette er spesielt utfordrende for arkitekturgruppen og innkjøpsfaglige ressurser. Forespørsel om arkitekturressurser samt ytterligere en innkjøpsressurs er sendt ut i regionene. Fremdrift: Endringsanmodning inkl. revidert prosjektplan ble vedtatt av styret i Nasjonal IKT den Eksterne avhengigheter: Prosjektet arbeider med avtaler med eksterne parter (DNK, HDIR) i forhold til deres bidrag i videre arbeid i kommunikasjonsgruppen. Økonomi: Endringsanmodning inkl. revidert prosjektbudsjett ble vedtatt av styret i Nasjonal IKT den FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE U4: Manglende eller forsinket finansiering av resultatet av prosjektet U29: Ressursmangel fører til at man må legge prosjektet ut i tid, med påfølgende konsekvenser for regionenes virksomhet RISIKOREDUSERENDE GREP U4: Innføringsmodell er nå avklart, det ser ut som at det kun trengs styrebehandling i HSØ men det ser ut som at den faktiske finansieringsbeslutningen ikke vil komme før relativt sent i prosjektet. Ytterligere risikoreduserende grep må utredes. U29: Se «Ressurser» i statusendringer ovenfor. M8: Når løsningsbeskrivelser er evaluert og antall løsninger er redusert til 3-5. M9: Når prinsipper for finansieringsplan er akseptert i AD RHF møte M10: Når Prosjektstyret godkjenner å gå inn i siste dialogrunde for kontraktsavklaringer og forhandlinger

36 Styremøte Nasjonal IKT STATUSRAPPORT TILTAK 59 - Felles forprosjekt for systemstøtte for legemiddelkjeden og sykehusapotekene PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE Felles løsninger og tjenester som fremmer kvalitet og effektivitet PROSJEKTLEDER Jon Gausdal, Hemit STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FORRIGE G G NÅ G G Siden forrige rapport har prosjektet justert prosjektforslaget for felles nasjonalt prosjekt for samarbeid om anskaffelse av butikkdataløsning og integrasjon med DIFA-leveransen Forøvrig ingen endring siden forrige statusrapport. Prosjektet avventer resultatene fra sonderingene som foregår mellom sykehusapotekene og regionale ERP-prosjekter. FREMDRIFT R R EKSTERNE AVHENGIGHETER G G ØKONOMI G G RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE Prosjektets avslutning kan trekke ut i tid dersom de regionale prosjektsonderingene trekker ut. RISIKOREDUSERENDE GREP Prosjektstyret kan vurdere å avslutte prosjektet selv om planene for sykehusapotekenes deltakelse i de regionale økonomi- og logistikkprosjektene ikke er fullført. M : Vedtak om oppstart M : Planlegging M : Kick-Off M : Gap FarmaPro M : Beskrivelse av dagens arbeidsprosesser M : Beskrivelse av målbilde M : Gapanalyse M : Konsept M : Virksomhetsarkitektur M : Underlag hovedprosjekt M : Sluttleveranse M : Avslutning

37 Nasjonal IKTs styremøte Vedlegg 2 STATUSRAPPORT TILTAK 58 - Program for samordning av neste generasjons EPJ (SANG EPJ) PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE 1-5 PROGRAMLEDER Siv Ingebrigtsen STATUS OMRÅDE FORRIGE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER ØKONOMI RISIKO G Y Y G G NÅ G Y R Y Y KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER Det har blitt arbeidet med innretning på arbeidet knyttet til Samordning av de regionale EPJ-programmene». I ekstraordinært Prosjektforum ble det tilslutning på å etablere EPJ Samordningsråd for regionale program som er et koordinert samarbeid om prosjektaktiviteter for overgang til DIPS ARENA og andre felles IT-produkt, der to eller flere regioner ser verdi av koordinert fremdrift og oppgavefordeling. Regionene har utpekt medlemmer til Samordningsrådet. Strategisk tenkning for EPJ-området er i endring siden SANG EPJ ble vedtatt vinteren Det er utfordrende med interregional samordning og koordinering i SANG EPJ i denne situasjonen både for helseregionene og for programmet. For programmet sin del resulterer dette i redusert prioritet og utfordringer knyttet til ressurstilgang både til programmets aktiviteter og programstyre. Et forslag om å sette programmet SANG EPJ på pause er derfor et eget agendapunkt på dette styremøtet. FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE 1. Mangel på programstyre reduserer fremdrift på beslutninger 2. Programmet gir ikke forventet merverdi til de regionale programmene 3. «Helseplattformen» kan redusere motivasjon for å investere i DISP Arena RISIKOREDUSERENDE GREP a. Ny innretning på programmet med 3 regioner og fokus på konkrete gevinster på kort sikt b. Bemanne programmet riktig fra regionenes side c. Ny innretning gir bedre forutsetning for sammensetning av programstyre Vedtatt etablering av EPJ Samordningsråd for regionale program. Første versjon av prosjektforslag for «Problemliste» Kommende aktivitet: Etablering av programstyre Første leveranser av prosjektet «Kartlegging av god praksis» Utarbeide prosjektforslag for «Problemliste» og «kritisk informasjon»

38 Styremøte i Nasjonal IKT HF STATUSRAPPORT TILTAK 61 Digital patologi konseptstudie PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE NA PROSJEKTLEDER Line Rodahl Dokset, Sykehuspartner HF STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD FORRIGE G NÅ G Fortsatt gul status på ressurser. Vi mangler svar fra HSØ om vi kan beholde vår arkitekt som har en sentral rolle i denne siste fasen av konseptstudien. RESSURSER Y Y Alle hovedproduktene er levert og godkjent. Prosjektgruppen arbeider nå med prosjektforslaget, prosjektbegrunnelsen og foranalyserapporten. FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER G G G G Det er planlagt kommunikasjonsaksjoner, for å forberede interessenter på digital patologi. ØKONOMI G G RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE 1. Komplekse problemstillinger med avhengigheter til andre prosjekter og fagmiljø. 2. Stor arbeidsbelastning i avdelingene og regionene. RISIKOREDUSERENDE GREP 1. Løpende dialog med aktuelle prosjekter og fagmiljø. Avgrensning. 2. Kommunikasjon med regionene om flere ressurser. MP1, 2 og 3 etablering av prosjektet MP4, 5, 6, 7og 8 Kartlegging og analyse MP9 Konseptuell to be beskrivelse 1. versjon MP10 Gap analyse MP11 Konseptuell to-be beskrivelse 2. versjon MP12 Grunnlagsdokumenter for neste fase MP13 Oppsummering/presentasjon. MP14 Avslutning.

39 Styremøte i Nasjonal IKT Vedlegg 3 STATUSRAPPORT TILTAK 62 Robust Mobilt Helsenett PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE NA PROSJEKTLEDER Rune Holger Andersen HF Sykehuspartner STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER ØKONOMI FORRIGE G G G G G NÅ G G G G G Avgrensning og innhold: Styringsdokument formelt godkjent (v 1.0). Ressurser: Tilbakemelding fra HSØ er at vi får ikke flere ressurser til utvidet prosjektgruppe. HSØ involveres nå gjennom informasjonsmøter og avstemningsmøter mellom teknisk prosjektleder og tekniske/prehospitale ressurser hos HSØ. Dette har fungert bra så langt og status settes til grønn. Fremdrift: Leveranser til neste styremøte er i rute og vil bli levert til styremøte Eksterne avhengigheter: Det gjennomføres nå en «informasjonsturne» mot involverte regioner og organisasjoner. Ingen ytterligere avhengigheter er avdekket gjennom dette arbeidet. Økonomi: Ved utgangen av januar er det brukt 672 mindre enn budsjettert. RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE 1. Finansiering av løsning 2. Organisering av driftsmodeller 3. Avklaringer rundt kryptering 4. Usikkerhet rundt lønnsomhet 5. Løsning kan bli for kostbar RISIKOREDUSERENDE GREP 1. Finansiering beskrives i leveranse «Strategi for anskaffelse» 2. Avklares mot NHN, HDO og evt andre aktører 3. Følges opp mot arkitekturforum 4. «Business Case» vil bli utarbeidet 5. Fleksible modeller for anskaffelse og regionale tilpasninger M12 Arbeid med å innhente informasjon og referanser er avsluttet M13 Prosjektleveranse «Driftsmodeller» ferdigstilt for godkjenning av prosjektstyre M14 Prosjektleveranse «Strategi for anskaffelse» ferdigstilt for godkjenning av prosjektstyre M15 Prosjektstyremøte M16 Forslag til «Business Case» ferdigstilt for godkjenning i prosjektstyremøte M17 Forslag til «Kravspesifikasjoner» ferdigstilt for godkjenning i prosjektstyremøte M18 - Forslag til «Styrende dokumenter for neste fase» ferdigstilt for godkjenning i prosjektstyremøte M19 Prosjektstyremøte for godkjenning av leveranser fra planfase.

40 Styremøte i Nasjonal IKT STATUSRAPPORT TILTAK Henvisning mellom HF PROSJEKTEIER Nasjonal IKT Helse Sør-Øst RHF SATSINGSOMRÅDE Mål 4 Koordinere RHFene overfor sektoren PROSJEKTLEDER Mona Syversen, Sykehuspartner STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER FORRIGE G G Y Y NÅ G G Y Y Ytterligere oppdatert meldingsdokumentasjon for henvisning 2.0 ble levert fra Direktoratet for e-helse 6. februar Omfang på tilhørende endringer i DIPS må nå avklares, prioriteres og implementeres i DIPS før videre test og pilotering kan gjennomføres Ibruktakelse av henvisning 2.0 mellom HF vil avhenge av regionenes innføringsstrategi for Dips Arena Det vil i samarbeid med NIKT utarbeides forslag til videre organisering av gjenstående aktiviteter Sluttrapport for NIKT-tiltak 1001 utarbeides i mars ØKONOMI RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE Manglende forpliktelse fra leverandør DIPS om videre utvikling av viderehenvisningsløsningen kan medføre ytterligere forsinkelser knyttet til pilotering og utbredelse av endelig løsning for revidert henvisningsmelding ved HF RISIKOREDUSERENDE GREP Ferdigstille meldingsstandarden og deretter avgrense hvilke elementer som må inngå i DIPS før videre pilotering og utbredelse anses som aktuelt M1 Prosjektet klart for oppstart M2 Prosjektgruppe etablert M5 Revidert meldingsstandard for henvisning klar for test i DIPS, runde 1 i M6 Henvisning mellom HF pilotert ved utvalgte HF i HSØ, i 2016 Det må med utgangspunkt i følgende leveranser gjøres en vurdering av det videre arbeidet knyttet til test og pilotering av henvisning mellom HF: Ytterligere oppdatert meldingsstandard fra Direktoratet for e-helse Release fra DIPS ASA med tilhørende funksjonalitet

41 Styremøte i Nasjonal IKT Vedlegg 2 STATUSRAPPORT TILTAK SATSINGSOMRÅDE OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER ØKONOMI BESKRIVELSE Det er en risiko for at driftsavtalen ikke undertegnes av alle regionene og NHN innen Dette vil i så fall også forsinke overføring til drift og forvaltning utover Det er en risiko i forbindelse med uthenting av gevinster. Dette fordi fødselsnummer ikke tildeles raskt nok til at spesialisthelsetjenesten slipper å dobbeltmerke barna. Dette er en manuell rutine som krever ekstra ressurser. Videre er det oppdaget «heng» i løsningen til Skattedirektoratet, og dette fører til at fødselsnummeret sendes ut i «batcher». STATUS 1005 Automatisk melding om fødsel Mål 3 Være RHFenes samarbeidspart overfor myndighetene i nasjonale tiltak FORRIGE Y NÅ RISIKO RISIKOREDUSERENDE GREP Overlevering til forvaltning i HSØ er påbegynt og følges tett. Det er viktig at løsningen godkjennes av NIKT, slik at HSØRHF i sin tur kan underskrive driftsavtale. Felles nasjonal implementeringsplan må følges og tas på alvor. PAS må være master for pasientdemografiske data, og fagsystemene må være integrert med PAS/EPJ på HL7 Connector for at løsningen skal fungere. HL7 Connector må anskaffes. Uthenting av gevinster må planlegges sammen med helsesiden av programmet for modernisert folkeregister. PROSJEKTEIER PROSJEKTLEDER Nasjonal IKT Anne- Britt H. Thuestad, Sykehuspartner Innhold Trinn1: Nasjonal utrullingsplan er revidert. Oppstart verifisering av Sykehuset i Vestfold er , og forberedelser har gått etter plan. Helse Midt-Norge planlegger oppstart verifisering den 24.04, og arbeidet er i henhold til plan. Helse Nord vil gå i verifisering etter den med produksjonssetting før Det skal lages en prosjektplan for videre fremdrift. Det er gjennomført oppstartsmøter med både Helse Midt-Norge og Helse Nord. Trinn2: Prosjektet venter fremdeles på tilbakemelding fra ledermøte i OUS angående klarering av videre produksjonssetting av Trinn 2 ved helseforetaket. Piloten ( og øvrig nasjonal løsning) må videre godkjennes av NIKT. Fremdrift: : Implementeringsarbeidet går etter plan i Helse Midt-Norge og ved Sykehuset i Vestfold. Fremdrift settes til gult da vi ikke har en prosjektplan for Helse Nord. Økonomi: Det er bevilget inntil eks. mva. til innleie av prosjektleder ut mai Hittil er det forbrukt eks. mva. Avhengigheter: Det er avhengigheter knyttet til at Helse Nord og Helse Midt-Norge lager og følger utrullingsplaner som bygger på nasjonal utrullingsplan. Når det gjelder implementering av mottak av fødselsnummer, er prosjektets ansvar å sørge for at fødselsnummeret kommer inn i PAS. Prosjektet ser at videre distribusjon av fødselsnummer fra PAS til fagsystem har avhengigheter til at PAS er master for fødselsnummer og at fagsystemene er integrert med PAS på HL7 connector. Prosjektet ser at utbredelse av Trinn 2 vil kreve utbredelse av standardisert integrasjonsgrensesnitt for logistikkmeldinger der dette ikke finnes i dag, samt gjennomgang av rutiner for alle fagmiljøer, både der fagsystemet har integrasjoner/ikke har integrasjoner mot PAS. (Implementering av Trinn2 er utenfor prosjektet.) Det er store gjensidige avhengigheter mellom fødselsnummerprosjektet og helsesiden av modernisert folkeregister mht. uthenting av gevinster. Gevinstene kan først hentes ut slik det er forventet når fødselsnummer kommer raskere fra Folkeregisteret. FERDIGSTILTE MILEPÆLER M1: Prosjektet klart for oppstart M2: Pilot for frittstående løsning er opprettet og gjennomført ved Rikshospitalet M3: Maler for driftsavtale og databehandleravtale er godkjent M4:Nasjonal utrullingsplan er ferdigstilt M5: Behovsdokumentet er ferdigstilt. M6:Frittst.løsning er utarbeidet og dokumentert. M7: Revidert plan for integrert løsning er ferdigstilt M8:Løsningsdesign for integrert løsning ferdigstilt M9:Integrert løsning mottak av fødselsnummer er ferdig utviklet. M10: Løsning for sending av datasett fra DIPS er tatt NESTE MILEPÆLER M12: Sluttdokumenter er levert.

42 Status pr STATUSRAPPORT TILTAK DIS 2017 (Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten) PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINGSOMRÅDE Selvbetjening og samhandlingsløsninger PROSJEKTLEDER Line Ringheim, Direktoratet for e-helse STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINGER OMRÅDE AVGRENSING OG INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENGIGHETER ØKONOMI FORRIGE G G G G G NÅ G G G G G Fremdrift og økonomi Prioriterte utviklingsområder for felleskomponenter som ble påstartet i DIS-2016 er levert som planlagt i februar releasen og resten leveres i mai release 2017 på helsenorge. Prosjektaktivitet pilot for PROM-skjema startet i samarbeid med kvalitetsregistrene/ Hemit og er forlenget fra mars til mai 2017 pga et meget begrenset grunnlag av skjemaer som er sendt til innbygger. Flere registre kobles på løsningen etter februar releasen og en ny evaluering gjøres innen Konseptleveransen for Digital dialog ble levert som planlagt i februar, mens konseptleveransen for Samhandlingsarena er forsinket og planlagt levert i april. Prosjektet har jobbet videre med konseptet og utdypet konseptretning. Det var behov for en ny gjennomgang med juridisk og personvern, samt utarbeide en presentasjon av konseptet for gjennomgang med alle RHF ene. Forslag til prioriterte leveranser for DIS 2017 ble presentert i prosjektstyre Prosjektet jobber nå med å planlegge leveranser og ferdigstille prosjektdirektiv til prosjektstyremøte Totalforbruk er pr er kr og er iht forventet kostnadsutvikling RISIKO FERDIGSTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE Totalleveranser i 2017 vil kreve at regionene gjør lokal utvikling og tilpasning. Det må avklares hvilke regioner som skal være først ute med å ta i bruk felleskomponenter. RISIKOREDUSERENDE GREP Prosjektet innleder dialog med regionene for å avklare mulighetsrommet : Prosjektstyremøte i DIS med presentasjon av forslag til prioriterte leveranser i : Februar release helsenorge Ultimo februar: Konseptleveranse for «Digital dialog» Ultimo mars: Prosjektdirektiv 2017 presenteres for prosjektstyre i DIS Ultimo april: Konseptleveranse for Samhandlingsarena 21.05: Mai release helsenorge * Detaljerte prosjektplaner inneholder delmål for delprosjekt

43 Vedlegg 31 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 31/17 B Avslutning av 47 'Elektronisk oppgjørsordning for H- resept' Bakgrunn De regionale helseforetakene fikk overført finansieringsansvar for noen biologiske legemidler fra folketrygden/nav 1. juni 2006, og har senere fått overført finansieringsansvaret for flere legemidler og legemiddelgrupper. Finansieringsordningen har fått tilnavnet H-resept ordningen (helseforetaks-resepter) og omfatter det som betegnes som selvadministrerte HF-finansierte legemidler. Finansieringen ble overført for å forhindre forbruksvridning, stimulere til riktig prioritering og å åpne for priskonkurranse. Legemidlene i H-reseptordningen forskrives på resept til den enkelte pasient, hentes ut på valgfritt apotek og administreres utenfor sykehus av pasienten selv eller andre. For å legge til rette for at utlevering skulle kunne gjøres ved ethvert sykehusapotek og privat apotek, ble det inngått en oppgjørsavtale som regulerte oppgjøret mellom apotek og helseforetak for legemidlene i ordningen. Hovedlinjene i avtalen har vært uendret siden den ble inngått i Manglende regelverkforankring og utfordringer knyttet til oppgjør har medført at finansieringsordningen ikke har fungert optimalt. De regionale helseforetakene ble i Foretaksprotokollene i 2011 gitt likelydende oppdrag om å samarbeide med Helsedirektoratet og Apotekforeningen om forbedring av H- reseptordningen. RHF fagdirektørmøtet vedtok i februar 2012 å iverksette et arbeid for å utrede muligheten for å innføre en elektronisk oppgjørsordning for H-resepter. RHF fagdirektørmøtet ga Nasjonal IKT i oppdrag å iverksette arbeidet, og i perioden februarmai 2013 gjennomførte Nasjonal IKT et forprosjekt for å se på muligheten. Forprosjektet utredet nødvendige endringer i aktuelle systemer og sluttrapporten fra forprosjektet ble fremlagt i mai Etter gjennomføring av forprosjekt for utredning og avklaring, ble prosjektet Innføring av elektronisk oppgjørsløsning for H-resepter etablert i regi av Nasjonal IKT juli Prosjektets hovedmål var å spesifisere, utvikle og innføre elektronisk oppgjørsordning for H-resepter ved gjenbruk av Helfos eksisterende løsning for elektronisk oppgjør (blåreseptordningen). Status Prosjektet har levert i henhold til oppdraget gitt i prosjektdirektivet, og sluttrapport er godkjent i prosjektstyret og behandlet i Prosjektforum med vedtak «Prosjektforum anbefaler at prosjektet avsluttes». Prosjektets dokumentleveranser og 1

44 Vedlegg 31 sluttrapporten er publisert på nasjonalikt.no ( Oppsummering av sluttrapporten Prosjektets leveranser knyttet til selve løsningen og oppgjørsordningen ble fullført i januar Løsning i alle systemer var da fullt innført og i produksjon, og verifisert fungerende etter intensjon og spesifikasjon. Helseforetakene har ved avslutning av prosjektet gått over til en hel-elektronisk oppgjørsløsning som spesifisert. I oppdragsavtalen med Helfo er det etablert kontaktpersoner i de regionale helseforetakene for oppfølging av avtalen. Disse kontaktpersonene vil inngå som en del av forvaltningsordningen. De ulike eksterne partene (Apotekforeningen, Helfo, Statens legemiddelverk, Direktoratet for e-helse) vil drive systemforvaltning av sine egne løsninger i egen regi. Behov for koordinering av systemløsninger på tvers av kjeden vil sikres av forvaltningen som etableres. Nytteeffekter Prosjektets leveranser har gitt effekter som vises i tabellen. Kvalitative effekt Bortfall av fakturering av helseforetak i det enkelte apotek Bortfall av behandling og oppfølging av fakturaer i HFene (Mottak av én kontrollert og riktig faktura fra Helfo mot tidligere én faktura fra hvert apotek med usikker kvalitet) Kvalitetsheving på forskrivning Kvalitetsheving på ekspedering Godkjent mål i prosjektet på effekt All fakturering av helseforetak for H-resepter skal bortfalle til fordel for generering av elektroniske oppgjørskrav til Helfo. Felles faktura for all ekspedering fra alle apotek for helseforetakets pasienter mottas hver 14. dag. Faktura omfatter kun pasienter med bostedsadresse i helseforetakets opptaks-område og for godkjent legemiddel fra godkjent rekvirent til riktig pris. Viktigheten av korrekt kostnadsgrunnlag har bare blitt viktigere for helseforetakene underveis i prosjektet som en følge av at ordningen stadig utvides. Omsetningen på cirka 1,7 mnd kr/år i 2013 er omtrent doblet til godt over 3 mnd i Bedre systemstøtte i EPJ/e-resept løsningen for H-resept forskrivning. Ikke implementert i alle HF og mangler i EPJ-systemene for avtale-spesialistene. Funksjonalitet i EPJ, e-resept og FEST bør vurderes forbedret basert på erfaringer etter noe bruk. Anslås at tilgjengelig gevinst ikke er optimal enda. Bedre systemstøtte for ekspedering, automatisering av manuelle kontroller, automatisert import av kontrollgrunnlag fra HP og FEST. Eliminering av muligheter for brukerfeil ved ekspedering. Noen mangler blir realisert i neste versjon av Grad av realisering 100% 100% Cirka 80% Cirka 80% 2

45 Vedlegg 31 Rapportgrunnlag fra Helfo muliggjør bedre virksomhetsstyring i HFene apoteksystemet. Fortsatt en del papirresepter som krever manuell registrering. Kan følge opp medikamentbruk i forhold til LIS-anbud og andre retningslinjer, og kan koble krav mot NPR-data for avstemming av kostnader mot inntekter. Forskrift muliggjør oversendelse av personsensitiv informasjon som gjør oppfølging av inntekter mulig, men oversendelse forutsetter at løsning for oversendelse vurderes ferdig og aksepteres slik at HFene kan få den informasjon som de har spesifisert. Ikke komplett realisert. Cirka 50% Kostnader Prosjektet har hatt kostnader til innleid prosjektleder fra PwC og til utviklingskostnader for løsning i Helfo/NAV sine systemer (kontrolldel samt utbetalings-, fakturerings- og rapporterings-løsning). I tillegg hadde prosjektet i en tidlig fase ekstern juridisk bistand for vurderinger og innspill knyttet til utkast til ny forskrift. Utover budsjetterte midler i 2016, er det avklart at det benyttes noe midler i første kvartal i 2017 til ferdigstillelse og avslutning av prosjektet, inkludert etablering av forvaltningsregime. Disse kostnadene i MNOK er estimert, og inkludert i samlet prosjektregnskap som er fremstilt under. Beskrivelse Sum (6 mnd) (estimat) Prosjektledelse inkl. reiser 0,66 0,86 1,10 1,21 0,31 4,14 Juridisk bistand 0,29 0,29 Utviklingskostnader Helfo 0,25 0,87 1,40 2,52 Totalt prosjektregnskap 0,91 2,02 1,10 2,61 0,25 6,95 MNOK I oppdragsavtalen med Helsedirektoratet/Helfo er det avtalt årlige vedlikeholdskostnader på kr 2 MNOK som faktureres de regionale helseforetakene. Evaluering av prosjektgjennomføring Prosjektet har vært gjennomført over en meget lang periode (juni 2013 mars 2017) og har omfattet mange aktører og leveranser. Utvalgt oppsummering under er basert på prosjektleders oppfatning og egne erfaringer: Planlegging av leveranser er utfordrende med tanke på liten kontroll over prioriteringer, utviklingsplaner og utrullinger for de ulike systemløsningene. Periodevis manglende fokus og tilgjengelighet fra ulike aktører som en konsekvens av at de ikke er prosjektdeltakere og kun gjør «prosjektarbeid» som en del av øvrig «linjearbeid» uten noen formell avklaring for prosjektbidrag.. Helhetlig sikring og forankring av prioriteringer (systemleveranser og ressurstilgang) hos de ulike aktørene. 3

46 Vedlegg 31 Sikring av felles forankrende synspunkter på ulike forhold knyttet til tilrettelegging, løsning og innføring. Arbeid med «verdikjeder» som krever systemløsninger på tvers av ulike aktører og systemer er krevende å planlegge, gjennomføre og styre. Basert på erfaringene i prosjektet, vil det for slike løsninger være spesielt viktig å Avklare eierskap til løsningen. Ha «nærhet» til beslutningstakere hos de ulike aktørene. Sikre forpliktelser fra de ulike aktørene og avklare bidrag og interesser i gjennomføringen. Sikre deltakelse for best mulig samarbeid om avklaringer og forankring av løsningsbeskrivelse. Sikre forankring av prioriteringer knyttet til systemleveranser med de ulike aktørene. Sikre en koordinert felles leveranseplan med de ulike aktørene. Organisere en helhetlig testing av de ulike systemleveranser og funksjonalitet i hele «verdikjeden». Avklare kriterier for avslutning av prosjektet, ansvar for gevinstrealisering i ulike deler av kjeden og hvordan ivareta helhetlig forvaltning av hele løsningen. Arbeid med «verdikjeder» hvor systemløsningene skal realisere mål og gevinster som dekker både økonomiske og medisinskfaglige interesser er krevende å håndtere med tanke på å sikre helhetlig forståelse og eierskap for ivaretakelse av begge perspektiv. Basert på erfaringen i prosjektet, vil det for slike prosjekter være spesielt viktig å Ha et tydelig eierskap og en avklart styringsstruktur som dekker begge perspektiv i prosjektet. Ha avklarte grensesnitt til relevante fora og beslutningstakere. Kunne få avklart forankrede synspunkt og holdninger for ulike perspektiv og sikre koordinering av disse. Sikre tilstrekkelig forståelse og ansvar for løsningen i alle perspektiv med tanke på behov for avklaringer, prioriteringer, beslutninger fra de involverte. Sikre ivaretakelse av alle perspektiv i videre forvaltning av løsningen. Forvaltning av etablert løsning Nasjonal IKT sin modell er lagt til grunn for foreslått forvaltningsordning for H-resept ordningen, og en tilpasset fremstilling av modellen er vist i figuren under. Modellen skisserer en styringsstruktur og ulike roller som er nødvendig for en god og sikker drift og forvaltning. 4

47 Vedlegg 31 RHF Økonomidirektørmøtet vil fungere som interregional systemeiergruppe, og har ansvaret for å etablere det interregionale forvaltningsrådet, som vil bestå av kontaktpersoner i avtalen med Helsedirektoratet/Helfo, ledere av de regionale forvaltningsrådene og utvalgte nøkkelressurser fra noen helseforetak. Videre muligheter for nytteeffekter Prosjektet anbefaler at det arbeides videre med følgende områder, og at dette oppgaveansvaret legges til det interregionale forvaltningsrådet. Etablere løsning i regi av Helsedirektoratet for å overføre oppgjørsdata (oppgjørsrapport) fra Helfo til Helseforetakene. Forbedre løsning i FEST for å sikre bedre etterlevelse av beslutninger, retningslinjer og prisanbud. Tilrettelegge for ytterligere effekter og realisering av gevinster i helseforetakene Tilrettelegge for strukturert og lik oppfølging av kostnader og inntekter i helseforetakene. Forbedre ereseptløsningen (sikre økt og riktig bruk av refusjonskode). Mulighet for å tilrettelegge for datautveksling med Norsk pasientregister. Inkludere oppgjørsordning for LAR-legemidler i løsningen og forvaltningsregimet. 5

48 Vedlegg 31 Vurdere oppgjørsløsning for øvrige legemidler som omfattes av RHFenes finansieringsansvar. Veien videre for tre uavklarte mulighetsområder identifisert i prosjektet I avslutningsfasen av prosjektet er det spesielt tre oppgaveområder som ikke er ferdig avklart når prosjektet avsluttes, og som prosjektet anser relevant for styret å kjenne til. Oppgaveområde 2 og 3 er ikke en del av prosjektets definerte omfang i prosjektdirektivet. Videre oppfølging av disse tre områdene vil legges til det interregionale forvaltningsrådet. 1. Overføre oppgjørsdata (oppgjørsrapport) fra Helfo til helseforetakene Helfo produserer en månedlig oppgjørsrapport til hvert enkelt helseforetak, som bruker rapporten til virksomhetsstyring. Rapportene må inneholde pasientenes navn og personnummer for at helseforetakene skal ha full nytte av rapporten. I påvente av at det avklares en sikker måte å overføre rapporter med slik sensitiv personinformasjon på, er dette foreløpig utelatt fra oppgjørsrapportene. Prosjektet har arbeidet med Helsedirektoratet, Helfo og de regionale informasjonssikkerhetsutvalgene for å avklare en sikker måte å overføre oppgjørsrapporter på. Rapportene kan i dag sendes som krypterte vedlegg i e-post. De fire helseregionene har ikke kommet til en felles konklusjon om at dette er en løsning som kan aksepteres, selv ikke som en midlertidig løsning. Prosjektet arbeider derfor nå med Helsedirektoratet, Helfo/NAV og Norsk Helsenett for å undersøke om det finnes muligheter for å etablere en form for portalløsning eller utnytte etablerte meldingsstrukturer i helsenettet for å overføre oppgjørsdata fra Helfo/NAV til helseforetakene. Både Norsk Helsenett og Helfo/NAV signaliserer at det bør være mulig å bruke en dialogmelding med oppgjørsrapporten som vedlegg. Det prioriteres derfor å undersøke denne muligheten først. Det arbeides nå med avklaringer knyttet til hvordan mottak av meldinger kan håndteres av HFene for å sikre behov knyttet til bruk, distribusjon og lagring av rapportene i hvert enkelt HF. Dette vil i samarbeid med Norsk Helsenett bli fulgt opp mot de fire IKT-selskapene for nærmere avklaring og eventuell tilrettelegging. 2. Forbedre løsning i FEST for å sikre bedre etterlevelse av beslutninger, retningslinjer og prisanbud Statens legemiddelverk er ansvarlig for å merke alle H-reseptlegemidler i FEST og å formidle avtaleprisene på disse. Dette gjøres på bakgrunn av mottatte data fra Sykehusinnkjøp HF (LIS) som har ansvar for kvaliteten på data. I oppstarten har det vært utfordringer ved datakvaliteten fra LIS. FEST brukes som grunnlag for forskrivning av H-resepter i ulike forskrivningssystemer. For å sikre etterlevelse av LIS-anbud, må det forskrives spesifikt på varenummer/pakningsnivå. Med dagens struktur i FEST er dette løst ved å unnta alle H- reseptlegemidler for virkestofforskrivning. Dette er en manuell løsning for Statens legemiddelverk. 6

49 Vedlegg 31 Det er også ønskelig å se nærmere på tiltak for å sikre bedre etterlevelse av LIS-avtaler og helseregionenes prioriteringer ved bruk av eksempelvis vilkår i FEST. RHF fagdirektørene har bedt LIS om å være «bestiller» på deres vegne overfor Statens legemiddelverk av slik implementering i FEST. Statens legemiddelverk vil være ansvarlig for hensiktsmessig teknisk implementering i FEST for slike bestillinger. Implementering av løsning må koordineres og avstemmes med e-reseptløsningen. 3. Tilrettelegge for ytterligere effekter og realisering av gevinster i helseforetakene Innføring av elektronisk oppgjørsordning for H-resept har først og fremst hatt den effekt at HFene har fått en helt annen situasjon knyttet til håndtering av fakturaer. Helseforetakene kunne tidligere få opptil flere fakturaer i måneden til ulike tidspunkt fra en rekke ulike apotek, som de brukte mye tid på å kontrollere og følge opp. Helse Bergen HF kunne eksempelvis typisk motta rundt 120 fakturaer hver måned fra apotek. Ny ordning medfører at de nå kun får 2 fakturaer i måneden fra Helfo, og disse er ferdig kontrollert, korrekte og inneholder nødvendig regnskapsmessig dokumentasjon. Andre effekter er bortfall av alle utbetalinger til apotek og betydelig mindre antall bilag som må arkiveres. Helseforetakene mottar nå oppgjørsrapporter fra Helfo med data de ikke hadde tilgang på tidligere, og de er i stand til å gjøre avsetninger og drive virksomhetsstyring på en mye mer hensiktsmessig og presis måte enn tidligere. Den samlede effekten for helseforetakene er tidsbesparelser, kvalitetsheving på datagrunnlaget og nye muligheter knyttet til analyse og virksomhetsstyring. Prosjektet har formidlet informasjon til helseforetakene om muligheter knyttet til gevinstrealisering, og det har vært noe dialog om organisering og strukturering av analysearbeid og oppfølging. Forvaltningsordningen som etableres bør få ansvar for oppfølging og tilrettelegging av felles grunnlag og metodikk for analysearbeid og rapportering i helseforetakene, samt bistå med tilrettelegging for realisering av gevinster. Administrerende direktørs vurdering Administrerende direktør anbefaler avslutning av prosjektet. Prosjektet har levert på oppdraget slik det er definert i prosjektdirektivet. Det er viktig at RHF-direktørene får etablert det interregionale forvaltningsrådet som kan forvalte og følge opp oppgjørsordningen, og eventuell videreutvikling av konseptet. Forslag til vedtak 1. Styret vedtar at tiltak 47 Elektronisk oppgjørsordning for H-resept avsluttes. 7

50 Vedlegg 32 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 32/17 B Innretning av programmet Samordning av neste generasjons EPJ Bakgrunn Programmet Samordning av neste generasjons EPJ s overordnede mål er å samordne regionenes EPJ-løsninger slik at de fremstår mer enhetlig, fremmer kvalitet og bidrar til effektivitet for både ansatte, samarbeidspartnere og pasienter. Fase 1 av programmet som løper fra 2016 frem til midten av 2017 omfatter kartlegging av god regional EPJ-praksis samt etablering av forvalting av felles god praksis. Programmet vil også identifisere og vedlikeholde liste over prosjektkandidater til programmet. Noen av disse kandidatene vil bli videreutviklet i fase 1 slik at de kan legges frem for prioritering for neste fase av programmet. Programmet fasiliterer også EPJ Samordningsråd for regionale program som koordinerer de regionale programmene for overgang til DIPS Arena og andre felles IT-produkter, der to eller flere regioner ser verdi av koordinert fremdrift og oppgavefordeling. På grunn av arbeidet med Helseplattformen har Helse Midt-Norge valgt å ikke delta i programmet SANG EPJ. Status Strategisk tenkning for EPJ-området er i endring siden SANG EPJ ble vedtatt vinteren Det pågår regionalt strategiarbeid på EPJ-området, og Helse Vest, Helse Sør-Øst og Helse Nord skal sørge for en felles plan og koordinert utvikling av elektronisk pasientjournal (EPJ) og pasientadministrative system (PAS), blant annet for å danne grunnlag for felles realisering av én innbygger én journal. Planen skal ferdigstilles innen 1. oktober Samtidig pågår det et regionalt utprøvingsprosjekt Helseplattformen i Midt-Norge for det nasjonale målbildet Én innbygger én journal. Direktoratet for e-helse (E-helse) har også startet planlegging av en nasjonal løsning for kommunal helse- og omsorgstjeneste. E-helse jobber også med et veikart for den samlede gjennomføringen av arbeidet med Én innbygger én journal. Programmet har så langt levert en overordnet sammenligning mellom regional god praksis. Det har også blitt identifisert felles god praksis på enkelte områder og rutiner for forvaltning av felles god praksis er etablert og satt i drift. Programmet har også jobbet med utvikling av flere prosjektkandidater for samordning og standardisering av neste generasjons EPJ. 1

51 Vedlegg 32 Oppsummering Det er utfordrende med interregional samordning og koordinering i SANG EPJ i denne situasjonen både for helseregionene og for programmet. For programmet sin del resulterer dette i redusert prioritet og utfordringer knyttet til ressurstilgang både til programmets aktiviteter og programstyre. På bakgrunn av dette er det kommet forslag om å redusere ambisjonene i programmet, og eventuelt gjøre en ny vurdering om økt aktivitet på et senere tidspunkt. Et samlet Prosjektforum foreslo å sette programmet Samordning av neste generasjons EPJ på pause inntil felles plan for regionene (med unntak av Helse Midt) er på plass. Denne vil trolig indikere hvilke aktiviteter som skal foregå regionalt og hvilke som skal håndteres interregionalt og nasjonalt. Eventuelle oppdrag for Nasjonal IKT i dette arbeidet vil komme fra de regionale helseforetakene. Administrerende direktørs vurdering Det større bildet rundt EPJ-satsning må tydeliggjøres før SANG EPJ programmet kan få de rette rammebetingelsene for videre gjennomføring. Forslag til vedtak 1. Styret vedtar at programmet Samordning av neste generasjons EPJ settes på pause frem til Styret tar til orientering at prosjektkandidater innenfor PAS/EPJ området håndteres av administrasjonen på lik linje med øvrige prosjektkandidater, og at eventuelle saker til EPJ Samordningsråd for regionale program håndteres av EPJ Systemeierforum. 2

52 Vedlegg 33 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 33/17 O Status gjennomføring av tiltak for felles IKT-strategi Bakgrunn I 2015/primo 2016 ble IKT-strategi for Nasjonal IKT HF utarbeidet og forankret. Strategien skal underbygge fremtidsbildet med: Gode digitale løsninger for pasienten. Felles løsninger og tjenester som fremmer kvalitet og effektivitet i spesialhelsetjenesten. IKT-støtte for helhetlige standardiserte pasientforløp. Rett informasjon til rett tid til rett mottaker. Dette er en felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten som peker på at realisering av fremtidsbildet for IKT innen spesialisthelsetjenesten krever bedre samordning og høyere grad av IKT-standardisering mellom de fire helseregionene. Tiltakene som er definert i strategien er inndelt i 7 strategiområder. De overordnede målsetningene for disse områdene er: 1. Tilrettelegge for økt samordning av felles tjenester og løsninger i fremtiden. 2. Tilrettelegge for koordinerte IKT-porteføljer på tvers av regionene. 3. Tilrettelegge for flere felles IKT-anskaffelser. 4. Tilrettelegge for økt samordning og standardisering innen IKT arkitektur. 5. Tilrettelegge for økt kompetansedeling og læring innen IKT mellom Nasjonal IKT HF og helseregionene. 6. Etablere IKT-styringsprinsipper som tilrettelegger for helhetlig prioritering, styring og gjennomføring. 7. Etablere finansieringsprinsipper som bidrar til flere felles prosjekter/tiltak. For å måle effekten av gjennomføring av tiltakene i strategien er det blitt definert fire måleindikatorer (Nasjonal IKTs styresaker 60/16 B og 103/16 B ). Det pågår nå arbeid med å samle inn data for å beregne verdier på indikatorene, samt å etablere rutiner for å kunne rapportere måleindikatorene årlig. Status Administrasjonen har utarbeidet en intern rapport over status for gjennomføring av tiltakene i strategien ved årsskiftet 2016/17. Rapporten inneholder også en oversikt over hvilke områder og aktiviteter som det prioriteres å jobbe med i Tabellen under gir en overordnet oppsummering av innholdet i rapporten. 1

53 Vedlegg 33 Strategiområde Status Plan Felles tjenester og løsninger Økt samordning Modell for Drift og forvaltning av interregionale IKT-løsninger i spesialisthelsetjenesten vedtatt i NIKT styre Nasjonal IKT skal starte opp nye initiativer på oppdrag fra de regionale helseforetakene / styret. 2. Porteføljestyring - Koordinerte IKTporteføljer. 3. Anskaffelser Flere felles anskaffelser. 4. IKT-arkitektur Økt samordning og standardisering. 5. Nasjonal IKT HF og helseregionene Økt læring og kompetansedeling. Etablert felles oversikt over IKTprosjektporteføljen med tilhørende forvaltning. grunnlag for å gjøre overordnede analyser og Etablere fokusområder og veikart som helhetsvurderinger. Etablert Fagforum for porteføljestyring. Startet praksis med løpende å vurdere om planlagte prosjekter bør gjøre i fellesskap som en del av Fagforum for porteføljestyring. Etablert praksis og definert masterplan for prosjektporteføljen Etablert praksis for koordinering mot prosjekter hos andre relevante aktører. Etablere plan for hensiktsmessig rekkefølge for samordning for metodikk for porteføljestyring. Bruke Kilden (felles bibliotek) for å legge til rette for samordning og deling av god praksis. Videreutvikle prosess for masterplan. På dette området skal Nasjonal IKT blant annet Utvalgte aktiviteter vil starte i Dette utarbeide oversikt over eksisterende arbeidet vil koordineres med Sykehusinnkjøp. applikasjonskontrater og planlagte anskaffelser for regionene. Dette arbeidet ble ikke påbegynt i Nasjonal IKT HF og helseregionene har utarbeidet felles applikasjons- og funksjonalitetsmodell. Tiltaket Samordning av arkitektur (SAMARK) med oppstart høsten 2016 skal gjennomføre tiltakene detaljert i Tiltak Prosjektet har evaluert målbildet i 42.2 og foreslått justeringer basert på endringer i sektoren og rammebetingelser forøvrig. Det er gjennomført evaluering av dagens praksis for NIKT FA, og prosjektet jobber med forslag til justeringer på forvaltnings- og styringsmodell for arkitekturstyring i NIKT. Forbedring og tilpasning av styrings- og forvaltningsmodell for arkitekturstyring i NIKT. Denne skal avstemmes med arbeid som pågår i direktorat for e-helse. Videre utvikling av felles rammeverk for arkitektur mellom regionene, herunder tydeliggjøring av arkitekturprinsipper, kapabilitetsmodell, standard arkitekturdokumenter i prosjekter, felles metodikk for prosess. Sammen med porteføljestyring videreutvikle rammeverk for operasjonalisering av strategi og sikre at felles portefølje bidrar til realisering av strategisk retning og logisk sekvens. Aktiviteter for å samle informasjon om god Publisere god praksis på Kilden startet praksis er startet opp for porteføljestyring, IKT anskaffelser, IKT-arkitektur og bruk av Løpende publisering av nytt innhold på Kilden. kliniske IKT-systemer. Publiseringsplattformen Kilden på kilden.sykehusene.no er blitt etablert. 2

54 Vedlegg IKT-styringsprinsipper Helhetlig prioritering, styring og gjennomføring. 7. Finansieringsprinsipper Flere felles prosjekter/tiltak. Vurdering av etterlevelse i 2016: Ingen kjente avvik i Nasjonal IKT har koordinert innspill til eksterne aktører på forespørsel fra helseregionene. Vurdering av etterlevelse i 2016: Ingen avvik i 2016 bortsett fra avvik i AMK prosjektet der frikjøp av ressurser strekker seg lenger enn prosjektledelse. Forbedringer i konsept og planleggingsfasen for prosjektene for å avklare investeringsløp i helseregionene som input til Økonomisk langtidsplan (ØLP). Strukturert oppfølging av styringsprinsippene. Avvik skal dokumenteres. Avvik skal dokumenteres. Oppsummering Administrasjonen har startet aktiviteter innenfor alle strategiområdene i felles IKTstrategi bortsatt fra området Anskaffelser. Administrerende direktørs vurdering Administrasjonen arbeider med å samle inn data for mer objektivt å måle fremdrift i realiseringen av strategien. Det har på flere områder i 2016 vist seg utfordrende å koordinere helhetlig satsning på tvers av helseregionene. Dette kan skyldes en ytterligere kompleksitet i samhandlingen ved å jobbe interregionalt, samt at ulike kulturer og arbeidsformer møtes for å levere helhetlige resultater. Det pågår også betydelige satsninger i helseregionene som har implikasjoner for det interregionale samarbeidet. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 3

55 Vedlegg 34 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 34/17 O Prosess for behandling av masterplan 2018 Bakgrunn Masterplan for prosjektporteføljen 2018 gir budsjettramme og innretning for felles prosjektportefølje i spesialisthelsetjenesten. Prosjektkandidater som prioriteres inn i masterplan 2018 vil videreutvikles med prosjektbegrunnelser og styringsdokumentasjon sammen med de som har meldt inn forslaget og relevante interessenter. Alle prosjekter som ønskes gjennomført fremlegges enkeltvis for behandling i styret før iverksettelse av det enkelte prosjekt. Masterplanen oppdateres årlig. I 2016 ble masterplan for prosjektporteføljen 2017 behandlet i sakene: Sak 06/16: Prosess for masterplan 2017 hvor styret kommenterte at det må være en tydelig prioritering av å ferdigstille det som er påbegynt, og som underbygger «Èn innbygger èn journal». Sak 14/17: Masterplan for prosjektporteføljen 2017 hvor styret vedtok den fremlagte innretning på masterplan for prosjektporteføljen Status I Oppdragsdokument 2017 for Nasjonal IKT HF er følgende beskrevet om utvikling av porteføljestyring, og dette gir føringer for prosess for behandling av masterplan Nasjonal IKT skal porteføljestyre prosjektporteføljen besluttet i Nasjonal IKT HFs styre. Porteføljestyringsaktivitetene og prioritering av prosjektkandidater skal være avstemt med de regionale helseforetakene og med arbeidet i Direktoratet for e-helse. Nasjonal IKT HF skal prioritere gjennomføring av igangsatte aktiviteter fremfor igangsetting av nye. Aktiviteter som understøtter realisering av målene for én innbygger én journal skal prioriteres. Nasjonal IKT HF skal gjennom årlig masterplanprosess sørge for at det utarbeides et godt beslutningsunderlag som legger grunnlag for beslutning om årlig prosjektportefølje. Det er en forventning at eksisterende fagfora og de regionale porteføljeansvarlige benyttes i forarbeid, vurdering og utvikling av et godt beslutningsunderlag før porteføljen legges frem til beslutning i styret. Masterplanprosessen i Nasjonal IKT HF må tilpasses regionale prosesser for økonomisk langtidsplan for å sikre en sammenheng mellom vedtatte prosjekter og gjennomføringsevne. Totaløkonomien for prosjektporteføljen, inkludert ressursbidrag fra regionene, skal synliggjøres i beslutningsprosesser og i rapporteringen. 1

56 Vedlegg 34 Prosess for behandling av masterplan 2018 Masterplanprosessen består av fire faser som gir en kobling mellom strategiske fokusområder, prosjektidéer, porteføljedefinisjon, prosjektgjennomføring og gevinstrealisering. Velge strategiske fokusområder Utvikle prosjektidéer Velge prosjekt i porteføljen Gjennomføre prosjekt og legge til rette for gevinstrealisering Felles IKT-strategi, oppdragsdokument og andre strategier gir fokusområder for veikart og prosjektidéer. Veikart gir konkret og omforent forståelse av hvilke tiltak som bør iverksettes, på hvilket nivå og med hvilke aktører de skal gjennomføres og i hvilken rekkefølge. Velge strategiske fokusområder Utvikle prosjektidéer Velge prosjekt i porteføljen Gjennomføre prosjekt og legge til rette for gevinstrealisering Veikartområder Regionale og nasjonale veikart Sentral input til veikartsarbeid Hvordan ønsker vi at verden skal se ut om 3-5 år? Hva er status i dag? Dagens kapabiliteter GAP Hvordan ser dette området ut om 5 år? Fremtidige kapabiliteter Hva må vi bygge opp / løse i denne perioden? Hvilke effekter ønsker vi å se? Effekter for pasienter og helsepersonell Kapabiliteter Veikart Veikart kan vise en helhet, rekkefølge, avhengigheter og forutsetninger for tiltak, og er viktig for forståelse og prioritering av prosjektkandidater. To illustrative eksempler er henholdsvis veikartet Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten som viser planer og rekkefølge for etablering av tjenester på helsenorge.no, og gruppering og oppstart for foreslåtte prosjekter for Digital patologi. Begge er viktige perspektiver for prioritering slik at en både vet hva en prioriterer og hva en eventuelt prioriterer bort. Ideer som identifiseres fra veikartene kan bli innspill til prosessene for porteføljedefinering i helseregionene, Nasjonal IKT og/eller Direktoratet for e-helse. Fem kanaler kan benyttes for å melde inn behov og utvikle prosjektidéer i Nasjonal IKT. 2

57 Vedlegg 34 Velge strategiske fokusområder Utvikle prosjektidéer Velge prosjekt i porteføljen Gjennomføre prosjekt og legge til rette for gevinstrealisering FEM KANALER FOR Å MELDE BEHOV OG PROSJEKTIDÉER Mottak behov og prosjektidéer 1 Strategier, fokusområder og veikart gir innspill til prosjektidéer. 2 Nasjonal IKT og helseregionene identifiserer og vurderer om planlagte prosjekt eller initiativ bør gjøres i fellesskap. 3 De regionale helseforetakene fremmer behov og prosjektidéer Fagforumene fremmer behov og prosjektidéer. 5 NUFA foreslår og NUIT innstiller prosjektidéer. Prosess for porteføljedefinering i Nasjonal IKT starter med validering av prosjektidéer og resulterer i vedtatt masterplan for prosjektporteføljen. Fagforumer vurderer, Prosjektforum innstiller prioritering og styret vedtar Masterplan for prosjektporteføljen, som inneholder valgte prosjekter helseregionene ønsker å gjennomføre. Prosjektkandidatene vil inneholde antatt totaløkonomi og ressursbidrag fra helseregionene Prosessen er lagt opp til å sammenfalle med porteføljedefinering i nasjonal portefølje. Hver prioritert prosjektkandidat i masterplanen videreutvikles som prosjektforslag og prosjektbegrunnelse, og styret i Nasjonal IKT HF behandler vedtak om oppstart. Velge strategiske fokusområder Utvikle prosjektidéer Velge prosjekt i porteføljen Gjennomføre prosjekt og legge til rette for gevinstrealisering STYRET I NASJONAL IKT NASJONAL IKT OG HELSEREGIONENE FAGFORUMER OG PROSJEKTFORUM STYRET I NASJONAL IKT (Prosjekteier) NASJONAL IKT PROSJEKTSTYRE Vedtar masterplan for prosjektporteføljen Utvikler prosjektdokumentasjon Behandler prosjektforslag Vedtar prosjektrammer (mål, behov, prosjektfinansiering, toleransegrenser) Iverksetter prosjekt Vedtar styringsdokumentasjon (videreutviklet fra prosjektbegrunnelse og prosjektforslag) Prosjektbegrunnelse Prosjektforslag Veikart, prosjektidéer, prosjektkandidater og masterplan for prosjektporteføljen er metodisk tilnærming som gir leveranser gjennom hele forløpet. 3

58 Tiltaksnavn : Felles anvendelse av grunndata i sentrale registre inklusive RESH Beskrivelse : Tiltaket skal undersøke gapet mellom behov for grunndata i lokale/regionale løsninger og det som tilbys i sentrale registre inklusive RESH, samt foreslå modeller for styring og forvaltning av grunndata, sentralt og i regional/lokal anvendelse. Driver Styring sentralt/lokalt, effektivitet Målgruppe Behandlende personell i sykehusene Sykehusledere Nasjonale helsemyndigheter Antatt budsjettkonsekvens av innsats i 2017 for konseptfasen NIKT Sør-Øst Vest Midt-Norge Nord Sum Strategisk forankring Tiltaksnavn : Felles anvendelse av grunndata i sentrale registre MNOK inklusive 0,1 RESH 0,1 MNOK Prosjektfase Prosjektperiode Felles løsninger for prosess-beskrivelse og beslutningsstøtte, : Tiltaket skal undersøke gapet mellom behov for Årsverk grunndata i lokale/regionale løsninger og det som tilbys i sentrale 0,1 registre ÅV inklusive RESH, samt felles standardiserte IKT-løsninger Konsept 2017 foreslå modeller for styring og forvaltning av grunndata, sentralt og i regional/lokal anvendelse. Foreløpig antagelse for total innsats i hele prosjektperioden 2017 Begrunnelse og drivere for at det skal etableres et felles prosjekt: Det finnes en rekke problemstillinger Driver knyttet til anvendelse av sentrale grunndata i felles Målgruppe registre, som for NIKT Sør-Øst Vest Midt-Norge Nord Totalsum eksempel RESH. Flere regioner har initiativer på området. Sentrale grunndata berører Behandlende mange deler av personell i sykehusene MNOK 0,1 0,1 MNOK virksomheten, fra økonomi Styring og HR til sentralt/lokalt, utveksling av informasjon, effektivitet Antatt budsjettkonsekvens av innsats i 2017 for konseptfasen styring og kvalitetsarbeid, Sykehusledere og adgangskontroll. Årsverk 0,1 ÅV Alle regionene har utfordringer knyttet til daglig forvaltning av «lokal anvendelse» av Nasjonale sentrale grunndata. helsemyndigheter Forslag NIKT Sør-Øst Vest Midt-Norge Nord Sum til endringer i struktur og informasjon Strategisk i forankring sentrale registre Tiltaksnavn bør samordnes felles : Felles for alle regionene, anvendelse også opp av mot grunndata Merknader: i sentrale Innsats inkluderer registre MNOK ikke driftskostnader, inklusive 0,1 RESH som først identifiseres i prosjektbegrunnelser. 0,1 MNOK aktører utenfor spesialisthelsetjenesten. Prosjektfase Prosjektperiode Hele prosjektperioden inkluderer denne og forventede fremtidige prosjektfaser frem til prosjektslutt. Felles løsninger for prosess-beskrivelse og beslutningsstøtte, : Tiltaket skal undersøke gapet mellom behov for Årsverk grunndata i lokale/regionale løsninger og det som tilbys i sentrale 0,1 registre ÅV inklusive RESH, samt felles standardiserte IKT-løsninger Konsept 2017 Resultatmål: foreslå modeller for styring og forvaltning av grunndata, sentralt og i regional/lokal anvendelse. Definisjon av hva som inngår i begrepene grunndata og masterdata Foreløpig antagelse for total innsats i hele prosjektperioden 2017 Kartlegge «as-is» i regionene Begrunnelse for et utvalgt sett av og grunndata, drivere hvor for de skapes at det og brukes, skal både etableres systemmessig et og felles organisatorisk prosjekt: Definere kriterier for måling av Det datakvalitet, finnes en og rekke vurdere problemstillinger kvaliteten Driver på det utvalgte knyttet settet til anvendelse av grunndataav sentrale grunndata i felles Målgruppe registre, som for NIKT Sør-Øst Vest Midt-Norge Nord Totalsum Definisjon, felles tilnærming på eksempel anvendelse RESH. av sentrale Flere grunndata, regioner herunder har initiativer mappingpå mellom området. sentrale Sentrale grunndata grunndata og lokale/regionale berører Behandlende løsninger mange deler av personell i sykehusene MNOK 0,1 0,1 MNOK Forslag til forbedringer i sentrale grunndataregistre herunder endringer i struktur og utvidelse av informasjon virksomheten, fra økonomi Styring og HR til sentralt/lokalt, utveksling av informasjon, effektivitet Antatt budsjettkonsekvens av innsats i 2017 for konseptfasen styring og kvalitetsarbeid, Sykehusledere og adgangskontroll. Vurdering av gjeldende strukturer for styring og forvaltning av grunndata (roller/ansvar/ oppgaver) Årsverk 0,1 ÅV Felles tilnærming, forvaltningsmodell Alle regionene for lokal/regional har utfordringer anvendelse knyttet av sentrale til registre daglig og forvaltning kobling mot av lokale/regionale «lokal anvendelse» løsningerav Nasjonale sentrale grunndata. helsemyndigheter Forslag NIKT Sør-Øst Vest Midt-Norge Nord Sum Vurdering av endringsbehov vs til kapasitet endringer i sentral i struktur forvaltning og informasjon Strategisk av grunndata (Direktoratet i forankring sentrale registre for e-helse Tiltaksnavn bør og samordnes Norsk Helsenett) felles : Felles for alle regionene, anvendelse også opp av mot grunndata Merknader: i sentrale Innsats inkluderer registre MNOK ikke driftskostnader, inklusive 0,1 RESH som først identifiseres i prosjektbegrunnelser. 0,1 MNOK aktører utenfor spesialisthelsetjenesten. Prosjektfase Prosjektperiode Hele prosjektperioden inkluderer denne og forventede fremtidige prosjektfaser frem til prosjektslutt. Effektmål: Felles løsninger for prosess-beskrivelse og beslutningsstøtte, : Tiltaket skal undersøke gapet mellom behov for Årsverk grunndata i lokale/regionale løsninger og det som tilbys i sentrale 0,1 registre ÅV inklusive RESH, samt For pasienter/pårørende: Korrekte grunndata med tilstrekkelig felles detaljeringsnivå standardiserte gjør IKT-løsninger at informasjon kommer frem til riktig mottaker, Konsept dette bidrar til raskere og mer effektiv 2017 behandling av pasienten. For eksterne samarbeidspartnere Resultatmål: (primærhelsetjenesten, utdanningsinstitusjoner, etc): foreslå Korrekte grunndata modeller med tilstrekkelig for styring detaljeringsnivå og forvaltning gjør at informasjon av kommer grunndata, frem til riktig mottaker sentralt utenfor spesialisthelsetjenesten. og i regional/lokal anvendelse. For medarbeidere: Grunndata som Definisjon gjenspeiler av hva virksomheten inngår på i begrepene tilstrekkelig grunndata detaljeringsnivå, og masterdata øker kvaliteten på informasjonsflyt, registrering i kvalitetsregistre og fordeling av utgifter og inntekter, og forenkler administrasjon Foreløpig og rapportering antagelse for total innsats i hele prosjektperioden 2017 For sykehusledere: God kvalitet Kartlegge på grunndata «as-is» øker i regionene kvalitet på Begrunnelse for styringsinformasjon et utvalgt sett av og grunndata, for drivere virksomheten hvor for de skapes at det og brukes, skal både etableres systemmessig et og felles organisatorisk prosjekt: For nasjonale helsemyndigheter: Definere God kvalitet kriterier på for grunndata måling av Det øker datakvalitet, finnes en på og rekke styringsinformasjon vurdere problemstillinger kvaliteten Driver gjennom på det utvalgte knyttet innsamlede settet til anvendelse data av grunndata i kvalitetsregistre av sentrale grunndata i felles Målgruppe registre, som for NIKT Sør-Øst Vest Midt-Norge Nord Totalsum Definisjon, felles tilnærming på eksempel anvendelse RESH. av sentrale Flere grunndata, regioner herunder har initiativer mappingpå mellom området. sentrale Sentrale grunndata grunndata og lokale/regionale berører Behandlende løsninger mange deler av personell i sykehusene MNOK 0,1 0,1 MNOK Gevinster og nyttebetraktninger: Forslag til forbedringer i sentrale grunndataregistre herunder endringer i struktur og utvidelse av informasjon virksomheten, fra økonomi Styring og HR til sentralt/lokalt, utveksling av informasjon, effektivitet Antatt budsjettkonsekvens av innsats i 2017 for konseptfasen styring og kvalitetsarbeid, Sykehusledere og adgangskontroll. Økt pasientsikkerhet: Gode grunndata Vurdering gir bedre av gjeldende informasjonsflyt strukturer mellom for styring virksomheter, og forvaltning og bidrar av grunndata til raskere (roller/ansvar/ og mer effektiv oppgaver) behandling av pasienten Årsverk 0,1 ÅV Tidsbesparelse (Verdiskapning): Felles Gode tilnærming, grunndata forvaltningsmodell Alle regionene som er tilpasset behovet for lokal/regional har utfordringer i løsningene, anvendelse knyttet reduserer behovet av sentrale til for registre daglig manuelle og forvaltning kompenserende kobling mot av lokale/regionale «lokal anvendelse» tiltak, og frigjør løsningerav Nasjonale sentrale grunndata. helsemyndigheter Forslag NIKT Sør-Øst Vest Midt-Norge Nord Sum tid Bedre styringsinformasjon: Gode Vurdering grunndata av endringsbehov øker kvaliteten vs til i styringsinformasjon, kapasitet endringer i sentral i struktur forvaltning som gir og grunnlag informasjon Strategisk av grunndata bedre (Direktoratet i forankring sentrale styring registre for e-helse bør og samordnes Norsk Helsenett) felles for alle regionene, også opp mot Merknader: Innsats inkluderer MNOK ikke driftskostnader, 0,1 som først identifiseres i prosjektbegrunnelser. 0,1 MNOK aktører utenfor spesialisthelsetjenesten. Prosjektfase Prosjektperiode Hele prosjektperioden inkluderer denne og forventede fremtidige prosjektfaser frem til prosjektslutt. Viktige forutsetninger, avhengigheter Effektmål: Felles løsninger for prosess- og beslutningsstøtte, Årsverk 0,1 ÅV og risikoer: Deltagelse fra Direktoratet for e-helse For pasienter/pårørende: (eier av grunndata), deltagelse Korrekte fra grunndata Norsk Helsenett med tilstrekkelig (forvaltning felles detaljeringsnivå av standardiserte registrene som gjør IKT-løsninger gjør at informasjon grunndata tilgjengelig) kommer frem til riktig mottaker, Konsept dette bidrar til raskere og mer effektiv 2017 behandling av pasienten. Regionale initiativer rundt RESH og For andre eksterne grunndataregistre samarbeidspartnere Resultatmål: (primærhelsetjenesten, utdanningsinstitusjoner, etc): Korrekte grunndata med tilstrekkelig detaljeringsnivå gjør at informasjon kommer frem til riktig mottaker utenfor spesialisthelsetjenesten. Mulig usikkerhet: Motstridende behov For medarbeidere: mellom ulike aktører Grunndata i helsesektoren, som Definisjon gjenspeiler av hva og mellom virksomheten inngår ulike deler på i begrepene i tilstrekkelig grunndata helseforetakene detaljeringsnivå, og masterdata øker kvaliteten på informasjonsflyt, registrering i kvalitetsregistre og fordeling av utgifter og inntekter, og forenkler administrasjon Foreløpig og rapportering antagelse for total innsats i hele prosjektperioden 2017 For sykehusledere: God kvalitet Kartlegge på grunndata «as-is» øker i regionene kvalitet på Begrunnelse for styringsinformasjon et utvalgt sett av og grunndata, for drivere virksomheten hvor for de skapes at det og brukes, skal både etableres systemmessig et og felles organisatorisk prosjekt: For nasjonale helsemyndigheter: Definere God kvalitet kriterier på for grunndata måling av Det øker datakvalitet, finnes en på og rekke styringsinformasjon vurdere problemstillinger kvaliteten gjennom på det utvalgte knyttet innsamlede settet til anvendelse data av grunndata i kvalitetsregistre av sentrale grunndata i felles registre, som for NIKT Sør-Øst Vest Midt-Norge Nord Totalsum Definisjon, felles tilnærming på eksempel anvendelse RESH. av sentrale Flere grunndata, regioner herunder har initiativer mappingpå mellom området. sentrale Sentrale grunndata grunndata og lokale/regionale berører løsninger mange deler av MNOK 0,1 1 0,1 MNOK Gevinster og nyttebetraktninger: Forslag til forbedringer i sentrale grunndataregistre herunder endringer i struktur og utvidelse av informasjon virksomheten, fra økonomi og HR til utveksling av informasjon, styring og kvalitetsarbeid, og adgangskontroll. Økt pasientsikkerhet: Gode grunndata Vurdering gir bedre av gjeldende informasjonsflyt strukturer mellom for styring virksomheter, og forvaltning og bidrar av grunndata til raskere (roller/ansvar/ og mer effektiv oppgaver) behandling av pasienten Årsverk 0,1 ÅV Tidsbesparelse (Verdiskapning): Felles Gode tilnærming, grunndata forvaltningsmodell Alle regionene som er tilpasset behovet for lokal/regional har utfordringer i løsningene, anvendelse knyttet reduserer behovet av sentrale til for registre daglig manuelle og forvaltning kompenserende kobling mot av lokale/regionale «lokal anvendelse» tiltak, og frigjør løsningerav sentrale grunndata. Forslag tid Bedre styringsinformasjon: Gode Vurdering grunndata av endringsbehov øker kvaliteten vs til i styringsinformasjon, kapasitet endringer i sentral i struktur forvaltning som gir og grunnlag informasjon av grunndata bedre (Direktoratet i sentrale styring registre for e-helse bør og samordnes Norsk Helsenett) felles for alle regionene, også opp mot Merknader: Innsats inkluderer ikke driftskostnader, som først identifiseres i prosjektbegrunnelser. aktører utenfor spesialisthelsetjenesten. Hele prosjektperioden inkluderer denne og forventede fremtidige prosjektfaser frem til prosjektslutt. Viktige forutsetninger, avhengigheter Effektmål: og risikoer: Deltagelse fra Direktoratet for e-helse For pasienter/pårørende: (eier av grunndata), deltagelse Korrekte fra grunndata Norsk Helsenett med tilstrekkelig (forvaltning detaljeringsnivå av registrene som gjør gjør at informasjon grunndata tilgjengelig) kommer frem til riktig mottaker, dette bidrar til raskere og mer effektiv behandling av pasienten. Regionale initiativer rundt RESH og For andre eksterne grunndataregistre samarbeidspartnere Resultatmål: (primærhelsetjenesten, utdanningsinstitusjoner, etc): Korrekte grunndata med tilstrekkelig detaljeringsnivå gjør at informasjon kommer frem til riktig mottaker utenfor spesialisthelsetjenesten. Mulig usikkerhet: Motstridende behov For medarbeidere: mellom ulike aktører Grunndata i helsesektoren, som Definisjon gjenspeiler av hva og mellom virksomheten inngår ulike deler på i begrepene i tilstrekkelig grunndata helseforetakene detaljeringsnivå, og masterdata øker kvaliteten på informasjonsflyt, registrering i kvalitetsregistre og fordeling av utgifter og inntekter, og forenkler administrasjon og rapportering For sykehusledere: God kvalitet Kartlegge på grunndata «as-is» øker i regionene kvalitet på for styringsinformasjon et utvalgt sett av grunndata, for virksomheten hvor de skapes og brukes, både systemmessig og organisatorisk For nasjonale helsemyndigheter: Definere God kvalitet kriterier på for grunndata måling av øker datakvalitet, på og styringsinformasjon vurdere kvaliteten gjennom på det utvalgte innsamlede settet data av grunndata i kvalitetsregistre Definisjon, felles tilnærming på anvendelse av sentrale grunndata, herunder mapping mellom sentrale grunndata og lokale/regionale løsninger 1 Gevinster og nyttebetraktninger: Forslag til forbedringer i sentrale grunndataregistre herunder endringer i struktur og utvidelse av informasjon Økt pasientsikkerhet: Gode grunndata Vurdering gir bedre av gjeldende informasjonsflyt strukturer mellom for styring virksomheter, og forvaltning og bidrar av grunndata til raskere (roller/ansvar/ og mer effektiv oppgaver) behandling av pasienten Tidsbesparelse (Verdiskapning): Felles Gode tilnærming, grunndata forvaltningsmodell som er tilpasset behovet for lokal/regional i løsningene, anvendelse reduserer behovet av sentrale for registre manuelle og kompenserende kobling mot lokale/regionale tiltak, og frigjør løsninger tid Bedre styringsinformasjon: Gode Vurdering grunndata av endringsbehov øker kvaliteten vs i styringsinformasjon, kapasitet i sentral forvaltning som gir grunnlag av grunndata for bedre (Direktoratet styring for e-helse og Norsk Helsenett) Viktige forutsetninger, avhengigheter Effektmål: og risikoer: Deltagelse fra Direktoratet for e-helse For pasienter/pårørende: (eier av grunndata), deltagelse Korrekte fra grunndata Norsk Helsenett med tilstrekkelig (forvaltning detaljeringsnivå av registrene som gjør gjør at informasjon grunndata tilgjengelig) kommer frem til riktig mottaker, dette bidrar til raskere og mer effektiv behandling av pasienten. Regionale initiativer rundt RESH og For andre eksterne grunndataregistre samarbeidspartnere (primærhelsetjenesten, utdanningsinstitusjoner, etc): Korrekte grunndata med tilstrekkelig detaljeringsnivå gjør at informasjon kommer frem til riktig mottaker utenfor spesialisthelsetjenesten. Mulig usikkerhet: Motstridende behov For medarbeidere: mellom ulike aktører Grunndata i helsesektoren, som gjenspeiler og mellom virksomheten ulike deler på i tilstrekkelig helseforetakene detaljeringsnivå, øker kvaliteten på informasjonsflyt, registrering i kvalitetsregistre og fordeling av utgifter og inntekter, og forenkler administrasjon og rapportering For sykehusledere: God kvalitet på grunndata øker kvalitet på styringsinformasjon for virksomheten For nasjonale helsemyndigheter: God kvalitet på grunndata øker kvalitet på styringsinformasjon gjennom innsamlede data i kvalitetsregistre Gevinster og nyttebetraktninger: Økt pasientsikkerhet: Gode grunndata gir bedre informasjonsflyt mellom virksomheter, og bidrar til raskere og mer effektiv behandling av pasienten Tidsbesparelse (Verdiskapning): Gode grunndata som er tilpasset behovet i løsningene, reduserer behovet for manuelle kompenserende tiltak, og frigjør tid Bedre styringsinformasjon: Gode grunndata øker kvaliteten i styringsinformasjon, som gir grunnlag for bedre styring Viktige forutsetninger, avhengigheter og risikoer: Deltagelse fra Direktoratet for e-helse (eier av grunndata), deltagelse fra Norsk Helsenett (forvaltning av registrene som gjør grunndata tilgjengelig) Regionale initiativer rundt RESH og andre grunndataregistre Mulig usikkerhet: Motstridende behov mellom ulike aktører i helsesektoren, og mellom ulike deler i helseforetakene 1 1 Tiltaksnavn : Felles anvendelse av grunndata i sentrale registre inklusive RESH Beskrivelse : Tiltaket skal undersøke gapet mellom behov for grunndata i lokale/regionale løsninger og det som tilbys i sentrale registre inklusive RESH, samt foreslå modeller for styring og forvaltning av grunndata, sentralt og i regional/lokal anvendelse. DRIVERE TILTAK EFFEKT GEVINSTER Driver Målgruppe 1-2% av kostnadsrammen for Behandlende personell i sykehusene Styring sentralt/lokalt, effektivitet Antatt spesialisthelsetjenesten budsjettkonsekvens går med av til innsats i 2017 for konseptfasen Sykehusledere Nasjonale helsemyndigheter NIKT behandling Sør-Øst relatert til venøse Vest leggsår Midt-Norge Nord Sum Strategisk forankring MNOK 0,1 0,1 MNOK Prosjektfase Prosjektperiode Økt tilgang til strukturert informasjon Felles løsninger for prosess- og beslutningsstøtte, Årsverk 0,1 ÅV felles standardiserte IKT-løsninger Konsept 2017 Hyppighet av kroniske sår øker med Strukturert og standardisert for forskning og utvikling innen Foreløpig alder, og antagelse snittalderen for i Norge total er innsats økende i hele prosjektperioden 2017 innhenting av informasjon sårbehandling Begrunnelse og drivere for at det skal etableres et felles prosjekt: Etablering av Det finnes en rekke problemstillinger knyttet til anvendelse av sentrale grunndata i felles registre, som for NIKT Sør-Øst Vest Midt-Norge Nord Totalsum relatert til sårbehandling beslutningsstøtte for eksempel RESH. Flere regioner har initiativer på området. Sentrale grunndata berører mange deler av MNOK 0,1 0,1 MNOK virksomheten, fra økonomi og HR til utveksling av informasjon, styring og kvalitetsarbeid, og adgangskontroll. Hovedvekten av pasienter som mottar sårbehandling i DIPS for Årsverk 0,1 ÅV Alle regionene har utfordringer knyttet til daglig forvaltning av «lokal anvendelse» av sentrale grunndata. Forslag sårbehandling i sykehuset har sår som diagnostisering, Hyppigere og forbedret diagnostisering til endringer i struktur og informasjon i sentrale registre bør samordnes felles for alle regionene, også opp mot Merknader: Innsats bi-diagnose, inkluderer ikke driftskostnader, og behandling som først skjer identifiseres i prosjektbegrunnelser. fastsettelse av av sår aktører utenfor spesialisthelsetjenesten. Hele prosjektperioden inkluderer denne og forventede fremtidige prosjektfaser frem til prosjektslutt. primært i avdelinger uten behandlingsregime og Resultatmål: hudspesialister dokumentering av Strukturert og standardisert Definisjon av hva som inngår i begrepene grunndata og masterdata behandling diagnostikk og behandling basert Kartlegge «as-is» i regionene for et utvalgt sett av grunndata, hvor de skapes og brukes, både systemmessig og organisatorisk Behandling basert på faglige standarder Definere kriterier for måling av datakvalitet, og vurdere kvaliteten på det utvalgte settet av grunndata Bi-diagnosen relatert til sår blir i liten på faglige standarder Definisjon, felles tilnærming på anvendelse av sentrale grunndata, herunder mapping mellom sentrale grunndata og lokale/regionale løsninger Forslag til forbedringer i sentrale grunndataregistre herunder endringer i struktur og utvidelse av informasjon grad registrert, og tilgang til Vurdering av gjeldende strukturer for styring og forvaltning av grunndata (roller/ansvar/ oppgaver) informasjon om sårbehandling i Felles tilnærming, forvaltningsmodell for lokal/regional anvendelse av sentrale registre og kobling mot lokale/regionale løsninger Vurdering av endringsbehov vs kapasitet i sentral forvaltning av grunndata (Direktoratet for e-helse og Norsk Helsenett) sykehuset er mangelfull Etablering av Automatisk generering av forslag beslutningsstøtte for Effektmål: til bandasjemateriell Forkortet behandlingsforløp for For pasienter/pårørende: Korrekte grunndata med tilstrekkelig detaljeringsnivå gjør at informasjon kommer frem til riktig mottaker, dette bidrar til raskere og mer effektiv behandling av pasienten. sårbehandling til bruk i pasienter For eksterne samarbeidspartnere (primærhelsetjenesten, utdanningsinstitusjoner, etc): Korrekte grunndata med tilstrekkelig detaljeringsnivå gjør at Hovedvekten informasjon kommer av frem sårbehandling til riktig mottaker utenfor utføres spesialisthelsetjenesten. For medarbeidere: Grunndata som gjenspeiler virksomheten på tilstrekkelig detaljeringsnivå, øker kvaliteten på informasjonsflyt, registrering i kvalitetsregistre og fordeling av utgifter og inntekter, og forenkler administrasjon og rapportering primærhelsetjenesten For sykehusledere: God kvalitet på grunndata øker kvalitet på styringsinformasjon for virksomheten av pleiepersonell i sykehuset eller For nasjonale helsemyndigheter: God kvalitet på grunndata øker kvalitet på styringsinformasjon gjennom innsamlede data i kvalitetsregistre kommunehelsetjenesten uten Behandling av sårpasienter på Gevinster og nyttebetraktninger: diagnostisering eller vurdering fra lege riktig nivå i helsetjenesten basert Redusert behov for innleggelse av Økt pasientsikkerhet: Gode grunndata gir bedre informasjonsflyt mellom virksomheter, og bidrar til raskere og mer effektiv behandling av pasienten Tidsbesparelse (Verdiskapning): Gode grunndata som er tilpasset behovet i løsningene, reduserer behovet for manuelle kompenserende tiltak, og frigjør tid på felles faglig sårpasienter i sykehuset Bedre styringsinformasjon: Gode grunndata øker kvaliteten i styringsinformasjon, som gir grunnlag for bedre styring Kostnadene ved sårbehandling er store, behandlingsstandard Viktige forutsetninger, avhengigheter og risikoer: både for behandlende institusjon og for Deltagelse fra Direktoratet for e-helse (eier av grunndata), deltagelse fra Norsk Helsenett (forvaltning av registrene som gjør grunndata tilgjengelig) Regionale initiativer rundt RESH og andre grunndataregistre pasientene Redusert forbruk av materiell og Mulig usikkerhet: Motstridende behov mellom ulike aktører i helsesektoren, og mellom ulike deler i helseforetakene Etablering av feilkjøp, og reduksjon i bruk av tid til interregionalt prosjekt sårbehandling Behovet for etablering av strukturert 1 Lavere gjennomføringskost journal er sammenfallende på tvers av regionene, og det er ressursbegrensninger til å gjennomføre regionale prosjekter Tidslinje tiltak 59 Systemstøtte sykehusapotekforetakene anskaffelse/etablering/innføring (gitt at det velges en felles ERP-løsning) EKSEMPEL Levetidsbetraktninger og beslutningspunkter Beslutte overordnede mål konsept anskaffelsesform igangsetting SA-styrene + styret for NIKT Indikere budsjett Allokere budsjett Beslutte anskaffelse SA-styrene + styret for NIKT + RHFstyrene Start utbetaling 8 Redusert total kost for prosjektgjennomføring Prosjektkostnader Driftskostnader Mulig gevinst 2 < 3 < 4 2 < 3 < 4 2 < 3 < 4 Vedta konsept for løsning Konsept Planlegge Gjennomføre Beslutte anskaffelse. Forplikte finansiering Godkjenne løsning og starte ibruktakelse 6 ID Prosjektkandidat Kategori Oppdatert Masterplan Prognose for tidslinjer for prosjektportefølje Nasjonal IKT HF som prosjekteier Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten (DIS) Gjennomføre: Videreføre med ytterligere nye tjenester Gjennomføre: Videreføre med ytterligere nye tjenester Gjennomføre: Videreføre med ytterligere nye tjenester Ny teknologi for AMK Gjennomføre: Avtale for ny felles teknologi for AMK Innføre i helseregionene Prehospital EPJ Henvisning mellom helseforetak Automatisk tildeling av fødselsnummer Statistisk logganalyse i behandlingsrettede helseregistre Ny oppgjørsordning for H-resept SAFEST Systemstøtte sykehusapotekene Planlegge Planlegge (29.4) Konsept: Forprosjekt Pågående prosjektfase i Nasjonal IKT HF Prognose for neste prosjektfase Forprosjekt Robust mobilt helsenett Konsept: Forprosjekt Planlegge Gjennomføre Program for Samordning Av Neste Generasjons EPJ Planlegge Fase 1 Fase 2 Gjennomføre: Pilot Midlertidig stans Forprosjekt Gjennomføre: Konsept, pilot, bredde, ibrukta Bredde og ibrukta: Gjennomføre Koordinere i helseregionene utrulling i helseforetak Gjennomføre (29.5) Planlegge Gjennomføre: Realisere løsning Gjennomføre i helseregionene Realisere: Fase ut, anskaffe, migrere Digital patologi konseptstudie Konsept: Forprosjekt Planlegge Realisere Grunndata Ny oppgjørsordning for LAR-resept Gjennomføre Status pr Område Vedtatt budsjett Konsept forts. Konsept: Forprosjekt Konsept: Forprosjekt Planlegge Antatte gjennomføringsfaser i helseforetakene Antatt tidsperiode for å kunne starte å realisere gevinster i helseforetakene Akkumulert vedtatt budsjett Prognose 2017 Andre relaterte prosjekter Akkumulert prognose Prognose ressursbehov fra spes.tj. P1005 Automatisk tildeling av fødselsnummer 1. Videreføre Pågår Kliniske løsninger kr kr kr kr ,13 P53 Ny teknologi AMK 1. Videreføre Pågår Prehospital kr kr kr kr ,00 P58 Program for samordning av neste generasjons EPJ 1. Videreføre Pågår Kliniske løsninger kr - kr kr kr ,30 Robust mobilt helsenett - Planlegge og vise P62 gjennomførbarhet 1. Videreføre Pågår Prehospital kr kr kr kr ,70 P61 Digital patologi konseptfase 1. Videreføre Pågår Kliniske løsninger kr kr kr kr ,20 P59 Systemstøtte sykehusapotekene Konseptfase 1. Videreføre Pågår Legemiddelområdet kr - kr kr - kr ,50 P47 Oppgjørsordning for H-resept 1. Videreføre Pågår Legemiddelområdet kr - kr kr kr ,00 P2004 Digitale innbyggertjenester (DIS 2017) 2. Videreføre, ny fase Pågår Innbyggertjenester kr kr kr kr ,14 P2011 Program for kodeverk og terminologi (PKT) 2. Videreføre, ny fase Pågår Grunndata og infrastruktur kr kr kr kr ,00 P2051 Program for felles infrastruktur (FIA) 2. Videreføre, ny fase Pågår Grunndata og infrastruktur kr kr kr kr ,00 SAFEST - Realisere forbedringer og etablere felles P29 forvaltningsfunksjon for legemiddelinformasjon Statistisk logganalyse av oppslag i behandlingsrettede P47 helseregistre - Realisere Systemstøtte sykehusapotekene Anskaffe og innføre P59 felleskomponenter 2. Videreføre, ny fase Planlagt Legemiddelområdet kr kr kr kr ,50 2. Videreføre, ny fase Planlagt Kliniske løsninger kr kr kr ,50 2. Videreføre, ny fase Planlagt Legemiddelområdet kr kr - kr ,00 P61 Digital patologi Videreføre etter konseptfase 2. Videreføre, ny fase Planlagt Kliniske løsninger kr kr kr ,20 P62 Robust mobilt helsenett - Realisere 2. Videreføre, ny fase Planlagt Prehospital kr kr kr ,70 Videreføre NIKT tiltak 50, etablere grensesnitt for K18 kunnskapsgrunnlag Felles mottaksprosjekt for modernisering K04 av folkeregister i helse- og omsorgsektoren Felles anvendelse av grunndata i sentrale registre inklusive K01 RESH Anbefale referansearkitektur for et interregionalt K16 tjenestelag for integrasjoner og konsept for realisering 2. Videreføre, ny fase Planlagt Kliniske løsninger kr - kr kr kr ,17 2. Videreføre, ny fase Pågår Grunndata og infrastruktur kr kr kr kr ,92 3. Ny kandidat Planlagt Grunndata og infrastruktur kr kr kr ,80 3. Ny kandidat Planlagt Grunndata og infrastruktur kr kr kr ,25 K08 Innføring av elektronisk oppgjørsordning for LAR-resepter 3. Ny kandidat Planlagt Legemiddelområdet kr kr kr , Totalt Vedlegg 34 Velge strategiske fokusområder Utvikle prosjektidéer Velge prosjekt i porteføljen Gjennomføre prosjekt og legge til rette for gevinstrealisering Veikart Veikart Veikart Veikart Veikart Veikart Prosjektidéer Prosjektkandidater Masterplan for prosjektporteføljen Vedtatt oppstart av det enkelte prosjekt Styringsdokumentasjon Totalt Tidsplan og veien videre for masterplan for prosjektporteføljen 2018 Det legges opp til følgende tidsplan for masterplan for prosjektporteføljen for 2018: Velge strategiske fokusområder Jan Feb Utvikle prosjektidéer Mar Apr Velge prosjekt i porteføljen 2017 Gjennomføre prosjekt og legge til rette for gevinstrealisering Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des HELSEREGIONENE Melde inn behov og idéer Prioritere prosjektkandidater NASJONAL IKT Validere prosjektidéer Videreutvikle, vurdere og balansere prosjektkandidater Innstille masterplan FORUMER Videreutvikle og vurdere prosjektkandidater Prioritering Masterplan og valg av for prosjektporteføljen prosjekter innstilt av besluttet i styret Prosjektforum Tidsplanen kan oppsummeres med at helseregionene melder inn behov eller idéer og gjør prioritering av kandidater, mens Nasjonal IKT og forumer utvikler gode beslutningsunderlag for styrets behandling av Masterplan Nøkkeldatoer i tidsplanen er: Dato Organ Behandling Styret i Nasjonal IKT HF Orientere om overordnet prosess og tidsplan Helseregion Møter gjennomført mellom den enkelte helseregion (arkitektleder, klinisk IKT, porteføljeleder) og Nasjonal IKT. Identifisere relevante regionale veikart og behov for interregionale eller nasjonale tiltak. Avklare 4

59 Vedlegg 34 mulige prosjektidéer fra den enkelte helseregion. Pågående prosjekters innspill til helseregionens økonomiske langtidsplan Prosjektforum Diskutere, grovsortere og validere helseregionenes støtte til foreløpige prosjektidéer. Diskutere knytning til veikart. Orientere om antatt ressursbehov for neste år Nasjonal IKT-samarbeidet og helseregionene Frist for prosjektidéer. En idé skal ha støtte av minst en helseregion Fagforumer (felles møte) Forstå og behandle validerte prosjektidéer og Helseregionene gjennom deres deltakere i Prosjektforum planlegge videreutvikling i sammensatte team. Får tilsendt foreløpig saksunderlag for masterplan for prosjektporteføljen Fagforumer (felles møte) Samlet vurdere og score prosjektkandidater Prosjektforum Får tilsendt endelig saksunderlag masterplan for prosjektporteføljen 2018 med samlet vurdering og scoring fra fagforumene Prosjektforum Behandle vurdering og scoring, og innstille prioritering av prosjektkandidater til masterplan for prosjektporteføljen Styret i Nasjonal IKT HF Behandle foretaksbudsjett og forslag til masterplan for prosjektporteføljen Prioriteringsutvalget (NUIT) Innstille endelig prioritering for nasjonal e- helseportefølje Nasjonalt e-helsestyre Konkludere prioritering for nasjonal e- helseportefølje. Overordnet føring for prioritering er gitt av oppdragsdokumentet: «Nasjonal IKT HF skal prioritere gjennomføring av igangsatte aktiviteter fremfor igangsetting av nye. Aktiviteter som understøtter realisering av målene for én innbygger én journal skal prioriteres.». Det er pågående dialog med porteføljeansvarlige i helseregionene om hvordan prosessen best kan samsvare med helseregionenes prosesser for økonomiske langtidsplaner. Administrerende direktørs vurdering Prosessen frem mot masterplan for prosjektporteføljen 2018 er samstemt med føringene i oppdragsdokumentet, innspill fra helseregionene, Direktoratet for e-helse og tilpasset nasjonal styringsmodell. Prosessen gir dermed et godt utgangspunkt for å identifisere de riktige prosjektene å gjennomføre sammen. En viktig forutsetning for å finne de riktige prosjektene å gjennomføre sammen er at helseregionene bistår i arbeidet med å definere mål og veikart, slik at rekkefølge og de riktige initiativene kan identifiseres. Dette vil gi prosjektidéer som kan videreutvikles i fagforumene og sammen med de regionale porteføljeansvarlige, og dermed gi gode beslutningsunderlag for helseregionene å prioritere i forhold til. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 5

60 Vedlegg 35 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 35/17 O Referansemodell for funksjonalitet i EPJ Bakgrunn Under arbeidet med å realisere felles IKT-strategi og utarbeidelsen av applikasjonsmodellen høsten 2015 ble det avdekket et behov for en referansemodell for applikasjonsfunksjonalitet i EPJ. Nasjonal IKT Fagforum arkitektur nedsatte en arbeidsgruppe med formål å utarbeide dette våren Resultatet var en anbefaling om å ta i bruk "HL7 EHR-System Functional Model, Release 2". Denne anbefalingen ble vedtatt i Fagforumet i sak 78/16 "Anbefalt funksjonalitetsmodell i spesialisthelsetjenesten". Funksjonalitetsmodellen gir regionene og leverandørene en enhetlig og konsistent måte å omtale funksjonalitet på, på tvers av prosjekter, systemer, kliniske fagområder og regioner. Modellen kan benyttes gjennom hele livsløpet til en applikasjon, og kan benyttes på alt fra en enkeltapplikasjon til en hel applikasjonsportefølje. Tabellen nedenfor angir modellens bruksområde og mulige gevinster gjennom applikasjonens livsløp: Fase Bruksområde Gevinster Strategisk og operativ planlegging Beskrive referanse-arkitektur for strategisk IKT-styring og - utvikling, inkludert leverandørstyring Sammenligning av ulike løsninger Gi referanse-arkitektur med bedre kvalitet Gi positive effekter for leverandørstyring Gi oversikt over grad av fellesløsninger (regionale og nasjonale), potensielt bidra til identifisering av flere slike Anskaffelser Omfangsavgrensning av anskaffelsen Mer effektive anskaffelser Bedre og enklere kommunikasjon med leverandører Videreutvikling og forvaltning Kartlegge, forstå og begrense funksjonell redundans Utlede forvaltningsmessige Bidra til mindre risiko i forvaltning som påvirker løsninger på tvers av 1

61 Vedlegg 35 Sanering og konsolidering avhengigheter Kartlegge, forstå og begrense funksjonell redundans systemgrenser Lettere å identifisere muligheter Bedre kvalitet på beslutninger Status Funksjonalitetsmodellen er tatt i bruk i prosjektet Helseplattformen i Helse Midt-Norge. De øvrige helseregionene og Direktoratet for e-helse ser på muligheten for å ta modellen i bruk. Modellen er publisert på nettstedet Kilden: Oppsummering Nasjonal IKT Fagforum arkitektur anbefaler «HL7 EHR-System Functional Model, Release 2» som referansemodell for applikasjonsfunksjonalitet, og administrasjonen henstiller regionene til å ta denne i bruk for å understøtte målsetting i Felles IKTstrategi. Administrerende direktørs vurdering Systematisert bruk og etterlevelse av felles modeller for arkitektur vil kunne lettere medføre samordning regionalt, interregionalt og nasjonalt. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 2

62 Vedlegg 36 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 36/17 O Status En innbygger en journal Inga Nordberg vil gi en muntlig orientering om status for 'En innbygger en journal'. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 1

63 Vedlegg 37 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 37/17 O IKT-organisering i helse- og omsorgssektoren Direktoratet for e-helse vil gi en orientering om deres oppdrag knyttet til IKTorganisering i helse- og omsorgssektoren. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 1

64 Direktoratet for e-helse Postboks 6737 St. Olavs plass 0130 OSLO Deres ref Vår ref Dato 16/ Tillegg til tildelingsbrev nr. 1 for 2017 IKT-organisering i helse- og omsorgssektoren Det vises til tildelingsbrev for 2017 til Direktoratet for e-helse, og oppdrag knyttet til det videre arbeidet med én innbygger én journal, oppdrag knyttet til forslag til nasjonal leverandørmodell og forslag til finansieringsmodeller. Det vises videre til NOU 2016:25 Organisering og styring av spesialisthelsetjenesten, og utvalgets anbefaling om at det "bør gjøres en en samlet gjennomgang av roller og oppgaver for de ulike aktørene, herunder Nasjonal IKT HF, Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF, Direktoratet for e-helse og Norsk Helsenett SF ". Det vises i tillegg til nærmere angitte oppdrag gitt i foretaksprotokoll de regionale helseforetakene den 10. januar Myndighetsrolle og vurdering av dagens oppgaveportefølje IKT-området i helse- og omsorgssektoren har de siste årene gått igjennom en endring fra virksomhetsintern utvikling av IKT til mer sentralt utviklede fellesløsninger. Denne endringen forsterkes med økende grad av nasjonale satsninger og utvikling av nasjonale plattformer og ikke minst det videre arbeid med én innbygger én journal. Det er behov for å vurdere en styrkning av myndighetsrollen til Direktoratet for e-helse. Det er videre behov for å avklare ansvar for utvikling, drift og forvaltning av nasjonale fellesløsninger og løsninger for én innbygger én journal. Når det gjelder utredning av myndighetsrollen viser vi til oppdrag gitt i tildelingsbrev for 2017 vedrørende forslag til nasjonal leverandørfunksjon, og ber om at dette oppdraget inngår i arbeidet. Postadresse Besøksadresse Telefon* Saksbehandler Anders Westlie Org no. postmottak@hod.dep.no

65 Vi ber om at rapport fra Direktoratet for e-helse som beskriver myndighets- og leverandørrollen oversendes innen 1. september Vi ber om statusrapportering at oversendes innen 1. mai Videre ber vi Direktoratet for e-helse vurdere om deler av porteføljen som i dag ligger i Direktoratet for e-helse kan eller bør flyttes til andre aktører, eksempelvis NHN SF, som ledd i å styrke myndighetsrollen til direktoratet. Forslag til endringer i egen portefølje oversendes innen 1. mai Vurdering av RHFenes IKT-arbeid For å følge opp sterkere nasjonal styring er det behov for en nærmere vurdering av de regionale helseforetakenes arbeid med å tilrettelegge for koordinert utvikling mot én innbygger én journal og status på utvikling, innføring og bruk av nasjonale IKT-løsninger. Departementet ber derfor om at komparativ analyse av de regionale helseforetakene på IKTområdet fra 2014 oppdateres. Vi ber om at utkast oversendes innen 1. juni 2017 og at rapport ferdigstilles innen 1. juli Den komparative analysen av RHFenes IKT-arbeid skal i tillegg til å oppdatere parameterne fra 2014, sammenfatte de rapporteringene RHFene selv gjennomfører og gi en samlet vurdering av status på RHFenes arbeid med status på innføring og bruk av eksisterende tekniske løsninger for meldingsutveksling og samhandling (avvikling av papir) og realisering av felles arbeid mot én innbygger én journal (jf. oppdrag gitt i foretaksprotokoll til de regionale helseforetakene for 2017). Rapporten skal inneholde Direktoratet for e-helse sin vurdering av de regionale helseforetakenes evne til å samordne IKT-utviklingen og foreslå eventuelle tiltak for å sikre en mer enhetlig utvikling av IKT i de regionale helseforetakene, herunder eventuelle forslag til organisatoriske grep for bedre samordning. Departementet vil i brev be de regionale helseforetakene rapportere til Direktoratet for e-helse for de aktuelle oppdragene i foretaksprotokollene som er nevnt over. Med vennlig hilsen Bjørn Astad (e.f.) ekspedisjonssjef Anders Westlie seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer. Kopi til: Side 2

66 Riksrevisjonen Postboks 8130 Dep 0032 OSLO Side 3

67 Vedlegg 38 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 38/17 O Reviderte mandater for forumer Bakgrunn Nasjonal IKT HF skal bidra til samhandling innenfor informasjons- og kommunikasjonsteknologi. Dette gjelder både samhandling innad i spesialisthelsetjenesten (mellom de ulike helseforetakene og de regionale helseforetakene) og samhandling med andre aktører som Direktoratet for e-helse. De seks forumene i regi av Nasjonal IKT er viktige arenaer for samhandling, og de er sammensatt av representanter fra helseregionene, Direktoratet for e-helse og Nasjonal IKT HF. Dagens forumer er: Klinisk IKT fagforum Fagforum for arkitektur Fagforum for porteføljestyring Systemeierforum Fagforum for medisinske kvalitetsregistre Prosjektforum Status For å sikre en helhetlig tilnærming til samhandlingen på tvers av fagområder er det behov for å revidere mandatene, slik at de blir konsistente og til sammen gir en helhetlig arena for samhandling innen IKT-området. Oppdragsdokument og felles IKT-strategi gir føringer for Nasjonal IKT og forumarbeidet, og det er dermed formålstjenlig å revidere formål og oppgaveområder for forumene. For å sikre god og riktig forankring i alle helseregionene, er det også behov for å tydeliggjøre ansvar til forumdeltakerne. Forumene er godt involvert i arbeidet med å revidere og behandle mandatene. Foreløpige forslag til reviderte formål og oppgaveområder Felles hovedformål for alle forumene er at de skal bidra til bedre samordning og høyere grad av standardisering mellom de fire helseregionene. Dette for å oppnå gode og likeverdige helsetjenester. 1

68 Vedlegg 38 I tillegg har forumene fått revidert formålet og oppgaveområdene, samt noen har fått justert navnene sine. Foruten Prosjektforum, så er foreløpige forslag for forumene som følger: Fagforum for klinisk IKT Formål: Fagforum for klinisk IKT er helseregionenes samarbeidsarena for å oppnå gode kliniske IKT-systemer, og sikre at IKT-løsninger utvikles i henhold til forbedring av klinisk virksomhet. Formålet med Fagforum for klinisk IKT er å sikre at helsefaglige behov blir ivaretatt ved planlegging av nye IKT-løsninger. Oppgaveområder: Fagforum for klinisk IKT skal bidra i Nasjonal IKT sin langsiktige strategi for utvikling og tilpasning av funksjonalitet og informasjonsstruktur i kliniske IKT-systemer. Fagforumet skal bidra til nasjonal koordinering og være en faglig partner for ledelsen i Nasjonal IKT HF, ved å bygge et langsiktig målbilde ut fra klinisk perspektiv. Fagforum for arkitektur Formål: Fagforum for arkitektur er helseregionenes samarbeidsarena for å oppnå mer samordnet virksomhetsarkitektur. Oppgaveområder: Fagforum for arkitektur skal utarbeide og forvalte prinsipper, referansemodeller, felles metodikk og føringer for arkitektur i spesialisthelsetjenesten. Forumet skal følge opp arkitekturtiltak i felles IKT-strategi, legge til rette for erfaringsutveksling mellom helseregionene og kvalitetssikre nasjonale og regionale løsninger. Fagforum for porteføljestyring Formål: Fagforum for porteføljestyring er helseregionenes samarbeidsarena innen IKT for å oppnå mer samordnede prosjektporteføljer. Oppgaveområder: Fagforum for porteføljestyring skal følge opp porteføljetiltak i felles IKT-strategi, legge til rette for prosess for å utarbeide og forvalte felles masterplan, og å oppnå mer samordnede prosjektporteføljer. Forumet skal behandle og konkludere på metode, verktøy og praksis for porteføljestyring, programstyring og prosjektstyring, samt dele god praksis, utvikle kompetanse og legge til rette for erfaringsutveksling mellom helseregionene. Systemeierforum Formål: Systemeierforum er helseregionenes samarbeidsarena for samordning av bruk, implementering, forvaltning og utvikling av dagens kliniske IKT-systemer. Oppgaveområder: Systemeierforum skal samhandle med leverandører og interessentgrupper, dele erfaringer og samordne god praksis mellom helseregionene. 2

69 Vedlegg 38 Fagforum for medisinske kvalitetsregistre Formål: Fagforum for medisinske kvalitetsregistre skal bidra til at nasjonale medisinske kvalitetsregistre understøttes av standardiserte tekniske løsninger for innregistrering og rapportering, som driftes gjennom et felles nasjonalt driftsmiljø. Fagforumet er en teknisk faggruppe som skal understøtte strategien for det regionale arbeidet med medisinske kvalitetsregistre, herunder bidra aktivt til å gjennomføre tilhørende handlingsplan gjennom riktig bruk av øremerkede midler. Oppgaveområder: Fagforumet skal ha et IKT-faglig koordinerende og rådgivende ansvar for videreutvikling av felles teknologiske løsninger innenfor nasjonale medisinske kvalitetsregistre. Fagforumet forvalter til dette formålet øremerkede midler som stilles til rådighet fra Helse- og omsorgsdepartementet til videreutvikling av teknologiske løsninger for nasjonale medisinske kvalitetsregistre. Prosjektforum Prosjektforum er i dag rådgivende og foreslår og gir innspill på saker som behandles, og medlemmene gjør avklaringer i egen helseregion. Forumet gir også strategiske innspill på prosjektporteføljen, bidrar til å definere felles masterplan og legger til rette for gjennomføring av prosjektene i masterplanen. For å sikre god og helhetlig arkitektur- og porteføljestyring vil formål med Prosjektforum revideres til å behandle relevante arkitektursaker, og å gi forumet en mer strategisk rolle. Veien videre Revidert mandat for Fagforum for medisinske kvalitetsregistre vil behandles for godkjenning i styret i Nasjonal IKT HF den Mandat for de andre forumene vil behandles og godkjennes av administrasjonen i Nasjonal IKT, og det vil gis en orientering til styret om det reviderte innholdet og mulige konsekvenser for helseregionene i styremøte Administrerende direktørs vurdering Ordningen med forumer er et positivt bidrag for å få belyst problemstillinger på tvers av regioner og ulike fagdisipliner. I tillegg er forumene viktige bidragsytere til å realisere felles IKT-strategien for spesialisthelsetjenesten. Det har imidlertid vært et behov for å tydeliggjøre oppgaver, forventninger og handlingsrom for forumene, og administrasjonen arbeider derfor med å revidere og harmonisere de respektive forumenes mandater. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 3

70 Vedlegg 39 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 39/17 B Godkjenning av mandat for Fagforum for medisinske kvalitetsregistre (FMK) Bakgrunn Det ble i 2013 etter forslag fra RHF AD-møtet anmodet overfor Helse- og omsorgsdepartementet om å endre system og ansvarsforhold vedrørende teknologisk utvikling for nasjonale medisinske kvalitetsregistre. Dette førte til at ansvaret for forvaltning av øremerkede midler til dette formålet ble flyttet fra HEMIT til Nasjonal IKT, og tildelt et Nasjonal IKT fagforum som har navnet Fagforum for medisinske kvalitetsregistre. I behandlingen av sak i møte i "Interregional styringsgruppe" for kvalitetsregisterområdet, ble Nasjonalt servicemiljø SKDE bedt om å, i samarbeid med Nasjonal IKT HF, utarbeide forslag til revidert mandat for fagforumet. Det ble bedt om å fokusere på å understøtte nasjonale strategiske prosesser på ehelse-området, økt standardisering og samordning mellom regionene for å sikre det nasjonale perspektivet, klare styringslinjer og forumets sammensetning. Status Viktige fokusområder i revidert mandat for FMK vil være: Fagforumet skal arbeide aktivt i forhold til nasjonal strategi og handlingsplan for medisinske kvalitetsregistre, og skal utlede målbilder og etablere veikart og handlingsplaner. Presisering av at deltakerne i forumet skal ha et nasjonalt perspektiv. Presisering av at Nasjonalt servicemiljø skal være representert med deltakere fra hver av de fire helseregionene som har ansvar for koordinering av IKT-aktivitet innenfor kvalitetsregisterfeltet i regionen. Leverandører av utvikling, forvaltning og drift for nasjonale medisinske kvalitetsregistre skal ikke være representert som faste medlemmer eller observatører i fagforumet, men deltar på sak etter innkalling og bidrar i fagforumets arbeid på de områder der det er relevant. Mandatet har vært fremlagt for "Interregional styringsgruppe" som har gitt sin tilslutning. 1

71 Vedlegg 39 Oppsummering Det reviderte mandatet definerer oppgaver og ansvar for fagforumet, og hvordan fagforumet samhandler med "Interregional styringsgruppe", Nasjonalt servicemiljø, og øvrige relevante fagforumer i Nasjonal IKT. Administrerende direktørs vurdering Det reviderte mandatet beskriver forumets ansvarsområder og styringslinjer, og legger til rette for god samhandling med relevante aktører. Forslag til vedtak 1. Styret vedtar å godkjenne revidert mandat for Fagforum for medisinske kvalitetsregistre. 2

72 Mandat for Fagforum for medisinske kvalitetsregistre Dato: Versjonsnr: 0.8 Godkjenning Organisasjon Navn Dato Versjonsnr. Nasjonal IKT HF Gisle Fauskanger

73 Innhold 1 Innledning og bakgrunn Formål Ansvar og oppgaver Forumets ansvar Sammendrag Ansvarsområder Deltakernes ansvar Sekretariatets ansvar Forutsetninger, avhengigheter og avgrensninger Organisering og sammensetning Nasjonal IKT forumer Rapportering Organisering Sammensetning Møtefrekvens Finansiering og drift Evaluering og videreutvikling Dokumentstyring Endringshistorikk... 7 Referanser til andre dokumenter Nr. Dokumentnavn Versjon Dato Link 1 Felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten v Link 2 Nasjonal strategi for det regionale arbeidet med 2016 Link medisinske kvalitetsregistre 3 Handlingsplan for Nasjonalt servicemiljø 2016 Mandat for Fagforum medisinske kvalitetsregistre vn.n 2

74 1 Innledning og bakgrunn Nasjonal IKT ble opprettet etter initiativ fra Helsedepartementet i 2003, og er spesialisthelsetjenestens hovedarena for samhandling innenfor informasjons- og kommunikasjonsteknologi. Nasjonal IKT HF ble opprettet i 2014 og skal understøtte de mål som spesialisthelsetjenesten setter seg innenfor IKT. Samhandling gjennomføres i forumer sammensatt av representanter fra de fire regionale helseforetakene. Målsetningen for forumene er å følge opp felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten og prioriterte behov fra helseregionene. Det ble i 2013 etter forslag fra RHF AD-møtet anmodet overfor Helse- og omsorgsdepartementet om å endre system og ansvarsforhold vedrørende teknologisk utvikling for nasjonale medisinske kvalitetsregistre. Dette førte til at ansvaret for forvaltning av øremerkede midler til dette formålet ble flyttet fra HEMIT til Nasjonal IKT, og tildelt et Nasjonal IKT fagforum som har navnet Fagforum for medisinske kvalitetsregistre. 2 Formål Hovedformålet er å bidra til bedre samordning og høyere grad av standardisering mellom de fire helseregionene for å oppnå gode og likeverdige helsetjenester. Fagforum for medisinske kvalitetsregistre skal bidra til at nasjonale medisinske kvalitetsregistre understøttes av standardiserte tekniske løsninger for innregistrering og rapportering, som driftes gjennom et felles nasjonalt driftsmiljø. Fagforumet er en teknisk faggruppe som skal understøtte strategien for det regionale arbeidet med medisinske kvalitetsregistre, herunder bidra aktivt til å gjennomføre tilhørende handlingsplan gjennom riktig bruk av øremerkede midler (2017: 6,5 MNOK). 3 Ansvar og oppgaver 3.1 Forumets ansvar Sammendrag Fagforumet skal ha et IKT-faglig koordinerende og rådgivende ansvar for videreutvikling av felles teknologiske løsninger innenfor nasjonale medisinske kvalitetsregistre. Fagforumet forvalter til dette formålet øremerkede midler som stilles til rådighet fra Helse- og omsorgsdepartementet til videreutvikling av teknologiske løsninger for nasjonale medisinske kvalitetsregistre Ansvarsområder Fagforum for medisinske kvalitetsregistre skal: Mandat for Fagforum medisinske kvalitetsregistre vn.n 3

75 Foreslå veikart og tiltak utledet fra strategi og handlingsplan for Nasjonalt servicemiljø. Årlig utarbeide/oppdatere fagforumets handlingsplan og foreslå hvor store andeler av tilgjengelige midler som skal anvendes til henholdsvis tiltak som gjelder enkeltregistre og tiltak som gjelder felleskomponenter. Forslaget legges fram og behandles i Interregional styringsgruppe. Være et rådgivende forum for Interregional styringsgruppe i saker som berører IKT-området. Fordele midler, etter søknad fra Nasjonalt servicemiljø i helseregionene, til etablering av tekniske løsninger for de enkelte registrene. Fordele midler, til leverandører av tekniske løsninger og driftstjenester, for videreutvikling og etablering av ny funksjonalitet som kommer flere registre til gode. Sørge for at Interregional styringsgruppe rådføres om tiltaksforslag som ikke inngår i årlig handlingsplan eller som er av et betydelig økonomisk omfang, før behandling av søknad om midler i forumet. Bidra til at det finnes et velfungerende felles nasjonalt driftsmiljø for nasjonale medisinske kvalitetsregistre. Vurdere og anbefale aktuelle IKT-løsninger for nasjonale medisinske kvalitetsregistre, som godkjennes av Interregional styringsgruppe. Følge opp leverandørenes veikart for videreutvikling av tekniske løsninger, herunder leveranseevne. Bidra til at godkjente tekniske løsninger for innregistrering, lagring og rapportering videreutvikles i tråd med strategi og handlingsplan for Nasjonalt servicemiljø, herunder standardisering av løsningskomponenter. Gi råd til databehandlingsansvarlige vedrørende valg av tekniske løsninger for de nasjonale medisinske kvalitetsregistrene. Etter avtale gi råd til relevante nasjonale råd og utvalg i spørsmål som berører tekniske løsninger for nasjonale medisinske kvalitetsregistre. Opprette og avslutte arbeidsgrupper der dette er formålstjenlig. 3.2 Deltakernes ansvar Deltagere kommer fra Nasjonal IKT HF, Nasjonalt servicemiljø SKDE og de regionale helseforetakene. I tillegg til det nasjonale fokuset, skal deltagerne representere sitt fagområde. Forumets medlemmer har følgende ansvar: Medlemmene skal i saker der det er relevant, sørge for å være kjent med anbefaling og innstilling i egen region eller virksomhet. Medlemmene tilstreber å stille på alle møter. Ved fravær stiller stedfortreder. Medlemmene skal stille godt forberedt. Mandat for Fagforum medisinske kvalitetsregistre vn.n 4

76 Medlemmene er ansvarlige for å formidle innhold og beslutninger fra møtene til egen region eller virksomhet. 3.3 Sekretariatets ansvar Sekretariatet skal innkalle til møter i henhold til årsplan. Sekretariatet skal publisere agenda og saksunderlag til møter minst en uke i forveien. Sekretariatet er ansvarlig for at det skrives referat som tilgjengeliggjøres. 4 Forutsetninger, avhengigheter og avgrensninger Fagforumet er et rådgivende organ, og kan ikke gjøre vedtak for en helseregion. Fagforumet kan anbefale og konkludere på temaer som kan ha konsekvens for en helseregion og de enkelte registrene. Gjennomføring av tiltak som fagforumet har konkludert med forutsetter tilgjengelige ressurser fra de aktuelle helseregionene. Det er en forutsetning for oppfyllelse av fagforumets formål at ansvaret definert i punkt 3.1 utføres, og at helseregionene samler og strukturerer informasjon som er relevant for fagforumets formål, og gjør informasjonen tilgjengelig i et felles bibliotek. Arbeidet i fagforumet skal ha sin basis i arkitekturprinsipper utarbeidet av Nasjonal IKT. Fagforumet samhandler med andre aktører i henhold til denne ansvarsmatrisen: IRS = Interregional styringsgruppe, NSMS = Nasjonalt servicemiljø SKDE, NSMR = Nasjonalt servicemiljø i helseregionene FR=Fagråd for resultattjenester FMK = Fagforum for medisinske kvalitetsregistre NIKT FA = Fagforum for arkitektur, Klinisk IKT = Klinisk IKT fagforum LEV = Leverandør av tekniske løsninger for registre NHN = Norsk Helsenett Mandat for Fagforum medisinske kvalitetsregistre vn.n 5

77 5 Organisering og sammensetning 5.1 Nasjonal IKT forumer Nasjonal IKT HF eier seks forumer som benyttes som virkemiddel for å levere på oppdragsdokument og realisere felles IKT-strategi. Samhandlingsorganer som fungerer som rådgivende organ: EPJ Systemeierforum Fagforum for arkitektur Klinisk IKT fagforum Fagforum for porteføljestyring Fagforum for medisinske kvalitetsregistre 5.2 Rapportering Forumet rapporterer til administrerende direktør for Nasjonal IKT HF som er eier av forumet. Forumet skal årlig utarbeide en årsrapport innen utgangen av januar. Leder av forum rapporterer regelmessig forumets aktivitet til Interregional styringsgruppe. Forumet skal utarbeide årlig melding som skal godkjennes av Interregional styringsgruppe. Forumet skal videre sørge for rapportering av status for IKT-feltet i statusrapport for kvalitetsregisterfeltet som utarbeides av Nasjonalt servicemiljø. 5.3 Organisering Styret i Nasjonalt IKT HF tildeler administrerende direktør i Nasjonal IKT HF ansvaret for gjennomføring i tråd med mandatet. Leder for forumet utnevnes av administrerende direktør i Nasjonal IKT HF. Sekretariat for forumet utøves av Nasjonal IKT HF. 5.4 Sammensetning Forumet skal besitte kompetanse innenfor etablering, forvaltning og videreutvikling av medisinske kvalitetsregistre, virksomhetsarkitektur (herunder kobling mellom kvalitetsregisterfeltet og EPJ) og porteføljestyring. Interregional styringsgruppe utnevner to deltakere fra Nasjonalt servicemiljø SKDE (leder i Nasjonalt servicemiljø SKDE og én deltaker med juridisk kompetanse), og én representant fra Nasjonalt servicemiljø i hver av de fire helseregionene, som har ansvar for koordinering av IKT-aktivitet innenfor kvalitetsregisterfeltet i regionen. Administrasjonen i Nasjonal IKT HF utnevner to deltakere i tillegg til sekretariat. Mandat for Fagforum medisinske kvalitetsregistre vn.n 6

78 Leverandører av utvikling, forvaltning og drift for nasjonale medisinske kvalitetsregistre deltar på sak etter innkalling. 6 Møtefrekvens Fagforum for medisinske kvalitetsregistre møtes i utgangspunktet 6 ganger årlig og i tillegg ekstraordinært ved behov. 7 Finansiering og drift Nasjonal IKT HF besørger bemanning og tilhørende finansiering av forumets ledelse- og sekretariatsfunksjon. Øremerkede midler til tiltak bevilges av Helse- og omsorgsdepartementet over statsbudsjettet, og inngår i årlig tildelte midler til Helse Vest RHF. 8 Evaluering og videreutvikling Forumet skal evaluere sitt virke årlig, og utarbeide forslag til forbedringer av forumet. 9 Dokumentstyring Leder av forumet har gjennomføringsansvar i henhold til mandatet. Mandatet anbefales av Interregional styringsgruppe og godkjennes av styret for Nasjonal IKT HF. 9.1 Endringshistorikk Versjon Endring Dato Forfatter 0.8 Mandatet revidert og klargjort for behandling i styret i Nasjonal IKT HF Jørn Hanssen Mandat for Fagforum medisinske kvalitetsregistre vn.n 7

79 Vedlegg 40 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 40/17 O Juridisk vurdering av offentlighet i styresaker Bakgrunn Styret har i styremøtet reist spørsmålet om hvilken informasjon i styrebehandling av saker som skal være tilgjengelig for offentligheten. Status Administrasjonen har innhentet juridisk vurdering av styrets spørsmål. Konklusjonen av vurderingen er at Nasjonal IKT har hjemmel til å unnta opplysninger i styredokumenter fra offentligheten dersom opplysningene har et konkurransemessig aspekt. Dette må vurderes særskilt for hvert enkelt styredokument. Det er kun opplysningene som kan unntas og ikke hele dokumentene, slik at relevante opplysninger må sladdes. Når det gjøres unntak fra innsyn for deler av et dokument, kan det også gjøres unntak for resten av dokumentet dersom: a) disse delene alene vil gi et klart misvisende inntrykk av innholdet, b) det vil være urimelig arbeidskrevende å skille de ut, eller c) de unntatte opplysningene utgjør den vesentligste delen av dokumentet. Administrerende direktørs vurdering Administrasjonen kommer til å ta hensyn til sjekklisten utarbeidet i forbindelse med den juridiske vurderingen, og vurdere offentlighet av fremtidige styresaker i henhold til denne. Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 1

80 Notat Til: Nasjonal IKT HF Fra: Knut Emil Johannesen Lie Ansvarlig advokat: Vår ref.: Bergen Trine Lise Fromreide TLF/KJL 10. mars 2017 Nasjonal IKT HF - Innsyn i styredokumenter 1 Bakgrunn og konklusjon Nasjonal IKT HF ("Nasjonal IKT") er spesialisthelsetjenestens hovedarena innenfor informasjons- og kommunikasjonsteknologi. Selskapet eies sammen av de fire regionale helseforetakene Helse Nord, Helse Midt-Norge, Helse Vest og Helse Sør-Øst. Spørsmålet som er reist er hvilken informasjon i styrebehandling av saker som skal være tilgjengelig for offentligheten. I det foreliggende notat vil det først bli gjort rede for de generelle reglene knyttet til innsyn i styredokumenter for helseforetak. Det vil også bli gitt en liste over punktet som kan tjene som en sjekkliste vedrørende vurderingen om styredokumentet bør unntas fra offentligheten. Konklusjonen er kort at Nasjonal IKT har hjemmel til å unnta opplysninger styredokumenter fra offentligheten dersom opplysningene har et konkurransemessig aspekt. Dette må vurderes særskilt for hvert enkelt styredokument. Det er kun opplysningene som kan unntas og ikke hele dokumentene, slik at relevante opplysninger må sladdes. Hva som ligger i konkurransemessig aspekt er nærmere gjennomgått under pkt , men i all hovedsak går det ut på om forhandlingsposisjonen til Nasjonal IKT blir skadet. Nedenfor følger en utredning av spørsmålet knyttet til dokumentoffentlighet. Unntakene blir også gjennomgått særskilt. 2 Dokumentoffentlighet 2.1 Innledning Nasjonal IKT er et helseforetak organisert under felles eierskap av de fire regionale helseforetakene. Det er således en norsk statlig virksomhet som eies av de regionale helseforetakene, noe som medfører at de har egen handlingsevne både rettslig og økonomisk, samt eget arbeidsgiveransvar. Hva gjelder dokumentoffentligheten for helseforetakene, er det offentleglova som kommer til anvendelse jf. Offentleglova 2, første ledd, bokstav c, ettersom: Foretaksregisteret T Advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig AS NO MVA F Christies gate 3A, Postboks 1213 Sentrum, 5811 Bergen S_ /1_

81 Side 2 av 7 "helseforetaket er sjølvstendige rettssubjekt der stat, fylkeskommune eller kommune direkte eller indirekte har ein eigardel som gir meir enn halvparten av røystene i det øverste organet i rettssubjektet". I det følgende vil hovedregelen for innsyn hva gjelder helseforetak bli drøftet, før unntakene gjennomgås. Avslutningsvis vil det bli gitt en kort bemerkning, samt vedlagt en liste over punkter som er viktige å huske på under avgjørelsen av om et saksdokument skal unntas fra innsyn. 2.2 Hovedregel Det at det er en norsk statlig virksomhet medfører at særskilte regler vedrørende åpenhet og transparens i arbeidet som blir utført av foretaket komme til anvendelse. Det vises her innledningsvis til Grunnloven, hvor det fremkommer av 100, femte ledd at: "Alle har rett til innsyn i dokumenta til staten og kommunane og til å følgje forhandlingane i rettsmøte og folkevalde organ ". Følgelig er den klare hovedreglene at dokumenter som staten og kommunen har utarbeidet skal være offentlige, slik at samfunnet for øvrig kan foreta en kontroll med den offentlige myndighet. Bestemmelsen i grunnloven viser således både til møteoffentlighet og dokumentoffentlig. Hva gjelder møteoffentlighet for helseforetakene, er synspunktet i grunnloven gjentatt og lovfestet i helseforetaksloven 26a som sier at: "Styremøter i foretak skal holdes for åpne dører hvis ikke annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller av vedtak etter annet ledd". Bestemmelsen om dokumentoffentlighet fremkommer av offentleglova 3: "Saksdokument, journalar og liknande register for organet er opne for innsyn dersom ikkje anna følgjer av lov eller forskrift med heimel i lov" (vår understrekning). Her er det verdt å merke seg at styreprotokoller er å anse som "saksdokument" jf. 4, annet ledd. Hovedreglene er følgelig den samme for dokumentoffentlighet som den er for møteoffentlighet; allmennheten har rett til innsyn. Offentleglova 3 fastslår som alminnelig prinsipp og rettslig utgangspunkt at allmennheten har rett til innsyn i saksdokumenter, journaler og lignende register hos organ som går inn under loven, når ikke annet er fastsatt i eller i medhold av lov. 1 Dette er også synspunktet til Helse- og omsorgsdepartementet i sin veiledning om styrearbeid i regionale foretak, hvor det fremkommer at: "Foretakene er omfattet av rettsregler om dokumentoffentlighet. Det skal derfor gis innsyn i styredokumenter, styreprotokoller og foretaksprotokoller". 2 Basert på overnevnte, bør Nasjonal IKT alltid ha som hovedregel at saksdokumenter, herunder styredokumenter, styreprotokoller og foretaksprotokoller skal være offentlige. Selv om hovedregelen er at saksdokumenter bør være offentlige, oppstiller loven enkelte unntak fra når det kan gis innsyn i saksdokumenter. I det påfølgende avsnittet vil de enkelte unntakene bli gjennomgått, 1 Bernt, Jan Fridthjof, Jussens Venner 2009 s (JV ) s Helse- og omsorgsdepartementet - Veiledning: Styrearbeid i regionale helseforetak god rolleforståelse og god rolleutøvelse (s. 30). S_ /1_ Advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig AS

82 Side 3 av 7 hvorpå hvert enkelt unntak vil bli drøftet, og det vil bli redegjort for hva som skal til for å anvende de enkelte unntakene. 2.3 Unntak Både helseforetaksloven og offentleglova oppstiller en rekke unntak fra retten til innsyn. I helseforetakslovens er det oppstilt en rekke unntak for når møtet kan holdes for lukkede dører. Helseforetakslovens 26a, tredje ledd jf. andre ledd ramser opp en rekke tilfeller, herunder personalsaker, orienteringer under saksforberedelser, informasjon om lovbrudd, forsvarlig gjennomføring av økonomi- lønns- eller personalforvaltning i foretaket eller om det gjelder tilbud og protokoll etter regelverket om offentlige anskaffelser til valget av leverandør er gjort. Sistnevnte gjelder uavhengig av hvilken konkurranseform som er blitt benyttet. Bestemmelsen er avgrenset i tid og gjelder derfor bare frem til valget av leverandør er gjort. Når det gjelder saksdokumenter, oppstiller offentleglova kapittel 3 en rekke unntak, herunder for taushetsbelagte opplysninger, organinterne dokumenter, utenrikspolitiske interessert, og det mest aktuelle i foreliggende sak; Unntak av omsyn til det offentlege sin forhandlingsposisjon m.m. Det må hver gang foretas en konkret vurdering av om opplysningene i den aktuelle styreprotokollen er av en slik art at det skal unntas offentlighet. Det må foretas en konkret vurdering av hvert enkelt dokument og opplysning. Dersom opplysningene ikke kan gis ut må de «sladdes» bort før man eventuelt gir ut deler av protokollen eller andre styredokumenter ved en innsynsbegjæring. Offentleglova skiller mellom to hovedtyper unntak. 1. Unntaket i offentleglova 13 som slår fast at forvaltningen kan nekte å gi innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller medhold av lov 2. Unntakene i offentleglova 14 til 26 som gir forvaltningen rett, men ingen plikt til å nekte innsyn i bestemte opplysninger eller dokument. Her skal det alltid vurderes om en likevel bør gi helt eller delvis innsyn jf. offentleglova Unntaket etter offentleglova 13 - taushetsplikt I henhold til offentleglova 13 skal opplysninger som er underlagt taushetsplikt være unntatt fra innsyn. Bestemmelsens første ledd lyder: "Opplysningar som er underlagde teieplikt i lov eller i medhald av lov, er unnatekne frå innsyn". Det blir for meget å gå inn på enhver bestemmelse som pålegger foretaket taushetsplikt. 3 Hvorvidt opplysningene som er nedtegnet i saksdokumentene er taushetsbelagte opplysninger beror på en konkret vurdering i hvert enkelte tilfelle, og er en vurdering Nasjonal IKT må foreta, ikke bare i forbindelse med nedtegnelse av styreprotokollen, men også under selve møtet. 3 De mest aktuelle bestemmelsene vedrørende lovpålagt taushetsplikt vil være forvaltningslovens 13, markedsføringsloven 28, reglene i spesialisthelsetjenesteloven 6-1, første ledd og straffeloven 121 m.m. S_ /1_ Advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig AS

83 Side 4 av 7 Unntaket for taushetsbelagt informasjon knytter seg til "opplysninger" og ikke dokumentet i sin helhet. Dette medfører at enkelte komponenter i protokollene m.m. kan sladdes, hvorpå det gis innsyn i resten av dokumentet. Her er det dog verdt å merke seg at offentleglova 12 gir adgang til å unnta hele dokumentet, selv om bestemmelsen kun retter seg til opplysninger. Her åpner loven for at dersom ett av de tre alternative vilkårene er oppfylt, kan hele dokumentet unntas fra innsyn. Vilkårene er: A. Når den gjenværende delen vil gi et klart misvisende inntrykk av innholdet; Det avgjørende er her om en slik ufullstendig offentlighet kan føre til en diskusjon på skjevt grunnlag eller til gale slutninger på en måte som fremtrer som samfunnsmessig uheldig eller rammer enkeltpersoner på en urimelig måte. 4 Den misvisende effekten må være klar. 5 B. det vil være urimelig arbeidskrevende å skille ut; eller Bestemmelsen vil for eksempel kunne brukes dersom det gjelder store dokumenter der de opplysningene som faller inn under unntak, er spredt over hele dokumentet. 6 C. der de unntatte opplysninger utgjør den vesentligste delen av dokumentet Hva som ligger i den største delen av dokumentet må vurderes særskilt i hver enkelt sak. Basert på overnevnte vil vurderingen bli i) fremkommer det opplysninger i styreprotokollen som er underlagt lovpålagt taushetsplikt, ii) skal kun opplysningene sladdes eller hele dokumentet etter offentleglova 12. Avslutningsvis er det verdt å merke seg at det aldri skal vurderes om det skal gis merinnsyn etter offentleglova 11 i dokumenter med taushetsbelagte opplysninger Unntaket etter offentleglova 14 og 15 intern saksforberedning Etter offentleglova 14 kan et organ gjøre unntak fra innsyn for hele dokumentene dersom organet har utarbeidet det for sin egen interne saksforberedelse. Bestemmelsen lyder: "Eit organ kan gjere unntak frå innsyn for dokument som organet har utarbeidd for si eiga interne saksførebuing" (vår understrekning). Her vil Nasjonal IKT bli regnet som ett forvaltningsorgan. 7 Følgelig er det dokumenter som Nasjonal IKT selv har utarbeidet. Her er det verdt å merke seg at unntaket i første ledd gjelder ikke for dokumenter fra administrasjonen til styret i foretak etter helseforetaksloven. Dette følger av Offentlegforskrifta 8. Videre vil det være hele dokumentene som vil være unntatt offentligheten jf. ordlyden "dokument". Unntaket her relaterer seg til dokumenter som utarbeides i forkant av styremøte o.l. herunder forslag, utkast, konsepter, betenkninger og lignende arbeidsdokumenter som Nasjonal IKT utarbeider underveis i 4 Rettsdata Kommentarutgave til offentleglova Note Veileder fra Justis- og politidepartementet (G ) s. 70 flg. 6 Rettsdata Kommentarutgave til offentleglova Note Veileder i offentlighetsloven (G-0354 B) s. 34 S_ /1_ Advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig AS

84 Side 5 av 7 en saksprosess. En ikke helt upraktisk begrensning ligger likevel i at det som hovedregel er et vilkår for å bruke denne unntakshjemmelen at dokumentet ikke er sendt ut av organet. 8 Saksdokumenter slik som styreprotokoller m.m. vil ikke være å anse som interne dokumenter, og faller sålede utenfor unntaket. Det er enkelte dokumenter etter offentleglova 14, annet ledd som ikke kan unntas fra innsyn, herunder i) dersom dokumentet inneholder en endelig avgjørelse, ii) generelle retningslinjer for saksbehandling, iii) foredrag til saker som er avgjort av Kongen i statsråd og iv) kortfattet sammendrag av innholdet i et dokument hvor det treffes et vedtak eller gis en uttalelse dersom kortet ikke gjengir organinterne vurderinger. Offentleglova 15 relaterer seg til dokumenter som er hentet utenfra i den saksforberedende prosessen. Første ledd gir uttrykk for at dokumenter som er hentet fra i) underordnede organer eller ii) fra et departement til et annet departement kan være unntatt fra offentligheten dersom det er nødvendig for å sikre en forsvarlig avgjørelsesprosess. Bestemmelsen fremstår som lite relevant for Nasjonal IKT. Annet ledd oppstiller følgende unntak: "Det kan vidare gjerast unntak for delar av dokument som inneheld råd om og vurderingar av korleis eit organ bør stille seg i ei sak, og som organet har innhenta til bruk for den interne saksførebuinga si, når det er påkravd av omsyn til ei forsvarleg ivaretaking av det offentlege sine interesser i saka". Her er det verdt å merke seg at dersom Nasjonal IKT under saksforberedelsen av en sak, innhenter råd og vurderingen om hvordan Nasjonal IKT bør stille seg i en sak, kan dette unntas dersom det verner offentlig interesser å unnta dokumentet. Offentleglova oppstiller flere unntak for i kapittel 3. Flere av disse vil ikke være aktuelle for Nasjonal IKT. 9 Det siste unntaket som er aktuelt for Nasjonal IKT er offentleglova 23 om unntak om innsyn av omsyn til det offentlege sin forhandlingsposisjon Særlig om offentleglova 23 om unntak av omsyn til det offentlege sin forhandlingsposisjon Det følger av offentleglova 23, første ledd at: "Det kan gjerast unntak frå innsyn for opplysningar når det er påkravd av omsyn til ei forsvarleg gjennomføring av økonomi-, lønns-, eller personalforvaltninga til organet"(vår understrekning). Denne bestemmelsen verner ikke interessen til private personer, men foretaket som organet. Det vil si at økonomiske opplysninger og forretningsopplysninger som gjelder private, må ivaretas gjennom andre regler. Derimot gjelder bestemmelsen ovenfor en privat motpart eller annet organ, henholdsvis en slik situasjon Nasjonal IKT står ovenfor. 8 Veileder fra Justis- og politidepartementet (G ) s. 95 flg. 9 Se blant annet 16 om kommune og fylkeskommune, 17 om det Kongelege Hoff, 18 om rettsdokumenter, 19 om konsultasjon med Sametinget, 20 om utenrikspolitiske interesser osv. S_ /1_ Advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig AS

85 Side 6 av 7 Videre gjelder unntaket bare "opplysninger", slik at de deler av dokumentene som omfattes av unntaket skal sladdes, hvorpå resten skal offentliggjøres. Bestemmelsen tar sikte på å verne de privatøkonomiske interessene til organet i forhandlingssituasjoner, og gjelder både ved kjøp og salg samt avtaleinngåelse mer generelt. 10 Her må således vurderes konkret i hvert tilfelle, men det er nærliggende å anta at konkurransepreget forhandlinger, som kan skade organet sin forhandlingsposisjon dersom dem kommer ut, vil være unntatt fra innsyn, henholdsvis styredokumenter i likhet med protokoller i offentlig anskaffelseshenseende. I forarbeidene til offentleglova, er det uttalt at: "Det kreves at opplysningene har et konkurransemessig aspekt dersom de skal kunne unntas i medhold av bestemmelsen. Dette innebærer at det er et vilkår for unntak at offentlighet må kunne skade det offentliges forhandlingsposisjon eller strategiske stilling i den aktuelle saken eller i fremtidige saker". 11 Bestemmelsen er således i kjernen av spørsmålet til Nasjonal IKT. Spørsmålet blir nærmere, hva skal til for at styredokumenter kan unntas i henhold til bestemmelsens første ledd. I en uttalelse fra Lovavdelingen 12 blir det uttrykkelig nevnt at: "dersom det skal vere aktuelt med unntak for opplysningar om ein tilbydar etter 23 fyrste ledd, må offentleggjering såleis kunne svekkje stillinga til det offentlege i forhandlingar". Videre er det uttalt av faren for svekkelse må være konkret og av et visst omfang. I en annen uttalelse fra Lovavdelingen blir det nevnt at: "det vil ikkje vere tilstrekkeleg at innsyn kan forseinke ein forhandlingsprosess noko, så lenge forseinkinga ikkje set sjølve avtaleinngåinga eller andre sentral interesser i fare". Dette må bli en konkret vurdering i den enkelte sak, men det er nærliggende å konkludere med at styredokumenter som inneholder opplysning knyttet til drøfting vedrørende konkurransepreget forhandlinger, herunder vurdering av tilbydere osv. kan være unntatt offentligheten i medhold av offentleglova 23, første ledd. Det er viktig å bemerke seg at det også skal vurderes merinnsyn etter offentleglova 11, dersom Nasjonal IKT kommer til at enkelte opplysninger kan unntas fra offentligheten. 13 Spørsmålet blir videre om styredokumentene kan unntas etter offentleglova 23, tredje ledd. Det fremkommer av offentleglova 23, tredje ledd at: "Det kan gjerast unntak frå innsyn for tilbod og protokoll etter regelverk som er gitt i medhald av lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlege innkjøp, til valet av leverandør er gjort" (vår understrekning). 10 Veileder fra Justis- og politidepartementet (G ) s NOU 2003:30 Ny offentlighetslov s JDLOV Se blant annet Sivilombudsmannens uttalelse SOM S_ /1_ Advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig AS

86 Side 7 av 7 Reglene gjelder kun unntak hva gjelder "tilbud og protokoll". Bestemmelsen gir ikke tilgang til å gjøre unntak fra innsyn for andre dokumenter enn tilbud og protokoller, herunder selve anskaffelsesprosessen. For disse gjelder følgelig de alminnelige reglene i loven, eksempelvis unntaket i første ledd. 14 Dette medfører at Nasjonal IKT ikke kan unnta styredokumenter i henhold til bestemmelsen om unntak for tilbud og protokoll. 3 Avsluttende bemerkninger Som vist er hovedregelen at saksdokumenter utferdiget av Nasjonal IKT som hovedregel skal være åpen for offentligheten. Dette blir ofte begrunnet med at et demokrati kan bare være reelt så langt velgerne har mulighet til kritisk innsyn i forvaltningens virksomhet. 15 Derimot kan et slikt innsyn ofte være skape mer overfladiske avgjørelser, og bidra til mindre ryddige avgjørelsesprosesser. 16 Med dette som bakteppet, er det viktig at Nasjonal IKT foretar en konkret vurdering hver gang det avholdes styremøter og det nedskrives styreprotokoll. Vedlagt dette notatet følger en kort liste over punkter som gjør gjennomgås før det avgjøres hvorvidt styreprotokollen m.m skal være unntatt offentligheten. Med vennlig hilsen Simonsen Vogt Wiig Knut Emil Johannesen Lie Advokatfullmektig kjl@svw.no 14 Rettsdata Kommentarutgave til offentleglova Note Jan Fridthjof Bernt, Jussens Venner 2009 s (JV ) s Jan Fridthjof Bernt, Jussens Venner 2009 s (JV ) s. 265 S_ /1_ Advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig AS

87 HUSKELISTE - INNSYN I SAKSDOKUMENTER 1. Utgangspunktet er at allmenheten har rett til innsyn i saksdokumenter, journaler og lignende register Hva som et saksdokument fremgår av offentleglova 4 og omfatter enhver "logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande". Dette medfører følgelig styreprotokoller 3. Saksdokumentene kan ikke inneholde taushetsbelagt informasjon, hvorav taushetsplikten følger av lov eller forskrift/instruks gitt i medhold av lov jf. offentleglova 13. Gjennomgå dokumentet for å avgjøre om det foreligger taushetsbelagte opplysninger. Dersom det foreligger, skal informasjon sladdes, resterende dokument skal fremlegges, med mindre offentleglova 12 kan anvendes. Bestemmelsen innebærer at hvis et av følgende vilkår anses oppfylt av Nasjonal IKT, kan hele dokumentet unntas offentligheten: a) Resterende del av dokumentet gir et misvisende inntrykk av innholdet b) Det vil være urimelig arbeidskrevende å sladde opplysningene c) De unntatte opplysningene utgjør den vesentligste delen av dokumentet 4. Videre kan det vurderes om hele dokumentet skal unntas fordi saksdokumentet er et organinternt dokument som enten er utarbeidet av organet selv jf. offentleglova 14. Her må det også vurderes merinnsyn etter offentleglova Videre kan det vurderes om hele dokumentet skal unntas fordi saksdokumentet er innhentet utenfra for den interne saksforberedelsen jf. offentleglova 15, første ledd. Her må det også vurderes merinnsyn etter offentleglova Videre kan det vurderes om deler av dokument skal unntas for innsyn, dersom dokumentet inneholder råd om hvordan Nasjonal IKT HF skal forholde seg i en sak, og som benyttes for intern saksforberedelse, gitt at det er påkrevd som følge av forsvarlig ivaretakelse av det offentliges interesser. Her må det også vurderes merinnsyn etter offentleglova Videre kan det vurderes om saksdokumentet skal unntas fra offentligheten med hensyn til det offentliges forhandlingsposisjon jf. offentleglova 23. Her er det særlig to situasjoner som oppstår, henholdsvis etter første og tredje ledd. 1 Grunnloven 100, femte ledd, offentleglova 3 Foretaksregisteret T Advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig AS NO MVA F Christies gate 3A, Postboks 1213 Sentrum, 5811 Bergen S_ /1_

88 Side 2 av 5 a) Etter første ledd kan opplysninger i et dokument unntas dersom det er påkrevet med hensyn til en forsvarlig gjennomføring av økonomiforvaltningen til organet. 2 Her vil følgende momenter trekke i retning av unnlatelse fra offentligheten: I. Gjelder kjøp, salg eller generelt avtaleinngåelse II. Dersom informasjonen kommer ut, vil det skade forhandlingsposisjonen til organet. III. Står forhandlingsposisjonen konkret i fare for å bli svekket? IV. Vil svekkelsen være av et visst omfang? Her må det også vurderes merinnsyn jf. offentleglova 11 b) Etter andre ledd kan protokoller og tilbud i en innkjøpsprosess unnlates dersom de følger lov om offentlige anskaffelser. Her er den klare hovedregelen at dersom det dreier seg om et tilbud eller en protokoll før valget av leverandør er gjort, kan det unntas. Etter dette hjemler ikke tredje ledd en unnlatelse. Her må det også vurderes merinnsyn jf. offentleglova Dersom saksdokumentene ikke faller inn under noen av unntakene, skal dokumentene være åpne for innsyn, og ikke være unntatt offentligheten. 2 Også lønns- og personalforvaltning der dette måtte være aktuelt. S_ /1_ Advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig AS

89 Side 3 av 5 OVERSIKT OVER DE SENTRALE LOVBESTEMMELSENE (VÅRE UNDERSTREKNINGER) OFFENTLEGLOVA 3 HOVEDREGEL Saksdokument, journalar og liknande register for organet er opne for innsyn dersom ikkje anna følgjer av lov eller forskrift med heimel i lov. Alle kan krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register til organet hos vedkommande organ. 11 MERINNSYN Når det er høve til å gjere unntak frå innsyn, skal organet likevel vurdere å gi heilt eller delvis innsyn. Organet bør gi innsyn dersom omsynet til offentleg innsyn veg tyngre enn behovet for unntak. 12 UNNTAK FOR RESTEN AV DOKUMENT Når organet gjer unntak frå innsyn for delar av eit dokument, kan det også gjere unntak for resten av dokumentet dersom a) desse delane aleine vil gi eit klart misvisande inntrykk av innhaldet, b) det vil vere urimeleg arbeidskrevjande for organet å skilje dei ut, eller c) dei unnatekne opplysningane utgjer den vesentlegaste delen av dokumentet. 14 ORGANINTERNE DOKUMENTER Eit organ kan gjere unntak frå innsyn for dokument som organet har utarbeidd for si eiga interne saksførebuing. Første ledd gjeld ikkje: a) dokument eller del av dokument som inneheld den endelege avgjerda til organet i ei sak, b) generelle retningslinjer for saksbehandlinga til organet, c) føredrag til saker som er avgjorde av Kongen i statsråd, og d) presedenskort og liknande, men ikkje dersom kortet gjengir organinterne vurderingar. Kongen kan gi forskrift om at det ikkje skal kunne gjerast unntak etter første ledd i paragrafen her for bestemte dokument i bestemte statlege eller statleg tilknytte organ. 15 ORGANINTERNE DOKUMENTER HENTENT UTENIFRA Når det er nødvendig for å sikre forsvarlege interne avgjerdsprosessar, kan organet gjere unntak frå innsyn for dokument som organet har innhenta frå eit underordna organ til bruk i den interne S_ /1_ Advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig AS

90 Side 4 av 5 saksførebuinga si. Det same gjeld dokument som eit departement har innhenta frå eit anna departement til bruk i den interne saksførebuinga si. Det kan vidare gjerast unntak for delar av dokument som inneheld råd om og vurderingar av korleis eit organ bør stille seg i ei sak, og som organet har innhenta til bruk for den interne saksførebuinga si, når det er påkravd av omsyn til ei forsvarleg ivaretaking av det offentlege sine interesser i saka. Unntaka i paragrafen her gjeld tilsvarande for dokument om innhenting av dokument som er nemnde i første og andre ledd, og innkallingar til og referat frå møte mellom overordna og underordna organ, mellom departement og mellom eit organ og nokon som gir råd eller vurderingar som er nemnde i andre ledd. Paragrafen her gjeld ikkje for dokument som blir innhenta som ledd i allmenn høyring i ei sak. 23 UNNTAK MED HENSYN TIL DET OFFENTLIGE FORHANDLINGSPOSISJON Det kan gjerast unntak frå innsyn for opplysningar når det er påkravd av omsyn til ei forsvarleg gjennomføring av økonomi-, lønns-, eller personalforvaltninga til organet. Det kan1 gjerast unntak frå innsyn for opplysningar som gjeld forhandlingar om rammeavtalar med landbruks-, fiskeri- og reindriftsorganisasjonane når det er påkravd av omsyn til ei forsvarleg gjennomføring av forhandlingane. Det kan1 gjerast unntak frå innsyn for tilbod og protokoll etter regelverk som er gitt i medhald av lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlege innkjøp, til valet av leverandør er gjort. Det kan1 gjerast unntak frå innsyn for dokument som gjeld selskap der staten eller ein kommune eller fylkeskommune har eigarinteresser, og som blir behandla av vedkommande organ som eigar, dersom selskapet ikkje er omfatta av verkeområdet for lova her. HELSEFORETAKSLOVEN 26A ÅPNE STYREMØTE Styremøter i foretak skal holdes for åpne dører hvis ikke annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller av vedtak etter annet ledd. Dersom det foreligger et reelt og saklig behov, kan styret vedta å behandle en sak for lukkede dører i følgende tilfeller: 1. Av hensyn til personvernet. Personalsaker skal alltid behandles for lukkede dører. 2. Orientering om sak som er på et forberedende stadium i saksbehandlingen i foretaket. 3. Informasjon om lovbrudd, saksanlegg eller av hensyn til foretakets partsstilling i sak for norsk domstol. 4. Av hensyn til forsvarlig gjennomføring av økonomi-, lønns-, eller personalforvaltningen til foretaket. 5. Saker som gjelder tilbud og protokoll etter regelverket om offentlige anskaffelser til valget av leverandør er gjort. Vurderingen av om møtet eller deler av møtet skal foregå for lukkede dører, skal gjøres på møtetidspunktet. S_ /1_ Advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig AS

91 Side 5 av 5 S_ /1_ Advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig AS

92 Vedlegg 41 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 41/17 B Årsregnskap og årsberetning 2016 Helseforetakene er pliktige til å følge regnskapsloven i henhold til helseforetaksloven. Jf. 3-1 i regnskapsloven skal regnskapspliktige hvert utarbeide årsregnskap og årsberetning i samsvar med reglene i samme lov. Årsregnskapet og årsberetningen skal underskrives av alle styremedlemmene og daglig leder. Erklæring om fastsetting av ansettelsesvilkår for administrerende direktør og andre ledende ansatte fremkommer i note 3 i årsregnskapet. Resultatet for Nasjonal IKT HF viser et overskudd på ,44kroner. I tråd med styrets tidligere vedtak (Sak 17/16 B Foretakets kapitalsituasjon og finansiering 2016) om at Nasjonal IKT HF skal ha en annen egen kapital på om lag 10 MNOK er det administrasjonens vurdering at tilbakebetaling til eierne vil være hensiktsmessig. Administrasjonen foreslår tilbakebetaling på 13 MNOK forholdsmessig etter eierens finansiering av foretaket for Forslag til vedtak 1. Styret godkjenner årsberetning og årsregnskap med de innspillene som fremkommer i møtet. Årets overskudd i Nasjonal IKT HF, ,44 kroner, blir ført mot annen egenkapital. 2. Styret innstiller for foretaksmøtet at det gis tilslutning til styrets retningslinjer for lederlønnsfastsettelse. 3. Styret legger vedlagte årsregnskap, med kontantstrømsanalyse og noter, frem for foretaksmøtet til godkjenning. 4. Styret innstiller for foretaksmøtet at det tilbakebetales 13 MNOK forholdsmessig etter eierens finansiering av foretaket for

93

94 Innhold VISJON OG MÅL... 3 STYRINGSBUDSKAP... 4 ORGANISASJONSKART... 5 ÅRSBERETNING... 6 RESULTATREGNSKAP BALANSEREGNSKAP KONTANTSTRØMOPPSTILLING NOTER MELDING FRA REVISOR Nasjonal IKT HF / Årsrapport

95 VISJON OG MÅL OVERORDNET MÅLSETTING: Bedre samordning og høyere grad av samordning innen IKT Nasjonal IKTs målsettinger For å i større grad og raskere kunne realisere fremtidsbildet for IKT innen spesialisthelsetjenesten, er det nødvendig med bedre samordning og høyere grad av standardisering innen IKT mellom de fire helseregionene. Bedre samordning og høyere grad av standardisering innen IKT er strategiens overordnede målsetning. Strategiene for å nå den overordnede målsetningen er: 1. Tilrettelegge for økt samordning av felles tjenester og løsninger i fremtiden. 2. Tilrettelegge for koordinerte IKT-porteføljer på tvers av regionene. 3. Tilrettelegge for flere felles IKT-anskaffelser. 4. Tilrettelegge for økt samordning og standardisering innen IKT arkitektur. 5. Tilrettelegge for økt kompetansedeling og læring innen IKT mellom Nasjonal IKT HF og helseregionene. 6. Etablere IKT-styringsprinsipper som tilrettelegger for helhetlig prioritering, styring og gjennomføring. 7. Etablere finansieringsprinsipper som bidrar til flere felles prosjekter/tiltak. OM OSS Nasjonal IKT ble etablert etter initiativ fra Helsedepartementet i Bakgrunnen for initiativet var at Nasjonal IKT skulle være en arena for strategisk koordinering, prioritering og forankring av en felles tilnærming til viktige IKT-spørsma l ble Nasjonal IKT stiftet som eget helseforetak. De fire regionale helseforetakene eier Nasjonal IKT HF med 25 % hver. Nasjonal IKT skal jobbe nasjonalt. Foretaket har hovedkontor i Bergen og avdelingskontor i Oslo og Stavanger. Nasjonal IKT HF Møllendalsveien 68A 5009 Bergen E-post: post@nasjonalikt.no Web: Org.nr: Nasjonal IKT HF / Årsrapport

96 STYRINGSBUDSKAP De regionale helseforetakenes oppdrag og bestilling til Nasjonal IKT HF, med utgangspunkt i overordnede rammer samt økonomiske og faglige prioriteringer, sammenstilles i oppdragsdokumentet. Overordnede styringsbudskap Lover, forskrifter og andre myndighetsvedtak utgjør rammene for helsetjenesten. De regionale helseforetakenes virksomhet er basert pa lover og forskrifter, med særlig vekt pa helseforetaksloven, spesialisthelsetjenesteloven og pasient- og brukerrettighetsloven. Den nasjonale helsepolitikken og oppgavene til de regionale helseforetakene konkretiseres og utdypes i Nasjonal helse- og omsorgsplan, oppdragsdokumenter og foretaksmøter i de regionale helseforetakene. I oppdragsdokumentet for 2016 framga r det at de regionale helseforetakene i 2016 skal innrette sin virksomhet med sikte pa a na følgende overordnede ma l: 1. Redusere unødvendig venting og variasjon i kapasitetsutnyttelsen. 2. Prioritere psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert rusbehandling. 3. Bedre kvalitet og pasientsikkerhet. Dette danner ogsa grunnlaget for virksomheten i Nasjonal IKT HF. Det forutsettes at Nasjonal IKT HF setter seg inn i kravene Helse- og omsorgsdepartementet har gitt til de fire regionale helseforetakene i oppdragsdokumenter for 2016 og i foretaksmøte 12. januar 2016 og innretter seg etter disse. Nasjonal IKT HF skal følge opp vedtatte strategiplan for Nasjonal IKT. Det er viktig at spesialisthelsetjenesten søker a samordne sin innsats for bedre IKT-løsninger i fremtiden, ba de i spesialisthelsetjenesten, i samhandlingen med øvrig helsetjeneste og i løsningene for digital kommunikasjon med borgerne. Grunnlaget for helseforetakets virksomhet er ytterligere konkretisert i helseforetakets stiftelsesdokumenter, herunder vedtekter og foretaksavtale, samt oppdragsdokument. Nasjonal IKT HF / Årsrapport

97 ORGANISASJONSKART Foretaksmøtet Nasjonal IKT HF Styret i Nasjonal IKT HF Prosjektforum Administrerende direktør Administrasjon Klinisk IKT Arkitektur EPJ Prosjekt og portefølje Medisinske kvalitetsregistre Om organiseringen Nasjonal IKT HF er en liten enhet, som skal jobbe pa strategisk niva. Det anses som ønskelig a ha en flatest mulig struktur. I tillegg til foretakets ansatte spiller Nasjonal IKTs fagforumer en viktig rolle. Disse forumene er sammensatt av representanter fra de regionale helseforetakene og Nasjonal IKT HF. Administrerende direktør Nasjonal IKT Gisle Fauskanger Utdannelse innen IT (Høgskolen i Bergen) og økonomi/administrasjon (NHH og BI). 25 a rs erfaring fra DNB i ulike lederposisjoner, primært innen IT, samt 4 a r i konsulentbransjen. Foto: Marianne Wennesland / DnB Nasjonal IKT HF / Årsrapport

98 ÅRSBERETNING I følge stiftelsesprotokollen er Nasjonal IKT HFs formål følgende: «Nasjonal IKT skal gi retningslinjer for IKT- utvikling i spesialisthelsetjenesten gjennom felles strategi, samarbeid og samordning» De primære og prioriterte oppgavene for helseforetaket er å: Operasjonalisere gjeldende strategiplan for Nasjonal IKT, tilsluttet av styrene for de regionale helseforetakene. Videreutvikle Nasjonal IKT HF som spesialisthelsetjenestens hovedarena for samhandling innenfor informasjons- og kommunikasjonsteknologi. Nasjonal IKT HF / Årsrapport

99 ÅRSBERETNING Porteføljestyring og arkitektur som strategisk virkemiddel Masterplanprosessen består av porteføljestyring og arkitekturstyring som til sammen sikrer valg og gjennomføring av de riktige initiativene, gitt også begrensede ressurser. Den samlede masterplanprosessen kan illustreres som en kobling mellom strategi, fokusområder med veikart, prosjektidéer, porteføljedefinering med masterplan, og prosjektgjennomføring med tilrettelegging for gevinstrealisering. Nasjonal IKT HF har sammen med helseregionene definert en felles masterplan for prosjektporteføljen i Prosjektene er delt inn i områder og understøtter felles IKTstrategi for spesialisthelsetjenesten og Meld. St. 9 ( ) Én innbygger én journal. Noen utvalgte positive resultater innenfor prosjektområder og initiativer er: Innbyggertjenester - Helsenorge.no har i 2016 befestet sin posisjon som kanal for offentlige digitale helsetjenester innen spesialisthelsetjenesten. I 2016 har helsenorge.no hatt 12,5 millioner besøk. Via Nasjonal IKT samarbeidet er det etablert en rekke nye funksjoner som øker pasientenes innsikt i egen situasjon, og styrker muligheten for pasientmedvirkning. Prehospital Det er etablert et samarbeid mellom helseregionene for å anskaffe en ny felles IKT-løsning, som vil legge til rette for effektiv håndtering av nødhenvendelser. I tillegg arbeides det med kobling mot helsenettet for mobile enheter, som bedrer muligheten for å samhandle elektronisk både internt innenfor spesialisthelsetjenesten, med kommunehelsetjenesten og øvrige nødetater. EPJ-området - Løsning for automatisk melding om fødsel er etablert, slik at fødselsnummer kan hentes innen 12 timer i stedet for flere uker. Det er sammen med NAV etablert et omforent løsningsforslag for bruk av elektronisk sykemelding i spesialisthelsetjenesten. Programmet Samordning av neste generasjon EPJ er etablert og skal sørge for vurdering, utvikling og iverksetting av fellestiltak for neste generasjons EPJ i spesialisthelsetjenesten. Økt grad av samordning og standardiseringen innenfor EPJ-området understøtter visjonen om En innbygger en journal og vil forenkle innføring av prosess- og beslutningsstøtte i helsearbeidet. Legemiddelkjeden - Sammen med helseregionene og Statens Legemiddelverk, er det levert grunnlag for forbedring av legemiddelinformasjon og gjennomføring forventes å starte i Det er innført en elektronisk oppgjørsordning for H-resepter, som har resultert i redusert tidsbruk og økt kvalitet i hele verdikjeden for oppgjørsordningen. Felles løsninger - Det er etablert en felles nasjonal løsning for forvaltning, drift og vedlikehold av medisinsk-teknisk utstyr og behandlingshjelpemidler. Løsningen gir Nasjonal IKT HF / Årsrapport

100 reduserte kostnader innen drift og forvaltning, den muliggjør lavere feilrate på utstyr, og gir bedre styringsinformasjon. Standarder og modeller Det er utarbeidet flere modeller innen arkitekturområdet. Modellene er blant annet benyttet for arkitekturvalg i helseplattformen i Helse Midt Norge. Deling av god praksis Nasjonal IKT HF har arbeidet med deling av god praksis innenfor flere fagområder, og har etablert nettstedet Kilden til dette formålet. Tiltak 42.2 Praksis for virksomhetsarkitektur i Nasjonal IKT - Nasjonal IKT HF har samlet arkitekturlederne i spesialisthelsetjenesten for å videreutvikle arkitekturpraksis med mål om å sikre økt samordning og standardisering. Samhandling Nasjonal IKT HF skal bidra til samhandling innenfor informasjons- og kommunikasjonsteknologi. Dette gjelder både samhandling innad i spesialisthelsetjenesten (mellom de ulike helseforetakene og de regionale helseforetakene) og samhandling med andre aktører som Direktoratet for e-helse. Forumene i regi av Nasjonal IKT er viktige arenaer for samhandling, og de er sammensatt av representanter fra helseregionene, Direktoratet for e-helse og Nasjonal IKT HF. Nasjonal IKT gjennomfører spesialisthelsetjenestens felles IKT-prosjekter, koordinerer helseregionenes prosjektporteføljer og er spesialisthelsetjenestens felles grensesnitt mot andre aktører. Direktoratet for e-helse koordinerer den nasjonale porteføljen og eier nasjonale e- helseprosjekter. Sammen utfyller de hverandre og gir riktig gjennomføring på rett nivå. Nasjonal IKT har etablert en samarbeidsarena for porteføljestyring sammen med helseregionene og Direktoratet for e-helse med formål om å oppnå mer samordnede prosjektporteføljer i spesialisthelsetjenesten. Samordnet porteføljestyring bidrar til felles og mer helhetlig prioritering, slik at en får bedre IKT-løsninger og god digital kommunikasjon med borgere, samt bedret samhandling med øvrig helsetjeneste. Arkitekturlederne i regionene møtes for å prioritere hvilke tiltak som skal gjennomføres for å oppnå samordning og standardisering mellom regionene. Målet er å oppnå flere riktige tiltak mellom regionene. Porteføljestyringen og arkitekturstyring er innrettet etter nasjonal styringsmodell slik at en får en helhetlig prioritering og styring for e-helse for å styrke gjennomføringsevnen av IKTutviklingen i helse- og omsorgstjenesten. Nasjonal styringsmodell for e-helse består av Nasjonalt e-helsestyre (NEHS), Prioriteringsutvalget (NUIT) og Fagutvalget (NUFA). Prosess for definering av den felles prosjektporteføljen videreutvikles sammen med helseregionene og Direktoratet for e-helse slik at de riktige prosjektene gjennomføres basert på felles prioriteringer og avhengigheter. Direktoratet for e-helse vil sammen med Nasjonal IKT gjennomføre metodeprosjekter for hele helsesektoren. Effekten er enda bedre samordnet porteføljestyring og arkitekturstyring. Porteføljestyring, ansvar og finansieringsansvar er avklart som en del av ny felles IKTstrategi for spesialisthelsetjenesten. For felles interregionale IKT-prosjekter er Nasjonal IKT Nasjonal IKT HF / Årsrapport

101 prosjekteier og finansierer kostnader som prosjektleder. Helseregionene bistår med ressurser og direktekostnader i henhold til styrevedtak om gjennomføring av det enkelte prosjekt. Nasjonal IKT HF / Årsrapport

102 ÅRSBERETNING Arbeid i Nasjonal IKT HFs fagforum Klinisk IKT fagforum Klinisk IKT fagforum skal bidra i Nasjonal IKT sin langsiktige strategi for utvikling og tilpasning av funksjonalitet og informasjonsstruktur i kliniske IKT-systemer. Fagforumet skal være en faglig partner for ledelsen i Nasjonal IKT HF, og bygge et langsiktig målbilde ut fra klinisk perspektiv. Dette perspektivet skal være kunnskapsbasert og ha faglig forankring i de kliniske miljøene som skal benytte systemene. Målbildet skal være i tråd med og supplere Nasjonal IKT HFs gjeldende strategi og tiltaksplan. Fagforum for arkitektur Fagforum for arkitektur har som formål å forvalte og videreutvikle felles virksomhetsarkitektur, herunder også metodeutvikling, for spesialisthelsetjenesten. Fagforumet skal gjennom rådgiving i nasjonale, og relevante regionale, prosjekter bidra til at disse forholder seg til omforent arkitektur. Fagforum for porteføljestyring Formålet med Fagforum for porteføljestyring er å være samarbeidsarena for å oppnå mer effektiv porteføljestyring, programstyring og prosjektstyring i spesialisthelsetjenesten. Fagforumet skal følge opp porteføljetiltak i felles IKT-strategi, koordinere felles masterplan og samordne prosjektporteføljer. Forumet skal også behandle og anbefale metode, verktøy og praksis, samt legge til rette for erfaringsutveksling mellom helseregionene. EPJ systemeierforum EPJ systemeierforum har som hovedoppgave å samarbeide om bruk, implementering, forvaltning og videreutvikling av dagens EPJ. Forumet har to hovedområder, der det ene er samhandling med leverandører og interessentgrupper, og den andre er erfaringsdeling og samordning mellom regionene. Fagforum medisinske kvalitetsregistre Fagforum medisinske kvalitetsregistre har som formål å videreutvikle en velfungerende og kvalitetssikrede teknologiske løsninger, som driftes av et felles nasjonalt driftsmiljø. Fagforumet forvalter til dette formålet midler som stilles til rådighet fra Helse- og omsorgsdepartementet. Midlene er øremerket til videreutvikling av teknologiske løsninger for nasjonale medisinske kvalitetsregistre. Nasjonal IKT HF / Årsrapport

103 ÅRSBERETNING Regnskapsresultatet Regnskapsmessig resultat for 2016 var et overskudd på 2,0 MNOK. De totale inntektene var 100,2 MNOK. Av disse var 92,6 MNOK finansiering fra de regionale helseforetakene som eier foretaket. 7,7 MNOK var øremerkede midler fra Helse og omsorgsdepartementet for videreutvikling av tekniske løsninger for medisinske kvalitetsregistre. Totale driftskostnader var 99,3 MNOK, med hovedgruppene øremerkede tilskudd 7,7 MNOK, personalkostnader 19,9 MNOK og andre driftskostnader 71,7 MNOK. Med netto finansposter på 1,1 MNOK gir dette et årsresultat på 2,0 MNOK. Balanse Totalkapitalen per var 47,3 MNOK. Omløpsmidler utgjorde 100 % av totalkapitalen. Balanseført egenkapital var 28,5 MNOK og utgjorde dermed 60,2 %. Finansiell stilling Likviditetsbeholdning var per ,9 MNOK og dermed tilfredsstillende. Forutsetning om videre drift er lagt til grunn for selskapet sitt årsregnskap for Om miljø Per hadde foretaket atten ansatte. Sykefraværet i 2016 (egenmeldt og med sykemelding) var på 2,0 %. Foretaket har vernetjeneste. Ingen vesentlige hendelser er meldt i Ytre miljø Nasjonal IKT HF sin virksomhet forurenser i utgangspunktet ikke det ytre miljø. Foretaket fokuserer på bruk av video- og telefonmøter for å redusere reiseaktivitet. Nasjonal IKT HF / Årsrapport

104 ÅRSBERETNING Eierforhold Nasjonal IKT HF er eid med 25 % hver av de fire regionale helseforetakene. Styret i Nasjonal IKT HF Hilde Brit Christiansen (styrets leder) Helse Vest RHF Thomas Bagley (nestleder) Helse Sør-Øst RHF Erik M. Hansen (medlem) Helse Vest RHF Anita Schumacher (medlem) Helse Sør-Øst RHF Torbjørg Vanvik (medlem) Helse Midt Norge RHF Paul Gundersen (medlem) Helse Midt Norge RHF Bjørn Nilsen (medlem) Helse Nord RHF Hilde Rolandsen (medlem) Helse Nord RHF Lise Karin Strømme (medlem) Konserntillitsvalgt, Helse Vest RHF Lasse B. Sølvberg (medlem) Konserntillitsvalgt, Helse Sør-Øst RHF Toril Østvold (varamedlem) Konserntillitsvalgt, Helse Vest RHF Inga Nordberg (observatør) Håkon Grimstad (observatør) Øistein Winje (observatør) Direktoratet for e-helse Norsk Helsenett SF Repr. for brukerutvalgene Likestilling 50 % av styrerepresentantene er kvinner. Per hadde foretaket atten ansatte, åtte kvinner og ti menn. Nasjonal IKT HF ansetter den best kvalifiserte søkeren til stillinger uavhengig av kjønn. Selskapet vurderer det som viktig å ha bredde i arbeidsstyrken og vil foretrekke kvinner i stillinger innenfor mannsdominerte områder og menn innenfor kvinnedominerte områder når andre kvalifikasjoner ellers er like. Nasjonal IKT HF / Årsrapport

105 ÅRSBERETNING Gardemoen, Hilde Brit Christiansen Thomas Bagley Anita Schumacher Styreleder Styrets nestleder Styremedlem Erik M. Hansen Torbjørg Vanvik Paul Gundersen Styremedlem Styremedlem Styremedlem Hilde Rolandsen Bjørn Nilsen Lise Karin Strømme Styremedlem Styremedlem Styremedlem Lasse B. Sølvberg Styremedlem Gisle Fauskanger Administrerende direktør Nasjonal IKT HF / Årsrapport

106 RESULTATREGNSKAP 2016 Beløp i NOK 1000 Note DRIFTSINNTEKTER Rammefinansiering fra de regionale helseforetakene Annen driftsinntekt Sum driftsinntekter DRIFTSKOSTNADER Øremekrede tilskudd kvalitetsregister Lønnskostnad Avskrivninger/nedskrivninger 0 0 Annen driftskostnad Sum driftskostnader DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER OG FINANSKOSTNADER Finansinntekter Annen finanskostnad 1 4 Netto finansposter ORDINÆRT RESULTAT FØR SKATTEKOSTNAD Skattekostnad på ordinært resultat 0 0 ÅRSRESULTAT Opplysninger om avsetninger til: Avsatt til annen egenkapital Sum disponert Nasjonal IKT HF / Årsrapport

107 BALANSEREGNSKAP 2016 EIENDELER (Beløp i 1000 NOK) Note ANLEGGSMIDLER Finansielle anleggsmidler Egenkapitalinnskudd KLP 7 1 Sum anleggsmidler 7 1 OMLØPSMIDLER Fordringer Kundefordringer Andre fordringer Sum fordringer Bankinnskudd, kontanter og lignende Sum omløpsmidler SUM EIENDELER Nasjonal IKT HF / Årsrapport

108 BALANSEREGNSKAP 2016 EGENKAPITAL OG GJELD Beløp i NOK 1000 Note EGENKAPITAL Innskutt egenkapital Foretakskapital Sum innskutt egenkapital Opptjent egenkapital Annen egenkapital Sum opptjent egenkapital Sum egenkapital GJELD Avsetning for forpliktelser Pensjonsforpliktelser Sum avsetning for forpliktelser Kortsiktig gjeld Leverandørgjeld Skyldig offentlige avgifter Annen kortsiktig gjeld Sum kortsiktig gjeld Sum gjeld SUM EGENKAPITAL OG GJELD Nasjonal IKT HF / Årsrapport

109 KONTANTSTRØMOPPSTILLING 2016 Beløp i NOK Kontantstrømmer fra operasjonelle aktiviteter Resultat før skatt Forskjellen mellom kostnadsført pensjon og inn-/utbetalinger Endring i kundefordringer og leverandørgjeld Endring i andre tidsavgrensningsposter Netto kontantstrøm fra operasjonelle aktiviteter Kontantstrømmer fra finansielle aktiviteter Utbetalinger ved kjøp av andre finansielle eiendeler -6-1 Netto endring i likvider i året Kontanter og bankinnskudd per Kontanter og bankinnskudd per Nasjonal IKT HF / Årsrapport

110 NOTER Note 1 Regnskapsprinsipp Generelt om regnskapet Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapsloven og NRS 8 - God regnskapsskikk for små foretak. Klassifisering og vurdering av balanseposter Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen et år etter innkjøpstidspunktet. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til laveste av anskaffelseskost og virkelig verdi. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på opptakstidspunktet. Prinsipp for inntektsføring Rammefinansiering Rammefinansiering fra Helse Vest RHF, Helse Midt Norge RHF, Helse Sør-Øst RHF og Helse Nord RHF blir inntektsført i det året finansieringen er gitt for. Øremerkede tilskudd Tilskudd inntektsføres i henhold til sammenstillingsprinsippet. Pensjoner Pensjonskostnader og pensjonsinntekter beregnes etter lineær opptjening basert på forventet sluttlønn. Beregning er basert på en rekke forutsetninger herunder diskonteringsrente, fremtidig regulering av lønn, pensjoner og ytelser fra folketrygden, fremtidig avkastning på pensjonsmidler samt aktuarmessige forutsetninger om dødelighet og frivillig avgang. Pensjonsmidler er vurdert til virkelig verdi og fratrukket i netto pensjonsforpliktelser i balansen. Endringer i forpliktelsen som skyldes endringer i pensjonsplaner fordeles over antatt gjenværende opptjeningstid. Endringer i forpliktelsen og pensjonsmidlene som skyldes endring i og avvik i beregningsforutsetningene (estimatendringer) fordeles over antatt gjennomsnittlig gjenværende opptjeningstid hvis avviket ved årets begynnelse overstiger 10 % av det største av brutto pensjonsforpliktelser og pensjonsmidler. Nasjonal IKT HF / Årsrapport

111 NOTER Kontantstrømoppstillingen Kontantstrømoppstillingen er basert på den indirekte metoden. Dette innebærer at en i analysen tar utgangspunkt i årsresultatet for foretaket for å kunne presentere kontantstrømmer tilført fra henholdsvis ordinær drift, investeringsaktivitet og finansieringsaktivitet. Note 2 Inntekter Øremerket tilskudd er tilskudd fra Helse og omsorgsdepartementet for å sikre at de nasjonale medisinske kvalitetsregistrene får tatt i bruk tekniske fellesløsninger. Note 3 Lønn og andre personalkostnader Det er ikke utbetalt styrehonorar eller annen godtgjørelse til styrets medlemmer i regnskapsåret. Det er ikke gitt lån eller sikkerhetsstillelse til administrerende direktør, styreleder eller andre nærstående parter. Det er ikke inngått avtale om sluttvederlag for administrerende direktør. Lønnskostnader Lønnskostnader Arbeidsgiveravgift Pensjonskostnader inkl. arbeidsgiveravgift Andre ytelser Sum lønn og personalkostnader Gjennomsnittlig antall årsverk 16,2 9,7 Ytelser til ledende personer (administrende direktør) Beløp i NOK Lønn Pensjonsutgifter Annen godtgjørelse Sum godtgjørelse Nasjonal IKT HF / Årsrapport

112 NOTER Note 3 Lønn og andre personalkostnader Ytelser til ledende personer (administrende direktør) Beløp i NOK Lønn Pensjonsutgifter Annen godtgjørelse Sum godtgjørelse Erklæring om ledernes ansettelsesvilkår Nasjonal IKT HF definerer administrerende direktør som ledende ansatt. Nasjonal IKT HF følger retningslinjer for ansettelsesvilkår for ledere i statlige foretak og selskaper (fastsatt av Regjeringen ) hvor hovedprinsippet er at lederlønningene i foretaket skal være konkurransedyktige, men ikke lønnsledende sammenlignet med tilsvarende selskaper/foretak. Foretaket skal bidra til moderasjon i lederlønningene. Lønn og godtgjørelse til administrerende direktør i 2016 Lønn til administrerende direktør ble ikke justert i Administrerende direktør har ordinære pensjonsbetingelser gjennom KLP og forsikringsordninger som for foretakets øvrige ansatte. I tillegg kommer dekning av mobiltelefon, bredbånd samt én fri avis. Godtgjørelse til revisor Beløp i NOK Lovpålagt revisjon Andre tjenester utenfor revisjon 0 3 Sum godtgjørelse Beløpene er inkl mva. Nasjonal IKT HF / Årsrapport

113 NOTER Note 4 Andre driftskostnader Beløp i NOK Bygninger og kontorlokaler inkl energi og brensel Kjøp og leie av medisinskteknisk utstyr, IKT, inventar mv Konsulenttjenester Frikjøp fra RHF / HF (Helse Sør-Øst) Frikjøp fra RHF / HF (Helse Midt-Norge) Frikjøp fra RHF / HF (Helse Vest) Frikjøp fra RHF / HF (Helse Nord) Frikjøp fra andre i sektoren Annen ekstern tjeneste Kontor- og kommunikasjonskostnader Reisekostnader Øvrige driftskostnader Sum andre driftskostnader Note 5 Bundne bankinnskudd Beløp i NOK Skattetrekksmidler utgjør per Note 6 Egenkapital og eierforhold Beløp i NOK 1000 Nasjonal IKT HF eies av av de regionale helseforetak. Eierandel Stemmerett Helse Nord RHF 25 % 25 % Helse Midt-Norge RHF 25 % 25 % Helse Vest RHF 25 % 25 % Helse Sør-Øst RHF 25 % 25 % Foretakskapital Annen egenkapita Sum Egenkapital Årets resultat Egenkapital pr Nasjonal IKT HF / Årsrapport

114 NOTER Note 7 Pensjonsforpliktelser Beløp i NOK Brutto påløpte pensjonsforpliktelse Pensjonsmidler Netto pensjonsforpliktelse Arbeidsgiveravgift på netto pensjonsforpliktelse Ikke resultatført tap/ (gev) av estimat- og planavvik inkl aga Netto bokførte forpliktelse inkl arbeidsgiveravgift Spesifikasjon av pensjonskostnad Nåverdi av opptjente pensjonsrettigheter i året Rentekostnad på pensjonsforpliktelsen Årets brutto pensjonskostnad Forventet avkastning på pensjonsmidler Administrasjonskostnad Netto pensjonskostnad inkl. adm.kost Aga netto pensjonskostnad inkl. adm.kost Resultatført aktuarielt tap (gevinst) -2 Resultatført planendring 5 Resultatført andel av nettoforpliktelse v/avk. Årets netto pensjonskostnad Andre pensjonskostnader 10 1 Sum pensjonskostnader Økonomiske forutsetninger Diskonteringsrente 2,60 % 2,70 % Forventet avkastning på pensjonsmidler 3,60 % 3,30 % Årlig lønnsregulering 2,50 % 2,50 % Årlig pensjonsregulering 1,48 % 1,48 % Regulering av folketrygdens grunnbeløp 2,25 % 2,25 % Antall aktive personer med i ordningen Antall oppsatte personer med i ordningen 0 0 Antall pensjonister med i ordningen 0 0 Ytelsesbasert pensjonsordning Foretaket har en offentlig kollektiv pensjonsordning i KLP for sine medarbeidere, som gir en bestemt, framtidig pensjonsytelse basert på opptjeningsår og lønnsnivået ved pensjonsalder. Pensjonsytelsene er samordnet med ytelser fra folketrygden. Pensjonsordningen dekker alderspensjon, uførepensjon og barnepensjon. Pensjonsordningen tilfredsstiller kravene i Lov om offentlig tjenestepensjon. Nasjonal IKT HF / Årsrapport

115 NOTER Note 8 Leverandørgjeld Beløp i NOK Leverandørgjeld Helse Vest RHF (og underliggende foretak) Leverandørgjeld Helse SørØst RHF (og underliggende foretak) Leverandørgjeld Helse MidtNorge RHF (og underliggende foretak) - Leverandørgjeld Helse Nord RHF (og underliggende foretak) Øvrig leverandørgjeld Sum leverandørgjeld Nasjonal IKT HF / Årsrapport

116 MELDING FRA REVISOR Nasjonal IKT HF / Årsrapport

117 Vedlegg 42 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Administrasjonen Dato: Saksnr.: 42/17 B Årlig melding 2016 Årlig melding er oppdatert i henhold til styrets innspill i møtet Denne versjonen ble sendt til eierstyringsgruppen Forslag til vedtak 1. Styret godkjenner Årlig melding

118 Nasjonal IKT HF Årlig melding 2016 Bergen, 10. februar 2016