Sluttrapport fase 1 for erom pilotprosjekt (Lifecare) ved Solliheimen sykehjem avdeling 1 Fredrikstad Kommune.

Transkript

1 Sluttrapport fase 1 for erom pilotprosjekt (Lifecare) ved Solliheimen sykehjem avdeling 1 Fredrikstad Kommune. Prosjektleder Marianne Persen, 1.desember 2013 Sluttrapport, Fase 1 av erom pilot for Fredrikstad kommune, Side 1

2 Innhold 1. Bakgrunn Forberedelser Alle rom har fungerende skjermer med tilhørende stativ Opplæring Funksjonalitet en gjennomgang Lifecare erom Effektmålet Prosesser Tidsstudiet Situasjon før Tok lang tid å logge inn på pc Uoversiktlig på Gerica hvilke pasienter som var inneliggende Raskere rapporter Fokus på tiltak Kost/nytte Utfordringer og erfaringer Stativ Tiltaksplaner Endring av tjenesten Rengjøring av skjermer Videreutvikling Sluttrapport, Fase 1 av erom pilot for Fredrikstad kommune, Side 2

3 1. Bakgrunn erom på Solliheimen sykehjem er et utviklingsprosjekt i Fredrikstad kommune i samarbeid med Tieto. Rapporten beskriver erfaringer fra fase 1 avsluttet november Via touch-skjerm installert på hvert pasientrom i kortidsavdelingen, får de ansatte tilgang til alt de trenger å vite om pasienten via pasientjournalsystemet. De får frigjort tid, ved at de slipper å løpe til og fra vaktrommet for å hente ut opplysninger. I tillegg kan dokumentasjonen gjøres der og da sammen med bruker. Dermed slipper de ansatte å vente på ledig pc på vaktrommet og får dokumentert ferdig med en gang de har oppgaven friskt i minne. De ansatte får en enklere oversikt over oppgaver, påminnelser, notere evt. avvik og avsjekk på utførte tiltak. Samtidig kan brukeren involveres i evaluering av hvordan dagen har gått og effekten av iverksatte tiltak. Brukeren kan da få innblikk i hva som står i egen journal og kan bidra til utforming av sin egen tiltaksplan. Forberedelsene til pilotprosjektetr har foregått over lang tid. Det startet høsten 2011,men selve piloten fase 1 har vært fra 1.mars-1. november Det er ulike faktorer som har ligget til grunn for at tiden har blitt langstrakt. Skifte av prosjektleder: Ny prosjektleder var på plass 1. november Ny erom modul fra Tieto: Ny modul var på plass 1.mars. Riktig oppsett fra IT avdelingens System CenterS C 2012 Diverse justeringer i ny modul fra Tieto. Utskiftning av deffekte skjermer som er levert av leverandør Lexit. Stort arbeidspress på avdelingen og økonomisk innstramming. Prosjektgruppen har bestått av følgende personer: Lena Kristin Hissingby Bergli (avd.leder på avdelingen) Hanne Jacobsen (Tillitsvalgt NSF og sykepleier på avdelingen) Marit Kjenne (Verneombud og hjelpepleier på avdelingen) Anne Helgesen (Tillitsvalgt Fagforbundet) Judit Svendsen (Virksomhetsleder ) Ulf Harry Evensen (Prosjektkoordinator) Christian Westli (erom ansvarlig hos Tieto) Lars Sandbu (LA Gerica) Christian Weidal Martinsen (LA Gerica) Marianne Persen (Prosjektleder erom) 1.1 Forberedelser Tieto utførte brukertester på modulen som skulle tas i bruk. Dette for å se hvor raskt de ansatte løste oppgaver på touch skjermen og for å se hvor brukervennlig modulen var. I forkant før erom modulen kunne tas i bruk, måtte hver pasient ha en tiltaksplan med en tidsplan, for at besøk skulle komme opp i erom modulen. 1.2 Alle rom har fungerende skjermer med tilhørende stativ. En forutsetning for at erom skulle kunne tas i bruk på de 17 rommene på Solliheimen, fordelt mellom 8 kortidsplasser og 9 med vedtak om langtidsplass, var at skjermene var oppdaterte og i funksjon. Lexit var leverandør av skjermer i størrelse 22 og har levert ekstra kabler til utskift når de har røket. De har levert en touch skjerm som er montert i resepsjonen i størrelse 32, hvor en bildekarusell går. På vaktrommet har de installert en stor vegghengt skjerm som ikke har touch eller full HD. De har sørget for stativ til skjermene på rommene. Det er stativ som er takmontert over seng, slik at pasienten kan se på skjermen i sengen. Stativet er såpass mobilt at det kan flyttes til en stol, hvis pasient sitter oppe. Sluttrapport, Fase 1 av erom pilot for Fredrikstad kommune, Side 3

4 Tieto har stilt krav til skjermene, at de bør ha: Full HD (1080x 1920) Størrelse minimum 18,5 All In One prosessor og harddisk Anbefalt prosessor i «i5-klassen eller bedre Disk, gjerne SSD, minimum 30GB Windows 7 eller windows 8 Pro erom består av en Web-applikasjon og et sett WebService er. Disse hostes av Internet Information Server (IIS) IIS må kunne nå Gerica databasen samtidig som klientene på sykehjemmet må kunne nå Web-applikasjonen som er hostet på den nevnte IIS. It avdelingen har sørget for oppdatert versjon med riktig oppsett via System CenterS C erom modul oppdateringer har skjedd fra Tieto, som har gått via deres leverandørtilgang på webserver mot IT avdelingen. Figur 1 - erom skjerm med påloggingsbildet 1.3 Opplæring Det ble gitt enkel opplæring til de ansatte på avdeling 1,de ansatte på natt og til vaktsykepleierne på sykehjemmet. Dette skulle kun være ment som en dytt for at avdelingen skulle komme i gang. Opplæringen ble satt til ca 30 min. på valgte dager og de ansatte var pliktige til å møte opp på en av opplæringsdagene. Det ble erfart at alder på de ansatte var en påvirkende faktor over hvor fort de lærte. De yngre som var vant med touch teknologi hadde liten behov for opplæring, men de eldre som er mer usikre på teknologi hadde flere spørsmål og brukte lengre tid. Alle ble informert om at de vil oppdage at modulen får noen små endringer etter hvert som Tieto oppgraderer og legger til nye funksjoner i erom. Opplæringen i seg selv opplevdes som en motivasjon til å komme i gang. 1.4 Funksjonalitet en gjennomgang Det er to funksjonaliteter som ligger på skjermen. Innlogging til Lifecare erom og mulighet for å velge bildekarusell Lifecare erom Logger man inn på vaktrommet, får man romliste med alle pasienter. Derfra kan man trykke seg inn på ønsket pasient direkte på skjermen. Logger man inn på rom får man kun opp pasienten som bor på rommet. Sluttrapport, Fase 1 av erom pilot for Fredrikstad kommune, Side 4

5 Journaler Mitt besøk Tiltak Når man logger på skjerm inne hos bruker vises brukeren på rommet direkte. Figur 2 - Dette er synlig på skjermen på rommet til en bruker. Journalbildet Jorunalbildet kan utvides: Figur 3 - Jounaler kan utvides og man ser diagnoser. Cave vil være lett synlig med rød skrift og utropstegn. Sluttrapport, Fase 1 av erom pilot for Fredrikstad kommune, Side 5

6 Journal kan skrives inn under siden «Mitt besøk»: Figur 4 - I bildet mitt besøk, kan den ansatte skrive journal. Dette kan gjøres direkte under et tiltak ved å merke det. Eller utenfor et tiltak, hvis noe uforutsett skulle dukke opp. Hva slags type journal og hvilken tjeneste kan velges. Kalendervindu viser hvilke tiltak som skal gjøres når. Varseltrekant viser at tiltaket er endret siden sist innlogging. Figur 5 Tiltak i kalendervindu. Sluttrapport, Fase 1 av erom pilot for Fredrikstad kommune, Side 6

7 Trykker man på et tiltak, kommer detaljene overtiltaket opp, og utvider man detaljene, ser man situasjon og mål. Figur 6 - Dette bildet, viser detaljene rundt tilaket og situasjon og mål Velger men bort kalendervindu, får man oversikt over alle tiltak pasienten har. Figur 7 - Ved å velge bort kalender funksjonen, får man opp liste over alle aktive tiltak til pasienten. Sluttrapport, Fase 1 av erom pilot for Fredrikstad kommune, Side 7

8 Tiltak kan filtreres i journal ved å merke et tiltak. Da kommer alle journaler som er skrevet om dette merkede tiltaket opp. Figur 8 - Ved å merke et tiltak, kan man filtrere i journal og kun få opp det som er skrevet om dette merkede tiltaket. 2. Effektmålet erom prosjektet er knyttet opp mot et av effektmålene til Innovativ helse- og velferdsteknologi i Fredrikstad og Hvaler: «Mer ressurser innen omsorg er frigjort fra praktiske og administrative gjøremål til brukerrettede tjenester ved hjelp av kontinuerlig endringsledelse og effektiv bruk av IKT.» Det er også vektlagt god kvalitet på tjenester og god brukerinvolvering. erom prosjektet er viktig i utvikling av god dokumentasjon i vårt dokumentasjonsprosjekt. 2.1 Prosesser Ny teknologi krever ny kunnskap og nye arbeidsmåter der alle parter som ansatte og brukere må involveres og høres. erom prosjektet utvikles i små steg sammen med de ansatte og i samspill med brukerne. Leverandøren Tieto og verktøyet for dokumentasjon og pasientadministrasjon. Det har vært flere prosesser som har vært under innflytelse av prosjektet. På avdelingen har arbeidsrutiner som direkte pasient- og brukerrettet dokumentasjon vært en endringsprosess, i tillegg til de daglige rutinene. De ansatte dokumterer på rom, enkelte ganger med pasient. Planlegging av pasienter inn og ut. Planlegging av arbeidsdagen. IT system: Utvikling av eromsmodul i Gerica, som nå heter Lifecare. Sluttrapport, Fase 1 av erom pilot for Fredrikstad kommune, Side 8

9 Utvikling av kompetanse og organisasjon: Endringsarbeid og kompetanseutvikling i tråd med prinsipper om Lean, gjennom samarbeid og bevisstgjøring i forhold til eksisterende prosesser med mål om å jobbe smartere. 2.2 Tidsstudiet Prosjektgruppen utarbeidet et skjema for registrering av tidsbruk som ble gjennomført før piloten startet. Alle som var på jobb dag eller kveld, skulle fylle ut hvor mye tid de brukte på ulike definerte oppgaver. o Direkte pasientrettet arbeid. o Skriftlig rapport o Muntlig rapport o Indirekte brukerarbeid o Pårørendekontakt o Annet En tilsvarende tidsstudie vil gjennomføres våren Under vises noen funn fra pilotperioden. 29 % 2 % 7 % 46 % DIREKTE TID HOS BRUKER SKRIFTLIG RAPPORT 11 % 5 % MUNTLIG RAPPORT INDIREKTE BRUKER- ARBEID Figur 9 Tidsstudie av avdelingens ansatte før start av pilot fase Situasjon før Når de ansatte på avdelingen skulle dokumentere tidligere, måtte de først finne en ledig pc ved et ledig tidspunkt. Ofte var dette på slutten av dagen og ofte alle sammen samtidig. Da var det ikke nok pc r og man måtte vente på en ledig pc. De ansatte manglet god nok komeptanse til å forstå systemet, noe som gjorde at de ble negative til det. De syntes programmet var vanskelig og uoversiktlig. Det tok lang tid å logge inn på kommunens nettverk og Gerica. I tillegg brukte avdelingen ofte tiltakene som var knyttet til tjenesten hjemmesykepleie. Dermed dokumenterte de under feil tjeneste. 3.1 Tok lang tid å logge inn på pc For at en ansatt skulle få tilgang til Gerica pasientjournalsystem, måtte vedkommende først finne en ledig pc og logge seg inn på kommunen sitt nettverk. Hvor så vedkommende måtte finne pasientjournalsystemet Gerica, for så logge seg inn på dette. Ca. estimert tid det tok var 5 min., men dette varierte sterkt. Sluttrapport, Fase 1 av erom pilot for Fredrikstad kommune, Side 9

10 3.2 Uoversiktlig på Gerica hvilke pasienter som var inneliggende Når man logget inn på Gerica på en pc, med rollen som ga tilgang til pasienter som tilhørte avdeling 1 Solliheimen, fikk man opp både inneliggende pasienter, pasienter på rullerende korttidsplass og andre pasienter som har vært innom avdelingen. Uten whiteboard tavla hadde de ikke hatt en god nok oversikt over hvilke pasienter som faktisk var på avdelingen. Tiltakene til pasientene var ikke lett tilgjengelig, så de ansatte så ikke nytten av tiltakene og de måtte selv huske på hva som skulle gjøres hos hver enkelt. 4. Situasjon etter 4.1 Raskere rapporter Først ble erom tatt i bruk på vaktrommet, og alle pasienter som var inneliggende kom opp på skjermen via rom liste. Dette gjorde det veldig enkelt for de ansatte i rapport situasjoner og vaktskifter. Ved å logge seg rett inn på erom hadde de øyeblikkelig tilgang til de pasientene som var inneliggende. De fikk opp journalene fortløpende ettersom de flyttet seg fra rom til rom. I tillegg fikk de opp pasienter som skulle reise hjem og hvilke som skulle komme. Innkomst og utskriving. Dette gjaldt da den datoen dette skulle skje. Da slapp de å logge inn på en pc og Gerica for å sjekke plassadministrasjon. De med rolle som vaktsykepleiere kunne lese rapport på erom skjermen for hele sykehjemmet. Med Lifecare erom aktiv på storskjerm på vaktrommet, ble det større fokus på riktige rapporter. 4.2 Fokus på tiltak De ansatte ble oppmerksomme på viktigheten av å opprette tiltak under rett tjeneste. Mange av tiltakene var de samme, men de måtte knyttes til den tjenesten som pasienten hadde på avdelingen. Det ble stor fokus på tiltaksplan, siden de ansatte fikk en oversikt over hvilke pasienter som manglet tiltaksplan. De ansatte så konsekvens av at pasienter hadde og ikke hadde tiltaktsplan. Nytten av tiltakene ble synliggjort og de ansatte jobbet mer etter tiltaksplan. Figur 10 Enkelt å få oversikt over brukerens tiltak som vises på et skjermbilde Sluttrapport, Fase 1 av erom pilot for Fredrikstad kommune, Side 10

11 4.3 Brukeropplevelsen Brukerne har fått et eierforhold til prosjektet, siden de har fått være med på utviklingen. De ønskene de har kommet med underveis, har blitt hørt av Tieto. De ansatte følte at de ikke hadde behov for å dokumentere hva de hadde gjort som allerede stod i tiltaksplanen. Når de haket av for utført oppdrag og lagret, journalførte de at de hadde utført tiltaket. Dette opplevde de som positivt, fordi det de faktisk hadde gjort ble journalført. Samtidig har de tiltakene lett tilgjengelig og kan enkelt finne ut hvilken dag en pasient f.eks skal dusje. 5. Kost/nytte Da erom ble tatt i bruk på vaktrommet under rapportsituasjoner, ble de muntlige rapportene kortere og mer presise. Det er estimert tidsbesparelse på 15 minutter spart pr. ansatt under morgen rapport. Normalt er det minimum 5 ansatte på dag vakt. Det betyr at her er det spart 1t og 15 min. bare under morgen rapport, men de andre rapportene har også blitt kortet ned på og med bedre kvalitet når de bruker erom skjermen under rapport. Nattevakter og vaktsykepleiere har tatt i bruk erom skjerm på vaktrom under vaktskiftet, siden de får opp alle pasienter på sykehjemmet og det ble lettere for dem og lese journaler på alle pasienter. Kvaliteten på rapporten er blitt bedre, siden det kun ble fokusert på det som var skrevet i journalen til pasienten. De ansatte er blitt mer fokusert på hva som ble dokumentert, siden de skulle skrive mer kort, konsist og kun det som var avvik fra det faktiske tiltak. Tiltaksplan er blitt mer i fokus, siden de ansatte så nytten av at den var på plass. I den tidlige fase av erom modul var det ikke mulig å dokumentere på rom/pasient uten tiltak. Og de ansatte fikk en god følelse når de kunne hake av for tiltak de hadde gjort. De fikk en bekreftelse på at de hadde utført tiltak. Kvaliteten på arbeidet inne på rommet til pasienten er forbedret, siden det som skulle gjøres var enkelt tilgjengelig på skjermen. 6. Utfordringer og erfaringer Det har vært flere utfordringer underveis, og spesielt bør det nevnes samspill mellom flere aktører, identifisering av feil og arbeidsmengden på avdelingen. Lexit har vært leverandør av skjermer og utstyr og avdelingen har opplevd at kabler som går utenfor ledd på stativene ryker. Lexit har da bidratt med ekstra kabler. De ansatte bruker mange sidestystem i Gerica. Som f.eks. hygienekort, observasjonsskjema. De må fortsatt logge inn i Gerica etter at de har vært logget inn i Lifecare erom og dokumentert, for å dokumentere disse verdiene som de ikke får registrert i erom 6.1 Stativ Avdelingen har ikke vært 100% fornøyd med det takopphengte stativet. Det er massivt og tar mye plass. I tillegg vil høye personer kunne stange i stativet under stelle situasjoner. De savner en lås funksjon, slik at ikke skjermen svinger av seg selv.og en mulighet for å låse den slik at det ikke klarer å rotere mer enn 360 grader. Kablene ryker raskt når man roterer armen på stativet for langt. Kabler ligger utenfor ledd, dette er ikke en god løsning. De ansatte savner også muligheten for å legge touch skjermen i vannrett posisjon når de skal skrive. Sluttrapport, Fase 1 av erom pilot for Fredrikstad kommune, Side 11

12 Samtidig var dette den beste løsningen som fantes på markedet og som tålte tyngden av skjermen. 6.2 Tiltaksplaner Det tar tid å opprette helt nye tiltaksplaner på nye pasienter. Selv om mange har tiltak som kan benyttes på sykehjem fra andre tjenester, må det opprettes nye tiltak under rett tjeneste. Dette er noe de ansatte på avdelingen syns tar mye tid. De skulle ønske de kunne flytte over de tiltakene de trengte til rett tjeneste, uten å måtte opprette helt nye i alle nivåer Endring av tjenesten Noen pasienter ligger inne på korttidsplass i påvente av langtidsplass. Når tjenesten endrer seg, forsvinner tiltakene fra erom skjermene, og tiltak må opprettes på nytt i den nye tjenesten. De ansatte på avdelingen ønsker derfor at tiltakene følger bruker og ikke tjenesten. Det blir veldig tungvint å lage helt ny tiltaksplan som skal være den samme som tilhørte en annen tjeneste. 6.3 Rengjøring av skjermer Rengjøring av skjermene har vært utfordrende på smitterom. Enkelte smitteregimer krever at det brukes sterke rengjøringsmidler som ikke skjermen tåler. Derfor bør det vurderes videre hva slags skjermer som skal inn på rom, de må kunne rengjøres i henhold til prosedyrer ved smitte. 7. Videreutvikling Fredrikstad kommune ønsker å førevidere pilotering og utviklingsavtalen med Tieto. Pilotavtale for fase 2 er undertegnet. I den neste fasen i prosjektet vil smartkort og sykepleiehåndboka implementeres. Smartkort via Buypass vil sikre raskere innnlogging til systemet via single sign on. Med single sign on menes at man bruker sitt eget id kort med en personlig pin kode og logger inn på systemet og har da tilgang til de systemene brukeren skal ha rettigheter til. Som f.eks erom og Gerica Sykepleiehåndboka vil gi riktig kvalitet på tiltak og mulighet til å hente ut riktige prosedyrer med rett kvalitet. I fase 3 er det planlagt å fokusere på ny tiltaksplan. Fredrikstad har et ønske om at tiltaksplan skal bli lettere å opprette og jobbe med. Samtidig har man fokus på tverrfaglig dokumentasjon. Tieto jobber med helsekort, som vil komme i en seinere fase. Dette er noe avdelingen venter på, da de har mange sidesytem for å dekke opp de ulike behov. Dette er sidesytem som observasjonskjema, blodsukker målinger, hygienekort etc. Rehabiliteringsavdelingen som skal inn i det nye Helsehuset, skal ta i bruk erom og det jobbes med å finne best mulig tilpassede stativ til den avdelingen. De stativene som finnes på Solliheimen som er montert i tak, passer ikke inn der hvor de har takheiser og traverser. Her planlegges det at TV og internett skal være tilgjengelig for bruker/pasient på erom skjermen. Den inneliggende pasient skal da kunne dra nytte av touchskjermen som finnes på rommet. Sluttrapport, Fase 1 av erom pilot for Fredrikstad kommune, Side 12