Forfall skal meldast til utvalssekretær, som kallar inn varamedlem. Tlf , mob , ev. epost

Transkript

1 Møteinnkalling Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Møterom 100, Fylkeshuset, Molde Dato: Tid: 10:30 Forfall skal meldast til utvalssekretær, som kallar inn varamedlem. Tlf , mob , ev. epost Varamedlem møter berre ved spesiell innkalling. Representantar frå administrasjonen m.fl. er innkalla til møtet til ulike saker. Det er sett opp slik tidsplan: 10.30: Behandling av sak Ko-34/12. Frå samferdselsavdelinga møter ass. samferdselssjef Magne Vinje og rådgivar Stig Helle-Tautra. Representantar frå Statens Vegvesen er og innbedne til møtet i saka : Lunsj Dersom det blir tid før lunsj, behandlas deretter sak Ko-37/12 og Ko-38/12. Frå bygge- og vedlikehaldsseksjonen møter nestleiar Erik Viken i sakene : Behandling av sak Ko-39/12. Frå KPMG møter Kari Hesjedal og Øyvind Støle. Deretter behandling av resterande saker../. Vedlagt følgjer saksdokumenta i sak Ko-34 40/12, samt ei referatsak, RS-2/12. Møteprotokollen frå førre møte den 4. sept følgjer og vedlagt. Forvaltningsrevisjonsrapporten Mindreforbruket av budsjetterte midlar innan vegformål følgjer som særtrykk i eige hefte. Saksdokumenta m.m. i trykt form blir berre sendt medlemene, varamedlemene og fylkesordføraren, øvrige mottakarar får dokumenta via epost. Det er sett opp slik sakliste:

2 Saksnr Innhald Uoff KO-34/12 Forvaltningsrevisjonsrapport nr 3/2012: Mindreforbruket av budsjetterte midlar innan vegformål. KO-35/12 Kontrollutvalet - val av prosjekt for forvaltningsrevisjon i 2013 KO-36/12 Melding om gjennomsyn av fylkesutvalet og klagenemnda sine møtebøker for 1. halvår KO-37/12 K901 Kristiansund vgs, bygg 03 - byggerekneskap, revisors fråsegn KO-38/12 K101 Gjermundnes vgs - opprusting fase 2 - byggerekneskap, revisors fråsegn KO-39/12 Ny prosjektskisse, forvaltningsrevisjonsprosjektet "Spesialundervisning innan vidaregåande opplæring" KO-40/12 Økonomirapport pr for Sentrale kontrollorgan RS-2/12 Finansrapport pr

3 saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: /2012 Hans Blø Saksnr Utval Møtedato KO-34/12 Kontrollutvalet Fylkestinget Forvaltningsrevisjonsrapport nr 3/2012: Mindreforbruket av budsjetterte midlar innan vegformål. Bakgrunn Kontrollutvalet fekk i sak T-72/11 i oppdrag frå fylkestinget å undersøke fylkeskommunens samhandling med Statens Vegvesen etter gjennomføringa av forvaltningsreforma på vegområdet frå Det var frå politisk hald m.a. vore uttrykt misnøye med gjennomføringstakta for vedtekne vegprosjekt og at løyvingane ikkje vart brukte opp. Det var ønskeleg å få avklara årsakene til dette. Kontrollutvalet valde å dele prosjektet, ved at det skulle utarbeidast to rapportar frå undersøkinga. Første rapport vart behandla av fylkestinget i juni, sak T-30/12, og omhandla ei evaluering av kontraktsoppfølginga og bestillingsfunksjonen for vegområdet. Rapport 2 skulle klargjere årsakene til at løyvingane til vegformål (drift og investering) ikkje vart brukte opp. Rapporten frå fylkesrevisjonen frå del 2 av undersøkinga følgjer som særtrykk. Det er innhenta høyringsfråsegner til rapporten (jf. kap. 5), og avvikla eit høyringsmøte med samferdselsavdelinga. Vurdering Rapporten stadfester for så vidt årsakssamanhengar ein har vore klar over, men gir samstundes innspel til korleis gjennomføringsevna kan betrast hos aktørane. Dette arbeidet er i gang, med effekt av nokre tiltak venteleg allereie i år (jf. kap. 4). Etter kontrollsjefens vurdering har dei to rapportane samla gitt både det administrative og politiske nivået eit godt beslutningsgrunnlag for å få til betre samhandling mellom aktørane på vegområdet. Ein må kunne forvente at resultatet av dette etter kvart viser seg i betre planleggingsrutiner og framdrift, samt større realisme i kostnadsoverslag og budsjett, tilpassa den interne administrative kapasiteten og hos entreprenørane. Forslag til vedtak: Fylkestinget tar rapporten Mindreforbruket av budsjetterte midlar innan vegformål til vitande, og ber om at anbefalingane i rapporten blir følgde opp.

4 Side 2 Hans Blø kontrollsjef Vedlegg 1 Forvaltningsrevisjonsrapport nr 3/2012: Mindreforbruket av budsjetterte midlar innan vegformål.

5 Fylkesrevisjonen Mindreforbruket av budsjetterte midlar innan vegformål Ein tydeleg medspelar Forvaltningsrevisjonsrapport 03/2012

6 Innhald Samandrag Innleiing Problemstillingar Avgrensingar Revisjonskriterium Metode Årsaker til mindreforbruket innan drift Vurdering Årsaker til mindreforbruket innan investering Planlegging og andre faktorar Problem i utbygginga Reguleringsplaner og samhandling med kommunane Manglande avklaringar og prioriteringar frå fylket Påplussingar av budsjettet i desember Organisering Kapasitet i SVV og marknaden Budsjettstyring og rapportering Vurdering Tiltak Tiltak i fylkeskommunen Tiltak i Statens vegvesen Vurdering Høyringsfråsegn Konklusjon og anbefalingar Litteratur Vedlegg 1 Mindreforbruket i I Vedlegg 2 Høyringsfråsegn frå Samferdselsavdelinga... II Vedlegg 3 Høyringsfråsegn frå Statens vegvesen... III

7 Samandrag Prosjektet har bakgrunn i bestilling frå Kontrollutvalet, sak KO-6/12 og 23/12. Rapporten er del to av forvaltningsrevisjonsprosjektet samhandlinga med Statens vegvesen. Denne delen omhandlar årsaker til mindreforbruk av budsjetterte midlar innan vegformål, og tiltak som er satt i verk for å betre situasjonen. Det har over fleire år vore mindreforbruk av fylkeskommunale midlar til veg. Dette er og eit problem i andre fylkeskommunar og på riksvegane. Rapporten er basert på dokumentanalyse og intervju med tilsette både i Møre og Romsdal fylkeskommune (MRFK) og Statens vegvesen region midt (SVV). Undersøkinga tek utgangspunkt i åra 2010 og Revisjonskriteria er henta frå Veglova, Kommunelova og leveranseavtalen mellom MRFK og SVV. Prosjektet viser at det er mange og samansette årsaker til mindreforbruket. Hovudsakeleg kjem mindreforbruket på investering av utilstrekkeleg planlegging. For mange prosjekt som ikkje var byggeklare har blitt tatt med i budsjettet, noko som har ført til at budsjetta har vore urealistiske både i forhold til gjennomføring og kostnadsnivå. Årsakene til det er fleire: -Forvaltningsreforma i 2010 var ei omorganisering som kravde tid å få på plass i MRFK og SVV. Vegeigarrollen i dagens omfang er ei ny oppgåve for fylkeskommunen som dei ikkje hadde tilstrekkeleg erfaring på. Samarbeidet mellom MRFK og SVV skulle også på plass. -Tiltakspakka frå staten i samband med finanskrisa i 2008 tok mykje kapasitet i SVV og brukte opp planreserven. -For lite plan- og byggherrekapasitet i SVV. -Omfattande planprosess. -Påplussingar av budsjett i desember har gitt for lite tid til planlegging. Mindreforbruket på driftsbudsjettet har samanheng med marknadssituasjonen. Det er få firma som held på med drift- og vedlikehald på fylkesvegar, og kapasiteten i markedet til planlagde oppgåver blir påverka viss uventa hendingar skjer. I tillegg har det ikkje blitt gjort anslagsposteringar i tilstrekkeleg grad når faktura frå leverandørane har vore forseinka. Dette er rutinar som kan og bør forbetras, og derfor lukast bort som årsak til mindreforbruk framover. I og med at det har vore mindreforbruk over fleire år, samt at det gjeld andre fylkeskommunar og riksvegar, syner at dette er eit nasjonalt problem. Både MRFK og SVV har sett i verk tiltak som skal sikre realistiske budsjett på investeringar, og betre gjennomføringsevna. Verknaden av tiltaka i fylkeskommunen skal i følgje fylkesrådmannen vere oppnådd i Fylkeskommunen er etter Veglova vegstyremakt for fylkesvegane, og revisor si vurdering er derfor at mindreforbruket er fylkeskommunen sitt ansvar. Realistiske budsjett er grunnleggande for god økonomistyring. Følgjeleg er det avgjerande for fylkeskommunen at den får på plass eit system som sikrar realistiske budsjett i forhold til kostnader og gjennomføring. Etter Fylkesrevisjonen sitt syn verkar det som fylkeskommunen er på god veg til å få dette på plass. Om tiltaka er tilstrekkeleg vil vise seg i

8 1. Innleiing I sak T-72/11 slutta Fylkestinget seg til Kontrollutvalets framlegg til forvaltningsrevisjonsprosjekt for 2012, og sette prosjektet Samhandlinga med Statens vegvesen, bestillerfunksjonen. Kontraktsoppfølging som nummer ein. Bestillinga av prosjektet vart vedteke i Kontrollutvalsmøte i sak KO-6/12, kor det vart delt i to rapportar. Konkret bestilling av delrapport to vart gjort i Kontrollutvalsmøte i sak KO-23/12. Begge rapportane omhandlar temaet samhandling med Statens vegvesen, med fokus på ulike sider av samhandlinga. Den første omhandla bestillarrolla og kontraktsoppfølging. Denne rapporten handlar om årsaker til mindreforbruk av budsjetterte midlar innan vegsektoren. Bakgrunnen for at samhandling med Statens vegvesen er sentralt for fylkeskommunen er forvaltningsreforma som vart innført Hensikta med reforma var å styrke fylkeskommunen som regional utviklingsaktør, og fylkeskommunen fekk nye oppgåver og mynde innan mellom anna næringsutvikling, regional planlegging og samferdsel. Med reforma blei fylkeskommunane vegeigar av fire gonger så stort vegnett som det staten har. Møre og Romsdal fylkeskommune er no vegeigar for nærare 90 % av vegnettet i fylket, samt 22 1 av 26 ferjesamband. Fylkeskommunen var vegeigar også før reforma, men dagens fylkesvegportefølje inneheld i vesentleg større grad vegar av ulik storleik og betydning- frå grusvegar til sentrale regionale vegar med stor trafikk. Ein føresetnad for reforma var at ordninga med sams vegadministrasjon skulle halde fram som før, noko som inneber at Statens vegvesen på regionalt nivå er felles vegadministrasjon for både riks- og fylkesvegar. Dette var grunna med at ein ønska og behalde fagkompetansen på veg samla i Statens vegvesen. Det er likevel peika på at reforma ville utløyse auka kompetanse- og kapasitetsbehov i fylkeskommunen. Ein annan føresetnad for reforma var at utgiftene til fylkesveg framleis skulle bli finansiert gjennom dei frie inntektene, slik at fylkeskommunen har fullt prioriterings- og finansieringsansvar. Vidare har ikkje fylkeskommunen økonomisk sanksjonsmoglegheit ovanfor SVV. Forvaltningsreforma har følgjeleg lagt opp til at fylkeskommunen er avhengig av god samhandling med Vegvesenet for å ivareta sitt ansvar som vegeigar. Sams vegadministrasjon er som nemnt ikkje noko nytt, og mindreforbruk av fylkeskommunale midlar til veg har vore eit problem også før forvaltningsreforma. Statens vegvesen har over fleire år ikkje klart å bruke alle midlane fylkeskommunen har satt av til vegformål, og har vore peika på av Riksrevisjonen fleire gonger (Riksrevisjonen 2009b, 2010). Det er eit problem på landsbasis som også gjelder riksvegar (SVV 2010, 2011a og 2012). Omfanget av mindreforbruket for fylkeskommunen auka med reforma grunna større vegportefølje, og auka satsing på veg og samferdsel. Vidare har betydninga av mindreforbruket også endra seg etter reforma da vegeigaransvaret er viktig for fylkeskommunen. Som det stod referert i Nationen om mindreforbruk i fylkeskommunar: Vi får ikkje vere ein så god vegeigar som vi ønskjer (Steen 2011). I tillegg er vedlikehaldsetterslepet på vegane som fylkeskommunen tok over no anslått til 4 milliardar kroner (SVV 2012), og inneberer store utfordringar for fylkeskommunen. 1 Kor av 2 er kommersielle. Dei resterande 4 sambanda i fylket er riksvegferjesamsband. 2

9 1.1 Problemstillingar På bakgrunn av bestillinga frå Kontrollutvalet har prosjektet følgjande problemstillingar: Kva er årsakene til mindreforbruket av budsjetterte midlar til veg i fylket? Kva for tiltak er satt i verk/planlagt for å redusere mindreforbruket? Det vil bli sett noko på rapporteringa frå Vegvesenet til fylkeskommunen og innan fylkeskommunen på eit overordna nivå. Det vil seie noko om økonomistyringa, og kommunikasjonen mellom SVV og MRFK angåande mindreforbruket. 1.2 Avgrensingar Rapporten vil ikkje forsøke å fange opp alle moglege forklaringar på årsaker til mindreforbruket, men konsentrere seg om dei store avvika. Det er avgrensa til åra 2010 og Vidare er det avgrensa til vegformål, og prosjektet vil derfor ikkje omtale andre område innan samferdsel. Fylkesrevisjonen vil presisere at reforma kom i 2010, og har m.a.o. ikkje verka lenge sett i høve til ei så stor organisasjonsendring. Det er omtala område i rapporten som er under endring utan at prosessen er sluttført. Til dømes er det ei omlegging av planprosessen og plandokumenta innan veg/samferdsel i fylkeskommunen. 1.3 Revisjonskriterium Med revisjonskriterium meiner ein krav eller standardar som resultata i prosjektet er vurderte opp i mot. Veglova Veglova, LOV nr.23 er eit grunnleggande kriterie i prosjektet, og slår fast at fylkeskommunen er vegeigar for fylkesvegane i 9 samt ansvarsområder vegeigar har i 20. Kommunelova Kommunelova LOV AV SEPT 1992, NR 107 er grunnlaget for dei mest sentrale revisjonskriteria i prosjektet. Dei går på forsvarleg utredning av saker og reglar rundt årsbudsjett. Årsbudsjettet skal vere realistisk, og det er ein del reglar rundt korleis endringar og avvik skal handteras. Lovteksten er forkorta: - Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet 23,2. - Fylkestinget vedtar selv årsbudsjettet og endringer i dette. Årsbudsjettet er en bindende plan for fylkeskommunens midler og anvendelsen av disse i budsjettåret. Årsbudsjettet skal være realistisk. Det skal fastsettes på grunnlag av de inntekter og utgifter som fylkeskommunen kan forvente i budsjettåret. Fylkestingets bevilgninger i årsbudsjettet er bindende for underordnede organer 2. Skjer det endringer i løpet av årsbudsjettet som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på, skal administrasjonssjefen eller fylkesrådets leder gi melding til fylkestinget (2). 2 Sjå også vedtak om budsjett i FT, T-75/09 pkt.5 og T-69/10 pkt.6: Fylkestinget pålegg kvar budsjettansvarleg instans i Møre og Romsdal fylke å leggje opp drifta i 2010/2011 innanfor dei budsjettrammer fylkestinget har vedteke og innrette drifta etter dette frå byrjinga av året. 3

10 - Får fylkestinget melding etter nr.2 foran, skal det foretas nødvendige endringer i budsjettet. Det samme gjelder når det på annen måte gjøres kjent med forhold som kan bety vesentlig svikt i inntektene eller en vesentlig økning i utgiftene i forhold til budsjettet Forskrift om årsbudsjett Forskrift om årsbudsjett for kommunar og fylkeskommunar FOR nr. 1423, seier at det i økonomirapporteringar skal bli foreslått tiltak ved nemneverdige avvik: - Administrasjonssjefen, eventuelt fylkesrådet, skal gjennom budsjettåret legge fram rapporter for fylkestinget som viser utviklingen i inntekter og innbetalinger og utgifter og utbetalinger i henhold til det vedtatte årsbudsjett. Dersom administrasjonssjefen eller fylkesrådet finner rimelig grunn til å anta at det kan oppstå nevneverdige avvik i forhold til vedtatt eller regulert årsbudsjett, skal det i rapportene til fylkestinget foreslås nødvendige tiltak 10. Dei ulike punkta frå Kommunelova blir sett i samanheng i prosjektet. Det viktigaste kriteriet er om årsbudsjett er realistiske, og det er rimeleg å anta at budsjettet er realistisk om saka er forsvarleg utreda. Punkta om endringar i budsjettet er sentrale å ha med for å sjå budsjettet og økonomistyringa i heilskap. Leveranseavtala Dei viktigaste avtalane som regulerer samhandlinga mellom MRFK og SVV er rammeavtale og leveranseavtale. Dei gjentek ansvarsfordelinga som står i Veglova, samt rutinar for levering av tenester frå SVV til MRFK. To punkt er tatt fram frå leveranseavtalen, og dei omhandlar planlegging og økonomireglement: - Planlegging: SVV skal kvart år levere eit plan og byggeprogram som viser kva for prosjekt som skal planleggast inneverande år. Plan- og byggeprogrammet skal godkjennast av MRFK. - Økonomireglement: SVV skal ta del i MRFK sitt årlege arbeid med budsjett/økonomiplan når det gjeld fylkesvegar. SVV er ansvarleg for rekneskapsføring av fylkesvegane. SVV skal tilpasse sin kontoplan slik at SVV på faste tidspunkt kan legge fram rapportar som oppfyller MRFK sine krav til: årsrapport og budsjett/rekneskapskontroll (perioderapportar) etc. 4

11 1.4 Metode Prosjektet er gjennomført i tråd med RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon, som er ein nasjonal standard for gjennomføring av forvaltningsrevisjon utarbeida av Norges Kommunerevisor Forbund (NKRF). Prosjektet er basert på dokumentanalyse og intervju med tilsette i MRFK og SVV. Prosjektet skal søke å avdekke årsaker til mindreforbruket, men rapporten har ikkje som mål å kvantifisere eller sette opp ei streng årsaksrekkefølgje. For å sikre pålitelege resultat i prosjektet har vi nytta fleire datainnsamlingsteknikkar, ulik data og intervju med forskjellige personar i begge organisasjonane. Alle intervju er verifisert. Sentrale dokument i prosjektet er: Dokumenter frå MRFK: budsjett- og økonomiplan, økonomirapporteringar, rekneskap og resultatevalueringar, ulike planar innan samferdsel og veg blant anna handlingsprogram for nye fylkesvegar Dokumenter i samhandlinga med SVV: tildelingsbrev og justerte tildelingsbrev til SVV, periode- og årsrapportar fra SVV, referat frå kontaktmøte mellom MRFK og SVV. Politiske saker frå hovudsakleg Fylkestinget og Samferdselsutvalet. Referert til i rapporten som T-101/11 (Fylkestingsaker) eller Sa-42/11 (Samferdselsutvalet). Revisjonen har gjennomført intervju med: Assisterande samferdselssjef i MRFK (to gonger) Controller Samferdselsavdelinga MRFK (to gonger) Tidlegare budsjettsjef, MRFK Regionvegsjefen, SVV region midt Seniorrådgivar, styringsstaben SVV region midt Avdelingsdirektør for Vegavdeling Møre og Romsdal, SVV region midt Rådgivar sentralt i samhandlinga med MRFK, Vegavdeling Møre og Romsdal Sjefsingeniør, Vegavdeling Møre og Romsdal Seksjonsleiar drift, Vegavdeling Møre og Romsdal Seksjonsleiar for plan- og prosjektering i Ressursavdelinga, SVV region midt Seksjonsleiar for eigedom i Ressursavdelinga, SVV region midt Store delar av talgrunnlaget i rapporten er henta frå rapportane frå SVV på bakgrunn av at det er desse talla som har nødvendig grad av detaljer. For ikkje å blande MRFK og SVV sine tal har vi valt å framstille materialet i SVV sine tal. Dette er sjølvsagt også fylket sine tal, men heile vegbudsjettet i fylket blir ikkje tildelt SVV og det kan derfor vere ein viss forskjell om ein ser på tal frå dei to organisasjonane. Mindreforbruk kan vurderast på ulike nivå: 1) avvik mellom rekneskap og endeleg budsjett 2) avvik mellom rekneskap og opphavleg budsjett Revisjonen har gjort ein analyse av mindreforbruket i lys av begge definisjonane av mindreforbruk, og framstiller årsaker til mindreforbruk basert på denne analysen samla da årsakene er samanfallande. 5

12 2. Årsaker til mindreforbruket innan drift Tabell 1. Budsjettposter med størst del av mindreforbruket på ramme 70 og 74 i Mill. kroner. DRIFT 2010 Budsjett Avvik Avvik % Bru- og ferjekaivedlikehald (70+74) 39,88 18, % Trafikktryggingsmidlar (berre70) 15,632 6, % Driftskontraktar m.m ,397 6,438 3 % Totalt fylkesvegar 373,823 34,483 9 % Tal frå SVV sin rapportering. Budsjett oppgitt her er endeleg budsjett for året (m.a.o. inkl. endringar). Driftsbudsjettet var samla på 373,8 mill. kroner, kor av 134,6 mill. er på ramme 70 gamle fylkesvegar og 239,2 mill. på ramme 74 nye fylkesvegar. Samla var det eit avvik på 34,5 mill. kroner i 2010, som utgjer 9 % avvik mellom budsjett og rekneskap. Hovudsakleg skuldast avviket postane bru- og kaivedlikehald og trafikktryggingsmidlar (berre ramme 70). Forklaringar på mindreforbruk 2010 I årsrapporten frå SVV står det at det var mange uhell på kaier i 2010 som tok mykje av kapasiteten til både entreprenør og byggherre. Det har generelt vore for lite byggherreressursar i SVV. På bruvedlikehald skuldast mindreforbruket av forsinka oppstart av ny rammeavtale. Mindreforbruket på trafikktryggingsmidlar kjem av at kommunane ikkje har fullført prosjekt dei har søkt støtte til. Mindreforbruket på posten driftskontraktar m.m. skuldast ulike grunnar som sjukdom, feil i betalingsplan og ikkje mottekne sluttfaktura. Avviket mellom budsjett og rekneskap utgjer 3 %, noko som må sjåast i forhold til størrelsen på budsjettet (233,4 mill.). Tabell 2. Budsjettposter med størst del av mindreforbruket på ramme 70 i Mill. kroner. DRIFT Budsjett Avvik Avvik % Trafikktryggingsmidlar 17,666 9, % Bru- og ferjekaivedlikehald 48,834 8, % Driftskontraktar m.m. 263,634 4,395 2 % Total fylkesvegar 442,482 24,347 6 % Tal frå SVV sin rapportering. Budsjett oppgitt her er endeleg budsjett for året (m.a.o. inkl. endringar). Endeleg driftsbudsjettet i 2011 var på 442,482 mill. kroner, og hadde eit mindreforbruk på 24,3 mill. kroner. Dette er eit avvik mellom budsjett og rekneskap på 6 %. I 2010 var det på 9 %. Postane som skapar mindreforbruk går igjen frå 2010 til Forklaringar på mindreforbruk 2011 I årsrapporten frå SVV står det følgjande om årsaker: ein del trafikktryggingstiltak blei ikkje fullført av kommunane i år, og deler av problema med framdrift kan vere relatert til redusert oppfølging frå SVV grunna sjukdom internt. I 2011 blei bruvedlikehaldet forsinka grunna at entreprenøren hadde stort arbeid med flomskader på bruer elles i regionen, noko som gjekk utover kapasiteten til planlagt arbeid her i fylket. 3 Driftskontraktane er slått saman med anna kontraktsarbeid og opprydding ras i SVV sine rapportar. 4 I 2011 var ramme 70 gamle fylkesvegar og ramme 74 nye fylkesvegar slått saman til ei ramme. 6

13 Også i 2011 var det eit lite mindreforbruk på dritskontraktane m.m., som i følgje årsrapporten kjem av at ikkje alle fakturaene for utført arbeid er motteke. I intervju med seksjonsleiaren for drift i Vegavdelingen opplyste han at entreprenørane venter med å sende faktura til dei veit at alt arbeidet er komme med på rekninga, noko som kan ta tid. Det er da mogleg for seksjonen å anslagspostere. Dette har dei til ein viss grad gjort, men ikkje tilstrekkeleg i følgje SVV. Mindreforbruket innan drift i 2010 og 2011 gjekk hovudsakeleg på bru- og ferjekaivedlikehald. I samband med utskillinga av produksjonsverksemda frå Statens vegvesen i 2003 blei vilkåra for driftog vedlikehald endra. Firma som driv med bru- og ferjekaier er spesialiserte miljø, og det er same firma i heile regionen. Det er generelt stor aktivitet i fylket som metter den vesle marknaden som er her. Når det skjer uventa hendingar som ulykker eller flom bind det kapasiteten til entreprenøren, og går utover planlagde oppgåver. Det er generelt lite konkurranse om drift- og vedlikehaldskontraktar (jf. Riksrevisjonen 2009a og Dovre group 2010). Det var to, no tre firma som har konkurrert om anboda her i fylket. Marknaden er prega av at drift- og vedlikehald ikkje har like stor status som utbygging, og i enda mindre grad drift på fylkesvegar (jf. Riksrevisjonen 2011). Vegavdelinga Møre og Romsdal seier i intervju at det i utgangspunktet ikkje skal vere mindreforbruk på drift da alt ligg i avtalar, og at dei var omtrent like overraska som MRFK over noko av mindreforbruket i Vegavdelinga sitt med økonomiansvar, medan deler av det arbeidet som blir gjort under drift blir utført av andre avdelingar og seksjonar innan SVV. Til dømes bru- og kaivedlikehald, som er ein eigen seksjon under Ressursavdeling i Region Midt. Arbeidet med driftskontraktane ligg i Vegavdelinga, noko som gjer det enklare for seksjonen å følgje opp tilsette og styre eventuelt meir/mindreforbruk innan budsjettet. Det skal no bli tettare oppfølging for å passe på gjennomføringa seier Vegavdelinga. Rapportering på mindreforbruk I dei to første perioderapportane frå SVV blei det rapportert om meirforbruk i Økonomirapporteringa 2.tertial i MRFK viser til mindreforbruk på nye fylkesvegar, men meirforbruk totalt på ramma. Reelt mindreforbruk på drift blei rapportert første gong av SVV i 3.perioderapport. I 2011 blei det rapportert mindreforbruk frå SVV første gong i 1.perioderapport, og i MRFK sin økonomirapportering 1. (og 2.) tertial. Det var ingen justeringar av driftsbudsjettet i I 2011 blei det flytta over 40 mill. frå investeringsbudsjettet til dekkelegging på driftsbudsjettet som følgje av mindreforbruk av investeringsmidlar. 2.1 Vurdering Forklaringane på mindreforbruket innan drift synes å ha samanheng med marknadssituasjonen og kapasitetsmangel på grunn av uventa hendingar. Noko av mindreforbruket kjem også av forsinka fakturering og manglande anslagspostering. Etter revisjonen si vurdering har ikkje mindreforbruket samanheng med urealistiske budsjett, med unntak av budsjettposten trafikktrygging. Avviket her er stort, og skuldast forseinkingar i kommunane i følgje årsrapportane. Revisjonen har ikkje gått meir inn på det, men problematikken går igjen på ein 50/50 post på investeringsbudsjettet (Pkt seinare i rapporten). Mindreforbruk i det omfang som MRFK enda opp med totalt vart først synleg seint på året. Dette burde ha vore synleggjort tidlegare slik at tiltak kunne ha vore satt i verk. 7

14 3. Årsaker til mindreforbruket innan investering Ved ein gjennomgang av rekneskap, tertialrapportar i MRFK, rapporteringar frå SVV og intervjudata i samband med prosjektet kjem det fram ein del årsaker til mindreforbruket. I tillegg til at mindreforbruket har konkrete årsaker på prosjektnivå, har det også årsaker som går på systemnivå og dermed er meir generelle. Det vil derfor bli gitt eksempel på prosjekt kor det er relevant. Ein oversikt over mindreforbruk i 2011 er vedlagt rapporten, grunna at det er det mest relevante året med høgt mindreforbruk og fleire budsjettendringar. For å sjå nærare på årsaker til mindreforbruket er planar og planprosessane som låg bak budsjettet og tildelingsbreva til SVV sentralt (relevant for åra 2010 og 2011 da deler av plansystemet blei endra i 2012). Det nye plansystemet blir omtala meir under del 4 om tiltak seinare i rapporten. Samferdselsavdelinga har i intervju gjort greie for prosessen: Handlingsprogram for nye fylkesvegar samt ein investeringsplan for gamle fylkesvegar som blei utarbeidd i samanheng med økonomiplan var dei mest sentrale dokumenta for kva som var planlagt gjennomført i 2010 og I tillegg var det for 2011 utarbeida eit plan- og byggeprogram som viste tidsbruken til planlegging og bygging av prosjekt. Budsjettet viste kva prosjekt administrasjonen meinte kunne bli gjennomført i samsvar med rammene, og blei konkretisert i tildelingsbrev til SVV etter budsjettbehandling i utvala og Fylkestinget. Vegvesenet har vore sterkt delaktig i utarbeidinga av budsjettforslaga i perioden. Rammene for budsjettet 2010 kom seint i 2009, og gjorde det utfordrande for fylket å setje opp budsjettet. SVV seier i intervju at det også blei noko rot med budsjettet i 2010 grunna overføring av meir/mindreforbruk frå 2009 i samband med skifte av vegeigar. Tildelingsbrevet i 2010 vart formelt sendt til SVV (det var sendt førebels tildelingsbrev på starten av året). For 2011 vart det sendt Overordna planar Regionale planar Regionale møter etc. Handlingsprogram nye fylkesvegar +investeringsplan gamle fylkesvegar Budsjett 2011:plan- og byggeprogram Tildelingsbrev Budsjettet var i stor grad basert på handlingsprogrammet, og mange prosjekt der er utan tilstrekkelege vurderingar av realismen i økonomi og framdrift. Programmet fungerer som ei prioriteringsliste, men ikkje som eit gjennomføringsdokument i forhold til økonomi seier Samferdsel. Det har vore satt av midlar i budsjettet før planlegginga av prosjekta er komme langt nok. Presisjonsnivået for kostnadsanslag blir sikrare jo meir planlagd prosjekt er, og det har i fleire tilfella vist seg at midlane satt av i budsjettet ikkje er tilstrekkeleg etter kvart som planlegginga har kome lenger. I framlegget til plan- og byggeprogram 2012 står det følgjande om årsaker til mindreforbruk: Vi har enno ikkje fått på plass gode nok rutinar mtp. å få prosjekta byggemodne i rett tid og derfor har prosjekt som ikkje er byggemodne blitt innarbeidd i budsjettet og bidratt til at investeringsmidlane ikkje har blitt brukt opp det budsjettåret. I tillegg har både planleggings- og byggherrekapasiteten hos Statens vegvesen vore for liten i høve til dei forventningane og økonomiske ressursane fylkestinget har hatt/sett av (Sa-6/12). 8

15 3.1 Planlegging og andre faktorar Mindreforbruket går hovudsakeleg på små prosjekt og programområda, noko som blant anna kjem av at det har vore satt av for lite tid til planlegging seier intervjuobjekt både i MRFK og SVV. I resultatevalueringa i 2010 stod følgjande: Statens vegvesen har i si rapportering peika på at det ofte er sett av for lite tid til prosjekteringsfasen og byggefasen som ein av årsakene til budsjettavvika. [..] prosjekt som har tildeling i 2011, må vere ferdig planlagde med godkjend reguleringsplan og TSrevisjon på reguleringsplan seinast mai/juni året før. Dette har til no ikkje vore tilfelle, og har medført at anleggsarbeida ikkje har blitt fullført slik som venta (T-12/11). Dette blir gjentatt i resultatevalueringa 2011 (T-5/12). Alle dei revisjonen har intervjua frå SVV peiker på at Statens vegvesen har ein optimisme i forhold til gjennomføring, og at det i realiteten ofte viser seg at det har vore satt av for lite tid til dei ulike prosessane prosjekta skal gjennom. Vegvesenet har blant anna ikkje vore flink nok til å ta i betraktning tilstrekkeleg med tid til offentlegheitsdelen av planprosessen i følgje dei sjølve. Planlegging av vegprosjekt har over tid utvikla seg til ein omfattande prosess. Blant anna medførte overgangen frå planlegging etter Veglova til planlegging etter Plan- og bygningslova meir omfattande plankrav- og prosessar enn tidlegare (som meir medverking og offentlegheit). Omorganiseringa av SVV i 2003 med utskiljinga av produksjonsdelen og nytt anbodsregime gjorde og at planlegging blei meir krevjande. SVV opplyser at det er like krav til små som til store prosjekt, og dei har funne ut at ein må rekne med i gjennomsnitt tre års planleggingstid på små prosjekt med den sikkerheitsmarginen MRFK etterspør på kostnadsanslaget (±10 %). I denne tida skal prosjektet gjennom fleire prosessar: - Plan- og prosjekteringsseksjonen seier at planleggingstid på kommunedelplan i snitt er 2,5 år og reguleringsplan 2 år. I denne prosessen skal det også bli gjennomført grunnboring og arkeologiske undersøkingar som kan ta mykje tid om det blir gjort funn. Etter at planen er godkjent internt og det er gjort anslag, blir den lagt ut til offentleg ettersyn. For å redusere sjansen for innvendingar forsøker SVV å vite mest mogleg om området før planoppstart (som grunnboring og samhandling med partar planen vedgår). - Deretter skal planen til vedtak i kommunen, og behandlas både i teknisk utval og i kommunestyret. Etter planen er vedtatt er det 6 veker klageåtgang, som kan ende opp i ein behandlingsprosess hos fylkesmannen som for tida er 6 mnd opplyser SVV. - Grunnervervsprosessen skal ta 1-2 år etter vedtatt reguleringsplan i følgje handbøkene til SVV. Den blir no køyrd parallelt med planprosessen grunna sterkt fokus på framdrift. Avtaler blir som regel likevel ikkje inngått før det ligg føre eit endeleg vedtak om reguleringsplanen i kommunen. Det er viktig å bruke tid på denne prosessen for å ta omsyn til folk som blir ramma slik at dei får nødvendig modningstid. Seksjonen sjølv seier det ofte blir satt av for lite tid til prosessen, og at det også bør takast omsyn til kvalitet og ikkje berre framdrift. Vedtatt reguleringsplan gir SVV/fylkeskommunen rett til ekspropriasjon. Det er i følgje seksjonen ikkje ofte det blir føreteke ekspropriasjon. Dei fleste grunneigarar inngår ein frivillig avtale om dei får tid til å tenke seg om. - Prosjektering omfattar arbeidet utover vedtatt reguleringsplan, og inkluderer alt arbeid for å utarbeide eit konkurransegrunnlag. Dette tek minst ¾-1 år, men blir køyrd parallelt med planprosessen. I følgje Plan- og prosjekteringsseksjonen går prosjekteringsprosessen relativt greitt da mykje av prosjekteringa er unnagjort i planfasen (reguleringsplanen er såpass detaljert). 9

16 - Som nemnt er det på programområda det er størst problem med mindreforbruk, og mykje av prosjekta her er små prosjekt som det er krevjande å organisere gjennomføringa av i følgje Vegavdelinga Møre og Romsdal. Det kan vere små beløp og tiltak som er spreidd geografisk, og derfor ikkje egna til eit samla anbod. Eksempelvis busslommer. SVV skal forsøke å ta noko av dei små tiltaka inn i driftskontraktar som er open for det Problem i utbygginga SVV kan i nokon prosjekt komme borti forhold i utbygginga som dei ikkje hadde rekna med i planlegginga. Eksempelvis gjaldt dette ein del av mindreforbruket på posten mindre utbetringar, og prosjektet Kvanne ferjekai. I følgje SVV var gjort ei omfattande grunnundersøking ikkje langt frå den eksisterande kaia som viste at dette skulle vere ein grei jobb. Grunnforhold kor kaia låg viste noko heilt anna, og ei anna løysing enn den planlagde måtte derfor veljast. I sak angåande reduksjon av investeringsbudsjettet T-101/11 står det at i dette prosjektet tyder mykje på at forarbeida/grunnundersøkingane ikkje var utført på ein tilfredsstillande og kvalitativ god måte i forkant av anbodsutlysinga og utbygginga. Fylkesrådmannen finn det openbart at kvaliteten på denne type arbeid må betras. Prosjektet har som følgje av dette hatt ein kostnadsauke på 45 % Reguleringsplaner og samhandling med kommunane - I intervju med SVV kjem det fram at kommunane har i ein periode utarbeida reguleringsplaner sjølv- det vil si kommunen leiger som regel eit firma til å gjere det. Tidlegare utarbeida SVV planane for kommunane, men m.a. kapasitet i SVV har gjort at det har blitt slik. Dei reguleringsplanane som kommunane får utarbeida av firma er ofte av varierande kvalitet. Dei kan også bli meir omfattande og for større områder enn den vegstrekninga SVV treng plan for - noko som resulterer i tyngre og tidkrevjande prosessar i kommunen. Revisjonen får også opplyst i intervju at reguleringsplaner kan bli brukt av kommunane for å få gjennom meir omfattande vegprosjekt eller ei anna løysing på prosjekt enn det som er tiltenkt. Eksempel på prosjekt kor slike diskusjonar har medført forseinkingar er Elnesvågen. - Det har vore store mindreforbruk på postar kor kommunane skal utføre tiltak for delvis dekning frå fylkeskommunen (jf. posten trafikktrygging på driftsbudsjettet). I følgje SVV har dei vore særs nøye i vurderingane av søknadane på posten forsterkning/utbetringar 50/50, og sjølv om dei har vore meir pessimistisk enn kommunane i forhold til gjennomføring har dei vist seg å vere for optimistisk. For 2012 har SVV forkasta innkomne søknadar. - Forseinkingar og uklarleik om prosjekt i kommunen har ført til at nokre tiltak på budsjettet ikkje har blitt gjennomført som planlagt, som for eksempel to miljø- og servicetiltak i Brattvåg og på Averøya Manglande avklaringar og prioriteringar frå fylket På programområdet Kollektivtiltak var det i tildelingsbrevet for 2011 berre ein sum utan prioriteringar. I både 2010 og 2011 er det blant anna oppgitt manglande avklaringar som årsak til forseinkingar og mindreforbruk på posten. 10

17 3.1.4 Påplussingar av budsjettet i desember 5 Når fylkestinget har behandla budsjettet for 2010 og 2011 i desember, har nokre budsjettpostar fått ei påplussing i forhold til fylkesrådmannen sitt forslag. Dette har gjeve administrasjonen og SVV for lite tid til å planlegge kva prosjekt dei midlane skulle brukast på, da det ikkje har vore noko reserveplanar eller ferdig planlagde prosjekt nedover på prioriteringslista. SVV seier at det blir for dårleg kommunikasjon mellom politikarar og administrasjon ved tilleggsløyvingar, og at det delvis ikkje har vore konferert med administrasjonen før påplussinga. SVV seier dei burde vore klarare overfor MRFK at det ikkje bør førast opp midlar i budsjettet til prosjekt utan godkjent reguleringsplan av tilfredsstillande kvalitet. Vidare seier SVV at det ikkje var mange prosjekt som hadde godkjent reguleringsplan av tilfredstillande kvalitet i 2010 og Samferdselsavdelinga gir og uttrykk for at dei ikkje har klart å formidle klart nok til politisk nivå kva som er realistisk å gjennomføre og til kva kostnad. Grusvegpakka 2011 Det har vore fleire tilleggsbevillingar til grusvegpakka i Fylkestinget i desember, og i 2010 forberedte SVV seg på påplussing av budsjettet og planla meir grunnundersøkingar og grunnerverv enn det administrasjonen la opp til i økonomiplanen. Dette gjorde at SVV klarte å ta unna påplussinga på 50 mill. i I økonomiplan var det planlagt å sette av 18,4 mill. kroner til Grusvegpakka i Administrasjonen foreslo å bruke 39,6 mill. kroner, mens Fylkestinget vedtok å bruke 61 mill. Rekneskapsmessig mindreforbruk på grusvegpakka var i følgje årsrapport frå SVV kroner. Det reelle mindreforbruket var vesentleg større da budsjettet blei nedjustert i korrigert tildelingsbrev sendt frå 61 til ca. 35 mill. kronar. I 2011 fekk SVV problem med grunnerverv på ei strekning samt at det var for lite byggherrekapasitet, noko som resulterte i at dei ikkje klarte å ta unna påplussinga på ca.20 mill. Gang- og sykkelvegar 2011 I økonomiplan var det planlagt å bruke 25 mill. kroner på gang- og sykkelvegar i Fylkesrådmannen føreslo i sitt budsjettforslag å bruke 8,7 mill. kroner på posten. Investeringsnivået i framlegget var redusert i forhold til økonomiplanen for å skape balanse grunna sterk auke i driftsutgifter. I Fylkestinget blei budsjettet for gang- og sykkelvegar påplussa 30 mill. kronar, og med overføringar frå 2010 var disponibel ramme for SVV ca. 48 mill. i I gjennomføringa fekk SVV ein del utfordringar med kvaliteten på reguleringsplaner som forsinka mange prosjekt. Ramma blei derfor redusert frå 35 til 12 mill. i justert tildelingsbrev. I årsrapporten frå SVV er det eit mindreforbruk på kroner, medan det reelle mindreforbruket er langt høgare. SVV klarte ikkje å omsetje påplussinga, og seier i intervju at fleire av dei prosjekta som blei ståande på budsjettet det året ikkje burde ha stått der. 5 Sjå vedlegg over mindreforbruk i

18 3.2 Organisering Vegvesenet er ein stor organisasjon, og i intervju opplyser SVV at det krev mykje koordinering mellom dei ulike seksjonane og avdelingane. SVV har blitt ein meir kompleks organisasjon som gjer at det krev meir tid å få ting gjort. Det var tidlegare kortare avgjerdslinjer. Vegvesenet er organisert etter fag, og har intern bestiller-utfører ordning. Ressursavdelinga er ei utføraravdeling internt, og får sine bestillingar frå blant andre Vegavdelinga. Fleire revisjonen intervjua i SVV i ulike avdelingar og seksjonar peiker på at det er potensial for betre samhandling mellom sin eigen og andre avdelingar/seksjonar som dei samarbeider med. For å tene fylkeskommunane betre blei Vegavdelinga omorganisert før forvaltningsreforma, noko som kravde sitt i tillegg til forvaltningsreforma i Det blei tilsett mange nye både i SVV og MRFK, og det tek tid før alle kjem seg inn i jobben. Fylkeskommunen vart i 2010 ein stor vegeigar og intervjuobjekt både i SVV og MRFK seier at det var ei oppgåve som fylket ikkje var heilt forberedt på. Samferdselsavdelinga seier sjølv at dei ikkje hadde tilstrekkeleg erfaring til å vite korleis systemet skulle fungere, men at dei har bråvåkna no. Samhandlinga mellom MRFK og SVV var meir ein mogleg forklaringsfaktor for mindreforbruk i 2010 enn 2011 i følgje Vegavdelinga. I 2011 var rutinar meir på plass, og samhandlinga på veg fungerer no godt i det daglege i følgje både SVV og MRFK. 3.3 Kapasitet i SVV og marknaden Det har vore ein stor auke i aktivitetsnivået på både fylkes- og riksveg. Dette er krevjande for alle involverte partar. Fleire i SVV stiller spørsmålet om både dei og marknaden er dimensjonert for å ta unna denne auka aktiviteten. Marknaden i Møre og Romsdal er prega av lite konkurranse (Dovre group 2010), og når dei entreprenørane som er her har fullt opp med arbeid er det vanskeleg å få gjennomført fleire prosjekt. Høgt aktivitetsnivå med mange store prosjekt i fylket dei siste åra pregar kapasiteten i marknaden til mindre tiltak. Sterk og rask auke i aktivitet påverkar også prisane. Statens vegvesen har utfordringar når det gjeld kapasitet, og særleg går dette på byggherre- og plankapasitet. Ei brukarundersøking av SVV blant fylkeskommunar i 2011 viser at det er kapasiteten til planlegging og byggherreoppgåver det jamt over er mest misnøye med (SVV 2011b). Rekrutteringa har i følgje dei sjølve til tider vore vanskeleg. Fleire peikar på at det ikkje er like mykje prestisje med vegfag som før. Sjølv om det blir utdanna fleire krev mange stillingar erfaring. SVV har rammeavtale med private i marknaden som dei nyttar, men det krev likevel kapasitet i SVV for å utarbeide bestillinga og følgje opp konsulentane slik at dei får som bestilt. I Plan- og prosjekteringsseksjonen vert ca. 50 % av arbeidet gjort internt, og 50 % av eksterne. SVV har valt å ikkje sette bort styringa av planprosjekt til konsulentar. I resultatevalueringa 2011 står det: det er mogleg ambisjonsnivået må justerast noko ned med tanke på kor mykje ein skal greie å få gjennomført i løpet av eit år ( T-5/12). 12

19 3.4 Budsjettstyring og rapportering Revisjonen får opplyst av SVV at årlege budsjett kan gi inntrykk av ei gjennomføring av prosjekt som ikkje er reell. SVV reknar at gjennomføringa av eit prosjekt blir fordelt på to år, og fører prosjektrekneskap internt. Derfor er dei også avhengig av å få overført fjorårets meir/mindreforbruk (blir vedtatt av Fylkestinget i april. I tildelingsbrevet 2011 er det gitt beskjed om at SVV ikkje skal stoppe opp prosjekt i påvente av vedtaket). Truleg vil tildeling over to år for mindre prosjekt vere betre tilpassa realistisk framdrift og dermed gi færre rapporteringsavvik seier SVV. Prosjektbudsjett blir vurdert for riksvegar i kommande NTP. Rapporteringar Statens vegvesen rapporterer på tildelingsbrevet til fylket i perioderapportar (4 stk) og ein årsrapport. På bakgrunn av SVV sine rapportar, rapporterer Samferdselsavdelinga vidare politisk i fylket (både i økonomirapporter 1. og 2.tertial samt rapporteringar i politiske utval). Referat frå kontaktmøter mellom MRFK og SVV viser at det ofte blir rapportert på framdrift og økonomi på prosjekt, samt at det er meir uformell rapportering mellom saksbehandlarar på Samferdsel og SVV (administrativ rapportering). Om nødvendig justerer fylkeskommunen ved Fylkestinget budsjettet, og Samferdsel sender korrigert tildelingsbrev til SVV. I intervju seier Samferdselsavdelinga at det er viktig at tala SVV rapporterer på er gjeldande rammer i fylket slik at internrapporteringa i MRFK blir rett. For å sikre det må det sendast korrigert tildelingsbrev ved endringar i budsjettet, og i større grad enn det som er gjort til no. I 2011 var det store budsjettendringar, og samla blei ramma justert frå 419,763 mill. som var disponibelt beløp for SVV (inkl. overføringar frå året før) til 279,646 mill. kroner. Endringane var på bakgrunn av perioderapportar frå SVV, som begynte å rapportere mindreforbruk i 1.perioderapport. To endringar var i samband med tertialrapportane i MRFK, og ei var ein eigen sak (T-101/11). Elles var det nokre endringar etter vedtak i politiske saka. Det blei foreslått tiltak som for eksempel omprioriteringar (T-35/11). Dette blir omtala under del 4-tiltak seinare i rapporten. Figur over rapportering og kommunikasjon om økonomi og framdrift mellom MRFK og SVV 13

20 3.5 Vurdering Data viser at budsjetta har vore urealistisk, og er ein vesentleg årsak til mindreforbruket. Det grunnlaget som budsjetta blei utarbeida frå var utan tilstrekkelege vurderingar av realismen både i forhold til gjennomføring og kostnader. SVV har delteke i arbeidet med budsjettforslag i samsvar med leveranseavtala. Det burde sikra realisme i budsjetta da ein må forvente at Vegvesenet sjølv veit best kva dei er i stand til å gjennomføre. I 2011 var det utarbeida eit plan -og byggeprogram i samsvar med avtale, som også burde ha sikra større grad av realisme i gjennomføringa av prosjekt. Økonomirapportane er levert etter avtale, slik at det har blitt rapportert vidare innan MRFK. På bakgrunn av rapportane har MRFK lagt fram forslag om nødvendige endringar i budsjettet, som har blitt vedteke politisk i samsvar med Kommunelova. Det har blitt foreslått tiltak ved endringane slik det står i lova. Rapporteringa frå SVV på investering ser ut til å ha vore rettidig nok til at fylket kunne ha gjort tiltak, men dei tiltaka som har vore gjort har ikkje vore tilstrekkeleg for å hindre meir mindreforbruk. Når det gjelder påplussingane av budsjettet i desember er nokre av desse etter Fylkesrevisjonen sitt syn ikkje realistiske da det ikkje har vore noko saksgrunnlag som tilsa at SVV hadde kapasitet eller planar for å gjennomføre tilleggsløyvingane. Når budsjetta i ettertid har vist seg å ikkje vere realistiske, kan det vere grunn til å stille spørsmål ved om saka har vore forsvarleg utreda. Det kjem fram at grunnlaget for budsjetta er basert på grove anslag utan tilstrekkelege vurderingar av realisme i gjennomføring og kostnader. Like fullt har rapporten vist at det er mange faktorar som bidrar til å forklare årsakene til mindreforbruk. I tillegg er det kjent at mindreforbruk er eit problem i mange fylkeskommunar, og også på riksveg. 14

21 4. Tiltak Det har vore stort fokus på mindreforbruket både mellom fylkeskommunen og Statens vegvesen 6, og innan fylkeskommunen 7. Begge organisasjonane har sett i verk tiltak som skal redusere mindreforbruket og betre situasjonen. 4.1 Tiltak i fylkeskommunen På bakgrunn av erfaringar administrasjonen har gjort etter forvaltningsreforma og mindreforbruket, er dei i gong med å endra struktur på planprosessen på veg. I tillegg er overordna planar i fylkeskommunen under endring. Ein ny fylkesplan i MRFK er undervegs, og i den blir samferdsel eit av fire satsingsområde. Det skal bli utarbeida eit handlingsprogram som rulleras kvart år i samband med den årlege budsjett- og økonomiplanprosessen. Som tidlegare er det vedteke strategiar og to regionale planar som er overordna føringar for satsinga innan samferdsel. Regionale møte gir viktige innspel frå aktørar i fylket på prosjekt og satsingar. Alt dette påverkar satsinga i det som i 2010 og 2011 blei kalla handlingsprogram/investeringsplan. I 2012 blei det eit felles investeringsprogram for fylkesvegane samla. Investeringsprogrammet er eit 10 årig program over investeringsprosjekt i fylket. Dei første fire åra har ei oversikt over prioriterte prosjekt kor det er gjort overslag på kostnadene. Investeringane for de siste 6 åra er tatt med som ein sum. Elles er systemet som i 2010 og 2011 med plan- og byggeprogram, budsjett og tildelingsbrev. I sak T-101/11 angåande korrigering av investeringsbudsjettet for 2011 som følgje av mindreforbruk på fylkesvegramma skisserte administrasjonen tiltak for å unngå mindreforbruk i framtida. Fylkesrådmannen ser for seg ein 2 års horisont fra 2012, da det er nødvendig med noko tid for å få prosessane samkøyrd. Desse tiltaka blir skildra: - Årleg rullering av investeringsprogram i Fylkestinget i april. Grunnlaget for ei slik rullering vil vere innspel frå regionale møte med kommunar og regionråd om hausten, nye og meir presise kostnadsoverslag frå SVV samt ny økonomiplan vedteke i desember (Sa-13/11). Tinget vil få ei statusoppdatering av framgangen i prioriterte prosjekt, og basert på vedtak i Fylkestinget vil administrasjonen bestille nødvendig planlegging frå SVV. - Planprogrammet er ei oversikt over alle prioriterte prosjekt som er satt i gong/bestilt planlegging av, og vil vise status, ressursbehov og tidshorisont på planprosessen. Planen vil vere 3 årig, og skal godkjennas av Samferdselsutvalet kvart år. Planprogrammet bør liggje føre i april som grunnlag for arbeidet med neste års budsjett/økonomiplan. Basert på planprogrammet er det eit byggeprogram som skal vise alle prosjekt som er klare for gjennomføring påfølgande år. Som hovudregel skal dei prosjekta som står her vere ferdig planlagt og ha eit kostnadsoverslag på ± 10 % når byggeprogrammet blir lagt fram for behandling (skal også godkjennast av Samferdselsutvalet i april kvart år). Byggeprogrammet blir det viktigaste grunnlaget for administrasjonen sitt arbeid med å utarbeide forslag til investeringsbudsjettet for politisk behandling. Vedtatt budsjett er førande for kva prosjekt i plan- og byggeprogrammet som blir gjennomført, og blir konkretisert i eit tildelingsbrev til SVV. Plan- og byggeprogrammet for 2012 blei vedteke i Samferdselsutvalet i februar 2012 (Sa-6/12), og for 2013 i mars 2012 (Sa-24/12). Med andre ord startar planprosessen tidlegare for Periode- og årsrapportar, kontaktmøta etc. 7 Økonomirapporteringar 1 og 2.tertial, rekneskap med resultatevaluering, ulike politiske saker etc. 15

22 - I følgje Sa-24/12 er det knytt større usikkerheit til faktisk gjennomføringsevne i 2013 på det tidspunktet plan- og byggeprogrammet vart lagt fram da dei økonomiske rammene for 2013 blir vedteke først i desember 2012 (samt at eventuelle overføringar frå fjoråret spillar inn). Samferdselsavdelinga seier i intervju at ei utfordring med vegplanlegginga er at den er forskuva i forhold til økonomiprosessen i fylkeskommunen: dei endelege rammene kjem for seint i forhold til kor lang tid i førevegen planane for kva som skal gjennomføras eit år må liggja føre. Det er noko Samferdsel jobbar med å løyse. Fram til planane for 2013 har rammene vore satt før planane på veg. Samferdsel jobbar no for å snu dette. Tentativ modell over vegplanlegginga i MRFK - Det blir lagt opp til at Samferdselsutvalet og Plannemda for samferdselsutbygging skal haldast orientert om økonomi og framdrift i investeringsprosjekt regelmessig gjennom året. - Fylkesrådmannen arbeider for tida med å finne ut om fylkeskommunen kan skaffe seg nødvendig kapasitet og kompetanse frå andre enn SVV, da SVV i forhold til mange av tiltaka nemnt ovanfor viser til kapasitetsutfordringar. Som det står i framlegget: det er, slik fylkesrådmannen ser det, mest sannsynleg at fylkeskommunen bør gå ut på anbod for å sikre seg slik kompetanse, både for å kvalitetssikre kostnadsoverslag/-anslag og framdriftsplaner for prosjekta og for enkelte prosjekt å sette opp ein eigen prosjektadministrasjon for på den måten sjølv å ta større direkte styring som byggherre. I intervju med SVV seier dei at noko av det viktigaste som kan gjerast for å betre situasjonen er realisme i planlegging, utføring og kostnader. Godkjent reguleringsplan samt kostnadsoverslag før prosjekt er satt opp på budsjettet blir også nemnt som svært viktig. Truleg må ein rekna 2 år frå godkjent reguleringsplan til byggestart i følgje SVV og ta kostnadsoverslag 1 år før. Vidare seier SVV at dei skal bli flinkare til å gi tydeleg beskjed når prosjekt ikkje er realistiske, og Samferdselsavdelinga seier dei skal bli flinkare til å kvalitetssikre realismen i forslaga frå SVV. Prioriteringskriterier vegprosjekt (T-86/09, Sa-17/10, 23/10, 59/10,53/11) Det har over lengre tid vore jobba med å komme fram til prioriteringskriterier for vegprosjekt i fylket, og arbeidet held fram enda. Behov overstig tilgjengelege rammer, og det er nødvendig å kunne prioritere prosjekt. I saksframlegget til Sa-53/11 står det at første steg i prioriteringsarbeidet er ein funksjonsinndeling av fylkesvegnettet. SVV uttaler at ein funksjonsinndeling vil gi eit godt grunnlag for prioriteringar i fylket, og at stabile rammer og prioriteringar er viktig slik at SVV kan planlegge. Siste behandling av saka etter kva revisjonen kan sjå er i Samferdselsutvalet , kor det blei vedteke å sende saka til PNS (kor den ikkje har vore oppe endå). 16

23 Rettleiar for realisering av nye vegprosjekt (T-44/11, 17/12, Sa-1/12). Fylkestinget vedtok at det skulle utarbeidast ein rettleiar for korleis fylkeskommunen skal bidra til realisering av nye vegprosjekt framover (T-44/11). I saksframlegget Sa-1/12 blir modellen som fylket har lagt opp til skissert. For å sikre eit meir realistisk investeringsprogram bør kostnadane for prosjekta kvalitetsikrast og ha ei usikkerheit på maksimum ± 25 % dei fire første åra av programmet. Prosjekt som skal leggjast inn i budsjett påfølgjande år, må vere ferdig regulert og klare til anbodsutlysing. Revisjonen får opplyst at Samferdselsavdelinga jobbar vidare med forslag til ny rettleiar, parallelt med ny Transportplan, funksjonsinndeling av vegnettet, system for meir realistiske plan- og byggeprogram etc. Omprioriteringar SVV opplyser at planreserven blei brukt opp i samband med tiltakspakka frå staten (i samanheng med finanskrisa). Mangel på planreserve, samt at prosjekt som står lenger ned på prioriteringslistene til fylket ikkje er planlagde, gjer det vanskeleg å omprioritere prosjekt når det viser seg at budsjetterte midlar ikkje blir omsett. Det var forsøkt å finne prosjekt ein kunne omprioritere midlar til som eit tiltak mot mindreforbruket i Samferdselsavdelinga opplyser at fylket har vedtatt å gå inn i nokre prosjekt som andre enn MRFK har planlagt som eit tiltak for mindreforbruket, men at det ikkje er mange. 4.2 Tiltak i Statens vegvesen I intervju får revisjonen opplyst kva tiltak Statens vegvesen har gjort for å betre situasjonen: - Prosjektorganisering. SVV skal samle ei prosjektgruppe på små prosjekt, noko som har vore prøvd ut på Skodjebrua med gode erfaringar. Organiseringa er eit forsøk på å luke ut variablar og faktorar som skapar forseinking i eigen organisasjon, og køyrast i alle Vegavdelingane i regionen. Med dette forsøket skal SVV få gjennomført mykje småprosjekt, og bruke opp 70 av dei 100 millionane som stod ubrukt i 2011 (Nergaard 2012). Vegavdelinga har ein ambisjon om å ha ein gjennomføringsevne slik MRFK ønskjer det frå 2013, men det er nokre ukjende faktorar som til dømes kor mykje kapasitet i SVV som blir bunde opp til Nordøyvegen og bypakkane. - Fokus på leiing og skjerpa oppfølging av framdrift og kostnader. - Meir struktur på budsjettprosessar og planlegging for å sikre betre kvalitet på styringsdokument: Prioritering av prosjekt (tar dei som haster mest først) Prosjektark for betre spesifisering av prosjekt i tidleg planfase. Betre skildringar aukar presisjonsnivået for kostnadsoverslag- og anslaga, som skal sikre meir realistisk finansiering. Skal brukast på riksveg i neste NTP-perioden, men kan og bør også brukast på fylkesvegprosjekt. Meir system rundt planlegging: alle prosjekt kjem no via formelle linjer. - Kompetanseheving: både teknisk kompetanse og kompetanse om korleis det fylkeskommunale systemet fungerer for betre forståing. - Eigne revisjonar for å lære kva SVV gjer bra og ikkje bra. Det har blant anna vore ein intern rapport på årsaka til mindreforbruket som grunnlag for å sette i verk konkrete forbetringstiltak. - SVV har fokus på risikoelementa gjennomføringsevne, planlegging og kostnadskontroll for å sikre god måloppnåing. 17

24 I intervju med regionvegsjefen og seniorrådgjevar i styringsstaben får revisjonen opplyst at det hadde vore ønskeleg med meir spesifikke bestillingar både frå fylke og stat. Betre presisjonsnivå på kva som skal gjennomførast er ein føresetnad for riktig måloppnåing og innhald av leveransen. Kostnadsoverslaga blir meir korrekt, og ein kan unngå fleire rundar med politisk behandling ved eventuell ny avklaring om finansiering grunna auka kostnadar eller usikkerheit om løysinga. Leiinga i SVV peikar på at leveranseavtalen er viktig med tanke på å gjere tydeleg forventningar om kva som skal leverast gjennom året, noko som ikkje har vore godt nok fram til no. Arbeidet med ny fylkesplan i Møre og Romsdal ser ut til å ta dette eit hakk vidare. 4.3 Vurdering Resultatevalueringa 2010 viser at ein allereie hadde eit bilde av ein vesentleg årsak til mindreforbruket: det stod prosjekt på budsjettet som ikkje var byggemodne. I framlegget til plan- og byggeprogram 2012 står det at ein framleis ikkje har fått til gode nok rutinar for å sikre byggemodne prosjekt på budsjettet. Også i 2013 kan det verte mindreforbruk (Sa-24/12). Det tek med andre ord tid å omsette teori til praksis. At plan- og byggeprogrammet for 2013 ligg føre i mars 2012 viser at administrasjonen no er tidlegare ute med planlegginga, og beveger seg i riktig retning. Når både SVV og MRFK har ei innstilling om å gå grundigare til verks for å sikre realisme i prosjekt er det rimeleg å anta at det kan få ein effekt i positiv retning. Om tiltaka er tilstrekkeleg for å sikre realistiske budsjett vil vise seg i 2014 når tidshorisonten for tiltaka til fylkesrådmannen er ved endes. 18

25 5. Høyringsfråsegn Rapporten er sendt på høyring til fylkesrådmannen og Samferdselsavdelinga, samt Statens vegvesen region midt. Det vart gjennomført høyringsmøte med Samferdselsavdelinga Høyringsfråsegn frå Samferdselsavdelinga Samferdselsavdelinga gir i sitt høyringssvar uttrykk for at rapporten gir eit godt bilete av samarbeidet mellom SVV og MRFK på økonomiområdet i den aktuelle tidsperioden. Vidare at rapporten er tydeleg på at revisjonsarbeidet er gjort kort tid etter at forvaltningsreformen vart innført, og at effekten av dei tiltaka som blei innført i den aktuelle perioden først no byrjar å vise seg. Samferdselsavdelinga sluttar seg til revisjonen sine konklusjonar. Høyringsfråsegn frå Statens vegvesen region midt Statens vegvesen seier i sitt høyringssvar at rapporten gir eit godt bilete av status og utfordringar for deira gjennomføringsevne når det gjeld fylkeskommunale tiltak. Det er mange og samansette årsaker til mindreforbruket, og det er liknande tendensar på riksvegprosjekt. Desse forholda er godt belyst i rapporten. SVV viser til at dei har på eiga initiativ analysert årsaker til mindreforbruk som grunnlag for å sette i verk konkrete forbetringstiltak, og lister opp tiltak som er/vil bli satt i verk (sjå høyringssvar vedlegg 3). Vidare peikar SVV på at presise bestillingar er sentralt for at dei kan gjere ein god jobb, samt utfordringar dei må ha fokus på framover. Høyringsfråsegna si verknad for utforming av endeleg rapport I samband med høyringsmøtet har fylkesrevisjonen gjort nokre presiseringar og justeringar som vi har innarbeidd i rapporten. Det er ikkje kome merknader som har gjeve Fylkesrevisjonen grunnlag for å endre noko i denne forvaltningsrevisjonsrapporten. 19

26 6. Konklusjon og anbefalingar Årsakene til mindreforbruket på drift har bakgrunn i marknadssituasjonen. Det er få firma som held på med drift- og vedlikehald på fylkesvegar, og kapasiteten i markedet til planlagde oppgåver blir påverka viss uventa hendingar skjer. I tillegg har det ikkje blitt gjort anslagsposteringar i tilstrekkeleg grad når faktura frå leverandør har vore forseinka. Dette er rutinar som kan og bør forbetras, og derfor lukast bort som årsak til mindreforbruk framover. Rapporten har vist at det er mange årsaker til mindreforbruket innan investering. Hovudsakeleg kjem det av urealistiske budsjett og manglande planlegging. Realisme i budsjetta har ikkje vore godt nok sikra i forhold til gjennomføring og kostnader. Administrasjonen og SVV seier sjølv at dei ikkje har klart å formidla godt nok kva som er realistisk å gjennomføre. Kapasiteten i Statens vegvesen har også vore eit hinder i gjennomføringa. Likevel kan ein gå tilbake til planlegginga, for den burde ha stått i samsvar både med midlar frå fylket og kapasiteten i vegvesenet. Dersom budsjetta hadde vore basert på prosjekt som var kome langt i planlegginga, og dermed meir korrekte kostnadsanslag har talet på prosjekt truleg vore langt mindre enn det som har stått for gjennomføring. Til gjengjeld har budsjetta vore langt meir realistisk. Det kan likevel vere usikkert om vegvesenet har klart å gjennomføre det (med tanke på for eksempel byggherrekapasitet). At det har vore mindreforbruk over fleire år, og dette gjeld andre fylkeskommunar og riksvegar speglar at årsakene til mindreforbruket er omfattande. Det er derfor vanskeleg å rette opp på kort tid. Det viser også tidshorisonten på 2 år som fylkesrådmannen har lagt til grunn for dei sist foreslåtte tiltaka (T-101/11). Fylkeskommunen er også avhengig av at Statens vegvesen gjer tiltak for å betre gjennomføringsevna, eller at MRFK finn andre løysingar som fylkesrådmannen har foreslått med å leige inn kompetanse. Fylkeskommunen er etter Veglova vegstyremakt for fylkesvegane, og revisor si vurdering er derfor at mindreforbruket er fylkeskommunen sitt ansvar. Realistiske budsjett er grunnleggande for god økonomistyring. Følgjeleg er det avgjerande for fylkeskommunen at den får på plass eit system som sikrar realisme i budsjett i forhold til kostnader og gjennomføring. Etter Fylkesrevisjonen sitt syn verkar det som fylkeskommunen er på god veg til å få dette på plass. Om tiltaka er tilstrekkeleg vil vise seg i

27 Litteratur Forskrift om årsbudsjett for kommunar og fylkeskommunar FOR nr Dovre group (2010). Evaluering av konkurranseutsetting av drift- og vedlikehold i Statens vegvesen. På oppdrag fra Samferdselsdepartementet. Kommunelova LOV AV SEPT 1992, NR 107. Leveranseavtale mellom MRFK og SVV av Nergaard, Richard (2012). Små vegprosjekt i topptempo. Romsdal Budstikke, 25.juli Planer innan samferdsel: handlingsprogram for nye fylkesvegar i Møre og Romsdal, investeringsplan for gamle fylkesvegar i økonomiplan for Politiske saker (referert løpande i rapporten). Rapportar frå Statens vegvesen region midt til MRFK (periode, samt årsrapporter) 2010 og Referat fra kontaktmøter mellom MRFK og SVV. Rekneskap med resultatevaluering 2010 og Riksrevisjonen (2009a). Riksrevisjonens undersøking av drift og vedlikehald av vegnettet. Dokument nr.3:16 ( ). Riksrevisjonen (2009b). Samferdselsdepartementets forvaltning og gjennomføring av budsjettet for Dokument 1 ( ). Riksrevisjonen (2010). Samferdselsdepartementets forvaltning og gjennomføring av budsjettet for Dokument 1 ( ). Riksrevisjonen (2011). Samferdselsdepartementets forvaltning og gjennomføring av budsjettet for Dokument 1 ( ). Statens vegvesen (2010, 2011a og 2012). Årsrapportar frå åra 2009, 2010 og Statens vegvesen (2011b). Brukerundersøkelse Statens vegvesen. Etatens arbeid med politisk beslutningsgrunnlag og rollen som sams vegadministrasjon for riks- og fylkesveg på regionalt nivå. Statens vegvesen (2012). Hva vil det koste å fjerne forfall knyttet til bru, ferjekai og tunnel på fylkesveger? Resultat av kartlegging. Statens vegvesens rapporter. Nr.76. Steen (2011). Manglande planlegging fører til mindre bygging av veg. Nationen.no, Tildelingsbrev frå MRFK til SVV 2010 og Veglova LOV nr.23. Økonomiplan med budsjett for Møre og Romsdal fylkeskommune 2010 og Økonomirapporteringar Møre og Romsdal fylkeskommune, 1. og 2.tertial 2010 og

28 Vedlegg 1 Mindreforbruket i 2011 Oppgitt i 1000 kroner (2011 kroner) Budsjettforslag Vedteke Tildelingsbrev Disponibelt SVV 1 Endring 2 Endring Korrigert Årsrekneskap Avvik mellom Avvik mellom frå budsjett frå MRFK m/overføringer i tildeling i tildeling tildelingsbrev frå disponibelt SVV korrigert fylkesrådmann 2011 kroner til SVV RM frå 2010 (T-35/11) T-57/11 til SVV SVVs & korrigert tildelingsbrev T-69/ (T-5/12) T-101/ årsrapport tildelingsbrev og rekneskap DRIFT Ramme 70 Fylkesvegar Driftskontrakter anna kontraktsarbeid, drift og vedlikehold veg slått sammen med driftskontrakter slått sammen med driftskontrakter slått sammen med driftskontrakter Bru- og kaivedlikehold Dekkelegging og vegoppmerking Trafikktryggingsmidler, 50/ FTU Opprydding ras slått sammen med driftskontrakter slått sammen med driftskontrakter slått sammen med driftskontrakter INVESTERING Ramme 96 totalt Ramme 96 investeringer fylkesvegar Ramme 96 rassikring Ramme 96 Gamle fylkesvegar Tiltak for universell utforming Forsterkningar/utbedringar Kartlegging tatt ut Planleggingsmidlar FV 81 Fursetbura i Stranda kommune Ferjekaier i rute 32 (usikker kostand) Grusvegpakka Rassikring Bjørka-Leira Ramme 96 nye fylkesvegar Store prosjekt (Straumsbrua) PO: mindre utbetringar inkl. fergekaier PO: gang- og sykkelvegar PO: trafikktryggleikstiltak PO: mijlø- og servicetiltak PO: kollektivtiltak og universell utforming PO: planlegging PO: grunnerverv (utanom til definerte prosjekt Delsum programområda (PO) Markert i røde tall: tilleggbevilgninger. Markert i blått: totalt mindreforbruk. Markert i beige: avvik I

29 Vedlegg 2 Høyringsfråsegn frå Samferdselsavdelinga II

30 Vedlegg 3 Høyringsfråsegn frå Statens vegvesen III

31

32 saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: /2012 Hans Blø Saksnr Utval Møtedato KO-35/12 Kontrollutvalet Fylkestinget Kontrollutvalet - val av prosjekt for forvaltningsrevisjon i 2013 Bakgrunn Fylkestingets ansvar for tilsyn og kontroll av fylkeskommunen inneber at fylkestinget er oppdragsgivar for kontrollutvalet, og er det einaste organet som kan instruere kontrollutvalet i saker av tilsyns- og kontrollmessig karakter. Det har følgjeleg vore rutine at fylkestinget avgjer kva prosjekt innan forvaltningsrevisjon som skal gjennomførast det enkelte år, men slik at kontrollutvalet gir tilråding om aktuelle prosjekt. Kontrollutvalet skal sørge for at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon, og rapportere om resultatet av revisjonen til fylkestinget. Denne saka gjeld val av prosjekt i Forvaltningsrevisjon er etter definisjonen ei systematisk undersøking av fylkeskommunens tenesteproduksjon, myndeutøving eller intern forvaltning vurdert i høve til overordna regelverk, retningslinjer eller vedtak o.a. føresetnader. Forvaltningsrevisjon er ei veldefinert revisjonsform med eigen fastlagt arbeidsmetodikk og revisjonsstandard. Prosedyre for val av prosjekt Revisjonsforma er ressurskrevjande, både for revisjonen og administrasjonen, og for dei folkevalde som får prosjektrapportane til behandling. Det er såleis viktig at arbeidet blir opplevd som nyttig av alle, og gir fylkeskommunen samla sett ein meirverdi. Talet på prosjekt i året har vore avgrensa til 4, og valet av konkrete prosjekt bør dermed vere velbegrunna, gjerne knytt til eit uttalt ønske om å få evaluert og ev. forbetra fylkeskommunens innsats på eit område. Kontrollutvalet skal som del av prosedyren få utført ei overordna analyse av fylkeskommunen for å avdekke område der fylkeskommune har utfordringar i å imøtekome lovkrav, nasjonale føringar eller eigne vedtak og målsettingar. Ei slik analyse gir ikkje eit svar med to strek under, men indikasjonar på tilhøve som bør undersøkast nærare. Kontrollutvalet vil ut frå denne analysen kunne gi råd til fylkestinget om prosjektvalet. Viktige kjelder for analysen er sentrale saksdokument som dei folkevalde organa behandlar, der fylkeskommunens totale verksemd og engasjement blir vurdert og evaluert. Særleg gjeld dette fylkesplandokumenta, den 4-årige økonomiplanen

33 Side 2 med årsbudsjettet, og årsrapporten, som alle gir omtale av fylkeskommunens innsats på ulike område, slik administrasjonen sjølv vurderer den. Behandlinga av dokumenta i fylkestinget og synspunkta som blir fremja frå representantane, gir og innspel til analysen. Statistikk frå KOSTRA, som gir økonomiske og produksjonsmessige data om fylkeskommunen og samanlikna med andre fylkeskommunar, er og ei kjelde. Dersom det blir avdekka vesentlege avvik i talmaterialet kan det ev. gi innspel til nærare undersøkingar. I år fekk kontrollutvalet i tillegg gjennomført ei spørjeundersøking blant fylkestingets medlemer, i juni, der formålet var å få signal frå det folkevalde nivået om på kva politikkområde eller teneste det er viktig å få utført forvaltningsrevisjon. Alt materialet frå dokumentanalysen, debattane i fylkestinget, KOSTRA og spørjeundersøkinga vart lagt fram for og drøfta i kontrollutvalet i møte den 4. sept. d.å. (sak Ko-30/12), med grunnlag i ei oppsummering og med konkrete forslag om prosjekt frå kontrollsjefen. Behandlinga i kontrollutvalet medførte at følgjande vart tilført møteboka: Rolf Bergmann og Per-Helge Nordstrand foreslo at eit prosjekt med evaluering av tilskottsforvaltninga innan kulturområdet og næringsområdet vart prioritert, framfor prosjektet om fylkesvegferjedrifta. Dei øvrige medlemmene slutta seg til dette. Medlemmene slutta seg elles til forslaget frå kontrollsjefen om å prioritere prosjekt innan administrativ organisering og styring m.v., om gjennomføringsgraden innan vidaregåande opplæring og evaluering av fylkeskommunens engasjement innan reiselivsnæringa. Samrøystes vedtak i Kontrollutvalet Saka vart lagt fram til drøfting. Kontrollutvalet ber om at følgjande politikkområde/tenester blir prioritert for forvaltningsrevisjon i 2013: Tilskottsforvaltninga innan kulturområdet og næringsområdet. Administrativ organisering og styring, leiing og kompetanse i sentraladministrasjonen, og intern kontroll. Gjennomføringsgraden innan vidaregåande opplæring, handtering av fråfallsproblematikk samt oppfølgingstenestas medverknad. Reiselivsnæringa utfordringar og fylkeskommunens medverknad, resultat og effekt. Grunngiing av prosjektforslaga Tilskottsforvaltninga innan kulturområdet og næringsområdet. Forslaget i kontrollutvalet om å velje eit prosjekt med evaluering av tilskottsforvaltninga innan kultur- og næringsområdet vart grunngitt med at det er viktig med gode oppfølgings- og kontrollrutiner med at tilskott blir brukte etter føresetnadene, om etterkontroll, rekneskap og rapportering. Det er og ønskeleg å få evaluert effekten av tilskotta. Det har omdømemessig verde og verkar

34 Side 3 tillitsskapande om rutinene er på plass. Gjennom evaluering av ulike tilskottsordningar kan det avdekkast eventuelle veikskapar på området, som kan gi verknader og forbetringar med eit vidare perspektiv. (Prosjektforslaget innan fylkesvegferjedrifta meinte kontrollutvalet kom tidsmessig på eit ugunstig tidpunkt, ettersom kontraktsregimet for ferjedrifta og ferjestrategien er under endring og evaluering. Kontrollutvalet meinte eit prosjekt på området var for tidleg i høve til dei pågåande prosessane.) Administrativ organisering og styring, leiing og kompetanse i sentraladministrasjonen, og intern kontroll. I spørjeundersøkinga blant fylkestingets medlemer hadde fleire eit ønske om å få ei evaluering av sentraladministrasjonen knytt til styring, leiing, kompetanse og intern kontroll. I dei siste åra er det frå sentralt hald, m.a. frå kommunalministeren, sett fokus på at dei interne styringssystema i kommunar og fylkeskommunar må bli betre. I rapporten 85 tilrådingar om styrkt eigenkontroll frå 2009 vart det gitt konkrete råd om korleis dette kunne gjerast, og det er seinare kome ytterlegare rettleiingar om emnet frå KRD og KS. Ei undersøking kan ev. ta utgangspunkt i desse utgreiingane. Gjennomføringsgraden innan vidaregåande opplæring, handtering av fråfallsproblematikk samt oppfølgingstenestas medverknad. I debattane i fylkestinget knytt til økonomiplan/årsbudsjett og årsrapport vart det i fleire innlegg framsett ønske om å auke gjennomføringsgraden innan vidaregåande opplæring, m.a. med ønske om effektfulle tiltak for å motverke fråfall av elevar. Tiltaka for å auge gjennomføringsgraden og motverke fråfall involverer ei rad aktørar utanom skolane sjølv, både rådgivartenesta, oppfølgingstenesta og tilbodet innan spesialundervising og tilrettelagt opplæring, så vel som PPT, NAV, bedrifter og kommunane. Tiltaket Ny giv skal og medverke til dette. Effekten av tiltaka kan det vere aktuelt å få evaluert. Reiselivsnæringa utfordringar og fylkeskommunens medverknad, resultat og effekt. I spørjeundersøkinga blant dei folkevalde vart næringsområdet framheva som viktig å få sett fokus på. Blant næringane med utfordringar vart særleg reiselivsnæringa nemnt i debattane i fylkestinget, der fylkeskommunen si reislivssatsing vart framheva som viktig. Det kan derfor vere aktuelt å få evaluert effekten av satsinga og ev. kva engasjement det er verd å vidareføre frå fylkeskommunens side overfor reiselivet i fylket, som eit eige prosjekt. Vurdering Det blir dermed ikkje foreslått noko prosjekt innan samferdselsområdet i Det må sjåast i samanheng med at det i år (2012) har vore lagt fram to prosjektrapportar om fylkesvegane og samhandlinga med Statens Vegvesen. Kontrollsjefen vil i tillegg til kontrollutvalets forslag foreslå at det blir sett opp to reserveprosjekt, dersom noko prosjekt av ulike grunnar skulle bli uaktuelt. Med bakgrunn i den overordna analysen foreslo kontrollsjefen følgjande reserveprosjekt:

35 Side 4 Klima- og miljøsatsinga, kva gjer fylkeskommunen, kva blir oppnådd og ev. kva kan gjerast betre? Tannhelsetenesta dekningsgraden for prioriterte grupper. Eit prosjekt innan klima/miljø/energibruk m.m. kan knytast til det generelle klima- og miljøarbeidet, ev. spesifikt til samferdselssektoren eller energibruk i fylkeskommunens bygg. Det framkom ulike vinklingar på dette i svara frå dei folkevalde i spørjeundersøkinga. Etter data frå 2011 i KOSTRA framkom det at Møre og Romsdal har jamt over noko lågare dekningsgrad for pasientar i tannhelsetenesta for dei prioriterte gruppene enn i samanliknande fylkeskommunar, bortsett frå dei yngste pasientane. Det er og høgare netto driftsutgift pr innbyggar til pasientbehandling enn samanliknande fylkeskommunar. KOSTRA-tala bør, etter ei nærare analyse, kunne gi grunnlag for ei undersøking av årsaksfaktorar og effektar. Når det gjeld prioritering av rekkefølgja i utføringa av prosjekta bør kontrollutvalet få fullmakt til å fastsette dette, ettersom det må tilpassast ressurssituasjonen ved fylkesrevisjonen. Kontrollutvalet bør og få fullmakt til å ta endeleg stilling til utforminga av prosjekta, og ev. bortfall av prosjekt og iverksetting av reserveprosjekt. Forslag til vedtak: Fylkestinget sluttar seg til kontrollutvalets forslag til prosjekt innan forvaltningsrevisjon i 2013, med desse prosjekta: Tilskottsforvaltninga innan kulturområdet og næringsområdet. Administrativ organisering og styring, leiing og kompetanse i sentraladministrasjonen, og intern kontroll. Gjennomføringsgraden innan vidaregåande opplæring, handtering av fråfallsproblematikk samt oppfølgingstenestas medverknad. Reiselivsnæringa utfordringar og fylkeskommunens medverknad, resultat og effekt. Reserveprosjekt: Klima- og miljøsatsinga, kva gjer fylkeskommunen, kva blir oppnådd og ev. kva kan gjerast betre? Tannhelsetenesta dekningsgraden for prioriterte grupper. Kontrollutvalet får fullmakt til å prioritere rekkefølgja mellom prosjekta, og ta nærare avgjerd om utforming og gjennomføring, ev. iverksetting av reserveprosjekt. Hans Blø

36 kontrollsjef Side 5

37 saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: /2012 Ronny Rishaug Saksnr Utval Møtedato KO-36/12 Kontrollutvalet Fylkestinget Melding om gjennomsyn av fylkesutvalet og klagenemnda sine møtebøker for 1. halvår Bakgrunn Etter gjeldande rutine i Møre og Romsdal fylke skal kontrollutvalet syte for gjennomsyn av fylkesutvalet og klagenemnda sine møtebøker og gje melding til fylkestinget om dette. Kontrollutvalet har bedt fylkesrevisjonen å stå for dette gjennomsynet og kome med forslag til moglege merknader. Merknader til vedtak kan ikkje gjelde tilhøve som kan knytast til spørsmålet om politiske vedtak er formålstenlege o.l. Derimot kan ein ta opp spørsmål om det einskilde vedtak t.d. - er gjort på ufullstendig eller feilaktig grunnlag - frå ein økonomisk synsstad framstår som vilkårleg eller openbert urimeleg - er i strid med overordna vedtak eller lov/forskrifter - er i strid med utvalet/nemnda sine fullmakter. Vurdering Fylkesutvalet Denne meldinga omfattar møteprotokollane for 1. halvår 2012, med tilhøyrande sakstilfang. Møtebøkene hadde i denne perioden 118 protokollførte saker fordelt på 9 protokollar. Vi har ingen merknader til møtebøkene for 1. halvår Klagenemnda Fylkesutvalet er etter vedtak i sak T-65/92 oppnemnt som klagenemnd i fylkeskommunen. Klagenemnda skal behandle klager på enkeltvedtak, jf. forvaltningslova (fvl.) 28, 2. ledd. Enkeltvedtak er etter definisjonen i fvl. 2 avgjerd som blir teke under utøving av offentleg mynde og som generelt eller konkret er bestemmande for rettar eller plikter til ein eller fleire bestemde private personar. Klageadgangen gjeld vedtak gjort av forvaltningsorgan oppretta i medhald av kommunelova.

38 Side 2 Retten til å klage over vedtak gjeld rettar og plikter for privatpersonar er ein garanti for rettstryggleik. Det skal vere høve til å få ei ny vurdering dersom ein meiner at den første behandlinga ikkje var god nok, anten fordi det er lagt feil eller ufullstendig faktum til grunn, eller det er teke usaklege omsyn. Når det ikkje kan påvisast konkrete feil eller manglar ved vedtaket eller sakbehandlinga, er det gjerne om skjønsvurderinga har vore rimelig ein ønskjer revurdert. Klagenemnda hadde 5 møte 1. halvår 2012, og det vart behandla 8 protokollerte saker. To av klagane vart tekne til følgje, og elles vart vedtak stadfesta eller klage avvist. Det er ikkje merknader til møtebøkene til klagenemnda for 1. halvår Etter dette rår vi kontrollutvalet til å leggje saka fram for fylkestinget med slikt Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalet tek meldinga om gjennomsynet av fylkesutvalet si møtebok for 1. halvår 2012 til vitande. 2. Kontrollutvalet tek meldinga om gjennomsynet av klagenemnda si møtebok for 1. halvår 2012 til vitande. Hans Blø kontrollsjef Ronny Rishaug spesialrevisor

39 saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: /2012 Hans Blø Saksnr Utval Møtedato KO-37/12 Kontrollutvalet Fylkestinget K901 Kristiansund vgs bygg 03 - byggerekneskap, revisors fråsegn Bakgrunn Skolen har ei omfattande bygningsmasse, og mange av bygningane har fått ei nødvendig rehabilitering dei seinare åra. Denne byggerekneskapen gjeld innvendig renovering av bygg 3, sjå vedlagte skisse av skolen (bygget avmerka som nr 3). Kontrollutvalet var på synfaring på skolen den , og fekk m.a. orientering om og innsyn i dei då pågåande arbeida i bygget. Fylkesutvalet skal behandle byggerekneskapen i møte den 1. okt. 2012, jf. vedlagte saksframlegg med vedlegg (førebels utan saksnr.). Rekneskapen viser eit mindreforbruk på kr ,75 i høve til kostnadsramma på kr Saka blir fremja for kontrollutvalet under føresetnad av at fylkesutvalet gjer vedtak i samsvar med tilrådinga frå fylkesrådmannen. Fylkesrevisjonen har gjennomgått dokumentasjonen og gitt fråsegn til saksopplysningar og rekneskap den Fråsegna ligg ved. Vurdering Fylkesrevisjonen har ikkje merknader til rekneskapen, og kontrollsjefen rår til at kontrollutvalet legg rekneskapen fram for fylkestinget med tilråding om godkjenning. Forslag til vedtak: Fylkestinget godkjenner byggerekneskapen for K901 Kristiansund vgs bygg 03 med eit mindreforbruk på kr ,75, jf. elles fylkesrevisjonens fråsegn av 14. sept Hans Blø kontrollsjef

40 Vedlegg 1 Skisse av Kristiansund vgs. 2 Saksframlegg i fylkesutvalet Sluttrapport K901 Kristiansund vgs 4 Byggerekneskap K901 Kristiansund vgs 5 Revisors fråsegn av Side 2

41

42 saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: /2012 Erik Viken Saksnr Utval Møtedato Fylkesutvalet K901 Kristiansund vgs bygg 03 - byggjerekneskap Bakgrunn I sak T-56/08 Kristiansund videregående skole, opprusting/optimalisering status pr , vart det i oktobertinget 2008 gjort slikt vedtak: 1. Fylkestinget tek orienteringa om opprustingsarbeida ved Kristiansund vgs til vitande. 2. Fylkestinget sluttar seg til at det vert starta prosjektering/bygging av bygg 03 og 07. Gjennomføring må tilpassast tilgjengeleg finansiering. 3. Fylkestinget forutsett at utviklingsplana blir revidert og lagt fram for fylkestinget i april Plannemnda gjorde i desember same år under sak PN-20/08 følgjande vedtak om revidert forprosjekt for bygg 03: 1. Plannemnda godkjenner det framlagte forprosjekt for rehabilitering av bygg 03 ved Kristiansund vgs. 2. Plannemnda ber om at detaljprosjektering med etterfølgjande tilbodskonkurranse vert igangsett som planlagt. Kostnadsramma for det reviderte forprosjektet var i saka satt til 50,625 mill kroner (inkl. mva). I sak T-18/09 (U-48/09, PN-4/09) gjorde fylkestinget i april 2009 følgjande vedtak om ein revidert utviklingsplan for heile skolen: 1. Fylkestinget godkjenner framlagt utviklingsplan datert mars 2009 som grunnlag for vidare opprustingsarbeid/nybygg ved Kristiansund vgs. 2. Fylkestinget gir plannemnda fullmakt til å godkjenne nødvendige revideringar av utviklingsplanen med basis i endringar i tilbodsstrukturen. Plannemnda godkjenner skisseprosjekt/forprosjekt for større opprustingstiltak i samsvar med gjeldande plan.

43 Side 2 Etter kvart som dei ulike tiltaka i utviklingsplanen blir sendt ut på anbod skal fylket som bestillar gjere det klart at det i størst mogleg grad skal nyttast materialar som bedreg til reduserte utslepp av klimagassar. Dersom varmesentralar inngår i anboda, skal desse vere utforma slik at karbonnøytrale energikjelder kan nyttast heilt eller delvis til oppvarming. 3. Fylkestinget gjer merksam på at tiltaka i godkjente planer ikkje kan gjennomførast før nødvendig finansiering er stilt til rådvelde. Den reviderte utviklingsplanen påverka ikkje det forprosjektet som allereie var lagt fram under sak PN-20/08. I sak PN-6/10 vart det gjort val av totalentreprenør og byggherreombodstenester for prosjektet. Det vart vidare lagt til grunn at administrasjonen (i bygg 03) vart plassert i mellombelse kontorlokale. I tillegg vart det i prosjektet teke med ei innreiing i bygg 09 for lærararbeidsplassar. Kostnadsramma på 40,5 mill kroner ekskl. mva vart oppretthalden. Plannnemnda ga i vedtaket i sak PN-6/10 si tilslutning til at ombyggingsarbeidet for bygg 03 vart starta som planlagt innanfor godkjent kostnadsramme. Byggjearbeida vart oppstarta fysisk , med planlagt overlevering frå totalentreprenør Bygget vart teke i bruk til skolestart hausten Det har vidare blitt kjørt prøvedrift på tekniske anlegg fram til årsskiftet 2011/2012. Vurdering Rehabiliteringa av bygget har omfatta i alt 3178 m2, samt innreiingsarbeid i bygg 09 for nokre lærararbeidsplassar, og etablering av mellombels varmeløysing i bygg 2, også for bygg 3. Det er også gjort ei rekke tiltak i prosjektet for å leggje til rette for rullestolbrukarar../. Nærmare orientering om prosjektet går fram av sluttrapporten for prosjektet, som saman med byggjerekneskap er vedlagt saka. Bygget vart overlevert brukarane i samsvar med framdriftsplanen i vedteke forprosjekt, dvs til skolestart hausten Samarbeidet med totalentreprenør og dei andre eksterne avtalepartane i prosjektet har fungert godt, og brukarane er etter dei tilbakemeldingane vi har fått svært nøgde med resultatet av rehabiliteringa. Det står framleis att nokre mindre arbeider knytt til prosjektet. Kostnadene knytt til desse er det gjort greie for i ein eigen oversikt vedlagt byggjerekneskapen. Prosjektet kan etter dette avsluttast med ein samla sum på kr ,25 (inkl mva), som inkluderar ein avsetningssum på kr ,25 (inkl mva), jfr. vedlagte sluttrapport med byggjerekneskap. Prosjektet har med dette eit mindreforbruk på kr ,75 i høve vedteken kostnadsramme for prosjektet.(kr ,- inkl mva)

44 Side 3 Det er gitt følgjande løyvingar til prosjektet (inkl mva): Budsjett 2010: 18,900 mill Budsjett 2011: 29,500 mill Samla løyvingar: 48,400 mill Det var i samband med avslutninga av tidlegare byggjeprosjekt ved skolen (jfr sak T-65/10) intensjonen å nytte ein del av dei disponible restmidlane som framkom, til ei eiga løyving til dette prosjektet slik at heile budsjettramma var budsjettert. Ved ein inkurie vart dette ikkje gjennomført. Det manglar finansiering av kr ,-. Vi vil kome attende til inndekninga av budsjettavviket i samband med evalueringa av investeringsrekneskapen for Forslag til vedtak: Fylkesutvalet tek byggjerekneskapen for K901 Kristiansund vgs Bygg 3 med ein samla kostnad på kr ,25 (inkl. mva.) til vitande. Fylkesutvalet oversender saka til kontrollutvalet for vidare behandling. Ottar Brage Guttelvik fylkesrådmann Willy Loftheim ass. fylkesrådmann Vedlegg: 1 Sluttrapport K901 2 Byggjerekneskap m/vedlegg

45 Møre og Romsdal fylkeskommune K901 KRISTIANSUND VGS BYGG 03 INNVENDIG RENOVERING SLUTTRAPPORT