Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Agdenes kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Arkivsak: 16/53 Møtedato/tid: Kl 09:00 Møtested: Rådhuset, Formannskapssalen Møtedeltakere: Kjell Inge Selbekk, leder Kåre Lian Svanem, nestleder Marit Jørgensen Kristian Fremstad Stig Trygstad, 1. vara for Kalland Forfall: Merete Kalland Andre møtende: Rådmannen Inge Storås, Revisjon Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik, KonSek Midt-Norge IKS Kopi: Varamedlemmer til orientering, Ordfører, Rådmann, Revisjon Midt-Norge IKS Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Kjell Inge Selbekk (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, Konsek 1

2 Sakliste Saksnr. Sakstittel 09/16 Regler og rutiner vedr. motorisert ferdsel i utmark - orientering fra rådmannen 10/16 Regnskap og revisjonsberetning Kontrollutvalgets uttalelse 11/16 Oppfølging av politiske vedtak i Agdenes kommune 12/16 Referatsaker 13/16 Eventuelt 14/16 Godkjenning av protokoll fra dagens møte 2

3 Regler og rutiner vedr. motorisert ferdsel i utmark - orientering fra rådmannen Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Agdenes kommune /16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE Arkivsaknr 15/161-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg Orientering til kontrollutvalget Saksutredning På kontrollutvalgets møte ble det under sak 07/2016 Eventuelt, vedtatt å be rådmannen om en orientering vedr. motorisert ferdsel i utmark. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Motorisert ferdsel i utmark Kontrollutvalget ønsker en orientering om Agdenes kommune sine regler og rutiner vedr. motorisert ferdsel i utmark. Orienteringen gis på kontrollutvalgets møte 3. mai. Kontrollutvalgets sekretariat har i brev av bedt rådmannen om å gi kontrollutvalget en orientering på utvalgets møte Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til rådmannens orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. 3

4 Agdenes kommune Rådhuset 7316 LENSVIK Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 15/161-6 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Orientering til kontrollutvalget På kontrollutvalgets møte ble det under sak 07/2016 Eventuelt, vedtatt å be rådmannen om en orientering vedr. motorisert ferdsel i utmark. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Motorisert ferdsel i utmark Kontrollutvalget ønsker en orientering om Agdenes kommune sine regler og rutiner vedr. motorisert ferdsel i utmark. Orienteringen gis på kontrollutvalgets møte 3. mai. Kontrollutvalget har berammet sitt møte til tirsdag kl. 09:00 på rådhuset. Orienteringen fra rådmannen vil bli lagt til starten av møtet. Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak i sak 07/2016, ber vi herved om at rådmannen i Agdenes kommune orienterer på kontrollutvalgets møte Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Ordfører 4

5 Regnskap og revisjonsberetning Kontrollutvalgets uttalelse Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Agdenes kommune /16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE Arkivsaknr 15/36-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Agdenes kommunes årsregnskap for 2015 oversendes kommunestyret. Kopi sendes formannskapet før de foretar innstilling i regnskapssaken. Vedlegg Revisjonsberetning 2015 Kontrollutvalgets uttalelse om årsregnskapet 2015 Saksutredning Det er formannskapet som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til kommunestyret. Administrasjonen er invitert til møtet i kontrollutvalget for å orientere om regnskap og årsmelding og svare på spørsmål. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Agdenes kommune for 2015 i samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk og vedtatte revisjonsstandarder. Revisjonsberetning er avgitt Revisor konkluderer med at regnskapet er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen per 31. desember Regnskapet for Agdenes kommune viser et mindreforbruk på i overkant av 5,1 millioner kroner. Resultat før finanstransaksjoner (brutto driftsresultat) viser et negativt resultat på i overkant av 2,4 millioner kroner. Resultatet før regnskapsmessig bruk og avsetninger til fond (netto driftsresultat) viser et positivt resultat på i overkant av 3,4 millioner kroner. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisors beretning og det foreliggende årsregnskapet for Agdenes kommune for Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Under henvisning til forholdene som er omtalt ovenfor er kontrollutvalgets sekretariat av den oppfatning at årsregnskapet og årsrapporten for Agdenes kommune gir et forsvarlig uttrykk for kommunen sin virksomhet i 2015 og Agdenes kommunes økonomiske stilling pr Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å avgi en uttalelse til årsregnskapet for Agdenes kommune for 2015 som det fremgår av innstillingen i saken. 5

6 6

7 7

8 Til kommunestyret i Agdenes KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM AGDENES KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR Kontrollutvalget har i møte , sak 10/2016 behandlet Agdenes kommunes årsregnskap for Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter, noteopplysninger og pliktige budsjettopplysninger. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen, datert og administrasjonssjefens årsberetning. I tillegg har oppdragsansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Årsregnskapet er gjort opp med et regnskapsmessig mindreforbruk på kr ,14 Under henvisning til utvalgets egen gjennomgang av regnskapsdokumentene og revisjonsberetningen for 2015, mener kontrollutvalget at årsregnskapet og årsberetningen for 2015 totalt sett gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Agdenes kommunes virksomhet for 2015 og for kommunens økonomiske stilling pr Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2015 slik det er avlagt. Lensvik Kjell Inge Selbekk Kontrollutvalgets leder Kopi: Formannskapet 8 1

9 Oppfølging av politiske vedtak i Agdenes kommune Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Agdenes kommune /16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE Arkivsaknr 16/43-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Agdenes kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til orientering og vedtar plan for videre oppfølging slik det fremgår av dokumentet Saker for videre oppfølging. Vedlegg Salg av Valhalleiendommen Rådmannens tilbakemelding vedr. kommunestyrets vedtak i sak 22/2014 Orientering til kontrollutvalget Påminnelse til rådmannen Saker for videre oppfølging Kommunestyret Kommunestyret Formannskapet Formannskapet Saksutredning I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Videre går det i forskrift om kontrollutvalg frem at kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av regnskapet, revisjonsberetningen eller forvaltningsrevisjonsrapporter blir fulgt opp. I tråd med kontrollutvalgets vedtak i sak 27/2013 Oppfølging av politiske vedtak i Agdenes kommune, legger kontrollutvalgets sekretariat frem kopi av sakslistene fra møtene i kommunestyret og formannskapet som er avholdt etter kontrollutvalgets møte Kontrollutvalgets sekretariat tar høyde for gjennomgang av disse sakene i møtet. Tidligere saker til oppfølging Kontrollutvalget har bedt rådmannen om en skriftlig orientering vedr. Kommunestyrets sak 31/2015 pkt. 4 salg av Valhall til Elpro. Utvalget ønsket orientering om prosessen rundt salget, salgssum og salgstakst, og om det er vedtatt bruk av midlene etter salget (vedlegg). Kontrollutvalget har sendt rådmannen en påminnelse vedr. kommunestyrets vedtak i sak 22/2014 Rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS (vedlegg). I den grad det er skjedd utvikling i sakene som står oppført på oppfølgingslisten, som kontrollutvalgets sekretariat er kjent med, er dette kommentert i tilknytning til den enkelte sak. Saker til oppfølging i perioden Saker som krever særskilt oppfølging fra kontrollutvalget er saker av prinsipiell karakter, saker der rådmannen gis særskilte pålegg eller saker som har betydning 9

10 for kommunens fremtidige tjenestetilbud, stilling eller omdømme. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til gjennomgangen av kommunestyrets og formannskapets vedtak. Saker som er satt til særskilt oppfølging fremgår av vedlegget. 10

11 AGDENES KOMMUNE Kontrollutvalget i Agdenes v/kontrollutvalgets sekretariat 7316 LENSVIK LENSVIK, Saksnr. Arkivkode Avd/Sek/Saksb Deres ref. 16/ M8 AGK/AGK/JOS SALG AV VALHALLTOMTA I SELVA Det vises til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS sitt brev av Kommunestyret vedtok i sak 31/15 den å selge Valhalleiendommen til Elpro. Takstmann Knut Sagberg AS ble engasjert for taksering av eiendommen, og takstrapport forelå den den , med verditakst på kr ,- (markedsverdi normal salgsverdi). Daglig leder Geir Arne Rao meddeler i e-post av at Elpro ønsker å kjøpe eiendommen i henhold til takst for snarlig overtakelse. For Elpro er eiendommen av strategisk interesse da man ønsker å utrede tjenester rettet mot kaiområdet i Selva. Skjøte er underskrevet av ordføreren den 7/ Tinglyst hjemmelsovergang foreligger pr 21/ (til Selva Eiendom AS Elpro s eiendomsselskap). Kommunestyret vedtok i sak 71/15 den at: Inntekter ved salg av Valhalleiendommen avsettes til brannbil. Dette følges selvsagt opp i 2016 ved at salgsinntektene avsettes til vedtatte formål (og brukes når kommunestyret finner å vedta investering i brannbil). Med hilsen John Ola Selbekk rådmann tlf Kopi til: Ordføreren Postadresse Telefon: E-post: Bankgiro: Lensvik postmottak@agdenes.kommune.no Giro skatt: Org.nr.: MVA 11

12 Fra: John Ola Selbekk Sendt: 1. april :53 Til: Eva J Bekkavik; Kjell Inge Selbekk Kopi: Postmottak; Oddvar Indergård; Geir-Ove Storstein Emne: SV: Kommunestyrets vedtak i sak 22/2014 Hei Kontrollutvalgets påminnelse til rådmannen om kommunestyrets vedtak i sak 22/14 Rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS (e-post av 31/3-16). Jeg tillater meg å stille spørsmål om rådmannen er riktig adressat i denne saken? Ad pkt 4 i vedtak i k-sak 22/14: Det er kommunens representant i eierorganet som har ansvaret for rapportering fra selskap (jfr eiermeldingen 3.1 b). Det er kun politiske representanter fra Agdenes i aktuelle selskap (rådmannen kan neppe pålegges å rapportere for disse?). Ad pkt 3 i vedtak i k-sak 22/14: Jeg kan ikke se at rådmannen har ansvar for å følge opp vurderinger og konklusjoner i rapporten fra selskapskontroll i TrønderEnergi AS (arkivsaknr 14/181). Ad pkt 2 i vedtak i k-sak 22/14: Framlegging av eierskapsmeldingen er ikke prioritert i vedtatte handlingsprogram (og formelt er det ordføreren som har ansvaret for hvilke saker som skal legges fram for politisk behandling). En revidering av eierskapsmeldingen er naturlig å vurdere i kommende rullering av handlingsprogrammet. I eierskapsmeldingen har rådmannen klart definerte roller når det gjelder kommunens rolle som kunde i eget selskap/i forhold til de kommunale selskapene. Imidlertid - Agdenes kommune har ikke slike selskap. Mvh John Ola Selbekk Rådmann Agdenes kommune 7316 Lensvik tlf.:

13 Agdenes kommune Rådhuset 7316 LENSVIK Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 16/43-3 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Orientering til kontrollutvalget På kontrollutvalgets møte ble det under sak 03/2016 Oppfølging av politiske vedtak i Agdenes kommune, vedtatt å be rådmannen om en skriftlig orientering vedr. Kommunestyrets vedtak i sak 31/2015 pkt. 4 salg av Valhall til Elpro. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ber rådmannen om en skriftlig orientering vedr. Kommunestyrets sak 31/2015 pkt. 4 salg av Valhall til Elpro. Utvalget ønsker orientering om prosessen rundt salget, salgssum og salgstakst, og om det er vedtatt bruk av midlene etter salget. Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak i sak 03/2016 ber vi herved om at rådmannen i Agdenes kommune sender en skriftlig orientering til kontrollutvalgets sekretariat innen 22. april Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Ordfører 13

14 Agdenes kommune Rådhuset 7316 LENSVIK Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 16/43-4 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Påminnelse til rådmannen På kontrollutvalgets møte ble det under sak 03/2016 Oppfølging av politiske vedtak i Agdenes kommune, vedtatt å sende en påminnelse til rådmannen om kommunestyrets vedtak i sak 22/2014. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ber sekretariatet om å sende påminnelse til rådmannen om kommunestyrets vedtak i sak 22/2014 Rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS. Kommunestyrets vedtak i sak 22/2014 Rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS: 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS til orientering. 2. Kommunestyret ber om at eierskapsmeldingen blir lagt frem for kommunestyret en gang pr. år, samt at den blir gjenstand for revidering en gang pr. kommunestyreperiode. 3. Kommunestyret ber om at vurderinger og konklusjoner i rapporten følges opp. 4. Kommunestyret ber om at det rapporteres om oppfølging av selskapskontrollen i forbindelse med neste fremlegging av eierskapsmeldingen. Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder 14

15 SAKER FOR VIDERE OPPFØLGING: På bakgrunn av gjennomgang av aktuelle saker i perioden , foreslår kontrollutvalget at følgende saker videreføres til oppfølging: Kontrollutvalget i Agdenes kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar Til oppfølging KS 22/14 Rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS til orientering. 2. Kommunestyret ber om at eierskapsmeldingen blir lagt frem for kommunestyret en gang pr. år, samt at den blir gjenstand for revidering en gang pr. kommunestyreperiode. 3. Kommunestyret ber om at vurderinger og konklusjoner i rapporten følges opp. 4. Kommunestyret ber om at det rapporteres om oppfølging av selskapskontrollen i forbindelse med neste fremlegging av eierskapsmeldingen. Følges opp av nytt kontrollutvalg Kontrollutvalgets møte Utvalget ba sekretariatet om å sende en påminnelse til rådmannen vedr. kommunestyrets vedtak i sak 22/14. Brev sendt rådmannen KS 31/15 Investeringsbudsjettet 2015 Status næring og drift Kontrollutvalgets møte Rådmannens svar er lagt med som vedlegg til kontrollutvalgets sak 11/ Prioritetsliste: 1. Industriområder, med mål om ferdigstillelse i løpet av 2015, dersom ikke mulig p.g.a. adm. kapasitet, må kommunestyret vedta midler til ekstern bistand. 2. Sandabekken 3. Sentrumsutvikling 4. Salg av Valhall til Elpro 2. Kommunestyret vil tydeliggjøre sine prioriteringer bedre i sine framtidige budsjetter. 3. Investeringsvedtak framover skal ta høyde for bruk av konsulentbistand i budsjett Følge opp vedr. punkt 4. Salg av Valhall til Elpro AS Kontrollutvalgets møte Utvalget ba sekretariatet om å sende brev til rådmannen og be om en skriftlig orientering om salg av Valhall (jf. kommunestyrets vedtak pkt. 4) Brev sendt rådmannen Kontrollutvalgets møte Rådmannens svar er lagt med som vedlegg til kontrollutvalgets sak 11/

16 Agdenes kommune Utvalg: Kommunestyret Møtested: Rådhuset Møtedato: Tid: 10:00 OFFENTLIG SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 17/16 16/505 Referatsaker 18/16 16/255 STARTLÅN OG BOLIGTILSKUDD /16 16/232 SAMARBEIDSAVTALE MED ST. OLAVS HOSPITAL 20/16 16/408 ÅRSRAPPORT OG ÅRSREGNSKAP FOR SIO /16 16/59 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING /16 16/496 NYE AGDENES HELSESENTER OG OMSORGSFELLESSKAP - PROSJEKTORGANISERING 23/16 16/42 KOMMUNEREFORMEN - INNBYGGERHØRING I AGDENES KOMMUNE EVENTUELT Lensvik, Oddvar Indergård ordfører 16

17 Agdenes kommune OFFENTLIG SAKSLISTE Utvalg: Kommunestyret Møtested: Rådhuset Møtedato: Tid: 10:00 Tema for diskusjon/debatt: Forberedelse til kommunal planstrategi Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 8/16 16/373 Referatsaker 9/16 16/114 LENSVIK KRO OG CATERING - SKJENKEBEVILLING /16 16/129 SALGSBEVILLINGER FOR ØL M.V /16 16/340 LOKAL ADRESSEFORSKRIFT I AGDENES KOMMUNE 12/16 16/192 RAPPORT FINANSFORVALTNING /16 16/222 VANNREGIONUTVALG TRØNDELAG / SØNDRE FOSEN VANNOMRÅDEUTVALG - VALG AV REPRESENTANT/VARAREPRESENTANT 14/16 16/350 FRAMDRIFTSPLAN FOR GJENNOMFØRING AV KOMMUNEPLAN FOR PLEIE- OG OMSORGSTJENESTENE (OMLEGGING AV ORGANISERING OG INNRETNING AV TJENESTETILBUD) 15/16 16/321 OMSORGSBASE BLEKKAN - 2 NYE OMSORGSBOLIGER MED ANSATTEBASE 16/16 16/332 INVESTERINGSBUDSJETTET STATUS MV. EVENTUELT Lensvik, John Ola Selbekk 17

18 Agdenes kommune Utvalg: Formannskapet Møtested: Rådhuset Møtedato: Tid: 10:00 OFFENTLIG SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 12/16 16/471 Referatsaker 13/16 16/42 KOMMUNEREFORMEN INNBYGGERHØRING I AGDENES KOMMUNE EVENTUELT Lensvik, John Ola Selbekk e.f. 18

19 Agdenes kommune Utvalg: Formannskapet Møtested: Rådhuset, Kommunestyresalen Møtedato: Tid: 10:15 OFFENTLIG SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 7/16 16/341 Referatsaker 8/16 14/681 KLAGE PÅ AVVISNINGSVEDTAK I SAK FMS 5/16 DATERT OMREGULERING AV SLETVIK FORSAMLINGSHUS - GNR 18/10 9/16 15/762 KLAGE PÅ ADMIINSTRATIVT AVSLAG OM DISPENSASJON FRA GJELDENDE REGULERINGSPLAN FOR SYNNAVIKA BOLIGFELT - GNR 10/112 10/16 16/321 OMSORGSBASE BLEKKAN - 2 NYE OMSORGSBOLIGER MED ANSATTEBASE 11/16 16/332 INVESTERINGSBUDSJETTET STATUS MV. EVENTUELT Lensvik, John Ola Selbekk e.f 19

20 Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Agdenes kommune /16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 16/53-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg Melding om politisk vedtak - Kommunestyrets sak 21/16 Protokoll representantskapsmøte Revisjon Midt-Norge IKS - konstituering. Inhabil som styremedlem Kontrollutvalg kan få regnskapet før revisjon Vanlig medlemskap kan gi inhabilitet KS-fou-prosjekt---kommunestyrets-overordnede-tilsynsansvar-sammendrag Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Kommunestyrets sak 21/16 Kontrollutvalgets årsmelding Protokoll fra representantskapsmøte i Revisjon Midt-Norge IKS 3. En kommune har hatt bygging av nytt omsorgssenter ute på anbud. Er lederen av plan- og byggenemda inhabil når han er styremedlem hos en av de aktuelle underleverandørene? 4. Det er ingenting i veien for at kontrollutvalget kan få det ureviderte regnskapet fra kommunen, forklarer jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. 5. Når en motorsykkelklubb vil kjøpe tomt av kommunen, skal det mindre til at kommunestyremedlemmer blir inhabile ved slektskap med vanlige medlemmer hvis klubben er liten, påpeker jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. 6. KS har gjennomført en undersøkelse med fokus på hvordan kommunestyret kan styrke utøvelsen av sitt overordnede tilsynsansvar, og hvordan styrket egenkontroll i praksis kan redusere behovet for statlig kontroll/tilsynsvirksomhet. Hele rapporten finnes her: kommunestyrets-overordnede-tilsynsansvar-endelig-versjon.pdf?id=43352 Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. 20

21 Side 1 av 3 SAMLET SAKSFRAMSTILLING Arkivsak: 16/59 MØTEINNKALLINGER/PROTOKOLL - KONTROLLUTVALGET Saksbehandler: John Ola Selbekk Arkiv: 033 &17 Saksnr.: Utvalg Møtedato 21/16 Kommunestyret

22 Side 2 av 3 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: John Ola Selbekk Arkiv: 033 &17 Arkivsaksnr.: 16/59 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING 2015 Kontrollutvalgets innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding 2015 til orientering. Vedlegg: Utskrift av kontrollutvalgets behandling i sak 5/16 den Kontrollutvalgets årsmelding Saksopplysninger: Det vises til vedleggene. Vurdering: Det vises til vedleggene. 22

23 Side 3 av 3 Saksprotokoll Utvalg: Kommunestyret Møtedato: Sak: 21/16 Arkivsak: 16/59 Resultat: Innstilling vedtatt Behandling: Forslag i møtet: Ingen. Votering: Enstemmig som rådmannens innstilling. Vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding 2015 til orientering. Sendes: KONSEK 23

24 24

25 25

26 Inhabil som styremedlem? En kommune har hatt bygging av nytt omsorgssenter ute på anbud. Er lederen av plan- og byggenemnda inhabil når han er styremedlem hos en av de aktuelle underleverandørene? Kommunal Rapport En ekstern konsulent har fått i oppdrag å sette opp forslag til rangering, som plan- og byggekomiteen skal fremme for administrasjonen, som så klargjør sak for endelig politisk behandling. Bernt svarer Jan Fridthjof Bernt, professor emeritus ved Universitetet i Bergen. Bernt har utgitt en rekke bøker innen blant annet forvaltningsrett og kommunalrett. Han ledet det offentlige utvalget som ledet fram til en kraftig fornying av kommuneloven i Bernt har også stor kunnskap om blant annet offentlighetsloven og forvaltningsloven. Saken er aktuell i Etne kommune, der journalist Torstein Nymoen i avisa Grannar tar opp spørsmål om habilitet og om hemmelighold av tilbydere og priser fram til leverandør er valgt. Problemstilling 1 Lederen av plan- og byggenemnda er styremedlem i et betongfirma som er oppført som underleverandør til en hovedentreprenør i ett av tilbudene. Spørsmål Er lederen av plan- og byggenemnda inhabil, og når burde/bør han etter ditt skjønn i så fall fratre plan- og byggenemnda? Bernt svarer I forvaltningsloven 6, første avsnitt, bokstav e, nr. 2 har vi en bestemmelse om inhabilitet for den som er styremedlem i et selskap som er part i saken. «Part» er den som «en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder». Betongfirmaet er ikke den som har inngitt anbud, men hvis firmaet er oppført som underleverandør i anbudet, og det er inngått en avtale med anbyder om dette, er det mye som taler for at vi må bygge på at saken «direkte gjelder» selskapet. Hvis dette ikke er riktig, blir spørsmålet om utvalgslederen blir inhabil etter bestemmelsen i 6, andre avsnitt, fordi tilknytningen til anbudet anses som «særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet». Hvis det er tale om en leveranse av betydelig økonomisk verdi, og det må vi vel anta her, vil vervet som styremedlem etter min oppfatning i alle fall måtte anses som et slikt «særegent forhold» at det skaper inhabilitet i denne saken. Når noen er inhabil, skal han eller hun fullstendig avstå fra å ha noen befatning med å «tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse» i saken, altså både med tilrettelegging av saksbehandlingen, forberedelse av saken, berammelse 26

27 av møte for behandling av den, og deltakelse i møtet der saken behandles, heller ikke uten stemmerett. Hvis utvalgslederen visste om at betongfirmaet var med i anbudet, skulle han ikke vært med på å åpne anbudene eller diskutere den videre saksgang, og når dette blir kjent, må han tre helt ut av saken. Problemstilling 2 Etne kommune har valgt å holde hemmelig både pris og navn på tilbydere fram til valg av leverandør. «Fordi vi vil ha arbeidsro», sier lederen av plan- og byggenemnda. Kommunen har ellers opplyst at seks vil bygge omsorgssenteret. Hemmeligholdet er juridisk helt greit, forstår jeg, så lenge de åpner for innsyn når de har valgt, og klagefristen begynner å løpe. Spørsmål Hvilke fordeler/ulemper gir det for kommunen/innbyggerne at kommunen holder dette hemmelig fram til de har valgt leverandør? Er det vanlig praksis at offentlige organer holder navn/pris hemmelig fram til man har valgt leverandør, eller hører det sjeldenhetene til? Bernt svarer Juridisk er dette helt greit. I offentlighetsloven 23, tredje avsnitt, har vi en bestemmelse om at det kan gjøres unntak fra innsyn for tilbud og protokoller i saker om offentlige innkjøp, «til valet av leverandør er gjort». Bestemmelse om unntak fra innsyn i anbudene er helt nødvendig fram til anbudsfristen er utløpt. Anbudsreglene er basert på en forutsetning om anbyderne ikke skal vite om hverandres anbud. Det er adgang til å praktisere «merinnsyn» etter offentlighetsloven 11 fra utløpet av anbudsfristen, men jeg har ikke sett eksempler på slikt framskutt innsyn i noen kommuner. Begrunnelsen for å forlenge denne unntaksretten etter at anbudsfristen er utløpt og fram til vedtak er truffet, er mer problematisk. Det har som konsekvens at det ikke er mulighet til kritisk innsyn i enkeltanbudene eller debatt om eventuelle valgmuligheter før vedtak er truffet. Det er etter min mening både unødvendig og uheldig. Utvalgsleders henvisning til ønske om «arbeidsro» inntil vedtak er truffet, er det samme som brukes i andre sammenhenger der man ønsker å hindre innsyn, men dette er klart nok ikke relevant i en slik sammenheng. Offentlighetslovens hovedprinsipp er tvert imot at man velger å prioritere muligheten for kritisk innsyn og demokratisk kontroll også når saken er under vurdering, framfor beslutningstakernes ønske om å «unngå støy i beslutningsprosessen». 27

28 Kontrollutvalg kan få regnskapet før revisjon Det er ingenting i veien for at kontrollutvalget kan få det ureviderte regnskapet fra kommunen, forklarer jussprofessor Jan Fridthjof Bernt Spørsmål Kommunal Rapport tok tidligere opp spørsmålet om når årsregnskapet er et offentlig dokument der professor Bernt hadde følgende konklusjon: Årsregnskapet er offentlig når det er avsendt til revisjonen. I den sammenheng har jeg følgende kommentar/spørsmål: I regnskapsforskriftens 10 og 11 er det fastsatt at årsregnskapet skal være avlagt innen og er et offentlig dokument når det er avlagt. Spørsmål til Bernt: 1. Hvordan tolker han regnskapsforskriftenes bestemmelse inn i bildet om offentlighet? 2. Når har kontrollutvalget rett til innsyn i årsregnskapet? Bernt svarer Utgangspunktet er her bestemmelsen i offentlighetslovens 3, første setning, der det fastslås at Saksdokument, journalar og liknande register for organet er opne for innsyn dersom ikkje anna følgjer av lov eller forskrift med heimel i lov. I denne lovens 14 er det gjort unntak fra innsynsretten for dokument som organet har utarbeidd for si eiga interne saksførebuing, men i 16, første avsnitt, bokstav a og c, fastslås så at dette unntaket ikke gjelder blant annet saksframlegg med vedlegg til eit kommunalt eller fylkeskommunalt folkevalt organ, og dokument frå eller til kommunale og fylkeskommunale kontrollutval, revisjonsorgan og klagenemnder. Det betyr at så langt denne regelen gjelder, er det innsynsrett i disse dokumentene fra de blir sendt til behandling i disse organene. I regnskapsforskriften 11, første avsnitt, finner vi så bestemmelsen som er omtalt i spørsmålet ovenfor: Årsregnskapet er offentlig fra det tidspunkt det er avlagt. Regnskapsforskriften er en forskrift fastsatt med hjemmel i lov, og vil derfor kunne gjøre unntak fra hovedregelen i offentlighetsloven. Problemstillingen for oss blir da om denne bestemmelsen skal leses som en særregel som fastsetter at det er innsynsrett i regnskapet på et senere tidspunkt enn det som følger av den generelle regelen i offentlighetsloven om innsynsrett i dokument til revisjonsorgan. Før jeg svarer på dette, kan det være nyttig å se på saksgangen ved vedtakelse av årsregnskapet. I kommuneloven 48 nr. 1 er det fastsatt at kommunen det vil her si administrasjonen under rådmannens ledelse skal for hvert kalenderår utarbeide årsregnskap og årsberetning. I nr. 3 er det fastsatt at årsregnskapet vedtas av kommunestyret på grunnlag av innstilling fra formannskapet, ev. kommunerådet. Årsberetningen er derimot en redegjørelse fra administrasjonen om hva som faktisk er gjort, som kommunestyret ikke selv vedtar, men bare godkjenner (I Regnskapsforskriften 10 sies det riktignok at Årsregnskapet og årsberetningen 28

29 skal vedtas av kommunestyret, men dette er ikke dekkende for realiteten). I fortsettelsen skal vi konsentrere oss om årsregnskapet, som vi altså har en særlig bestemmelse om i regnskapsforskriften. Noe tilsvarende har vi ikke for årsberetningen. På veien fra rådmannen til formannskapet skal regnskapet revideres. Dette finner vi bestemmelser som i revisjonsforskriften, der det er fastsatt i 5, første setning, at Revisor skal avgi revisjonsberetning uten unødig opphold etter at årsregnskapet er avlagt og senest 15. april. I 5, andre avsnitt er fastsatt at revisjonsberetningen skal avgis til kommunestyret, men at det skal sendes kopi til kontrollutvalget og formannskapet, og administrasjonssjefen (rådmannen) eller kommune- eller fylkesrådet. Oversendelsen til formannskapet skjer for at dette skal kunne avgi innstilling til formannskapet, oversendelsen til rådmannen eller kommunerådet for at administrasjonen skal ha mulighet til å komme med kommentarer eller merknader til revisjonsberetningen. Kontrollutvalget skal ha revisjonsberetningen for å kunne påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte, altså en systemkontroll som ikke omfatter kontroll med enkeltheter i regnskapet og revisjonsberetningen. Spørsmål 1 blir her hvordan vi skal tolke formuleringen årsregnskapet er avlagt i regnskapsforskriften 11. Er regnskapet avlagt når administrasjonen oversender det til revisjonen, eller først på et senere tidspunkt, i praksis når regnskap og revisjonsberetning sendes formannskapet, eller først når regnskapet er vedtatt av kommunestyret? Etter min oppfatning er det neppe tvilsomt at det første alternativet må være det rette. Når administrasjonen oversender regnskapet til revisjonen, mener det å ha fullført arbeidet med dette; det avlegger regnskapet til videre behandling i andre kommunale organer. Dette er stemmer med språkbruken i det siterte fra 5, første setning, der det sies at revisjonsberetning skal avgis etter at årsregnskapet er avlagt. Det stemmer også med regelen i offentlighetsloven, og det er ikke noe som tyder på at man ville fravike denne ved regnskapsforskriften Spørsmål 2 angår kontrollutvalgets innsynsrett. I sitatet ovenfor fra revisjonsforskriften 5, andre avsnitt, framgår at kontrollutvalget skal ha kopi av revisjonsberetningen, og dermed forutsetningsvis regnskapet, når dette oversendes kommunestyret og formannskapet. Men hvis kontrollutvalget ønsker det, kan det på samme måte som alle andre kreve innsyn i regnskapet når dette er avlagt fra administrasjonen og oversendt revisjonen. Og uavhengig av om regnskapet er ferdigstilt og avlagt, kan kontrollutvalget etter kommunelovens 77 nr. 7 uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene, altså når som helst i budsjettåret, og om hvilket som helst spørsmål det mener bør undersøkes. 29

30 Vanlig medlemskap kan gi inhabilitet Når en motorsykkelklubb vil kjøpe tomt av kommunen, skal det mindre til at kommunestyremedlemmer blir inhabile ved slektskap med vanlige medlemmer hvis klubben er liten, påpeker jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. Størrelsen på foreningen vil ha betydning for å vurdere habiliteten til lokalpolitikere som har slektskap med ordinære medlemmer - særlig når det gjelder et viktig spørsmål for klubben Jan Fridthjof Bernt, professor emeritus ved Universitetet i Bergen. Bernt har utgitt en rekke bøker innen blant annet forvaltningsrett og kommunalrett. Han ledet det offentlige utvalget som ledet fram til en kraftig fornying av kommuneloven i Bernt har også stor kunnskap om blant annet offentlighetsloven og forvaltningsloven. Spørsmål 1) En motorsykkelklubb hadde søkt kommunen om å få kjøpe tomt. Klubben hadde ifølge politiet medlemmer. Politiet advart mot tomtesalget på bakgrunn av klubbens brokete historie. Habiliteten til to formannskapsmedlemmer ble vurdert. Den ene er bror til den som skrev søknaden på vegne av motorsykkelklubben. Den andre varaordføreren er gift med et «menig» medlem. Broren til han som skrev søknaden, ble ansett som inhabil. Varaordføreren ble det ikke. Hvordan vurderer du denne saken? 2) Hvor går, etter din oppfatning, grensen for når en klubb/part er såpass liten at det er kunstig å skille mellom styremedlemmer og vanlige medlemmer, slik du beskriver? Bernt svarer 1) I forvaltningsloven 6, første avsnitt, bokstav 1, nr. 2, har vi en regel om inhabilitet for den som er «leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret». Det er ikke opplyst at noen av de to klubbmedlemmene hadde en slik formell posisjon, men det er ganske opplagt at den som har skrevet søknaden på vegne av klubben, må anses å ha en ledende stilling rent faktisk, slik at han eller hun ville vært inhabil. For broren vil spørsmålet da bli om inhabiliteten «smitter», slik at slektskapet må oppfattes som et «særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet», slik at han blir inhabil etter bestemmelsen i 6, andre avsnitt. Etter min oppfatning er det lite tvilsomt at det var han, og at det derfor var riktig at han fratrådte ved behandlingen av denne saken. Ut fra det som er opplyst, var ektefellen til varaordfører bare «menig medlem». Lovens utgangspunktet er da at verken medlemmet eller ektefellen er inhabile, heller ikke etter 6, andre avsnitt. Men når det er tale om en klubb med så få medlemmer som her, er det lite naturlig å skille skarpt mellom dem som har mer eller mindre klare formelle posisjoner, og de andre medlemmene, ved denne vurderingen. Dette må i alle fall være riktig når det er tale om en sak som vel er ganske viktig for klubben. Jeg mener derfor at i denne indirekte tilknytningen til klubben er et slikt «særegent forhold» at også ordfører var inhabil etter denne bestemmelsen. 2) Det er ikke mulig å angi et bestemt antall medlemmer som grense ved denne vurderingen. Vi er inne i en bred skjønnsmessig vurdering, der både medlemstall, styringsstruktur og den konkrete sakens betydning for foreningen må trekkes inn og tillegges vekt. 30

31 Kommunestyrets overordnede tilsynsansvar KS FoU-prosjekt nr november

32 1. Forord KS søkte vinteren 2015 etter ekstern bistand for gjennomføring av et FoU-prosjekt om kommunestyrets tilsynsansvar. PricewaterhouseCoopers AS (PwC) ble tildelt oppdraget i mars, og prosjektet ble berammet til perioden 18. mars 1. oktober Arbeidet ble sluttført i november fordi det ble besluttet å gjennomføre en høringsrunde på rapporten med NKRF og FKT etter at utkast til rapport ble lagt fram. Bakgrunnen for oppdraget var et ønske fra KS om å gjennomføre en undersøkelse med fokus på hvordan kommunestyret kan styrke utøvelsen av sitt overordnede tilsynsansvar, og hvordan styrket egenkontroll i praksis kan redusere behovet for statlig kontroll/tilsynsvirksomhet. Undersøkelsen skulle ta et kommunestyreperspektiv, som en forlengelse av tidligere studier der fokuset har vært på kontrollutvalget og administrasjonens internkontroll. KS har vært oppdragsgiver og premissleverandør i dette FoU-prosjektet, og rådmannsutvalget i Telemark har fungert som referansegruppe. Konkurransegrunnlaget og avklaringer gjort i forbindelse med godkjenning av prosjektplan har lagt føringene for prosjektets innhold. Utvikling av undersøkelsesdesign og utvalg av casekommuner er gjort i samarbeid med KS. Hovedresultatet av FoU-prosjektet er presentert i sammendraget på neste side. Kartleggingen og analysene ble gjennomført i den planlagte prosjektperioden, med framlegg for KS 25. september PwC skal også presentere rapporten i avtalte fora etter avslutningen av prosjektet. Fra PwC sin side har kjerneteamet i prosjektet besått av partner og prosjektleder Ingvill Flo, senior manager Hilde Langtangen og senior manager Geir Are Nyeng. I tillegg har en intern fagressursgruppe bistått med intern kvalitetssikring. Med vennlig hilsen Ingvill Flo Partner og prosjektleder PwC PwC 32 Side 4 av 64

33 2. Sammendrag Sammendrag (norsk) Denne rapporten er utført på oppdrag av KS, og gir en beskrivelse av hvordan kommunestyret utøver sitt overordnede tilsynsansvar i praksis. I tillegg gir den tilrådinger til hvordan egenkontrollen i kommunene kan styrkes, hvordan de kan benytte resultater fra kommunal egenkontroll og statlig tilsyn til læring og kontinuerlig forbedring, og hvordan statlig tilsyn kan reduseres gitt en styrket egenkontroll. Det er tidligere gjennomført studier av den kommunale egenkontrollen. Disse har i hovedsak hatt fokus på kontrollutvalget eller administrasjonssjefens internkontroll. I dette prosjektet har det vært en målsetning å sette kommunestyreperspektivet i fokus. Vi vil påpeke at kommunestyrets utøvelse av tilsynsansvar skjer i et nært samspill med kontrollutvalg og den administrative ledelsen i kommunen. Oppdraget er utført som en kvalitativ undersøkelse med fokusgruppeintervjuer av til sammen 82 politiske og administrative nøkkelpersoner i ni kommuner fordelt på tre fylker. I tillegg har man intervjuet representanter for fylkesmannen. Videre er det gjort dokumentstudier av litteratur med historikk og bakgrunn for problemstillingene, sentrale styringsdokumenter og dokumentasjon vedrørende egenkontroll i casekommunene. Hva er kommunestyrets tilsynsansvar? Kommunestyret har et overordnet tilsynsansvar for all kommunal virksomhet. Tilsynsaktiviteten går under samlebegrepet egenkontroll, og foregår i praksis via to styringslinjer kontrollutvalget og administrasjonsjefen. Kommunestyret velger kontrollutvalget som på kommunestyrets vegne skal føre tilsyn med forvaltningen. Tilsynet skjer eksempelvis gjennom regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon eller selskapskontroll. Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Han/hun skal videre sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Nå-situasjonen: Hvordan utøver kommunestyret sitt tilsynsansvar i praksis? Kommunestyret utøver formelt sitt tilsynsansvar gjennom behandling av saker fra de to styringslinjene kontrollutvalg og administrasjon. I praksis er det også andre elementer som påvirker omfanget av og kvaliteten på hvordan ansvaret utøves. For å beskrive nå-situasjonen har vi brukt COSO-rammeverket for god virksomhetsstyring og internkontroll, samt læring og kontinuerlig forbedring som et ekstra element. Fokusgruppeintervjuer i ni casekommuner har vist oss at mange kommunestyrer bør øke bevisstheten rundt tilsynsansvaret. Kommunestyrene er relativt passive kravsstillere overfor de to styringslinjene. Tilsynsansvaret settes sjelden tydelig eller systematisk på dagsorden. Man følger formelle regler for organisering av kontrollutvalg, men legger i varierende grad vekt på kompetanse, erfaring og personlige egenskaper hos kontrollutvalgsmedlemmene når disse velges. Det kommuniseres tydelig at opplæringen av kommunestyremedlemmene ikke er god nok, og bør repeteres gjennom valgperioden. Opplæringen av kontrollutvalgsmedlemmer varierer fra kommune til kommune. Kommunestyret er sjelden aktivt deltakende i arbeid med risikovurdering, verken opp mot kontrollutvalg eller administrasjonen. Kontrollutvalgene jobber relativt systematisk med risikoprosessen i forbindelse med overordnet analyse og utarbeidelse av planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Når det gjelder administrasjonssjefens internkontroll er kommunestyret primært involvert i forbindelse med behandling av tertial- og årsregnskapsrapportering eller i forbindelse med orienteringer om spesifikke saker. PwC 33 Side 5 av 64

34 De færreste av kommunestyrene ser ut til å ha helhetlig oversikt over kontroll- og tilsynsaktivitet i kommunene. Det er i liten grad debatt rundt forvaltningsrevisjoner, selskapskontroller og regnskapsrapportering. Et unntak er Trondheim, som har stor kontrollaktivitet og som bruker mye tid på behandling av sakene i kommunestyret. De fleste casekommunene fremstår for å ha et potensial for å styrke system for eierstyring, m.a. forankre eierstrategi og eiermeldinger i kommunestyret. Kommunerepresentantene uttrykker at de generelt sett opplever at det er god dialog mellom kommunestyre, admininstrasjon og kontrollutvalg. Noen kommuner har etablert uformelle møteplasser mellom ordfører, administrasjonssjef og kontrollutvalgsleder. Dette virker for å være tiltak som har fungert positivt. En tilbakemelding fra flere av kommunestyrerepresentanter er at revisjons- og tilsynsrapporter burde presenteres på en mer folkelig måte, og uten bruk av kompliserte fagterminologier. Rapportering på egenkontrollaktiviteter er mest vanlig gjennom tertialrapportering fra administrasjonen. Det varierer i hvilken grad kontrollutvalgets aktiviteter og statlige tilsyn er inkludert i dette. Flere kommuner gir uttrykk for at de ønsker seg bedre system for å sikre god og rettidig informasjon om vedtaksoppfølging. Forvaltningsrevisjoner ser i varierende grad ut til å ha god læringseffekt. Læringseffekten av statlige tilsyn ser ut for å m.a. henge sammen med metodikk og fokus på læring og veiledning hos den enkelte fylkesmannsavdeling. Kommunestyret og administrative ledere er i varierende grad bevisst på å kommunisere positivt rundt kontroll og tilsyn og å bygge en kultur for læring og kontinuerlig forbering. Hvordan styrke egenkontrollen? Vår overordnede tilråding til kommunestyrene er å utarbeide et «årshjul» med aktiviteter som bør følges opp via tilsynsrollen gjennom hele valgperioden, se figuren under. Ordfører og kontrollutvalgsleder bør ta et spesifikt ansvar for at sakene settes på dagsorden i kommunestyret gjennom valgperioden. Som en del av denne tilrådingen anbefaler vi at man i forbindelse med utredning om ny kommunelov gjør en begrepsavklaring i loven vedrørende innholdet i kommunestyrets tilsynsansvar både det som går på å føre tilsyn med egenkontrollen (administrasjonen og kontrollutvalget), og det som går på å følge opp aktiviteter etter statlig tilsyn. I ny kommunelov bør man preisere kommunestyrets ansvar og plikter på dette område. KS har utformet «Anbefalinger om eierskap, ledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak». Vi tilrår at kommuner som ikke har satt eierstyring tilstrekkelig på dagsorden starter med å sette seg inn i og følge opp disse anbefalingene. Vi slutter oss til NIBR sine anbefalinger om at det bør utredes hvorvidt forankring av eierskapspolitikken i kommuneplanens samfunnsdel kan være et nyttig grep for å sikre at den blir gjenstand for en bred og helhetlig politisk prosess og behandling. Vi støtter også ideen om at det kan være nyttig å innføre regler om kommuners eierstyring, for eksempel i form av et lovkrav til eiermelding. Vi foreslår videre at Kommunelovutvalget sier noe konkret om at det statlige tilsynet via fylkesmannen skal koordinere sin aktivitet med egenkontrollen i kommunene det vil si både interkontrollaktiveteter i administrasjonen og aktiviteter utført via kontrollutvalget. PwC 34 Side 6 av 64

35 Når det gjelder tilsynsrollen til kommunestyret vil vi spesielt fremheve følgende: - Kommunestyret bør ta aktivt grep og være tydelige premissgivere for kontrollutvalget og administrasjonen. De bør sørge for løpende opplæring innen tema kontroll og tilsyn i styreperioden, ikke kun i folkevalgtopplæringen - Kommunestyret bør evaluere sekretariats- og revisjonsordningene med tanke på om samarbeidspartnerne tilfredsstiller nødvendige kompetansekrav - Kommunestyret bør sørge for en mer helhetlig risikostyring koblet mot prioriterte mål i kommunen - Kommunestyret bør mer systematisk følge opp hvilke kontroll- og tilsynsaktiviteter som foregår gjennom samarbeid med administrasjon og kontrollutvalg - Kommunestyret bør påse at KS anbefalinger om eierskap, ledelse og kontroll av kommunalt eide selskaper følges opp. Fokus bør være på utarbeidelse av eierstrategier og eiermeldinger - Kommunestyre, administrasjon og kontrollutvalg bør sammen sørge for å skape gode kommunikasjonsarenaer der tema tilsyn og kontroll kan diskuteres mer i dybden. De bør vurdere å sette av mer tid til behandling av kontroll- og tilsynssaker i kommunestyremøtene Hvordan bruke resultater fra egenkontroll og statlig tilsyn til læring og kontinuerlig forbedring? Vi har følgende anbefalinger til hvordan man i større grad kan lykkes med å bruke resultater fra egenkontroll og statlig tilsyn til læring og kontinuerlig forbedring: - Kommunestyret bør sørge for at man bruker revisjonsmiljø som har relevant erfaring, kompetanse og pedagogiske evner i i forbindelse med forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller - Kommunestyret bør være en pådriver for en lærende og endringsvillig organisasjonskultur, og legge til rette for kunnskapsdeling i og mellom kommuner - Kommunestyret bør utfordre revisjons- og tilsynsmiljø på å styrke den læringsbaserte tilnærmingen, og følge opp, rapportere og evaluere resultat av forbedringsarbeid mer systematisk PwC 35 Side 7 av 64

36 Hvordan kan en styrket egenkontroll i praksis redusere statlig tilsyn? Våre tilrådinger til hvordan man i praksis kan redusere det statlige tilsynet forutsetter at kommunene først har etablert en betryggende egenkontroll. Vi har følgende anbefalinger på dette område: - Myndighetene bør sørge for å etablere forhåndsdefinerte kriterier for kvalitetsvurdering av kommunal egenkontroll. Kommuner som gjennom et slikt system får «bekreftet» god egenkontroll, bør få redusert omfanget av statlige tilsyn etter gitte forutsetninger - Det bør legges færre føringer på hvordan fylkesmannsembetet skal utøve sin tilsynsmyndighet 1, slik at fylkesmannsembetet kan tilpasse tilsynet til egenkontroll-nivået i kommunen og bruke mer tid på veiledende dialog. Det bør etableres eller videreutvikles faglige fora som støtter behovet for mer kompetanse på forvaltningsområdet hos kommunalt ansatte. - Tilsynsmyndigheten ved Fylkesmannen og kommunene bør kommunisere oftere og tydeligere med hverandre for å målrette og koordinere kontroll- og tilsynsaktivitet. Vår undersøkelse har vist at det er variasjoner i hvordan ulike avdelinger hos fylkesmannen oppfattes med tanke på hvordan de opptrer, og i hvilken grad tilsyn oppleves som relevante og lærerike. Fylkesmannen bør utfordres på å implementere beste praksis på tvers av fylker og sektorer. 1 Les: Omfanget av landsdekkende tilsyn PwC 36 Side 8 av 64

37 Eventuelt Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Agdenes kommune /16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 16/53-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. 37

38 Godkjenning av protokoll fra dagens møte Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Agdenes kommune /16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 16/53-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra dagens møte i kontrollutvalget, , godkjennes. 38