Styremøte i Norsk senter for bioenergiforskning. Møtebok

Transkript

1 Til Arne Bardalen Harald Lossius Knut Hove Styremøte i Norsk senter for bioenergiforskning. Møtebok Tirsdag 10. februar kl i Sørhellinga S375 Deltakere: Arne Bardalen, Harald Lossius, Knut Hove, Odd Jarle Skjelhaugen Referent: Odd Jarle Skjelhaugen Saksliste Godkjenning av møtebok fra styremøtet 7. januar Godkjenning av regnskap for CenBio - iverksetting Plan for samlokalisering Kommunikasjonsgruppe Styremøtedatoer fram til sommeren Eventuelt Orienteringer a. Økonomirutiner b. Årsplan 2009 med budsjett c. Arbeidsgruppa d. Bioenergilab-søknad e. Oversikt bioenergiprosjekter f. OREEC-seminar 26. mars 2009 om bioenergi-utdanning Vedlegg 1. Bioenergisenteret - En kommunikasjonsgruppe? 2. Innbydelse til forskermøte mandag 9. februar Saksdokumenter: 8. februar 2009 Møtebok: 23. februar 2009 sign Odd Jarle Skjelhaugen Senterdirektør 1

2 Sak Møtebok fra styremøtet 7. januar 2009 Møteboka ble sendt ut via e-post til styremedlemmene 8.januar og vedtakene ble kommentert og korrigert. Vedtak: Møtebok fra styremøtet 7. januar 2009 godkjennes. Sak Godkjenning av regnskap for 2008 For 2008 har Norsk senter for bioenergiforskning kostnader iht nedenstående tabell. Kostnadene er ført i prosjektregnskap hos Bioforsk. Regnskap Bioenergisenteret 2008 Kostnader Fordeling Kost iht fordeling UMB ,71 50 % , ,36 Bioforsk ,00 25 % , ,32 S og L - 25 % , ,68 Totalt , % ,71 - UMBs kostnader består av lønn uten OH-kostnader for senterdirektør på halv tid fra sommer 2008, pluss reiser, messedeltakelse og PC. Bioforsks kostnader er 300 timer fra Olav Arne Bævre og 22 timer fra Nina Ystehede, begge inklusive OH. Skog og landskap har ikke meldt inn kostnader, men instituttet har bidratt med timer gjennom Bjørn Langerud. Vedtak: 1. Regnskap 2008 kompletteres med brutto personalkostnader uten OH fra Skog og landskap. Bioforsk gjør om sine innmeldte kostnader til brutto personalkostnader uten OH. Kostnadsfordelingen retter opp iht ny totalkostnad. 2. For 2009 tas ikke personalkostnader fra noen av eierne med i regnskapet. Regnskapet vil da omfatte brutto personalkostnader for senterdirektør og informasjonsmedarbeider, samt driftsutlegg knyttet til Bioenergisenteret. Sak CenBio - iverksetting FME-søknaden Bioenergy Innovation Centre, forkortet CenBio, ble innvilget 4. februar Vi får tildelt 15 millioner kr årlig fra Forskningsrådet. Vi søkte om 20 millioner, og fikk dermed 25 % mindre enn det vi søkte om. Finansieringsmodellen for FME ene tilsier 50 % fra Forskningsrådet, minst 25 % fra industri og minst 25 % fra FoU-aktørene. Det er ikke lagt opp til kutt fra industri- eller FoUaktørene. Totalbudsjettet blir ikke avklart før alle har undertegnet konsortieavtalen og forpliktet seg til å bidra økonomisk. Vi har så langt lagt opp til følgende oppgaver for prosessen fram til iverksetting: 1. Sende mail til industri-aktørene om innvilget FME og litt om prosess. Ansv: Odd Jarle Skjelhaugen, Bioenergisenteret og Lars Sørum, SINTEF Når: gikk ut fredag 6. februar. 2

3 2. Arbeidsutvalg for prosessen er Lars Sørum, SINTEF og Odd Jarle Skjelhaugen, Bioenergisenteret med bistand fra Kristian Lien, konsulent innleid av SINTEF 3. Lage utkast til konsortieavtale Her inngår beskrivelse av roller og ansvar for vertsinstitusjon, styre, senterleder, nestleder og SP-ledere. Ansv: Lars Sørum, SINTEF med bistand fra Kristian Lien, konsulent innleid av SINTEF Når: uke 9, kommentarfrist uke Sende utkast til konsortieavtale til alle partnere. Gjennomføre møter med alle, for å forankre, skape engasjement og få fram en omforent avtale. Ansv: Lars Sørum, SINTEF, Odd Jarle Skjelhaugen, Bioenergisenteret, og de fem SP-lederne, med bistand fra Kristian Lien, konsulent innleid Når: av SINTEF uke 11 dersom kontrakt med Forskningsrådet er signert 5. Lage utkast til CenBio-management Ansv: Lars Sørum, SINTEF Når: uke 9 6. Plan for kulturbygging første året Ansv: Lars Sørum, SINTEF; Odd Jarle Skjelhaugen, Bioenergisenteret Når: mars 7. Tegne kontrakt med Forskningsrådet Kontakten legges fram for styret i Bioenergisenteret før signering Ansv: rektor Knut Hove, UMB Når: april Lage en revidert forskningsplan ihht redusert budsjett Forskningsrådet ser for seg 2009 som et fullt budsjettår for FME-ene. Budsjettkuttet for dette året kan dermed gjøres ved å starte opp CenBio 1. april i stedet for 1. januar, og beholde forskningsplanen som beskrevet i søknaden. Vi bruker resten av 2009 til å arbeide ut en justert forskningsplan for 2010 og de kommende 2-3 årene. På denne måten kommer vi raskt i gang med CenBio, slipper vanskelige kutt-diskusjoner i startfasen og får trukket industrien og forskere godt inn i forskningsplanen.. Ansv: Lars Sørum, SINTEF; Odd Jarle Skjelhaugen, Bioenergisenteret; og de fem SP-lederne Når: mai november Ad pkt 5 om managemernt, spesielt styret:. Forskningsrådet krever at FME ene skal ha et styre der industriaktørene er i flertall. For CenBios del er det er lagt opp til et styre på 7; 3 fra FoU og 4 fra industri. Iflg MoU en vår skal SINTEF ha styrelederplassen og Ås og NTNU skal ha hvert sitt styremedlem. Ad pkt 5 om managemernt, spesielt intern avklaring mellom Ås-partnerne: Problemstillingen er at forskningsinstituttene (Bioforsk og Skog og landskap) 3

4 ønsker en SP-leder som inngår i CenBios management team. I nåværende CenBio-organisering har UMB 2 SP-ledere, men bare 1 WP-leder Skog og landskap og Bioforsk har altså ingen SP-ledere, men har hhv 3 og 2 WP-ledere. Se følgende tabell. SP WP WP topic SP leader WP leader 1 Feedstock supply Rasmus Astrup, NFLI 1 2 Logistics Bruce Talbot, NFLI Hans Fredrik Hoen, UMB 3 Biomass and residue characteristics.. Judit Sandquist, Sintef 4 Residue upgrade and use Trond K. Haraldsen, Bioforsk 1 Combustion Øyvind Skreiberg, Sintef 2 2 Gasification Rainer Backman, Sintef Rainer Backman, Sintef 3 Pyrolysis Morten Grønli, NTNU 4 Anaerobic digestion Roald Sørheim, Bioforsk 1 Small-scale Edvard Karlsvik, Sintef 3 2 District heat Lars Sørum, Sintef Øyvind Skreiberg, Sintef 3 Heat and power Øyvind Skreiberg, Sintef 4 Emissions Mette Bugge, Sintef 1 Life cycle analysis Anders Strømman, NTNU 4 2 Cost assessment and market analysis Birger Solberg, UMB Birger Solberg, UMB 3 Ecosystem management Nicholas Clarke, NFLI 1 Bioenergy Graduate School Johan Hustad, NTNU 5 2 Knowledge transfer and Dissemination Johan Hustad, NTNU Odd Jarle Skjelhaugen, UMB 3 Innovation Management Lars Sørum, Sintef Arbeidsgruppa har kommet til enighet om at vi generelt bør sørge for å ha prosjektledere med en solid vitenskapelig produksjon bak seg som dokumenterer evne til vitenskapelig publisering. Gruppa har tilrådd at Prinsippet om kvalitet som kriterium for prosjektledere bør følges i de fleste bioenergi-prosjekter. Arbeidsgruppa har drøftet saken tre ganger uten å komme til noen avklaring. Senterdirektør tar derfor saken til styret. Direktøren foreslår at dersom Skog og landskap eller Bioforsk kan stille med en relevant forsker som kan vise til solid vitenskapelig produksjon, så kan vedkommende lede SP1 Biomass supply and residue utilization. Direktøren foreslår videre at UMB tar over ledelsen av WP 1.1 Feedstock supply. Vedtak: 1. Prosess for iverksetting av CenBio tas til etterretning. Styret vil understreke betydningen av at det snarest etableres et project mangement for den videre planleggingen av CenBio. 2. Det framlegges en sak om egenfinansiering og kandidater til CenBio-styret i neste møte. 3. Styret legger til grunn at instituttene i Ås må være representert på SPledernivå i CenBios organisasjon. 4. Skog og landskap leder SP 1. Det legges til grunn at oppgaven ivaretas av forsker Simen Gjølsjø. Opprinnelig SP 1 leder bidrar i oppstarten i den grad det er hensiktsmessig for Campus Ås. 5. UMB leder WP 1.1. Det legges til grunn at oppgaven ivaretas av professor Trond Eid. Sak Plan for samlokalisering Saken ble behandlet i styremøtet 7. januar, med følgende vedtak: Senterleder bes legge fram planer for bruk av senterlokalene i Sørhellinga til aktiv samhandling 4

5 mellom forskere på en måte som er hensiktsmessig for utvikling av senteret som ett konsortium. Saken er drøftet i arbeidsgruppa to ganger. Bioforsk og Skog og landskap legger vekt på at Bioenergisenteret skal være et virtuelt senter, og at det er viktigere med forskningsaktiviteter enn samlokalisering. De mener at det vil være lettest å få til samlokalisering ved nytilsettinger. UMBs to representanter i gruppa er begge meget positive til samlokalisering av forskere. Samlokalisering er viktig for å utvikle nye og spennende prosjekter. Få på plass noen få forskere vilje til å lage grupper som vil løfte, så er vi i gang. Manglende samlokalisering vil gi et feil signal utad til industri og myndigheter. Alle ser en mulighet i å bygge opp en ny tverrfaglig gruppe innen bærekraft, og la den få hus i senterlokalene. Bærekraft er et fagområde som er nytt for alle aktørene, og det er behov for å samle de kreftene vi har. Resultat fra arbeidsgruppa: Hovedutfordringen er å få forskere fra Skog og landskap og Bioforsk inn i senterlokalene. UMB-forskere er der allerede, og flere er positive til å komme. Senterdirektør følger opp sammen med Øystein Dale, Skog og landskap, og Nils Vagstad, Bioforsk, for å komme fram til noe konkret. Et spor kan være å bygge og samlokalisere er bærekraft-team. Vedtak: Styret ser samlokalisering av forskere som et viktig element i realiseringen av senterets målsettinger og ønsker at senteret blir en felles møteplass for både seniorer og nytilsatte forskere. Styret ber senterdirektøren arbeide aktivt for å samlokalisere forskere i senterets lokaler ut fra følgene prinsipper: 1. Styret legger vekt på at merverdien ved samlokalisering i senteret blir synliggjort. 2. Samlokalisering prioriteres ved rekruttering dersom det er faglig hensiktsmessig. 3. Det legges vekt på å bygge team gjennom fellesprosjekter og at Bioenergisenterets lokaler blir en fast møteplass for bioenergiforskerne på Campus-Ås. 4. Det regionale perspektivets betydning for den videre utviklingen av senteret må drøftes grundigere i styret. Styret vil arbeide videre med hvordan senteret kan inkludere og dra nytte av våre regionale enheter. Sak Kommunikasjonsgruppe Senterdirektøren har tatt initiativ til å etablere en kommunikasjonsgruppe for Bioenergisenteret. Severin Woxholtt (Skog og landskap), Morten Günther (Bioforsk) og Kai Tilley (UMB) pluss Odd Jarle Skjelhaugen hadde er sonderingsmøte 27. januar (referat: se vedlegg 1). Disse personene ble trukket inn fordi de har arbeidet med Bioenergisenter-oppgaver allerede, og fordi de har vist interesse for senterets arbeid. Flere oppgaver av felles art ble drøftet, bl.a. samkjørt profilering på sentereiernes nettsider, bidrag til senterets nettside, enhetlig opptreden utad, intern informasjon og kommunikasjon, og en kommunikasjonsstrategi for senteret. 5

6 Initiativet ble drøftet 30. januar i arbeidsgruppa, som ga sin fulle tilslutning. De involverte personene nevnt her er positive til å bruke tid og krefter på Bioenergisenteret, dersom ressursbruken og gruppa blir formalisert. Forslag til vedtak: Det etableres en kommunikasjonsgruppe for Bioenergisenteret. Medlemmene blir: Severin Woxholtt, Skog og landskap; Morten Günther, Bioforsk; og Kai Tilley, UMB. Medlemmene kan bruke % av arbeidstiden sin på oppgaver for Bioenergisenteret. Gruppa lager sitt eget mandat, som legges fram for senterstyret. Sak Styremøtedatoer fram til sommeren Vedtak: Vi legger opp til ett møte per måned. Fast møtested er Sørhellinga S375. Møtedatoer våren 2009 settes til: Onsdag 18. mars kl Noen saker: CenBio management CenBio styrerepresentant fra Ås, samt kandidater fra næringslivet CenBio kontrakt med Forskningsrådet, utkast. Økonomirutiner for Bioenergisenteret. Mandag 27. april kl Noen saker: Bioenergilab-søknad med frist 22. april eller 4. juni, avhengig av hvilken søknadstype vi velger CenBio kontrakt med Forskningsrådet Mandag 15. juni kl Noen saker: Oppsummering av våren og planer for høsten Sak Eventuelt Ingen saker tatt opp. 6

7 Orienteringer a. Økonomirutiner Senterdirektør har bedt om et notat fra Bioforsk, som fører regnskapet for senteret. Pga reising og forberedelser og gjennomføring av Bioforsk-konferansen har det ikke vært mulig å få fram notatet til 10. februar. Saken utsettes til neste styremøte. b. Årsplan 2009 med budsjett Iflg vedtak i styremøtet 7. januar skal en detaljert årsplan med produksjonsmål samt budsjett utarbeides i februar 2009 i samråd med arbeidsgruppa. Dette er ikke gjort enda. Årsplanen vil påvirkes sterkt av vårt nye FME som ble innvilget for noen få dager siden, og dets økonomi er ikke avklart enda. Årsplan 2009 med budsjett legges fram for styret i mars-møtet. c. Arbeidsgruppa Arbeidsgruppa har hatt tre møter i januar. Det første møtet ble brukt til å gå igjennom og diskutere mandat, oppgaver og rolle. Frammøtet har vært bra, men et medlem har stilt med stedfortreder en gang. Gruppa har fungert greit når det gjelder å finne personer til ad-hoc oppgaver, planlegge forskermøte og støtte opp under den foreslåtte kommunikasjonsgruppa. Men arbeidsgruppa har hatt sprikende oppfatninger om samlokalisering, og har ikke klart å enes om organiseringen av CenBio. Gruppa har en vei å gå fram til å fungere som ett konsortium. d. Bioenergilab-søknad Arbeidsgruppa har utpekt personer som vil samle innspill fra forskerne til en felles søknad fra Skog og landskap, Bioforsk og UMB. Disse er hhv Gry Alfredsen, Olav Arne Bævre, Olav Høibø, Espen Olsen og Vincent Eijsink. De har laget en to-siders skisse slik Forskningsrådet har bedt om. NTNU og SINTEF har også laget en skisse om et bioenergilaboratorium. Ås-skissa og Trondheim-skissa ble samordnet til en felles skisse kalt Bioenergy Innovation Laboratories, som ble sendt inn 20. februar, med UMB som søker. Den er knyttet til CenBio. Det er avtalt at infrastrukturpengene vi måtte få skal deles likt mellom Trondheim og Ås. e. Oversikt bioenergiprosjekter En oversikt over igangværende bioenergi-relevante forskningsprosjekter ved Skog og landskap, Bioforsk og UMB er nå samlet inn av en gruppe bestående av hhv Gry Alfredsen, Olav Arne Bævre og Andreas Brunner. Oversikten ble delt ut og kommentert i forskermøtet 9. februar. Den vil bli bearbeidet videre og lagt på Bioenergisenterets nettside. Prosjektoversikten utgjør første trinn i utvikling av en ordrebok for Bioenergiseneret, der både løpende, søkte og planlagt søkte prosjekter listes opp, noe lignende den som ble laget i Matalliansen mellom Nofima Mat og UMB i sin tid. Ordreboka viste seg der å være et svært nyttig verktøy for ledelsen og for samhandling mellom forskerne. 7

8 f. OREEC-konferanse om bioenergi-utdanning Klyngen Oslo Renewable Energy and Environment (OREEC) planlegger nå konferansen Bioenergi - samarbeid utdanning og næringsliv. Målgruppen er næringsliv og utdannings- og forskningsinstitusjoner innen bioenergi. Målet er å skape et tettere samarbeid mellom utdanningsinstitusjoner, deres forskningsmiljøer og næringsliv, slik at næringslivet får dekket sitt behov for kompetent arbeidskraft. Konferansen vil finne sted 26. mars 2009 på Ås eller Ski (avhengig av hvor vi finner ledig lokale). Den finansieres av OREEC. UMBs prorektor for utdanning, Trine Hvoslef Eide, og Bioenergisenterets direktør Odd Jarle Skjelhaugen er med i plangruppa. 8

9 Bioenergisenteret - En kommunikasjonsgruppe? Vedlegg 1 Tirsdag 27. januar 2009 kl i Sørhellinga 375 Deltakere: Kai Tilley, UMB Severin Woxholtt, Skog og landskap Morten Günther, Bioforsk Odd Jarle Skjelhaugen, Bioenergisenteret (innkaller og referent) Utdelt: - Brosjyre Bioenergisenteret (august 2008) - Orientering til UMBs styre om Bionergisenteret (25. januar 2008) - Innbydelse til Forskermøte (21. januar 2008) - Samarbeidsavtalen om Bioenergisenteret mellom Bioforsk, Skog og landskap, og UMB (21. desember 2007) Formål Dette var et bli-kjent-møte for å sondere mulighetene for å samordne intern og ekstern bioenergi-kommunikasjonen ved Skog og landskap, Bioforsk og UMB gjennom Norsk senter for bioenergiforskning. Formaliteter Sernterdirektør sjekket ut med lederne for senterets eiere hvor mye tid deres infofolk kan bruke på senteret, og hvem som bør sitte i en kommunikasjonsgruppe. Noen innspill Skog og landskap er i ferd med å tydeliggjøre bioenergi på sine nettsider. Både prosess og resultat bør samkjøres med Bioenergisenteret. Bioforsk er i ferd med å ta i bruk nytt web-verktøy. Har allerede oversikt over enkeltprosjekter og kan lett lage noe tydelig på bioenergi. UMB har bidratt med å lage hjemmeside for Bioenergisenteret, og vil legge sin bioenergi-info der. Hjemmesida kan flyttes, hvis ønskelig. Kommunikasjon mellom personer i Arbeidsgruppa og i en Kommunikasjonsgruppe må fungere på hjemmebane (hos den enkelte senter-eier). Enhetlig opptreden er ofte vanskelig. Når forskerne forteller omverdenen om sin tilhørighet, bør de kunne si at de er ansatt ved for eksempel Bioforsk, og at de er tilknyttet Norsk senter for bioenergiforskning. Bør lage bakgrunnsinformasjon om bioenergi og legge på nettsida; om hva bioenergi er, og mer konkret hva biogass, biovarme, biodrivstoff og bærekraft er, og hvordan bioenergi, CO 2 og klima henger sammen. Jfr strategihefte som SFFE i Trondheim har laget, se Kommunikasjonsstrategi En egen kommunikasjonsstrategi kan evt. utarbeides og forankres når strategier for de fire tematiske satsingene i senteret begynner å tegne seg. Neste møte Torsdag 12. februar kl i Sørhellinga 375. Odd Jarle Skjelhaugen 27. januar

10 Vedlegg 2 Til: Bioenergi-forskere på Campus Ås Norsk senter for bioenergiforskning Forskermøte Tid: Sted: Mandag 9. februar 2009, kl inkl lunsj. Norsk institutt for skog og landskap, møterom H8 ved resepsjonen Påmelding pga. lunsj: e-post til post@skogoglandskap.no merket forskermøte. Kontaktperson Laila Løvlund, resepsjonen i Raveien, tlf Program 1. Åpning ved Bioenergisenterets styreleder Arne Bardalen 2. Status FME-søknad Bioenergy Innovation Centre (CenBio) ved senterdirektør Odd Jarle Skjelhaugen 3. Bioenergi-prosjekter, en oversikt og kort gjennomgang ved Skog og landskap, Øystein Dale ved Bioforsk, Olav Arne Bævre ved UMB, Hans Fredrik Hoen Det vil bli utdelt en prosjektoversikt under møtet. Det vil også bli gitt en kort orientering om kommende utlysninger. 4. Diskusjon om samhandling og nye prosjekt- initiativ Hvordan skape merverdi i forskningen ved å samhandle i Bioenergisenteret, ikke minst ved nye prosjektsøknader og regionale initiativ? Panel: Øystein Dale, Olav Arne Bævre, Hans Fredrik Hoen, Vidar Thue-Hansen Ordstyrer: Odd Jarle Skjelhaugen 5. Lunsj Skog og landskap kantina, ved siden av møterommet Velkommen 21. januar 2009, Odd Jarle Skjelhaugen 10