Vår tids kontorsekretær SELVSTENDIG, ALLSIDIG, ANSVARLIG

Transkript

1 Vår tids kontorsekretær SELVSTENDIG, ALLSIDIG, ANSVARLIG

2 Fagforbundet tar utfordringen med å styrke kontorsekretærens yrkesstatus Rapporten Den nye sekretæren handler om kontorsekretærens arbeidssituasjon og gir Fagforbundet ny kunnskap som er viktig for vår innsats overfor denne yrkesgruppen. For oss er det et høyt prioritert mål å heve yrkesstatus for de kontoransatte i norske kommuner. Derfor vil vi i tiden framover satse på en rekke tiltak: Synliggjøre nøkkelfunksjonen de kontoransatte har som en viktig yrkesgruppe ved det enkelte arbeidssted i kommunen. Lage kurstilbud og kursmateriell om innholdet i undersøkelsen til Fagforbundets medlemmer og tillitsvalgte i den enkelte kommune. Ta initiativ til et samarbeidsprosjekt der kommunen som arbeidsgiver inviteres til felles innsats for å heve kontoransattes yrkesstatus. For å lykkes med denne satsingen er Fagforbundet avhengig av at kontoransatte og tillitsvalgte på det enkelte arbeidssted utarbeider en lokal strategi for hvordan de skal følge opp tiltakene som her er nevnt. Derfor spør vi deg: Hva kan du og dine kolleger på arbeidsplassen konkret gjøre for å styrke de positive sidene og få bort de negative sidene ved yrket som kontorsekretær? Vi håper brosjyren du nå har foran deg kan være til hjelp i dette arbeidet. Med vennlig hilsen Gerd Eva Volden Leder Seksjon kontor- og administrasjon Fagforbundet FOTO: JAN LILLEHAMRE

3 FOTO: FRODE MEOSL Vår tids kontorsekretær hvem er hun? En ny undersøkelse viser at den typiske kontorsekretæren er en kvinne som arbeider selvstendig og har et helhetlig ansvar for sine arbeidsoppgaver. Hun er trygg på egne ferdigheter og trives godt med allsidigheten som sekretæryrket kan by på. Kontorsekretæren spiller en nøkkelrolle i kommune- Norges innsats for å sikre et best mulig offentlig velferds- og tjenestetilbud til innbyggerne. Men mye tyder på at sekretærens samlede innsats ikke blir fullt ut verdsatt av kommunen som arbeidsgiver. Seksjon kontor og administrasjon tar utfordringen med å styrke kontorsekretærens yrkesstatus på alvor. I denne brosjyren presenterer vi viktige sider ved sekretæryrket, basert på en større undersøkelse blant kontoransatte. Det er De Facto kunnskapssenter for fagorganiserte som på oppdrag av Fagforbundet har gjennomført denne landsomfattende arbeidslivsundersøkelsen. Her har et representativt utvalg kontoransatte, som alle er organisert Fagforbundet, svart på over 50 spørsmål om seg selv og sin egen arbeidsdag. Ønsker du et eksemplar av rapporten Den nye sekretæren, kan den bestilles fra våre internettsider:

4 De positive sidene Arbeider du som kontorsekretær i kommunen, er sjansen stor for at du trives godt på jobben og har det hyggelig sammen med kollegaene dine. Men samtidig er det mye som kan gjøres for at kommunen skal bli en bedre arbeidsplass for deg som er kontoransatt. Vi presenterer her de viktigste positive og negative funnene fra Fagforbundets undersøkelse om nettopp din yrkesgruppe. Vårt mål er at du her skal finne informasjon som aktivt kan brukes til å forbedre arbeidsdagen for deg og dine yrkeskolleger. Selvstendighet og ansvar Et klart flertall av de kontoransatte som har deltatt i undersøkelsen framhever selvstendighet og ansvar i arbeidsdagen som en hovedgrunn til at de trives godt på jobben. Kontormedarbeideren har frihet til selv å organisere arbeidsdagen og prioritere mellom ulike arbeidsoppgaver. Hele 94 prosent av de kontoransatte i undersøkelsen forteller at de har et helhetlig ansvar for utførelsen av sine arbeidsoppgaver. Varierte arbeidsoppgaver og bred kontaktflate De vanligste stillingsbetegnelsene for kontoransatte organisert i Fagforbundet, er sekretær (51 prosent) førstesekretær (10 prosent), konsulent (24 prosent) og førstekonsulent (tre prosent). Kontormedarbeidere har som oftest varierte arbeids-oppgaver på sin arbeidsplass. Sentrale arbeidsområder for kontoransatte er blant annet regnskap og budsjett, personalspørsmål, registrering av opplysninger og ikke minst kontakt med brukerne av kommunale tjenester og innbyggerne i kommunen generelt. Fagforbundets undersøkelse viser at de kontoransatte stort sett er fornøyd med arbeidsoppgavene sine. Mange svarer at de setter stor pris på å forholde seg til mange mennesker fra flere ulike miljøer i løpet av en arbeidsdag.

5 FOTO: ERIK SUNDT Stabile arbeidsforhold og god trivsel på jobben De siste årene er mange arbeidsplasser blitt usikre i Norge, og dette gjelder også i offentlig sektor. Likevel er kontoransatte i kommunal sektor en yrkesgruppe som fremdeles har rimelig stabile og forutsigbare arbeidsbetingelser sammenliknet med mange andre yrkesgrupper. Nær sagt samtlige av de spurte (96 %) var ansatt i fast stilling, og syv av ti hadde fulltidsjobb som kontoransatt. Åtte av ti kontoransatte oppgir at de trives godt eller svært godt på jobben. God kontakt og hyggelig tone arbeidskollegene i mellom er den viktigste enkeltgrunnen til at de trives. Det er grunn til å framheve stabile arbeidsforhold som en viktig positiv faktor for å skape og opprettholde et godt arbeidsmiljø blant de ansatte.

6 Utfordringene Undersøkelsen blant Fagforbundets medlemmer viser at de kontoransatte i norske kommuner i hovedsak trives. Samtidig avdekker undersøkelsen flere negative sider ved kontoryrket som bør tas alvorlig av både kommunen som arbeidsgiver, de faglig tillitsvalgte og du som selv er kontormedarbeider. Lav lønn og store lønnsforskjeller mellom kvinner og menn Kontoransatte i kommunen hadde i 2002 en gjennomsnittlig årslønn på kroner. De fleste i sekretærgruppen tjente mellom og kroner. Dette er en forholdsvis lav lønnsplassering i norsk arbeidsliv. Det er stor forskjell på kvinner og menns lønnsplassering, uten at dette kan forklares ut fra ansiennitet eller stillingens innhold. Fire av ti kvinner i undersøkelsen tjente under kroner i året, mens bare en av ti menn er like lavt lønnet. I den andre enden av skalaen ser vi at fire av ti menn har mer enn kroner i årslønn, mens den tilsvarende andelen kvinner bare er sju prosent. Med andre ord: Det er ingen tvil om at det er et langt stykke fram til likestilling mellom kjønnene i kommunesektoren. Vilkårlig bruk av stillingsbetegnelser Den viktigste grunnen til lønnsforskjellene blant kontoransatte er hvilken stillingsbetegnelse man innehar. Seks av ti menn har yrkestittel konsulent eller førstekonsulent. Blant de kvinnelig ansatte derimot, er sju av ti innplassert i de lavere lønnede stillingskategoriene sekretær eller førstesekretær. Den enkelte kontoransattes utdanningsnivå har nok en del å si for hvilken stilling hun eller han blir tilbudt. Likevel er lønnsforskjellene mellom kvinner og menn så gjennomgripende og betydelige at kommunen må se nærmere på sin egen praksis som arbeidsgiver.

7 Fravær av stillingsinstrukser Så mange som seks av ti kontoransatte svarer nei på spørsmål om det finnes en skriftlig stillingsinstruks for jobben deres. Samtidig synes en god del kontoransatte at de til tider blir pålagt krevende oppgaver, uten at dette gir uttelling i forhold til anerkjennelse eller tildeling av formelt ansvar. De opplever i stedet at det er sjefene lenger opp i systemet som stikker av med æren for de resultatene som oppnås. Undersøkelsen viser at det i realiteten ofte er små forskjeller mellom arbeidsoppgavene som utføres av sekretærene og tilsvarende oppgaver som gjøres av konsulentgruppene i kommunal sektor. En tikkende generasjonsbombe Kontoransatte i kommunene har en gjennomsnittsalder på 48 år og lang fartstid som kommunalt ansatt. Undersøkelsen viser at rekrutteringen av unge arbeidstakere til kontorstillinger i kommunene er oppsiktsvekkende lav. Bare to av ti kontoransatte har mindre enn seks års ansiennitet, og så få som tre prosent av de spurte er under 30 år. Hva kommer da til å skje når en stor andel av kommunens godt kvalifiserte kontoransatte forlater yrkeslivet i løpet av de neste årene? Undersøkelsen dokumenterer behovet for at kommunene som arbeidsgiver går inn og tar et mer aktivt grep om rekruttering og personalpolitikk overfor sine kontoransatte. Sosial isolasjon og dårlig arbeidsmiljø enkelte steder Selv om åtte av ti kontoransatte er fornøyd med arbeidsmiljøet sitt, er det grunn til å være oppmerksom på det mindretallet som ikke trives noe særlig der de jobber. Tre av ti har hatt fravær fra jobb som skyldes det fysiske arbeidsmiljøet, og to av ti grunnet psykisk arbeidsmiljø. En del oppgir at de blir holdt utenfor fellesskapet eller oversett av andre faggrupper på arbeidsplassen. Andre synes at de får lite respons på arbeidet de utfører fra kolleger og nærmeste sjef. Fagforbundet vil ta initiativ overfor arbeidsgiverne for å få bukt med alvorlige arbeidsmiljøproblemer av denne typen. Variabelt etter- og videreutdanningstilbud Det ser ut til å være store variasjoner når det gjelder omfanget og kvaliteten på etter- og videreutdanningstilbudet for kontoransatte i kommunene. Over seks av ti svarer at de har deltatt på kurs det siste året. Likevel er det bare halvparten av de kontoransatte som er tilfreds med kurstilbudet fra arbeidsgivers side. Undersøkelsen viser at det er behov for å bygge opp et mer systematisk og bedre organisert utdanningstilbud i kommunene.

8 Fagforbundet er organisert slik at vi aktivt kan ta tak i de særskilte utfordringene som hver enkelt yrkesgruppe i forbundet står ovenfor. Arbeidet med å heve status og skape sterkere yrkesidentitet blant kontoransatte i norske kommuner vil stå sentralt i vårt forbund i tiden framover. Vi håper at du som selv er kontormedarbeider vil bli med oss på denne satsingen. Seksjonsstyret Leder Gerd Eva Volden, Buskerud Nestleder Ole Oddvar Bruem, Oppland Styremedlem Siv Grethe Jenssen, Troms Styremedlem Roy Jevard, Sør-Trøndelag Styremedlem Venke Anny Nes, Aust-Agder Styremedlem Knut Skyttersæter, Akershus Tlf Faks E-post: post@fagforbundet.no Varamedlemmer: Arnfinn Ihle, Hordaland Hilde Irén Husom, Oslo Kåre Brauti, Telemark Hilde Torgersen, Østfold Fagforbundet 2. opplag 5000 Februar 04 Trykk: Esset