KRAVSPESIFIKASJON TRANSPORT TIL OG FRA DAGSENTER

Transkript

1 KRAVSPESIFIKASJON TRANSPORT TIL OG FRA DAGSENTER

2 Innholdsfortegnelse 1. Beskrivelse av Transporttjeneste dagsentra for eldre Brukerne og tjenestetilbudet Transportbehov og organisering Beskrivelse av transporttjeneste dagsentra for utviklingshemmede Brukere og tjenestetilbud Transportbehov og organisering Oppstart av transporttjenesten Krav til transportør Pris/kostnad Tjenestekvalitet Administrasjon av kjøringen Ruteplanlegging Rapportering Evaluering Hittegodsservice Utføring av kjøringen Kvalitetssystem Kjøretider Betjeningen Kjøretøy Miljø av 6

3 1. Beskrivelse av Transporttjeneste dagsentra for eldre 1.1 Brukerne og tjenestetilbudet Brukerne av dagsentra for eldre er eldre og eldre demente men funksjonsdyktige nok til å bo hjemme. Brukerne er gjennomsnittlig godt funksjonelt fungerende, men kan ha behov for hjelpemidler (rullator, rullestol med mer). Om det er behov for medhjelper i bilen i tillegg til sjåfør vurderes til enhver tid faglig av dagsenteret, og det vil evt. være dagsenterets personale som vil bli med som medhjelper på bilen. Dagsenteret er en viktig tjeneste i forhold til at eldre kan bli boende hjemme lengst mulig. Transporten til og fra dagsenteret er å anse som en integrert del av tilbudet, og må derfor tilbys med tilstrekkelig kvalitet og omsorg. Dette stiller krav til bl.a. transportmiddelets standard, sjåføren holdning og transporttid. Dagsentrene er åpne på virkedager, og kjernetid (perioden hvor alle brukerne er til stede på dagsenteret) er relativ like for alle sentrene (10:00 14:00). Transport til og fra dagsentra skjer altså i forkant og etterkant av denne perioden. Tilbudet på dagsentrene for eldre er i hovedsak aktiviteter på senteret inkludert måltider i den perioden de er der. Der gjennomføres dog noen utflukter fra senteret i tillegg til transport til og fra. Dagsenteret kan derfor ha behov for bil/ transport i løpet av dagen. Dette vil da komme som en ekstra bestilling, og skal ikke prises inn i bruttoprisen. Som utvikling av tjenestetilbudet ønsker dagsentra for eldre mulighet for å utvide kjernetiden og å være mer fleksibel på hente- og leveringstidspunkt. Dette både for å gi et mer fleksibelt tilbud til brukeren og for i større grad å kunne skape gode løsninger for friske ektefeller som tar seg av demente. Dette vil kunne komme til å stille krav til fleksibilitet i fremtidig transporttjeneste. 1.2 Transportbehov og organisering Askøy kommune har i dag 3 dagsentra for eldre. Prisskjema Tabell viser antall ruter per dagsenter i dag, antall brukere som hentes på ruten, og antall rullestoler som per i dag transporteres på ruten. Sistnevnte kan variere over tid, og krever da evt. tilpasning av tjenesten (f. eks. ruteoppsett, kjøretøy). Rutene er satt opp ut fra dagens brukergruppe, og ut fra at samlet transporttid for de eldre ikke bør overstige 45min hver vei. Dagens ruteantall og ruteoppsett er kun toneangivende. Konkret planlegging av den aktuelle rute må skje i et tett samarbeid med tjenesteleverandør og Askøy kommune. Leverandør er forpliktet til å legge opp ruter på en optimal og lønnsom måte for oppdragsgiver. Ekstrakjøring defineres som for eksempel aktiviteter utenfor dagsenter/sommeraktiviteter, og kan utføres av valgt transportør. Dette skal ikke prises inn i grunnprisen. Transportøren gir en fast pris pr. tur etter forespørsel fra oppdragsgiver. 2 av 6

4 2 Beskrivelse av transporttjeneste dagsentra for utviklingshemmede 2.1 Brukere og tjenestetilbud Brukerne av dagsentra for utviklingshemmede er voksne personer (ferdig med videregående skole) med utviklingshemming av en slik karakter at de ikke vil kunne fungere i vernet bedrift. Brukernes funksjonsdyktighet varierer fra de funksjonsmessig godt fungerende til brukere med sterke funksjonshemminger (rullestol, sterk epilepsi med mer). Av årsaker nevnt over må transportør kunne håndtere hjelpemidler. Der hvor det av dagsenteret er vurdert som påkrevd, er det medhjelper med i bilen i tillegg til sjåfør. Dette er en ansatt fra dagsenteret/ bofellesskapet. Det vil alltid være Oppdragsgiver som har det medisinske ansvaret for brukerne. Dagsenteret er en viktig tjeneste i forhold til at den utviklingshemmede skal ha en meningsfylt hverdag med læring og utvikling, tilpasset dens evner og interesser. Transporten til og fra dagsenteret er å anse som en integrert del av tilbudet og må derfor tilbys med tilstrekkelig kompetanse, kvalitet og omsorg. Dette krever løsningsorienterte, interesserte og fleksible sjåfører som tåler mye, og som holder seg oppdatert i forhold til sin passasjergruppe. Dagsentrene er åpne på virkedager fra , og kjernetid (perioden hvor alle brukerne er til stede på dagsenteret) er 09:00 14:00. Transport til og fra dagsentra skjer altså i forkant og etterkant av denne perioden, men da innenfor det som er å betrakte som normal arbeidstid. Pr i dag er det behov for transport av enkeltpersoner utenfor kjernetid. 2.2 Transportbehov og organisering Askøy kommune har i dag 1 dagsenter for utviklingshemmede med beliggenhet på Furuly. Prisskjema tabell 1 viser antall i dag, antall brukere som hentes på ruten, og antall rullestoler som per i dag transporteres på ruten. Sistnevnte kan variere over tid, og krever da tilpasning av tjenesten (f. eks. ruteoppsett, kjøretøy). Rutene er satt opp ut fra dagens brukergruppe, og ut fra at samlet transporttid for de utviklingshemmede ikke bør overstige 45 min (av og til mindre). Dagens ruteantall og ruteoppsett er kun toneangivende. Konkret planlegging av den aktuelle rute må skje i et tett samarbeid med tjenesteleverandør og dagsenter og bofellesskap. Leverandør er forpliktet til å legge opp ruter på en optimal og lønnsom måte for oppdragsgiver. Ekstrakjøring defineres som for eksempel aktiviteter utenfor dagsenter/sommeraktiviteter, og kan utføres av valgt transportør. Dette skal ikke prises inn i grunnprisen. Transportøren gir en fast pris pr. tur etter forespørsel fra oppdragsgiver. 3 Oppstart av transporttjenesten Tidspunkt for oppstart av transporttjenesten settes til første mulige dato etter endelig fastsettelse av transportruten i samarbeid med dagsentrene. 3 av 6

5 4 Krav til transportør Av konkurransegrunnlaget fremkommer det at det at pris/ kostnad, tjenestekvalitet og miljøhensyn er fastlagt som tildelingskriterier. I det etterfølgende vil krav til transporttjenesten fremlegges spesifikt rettet mot disse områdene. 4.1 Pris/kostnad Følgende skal legges til grunn ved avgivelse av pris: Fast pris på det enkelte dagsenter for eldre sitt skisserte transportbehov med antakelse om helårig (12 mnd) levering av tjenesten. Dagsentra er stengt alle alminnelige helligdager. Fast pris på det enkelte dagsenter for utviklingshemmede sitt skisserte transportbehov med antakelse om 12 måneders levering av tjenesten årlig. Dagsentra er stengt alle alminnelige helligdager. Dagsenteret for utviklingshemmede er stengt 3 uker i juli mnd. Dette må tas hensyn til i prisingen. Pris skal inkludere tilkjøring og bompenger. Prisen skal gis med bakgrunn i stipulert antall passasjerer (og derigjennom krav til bilens størrelse) på ruten, men være uavhengig av antall passasjerer som faktisk blir kjørt den aktuelle dag. Pris skal inkludere rullestoltransporter der det er skissert behov for dette. Priser inkluderer evt. bruk av uniformskostnader. Prisene skal ligge fast innenfor en ukentlig variasjon av rutetid på +/- 15 %, da ukentlige endringer på ruten er innenfor normalen. Normale trafikkvariasjoner (kø med mer) skal ikke medberegnes når variasjoner over uken beregnes. Det skal avgis timepris eksklusiv mva på tilleggskjøring. Denne prisen skal også legges til grunn ved beregning av endringer ut over +/- 15 % på den kjøringen. Med bakgrunn i transportens omfang og stabilitet skal timepris for ekstrakjøring være lik kalkylepris som er lagt til grunn ved beregning av ukepris per dagsenter. Endelig fastleggelse av rute skal etter tildeling skje i samarbeid med det aktuelle dagsenter. Dette kan medføre at endelig pris for det aktuelle dagsenter kan komme til å variere i forhold til pris avgitt i tilbud. Den faktiske pris for ruten vil så bli den endelige prisen som blir målt opp mot normalvariasjonen på +/- 15 %. Leverandøren skal sammen med Oppdragsgiver, gjennom kontinuerlig arbeid med for eksempel rute-effektivisering og tilpasninger i bruk av kjøretøy, hente ut mulige effektivitetsforbedringer som resulterer i prisreduksjon. Priser skal fylles inn i Tabell 1. 5 Tjenestekvalitet 5.1 Administrasjon av kjøringen Ruteplanlegging Konkurransegrunnlaget er premissgivende. Oppdragsgiver kan kreve ruteendringer i kontraktsperioden. Aksepterte ruteendringer innenfor +/- 15 % av forespeilet rutetid prises ikke ekstra/ fører ikke til reduksjon i pris. Ruteendringer utover +/- 15 % av total forespeilet rutetid fører til prisregulering ihht bilag 4. 4 av 6

6 Antall ruter og kjøremønster skal alltid fastlegges i samarbeid med det enkelte dagsenter, og tilbyder skal til enhver tid sikre at kjørerutene er optimale. Optimalisering av kjøreruter ut over +/-15 % skal føre til prisregulering. Tilbyder må beskrive sin kompetanse på ruteplanlegging Rapportering Med bakgrunn i 21 i Forskrift om yrkestransport innenlands med motorvogn og fartøy (yrkestransportforskriften), gjøres det oppmerksom på at leverandøren plikter å gi økonomiske og statistiske opplysninger som oppdragsgiver krever. Konkrete krav til rapportering/statistikk vil bli avtalt mellom partene etter behov Evaluering Tilbyder plikter vederlagsfritt å delta på evalueringsmøter sammen med Oppdragsgiver Hittegodsservice Hittegods skal håndteres og tas vare på i henhold til gjeldende lover og forskrifter. Hver enkelt gjenstand skal være merket med tydelig og nøyaktig utfylt hittegodslapp hvor det fremgår 5.2 Utføring av kjøringen Kvalitetssystem Tilbyder forplikter seg til å anvende et avvikssystem hvor det skal rapporteres om avvik fra avtalt kjøreoppdrag iht. kontrakt, og må beskrive dette. Videre skal det rapporteres om personskade og tingskade. Oppdragsgiver innehar eierskap til trafikkdata og statistikk. Oppdragsgiver kan til enhver tid gjennomføre målinger og registreringer av kvaliteten på gjennomføringen av kjøreoppdraget Kjøretider Tilbyder skal utføre kjøreoppdraget i henhold til avtalt kjøretid. Både brukerne (blir ofte urolig hvis ikke tidsplan følges) og det enkelte dagsenter (viktig at tidsplan holdes for at resten av dagen skal bli formålstjenlig) er meget opptatt av presis levering av tjenesten. Tilbyder kan derfor ikke endre kjøretidene i forhold til gjeldende ruteplan ved kontraktens inngåelse uten at dette er godkjent av og varslet både bruker, bofellesskap og dagsenter. Tilbyder må beskrive hvordan dette er tenkt administrert Betjeningen Med betjening menes førere og annet kvalifisert personell. Tilbyder forplikter seg til å ha tilstrekkelig antall førere, herunder reserveførere. Brukerne er særdeles opptatt av stabilitet i leveransen, slik at det må være faste førere på hver rute og reserveførerne bør også være faste. 5 av 6

7 Betjeningen skal sørge for at passasjerene er forsvarlig sikret under transport og være serviceinnstilte medarbeidere. Betjeningen skal også ha gjennomgått opplæring i, og til enhver tid ha nødvendige kunnskaper og interesse for: Brukergruppen de kjører. Opplæring kan gis av kommunen etter nærmere avtale. Passasjervennlig kjørestil Kunne hjelpe ved inn og utstigning/hjelpe ut og inn av bolig Betjeningen skal snakke tydelig norsk og bære id-kort. Transportøren har ansvar for all opplæring samt at kunnskapene vedlikeholdes hos den enkelte Kjøretøy Generelt Tilbyder skal til en hver tid ha tilstrekkelig antall kjøretøy tilgjengelig for utførelse av arbeidet, samt påse at kjøretøyene er tilpasset kontrakten, kjøreruten og det behovet som brukerne på ruten har. Ved transport av rullestol skal kjøretøyet være utstyrt med lift eller tilsvarende anordning som sikrer trygg og enkel adkomst til kjøretøyet. Leverandøren bes med bakgrunn i dette beskrive sin håndtering av rullestoler. Rullestoler skal være forsvarlig sikret under transport i henhold til gjeldende forskrift. Tilbyder må i samarbeid med det enkelte dagsenter fastlegge og sette seg inn i kjørerutens standard mht. svingradius, gatebredde, fartsdumper osv, slik at rett materiell stilles til disposisjon. Tilbudt kjøretøy og annet utstyr skal til enhver tid være i forskriftsmessig stand Kontroll og renhold av bil Tilbyder har ansvar for å holde kjøretøyene rene og velstelte både innvendig og utvendig. Tilbyder er ansvarlig for at alt sikkerhetsutstyr som bl.a. heis, bærestoler, remmer, fotstøtte, bilbelter etc. til enhver tid er i forsvarlig stand. Lovbestemt kontroll hos Statens Vegvesen av samtlige spesialbiler må forestås av leverandør Utstyr for kommunikasjon mellom kjøretøy og dagsenter Det forutsettes at tilbyder har mobiltelefon som følger kjøretøyet. Dette for at dagsenteret til enhver tid skal kunne kontakte sjåføren. Evt. endringer av telefonnummer skal meldes dagsenter og bofellesskap i forkant Kjørekomfort Kjøretøy som benyttes må være tilpasset de krav som stilles av de brukergruppene som omfattes av anbudet. Kjøretøy og sjåfører må holdes fri for røyklukt og annet som kan frembringe allergi eller andre reaksjoner hos brukerne Inneklima Kjøretøy skal holdes røykfrie. Kjøretøyet skal være godt utluftet og oppvarmet før transport av brukere, og det skal tilstrebes stabil og jevn temperatur i kjøretøyet for hele reisen, under de til enhver tid varierende klima- og kjøreforhold. Varmeanlegg skal skjermes slik at brukerne selv og deres tøy og reisegods ikke skades. 6 av 6

8 Spilling av musikk eller bruk av radio skal bare skje etter ønske fra brukerne og være tilpasset brukergruppen. 5.3 Miljø Kjøretøyene skal kjøres på miljøvennlig drivstoff. Alle sjåfører skal ha gjennomført opplæring i miljøvennlig kjøring før kontrakt signeres. 7 av 6