Styret for SEKOM-sekretariat SEKOM-sekretariat

Transkript

1 Styret for SEKOM-sekretariat SEKOM-sekretariat Møteinnkalling Møtedato: Møtestad: Møtetid: Innkalling: Førde rådhus, møterom Anga (4. etasje) Kl. 11:00 (Lunsj ca kl 12.00) Faste medlemar i styret Dersom du ikkje kan møte: Meld frå på e-post: o Arnar Helgheim: ah@sekom.no (mobil: ) Varamedlemar møter etter nærare innkalling. Sakliste Sak nr. Sakstittel 008/15 Godkjenning av innkalling og sakliste 009/15 Skriv og meldingar /15 Økonomirapport pr september /15 Budsjett SEKOM-sekretariat 012/15 Arbeidsplan 2015 og informasjon og drøfting Med helsing Terje Engvik Leiar

2 SEKOM-sekretariat Saksgang Møtedato Saksnr Styret for SEKOM-sekretariat /15 Sakshandsamar: Arnar Helgheim Godkjenning av innkalling og sakliste Vedlegg: Ingen vedlegg i saka. Arkiv: FE-033 Arkivsaknr.: 15/425 Tilråding: Innkalling og sakliste vert godkjent.

3 SEKOM-sekretariat Saksgang Møtedato Saksnr Styret for SEKOM-sekretariat /15 Sakshandsamar: Arnar Helgheim Skriv og meldingar Vedlegg: Arkiv: FE-033 Arkivsaknr.: 15/424 Nr Dok.dato Tittel Dok.ID Møteprotokoll Arbeidsutvalet i SEKOM AUT / Ny romløysing Kryss revisjon og Sekom 15/ VS: Førde Rådhus - skisse ombygging 3.etg. 15/1562 Tilråding: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Skriv og meldingar vert tekne til orientering.

4 SEKOM-sekretariat Arbeidsutvalet i SEKOM MØTEBOK Møtedato: Møtetid: Kl. 11:15 13:15 Møtestad: Førde rådhus, møterom Anga Faste medlemar Møtte Forfall Merknader 1 Terje Engvik, Førde, leiar X 2 Randi Elvebakk Reiakvam, Naustdal X Meldt forfall 3 Siv L Rotevatn, Eid X 4 Per Jarle Myklebust, Gloppen X 5 Ann Kari Reigstad, Solund X Meldt forfall Personlege varamedlemar (1.vara) Møtte Forfall Merknader 1 Bjørn Hollevik, Flora 2 Magne Norddal, Fjaler X 3 Stig Bakke, Bremanger 4 Rune Myklebust, Stryn 5 Lars Atle Larsen, Gulen X Meldt forfall Personlege varamedlemar (2.vara) Møtte Forfall Merknader 1 Joar Årnes, Gaular 2 Reidar Fristad, Askvoll 3 Jon Åge Torheim, Hornindal 4 Johannes Juklestad, Jølster 5 Morten Askvik, Hyllestad X Andre som møtte SEKOM-sekretariat v/arnar Helgheim og Audhild Ragni Vie Alme Sak nr. Sakstittel 001/15 Skriv og meldingar 002/15 Lønsvilkår for tilsette /15 Arbeidsplan 2015 og drøftingssak Underskrifter: Terje Engvik Siv L Rotevant Per Jarle Myklebust Magne Norddal Morten Askvik Arnar Helgheim, dagleg leiar

5 001/15: Skriv og meldingar Årsmøte i Forum for Kontroll og Tilsyn Årsmøtet fann stad i samband med årskonferanse i FKT, 3. juni. Styret informerte mellom anna om at dei har gjort ei 2-årig avtale med NKRF (Norges Kommunerevisorforbund) om kjøp av sekretariatsteneste derifrå. Tilråding: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Skriv og meldingar vert tekne til orientering. Handsaming i Arbeidsutvalet i SEKOM : Arnar Helgheim gjekk gjennom tema som var oppe på konferansen for Forum for Kontroll og Tilsyn juni. Det vart gitt informasjon om at det kan bli endring av kontor for SEKOM-Sekretariat i rådhusbygget. Tilrådinga vart samrøystes vedteke. Vedtak: Skriv og meldingar vert tekne til orientering. Årsmøte i Forum for Kontroll og Tilsyn Årsmøtet fann stad i samband med årskonferanse i FKT, 3. juni. Styret informerte mellom anna om at dei har gjort ei 2-årig avtale med NKRF (Norges Kommunerevisorforbund) om kjøp av sekretariatsteneste derifrå. Mogeleg kontorendring På grunn av at avdelinga for barnevern treng meir plass, vurderer Førde kommune endringar i romplanen i 3. etasje. Det er ikkje avklara kva løysing som blir vald og om det såleis får konsekvensar for SEKOM-sekretariat sine kontor. Vi har fått forsikringar om at dersom det blir aktuelt med flytting, vert dette teke opp konkret og med føresetnad om like tenlege lokale som i dag. AUT-001/15 Vedtak: Skriv og meldingar vert tekne til orientering.

6 002/15: Lønsvilkår for tilsette 2015 Tilråding frå styreleiaren: Det vert gjort følgjande endring i lønsvilkår for tilsette i SEKOM-sekretariat: Årsløn pr Auke (3,2%) Ny årsløn frå Audhild Vie Alme Arnar Helgheim Handsaming i Arbeidsutvalet i SEKOM : Tilrådinga vart samrøystes vedteke. AUT-002/15 Vedtak: Det vert gjort følgjande endring i lønsvilkår for tilsette i SEKOM-sekretariat: Årsløn pr Auke (3,2%) Ny årsløn frå Audhild Vie Alme Arnar Helgheim /15: Arbeidsplan 2015 og drøftingssak Tilråding: Saka vert lagt fram til orientering og drøfting. Handsaming i Arbeidsutvalet i SEKOM : SEKOM-Sekretariat gjekk gjennom oppgåver som er særskilt prioritert i 2015 og Framlegg til vedtak: Gjennomgang av arbeidsplan 2015 og 2016 vert teke til orientering. Framlegget vart samrøystes vedteke. AUT-003/15 Vedtak: Gjennomgang av arbeidsplan 2015 og 2016 vert teke til orientering.

7 Fra: Lise Mari Haugen Sendt: 8. september :33 Til: Terje Førde; Arnar Helgheim Emne: Ny romløysing Kryss revisjon og Sekom Vedlegg: Areal til Sekom og Kryss-revisjon.pdf Hei Vedlagt følgjer forslag til ny romløysing for Kryss revisjon og Sekom. Innspel i møte er notert på skissa. Gje snarleg tilbakemelding om noko manglar. Vi skal i møte med Nordplan arkitekt førstkomande fredag. Sender over skisse frå arkitekt når den ligg føre. Med vennleg helsing > Lise Mari Haugen Assisterande rådmann Forde kommune < E-post: lise.mari.haugen@forde.kommune.no <mailto:lise.mari.haugen@forde.kommune.no?subject=lise.mari.haugen@forde.kommune.no> Tlf Mob Tenk miljø før du skriv ut denne e-posten.

8

9 Fra: Lise Mari Haugen Sendt: 21. september :23 Til: Terje Førde; Arnar Helgheim Emne: VS: Førde Rådhus - skisse ombygging 3.etg. Vedlegg: Førde Rådhus_Skisse ombygging Plan 3_ pdf Hei Vedlagt følgjer skisse for ombygging 3. etg. Ber om merknad innan torsdag 24. september. Med vennleg helsing > Lise Mari Haugen Assisterande rådmann Forde kommune < E-post: lise.mari.haugen@forde.kommune.no <mailto:lise.mari.haugen@forde.kommune.no?subject=lise.mari.haugen@forde.kommune.no> Tlf Mob Tenk miljø før du skriv ut denne e-posten. Fra: Fredrik Frøiland Sendt: 21. september :12 Til: Kurt Even Andersen Kopi: Lise Mari Haugen Emne: VS: Førde Rådhus - skisse ombygging 3.etg. Vedlagt over sendes tegnings forslag på 3. etg i rådhuset. Med helsing Fredrik Frøiland Prosjektleiar Førde kommune -FDV Tlf < E-post: fredrik.froiland@forde.kommune.no <mailto:fredrik.froiland@forde.kommune.no> Fra: Grete Marøy Sellevoll [<mailto:gms@nordplan.no>] Sendt: 17. september :50 Til: Fredrik Frøiland Emne: Førde Rådhus - skisse ombygging 3.etg. Hei! Vedlagt skisse for ombygging 3.etg. til gjennomgang/drøfting. Har ikkje fått drøfta med Lise-Mari dette med Arkivbehov/plassering for Kryssrevisjon og Sekom.

10 Elles må det vel bli nokre drøftingar om ein skal gå for tett vegg/dør - alternativt behalde glassvegg, men sette inn tett dør med lydkrav på barnevern. Eg lagar ikkje teikningsfil før ein har bestemt kva som skal gjerast. (NB søyler manglar.må linke inn RIB-fila). Kan lage fargekodar etter ønske - om der er fleire variantar de treng prising på. Mvh Nordplan AS Grete Marøy Sellevoll Siv.ark. MNAL Avdelingsleiar Sunnfjord Tlf

11 4001_ m² 3069 E1 Møtekrok 8.8 m² A1 NAV A2 Administrasjon A3 Helsestasjon 3060 A3 psykolog kontor 11.3 m² m² m² m² m² m² m² m² A3 Helse felles 3059 A3 kontor 11.2 m² 3061 A3 psykolog kontor 11.2 m² 3058 A3 kontor 11.3 m² 3056 A3 kontor 11.2 m² 3057 A3 kontor 11.3 m² 3055 A3 kontor 11.2 m² 3053 A3 kontor 11.0 m² 3054 A3 kontor 11.0 m² 3052 A3 kontor 11.0 m² A4 Reisemål Sunnfjord 3051 A3 kontor 10.1 m² B1 P/Bygg, Brann, FDV B2 PPT B3 Barnevern B4 Rekneskap, skatt C1 Rådmann, Fagutvikling C2 Ordførar komite C3 SNU Førde Tomteselskap Ny dør 3070 B2 kopi 8.2 m² 3073 A3 dokument lager 10.6 m² 3074 A3 samtale 11.8 m² 3075 A3 møterom 15.5 m² D3 SEKOM E1 Felles Dør utgår Dør utgår E2 Felles birom 3077 A3 samtale 10.6 m² Arkiv 2x Stelle 3086 A3 Vaksinelager 5.2 m² 2x 3083 Stelle A3 veie og stelle 12.8 m² E4 Sjakt Utleige E5 gang areal E3 Garderobe 3049 A3 lege kontor 15.2 m² Vekt 3133 A3 leikekrok 10.8 m² m² 3131 A3 teamkontor 33.7 m² 3132 A3 fagbibliotek 24.6 m² m² 3129 B2 teamkontor 17.5 m² Ny dør Ny dør Venterom Måle 3081 A3 lager 8.0 m² Snu dør 3084 A3 ammerom 6.1 m² 3082 A3 kopi 7.3 m² m² 3087 A3 GU rom 8.8 m² 3088 A3 toalett 5.3 m² 3127 A3 teamkontor 11.6 m² 3090 WC 2.2 m² 3126 A3 venterom 31.0 m² In fo ta vle /V 3101 trapp 17.3 m² 3092 WC 2.2 m² 3093 WC HC 4.9 m² 3011 A3 kontor 11.7 m² 3046 A3 lege kontor 14.5 m² eg gs kje rm _ Heissjakt 6.0 m² 3103 Sjakt 2.2 m² 3010 A3 kontor 10.7 m² 3044 A3 barnevogn 9.2 m² 3109 Sjakt 9.3 m² 3125 A3 ekspedisjon 19.3 m² 3094 B2 testrom 8.3 m² rn Rev. av Rev. dato Revisjonstekst 3108 etasjelager 1.7 m² 3110 D3 kontor 8.6 m² 3095 B2 lager 8.3 m² 3014 B3 kontor 11.7 m² 1 Endra skriftstorleik Revisjon 3043 Heissjakt 7.3 m² 3042 Sjakt 4.6 m² 3107 WC 1.7 m² 3013 B3 kontor 10.7 m² 3045 Sjakt 9.7 m² 3105 WC 1.6 m² 3106 WC 1.7 m² 3012 B3 kontor 11.1 m² 3047 A3 jordmor kontor 15.3 m² 3091 A3 garderobe H 3.9 m² 3102 Sjakt 1.7 m² m² 3048 A3 jordmor kontor 16.0 m² 3089 WC 2.2 m² 3085 A3 leikerom 23.1 m² 3100 Sjakt 2.0 m² m² 3041 trapp 27.8 m² 3111 D3 kontor 8.6 m² 3096 B3 kopi 8.3 m² 3124 A3 ekspedisjon 9.0 m² Ny tett vegg 48/34 db ALTERNATIV: Behalde glass med frosting, Ny tett dør lydreduksjon 3112 D2 kontor 8.6 m² 3015 B3 kontor 11.1 m² Ny glassdør lydreduksjon RIB Brann - Norconsult 3123 C3 Kontor 8.1 m² RIV - Norconsult RIE - Norconsult 3097 E1 Møterom 15.4 m² 3016 B3 kontor 11.1 m² 3113 D2 kontor 8.1 m² 3139 Nytt Kontor 8.1 m² ARKIV - S ca. 7 m B3 kontor 11.1 m² 3098 B3 dokumentlager 11.4 m² 3099 D3 arkiv 7.5 m² 3018 E1 Møtekrok 9.9 m² Nytt teamkontor Ny dør Glasfelt 3114 D2 dokument lager 19.4 m² 3115 B1 teamkontor 17.9 m² 3116 A4 kontor 8.8 m² 3117 A4 kontor 8.8 m² 3118 A4 kontor 8.8 m² 3119 A4 kontor 8.8 m² 3120 A4 kontor 8.8 m² ARKIV - K ca. 16 m A4 kopi 14.0 m² Felles kopi Ny dør Adgangskontroll utgår Ta vekk dør? Sjekk brannkrav 3020 B3 kontor 9.7 m² E4 Felles tekniske funkjonar 3050 E1 Møtekrok 9.0 m² Vekt 3079 A3 syn hørsel 10.4 m² 3078 A3 møterom 15.9 m² Utvida samtale/møterom Ca. 21.m B2 testrom 8.2 m² 3019 B3 kontor 8.4 m² D2 Kryss revisjon Dør utgår 3072 B2 Arkiv 14.9 m² 3136 B2 teamkontor 23.0 m² _4002 D1 IKT E3 Toalett m² m² C4 Tillitsvalde 3137 korridor m² 3021 B3 kontor 9.7 m² 3022 D2 kontor 10.0 m² 3023 D2 kontor 9.9 m² 3025 D2 kontor 10.1 m² 3026 B1 kontor 10.1 m² 3027 B1 kontor 10.1 m² 3039 Garderobe 3.8 m² 3028 B1 kontor 8.8 m² 3029 A4 kontor 8.8 m² 3030 A4 teamkontor 8.8 m² 3031 A4 kontor 8.8 m² 3032 A4 kontor 8.7 m² : _ WC/Dusj 4.4 m² ARK - NORDPLAN AS / MESTRES WAGE ARQUITECTES SLP 3037 WC HC 5.3 m² 3036 Garderobe 3.8 m² Ny dør glasfelt Adgangskontroll Dør/glasfelt utgår 3024 D2 kontor 9.9 m² RIB - Norconsult 3038 WC/Dusj 4.3 m² SKISSEFORSLAG OMBYGGING 3.ETG A4 møterom 17.7 m² 3034 A4 møtekrok 10.1 m² 3035 E1 Møterom 20.8 m² Nordplan AS v/ siv.ark Grete Marøy Sellevoll N:\2010\10080 Førde Rådhus-prosjektering\02 DAK\08 Som bygt\ark FORDERAADHUS - som bygt Kopi _ALTB.rvt m² 3134 korridor m² Tiltakshavar FØRDE KOMMUNE Tiltak FØRDE RÅDHUS Teikning av Teikna av MMD Teikn.dato 2/01/12 Plan 3-etg, møblert Kontr. Kontr.dato Erst. tidl. teikning 13/07/11 Teikning type Arbeidsteikning Mål As indicated Prosj.nr Teikn.nr Ark Rev 1

12 SEKOM-sekretariat Saksgang Møtedato Saksnr Styret for SEKOM-sekretariat /15 Sakshandsamar: Arnar Helgheim Arkiv: FE-150 Arkivsaknr.: 15/388 Økonomirapport pr september 2015 Vedlegg: Dok.dato Tittel Dok.ID Prognose pr september Tilråding frå dagleg leiar: 1. Økonomirapporten vert teken til orientering. 2. Det vert gjort følgjande endring i budsjettet for 2015: Konto Konto - tekst Bud-endring Telefongodtgjerdsle (sjå også 11309, motpost) Kontormateriell Matvarer Telefon Porto og frankering Motpost fordel Elkomm (sjå 10504, tlf-godtgj.) Refusjon av utlegg til skyss/transport Avgifter, gebyr, lisensar o.l Inventar og utstyr Serviceavtaler, reparasjonar, vaktmeistertenester Kjøp av tenester frå andre (private) Meirverdiavgift som gjev rett til momskomp Reserverte løyvingar/avsetningar Ny Avsetjing til fond Kompensasjon mva Driftsrekneskapen Refusjon frå andre (private) m/opdg Summen av endringane 0...

13 Saksutgreiing: Vi viser til rekneskapsprognosen som er lagt ved, og som viser ca i mindreforbruk. Kommentar til nokre avvik og andre spesielle tilhøve: Løn og pensjon Det ser ut til å bli små avvik, med litt lågare utgifter enn budsjettert på lønspostane. Etter dei ferskaste prognosene frå KLP, vert pensjonsutgiftene noko lågare enn i fjor. Dette heng først og fremst saman med lågare reguleringspremie. Reguleringspremien var stipulert til ca 4% av premiereserve, og altså ikkje av premiegrunnlag (løn) som resten av pensjonskostnaden. Premiereserven i SEKOM-sekretariat er relativt sett ein del høgare enn i kommunane. Oppdaterte opplysningar frå KLP, tyder på at denne premien vert på ca 3% og gir dermed ei innsparing i høve budsjettet. Reguleringspremien vert normalt høgare dei åra det er hovudtariffoppgjer. Driftsmidlar Nokre forklaringar til einskildpostar i driftsrekneskapen Telefon På grunn av reglane om skattelegging av fordel med mobiltelefon dekka av arbeidsgjevar, vert det ført ein fast månadleg sum (konto 10504). Dette har ikkje verknad på resultatet, då det også har ein motpost (11309). Avgifter/gebyr/lisensar og Inventar/utstyr Her er det 3 hovudelement som gir høgare utgifter enn budsjettert: Innsynsmodul til WebSak, oppgradering av WebSak og verktøy til spørjeundersøking på nett (Questback). Questback er eit samarbeid med sekretariatet Vest kontroll, Kommunerevisjonen i Nordfjord og KRYSS Revisjon. Mellom anna blir det brukt til undersøkingar i samband med overordna analyse. Dei 4 selskapa deler utgiftene likt, og SEKOM skal såleis ha ¾ av utgiftene refundert. Inntekta er ikkje rekneskapsført pr i dag. Oppstarten av WebSak har gått etter planen og SEKOM-sekretariat har no fullverdig sak- og arkivsystem. Neste steg, er å sette opp innsynsportal, på linje med eigarkommunane. Innsynsmodulen vart installert i byrjinga av september og er no tilgjengeleg på nettsida. Kommunane i SYS IKT, utfører i tillegg ei oppdatering av sakssystemet dette året. SEKOM er med på denne vidareutviklinga, og dekker utgiftene innanfor totalbudsjettet. Kjøp av tenester Det har vore brukt lite eksterne tenester i Vi reknar heller ikkje med mykje bruk resten av året. Det er likevel ein post som bør vere i budsjettet. Mellom anna, vil det frå tid til anna vere behov for ekstra fagkompetanse (td juridisk) i tenesteytinga til dei 15 kontrollutvala eller i drifta av sjølve selskapet.

14 Likviditetsfond I samband med avslutning av rekneskapen for 2014, hadde dagleg leiar og styreleiar avklaringsmøte med revisor om avsetjing til fond. I og med at det i 2014 ikkje var gjort talmessig budsjettendring med vedtak om avsetjing til fond, vart det ikkje sett av noko det året. Dagleg leiar rår til at det vert gjort ei slik budsjettendring for 2015, og at det vert lagt opp til å setje av kr til fond. Budsjettendringar Dagleg leiar gjer framlegg om ein del budsjettendringar. Dei fleste endringane er ei justering innbyrdes mellom ulike driftspostar. I tillegg, er det som nemnt gjort framlegg om å setje av kr til disposisjonsfond. Bruk av + og i tabellane Negative tal er inntekt / redusert utgift. Positive tal er utgift / redusert inntekt. 3

15 SEKOM-sekretariat Økonomirapport pr september 2015 Konto Konto - tekst Beløp Prognose Budsjett Differanse Bud-endring Fast løn Telefongodtgjerdsle (sjå også motpost) Godtgjersle folkevalde Pensjonsinnskot - KLP Gruppeliv- og ulukkesforsikring Arbeidsgjevaravgift Kontormateriell Kopieringsmateriell Faglitteratur Matvarer Utgifter, ikkje oppgåvepliktige (løn) Velferdstiltak tilsette Bankgebyr Telefon Porto og frankering Motpost fordel Elkomm (sjå tlf-godtgj.) Opplæring, kurs/seminar Utgift./godtgjersle reiser, diett, bil mm oppg.pl Refusjon av utlegg til skyss/transport Yrkesskadeforsikring Leige av lokale og grunn Leige av lokale og grunn Avgifter, gebyr, lisensar o.l Kontingentar Kjøp og finansiell leasing av driftsmidlar Inventar og utstyr Serviceavtaler, reparasjonar, vaktmeistertenester Kjøp av tenester frå kommunar Kjøp av tenester frå kommunar Kjøp av tenester frå andre (private) Meirverdiavgift som gjev rett til momskomp Meirverdiavgift som gjev rett til momskomp Reserverte løyvingar/avsetningar Forseinkingsrenter Utlån (eigenkapitalinnskot KLP) Ny Avsetjing til fond Kompensasjon mva Driftsrekneskapen Kompensasjon mva Driftsrekneskapen Refusjon frå andre (private) m/opdg Overføringar frå kommunar Renteinntekter Sekom

16 SEKOM-sekretariat Saksgang Møtedato Saksnr Styret for SEKOM-sekretariat /15 Sakshandsamar: Arnar Helgheim Arkiv: FE-151 Arkivsaknr.: 15/368 Budsjett SEKOM-sekretariat Vedlegg: Dok.dato Tittel Dok.ID Framlegg til budsjett Tilråding frå dagleg leiar: Framlegget til budsjett 2016 for SEKOM-sekretariat vert vedteke.... Saksutgreiing: Generelt Råma er auka med same prosentsats som deflator på 2,7%. Dvs den vekta utgiftsauken som regjeringa reknar med at det blir for kommunane frå 2015 til Lønsvekst utgjer 2/3 av deflator og er anslått til 3,3%. Fast løn SEKOM-sekretariat har 2 tilsette. I lønsbudsjettet er det brukt dagens lønsnivå med tillegg av lønsvekst etter sats på 3,3% (frå Kommuneproposisjonen). Pensjon Pensjonsutgiftene vert ikkje nøyaktig klare før i slutten av året. Berekninga i framlegget er ut frå dei ferskaste prognosene frå KLP (1.9.15). Forenkla inndeling av pensjonskostnaden: 1. Arbeidsgjevar sin del av pensjon inkl tidlegpensjon og AFP på ca 11% o Av pensjonsgrunnlaget (løna til dei tilsette) 2. Reguleringsprenie og rentegarantipremie på ca 4,1% o Av premiereserve (Pr ca 4,1 mill.) o Omrekna er dette kring 13,5% av pensjonsgrunnlaget

17 Budsjettert pensjonskostnad er kr i framlegget. Arbeidsgjevaravgift Førde kommune ligg i sone 1a med sats på 14,1%. Budsjettframlegget er på kr Driftspostar Her er det gjort ein del mindre justeringar frå inneverande budsjett. Kommunetilskot Tilskotet er auka i takt med deflator på 2,7%. Berekning av kommunetilskot er regulert i samarbeidsavtala som ligg til grunn for SEKOM-sekretariat: 25% fast del 25% etter tidsbruk 50% etter folketal I samband med budsjettet, har vi berekna kvar enkelt kommune sitt tilskot ut frå folketal og tidsforbruk for åra 2013 og Det blir ei avrekning av tilskotet når året er avslutta. Fordeling mellom kommunane Vert avrekna ved årsslutt Kommune R2014 B2015 B2016 Framlegg Askvoll Bremanger Eid Fjaler Flora Førde Gaular Gloppen Gulen Hornindal Hyllestad Jølster Naustdal Solund Stryn Sum (sjå konto 18500) ,

18 SEKOM-sekretariat Budsjett 2016 Framlegg frå dagleg leiar Konto Konto(T) R2014 B2015 B2016 Framlegg Fast løn Anna løn og trekkpliktig godtgjersle Telefongodtgjørelse Godtgjersle folkevalde Pensjonsinnskot - KLP Gruppeliv- og ulukkesforsikring Arbeidsgjevaravgift Kontormateriell Kopieringsmateriell Matvarer Utgifter, ikkje oppgåvepliktige (løn) Velferdstiltak tilsette Post, banktenester, telefon Bankgebyr Telefon Porto og frankering Motpost fordel Elkomm (10504) Opplæring, kurs/seminar Hotellpphald opplæring / kurs løn Utgift./godtgjersle reiser, diett, bil mm oppg.pl Transport og drift av eigne/leigde transportmiddel Refusjon av utlegg til skyss/transport Yrkesskadeforsikring Leige av lokale og grunn Avgifter, gebyr, lisensar o.l Kjøp og finansiell leasing av driftsmidlar Inventar og utstyr Serviceavtaler, reparasjonar, vaktmeistertenester Kjøp av tenester frå fylkeskommunar Kjøp av tenester frå kommunar Kjøp av tenester frå andre (private) Meirverdiavgift som gjev rett til momskomp Reserverte løyvingar/avsetningar Ny Avsetjing til bufferfond Renteutgifter, provisjonar og andre finansutgifter Utlån Kompensasjon mva Driftsrekneskapen Refusjon frå andre (private) m/opdg Refusjon frå andre (private) Overføringar frå kommunar Renteinntekter Utbytte og eigaruttak Sekom 0 0 0

19 SEKOM-sekretariat Saksgang Møtedato Saksnr Styret for SEKOM-sekretariat /15 Sakshandsamar: Arnar Helgheim Arkiv: FE-146, Komnr-0000 Arkivsaknr.: 15/160 Arbeidsplan 2015 og informasjon og drøfting Vedlegg: Dok.dato Tittel Dok.ID Arbeidsplan 2015 og 2016 for SEKOM-sekretariat 1716 Tilråding frå dagleg leiar: Gjennomgangen av arbeidsplanen vert teken til orientering.... Saksutgreiing: Arbeidsplanen vart vedteken av styret den 25. mars. Saman med budsjettet, legg denne planen dei viktigaste føringane for arbeid og prioritering i SEKOM-sekretariat. Arbeidsutvalet drøfta planen i sitt møte den 18. juni, og fekk samstundes informasjon om framdrifta. Vi legg no planen fram med oppdatert informasjon om framdrift. Status og kommentarar er lagt inn som fortløpande underpunkt der dei er aktuelle: Oppgåver som er særskilt prioriterte i 2015 og Oppstart etter kommunevalet Mål: Dei nye kontrollutvala skal vere operative raskast mogeleg. Kontrollutvalsmedlemane skal oppleve vervet som nyttig og interessant. Tiltak: Sende ut informasjon om val av kontrollutval ved konstitueringa til alle eigarkommunane ca 1. september. o Vi sende brev til alle eigarkommunane ved ordførar og rådmann den Her informerte vi om:

20 Val av kontrollutval Opplæring Nettbrett Ordføraren sin møterett Presentasjon av SEKOM-sekretariat Informasjon frå FKT (Forum for kontroll og tilsyn) og NKRF (Norges kommunerevisorforbund) var lagt ved Oppstartmøte for alle utvala innan utgangen av Fokus på å «bli kjent». Enkel presentasjon av SEKOM-sekretariat og revisjonsselskapet i tillegg til ei første innføring i kontrollutvalet sine oppgåver. o Møta er tidfesta og vert gjennomført med eventuelle tilpassingar når kommunestyra har hatt sine oppstartmøte med konstituering. Alle kontrollutvala deltek på fylkesomfattande opplæring tidleg i o Fylkesomfattande opplæring vert på Skei hotell den og er i regi av Sogn og Fjordane kommunerevisorforening. SEKOM sine tilsette bidreg på deler av programmet. o Vi kjem til å marknadsføre deltaking på opplæringa når vi har oppstartmøte i kvart utval. Lage opplegg for vidare opplæring og utvikling av kontrollutvala til neste årsplan. Dette kan t.d. vere fellessamling for nokre eller alle kontrollutvala i vårt område. o SEKOM-sekretariat har skrive til kommunane med ønskje om At kontrollutvalsmedlemane får delta på folkevaldopplæring i den enkelte kommune. (Tillegg til spesifikke opplegg) At medlemane får nettbrett og opplæring i dette samstundes som andre folkevalde i den enkelte kommune. o Opplæring av nye kontrollutval var blant emna på samling med sekretariata i Sogn og Fjordane og Møre og Romsdal den og o Kommunal- og moderniseringsdepartementet har meldt frå om at Kontrollutvalsboka vert oppdatert og kjem i november. Denne er ein god reiskap både for medlemane i kontrollutvalet og for sekretariatet. SEKOM-sekretariat ønskjer å få høve til å presentere selskapet og kontrollutvalsfunksjonen for kvart kommunestyre. Seinast før sommaren Vi kontaktar nyvalde ordførarar om dette etter konstitueringa hausten o Vi har byrja førebuing både av presentasjon og opplæringsopplegget for nye utval. Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Mål: Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll skal bidra til kvalitetsutvikling i kommunane. Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll skal vere handsama av kontrollutvala seinast oktober Minst 1 forvaltningsrevisjon eller selskapskontroll kvart år i valperioden. Tiltak: Samarbeid med dei to revisjonsselskapa allereie frå vinteren 2015 om overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. o Felles mal for overordna analyse i samarbeid med KRYSS Revisjon, Kommunerevisjonen i Nordfjord og Vest Kontroll (sekretariat). 2

21 o Lik spørjeundersøking i samarbeid med dei same som førre punkt. Undersøkinga er gjennomført av revisjonsselskapa. Bidra til at dei prioriterte revisjons- og kontrollprosjekta er relevante og i tråd med vurdering av risiko og vesentlegheit. o Blir spesielt viktig i prosessen frå overordna analyse til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Er drøfta med revisjonsselskapa. o Vi ser føre oss ein prosess der overordna analyse blir lagt fram i kontrollutvala på møte der også ordførar, rådmann og revisor deltek. Siktemål å peike på ein del aktuelle prosjekt som sekretariat og revisjon lagar kort utgreiing om. Deretter, vel kontrollutvalet ut prioriterte prosjekt. Utnytte både sekretariatet og revisjonsselskapa sine ressursar på ein effektiv måte gjennom samarbeid på tvers av kommunane. o I prosess med overordna analyse og planane for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, vil sekretariat og revisor samordne der det er mogeleg. o Vi ser at det vil vere ei utfordring at vi på den eine sida ønskjer ein del like prosjekt, samstundes som kvart kontrollutval må stå fritt i sine val. o Sidan kommunane har same arbeids- og ansvarsområde, reknar vi likevel med at ein del fellesprosjekt kjem til å vere aktuelle. Greie ut og tilrå tydelege og godt avgrensa tingingar til revisjonsselskapa. Særleg unngå for mange vide og uklare prosjekt med lang leveringstid. o I drøftingane med revisjonsselskapa, ser vi føre oss at planane inneheld eit avsnitt om problemstillingar. Dette blir i tilfelle noko meir omtale enn noverande planar. o Sekretariatet drøftar dei konkrete bestillingane før saka vert fremja i kontrollutvalet. Følgje opp og drøfte framdrift, problemstillingar, ressursbruk med meir med revisjonsselskapa. Bidra til praktiske avklaringar og forventningsavklaring mellom revisjonsselskap og kontrollutval. o Dette punktet heng mykje saman med førre punkt. Vi har løpande dialog med revisjonsselskapa både før bestilling og gjennom prosjekta. Informasjonsarbeid Mål: Alle dokument som kan vere offentlege skal vere både offentlege og tilgjengelege. Kontrollutvalet sine dokument skal vere minst like lett tilgjengelege for omverda som dokument i eigarkommunane. Tiltak: Vidareutvikle bruken av Acos sine løysingar: Infolink (nettsida) og WebSak (sak/arkivsystem). o WebSak vert brukt til alt post, sak og arkivarbeid. Nyheitssak på kommunane sine nettsider med innkalling og sakliste til kontrollutvalsmøta. SEKOM avklarar dette med kvar kommune. o Dette vert gjort i nokre av kommunane o Omlegging av kommunane sine nettsider, har gjort at dette er litt annleis enn tidlegare. Kontrollutvalet som eit synleg, fast menypunkt på kommunane sine nettsider. 3

22 SEKOM avklarar dette med kvar kommune. Søkbar postjournal på nettsida med inn- og utgåande dokument tilgjengelege for direkte nedlasting. o Vi har tinga Infolink som publiserer postliste og møtedokument. o Installasjon vart gjort tidleg i september. Postjournal og møtedokument er tilgjengeleg med dokument som er ferdigstilte etter o Vi legg framleis ut samla pdf-dokument for saklister og møtebøker. Samarbeide med kommunane i Sunnfjord og Ytre Sogn om å oppgradere Infolink. Inkludert i dette er ein (for SEKOM) ny modul «Innsyn» med søke- og publiseringsfunksjon på linje med kommunane (Sjå økonomi). o SEKOM får vere med på felles opplæring knytt til WebSak og Innsyn. Førespurnadar om innsyn og dokumentasjon som gjeld kontrollutvalet svarast på seinast dagen etter dei er komne inn. o SEKOM-sekretariat har ikkje hatt førespurnadar om innsyn i 2015 o Møtedokumenta ligg tilgjengeleg på nettsida slik at ein ikkje treng å be om innsyn i desse o Med postjournal på nett på plass frå 1. september, ligg dokumenta tilgjengelege for alle som ønskjer innsyn. 4

23 SEKOM-sekretariat SEKOM-sekretariat Arbeidsplan 2015 og 2016 Styret si handsaming Dato: Saksnummer: 004/15: Samrøystes vedteken. Referanse: 15/398

24 Vår referanse: 15/398 Organisering SEKOM-sekretariat er ei interkommunal verksemd etter kommunelova 27. Det er 15 deltakarkommunar og kvar av kommunane har ein styrerepresentant. I møte den , gjorde styret følgjande vedtak: «Styret slår fast at SEKOM-sekretariat i praksis er etablert som eige rettssubjekt med eigen rekneskap, som vert ført i samsvar med forskrift om årsrekneskap og årsberetning for kommunar og fylkeskommunar». Verksemda har 2 tilsette i heile stillingar: Dagleg leiar Arnar Helgheim Rådgjevar Audhild Ragni Vie Alme Bakgrunnsinformasjon Sekretariatet sitt føremål / oppgåve (vedtektene 3): Sekretariatsamarbeidet har som føremål/oppgåve å syte for at kontrollutvala i deltakarkommunane får naudsynt bistand til å få utført kontrollutvalsoppgåver slik det kjem til uttrykk i kommunelova kap og forskrift om kontrollutval for kommunar og fylkeskommunar av Eigarkommunane har gjennom samarbeidsavtale, bestemt slik fordeling av driftstilskot til SEKOM-sekretariat: Fast del 25% Etter tidsbruk 25% Etter folketal 50% Dei tilsette fører timelister fordelt på kommunane og felles/administrasjon. Reiseutgifter til og frå kontrollutvalsmøte vert ført på fellesutgifter. Denne registreringa er utgangspunkt for etterjustering av tilskot frå kvar av eigarkommunane. Vedtektene gir styret rett til mellom anna: Vedtak av budsjett Fastsetjing og godkjenning av årsrekneskap Fordeling av kostnadane på kommunane etter vedteken fordelingsnøkkel Vedtekter og samarbeidsavtale ligg på nettsidene Styrande organ Styret har 15 medlemar. Ein frå kvar av eigarkommunane. 5 av styremedlemane er valde til å utgjere arbeidsutval. Terje Engvik (Førde) er styreleiar og Siv L Rotevatn (Eid) er nestleiar. Vi legg opp til to styremøte og eitt møte i arbeidsutvalet pr år: Styremøte i samband med rekneskap, årsmelding med meir ca mars månad Styremøte i samband med budsjett for neste år ca oktober månad 2

25 Vår referanse: 15/398 Arbeidsutvalsmøte om løns- og arbeidsvilkår og evt andre tilhøve ca juni månad Ytterlegare møte ved behov etter avtale med styreleiar. Løpande arbeidsoppgåver Oppsummering av løpande oppgåver som ligg til SEKOM-sekretariat: Førebu saker til handsaming i kontrollutvala. Utgreie relevante tilhøve slik at utvalet har eit best mogeleg grunnlag for si handsaming. Praktisk gjennomføring av kontrollutvalsmøta Post, sak og arkivfunksjon for kontrollutvala. Ha kontakt og samarbeid med kommunane sine revisorar. Drøfte og samarbeide med revisor om spesielle moment som revisor gjer merksam på ved gjennomgang av årsrekneskapen. Særleg atterhald og presiseringar i revisjonsmeldinga. Ha kontakt med administrasjonen i kommunane om aktuelle saker og informasjon til kontrollutvala. Fagleg oppdatering og utvikling. Dei tilsette deltek på aktuelle kurs og konferansar innan fagområdet. SEKOM-sekretariat er aktiv deltakar i sekretariatsforum for Sogn og Fjordane og Møre og Romsdal. Sjå også tabellen «Kontrollutvala aktuelle saker» som ligg til slutt i arbeidsplanen. I utgangspunktet legg vi opp til same møtefrekvens i kontrollutvala som det har vore dei seinaste åra: Kommunar Møte pr år Flora og Førde 8 Bremanger, Eid, Gloppen og Stryn 5 Askvoll, Fjaler, Gaular, Gulen, Hornindal, Hyllestad, 4 Jølster, Naustdal og Solund Det vert sett opp ekstra møte ved behov, etter avtale med kvart utval / utvalsleiar. Samla møteplan vert oppdatert jamleg og er publisert på SEKOM-sekretariat si nettside. Prioriterte arbeidsoppgåver Oppgåver som er særskilt prioriterte i 2015 og Oppstart etter kommunevalet Mål: Dei nye kontrollutvala skal vere operative raskast mogeleg. Kontrollutvalsmedlemane skal oppleve vervet som nyttig og interessant. Tiltak: Sende ut informasjon om val av kontrollutval ved konstitueringa til alle eigarkommunane ca 1. september. 3

26 Vår referanse: 15/398 Oppstartmøte for alle utvala innan utgangen av Fokus på å «bli kjent». Enkel presentasjon av SEKOM-sekretariat og revisjonsselskapet i tillegg til ei første innføring i kontrollutvalet sine oppgåver. Alle kontrollutvala deltek på fylkesomfattande opplæring tidleg i Lage opplegg for vidare opplæring og utvikling av kontrollutvala til neste årsplan. Dette kan t.d. vere fellessamling for nokre eller alle kontrollutvala i vårt område. SEKOM-sekretariat ønskjer å få høve til å presentere selskapet og kontrollutvalsfunksjonen for kvart kommunestyre. Seinast før sommaren Vi kontaktar nyvalde ordførarar om dette etter konstitueringa hausten Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Mål: Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll skal bidra til kvalitetsutvikling i kommunane. Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll skal vere handsama av kontrollutvala sinast oktober Minst 1 forvaltningsrevisjon eller selskapskontroll kvart år i valperioden. Tiltak: Samarbeid med dei to revisjonsselskapa allereie frå vinteren 2015 om overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Bidra til at dei prioriterte revisjons- og kontrollprosjekta er relevante og i tråd med vurdering av risiko og vesentlegheit. Utnytte både sekretariatet og revisjonsselskapa sine ressursar på ein effektiv måte gjennom samarbeid på tvers av kommunane. Greie ut og tilrå tydelege og godt avgrensa tingingar til revisjonsselskapa. Særleg unngå for mange vide og uklare prosjekt med lang leveringstid. Følgje opp og drøfte framdrift, problemstillingar, ressursbruk med meir med revisjonsselskapa. Bidra til praktiske avklaringar og forventningsavklaring mellom revisjonsselskap og kontrollutval. Informasjonsarbeid Mål: Alle dokument som kan vere offentlege skal vere både offentlege og tilgjengelege. Kontrollutvalet sine dokument skal vere minst like lett tilgjengelege for omverda som dokument i eigarkommunane. Tiltak: Vidareutvikle bruken av Acos sine løysingar: Infolink (nettsida) og WebSak (sak/arkivsystem). Nyheitssak på kommunane sine nettsider med innkalling og sakliste til kontrollutvalsmøta. SEKOM avklarar dette med kvar kommune. Kontrollutvalet som eit synleg, fast menypunkt på kommunane sine nettsider. SEKOM avklarar dette med kvar kommune. Søkbar postjournal på nettsida med inn- og utgåande dokument tilgjengelege for direkte nedlasting. 4

27 Vår referanse: 15/398 Samarbeide med kommunane i Sunnfjord og Ytre Sogn om å oppgradere Infolink. Inkludert i dette er ein (for SEKOM) ny modul «Innsyn» med søke- og publiseringsfuksjon på linje med kommunane (Sjå økonomi). Førespurnadar om innsyn og dokumentasjon som gjeld kontrollutvalet svarast på seinast dagen etter dei er komne inn. Økonomi Styret vedtok budsjett den 1. oktober Rekneskap for 2014 vert lagt fram i same møte som denne årsplanen. I budsjettet er det kr som er sett av til reserverte løyvingar i tillegg til ordinære løns- og driftspostar. Innanfor det vedtekne budsjettet, vert tilleggsmodulen «Innsyn» for vidareutvikling av nettsida prioritert. Etter tilbod frå Acos, har denne eingongskostnad på ca kr i Årleg lisens er på kr Tabell med utdrag frå rekneskap og budsjett dei seinaste åra. Både i 2013 og 2014, var det periode med vakanse i stillingane som påverkar sum lønsutgifter desse åra. R2013 B2014 R2014 (ca) B2015 Lønsutgifter Andre utgifter Brutto utgifter Inntekter Netto (=overføring frå eigarkommunane)

28 Vår referanse: 15/398 Kontrollutvala aktuelle saker Sak Heimel Merknad KU si rolle J F M A M J J A S O N D Møteplan Revisor si uavhengigheit Årsmelding kontrollutval Budsjett kontroll og tilsyn Rekneskapssaker Årsrekneskap Rekneskap KF, fond, m.m. Rekneskapsrevisjon - info om revisjonsplan Rekneskapsrevisjon - gjennomgang Prosjektrekneskap Overordan analyse Plan forvaltningsrevisjon Val av prosjekt forvaltningsrevisjon Rapport forvaltningsrevisjon Plan selskapskontroll Val av prosjekt selskapskontroll Rapport selskapskontroll Andre revisjonsrapportar Kml 77,8 og 9, Forsk k.- utval 19 Kml 79, F.skr. rev. Kap. Kopi til kommunen som 6. informasjon Kml 77,6 F.skr.k-utval 18 Kml 77,4, F.skr. k-utval kap. 4, F.skr. rev kap. 2 Kml 77,4, F.skr. k-utval kap. 4, F.skr. rev kap. 2 Kontr.utv.handboka side 128 Kontr.utv.handboka side 128 Kml 77,4, F.skr. k-utval Sjå kvar kommune sine kap. 4, F.skr. rev kap. 2 økonomireglar Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Skriv og meldingssaker Skatterekneskapen Årsrapport SEKOM Årsrapport revisjonsselskap Oppfølgjingsliste Tilsynsrapportar Fylkesmannen F.skr. k-utval 10. Min. 1 gong i perioden F.skr. k-utval 10 Min. 1 gong i perioden Kml. 77,4, F. skr. k- utval kap. 5, F.skr. rev. Kml. 77,4, F. skr. k- utval kap. 5, F.skr. rev. F.skr. k-utval 13 Min. 1 gong i perioden Kml. 77,5 og 80, F. skr. k-utval kap. 6 Kml. 77,5 og 80, F. skr. k-utval kap. 6 Andre saker som kan vere aktuelle KU kan ta opp andre saker Generalforsaml. / repr. skapsmøte komm. Oppfølging revisjonsmerknader Orienteringar frå revisor Orienteringar frå rådmann eller andre i Opplæring / fagleg påfyll kontrollutval Kml. 80. Forskr. Rev. 4, F.skr. k- utval 8 Grunnlag for planar: Forv.rev og selsk.kontr. Delegert i plan for forvaltningsrevisjon Delegert i plan for selskapskontroll Oppdatert for kvart møte Til informasjon og evt. Oppfølging Utvalet kan etterspørre Utvalet kan etterspørre Utvalet kan etterspørre Vedtak Vedtak Tilråding Tilråding Uttale Uttale Info/drøfting Info/drøfting Uttale Tilråding Vedtak Tilråding Tilråding Vedtak Tilråding Tilråding Månad 6