Styret for SEKOM-sekretariat SEKOM-sekretariat

Transkript

1 Styret for SEKOM-sekretariat SEKOM-sekretariat Innkalling Utval: Styret for SEKOM-sekretariat Møtestad: Førde rådhus, møterom Anga i 4. etasje Dato: Tid: Kl. 11:00 Lunsj: Ca kl 12:00 Innkalling: Faste styremedlemar. Dersom du ikkje kan møte: Meld frå på e-post: o Arnar Helgheim: ah@sekom.no (mobil: ) Sakliste Sak nr. Sakstittel 11/16 Godkjenning av innkalling og sakliste 12/16 Skriv og meldingar 13/16 Økonomirapport pr september /16 Reglement for styre- og møtegodtgjersle frå og med /16 Budsjett SEKOM-sekretariat 16/16 Arbeidsplan 2016 og informasjon og drøfting i styremøte Med helsing Terje Engvik Leiar

2 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 11/16 Styret for SEKOM-sekretariat Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Godkjenning av innkalling og sakliste Innkalling og sakliste vert godkjent.

3 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 12/16 Styret for SEKOM-sekretariat Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Skriv og meldingar 32T Saksnummer Tittel Liste over innkalla styremedlemar med vara til møte Arbeidsutvalet i SEKOM-sekretariat - underskriven møtebok frå Høyringsuttale NOU (Frå Sekretariatforum i Møre og Romsdal og Sogn og Fjordane) Notat om organisering av kommunerevisjonen i Sogn og Fjordane Skriv og meldingar vert tekne til orientering.

4 SEKOM-sekretariat Notat Dato: Vår referanse: 16/1355 Arkiv: Liste over innkalla styremedlemar med vara til møte Kommune Fast medlem Forfall? Personleg varamedlem Askvoll Jorunn Blom Aalen Oddbjørn Aalen Bremanger Bjørg Kleiven Stig Bakke Eid Vigdis Heimdal Oddvin Hansen Reksnes Fjaler Magne Norddal Anny Mari Holm Solheim Flora Terje Kjerpeset Oscar Bergheim Førde Terje Engvik Frode Gjerde Gaular Joar Aarnes Kjerstin Haugsbø Gloppen Per Rune Veride Ragnar Eimhjellen Gulen Arnhild Kjellevold Aslak Nyhammer Hornindal Tom Øyvind Solheim Ralf Bjarne Taraldset Hyllestad Randi Gåsdal Ingunn Sognnes Jølster Inger Jorun Årseth Arne Lesto Naustdal Ole Erik Thingnes Johnny Gustavsen Solund Arne Leif Osland Edel F Bontveit Stryn Rune Myklebust Aud Jorunn Hool Egge Innkalla Forfall Med helsing Arnar Helgheim Dagleg leiar Tlf / ah@sekom.no Kontrollutvalssekretariat for 15 kommunar i Nordfjord, Sunnfjord og Ytre Sogn: Askvoll, Bremanger, Eid, Fjaler, Flora, Førde, Gaular, Gloppen, Gulen, Hornindal, Hyllestad, Jølster, Naustdal, Solund og Stryn Postadresse: Hafstadvegen 42, 6800 Førde Besøksadresse: Førde rådhus, 3. etasje Org.nr: Bankkonto:

5

6

7

8

9 Sekretærforum for kontrollutvalssekretariata i Møre og Romsdal og Sogn og Fjordane Høyring om NOU Ny kommunelov Tilhøvet mellom kontrollutval, revisjon og kontrollutvalssekretariat Innleiingsvis vil vi gje uttrykk for at det er svært uheldig å svekke kontrollutvala sin funksjon ved å redusere sekretariatet sitt ansvar for å påsjå at sakene i utvalet er forsvarleg utgreidd. At slike oppgåver ligg til sekretariatet er heilt avgjerande for bestiller-utfører modellen i kontroll- og tilsynsordninga vi har i dag. Sekretariatet for kontrollutvalet har tre hovudoppgåver. Dei tre oppgåvene er utgreier, sakshandsamar og administrator. Ved å gå inn for at sekretariatet ikkje kan gjere vurderingar opp mot lover og regler avgrensar utvalet sekretariatet si rolle til berre å vere administrator. Dette vil svekke det kommunale sjølvstyret innanfor kontroll og tilsyn alvorleg. Vi vil særskilt gjere det tydelig overfor departementet at vi ikkje støtter formuleringa i kap : "Etter utvalgets mening har sekretariatet ikke anledning til å innhente informasjon og vurdere denne opp mot et regelverk, vedtak e.l. Dette vil etter utvalgets forslag være å utføre revisjon, og dermed en oppgave for revisor." Dette er ei formulering som definerer revisjon så vidt at omgrepet blir meiningslaust. Kontrollutvalet må ha mogelegheit til sjølv å vurdere korleis oppgåver som ikkje fell inn under ein meir presis definisjon av revisjon, skal utførast og kven som skal utføre desse oppgåvene. Revisjon er definert gjennom nasjonale og internasjonale standardar. Det er ikkje naturleg å utvide revisjonsomgrepet i kommunelova. Eigarskapskontroll er eit typisk eksempel på ei oppgåve som ikkje er ei revisjonsoppgåve. Dette er, og børe vere, ei oppgåve som kontrollutvalet kan be sekretariatet eller andre kompetente organ om å utføre. Lovutvalet sitt syn vil også svekke kontrollutvalet sitt ansvar for å påsjå at kommunen har ein forsvarleg revisjon. I dette arbeidet har sekretariata i dag ei viktig rolle. Det er avgjerande at kontrollutvalssekretariatet vert oppretthalde som eit organ med kompetanse til å utføre oppgåvene som både utgreier, sakshandsamar og administrator. Det bør vere krav i lov eller forskrift om minst ein tilsett med tre års høgare utdanning i eit kontrollutvalssekretariat. Denne uttalen er utarbeidd av eit sekretærforum som består av sekretariata for alle kommunane i Møre og Romsdal, 17 av kommunane i Sogn og Fjordane i tillegg til sekretariata for Møre og Romsdal fylkeskommune og Sogn og Fjordane fylkeskommune. Leikanger Med venleg helsing Einar Ulla Leiar i sekretærforumet

10

11

12

13 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 13/16 Styret for SEKOM-sekretariat Arkiv FE Sakshandsamar Arnar Helgheim Økonomirapport pr september 2016 Tilråding frå dagleg leiar: Økonomirapporten vert teken til orientering. Saksutgreiing: Vi viser til rekneskapsprognosen som er lagt ved. Den viser ca kr i mindreforbruk. Nokre kommentarar til spesielle tilhøve og avvik: Løn og pensjon Det ser ut til å bli små avvik på sjølve lønspostane. Både pensjon (KLP) og arbeidsgjevaravgift blir venteleg godt under budsjettet. Pensjonsutgiftene varierer frå år til år, og prognosen bygger på tal frå KLP pr september i år. Når det gjeld arbeidsgjevaravgift, så er det budsjettert med 14,1%. I den sona vi ligg (1a), er dette «hovudsatsen». Men ei presisering gjer at det i praksis er 10,6% for selskap med få tilsette. Lønsutgiftene utgjer ca 80% av budsjettråma. Driftspostar Reiseutgifter og opplæring vert noko høgare enn budsjettert. Dette heng saman med oppstart etter valet, og vil gå noko ned til Det har vore lite kjøp av eksterne tenester (post 13500). Vi reknar heller ikkje med mykje bruk resten av året. Det er likevel ein viktig post i budsjettet for å sikre sekretariatet sine tenester til dei 15 utvala og i drifta av sjølve selskapet. Avrekning Det endelege mindreforbruket vert avrekna med tilsvarande reduksjon i tilskotet frå eigarkommunane for Bruk av + og i tabellane Negative tal er inntekt / redusert utgift Positive tal er utgift / redusert inntekt

14

15 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 14/16 Styret for SEKOM-sekretariat Arkiv FE Sakshandsamar Arnar Helgheim Reglement for styre- og møtegodtgjersle frå og med 2017 Vedlegg i saka: Reglement for styre- og møtegodtgjersle (framlegg) Reglement for styre- og møtegodtgjersle, vedteke Reglement for styre- og møtegodtgjersle 5434 Tilråding frå dagleg leiar: Framlegg til reglement for styre- og møtegodtgjersle vert vedteke. Reglementet gjeld frå og med Saksutgreiing: Viser til drøfting på det konstituerande styremøte, med ønskje om å handsame reglement på styret sitt møte den 29 september. Saka vart også drøfta av arbeidsutvalet i deira møte den 16. juni. Vedtaket der var at «SEKOM-sekretariat førebur saka til styre». Kommunelova har reglar om dekking av tap og arbeidsgodtgjersle til folkevalde: Vedtektene for SEKOM-sekretariat heimlar at reglementet vert vedteke av styret: På denne bakgrunnen, har dagleg leiar gått gjennom noverande reglement og kjem med framlegg til nytt reglement med satsar. Eg meiner det er naturleg å vurdere reglementet som ei forlenging av gjeldande, men med ei tilpassing til eigarkommunane sine reglar for godtgjersle til folkevalde.

16 Godgjersle for folkevalde i ein del av eigarkommunane: Det ser ut til at dei fleste kommunane no relaterer satsane for godtgjersle til folkevalde mot Stortingsrepresentantar. Tilrådinga inneber slik endring i satsane: Framlegget inneber ein auke på ca 25% i møtegodtgjersla og ca 33% i udokumentert tapt arbeidsforteneste. Dei nye satsane vil i tilfelle vere betre i samsvar med det som er vanleg hjå eigarkommunane, men framleis relativt lågt samanlikna med desse. Satsen for dekning av dokumentert tap har vore lite nytta. Tilrådinga inneber ei nivåendring av satsen frå kr til kr Dagleg leiar vurderer det slik at denne satsen bør gi rom for full kompensasjon for eventuelle tap ved eit folkevald verv. Jf også satsane i dei eigarkommunane vi har henta ut informasjon frå.

17 SEKOM-sekretariat Notat Reglement for styre- og møtegodtgjersle (framlegg) Dato: Vår referanse: 16/1369 Arkiv: FE Reglementet er vedteke av styret med heimel i 9 i vedtektene for SEKOMsekretariat. 2. Reglementet gjeld for: a. Møte i styret og arbeidsutvalet b. Styremedlem eller varamedlem som deltek etter innkalling i møte, kurs eller liknande i regi av SEKOM-sekretariat. c. Styremedlem eller varamedlem som deltek på andre arrangement der det er av interesse at SEKOM-sekretariat er representert. Framlegg om å sende representantar til slike arrangement skal vere handsama av arbeidsutvalet eller styreleiar og dagleg leiar i fellesskap. 3. Godtgjersla til folkevalde i SEKOM-sekretariat vert fastsett som prosentdel av årleg godtgjersle for Stortingsrepresentantar og vert justert 1. januar kvart år i tråd med endringar i denne godtgjersla. 4. Møtegodtgjersle og tapt arbeidsforteneste vert dekka etter følgjande satsar: Verv I % av Stortingsrepresentant Kroner (pr september 2016) Hyppigheit Styreleiar 2,30 % Fast årleg Medlemar og 0,070 % 640 Kvart møte varamedlemar Tapt inntekt, Inntil kr Kvart møte udokumentert Tapt inntekt, dokumentert Inntil kr Kvart møte 5. Reiseutgifter vert dekka etter statens reiseregulativ. Arnar Helgheim Dagleg leiar Kontrollutvalssekretariat for 15 kommunar i Nordfjord, Sunnfjord og Ytre Sogn: Askvoll, Bremanger, Eid, Fjaler, Flora, Førde, Gaular, Gloppen, Gulen, Hornindal, Hyllestad, Jølster, Naustdal, Solund og Stryn Postadresse: Hafstadvegen 42, 6800 Førde Besøksadresse: Førde rådhus, 3. etasje Org.nr: Bankkonto:

18

19

20

21 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 06/16 Arbeidsutvalet i SEKOM Arkiv FE Sakshandsamar Arnar Helgheim Reglement for styre- og møtegodtgjersle Vedlegg i saka: Reglement for styre- og møtegodtgjersle, vedteke Tilråding frå dagleg leiar Saka vert lagt fram til drøfting Arbeidsutvalet i SEKOM Handsaming: Køyregodtgjersle etter staten sitt reiseregulativ. SEKOM-sekretariat ser på satsane for tapt arbeidsinntekt. Framlegg til vedtak: SEKOM-sekretariat førebur saka til styret Framlegget vart samrøystes vedteke. AUT-06/16 Vedtak i: SEKOM-sekretariat førebur saka til styret Saksutgreiing: Viser til drøfting på det konstituerande styremøte, med ønskje om å handsame reglement på styret sitt møte den 29 september. Vi legg ved det noverande reglement som grunnlag for førebuande drøfting i arbeidsutvalet.

22 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 15/16 Styret for SEKOM-sekretariat Arkiv FE Sakshandsamar Arnar Helgheim Budsjett SEKOM-sekretariat Tilråding frå dagleg leiar: Framlegget til budsjett 2017 for SEKOM-sekretariat vert vedteke. Saksutgreiing: Etter vedtektene for SEKOM-sekretariat, har styret i oppgåve å vedta budsjett, slik at dette kan sendast detakarkommunane innan 1. november. Klipp frå vedtektene, 6 Styret sine oppgåver: Generelt om budsjettframlegget I dagleg leiar sitt framlegg til budsjett for 2017, er råma auka med 2,5%. Dette er same prosentsats som berekna utgiftsvekst (deflator) for kommunane. Samla er framlegget på det same reelle nivået som for 2016, og som har vore tilfelle dei seinaste åra. Fast løn SEKOM-sekretariat har 2 tilsette. I lønsbudsjettet er det brukt dagens lønsnivå med tillegg av lønsvekst på 2,5% pr Arbeidsutvalet gjennomfører lønsfastsetjing på sitt møte i juni kvart år, etter at lønsvekst i KS-oppgjeret er kjent. Godtgjersle til folkevalde Framlegget bygger på dei satsane som dagleg leiar foreslår i eiga sak om godtgjersle til styre og arbeidsutval. Pensjon Berekninga i framlegget er ut frå dei ferskaste prognosene vi har fått frå KLP. Forenkla inndeling av

23 pensjonskostnaden: 1. Arbeidsgjevar sin del av pensjon inkl tidlegpensjon og AFP på ca 11% Av pensjonsgrunnlaget (løna til dei tilsette) 2. Reguleringspremie og rentegarantipremie på ca 4% Av premiereserve Arbeidsgjevaravgift Førde ligg i sone 1a med sats 14,1 (10,6%). For SEKOM-sekretariat blir det i praksis 10,6%, jf klipp frå Skattetaten sine nettsider: * I sone 1a skal det betales arbeidsgiveravgift med en sats på 10,6 pst. inntil differansen mellom det foretaket faktisk betaler i arbeidsgiveravgift, og det foretaket ville ha betalt i arbeidsgiveravgift med en sats på 14,1 pst, er lik fribeløpet. I 2016 er fribeløpet kroner per foretak. Driftstutgifter Framlegg til budsjett på driftspostane ( ) bygger på tidlegare budsjett og erfaringstal frå rekneskapane. Nokre presiseringar: Samanlikna med rekneskapen for 2015, er postane og vesentleg lågare i budsjettframlegget. Dette heng saman med at vi i 2015 hadde ekstra kostnadar knytte til nytt sak- og arkivsystem (WebSak). I budsjettet for 2016, er det kr på konto som gjeld SEKOM sin del av forvaltning, drift og vedlikehald (FDV) på rådhuset, jf leigeavtale. Dette er med i posten saman med kjøp av rekneskapstenester (Førde) og revisjon (Stryn). Post (kjøp frå andre) gir oss rom til å kjøpe inn eksterne ressursar dersom det vert behov for dette. Dagleg leiar meiner dette er ein viktig post som gir handlingsrom for å løyse spesielt utfordrande saker. Dipsosisjonsfond I framlegget er det budsjettert med avsetjing av kr til disposisjonsfond. Det vart sett av kr i 2015 og budsjettert med kr for Etter 2017, vil fondet i tilfelle vere på kr Det er ikkje eit mål at fondet skal vere «størst mogeleg», men det er nyttig for selskapet å ha noko midlar på eit slikt fond. Kommunetilskot Tilskotet er auka i takt med deflator på 2,5%. Berekning av kommunetilskot er regulert i samarbeidsavtala som ligg til grunn for SEKOM-sekretariat: 25% fast del 25% etter tidsbruk 50% etter folketal I samband med budsjettet, har vi berekna kvar enkelt kommune sitt tilskot ut frå folketal og tidsforbruk for åra 2015 og Dette blir avrekna ved årsslutt.

24 Rekneskapane viser at kommunetilskotet har utvikla seg slik frå 2008 til 2015:

25

26 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 16/16 Styret for SEKOM-sekretariat Arkiv FE Sakshandsamar Arnar Helgheim Arbeidsplan 2016 og informasjon og drøfting i styremøte Vedlegg i saka: Arbeidsplan for SEKOM-sekretariat Tilråding frå dagleg leiar: Gjennomgangen av arbeidsplanen vert teken til orientering. Saksutgreiing: Revidert arbeidsplan vart vedteken av styret den 17. mars. Saman med budsjettet, legg denne planen dei viktigaste føringane for arbeid og prioritering i SEKOM-sekretariat. Vi legg fram denne saka både som ei orientering om status og med tanke på gjennomgang av mål og tiltak. Prioriterte oppgåver frå arbeidsplanen: Status og kommentarar er lagt inn som fortløpande underpunkt der dei er aktuelle: Oppstart etter kommunevalet Mål: Dei nye kontrollutvala skal vere operative raskast mogeleg. Kontrollutvalsmedlemane skal oppleve vervet som nyttig og interessant. Kontrollutvalsmedlemane skal få den kunnskapen dei treng for å utføre vervet på ein god måte. Tiltak: Opplæring som del av kontrollutvalsmøta. Både sekretariat og revisor tilbyr dette etter avklaring med kvart utval. Det var svært god deltaking frå «våre» kontrollutval på felles opplæringsdag for fylket den 25. januar. Opplæringsdagen er i regi av Sogn og Fjordane kommunerevisorforening, med bidrag frå revisorar og oss i sekretariatet. Alle utvala hadde møte før jul Dette var møte utan vanlege saker, med fokus på at medlemane, sekretariat og revisjon blir kjent med kvarandre. Revisjon og

27 sekretariat informerte også som «oppvarming» til fylkesopplæringa. Ca halvparten av kontrollutvala har vore representert på ei av dei to landsdekkande kontrollutvalskonferansane. Arrangerte av Forum for kontroll og tilsyn (FKT) og Norges kommunerevisorforbund (NKRF). Alle kontrollutvala med unnatak av Stryn har no fått nettbrett som arbeidsverktøy. Sekretariatet fremjar innkjøp av nettbrett i samband med budsjettframlegget for Stryn kontrollutval. Tilby samlinga av fleire utval med fagleg innhald. Gjerne med ekstern bidragsytar i tillegg til sekretariat og revisor. Sekretariat (og gjerne revisor) bidrar om utvala ønskjer det til å presentere plan for forvaltningsrevisjon og kontrollutvalet sitt arbeidsområde og arbeidsmåte for kommunestyra. I førre arbeidsplan, var dette lagt opp til før sommaren Både framdrifta i utvala og den fyldige saklista på kommunestyra sine juni møte gjer at vi no tek sikte på første haustmøte i kvart kommunestyre. Det viste seg at det reint praksis ikkje let seg gjere for sekretariat (og revisor) å delta på desse møta. Leiarane i kontrollutvala har innleia i dei fleste kommune/bystyra. Sekretariatet har teke initiativ til at dette vart avklara i kvart utval. På oppstartmøtet hausten 2015, var eit av momenta frå sekretariatet at leiar bør delta og innleie når kommunestyret handsamar saker frå kontrollutvalet. (Sjå også informasjonsarbeid) Drøfte mogeleg auke i tal møte pr år med kontrollutvala. Gjeld først og fremst dei som pr no har 4 eller 5 møte pr år. Mange av utvala har lagt inn eit ekstra møte i vår for å drøfte overordna analyse. Det er ikkje avklara om auken blir vidareført til Få møte gir mindre rom til å ta opp og drøfte spørsmål som medlemane eller andre lurer på. Vi vurderer det slik at utvala har nok møte til å avvikle dei naudsynte sakene, men at det kan vere nyttig å ha rom for litt meir opne drøftingar. Fast orienteringssak om plan for rekneskapsrevisjon på haustmøte i utvala. Vi har hatt oppe sak med gjennomgang av kva saker og dokument som kontrollutvala kan vente seg. Her har vi lagt dette inn som eit fast punkt på første haustmøtet i kontrollutvalet. Vi har starta opp med dette på første eller andre møte etter sommaren Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Mål: Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll skal bidra til kvalitetsutvikling i kommunane. Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll skal vere handsama av kontrollutvala seinast oktober Minst 1 forvaltningsrevisjon eller selskapskontroll kvart år i valperioden. Tiltak: Samarbeide med dei to revisjonsselskapa både om utgreiing til planane for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll og tinging av enkeltprosjekt. Overordna analyse vart lagt fram frå revisor i februar og mars. Alle kontrollutvala har hatt minimum ei drøfting kring denne. Kommunestyresaker rett før eller rett etter sommaren. Ingen store avvik I framdrifta for nokon av kontrollutvala. Bidra til at dei prioriterte revisjons- og kontrollprosjekta er relevante og i tråd med vurdering av risiko og vesentlegheit. Utnytte både sekretariatet og revisjonsselskapa sine ressursar på ein effektiv måte gjennom samarbeid på tvers av kommunane. Greie ut og tilrå tydelege og godt avgrensa tingingar til revisjonsselskapa. Særleg unngå for mange vide og uklare prosjekt med lang leveringstid. I framlegget til planar, har sekretariatet teke med aktuelle problemstillingar for å

28 synleggjere retning for kvart prosjekt. Dette meiner vi gir eit godt utgangspunkt når vi skal lage framlegg til bestilling av prosjektet. Vi har også hatt god dialog med revisjonsselskapa om dette. Følgje opp og drøfte framdrift, problemstillingar, ressursbruk med meir med revisjonsselskapa. Bidra til praktiske avklaringar og forventningsavklaring mellom revisjonsselskap og kontrollutval. Informasjonsarbeid Mål: Alle dokument som kan vere offentlege skal vere både offentlege og tilgjengelege. Kontrollutvalet sine dokument skal vere minst like lett tilgjengelege for omverda som dokument i eigarkommunane. Kontrollutvalet som synleg utval der særleg kommunestyra og administrasjonen kjenner både utvalet og oppgåvene. Tiltak: Vidareutvikle bruken av Acos sine løysingar: Infolink (nettsida) og WebSak (sak/arkivsystem). Nyheitssak på kommunane sine nettsider med innkalling og sakliste til kontrollutvalsmøta. SEKOM avklarar dette med kvar kommune. Er ikkje på plass i alle kommunane. Kommunane har endra nettsidene sine med mindre fokus på «nyheiter». Kontrollutvalet som eit synleg, fast menypunkt på kommunane sine nettsider. SEKOM avklarar dette med kvar kommune. Kommunane har ulik design og plassering av andre folkevalde organ på nettsidene sine. Plassering av kontrollutvalet må passe inn i dette. Vi har diaolg med kommunane om kva som er hensiktsmessig plassering og synleggjering av kontrollutvalet. Søkbar postjournal på nettsida med inn- og utgåande dokument tilgjengelege for direkte nedlasting. Er på plass etter same mal som eigarkommunane. Bidra til godt samarbeid mellom utvalsleiar og ordførar / rådmann i kvar kommune. Mellom anna for å sikre at sakene vert lagt fram på ein god måte i kommunestyret, helst med innleiing frå kontrollutvalsleiar. Alle utvala har hatt ei sak om avklaringar med ordførar og rådmann. Sekretariatet la fram ein del aktuelle moment som vart drøfta. Vi meiner dette har vore ei nyttig runde både for utvalet og ordførar / rådmann.

29 SEKOM-sekretariat SEKOM-sekretariat Arbeidsplan 2016 og 2017 Vedteken av styret for SEKOM-sekretariat: Dato: Saksnummer: 09/16 Referanse: 16/507

30 Vår referanse: 16/507 Organisering SEKOM-sekretariat er ei interkommunal verksemd etter kommunelova 27. Det er 15 deltakarkommunar og kvar av kommunane har ein styrerepresentant. I møte den , gjorde styret følgjande vedtak: «Styret slår fast at SEKOM-sekretariat i praksis er etablert som eige rettssubjekt med eigen rekneskap, som vert ført i samsvar med forskrift om årsrekneskap og årsberetning for kommunar og fylkeskommunar». Verksemda har 2 tilsette i heile stillingar: Dagleg leiar Arnar Helgheim Rådgjevar Audhild Ragni Vie Alme Bakgrunnsinformasjon Sekretariatet sitt føremål / oppgåve (vedtektene 3): Sekretariatsamarbeidet har som føremål/oppgåve å syte for at kontrollutvala i deltakarkommunane får naudsynt bistand til å få utført kontrollutvalsoppgåver slik det kjem til uttrykk i kommunelova kap og forskrift om kontrollutval for kommunar og fylkeskommunar av Eigarkommunane har gjennom samarbeidsavtale, bestemt slik fordeling av driftstilskot til SEKOM-sekretariat: Fast del 25% Etter tidsbruk 25% Etter folketal 50% Dei tilsette fører timelister fordelt på kommunane og felles/administrasjon. Reiseutgifter til og frå kontrollutvalsmøte vert ført på fellesutgifter. Denne registreringa er utgangspunkt for etterjustering av tilskot frå kvar av eigarkommunane. Vedtektene gir styret rett til mellom anna: Vedtak av budsjett Fastsetjing og godkjenning av årsrekneskap Fordeling av kostnadane på kommunane etter vedteken fordelingsnøkkel Vedtekter og samarbeidsavtale ligg på nettsidene Styrande organ Styret har 15 medlemar. Ein frå kvar av eigarkommunane. 5 av styremedlemane er valde til å utgjere arbeidsutval. Terje Engvik (Førde) er styreleiar og Siv L Rotevatn (Eid) er nestleiar. Konstituering av styre for valperioden skjer i same møte som arbeidsplanen vert handsama. Vi legg opp til to styremøte og eitt møte i arbeidsutvalet pr år: 2

31 Vår referanse: 16/507 Styremøte i samband med rekneskap, årsmelding med meir ca mars månad Styremøte i samband med budsjett for neste år ca oktober månad Arbeidsutvalsmøte om løns- og arbeidsvilkår og drøfting av status for arbeidsplanen. Ytterlegare møte ved behov etter avtale med styreleiar. Løpande arbeidsoppgåver Oppsummering av løpande oppgåver som ligg til SEKOM-sekretariat: Førebu saker til handsaming i kontrollutvala. Utgreie relevante tilhøve slik at utvalet har eit best mogeleg grunnlag for si handsaming. Praktisk gjennomføring av kontrollutvalsmøta Post, sak og arkivfunksjon for kontrollutvala. Ha kontakt og samarbeid med kommunane sine revisorar. Drøfte og samarbeide med revisor om spesielle moment som revisor gjer merksam på ved gjennomgang av årsrekneskapen. Særleg atterhald og presiseringar i revisjonsmeldinga. Ha kontakt med administrasjonen i kommunane om aktuelle saker og informasjon til kontrollutvala. Fagleg oppdatering og utvikling. Dei tilsette deltek på aktuelle kurs og konferansar innan fagområdet. SEKOM-sekretariat er aktiv deltakar i sekretariatsforum for Sogn og Fjordane og Møre og Romsdal. Sjå også tabellen «Kontrollutvala aktuelle saker» som ligg til slutt i arbeidsplanen. I utgangspunktet legg vi opp til same møtefrekvens i kontrollutvala som det har vore dei seinaste åra: Kommunar Møte pr år Flora og Førde 8 Bremanger, Eid, Gloppen og Stryn 5 Askvoll, Fjaler, Gaular, Gulen, Hornindal, Hyllestad, 4 Jølster, Naustdal og Solund Det vert sett opp ekstra møte ved behov, etter avtale med kvart utval / utvalsleiar. Samla møteplan vert oppdatert jamleg og er publisert på SEKOM-sekretariat si nettside. Prioriterte arbeidsoppgåver Oppgåver som er særskilt prioriterte i 2016 og Det er i hovudsak dei same punkta som framleis vert prioriterte. Vi viser til årsmeldinga der det er status for mål og tiltak. Oppstart etter kommunevalet Mål: Dei nye kontrollutvala skal vere operative raskast mogeleg. Kontrollutvalsmedlemane skal oppleve vervet som nyttig og interessant. 3

32 Vår referanse: 16/507 Tiltak: Kontrollutvalsmedlemane skal få den kunnskapen dei treng for å utføre vervet på ein god måte. Opplæring som del av kontrollutvalsmøta. Både sekretariat og revisor tilbyr dette etter avklaring med kvart utval. Tilby samlinga av fleire utval med fagleg innhald. Gjerne med ekstern bidragsytar i tillegg til sekretariat og revisor. Sekretariat (og gjerne revisor) bidrar om utvala ønskjer det til å presentere plan for forvaltningsrevisjon og kontrollutvalet sitt arbeidsområde og arbeidsmåte for kommunestyra. I førre arbeidsplan, var dette lagt opp til før sommaren Både framdrifta i utvala og den fyldige saklista på kommunestyra sine juni møte gjer at vi no tek sikte på første haustmøte i kvart kommunestyre. Drøfte mogeleg auke i tal møte pr år med kontrollutvala. Gjeld først og fremst dei som pr no har 4 eller 5 møte pr år. Fast orienteringssak om plan for rekneskapsrevisjon på haustmøte i utvala. Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Mål: Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll skal bidra til kvalitetsutvikling i kommunane. Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll skal vere handsama av kontrollutvala seinast oktober Minst 1 forvaltningsrevisjon eller selskapskontroll kvart år i valperioden. Tiltak: Samarbeide med dei to revisjonsselskapa både om utgreiing til planane for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll og tinging av enkeltprosjekt. Bidra til at dei prioriterte revisjons- og kontrollprosjekta er relevante og i tråd med vurdering av risiko og vesentlegheit. Utnytte både sekretariatet og revisjonsselskapa sine ressursar på ein effektiv måte gjennom samarbeid på tvers av kommunane. Greie ut og tilrå tydelege og godt avgrensa tingingar til revisjonsselskapa. Særleg unngå for mange vide og uklare prosjekt med lang leveringstid. Følgje opp og drøfte framdrift, problemstillingar, ressursbruk med meir med revisjonsselskapa. Bidra til praktiske avklaringar og forventningsavklaring mellom revisjonsselskap og kontrollutval. Informasjonsarbeid Mål: Alle dokument som kan vere offentlege skal vere både offentlege og tilgjengelege. Kontrollutvalet sine dokument skal vere minst like lett tilgjengelege for omverda som dokument i eigarkommunane. Kontrollutvalet som synleg utval der særleg kommunestyra og administrasjonen kjenner både utvalet og oppgåvene. Tiltak: 4

33 Vår referanse: 16/507 Vidareutvikle bruken av Acos sine løysingar: Infolink (nettsida) og WebSak (sak/arkivsystem). Nyheitssak på kommunane sine nettsider med innkalling og sakliste til kontrollutvalsmøta. SEKOM avklarar dette med kvar kommune. Kontrollutvalet som eit synleg, fast menypunkt på kommunane sine nettsider. SEKOM avklarar dette med kvar kommune. Søkbar postjournal på nettsida med inn- og utgåande dokument tilgjengelege for direkte nedlasting. Bidra til godt samarbeid mellom utvalsleiar og ordførar / rådmann i kvar kommune. Mellom anna for å sikre at sakene vert lagt fram på ein god måte i kommunestyret, helst med innleiing frå kontrollutvalsleiar. Økonomi Styret vedtok budsjett den 30. september Rekneskap for 2015 vert lagt fram i same møte som denne årsplanen. Tabell med utdrag frå rekneskap og budsjett dei seinaste åra. Samanlikna med 2015, reknar vi med at pensjon og dermed arbeidsgjevaravgift aukar ein del. Mellomoppgjeret i 2015, gjorde at desse utgiftene vart vesentleg lågare enn både rekneskap 2014 og budsjett Det er også sett av kr til kjøp av tenester frå andre. Det meste av denne posten er tenkt til kjøp av spesialkompetanse dersom sakene i nokon av utvala eller selskapet elles, krev dette. Dei to siste åra, har det vore lite ekstra behov, men dette er likevel ein naudsynt reservepost for å sikre gode tenester i tråd med føremålet for selskapet. Det er også budsjettert med avsetjing til driftsfond med kr Når rekneskapen vert avslutta, vert attståande avrekna mot kommunetilskotet. Tilbakebetalinga skjer ved reduksjon av neste års tilskot. R2014 B2015 R2015 B2016 Lønsutgifter Andre utgifter Brutto utgifter Inntekter Netto (=overføring frå eigarkommunane)

34 Vår referanse: 16/507 Kontrollutvala aktuelle saker Generelle saker Sak Heimel Merknad KU si rolle Møteplan Kml 77,8 og 9, Forsk k.-utval 19 November / desember Vedtak Revisor sin uavhengigheit Årsmelding kontrollutval Budsjett kontroll og tilsyn Kml 79, F.skr. rev. Kap. 6. Kml 77,6 F.skr.k-utval 18 Januar / februar Kopi til kommunen som informasjon Januar / februar Sendast kommunestyret August / September Sendast kommunestyret Vedtak Tilråding Tilråding Oppfølgingsliste Oppdatert for kvart møte. Fast sak Rekneskapssaker Sak Heimel Merknad KU si rolle Årsrekneskap Kml 77,4, F.skr. k-utval kap. 4, F.skr. rev kap. 2 April / mai Uttale Rekneskap KF, fond, m.m. Kml 77,4, F.skr. k-utval kap. 4, F.skr. rev kap. 2 April / mai Uttale Rekneskapsrevisjon - info om August / september revisjonsplan (Jf Kontrollutvalsboka ) Info/drøfting Rekneskapsrevisjon - gjennomgang November / desember (Jf Kontrollutvalsboka ) Info/drøfting Prosjektrekneskap Kml 77,4, F.skr. k-utval kap. 4, F.skr. rev kap. 2 Sjå kvar kommune sine økonomireglar Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Sak Heimel Merknad KU si rolle Overordna analyse Plan forvaltningsrevisjon F.skr. k-utval 10 Min. 1 gong i perioden F.skr. k-utval 10. Grunnlag for planar: Min. 1 gong i perioden Forvaltningsrevisjon og Tilråding Val av prosjekt forvaltningsrevisjon Kml. 77,4, F. skr. k-utval kap. 5, F.skr. rev. Delegert i plan for Kap. 6 forvaltningsrevisjon Vedtak Rapport forvaltningsrevisjon Kml. 77,4, F. skr. k-utval kap. 5, F.skr. rev. Kap. 6 Tilråding Plan selskapskontroll F.skr. k-utval 13 Min. 1 gong i perioden Tilråding Val av prosjekt selskapskontroll Kml. 77,5 og 80, F. skr. k-utval kap. 6 Delegert i plan for selskapskontroll Vedtak Rapport selskapskontroll Kml. 77,5 og 80, F. skr. k-utval kap. 6 Tilråding Andre revisjonsrapportar Tilråding Skriv og meldingar Sak Heimel Merknad KU si rolle Skatterekneskapen Årsrapport SEKOM Årsrapport revisjonsselskap Tertialrapport / kvartalsrapport Til info etter handsaming i kommunestyret Særattestasjonar frå revisor Ingen fast ordning, revisor informerer i spesielle høve Tilsynsrapportar Fylkesmannen Til informasjon og eventuelt oppfølging Uttale Andre saker som kan vere aktuelle Sak Heimel Merknad KU si rolle KU kan ta opp andre saker Generalforsamling / repr.skapsmøte kommunale selskap Kommunelova. 80. Oppfølging revisjonsmerknader Forskr. Revisjon 4, Forskr. Kontrollutval 8 Orienteringar frå revisor Utvalet kan etterspørje Orienteringar frå rådmann eller andre i kommunen Utvalet kan etterspørje Opplæring / fagleg påfyll kontrollutval Utvalet kan etterspørje 6