Vest-Norges Brusselkontor (tittel) RUP ID: 459

Transkript

1 SAMANDRAG AV Tiltak Brusselkontoret (akronym) Vest-Norges Brusselkontor (tittel) RUP ID: 459 NØKKELDATA År start slutt: 2003 Regional dekning: Vestlandet Status: Oppstarta Type prosess: Tiltak ANSVAR OG LEIING MÅL OG OPPDRAG VISJON FOR VEST-NORGES BRUSSELKONTOR: Kontoret skal være et effektivt, lett tilgjengelig, kjent og nyttig redskap til å (det følgende er hentet fra Vedtektene til Vest-Norges Brusselkontor): Fremme Foreningen Vest-Norges Brusselkontors interesser (både næringslivs-, FoU-, kultur- og offentlige) Markere Vest-Norge som en region med felles økonomiske og kulturelle bånd MÅLDEFINERING OG INDIKATORAR OVERORDNA MÅL OG FORVENTA EFFEKT BAKGRUNN, UTFORDRINGAR OG FØRESETNADER Internett: VISJON Kontoret skal være et effektivt, lett tilgjengelig, kjent og nyttig redskap til å fremme Vest-Norges fellesinteresser i Europa OM VEST-NORGES BRUSSELKONTOR Vestlandskommunene Austrheim, Bergen, Eidfjord, Fedje, Fjell, Jondal, Høyanger, Kvam, Lindås, Meland, Sund, Ulvik, Øygarden, Ålesund samt Hordaland, Sogn og Fjordane og Møre og Romsdal fylkeskommuner og Norges Musikkorps Forbund har etablert et representasjons- og informasjonskontor for Vest-Norge i Brussel, foreløpig for en prøveperiode på tre år. Det påregnes at flere kommuner vil slutte seg til etter hvert. Brusselkontoret har som formål å fremme vestnorske fellesinteresser, både næringslivs-, FoU-, kultur- og offentlige interesser, samt markere Vest-Norge som egen region med felles økonomiske og kulturelle bånd. I tillegg til kontoret i Brussel er det etablert et hjemmeapparat i hele regionen. Kontorets hovedoppgaver er å: synliggjøre Vest-Norge som en interessant samarbeidspart for andre regioner i Europa fungere som en lyttepost og åpen dør mot institusjonene i EU formidle informasjon om det som skjer i EU/EØS og som er av særlig interesse for Vest-Norge identifisere EU/EØS-programmer og -prosjekter av interesse for Vest-Norge Samarbeidet om Brusselkontoret er organisert som en forening der alle kommuner og fylkeskommuner fra Rogaland til Møre og Romsdal kan bli medlemmer. I foreningens vedtekter åpnes det for at organisasjoner fra næringslivet, kulturlivet eller FoU også kan bli medlemmer. Foreningen Vest-Norges Brusselkontor er eneeier av Vest-Norges Brusselkontor AS. Dette aksjeselskapet har som oppgave å organisere kontoret i Brussel og et hjemmeapparat. Kontoret er lokalisert i Rue Archimède 17, i samme bygning som den Kongelige Norske Ambassade og Norges Delegasjon til EU.

2 Stiftelsesdokumentet til Vest-Norges Brusselkontor AS er her: Web adresse: MÅLGRUPPER OG UTFORDRINGER Næringsliv: Det er stadig viktigere med økt internasjonalisering generelt,med næringssamarbeid med EUs nye medlemsland spesielt, og dessuten gir EU-/EØS programmer finansieringsmuligheter Kultur: er en del av EØS-avtalen: F eks har rammeprogrammet Culture 2000 et stort finansieringspotensial og i tillegg har mange andre EU-programmer kultursegmenter i seg Forskning og utvikling (FoU): Det er et omfattende samarbeid mellom Norge og EU, via EØS-avtalen: Sokrates/Leonardo (utdanningsprogrammer), EUs rammeprogram for forskning/teknologisk utvikling koordinering av UFD (rammeprogram) og Norges Forskningsråd (særprogrammer)) Det offentlige berøres av 5 sentrale områder innen EØS-avtalen: Som innkjøper, som eier av bedrifter/materielle verdier (konkurranseutsetting/statsstøtte), som tjenesteprodusent (for eks. direktiver vedrørende vann, avløp, renovasjon), som samfunnsbygger (samarbeidsprogrammer som INTERREG, regler om differensiert arbeidsgiveravgift) og som arbeidsgiver (f eks konkurransereglene og pensjonsfond) Vedrørende alle målgrupper:regionalpolitikk via EUs strukturfond utgjør 1/3 av EUs budsjett (hvor INTERREG er blant de viktigste), økt regional integrasjon er i regionens felles interesse lettere få gjennomslag i Europa.) STRATEGI FASTSATTE HOVEDOPPGAVER FOR Å REALISERE VISJONEN (=MÅL): Vedtektene til Vest-Norges Brusselkontor sier at kontoret skal: Synliggjøre Vest-Norge som en interessant samarbeidpartner for andre regioner i Europa Fungere som en lyttepost og åpen dør mot institusjonene i EU / EØS Formidle informasjon om det som skjer i EU / EØS og som er av særlig interesse for medlemmene Identifisere EU / EØS-program og -prosjekter av interesse for medlemmene Arbeidsmetode 1. Bemanning: Brusselkontor og hjemmeapparat med forholdet Ingen fakturering av tjenester til eksterne oppdragsgivere (som utgangspunkt) 3. Kontorets utfordringer søkes løst vha en prosjekttankegang, hvor visjon leder til mål, som igjen leder til strategier og handlingsplaner, og hvor et budsjettstyrer det hele slik at ambisjonene står i forhold til den økonomiske rammen 4. I størst mulig grad benytte måleparametre for å verifisere om de oppsatte mål nås (f eks antall godkjente søknader, oppnådd støtte i kroner, antall medlemmer, antall kunder, antall samarbeidspartnere, oppnådd økonomisk resultat, men de kan også være mer langsiktige /vanskelig målbare som f eks økte investeringer i regionen, goodwill osv.) AKTIVITETAR OG MILEPÆLAR PRIORITERTE AKTIVITETER LISTA OPP 2004 Drive løpende informasjon til medlemmer/andre Hele hjemmeapparatet må aktiviseres Opprette link fra medlemmenes hjemmeside til VNB Nyhetsbrev må sendes til alle målgrupper i hele regionen Alle rådmenn/ordførere må få nyhetsbrev til personlig mail Sende ut pressemeldinger når har konkrete saker (både hjemme/ibrussel) Drive «rekrutteringskampanje» mot potensielle medlemmer i regionen Hele hjemmeapparatet må aktiviseres som markedsførere Få innpass på KS rådmann-/ordførermøte og NHOs årsmøter i fylkene Lage informasjonsbrosjyre med eksempler på bruk av kontoret Årsmøte/generalforsamling søkes holdt i Brussel 3 mai. Samtlige medlemmer inviteres. Kombineres med faglig seminar og fiskerimesse. Stående invitasjon til medlemmer/andre om å besøke Brussel. Vurdere om dette er gjort tilstrekkelig kjent (ref hjemmesiden) Rådgivning til medlemmer/andre pba forespørsler Inntil videre ikke diskriminere mellom medlemmer/potensielle medlemmer. Markedsføre kontoret/vest-norge i Brussel Medlemmene må gi kontoret nødvendig informasjonsmateriell Hjemmesiden på engelsk må forbedres Link til medlemmer (også målgrupper?) Ad hoc nyhetsbrev på engelsk Informasjonsmateriell på engelsk Brosjyre (også på norsk)? Lett utskrift fra hjemmeside?

3 Avslutte/klargjøre kontorets status i Belgia dvs flytte ned i 1. etg ibygget. Sørge for at hjemmeapparat fungerer tilfredsstillende Jevnlige møter mellom koordinatorer (telefon/personlig) Arrangere workshop med medlemmenes koordinatorer og kontaktpersoner i (Brussel)/regionen : «Hva VNB kan/skal brukes til og verktøy som skal benyttes ifm arbeidet» Første samling i Bergen 16/9 Trenger å avholde flere samlinger (Vil holde neste den 22/1-04 med Bg Kommune og 25/2 med nye medlemmer, evt andre). Skaffe totaloversikte/samordne Interreg-/FoU-/andre prosjekter i regionen ( Under gjennomføring via hjemmeapparatet (SFFK) Se på den nye EØS-avtalens finansielle instrumenter ifm prosjekter i nye medlemsland Erstatning for finansiering av demokratiseringsprosjekt for Øst-Europeiske land som mange kommuner er med på? Vurdere om regionen skal gå i inngrep med EØS-avtalens nye finansielle instrumenter KS vil ta initiativ til kontakt mellom norske- og nye medlemsstaters regionskontorer Vurdere å velge ut og prioritere regionale miljøer som kontoret skal søke å holde kontakt med Vært i kontakt med UiB mottar/ber om div info jevnlig Besøkt HiÅ : Arb avtale med HiÅ som hjemmeapparat Må fange opp EIC/Vestlandsforskning (skje gjennom prosjektverktøy) Andre må tas kontakt med: CMR, NHH, NI, HiB... God kontakt med Vestlandsrådet (skal presentere kontoret 29/1-04) Organisere informasjonsmøte(r) for nåværende medlemmer Nye medlemmer må besøkes ASAP i 2004 Fanger opp kontaktpersoner i workshopene Fanger iallefall opp alle medlemmer ifm Årsmøte/Gen fors ANDRE AKTIVITETER LISTA OPP 2004 Vurdere å arrangere seminar for medlemmer i Brussel/regionen med f eks tema:«eus nyeste utvikling og Norges stilling i forhold til denne - hvilken påvirkningsmulighet vi som region har på beslutningsprosessene i EU/EØS?» Skal vi evt satse på en egen i Bxl eller samarbeide med KS/andre reg ktr/efta? KS/Stv ktr antyder seminar for Fylkeskommunene, hvor deres rolle som regional utviklingsaktør kobles med internasjonal virksomhet Søke å initiere/organisere oppstart av regionalt FoU prosjekt som regionen som sådan kan ha nytte av Kan evt knyttes opp mot nye instrumenter ifm EØS-avtalen Arrangere workshop i Brussel/regionen for aktører/målgrupper i regionen : «Hvordan posisjonere seg til å delta i EU-/EØS prosjekter/programmer», evt «Hvordan internasjonalisere Vest-Norske bedrifter mot det Europeiske markedet?» Skal vi evt satse på en egen i Bxl eller samarbeide med KS/andre reg ktr/efta? METODAR OG VERKTY BEMANNING OG LOKALISERING FOR BRUSSELKONTORET Strategisk valg: Umiddelbar nabo med den norske bilaterale ambassaden og den norske EU-delegasjonen i Rue Archimede 17: Vil da ha et meget godt utgangspunkt bl a for å være lyttepost / åpen dør mot institusjonene i EU / EØS og for å formidle informasjon om det som skjer i EU av særlig interesse for Vest-Norge : EU-delegasjonen har førstehåndsinformasjon om EU/EØS, besitter stor EU-kompetanse av særlig betydning for bl a vår region, og har gode kontakter i EU Den bi-laterale ambassaden er en viktig koordinator for Presse, Kultur og Informasjonsarbeid i Belgia Oppnår synergier med dynamisk norsk miljø Faglige (gjensidig erfaringsutveksling, felles seminarer, møter..) Infrastrukturelle (felles møterom, besøksrom, konferansesenter) Mange regionskontorer benytter samme modell (Sverige, Nederland...) Ansatte i Brussel: På kort sikt : Direktør og 2 trainees via praktikant-ordning (4-6 mnd) På lengre sikt : I tillegg ansette assistent (spesialist) BEMANNING AV HJEMMEKONTOR Innledning : Mht organiseringen av hjemmeapparatet er det tale om to ulike typer organiseringer den ene gjelder organiseringen av informasjonsflyt og den andre gjelder organiseringen av kontoret som sådan. Organiseringen av informasjonsflyt for regionen er vedtatt som en foreløpig ordning, mens organiseringen av kontoret som sådan må diskuteres videre i styret før den kan endelig implementeres. Organiseringen av informasjonsflyt er ment å sikre at fordeling av arbeidsoppgaver og kanalisering av informasjon foregår mest mulig effektivt innen alle deler av regionen mot hele regionen/brussel. Kjerneorganisasjon Direktør leder/instruerer både Brussel- og hjemmekontor Direktør har trainee i Brussel via praktikant-ordning (4-6 mnd lengde) + assistent (spesialist) på lengre sikt Som en prøveordning vil 1 person heltid og 2 deltid fra Hordaland Fylkeskommune, og med nødvendig støtte fra HFK ellers, være nettverks-koordinator for hjemmekontor Sogn og Fjordane Fylkeskommune er koordinator for sin del av regionen (foreløpig forslag: 2 personer fra SFFK deltid) som må koordinere med EIC/Vest-Forsk Møre og Romsdal fylkeskommune v/internasjonal avdeling og Høgskolen i Ålesund er koordinator for sin del av regionen (foreløpig forslag: 1 person fra HiÅ (hovedkoordinator) og 1 person fra MRFK (del-koordinator) deltid) Kontaktpunktsorganisasjon Kontaktpunkt(er) pr medlem som skal dekke alle de 4 målgruppene (Næringsliv, Kultur, FoU og Det offentlige) SPESIELLE OMSYN OG KRITISKE SUKSESSFAKTORAR 1.4 Viktige suksessfaktorer

4 At kontoret prioriterer de oppgaver det skal konsentrere seg mest om At kontoret løser disse oppgavene mest mulig profesjonelt At kontoret har et effektivt hjemmeapparat som direktøren har instruksjonsmyndighet over At kontoret gjøres kjent i regionen og blir brukt av denne At kontoret/regionen gjøres kjent i Europa gjennom omfattende lobbyvirksomhet At det er samsvar mellom mål og ressurser for kontoret At kontoret på sikt dekker hele Vest-Norge(mht medlemmer og målgrupper) RESULTAT / PRIORITERINGAR EVALUERINGAR PUBLIKASJONAR, RAPPORTAR OG INFORMASJONSAKTIVITET ØKONOMI ANNA DELTAKING EIGARSTRUKTUR Vest-Norges Brusselkontor AS (VNB AS) eies av Foreningen Vest-Norges Brusselkontor som p.t. består av 14 kommuner (Austrheim, Bergen, Eidfjord, Fedje, Fjell, Jondal, Høyanger, Kvam, Lindås, Meland, Sund, Ulvik, Øygarden og Ålesund), 3 fylkeskommuner (Hordaland, Sogn og Fjordane og Møre og Romsdal) og 1 NGO (Norges Musikkorps Forbund). STYRET Styret i VNB AS har 7 medlemmer og består av representanter fra foreningen (eierne), næringsliv, kultur og FoU HJEMMEKONTOR Hordaland: Øyvind Dahl Sogn og Fjordane: Arne Monrad Johnsen Sogn og Fjordane fylkeskommune Askedalen Leikanger, Norge Mob: Epost: arne.monrad.johnsen@sf-f.kommune.no Møre og Romsdal: Ralf Kirchhoff BRUSSELKONTORET Gunnar Selvik Vest-Norges Brusselkontor AS Rue Archimède 17 B-1000 Brussels, Belgium Telefon: Telefaks: E-post: gunnar.selvik@west-norway.no Om praktikantene ved kontoret Vest-Norges Brusselkontor har 2 praktikanter tilknyttet: ASGEIR STEINDAL, asgeir@west-norway.no Født: 19 juli 1975, Dale i Sunnfjord Utdanning: Master i Statsvitenskap UiO (pågående) Master i European Studies , Dublin European Institute, University College Dublin Språk: Engelsk, fransk, tysk, noe spansk og gresk

5 Jobberfaring: Lærer Dale videregående skole, trainee norske ambassade Paris, idrettsassistent Sjøkrigsskolen KAREN MARIE HENNE, Født: 20 september 1979 i Bergen Utdanning: : Fransk Masterstudium, UiB : Fransk mellomfag, UiB : Statsvitenskap, L institut d Etudes Politiques (IEP) : Sammenliknende politikk, UiB Språk: Engelsk, fransk, noe tysk Jobberfaring: 2004: Den Internasjonale Filmfestivalen i Haugesund : Kundekonsulent i Vesta Forsikring : Kunderådgiver i Skandia Fondsforvaltning : Sommerjobb ved Statoils Informasjonsavdeling