PROTOKOLL Nordland Røde Kors Distriktsstyre 18. februar 2011

Transkript

1 PROTOKOLL Nordland Røde Kors Distriktsstyre 18. februar 2011 Til stede: Fra Distriktsstyret: Geir Knutson, leder Åshild Hauan, nestleder Øystein Mathisen, medlem Bodil Pettersen, medlem Hege Elisabeth Næss, leder distriktsråd Røde Kors Ungdom Kim Lindstrøm, leder distriktsråd Røde Kors Omsorg Trond Walter Svendsen, leder distriktsråd Røde Kors Hjelpekorps Fra distriktskontoret: Hilde Gunn Kristiansen, daglig leder Mona Lisa Skipnes, Rådgiver Ole-Martin Mjelva, Konsulent Møtet ble gjennomført fredag fra kl DAGSORDEN 0/11 Protokoller Distriktsstyresak1/11 Distriktsrådsmøte ung 00/11 Referater Møte beredskapsutvalg /11 Rapporter 2/11 Instruks for lokalforeningsstyrer Bilag vedlegges 3/11 Distriktsårsmøte 2011 Bilag vedlegges 4/11 Årsberetning 2010 Bilag vedlegges 5/11 Årsregnskap 2010 Bilag ettersendes 6/11 Regulert budsjett 2011, budsjett 2012 og 2013 Bilag ettersendes 7/11 Evaluering av måltall 2010, fastsettelse måltall 2011 Bilag vedlegges 8/11 Handlingsprogram Bilag ettersendes 9/11 Adventskalendere 2010-avslutning, adventskalender 2011 Bilag vedlegges 10/11 Nordland Røde Kors Informasjonssentral Bilag ettersendes 11/11 Beredskapsvakt - status Bilag vedlegges 12/11 Saltdal Røde Kors Besøkstjeneste/Saltdal RKH- status prosess Bilag vedlegges 13/11 Fagsamlingen vår/høst 2011 Bilag vedlegges 14/11 Beredskapsøvelse høst 2011 Bilag vedlegges 15/11 Utkast til Langtidsprogram for Røde Kors Bilag vedlegges og nytt Hovedprogram /11 Fond lokal aktivitet Bilag vedlegges 17/11 Telefongodtgjørelse leder distriktsråd Ungdom Bilag vedlegges 18/11 Organisasjonskultur og respekt for avgjørelser i valgte organ Bilag vedlegges 19/11 Fratredelse fra distriktsstyret Bilag vedlegges 20/11 Utvidelse av Katastrofefond, Nordland Røde Kors Bilag vedlegges 21/11 Vara til styret - Nordland Røde Kors Krigsmuseum, Narvik Bilag vedlegges 1

2 Distriktsleder Geir Knutson åpnet møtet og ønsket velkommen. Innkalling og saksliste ble godkjent. 0/11 Protokoller Saken gjelder Protokoll fra distriktsstyrets behandling av sak 1.11, Søknad om æresbevisning, var sendt ut på forhånd og godkjent av distriktsstyret. Protokoll fra distriktsråd Ung sitt møte var sendt ut på forhånd til orientering. Tatt til etterretning. 00 /11 Referater Referat fra møte i beredskapsutvalget var sendt ut på forhånd til orientering. Leder av beredskapsutvalget orienterte om behandlede saker, deriblant beredskapsvakt og forslag til arrangement av beredskapsøvelse høst Tatt til etterretning 000/11 Økonomi Se sak om Årsregnskap 2010, sak 5/ /11 Rapporter Leder av distriktsråd hjelpekorps informerte om at distriktsråd hjelpekorps skulle ha rådsmøte dagen etter, Sak 2/11 Instruks for lokalforeningsstyrer Instruks for lokalforeningsstyrer var sendt ut til distriktsstyret på forhånd med forslag til endringer. Det ble foreslått ytterligere endringer i instruksen på møtet. Instruks for lokalforeningsstyrer godkjennes med endringer som Retningslinjer for lokalstyrer i Nordland Røde Kors. Retningslinjene sendes ut til lokale Røde Kors-ledd i Nordland og innarbeides i vedlegg til lover for Nordland Røde Kors. 2

3 Sak 3/11 Årsmøte 2011 Daglig leder informerte om at invitasjon til distriktets årsmøte var sendt ut fra distriktskontoret. Visepresident i Røde Kors Linda Motrøen Paulsen vil være gjest fra Landsstyret og skal lede gjennomgangen av utkast til nytt Hovedprogram og Langtidsprogram på søndagen. Distriktsstyret drøftet forslag til kandidater til de ulike funksjoner under årsmøtet. Forslag til møteleder, tellekorps, referent og redaksjonskomité legges frem for årsmøtet 9.4. Administrasjonen gis i oppdrag å fortsette arbeidet med å forberede arrangement av Årsmøte for Nordland Røde Kors i Bodø april. Sak 4/11 Årsberetning 2010 Forslag til årsberetning 2010 var utarbeidet og sendt ut på forhånd til distriktsstyret. Distriktsstyret gjennomgikk og godkjente årsberetningen som ble skrevet under i møtet. Årsberetning 2010 for Nordland Røde Kors legges frem for Årsmøtet til godkjenning sammen med Årsberetning Sak 5/11 Årsregnskap 2010 Distriktsstyret sa seg fornøyd med årsresultatet og daglig leders redegjørelse for regnskapsavslutningen. Årsresultatet viser et overskudd på kr ,-. Revisor har gjort ferdig sitt arbeid med regnskapet og har muntlig formidlet at det er ingenting å bemerke. Revisors uttalelse vil foreligge i uke 8. Årsregnskap 2010 med revisorrapport for Nordland Røde Kors legges sammen med regnskap og revisorberetning for 2009 frem for Årsmøtet til godkjenning. Av overskuddet legges kr ,- til Nordland Røde Kors Katastrofefond, mens det resterende overskudd fra bakes inn i budsjett for 2011 og Årsregnskap 2010 med revisorrapport for Nordland Røde Kors legges sammen med regnskap for 2009 frem for Årsmøtet til godkjenning. Av overskuddet legges kr ,- til Nordland Røde Kors Katastrofefond, mens det resterende overskudd fra bakes inn i budsjett for 2011 og Regnskapet fremlegges til godkjenning for Årsmøtet som samlet regnskap for perioden

4 Sak 6/11 Regulert budsjett 2011, budsjett 2012 og 2013 Forslag til regulert budsjett for 2011, forslag til budsjett 2012 og 2013 var sendt ut på forhånd og ble godkjent av distriktsstyret. Regulert budsjett 2011, budsjett 2012 og 2013 legges frem for Årsmøtet til godkjenning. Sak 7/11 Evaluering av måltall 2010, fastsettelse måltall 2011 Det ble vist til oversikt over resultater av måloppnåelse 2010 og forslag til måltall for Distriktsstyret pekte på at måltallene skulle være noe å strekke seg etter, men at de samtidig ikke skulle være urealistiske. Leder av distriktsråd omsorg syntes måltallene var nyttige for distriktsrådet i deres arbeid, da de hele tiden kunne regulere arbeidsoppgavene etter disse. Det kom frem forslag til endringer som innarbeides i oversikt måltall og som vil være grunnlag for distriktets arbeid i 2011 sammen med Handlingsprogram Orientering om måloppnåelse i 2010 tatt til etterretning. Distriktsstyret vedtar måltall for 2011 med endringer. Sak 8/11 Handlingsprogram Det ble vist til utsendt forslag til handlingsprogram for Nordland Røde Kors. Et utkast var sendt ut på forhånd til distriktsrådene. Forslag til Handlingsprogram for Nordland Røde Kors fremlegges Årsmøtet til godkjenning. Årsmøtet bes gi det nye distriktsstyret fullmakt til å tilpasse Handlingsprogram for Nordland Røde Kors til det nye Hovedprogram som vedtas på Landsmøtet i oktober

5 Sak 9/11 Adventskalender 2010-avslutning, adventskalender 2011 Det vises til vedlagte oversikt over adventskalenderlotteriet Det foreslås at det for 2011 bestilles adventskalendere fra Ringen forlag, samme antall som i fjor. Orientering om resultat av solgte adventskalendere i 2010 tas til etterretning. Det skal i 2011 produseres adventskalendere. Kalenderne fordeles på lokale Røde Kors-ledd etter medlemstall. Sak 10/11 Nordland Røde Kors Informasjonssentral 2011 Distriktsråd for hjelpekorps har lyst ut ansvaret for Informasjonssentralen 2011 blant hjelpekorpsene. Ingen hjelpekorps har til nå meldt sin interesse for å drifte Informasjonssentralen i påsken. Distriktsråd for hjelpekorps har derfor gått ut med konkrete forespørsler til enkelte hjelpekorps. Distriktsstyret gir distriktsråd hjelpekorps fullmakt til å avgjøre tildelingen av driftsansvar for Nordland Røde Kors Informasjonssentral Sak 11/11 Beredskapsvakt -status Nestleder/Leder for beredskapsutvalget Åshild Hauan orienterte om fremdriften av beredskapsvakt i Nordland. Distriktsstyret sa seg fornøyd med arbeidet som har vært gjort med etableringen av beredskapsvakt i Øksnes og Brønnøysund. Orientering tatt til etterretning 5

6 Sak 12/11 Saltdal Røde Kors Besøkstjeneste/Saltdal RKH- status prosess Nestleder i distriktsstyret redegjorde for prosessen mot en sammenslåing av Saltdal Røde Kors Hjelpekorps og Saltdal Røde Kors Besøkstjeneste. Distriktsstyret beklager at den iverksatte prosess mot sammenslåing av Saltdal Røde Kors Besøkstjeneste og Saltdal Røde Kors Hjelpekorps har stoppet opp og at hjelpekorpset ikke ønsker å delta lenger i prosessen. Distriktsstyret oppfordrer hjelpekorpset til på nytt å vurdere deltakelse i en prosess mot ett Saltdal Røde Kors. Distriktsstyret vil følge saken opp igjen høsten Sak 13/11 Beredskapsøvelse høst 2011 Det foreslås at Nordland Røde Kors gjennomfører en beredskapsøvelse høsten 2011 på bakgrunn av erfaringene fra de distrikt som har gjennomført det og ut i fra utarbeidet mal. Nordland Røde Kors arrangerer en beredskapsøvelse(papirøvelse) med deltakelse fra lokalforeningene i forbindelse med fagsamling høsten Beredskapsutvalget gis fullmakt til å organisere og gjennomføre øvelsen. Sak 14/11 Fagsamlingen vår/høst 2011 Forslag til gjennomføring av arrangement av fagsamling mai på Sulitjelma hotell og oktober på Radisson Blu-hotell i Bodø ble lagt fram for distriktsstyret og drøftet i møtet. Distriktsstyret slutter seg til administrasjonens forslag til arrangement av fagsamling mai på Sulitjelma hotell og oktober på Radisson Blu-hotell i Bodø. Distriktsstyret gir administrasjonen fullmakt til å arbeide videre med planlegging av arrangementene. 6

7 Sak 15/11 Utkast til Langtidsprogram for Røde Kors og nytt Hovedprogram Utkast til Langtidsprogram for Røde Kors og nytt Hovedprogram er blitt sendt ut på høring til lokalforeninger og distrikt. Distriktsstyret inviterer tillitsvalgte fra lokalforeningene og distriktet til å drøfte og komme med innspill til det utsendte utkast til nytt Hovedprogram og Utkast til Langtidsprogram for Røde Kors på distriktets årsmøte i Bodø 10. april(søndag). Sak 16/11 Fond lokal aktivitet Det ble vist til oversikt over utbetalte tilskudd fra Fond for lokal aktivitet i Fond for lokal aktivitet er i 2011 totalt på kr 17 millioner. Nytt av året er at Fond lokal aktivitet består av to komponenter: Rammefordelte midler; en del som består av frie midler, kr 7,7 millioner, og som fordeles til distriktene etter samme fordelingsnøkkel som rammetilskuddet. Distriktenes rammefordelte del av fondet vil ha tilnærmet samme prosedyre som tidligere. For 2011 er Nordland tildelt kr ,-, en reduksjon på kr i forhold til Det ble foreslått at distriktet benytter denne rammen til å subsidiere distriktskurs / samlinger i Bundne midler; en del som består av bundne midler med rapporteringskrav. Søknader behandles sentralt. Midlene som kan tildeles består av tilskudd gitt av næringslivet til spesifikke aktiviteter. Øremerkede midler utgjør kr 9,3 millioner i Disse er: Sosial inkludering; nettverk, besøkstjeneste, visitor, flerkultur Oppvekst: BARK, FFA, Leksehjelp, gatemegling, Dialog og konflikthåndtering, nattevandring, friskus. Distriktsstyret tar orientering om tilskudd fra Fond lokal aktivitet 2010 til etterretning. Distriktsstyret slutter seg til daglig leders forslag til disponering av ramme for Fond lokal aktivitet i

8 Sak 17/11 Telefongodtgjørelse leder distriktsråd Ungdom Det foreslås en økning av telefongodtgjørelse til leder av distriktsråd Ungdom. Telefongodtgjørelsen til leder D-råd ungdom økes fra kr. 800,- til kr ,- (dvs. 100,- kr. pr. mnd). Sak 18/11 Organisasjonskultur og respekt for avgjørelser i valgte organ Det vises til aktuelle tilfeller, der tillitsvalgte ikke forholder seg til lover og regler i lokalforeningen og heller ikke oppfører seg i tråd med etiske kjøreregler/ Røde Korsprinsippene. Distriktsstyret finner det riktig å minne alle tillitsvalgte på at Røde Kors - organisasjonen er demokratisk oppbygd på alle nivå med flertallsvedtak som fattes på årsmøter der alle medlemmer kan delta. Distriktsstyret drøftet bruken av sosiale medier og hvor viktig det er at Røde Korsprinsipper og etiske kjøreregler også følges her. Distriktsstyret ba om at det ble utarbeidet et brev fra distriktsstyret til lokalforeningene, der dette ble påpekt. - Distriktsstyret vil med henvisning til den uro som har vært i enkelte lokalforeningsstyrer i den senere tid, oppfordre tillitsvalgte til å følge vedtatte lover og retningslinjer for Røde Kors og vise respekt for fattede vedtak i lovlig valgte styringsorgan - Distriktsstyret vil også minne om at lokalforeningens styre er overordnet lokalrådene, og at vedtak fattet i styret går foran vedtak i lokalrådene, dersom styrets vedtak ikke strider mot Røde Kors og lokalforeningens vedtatte lover og retningslinjer - Vår organisasjonskultur skal baseres på Røde Kors - prinsippene og etiske kjøreregler Sak 19/11 Fratredelse fra distriktsstyret Medlem av distriktsstyret, Klaus Amundsen, har skriftlig søkt om å fratre vervet i distriktsstyret siden han tiltrer stilling som Frivillighetskoordinator i Nordland Røde Kors. 8

9 Søknad fra medlem i distriktsstyret, Klaus Amundsen, om å fratre vervet i distriktsstyret i forbindelse med ansettelse i stilling ved distriktskontoret i Nordland Røde Kors, innvilges. Sak 20/11 Utvidelse av katastrofefond i Nordland Røde Kors Det ble foreslått med bakgrunn i at det blir flere og flere internasjonale katastrofer at minimum innestående beløp på katastrofefondet økes til kr ,-, jfr. pkt.1 i statutter for Katastrofefond i Nordland Røde Kors pkt. 1 Det ble med henvisning til pkt. 3 i statuttene foreslått å øke distriktsleders, eller i dennes fravær nestleders, myndighet til å bevilge inntil kr ,- til katastrofer hvor det tydelig framgår at hurtig hjelp er avgjørende. Det vises til statutter for Katastrofefond i Nordland Røde Kors, pkt. 1. Det foreslås overfor årsmøtet at statuttene endres slik at minimum innestående beløp økes fra kr ,- til kr ,-. Det foreslås videre overfor årsmøtet at distriktsleders, eller i dennes fravær nestleders, myndighet til å bevilge penger økes fra kr ,- til kr ,- til katastrofer hvor det tydelig framgår at hurtig hjelp er avgjørende. Sak 21/11 Vara til styret - Nordland Røde Kors Krigsmuseum, Narvik Stedfortreder Mona Lisa Skipnes oppnevnes, med henvisning til vedtak i distriktsstyret, som vara for daglig leder i Krigsmuseets styre. Stedfortreder Mona Lisa Skipnes oppnevnes som vara for daglig leder i Krigsmuseets styre. 9