PROTOKOLL. Nordland Røde Kors Distriktsstyre

Transkript

1 PROTOKOLL Nordland Røde Kors Distriktsstyre Distriktsstyret: Ann-Rigmor Lauritsen Jorulf Haugen Terje Dahl Lars Ruuth Kim Lindstrøm Forfall Rozina Bein Jan-Ove Edvardsen Leder Nestleder Styremedlem Varamedlem Distriktsråd Røde Kors Omsorg Styremedlem Distriktsråd Røde Kors Hjelpekorps Fra administrasjonen: Hilde Gunn Kristiansen Daglig leder Line Djernæs Sandbakken Stedfortreder for daglig leder Ole-Martin Mjelva Sekretær Møtet ble gjennomført på distriktskontoret i Bodø. DAGSORDEN Sak 000/16 Økonomi Sak 0000/16 Rapporter Vedtakssaker: Sak 37/16 Distriktsårsmøte 31. mars 2. april 2017 Sak 38/16 Ledersamling november 2016 Sak 39/16 Mot Felles Mål - oppfølging og ansvarsfordeling Sak 40/16 Frivilligvert Sak 41/16 Evaluering av utplassering av stillinger som Frivillighetskoordinator Sak 42/16 Distriktsråd Røde Kors Ungdom Sak 43/16 B-sak Sak 44/16 Juleaksjon Arkhangelsk Orienteringssaker: Sak 45/16 TV-aksjonen 23. oktober 2016 Sak 46/16 Transportstøtte hjelpekorps Sak 47/16 Narvik Røde Kors 100 år 28. januar Distriktsleder ønsket velkommen til møtet. Innkalling og saksliste ble godkjent. Hun orienterte om aktuelle saker fra siste møte i Landsstyret. 8. mai 2017 vil ha beredskap som tema. Distriktsstyremøte Nordland Røde Kors av 8

2 Sak 000/2016 Økonomi Daglig leder orienterte om halvårsregnskap 2016 som var sendt ut på forhånd. Orientering fra daglig leder om halvårsregnskap 2016 tatt til etterretning. Sak 0000/2016 Rapporter Distriktsråd Røde Kors Hjelpekorps: Daglig leder orienterte om at det arrangeres kurs i Lagledelse søk og redning i Hadsel Distriktsråd Røde Kors Omsorg Leder av distriktsråd Røde Kors omsorg informerte om at distriktsrådet ikke har hatt så mye aktivitet etter sommeren. Første møte blir mandag Administrasjonen: Daglig leder orienterte om at kontormedarbeider Berit Lien slutter i månedsskiftet september/oktober. Heidi Storeide er ansatt i stillingen etter Berit. Hun tiltrer stillingen Siw Niva Lothe er tilsatt i 50 % engasjement over 2 år som frivillighetskoordinator i Vestvågøy Røde Kors. Christina Lund er tilsatt i 50 % engasjement over 2 år som frivillighetskoordinator i Svolvær Røde Kors. Elisiv Søfting er tilsatt som vikar for Sara Hope Lygre i Bodø Røde Kors, da hun skal ha permisjon. Rapporter fra distriktsråd Røde Kors Hjelpekorps, Røde Kors Omsorg og administrasjonen tatt til etterretning. Distriktsstyremøte Nordland Røde Kors av 8

3 VEDTAKSSAKER: Sak 37/2016 Distriktsårsmøte 2017 Administrasjonen gis i oppdrag å begynne planleggingen av Nordland Røde Kors distriktsårsmøte 31.3 til Nordland Røde Kors arrangerer distriktsårsmøte på Radisson Blu-hotell i Bodø 31. mars til 2. april Valgkomiteen vil i løpet av høsten sende ut brev til lokalforeninger og lokalråd med oppfordring om å komme med forslag til kandidater til distriktsstyret, distriktsråd og utvalg. Sak 38/2016 Ledersamling Administrasjonen gis fullmakt til å videreføre planlegging og gjennomføring av ledersamling i Nordland Røde Kors på Radisson Blu-hotell i Bodø med bakgrunn i innkomne innspill til rammer og program. Distriktsstyret har tidligere (sak 5/16) vedtatt å arrangere en ledersamling på Radisson Blu-hotell i Bodø. Dette som en oppmuntring og motivasjon for lokale ledere i det videre arbeidet. Distriktsstyret drøftet rammer og program for ledersamlingen og kom fram til følgende skisse for arrangementet: Overordnet tema for samlingen: Lederen god som gull Fredag 4.11: Lørdag 5.11 før lunsj: Inspirasjonsforedrag- ledelse i Røde Kors - Ny Generalsekretær i Røde Kors Bernt Apeland er bestilt Hjelpekorps- operativ ledelse Andre: Frivilligvert Dialogverktøy -muligheter Velferdsteknologi Distriktsstyremøte Nordland Røde Kors av 8

4 etter lunsj: Ledelse i Røde Kors (felles) Konflikthåndtering (felles) Dilemmatrening/case (6 grupper) Søndag 6.11: Synliggjøring av Røde Kors Foto og etiske dilemmaer Sosiale medier Veien videre Stands under ledersamlingen: Bruktbutikk Søknad på Feriedager for alle Sanitet E-læringskurs beredskap Sak 39/2016 Mot Felles Mål - oppfølging og ansvarsfordeling Distriktsstyret drøftet oppfølging av måloppnåelse for 2016 på bakgrunn av fremlagt status for Mot Felles Mål. Distriktsstyrets oppfølging av Mot Felles Mål skjer i samarbeid med administrasjonen. Distriktsstyret gir sin tilslutning til administrasjonens forslag til måltall for Distriktsstyret gikk gjennom status for Mot felles Mål 2016 i Nordland Røde Kors sammenlignet med fastsatte mål, og forslag til måltall for Sak 40/2016 Frivilligvert Orientering om pilotprosjekt Frivilligvert tatt til etterretning. Distriktsstyret oppnevner leder av distriktsråd omsorg, Kim Lindstrøm, som distriktsstyrets representant for oppfølging av Frivilligvert i Nordland. Telemark Røde Kors har i flere år jobbet aktivt for å bli bedre til å ta vare på organisasjonens viktigste ressurs våre frivillige. I 2014 opprettet de, i samarbeid med lokalforeningene, rollen Frivilligvert. Frivilligverten er en kontaktperson, miljøskaper og medlemskontakt med utvidet ansvar. Distriktsstyremøte Nordland Røde Kors av 8

5 Frivilligverten har hovedfokus på å få nye frivillige til å føle seg velkommen og eksisterende frivillige til å føle seg verdsatt og ønske å fortsette sitt engasjement. I 2015 ble pilotprosjektet Frivilligvert valgt ut som en av tre piloter i et nasjonalt kompetansedelingsprosjekt. Nordland Røde Kors er valgt ut som ett av tre distrikter (Oppland, Akershus) som skal få spesiell oppfølging i løpet av pilottiden. Sak 41/2016 Evaluering av utplassering av stillinger som frivillighetskoordinator Styret ser svært positivt på å ha ansattressurser ute i lokalforeningene som er tett på de lokale, humanitære aktivitetene. Stillingene bidrar til å bygge lokal kapasitet gjennom aktivitet, og Nordland Røde Kors er på god vei til å nå de målsettingene som ble satt da prosjektet ble startet. Nye tilsettinger gjennom migrasjonsprosjektet startet høsten 2015 vil også bidra til økt lokal kapasitet i de lokalforeningene det gjelder. Distriktsstyret følger prosjektet videre og saken legges fram for årsmøtet Det ble vist til vedtak i distriktsstyret sak 7/15 der det ble fattet følgende vedtak: Distriktsstyret ønsker å legge til rette for en styrking av lokale ledds kapasitet i Nordland gjennom et 2-årig prosjekt. I forslag til budsjett som legges frem for Årsmøtet, innbakes totalt 200% stillinger. Administrasjonen i samråd med distriktsleder gis i oppdrag å iverksette prosjektet. Distriktsårsmøtet 2015 vedtok budsjettet. Tilbakemeldingene halvveis inn i prosjektperioden viser at både lokalforeningsledere og ansatte er fornøyd, og at ansattressursene bidrar til å styrke lokal kapasitet gjennom humanitær aktivitet. Samtidig har lokalforeningene mange prosjekter og mål som ikke er realisert enda, og det er derfor rom til å utvikle mer aktivitet og bedre systemer i det som gjenstår av prosjektperioden. Godt samarbeid mellom styreleder/styret og frivillighetskoordinator forutsetter tett og god dialog. Rollen som oppdragsgiver er utfordrende og forutsetter et aktivt og sterkt styre, samtidig som det tar tid å utvikle og finne ut hva denne rollen innebærer. Distriktsstyremøte Nordland Røde Kors av 8

6 Videre er det viktig at frivillighetskoordinator er proaktiv og en pådriver som ser muligheter, og at innspill diskuteres med styret og styreleder. Dette er et område som krever tid og kontinuerlig fokus og arbeid. Det å få en ansatt åpner for nye muligheter i en lokalforening; det frigjør kapasitet for tillitsvalgte som får holde på med det de vil og kan (ledelse vs. administrasjon), det skaper rom for nye behovsrettede aktiviteter og flere frivillige, samt mulighet til å styrke og videreutvikle eksisterende aktiviteter. Dersom lokalforeningene ønsker videreføring av disse stillingene etter utløp av den to-årige prosjektperioden, må de allerede nå finne ny finansiering. Distriktsstyret ønsket at en senere evaluering bør inneholde informasjon om hva som gikk bra og hva som gikk mindre bra slik at man har muligheter for læring når det evt. skal satses på utplassering av stillinger i andre lokalforeninger. Sak 42/2016 Distriktsråd Røde Kors Ungdom Distriktsstyret opphever vedtak om oppnevning av Dennis Omondi som ressursperson i distriktsråd Røde Kors Ungdom, jfr. sak 3/16. Distriktsstyret ønsker å vurdere fremtidig organisering av distriktsråd Ungdom i Nordland. Det fremmes ny sak om dette til distriktsstyret når tilstrekkelig informasjon om ulike alternativer foreligger. Frivillighetskoordinator Linn Ersland ivaretar og følger opp Røde Kors Ungdom inntil videre. Distriktsstyret behandlet i møte sak 3/16 om oppnevning av ressursperson for distriktsråd Røde Kors Ungdom etter at leder for distriktsrådet trakk seg og nestleder rykket opp som leder. Distriktsstyret tok til etterretning distriktsråd Ungdoms oppnevning av Dennis Omondi som ressursperson for distriktsråd Røde Kors Ungdom. Distriktsstyret vil med bakgrunn i en diskusjon om endret organisering av Røde Kors Ungdom i Nordland vurdere alternative løsninger. Distriktsstyret opphever tidligere vedtak om oppnevning av ressursperson. Distriktsstyremøte Nordland Røde Kors av 8

7 43/2016 B-sak 44/2016 Juleaksjon Arkhangelsk Distriktsstyret overfører kr ,- fra balansekonto Russland til Arkhangelsk Røde Kors for innkjøp av matesker til vanskeligstilte barnefamilier i forbindelse med juleaksjonen BAKGRUNN FOR SAKEN: Nordland Røde Kors har som en del av samarbeidet med Arkhangelsk Røde Kors utarbeidet en Plan of Action, der det fremgår at distriktet årlig bidrar med et tilskudd til juleaksjonen og innkjøp av matesker. Distriktsstyret overfører kr ,- til Arkhangelsk Røde Kors for innkjøp av matesker til vanskeligstilte barnefamilier i forbindelse med juleaksjonen /2016 TV-aksjonen 23. oktober 2016 Orientering tatt til etterretning. Det ble orientert om saken senest i sak 35/16, møte Orientering om status for lokalforeningenes planlegging av aktiviteter for å informere om TV-aksjon og rekruttere bøssebærere ble gitt i møtet. Det er etablert samarbeid i de fleste kommuner i Nordland mellom Røde Kors og kommunekomiteene. I de kommuner der Røde Kors ikke er representert gjøres det avtale med andre kontaktpersoner. Nordland Røde Kors er representert i Fylkesaksjonskomiteen og vil i arbeidet her bidra til synliggjøring av Røde Kors og rekruttering av bøssebærere i fylket. Distriktsstyremøte Nordland Røde Kors av 8

8 46/2016 Fordeling av distriktets tildelte transportstøtte Orientering om distriktsråd hjelpekorps' tildeling av transportstøtte for 2016 tas til etterretning. Det ble orientert om distriktsråd hjelpekorps vedtak i sak 43/2016 vedr. tildeling av transportstøtte for /2016 Narvik Røde Kors 100 år 28. januar 2017 Orientering tatt til etterretning Narvik Røde Kors markerer sitt 100 års jubileum 28. januar Distriktsstyremøte Nordland Røde Kors av 8