TILLITSVALGT HÅNDBOKEN

Transkript

1 TILLITSVALGT HÅNDBOKEN Håndbøkene til Røde Kors Ungdom: Utgave

2 "Snille, greie personer som gjør jobben uten å få betalt. De er snille som vil være med oss, de kan jo være hjemme lissom " "Et forbilde for oss. De gjør en god ting for nærmiljøet og samfunnet. De bidrar med å gjøre andre glade og samfunnet bedre." "Det er fint. Det er bra at de gjør frivillig arbeid. Jeg ser ikke på dem som gjerrige." "Det er bra for andre som trenger hjelp. Bedre å være her enn å være ute og gjøre dumme ting i et dårlig miljø. Det er veldig tett her, alle kjenner hverandre. Bruker tiden sin på å være med oss. De frivillige fortjener ros, det er noe å sette pris på!" - Ungdom om frivillig arbeid 2

3 Innhold Velkommen som tillitsvalgt... 4 Et digitalisert verv... 7 Rollen som tillitsvalgt... 9 Organisasjonen Råd Ungdomskonferanser Delegering og oppfølging Rådsleder Lokal -og distriktsstyre Landsrådet Ansatte Veien til humanitært arbeid Årsplan Økonomi

4 4

5 Velkommen som tillitsvalgt i Røde Kors og Røde Kors Ungdom Det er mange ting du skal lære deg i løpet av den første perioden som tillitsvalgt. I tillegg til dette heftet som er ment som en guide for deg som er tillitsvalgt, forventes det at du gjør deg kjent med disse heftene: Håndbok for frivillige Håndbok for aktivitetsledere Velkommen til oss, og gratulerer med ny rolle som leder og økt ansvar! Introduksjon til Røde KorsHEF 5

6 6

7 Et digitalisert verv Med vervet følger også en egen e-postadresse som er tilknyttet Korsveien. Det forventes at du bruker denne i kommunikasjon med tillitsvalgte, frivillige og ansatte. Samtidig forventes du å ta den i bruk i kontakt med eksterne så lenge du gjør det i rollen som tillitsvalgt i Røde Kors. Som tillitsvalgt må du bli kjent med Røde Kors intranett, Korsveien. På Korsveien finner du alle dokumentene du behøver som tillitsvalgt. Intranettet gjør det også lettere å samarbeide med de ansatte og andre tillitsvalgte i organisasjonen. Med dette som formål kan verktøy som samarbeidsrom og kalender være nyttige. Alt dette får du opplæring i av enten ansatt tilrettelegger eller erfaren tillitsvalgt. I tillegg vil du på korsveien kunne finne en side som heter Datahjelp for frivillige, hvor du vil finne brukermanualer og opplæringsfilmer. 7

8 8

9 Rollen som tillitsvalgt Rollen som tillitsvalgt i Røde Kors Ungdom innebærer at du skal være med på å legge til rette for gode beslutningsprosesser hvor unge bidrar og påvirker diskusjonen. Som tillitsvalgt i Røde Kors og Røde Kors Ungdom arbeider man for at unge skal bli hørt i saker og prosesser som angår dem i samfunnet. Du skal styrke andre unge tillitsvalgte og frivilliges mulighet til å delta i utviklingen av Røde Kors- og Røde Halvmånebevegelsen slik at organisasjonen møter fremtidens behov. 9

10 10

11 Organisasjonen Det humanitære arbeidet utføres av frivillige i Røde Kors, ansatte tilrettelegger for frivillig innsats og tillitsvalgte tar de øvre beslutningene som skaper behovet for frivillig innsats. Røde Kors i Norge består av tre ulike nivå: lokalt, distrikt og nasjonalt. I tillegg består det av tre organisasjonssøyler: Hjelpekorps, Omsorg og Ungdom. Den frivillige innsatsen foregår lokalt i aktivitetene, mens tilrettelegging og beslutningstagende prosesser foregår lokalt, på distriktsnivå og nasjonalt. Det vil si at for hvert nivå finner man som regel et råd for hvert av de tre grenene: Lokalråd Distriktsråd Landsråd I tillegg til ansvaret for driften av aktivitetene og frivilligheten, skal rådene rådgi det øverste beslutningstagende organ for nivået, styret. Styret består av tillitsvalgte som er valgt inn, pluss leder fra hvert av de tre rådene. Det finnes et styre i hvert av de tre nivåene i organisasjonen. Lokalstyre Distriktsstyre Landsstyre 11

12 Råd Lokalråd Distriktsråd - Landsråd Rådene i Røde Kors Ungdom er de øverste beslutningstagende organene i Røde Kors Ungdom på deres nivå. Rådene har ansvar for å følge opp aktivitetene og rådene underlagt dem selv. Alle rådene har et styre som de selv rapporterer til. Tillitsvalgte til rådene velges enten på ungdomskonferansen eller årsmøte, og det er opp til rådene selv hvordan de organiserer ansvar og arbeid. Leder må være over 15 år, mens alle andre kan være mellom 13 og 30 år. Alle må være betalende medlemmer i Røde Kors for å ha stemmerett under konferanser og årsmøter. Rådene skal gi råd og anbefalinger tilknyttet unge som målgruppe, ungdomsaktiviteter, unge frivillige og tillitsvalgte. 12

13 Rådenes ansvar Rådene har mer eller mindre de samme ansvarsområdene uavhengig av nivå, og kan dele sine ansvarsområder i tre: Aktivitetene Rådene skal veilede og rådgi lokalråd/aktivitetsledere i deres arbeid med å kvalitetssikre de lokale aktivitetene. Frivillig og tillitsvalgte Rådene skal sørge for god opplæring og oppfølging av unge tillitsvalgte og frivillige i organisasjonen. Medvirkning Rådene skal sikre Røde Kors Ungdoms og de unge tillitsvalgtes behov og interesser. Dette gjøres ved representasjon i råd, styrer, utvalg og årsmøter. Se Vedtekter for Røde Kors Ungdom for mer informasjon om mandatet til rådene og deres ansvarsområder. 13

14 14

15 Ungdomskonferanser Hvert år holdes det ungdomskonferanser sentralt, i distrikt og lokalt i Røde Kors Ungdom. Ungdomskonferansene er det samme som årsmøter, og her kan tillitsvalgte påvirke utviklingen av organisasjonen og hva vi skal arbeide med fremover. Rådet er ansvarlig for å gjennomføre konferansen hvert år. På ungdomskonferansene kontrollerer vi det vi har gjort, bestemmer det vi skal gjøre videre og velger hvem som skal lede og representere organisasjonen, lokalt, i distrikt og nasjonalt. 15

16 16

17 Delegering og oppfølging Selv om det er en del ansvarsområder underlagt de ulike rådene, betyr det ikke at det er tillitsvalgte selv som skal gjennomføre oppgavene. Snarere tvert imot skal rådet enten delegere bort eller følge opp ansvarsområdene til de rollene eller vervene som vil sikre kontinuitet. Lokalråd: Det er lokalrådets ansvar å drifte aktivitetene. Men det betyr ikke at det er de tillitsvalgte i rådet som skal være frivillige i aktiviteten. Det vil være mer hensiktsmessig å rekruttere egne frivillige til å gjennomføre aktiviteten. Evt. kan en tillitsvalgt i rådet, utpekes som frivillig aktivitetsleder. Distriktsråd: Det er distriktsrådet ansvar å arrangere temakurs, men det betyr ikke at det er de tillitsvalgte i rådet som skal være kursholdere. Rådets ansvar vil være å tilrettelegge for et slik kurs, ved for eksempel å bestille dette gjennom distriktskontoret som ofte har en ansatt opplæringskoordinator. 17

18 18

19 Rådsleder Uavhengig hvordan rådet er organisert skal det være en valgt en rådsleder og nesteleder. Leder og nestleder rådene er automatisk medlem og stedfortreder i styret på samme nivå. I denne rollen representerer man rådet, de unge tillitsvalgte og frivillige i organisasjonen. Rådsleder har i tillegg ansvar for at rådet følger opp sitt mandat og ansvarsområder. 19

20 Lokal- og distriktsstyre Både distrikt og lokalforening ledes av et styre. Medlemmene i styret består av leder, nestleder og et til fire medlemmer. I distrikt og lokalforeninger som har egne råd innenfor Omsorg, Hjelpekorps og Ungdom, inngår ledere for disse som fullverdige medlemmer. Styrets overordnede oppgave er å lede distriktet eller lokalforeningen i den perioden det er valg for. 20

21 Landsrådet Landsrådet velges på Sentral ungdomskonferanse av delegatene der. Deres oppgave er å gjennomføre og følge opp de vedtakene som er gjort der. I tillegg er det mange andre saker i løpet av året som landsrådet behandler på vegne av organisasjonen. Vedtak som er gjort i landsrådet får ofte følger for hele organisasjonen, derfor er det viktig å tenke godt over hvem man ønsker å velge inn i landsrådet. Landsrådet skal videreformidle informasjon om hva som foregår i Røde Kors på sentralt hold til sine distrikter. Dette gjøres både gjennom nyhetsbrev og distriktsoppfølging. 21

22 22

23 Ansatte Distriktskontor og lokalkontor Røde Kors har distriktskontorer og lokalkontorer som jobber for å støtte og tilrettelegge for frivillige og tillitsvalgte lokalt og på distriktsnivå. På distriktskontoret og lokalkontoret er det en eller flere ansatte som følger opp råd, kurs og aktiviteter tilknyttet Røde Kors Ungdom. Nasjonalkontor Ansatte på nasjonalkontoret skal støtte Røde Kors Ungdoms sentrale tillitsvalgtapparat, i tillegg til resten av organisasjonen innenfor ung medvirkning og målgruppen unge sårbare. Det er flere avdelinger og enheter som arbeider for ungdomsorganisasjonen, på den måten sikrer man at Røde Kors Ungdom har en bred forankring i ansattorganisasjonen. 23

24 Veien til humanitært arbeid Et av hovedmålene til Røde Kors Ungdom er å drive lokal humanitær aktivitet. Det er derfor viktig å tenke ut hvordan man kan skape aktiviteter og lage en plan for hva, når, hvor, av hvem og for hvem. Verktøy vi anbefaler å benytte er politisk plattform og strategi, som begge befinner seg på Korsveien. Disse dokumentene kan bidra til å sette retning og rammer for hva dere skal gjøre. Politisk plattform forteller hvilke krav og mål vi har til humanitære behov nasjonalt og internasjonalt. Strategien løfter frem de nasjonale behovene og hvordan vi i Røde Kors Ungdom skal møte disse behovene. 24

25 Politisk plattform Politisk plattform er en samling av Røde Kors Ungdoms politiske mål, krav og holdninger. Røde Kors Ungdom baserer alle sine krav og mål på humanitære behov og skal ved å være en stemme for sårbare grupper, arbeide samlet for å oppnå endring i samfunnet rundt oss i et lokalt, nasjonalt og internasjonalt perspektiv. Denne plattformen skal fungere som utgangspunkt for alt politisk påvirkningsarbeid, fra kampanjearbeid til å delta i den offentlige debatten gjennom leserinnlegg. Grunnlaget for våre krav er forankret i våre erfaringer gjennom aktivitet, faglig kunnskap, menneskerettighetene, internasjonal humanitær rett og internasjonalt anerkjente konvensjoner og bestemmelser. Strategi Strategien veileder Røde Kors Ungdom over en periode på tre år, og beskriver Røde Kors Ungdoms samfunnsrolle, arbeidsområder og metoder. Strategien følger Norges Røde Kors' Langtidsplan og Hovedprogram. Strategien gjelder for Røde Kors Ungdoms arbeid lokalt, på distriktsnivå og nasjonalt. Det er først og fremst et veiledende dokument for tillitsvalgte. Den konkretiseres i årlige handlingsplaner for lokallagene, distriktsrådene og landsrådet i Røde Kors Ungdom. Tillitsvalgte og frivillige velger ut områdene de skal arbeide med det gjeldende året basert på humanitære behov. Men før dere går frem med en handlingsplan, må dere tenke på Røde Kors-vurderingen. 25

26 26

27 Røde Kors-vurderingen Røde Kors-vurderingen er en nyttig metode for å finne ut hvilke aktiviteter man bør drive med. Vurderingen er nyttig både når dere skal finne ut hvilke nye aktiviteter dere skal starte og hvilke aktiviteter dere skal fortsette med, basert på lokale behov. Røde Kors-vurderingen er en trinnvis metode for hvordan man går frem der man stiller seg disse spørsmålene: Se film 27

28 28

29 Handlingsplan I en handlingsplan setter man opp hvilke behov man skal arbeide for, deretter bestemme seg for noen mål på hvordan man skal møte behovene. Til slutt kommer man frem til noen konkrete tiltak for å nå målene. En handlingsplan utarbeides og vedtas av rådet. Deretter melder rådsleder inn handlingsplanen til styret, som tar den endelige beslutningen. Handlingsplanen utarbeides basert på blant annet aktivitetsplanene som er innhentet fra aktivitetslederne. En aktivitetsplan er en detaljert tidsplan for aktiviteten som aktivitetsleder og frivillige utarbeider sammen. Se her for mal til handlingsplan Se her for mal til aktivitetsplan 29

30 AUG SEP OKT NOV DES JAN Sommerferie Oppstart Frifond søknadsfrist Lokalt årsmøte planlegging Årsmøter og valg lokalt Frifond søknader Sentral Ungdomskonf eranse Planlegge oppstart Delegasjons møter Planlegge evt. Juleaktivitete aller /kampanje Juleaktiveteter eller kampanje Lokal handlingsplan FEB MAR APR MAI JUN JUL Årsmøte og valg i distrikt Påmelding Landsleir Landsleir Sommeraktivit eter kampanjer Sentral tillitsvalgtsamli ng Planlegging av årsmøte og valg i distrikt Sommeraktivit eter kampanjer Distriktetshan dlingssplan Planlegging av sommeraktivit eter kampanjer Sommerferie Sommerferie 30

31 Årsplan Et annet godt verktøy å ha, både til utarbeiding av handlingsplan og til generelt bruk i rådet, er en årsplan eller et årshjul. Dette er en plan over de faste aktivitetene/samlingene/hendelsene dere vet kommer til å skje i løpet av året. 31

32 Økonomi Budsjett - å planlegge bruken av penger Et budsjett er en plan over de pengene man har tenkt å bruke, hvor man skal få pengene fra og hva man skal bruke dem til. Røde Kors Ungdom setter opp budsjett for sine aktiviteter, som blir presentert under årsmøtet. Når dere legger frem budsjettet på årsmøtet så kan dere få spørsmål om hva dere har basert tallene på. Derfor vil det være lurt å lage budsjett basert på aktivitetsplanene, slik at man kjenner til hva tallene er basert på. Regnskap å holde oversikt over pengene Et regnskap er en oversikt over de pengene man har tjent, brukt eller spart. Som råd har dere ansvar for å holde oversikt over pengene dere bruker. Etter hvert som man bruker penger må man være nøye med å føre det opp, slik at man har et tydelig regnskap når aktiviteten er over. Derfor er det viktig å ta vare på og eventuelt ta kopi av alle kvitteringer. Som regel vil utgiftene gå via kontoen til lokalforeninger eller distriktet. En kasserer eller en ansatt fører regnskap, som er likt for hele Norges Røde Kors. 32

33 MEDLEMSINNTEKTER Medlemskontingentene fordeles på de tre rådene, Omsorg, Hjelpekorps og Ungdom basert på budsjett og handlingsplaner. Dette gjelder både på lokalt og distriktsnivå. FRIFOND Aktivitetene dere søker om må være i henhold til Strategi for Røde Kors Ungdom. På ungdomsportalen på Korsveien under støtteordninger og på nettsidene til Røde Kors Ungdom ligger søknadsskjema og retningslinjer. SØKNADSPORTALEN Egen søknadsportal hvor Røde Kors fordeler midler vi har fått tildelt som organisasjon. FYLKET OG KOMMUNENS UNGDOMSRÅD De fleste fylker og kommuner har egne ungdomsråd som fordeler x antall kr på aktiviteter rettet mot ungdom. Sjekk fylkets eller kommunens nettsider for mer informasjon. ANDRE STØTTEORDNINGER Det finnes mange støtteordninger og fond der dere kan søke om penger til bestemte prosjekter. Linkene nedenfor er nettsider hvor flere legater og stiftelser er samlet. UNGORG.no (Oslo, men flere av ordningene er nasjonale) LEGATHÅNDBOKEN BEDRIFTER OG ORGANISASJONER I tillegg til faste støtteordninger og fond, kan det være bedrifter og organisasjoner som ønsker å støtte dere hvis de først blir spurt. 33

34 Midler å skaffe penger Midler er de pengene man innhenter for å kunne gjennomføre budsjetterte aktiviteter. Det finnes ordninger både lokalt og på distriktsnivå. Noen ordninger er til spesifikke aktiviteter og tiltak, andre er mer åpne. Når aktivitetsledere har utarbeidet en aktivitetsplan med budsjett, skal aktivitetsledere sammen med lokalråd søke midler. Grunnen til at aktivitetsledere ikke søke midler på egenhånd er at lokalråd og lokalforeningsstyre skal være kjent med og godkjenne alle søknader. I tillegg kan et lokalråd med mange aktiviteter gjøre strategiske valg om hvor en skal sende de ulike søknadene. Se listen på forrige side for tips til hvor dere kan innhente midler. 34

35 Rollen som tillitsvalgt bringer med seg økt ansvar, men du skal alltid få den hjelpen du trenger så lenge du oppsøker den. Det er også noe vi har prøvd å understreke i denne guiden. Både ansatte og andre tillitsvalgte er her for å bistå deg i det viktige arbeidet du gjør! Lykke til med ditt nye verv! 35