Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Malvik kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Malvik kommune Arkivsak: 14/111 Møtedato/tid: , kl. 17:00 Møtested: Møterom 223, Rådhuset. Møtedeltakere: Per Walseth, leder Tove Grendstad Kerstin Leistad Gunnar Lohse \VWHLQ 6QHLVHQ YDUD IRU /\QJ Forfall: 3HU $ULOG /\QJ. Andre møtende: Kristian Rolstad,rådmann Arvid Hanssen, Konsek Midt-Norge IKS Kopi: Varamedlemmer, ordfører, postmottak Malvik kommune, postmottak Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) Wenche Holt RMN og Anna Ølnes RMN. Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på telefon , eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Per Walseth (sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder, Konsek 1

2 Sakliste 031/14 032/14 033/14 034/14 035/14 036/14 037/14 Godkjenning av protokoll fra møtet i kontrollutvalget 12.mai Orientering om status i kommuneøkonomien og utfordringer fremover. Referatsaker til kontrollutvalgets møte Forslag til økonomiplan for og budsjett 2015 for Kontroll og tilsyn. Innledende diskusjon vedrørende rullering av plan for selskapskontroll - vurdering av vesentlighet og risiko.l Innledende diskusjon - plan for forvaltningsrevisjon Eventuelt. 2

3 Godkjenning av protokoll fra møtet i kontrollutvalget 12.mai Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 031/14 Arvid Hanssen 033, &17 14/111-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere distribuert til utvalget og ligger på 3

4 Orientering om status i kommuneøkonomien og utfordringer fremover. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 032/14 Arvid Hanssen /50-9 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. 2. Kontrollutvalget ber om en ny oppdatert økonomisk status på møtet 17.november. Saksutredning Det er avgjørende at kommunen har nødvendig øknomiske handlingsrom for å kunne og gi innbyggerne lovpålagte tjenester og dekke andre oppgaver som kommunen har påtatt seg, på en god måte. Kontrollutvalget holder seg oppdatert på kommuneøkonomien gjennom kommunale saksdokumenter. Når kontollutvalget mener det er nødvendig ber utvalget om egne orienteringer fra rådmannen. Da utvalget fikk redegjørelse fra rådmannen under sak 26/13 den uttalte utvalget at det så med bekymring på hvordan de allerede vedtatte investeringene kan medføre at tjenestetilbudet til innbyggerne må reduseres i fremtiden. Budsjettkontroll for 1.tertial 2014,som ble behandlet i kommunestyret i juni, viser at det fortsatt er store utfordringer i forhold til å nå budsjettmål for året. Kommunestyret vedtok følgende: 1. Rådmannen skal i første kommunestyremøte etter ferien, den 1.september 2014, komme med rapport til kommunestyret som skal inneholde: - Hvilke besluttede innsparingskrav er innfridd Nye tiltak for å få økonomien i balanse Oversikt over hva eiendomsskatten innbringer i 2014 Økonomirapport per I tillegg skal rådmannen i hvert kommunestyremøte framover redegjorde kort for status vedrørende økonomien i kommunen (15 minutter) Vedtaket viser at kommunestyret selv har fokus på økonomioppfølgingen. Dette er positivt. Rådmannen vil være representert i kontrollutvalgets møte og gi kontrollutvalget en orientering om status i kommuneøkonomien og utsiktene fremover, slik han ser det. 4

5 Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Det fremgår av de siste års regnskap, årsberetninger, økonomiplandokumenter og også andre enkeltsaker, at kommunen har store utfordringer for å oppnå/opprettholde nødvendig økonomisk handlingsrom. Kontrollutvalget må på bakgrunn av redegjørelsen, samt svar på spørsmål, vurdere eventuell egen videre oppfølging eller velger å holde seg oppdatert gjennom orienteringene som gis i kommunestyret. Sekretariatet anbefaler at også kontrollutvalget fortsatt har fokus på kommuneøkonomien. 5

6 Referatsaker til kontrollutvalgets møte Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 033/14 Arvid Hanssen 033, &17 14/111-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Åpne dører i kontrollutvalget. Kontrollutvalgets innsyn i ansattes e-post. Møteoffentlighet i Nes kommune - Sivilombudsmannens uttalelse. Hva er nettleie TrønderEnergi Nett revidert. Kommunebarometeret Budsjettkontroll KU Invitasjon til Konsek-samling for kontrollutvalg Invitasjon til KU-samling i Værnesregionen Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Møte med representanter for kontrollutvalgene i Værnesregionen 12.september. 2. Orientering fra kontrollutvalgskonferanse og årsmøte i Forum og Tilsyn og kontroll i Haugesund den juni P.-A. Lyng og G. Lohse deltok. 3. Åpne dører i kontrollutvalg: Artikkel i Kommunerevisoren nr Kommunal- og moderniseringsdepartementet: Uttalelse om kontrollutvalgets innsyn i ansattes e-post 5. Møteoffentlighet i Nes kommune Sivilombudsmannens uttalelse. 6. Hva er nettleie? 7. Kommunebarometeret kommuner i Sør-Trøndelag. 8. Budsjettkontroll Kontroll og tilsyn per Invitasjon til samling for kontrollutvalg på Tiller Invitasjon til samling for kontrollutvalg i Værnesregionen

7 \\ KONTROLLUTVALG \\ Åpne dører i kontrollutvalgene Sommeren 2013 trådte en endring av kommuneloven i kraft, som førte til at hovedregelen ikke lenger er at kontrollutvalget kan holde sine møter bak lukkede dører. Hvordan må vi, som kontrollutvalgsmedlemmer, sekretærer og revisorer forholde oss til dette? S om kontrollutvalg, og dets hjelpere, har vi en viktig oppgave i å bidra til å styrke demokratiet og folks demokratiske rettigheter. Åpenhet har blitt en stadig sterkere del av det norske demokratiet, og vi har en plikt til å forholde oss lojale til dette. Fram til juni 2013 var vi gitt den unike tilliten å holde lukkede møter uten særlig begrunnelse, men prinsippet om åpenhet har nå blitt så sterkt at Stortinget ikke lenger ser grunnlag for at dette kunne, eller burde, fortsette. Vi må nå forholde oss til åpenhet på lik linje med andre politiske organer. Jeg vil innledningsvis understreke at jeg i denne artikkelen har en praktisk tilnærming til hvordan loven skal anvendes. Det er mulig at jeg her kommer med noen forenklinger, og utelater noen forbehold, særlig når jeg ikke mener disse er særlig relevante for hverdagen i kontrollutvalget. La meg først starte med et par avgrensninger og begrepsavklaringer for å unngå misforståelser. Til tanken om åpenhet i forvaltningen knytter det seg flere viktige prinsipper. For det første har vi prinsippet om dokument offentlighet, dette reguleres i offentleglova, og gjelder dokumenter. Dette er separat fra prinsippet om møte offentlighet, som er definert med utgangspunkt i kommuneloven 31. Det er det siste prinsippet jeg omtaler i denne artikkelen, men det er viktig å ha med seg at det ikke er en nødvendig sammenheng mellom at dokumenter unntas offentlighet og at møter lukkes. Reglene for disse to tingene er forskjellige, og bare delvis overlappende. Motstykket til offentlighet, både når det gjelder møter og dokumenter er taushetsplikt. Taushetsplikt knytter seg til opplysningene i seg selv, og gjelder bare for opplysninger nærmere definert i forvaltningsloven og en del særlover. Det er viktig å merke seg at det heller ikke er noen 1-til-1-sammenheng mellom disse prinsippene. Et dokument er ikke automatisk underlagt taushetsplikt når 4 Kommunerevisoren nr AV SVERRE BUGGE MIDTHJELL, RÅDGIVER, KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT MIDT-NORGE IKS det er unntatt offentlighet, og det hersker ingen generell taushetsplikt om det som skjer i et lukket møte. Dokumenter som inneholder taushetsbelagt informasjon skal imidlertid ikke være offentlige, og møter skal lukkes når det omtales taushetsbelagt informasjon. Hovedregelen: Full åpenhet Så, til reglene for møteoffentlighet. Alle politiske er underlagt møteprinsippet. Dette er nedfelt i 30. Her slås det i nr. 1 fast at: 1. Folkevalgte organer behandler sine saker og treffer sine vedtak i møter. Hovedregelen for møteoffentlighet finner vi i kommuneloven 31, om møteoffentlighet, nr. 1 som lyder: 1. Enhver har rett til å overvære møtene i folkevalgte organer. Det er altså en klar sammenheng bak at både behandling og vedtak i folkevalgte organer skal foregå i møter, og at enhver har rett til å overvære møtene. All politisk behandling skal gjennom dette være tilgjengelig for offentligheten. Ordene behandler sine saker og i 30 ble tatt inn i revidering av loven i 2011 for å understreke at dette gjelder ikke bare den delen av behandlingen der man treffer vedtak, men også der man for eksempel bare innhenter informasjon1. I utgangspunktet skal derfor 1 Jan Fridtjof Bernt, kommentarer til kommuneloven, Rettsdata.no, noter 454, 455 og 478.

8 \\ KONTROLLUTVALG \\ alle sammenhenger der kontrollutvalget trer sammen og diskuterer eller mottar relevant informasjon om saker, være offentlige. Kontrollutvalget kan ikke ha informasjonsmøter, orienteringer, arbeidsmøter, formøter, seminarer eller lignende der allmennheten nektes adgang, og det ikke på rimelig vis legges til rette for at de får innsyn. De eneste lovlige unntakene fra dette er fire forholdsvis strenge regler nedfelt i kommuneloven 31 nr For å kunne lukke et møte må alltid en av disse fire hjemlene kunne benyttes, og det må nedfelles i protokollen nøyaktig hvilken av dem utvalget påberoper seg. To av disse reglene er skal-regler, altså påbud om å lukke, mens de andre to er kan-regler som gir mulighet for å lukke dersom utvalget mener det er nødvendig. I alle tilfeller skal det fattes et eksplisitt vedtak om lukking i møtet, også når man er pliktig til det. Et eksempel på fullstendig lovhenvisning kan her være: kommuneloven 31 nr. 2, jf. forvaltningsloven 13 nr. 1 2 Jan Fridtjof Bernt, kommentarer til kommuneloven, Rettsdata.no, note Jan Fridtjof Bernt, kommentarer til kommuneloven, Rettsdata.no, note 483 Unntak 2: Personalsaker Kommuneloven 31 nr. 3 lyder: 3. Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det skal behandle en sak som angår en arbeidstakers tjenst lige forhold. Dette er den andre skal-regelen, der et politisk organ er pliktig til å lukke møtet. Denne bestemmelsen kommer i tillegg til taushetspliktsbestemmelsen i nr. 2, og det er viktig å legge merke til at det her er sakstypen, ikke de eventuelle opplysningene som kommer opp, som gir plikten til å lukke. Saken må ha en arbeidstakers tjenstlige forhold som tema. At det rettes kritikk mot en ansatt i forbindelse med en annen sak er for eksempel ikke tilstrekkelig. Typiske eksempler på saker som omfattes av denne paraunntak 1: Lovbestemt taushetsplikt grafen er behandling av tilsetting, oppsigelse, avskjed, Kommuneloven 31 nr. 2 lyder: lønnsvilkår eller permisjon for enkeltpersoner.3 Denne paragrafen bør ikke komme til anvendelse veldig 2. Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når ofte i kontrollutvalget. Kontrollutvalget skal ikke være noe det foreligger lovbestemt taushetsplikt. klageorgan eller organ for generell overprøving av rådmanndette er den første, og antagelig viktigste unntakshjemmelen for kontrollutvalget, og en som er forholdsvis ens avgjørelser, og bør kun i svært spesielle tilfeller befatte grei å håndtere. Som tidligere nevnt er enkelte opplysning er seg med personalsaker knyttet til enkeltpersoner. underlagt taushetsplikt ved lov, og kontrollutvalget, på lik Unntak 3: Når hensynet til personvern krever det linje med offentlig ansatte, plikter å sørge for beskytte disse opplysningene. Det inkluderer en plikt til å lukke Kommuneloven 31 nr. 4 lyder: møtet når disse omtales. Dersom det er praktisk mulig å 4. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når dele opp saken på en slik måte at det bare er nødvendig hensynet til personvern krever det. å trekke inn de taushetsbelagte opplysningene i deler av Her er vi over på bestemmelser der kontrollutvalget debatten tilsier en lojal oppfølging av loven at man bør kan vedta å lukke møter. Dette er også en bestemmelse lukke møtet bare under denne delen av saken 2. Personer som kommer i tillegg til taushetspliktsbestemmelsene. som kan innlemmes i taushetsplikten kan gis tillatelse til I enkelte tilfeller kan det være slik at de konkrete opplyså være til stede. Dette kan for eksempel ofte gjelde rådningene i en sak ikke er taushetsbelagte, men at det er mannen og dennes representanter. klart at det å behandle saken i offentlighet kan være en Den taushetsplikten som oftest vil være relevant for urimelig krenkelse av personvernet til enkeltpersoner. kontrollutvalget er den som følger av forvaltningsloven I loven brukes ordet krever, som understreker at terskelen 13. Dette gjelder enten 1) Noens personlige forhold, for dette skal være høy. Det må også gjøres en konkret eller 2) tekniske innretninger og fremgangsmåter samt vurdering av hva som i den aktuelle saken bør veie tyngst drifts eller forretningsforhold som det vil være av konkur av enkeltpersonens rett til personvern og allmennhetens ransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den rett til innsyn. Dersom det foreligger lovbestemt taushetssom opplysningen angår. Jeg går ikke i detalj på tolkning enplikt om opplysningene er det ikke denne hjemmelen, her, ut over å peke til at det stort sett er nr.1 som er aktu- men hjemmelen i nr. 2 som skal benyttes. ell for kontrollutvalget, altså noens personlige forhold. Denne regelen kan for eksempel komme til anvendelse Enkelte revisorer påberoper seg, etter det jeg erfarer, når det i en sak er behov for en debatt med inngående denne bestemmelsen kombinert med revisors taushetsplikt diskusjon om noens personlige egenskaper, uten at dette etter kommuneloven 78 nr. 7, for å kreve lukking av trenger å innebære avdekking av taushetsbelagt informamøter i kontrollutvalget under sine orienteringer. Jeg vil sjon, og uten at det er en personalsak angående noen ansatte i slutten av artikkelen komme tilbake til hvorfor jeg mener i kommunen. Det er vel heller ikke her noen grunn til å dette ikke er riktig. tro at dette vil gjelde veldig mange saker i kontrollutvalget. Når man skal benytte kommuneloven 31 nr. 2 som hjemmel er det viktig at det i protokollen også oppgis fra hvilken lovbestemmelse denne taushetsplikten kommer. 8 Kommunerevisoren nr

9 \\ KONTROLLUTVALG \\ Unntak 4: Sterke offentlige interesser Kommuneloven 31 nr. 5 lyder: 5. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hen synet til tungtveiende offentlige interesser tilsier det, og det vil komme fram opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt offentlig innsyn etter lov 19. mai 2006 nr. 16 (offentleglova) dersom de hadde stått i et dokument. Dette er nok det mest kompliserte av de fire unntakene å forholde seg til. Denne bestemmelsen stiller opp et dobbelt krav, der begge må være oppfylt: 1. Det må foreligge tungtveiende offentlige interesser. 2. Det må fremkomme opplysninger som kunne vært unntatt offentlighet etter offentleglova dersom de hadde stått i et dokument. Disse interessene må altså være tungtveiende. Dette under streker at det skal være svært høy terskel for å bruke også dette unntaket. Interessene må også være offentlige, det må altså være saklige og legitime grunner for at det ikke er i samfunnets interesse at det behandles i et åpent møte. Denne paragrafen er her for å beskytte samfunnet, ikke politikernes interesser. Å lukke møtet for å kunne føre en mer åpen og friere debatt, for å slippe støy og bråk, eller for å skjerme administrative eller politiske prosesser fra innsyn er for eksempel ikke lovlig med denne hjemmelen. Det må i tillegg vises til en konkret hjemmel i offentleglova som handler om unntak for slike opplysninger dersom de hadde stått i et dokument. Et mulig eksempel på dette kan være hensynet til det offentliges forhandlingsposisjon i en pågående sak (offl. 23), for eksempel hvis kommunens verdivurdering ble kjent for motparten. Selv om det er offentleglova som brukes som hjemmel er denne bestemmelsen knyttet til møtet, og det som sies der, ikke til saksdokumentene. Det er derfor ikke automatisk slik at møtet kan lukkes etter denne paragrafen fordi det foreligger saksdokumenter som er unntatt offentlighet. Også her skal det vurderes strengt, og hensynet til den gjeldende offentlige interessen må veies opp mot hensynet til allmennhetens legitime interesser i innsyn.4 Revisors taushetsplikt Et spørsmål det tidvis har vært debatt om er hvordan møt er i kontrollutvalget er forenlig med revisors taushetsplikt etter kommuneloven 78 nr. 7. Jeg har blitt fortalt at enkelte revisorer har trukket dette så langt at de nekter å orientere kontrollutvalget om noe som helst som angår revisjonen i åpne møter. Dette bygger etter min mening i så fall på en feil tolkning av loven. Av kommuneloven 78 nr. 7 kan vi lese at revisor har taushetsplikt om det denne får kjennskap til gjennom 4 Jan Fridtjof Bernt, kommentarer til kommuneloven, Rettsdata.no, noter Kommunerevisoren nr revisjonen Med mindre det følger av revisjonens opp gaver etter denne lov. En av revisjonens oppgaver er å orientere kontrollutvalget om sin virksomhet, og kontrollutvalget er pålagt å ha åpne møter. Dette ble etter min mening gjort tydelig i Ot.prp. 70 ( ) for over 10 år siden, men all tvil bør i alle fall være feid av banen med lovforarbeidet i Prop. 119 L ( ), der departementet slår fast at: Departementet kan etter dette ikkje sjå at lova 78 nr. 7 er til hinder for at revisor uttalar seg i eit ope møte i kontrollutvalet. Med andre ord må revisor også forholde seg til hjemler for lukking på bakgrunn av det konkrete innholdet i orienteringene og dokumentene, og kan ikke kreve lukking på bakgrunn av den generelle bestemmelsen om taushetsplikt for revisor. Oppsummering og avslutning Som jeg her har vist er kontrollutvalget nå underlagt de samme reglene for åpenhet som kommunestyret og andre politiske organer. Det er kun fire gyldige unntak fra denne hovedregelen, og de finnes alle i kommuneloven 31. Min erfaring, og det jeg har hørt fra andre steder i landet, er at åpne møter også innebærer svært få problemer i praksis, og at nesten alle saker i kontrollutvalget kan føres for åpne dører. Det kan noen ganger være litt utfordrende å venne seg på at man må kunne stå til rette for offentligheten for alt det man ytrer i kontrollutvalget, men er det så urimelig å forvente dette av folkevalgte og de som arbeider på deres vegne? Jeg er opptatt av at vi som kontrollinstanser også har en plikt på oss til å være lojale både mot lovens bokstav og dens intensjon. Åpenhet har blitt en svært sentral del av demokratiet, og er viktig for det politiske systemets legitimitet. Det er viktig at vi bidrar til denne åpenheten. Heller enn å vri og vende på disse bestemmelsene for å prøve å finne en måte å lukke møtene på av bekvemmelighetshensyn mener jeg kontrollutvalgene alltid bør snu problemstillingen den andre veien, og stille spørsmålet: Er det helt nødvendig at vi lukker møtet nå? I noen få tilfeller er svaret ja, i alle andre tilfeller bør man la være. Sverre Bugge Midthjell er rådgiver i Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS, og har jobbet som kontrollutvalgssekretær siden Han er utdannet statsviter fra NTNU, og har blant annet bakgrunn som kommunepolitiker. Han er medlem av Selskapskontrollog kontrollutvalgskomiteen i NKRF.

10 10

11 11

12 Møteoffentlighet i Nes kommune 25. april 2014 (sak 2013/2672) Denne saken gjelder spørsmålet om manglende kunngjøring og offentlighet av «budsjettseminarer» i Nes kommune var i strid med reglene i kommuneloven om møteoffentlighet. Nes kommune mente at budsjettseminarer for blant annet de folkevalgte, som ble avholdt før kommunen hadde påbegynt sin budsjettforberedelse, ikke var møter i kommunelovens forstand. Kommunen viste til at seminarene var lagt opp som informasjonsmøter for de folkevalgte. Jeg mener det knytter seg tvil til kommunens forståelse av at det aktuelle seminaret faller utenfor kommunelovens regler om møteoffentlighet. Selv om det var administrasjonen som tok initiativ til og kalte de folkevalgte inn til seminarene, var ikke dette avgjørende for om seminarene var å anse som administrative møter eller møter «i folkevalgte organ». Dette kunne i tilfelle bare være ett av flere momenter i helhetsvurderingen. At kommunen karakteriserte seminarene som «informasjonsmøter» som ble avholdt som ledd i den administrative saksbehandlingen, var heller ikke avgjørende. Det var hensikten med møtene og de folkevalgtes faktiske mulighet til å drøfte de aktuelle problemstillingene og komme med innspill til administrasjonens videre arbeid, som veide tyngst i vurderingen. Etter dette er det vanskelig å se at ikke budsjettseminarene var en del av den politiske budsjettprosessen slik at de skulle vært underlagt saksbehandlingsreglene i kommuneloven kapittel 6, herunder bestemmelsen om møteoffentlighet i 31. Bakgrunn Avisen Raumnes ved journalistene Jan Erik Hæhre og Thomas Frigård klaget 14. oktober 2013 over manglende kunngjøring og offentlighet av «budsjettseminarer» i Nes kommune. De viste til at politikere og representanter for administrasjonen i kommunen hadde hatt disse budsjettseminarer i 2010, 2011, 2012 og 2013 uten at de var kunngjort i forkant. Det ble opplyst at offentligheten ikke på annen måte hadde blitt invitert eller gjort oppmerksom på at seminarene var gjennomført. Klagerne opplevde at administrasjonen og politikerne under disse møtene hadde forhandlet og drøftet kommunens budsjett, og at det ble lagt føringer for den videre realitetsbehandlingen av budsjettet. I de etterfølgende formelle politiske møtene, opplevde journalistene at det stadig ble referert til hva som ble drøftet i disse seminarene. I klagen ble det derfor anført at «seminarene utøver en styringsfunksjon som ledd i kommunens saksbehandling», og at møtepraksisen derfor var i strid med saksbehandlingsreglene for offentlige organer i kommuneloven 25. september 1992 nr. 107 kapittel 6. Etter en gjennomgang av sakens dokumenter ble det besluttet å foreta nærmere undersøkelser. Undersøkelser herfra Kommunen oversendte saksdokumentene, og det fremgikk av disse at det var arkivert få dokumenter fra seminarene. I brev herfra ble kommunen bedt om å avklare årsaken til at seminarene ikke ble ansett som et møte i folkevalgt organ etter kommuneloven 25. september 1992 nr Kommunen ble 12

13 videre bedt om å gjøre rede for det rettslige grunnlaget for å lukke seminarene for publikum, og hvorfor saksliste og innkalling ikke hadde blitt gjort kjent for allmennheten, jf. kommuneloven 32. Det ble også stilt spørsmål om hvem som deltok på «budsjettseminarene», herunder om alle de kommunalt folkevalgte var invitert til å delta, hva som ble drøftet og i hvilken grad de drøftingene som ble foretatt underveis var av betydning for senere budsjettforslag eller innstillinger. Avslutningsvis ble det bedt opplyst om lukking av denne typen møter, der folkevalgte deltar, var normal praksis i kommunen. Det ble vist til ombudsmannens uttalelse i sak 2010/2939 om møteoffentlighet i Skedsmo kommune, og kommunen ble anmodet om å vurdere saken i lys av denne uttalelsen. Kommunen svarte at seminarene ikke var omfattet av kommuneloven kapittel 6. Møtene ble arrangert av kommunens administrasjon, som informasjonsmøter for de folkevalgte, og kommunen anførte at seminarene var en innledende del av den administrative budsjettprosessen, ikke den politiske budsjettprosessen. Som begrunnelse for dette ble det vist til at «seminarene [ikke] arrangeres som møter for bestemte folkevalgte organer. Det varierer hvem som inviteres og det har alltid deltatt flere enn medlemmene i ett bestemt organ. Deltakelsen har vært frivillig og har variert fra gang til gang. Seminarene har verken hatt saksliste eller saksforelegg og ledes ikke av folkevalgte. Det fattes ikke vedtak og føres ikke møtebok jfr. 30». Kommunen opplyste at det aldri var gitt politiske føringer i disse seminarene, og at det uansett var opp til rådmannen selv å vurdere hva han ville ta hensyn til av ønsker og innspill. Deltakelse varierte, men det hadde «alltid vært medlemmer fra formannskapet til stede, gruppeledere (som ikke sitter i formannskapet) og ledere av hovedutvalgene har vært representert, tillitsvalgte har i ulik grad deltatt og andre kommunestyrerepresentanter har deltatt på ett av seminarene. Alle kommunale folkevalgte har ikke vært invitert». Kommunen viste videre til at seminarene primært hadde vært lagt opp som informasjonsmøter for de folkevalgte. I tillegg var det vanlig å avholde gruppearbeid hvor spørsmål var luftet tverrpolitisk. Synspunkter fra gruppene ble deretter presentert i plenum. Disse har ikke blitt «nedfelt i noe dokument». Kommunen opplyste at alle møter i folkevalgte organer var åpne. Lukking skjedde kun i saker der det var hjemmel i kommuneloven 31. Det var videre vanlig å avholde andre typer møter, med deltakelse både fra administrasjon og folkevalgte, hvor blant annet bedrifter, organisasjoner eller innbyggere var invitert. Selv om disse møtene normalt ikke ble annonsert hadde også andre, som ikke var invitert, herunder avisen Raumnes, vært representert i slike møter. Avslutningsvis ble det anført at kommunens budsjettseminarer skilte seg vesentlig fra Skedsmo kommunes møter. Skedsmo kommune var kommet lenger i budsjettprosessen, med ferdigstilt og offentliggjort budsjettforslag, mens Nes kommunes møte ble avholdt på et «langt tidligere stadium i prosessen», som ledd i den forberedende, administrative saksbehandlingsfasen. Det ble vist til at det holdes en rekke forberedende møter i løpet av en budsjettprosess, blant annet med interesseorganisasjoner, andre offentlige instanser og privatpersoner, møter som kommunen anførte kunne ha like stor innvirkning på det ferdige budsjettforslaget som de omtalte budsjettseminarene. Klageren viste deretter til at det i «Overå/Bernts kommentarutgave av kommuneloven kommer det også ganske klart fram at man ikke trenger å fatte vedtak i et møte for at møtet skal falle inn under kommunelovens bestemmelser om møteoffentlighet». De opplyste at det 13

14 fremgår av innkallingen til møtet i april 2013 at «hele formannskapet, alle partiers gruppeledere og hovedutvalgslederne er innkalt. Med andre ord samtlige politiske partier i kommunestyret og de aller mest sentrale politikerne var invitert». Møtene ble dessuten avsluttet ved at «rådmannen oppsummerte sin forståelse av signalene». Klager mente derfor at seminarene måtte anses som en del av den politiske saksbehandlingen, både fordi de politiske deltakerne på møtet ikke var en del av administrasjonen, men også fordi flere av programpostene kunne tyde på at det som kom av innspill i budsjettseminarene ville kunne være førende for administrasjonens videre arbeid med budsjettet, og således måtte sies å være en del av den politiske saksbehandlingen av budsjettet. Kommunen anførte deretter at kommuneloven kapittel 6, herunder 31, ikke kom til anvendelse før saksbehandlingen i folkevalgte organ begynner, noe kommunen ikke mente var tilfellet i denne saken. Det måtte skilles mellom «den administrative saksbehandlingsfasen og vedtaksfasen (saksbehandlingsfasen i folkevalgte organer)». I budsjettseminarene ble de folkevalgte invitert til å komme med «uforpliktende signaler/ønsker til administrasjonen». Disse ble ikke behandlet av noe folkevalgt organ, verken gjennom votering eller protokollførsel, og rådmannen sto fritt til å velge om han ville ta hensyn til innspillene i administrasjonens videre arbeidet med budsjettforslaget. Kommunen påberopte seg dessuten retten til å velge hvem de skulle invitere til å bidra til den forberedende saksbehandling, uten at dette måtte kunngjøres offentlig og mente dette var avgjørende for å kunne drive en effektiv offentlig administrasjon. Mitt syn på saken Kommuneloven kapittel 6 inneholder saksbehandlingsregler for folkevalgte organer. Paragraf 30 slår fast det generelle prinsippet om at folkevalgte organer treffer sine vedtak i møter. Møtene skal etter kommuneloven 31 nr. 1 som hovedregel holdes for åpne dører, og det skal føres møtebok fra forhandlingene. Dessuten skal det settes opp en saksliste som er tilgengelig for allmennheten, jf. 32 nr. 2 og 3. Det er ikke avgjørende for at noe er å anse som «møte folkevalgt organ» at møtet gjennomføres i en av kommunens formelle organer. Jeg har uttalt meg om dette i en rekke saker og i Prop. 152 L ( ) Endringar i kommuneloven (møteoffentlegheit) støttet Kommunal- og regionaldepartementene mine tidligere uttalelser, blant annet ved å foreslå en presisering av kommuneloven 30 nr. 1. Denne presiseringen innebar at «også sakshandsaming som skjer før vedtak blir gjorde i folkevalde organ, skal skje i møte». Departementet ga i proposisjonen uttrykk for at også møter som var satt sammen av medlemmer fra både administrasjon og de folkevalgte, kunne være å anse som møte i folkevalgt organ. Om hva som er å anse som møter i offentlig organ, skrev departementet blant annet: «til dømes mellombelse utgreiingsorgan og ulike ad hoc-utval som er sette saman av medlemmer frå både administrasjonen og eit folkevalt organ, også kan utgjere eit folkevalt organ. Om eit organ fell innanfor 29 nr. 3 eller ikkje, vil derfor vere avhengig av ei konkret vurdering. Ein må i denne vurderinga mellom anna sjå på kven som har peikt ut det aktuelle organet, kven som sit i det, og kva oppgåver det har. Det er likevel klart at ein ikkje kan sjå bort frå møtereglane i lova ved å flytte realitetshandsaminga av saka til eit «formøte», eit «felles gruppemøte» for alle partia som deltek, eit «seminar», eit «orienteringsmøte» eller liknande, for deretter å gjere det formelle vedtaket i eit ordinært ope møte.» 14

15 Bernt og Overå utdyper dette i «Kommuneloven med kommentarer» (5. utgave 2011) på side 259, hvor de skriver: «Som en tommelfingerregel kan vi kanskje legge til grunn at samlinger der folkevalgte utgjør hovedtyngden av deltakerne og tilsatte i kommunens administrasjon medvirker eller er til stede i tjenstlig sammenheng, må anses som et «folkevalgt organ» i denne forstand, i praksis som et adhocutvalg eller komité». Selv om det i denne saken var administrasjonen som tok initiativ til og kalte inn de folkevalgte til seminarene, kan ikke dette være avgjørende for om seminarene var å anse som administrative møter eller møter «i et folkevalgt organ». Det må gjøres en konkret helhetsvurdering av møtene, der hvem som har kalt inn til møtet bare er et av momentene i vurderingen. Det er uomtvistet at de folkevalgte utgjorde hovedtyngden av deltakerne. Administrasjonens hensikt med å kalle inn til møtet var å informere de folkevalgte om den foranstående budsjettprosessen og samtidig avklare de folkevalgtes syn på hva det var viktig at administrasjonen tok hensyn til i sitt videre arbeid med budsjettet. I sak 2010/2939 om møteoffentlighet i Skedsmo kommune ble både hensikten bak bestemmelsene om møteoffentlighet i folkevalgte organer og hva som skal til for at et møte er å anse som et møte i lovens forstand utdypet. Fra uttalelsen siteres følgende: De omtalte reglene for saksbehandlingen i folkevalgte organer skal tjene flere hensyn. Dels skal reglene sikre allmennheten adgang og mulighet til å øve innflytelse over de kommunale beslutninger som treffes, og dels skal reglene tjene informasjons- og kontrollhensyn. Jeg har flere ganger tidligere uttalt at spørsmålet om hva som må karakteriseres som et møte i lovens forstand, må bestemmes ut fra hensikten med møtet og i lys av formålet med lovens bestemmelse om åpne dører. En sammenkomst i et folkevalgt organ vil være et møte i lovens forstand når det er fastsatt på forhånd at medlemmene av organet skal tre sammen som folkevalgt organ for å forhandle, drøfte, treffe vedtak eller på annen måte behandle saker og spørsmål som det etter lov eller forskrift har som oppgave å behandle. Tilsvarende vil det etter kommuneloven 30 foreligge plikt til å behandle slike saker i møter. Rent sosiale samvær eller andre uformelle sammenkomster med andre formål enn å gjennomføre saksbehandling, f.eks. selskapelige eller opplæringsmessige formål, vil ikke kunne karakteriseres som møter i forhold til 30 og 31. Denne saken har saksfakta som til dels er sammenfallende med ovennevnte sak. Jeg uttalte følgende om Skedsmo kommunes budsjettseminarer og forholdet til bestemmelsene om møteoffentlighet i kommuneloven: «De folkevalgte i Skedsmo kommune skulle i etterkant av seminaret realitetsbehandle det budsjettforslag det ble orientert om. I tråd med det jeg tidligere har sagt om denne typen møter, mener jeg det er mest naturlig å anse orienteringer for folkevalgte om forhold som ligger under dets arbeidsområde, og som de folkevalgte senere skal ta stilling til, som saksbehandling. Kommunen har karakterisert seminaret som «lesehjelp» for de folkevalgte. Slik hjelp for de folkevalgte vil nettopp kunne være av interesse for offentligheten og borgerne som de folkevalgte representerer. Lesehjelpen er derfor en hjelp for befolkningen og bør ses som ledd i budsjettprosessen. Det er også nærliggende å tenke seg at måten budsjettforslaget blir presentert på, og hvilke deler av forslaget som oppmerksomheten blir rettet mot, vil kunne få betydning for hvordan representantene vurderer forslaget. 15

16 Behandlingen av budsjettet er kanskje den viktigste saken de folkevalgte behandler i løpet av året, noe som gjør at hensynene bak kommuneloven 31 nr. 1 gjør seg sterkt gjeldende.» Selv om budsjettseminarene i Skedsmo kommune ble avholdt etter at rådmannen hadde sluttført sitt budsjettforslag, mens møtene i Nes kommune ble avholdt i de innledende fasene av budsjettprosessen, kan ikke dette være avgjørende. Spørsmålet er om seminarene var et ledd i den politiske delen av budsjettprosessen. I denne vurderingen er det flere momenter som er avgjørende, blant annet om det var invitert et representativt utvalg av de folkevalgte, hva hensikten med møtet var og om de tilstedeværende hadde en reell mulighet til å påvirke den videre budsjettprosessen. Hele formannskapet, alle partiers gruppeledere og hovedutvalgslederne var etter det opplyste innkalt til møtet i april Det synes etter dette uomtvistet at en representativ del av de folkevalgte var invitert til å delta på seminarene. Det fremgår at hensikten med budsjettseminarene bl.a. var å informere de folkevalgte om den forestående budsjettprosessen og at de kunne komme med «uforpliktende signaler/ønsker til administrasjonen» om innholdet i kommunebudsjettet, et budsjett de folkevalgte på et senere tidspunkt skulle behandle og vedta. Det er videre opplyst at disse seminarene inneholdt både «gruppearbeider», mulighet til å spille inn hva administrasjonen «må ta hensyn til ved utarbeidelsen» av budsjettet samt en oppsummering fra rådmannen. Jeg kan vanskelig se at slike budsjettseminarer kan sammenlignes med møter med eksterne. Innspill fra folkevalgte som senere skal være med å fatte det endelige budsjettvedtaket, vil kunne virke førende på administrasjonens arbeid på en helt annen måte enn innspill fra eksterne aktører. Dette vil spesielt gjelde for seminarer/møter der alle kommunestyrets politiske partier er representert, og særlig hvis formannskapet også er representert. At slike forberedende møter vil kunne ha innvirkning på den videre budsjettprosessen i kommunen illustreres også ved at synspunkter som er blitt fremmet i slike budsjettseminarer har vist seg å gjentas i den senere behandlingen av kommunebudsjettet. I tråd med det jeg tidligere har sagt om budsjettseminarer for kommunalt folkevalgte, er det mest naturlig å anse orienteringer til folkevalgte om forhold som ligger under deres arbeidsområde som de senere skal ta stilling til, som et ledd i saksbehandlingen av kommunebudsjettet. De folkevalgtes synspunkter og innspill i slike saker har interesse for offentligheten, og de vil kunne få betydning for den videre politiske behandlingen av budsjettforslaget. Som jeg også har uttalt tidligere, er behandlingen av budsjettet kanskje den viktigste saken de folkevalgte behandler i løpet av året. Dette gjør at hensynene bak kommuneloven 31 nr. 1 om åpenhet gjør seg sterkt gjeldende. Det er etter dette «begrunnet tvil» om kommunens forståelse av at denne type seminarer faller utenfor kommunelovens regler om møteoffentlighet. Nes kommune bes merke seg dette for fremtiden. Publisert:

17 Hva er nettleie? Nettleie er det du betaler for å få strømmen transportert fra der den produseres og hjem til deg. Du har bare en strømledning inn til huset, og kan derfor ikke velge nettselskap selv. Nettopp derfor er nettvirksomhet definert som en monopoloppgave der nettleia er sterkt regulert av nasjonale myndigheter. Nettselskapene kan ikke sette nettleia på egen hånd. Hvordan fastsettes nettleia? Norges Vassdrags- og Energidirektorat (NVE) setter grenser for hvor mye nettselskapene kan ta betalt i nettleie av sine kunder. Denne reguleringen skal hindre at du må betale høyere pris enn nødvendig for transporten av strømmen. NVE tillater at selskap som driver med lavere kostnader og dermed lavere nettleie tjener mer penger enn et selskap som drives med høyere kostnader. Derfor er det lønnsomt for nettselskapene å holde kostnadene så lave som mulig. Dette gir lavere nettleie til kundene og økt inntjening til selskapet. Hva består nettleia av? Nettleien består for husholdninger av et fastledd og et variabelt ledd tilknyttet ditt forbruk. Nettselskapet må også kreve inn avgifter som går til staten gjennom nettleia. Disse er politisk bestemt. Avgiftene utgjør nå 47 % av det en kunde betaler i nettleie i Trondheim. Av ca kr som en gjennomsnittskunde betaler, går ca kr til staten. Hvorfor har nettleia gått opp? Etter fusjonen i 2011 fikk kundene i distriktet og næringslivsaktører i Trondheim en lavere nettleie, mens private kunder i Trondheim fikk en noe høyere nettleie. Totalt sett har TrønderEnergi Nett sin nettleie vært lavere enn landsgjennomsnittet og lavere enn det trønderske gjennomsnittet. Nettleia økte med 5,75 øre/kwh, inkl. mva., fra 1. januar Økningen representerer cirka 100 kroner per måned for en privat gjennomsnittskunde. Økningen skyldes både en midlertidig «harmoniinntekt» som har blitt satt av NVE og som må kreves inn av kundene i løpet av , samt en inflasjonsjustering av nettleia. TrønderEnergi Nett sin nettleie har vært blant de rimeligste i landet fram til I perioden harmoniinntekten kreves inn vil vi midlertidig være noe under landsgjennomsnittet. TrønderEnergi Nett sin nettleie forventes å være uforandret i flere år framover, mens det forventes at andre nettselskap vil øke nettleia. Dette gjør at Trønderenergi Nett forventer å få blant Norges laveste nettleie igjen. Vil nettleia gå ned igjen i 2017? Nei, nettleia vil ikke gå ned igjen i I reelle priser (eksl. Inflasjon) har nettleia vært stabil i Norge de siste 20 åra. Det har i denne perioden vært historisk lavt investeringsnivå i strømnettet. Derfor er det nå nødvendig å investere i nye nettlinjer for å styrke forsyningssikkerheten av strøm i Norge. Også TrønderEnergi Nett og våre kunder må være med å betale for dette. Eivind Reiten leverte nylig en rapport til OED der han konkluderer med at nettleia vil øke over hele landet med % som følge av investeringer i nytt nett alene. I tillegg kommer prisøkninger som følge av inflasjon og økte krav til stabil strømforsyning. Økte investeringer vil medføre at alle nettkunder i hele landet vil få økt nettleie i årene som kommer. TrønderEnergi Nett forventer å få blant Norges laveste nettleie. TrønderEnergi Nett AS Telefon: Postadresse: Besøksadresse: Telefaks: Postboks 9480 Sluppen Klæbuveien 118 firmapost@tronderenerginett.no 7496 Trondheim 7031 Trondheim 17 Org.nr: NO MVA

18 Kommunebarometeret 2014 Kommunebarometeret er en måling av alle kommuner, gjennomført av Kommunal Rapport. Kommunal Rapport bruker 127 ulike nøkkeltall for å rangere kommunene fra topp til bunn innen 13 ulike områder. I totaltabellen er alle nøkkeltallene lagt sammen ( det er justert noe med hensyn til kommunenes reelle økonomiske handlefrihet). Tabellen viser kommune, størrelse, plassering totalt og plassering innen grunnskole (GSK), eldreomsorg (PO), barnevern (BV), barnehage (BH), helse (HE) og økonomi (ØK). Disse er de seks viktigste av de 13 kategoriene i målingen, og utgjør til sammen 77,5 % av det totale barometeret. Knr Kommune Innbyggere Rang GSK PO BV BH HE ØK 1601 Trondheim Over Hemne Snillfjord Under Hitra Frøya Ørland Agdenes Under Rissa Bjugn Åfjord Roan Under Osen Under Oppdal Rennebu Meldal Orkdal Røros Holtålen Midtre Gauldal 1653 Melhus Skaun Klæbu Malvik Selbu Tydal Under

19 19

20 inviterer til. SAMLING FOR KONTROLLUTVALGENE 15. oktober 2014 Quality Hotel Panorama, Tiller 20

21 Program 09:30 Registrering og kaffe 10:00 VELKOMMEN FYLKESMANNEN OG KONTROLLUTVALGET Seniorrådgiver Stule Lund, enhet for kommunal samordning hos fylkesmannen 10:35 Beinstrekk 10:45 KAN KONTROLLUTVALGENE FOREBYGGE KORRUPSJON? Innledning ved Anders Berg-Olsen, Handelshøyskolen i Trondheim 11:30 Spørsmål og diskusjon 12:00 Lunsj 13:00 TEMA FRA KONTROLLUTVALGSARBEIDET Ola Huke, KU-leder Melhus: Kontrollutvalgsmedlem og politiker? Johan G. Foss, KU-leder Frøya: Ny i kontrollutvalget hva bør/må prioriteres? Refleksjoner ut fra egne erfaringer. 13:30 Gruppediskusjon (inkl. beinstrekk) 14:00 HØRING OM BIOGASS I MALVIK Erfaringer med høring som metode. Hva har vi lært? Per-Arild Lyng, nestleder kontrollutvalget Terje Granmo, ordfører 14:30 Spørsmål og diskusjon 14:50 HVA SKJER? INFORMASJON OG DISKUSJON OM NYTT OG NYTTIG 15:00 AVSLUTNING OG VEL HJEM! Vi setter av god tid til spørsmål og diskusjoner, og legger vekt på at dagen skal bli nyttig og interessant for deltakerne. Har du aktuelle problemstillinger eller synspunkter innen de ulike temaene, så ta dem gjerne med eller tips oss på forhånd! Praktiske opplysninger Påmelding: Bindende påmelding til følgende e-post adresse: eva.bekkavik@konsek.no, eller pr telefon: Innen: 22. september 2014 Konferanseavgift: Kr. 0,- for kontrollutvalgsmedlemmer innenfor KonSek samarbeidet. Kr. 800,- for deltakere utenfor KonSek samarbeidet. Faktura: Sendes direkte fra KonSek til kommunen etter avholdt konferanse. Mer informasjon? Kontakt eva.bekkavik@konsek.no på e-post eller tlf

22 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen INVITASJON DATO: TID: STED: Fredag 12. September 2014 Kl. 11:15 Lunsj Kl. 12:00 Fellesmøte for kontrollutvalgene i Værnes regionen Quality airport hotell, Kjøpmannsgt. 20, Stjørdal De faste medlemmene av kontrollutvalgene i Værnes regionen inviteres med dette til felles orienteringer og diskusjon. PROGRAM Kl. 11:15 Lunsj Kl. 12:00 Orientering fra administrasjonen i vertskommunen vedrørende barnevernstjenesten. Kl. 13:00 Orientering om det interkommunale samarbeid i Værnes regionen. Er forventningene innfridd - virkninger for tjenesteproduksjonen og for innbyggerne. Kontrollutvalgets rolle. Kl. 14:00 Kontroll og tilsyn i lys av kommunereformen og de pågående prosesser i Værnes regionen. Påmelding innen 11. september. Dette av hensyn til serveringsbestillingen. Hotellet disponerer en del parkeringsplasser bak hotellet for hotellets gjester. Henvendelse vedrørende disse rettes til hotellets resepsjon ved ankomst. Steinkjer, Alf Kaspersen leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf Mob

23 Forslag til økonomiplan for og budsjett 2015 for Kontroll og tilsyn. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 034/14 Arvid Hanssen 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for og budsjett for 2015 med en ramme på kr , inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Saksutredning Budsjettbehandlingen for kontrollorganene. I henhold til forskrift om kontrollutvalg ( 18), går det frem at kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets budsjettinnstilling til kommunestyret. Kontrollutvalget fremmer herved en sak om budsjett for kontrollutvalgets virksomhet og kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester for 2015 i Malvik kommune. Budsjettet for 2015 med økonomiplan Kontrollutvalgets budsjett vil inneholde utgiftene til selve driften av utvalget, samt utgiftene knyttet til kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget og kjøp av revisjonstjenester. Kontrollutvalgets egen virksomhet Kontrollutvalget må ha mulighet og midler til å skaffe seg kunnskap og kan delta i erfaringsutveksling og samlinger sammen med andre kontrollutvalg. Kommunal og Regionaldepartementet har i sine 85 anbefalinger for styrket egenkontroll i kommunene pekt på opplæring av kontrollutvalg som et viktig område. Erfaringer fra de siste år har vist at budsjettposten er tilstrekkelig. Posten er foreslått redusert med kr som følge av at antall medlemmer nå er 5 mot tidligere 7. Det er i tråd med praksis de senere år lagt opp til 6 møter i Da satser og antall medlemmer er redusert i 2014 er den totale budsjettposten til honorarer og arbeidsgiveravgift redusert med totalt kr Videre er posten skyss og kostgodtgjørelse foreslått redusert med kr På bakgrunn av erfaringstall de siste år foreslår sekretariatet at budsjettet til kontrollutvalgets egen virksomhet totalt sett reduseres med kr , som utgjør 24 % fra Kjøp av sekretariatstjenester Malvik kommune kjøper sekretariatstjenester for kontrollutvalget hos KonSek Midt-Norge IKS. Dette er i henhold til den inngåtte avtalen om interkommunalt 23

24 samarbeid. Da representantskapet i KonSek behandlet budsjettrammene for 2015 i sitt møte den , ble det lagt til grunn en økning på 3,5 % fra 2014 til Økningen fra 2012 til 2013 var på 2 % og økningen fra 2013 til 2014 var på 3,5%. Avrundet blir økningen fra 2014 til 2015 på kr Kjøp av revisjonstjenester Malvik kommune kjøper sine revisjonstjenester fra Revisjon Midt-Norge IKS. Dette er også i henhold til inngått avtale om interkommunalt samarbeid. Representantskapet i Revisjon Midt-Norge IKS behandler budsjettet for 2015 på møte senere i høst. Tallene som er lagt inn er derfor tatt fra økonomiplanen Økning er på 5 % fra 2014 til 2015, som avrundet betyr en økning på kr for Malvik kommune. Revisjon Midt-Norge IKS orienterer kommunen direkte når representantskapet har vedtatt endelig budsjett. Budsjettet kan spesifiseres som følger: Konto Tekst Budsjett Godtgjørelse utvalgsleder (2% av ordf. lønn) Godtgjørelse folkevalgte (6 møter: 1730x5x6) Godtgjørelse tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift Abonnement, tidsskrift Bevertning Konferanseavgift, overnatting etter regning Opplæring og kurs Skyss, kostgodtgj. reise (Oppg.pl.) Telefongodtgjørelse leder Parkering Reiseutgifter m/momskomp Kontingent Sum Kontrollutvalgets Egen Virksomhet Kjøp Tjenester Revisjon Midt-Norge IKS Kjøp Tjenester KonSek Midt-Norge IKS SUM KONTROLLUTVALG, SEKRETARIAT OG REVISJON Budsjett Regnskap Økonomiplanen for perioden : Med utgangspunkt i ovenstående redegjørelse kan følgende økonomiplan for planperioden legges frem: (alle tall i 2015-kroner). Budsjett 2014 Kontrollutvalget Utgifter til sekretariatstjenester for kontrollutvalget Utgifter til revisjon Sum driftsutgifter Budsjett Forslag 2015 Anslag for Anslag for Anslag for 2016* 2017* 2018* *) I økonomiplanen er budsjettallene for 2015 videreført i planperioden. 24

25 Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat tilrår at kontrollutvalget slutter seg til sekretariatets vurderinger og anbefaler utvalget å be kommunestyret om å vedta kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for og budsjett for Budsjettet som sekretariatet har satt opp for 2015 har en netto ramme på kr , inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget. Dette er en økning på kr eller 0,6 % i forhold til

26 Innledende diskusjon vedrørende rullering av plan for selskapskontroll - vurdering av vesentlighet og risiko.l Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 035/14 Arvid Hanssen 216, &58 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget tar de fremlagte vurderingene til orientering og ber sekretariatet merke seg innspill gitt i møtet. 2. Kontrollutvalget ber om at sak med utkast til plan for selskapskontroll legges frem i neste møte. Vedlegg Oversikt eierforhold Malvik Full analyse per (Unntatt offentlighet - off.l 23.4) Faktaark selskaper per (Unntatt offentlighet- off.l 23.4) Saksutredning Kontrollutvalget har gjennomført 3 av 6 prosjekter som ble prioritert i plan for selskapskontroll som ble vedtatt av kommunestyret i mai Disse gjelder TrønderEnergi AS, Malvik Næringsbygg AS og Norsk Biodrivstoff AS, som var prioritert henholdsvis nummer 1, 2 og 4. Øvrige prosjekter i planen er Bomveiselskaper (prioritet 3), Innherred renovasjon (prioritet 5) og Oppfølging av Malvik kommunes eierstyring (prioritet 6). Aksjene i Trøndelag bomveiselskap AS er solgt og dermed ikke aktuell å ta inn i ny plan. Det er ikke tilgjengelige revisjonsressurser til å gjennomføre flere selskapskontroller i Ny plan vedtas med virkning fra Foreløpig risiko- og vesentlighetsanalyse knyttet til eierskap for Malvik kommune legges herved frem for kontrollutvalget, som grunnlag for utarbeidelse av plan for selskapskontroll. I forskrift om kontrollutvalg 13 ble det fra tatt inn en ny bestemmelse om overordnet analyse for plan for selskapskontroll. Her fremgår det nå at Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Dette er en direkte parallell til bestemmelsen om overordnet analyse som fra før var gjeldende for plan for forvaltningsrevisjon. 26

27 Plan for selskapskontroll var for Malvik kommune sitt vedkommende allerede basert på en slik analyse, og dette medfører derfor ingen endring av praksis. Som det fremgår av forskriften er det derfor gjennomført en analyse basert på vurdering av risiko og vesentlighet for det enkelte selskap. Denne analysen er gjennomført felles for kommunene og fylkeskommunen som er deltakere i KonSek Midt-Norge IKS. Dette er hensiktsmessig av ressurshensyn, og gir mulighet til en mer overordnet og mer grundig analyse. Analysen må leses i lys av dette, og særlig for vesentlighetsvurderingene kan det være at et selskap fremstår som mer vesentlig i den samlede vurderingen enn det ville gjort for Malvik kommune alene. Vesentlighet Det er åpenbart at det vil være en for stor oppgave å utøve like omfattende kontroll overfor alle selskaper Malvik kommune har en eierandel i. Dette vil heller ikke være hensiktsmessig. I tilfeller der kommunen eier en svært liten andel av selskapet, eller selskapet på annen måte har liten betydning for kommunen vil det være mindre interessant å gjennomføre kontroller enn der eierandelen eller den samfunnsmessige betydningen er stor. Dette er hovedpremisset for vurdering av vesentlighet. Det er viktig å ta med seg at ulike formål med eierskapet bør gi ulike vurderinger av vesentlighet. Et selskap av liten økonomisk betydning kan være viktig for Malvik kommune, for eksempel dersom det yter viktige tjenester som er en naturlig del av kommunen sin virksomhet. Et selskap som representerer en stor økonomisk investering, eller som gir Malvik kommune inntekter kan også være vesentlig, uten at tjenestene det yter er politisk viktig for kommunen. Ut fra vurderingene er selskapene delt inn i tre kategorier: Høy, middels og lav vesentlighet. Selskaper med høy vesentlighet er blant de aller viktigste selskapene som mest sannsynlig vil vurderes for selskapskontroll, selv om det vurderes å være liten risiko knyttet til selskapet. Selskaper med middels vesentlighet vil bli vurdert enkeltvis på bakgrunn av risiko, mens selskaper gitt lav vesentlighet, i de fleste tilfeller, vil være lite aktuell for selskapskontroll, selv om det måtte være knyttet vesentlig risiko til driften. Risiko I tillegg til vurderingen av vesentlighet gjøres det en vurdering av risiko knyttet til det enkelte selskap. Risikovurderingene baseres på sjansen for at selskapet ikke vil oppfylle målsetningene med eierskapet. I denne sammenhengen vil økonomisk risiko alltid være en faktor, da et selskap uten tilstrekkelige ressurser vanskelig kan ivareta andre målsetninger. Ut over økonomisk risiko er det for selskaper med et politisk formål også nødvendig å se på andre forhold som kan føre til lav måloppnåelse, for eksempel faren for at selskapet ikke er i stand til å levere en viktig tjeneste til kommunen. For enkelte selskaper som har blitt vurdert til å ha lav vesentlighet har det ikke blitt lagt ressurser i å gjøre en egen risikovurdering da de uansett anses som lite aktuell for selskapskontroll. Sekretariatet har valgt å unnta risikovurderingene fra offentligheten, med hjemmel i offentlighetsloven 28 (4). Dette av hensyn til at offentliggjøring av vurderinger av risiko kan tenkes å ha vesentlige konsekvenser for selskapene 27

28 som vurderes, og derfor komme til skade for Malvik kommune sine næringsinteresser. En samlet oversikt over alle eierandeler som Malvik kommune har legges med i saksdokumentene som er offentlige. Det tas forbehold om mulige endringer som skyldes at alle opplysninger ikke er registrert i Brønnøysund. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Analysen legges frem for kontrollutvalget til orientering som grunnlag for diskusjon og arbeid med plan for selskapskontroll. Sekretariatet ber kontrollutvalget komme med eventuelle innspill til de foreløpige vurderingene og det videre arbeid med plan for selskapskontroll. Planen behandles i neste møte i kontrollutvalget og legges deretter frem for kommunestyret til endelig godkjenning. 28

29 Oversikt over kommunalt eierskap - KonSek-kunder Malvik kommune Eierandel Off.h.eid Orgnr Selskapsnavn Type Biblioteksentralen SA SA 0,00% Nei Homla Miljøenergi AS AS 49,00% Nei Innherred Renovasjon IKS IKS 14,70% Ja Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS IKS 2,41% Ja Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS IKS 10,60% Ja Malvik Næringsbygg AS AS 100,00% Ja Malvik Næringsutvikling AS AS 100,00% Ja Norservice Eiendom AS AS 1,60% Nei Revisjon Midt-Norge IKS IKS 10,60% Ja Trondheim Havn IKS IKS 0,01% Ja Trøndelag brann- og redningstjeneste IKS IKS 6,50% Ja TrønderEnergi AS AS 3,28% Ja Oppgitt "eierandel" for foreninger, stiftelser og andre eierløse sammenslutninger representerer dette en beregnet størrelse på interessen i foretaket. Eierandel oppgitt til 0,0 % kan enten bety eierandel lavere enn 0,05 %, ukjent eierandel eller ikke faktisk eierskap. 1. september 2014 Side 1 av 1 29

30 Innledende diskusjon - plan for forvaltningsrevisjon Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 036/14 Arvid Hanssen /305-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar å utarbeide ny plan for forvaltningsrevisjon for vedtak i kommunestyret i løpet av Vedlegg FR-Plan Malvik kommune Overordnet analyse 2012 KonSek Saksutredning Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner pålegger kontrollutvalget å utarbeide og legge frem for kommunestyret en plan for forvaltningsrevisjon: 10. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. (..) Fra perioden har det i Malvik blitt lagt opp til å vedta toårige planer. Tidligere ble planene vedtatt for perioder på ett år. Erfaringen fra siste planperiode er at en toårig plan gir bedre mulighet til helhet i prioriteringene og bedre kontinuitet i arbeidet. Videre er det også noe ressursbesparende for sekretariat og kontrollutvalg og gir større mulighet til fleksibilitet i forhold til når prosjekter igangsettes. Planen skal i følge forskriften baseres på en overordnet analyse av risiko ved kommunens virksomhet. I forbindelse med utarbeidelsen av plan for inneværende periode ble det gjort et forholdsvis omfattende arbeid med overordnet analyse. Sekretariatet foreslår at denne legges til grunn også for ny plan. Ytterligere informasjon om planer for forvaltningsrevisjon og forvaltningsrevisjon generelt kan finnes i KRDs veileder Kontrollutvalgsboken1, kapittel 6 og 7 (s. 77). 1 Elektronisk versjon av Kontrollutvalgsboken kan lastes ned her: 46

31 Forvaltningsrevisjon i inneværende planperiode Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av kommunestyret i sak 76/12. Denne planen hadde 4 prioriterte områder: Barnevern Forebyggende innsats overfor barn og unge Eiendomsforvaltning i Malvik kommune Økonimisk sosialhjelp NAV Malvik kommune disponerer i tråd med avtale med Revisjon Midt-Norge IKS årlig i underkant av 600 timer til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Dette tilsier ca. 1-2 prosjekt årlig, litt avhengig av hvor mye selskapskontroll som gjennomføres. I 2014 er det levert forvaltningsrevisjonsrapport om Barnevern og rapport om forebyggende innsats barn og unge skal leveres innen utgangen av året. Alle revisjonsressurser til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er disponert for Utarbeidelse av ny plan for forvaltningsrevisjon Som nevnt ovenfor ble overordnet analyse utarbeidet i slutten av 2012 i forbindelse med ny valgperiode. Dette er en forholdsvis omfattende prosess, og det har ikke vært vanlig å utarbeide ny analyse når man oppdaterer planen i løpet av perioden. Etter som gjeldende plan for forvaltningsrevisjon løper ut 2014 er det imidlertid nødvendig med kommunestyrebehandling av ny plan, selv om Forskrifter for kontrollutvalg kun krever en plan i valgperioden. I forbindelse med forarbeidet til gjeldende plan for forvaltningsrevisjon ble det gjennomført møter med rådmannen og kommunalsjefer. Disse bidro meg informasjon om ulike deler av kommunen og prosesser og prosjekter som var i gang i kommunen. Det er gjennomført 2 av 4 prioriterte prosjekter i planen. Da planen også inneholder 6 uprioriterte prosjekt, er det mulig å kun foreta en ny prioritering av kjente prosjekt. Det er naturlig at utvalget i dialog med rådmannen og eventuelt ordfører, er åpen for å gå inn på områder som har pekt seg ut som aktuelle etter at forrrige plan ble vedtatt. Følgende prosjekt er oppført som uprioritert i plan for forvaltningsrevisjon : - Evaluering av samhandlingsreformen Tilpasset opplæring og spesialopplæring i Malvik kommune Omdømme og omdømmebygging i Malvik kommune Miljøsatsningen i Malvik kommune Brukerundersøkelse legevaktordningen Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet vil anbefale kontrollutvalget å utarbeide en ny plan. Ikke gjennomførte prosjekter i gjeldende plan kan brukes som et grunnlag for å utarbeide plan for , men utvalget må være åpen for nye innspill. 47

32 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON FORVALTNINGSREVISJON Malvik kommune Vedtatt av kommunestyret i sak 76/12 48

33 1 Om forvaltningsrevisjon I henhold til kommuneloven 77 er kontrollutvalget ansvarlig for å påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Dette innebærer et ansvar for kontrollutvalgene, for at følgende oppgaver utføres: o o o regnskapsrevisjon forvaltningsrevisjon selskapskontroll Forvaltningsrevisjonens innhold er utdypet i forskrift om revisjon 7 første ledd: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Forvaltningsrevisjonen er med andre ord et viktig verktøy for kommunens øverste politiske organ for å føre tilsyn og kontroll med kommunens totale forvaltning og de resultater som oppnås. 1.1 Utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon Kommunestyret er oppdragsgiver for forvaltningsrevisjonen. For å sikre at den revisjonen som utføres er i tråd med kommunestyrets ønsker og behov, skal dette i følge kontrollutvalgsforskriften 10 vedta en egen plan for forvaltningsrevisjon, hvor det angis prioriteringer for en gitt periode: 10. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Denne planen er utarbeidet for perioden Kontrollutvalget vil underveis i perioden eventuelt vurdere om det må gjøres omprioriteringer, eller om planen må oppdateres. 49

34 Denne planen er basert på dokumentet overordnet analyse, utarbeidet av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. 1.2 Gjennomføring av forvaltningsrevisjonene Kommunens revisor er Revisjon Midt-Norge IKS. De vil stå for den praktiske utføringen av forvaltningsrevisjonsprosjektene. Prosjektene utføres i tråd med kommuneloven 78, forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner og RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon vedtatt av Norges Kommunerevisorforbund. Kontrollutvalget vedtar med bakgrunn i planen mer konkrete bestillinger av prosjekter, og følger opp disse overfor revisjonen. Kontrollutvalget gis anledning til å fravike planen, dersom de finner det nødvendig. I så tilfelle rapporteres det om eventuelle endringer til kommunestyret. 1.3 Oppfølging og rapportering I tråd med forskrift om revisjon 8 skal revisor rapportere fortløpende til kontrollutvalget om resultater av gjennomført forvaltningsrevisjon. Videre er kontrollutvalget tillagt ansvar for å rapportere om sitt arbeid til kommunestyret. Kontrollutvalget legger normalt rapport for det enkelte prosjekt fortløpende frem for kommunestyret. 50

35 2 Prioriterte områder i planperioden Her angis prioriterte områder for forvaltningsrevisjon, med forslag til mulig innretning på prosjektene. Prosjektene er vurdert på bakgrunn av risiko- og vesentlighetsvurderingene i den overordnede analysen. Det er prioritert totalt 4 prosjekter, mens 6 prosjekter er vurdert som aktuelle, men ikke prioritert i denne planperioden. Det er i prioriteringene også tatt hensyn til områder der det har vært gjennomført lite forvaltningsrevisjon i tidligere år, hvorvidt forvaltningsrevisjon anses å være et godt virkemiddel til å forbedre kvaliteten på området og eventuelle signaler fra politisk hold om hvor det er ønskelig med mer kunnskap. Utdypingene av innretning må ses på som eksempler på muligheter, ikke et bindende forslag til gjennomføring av prosjektene. Område Barnevern. Barnevern er et tjenesteområde som stiller store krav til kommunen, både i forhold til å yte riktig hjelp til rett tid og ved at enkelttilfeller kan være svært ressurskrevende. Malvik kommune har valgt å ha egen barnevernstjeneste. Trenden er økt interkommunalt samarbeid på dette området. 1 I et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor barnevern vil det være aktuelt å se på tjenestene som ytes i dag og hvordan disse er tilpasset behovet i befolkningen. Videre kan det være aktuelt å se på organisering, styring og driften av kommunens tilbud på området. Aktuelle punkter å se på kan være om kommunen yter tjenester ihht lovverk, om kompetansen er tilstrekkelig, overholdelse av frister, samhandling og rapportering i forhold til andre enheter i kommunen, mv. Forebyggende innsats overfor barn og unge 2 Barn og unge er et viktig område. En viktig del av dette arbeidet retter seg mot arbeid som skal forebygge kriminalitet, rus- og andre sosiale problemer. Dette arbeidet krever et omfattende tverrfaglig arbeid mellom kommunale enheter, deriblant barnehage, skole, PPTtjeneste, barnevern, kultur og fritid og Nav i tillegg til samarbeid med frivillige organisasjoner, politi og andre utenfor kommunen. En forvaltningsrevisjon kan for eksempel ta utgangspunkt i hvor stor grad kommunen har lykkes med å oppfylle intensjonene om faglig samarbeid på tvers av sektorer og fagområder og utvikle et godt helhetlig tilbud. 51

36 Eiendomsforvaltning i Malvik kommune Her er det alternative vinklinger: 3 Prosjektet kan gå på å må gi en oversikt over eiendomsmassen Malvik kommune eier og hvordan denne forvaltes. Aktuelle spørsmål kan være om kommunen har den riktige eiendomsmasse og om blir den utnyttet på riktig måte. Har kommunen gode formålsbygg? Finnes det muligheter for alternativt bruk, sett i forhold til kommunens ansvarsområder, muligheter for inntjening og utnyttelsesgrad? Videre kan det være aktuelt å kartlegge/gi en oversikt over vedlikeholdsbehov og vurdere om man klarer å opprettholde standarden på kommunale bygninger. Prosjektet kan også vinkles i forhold til å evaluere dagens ordning - organisering og hvordan det er lagt til rette for en god eiendomsforvaltning etter at Malvik Eiendom KF ble lagt ned i Økonomisk sosialhjelp. 4 Tjenesten er lagt inn under NAV. Sosialtjenesten skal forebygge sosiale problemer og hjelpe personer som har kommet i en vanskelig livssituasjon. Aktuelle innfallsvinkler i et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på økonomisk sosialhjelp i Malvik er å se på saksbehandlingen, organiseringen og driften av tjenesten for å sikre at tilbudet drives i henhold til lov og forskrifter, statlige forventninger, kommunale vedtak og tjenestens egne målsettinger for sin virksomhet. Formålet er å bidra til at brukere i Malvik kommune får gode tjenester, at tjenestene fungerer best mulig med vekt på likebehandling og riktig hjelp til rett tid. NAV reformen innebar en betydelig omlegging, der både kommunal og statlig virksomhet er samlet under en felles paraply. For kommunen er det først og fremst sosialtjenesten som er innlemmet i samarbeidet. Følgende områder foreslås som aktuelle for forvaltningsrevisjon, men er ikke prioritert i planen. Dersom endringer i forutsetninger gjør noen av de ovennevnte prosjekter mindre aktuelle å gjennomføre kan disse bli aktuelle for gjennomføring i perioden. Kontrollutvalget har gjennom vedtak i saken fullmakt til å ompriorotere. (Forutsetter at kommunestyret vedtar innstillingen) Område Evaluering av samhandlingsreformen Dersom det oppstår spesielle forhold kan det være aktuelt å bestille en gjennomgang av deler av virksomheten - eventuelt i samarbeid med andre kommuner. En mer omfattende gjennomgang bør eventuelt skje i neste planperiode. Tilpasset opplæring og spesialundervisning i Malvik kommune. Prosjektet må ta sikte på å gi en tilbakemelding på praksis for tildeling, oppfølging og rapportering av spesialundervisning herunder om dette gjøres i tråd med lovverket. Videre må gjennomgangen peke på mulige årsaker til at Malvik kommune bruker en større del enn mange kommuner til spesialundervisning. 52

37 Omdømme og omdømmebygging i Malvik kommune. Et godt omdømme er viktig for enhver kommune som vil tiltrekke seg nye arbeidsplasser og innbyggere. Ved å fremstå som en attraktiv og god kommune å bo i vil Malvik kommune skape utvikling og et livskraftig miljø. I denne sammenhengen er det viktig at kommunene har et godt omdømme både hos kommunes innbyggere og i regionen. Omdømme kan enkelt defineres som bilde folk har av kommunen. For å skape og opprettholde et godt omdømme er det viktig å ha fokus på hvordan kommunen fremstår og på hvilken måte kommunen profilerer seg utad ikke minst i forhold til brukerne av kommunens tjenester. Mediastrategi, hvordan politikere og ansatte omtaler sin arbeidsplass/kommune og hvordan kommunen markedsfører seg selv, er viktige forhold med å skape et godt omdømme. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til omdømme kan rettes mot å se på hva kommunen har gjort, og eventuelt kan gjøre for å bygge et godt omdømme. Dette gjelder overfor egne innbyggere, potensielle nye innbyggere og næringsaktører. Det kan også være aktuelt å kartlegge hvilket bilde innbyggere i Malvik og folk utenfor kommunen har av Malvik kommune. Rammene for prosjektet må sees opp mot ressursene en eventuelt ønsker å bruke. Miljøsatsningen i Malvik kommune Miljø er et tema som kommer mer og mer på dagsorden, både for den enkelte innbygger og for private og offentlige virksomheter. En felles målsetting har vært å leve og drive en virksomhet ut fra prinsippet om bærekraftig utvikling. En forvaltningsrevisjon kan bidra til å sette miljøperspektivet på dagsorden i Malvik kommune i større grad. Økt miljøbevissthet hos den enkelte ansatte er viktig. Brukerundersøkelse legevaktordningen Malvik kommune inngår i felles legevaktordning med flere kommuner (Trondheim, Klæbu og Melhus) Kommunestyret har diskutert temaet høsten 2012 og vil få en statusgjennomgang i januar Kommunestyret kan pålegge kontrollutvalget oppgaver uavhengig av hva kommunestyret prioriter i plan for forvaltningsrevisjon. En ren brukerundersøkelse kan ikke defineres som forvaltningsrevisjon, men kan gi nyttig informasjon. 53

38 OVERORDNET ANALYSE FOR MALVIK KOMMUNE 2012 (TIL KONTROLLUTVALGET ) Malvik kommune Desember