Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Selbu kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Selbu kommune Arkivsak: 14/95 Møtedato/tid: , kl. 16:00 Møtested: Rådhuset, formannskapssalen Møtedeltakere: Ole Halvard Bondahl, leder Arnstein Trøite Ane Bondahl Marit J. Bårdsgård Stokke Oddvar Olsen Forfall: Ingen. Andre møtende: Rådmannen/representanter for rådmannen Oddveig Kipperberg, styremedlem SIFA (Sak 14) Arvid Hanssen, Konsek Midt-Norge IKS Kopi: 1.varamedlemmer,ordfører, postmottak Selbu kommune, postmottak Revisjon Midt-Norge IKS, (RMN) Wenche Holt RMN og Frode Singstad RMN. Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/arvid Hanssen på telefon , eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Ole Halvard Bondahl (sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder, Konsek 1

2 Sakliste 014/14 015/14 016/14 017/14 018/14 019/14 020/14 Orientering om virksomheten ved SIFA. Gavemidler i Selbu kommune - praksis for behandling og registrering. Oppfølging av kommunestyrevedtak etter forvaltningsrevisjonsrapport KOSTRA. Møteplan for kontrollutvalget 2.halvår Referatsaker til kontrollutvalgets møte Innledende diskusjon vedrørende rullering av plan for selskapskontroll - vurdering av vesentlighet og risisko. Eventuelt. 2

3 Orientering om virksomheten ved SIFA. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Selbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 014/14 Arvid Hanssen 216, &58 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Saksutredning For selskaper som SIFA, der kommunen har eierinteresser sammen med private interessenter, har kontrollutvalget begrensede muligheter for oppfølging. Her må kontrollutvalget i utgangspunktet gå via Selbu kommune sine eierinteresser i selskapet. Hjemmelen fremgår av kommuneloven 77 nr 5: Det betyr at kontrollutvalget må følge opp at Selbu kommune følger opp sine eierinteresser. Kontrollutvalget har altså ikke noen selvstendig myndighet her. Hjemmelen er likevel ikke til hinder for at kommunen kan hente inn informasjon som kontrollutvalget senere får tilgang til. Kontrollutvalget kan gjøre henvendelser til selskaper som kommunen eier sammen med private og be om en orientering. Kontrollutvalget protokollerte følgende i sak 36/13 Bruk av revisjonsressurser 2014: Kontrollutvalget ønsker å invitere styreleder i SIFA til neste møte. Styreleder signaliserte tidlig at selskapet ønsker å gi kontrollutvalget en orientering om virksomheten, men at akuelle møtedatoer tidlig i 2014 var vanskelig å tilpasse. Sekretariatet har vært i dialog med styreleder og kontrollutvalgets leder og avklart at styremedlem Oddveig Kipperberg deltar på kontrollutvalgets møte Gjeldende plan for selskapskontroll er oversendt selskapet for å gi en orientering om kontrollutvalgets tilsynsansvar og innsynsrett i forhold til SIFA. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må vurdere opplysninger som kommer frem i møtet som et ledd i kontrollutvalgets prioriteringer i ny plan for selskapskontroll som legges frem for kommunestyret høsten

4 Gavemidler i Selbu kommune - praksis for behandling og registrering. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Selbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 015/14 Arvid Hanssen /92-16 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget konstaterer at rådmannen fortsatt ikke har vurdert Selbu kommunes praksis knyttet til gaver i ansettelseforhold og om gavemidler til sektor helse og sosial skal registreres i kommuneregnskapet. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om ny skriftlig tilbakemelding på forholdende nevnt i punkt 1, innen utløpet av Sak behandles på første møte i kontrollutvalget i Saksutredning Ved behandlingen av gaveregnskap 2011 i møtet i juni 2012 drøftet kontrollutvalget problematikk knyttet til gaver i ansettelsesforhold. Rådmannen svarte på spørsmål fra kontrollutvalget og understreket at kommunen har fokus på dette i tilknytning til diskusjoner og arbeid med etiske spørsmål i Selbu kommune. Kontrollutvalget vedtok å be rådmannen vurdere om ikke gavemidler til sektor helse og sosial bør inn i kommuneregnskapet. Ved behandling av gaveregnskap for 2012, sak 28/13 den , vedtok kontrollutvalget følgende: 1. I det en viser til revisors merknader tar kontrollutvalget hovedutvalgets behandling av gaveregnskaper for 2012 til orientering. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en skriftlig tilbakemelding når praksis knyttet til gaver i ansettelsesforhold, samt spørsmål om registrering av gavemidler i kommuneregnskapet, er vurdert. Frist for tilbakemelding settes til siste møte i kontrollutvalget i 1.halvår Rådmannen gir følgende tilbakemelding i e-post til kontrollutvalgssekretariat den følgende: Sak KU 28/13. Gaveregnskap 2012 Selbu kommune. Kontrollutvalget ba rådmannen om en skriftlig tilbakemelding når praksis knyttet til gaver i ansettelsesforhold, samt spørsmål om registrering av gavemidler i kommuneregnskapet, er vurdert. Frist for tilbakemelding ble satt til siste møte i kontrollutvalget i 1.halvår Ved ansettelse av ny sektorsjef ved sektor H/S i august 2013 ga rådmannen pålegg om at KUs vedtak skulle følges opp gjennom en prosess med 4

5 tjenesteledere og ansatte. Som kjent sluttet sektorsjefen rett etter påske i år. På dette tidspunkt var ikke vedtaket gjennomført. Rådmannen har igjen vært nødt til å finne en midlertidig løsning på lederutfordringen ved sektoren. Kerstin Rolseth er konstituert som sektorsjef, med noe redusert ansvar, ut året. Situasjonen er slik at rådmannen finner det svært vanskelig å kunne gjennomføre en god gjennomgang av praksis knyttet til gaver før ved utgangen av året(2014). Rådmannen beklager at vedtak i KU, sak 28/13, ikke er blitt gjennomført innen fristen. Karsten Reitan Rådmann Selbu kommune Som det fremgår av rådmannens tilbakemelding er kontrollutvalgets vedtak ikke fulgt opp. Rådmannen har orientert om årsaken til dette. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon I tråd med tidligere vedtak må kontrollutvalget fortsatt følge opp saken. Ut fra tilbakemeldingen fra rådmannen bør saken følges opp videre på kontrollutvalgets første møte i Viser til innstillingen. 5

6 Oppfølging av kommunestyrevedtak etter forvaltningsrevisjonsrapport KOSTRA. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Selbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 016/14 Arvid Hanssen 216, &58 12/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget er tilfreds med rådmannens oppfølging av kommunestyrevedtak i sak 68/13 Forvaltningsrapport KOSTRA. Saksutredning Oppfølging av gjennomføring av vedtak knyttet til saker som kontrollutvalget legger frem for kommunestyret er en viktig oppgave. Mye av hensikten med forvaltningsrevisjon er at den skal bidra positivt i videreutviklingen av rutiner, til beste for kommunen og innbyggerne. Kommunestyret behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten i sak 68/13. Vedtaket gjengis: 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget en tilbakemelding på oppfølging og bruk av rapporten, herunder etablering av system for håndtering av abonnenter vann og avløp, innen 1.juni Rapporten og saksfremlegget for kontrollutvalget og senere kommunestyret finnes på møtedato , sak 23/13. Rådmannen har i e-post til kontrollutvalgssekretariatet gitt følgende tilbakemelding: I samråd med Rådmannen oversendes denne tilbakemeldingen. Forvaltningsrapporten om VAR: Revisor er blitt gjort kjent med at kommunen har manglende system for håndtering av abonnement innen vann og avløp. Det er viktig at kommunen tar tak i dette og sikrer at alle abonnementer blir belastet riktig avgift. Etter revisors vurdering vil det være hensiktsmessig å etablere et elektronisk forsystem for å håndtere dette. Vår tilbakemelding: Vi innførte i 2013 systemet KOMTEK fra Norkart som forvaltningssystem for kommunale avgifter på vann, avløp og feiing. Innkjøring i 2013, og full drift i Vi anser dette som tilstrekkelig til å inneha full kontroll med avgiftshåndteringen på VAR-området. 6

7 KOMTEK fungerer som et fullverdig abonnementssystem som forsystem for Visma-Enterprise fakturering. Med hilsen SELBU KOMMUNE Thomas Engan sektorsjef samfunnsutvikling Som det fremgår av tilbakemelding har rådmannen fulgt opp vedtaket i kommunestyret som går på elekronisk system for oppfølging av abonnenter inne avgiftsområdet. Tilbakemeldingen kommenterer ikke hvordan rapporten for øvrig er brukt internt i organisasjonen Rådmannen kan supplere med muntlige opplysninger i møtet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må vurdere rådmannens skriftlige og muntlige tilbakemelding, samt svar på eventuelle spørsmål i møtet. Ut fra skriftlig tilbakemelding har kommunen nå fått full kontroll på avgiftshåndteringen på VAR-området. 7

8 Møteplan for kontrollutvalget 2.halvår Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Selbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 017/14 Arvid Hanssen 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Resterende møter i kontrollutvalget avholdes på følgende datoer i 2014: 16.september, 28.oktober og 2.desember. 2. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møtedatoer. Saksutredning For å kunne planlegge og gjennomføre kontroll- og tilsynsarbeidet på en best mulig måte er det nødvendig å fastsette en møteplan for kontrollutvalget. Kontrollutvalgets møter vil fungere som milepæler, både for gjennomføring og presentasjon av revisjonsarbeid for kontrollutvalget, og for oppgaver som er sterkere knyttet til kontrollutvalgets egen virksomhet. Kontrollutvalget kan i tilknytning til saken diskutere tema for de enkelte møter, dersom det er ønskelig. Sekretariatet har ut fra tidligere erfaringer, samt lovpålagte oppgaver, lagt inn noen foreløpige stikkord. Det er foreslått 3 møter høsten 2014, som det budsjettmessig er tatt høyde for. Kontrollutvalgets møteplan bør tilpasses møteplanen for kommunestyret. Sekretariatet har satt opp datoer, der vi også har koordinert med avvikling av møter i andre kontrollutvalg, da både sekretær og oppdragsansvarlig revisor har ansvar for flere kommuner. I tråd med ønsker fra kontrollutvalget er tirsdager, med møtestart kl 18.00, foreslått. Kontrollutvalget må vurdere oppsatte dager ut fra de enkelte medlemmers øvrige aktivitet. Utvalget kan i møtet, eller løpende gjennom året, vurdere om det er behov for endringer. Følgende møteplan foreslås for kontrollutvalget høsten 2014: September Kommunestyret Kontrollutvalget 15. Oktober November Desember Samling for kontrollutvalg Tiller 15.oktober. 16.september Diskusjon budsjett og økonomiplan for kontrollorganene for Plan for selskapskontroll Bestilling av forvaltningsrevisjon eller selskapskontroll 8

9 28. oktober Kommunikasjon med administrativt og politisk nivå i kommunen. Erfaringer Budsjett og økonomiplan for kontrollorganene for Status regnskapsrevisjon Selbu kommune desember Møteplan Oppfølgingkalender per desember Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget avvikler 3 møter høsten Det kan bli behov for ekstra møter utenom oppsatt møteplan, dersom det kommer opp saker som krever rask behandling. 9

10 Referatsaker til kontrollutvalgets møte Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Selbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 018/14 Arvid Hanssen 033, &17 14/95-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Kommunerevisoren nr Åpne dører i kontrollutvalget. Protokoll representantskapet KonSek Møteoffentlighet i Nes kommune - Sivilombudsmannens uttalelse Hva er nettleie TrønderEnergi - orientering. Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: Åpne dører i kontrollutvalg: Artikkel i Kommunerevisoren nr Protokoll fra representantskapet i KonSek Møteoffentlighet i Nes kommune Sivilombudsmannens uttalelse. Hva er nettleie? Bruk av revisjonsressurser 2014, behov for prioriteringer og bestilling. Viser til sak 36/13 behandlet i kontrollutvalget

11 \\ KONTROLLUTVALG \\ Åpne dører i kontrollutvalgene Sommeren 2013 trådte en endring av kommuneloven i kraft, som førte til at hovedregelen ikke lenger er at kontrollutvalget kan holde sine møter bak lukkede dører. Hvordan må vi, som kontrollutvalgsmedlemmer, sekretærer og revisorer forholde oss til dette? S om kontrollutvalg, og dets hjelpere, har vi en viktig oppgave i å bidra til å styrke demokratiet og folks demokratiske rettigheter. Åpenhet har blitt en stadig sterkere del av det norske demokratiet, og vi har en plikt til å forholde oss lojale til dette. Fram til juni 2013 var vi gitt den unike tilliten å holde lukkede møter uten særlig begrunnelse, men prinsippet om åpenhet har nå blitt så sterkt at Stortinget ikke lenger ser grunnlag for at dette kunne, eller burde, fortsette. Vi må nå forholde oss til åpenhet på lik linje med andre politiske organer. Jeg vil innledningsvis understreke at jeg i denne artikkelen har en praktisk tilnærming til hvordan loven skal anvendes. Det er mulig at jeg her kommer med noen forenklinger, og utelater noen forbehold, særlig når jeg ikke mener disse er særlig relevante for hverdagen i kontrollutvalget. La meg først starte med et par avgrensninger og begrepsavklaringer for å unngå misforståelser. Til tanken om åpenhet i forvaltningen knytter det seg flere viktige prinsipper. For det første har vi prinsippet om dokument offentlighet, dette reguleres i offentleglova, og gjelder dokumenter. Dette er separat fra prinsippet om møte offentlighet, som er definert med utgangspunkt i kommuneloven 31. Det er det siste prinsippet jeg omtaler i denne artikkelen, men det er viktig å ha med seg at det ikke er en nødvendig sammenheng mellom at dokumenter unntas offentlighet og at møter lukkes. Reglene for disse to tingene er forskjellige, og bare delvis overlappende. Motstykket til offentlighet, både når det gjelder møter og dokumenter er taushetsplikt. Taushetsplikt knytter seg til opplysningene i seg selv, og gjelder bare for opplysninger nærmere definert i forvaltningsloven og en del særlover. Det er viktig å merke seg at det heller ikke er noen 1-til-1-sammenheng mellom disse prinsippene. Et dokument er ikke automatisk underlagt taushetsplikt når 4 Kommunerevisoren nr AV SVERRE BUGGE MIDTHJELL, RÅDGIVER, KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT MIDT-NORGE IKS det er unntatt offentlighet, og det hersker ingen generell taushetsplikt om det som skjer i et lukket møte. Dokumenter som inneholder taushetsbelagt informasjon skal imidlertid ikke være offentlige, og møter skal lukkes når det omtales taushetsbelagt informasjon. Hovedregelen: Full åpenhet Så, til reglene for møteoffentlighet. Alle politiske er underlagt møteprinsippet. Dette er nedfelt i 30. Her slås det i nr. 1 fast at: 1. Folkevalgte organer behandler sine saker og treffer sine vedtak i møter. Hovedregelen for møteoffentlighet finner vi i kommuneloven 31, om møteoffentlighet, nr. 1 som lyder: 1. Enhver har rett til å overvære møtene i folkevalgte organer. Det er altså en klar sammenheng bak at både behandling og vedtak i folkevalgte organer skal foregå i møter, og at enhver har rett til å overvære møtene. All politisk behandling skal gjennom dette være tilgjengelig for offentligheten. Ordene behandler sine saker og i 30 ble tatt inn i revidering av loven i 2011 for å understreke at dette gjelder ikke bare den delen av behandlingen der man treffer vedtak, men også der man for eksempel bare innhenter informasjon1. I utgangspunktet skal derfor 1 Jan Fridtjof Bernt, kommentarer til kommuneloven, Rettsdata.no, noter 454, 455 og 478.

12 \\ KONTROLLUTVALG \\ alle sammenhenger der kontrollutvalget trer sammen og diskuterer eller mottar relevant informasjon om saker, være offentlige. Kontrollutvalget kan ikke ha informasjonsmøter, orienteringer, arbeidsmøter, formøter, seminarer eller lignende der allmennheten nektes adgang, og det ikke på rimelig vis legges til rette for at de får innsyn. De eneste lovlige unntakene fra dette er fire forholdsvis strenge regler nedfelt i kommuneloven 31 nr For å kunne lukke et møte må alltid en av disse fire hjemlene kunne benyttes, og det må nedfelles i protokollen nøyaktig hvilken av dem utvalget påberoper seg. To av disse reglene er skal-regler, altså påbud om å lukke, mens de andre to er kan-regler som gir mulighet for å lukke dersom utvalget mener det er nødvendig. I alle tilfeller skal det fattes et eksplisitt vedtak om lukking i møtet, også når man er pliktig til det. Et eksempel på fullstendig lovhenvisning kan her være: kommuneloven 31 nr. 2, jf. forvaltningsloven 13 nr. 1 2 Jan Fridtjof Bernt, kommentarer til kommuneloven, Rettsdata.no, note Jan Fridtjof Bernt, kommentarer til kommuneloven, Rettsdata.no, note 483 Unntak 2: Personalsaker Kommuneloven 31 nr. 3 lyder: 3. Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det skal behandle en sak som angår en arbeidstakers tjenst lige forhold. Dette er den andre skal-regelen, der et politisk organ er pliktig til å lukke møtet. Denne bestemmelsen kommer i tillegg til taushetspliktsbestemmelsen i nr. 2, og det er viktig å legge merke til at det her er sakstypen, ikke de eventuelle opplysningene som kommer opp, som gir plikten til å lukke. Saken må ha en arbeidstakers tjenstlige forhold som tema. At det rettes kritikk mot en ansatt i forbindelse med en annen sak er for eksempel ikke tilstrekkelig. Typiske eksempler på saker som omfattes av denne paraunntak 1: Lovbestemt taushetsplikt grafen er behandling av tilsetting, oppsigelse, avskjed, Kommuneloven 31 nr. 2 lyder: lønnsvilkår eller permisjon for enkeltpersoner.3 Denne paragrafen bør ikke komme til anvendelse veldig 2. Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når ofte i kontrollutvalget. Kontrollutvalget skal ikke være noe det foreligger lovbestemt taushetsplikt. klageorgan eller organ for generell overprøving av rådmanndette er den første, og antagelig viktigste unntakshjemmelen for kontrollutvalget, og en som er forholdsvis ens avgjørelser, og bør kun i svært spesielle tilfeller befatte grei å håndtere. Som tidligere nevnt er enkelte opplysning er seg med personalsaker knyttet til enkeltpersoner. underlagt taushetsplikt ved lov, og kontrollutvalget, på lik Unntak 3: Når hensynet til personvern krever det linje med offentlig ansatte, plikter å sørge for beskytte disse opplysningene. Det inkluderer en plikt til å lukke Kommuneloven 31 nr. 4 lyder: møtet når disse omtales. Dersom det er praktisk mulig å 4. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når dele opp saken på en slik måte at det bare er nødvendig hensynet til personvern krever det. å trekke inn de taushetsbelagte opplysningene i deler av Her er vi over på bestemmelser der kontrollutvalget debatten tilsier en lojal oppfølging av loven at man bør kan vedta å lukke møter. Dette er også en bestemmelse lukke møtet bare under denne delen av saken 2. Personer som kommer i tillegg til taushetspliktsbestemmelsene. som kan innlemmes i taushetsplikten kan gis tillatelse til I enkelte tilfeller kan det være slik at de konkrete opplyså være til stede. Dette kan for eksempel ofte gjelde rådningene i en sak ikke er taushetsbelagte, men at det er mannen og dennes representanter. klart at det å behandle saken i offentlighet kan være en Den taushetsplikten som oftest vil være relevant for urimelig krenkelse av personvernet til enkeltpersoner. kontrollutvalget er den som følger av forvaltningsloven I loven brukes ordet krever, som understreker at terskelen 13. Dette gjelder enten 1) Noens personlige forhold, for dette skal være høy. Det må også gjøres en konkret eller 2) tekniske innretninger og fremgangsmåter samt vurdering av hva som i den aktuelle saken bør veie tyngst drifts eller forretningsforhold som det vil være av konkur av enkeltpersonens rett til personvern og allmennhetens ransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den rett til innsyn. Dersom det foreligger lovbestemt taushetssom opplysningen angår. Jeg går ikke i detalj på tolkning enplikt om opplysningene er det ikke denne hjemmelen, her, ut over å peke til at det stort sett er nr.1 som er aktu- men hjemmelen i nr. 2 som skal benyttes. ell for kontrollutvalget, altså noens personlige forhold. Denne regelen kan for eksempel komme til anvendelse Enkelte revisorer påberoper seg, etter det jeg erfarer, når det i en sak er behov for en debatt med inngående denne bestemmelsen kombinert med revisors taushetsplikt diskusjon om noens personlige egenskaper, uten at dette etter kommuneloven 78 nr. 7, for å kreve lukking av trenger å innebære avdekking av taushetsbelagt informamøter i kontrollutvalget under sine orienteringer. Jeg vil sjon, og uten at det er en personalsak angående noen ansatte i slutten av artikkelen komme tilbake til hvorfor jeg mener i kommunen. Det er vel heller ikke her noen grunn til å dette ikke er riktig. tro at dette vil gjelde veldig mange saker i kontrollutvalget. Når man skal benytte kommuneloven 31 nr. 2 som hjemmel er det viktig at det i protokollen også oppgis fra hvilken lovbestemmelse denne taushetsplikten kommer. 12 Kommunerevisoren nr

13 \\ KONTROLLUTVALG \\ Unntak 4: Sterke offentlige interesser Kommuneloven 31 nr. 5 lyder: 5. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hen synet til tungtveiende offentlige interesser tilsier det, og det vil komme fram opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt offentlig innsyn etter lov 19. mai 2006 nr. 16 (offentleglova) dersom de hadde stått i et dokument. Dette er nok det mest kompliserte av de fire unntakene å forholde seg til. Denne bestemmelsen stiller opp et dobbelt krav, der begge må være oppfylt: 1. Det må foreligge tungtveiende offentlige interesser. 2. Det må fremkomme opplysninger som kunne vært unntatt offentlighet etter offentleglova dersom de hadde stått i et dokument. Disse interessene må altså være tungtveiende. Dette under streker at det skal være svært høy terskel for å bruke også dette unntaket. Interessene må også være offentlige, det må altså være saklige og legitime grunner for at det ikke er i samfunnets interesse at det behandles i et åpent møte. Denne paragrafen er her for å beskytte samfunnet, ikke politikernes interesser. Å lukke møtet for å kunne føre en mer åpen og friere debatt, for å slippe støy og bråk, eller for å skjerme administrative eller politiske prosesser fra innsyn er for eksempel ikke lovlig med denne hjemmelen. Det må i tillegg vises til en konkret hjemmel i offentleglova som handler om unntak for slike opplysninger dersom de hadde stått i et dokument. Et mulig eksempel på dette kan være hensynet til det offentliges forhandlingsposisjon i en pågående sak (offl. 23), for eksempel hvis kommunens verdivurdering ble kjent for motparten. Selv om det er offentleglova som brukes som hjemmel er denne bestemmelsen knyttet til møtet, og det som sies der, ikke til saksdokumentene. Det er derfor ikke automatisk slik at møtet kan lukkes etter denne paragrafen fordi det foreligger saksdokumenter som er unntatt offentlighet. Også her skal det vurderes strengt, og hensynet til den gjeldende offentlige interessen må veies opp mot hensynet til allmennhetens legitime interesser i innsyn.4 Revisors taushetsplikt Et spørsmål det tidvis har vært debatt om er hvordan møt er i kontrollutvalget er forenlig med revisors taushetsplikt etter kommuneloven 78 nr. 7. Jeg har blitt fortalt at enkelte revisorer har trukket dette så langt at de nekter å orientere kontrollutvalget om noe som helst som angår revisjonen i åpne møter. Dette bygger etter min mening i så fall på en feil tolkning av loven. Av kommuneloven 78 nr. 7 kan vi lese at revisor har taushetsplikt om det denne får kjennskap til gjennom 4 Jan Fridtjof Bernt, kommentarer til kommuneloven, Rettsdata.no, noter Kommunerevisoren nr revisjonen Med mindre det følger av revisjonens opp gaver etter denne lov. En av revisjonens oppgaver er å orientere kontrollutvalget om sin virksomhet, og kontrollutvalget er pålagt å ha åpne møter. Dette ble etter min mening gjort tydelig i Ot.prp. 70 ( ) for over 10 år siden, men all tvil bør i alle fall være feid av banen med lovforarbeidet i Prop. 119 L ( ), der departementet slår fast at: Departementet kan etter dette ikkje sjå at lova 78 nr. 7 er til hinder for at revisor uttalar seg i eit ope møte i kontrollutvalet. Med andre ord må revisor også forholde seg til hjemler for lukking på bakgrunn av det konkrete innholdet i orienteringene og dokumentene, og kan ikke kreve lukking på bakgrunn av den generelle bestemmelsen om taushetsplikt for revisor. Oppsummering og avslutning Som jeg her har vist er kontrollutvalget nå underlagt de samme reglene for åpenhet som kommunestyret og andre politiske organer. Det er kun fire gyldige unntak fra denne hovedregelen, og de finnes alle i kommuneloven 31. Min erfaring, og det jeg har hørt fra andre steder i landet, er at åpne møter også innebærer svært få problemer i praksis, og at nesten alle saker i kontrollutvalget kan føres for åpne dører. Det kan noen ganger være litt utfordrende å venne seg på at man må kunne stå til rette for offentligheten for alt det man ytrer i kontrollutvalget, men er det så urimelig å forvente dette av folkevalgte og de som arbeider på deres vegne? Jeg er opptatt av at vi som kontrollinstanser også har en plikt på oss til å være lojale både mot lovens bokstav og dens intensjon. Åpenhet har blitt en svært sentral del av demokratiet, og er viktig for det politiske systemets legitimitet. Det er viktig at vi bidrar til denne åpenheten. Heller enn å vri og vende på disse bestemmelsene for å prøve å finne en måte å lukke møtene på av bekvemmelighetshensyn mener jeg kontrollutvalgene alltid bør snu problemstillingen den andre veien, og stille spørsmålet: Er det helt nødvendig at vi lukker møtet nå? I noen få tilfeller er svaret ja, i alle andre tilfeller bør man la være. Sverre Bugge Midthjell er rådgiver i Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS, og har jobbet som kontrollutvalgssekretær siden Han er utdannet statsviter fra NTNU, og har blant annet bakgrunn som kommunepolitiker. Han er medlem av Selskapskontrollog kontrollutvalgskomiteen i NKRF.

14 14

15 15

16 16

17 17

18 18

19 Møteoffentlighet i Nes kommune 25. april 2014 (sak 2013/2672) Denne saken gjelder spørsmålet om manglende kunngjøring og offentlighet av «budsjettseminarer» i Nes kommune var i strid med reglene i kommuneloven om møteoffentlighet. Nes kommune mente at budsjettseminarer for blant annet de folkevalgte, som ble avholdt før kommunen hadde påbegynt sin budsjettforberedelse, ikke var møter i kommunelovens forstand. Kommunen viste til at seminarene var lagt opp som informasjonsmøter for de folkevalgte. Jeg mener det knytter seg tvil til kommunens forståelse av at det aktuelle seminaret faller utenfor kommunelovens regler om møteoffentlighet. Selv om det var administrasjonen som tok initiativ til og kalte de folkevalgte inn til seminarene, var ikke dette avgjørende for om seminarene var å anse som administrative møter eller møter «i folkevalgte organ». Dette kunne i tilfelle bare være ett av flere momenter i helhetsvurderingen. At kommunen karakteriserte seminarene som «informasjonsmøter» som ble avholdt som ledd i den administrative saksbehandlingen, var heller ikke avgjørende. Det var hensikten med møtene og de folkevalgtes faktiske mulighet til å drøfte de aktuelle problemstillingene og komme med innspill til administrasjonens videre arbeid, som veide tyngst i vurderingen. Etter dette er det vanskelig å se at ikke budsjettseminarene var en del av den politiske budsjettprosessen slik at de skulle vært underlagt saksbehandlingsreglene i kommuneloven kapittel 6, herunder bestemmelsen om møteoffentlighet i 31. Bakgrunn Avisen Raumnes ved journalistene Jan Erik Hæhre og Thomas Frigård klaget 14. oktober 2013 over manglende kunngjøring og offentlighet av «budsjettseminarer» i Nes kommune. De viste til at politikere og representanter for administrasjonen i kommunen hadde hatt disse budsjettseminarer i 2010, 2011, 2012 og 2013 uten at de var kunngjort i forkant. Det ble opplyst at offentligheten ikke på annen måte hadde blitt invitert eller gjort oppmerksom på at seminarene var gjennomført. Klagerne opplevde at administrasjonen og politikerne under disse møtene hadde forhandlet og drøftet kommunens budsjett, og at det ble lagt føringer for den videre realitetsbehandlingen av budsjettet. I de etterfølgende formelle politiske møtene, opplevde journalistene at det stadig ble referert til hva som ble drøftet i disse seminarene. I klagen ble det derfor anført at «seminarene utøver en styringsfunksjon som ledd i kommunens saksbehandling», og at møtepraksisen derfor var i strid med saksbehandlingsreglene for offentlige organer i kommuneloven 25. september 1992 nr. 107 kapittel 6. Etter en gjennomgang av sakens dokumenter ble det besluttet å foreta nærmere undersøkelser. Undersøkelser herfra Kommunen oversendte saksdokumentene, og det fremgikk av disse at det var arkivert få dokumenter fra seminarene. I brev herfra ble kommunen bedt om å avklare årsaken til at seminarene ikke ble ansett som et møte i folkevalgt organ etter kommuneloven 25. september 1992 nr Kommunen ble 19

20 videre bedt om å gjøre rede for det rettslige grunnlaget for å lukke seminarene for publikum, og hvorfor saksliste og innkalling ikke hadde blitt gjort kjent for allmennheten, jf. kommuneloven 32. Det ble også stilt spørsmål om hvem som deltok på «budsjettseminarene», herunder om alle de kommunalt folkevalgte var invitert til å delta, hva som ble drøftet og i hvilken grad de drøftingene som ble foretatt underveis var av betydning for senere budsjettforslag eller innstillinger. Avslutningsvis ble det bedt opplyst om lukking av denne typen møter, der folkevalgte deltar, var normal praksis i kommunen. Det ble vist til ombudsmannens uttalelse i sak 2010/2939 om møteoffentlighet i Skedsmo kommune, og kommunen ble anmodet om å vurdere saken i lys av denne uttalelsen. Kommunen svarte at seminarene ikke var omfattet av kommuneloven kapittel 6. Møtene ble arrangert av kommunens administrasjon, som informasjonsmøter for de folkevalgte, og kommunen anførte at seminarene var en innledende del av den administrative budsjettprosessen, ikke den politiske budsjettprosessen. Som begrunnelse for dette ble det vist til at «seminarene [ikke] arrangeres som møter for bestemte folkevalgte organer. Det varierer hvem som inviteres og det har alltid deltatt flere enn medlemmene i ett bestemt organ. Deltakelsen har vært frivillig og har variert fra gang til gang. Seminarene har verken hatt saksliste eller saksforelegg og ledes ikke av folkevalgte. Det fattes ikke vedtak og føres ikke møtebok jfr. 30». Kommunen opplyste at det aldri var gitt politiske føringer i disse seminarene, og at det uansett var opp til rådmannen selv å vurdere hva han ville ta hensyn til av ønsker og innspill. Deltakelse varierte, men det hadde «alltid vært medlemmer fra formannskapet til stede, gruppeledere (som ikke sitter i formannskapet) og ledere av hovedutvalgene har vært representert, tillitsvalgte har i ulik grad deltatt og andre kommunestyrerepresentanter har deltatt på ett av seminarene. Alle kommunale folkevalgte har ikke vært invitert». Kommunen viste videre til at seminarene primært hadde vært lagt opp som informasjonsmøter for de folkevalgte. I tillegg var det vanlig å avholde gruppearbeid hvor spørsmål var luftet tverrpolitisk. Synspunkter fra gruppene ble deretter presentert i plenum. Disse har ikke blitt «nedfelt i noe dokument». Kommunen opplyste at alle møter i folkevalgte organer var åpne. Lukking skjedde kun i saker der det var hjemmel i kommuneloven 31. Det var videre vanlig å avholde andre typer møter, med deltakelse både fra administrasjon og folkevalgte, hvor blant annet bedrifter, organisasjoner eller innbyggere var invitert. Selv om disse møtene normalt ikke ble annonsert hadde også andre, som ikke var invitert, herunder avisen Raumnes, vært representert i slike møter. Avslutningsvis ble det anført at kommunens budsjettseminarer skilte seg vesentlig fra Skedsmo kommunes møter. Skedsmo kommune var kommet lenger i budsjettprosessen, med ferdigstilt og offentliggjort budsjettforslag, mens Nes kommunes møte ble avholdt på et «langt tidligere stadium i prosessen», som ledd i den forberedende, administrative saksbehandlingsfasen. Det ble vist til at det holdes en rekke forberedende møter i løpet av en budsjettprosess, blant annet med interesseorganisasjoner, andre offentlige instanser og privatpersoner, møter som kommunen anførte kunne ha like stor innvirkning på det ferdige budsjettforslaget som de omtalte budsjettseminarene. Klageren viste deretter til at det i «Overå/Bernts kommentarutgave av kommuneloven kommer det også ganske klart fram at man ikke trenger å fatte vedtak i et møte for at møtet skal falle inn under kommunelovens bestemmelser om møteoffentlighet». De opplyste at det 20

21 fremgår av innkallingen til møtet i april 2013 at «hele formannskapet, alle partiers gruppeledere og hovedutvalgslederne er innkalt. Med andre ord samtlige politiske partier i kommunestyret og de aller mest sentrale politikerne var invitert». Møtene ble dessuten avsluttet ved at «rådmannen oppsummerte sin forståelse av signalene». Klager mente derfor at seminarene måtte anses som en del av den politiske saksbehandlingen, både fordi de politiske deltakerne på møtet ikke var en del av administrasjonen, men også fordi flere av programpostene kunne tyde på at det som kom av innspill i budsjettseminarene ville kunne være førende for administrasjonens videre arbeid med budsjettet, og således måtte sies å være en del av den politiske saksbehandlingen av budsjettet. Kommunen anførte deretter at kommuneloven kapittel 6, herunder 31, ikke kom til anvendelse før saksbehandlingen i folkevalgte organ begynner, noe kommunen ikke mente var tilfellet i denne saken. Det måtte skilles mellom «den administrative saksbehandlingsfasen og vedtaksfasen (saksbehandlingsfasen i folkevalgte organer)». I budsjettseminarene ble de folkevalgte invitert til å komme med «uforpliktende signaler/ønsker til administrasjonen». Disse ble ikke behandlet av noe folkevalgt organ, verken gjennom votering eller protokollførsel, og rådmannen sto fritt til å velge om han ville ta hensyn til innspillene i administrasjonens videre arbeidet med budsjettforslaget. Kommunen påberopte seg dessuten retten til å velge hvem de skulle invitere til å bidra til den forberedende saksbehandling, uten at dette måtte kunngjøres offentlig og mente dette var avgjørende for å kunne drive en effektiv offentlig administrasjon. Mitt syn på saken Kommuneloven kapittel 6 inneholder saksbehandlingsregler for folkevalgte organer. Paragraf 30 slår fast det generelle prinsippet om at folkevalgte organer treffer sine vedtak i møter. Møtene skal etter kommuneloven 31 nr. 1 som hovedregel holdes for åpne dører, og det skal føres møtebok fra forhandlingene. Dessuten skal det settes opp en saksliste som er tilgengelig for allmennheten, jf. 32 nr. 2 og 3. Det er ikke avgjørende for at noe er å anse som «møte folkevalgt organ» at møtet gjennomføres i en av kommunens formelle organer. Jeg har uttalt meg om dette i en rekke saker og i Prop. 152 L ( ) Endringar i kommuneloven (møteoffentlegheit) støttet Kommunal- og regionaldepartementene mine tidligere uttalelser, blant annet ved å foreslå en presisering av kommuneloven 30 nr. 1. Denne presiseringen innebar at «også sakshandsaming som skjer før vedtak blir gjorde i folkevalde organ, skal skje i møte». Departementet ga i proposisjonen uttrykk for at også møter som var satt sammen av medlemmer fra både administrasjon og de folkevalgte, kunne være å anse som møte i folkevalgt organ. Om hva som er å anse som møter i offentlig organ, skrev departementet blant annet: «til dømes mellombelse utgreiingsorgan og ulike ad hoc-utval som er sette saman av medlemmer frå både administrasjonen og eit folkevalt organ, også kan utgjere eit folkevalt organ. Om eit organ fell innanfor 29 nr. 3 eller ikkje, vil derfor vere avhengig av ei konkret vurdering. Ein må i denne vurderinga mellom anna sjå på kven som har peikt ut det aktuelle organet, kven som sit i det, og kva oppgåver det har. Det er likevel klart at ein ikkje kan sjå bort frå møtereglane i lova ved å flytte realitetshandsaminga av saka til eit «formøte», eit «felles gruppemøte» for alle partia som deltek, eit «seminar», eit «orienteringsmøte» eller liknande, for deretter å gjere det formelle vedtaket i eit ordinært ope møte.» 21

22 Bernt og Overå utdyper dette i «Kommuneloven med kommentarer» (5. utgave 2011) på side 259, hvor de skriver: «Som en tommelfingerregel kan vi kanskje legge til grunn at samlinger der folkevalgte utgjør hovedtyngden av deltakerne og tilsatte i kommunens administrasjon medvirker eller er til stede i tjenstlig sammenheng, må anses som et «folkevalgt organ» i denne forstand, i praksis som et adhocutvalg eller komité». Selv om det i denne saken var administrasjonen som tok initiativ til og kalte inn de folkevalgte til seminarene, kan ikke dette være avgjørende for om seminarene var å anse som administrative møter eller møter «i et folkevalgt organ». Det må gjøres en konkret helhetsvurdering av møtene, der hvem som har kalt inn til møtet bare er et av momentene i vurderingen. Det er uomtvistet at de folkevalgte utgjorde hovedtyngden av deltakerne. Administrasjonens hensikt med å kalle inn til møtet var å informere de folkevalgte om den foranstående budsjettprosessen og samtidig avklare de folkevalgtes syn på hva det var viktig at administrasjonen tok hensyn til i sitt videre arbeid med budsjettet. I sak 2010/2939 om møteoffentlighet i Skedsmo kommune ble både hensikten bak bestemmelsene om møteoffentlighet i folkevalgte organer og hva som skal til for at et møte er å anse som et møte i lovens forstand utdypet. Fra uttalelsen siteres følgende: De omtalte reglene for saksbehandlingen i folkevalgte organer skal tjene flere hensyn. Dels skal reglene sikre allmennheten adgang og mulighet til å øve innflytelse over de kommunale beslutninger som treffes, og dels skal reglene tjene informasjons- og kontrollhensyn. Jeg har flere ganger tidligere uttalt at spørsmålet om hva som må karakteriseres som et møte i lovens forstand, må bestemmes ut fra hensikten med møtet og i lys av formålet med lovens bestemmelse om åpne dører. En sammenkomst i et folkevalgt organ vil være et møte i lovens forstand når det er fastsatt på forhånd at medlemmene av organet skal tre sammen som folkevalgt organ for å forhandle, drøfte, treffe vedtak eller på annen måte behandle saker og spørsmål som det etter lov eller forskrift har som oppgave å behandle. Tilsvarende vil det etter kommuneloven 30 foreligge plikt til å behandle slike saker i møter. Rent sosiale samvær eller andre uformelle sammenkomster med andre formål enn å gjennomføre saksbehandling, f.eks. selskapelige eller opplæringsmessige formål, vil ikke kunne karakteriseres som møter i forhold til 30 og 31. Denne saken har saksfakta som til dels er sammenfallende med ovennevnte sak. Jeg uttalte følgende om Skedsmo kommunes budsjettseminarer og forholdet til bestemmelsene om møteoffentlighet i kommuneloven: «De folkevalgte i Skedsmo kommune skulle i etterkant av seminaret realitetsbehandle det budsjettforslag det ble orientert om. I tråd med det jeg tidligere har sagt om denne typen møter, mener jeg det er mest naturlig å anse orienteringer for folkevalgte om forhold som ligger under dets arbeidsområde, og som de folkevalgte senere skal ta stilling til, som saksbehandling. Kommunen har karakterisert seminaret som «lesehjelp» for de folkevalgte. Slik hjelp for de folkevalgte vil nettopp kunne være av interesse for offentligheten og borgerne som de folkevalgte representerer. Lesehjelpen er derfor en hjelp for befolkningen og bør ses som ledd i budsjettprosessen. Det er også nærliggende å tenke seg at måten budsjettforslaget blir presentert på, og hvilke deler av forslaget som oppmerksomheten blir rettet mot, vil kunne få betydning for hvordan representantene vurderer forslaget. 22

23 Behandlingen av budsjettet er kanskje den viktigste saken de folkevalgte behandler i løpet av året, noe som gjør at hensynene bak kommuneloven 31 nr. 1 gjør seg sterkt gjeldende.» Selv om budsjettseminarene i Skedsmo kommune ble avholdt etter at rådmannen hadde sluttført sitt budsjettforslag, mens møtene i Nes kommune ble avholdt i de innledende fasene av budsjettprosessen, kan ikke dette være avgjørende. Spørsmålet er om seminarene var et ledd i den politiske delen av budsjettprosessen. I denne vurderingen er det flere momenter som er avgjørende, blant annet om det var invitert et representativt utvalg av de folkevalgte, hva hensikten med møtet var og om de tilstedeværende hadde en reell mulighet til å påvirke den videre budsjettprosessen. Hele formannskapet, alle partiers gruppeledere og hovedutvalgslederne var etter det opplyste innkalt til møtet i april Det synes etter dette uomtvistet at en representativ del av de folkevalgte var invitert til å delta på seminarene. Det fremgår at hensikten med budsjettseminarene bl.a. var å informere de folkevalgte om den forestående budsjettprosessen og at de kunne komme med «uforpliktende signaler/ønsker til administrasjonen» om innholdet i kommunebudsjettet, et budsjett de folkevalgte på et senere tidspunkt skulle behandle og vedta. Det er videre opplyst at disse seminarene inneholdt både «gruppearbeider», mulighet til å spille inn hva administrasjonen «må ta hensyn til ved utarbeidelsen» av budsjettet samt en oppsummering fra rådmannen. Jeg kan vanskelig se at slike budsjettseminarer kan sammenlignes med møter med eksterne. Innspill fra folkevalgte som senere skal være med å fatte det endelige budsjettvedtaket, vil kunne virke førende på administrasjonens arbeid på en helt annen måte enn innspill fra eksterne aktører. Dette vil spesielt gjelde for seminarer/møter der alle kommunestyrets politiske partier er representert, og særlig hvis formannskapet også er representert. At slike forberedende møter vil kunne ha innvirkning på den videre budsjettprosessen i kommunen illustreres også ved at synspunkter som er blitt fremmet i slike budsjettseminarer har vist seg å gjentas i den senere behandlingen av kommunebudsjettet. I tråd med det jeg tidligere har sagt om budsjettseminarer for kommunalt folkevalgte, er det mest naturlig å anse orienteringer til folkevalgte om forhold som ligger under deres arbeidsområde som de senere skal ta stilling til, som et ledd i saksbehandlingen av kommunebudsjettet. De folkevalgtes synspunkter og innspill i slike saker har interesse for offentligheten, og de vil kunne få betydning for den videre politiske behandlingen av budsjettforslaget. Som jeg også har uttalt tidligere, er behandlingen av budsjettet kanskje den viktigste saken de folkevalgte behandler i løpet av året. Dette gjør at hensynene bak kommuneloven 31 nr. 1 om åpenhet gjør seg sterkt gjeldende. Det er etter dette «begrunnet tvil» om kommunens forståelse av at denne type seminarer faller utenfor kommunelovens regler om møteoffentlighet. Nes kommune bes merke seg dette for fremtiden. Publisert:

24 Hva er nettleie? Nettleie er det du betaler for å få strømmen transportert fra der den produseres og hjem til deg. Du har bare en strømledning inn til huset, og kan derfor ikke velge nettselskap selv. Nettopp derfor er nettvirksomhet definert som en monopoloppgave der nettleia er sterkt regulert av nasjonale myndigheter. Nettselskapene kan ikke sette nettleia på egen hånd. Hvordan fastsettes nettleia? Norges Vassdrags- og Energidirektorat (NVE) setter grenser for hvor mye nettselskapene kan ta betalt i nettleie av sine kunder. Denne reguleringen skal hindre at du må betale høyere pris enn nødvendig for transporten av strømmen. NVE tillater at selskap som driver med lavere kostnader og dermed lavere nettleie tjener mer penger enn et selskap som drives med høyere kostnader. Derfor er det lønnsomt for nettselskapene å holde kostnadene så lave som mulig. Dette gir lavere nettleie til kundene og økt inntjening til selskapet. Hva består nettleia av? Nettleien består for husholdninger av et fastledd og et variabelt ledd tilknyttet ditt forbruk. Nettselskapet må også kreve inn avgifter som går til staten gjennom nettleia. Disse er politisk bestemt. Avgiftene utgjør nå 47 % av det en kunde betaler i nettleie i Trondheim. Av ca kr som en gjennomsnittskunde betaler, går ca kr til staten. Hvorfor har nettleia gått opp? Etter fusjonen i 2011 fikk kundene i distriktet og næringslivsaktører i Trondheim en lavere nettleie, mens private kunder i Trondheim fikk en noe høyere nettleie. Totalt sett har TrønderEnergi Nett sin nettleie vært lavere enn landsgjennomsnittet og lavere enn det trønderske gjennomsnittet. Nettleia økte med 5,75 øre/kwh, inkl. mva., fra 1. januar Økningen representerer cirka 100 kroner per måned for en privat gjennomsnittskunde. Økningen skyldes både en midlertidig «harmoniinntekt» som har blitt satt av NVE og som må kreves inn av kundene i løpet av , samt en inflasjonsjustering av nettleia. TrønderEnergi Nett sin nettleie har vært blant de rimeligste i landet fram til I perioden harmoniinntekten kreves inn vil vi midlertidig være noe under landsgjennomsnittet. TrønderEnergi Nett sin nettleie forventes å være uforandret i flere år framover, mens det forventes at andre nettselskap vil øke nettleia. Dette gjør at Trønderenergi Nett forventer å få blant Norges laveste nettleie igjen. Vil nettleia gå ned igjen i 2017? Nei, nettleia vil ikke gå ned igjen i I reelle priser (eksl. Inflasjon) har nettleia vært stabil i Norge de siste 20 åra. Det har i denne perioden vært historisk lavt investeringsnivå i strømnettet. Derfor er det nå nødvendig å investere i nye nettlinjer for å styrke forsyningssikkerheten av strøm i Norge. Også TrønderEnergi Nett og våre kunder må være med å betale for dette. Eivind Reiten leverte nylig en rapport til OED der han konkluderer med at nettleia vil øke over hele landet med % som følge av investeringer i nytt nett alene. I tillegg kommer prisøkninger som følge av inflasjon og økte krav til stabil strømforsyning. Økte investeringer vil medføre at alle nettkunder i hele landet vil få økt nettleie i årene som kommer. TrønderEnergi Nett forventer å få blant Norges laveste nettleie. TrønderEnergi Nett Telefon: Postadresse: Besøksadresse: Telefaks: Postboks 9480 Sluppen Klæbuveien 118 firmapost@tronderenerginett.no 7496 Trondheim 7031 Trondheim 24 Org.nr: NO MVA

25 Innledende diskusjon vedrørende rullering av plan for selskapskontroll - vurdering av vesentlighet og risiko. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Selbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 019/14 Arvid Hanssen 216, &58 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar de fremlagte vurderingene til orientering, og ber sekretariatet merke seg eventuelle innspill gitt i møtet. Vedlegg Oversikt over Selbu kommunes eierforhold Faktaark selskaper med risiko- og vesentlighetsvurderinger (U.off. Off.l 23.4) Oversikt over risiko- og vesentlighetsvurderinger (U.off. Off.l 23.4) Saksutredning Foreløpig risiko- og vesentlighetsanalyse knyttet til eierskap for Selbu kommune legges herved frem for kontrollutvalget, som grunnlag for utarbeidelse av plan for selskapskontroll. I forskrift om kontrollutvalg 13 ble det fra tatt inn en ny bestemmelse om overordnet analyse for plan for selskapskontroll. Her fremgår det nå at Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Dette er en direkte parallell til bestemmelsen om overordnet analyse som fra før var gjeldende for plan for forvaltningsrevisjon. Plan for selskapskontroll var for Selbu kommune sitt vedkommende allerede basert på en slik analyse, og dette medfører derfor ingen endring av praksis. Som det fremgår av forskriften er det derfor gjennomført en analyse basert på vurdering av risiko og vesentlighet for det enkelte selskap. Denne analysen er gjennomført felles for kommunene og fylkeskommunen som er deltakere i KonSek Midt-Norge IKS. Dette er hensiktsmessig av ressurshensyn, og gir mulighet til en mer overordnet og mer grundig analyse. Analysen må leses i lys av dette, og særlig for vesentlighetsvurderingene kan det være at et selskap fremstår som mer vesentlig i den samlede vurderingen enn det ville gjort for Selbu kommune alene. Vesentlighet 25

26 Det er åpenbart at det vil være en for stor oppgave å utøve like omfattende kontroll overfor alle selskaper Selbu kommune har en eierandel i. Dette vil heller ikke være hensiktsmessig. I tilfeller der Selbu kommune eier en svært liten andel av selskapet, eller selskapet på annen måte har liten betydning for kommunen vil det være mindre interessant å gjennomføre kontroller enn der eierandelen eller den samfunnsmessige betydningen er stor. Dette er hovedpremisset for vurdering av vesentlighet. Det er viktig å ta med seg at ulike formål med eierskapet bør gi ulike vurderinger av vesentlighet. Et selskap av liten økonomisk betydning kan være viktig for Selbu kommune, for eksempel dersom det yter viktige tjenester som er en naturlig del av Selbu kommune sin virksomhet. Et selskap som representerer en stor økonomisk investering, eller som gir Selbu kommune inntekter kan også være vesentlig, uten at tjenestene det yter er politisk viktig for kommunen. Ut fra vurderingene er selskapene delt inn i tre kategorier: Høy, middels og lav vesentlighet. Selskaper med høy vesentlighet er blant de aller viktigste selskapene som mest sannsynlig vil vurderes for selskapskontroll, selv om det vurderes å være liten risiko knyttet til selskapet. Selskaper med middels vesentlighet vil bli vurdert enkeltvis på bakgrunn av risiko, mens selskaper gitt lav vesentlighet, i de fleste tilfeller, vil være lite aktuell for selskapskontroll, selv om det måtte være knyttet vesentlig risiko til driften. Risiko I tillegg til vurderingen av vesentlighet gjøres det en vurdering av risiko knyttet til det enkelte selskap. Risikovurderingene baseres på sjansen for at selskapet ikke vil oppfylle målsetningene med eierskapet. I denne sammenhengen vil økonomisk risiko alltid være en faktor, da et selskap uten tilstrekkelige ressurser vanskelig kan ivareta andre målsetninger. Ut over økonomisk risiko er det for selskaper med et politisk formål også nødvendig å se på andre forhold som kan føre til lav måloppnåelse, for eksempel faren for at selskapet ikke er i stand til å levere en viktig tjeneste til kommunen. For enkelte selskaper som har blitt vurdert til å ha lav vesentlighet har det ikke blitt lagt ressurser i å gjøre en egen risikovurdering da de uansett anses som lite aktuell for selskapskontroll. Sekretariatet har valgt å unnta risikovurderingene fra offentligheten, med hjemmel i offentlighetsloven 28 (4). Dette av hensyn til at offentliggjøring av vurderinger av risiko kan tenkes å ha vesentlige konsekvenser for selskapene som vurderes, og derfor komme til skade for Selbu kommune sine næringsinteresser. En samlet oversikt over alle eierandeler som Selbu kommune har legges med i saksdokumentene som er offentlige. Det tas forbehold om mulige endringer som skyldes at alle opplysninger ikke er registrert i Brønnøysund. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Analysen legges frem for kontrollutvalget til orientering som grunnlag for diskusjon og arbeid med plan for selskapskontroll. Sekretariatet ber kontrollutvalget komme med eventuelle innspill til de foreløpige vurderingene og det videre arbeid med plan for selskapskontroll. 26