Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hemne kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hemne kommune Arkivsak: 14/105 Møtedato/tid: , kl. 12:00 Møtested: Rådhuset, Formannskapssalen Møtedeltakere: Geir Rostad (Leder) Eldbjørg Røstvold Jorulf Gumdal Erik Snekvik Kristin Kjønsvik Forfall: Andre møtende: Anne Gråberg, Revisor, Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) Torbjørn Brandt, Konsulent, Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (KonSek) Kopi: Kontrollutvalgets varamedlemmer, Ordfører, Rådmann, Inge Storås (RMN), Anne Gråberg (RMN) postmottak Skaun kommune, postmottak Revisjon Midt-Norge Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til: Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Torbjørn Brandt på telefon eller e-post: torbjorn.brandt@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Geir Rostad (sign.) Leder av kontrollutvalget Torbjørn Brandt Konsulent, Konsek

2 Sakliste 014/14 015/14 016/14 017/14 018/14 019/14 Referatsaker Invitasjon til samarbeidsprosjekt - bomvegselskaper Forarbeid - Plan for selskapskontroll Forvaltningsrevisjon - Saksbehandlingen i Hemne kommune Forslag til budsjett for kontrollutvalget 2015 Eventuelt

3 Referatsaker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Hemne kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 014/14 Torbjørn Brandt 14/105-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Melding om PS - årsregnskap 2013 Bernt svarer- Søksmålsadgang ved manglende opplæring under streik Møteoffentlighet i Nes kommune - Sivilombudsmannens uttalelse. Åpne dører i kontrollutvalget. Kontrollutvalgets innsyn i ansattes e-post. Kommunebarometeret Invitasjon til Kontrollutvalgssamling 2015 Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: Melding om politisk vedtak kommunens årsregnskap for 2013 Søksmålsadgangen ved manglende opplæring under streik Sivilombudsmannens uttalelse vedrørende møteoffentlighet Artikkel Kommunal Rapport: Åpne dører i kontrollutvalget Kontrollutvalgets innsynsrett i ansattes e-post. Kommunebarometeret Invitasjon til Kontrollutvalgssamling 2015

4 Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710, Sluppen 7468 TRONDHEIM Norge 14/ HK/ØKO/GHK MELDING OM POLITISK VEDTAK - REGNSKAP / ÅRSBERETNING 2013 Kommunestyret behandlet i møte ovennevnte som sak nr. 29/14. Følgende vedtak ble fattet: Hemne kommune sitt regnskap for 2013 godkjennes slik det foreligger. Merforbruk på VAR på kr totalt ,- fordelt med kr på avløp og kr på feiing dekkes inn ved et eventuelt mindreforbruk på områdene senere år. Merinntekt på mottatte avdrag startlån på kr ,- settes på fond og bruk av ubrukte lånemidler økes i Rådmann får fullmakt til å foreta nødvendige budsjettreguleringer. Hemne kommunes årsberetning for 2013 godkjennes. Disponering av mindreforbruket fra driftsregnskapet på kr vedtas i egen sak. Med vennlig hilsen Hemne kommune Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Bankgiro: Trondheimsveien Kyrksæterøra Trondheimsveien 1 Kyrksæterøra * Telefax: Organisasjonsnr: E-post/ Internett: postmottak@hemne.kommune.no

5 Gunn Hege Kjørsvik Regnskapsansvarlig dir. innv Vedlegg: Årsregnskap og årsberetning Revisjonsberetning Kontrollutvalgets uttalelse Saksutredning Behandling formannskap Kopi til: Revisjon Midt-Norge IKS Kommunalsjef Inger Johanne L. Steinveg

6 Bernt svarer: Kan ikke saksøke for manglende opplæring En langvarig skolestreik kan få konsekvenser for undervisningen til elevene. Men verken de eller foreldrene kan vinne fram med søksmål mot kommunen eller fylkeskommunen for manglende opplæring av den grunn, slår jussprofessor fast. Av Kommunal Rapport 12. august :34 (Oppdatert: 12. august :34) Fakta Jan Fridthjof Bernt, professor emeritus ved Universitetet i Bergen. Bernt har utgitt en rekke bøker innen blant annet forvaltningsrett og kommunalrett. Han ledet det offentlige utvalget som ledet fram til en kraftig fornying av kommuneloven i Bernt har også stor kunnskap om blant annet offentlighetsloven og forvaltningsloven. Spalten Bernt svarer publiseres hver mandag på Kommunal-Rapport.no. Spørsmål kan sendes til redaksjon@kommunal-rapport.no. Spørsmål Ved en langvarig storstreik blir en elev helt uten undervisning i et fag i tre måneder. Når undervisningen kommer i gang igjen, gjør ikke skoleeier noe for å gi elevene anledning til å ta igjen det tapte. Når eksamen kommer, får eleven så dårlig karakter at han ikke får plass på jusstudiet. Siden karakterene er opprettholdt i de fagene eleven faktisk fikk undervisning i, er det overveiende sannsynlig at eksamensresultatet er direkte knyttet til manglende undervisning. Kan eleven eller elevens foreldre saksøke kommunen/fylkeskommunen og få erstatning fordi kommunen ikke har gitt nødvendig opplæring; selv om årsaken til mangelen er streik? Bernt svarer Retten til videregående opplæring er basert på bestemmelsene i Opplæringslova. Den skal strekke seg over minst 38 skoleuker ( 3-2, andre avsnitt) og oppfylle krav fastsatt av departementet i forskrift, «om fag, om mål for opplæringa, om omfanget av opplæringa i faga og om gjennomføringa av opplæringa» ( 3-4, første setning). Ved alvorlig svikt eller avvik fra dette, vil det i prinsippet kunne være spørsmål om erstatning eller andre former for særlige tiltak for elever som ikke har fått det de har krav på. Når eleven ikke får det han eller hun har krav på etter loven, vil det skoleeier kunne bli ansvarlig for å avbøte skadene ved dette. Dette gjelder imidlertid ikke hvis årsaken til svikten er forhold som skoleeier ikke har herredømme over, og ikke kan avbøte. En streik er en slik særlig situasjon der det normalt ikke vil kunne bli spørsmål om erstatningsansvar overfor dem som blir skadelidende. Det vanlige synspunktet her er at vi ikke kan holde en arbeidsgiver ansvarlig for at virksomheten stopper opp på grunn av streik; det ville i så fall innebære en tvang til å akseptere arbeidstakernes krav, noe som ville forkludre hele forhandlingssituasjonen. Dette synspunktet må i alle fall slå igjennom når det som her er tale om en type vederlagsfri offentlige tjenester, og ikke rettigheter etter kontrakt, og det må også normalt gjelde privatskoler, selv om det her betales skolepenger som dekker noe av driftsutgiftene. Det som da gjenstår, er om det vil kunne oppstå erstatningsansvar fordi skoleeier «gjør ikke noe for å gi elevene anledning til å ta igjen det tapte». I prinsippet er det tenkelig,

7 men det er vel sterkt begrenset hva vi kan forlange at en skoleeier skal gjøre i en slik situasjon. Det må da påvises at det rent faktisk hadde vært mulig for skolens ledelse å ta noen grep som hadde gjort elevene vesentlig bedre rustet til eksamen, og at man burde skjønt at dette kunne få så stor betydning for eksamensresultatene som det her sies. Jeg tror det vil være svært krevende å føre tilstrekkelig sikre bevis for dette til å vinne fram i en rettssak.

8 Møteoffentlighet i Nes kommune 25. april 2014 (sak 2013/2672) Denne saken gjelder spørsmålet om manglende kunngjøring og offentlighet av «budsjettseminarer» i Nes kommune var i strid med reglene i kommuneloven om møteoffentlighet. Nes kommune mente at budsjettseminarer for blant annet de folkevalgte, som ble avholdt før kommunen hadde påbegynt sin budsjettforberedelse, ikke var møter i kommunelovens forstand. Kommunen viste til at seminarene var lagt opp som informasjonsmøter for de folkevalgte. Jeg mener det knytter seg tvil til kommunens forståelse av at det aktuelle seminaret faller utenfor kommunelovens regler om møteoffentlighet. Selv om det var administrasjonen som tok initiativ til og kalte de folkevalgte inn til seminarene, var ikke dette avgjørende for om seminarene var å anse som administrative møter eller møter «i folkevalgte organ». Dette kunne i tilfelle bare være ett av flere momenter i helhetsvurderingen. At kommunen karakteriserte seminarene som «informasjonsmøter» som ble avholdt som ledd i den administrative saksbehandlingen, var heller ikke avgjørende. Det var hensikten med møtene og de folkevalgtes faktiske mulighet til å drøfte de aktuelle problemstillingene og komme med innspill til administrasjonens videre arbeid, som veide tyngst i vurderingen. Etter dette er det vanskelig å se at ikke budsjettseminarene var en del av den politiske budsjettprosessen slik at de skulle vært underlagt saksbehandlingsreglene i kommuneloven kapittel 6, herunder bestemmelsen om møteoffentlighet i 31. Bakgrunn Avisen Raumnes ved journalistene Jan Erik Hæhre og Thomas Frigård klaget 14. oktober 2013 over manglende kunngjøring og offentlighet av «budsjettseminarer» i Nes kommune. De viste til at politikere og representanter for administrasjonen i kommunen hadde hatt disse budsjettseminarer i 2010, 2011, 2012 og 2013 uten at de var kunngjort i forkant. Det ble opplyst at offentligheten ikke på annen måte hadde blitt invitert eller gjort oppmerksom på at seminarene var gjennomført. Klagerne opplevde at administrasjonen og politikerne under disse møtene hadde forhandlet og drøftet kommunens budsjett, og at det ble lagt føringer for den videre realitetsbehandlingen av budsjettet. I de etterfølgende formelle politiske møtene, opplevde journalistene at det stadig ble referert til hva som ble drøftet i disse seminarene. I klagen ble det derfor anført at «seminarene utøver en styringsfunksjon som ledd i kommunens saksbehandling», og at møtepraksisen derfor var i strid med saksbehandlingsreglene for offentlige organer i kommuneloven 25. september 1992 nr. 107 kapittel 6. Etter en gjennomgang av sakens dokumenter ble det besluttet å foreta nærmere undersøkelser. Undersøkelser herfra Kommunen oversendte saksdokumentene, og det fremgikk av disse at det var arkivert få dokumenter fra seminarene. I brev herfra ble kommunen bedt om å avklare årsaken til at seminarene ikke ble ansett som et møte i folkevalgt organ etter kommuneloven 25. september 1992 nr Kommunen ble

9 videre bedt om å gjøre rede for det rettslige grunnlaget for å lukke seminarene for publikum, og hvorfor saksliste og innkalling ikke hadde blitt gjort kjent for allmennheten, jf. kommuneloven 32. Det ble også stilt spørsmål om hvem som deltok på «budsjettseminarene», herunder om alle de kommunalt folkevalgte var invitert til å delta, hva som ble drøftet og i hvilken grad de drøftingene som ble foretatt underveis var av betydning for senere budsjettforslag eller innstillinger. Avslutningsvis ble det bedt opplyst om lukking av denne typen møter, der folkevalgte deltar, var normal praksis i kommunen. Det ble vist til ombudsmannens uttalelse i sak 2010/2939 om møteoffentlighet i Skedsmo kommune, og kommunen ble anmodet om å vurdere saken i lys av denne uttalelsen. Kommunen svarte at seminarene ikke var omfattet av kommuneloven kapittel 6. Møtene ble arrangert av kommunens administrasjon, som informasjonsmøter for de folkevalgte, og kommunen anførte at seminarene var en innledende del av den administrative budsjettprosessen, ikke den politiske budsjettprosessen. Som begrunnelse for dette ble det vist til at «seminarene [ikke] arrangeres som møter for bestemte folkevalgte organer. Det varierer hvem som inviteres og det har alltid deltatt flere enn medlemmene i ett bestemt organ. Deltakelsen har vært frivillig og har variert fra gang til gang. Seminarene har verken hatt saksliste eller saksforelegg og ledes ikke av folkevalgte. Det fattes ikke vedtak og føres ikke møtebok jfr. 30». Kommunen opplyste at det aldri var gitt politiske føringer i disse seminarene, og at det uansett var opp til rådmannen selv å vurdere hva han ville ta hensyn til av ønsker og innspill. Deltakelse varierte, men det hadde «alltid vært medlemmer fra formannskapet til stede, gruppeledere (som ikke sitter i formannskapet) og ledere av hovedutvalgene har vært representert, tillitsvalgte har i ulik grad deltatt og andre kommunestyrerepresentanter har deltatt på ett av seminarene. Alle kommunale folkevalgte har ikke vært invitert». Kommunen viste videre til at seminarene primært hadde vært lagt opp som informasjonsmøter for de folkevalgte. I tillegg var det vanlig å avholde gruppearbeid hvor spørsmål var luftet tverrpolitisk. Synspunkter fra gruppene ble deretter presentert i plenum. Disse har ikke blitt «nedfelt i noe dokument». Kommunen opplyste at alle møter i folkevalgte organer var åpne. Lukking skjedde kun i saker der det var hjemmel i kommuneloven 31. Det var videre vanlig å avholde andre typer møter, med deltakelse både fra administrasjon og folkevalgte, hvor blant annet bedrifter, organisasjoner eller innbyggere var invitert. Selv om disse møtene normalt ikke ble annonsert hadde også andre, som ikke var invitert, herunder avisen Raumnes, vært representert i slike møter. Avslutningsvis ble det anført at kommunens budsjettseminarer skilte seg vesentlig fra Skedsmo kommunes møter. Skedsmo kommune var kommet lenger i budsjettprosessen, med ferdigstilt og offentliggjort budsjettforslag, mens Nes kommunes møte ble avholdt på et «langt tidligere stadium i prosessen», som ledd i den forberedende, administrative saksbehandlingsfasen. Det ble vist til at det holdes en rekke forberedende møter i løpet av en budsjettprosess, blant annet med interesseorganisasjoner, andre offentlige instanser og privatpersoner, møter som kommunen anførte kunne ha like stor innvirkning på det ferdige budsjettforslaget som de omtalte budsjettseminarene. Klageren viste deretter til at det i «Overå/Bernts kommentarutgave av kommuneloven kommer det også ganske klart fram at man ikke trenger å fatte vedtak i et møte for at møtet skal falle inn under kommunelovens bestemmelser om møteoffentlighet». De opplyste at det

10 fremgår av innkallingen til møtet i april 2013 at «hele formannskapet, alle partiers gruppeledere og hovedutvalgslederne er innkalt. Med andre ord samtlige politiske partier i kommunestyret og de aller mest sentrale politikerne var invitert». Møtene ble dessuten avsluttet ved at «rådmannen oppsummerte sin forståelse av signalene». Klager mente derfor at seminarene måtte anses som en del av den politiske saksbehandlingen, både fordi de politiske deltakerne på møtet ikke var en del av administrasjonen, men også fordi flere av programpostene kunne tyde på at det som kom av innspill i budsjettseminarene ville kunne være førende for administrasjonens videre arbeid med budsjettet, og således måtte sies å være en del av den politiske saksbehandlingen av budsjettet. Kommunen anførte deretter at kommuneloven kapittel 6, herunder 31, ikke kom til anvendelse før saksbehandlingen i folkevalgte organ begynner, noe kommunen ikke mente var tilfellet i denne saken. Det måtte skilles mellom «den administrative saksbehandlingsfasen og vedtaksfasen (saksbehandlingsfasen i folkevalgte organer)». I budsjettseminarene ble de folkevalgte invitert til å komme med «uforpliktende signaler/ønsker til administrasjonen». Disse ble ikke behandlet av noe folkevalgt organ, verken gjennom votering eller protokollførsel, og rådmannen sto fritt til å velge om han ville ta hensyn til innspillene i administrasjonens videre arbeidet med budsjettforslaget. Kommunen påberopte seg dessuten retten til å velge hvem de skulle invitere til å bidra til den forberedende saksbehandling, uten at dette måtte kunngjøres offentlig og mente dette var avgjørende for å kunne drive en effektiv offentlig administrasjon. Mitt syn på saken Kommuneloven kapittel 6 inneholder saksbehandlingsregler for folkevalgte organer. Paragraf 30 slår fast det generelle prinsippet om at folkevalgte organer treffer sine vedtak i møter. Møtene skal etter kommuneloven 31 nr. 1 som hovedregel holdes for åpne dører, og det skal føres møtebok fra forhandlingene. Dessuten skal det settes opp en saksliste som er tilgengelig for allmennheten, jf. 32 nr. 2 og 3. Det er ikke avgjørende for at noe er å anse som «møte folkevalgt organ» at møtet gjennomføres i en av kommunens formelle organer. Jeg har uttalt meg om dette i en rekke saker og i Prop. 152 L ( ) Endringar i kommuneloven (møteoffentlegheit) støttet Kommunal- og regionaldepartementene mine tidligere uttalelser, blant annet ved å foreslå en presisering av kommuneloven 30 nr. 1. Denne presiseringen innebar at «også sakshandsaming som skjer før vedtak blir gjorde i folkevalde organ, skal skje i møte». Departementet ga i proposisjonen uttrykk for at også møter som var satt sammen av medlemmer fra både administrasjon og de folkevalgte, kunne være å anse som møte i folkevalgt organ. Om hva som er å anse som møter i offentlig organ, skrev departementet blant annet: «til dømes mellombelse utgreiingsorgan og ulike ad hoc-utval som er sette saman av medlemmer frå både administrasjonen og eit folkevalt organ, også kan utgjere eit folkevalt organ. Om eit organ fell innanfor 29 nr. 3 eller ikkje, vil derfor vere avhengig av ei konkret vurdering. Ein må i denne vurderinga mellom anna sjå på kven som har peikt ut det aktuelle organet, kven som sit i det, og kva oppgåver det har. Det er likevel klart at ein ikkje kan sjå bort frå møtereglane i lova ved å flytte realitetshandsaminga av saka til eit «formøte», eit «felles gruppemøte» for alle partia som deltek, eit «seminar», eit «orienteringsmøte» eller liknande, for deretter å gjere det formelle vedtaket i eit ordinært ope møte.»

11 Bernt og Overå utdyper dette i «Kommuneloven med kommentarer» (5. utgave 2011) på side 259, hvor de skriver: «Som en tommelfingerregel kan vi kanskje legge til grunn at samlinger der folkevalgte utgjør hovedtyngden av deltakerne og tilsatte i kommunens administrasjon medvirker eller er til stede i tjenstlig sammenheng, må anses som et «folkevalgt organ» i denne forstand, i praksis som et adhocutvalg eller komité». Selv om det i denne saken var administrasjonen som tok initiativ til og kalte inn de folkevalgte til seminarene, kan ikke dette være avgjørende for om seminarene var å anse som administrative møter eller møter «i et folkevalgt organ». Det må gjøres en konkret helhetsvurdering av møtene, der hvem som har kalt inn til møtet bare er et av momentene i vurderingen. Det er uomtvistet at de folkevalgte utgjorde hovedtyngden av deltakerne. Administrasjonens hensikt med å kalle inn til møtet var å informere de folkevalgte om den foranstående budsjettprosessen og samtidig avklare de folkevalgtes syn på hva det var viktig at administrasjonen tok hensyn til i sitt videre arbeid med budsjettet. I sak 2010/2939 om møteoffentlighet i Skedsmo kommune ble både hensikten bak bestemmelsene om møteoffentlighet i folkevalgte organer og hva som skal til for at et møte er å anse som et møte i lovens forstand utdypet. Fra uttalelsen siteres følgende: De omtalte reglene for saksbehandlingen i folkevalgte organer skal tjene flere hensyn. Dels skal reglene sikre allmennheten adgang og mulighet til å øve innflytelse over de kommunale beslutninger som treffes, og dels skal reglene tjene informasjons- og kontrollhensyn. Jeg har flere ganger tidligere uttalt at spørsmålet om hva som må karakteriseres som et møte i lovens forstand, må bestemmes ut fra hensikten med møtet og i lys av formålet med lovens bestemmelse om åpne dører. En sammenkomst i et folkevalgt organ vil være et møte i lovens forstand når det er fastsatt på forhånd at medlemmene av organet skal tre sammen som folkevalgt organ for å forhandle, drøfte, treffe vedtak eller på annen måte behandle saker og spørsmål som det etter lov eller forskrift har som oppgave å behandle. Tilsvarende vil det etter kommuneloven 30 foreligge plikt til å behandle slike saker i møter. Rent sosiale samvær eller andre uformelle sammenkomster med andre formål enn å gjennomføre saksbehandling, f.eks. selskapelige eller opplæringsmessige formål, vil ikke kunne karakteriseres som møter i forhold til 30 og 31. Denne saken har saksfakta som til dels er sammenfallende med ovennevnte sak. Jeg uttalte følgende om Skedsmo kommunes budsjettseminarer og forholdet til bestemmelsene om møteoffentlighet i kommuneloven: «De folkevalgte i Skedsmo kommune skulle i etterkant av seminaret realitetsbehandle det budsjettforslag det ble orientert om. I tråd med det jeg tidligere har sagt om denne typen møter, mener jeg det er mest naturlig å anse orienteringer for folkevalgte om forhold som ligger under dets arbeidsområde, og som de folkevalgte senere skal ta stilling til, som saksbehandling. Kommunen har karakterisert seminaret som «lesehjelp» for de folkevalgte. Slik hjelp for de folkevalgte vil nettopp kunne være av interesse for offentligheten og borgerne som de folkevalgte representerer. Lesehjelpen er derfor en hjelp for befolkningen og bør ses som ledd i budsjettprosessen. Det er også nærliggende å tenke seg at måten budsjettforslaget blir presentert på, og hvilke deler av forslaget som oppmerksomheten blir rettet mot, vil kunne få betydning for hvordan representantene vurderer forslaget.

12 Behandlingen av budsjettet er kanskje den viktigste saken de folkevalgte behandler i løpet av året, noe som gjør at hensynene bak kommuneloven 31 nr. 1 gjør seg sterkt gjeldende.» Selv om budsjettseminarene i Skedsmo kommune ble avholdt etter at rådmannen hadde sluttført sitt budsjettforslag, mens møtene i Nes kommune ble avholdt i de innledende fasene av budsjettprosessen, kan ikke dette være avgjørende. Spørsmålet er om seminarene var et ledd i den politiske delen av budsjettprosessen. I denne vurderingen er det flere momenter som er avgjørende, blant annet om det var invitert et representativt utvalg av de folkevalgte, hva hensikten med møtet var og om de tilstedeværende hadde en reell mulighet til å påvirke den videre budsjettprosessen. Hele formannskapet, alle partiers gruppeledere og hovedutvalgslederne var etter det opplyste innkalt til møtet i april Det synes etter dette uomtvistet at en representativ del av de folkevalgte var invitert til å delta på seminarene. Det fremgår at hensikten med budsjettseminarene bl.a. var å informere de folkevalgte om den forestående budsjettprosessen og at de kunne komme med «uforpliktende signaler/ønsker til administrasjonen» om innholdet i kommunebudsjettet, et budsjett de folkevalgte på et senere tidspunkt skulle behandle og vedta. Det er videre opplyst at disse seminarene inneholdt både «gruppearbeider», mulighet til å spille inn hva administrasjonen «må ta hensyn til ved utarbeidelsen» av budsjettet samt en oppsummering fra rådmannen. Jeg kan vanskelig se at slike budsjettseminarer kan sammenlignes med møter med eksterne. Innspill fra folkevalgte som senere skal være med å fatte det endelige budsjettvedtaket, vil kunne virke førende på administrasjonens arbeid på en helt annen måte enn innspill fra eksterne aktører. Dette vil spesielt gjelde for seminarer/møter der alle kommunestyrets politiske partier er representert, og særlig hvis formannskapet også er representert. At slike forberedende møter vil kunne ha innvirkning på den videre budsjettprosessen i kommunen illustreres også ved at synspunkter som er blitt fremmet i slike budsjettseminarer har vist seg å gjentas i den senere behandlingen av kommunebudsjettet. I tråd med det jeg tidligere har sagt om budsjettseminarer for kommunalt folkevalgte, er det mest naturlig å anse orienteringer til folkevalgte om forhold som ligger under deres arbeidsområde som de senere skal ta stilling til, som et ledd i saksbehandlingen av kommunebudsjettet. De folkevalgtes synspunkter og innspill i slike saker har interesse for offentligheten, og de vil kunne få betydning for den videre politiske behandlingen av budsjettforslaget. Som jeg også har uttalt tidligere, er behandlingen av budsjettet kanskje den viktigste saken de folkevalgte behandler i løpet av året. Dette gjør at hensynene bak kommuneloven 31 nr. 1 om åpenhet gjør seg sterkt gjeldende. Det er etter dette «begrunnet tvil» om kommunens forståelse av at denne type seminarer faller utenfor kommunelovens regler om møteoffentlighet. Nes kommune bes merke seg dette for fremtiden. Publisert:

13 \\ KONTROLLUTVALG \\ Åpne dører i kontrollutvalgene Sommeren 2013 trådte en endring av kommuneloven i kraft, som førte til at hovedregelen ikke lenger er at kontrollutvalget kan holde sine møter bak lukkede dører. Hvordan må vi, som kontrollutvalgsmedlemmer, sekretærer og revisorer forholde oss til dette? S om kontrollutvalg, og dets hjelpere, har vi en viktig oppgave i å bidra til å styrke demokratiet og folks demokratiske rettigheter. Åpenhet har blitt en stadig sterkere del av det norske demokratiet, og vi har en plikt til å forholde oss lojale til dette. Fram til juni 2013 var vi gitt den unike tilliten å holde lukkede møter uten særlig begrunnelse, men prinsippet om åpenhet har nå blitt så sterkt at Stortinget ikke lenger ser grunnlag for at dette kunne, eller burde, fortsette. Vi må nå forholde oss til åpenhet på lik linje med andre politiske organer. Jeg vil innledningsvis understreke at jeg i denne artikkelen har en praktisk tilnærming til hvordan loven skal anvendes. Det er mulig at jeg her kommer med noen forenklinger, og utelater noen forbehold, særlig når jeg ikke mener disse er særlig relevante for hverdagen i kontrollutvalget. La meg først starte med et par avgrensninger og begrepsavklaringer for å unngå misforståelser. Til tanken om åpenhet i forvaltningen knytter det seg flere viktige prinsipper. For det første har vi prinsippet om dokument offentlighet, dette reguleres i offentleglova, og gjelder dokumenter. Dette er separat fra prinsippet om møte offentlighet, som er definert med utgangspunkt i kommuneloven 31. Det er det siste prinsippet jeg omtaler i denne artikkelen, men det er viktig å ha med seg at det ikke er en nødvendig sammenheng mellom at dokumenter unntas offentlighet og at møter lukkes. Reglene for disse to tingene er forskjellige, og bare delvis overlappende. Motstykket til offentlighet, både når det gjelder møter og dokumenter er taushetsplikt. Taushetsplikt knytter seg til opplysningene i seg selv, og gjelder bare for opplysninger nærmere definert i forvaltningsloven og en del særlover. Det er viktig å merke seg at det heller ikke er noen 1-til-1-sammenheng mellom disse prinsippene. Et dokument er ikke automatisk underlagt taushetsplikt når 4 Kommunerevisoren nr AV SVERRE BUGGE MIDTHJELL, RÅDGIVER, KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT MIDT-NORGE IKS det er unntatt offentlighet, og det hersker ingen generell taushetsplikt om det som skjer i et lukket møte. Dokumenter som inneholder taushetsbelagt informasjon skal imidlertid ikke være offentlige, og møter skal lukkes når det omtales taushetsbelagt informasjon. Hovedregelen: Full åpenhet Så, til reglene for møteoffentlighet. Alle politiske er underlagt møteprinsippet. Dette er nedfelt i 30. Her slås det i nr. 1 fast at: 1. Folkevalgte organer behandler sine saker og treffer sine vedtak i møter. Hovedregelen for møteoffentlighet finner vi i kommuneloven 31, om møteoffentlighet, nr. 1 som lyder: 1. Enhver har rett til å overvære møtene i folkevalgte organer. Det er altså en klar sammenheng bak at både behandling og vedtak i folkevalgte organer skal foregå i møter, og at enhver har rett til å overvære møtene. All politisk behandling skal gjennom dette være tilgjengelig for offentligheten. Ordene behandler sine saker og i 30 ble tatt inn i revidering av loven i 2011 for å understreke at dette gjelder ikke bare den delen av behandlingen der man treffer vedtak, men også der man for eksempel bare innhenter informasjon1. I utgangspunktet skal derfor 1 Jan Fridtjof Bernt, kommentarer til kommuneloven, Rettsdata.no, noter 454, 455 og 478.

14 \\ KONTROLLUTVALG \\ alle sammenhenger der kontrollutvalget trer sammen og diskuterer eller mottar relevant informasjon om saker, være offentlige. Kontrollutvalget kan ikke ha informasjonsmøter, orienteringer, arbeidsmøter, formøter, seminarer eller lignende der allmennheten nektes adgang, og det ikke på rimelig vis legges til rette for at de får innsyn. De eneste lovlige unntakene fra dette er fire forholdsvis strenge regler nedfelt i kommuneloven 31 nr For å kunne lukke et møte må alltid en av disse fire hjemlene kunne benyttes, og det må nedfelles i protokollen nøyaktig hvilken av dem utvalget påberoper seg. To av disse reglene er skal-regler, altså påbud om å lukke, mens de andre to er kan-regler som gir mulighet for å lukke dersom utvalget mener det er nødvendig. I alle tilfeller skal det fattes et eksplisitt vedtak om lukking i møtet, også når man er pliktig til det. Et eksempel på fullstendig lovhenvisning kan her være: kommuneloven 31 nr. 2, jf. forvaltningsloven 13 nr. 1 2 Jan Fridtjof Bernt, kommentarer til kommuneloven, Rettsdata.no, note Jan Fridtjof Bernt, kommentarer til kommuneloven, Rettsdata.no, note 483 Unntak 2: Personalsaker Kommuneloven 31 nr. 3 lyder: 3. Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det skal behandle en sak som angår en arbeidstakers tjenst lige forhold. Dette er den andre skal-regelen, der et politisk organ er pliktig til å lukke møtet. Denne bestemmelsen kommer i tillegg til taushetspliktsbestemmelsen i nr. 2, og det er viktig å legge merke til at det her er sakstypen, ikke de eventuelle opplysningene som kommer opp, som gir plikten til å lukke. Saken må ha en arbeidstakers tjenstlige forhold som tema. At det rettes kritikk mot en ansatt i forbindelse med en annen sak er for eksempel ikke tilstrekkelig. Typiske eksempler på saker som omfattes av denne paraunntak 1: Lovbestemt taushetsplikt grafen er behandling av tilsetting, oppsigelse, avskjed, Kommuneloven 31 nr. 2 lyder: lønnsvilkår eller permisjon for enkeltpersoner.3 Denne paragrafen bør ikke komme til anvendelse veldig 2. Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når ofte i kontrollutvalget. Kontrollutvalget skal ikke være noe det foreligger lovbestemt taushetsplikt. klageorgan eller organ for generell overprøving av rådmanndette er den første, og antagelig viktigste unntakshjemmelen for kontrollutvalget, og en som er forholdsvis ens avgjørelser, og bør kun i svært spesielle tilfeller befatte grei å håndtere. Som tidligere nevnt er enkelte opplysning er seg med personalsaker knyttet til enkeltpersoner. underlagt taushetsplikt ved lov, og kontrollutvalget, på lik Unntak 3: Når hensynet til personvern krever det linje med offentlig ansatte, plikter å sørge for beskytte disse opplysningene. Det inkluderer en plikt til å lukke Kommuneloven 31 nr. 4 lyder: møtet når disse omtales. Dersom det er praktisk mulig å 4. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når dele opp saken på en slik måte at det bare er nødvendig hensynet til personvern krever det. å trekke inn de taushetsbelagte opplysningene i deler av Her er vi over på bestemmelser der kontrollutvalget debatten tilsier en lojal oppfølging av loven at man bør kan vedta å lukke møter. Dette er også en bestemmelse lukke møtet bare under denne delen av saken 2. Personer som kommer i tillegg til taushetspliktsbestemmelsene. som kan innlemmes i taushetsplikten kan gis tillatelse til I enkelte tilfeller kan det være slik at de konkrete opplyså være til stede. Dette kan for eksempel ofte gjelde rådningene i en sak ikke er taushetsbelagte, men at det er mannen og dennes representanter. klart at det å behandle saken i offentlighet kan være en Den taushetsplikten som oftest vil være relevant for urimelig krenkelse av personvernet til enkeltpersoner. kontrollutvalget er den som følger av forvaltningsloven I loven brukes ordet krever, som understreker at terskelen 13. Dette gjelder enten 1) Noens personlige forhold, for dette skal være høy. Det må også gjøres en konkret eller 2) tekniske innretninger og fremgangsmåter samt vurdering av hva som i den aktuelle saken bør veie tyngst drifts eller forretningsforhold som det vil være av konkur av enkeltpersonens rett til personvern og allmennhetens ransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den rett til innsyn. Dersom det foreligger lovbestemt taushetssom opplysningen angår. Jeg går ikke i detalj på tolkning enplikt om opplysningene er det ikke denne hjemmelen, her, ut over å peke til at det stort sett er nr.1 som er aktu- men hjemmelen i nr. 2 som skal benyttes. ell for kontrollutvalget, altså noens personlige forhold. Denne regelen kan for eksempel komme til anvendelse Enkelte revisorer påberoper seg, etter det jeg erfarer, når det i en sak er behov for en debatt med inngående denne bestemmelsen kombinert med revisors taushetsplikt diskusjon om noens personlige egenskaper, uten at dette etter kommuneloven 78 nr. 7, for å kreve lukking av trenger å innebære avdekking av taushetsbelagt informamøter i kontrollutvalget under sine orienteringer. Jeg vil sjon, og uten at det er en personalsak angående noen ansatte i slutten av artikkelen komme tilbake til hvorfor jeg mener i kommunen. Det er vel heller ikke her noen grunn til å dette ikke er riktig. tro at dette vil gjelde veldig mange saker i kontrollutvalget. Når man skal benytte kommuneloven 31 nr. 2 som hjemmel er det viktig at det i protokollen også oppgis fra hvilken lovbestemmelse denne taushetsplikten kommer. Kommunerevisoren nr

15 \\ KONTROLLUTVALG \\ Unntak 4: Sterke offentlige interesser Kommuneloven 31 nr. 5 lyder: 5. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hen synet til tungtveiende offentlige interesser tilsier det, og det vil komme fram opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt offentlig innsyn etter lov 19. mai 2006 nr. 16 (offentleglova) dersom de hadde stått i et dokument. Dette er nok det mest kompliserte av de fire unntakene å forholde seg til. Denne bestemmelsen stiller opp et dobbelt krav, der begge må være oppfylt: 1. Det må foreligge tungtveiende offentlige interesser. 2. Det må fremkomme opplysninger som kunne vært unntatt offentlighet etter offentleglova dersom de hadde stått i et dokument. Disse interessene må altså være tungtveiende. Dette under streker at det skal være svært høy terskel for å bruke også dette unntaket. Interessene må også være offentlige, det må altså være saklige og legitime grunner for at det ikke er i samfunnets interesse at det behandles i et åpent møte. Denne paragrafen er her for å beskytte samfunnet, ikke politikernes interesser. Å lukke møtet for å kunne føre en mer åpen og friere debatt, for å slippe støy og bråk, eller for å skjerme administrative eller politiske prosesser fra innsyn er for eksempel ikke lovlig med denne hjemmelen. Det må i tillegg vises til en konkret hjemmel i offentleglova som handler om unntak for slike opplysninger dersom de hadde stått i et dokument. Et mulig eksempel på dette kan være hensynet til det offentliges forhandlingsposisjon i en pågående sak (offl. 23), for eksempel hvis kommunens verdivurdering ble kjent for motparten. Selv om det er offentleglova som brukes som hjemmel er denne bestemmelsen knyttet til møtet, og det som sies der, ikke til saksdokumentene. Det er derfor ikke automatisk slik at møtet kan lukkes etter denne paragrafen fordi det foreligger saksdokumenter som er unntatt offentlighet. Også her skal det vurderes strengt, og hensynet til den gjeldende offentlige interessen må veies opp mot hensynet til allmennhetens legitime interesser i innsyn.4 Revisors taushetsplikt Et spørsmål det tidvis har vært debatt om er hvordan møt er i kontrollutvalget er forenlig med revisors taushetsplikt etter kommuneloven 78 nr. 7. Jeg har blitt fortalt at enkelte revisorer har trukket dette så langt at de nekter å orientere kontrollutvalget om noe som helst som angår revisjonen i åpne møter. Dette bygger etter min mening i så fall på en feil tolkning av loven. Av kommuneloven 78 nr. 7 kan vi lese at revisor har taushetsplikt om det denne får kjennskap til gjennom 4 Jan Fridtjof Bernt, kommentarer til kommuneloven, Rettsdata.no, noter Kommunerevisoren nr revisjonen Med mindre det følger av revisjonens opp gaver etter denne lov. En av revisjonens oppgaver er å orientere kontrollutvalget om sin virksomhet, og kontrollutvalget er pålagt å ha åpne møter. Dette ble etter min mening gjort tydelig i Ot.prp. 70 ( ) for over 10 år siden, men all tvil bør i alle fall være feid av banen med lovforarbeidet i Prop. 119 L ( ), der departementet slår fast at: Departementet kan etter dette ikkje sjå at lova 78 nr. 7 er til hinder for at revisor uttalar seg i eit ope møte i kontrollutvalet. Med andre ord må revisor også forholde seg til hjemler for lukking på bakgrunn av det konkrete innholdet i orienteringene og dokumentene, og kan ikke kreve lukking på bakgrunn av den generelle bestemmelsen om taushetsplikt for revisor. Oppsummering og avslutning Som jeg her har vist er kontrollutvalget nå underlagt de samme reglene for åpenhet som kommunestyret og andre politiske organer. Det er kun fire gyldige unntak fra denne hovedregelen, og de finnes alle i kommuneloven 31. Min erfaring, og det jeg har hørt fra andre steder i landet, er at åpne møter også innebærer svært få problemer i praksis, og at nesten alle saker i kontrollutvalget kan føres for åpne dører. Det kan noen ganger være litt utfordrende å venne seg på at man må kunne stå til rette for offentligheten for alt det man ytrer i kontrollutvalget, men er det så urimelig å forvente dette av folkevalgte og de som arbeider på deres vegne? Jeg er opptatt av at vi som kontrollinstanser også har en plikt på oss til å være lojale både mot lovens bokstav og dens intensjon. Åpenhet har blitt en svært sentral del av demokratiet, og er viktig for det politiske systemets legitimitet. Det er viktig at vi bidrar til denne åpenheten. Heller enn å vri og vende på disse bestemmelsene for å prøve å finne en måte å lukke møtene på av bekvemmelighetshensyn mener jeg kontrollutvalgene alltid bør snu problemstillingen den andre veien, og stille spørsmålet: Er det helt nødvendig at vi lukker møtet nå? I noen få tilfeller er svaret ja, i alle andre tilfeller bør man la være. Sverre Bugge Midthjell er rådgiver i Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS, og har jobbet som kontrollutvalgssekretær siden Han er utdannet statsviter fra NTNU, og har blant annet bakgrunn som kommunepolitiker. Han er medlem av Selskapskontrollog kontrollutvalgskomiteen i NKRF.

16

17

18 Kommunebarometeret 2014 Kommunebarometeret er en måling av alle kommuner, gjennomført av Kommunal Rapport. Kommunal Rapport bruker 127 ulike nøkkeltall for å rangere kommunene fra topp til bunn innen 13 ulike områder. I totaltabellen er alle nøkkeltallene lagt sammen ( det er justert noe med hensyn til kommunenes reelle økonomiske handlefrihet). Tabellen viser kommune, størrelse, plassering totalt og plassering innen grunnskole (GSK), eldreomsorg (PO), barnevern (BV), barnehage (BH), helse (HE) og økonomi (ØK). Disse er de seks viktigste av de 13 kategoriene i målingen, og utgjør til sammen 77,5 % av det totale barometeret. Knr Kommune Innbyggere Rang GSK PO BV BH HE ØK 1601 Trondheim Over Hemne Snillfjord Under Hitra Frøya Ørland Agdenes Under Rissa Bjugn Åfjord Roan Under Osen Under Oppdal Rennebu Meldal Orkdal Røros Holtålen Midtre Gauldal 1653 Melhus Skaun Klæbu Malvik Selbu Tydal Under

19 inviterer til. SAMLING FOR KONTROLLUTVALGENE 15. oktober 2014 Quality Hotel Panorama, Tiller

20 Program 09:30 Registrering og kaffe 10:00 VELKOMMEN FYLKESMANNEN OG KONTROLLUTVALGET Seniorrådgiver Stule Lund, enhet for kommunal samordning hos fylkesmannen 10:35 Beinstrekk 10:45 KAN KONTROLLUTVALGENE FOREBYGGE KORRUPSJON? Innledning ved Anders Berg-Olsen, Handelshøyskolen i Trondheim 11:30 Spørsmål og diskusjon 12:00 Lunsj 13:00 TEMA FRA KONTROLLUTVALGSARBEIDET Ola Huke, KU-leder Melhus: Kontrollutvalgsmedlem og politiker? Johan G. Foss, KU-leder Frøya: Ny i kontrollutvalget hva bør/må prioriteres? Refleksjoner ut fra egne erfaringer. 13:30 Gruppediskusjon (inkl. beinstrekk) 14:00 HØRING OM BIOGASS I MALVIK Erfaringer med høring som metode. Hva har vi lært? Per-Arild Lyng, nestleder kontrollutvalget Terje Granmo, ordfører 14:30 Spørsmål og diskusjon 14:50 HVA SKJER? INFORMASJON OG DISKUSJON OM NYTT OG NYTTIG 15:00 AVSLUTNING OG VEL HJEM! Vi setter av god tid til spørsmål og diskusjoner, og legger vekt på at dagen skal bli nyttig og interessant for deltakerne. Har du aktuelle problemstillinger eller synspunkter innen de ulike temaene, så ta dem gjerne med eller tips oss på forhånd! Praktiske opplysninger Påmelding: Bindende påmelding til følgende e-post adresse: eva.bekkavik@konsek.no, eller pr telefon: Innen: 22. september 2014 Konferanseavgift: Kr. 0,- for kontrollutvalgsmedlemmer innenfor KonSek samarbeidet. Kr. 800,- for deltakere utenfor KonSek samarbeidet. Faktura: Sendes direkte fra KonSek til kommunen etter avholdt konferanse. Mer informasjon? Kontakt eva.bekkavik@konsek.no på e-post eller tlf

21 Invitasjon til samarbeidsprosjekt - bomvegselskaper Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Hemne kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 015/14 Torbjørn Brandt 037, &58 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Hemne kontrollutvalg stiller seg positive til deltakelse i samarbeidsprosjektet Selskapskontroll av bomvegselskaper. Kontrollutvalget ber sekretariatet å avklare forutsetningene for samarbeidet, spesielt med tanke på ressursbehovet og ressursfordeling med de andre eierne. Kontrollutvalget ber sekretariatet legge frem innstilling i saken til neste møte før en eventuell deltakelse i samarbeidet kan vedtas. Vedlegg Invitasjon til samarbeid om selskapskontroll med bomvegselskaper Møtebok Bestilling av selskapskontroll - bomvegselskaper Saksutredning Sør-Trøndelag fylkeskommune har i sak 36/14 vedtatt å gjennomføre selskapskontroll av bomvegselskapene Fosenvegene ei tim te by n AS og Trøndelag Bomveiselskap AS. Se forøvrig vedlagt møtebok: Bestilling av selskapskontroll bomvegselskaper. I denne forbindelse vil fylkeskommunen undersøke om eierne av Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshavn AS ønsker å gjennomføre en selskapskontroll av selskapet. Bakgrunnen er at fylkeskommunen ønsker at en selskapskontroll av Bomvegselskapet E39 skal innlemmes i fylkeskommunens selskapskontroll i form av et samarbeidsprosjekt mellom eierne av de 3 selskapene. I planen er prosjektet gitt følgende utdyping: Fylkeskommunen er medeier i flere bomvegselskaper i fylket. Disse administrerer svært høye beløp i offentlige avgifter fra bomvegprosjekter. Flere store bompengeprosjekter i fylket har vært i drift i flere år, og to nye bompengeprosjekter er igangsatt. I tillegg foregår det et arbeid rettet mot en opprettelse av et regional bomvegselskap. En helhetlig gjennomgang av styring av disse selskapene kan samle nyttige erfaringer for videre bompengedrift i fylket. Prosjektet vil være mest hensiktsmessig dersom også flere av eierne ønsker å prioritere det. Om selskapene Det er i dag tre selskaper med innkrevningsmyndighet for bompenger i fylket: Trøndelag bomvegselskap AS, Fosenvegene ei tim te by n AS og

22 Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshavn AS. Trøndelag bomveiselskap AS Selskapet ble opprettet i 1983 med formål om å finansiere ny E6 mellom Trondheim og Stjørdal. Selskapet startet bompengeinnkreving i Trøndelag bomveiselskap har i dag innkrevingsmyndighet for følgende bomvegprosjekter: - E6 Trondheim Stjørdal Miljøpakken Trondheim Fv 714 Laksevegen Selskapet har forretningsadresse i Trondheim, men har ingen egne ansatte, og selskapet kjøper nå sine driftstjenester fra BT Signaal AS i Bergen (tidligere Broog tunnelselskapet). Disse tjenestene ble tidligere kjøpt av Vegamot AS. Selskapet har tidligere vært eid av flere kommuner, men er nå kjøpt opp av Nord-Trøndelag og Sør-Trøndelag fylkeskommuner som eier 50 % av aksjene hver, som ledd i forberedelsene til å kunne omgjøre selskapet til et regionalt bomvegselskap. Selskapet er også inne i en prosess med å kjøpe driftsselskapet Vegamot AS med tanke på å drive innkreving i egenregi. Etter som selskapet er heleid av de to fylkeskommunene omfattes det av kontrollutvalgets innsynsrett etter kommuneloven 80. Trøndelag bomveiselskap er i en prosess med oppkjøp av Vegamot AS. Fosenvegene ei tim te by n AS Selskapet ble opprettet i 2005 for å få gjennomført en pakke med vegutbygginger på Fosen, og har stått for planlegging av disse prosjektene. Selskapet har fra innkrevingsstart i 2012 også vært bompengeselskap for Fosenvegene-prosjektet. Selskapet har én ansatt, som i dag leies ut til Sør-Trøndelag fylkeskommune for å delta i fylkeskommunens ledelse av veiutbyggingen. Selskapet er samlokalisert med Fosen regionråd i Åfjord kommune. Bompengeinnkrevingen forestås av selskapet Vegamot AS. Sør-Trøndelag fylkeskommune er største eier i selskapet med 36,76 % av aksjene. Øvrige eiere er Nord-Trøndelag fylkeskommune samt kommunene Osen, Roan, Mosvik, Agdenes, Åfjord, Ørland, Leksvik, Bjugn og Rissa. Fellesforbundet avd 576 eier de siste 0,74 % av aksjene. Selskapet er derfor ikke heleid av kommuner og fylkeskommuner, og omfattes derfor ikke av kommuneloven 80. Kontrollutvalget må derfor be styret og/eller generalforsamlingen om innsyn i selskapet. Erfaringsmessig har dette ikke vært et problem i selskaper hvor det offentlige har dominerende eierinteresser. Bomvegselskapet E 39 Øysand Thamshavn AS Dette selskapet ble opprettet i år 2000 for å drive bompengeinnkreving i forbindelse med bygging av E39 mellom Orkanger og Trondheim, som ble gjennomført som et offentlig-privat samarbeid (OPS). Selskapet har ingen egne ansatte, men leier administrativ bistand fra Skaun kommune. Bompengeinnkrevingen ivaretas av BT Signaal AS.

23 Dette selskapet er eid av kommuner i Sør-Trøndelag, men fylkeskommunen er ikke medeier. Det kan likevel være aktuelt å gjøre en henvendelse til eiernes kontrollutvalg for å se på muligheten av å inkludere selskapet i et eventuelt samarbeidsprosjekt. Vegamot AS STFK er også medeier i Vegamot AS. I motsetning til de selskapene som er omtalt over er dette ikke et selskap med innkrevingsmyndighet, men et driftsselskap. Dette selskapet er derfor foreslått holdt utenfor selskapskontrollen som eget kontrollobjekt, men kan potensielt bli relevant i rollen som utfører på vegne av de selskapene som kontrolleres. Risiko og vesentlighetsmomenter Bompengeselskapene er stort sett kommunalt og fylkeskommunalt eide selskaper som forvalter svært store offentlige midler, og krever inn avgifter direkte fra innbyggerne. Dette alene gjør selskapene vesentlige i en eierskapssammenheng. Med en stor omsetning kan selv små effektivitetstap få store utslag. Bompengeinnkrevingen er også en aktivitet med høy oppmerksomhet fra innbyggere og media, noe som fordrer at kommunene og fylkeskommunen også har tydelig styring og kontroll med virksomheten. Trøndelag bomvegselskap har drevet innkreving av bompenger i lang tid, og under stabile driftsvilkår. I forbindelse med anbudskonkurranse om innkrevingen opplevde selskapet en god del utfordringer. Dette ble gjort i fellesskap med E 39. Det påstås likevel at innkrevingen er effektiv sammenliget med andre aktører i bransjen. Bomvegselskapet har nå også satt i gang innkreving i et nytt prosjekt, fylkesveg 714, samt åpning av nye bomsnitt i Miljøpakken. Fosenvegene kan fortsatt sies å være i en oppstartsfase hva angår bompengeinnkrevingen, og har hatt flere utfordringer med oppstarten og opplevd vesentlig mediestøy rundt bompengeprosjektet. Selskapet rapporterer i sin årsmelding for 2013 fortsatt om en del utfordringer med bompengeinnkrevingen. Fosenvegene har også et styre med innslag av sentrale politikere, også fra fylkeskommunen. Det er da et ytterligere risikomoment hvorvidt habilitetsreglene ivaretas på en god måte. Fylkeskommunen har en klar intensjon om å være i forkant av etablering av et regional bomvegselskap. I forbindelse med en slik etablering kan et prosjekt som ser på erfaringer fra eksisterende bomvegselskaper være nyttig. Tidligere gjennomført selskapskontroll Sør-Trøndelag fylkeskommune har ikke tidligere gjennomført selskapskontroll med disse selskapene. Revisjon Midt-Norge gjennomførte en enkel eierskapskontroll med bomvegselskapet E39 på oppdrag fra de eierne som er Konsek-kommuner i Eierskapskontrollens hovedkonklusjon var at eierne burde etablere rutiner for oppfølging av eierskap. Komrev Trøndelag gjennomførte en felles eierskapskontroll med Trøndelag

24 bomveiselskap AS, Fosenvegene ei tim te by n AS, Vegamot AS og Fosenvegene AS i Denne eierskapskontrollen så først og fremst på fylkeskommunens eierskapsutøvelse og oppfyller ikke kravene til en selskapskontroll av selve selskapene. Blant revisjonens funn var at det var en uheldig praksis med at styremedlemmer representerte fylkeskommunen i generalforsamling, samt at det ikke var helt samsvar mellom vedtektsfestet formål og drift av Fosenvegene. Riksrevisjonen la i 2012 frem en rapport om bompengeforvaltninga i Norge hvor riksrevisjonen viktigste funn var at 1. Målet om at innkrevinga skal skje med lavest mulig kostnad ikke var realisert. 2. Det er et mulig å øke inntektene uten å øke prisene. 3. Det var vesentlige mangler knyttet til konkurranseutsettinga ved kjøp av driftstjenester. Mulig innretning på prosjekt Kontroll med eierstyringen bør være et vesentlig moment ved all selskapskontroll. Det er derfor naturlig at et slikt prosjekt ser på hvordan fylkeskommunen og kommunen ivaretar sin rolle som eiere. For dette prosjektet kan det være særlig aktuelt å vurdere hvordan habiliteten ivaretas hvor politikere eller ansatte i administrasjonen sitter i styret. Videre kan det være aktuelt på se på aspekter ved drift av selve prosjektene. Bomvegselskapene har erfaring med drift av prosjekter både i oppstartsfase og i mer modne prosjekter, samt med to ulike operatører. Selskapene har også erfaring med gjennomføring av anbudsprosesser om operatørtjenester, der det fra selskapenes side har vært påpekt utfordringer. Riksrevisjonen viser også til dette som et område med utfordringer. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon I tilfelle kontrollutvalget stiller seg positive til innledende sondering vedrørende forutsetningene for samarbeidet, vil sekretariatet starte koordineringen med de ulike eierne for å avklare ressursbehovet og ressursfordelingen. Sekretariatets oppfatning er at deltakelse i et slikt samarbeidsprosjekt kan være formålstjenelig gitt at de ressurser Hemne kommune må bidra med, er i samsvar med de eierinteresser Hemne har. Sekretariatet vil legge frem forutsetningene for samarbeidet i egen sak for kontrollutvalget før kontrollutvalget fatter endelig vedtak vedrørende deltakelse.

25 Til: Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget fylkeskommune Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget i i i i i i i i Agdenes kommune Bjugn kommune Hemne kommune Inderøy kommune Leksvik kommune Meldal kommune Melhus kommune Nord-Trøndelag i i i i i i i i Orkdal kommune Osen kommune Rissa kommune Roan kommune Skaun kommune Snillfjord kommune Ørland kommune Åfjord kommune Vår saksbehandler: Sverre B. Midthjell, tlf E-post: sverre.midthjell@konsek.no Deres ref.: Vår ref.: 14/97-3 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Invitasjon til samarbeid om selskapskontroll med bomvegselskaper Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune behandlet i sak 36/14 bestilling av selskapskontroll bomvegselskaper, og besluttet å bestille en selskapskontroll av selskapene Fosenvegene AS ei tim te by n og Trøndelag bomveiselskap AS. Utvalget ønsker å invitere kontrollutvalgene i øvrige eierkommuner til å delta i et eventuelt samarbeid om dette. Utvalget vil også invitere kontrollutvalgene i eierkommunene i Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshavn AS til å innlemme også dette selskapet i kontrollen. Aktuelle eierkommuner er: Fosenvegene AS ei tim te by n Sør-Trøndelag fylkeskommune, NordTrøndelag fylkeskommune, Osen, Roan, Inderøy, Agdenes, Åfjord, Ørland, Leksvik, Bjugn, Rissa Trøndelag bomveiselskap AS Sør-Trøndelag fylkeskommune, NordTrøndelag fylkeskommune Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshavn AS Agdenes, Snillfjord, Meldal, Orkdal, Hemne, Skaun, Melhus Vi viser til vedlagte møtebok fra kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune for ytterligere informasjon. Oppstart av prosjektet er antydet til årsskiftet 2014/2015, og vi ber om tilbakemelding fra de utvalgene som måtte være interessert i et samarbeid i god tid før dette. Besøksadresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Postadresse: Postboks 2300, Sluppen 7004 Trondheim Telefon: Bank: Telefaks: Org.nr:

26 Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Sverre B. Midthjell rådgiver Dette brevet er elektronisk godkjent og har derfor ikke signatur. Vedlegg Møtebok: Bestilling av selskapskontroll - bomvegselskaper Side 2 of 2

27 Bestilling av selskapskontroll - bomvegselskaper Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 036/14 Sverre B. Midthjell 037, &58 14/97-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget bestiller selskapskontroll av Fosenvegene ei tim te by n AS og Trøndelag bomvegselskap AS. Utvalget ber sekretariatet invitere øvige eieres kontrollutvalg, samt eiere av Bomvegselskapet E 39 Øysand Thamshavn AS til å delta i samarbeid om selskapskontrollen. Utvalget ber Revisjon Midt-Norge om å starte en dialog med Statens vegvesen og Riksrevisjonen rundt eventuell samordning så tidlig som mulig. Utvalget vil komme tilbake til omfang og leveringsfrist for prosjektet når eventuelt samarbeid er avklart. Protokoll Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget bestiller selskapskontroll av Fosenvegene ei tim te by n AS og Trøndelag bomvegselskap AS. Utvalget ber sekretariatet invitere øvige eieres kontrollutvalg, samt eiere av Bomvegselskapet E 39 Øysand Thamshavn AS til å delta i samarbeid om selskapskontrollen. Utvalget ber Revisjon Midt-Norge om å starte en dialog med Statens vegvesen og Riksrevisjonen rundt eventuell samordning så tidlig som mulig. Utvalget vil komme tilbake til omfang og leveringsfrist for prosjektet når eventuelt samarbeid er avklart. Saksutredning Kontrollutvalget vedtok innstilling til fylkestinget til Plan for selskapskontroll Planen behandles i fylkestinget juni. I planen er følgende tre prosjekter prioritert: 1. Bomvegselskaper 2. Trøndelag Teater 3. Filmselskaper

28 Med bakgrunn i dette legger sekretariatet frem sak om plan bestilling av selskapskontroll med selskapene Fosenvegene ei tim te by n AS og Trøndelag bomvegselskap AS. I tillegg kan det være aktuelt å ta intiativ til samarbeid med eierne av det tredje bompengeselskapet i Sør-Trøndelag, Bomvegselskapet E 39 Øysand Thamshavn AS for å få en helhetlig gjennomgang. I planen er prosjektet gitt følgende utdyping: Fylkeskommunen er medeier i flere bomvegselskaper i fylket. Disse administrerer svært høye beløp i offentlige avgifter fra bomvegprosjekter. Flere store bompengeprosjekter i fylket har vært i drift i flere år, og to nye bompengeprosjekter er igangsatt. I tillegg foregår det et arbeid rettet mot en opprettelse av et regional bomvegselskap. En helhetlig gjennomgang av styring av disse selskapene kan samle nyttige erfaringer for videre bompengedrift i fylket. Prosjektet vil være mest hensiktsmessig dersom også flere av eierne ønsker å prioritere det. Om selskapene Det er i dag tre selskaper med innkrevningsmyndighet for bompenger i fylket: Trøndelag bomvegselskap AS, Fosenvegene ei tim te by n AS og Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshavn AS. Trøndelag bomveiselskap AS Selskapet ble opprettet i 1983 med formål om å finansiere ny E6 mellom Trondheim og Stjørdal. Selskapet startet bompengeinnkreving i Trøndelag bomveiselskap har i dag innkrevingsmyndighet for følgende bomvegprosjekter: E6 Trondheim Stjørdal Miljøpakken Trondheim Fv 714 Laksevegen Selskapet har forretningsadresse i Trondheim, men har ingen egne ansatte, og selskapet kjøper nå sine driftstjenester fra BT Signaal AS i Bergen (tidligere Broog tunnelselskapet). Disse tjenestene ble tidligere kjøpt av Vegamot AS. Selskapet har tidligere vært eid av flere kommuner, men er nå kjøpt opp av Nord-Trøndelag og Sør-Trøndelag fylkeskommuner som eier 50 % av aksjene hver, som ledd i forberedelsene til å kunne omgjøre selskapet til et regionalt bomvegselskap. Selskapet er også inne i en prosess med å kjøpe driftsselskapet Vegamot AS med tanke på å drive innkreving i egenregi. Etter som selskapet er heleid av de to fylkeskommunene omfattes det av kontrollutvalgets innsynsrett etter kommuneloven 80. Trøndelag bomveiselskap er i en prosess med oppkjøp av Vegamot AS. Fosenvegene ei tim te by n AS Selskapet ble opprettet i 2005 for å få gjennomført en pakke med vegutbygginger på Fosen, og har stått for planlegging av disse prosjektene. Selskapet har fra innkrevingsstart i 2012 også vært bompengeselskap for Fosenvegene-prosjektet.

29 Selskapet har én ansatt, som i dag leies ut til Sør-Trøndelag fylkeskommune for å delta i fylkeskommunens ledelse av veiutbyggingen. Selskapet er samlokalisert med Fosen regionråd i Åfjord kommune. Bompengeinnkrevingen forestås av selskapet Vegamot AS. Sør-Trøndelag fylkeskommune er største eier i selskapet med 36,76 % av aksjene. Øvrige eiere er Nord-Trøndelag fylkeskommune samt kommunene Osen, Roan, Mosvik, Agdenes, Åfjord, Ørland, Leksvik, Bjugn og Rissa. Fellesforbundet avd 576 eier de siste 0,74 % av aksjene. Selskapet er derfor ikke heleid av kommuner og fylkeskommuner, og ikke omfattet av kommuneloven 80. Kontrollutvalget må derfor be styret og/eller generalforsamlingen om innsyn i selskapet. Dette har tidligere ikke vært et problem i selskaper med dominerende offentlig eierskap. Bomvegselskapet E 39 Øysand Thamshavn AS Dette selskapet ble opprettet i år 2000 for å drive bompengeinnkreving i forbindelse med bygging av E39 mellom Orkanger og Trondheim, som ble gjennomført som et offentlig-privat samarbeid (OPS). Selskapet har ingen egne ansatte, men leier administrativ bistand fra Skaun kommune. Bompengeinnkrevingen ivaretas av BT Signaal AS. Dette selskapet er eid av sør-trønderske kommuner, men fylkeskommunen er ikke medeier. Det kan likevel være aktuelt å gjøre en henvendelse til eiernes kontrollutvalg for å se på muligheten av å inkludere selskapet i et eventuelt samarbeidsprosjekt. Vegamot AS STFK er også medeier i Vegamot AS. I motsetning til de selskapene som er omtalt over er dette ikke et selskap med innkrevingsmyndighet, men et driftsselskap. Dette selskapet er derfor foreslått holdt utenfor selskapskontrollen som eget kontrollobjekt, men kan potensielt bli relevant i rollen som utfører på vegne av de selskapene som kontrolleres. Risiko og vesentlighetsmomenter Bompengeselskapene er stort sett kommunalt og fylkeskommunalt eide selskaper som forvalter svært store offentlige midler, og krever inn avgifter direkte fra innbyggerne. Dette alene gjør selskapene vesentlige i en eierskapssammenheng. Med en stor omsetning kan selv små effektivitetstap få store utslag. Bompengeinnkrevingen er også en aktivitet med høy oppmerksomhet fra innbyggere og media, noe som fordrer at kommunene og fylkeskommunen også har tydelig styring og kontroll med virksomheten. Trøndelag bomvegselskap har drevet innkreving av bompenger i lang tid, og under stabile driftsvilkår. I forbindelse med anbudskonkurranse om innkrevingen opplevde selskapet en god del utfordringer. Dette var gjort i fellesskap med E 39. Det påstås likevel at innkrevingen er effektiv sammenliget med andre aktører i bransjen. Bomvegselskapet har nå også satt i gang innkreving i et nytt prosjekt, fylkesveg 714, samt åpning av nye bomsnitt i Miljøpakken. Fosenvegene kan fortsatt sies å være i en oppstartsfase hva angår bompengeinnkrevingen, og har hatt flere utfordringer med oppstarten og opplevd vesentlig mediestøy rundt bompengeprosjektet. Selskapet rapporterer i

30 sin årsmelding for 2013 fortsatt om en del utfordringer med bompengeinnkrevingen. Fosenvegene har også et styre med innslag av sentrale politikere, også fra fylkeskommunen. Det er da et ytterligere risikomoment hvorvidt habilitetsreglene ivaretas på en god måte. Fylkeskommunen har en klar intensjon om å være i forkant av etablering av et regional bomvegselskap. I forbindelse med en slik etablering kan et prosjekt som ser på erfaringer fra eksisterende bomvegselskaper være nyttig. Tidligere gjennomført selskapskontroll Sør-Trøndelag fylkeskommune har ikke tidligere gjennomført selskapskontroll med disse selskapene. Revisjon Midt-Norge gjennomførte en enkel eierskapskontroll med bomvegselskapet E39 på oppdrag fra de eierne som er Konsek-kommmuner i Denne hadde som hovedkonklusjon at eierne burde etablere rutiner for oppfølging av eierskap. Komrev Trøndelag gjennomførte en felles eierskapskontroll med Trøndelag bomveiselskap AS, Fosenvegene ei tim te by n AS, Vegamot AS og Fosenvegene AS i Dette var også en forholdsvis enkel og overfladisk kontroll med fylkeskommunens eierskapsutøvelse som i liten grad gjorde vurderinger av selskapene. Blant revisjonens funn var at det var en uheldig praksis med at styremedlemmer representerte fylkeskommunen i generalforsamling, samt at det ikke var helt samsvar mellom vedtektsfestet formål og drift av Fosenvegene. Riksrevisjonen la i 2012 frem en rapport om bompengeforvaltninga i Norge2. Riksrevisjonens funn var blant annet at målet om at innkrevinga skal skje med lavest mulig kostnad ikke var realisert, at det var et potensial for å øke inntektene uten å øke prisene og at det var vesentlige mangler knyttet til konkurranseutsettinga ved kjøp av driftstjenester. Mulig innretning på prosjekt Kontroll med eierstyringen bør være et vesentlig moment ved all selskapskontroll. Det er derfor naturlig at et slikt prosjekt ser på hvordan fylkeskommunen ivaretar sin rolle som eier. Her kan det særlig være aktuelt for dette prosjektet å vurdere hvordan habiliteten ivaretas der det sitter politikere i styret. Videre kan det være aktuelt på se på aspekter ved drift av selve prosjektene. Bomvegselskapene har til sammen erfaring med drift av prosjekter både i oppstartsfase og i mer modne prosjekter, samt med to ulike operatører. Selskapene har også erfaring med gjennomføring av anbudsprosesser om operatørtjenester, der det fra selskapenes side selv har vært påpekt utfordringer. Riksrevisjonen viser også til dette som et område med utfordringer. 1 KomRev Trøndelag (2012): Selskapskontroll bomvegselskapene selskapene_ferdig.pdf 2 Riksrevisjonens dokument 3:5 ( ): Riksrevisjonens undersøking av bompengeforvaltninga

31 I den sammenhengen kan det være interessant både å se på gjennomføringen av selve anbudsprosessene, og hvilken lærdom eierne bør trekkes av disse, men også hvorvidt det er forskjeller i kostnader, effektivitet eller andre forhold mellom selskaper, prosjekter eller operatører. Sør-Trøndelag fylkeskommune er eier i to av de aktuelle selskapene, og det er naturlig disse to selskapene som bør ha fokus fra kontrollutvalget i fylkeskommunens side. Som deleier i selskapene er det naturlig å søke samarbeid også med øvrige eiere, både av hensyn til effektiv utnyttelse av revisjonsressurser, legitimiteten til prosjektet og samordnet opptreden overfor selskapene. STFK er ikke eier i Bomvegselskapet E39, men det kan være interessant å se dem i sammenheng. Dette forutsetter i så fall at også kontrollutvalgene i eierkommunene for dette selskapet også er interesserte i dette. Statens vegvesen driver også tilsyn og oppfølging av bomvegselskapene. I statsrådens tilsvar til riksrevisjonens rapport henvises det til at denne oppfølgingen er styrket i Som tidligere omtalt har også Riksrevisjonen hatt en gjennomgang av bompengeforvaltningen. Av hensyn til en effektiv samlet utnyttelse av ressurser til offentlig tilsyn kan det være hensiktsmessig med en dialog med både Statens vegvesen og Riksrevisjonen i forbindelse med oppstart av prosjektet. Det kan være hensiktsmessig at den dialogen skjer på et så tidlig stadium som mulig, slik at det kan tas hensyn til eventuelle innspill i innretningen på prosjektet. Ressurser til selskapskontroll Kontrollutvalget disponerer i henhold til avtale med Revisjon Midt-Norge IKS en ressurs på 2100 timer. Kontrollutvalget har i sak 4/14 planlagt disponering av hele denne rammen. Kontrollutvalget valgte å utsette forvaltingsrevisjonsprosjekt om anbud i kollektivtrafikken. I tillegg har plan for selskapskontroll og bestiling blitt utsatt i forhold til plan. Revisjonen rapporterer også at forvaltningsrevisjon av fagopplæringen tok vesentlig mer tid enn opprinnelig forutsatt. Med bakgrunn i dette har revisjonen ikke tilstrekkelig ledig kapasitet til å kunne gjennomføre dette prosjektet i 2014 som opprinnelig planlagt. Dersom et samarbeid med andre kontrollutvalg er aktuelt kan det likevel være nyttig å iverksette prosessen tidlig. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å sette i gang prosjektet, under forutsetning av at fylkestinget vedtar utvalgets forslag til plan for selskapskontroll. Før oppstart, og beslutning om nærmere innretning av prosjektet bør kontrollutvalget invitere øvrige aktuelle kontrollutvalg til et eventuelt samarbeid. Dette kan potensielt også føre til behov for samarbeid mellom flere revisjonsenheter og kontrollutvalgssekretariat. Sekretariatet anbefaler derfor at kontrollutvalget retter en invitasjon om samarbeid til aktuelle kontrollutvalg. Det kan ta noe tid for øvrige kontrollutvalg å ta stilling til et eventuelt samarbeid. Sekretariatet anbefaler derfor at kontrollutvalget ber Revisjon Midt-Norge om å iverksette denne dialogen så snart som mulig, såfremt revisjonen har kapasitet til å kunne gjennomføre dette.

32 Forarbeid - Plan for selskapskontroll Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Hemne kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 016/14 Torbjørn Brandt 037, &58 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar de fremlagte vurderingene til orientering, og ber sekretariatet merke seg de innspill gitt i møtet. Kontrollutvalget ber sekretariatet legge frem forslag til plan for selskapskontroll Vedlegg Eierforhold Hemne kommune Oversikt over risiko- og vesentlighetsvurderinger (U.OFF Off.l. 23 [4] Faktaark selskaper, med risiko- og vesentlighetsvurderinger (U.OFF. Off.l. 23 [4] Saksutredning Selskapskontrollen er en av kontrollutvalgets lovpålagte oppgaver, jf. kommuneloven 77 femte ledd. Dette formuleres i forskrift om kontrollutvalg, kap 6 slik: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Kontrollutvalget rett til fullt innsyn i interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6, i interkommunale styrer etter 27 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner, fylkeskommuner eller interkommunale selskaper direkte eller indirekte eier alle aksjer, jf. kommunelovens 80 første ledd. Bestemmelsen begrenser innsynsretten i selskaper som ikke faller inn under bestemmelsen med mindre innsyn enten har blitt hjemlet i selskapets vedtekter eller gjennom avtale med selskapets styrende organer. Kontrollutvalget har rett til å være tilstede i generalforsamlinger og representantskap i kommunalt heleide selskaper, jf. kommunelovens 80 tredje ledd. I henhold til avtale som fastsetter rammer og omfang forrevisjonstjenester mellom Revisjon Midt-Norge og de respektive eierkommunene skal Revisjon Midt-Norge utføre den lovpålagte revisjon, herunder selskapskontroll.

33 Det henvises for øvrig til Kontrollutvalgsboken for kontrollutvalgets arbeid med selskapskontroll. Risiko- og vesentlighetsanalyse I forskrift om kontrollutvalg 13 ble det fra tatt inn en ny bestemmelse om overordnet analyse for plan for selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Dette er en direkte parallell til bestemmelsen om overordnet analyse som fra før var gjeldende for plan for forvaltningsrevisjon. Vesentlighet Det fremstår som lite formålstjenelig å utøve en omfattende kontroll av alle selskaper kommunene har eierinteresser. I tilfeller der kommunene eier en svært liten andel av selskapet, eller selskapet på annen måte har liten betydning for kommunene vil det være mindre interessant å gjennomføre kontroller enn der eierandelen eller den samfunnsmessige betydningen er stor. Dette er hovedpremisset for vurdering av vesentlighet. Det er viktig å ta med seg at ulike formål med eierskapet bør gi ulike vurderinger av vesentlighet. Et selskap av liten økonomisk betydning kan være viktig for STFK, for eksempel dersom det yter viktige tjenester som er en naturlig del av fylkeskommunens virksomhet. Et selskap som representerer en stor økonomisk investering, eller som gir fylkeskommunen inntekter kan også være vesentlig uten at tjenestene det yter er politisk viktige for fylkeskommunen. Vurderingene er også gjort med henblikk på det totale eierskapet til fylkeskommunen og kommuner som samarbeider gjennom KonSek, og utgjør en felles analyse. Det kan derfor være at selskaper har blitt vurdert som vesentlige selv om ingen enkeltkommuner har en stor eierandel i selskapet. Ut fra vurderingene er selskapene delt inn i tre kategorier: Høy, middels og lav vesentlighet. Selskaper med høy vesentlighet er blant de aller viktigste selskapene som antagelig vil bli prioritert for selskapskontroll selv om det antas å være liten risiko knyttet til selskapet. Selskaper med middels vesentlighet vil måtte bli vurdert enkeltvis på bakgrunn av risiko, mens selskaper gitt lav vesentlighet ikke vil bli prioritert for selskapskontroll selv om det måtte være knyttet vesentlig risiko til driften. Risiko I tillegg til vurderingen av vesentlighet gjøres det en vurdering av risiko knyttet til det enkelte selskap. Risikovurderingene baseres på sjansen for at selskapet ikke vil oppfylle målsetningene med eierskapet. I denne sammenhengen vil økonomisk risiko alltid være en faktor, da et selskap uten tilstrekkelige ressurser vanskelig kan ivareta andre målsetninger. Ut over økonomisk risiko er det for selskaper med et politisk formål også nødvendig å se på andre forhold som kan føre til lav måloppnåelse, for eksempel faren for at selskapet ikke er i stand til å levere en viktig tjeneste til kommunen. For selskaper som har blitt vurdert til å ha lav vesentlighet har det ikke blitt lagt ressurser i å gjøre en egen risikovurdering.

34 Sekretariatet har valgt å unnta risikovurderingene fra offentligheten, med hjemmel i offentlighetsloven 23 (4). Dette av hensyn til at offentliggjøring av vurderinger av risiko kan tenkes å ha vesentlige konsekvenser for selskapene som vurderes, og derfor komme til skade for fylkeskommunens næringsinteresser. Risiko har blitt vurdert på bakgrunn av den informasjonen vi har tilgjengelig. For noen selskaper er dette enda noe begrenset. Analysen må derfor være et levende dokument der det gjøres oppdateringer i løpet av perioden. Prioritering Prioriteringen av selskaper er gjort på bakgrunn av en samlet vurdering av risiko og vesentlighet. Selskaper som både vurderes til å ha høy vesentlighet og høy risiko vil naturlig være de selskapene der det er mest aktuelt å gjennomføre selskapskontroller. Videre kan selskaper med middels vesentlighet men høy risiko også være aktuelle. Dersom enten risiko eller vesentlighet vurderes som lav vil det antagelig kun i spesielle tilfeller være aktuelt med selskapskontroll. Det bør være en målsetning at det gjennomføres selskapskontroll i alle selskaper med høy prioritet i løpet av en fireårsperiode, og de selskaper av middels prioritet der forholdene tilsier det. Selskaper med høy prioritet: Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshavn AS Hamos Forvaltning IKS Trønderenergi AS Videre prosess Det har så langt i prosessen vært lagt opp til at det gjøres størst mulig grad av koordinering mellom fylkeskommunen og kommunene som samarbeider i KonSek for å sørge for en best mulig ressursutnyttelse i selskapskontrollen. Det er derfor gjennomført felles analyser. Når det kommer til den konkrete utarbeidelsen av planen er det hensiktsmessig med en ytterligere koordinering, selv om det blir opp til det enkelte kommunestyre og fylkesting å vedta egne prioriteringer. I tråd med tidligere prosess foreslår derfor sekretariatet at det etter en innledende gjennomgang i dette møtet blir fremmet sak til neste møte med forslag til plan for selskapskontroll, som dermed kan fremmes til behandling av kommunestyret i oktober. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Analysen legges frem for kontrollutvalget til orientering som grunnlag for plan for selskapskontroll. Sekretariatet ber kontrollutvalget komme med eventuelle innspill til de forelagte vurderingene.

35 Oversikt over kommunalt eierskap - KonSek-kunder Hemne Kommune Eierandel Off.h.eid Orgnr Selskapsnavn Type Biblioteksentralen SA SA 0,00% Nei Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshamn AS AS 17,24% Ja Halsafjordsambandet AS AS 1,24% Nei Hamos Forvaltning IKS IKS 8,80% Ja Hellandsjøen vannverk SA SA 0,00% Nei Hemne Kraftlag SA SA 30,50% Nei Hemne Kulturhus AS AS 33,50% Nei Hemne Næringshage AS AS 34,00% Nei Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS IKS 1,75% Ja Kommunekraft AS AS 0,00% Nei Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS IKS 4,00% Ja Kristiansund og Nordmøre havn IKS IKS 5,00% Ja Midt-Norge Olje og Gass Forening 0,00% Nei Midt-Norsk fergeallianse AS AS 16,67% Ja Norske Skogindustrier ASA AS 0,00% Nei Revisjon Midt-Norge IKS IKS 4,00% Ja Svanem AS AS 91,89% Ja Tjeldbergodden utvikling AS AS 3,57% Nei Torshus folkehøgskule Stiftelse 0,00% Nei TrønderEnergi AS AS 4,98% Ja Oppgitt "eierandel" for foreninger, stiftelser og andre eierløse sammenslutninger representerer dette en beregnet størrelse på interessen i foretaket. Eierandel oppgitt til 0,0 % kan enten bety eierandel lavere enn 0,05 %, ukjent eierandel eller ikke faktisk eierskap. 2. september 2014 Side 1 av 1

36 Forvaltningsrevisjon - Saksbehandlingen i Hemne kommune Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Hemne kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 017/14 Torbjørn Brandt 216, &58, 14/80-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Prosjektplanen tas til orientering. Vedlegg Prosjektplan - Saksbehandling i Hemne Uavhengighetsskjema Saksutredning I kontrollutvalgets møte den ble det fattet følgende vedtak i sak 11/14: 1. Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på effektivitet og kvalitet i saksbehandlingen i Hemne kommune innenfor oppvekst eller helse. 2. Revisjonen bes presentere en skisse til innretning på prosjektet i kontrollutvalgets neste møte. 3. Prosjektet bes gjennomført innenfor en ramme på 350 timer, med levering innen På bakgrunn av denne bestillingen har Revisjon Midt-Norge utarbeidet en prosjektplan som ligger vedlagt denne saken. Bakgrunn og bestillingsprosess I Plan for forvaltningsrevisjon er Effektivitet og kvalitet i saksbehandlingen satt opp som første prioritet. Det vises til at prosjektene er vurdert på bakgrunn av risiko- og vesentlighetsanalyse i den overordnede analysen. Revisor deltok i Kontrollutvalget møte den Revisor bisto utvalget under diskusjonen og tok med innspill fra KU i sitt arbeid med utarbeidelse av prosjektplan. Utvalget hadde en god og konstruktiv diskusjon om hvilke områder det var mest hensiktsmessig å gjennomføre revisjon. Kontrollutvalgets sekretariat ga uttrykk for at overordnet analyse ikke hadde avdekket spesiell risiko på noen av disse områdene. KU ønsket derfor å gi revisjon i samarbeid med KonSek ansvaret for å ta dette valget basert på noen enkle undersøkelser. I lys av dette avtalte revisjon oppstartsmøte med rådmannen i en tidlig fase, for å få innspill på hvilke områder som er mest relevant å revidere. I dette møtet gav rådmannen uttrykk for at det er flest enkeltvedtak innen helse og omsorg.

37 Revisor tok videre kontakt med Fylkesmannen i Sør-Trøndelag for å få et bredere grunnlag for valg av område/sektor. Revisor hadde uformelle samtaler både med ansatte innen Helse, omsorg og sosialtjenester og innen Barnehage og opplæring. På bakgrunn av tilgjengelig data mener revisor at det totalt sett er mest hensiktsmessig å gjennomføre revisjon innen område helse og omsorg. Avgrensning Ut fra bestillingen, bestillingsdialog samt plan for forvaltningsrevisjon ser vi at kontrollutvalget ønsker å se nærmere på effektivitet og kvalitet i saksbehandlinga. Effektivitet og kvalitet er vide begreper med stort innhold. Revisjonen har til dels valgt en indirekte tilnærming til begrepene ved å ha fokus på hvordan det er lagt til rette for å utøve god saksbehandling, men revisjonen har også fokus på hvordan saksbehandlingen utøves. Med saksbehandling mener revisjonen alt arbeid i et forvaltningsorgan som fører frem til et vedtak. Først og fremst har det som omtales som dokumenthåndtering, i betydningen journalføring og arkivering. Sak- og arkivsystemet har stor betydning for saksbehandlingen og dokumenthåndteringen. For å svare på bestillingen må revisjonen derfor søke å kartlegge hvordan systemet fungerer i daglig bruk, kvalitetssikring og hvordan det er tilrettelagt for at de ansatte kan utnytte systemet. Dette innebærer at revisjonen vurderer kapasitet, de ansattes kompetanse i bruk av systemet, samt hvordan de kan utvikle og opprettholde sin kompetanse gjennom opplæring, brukerstøtte osv. Arkivtjenesten har en sentral rolle i denne sammenheng. Det er derfor naturlig at arkivtjenestens rolle og ansvar blir en del av undersøkelsen. En målsetning med forvaltningsrevisjonen er å kunne gi svar på om reglene følges og videre årsaken til at reglene eventuelt ikke følges. Prosjektet er rettet mot administrasjonen og det arbeidet som gjøres der. Politiske beslutninger og saksbehandling på politisk nivå vil dermed ikke bli vurdert i forvaltningsrevisjonen. Problemstilling I prosjektplanen legger revisor opp til et prosjekt med følgende hovedproblemstillinger: Er det lagt til rette for god saksbehandling i kommunen? Er saksbehandlingen i samsvar med god forvaltningsskikk? For revisjonskriterier og metode vises det til vedlegg Prosjektplan Saksbehandling i Hemne Kommune Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet vurderer at revisor har utformet en prosjektplan som er i tråd med bestillingen og de ressurser som er til rådighet. Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget tar planen til orientering.

38 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Hemne Prosjekt: Saksbehandling 2014 Oppdragsansvarlig: AGA Prosjektnr.: 2220 Styringsgruppe, dato: Saksbehandling - Hemne kommune Denne prosjektplanen danner grunnlaget for Revisjon Midt-Norges arbeid med forvaltningsrevisjon innen saksbehandling i Hemne kommune. 1. BAKGRUNN OG BESTILLINGSPROSESS Kontrollutvalget i Hemne bestilte i sak 011/141forvaltningsrevisjon innen saksbehandling. I protokollen fra saken framgår følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på effektivitet og kvalitet i saksbehandlingen i Hemne kommune innenfor oppvekst eller helse. 2. Revisjonen bes presentere en skisse til innretning på prosjektet i kontrollutvalgets neste møte. 3. Prosjektet bes gjennomført innenfor en ramme på 350 timer, med levering innen Revisjon Midt-Norge mottok i brev av bestilling fra Kontrollutvalgets sekretariat. I Plan for forvaltningsrevisjon er Effektivitet og kvalitet i saksbehandlingen satt opp som 1. prioritet. Det vises til at prosjektene er vurdert på bakgrunn av risiko- og vesentlighetsanalyse i den overordnede analysen. Det vises videre til at det i prioriteringene er:.. tatt hensyn til områder der det har vært gjennomført lite forvaltningsrevisjon i tidligere år, hvorvidt forvaltningsrevisjon anses å være et godt virkemiddel til å forbedre kvaliteten på området og eventuelle signaler fra politisk hold om hvor det er ønskelig med mer kunnskap. Revisor deltok i Kontrollutvalget møte den Revisor bisto utvalget under diskusjonen og tok med innspill fra KU i sitt arbeid med utarbeidelse av prosjektplan. Utvalget hadde en god og konstruktiv diskusjon om hvilke områder det var mest hensiktsmessig å gjennomføre revisjon: Helse eller skole. 1 2 Den Vedtatt av Hemne kommunestyre i sak 13/14 side 1 av 10

39 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Hemne Prosjekt: Saksbehandling 2014 Oppdragsansvarlig: AGA Prosjektnr.: 2220 Styringsgruppe, dato: Kontrollutvalgets sekretariat ga uttrykk for at overordnet analyse ikke hadde avdekket spesiell risiko på noen av disse områdene. KU ønsket derfor å gi revisjon i samarbeid med KonSek ansvaret for å ta dette valget basert på noen enkle undersøkelser. I lys av dette avtalte revisjon oppstartsmøte med rådmannen i en tidlig fase, nettopp for å få innspill på hvilke områder som er mest relevant å revidere. I dette møtet gir rådmannen uttrykk for at det er flest enkeltvedtak innen helse og omsorg. Innen oppvekst er det saksbehandling knyttet til innskrivning av elever og PPT tjenesten som fatter vedtak knyttet til spesialundervisning. Antall vedtak innen spesialundervisning er redusert de siste årene, noe som er i tråd med nasjonale mål knyttet til tjenesten. Han viser videre til at en undersøkelse knyttet til saksbehandling er viktig da dette omfatter rettsikkerheten til brukerne, og at det er vanskelig å si noe om kvaliteten på saksbehandlinga da det utføres systemkontroll knyttet til saksbehandlingen og det er få klager. Revisor tok og kontakt med Fylkesmannen i Sør-Trøndelag for å få et bredere grunnlag for valg av område/sektor. Revisor hadde uformelle samtaler både med ansatte innen Helse, omsorg og sosialtjenester og innen Barnehage og opplæring. De uformelle tilbakemeldingene fra FM var at de hadde lite å bemerke innen begge områdene: De la imidlertid til at dette selvfølgelig ikke var ensbetydende med at det ikke var mulighet for funn og avvik. På bakgrunn av tilgjengelig data mener revisor at det totalt sett er mest hensiktsmessig å gjennomføre revisjon innen område Helse og omsorg. Dette blant annet på bakgrunn av større mengde saksbehandling. Dette er og et område som mennesker i en utsatt situasjon forholder seg til, noe som bidrar til økt vesentlighet. 1.1 ØVRIG INFORMASJON I Plan for forvaltningsrevisjon vises det til at virksomheten til kommunen som forvaltningsorgan, tjenesteleverandør, ressursfordeler og myndighetsutøver griper inn i store deler av lokalsamfunnet. Det vises videre til at Ulike former for saksbehandling utgjør også en stor del av kommunens arbeidsoppgaver. For både innbyggerne og kommunen som organisasjon er det derfor viktig at kommunen har en saksbehand- side 2 av 10

40 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Hemne Prosjekt: Saksbehandling 2014 Oppdragsansvarlig: AGA Prosjektnr.: 2220 Styringsgruppe, dato: ling som både er effektiv og har høy kvalitet. Eksempler på hensyn som må balanseres er en hensiktsmessig ressursbruk, behov for medvirkning og sikring av at man treffer riktige beslutninger. En måte å undersøke dette på kan være å gjennomgå hvorvidt kommunen har etablert systemer for å ivareta slike hensyn innenfor utvalgte tjenesteområder. I saksutredningen står følgende: Effektivitet og kvalitet i saksbehandlingen retter seg i all hovedsak mot to hovedgrupper, de ansatte i kommunen og kommunens innbyggere. Hvordan disse gruppene oppfatter effektivitet og kvalitet varierer på de ulike saksområder innenfor kommunens forvaltning. Hensynene til ressurseffektivitet og måloppnåelse er viktige fokusområder for kommunen. Ved å ha fokus på ressurseffektivitet kan kommunen saksbehandle en større mengde henvendelser, men saksbehandlingen må også svare til innbyggernes rimelige forventninger og til kommunens plikt til å yte forsvarlig saksbehandling. Kommunen bør derfor ha som mål at saksbehandlingen skal være av tilstrekkelig kvalitet målt opp mot lovverket. Hvorvidt kommunen har saksbehandlere med tilstrekkelig kompetanse, formålstjenlig og ressurseffektive systemer samt rutiner som fanger opp svikt, bestemmer i hvilken grad hensynene til ressurseffektivitet og måloppnåelse for saksbehandlingen oppfylles i den kommunale forvaltningen. 1.2 ORGANISERING AV HEMNE KOMMUNE I regnskap og årsberetning for 2013 vises det til at Hemne kommune drives etter en to-nivå modell, hvor hver enhetsleder er direkte underlagt Rådmannen. Flest mulig av fellesfunksjonene er forsøkt lagt sentralt inn under Rådmannens stab, slik at enhetene kan holde fokus på tjenesteproduksjon og kvalitetsforberedninger av de tjenestene som utøves. Kommunen har i løpet av 2013 implementert og tatt i bruk balansert målstyring i hele organisasjonen, samtidig med at implementering av helhetlig IKS og Kvalitetssystem er gjennomført. Delegering av ansvar og myndighet er etablert og synliggjort helt fra kommunestyret og ned til den enkelte enhetsleder. Beslutningsmyndigheten til den enkelte enhetsleder følger av tjenesteområde og framkommer i den enkeltes delegasjonsbrev fra Rådmannen. Vedlegg 1 viser administrativt organisasjonskart i kommunen. Ser vi på nettsidene til Hemne kommune finner vi følgende informasjon vedrørende organisering av Helse og omsorg. side 3 av 10

41 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Hemne Prosjekt: Saksbehandling 2014 Oppdragsansvarlig: AGA Prosjektnr.: 2220 Styringsgruppe, dato: Helse og omsorg består av følgende områder: Helse o Helsestasjon o Psykisk helse o Hemne legesenter o Fysioterapi o Ergoterapi Pleie og omsorg o Sykehjem o Hjemmesykepleie o Hjemmehjelp Sosialhjelp Vi finner det mest hensiktsmessig å ha fokus på de største tjenestene innen pleie og omsorg som sykehjem, hjemmesykepleie og hjemmehjelp. Saksbehandling knyttet til brukere med individuell plan og ressurskrevende brukere spesielt, vil kunne være en del av undersøkelsen. 2. AVGRENSING OG PROBLEMSTILLING 2.1 AVGRENSNING Ut fra bestillingen, bestillingsdialog samt plan for forvaltningsrevisjon ser vi at kontrollutvalget ønsker å se nærmere på effektivitet og kvalitet i saksbehandlinga. Effektivitet og kvalitet er vide begreper med stort innhold. Vi har til dels valgt en indirekte tilnærming til begrepene ved å ha fokus på hvordan det er lagt til rette for å utøve god saksbehandling, men vi har også fokus på hvordan saksbehandlingen utøves. Med saksbehandling mener vi i denne sammenhengen alt arbeid i et forvaltningsorgan som fører frem til et vedtak. Først og fremst har vi fokus på det som kan omtales som dokumenthåndtering, i betydningen journalføring og arkivering. Sak- og arkivsystemet har stor betydning for saksbehandlingen og dokumenthåndteringen. For å svare på bestillingen må vi derfor søke å kartlegge hvordan systemet fungerer i daglig bruk, kvalitetssikring og side 4 av 10

42 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Hemne Prosjekt: Saksbehandling 2014 Oppdragsansvarlig: AGA Prosjektnr.: 2220 Styringsgruppe, dato: hvordan det er tilrettelagt for at de ansatte kan utnytte systemet. Dette innebærer at vi vurderer kapasitet, de ansattes kompetanse i bruk av systemet, samt hvordan de kan utvikle og opprettholde sin kompetanse gjennom opplæring, brukerstøtte osv. Arkivtjenesten har en sentral rolle i denne sammenheng. Det er derfor naturlig at arkivtjenestens rolle og ansvar blir en del av undersøkelsen. De ansattes kjennskap til aktuelle saksbehandlingsregler, og fremst er regler om det vi kan omtale som dokumenthåndtering, og om disse reglene følges er også et sentralt tema. Det vil si regler om arkivering, veiledningsplikt, likebehandling osv. En målsetning med denne forvaltningsrevisjonen er å kunne gi svar på mer enn bare om reglene følges, men kanskje også hvorfor de eventuelt ikke følges. Hvis svaret på det sistnevnte skulle bli at saksbehandlingsverktøyet har vært vanskelig, vil det være relevant å finne svar på om noe kunne ha vært gjort annerledes for å sikre at reglene likevel ble fulgt. Det kan handle om opplæring, ledelse eller holdninger blant saksbehandlerne. Hvorvidt brukerne får de tjenestene de har krav på er ikke en del av denne undersøkelsen. Prosjektet er rettet mot administrasjonen og det arbeidet som gjøres der. Politiske beslutninger og saksbehandling på politisk nivå vil dermed ikke bli vurdert i undersøkelsen. Formålet med undersøkelsen er å gi et bilde av saksbehandlingen ved å belyse enkelte deler av den. Vi understreker at vi vil undersøke etterlevelsen av noen av reglene, ikke alle. 2.2 PROBLEMSTILLING Problemstilling 1: Er det lagt til rette for god saksbehandling i kommunen? Mulige fokusområder vil være: Ledelsen fører aktiv kontroll med saksbehandlingen, kapasiteten og skaffer seg oversikt over områder i etaten hvor det er fare for svikt og setter inn tiltak ved behov Oppdaterte rutinebeskrivelser (formelle eller uformelle) for saksbehandlingen Kvalitetssikring, Kommunikasjon og samhandling i tjenesten Habilitet, etikk Tilstrekkelig kompetanse til å utføre oppgaver på en forsvarlig måte - kompetanseplan Saksbehandlerne har kapasitet til å gjennomføre oppgaver side 5 av 10

43 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Hemne Prosjekt: Saksbehandling 2014 Oppdragsansvarlig: AGA Prosjektnr.: 2220 Styringsgruppe, dato: Problemstilling 2: Er saksbehandlingen i samsvar med god forvaltningsskikk? Mulige fokusområder vil være: Søknader og saksbehandlingstid Veiledningsplikt Foreløpig svar Begrunne vedtak klare kriterier klagemulighet Likebehandling Klager / til Fm opphevet vedtak? Journalføring Arkivering 3. REVISJONSKRITERIER Data som hentes inn vil bli vurdert opp mot en rekke kriterier. Det vil for det første være lov- og forskrifts bestemmelser fra, forvaltningsloven, kommuneloven og arkivforskriften. I 2006 ga Sosial- og helsedirektoratet ut veileder for Saksbehandling og dokumentasjon for pleie- og omsorgstjenester. I kontakt med direktoratet viser de til at veilederen skal oppdateres i løpet av året. De viser imidlertid til at selv om det har skjedd mange lovendringer, særlig ved helse- og omsorgstjenesteloven og pasient- og brukerrettighetsloven, er det ikke skjedd store innholdsmessige endringer med hensyn til kravene som gjelder til saksbehandling og dokumentasjon. Plikten til å utarbeide individuell plan fremgår av kommunehelsetjenesteloven 6-2a, sosialtjenesteloven 4-3a, spesialisthelsetjenesteloven 2-5 og psykisk helsevernloven 4-1 og pasientrettighetsloven januar 2005 trådte en ny felles forskrift om individuell plan for sosial- og helselovgivningen i kraft. Relevante dokumenter fra Hemne kommune vil også kunne danne grunnlag for kriterier. På noen områder vil vi muligens bruke statistikk for å sammenligne Hemne kommune med andre sammenlignbare kommuner og gjennomsnittsgrupperinger. side 6 av 10

44 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Hemne Prosjekt: Saksbehandling 2014 Oppdragsansvarlig: AGA Prosjektnr.: 2220 Styringsgruppe, dato: Kriterier problemstilling 1: Er det lagt til rette for god saksbehandling i kommunen? Kildene for revisjonskriterier er knyttet til alminnelige forvaltningsrettslige prinsipper om likebehandling og god forvaltningsskikk og kommunelovens 23 Administrasjonssjefens oppgaver og myndighet. Kommunelovens formål er blant annet å sikre en rasjonell og effektiv forvaltning av de kommunale og fylkeskommunale fellesinteresse. Forvaltningsloven stiller på sin side krav om at all saksbehandling skal skje uten ugrunnet opphold. Dette innebærer at Hemne kommune må ha enkle og effektive systemer for sin saksbehandling, og at brukerne av systemet må ha forutsetninger for å utnytte systemene effektivt. Vi vil muligens bruke statistikk for å sammenligne data for Hemne kommune med andre sammenlignbare kommuner og grupperinger. Fokusområder vil være: Oppdaterte rutinebeskrivelser (formelle eller uformelle) for saksbehandlingen Tilstrekkelig kompetanse til å utføre sine oppgaver på en forsvarlig måte. Ledelsen fører aktiv kontroll med saksbehandlingen og skaffer seg oversikt over områder i etaten hvor det er fare for svikt. Saksbehandlerne har kapasitet til å gjennomføre oppgaver Kriterier og fokusområder delproblemstilling 2: Er saksbehandlingen i samsvar med god forvaltningsskikk Kildene for revisjonskriterier er knyttet til Forvaltningsloven Regler om arkivering i arkivforskriften Planverk for Hemne kommune. Vi vil muligens bruke data fra Statistisk sentralbyrå og sammenligne data for Hemne kommune med andre sammenlignbare kommuner og grupperinger. Fokusområder er: Saksbehandlingen oppfyller kravene til skriftlighet og begrunnelse for vedtak Veiledningsplikt Habilitet side 7 av 10

45 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Hemne Prosjekt: Saksbehandling 2014 Oppdragsansvarlig: AGA Prosjektnr.: 2220 Styringsgruppe, dato: Saksbehandlings- og responstiden er i tråd med kravene i lovgivningen vedrørende saksbehandlingstid Likebehandling Kommunikasjon og samhandling organisasjon Møte innbyggerne med respekt Gjennomsnittlig antall dager for behandling av sak Antall klager til FM Antall vedtak opphevet av FM etter klage 4. METODE Data vil i hovedsak hentes inn ved gjennomgang av dokumenter i kommunens saksbehandlingssystem og ved intervju med ledelse og saksbehandlere. Intervju er valgt fordi det gir mulighet for å gå i dybden i og nyansere interne prosesser og egne handlingsdokumenter vil blant annet kunne dokumentere system og rutiner. Det vil i noen grad være aktuelt å se på konkrete vedtak - i form av stikkprøver - for å undersøke hvordan de forholder seg til regler, retningslinjer og særlig kommunale føringer. Tallmateriale og informasjon og fylkesmannen vil muligens være sentrale kilder til data både i form av egne selvstendige data, men og for å supplere annen data. KS har publisert gjennom sitt nettsted bedrekommune.no brukerundersøkelser på flere området. Et av disse områdene er pleie og omsorg. I følge rådmannen gjennomfører kommunen brukerundersøkelser ved bedrekommune.no hvert år. Vi vil vurdere om informasjon fra denne undersøkelsen er relevant i dette prosjektet. 5. ORGANISERING AV PROSJEKTET 5.1 PROSJEKTORGANISERING OG TIMERESSURSER Forvaltningsrevisjon vil bli gjennomført i perioden mai 2014 til mars Kontrollutvalget har gitt en ressursramme på 350 timer på prosjektet. Arve Gausen er oppdragsansvarlig revisor på prosjektet, og Anne Gråberg er prosjektmedarbeider. En referansegruppe på ytterligere to personer bidrar med kvalitetssikring av prosjektet. side 8 av 10

46 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Hemne Prosjekt: Saksbehandling 2014 Oppdragsansvarlig: AGA Prosjektnr.: 2220 Styringsgruppe, dato: TIDSHORISONT I bestillingen er frist for levering av ferdig rapport satt til den side 9 av 10

47 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Hemne Prosjekt: Saksbehandling 2014 Oppdragsansvarlig: AGA Prosjektnr.: 2220 Styringsgruppe, dato: Vedlegg 1 Figur 1. Administrativ organisering i Hemne kommune side 10 av 10