Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Skaun kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Skaun kommune Arkivsak: 14/88 Møtedato/tid: , kl. 09:00 Møtested: Rådhuset, formannskapssalen Møtedeltakere: Eva Overholt (leder) Eivind Stende Oddrun Husby Jan M. Leinum Ingrid M. Tørhaug-Skagseth Forfall: Andre møtende: Sverre B. Midthjell, Kontrollsekretariat Midt-Norge IKS Torbjørn Brandt, Kontrollsekretariat Midt-Norge IKS Kopi: Ordfører, Rådmann, Kontrollutvalgets varamedlemmer, Postmottak Revisjon Midt-Norge IKS (RMN), Frode Singstad (RMN), Inge Storås (RMN), Postmottak Skaun Kommune. Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Torbjørn Brandt på telefon , eller e-post: torbjorn.brandt@konsek.no eller til Sverre Midthjell på telefon eller e-post: sverre.midthjell@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Eva Overholt (sign.) Leder av kontrollutvalget Torbjørn Brandt Konsulent, Konsek

2 Sakliste 020/14 021/14 022/14 023/14 024/14 025/14 026/14 027/14 028/14 Aktuelle saker fra utvalgene Referatsaker Orientering - Sykefravær Orientering - Kulturskolen venteliste-, personal- og lønnssituasjon. Orientering - Oppfølging eiendomsforvaltning og inneklima. Forslag til budsjett for kontrollutvalget 2015 og økonomiplan Forarbeid - Plan for selskapskontroll Invitasjon til samarbeidsprosjekt - Bomvegselskaper Eventuelt

3 Aktuelle saker fra utvalgene Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Skaun kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 020/14 Torbjørn Brandt 033, &17 14/88-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar aktuelle saker fra utvalgene til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget har selv vedtatt fordeling av kommunens politiske organer mellom kontrollutvalgets medlemmer. De respektive ansvarlige har ansvar for å se igjennom sakene for møter i utvalgene og orientere kontrollutvalget om aktuelle saker. Følgende er ansvarlige: Kommunestyret: Eva Overholt og Ingrid M. Tørhaug-Skagseth Administrasjonsutvalget: Eva Overholt Arbeidsmiljøutvalget: Ingrid M. Tørhaug-Skagseth Plan- og miljøutvalget: Oddrun Husby Helse, kultur og oppvekstutvalget: Jan M. Leinum Formannskapet: Eivind Stende

4 Referatsaker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Skaun kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 021/14 Torbjørn Brandt 033, &17 14/88-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Kommunebarometeret 2014 Bernt svarer- Søksmålsadgang ved manglende opplæring under streik Kontrollutvalgets innsyn i ansattes e-post. Møteoffentlighet i Nes kommune - Sivilombudsmannens uttalelse. Åpne dører i kontrollutvalget. Invitasjon til Kontrollutvalgssamling 2015 Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Kommunebaromteret Prof. J.F.Bernt omtaler mulig erstatningsansvar for skoleeier vedgående manglende opplæring under streik. 3. Kontrollutvalgets innsynsrett i ansattes e-post. 4. Sivilombudsmannens uttalelse om møteoffentlighet 5. Artikkel Åpne dører i kontrollutvalget 6. Invitasjon til kontrollutvalgssamlingen for 2015

5 Kommunebarometeret 2014 Kommunebarometeret er en måling av alle kommuner, gjennomført av Kommunal Rapport. Kommunal Rapport bruker 127 ulike nøkkeltall for å rangere kommunene fra topp til bunn innen 13 ulike områder. I totaltabellen er alle nøkkeltallene lagt sammen ( det er justert noe med hensyn til kommunenes reelle økonomiske handlefrihet). Tabellen viser kommune, størrelse, plassering totalt og plassering innen grunnskole (GSK), eldreomsorg (PO), barnevern (BV), barnehage (BH), helse (HE) og økonomi (ØK). Disse er de seks viktigste av de 13 kategoriene i målingen, og utgjør til sammen 77,5 % av det totale barometeret. Knr Kommune Innbyggere Rang GSK PO BV BH HE ØK 1601 Trondheim Over Hemne Snillfjord Under Hitra Frøya Ørland Agdenes Under Rissa Bjugn Åfjord Roan Under Osen Under Oppdal Rennebu Meldal Orkdal Røros Holtålen Midtre Gauldal 1653 Melhus Skaun Klæbu Malvik Selbu Tydal Under

6 Bernt svarer: Kan ikke saksøke for manglende opplæring En langvarig skolestreik kan få konsekvenser for undervisningen til elevene. Men verken de eller foreldrene kan vinne fram med søksmål mot kommunen eller fylkeskommunen for manglende opplæring av den grunn, slår jussprofessor fast. Av Kommunal Rapport 12. august :34 (Oppdatert: 12. august :34) Fakta Jan Fridthjof Bernt, professor emeritus ved Universitetet i Bergen. Bernt har utgitt en rekke bøker innen blant annet forvaltningsrett og kommunalrett. Han ledet det offentlige utvalget som ledet fram til en kraftig fornying av kommuneloven i Bernt har også stor kunnskap om blant annet offentlighetsloven og forvaltningsloven. Spalten Bernt svarer publiseres hver mandag på Kommunal-Rapport.no. Spørsmål kan sendes til redaksjon@kommunal-rapport.no. Spørsmål Ved en langvarig storstreik blir en elev helt uten undervisning i et fag i tre måneder. Når undervisningen kommer i gang igjen, gjør ikke skoleeier noe for å gi elevene anledning til å ta igjen det tapte. Når eksamen kommer, får eleven så dårlig karakter at han ikke får plass på jusstudiet. Siden karakterene er opprettholdt i de fagene eleven faktisk fikk undervisning i, er det overveiende sannsynlig at eksamensresultatet er direkte knyttet til manglende undervisning. Kan eleven eller elevens foreldre saksøke kommunen/fylkeskommunen og få erstatning fordi kommunen ikke har gitt nødvendig opplæring; selv om årsaken til mangelen er streik? Bernt svarer Retten til videregående opplæring er basert på bestemmelsene i Opplæringslova. Den skal strekke seg over minst 38 skoleuker ( 3-2, andre avsnitt) og oppfylle krav fastsatt av departementet i forskrift, «om fag, om mål for opplæringa, om omfanget av opplæringa i faga og om gjennomføringa av opplæringa» ( 3-4, første setning). Ved alvorlig svikt eller avvik fra dette, vil det i prinsippet kunne være spørsmål om erstatning eller andre former for særlige tiltak for elever som ikke har fått det de har krav på. Når eleven ikke får det han eller hun har krav på etter loven, vil det skoleeier kunne bli ansvarlig for å avbøte skadene ved dette. Dette gjelder imidlertid ikke hvis årsaken til svikten er forhold som skoleeier ikke har herredømme over, og ikke kan avbøte. En streik er en slik særlig situasjon der det normalt ikke vil kunne bli spørsmål om erstatningsansvar overfor dem som blir skadelidende. Det vanlige synspunktet her er at vi ikke kan holde en arbeidsgiver ansvarlig for at virksomheten stopper opp på grunn av streik; det ville i så fall innebære en tvang til å akseptere arbeidstakernes krav, noe som ville forkludre hele forhandlingssituasjonen. Dette synspunktet må i alle fall slå igjennom når det som her er tale om en type vederlagsfri offentlige tjenester, og ikke rettigheter etter kontrakt, og det må også normalt gjelde privatskoler, selv om det her betales skolepenger som dekker noe av driftsutgiftene. Det som da gjenstår, er om det vil kunne oppstå erstatningsansvar fordi skoleeier «gjør ikke noe for å gi elevene anledning til å ta igjen det tapte». I prinsippet er det tenkelig,

7 men det er vel sterkt begrenset hva vi kan forlange at en skoleeier skal gjøre i en slik situasjon. Det må da påvises at det rent faktisk hadde vært mulig for skolens ledelse å ta noen grep som hadde gjort elevene vesentlig bedre rustet til eksamen, og at man burde skjønt at dette kunne få så stor betydning for eksamensresultatene som det her sies. Jeg tror det vil være svært krevende å føre tilstrekkelig sikre bevis for dette til å vinne fram i en rettssak.

8

9

10 Møteoffentlighet i Nes kommune 25. april 2014 (sak 2013/2672) Denne saken gjelder spørsmålet om manglende kunngjøring og offentlighet av «budsjettseminarer» i Nes kommune var i strid med reglene i kommuneloven om møteoffentlighet. Nes kommune mente at budsjettseminarer for blant annet de folkevalgte, som ble avholdt før kommunen hadde påbegynt sin budsjettforberedelse, ikke var møter i kommunelovens forstand. Kommunen viste til at seminarene var lagt opp som informasjonsmøter for de folkevalgte. Jeg mener det knytter seg tvil til kommunens forståelse av at det aktuelle seminaret faller utenfor kommunelovens regler om møteoffentlighet. Selv om det var administrasjonen som tok initiativ til og kalte de folkevalgte inn til seminarene, var ikke dette avgjørende for om seminarene var å anse som administrative møter eller møter «i folkevalgte organ». Dette kunne i tilfelle bare være ett av flere momenter i helhetsvurderingen. At kommunen karakteriserte seminarene som «informasjonsmøter» som ble avholdt som ledd i den administrative saksbehandlingen, var heller ikke avgjørende. Det var hensikten med møtene og de folkevalgtes faktiske mulighet til å drøfte de aktuelle problemstillingene og komme med innspill til administrasjonens videre arbeid, som veide tyngst i vurderingen. Etter dette er det vanskelig å se at ikke budsjettseminarene var en del av den politiske budsjettprosessen slik at de skulle vært underlagt saksbehandlingsreglene i kommuneloven kapittel 6, herunder bestemmelsen om møteoffentlighet i 31. Bakgrunn Avisen Raumnes ved journalistene Jan Erik Hæhre og Thomas Frigård klaget 14. oktober 2013 over manglende kunngjøring og offentlighet av «budsjettseminarer» i Nes kommune. De viste til at politikere og representanter for administrasjonen i kommunen hadde hatt disse budsjettseminarer i 2010, 2011, 2012 og 2013 uten at de var kunngjort i forkant. Det ble opplyst at offentligheten ikke på annen måte hadde blitt invitert eller gjort oppmerksom på at seminarene var gjennomført. Klagerne opplevde at administrasjonen og politikerne under disse møtene hadde forhandlet og drøftet kommunens budsjett, og at det ble lagt føringer for den videre realitetsbehandlingen av budsjettet. I de etterfølgende formelle politiske møtene, opplevde journalistene at det stadig ble referert til hva som ble drøftet i disse seminarene. I klagen ble det derfor anført at «seminarene utøver en styringsfunksjon som ledd i kommunens saksbehandling», og at møtepraksisen derfor var i strid med saksbehandlingsreglene for offentlige organer i kommuneloven 25. september 1992 nr. 107 kapittel 6. Etter en gjennomgang av sakens dokumenter ble det besluttet å foreta nærmere undersøkelser. Undersøkelser herfra Kommunen oversendte saksdokumentene, og det fremgikk av disse at det var arkivert få dokumenter fra seminarene. I brev herfra ble kommunen bedt om å avklare årsaken til at seminarene ikke ble ansett som et møte i folkevalgt organ etter kommuneloven 25. september 1992 nr Kommunen ble

11 videre bedt om å gjøre rede for det rettslige grunnlaget for å lukke seminarene for publikum, og hvorfor saksliste og innkalling ikke hadde blitt gjort kjent for allmennheten, jf. kommuneloven 32. Det ble også stilt spørsmål om hvem som deltok på «budsjettseminarene», herunder om alle de kommunalt folkevalgte var invitert til å delta, hva som ble drøftet og i hvilken grad de drøftingene som ble foretatt underveis var av betydning for senere budsjettforslag eller innstillinger. Avslutningsvis ble det bedt opplyst om lukking av denne typen møter, der folkevalgte deltar, var normal praksis i kommunen. Det ble vist til ombudsmannens uttalelse i sak 2010/2939 om møteoffentlighet i Skedsmo kommune, og kommunen ble anmodet om å vurdere saken i lys av denne uttalelsen. Kommunen svarte at seminarene ikke var omfattet av kommuneloven kapittel 6. Møtene ble arrangert av kommunens administrasjon, som informasjonsmøter for de folkevalgte, og kommunen anførte at seminarene var en innledende del av den administrative budsjettprosessen, ikke den politiske budsjettprosessen. Som begrunnelse for dette ble det vist til at «seminarene [ikke] arrangeres som møter for bestemte folkevalgte organer. Det varierer hvem som inviteres og det har alltid deltatt flere enn medlemmene i ett bestemt organ. Deltakelsen har vært frivillig og har variert fra gang til gang. Seminarene har verken hatt saksliste eller saksforelegg og ledes ikke av folkevalgte. Det fattes ikke vedtak og føres ikke møtebok jfr. 30». Kommunen opplyste at det aldri var gitt politiske føringer i disse seminarene, og at det uansett var opp til rådmannen selv å vurdere hva han ville ta hensyn til av ønsker og innspill. Deltakelse varierte, men det hadde «alltid vært medlemmer fra formannskapet til stede, gruppeledere (som ikke sitter i formannskapet) og ledere av hovedutvalgene har vært representert, tillitsvalgte har i ulik grad deltatt og andre kommunestyrerepresentanter har deltatt på ett av seminarene. Alle kommunale folkevalgte har ikke vært invitert». Kommunen viste videre til at seminarene primært hadde vært lagt opp som informasjonsmøter for de folkevalgte. I tillegg var det vanlig å avholde gruppearbeid hvor spørsmål var luftet tverrpolitisk. Synspunkter fra gruppene ble deretter presentert i plenum. Disse har ikke blitt «nedfelt i noe dokument». Kommunen opplyste at alle møter i folkevalgte organer var åpne. Lukking skjedde kun i saker der det var hjemmel i kommuneloven 31. Det var videre vanlig å avholde andre typer møter, med deltakelse både fra administrasjon og folkevalgte, hvor blant annet bedrifter, organisasjoner eller innbyggere var invitert. Selv om disse møtene normalt ikke ble annonsert hadde også andre, som ikke var invitert, herunder avisen Raumnes, vært representert i slike møter. Avslutningsvis ble det anført at kommunens budsjettseminarer skilte seg vesentlig fra Skedsmo kommunes møter. Skedsmo kommune var kommet lenger i budsjettprosessen, med ferdigstilt og offentliggjort budsjettforslag, mens Nes kommunes møte ble avholdt på et «langt tidligere stadium i prosessen», som ledd i den forberedende, administrative saksbehandlingsfasen. Det ble vist til at det holdes en rekke forberedende møter i løpet av en budsjettprosess, blant annet med interesseorganisasjoner, andre offentlige instanser og privatpersoner, møter som kommunen anførte kunne ha like stor innvirkning på det ferdige budsjettforslaget som de omtalte budsjettseminarene. Klageren viste deretter til at det i «Overå/Bernts kommentarutgave av kommuneloven kommer det også ganske klart fram at man ikke trenger å fatte vedtak i et møte for at møtet skal falle inn under kommunelovens bestemmelser om møteoffentlighet». De opplyste at det

12 fremgår av innkallingen til møtet i april 2013 at «hele formannskapet, alle partiers gruppeledere og hovedutvalgslederne er innkalt. Med andre ord samtlige politiske partier i kommunestyret og de aller mest sentrale politikerne var invitert». Møtene ble dessuten avsluttet ved at «rådmannen oppsummerte sin forståelse av signalene». Klager mente derfor at seminarene måtte anses som en del av den politiske saksbehandlingen, både fordi de politiske deltakerne på møtet ikke var en del av administrasjonen, men også fordi flere av programpostene kunne tyde på at det som kom av innspill i budsjettseminarene ville kunne være førende for administrasjonens videre arbeid med budsjettet, og således måtte sies å være en del av den politiske saksbehandlingen av budsjettet. Kommunen anførte deretter at kommuneloven kapittel 6, herunder 31, ikke kom til anvendelse før saksbehandlingen i folkevalgte organ begynner, noe kommunen ikke mente var tilfellet i denne saken. Det måtte skilles mellom «den administrative saksbehandlingsfasen og vedtaksfasen (saksbehandlingsfasen i folkevalgte organer)». I budsjettseminarene ble de folkevalgte invitert til å komme med «uforpliktende signaler/ønsker til administrasjonen». Disse ble ikke behandlet av noe folkevalgt organ, verken gjennom votering eller protokollførsel, og rådmannen sto fritt til å velge om han ville ta hensyn til innspillene i administrasjonens videre arbeidet med budsjettforslaget. Kommunen påberopte seg dessuten retten til å velge hvem de skulle invitere til å bidra til den forberedende saksbehandling, uten at dette måtte kunngjøres offentlig og mente dette var avgjørende for å kunne drive en effektiv offentlig administrasjon. Mitt syn på saken Kommuneloven kapittel 6 inneholder saksbehandlingsregler for folkevalgte organer. Paragraf 30 slår fast det generelle prinsippet om at folkevalgte organer treffer sine vedtak i møter. Møtene skal etter kommuneloven 31 nr. 1 som hovedregel holdes for åpne dører, og det skal føres møtebok fra forhandlingene. Dessuten skal det settes opp en saksliste som er tilgengelig for allmennheten, jf. 32 nr. 2 og 3. Det er ikke avgjørende for at noe er å anse som «møte folkevalgt organ» at møtet gjennomføres i en av kommunens formelle organer. Jeg har uttalt meg om dette i en rekke saker og i Prop. 152 L ( ) Endringar i kommuneloven (møteoffentlegheit) støttet Kommunal- og regionaldepartementene mine tidligere uttalelser, blant annet ved å foreslå en presisering av kommuneloven 30 nr. 1. Denne presiseringen innebar at «også sakshandsaming som skjer før vedtak blir gjorde i folkevalde organ, skal skje i møte». Departementet ga i proposisjonen uttrykk for at også møter som var satt sammen av medlemmer fra både administrasjon og de folkevalgte, kunne være å anse som møte i folkevalgt organ. Om hva som er å anse som møter i offentlig organ, skrev departementet blant annet: «til dømes mellombelse utgreiingsorgan og ulike ad hoc-utval som er sette saman av medlemmer frå både administrasjonen og eit folkevalt organ, også kan utgjere eit folkevalt organ. Om eit organ fell innanfor 29 nr. 3 eller ikkje, vil derfor vere avhengig av ei konkret vurdering. Ein må i denne vurderinga mellom anna sjå på kven som har peikt ut det aktuelle organet, kven som sit i det, og kva oppgåver det har. Det er likevel klart at ein ikkje kan sjå bort frå møtereglane i lova ved å flytte realitetshandsaminga av saka til eit «formøte», eit «felles gruppemøte» for alle partia som deltek, eit «seminar», eit «orienteringsmøte» eller liknande, for deretter å gjere det formelle vedtaket i eit ordinært ope møte.»

13 Bernt og Overå utdyper dette i «Kommuneloven med kommentarer» (5. utgave 2011) på side 259, hvor de skriver: «Som en tommelfingerregel kan vi kanskje legge til grunn at samlinger der folkevalgte utgjør hovedtyngden av deltakerne og tilsatte i kommunens administrasjon medvirker eller er til stede i tjenstlig sammenheng, må anses som et «folkevalgt organ» i denne forstand, i praksis som et adhocutvalg eller komité». Selv om det i denne saken var administrasjonen som tok initiativ til og kalte inn de folkevalgte til seminarene, kan ikke dette være avgjørende for om seminarene var å anse som administrative møter eller møter «i et folkevalgt organ». Det må gjøres en konkret helhetsvurdering av møtene, der hvem som har kalt inn til møtet bare er et av momentene i vurderingen. Det er uomtvistet at de folkevalgte utgjorde hovedtyngden av deltakerne. Administrasjonens hensikt med å kalle inn til møtet var å informere de folkevalgte om den foranstående budsjettprosessen og samtidig avklare de folkevalgtes syn på hva det var viktig at administrasjonen tok hensyn til i sitt videre arbeid med budsjettet. I sak 2010/2939 om møteoffentlighet i Skedsmo kommune ble både hensikten bak bestemmelsene om møteoffentlighet i folkevalgte organer og hva som skal til for at et møte er å anse som et møte i lovens forstand utdypet. Fra uttalelsen siteres følgende: De omtalte reglene for saksbehandlingen i folkevalgte organer skal tjene flere hensyn. Dels skal reglene sikre allmennheten adgang og mulighet til å øve innflytelse over de kommunale beslutninger som treffes, og dels skal reglene tjene informasjons- og kontrollhensyn. Jeg har flere ganger tidligere uttalt at spørsmålet om hva som må karakteriseres som et møte i lovens forstand, må bestemmes ut fra hensikten med møtet og i lys av formålet med lovens bestemmelse om åpne dører. En sammenkomst i et folkevalgt organ vil være et møte i lovens forstand når det er fastsatt på forhånd at medlemmene av organet skal tre sammen som folkevalgt organ for å forhandle, drøfte, treffe vedtak eller på annen måte behandle saker og spørsmål som det etter lov eller forskrift har som oppgave å behandle. Tilsvarende vil det etter kommuneloven 30 foreligge plikt til å behandle slike saker i møter. Rent sosiale samvær eller andre uformelle sammenkomster med andre formål enn å gjennomføre saksbehandling, f.eks. selskapelige eller opplæringsmessige formål, vil ikke kunne karakteriseres som møter i forhold til 30 og 31. Denne saken har saksfakta som til dels er sammenfallende med ovennevnte sak. Jeg uttalte følgende om Skedsmo kommunes budsjettseminarer og forholdet til bestemmelsene om møteoffentlighet i kommuneloven: «De folkevalgte i Skedsmo kommune skulle i etterkant av seminaret realitetsbehandle det budsjettforslag det ble orientert om. I tråd med det jeg tidligere har sagt om denne typen møter, mener jeg det er mest naturlig å anse orienteringer for folkevalgte om forhold som ligger under dets arbeidsområde, og som de folkevalgte senere skal ta stilling til, som saksbehandling. Kommunen har karakterisert seminaret som «lesehjelp» for de folkevalgte. Slik hjelp for de folkevalgte vil nettopp kunne være av interesse for offentligheten og borgerne som de folkevalgte representerer. Lesehjelpen er derfor en hjelp for befolkningen og bør ses som ledd i budsjettprosessen. Det er også nærliggende å tenke seg at måten budsjettforslaget blir presentert på, og hvilke deler av forslaget som oppmerksomheten blir rettet mot, vil kunne få betydning for hvordan representantene vurderer forslaget.

14 Behandlingen av budsjettet er kanskje den viktigste saken de folkevalgte behandler i løpet av året, noe som gjør at hensynene bak kommuneloven 31 nr. 1 gjør seg sterkt gjeldende.» Selv om budsjettseminarene i Skedsmo kommune ble avholdt etter at rådmannen hadde sluttført sitt budsjettforslag, mens møtene i Nes kommune ble avholdt i de innledende fasene av budsjettprosessen, kan ikke dette være avgjørende. Spørsmålet er om seminarene var et ledd i den politiske delen av budsjettprosessen. I denne vurderingen er det flere momenter som er avgjørende, blant annet om det var invitert et representativt utvalg av de folkevalgte, hva hensikten med møtet var og om de tilstedeværende hadde en reell mulighet til å påvirke den videre budsjettprosessen. Hele formannskapet, alle partiers gruppeledere og hovedutvalgslederne var etter det opplyste innkalt til møtet i april Det synes etter dette uomtvistet at en representativ del av de folkevalgte var invitert til å delta på seminarene. Det fremgår at hensikten med budsjettseminarene bl.a. var å informere de folkevalgte om den forestående budsjettprosessen og at de kunne komme med «uforpliktende signaler/ønsker til administrasjonen» om innholdet i kommunebudsjettet, et budsjett de folkevalgte på et senere tidspunkt skulle behandle og vedta. Det er videre opplyst at disse seminarene inneholdt både «gruppearbeider», mulighet til å spille inn hva administrasjonen «må ta hensyn til ved utarbeidelsen» av budsjettet samt en oppsummering fra rådmannen. Jeg kan vanskelig se at slike budsjettseminarer kan sammenlignes med møter med eksterne. Innspill fra folkevalgte som senere skal være med å fatte det endelige budsjettvedtaket, vil kunne virke førende på administrasjonens arbeid på en helt annen måte enn innspill fra eksterne aktører. Dette vil spesielt gjelde for seminarer/møter der alle kommunestyrets politiske partier er representert, og særlig hvis formannskapet også er representert. At slike forberedende møter vil kunne ha innvirkning på den videre budsjettprosessen i kommunen illustreres også ved at synspunkter som er blitt fremmet i slike budsjettseminarer har vist seg å gjentas i den senere behandlingen av kommunebudsjettet. I tråd med det jeg tidligere har sagt om budsjettseminarer for kommunalt folkevalgte, er det mest naturlig å anse orienteringer til folkevalgte om forhold som ligger under deres arbeidsområde som de senere skal ta stilling til, som et ledd i saksbehandlingen av kommunebudsjettet. De folkevalgtes synspunkter og innspill i slike saker har interesse for offentligheten, og de vil kunne få betydning for den videre politiske behandlingen av budsjettforslaget. Som jeg også har uttalt tidligere, er behandlingen av budsjettet kanskje den viktigste saken de folkevalgte behandler i løpet av året. Dette gjør at hensynene bak kommuneloven 31 nr. 1 om åpenhet gjør seg sterkt gjeldende. Det er etter dette «begrunnet tvil» om kommunens forståelse av at denne type seminarer faller utenfor kommunelovens regler om møteoffentlighet. Nes kommune bes merke seg dette for fremtiden. Publisert:

15 \\ KONTROLLUTVALG \\ Åpne dører i kontrollutvalgene Sommeren 2013 trådte en endring av kommuneloven i kraft, som førte til at hovedregelen ikke lenger er at kontrollutvalget kan holde sine møter bak lukkede dører. Hvordan må vi, som kontrollutvalgsmedlemmer, sekretærer og revisorer forholde oss til dette? S om kontrollutvalg, og dets hjelpere, har vi en viktig oppgave i å bidra til å styrke demokratiet og folks demokratiske rettigheter. Åpenhet har blitt en stadig sterkere del av det norske demokratiet, og vi har en plikt til å forholde oss lojale til dette. Fram til juni 2013 var vi gitt den unike tilliten å holde lukkede møter uten særlig begrunnelse, men prinsippet om åpenhet har nå blitt så sterkt at Stortinget ikke lenger ser grunnlag for at dette kunne, eller burde, fortsette. Vi må nå forholde oss til åpenhet på lik linje med andre politiske organer. Jeg vil innledningsvis understreke at jeg i denne artikkelen har en praktisk tilnærming til hvordan loven skal anvendes. Det er mulig at jeg her kommer med noen forenklinger, og utelater noen forbehold, særlig når jeg ikke mener disse er særlig relevante for hverdagen i kontrollutvalget. La meg først starte med et par avgrensninger og begrepsavklaringer for å unngå misforståelser. Til tanken om åpenhet i forvaltningen knytter det seg flere viktige prinsipper. For det første har vi prinsippet om dokument offentlighet, dette reguleres i offentleglova, og gjelder dokumenter. Dette er separat fra prinsippet om møte offentlighet, som er definert med utgangspunkt i kommuneloven 31. Det er det siste prinsippet jeg omtaler i denne artikkelen, men det er viktig å ha med seg at det ikke er en nødvendig sammenheng mellom at dokumenter unntas offentlighet og at møter lukkes. Reglene for disse to tingene er forskjellige, og bare delvis overlappende. Motstykket til offentlighet, både når det gjelder møter og dokumenter er taushetsplikt. Taushetsplikt knytter seg til opplysningene i seg selv, og gjelder bare for opplysninger nærmere definert i forvaltningsloven og en del særlover. Det er viktig å merke seg at det heller ikke er noen 1-til-1-sammenheng mellom disse prinsippene. Et dokument er ikke automatisk underlagt taushetsplikt når 4 Kommunerevisoren nr AV SVERRE BUGGE MIDTHJELL, RÅDGIVER, KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT MIDT-NORGE IKS det er unntatt offentlighet, og det hersker ingen generell taushetsplikt om det som skjer i et lukket møte. Dokumenter som inneholder taushetsbelagt informasjon skal imidlertid ikke være offentlige, og møter skal lukkes når det omtales taushetsbelagt informasjon. Hovedregelen: Full åpenhet Så, til reglene for møteoffentlighet. Alle politiske er underlagt møteprinsippet. Dette er nedfelt i 30. Her slås det i nr. 1 fast at: 1. Folkevalgte organer behandler sine saker og treffer sine vedtak i møter. Hovedregelen for møteoffentlighet finner vi i kommuneloven 31, om møteoffentlighet, nr. 1 som lyder: 1. Enhver har rett til å overvære møtene i folkevalgte organer. Det er altså en klar sammenheng bak at både behandling og vedtak i folkevalgte organer skal foregå i møter, og at enhver har rett til å overvære møtene. All politisk behandling skal gjennom dette være tilgjengelig for offentligheten. Ordene behandler sine saker og i 30 ble tatt inn i revidering av loven i 2011 for å understreke at dette gjelder ikke bare den delen av behandlingen der man treffer vedtak, men også der man for eksempel bare innhenter informasjon1. I utgangspunktet skal derfor 1 Jan Fridtjof Bernt, kommentarer til kommuneloven, Rettsdata.no, noter 454, 455 og 478.

16 \\ KONTROLLUTVALG \\ alle sammenhenger der kontrollutvalget trer sammen og diskuterer eller mottar relevant informasjon om saker, være offentlige. Kontrollutvalget kan ikke ha informasjonsmøter, orienteringer, arbeidsmøter, formøter, seminarer eller lignende der allmennheten nektes adgang, og det ikke på rimelig vis legges til rette for at de får innsyn. De eneste lovlige unntakene fra dette er fire forholdsvis strenge regler nedfelt i kommuneloven 31 nr For å kunne lukke et møte må alltid en av disse fire hjemlene kunne benyttes, og det må nedfelles i protokollen nøyaktig hvilken av dem utvalget påberoper seg. To av disse reglene er skal-regler, altså påbud om å lukke, mens de andre to er kan-regler som gir mulighet for å lukke dersom utvalget mener det er nødvendig. I alle tilfeller skal det fattes et eksplisitt vedtak om lukking i møtet, også når man er pliktig til det. Et eksempel på fullstendig lovhenvisning kan her være: kommuneloven 31 nr. 2, jf. forvaltningsloven 13 nr. 1 2 Jan Fridtjof Bernt, kommentarer til kommuneloven, Rettsdata.no, note Jan Fridtjof Bernt, kommentarer til kommuneloven, Rettsdata.no, note 483 Unntak 2: Personalsaker Kommuneloven 31 nr. 3 lyder: 3. Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det skal behandle en sak som angår en arbeidstakers tjenst lige forhold. Dette er den andre skal-regelen, der et politisk organ er pliktig til å lukke møtet. Denne bestemmelsen kommer i tillegg til taushetspliktsbestemmelsen i nr. 2, og det er viktig å legge merke til at det her er sakstypen, ikke de eventuelle opplysningene som kommer opp, som gir plikten til å lukke. Saken må ha en arbeidstakers tjenstlige forhold som tema. At det rettes kritikk mot en ansatt i forbindelse med en annen sak er for eksempel ikke tilstrekkelig. Typiske eksempler på saker som omfattes av denne paraunntak 1: Lovbestemt taushetsplikt grafen er behandling av tilsetting, oppsigelse, avskjed, Kommuneloven 31 nr. 2 lyder: lønnsvilkår eller permisjon for enkeltpersoner.3 Denne paragrafen bør ikke komme til anvendelse veldig 2. Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når ofte i kontrollutvalget. Kontrollutvalget skal ikke være noe det foreligger lovbestemt taushetsplikt. klageorgan eller organ for generell overprøving av rådmanndette er den første, og antagelig viktigste unntakshjemmelen for kontrollutvalget, og en som er forholdsvis ens avgjørelser, og bør kun i svært spesielle tilfeller befatte grei å håndtere. Som tidligere nevnt er enkelte opplysning er seg med personalsaker knyttet til enkeltpersoner. underlagt taushetsplikt ved lov, og kontrollutvalget, på lik Unntak 3: Når hensynet til personvern krever det linje med offentlig ansatte, plikter å sørge for beskytte disse opplysningene. Det inkluderer en plikt til å lukke Kommuneloven 31 nr. 4 lyder: møtet når disse omtales. Dersom det er praktisk mulig å 4. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når dele opp saken på en slik måte at det bare er nødvendig hensynet til personvern krever det. å trekke inn de taushetsbelagte opplysningene i deler av Her er vi over på bestemmelser der kontrollutvalget debatten tilsier en lojal oppfølging av loven at man bør kan vedta å lukke møter. Dette er også en bestemmelse lukke møtet bare under denne delen av saken 2. Personer som kommer i tillegg til taushetspliktsbestemmelsene. som kan innlemmes i taushetsplikten kan gis tillatelse til I enkelte tilfeller kan det være slik at de konkrete opplyså være til stede. Dette kan for eksempel ofte gjelde rådningene i en sak ikke er taushetsbelagte, men at det er mannen og dennes representanter. klart at det å behandle saken i offentlighet kan være en Den taushetsplikten som oftest vil være relevant for urimelig krenkelse av personvernet til enkeltpersoner. kontrollutvalget er den som følger av forvaltningsloven I loven brukes ordet krever, som understreker at terskelen 13. Dette gjelder enten 1) Noens personlige forhold, for dette skal være høy. Det må også gjøres en konkret eller 2) tekniske innretninger og fremgangsmåter samt vurdering av hva som i den aktuelle saken bør veie tyngst drifts eller forretningsforhold som det vil være av konkur av enkeltpersonens rett til personvern og allmennhetens ransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den rett til innsyn. Dersom det foreligger lovbestemt taushetssom opplysningen angår. Jeg går ikke i detalj på tolkning enplikt om opplysningene er det ikke denne hjemmelen, her, ut over å peke til at det stort sett er nr.1 som er aktu- men hjemmelen i nr. 2 som skal benyttes. ell for kontrollutvalget, altså noens personlige forhold. Denne regelen kan for eksempel komme til anvendelse Enkelte revisorer påberoper seg, etter det jeg erfarer, når det i en sak er behov for en debatt med inngående denne bestemmelsen kombinert med revisors taushetsplikt diskusjon om noens personlige egenskaper, uten at dette etter kommuneloven 78 nr. 7, for å kreve lukking av trenger å innebære avdekking av taushetsbelagt informamøter i kontrollutvalget under sine orienteringer. Jeg vil sjon, og uten at det er en personalsak angående noen ansatte i slutten av artikkelen komme tilbake til hvorfor jeg mener i kommunen. Det er vel heller ikke her noen grunn til å dette ikke er riktig. tro at dette vil gjelde veldig mange saker i kontrollutvalget. Når man skal benytte kommuneloven 31 nr. 2 som hjemmel er det viktig at det i protokollen også oppgis fra hvilken lovbestemmelse denne taushetsplikten kommer. Kommunerevisoren nr

17 \\ KONTROLLUTVALG \\ Unntak 4: Sterke offentlige interesser Kommuneloven 31 nr. 5 lyder: 5. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hen synet til tungtveiende offentlige interesser tilsier det, og det vil komme fram opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt offentlig innsyn etter lov 19. mai 2006 nr. 16 (offentleglova) dersom de hadde stått i et dokument. Dette er nok det mest kompliserte av de fire unntakene å forholde seg til. Denne bestemmelsen stiller opp et dobbelt krav, der begge må være oppfylt: 1. Det må foreligge tungtveiende offentlige interesser. 2. Det må fremkomme opplysninger som kunne vært unntatt offentlighet etter offentleglova dersom de hadde stått i et dokument. Disse interessene må altså være tungtveiende. Dette under streker at det skal være svært høy terskel for å bruke også dette unntaket. Interessene må også være offentlige, det må altså være saklige og legitime grunner for at det ikke er i samfunnets interesse at det behandles i et åpent møte. Denne paragrafen er her for å beskytte samfunnet, ikke politikernes interesser. Å lukke møtet for å kunne føre en mer åpen og friere debatt, for å slippe støy og bråk, eller for å skjerme administrative eller politiske prosesser fra innsyn er for eksempel ikke lovlig med denne hjemmelen. Det må i tillegg vises til en konkret hjemmel i offentleglova som handler om unntak for slike opplysninger dersom de hadde stått i et dokument. Et mulig eksempel på dette kan være hensynet til det offentliges forhandlingsposisjon i en pågående sak (offl. 23), for eksempel hvis kommunens verdivurdering ble kjent for motparten. Selv om det er offentleglova som brukes som hjemmel er denne bestemmelsen knyttet til møtet, og det som sies der, ikke til saksdokumentene. Det er derfor ikke automatisk slik at møtet kan lukkes etter denne paragrafen fordi det foreligger saksdokumenter som er unntatt offentlighet. Også her skal det vurderes strengt, og hensynet til den gjeldende offentlige interessen må veies opp mot hensynet til allmennhetens legitime interesser i innsyn.4 Revisors taushetsplikt Et spørsmål det tidvis har vært debatt om er hvordan møt er i kontrollutvalget er forenlig med revisors taushetsplikt etter kommuneloven 78 nr. 7. Jeg har blitt fortalt at enkelte revisorer har trukket dette så langt at de nekter å orientere kontrollutvalget om noe som helst som angår revisjonen i åpne møter. Dette bygger etter min mening i så fall på en feil tolkning av loven. Av kommuneloven 78 nr. 7 kan vi lese at revisor har taushetsplikt om det denne får kjennskap til gjennom 4 Jan Fridtjof Bernt, kommentarer til kommuneloven, Rettsdata.no, noter Kommunerevisoren nr revisjonen Med mindre det følger av revisjonens opp gaver etter denne lov. En av revisjonens oppgaver er å orientere kontrollutvalget om sin virksomhet, og kontrollutvalget er pålagt å ha åpne møter. Dette ble etter min mening gjort tydelig i Ot.prp. 70 ( ) for over 10 år siden, men all tvil bør i alle fall være feid av banen med lovforarbeidet i Prop. 119 L ( ), der departementet slår fast at: Departementet kan etter dette ikkje sjå at lova 78 nr. 7 er til hinder for at revisor uttalar seg i eit ope møte i kontrollutvalet. Med andre ord må revisor også forholde seg til hjemler for lukking på bakgrunn av det konkrete innholdet i orienteringene og dokumentene, og kan ikke kreve lukking på bakgrunn av den generelle bestemmelsen om taushetsplikt for revisor. Oppsummering og avslutning Som jeg her har vist er kontrollutvalget nå underlagt de samme reglene for åpenhet som kommunestyret og andre politiske organer. Det er kun fire gyldige unntak fra denne hovedregelen, og de finnes alle i kommuneloven 31. Min erfaring, og det jeg har hørt fra andre steder i landet, er at åpne møter også innebærer svært få problemer i praksis, og at nesten alle saker i kontrollutvalget kan føres for åpne dører. Det kan noen ganger være litt utfordrende å venne seg på at man må kunne stå til rette for offentligheten for alt det man ytrer i kontrollutvalget, men er det så urimelig å forvente dette av folkevalgte og de som arbeider på deres vegne? Jeg er opptatt av at vi som kontrollinstanser også har en plikt på oss til å være lojale både mot lovens bokstav og dens intensjon. Åpenhet har blitt en svært sentral del av demokratiet, og er viktig for det politiske systemets legitimitet. Det er viktig at vi bidrar til denne åpenheten. Heller enn å vri og vende på disse bestemmelsene for å prøve å finne en måte å lukke møtene på av bekvemmelighetshensyn mener jeg kontrollutvalgene alltid bør snu problemstillingen den andre veien, og stille spørsmålet: Er det helt nødvendig at vi lukker møtet nå? I noen få tilfeller er svaret ja, i alle andre tilfeller bør man la være. Sverre Bugge Midthjell er rådgiver i Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS, og har jobbet som kontrollutvalgssekretær siden Han er utdannet statsviter fra NTNU, og har blant annet bakgrunn som kommunepolitiker. Han er medlem av Selskapskontrollog kontrollutvalgskomiteen i NKRF.

18 inviterer til. SAMLING FOR KONTROLLUTVALGENE 15. oktober 2014 Quality Hotel Panorama, Tiller

19 Program 09:30 Registrering og kaffe 10:00 VELKOMMEN FYLKESMANNEN OG KONTROLLUTVALGET Seniorrådgiver Stule Lund, enhet for kommunal samordning hos fylkesmannen 10:35 Beinstrekk 10:45 KAN KONTROLLUTVALGENE FOREBYGGE KORRUPSJON? Innledning ved Anders Berg-Olsen, Handelshøyskolen i Trondheim 11:30 Spørsmål og diskusjon 12:00 Lunsj 13:00 TEMA FRA KONTROLLUTVALGSARBEIDET Ola Huke, KU-leder Melhus: Kontrollutvalgsmedlem og politiker? Johan G. Foss, KU-leder Frøya: Ny i kontrollutvalget hva bør/må prioriteres? Refleksjoner ut fra egne erfaringer. 13:30 Gruppediskusjon (inkl. beinstrekk) 14:00 HØRING OM BIOGASS I MALVIK Erfaringer med høring som metode. Hva har vi lært? Per-Arild Lyng, nestleder kontrollutvalget Terje Granmo, ordfører 14:30 Spørsmål og diskusjon 14:50 HVA SKJER? INFORMASJON OG DISKUSJON OM NYTT OG NYTTIG 15:00 AVSLUTNING OG VEL HJEM! Vi setter av god tid til spørsmål og diskusjoner, og legger vekt på at dagen skal bli nyttig og interessant for deltakerne. Har du aktuelle problemstillinger eller synspunkter innen de ulike temaene, så ta dem gjerne med eller tips oss på forhånd! Praktiske opplysninger Påmelding: Bindende påmelding til følgende e-post adresse: eva.bekkavik@konsek.no, eller pr telefon: Innen: 22. september 2014 Konferanseavgift: Kr. 0,- for kontrollutvalgsmedlemmer innenfor KonSek samarbeidet. Kr. 800,- for deltakere utenfor KonSek samarbeidet. Faktura: Sendes direkte fra KonSek til kommunen etter avholdt konferanse. Mer informasjon? Kontakt eva.bekkavik@konsek.no på e-post eller tlf

20 Orientering - Sykefravær Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Skaun kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 022/14 Torbjørn Brandt /72-9 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Saksutredning I kontrollutvalgets møte ble det i sak 19/14 fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ber rådmannen orientere ytterligere om nærværfremstilling og tiltak for å redusere sykefraværet for den enkelte enhet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgssekretariatet oppfordrer kontrollutvalget til å ta informasjonen gitt av rådmannen til orientering.

21 Orientering - Kulturskolen venteliste-, personal- og lønnssituasjon. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Skaun kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 023/14 Torbjørn Brandt /72-10 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Saksutredning I kontrollutvalgets møte ble det i sak 19/14 fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget ber rådmannen om å orientere om personal- og lønnssituasjonen, status venteliste og opptaksrutiner ved kulturskolen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgssekretariatet oppfordrer kontrollutvalget til å ta informasjonen gitt av rådmannen til orientering.

22 Orientering - Oppfølging eiendomsforvaltning og inneklima. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Skaun kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 024/14 Torbjørn Brandt /72-11 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Vedlegg Forvaltningsrevisjon - Eiendomsforvaltning Kartlegging inneklima Venn OVS Støykartlegging Venn OVS april 2014 Inneklimamålinger Venn OVS mars 2014(2) Saksutredning I kontrollutvalgets møte ble det i sak 10/14 fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret ser på rutinene og eventuelt utarbeider nye rutiner som sikrer et tilfredstillende inneklima. Kartlegging av inneklima ved Venn oppvekstsenter understreker behovet for rutiner og at slike rutiner utarbeides i tråd med vedtaket fattet i sak 10/14. Videre ble forvaltningrevisjon Eiendomsforvaltning behandlet i kontrollutvalgets møte den møte Med bakgrunn i forvaltningsrevisjonen og kontrollutvalgets vedtak i sak 4/11 fattet kommunestyret følgende vedtak i sak 21/11: 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering 2. Kommunestyret ber rådmannen utarbeide et tiltak ifm budsjettbehandlingen for 2012 for å få utarbeidet en helhetlig eiendomsstrategi, inkludert vedlikeholdskartlegging, for kommunen. 3. En vedlikeholdsplan, som sikrer oppfyllelse av eiendomsstrategien, innlemmes i fremtidig økonomiplanarbeid. Kontrollutvalgets vedtak 10/14 ses i sammenheng med kommunestyrets vedtak 21/11 og kontrollutvalget ønsker en orientering vedrørende status for kommunens oppfølging av vedtakene. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgssekretariatet oppfordrer kontrollutvalget til å ta informasjonen gitt av rådmannen til orientering.

23 Eiendomsforvaltning Skaun Kommune Januar 2011

24 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE IKS Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Skaun kommunes kontrollutvalg i perioden september 2010 til og med januar Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisjon Midt-Norge IKS vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon i undersøkelsen. Orkanger, 31. januar 2011 Anne Gråberg /s/ Ansvarlig forvaltningsrevisor Ann Jorid Kjørsvik Hyttnes /s/ Prosjektmedarbeider - Eiendomsforvaltning - 3

25 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE IKS Sammendrag I plan for forvaltningsrevisjon, vedtatt av kommunestyret , ble prosjektet eiendomsforvaltning prioritert. Kontrollutvalget bestilte forvaltningsrevisjonen i sak 21/2010, og ba i vedtaket om å iverksette en forvaltningsrevisjon av eiendomsforvaltningen med fokus på planmessig vedlikehold og investeringer. Eiendomsforvaltning er et omfattende område, og krever et bredt spekter av kompetanse. For kommunen vil det alltid være en vanskelig avveining mellom midler til vedlikehold av bygningsmassen og midler til de øvrige tjenestene som kommunen er pålagt å tilby innbyggerne. Det er viktig å huske på at godt bevarte bygninger legger mye av grunnlaget for produksjonen av gode tjenester. Denne rapporten bygger på data fra intervju med ledelse og ansatte ved driftsenhet og teknisk kontor, samt enhetsledere ved utvalgte bygg i kommunen. I tillegg har vi også innhentet og gjennomgått dokumenter som er relevante for eiendomsforvaltningen i kommunen. Alle intervjureferat er blitt verifisert av intervjuobjektet. Innsamlede data er blitt vurdert opp mot revisjonskriterier, og i denne undersøkelsen har vi bl.a. lagt vekt på plan - og bygningslov med forskrift. Også anbefalinger i NOU 2004:22 "Vedlikeholdte bygninger gir mer til alle" har fått en sentral plass, spesielt i vurderingene rundt organisering og planmessig vedlikehold og investeringer. Hovedproblemstilling for denne forvaltningsrevisjonen har vært: Forvalter Skaun kommune sine eiendommer på en forsvarlig måte? Vi har valgt å konkretisere problemstillingen ved hjelp av følgende tre delproblemstillinger: 1. Forvaltes bygningsmassen i kommunen i henhold til anbefalinger? 2. Har kommunen et system som fanger opp eiendommenes vedlikeholds og investeringsbehov? 3. Har kommunen et system som sikrer at realverdien for eiendommene blir opprettholdt? Vår konklusjon på hovedproblemstillingen er at mål for forvaltningen ikke er forankret i en eiendomsstrategi eller politisk vedtak, og verdibevarende vedlikehold har vært nedprioritert. Etter vår vurdering mangler kommunen en fullstendig og detaljert tilstandsvurdering som viser det samlede vedlikeholdsbehovet for hele bygningsmassen, som igjen vil danne grunnlag for å vedta nødvendige tiltak og planmessig vedlikehold. Våre konklusjoner på delproblemstillingene underbygger konklusjonen i hovedproblemstillingen. 1. Forvaltes bygningsmassen i kommunen i henhold til anbefalinger? Anbefalinger fra Eiendomsforvaltningsutvalget peker på at det bør være et klart rolleskille mellom eier, forvalter og bruker. Etter vår vurdering er organiseringen av eiendomsforvaltningen i Skaun kommune i henhold til denne anbefalingen. Eiendomsforvaltningsutvalget har videre pekt på at det er viktig å utarbeide en helhetlig eiendomsstrategi hvor vedlikehold inngår som et vesentlig element. Skaun kommune har ikke vedtatt en slik eiendomsstrategi. - Eiendomsforvaltning - 5

26 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE IKS 2. Har kommunen et system som fanger opp eiendommenes vedlikeholds- og investeringsbehov? 3. Har kommunen et system som sikrer at realverdien for eiendommene blir opprettholdt? Skaun kommune mangler pr. i dag en helhetlig oppdatert plan for vedlikeholds- og investeringsbehov for eiendomsmassen. Vår vurdering er at et mer helhetlig og planmessig vedlikehold av bygningsmassen vil kunne bidra til å opprettholde eiendommenes realverdi i årene fremover. Kommunen har gjort tilpassninger i forhold til bevegelseshemmede/funksjonshemmede ved behov og prioritert utbedringer som har blitt påpekt etter tilsyn. Dette har bidratt til at tidligere forskriftsmessige krav har blitt innfridd. Anbefalinger Eiendomsstrategi Vi anbefaler kommunen og utarbeide en helhetlig eiendomsstrategi hvor vedlikehold inngår som et vesentlig element. Eiendomsstrategien må forankres i kommunens overordna styringsdokumenter og vedtas av eieren av bygningene. Helhetlig system for planmessig og verdibevarende vedlikehold Vi anbefaler at kommunen kartlegger tilstand og vedlikeholdsbehov ved den kommunale bygningsmasse, og at det legges vekt på god dokumentasjon slik at det kan utarbeides en vedlikeholdsplan som er tilstrekkelig for å opprettholde eiendommens verdi og innfri forskriftsmessige krav til bygningene. Tilstandsvurderingene og dokumentasjonen av vedlikeholdsbehovet bør etter vår vurdering koordineres med det som allerede er registrert i "VPro", og vi anbefaler at kommunen må prioritere å ta i bruk dette systemet på nytt eller et tilsvarende system. For å oppnå et godt planmessig vedlikehold, vil det være avgjørende at man ser det i sammenheng med de daglige driftsoppgavene som utføres ute på enhetene/byggene. - Eiendomsforvaltning - 6

27 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE IKS Innhold Innhold... 7 Innhold Innledning Bestilling Eiendomsforvaltning Eiendomsforvaltning i Skaun kommune Avgrensing, problemstillinger, revisjonskriterier og metode Avgrensning Problemstillinger Revisjonskriterier Metode Forvaltes bygningsmassen i kommunen i henhold til anbefalinger? Revisjonskriterier Datainnsamling Vurdering System som fanger opp eiendommenes vedlikeholds- og investeringsbehov Revisjonskriterier Datainnsamling Revisors vurdering System som sikrer opprettholdelse av realverdi Revisjonskriterier Datainnsamling Vurdering Høring Konklusjon og anbefalinger Konklusjon Anbefalinger Kilder Vedlegg Vedlegg Vedlegg Eiendomsforvaltning - 7